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LIC. CARLOS JAIR JIMÉNEZ BOLAÑOS CACHO.- Secretario de Hacienda, con las facultades que me confieren los artículos 12, 13 y 29 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas y;

C O N S I D E R A N D O Que la contabilidad es un instrumento necesario en la administración financiera gubernamental, que hace posible la generación de información suficiente, oportuna, veraz y transparente, indispensable para la toma de decisiones y oportuna rendición de cuentas, de los hechos derivados de la gestión pública. Que el Gobierno del Estado de Chiapas, considerando la importancia imprescindible en la administración de los recursos públicos y de rendición de cuentas, ha establecido el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, bajo un marco normativo con las características propias del sector público. Siendo que la Contabilidad Gubernamental es una disciplina de primer orden para el óptimo funcionamiento del Gobierno del Estado, que norma y define el registro y control financiero de los recursos públicos estatales, así como de los bienes y obligaciones patrimoniales. La práctica de ésta disciplina representa un valioso medio o instrumento efectivo en los procesos de decisión de las acciones públicas, así como en la generación suficiente, confiable y oportuna de información, lo cual permite registrar las operaciones financieras que impactan en el desarrollo económico y social de la Entidad. El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Estado de Chiapas, se sustenta bajo sólidos postulados técnicos y consistentes, que capta de manera delimitada y específica, los hechos económicos susceptibles de ser expresados en términos monetarios, debiendo éstos de registrarse sobre criterios homogéneos, tomando en consideración que la información resultante, cumpla con los criterios principales que requieren las Normas Internacionales de Contabilidad Aplicables al Sector Público, Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, y a las disposiciones legales del Estado de Chiapas, constituyéndose éstos, en el marco técnico que tiende a asegurar la idoneidad de la Contabilidad Gubernamental. De acuerdo a lo establecido en el artículo 29 fracción III, V, XVI, XXVII y XXVIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, y los artículos 462, 464 y 466 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, le corresponde a la Secretaría de Hacienda la formulación y elaboración de las normas y procedimientos de Contabilidad Gubernamental que deberán regir en el Estado de Chiapas. La Secretaría de Hacienda en apego a las disposiciones legales vigentes, emite la presente normatividad, misma que será de carácter obligatorio y de observancia general para su aplicación en los Organismos Públicos que conforman la contabilidad Gubernamental en el Estado.

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El presente ordenamiento, proporciona los elementos necesarios para el manejo transparente de los recursos públicos, y el cabal cumplimiento en la rendición de cuentas, asimismo presenta las normas, lineamientos, reglas, metodologías, procedimientos, sistemas, criterios, con base a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental que han de aplicar los centros contables en el registro de sus operaciones con la finalidad de regular eventos específicos para la integración homogénea de la información contable y financiera, teniendo como característica consustancial en sus registros, valorización e información resultante, la observancia de las disposiciones legales que aplican a cada transacción realizada por la entidad. El Gobierno del Estado de Chiapas a través de la Secretaría de Hacienda, ha implementado el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal (SIAHE), con el objetivo de modernizar la administración financiera y que a través del cual se realizan las funciones financieras, contables y presupuestarias del Gobierno Estatal, generando información confiable, útil en el diseño y establecimiento de las políticas hacendarias que fortalecen la administración de los ingresos, la orientación del gasto público, así como, el manejo del presupuesto, la contabilidad, el financiamiento y la inversión de recursos. El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental tiene como herramienta esencial para su operación, el Catálogo de Cuentas, el cual se estructura siguiendo las mismas conceptualizaciones y compatibilidad del clasificador presupuestario y otros sistemas que operan en el ámbito institucional así como en el federal, por lo tanto se constituye en cinco grupos: 1.- Activo, 2.- Pasivo, 3.- Hacienda Pública, 4.- Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública y 5.- Orden. Chiapas, ha continuado modernizando y enriqueciendo las técnicas de Contabilidad Gubernamental, su marco regulatorio, sus Sistemas Informáticos y la Rendición de Cuentas, como consecuencia de estas acciones, nuestro estado cuenta con alto grado de homologación a las directrices del programa de modernización de los Sistemas de Contabilidad Gubernamental y Cuenta Pública, ubicándose en el primer lugar en el índice de la información y estructuras de las cuentas públicas estatales. Este reto ha representado para la disciplina contable la oportunidad de aprovechar los avances técnicos en la preparación y presentación de información, a fin de contar con un marco conceptual y técnico que ponga a la vanguardia la información financiera del Gobierno del Estado. De esta forma, la Secretaría de Hacienda ha orientado su búsqueda en la uniformidad de los sistemas contables para dar cada vez mayor transparencia en el manejo de los recursos públicos, siguiendo los lineamientos de homologación y modernización de sistemas en el país. Por los fundamentos y consideraciones anteriores, tengo a bien emitir el siguiente:

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ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE LA “NORMATIVIDAD CONTABLE Y FINANCIERA”:

TÍTULO I

CAPÍTULO I DE LAS NORMAS GENERALES

Artículo 1.- Las disposiciones que establece el presente ordenamiento son de carácter obligatorio y de observancia general para el registro de las operaciones que realicen los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como Organismos Autónomos. Estas disposiciones son para facilitar y tener un marco rector, que permita el registro homogéneo de los recursos públicos y la preparación de informes financieros, que den transparencia para la interpretación, evaluación, fiscalización y rendición de cuentas. Artículo 2.- La Contabilidad Gubernamental es la técnica que registra sistemáticamente las operaciones que realizan los poderes Legislativo, Ejecutivo, Judicial y Organismos Autónomos, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestaria, programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones y fiscalización. La Contabilidad Gubernamental es ante todo un sistema de registro que procesa eventos económicos, presupuestarios y financieros de los entes públicos, en tal sentido los informes y estados financieros deben elaborarse de acuerdo con las prácticas, métodos, procedimientos, reglas particulares y generales, y de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables, con el propósito de generar información que tenga validez y relevancia en los ámbitos de gobierno, que sea confiable y pueda ser comparada, que responda a las necesidades y requisitos de la rendición de cuentas y la fiscalización, y que aporte certeza y transparencia a la gestión financiera de los entes. Para que la información cumpla tales objetivos es indispensable que tenga las siguientes características: I. Utilidad: Que la información que se presente sea útil, cubriendo los

requerimientos para la rendición de cuentas, fiscalización y toma de decisiones, que cubra los propósitos y satisfaga las necesidades de los usuarios en las jerarquías institucionales.

II. Confiabilidad: Que la información sea aceptable y confiable por parte de los

destinatarios y usuarios, presentando la información con imparciabilidad, libre de errores, representativa y fiel imagen de los eventos y transacciones realmente ocurridos.

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III. Relevancia: La información debe reflejar los aspectos sobresalientes de la situación financiera del ente, que presente un valor de predicción y ayuda a los usuarios para los eventos futuros y presentes.

IV. Comprensibilidad: La preparación de la información debe facilitar el

entendimiento de los diversos usuarios sin excluir información alguna para que no se dificulte su comprensión.

V. Comparabilidad: La información que se presente debe formularse con criterios

afines, identificación, registro, valuación y presentación con las normas que se presentan, que permitan la posibilidad de comparar la situación financiera de los resultados alcanzados así como el cumplimiento de las disposiciones legales.

Artículo 3.- Característica consustancial de la Contabilidad Gubernamental, las operaciones que realizan los órganos públicos por su propia naturaleza están delimitados en su actuar por las disposiciones jurídicas, que establecen su creación y las que regulan a la administración pública en su conjunto, no habiendo posibilidad de que su actividad rebase de manera legítima ese ámbito. La Contabilidad Gubernamental en sus registros, valorización e información resultante, y en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestario, debe ser congruente y mostrar que se han observado las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción realizada por el ente, exponiendo plenamente el efecto de dichas transacciones o modificaciones internas en su posición financiera y los resultados. Se establece como fundamento que enmarca la Contabilidad Gubernamental, la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento, así como las leyes, decretos, reglamentos estatales, que regulen el desarrollo de las actividades de los centros contables que conforman el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, tales como: I. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Chiapas. II. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas. III. Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

IV. Ley de Ingresos del Estado de Chiapas para el ejercicio en vigor. V. Ley Estatal de Derechos.

VI. Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, para el ejercicio en

vigor. VII. Ley de Catastro para el Estado de Chiapas.

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VIII. Decreto que contiene Bases, coeficientes y plazos para el pago de

Participaciones Fiscales Federales a los Municipios del Estado de Chiapas para el ejercicio en vigor.

IX. Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. X. Reglamento de la Ley de Catastro para el Estado de Chiapas. XI. Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. XII. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes y Contratación de Servicios

para el Estado de Chiapas. XIII. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. XIV. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Chiapas. XV. Ley del Seguro Mutuo de Vida de los Funcionarios y Empleados de Gobierno. XVI. Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas. Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, prevalecerán las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el sistema deberá permitir la presentación de la posición financiera y los resultados de operación en forma razonable. Artículo 4.- Los Postulados Básicos representan el marco de referencia para uniformar los métodos, procedimientos y prácticas contables, así como organizar y mantener una efectiva sistematización que permita la obtención de información veraz en forma clara y concisa, en este sentido, se constituyen en el sustento técnico de la Contabilidad Gubernamental. Con la entrada en vigencia la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, a partir del primero de junio de 2006, se establece en forma enunciativa la base que regula la Contabilidad Gubernamental, así como su Reglamento. El sistema ha sido diseñado con base y apego a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental publicados por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y que están alineados a la Normas de Información Financieras, así como a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público NICSP’s, los cuales han sido adecuados a la forma de administración pública del Estado. La aplicación y observancia de los postulados en el registro contable, patrimonial y presupuestario de las operaciones, así como en la preparación de informes, hace

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posible obtener información que por sus características de oportunidad, confiabilidad y comparabilidad, resulta una verdadera base para la toma de decisiones, dichos postulados son los siguientes: a) Ente público.

Se considera ente público a toda dependencia o entidad gubernamental, plenamente identificable, que ha sido creado por mandato Constitucional, Ley o Decreto.

La diversidad de personalidades jurídicas y jerarquías administrativas pueden limitar la observación de las características financieras y patrimoniales públicas, se adopta una delimitación que permite contar con información relevante para los usuarios sin menoscabo de la responsabilidad conferida en el ejercicio de las potestades públicas. Criterio del postulado:

1. El ente público es establecido por una legislación específica, la cual determina los objetivos de la misma, su ámbito de acción y sus limitaciones.

2. Se formaliza la creación de las empresas paraestatales de los fideicomisos

públicos paraestatales a partir de un acto legal de constitución, participación o aportación en su capital o patrimonio

3. La información contable, presupuestaria, económica y programática pertenece a

entes claramente definidos que se constituyen con el fin específico de lograr los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurídico que los creó;

4. La personalidad jurídica implica autonomía de gestión;

5. Las áreas centrales de contabilidad de los ramos, de Ingresos, de Deuda y de

Tesorería que no cuentan con patrimonio propio por estar adscritos a una dependencia; están obligados a cumplir en materia contable y de rendición de cuentas.

6. Los entes podrán tener unidades administrativas que lleven a cabo acciones de

registro, sin que esto se interprete el delegar su responsabilidad directa ante las instancias globalizadoras de observar los lineamientos, reglas, procedimientos y rendir cuentas sobre el total de las cifras resultantes de su gestión pública, salvo que se le requiera de manera específica; y,

7. Las unidades administrativas independientemente de su nivel jerárquico están

obligadas a cumplir en materia contable y de rendición de cuentas, conforme a las disposiciones normativas vigentes.

8. El ente público es aquel que tiene las atribuciones para asumir derechos, y contraer

obligaciones derivadas de las facultades que le confieren los marcos jurídicos y

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técnicos que le apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o administre recursos públicos.

b) Existencia permanente.

El ente público tiene existencia permanente, salvo modificación posterior al mandato Constitucional, Ley o Decreto que lo creó, en la que se especifique lo contrario.

La vigencia de las funciones públicas que satisface el ente público, está determinada en el marco jurídico y sólo puede modificarse mediante reformas al mismo. Criterio del postulado:

1. El sistema contable del ente público se establecerá considerando que el período de vida del mismo es indefinido; dicho sistema debe diseñarse de modo que exista una relación cronológica de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, sin que deban preverse mecanismos o procedimientos para una eventual extinción;

2. Se puede considerar por terminado su ciclo de gestión cuando ocurra un evento

interno o externo, con respaldo jurídico, que determine el fin del objetivo para el cual se constituyó, o en su defecto, que sea transformado el ente público; y,

3. En el supuesto de una dependencia, subdependencia u órgano desconcentrado

del ejecutivo, que utiliza el Registro Federal de Contribuyentes del Gobierno del Estado, se considerará terminado su ciclo de gestión conforme al acuerdo o decreto publicado, no así su personalidad jurídica, procediendo a su cancelación administrativa y funcional en los términos del artículo 37 y 38 de esta Normatividad.

4. La información contable que emitan los entes públicos se podrá presentar

clasificada en corto y largo plazo, entendiéndose que éstos tendrán vigencia suficiente para alcanzar sus objetivos y hacer frente a sus compromisos.

c) Cuantificación en términos monetarios.

Los derechos, obligaciones y en general las transacciones o transferencias patrimoniales que realiza el ente público, se registran en moneda nacional.

La contabilidad registra aquellos eventos que pueden ser valuados en unidades monetarias; sin embargo, las operaciones que le dan origen pueden estar expresadas en otros valores o monedas extranjeras. Los registros y la emisión de estados financieros deben ser expresados en valores homogéneos para asegurar su comparabilidad; la medida adecuada es la moneda nacional.

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Criterio del postulado:

1. Los entes públicos deben registrar en moneda nacional los eventos y operaciones que llevan a cabo, susceptibles de ser cuantificables, así como aquellos realizados en divisas u otro tipo de valor.

2. La moneda nacional es el medio para valorar las transacciones presupuestarias,

financieras y patrimoniales a una expresión homogénea que permita agruparlas, compararlas y presentarlas; así como mostrar la situación financiera del ente público.

3. Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la nacional, deben

convertirse a moneda de curso legal para su registro correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio fijado por el Banco de México vigente al momento de su realización.

4. Al cierre del ejercicio los entes públicos deberán aplicar el documento “Tipos de

Cambio de Divisas Extranjeras para Cierres Contables al 31 de Diciembre”, que es emitido y difundido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

5. Para efectos de control e información adicional, podrán manejar en paralelo y

por separado a los registros en los libros principales de contabilidad en moneda nacional, auxiliares que muestren cifras en diferentes monedas u otro tipo de valores.

d) Período contable.

La vida del ente público se divide en períodos uniformes de un año calendario, para efectos del registro de sus operaciones y de rendición de cuentas.

Los presupuestos se configuran con base anual, de la misma forma en que se determina la obligación de rendir cuentas a la Cámara de Diputados; por lo que el ente público deberá emitir informes de los resultados por los mismos ciclos; la Constitución Política de Estado Libre y Soberano de Chiapas determina períodos anuales para los informes. Adicionalmente, se podrán emitir informes con cortes periódicos. Criterio del postulado:

1. En lo que se refiere a la contabilidad gubernamental, el período relativo es de un año calendario, que comprende a partir del 1º. de enero hasta el 31 de diciembre, y está directamente relacionado con la anualidad del ejercicio y ejecución de los presupuestos públicos de gasto e ingreso, autorizados y estimados, respectivamente;

2. La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situación

financiera del ente público, hace indispensable dividir la vida continua del mismo en períodos uniformes y permite su comparabilidad;

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3. En caso de que algún ente público inicie sus operaciones en el transcurso del

año, el primer ejercicio contable abarcará a partir del inicio y hasta el 31 de diciembre; tratándose de entes públicos que terminen su existencia permanente durante el ejercicio, efectuarán un cierre por el término del período de la administración de que se trate, sin que esto sustituya los reportes para efectos de rendición de cuentas correspondientes al cierre contable del año calendario.

4. Para efectos de evaluación y seguimiento de la gestión financiera, así como de la

emisión de estados financieros para fines específicos se podrán presentar informes contables a determinado período, sin que esto signifique la ejecución de un cierre.

e) Costo histórico. Los derechos, obligaciones y transformaciones patrimoniales se deben registrar

reconociendo el importe inicial conforme a la documentación comprobatoria y justificativa que los respalde, identificando claramente los diferentes componentes que los integran.

El reconocimiento del valor histórico es el único demostrable en términos y fiscalización, sin detrimento de otras necesidades de información. Criterio del postulado:

1. Al reconocer en la contabilidad el valor inicial del costo, gasto, contratación, adquisición, producción o construcción de las transacciones del ente público se debe identificar los elementos que los integren y, por cada rubro, su incidencia contable.

2. Las operaciones y transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas

realizadas se registran según la documentación comprobatoria, justificativa y de soporte que las sustente.

3. Tratándose de derechos derivados de los activos fijos se podrán registrar a su

valor de avalúo o, en su caso, estimado si no se cuenta con el inicial, cuando sean producto de una donación, expropiación, dación en pago o hallazgo; siempre y cuando se sustenten dichos eventos con la documentación respectiva.

4. Los informes financieros muestran los valores y costos en fechas anteriores y no

actuales según el mercado. Si la información deja de ser representativa, en virtud de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, podrá ser actualizada y reflejada mediante registros en cuentas complementarias específicas.

5. Los cambios en el poder adquisitivo de la moneda deben ser reflejados en la

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contabilidad, y se ajusta aplicando las normas específicas que para ello establezca el órgano rector competente;

6. La incorporación de actualización en bienes de activo fijo cuya reposición

pudiera considerarse necesaria, dará lugar a valores actualizados netos de ellos;

7. Los bienes y derechos que causen baja por enajenación, daño o pérdida, deberán ser reconocidos a su valor de mercado para fines de retribución o para fincar responsabilidades.

8. Si derivado del método de actualización las cifras cambian, se considerará que

no se ha quebrantado este postulado, siempre y cuando en las cuentas originales se conserve el valor histórico. Esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca.

f) Importancia relativa. Los estados contables, presupuestarios y patrimoniales, deben mostrar todas las

partidas y elementos que son de importancia para tomar decisiones, efectuar evaluaciones y rendir cuentas.

La información contenida en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes del ente público, así como los que la ley y la norma demandan manifestar, y que resultan del manejo, utilización, recaudación, ejecución o administración de los recursos públicos y de acuerdo con los requerimientos que para tal efecto se soliciten. Criterio del postulado:

1. La información procesada por el sistema de registro contable y especialmente la presentada en los estados contables, presupuestarios y patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del ente público, tomando en consideración que su omisión o incorrecta presentación, afecta la toma de decisiones; susceptibles de ser cuantificables en términos monetarios.

2. La información contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en

su presentación, valuación, descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar los estados financieros o la percepción de los usuarios.

g) Consistencia. Ante la existencia de operaciones similares en un ente público, debe corresponder

un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la sustancia económica de las operaciones para conocer su evaluación mediante la comparación de los estados financieros de éste, o su posición en relación con otros entes económicos.

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Los órganos competentes requieren de registros homogéneos y comparables, es decir con uniformidad técnica, para estar en posibilidad de realizar con mayor eficacia su actividad. Criterio del postulado:

1. Las políticas, métodos de cuantificación y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente público y en relación con otros similares, debiendo aplicarse de manera uniforme a lo largo de un período y de un período a otro.

2. Previa autorización de la instancia rectora y normativa en materia de

Contabilidad Gubernamental, se pueden variar los procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación contable cuando las circunstancias requieran de un cambio.

3. Los estados financieros correspondientes a cada ejercicio seguirán los mismos

criterios y métodos de valuación utilizados en ejercicios precedentes, salvo cambios en el modelo contable de aplicación general.

4. La observancia de este principio, no imposibilita el cambio en la aplicación de

reglas, lineamientos, métodos de cuantificación y procedimientos contables; sino que exige que, cuando se efectúe una modificación que afecte la comparabilidad de la información, se revele claramente en los estados financieros, su motivo, justificación y efecto. También obliga al ente público a mostrar su situación financiera y resultados, aplicando bases técnicas y jurídicas consistentes que permitan la comparación con ella misma sobre la información de otros períodos y conocer su posición relativa con otros entes económicos similares.

h) Base en devengado. La contabilización de las transacciones de gasto se reconocerán conforme a la

fecha de su realización, independientemente de su pago; las de ingreso cuando se realicen efectivamente y/o se registrarán en los activos correspondientes cuando exista jurídicamente el derecho de cobro.

Es primordial reconocer la corriente real de los derechos y obligaciones que afectan la posición financiera de los resultados del gobierno; el devengado ofrece la mejor estimación del impacto económico de la política fiscal del gobierno, al reconocer el cambio en la propiedad de los bienes, el suministro real de los servicios, y la obligación incondicional de pago. La base de devengado otorga mayores elementos para administrar los recursos y la planeación financiera.

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Criterio del postulado:

1. Debe reconocerse en la contabilidad el total de las transacciones o modificaciones patrimoniales cuantificables que realizan los entes públicos, considerando su base acumulativa.

2. Los gastos y costos se consideran devengados desde el momento que se

formalizan las transacciones, mediante la recepción de los servicios o bienes a satisfacción, independientemente de la fecha de pago.

3. Los ingresos se registrarán a partir de su recaudación y/o de la identificación

jurídica del derecho de cobro relacionada con la documentación comprobatoria que los ampare, de aceptación por parte del contribuyente; los recursos devengados sólo afectarán la Ley de Ingresos hasta que medie su realización.

4. Cuando se deba elegir entre una alternativa para medir un hecho económico-

financiero, se elegirá aquélla que no altere la información y no produzca sobrevaluación de los activos ni subvaluación de los pasivos.

i) Revelación suficiente.

Los estados financieros deben incluir información suficiente para mostrar amplia y claramente los resultados y la situación financiera del ente público, sustentada en la contabilización de cada una de las transacciones en términos brutos con base en la documentación contable original que las respalde y cumpliendo con las características cualitativas que se requiere.

Los estados financieros son la expresión para transmitir a los usuarios información relevante, para juzgar la situación financiera del ente público incluyendo los resultados de la ejecución de los presupuestos, los efectos patrimoniales y los de la operación que se derivan del registro contable de cada una de las operaciones en términos brutos, con base en los documentos comprobatorios, justificativos y de soporte, sin que sufran ninguna modificación. No obstante para que se cumpla esta relación, su estructura y contenido deben ser capaces de mostrar la información mínima necesaria; así mismo, en aquellos casos donde los hechos no puedan cuantificarse, deberán incluirse notas para su adecuada interpretación, así como las correspondientes a sus componentes para facilitar su evaluación. Criterio del postulado:

1. Como estados financieros se consideran los contables, presupuestarios y patrimoniales. Todos ellos deben mostrar la información necesaria para que ésta sea representativa de la situación del ente público a una fecha establecida, dichos estados se deben acompañar de notas explicativas.

2. Los Estados Financieros y sus notas forman una unidad inseparable y por tanto,

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deben presentarse conjuntamente en todos los casos. 3. La información que se genere debe estar soportada con el registro de cada una

de las transacciones, conforme a los valores brutos de los documentos originales comprobatorios, justificativos y de soporte, identificando en los rubros contables las cifras que los integran.

j) Integración de la información.

La información de los diferentes entes públicos, se integra en la contabilidad, en los mismos términos que se presentan en el Decreto del Presupuesto de Egresos y en la Ley de Ingresos.

La administración descentralizada y la segmentación de la información pueden hacer perder de vista aspectos relevantes para los usuarios, por lo que se requiere presentar información integrada. Criterio del postulado:

1. Los estados financieros de los entes públicos, se consolidan considerando los términos en que fue autorizado su presupuesto:

2. Para el Gobierno, la consolidación se lleva a cabo sumándose algebraicamente

la información contable que se genera en las áreas centrales de contabilidad de los sistemas que conforman el Sistema de Contabilidad Gubernamental, considerando los términos en que fueron autorizados los presupuestos públicos, así como al comparar e igualar automáticamente las cifras en cuentas que reflejan la vinculación de las operaciones que se registran en dos o más sistemas, para continuar el proceso del cierre contable y la elaboración de los estados de situación financiera.

3. En las entidades paraestatales la dependencia coordinadora de sector deberá

reconocer en su información financiera el valor de la inversión patrimonial.

4. Le corresponde a la instancia rectora normativa del Sistema de Contabilidad Gubernamental, determinar el grado de consolidación de las cuentas, así como de la información de los entes públicos y órganos sujetos a éste.

k) Dualidad económica. El ente público debe reconocer en la contabilidad la representación dual de las

transacciones aplicando la teoría del cargo y del abono, conforme a los derechos y obligaciones, ya sean derivados de los presupuestos públicos, así como de aquellos de origen patrimonial y no presupuestario.

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En las organizaciones complejas que caracterizan al Sector Público, el registro contable esta sustentado en la partida doble, independientemente del grado de descentralización administrativa que se haya optado, la adscripción de las áreas de contabilidad y el tipo de operaciones que estos registren. Criterio del postulado:

1. Los entes públicos deben registrar sus operaciones observando de manera independiente la teoría del cargo y el abono, sin menoscabo de la vinculación que tengan con otro u otros entes económicos; así como, su relación con los presupuestos públicos.

2. Los registros de las operaciones de los hechos económicos deben contener por

lo menos dos movimientos compensatorios para mantener la doble dimensión, suma positiva, negativa o cero.

3. Los registros podrán realizarse en rojo, tanto en cargo como en abono, para no

presentar movimientos alterados, cuando así lo determine la normatividad.

4. Toda operación deberá reflejar los derechos y obligaciones del ente público en cuentas de balance y/o de resultados; así como, en su caso, las obligaciones y derechos contingentes en cuentas de orden, considerando que estas últimas se deben abrir siempre en grupos cuando menos de dos, siendo una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

5. Los entes públicos para el control y seguimiento de los presupuestos públicos

deberán incluir en su contabilidad las cuentas de orden que para tales efectos se determinen.

l) No compensación. La contabilización de las transacciones se realiza en términos brutos, con base en

la documentación contable original que las respalde y no en términos netos.

Es práctica común que en los presupuestos se expresen las cifras en términos netos, esto no es compatible con la contabilidad que requiere expresar los datos en forma detallada, por lo que se hace necesario establecer lineamientos para determinar esta presentación. m) Control presupuestario. El registro presupuestario de la ejecución del ingreso y el ejercicio del gasto en

entes públicos se debe reflejar en la contabilidad, considerando sus efectos patrimoniales y su vinculación con los objetivos determinados.

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La contabilidad debe registrar el ingreso y gasto público; el efecto financiero de las transacciones está definido primordialmente por esos dos instrumentos, una interpretación distinta de lo contemplado en ellos, nos llevaría al registro de derechos y obligaciones diferentes a su propia esencia y restaría valor a los resultados, al no ser comparable con los que le dieron origen. Criterio del postulado:

1. El Sistema de Contabilidad Gubernamental debe considerar cuentas de orden a nivel mayor para el registro de la ejecución de la recaudación y el ejercicio del gasto, a fin de proporcionar información presupuestaria oportuna y confiable, y evaluar los resultados obtenidos respecto de las expectativas y objetivos previstos, respectivamente.

2. El sistema de registro contable del ente público debe identificar la vinculación

entre las cuentas de control y las de balance o resultados.

3. La contabilización de los presupuestos al igual que la patrimonial, deben seguir la metodología de registros equilibrados o igualados, representando las transacciones a través de cuentas de orden presupuestarias que reflejen la ejecución de ingreso y el ejercicio del gasto; así como su efecto en la posición financiera y en los resultados.

4. Es necesario que cada ente público cuente con un sistema de registro contable

que le permita identificar de forma individual y agregada el registro de las operaciones en las cuentas presupuestarias; de balance y de resultados correspondientes; así como generar registros a diferentes niveles de agrupación.

5. Las operaciones gubernamentales inherentes a la ejecución de los presupuestos

de ingresos y egresos se ajustarán a lo siguiente:

Los ingresos presupuestarios se ejecutarán y clasificarán de acuerdo con lo aprobado en la Ley de Ingresos.

Los gastos presupuestarios se afectarán y clasificarán como sigue: Primero,

administrativa conforme en el Decreto del Presupuesto de Egresos, que es la que permite identificar quién gasta; segundo, funcional programática, que indica para qué y en función de qué se gasta; y tercero, económica, que identifica en qué se gasta y cual es el objeto del gasto.

6. Las clasificaciones se determinan en razón de las dimensiones o perspectivas

que resultan del análisis del gasto público del Gobierno; e informan de manera principal y no exhaustiva ni limitativa.

7. Los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su cobro: Las

clasificaciones se determinan en razón de las dimensiones o perspectivas que

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resultan del análisis del gasto público del Gobierno, e informan de manera principal y no exhaustiva ni limitativa.

8. Las obligaciones presupuestarias afectarán al presupuesto del ejercicio fiscal en

que se devenguen independientemente de la fecha de pago. n) Cumplimiento de disposiciones legales.

El ente público debe observar las disposiciones legales que se sean aplicables en toda transacción, en su registro y en general, en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestario.

El actuar de los entes públicos va en función de las disposiciones jurídicas que establecen su función y que regulan a la administración pública; por ello, es indispensable que el sistema considere las disposiciones jurídicas en toda transacción gubernamental. Criterio del postulado:

1. El Sistema de Contabilidad Gubernamental debe:

Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones legales. Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su efecto en

la posición financiera y los resultados de las operaciones del ente público.

La Contabilidad Gubernamental, debe reflejar los verdaderos activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gasto que se generan en las transacciones gubernamentales y que se reflejan en los estados financieros del ente público.

Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, prevalecerán las primeras. Sin embargo, el Sistema de Contabilidad Gubernamental deberá permitir la presentación de la posición financiera en forma razonable y los resultados de operación. Artículo 5.- Los criterios prudenciales, consideran los elementos de juicio disponibles que nos permiten una mejor interpretación de los postulados, normas y manuales aplicables, con el objeto de medir o cuantificar contablemente con mayor certeza, y determinar los verdaderos resultados de las operaciones. Si existe alguna operación que no esté contemplada en una guía contable establecida por la parte normativa, el registro de la operación podrá ser aplicada siguiendo las reglas particulares de valuación, los instructivos de cuentas, sin variar el sentido de la naturaleza de la cuenta. La entidad normativa podrá establecer los criterios de registros cuando la interpretación

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del acto sea dudosa en apego a los Postulados Básicos de la Contabilidad Gubernamental.

CAPÍTULO II DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ESTATAL

Artículo 6.- El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, es el conjunto de normas y procedimientos contables establecidos para el registro de las operaciones del Gobierno del Estado con el propósito de generar sistemática y estructuralmente información veraz, confiable y oportuna, que permita apoyar la toma de decisiones. I. Su estructura se concibe como sigue: El Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental comprende cuatro subsistemas: Recaudación, Fondos Estatales, Deuda Pública y Egresos, los cuales según su naturaleza tienen un funcionamiento de relativa autonomía, en tanto que obtienen, procesan y producen información completa de las operaciones que les corresponden, guardando estrecha relación entre sí por medio de mecanismos de conciliación y de consolidación de la información. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, vigilará el óptimo funcionamiento del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental. Las funciones de la operación contable de los subsistemas que conforman el sistema será responsabilidad de: Subsistema de Recaudación:

Dirección de Ingresos de la Subsecretaría de Ingresos.

Subsistema de Fondos Estatales:

Dirección de Control Financiero de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

Subsistema de Deuda Pública:

Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

Subsistema de Egresos:

Dependencias, Órganos Desconcentrados, Entidades y Unidades Responsables de Apoyo de la Administración Pública, así como los Poderes Legislativo y Judicial.

Para efectos del presente ordenamiento, se consideran como Entidades, a los Organismos Descentralizados, Fideicomisos y Empresas de Participación Estatal que reciben recursos estatales a través de ayudas, subsidios y trasferencias.

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Los Organismos Autónomos constituidos de acuerdo a Ley, operan técnicamente bajo los criterios de registros del subsistema de egresos, entendiendo que cada centro contable llevará el registro contable de sus ingresos y egresos, así como el ejercicio y evaluación de los presupuestos y sus programas con objetivos, metas y unidades responsables de su ejecución; adoptarán el subsistema que se adapte a la naturaleza de sus operaciones, ya que éstos están provistos de los instrumentos y mecanismos de ordenación, control y coordinación indispensables para que de ellos emane la información periódica que a sus operaciones corresponda, las cuales se convertirán en elementos constitutivos de la información global, cuya consolidación corresponde a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. II. Información generada del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental: a) Tipos de Información: 1.- Financiera: Muestra la relación entre los derechos y obligaciones de los centros contables, así

como la composición y variaciones de su patrimonio en un período o fecha determinado.

2.- Presupuestaria: Explica el cumplimiento de las actividades presupuestarias en detalle del ejercicio

del Presupuesto de Egresos Autorizado, la ejecución de la Ley de Ingresos del Estado vigente y su comparación con las estimaciones originales y modificadas.

3.- Programática: Facilita el seguimiento del cumplimiento de los programas y metas proyectados en

el Presupuesto de Egresos del Estado. 4.- Económica: Proporciona la información necesaria para medir y evaluar las repercusiones de las

Políticas de Ingreso, Gasto y Deuda Pública en el contexto económico-social. b). Utilidad de la Información: 1.- Institucional: La información relativa a las operaciones realizadas y procesadas en la

Administración Pública, tiene como finalidad principal el de servir de apoyo en la determinación de los objetivos y programas; control y evaluación de los resultados.

2.- Funcional: Es aquella información consolidada que reúne los resultados financieros,

presupuestarios y programáticos por sector administrativo, constituidos por los resultados de las Entidades coordinadas y de la Dependencia coordinadora.

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3.- Regional: Es la información que muestra los recursos utilizados en programas por región, lo

que permite determinar los instrumentos de apoyo requeridos por cada región. 4.- Global: La información global o consolidada de las actividades del gobierno, muestra el

comportamiento de las políticas de ingreso y del gasto público, el cual se presenta de manera, confiable y objetiva siendo formulados conforme al rigor de la técnica y reglas del sistema contable conteniendo los elementos suficientes para coadyuvar a las predicciones y planeaciones, así como para la rendición de cuentas a través de la Cuenta Pública Anual que el Ejecutivo rinde al Congreso del Estado.

Para la adecuada aplicación y control del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, cada Subsistema deberá definir sus centros contables, en cuanto a personal, equipo y nivel jerárquico. III. Objetivo: El presente ordenamiento tiene como finalidad, establecer el marco

técnico para el funcionamiento de los elementos que conforman el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental del Estado, el que tiene los siguientes objetivos:

a) Difundir el diseño del Sistema de Contabilidad Gubernamental para aplicarlo. b) Registrar sistemáticamente todas las transacciones reconocidas técnicamente

que afecten o puedan afectar la posición económica, financiera y presupuestaria de los Organismos Públicos.

c) Establecer los criterios, método de registro, valoración; por los cuales se regirán

las operaciones de las transacciones financieras, presupuestarias y patrimoniales.

d) Presentar y expresar información financiera de manera congruente y ordenada,

que facilite la toma de decisiones, el control, la evaluación de desempeño y la fiscalización.

e) Producir información financiera que satisfaga las necesidades de los usuarios

que vigilan la gestión pública y de terceros interesados en las mismas. IV. Características: Siendo la Contabilidad Gubernamental uno de los principales

componentes del sistema de información financiera, presenta un proceso sistemático de aplicación general a todo el sector público estatal, con las siguientes características;

a) Descentralizada.- La Contabilidad Gubernamental del Estado de Chiapas,

se estructura sobre la base de una descentralización operativa a nivel institucional. La descentralización consiste en la obligación que tienen los

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Organismos Públicos de llevar los registros contables de sus operaciones financieras y presupuestarias así como las patrimoniales.

b) Centralizada.- La centralización normativa como atribución que el Código de

la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas otorga a la Secretaría de Hacienda, implica, dar orientación e integrar desde el punto de vista de políticas, normas y procedimientos, el funcionamiento del sistema contable.

V. Alcance: El Gobierno del Estado de Chiapas, con la finalidad de seguir

encaminando los criterios de registros y presentación de la información financiera, ha realizado y actualizado dentro del marco de la tendencia internacional en contabilidad gubernamental, las normas que son aplicables al sector público, acordes a las instancias normativas y fiscalizadoras en el marco de la Comisión Nacional de Funcionarios Fiscales, para la armonización en contabilidad gubernamental y rendición de cuentas.

En este orden, todos los Organismos Públicos que perciban recursos del erario estatal para el desarrollo de sus atribuciones, se apegarán a las normas enunciadas, tales como:

1. Dependencias 2. Entidades 3. Organismos Autónomos 4. Organismos auxiliares 5. Fideicomisos 6. Órganos descentralizados 7. Órganos desconcentrados 8. Empresas paraestatales 9. Unidades responsables de apoyo

Las entidades o fideicomisos que por su naturaleza tengan que cumplir con las disposiciones que emiten las normas de información financiera, realizarán las adecuaciones para la presentación de su información que se remita a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda. VI. Estados Financieros Básicos: Los Organismos Públicos que apliquen la

Contabilidad Gubernamental en el Estado, para fines de administración interna y control deben presentar los estados financieros básicos siguientes:

a) Estado de Situación Financiera. b) Estado de Resultados del Ejercicio. c) Estado de Rectificaciones a Resultados. d) Estado de Cambios en la Situación Financiera. e) Estado de Modificación a la Hacienda Pública.

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Cuando algún estado financiero y/o reporte no sea emitido o se emita incorrectamente por el sistema computarizado, deberá elaborarse en forma manual, para presentarlos en las fechas establecidas en las normas específicas que corresponda. Los Organismos Públicos, cuando se justifique deberán hacer las revelaciones o declaraciones necesarias para facilitar la interpretación de la información contenida en los estados financieros mediante notas explicativas que forman parte integral de los mismos, incluyendo aquellos conceptos de aplicación contable o administrativa por la que se elaboró en forma manual. Cuando exista cambio de administración o titulares en los Organismos Públicos, los funcionarios salientes son responsables de firmar los estados financieros; así como reportes emitidos que informen sobre las operaciones dentro del periodo de su gestión pública, en caso de que la fecha de cambio sea diferente al último día del mes de calendario que se informa, los estados y reportes podrán ser firmados por los funcionarios entrantes, con las limitaciones de responsabilidad a la fecha de la toma del cargo, siendo responsable el funcionario saliente hasta la fecha de entrega. Artículo 7.- Los estados financieros deben estar elaborados tomando como base los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental y el presente ordenamiento, con uniformidad para todos los Organismos Públicos y centros contables, para asegurar a los usuarios de la información que los resultados que muestran dichos estados, son la expresión razonable de las transacciones económico-financieras realizadas durante el ejercicio a que estén referidas y que sean consistentes con relación a períodos anteriores, haciendo necesario establecerse a través de las siguientes normas fundamentales de registro: I. Los centros contables, deberán de llevar un sistema de contabilidad, que se

revisará y evaluará continuamente, actualizando sus procedimientos de acuerdo con las disposiciones dictadas por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

No obstante, es necesario dejar constancia de que será responsabilidad de la máxima autoridad de cada Organismo Público, mantener los elementos que contribuyen a la integridad del sistema, pudiendo llevar registros auxiliares conforme a sus requerimientos y particularidades, apegados a las normas establecidas. II. Los registros contables, sin excepción alguna, se realizarán con base a los

documentos fuente, que constituyen la evidencia suficiente, competente y relacionada, con las operaciones o transacciones realizadas y registradas.

Es responsabilidad de cada Organismo Público y centro contable, de cuidar que los comprobantes, documentos e informes relacionados con las operaciones financieras efectuadas tengan el debido registro y archivo de los mismos.

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Los documentos comprobatorios de los gastos deben cumplir con los requisitos que contempla el Código Fiscal de la Federación, leyes estatales y la normatividad presupuestarias aplicable. III. En el registro de las operaciones, el concepto deberá redactarse claramente

haciendo referencia del número que identifique a la documentación soporte como: número de cheque, factura, recibo oficial, oficio, entre otros.

IV. Los ingresos se registrarán conforme al momento de su recaudación, tomando en

cuenta la Ley de Ingresos del Estado vigente, el Presupuesto de Egresos y el gasto, así como al catálogo de cuentas y el Clasificador por Objeto del Gasto, esto es de acuerdo con la secuencia determinada en la estructura del presupuesto.

V. El gasto se considera devengado a la fecha de recibir el bien o servicio por lo que su

registro contable deberá realizarse en ese momento, independientemente de la fecha del pago, afectando las cuentas de pasivo en reconocimiento legal del compromiso y las cuentas de control presupuestarias.

VI. Los registros contables deberán efectuarse garantizando el equilibrio contable de

las transacciones de todas las unidades que sean involucradas en el evento. Los registros que tengan vinculación entre las unidades responsables de registro, se realizarán afectando las cuentas contables de carácter transaccionales, para que los registros puedan ser trasladados a las cuentas definitivas, previa validación y formalización documental. VII. Los asientos contables deberán afectar siempre a cuentas del mismo tipo. Entendiendo por asiento contable el cargo y sus abonos respectivos, o un abono con sus diversos cargos, una operación puede generar diversos asientos. En el sistema habrá cuentas financieras, patrimoniales, de resultados y de control. Un asiento contable deberá afectar a cuentas del mismo tipo, por ejemplo un cargo de cuentas de orden, se corresponderá con un abono en cuentas de orden. VIII. No se permite alterar el contenido de los registros. Una vez que un registro ha sido incorporado al sistema, no será posible borrarlo o modificarlo; en el caso que sea necesario una corrección, ésta deberá efectuarse con otro registro. Esto permitirá que en el sistema quede almacenada la información de todos los hechos registrados. IX. Registros de las fases presupuestarias. Con la finalidad de proporcionar toda la información requerida para la administración de los recursos públicos, fortalecer la programación financiera y el control del ejercicio

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presupuestario, se registrarán en el sistema cada una de las etapas del proceso presupuestario, conforme a las líneas de operación que sean emitidas. Presupuesto Original.- Es aquel que autoriza anualmente el Congreso del Estado, a los Organismos Públicos, el cual es tomado como base de comparaciones que requieran hacer en la posterioridad. Constituyéndose por lo tanto en el punto de partida. Presupuesto Modificado.- Se define como el que integra los cambios o adecuaciones autorizadas al presupuesto original como son las reducciones y ampliaciones líquidas, así como las compensadas. Tratándose de entidades con autonomía operacional, éste se incrementará previa autorización de la junta de gobierno o su equivalente para el ejercicio del gasto. Presupuesto Comprometido.- Se refiere a aquellas estimaciones de obligaciones pendientes de ejercer con cargo a las partidas de manera formal mediante documentos, contratos, convenios, requisiciones, etc., por concepto de servicios o adquisiciones que realice el Organismo Público, para ser ejercidas posteriormente. El registro del gasto comprometido estará a cargo de las áreas responsables ejecutoras del gasto de los Organismos Públicos. Devengado.- Se conceptualiza, como aquellos gastos de los cuales ya existe la obligación de pagarse por haberse recibido el bien, servicio o compromiso legal que estén debidamente documentados por el proveedor o prestador de servicio, el cual ha sido aceptado por las unidades responsables para la ejecución del pago, mediante un contrarecibo o documento base de pago, los cuales pueden estar afectados o no presupuestariamente en el compromiso, erogaciones realizadas respaldadas con los documentos comprobatorios como facturas, estimaciones, nóminas, entre otros, autorizados para su pago, con cargo al presupuesto autorizado, reflejándose el pasivo correspondiente. El registro del gasto ejercido, será responsabilidad de las unidades ejecutoras de cada uno de los Organismos Públicos. Ejecución del pago: Se refiere a todo gasto debidamente devengado cuyo cobro haya sido gestionado para su pago por el proveedor ó prestador de servicios, por el cual se realizará la afectación financiera, sea este presupuestario o no presupuestario.

X. Registro de la totalidad de ingresos percibidos. Los ingresos que perciba la Administración Pública Estatal serán susceptibles de registro, cuando estos sean a través de las áreas de recaudación de ingresos o a través de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, registros que se harán de acuerdo a su naturaleza o tipo de ingresos, incluyendo aquellas que se den por medio de las

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entidades con manejo de recursos propios a través de cuentas de control, con la finalidad de conocer la totalidad de ingresos percibidos. XI. Los manuales de contabilidad. Contienen un instructivo de cuentas en el que se establece una breve descripción del concepto, movimientos y naturaleza de las cuentas y significado de su saldo, asimismo contempla una guía contable con las principales operaciones que se efectuarán de acuerdo al catálogo de cuentas en la que opera el Sistema Contable, los cuales serán referencia y guía para la aplicación de las operaciones realizadas por los Organismos Públicos. Los Organismos Autónomos que opten por un sistema propio, contarán con un manual, descrito en el párrafo anterior. XII. La Contabilidad Gubernamental. Llevará el registro de todas sus operaciones a través del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, el cual será instalado por la Secretaría de Hacienda exclusivamente en equipo informático que sea propiedad del Gobierno del Estado, siendo el elemento informático que invariablemente ejecutarán los Organismos Públicos del Poder Ejecutivo, y que podrán adoptar el Poder Legislativo y Judicial, así como los Organismos Autónomos. XIII. Catálogo de Cuentas. El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de programas y en general de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, presenta un catálogo de cuentas que es la base para los registros del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental que será de uso obligatorio para el registro, la clasificación e información de las transacciones financieras efectuadas por los centros contables de los Organismos Públicos. Este catálogo consiste en un listado lógico y ordenado de las cuentas de Activo, Pasivo, Hacienda Pública, Resultados y Orden, cada cuenta es identificada con un código, una denominación y estructura específica. Las entidades y Organismos Autónomos los cuales no cuenten con el sistema contable (SIAHE-dependencia) y utilicen un sistema diferente, adoptarán la estructura genérica del citado catálogo de cuentas y en caso de utilizar un catálogo diferente, realizarán las adecuaciones necesarias para la presentación de información a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, apegándose a los formatos que

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especifica el presente ordenamiento, de tal forma que los informes presentados tengan características homogéneas para su consolidación. XIV. Observancia e interpretación del ordenamiento normativo. Cuando existan dudas respecto a la contabilización de los hechos económicos o acerca de la interpretación de los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Normas Específicas y Procedimientos Técnicos que regulan el funcionamiento del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, será la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, quien determine el criterio técnico de aplicación, para cuyo efecto podrá actuar de oficio o a solicitud de los interesados. XV. Revelación y evaluación de la información financiera, presupuestaria y patrimonial. Los Organismos Públicos, en el registro y formulación de la información financiera, observarán las características cualitativas como atributos y requisitos indispensables que debe reunir la información financiera en el ámbito gubernamental, que den certeza a los usuarios, la rendición de cuentas, la fiscalización, y transparencia a la gestión financiera de los entes. La Secretaría de Hacienda con las facultades que le otorga el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, evalúa, e integra la información financiera, presupuestaria, vigilando el cumplimiento de las disposiciones legales en esta materia y la aplicación de las normas establecidas en el siguiente orden:

a) Medición de eficiencia: Se efectuarán pruebas selectivas para estimar el funcionamiento de los controles del sistema y obtener en forma cuantitativa y cualitativa una evaluación de los programas en términos de objetivos y metas.

b) Procedimientos para el registro de las operaciones: Los Organismos Públicos y

los centros contables, se apegarán a los criterios conceptuales especificados en los Manuales de Contabilidad para el registro de las operaciones, auxiliándose en las guías contables específicas para cada subsistema.

c) Cuando existan operaciones no especificadas en las guías contables, se

procederá en acuerdo a los criterios genéricos que se conceptualizan en los movimientos de las cuentas delineadas en el manual de contabilidad, sin que por ello se justifique la generación de una guía específica.

d) Presentación de documentación soporte: Los Organismos Públicos serán los

responsables de la guarda y custodia de la documentación soporte, sin embargo en la verificación de movimientos contables de registro dudoso, la Secretaría de Hacienda a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto y el Área de Consolidación Financiera de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales, podrá requerir la

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documentación que permitan verificar la correcta aplicación de los registros ó en su caso detectar posibles fallas u omisiones para aplicar las correcciones necesarias para contar con información veraz.

e) Revisión de la Información: La información obtenida como producto de la

aplicación del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal u otro sistema contable diferente, será revisada y analizada para determinar oportunamente si satisface las necesidades para la toma de decisiones en los diferentes niveles jerárquicos de la administración o si adolece de fallas o irregularidades que deban corregirse.

f) Revisión del Sistema de Contabilidad: La Secretaría de Hacienda estudiará y

analizará en forma permanente la operación del sistema, para estar en condiciones de establecer los controles adecuados y, en su caso, identificar las deficiencias y ejecutar las acciones correctivas o modificaciones que procedan.

g) Observaciones y recomendaciones: Cuando en la evaluación de la información

se observen desviaciones, controles inadecuados o cualquier otra deficiencia o irregularidad, se informará de manera oficial al responsable de la contabilidad de los centros contables que correspondan. De las observaciones emitidas se llevará un seguimiento adecuado hasta vigilar su cumplimiento, corrección o eliminación del error o deficiencia que le dio origen.

Artículo 8.- Los libros conservan información financiera, hechos y cifras expresados en unidades monetarias, para facilitar la toma de decisiones. Los libros principales, son aquellos mediante los cuales se llega a realizar una síntesis, en ellos se realiza el agrupamiento de los datos ya clasificados y relacionados en los documentos contabilizadores; por lo tanto en los libros quedan acumulados los hechos clasificadamente. Los auxiliares, son aquellos mediante los cuales se llega a efectuar un registro detallado. Los datos que nos proporciona el libro mayor, están dados en forma global y no bastan para los fines de información detallada. Se hace necesario, por lo tanto, que cada cuenta de mayor quede manifestada en un registro auxiliar que pormenorice tales datos. Deberá existir un control entre los libros principales y los auxiliares que ofrezcan la seguridad de que la síntesis de los hechos es la consecuencia del análisis de los mismos y que existe coincidencia numérica entre ambos. Libros de contabilidad obligatorios son:

a) Libro Diario: se constituye en la base de la contabilidad patrimonial, con los registros de entrada original de todas las operaciones susceptibles de expresarse contablemente, siendo sustentadas por los documentos de respaldo de dichas operaciones.

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En cada asiento se revelará tanto el efecto patrimonial como el efecto presupuestario de las operaciones. La información del Libro Diario servirá de fuente para efectuar los registros en el Mayor y Auxiliares.

b) Libro Mayor: en él serán registradas las cuentas del Catálogo de Cuentas, y se asentarán en forma resumida todas las transacciones financieras registradas en el Libro Diario. En el caso de sistemas automatizados, las cuentas de mayor podrán consistir en resumen de sus débitos y créditos, así como el saldo respectivo, datos que podrán obtenerse por agregación de los movimientos individuales que se reflejen en Auxiliares.

Las cuentas de mayor serán títulos para reunir operaciones de iguales particularidades. Su organización y clasificación facilitará la preparación de los estados financieros con base a los saldos de dichas cuentas. Cabe mencionar que actualmente no se requiere que sean autorizados por la Secretaría de Hacienda, ya que es responsabilidad de los centros contables, llevar dichos libros y efectuar los registros de todas sus operaciones en los mismos. Artículo 9.- El archivo contable, lo constituye el conjunto de la documentación original, consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizadores, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público, y en su caso los autorizados por la Secretaría de Hacienda. Los documentos que conforman el archivo contable deben ser originales justificatorios del ingreso o gasto público. I. Documentos comprobatorios: Son todos aquellos documentos originales que

generan y amparan directamente registros en la contabilidad y demuestran que:

a) Recibió o proporcionó, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos.

b) Recibió o entregó efectivo o títulos de crédito. c) Sufrió transformaciones internas o que eventos económicos, modificaron la

estructura de los recursos o las fuentes de la Administración Pública. II. Documentos justificatorios: Documentos legales que determinan las obligaciones

y derechos, los cuales demuestran que se cumplió con los ordenamientos jurídicos y/o normativos aplicables a cada operación registrada.

III. Documentos soporte: Son los que sin ser justificatorios o comprobatorios respaldan

el registro contable, tales como: los manuales de contabilidad y normas específicas del mismo, establecidos por autoridades en la materia. Así también, forman parte de este archivo la información generada para o por el sistema contable computarizado así como los diseños, diagramas, manuales, bases de datos u otra información necesaria para su operación.

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IV. Documentos generales: Son todos aquellos distintos a los anteriores y que inciden en el sistema y registro contable, tales como acuerdos de actas del Órgano de Gobierno, dictámenes fiscales, demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio público.

V. Control para la guarda de los archivos: Los Organismos Públicos están obligados

a conservar en su poder y a disposición de la Secretaría de Hacienda y de otras autoridades competentes, por los plazos que al respecto se establezcan en los ordenamientos legales aplicables, los libros, registros auxiliares e información correspondiente, así como: documentos comprobatorios, justificatorios y soporte de sus operaciones financieras.

El centro contable será directamente responsable del archivo contable y mantendrá actualizados los archivos, implementando los controles internos que sean necesarios. VI. Tiempo Mínimo: Los documentos originales que constituyen el archivo contable se

deberán guardar, conservar y custodiar por un tiempo mínimo de cinco años posteriores al término del ejercicio en que se registraron, con excepción de los mencionados en el párrafo siguiente.

VII. Tiempo Indefinido: Deberán guardarse, conservarse y custodiarse por tiempo

indefinido la documentación de inversiones en activos fijos y la de obras públicas e inmuebles.

Las cuentas por cobrar, deberán estar respaldadas por la documentación que ampare su saldo contable y se conservarán hasta su depuración total. VIII. Sanciones: La violación a las disposiciones anteriores dará lugar a la aplicación

de lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas.

Artículo 10.- El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan para salvaguardar los activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información contable; promover la eficiencia operacional y la adherencia a la normatividad vigente, lo que debe contar con los siguientes elementos: I. Todo control interno establecido deberá cumplir con los siguientes objetivos: a) Prevenir fraudes. b) Descubrir robos y malversaciones. c) Obtener información administrativa, financiera, contable y presupuestaria, confiable

y oportuna. d) Localizar errores administrativos, contables, financieros y presupuestarios. e) Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos. f) Promover la eficiencia del personal.

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g) Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, entre otros. II. Deben considerarse instrumentos de control administrativo, los siguientes: a) Sistema contable computarizado. b) Manual de contabilidad. c) Información financiera. d) Sistema presupuestario. e) Manual de funciones. f) Capacitación de personal. g) Sistema de control de inventario III. Con la finalidad de evaluar la probabilidad y la posibilidad de que un evento

adverso pueda impactar negativamente en el logro de los objetivos, metas y programas, es necesario considerar lo siguiente:

a) Separar las funciones de operación, custodia y registro, que permitan dar

transparencia a las operaciones, financieras, presupuestarias, patrimoniales y económicas.

b) Evitar la dualidad o pluralidad de personas en cada operación, es decir, cuando menos deben intervenir dos personas.

c) Vigilar que exista acceso restringido a los registros contables que controlan su actividad.

d) La función de registro de operaciones será exclusiva del área de Contabilidad. e) Reportar la situación que guardan los principales riesgos institucionales, así como

la forma que se está administrando. IV. Del control de operaciones bancarias: Con el fin reducir riesgos en el manejo de las

cuentas bancarias, el control y manejo de cheques o transferencias electrónica, deberá realizarse por una sola área dentro del órgano administrativo o de administración, de tal forma que se pueda tener los elementos necesarios para el seguimiento de los registros contables, así como de las partidas de cargos detectados que sean improcedentes, para su debido seguimiento, con las instituciones bancarias respectivas, realizando las conciliaciones bancarias con periodicidad mensual.

Vigilar que los cheques expedidos a proveedores sean nominativos con cargo a las cuentas respectivas, de ser posible, cubrir las obligaciones de pago contraídas con los proveedores de bienes y servicios, mediante transferencias electrónicas, quedando estrictamente prohibido el realizar transferencias a cuentas personales de los servidores públicos, a excepción de los generados por concepto de nómina y aquellos que se otorguen por concepto de viáticos, cuya comprobación se hará conforme a la normatividad aplicable.

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Artículo 11.- El catálogo de cuentas consiste en un listado lógico y ordenado de las cuentas de Activo, Pasivo, Hacienda Pública, Resultados y Orden; establece las bases para que los registros se efectúen bajo criterios homogéneos, que permitan la adecuada integración de la información al sistema conservando su estructura desagregada. El catálogo de cuentas establece una clasificación flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas que se utilizan en el registro de las operaciones del Gobierno del Estado. Su estructura permite formar agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, el cual será establecido y mantenido en cada uno de los Organismos Públicos, asegurando su uniformidad, agilidad, razonabilidad y consistencia. Cuando las necesidades de funcionamiento hagan necesario realizar planes específicos de cuentas para Organismos Públicos determinados, éstos serán una desagregación del catálogo de cuentas, hasta el nivel de subcuentas y subsubcuentas, de acuerdo a las necesidades del centro contable correspondiente. Dado que los Clasificadores de Ingresos y por Objeto del Gasto Presupuestarios están estrechamente ligados al catálogo de cuentas, cualquier modificación a estos clasificadores, hará necesario analizar su efecto en el catalogo de cuentas para mantener su coherencia. Existe una flexibilidad de actualización permanente conforme a los requerimientos que la Administración Pública dicte. I. Características: Las cuentas están clasificadas y codificadas atendiendo a criterios previamente determinados que permiten su agrupación conforme a su naturaleza, tipo y características particulares, lo cual facilita su correcta ubicación, agregación e interpretación de resultados. Se caracteriza, entre otros aspectos, por los siguientes:

a) Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de criterios para su organización.

b) Homogeneidad en las agrupaciones, condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables.

c) Claridad en la terminología utilizada, para apoyar las tareas de quienes realizan

los registros contables y la interpretación de resultados.

d) Flexibilidad, como elemento básico que favorece la incorporación de cuentas adicionales asociadas al registro de nuevas operaciones financieras y presupuestarias.

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El catálogo de cuentas, integra las cuentas contables necesarias para asentar de manera adecuada y precisa el universo de eventos realizados por los Organismos Públicos. De igual forma permitirá el registro de estas operaciones siguiendo secuencialmente las fases del proceso presupuestario: original, modificado, comprometido, devengado, así como la ejecución del pago. El grupo de las cuentas de transferencias, será vínculo de interconexión entre las operaciones financieras que afecten dos o más subsistemas, cuando se vea afectado el patrimonio del erario estatal. II. Catálogo de cuentas de mayor: El catálogo se estructura por tres tipos de cuentas y cinco grupos genéricos, logrando cuatro niveles que permiten clasificar y ordenar el conjunto de cuentas contables específicas que lo integran.

TIPOS GRUPOS

BALANCE 1.- ACTIVO. 2.- PASIVO. 3.- HACIENDA PÚBLICA.

RESULTADOS PATRIMONIALES 4.- RESULTADOS QUE AUMENTAN O DISMINUYEN LA HACIENDA PÚBLICA

ORDEN 5.- DE ORDEN a) Los tipos de cuentas que el catálogo identifica son:

1. Balance.- Se conforma por las cuentas que representan los derechos y

obligaciones del gobierno, así como el valor de la Hacienda Pública.

2. Resultados Patrimoniales.- Se integran aquellas que muestran el impacto de las modificaciones en la Hacienda Pública durante un ejercicio.

3. Orden.- Fue creado fundamentalmente para establecer toda clase de cuentas de

control que sean necesarias, y que no pueden quedar incorporadas en los tipos anteriores, por la propia naturaleza de las mismas.

b) Los grupos genéricos que se desagregan de los tipos son:

1. Grupo 1 Activo, integra las cuentas para el registro de los fondos, valores,

derechos y bienes de que dispone el Gobierno Estatal para la prestación de los servicios públicos, o para su custodia.

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2. Grupo 2 Pasivo, se conforma por el conjunto de cuentas que permite el registro de las obligaciones contraídas por el Gobierno Estatal, para el desarrollo de sus funciones y la prestación de los servicios públicos.

3. Grupo 3 Hacienda Pública, se conforma por el valor de la hacienda pública

estatal.

4. Grupo 4 Resultados que aumenta o disminuyen la hacienda pública, se conforma por las cuentas de ingresos y egresos destinadas a registrar aquellos resultados obtenidos durante el ejercicio, que representan un incremento o disminución al patrimonio estatal.

5. Grupo 5 De Orden, integran a todas aquellas cuentas destinadas al registro de

operaciones que no afectan el activo, pasivo o hacienda pública, pero que es necesario registrar debido a que existen operaciones que requieren de un seguimiento especial.

c) La cuenta de mayor se clasifica en cuatro niveles:

0 0 0 00 Grupo Disponibilidad Identificación Genérica Identificación Básica

Grupo : Identifica al grupo genérico. Disponibilidad: Desagrega y ordena de acuerdo a su grado de disponibilidad. Identificación Genérica:

Tipifica en forma genérica o elemental por conceptos representativos.

Identificación Básica: Clasifica las operaciones en cuentas específicas La clasificación de las cuentas presentadas obedece al grado de disponibilidad de los activos y de exigibilidad de los pasivos, al valor de la Hacienda Pública Estatal, y a la agrupación de conceptos genéricos suficientemente representativos. El catálogo de cuentas a nivel de cuentas de mayor se encuentra dentro del Sistema Contable Computarizado, así como en el Manual de Contabilidad de cada subsistema. III. Catálogo de cuentas general: Los grupos de cuentas que integran el catálogo de cuentas se desagregan en forma de árbol, en tres niveles, los cuales se identifican por un código de trece dígitos, según el esquema siguiente:

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00000 0000 0000

Cuenta de Mayor Subcuenta Subsubcuenta

Con esta estructura se podrá obtener cuatro niveles de información a partir de la subcuenta, con la flexibilidad de poder desagregarse en seis formas diferentes según la necesidad de la cuenta. El catálogo forma parte del Sistema Contable Computarizado, a través del cual el usuario le dará mantenimiento. a) Las cuentas que en el último nivel soliciten el nombre del responsable o beneficiario, deudor o acreedor, este se describirá tomando en consideración lo siguiente:

Personas físicas

1. Anotar el apellido paterno, materno y nombres. 2. No abreviar nombres ni apellidos. 3. No se antepondrá al nombre la abreviatura que indica la profesión de la persona.

Personas morales

1. Anotar la denominación o razón social. 2. No abreviar la denominación o razón social. b) De acuerdo a las necesidades de información interna, en caso de que se requiera crear, modificar o eliminar alguna cuenta en cualquiera de los niveles restringidos se hará previa autorización de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda. El procedimiento para crear, modificar o eliminar alguna cuenta en cualquiera de los niveles restringidos, es el siguiente:

1. Solicitud por escrito en la cual expliquen ampliamente el motivo. Dirigida a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

2. Anexo a la solicitud la estructura completa con los niveles que requieran.

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3. Anexar documentación soporte de ser necesario.

CAPÍTULO III DE LAS REGLAS PARTICULARES DE VALUACIÓN

Artículo 12.- Las reglas particulares tienen el propósito de acrecentar la uniformidad y la confiabilidad en la información requerida para el proceso de decisiones y son clasificadas de la siguiente manera: De Activo, De Pasivo, De Hacienda Pública, De Ingresos, De Egresos, De Presupuesto, De Orden y De Información. I. Reglas de Activo. a) Integración del activo: El activo esta integrado por el conjunto de los

recursos financieros, derechos y bienes inventariables propiedad del Gobierno del Estado.

b) Registro del activo: El activo se registra de acuerdo a su valor de

adquisición, donación, producción, construcción, avalúo o precio de mercado.

c) Autenticidad del activo: El activo registrado será respaldado por los

documentos comprobatorios o justificatorios que soporten el derecho o propiedad adquirida o de posesión.

d) Registro de operaciones en moneda extranjera: Las operaciones en moneda

extranjera que se realicen durante el año se registrarán al tipo de cambio fijado por el Banco de México, en esa fecha. Tratándose del treinta y uno de diciembre, será mediante el documento que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, denominado “tipos de cambios de divisas extranjeras para cierres contables al treinta y uno de diciembre”.

e) Moneda extranjera: Los saldos en moneda extranjera se convertirán en

moneda nacional conforme al tipo de cambio que fije el Banco de México a la fecha de presentación de los estados financieros.

f) Control de inventarios de bienes patrimoniales: Los activos fijos registrados

formarán parte del control de inventario de bienes patrimoniales, independientemente de aquellos bienes inventariables menores a veinte veces el salario mínimo diario vigente en el Estado, que estén como parte de su control interno.

g) Registro de activos tangibles: Todo activo fijo tangible con costo de

adquisición mayor a veinte veces al salario mínimo diario, vigente en el Estado a la fecha de adquisición, será registrado como activo fijo.

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h) Costo de construcción: El costo de construcción estará integrado por aquellas erogaciones que se realicen a partir del proyecto, desarrollo y terminación de la obra y que se identifiquen plenamente con ésta.

i) Obras de infraestructura: Las obras de infraestructura se registrarán durante

su proceso de construcción como obra pública en proceso y una vez terminadas se hará el traspaso correspondiente al Organismo Público que será responsable de su control o en su caso se integrará a inmuebles del Organismo Público ejecutor.

j) Las erogaciones que se realicen con la finalidad de aumentar el rendimiento,

la vida útil o la capacidad de producción del activo fijo propiedad del ente, deberá registrarse como aumento de su valor, observando lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto.

k) Baja de activo: La baja del activo se registrará a su valor en libros.

II. Reglas de Pasivo. a) Integración del pasivo: El pasivo estará integrado por el conjunto de

obligaciones contraídas. b) Registro de pasivo: El pasivo se registrará al momento de recibir el

documento del bien o servicio que le dé origen al valor pactado o contratado. c) Autenticidad de los pasivos: Todo pasivo registrado estará respaldado por

los documentos comprobatorios o justificatorios que soporten la obligación contraída.

d) Obligaciones en moneda extranjera: Las obligaciones en moneda

extranjera se registrarán valuadas al tipo de cambio que fije el Banco de México a la fecha de presentación de los estados financieros. Incluyendo notas aclaratorias al pie, sobre las distintas divisas que integran el adeudo y los tipos de cambio utilizados en su conversión. Tratándose del treinta y uno de diciembre, será mediante el documento que emita la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, denominado “tipos de cambios de divisas extranjeras para cierres contables al treinta y uno de diciembre”.

III. Reglas de la Hacienda Pública.

a) La Hacienda Pública: Es el valor del conjunto de bienes propiedad del Gobierno del Estado para la realización de sus actividades y para la prestación de los servicios públicos. El patrimonio sólo se modificará cada año de acuerdo con los resultados obtenidos, y durante el ejercicio en las cuentas específicas de incrementos o decrementos al patrimonio.

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b) Aplicaciones patrimoniales: Todas las erogaciones que disminuyan al patrimonio de los fideicomisos y se encuentren relacionados directamente con los programas, proyectos o fondos que forman parte de las operaciones del fideicomiso, deberán afectarse a una cuenta patrimonial del mismo nombre, con la finalidad de conocer la disminución del patrimonio.

IV. Reglas de Ingresos.

a) Integración de los ingresos: Los ingresos del Gobierno del Estado serán los que señale la Ley de Ingresos del Estado vigente, los recursos que obtengan las entidades por la prestación de un servicio, por la enajenación de bienes y/o rendimientos por intereses, los recibidos a través de subsidios y transferencias del Gobierno Estatal, Federal o de instituciones distintas nacionales o extranjeras, así como los originados por operaciones no estimadas que aumenten su patrimonio.

b) Registro de los ingresos: Los ingresos se registrarán en el momento en que

sean efectivamente percibidos o reconocidos jurídicamente. c) Autenticidad de los ingresos: Todo ingreso registrado estará respaldado por

los documentos comprobatorios o justificatorios que lo soporten. d) Ingresos por donaciones: Los ingresos por donaciones serán registrados en

el momento de su recepción, asignándoles un valor de avalúo en caso de que se desconozca su valor real.

e) Diferencia Cambiaria: La diferencia cambiaria en la conversión de moneda

extranjera al tipo de cambio que emita del periodo que se trate, se considerará un ingreso en cuentas de resultados, cuando la diferencia sea a favor.

V. Reglas de Egresos. a) Integración de los egresos: Los egresos del Gobierno del Estado serán los

que señale el Presupuesto de Egresos autorizado así como los autorizados por el Órgano de Gobierno o el Comité Técnico y los originados por operaciones ajenas que disminuyan su patrimonio.

b) Registro de los egresos: Los egresos serán registrados en el momento en

que se devenguen. c) Autenticidad de los egresos: Todo egreso registrado estará respaldado por

los documentos comprobatorios y justificatorios que lo soporten.

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d) Registro de intereses y/o comisiones: Cuando las operaciones realizadas provoquen el pago de intereses y/o comisiones bancarias, estos serán registrados como gasto en el ejercicio fiscal en que se devenguen.

e) Gastos de conservación y mantenimiento: Las erogaciones que se realicen

con la finalidad de mantener el activo fijo en condiciones de operación, se registrarán como costo de la inversión.

f) Pérdidas resultantes de siniestros: Las pérdidas por siniestros se registrarán

por la diferencia entre el valor en libros de los bienes destruidos y el monto recuperado.

g) Diferencia cambiaria: La diferencia cambiaria en la conversión de moneda

extranjera al tipo de cambio que emita del periodo que se trate, se considerará un egreso en cuenta de resultados, cuando la diferencia sea en contra o a cargo.

VI. Reglas de Presupuesto.

a) Integración del presupuesto: El presupuesto de la Administración Pública esta compuesto por las asignaciones estimadas en la Ley de Ingresos del Estado vigente y en el Presupuesto de Egresos de cada ejercicio, así como las adecuaciones autorizadas por la Secretaría de Hacienda que modifiquen el presupuesto y los que autorice el Órgano de Gobierno o el Comité Técnico respectivo.

b) Registro del presupuesto: Deberá llevar registro contable del presupuesto

que le sea asignado y autorizado de acuerdo a las fases presupuestarias, así como su incidencia en cuentas de resultados.

c) Autenticidad del presupuesto: Toda afectación al presupuesto deberá estar

respaldada por los documentos que justifiquen su ejercicio o asignación.

d) Rectificaciones presupuestarias: Aquellas operaciones que modifiquen los ingresos o egresos presupuestarios de años anteriores, deberán registrarse como rectificaciones al presupuesto correspondiente.

e) Remanentes presupuestarios: Registrar en las cuentas establecidas, el

presupuesto que le sea reasignado, proveniente de economías del ejercicio anterior, mismo que deberán coincidir con lo expresados en cuentas de resultados.

f) Adeudos de ejercicios fiscales anteriores: Los compromisos devengados

con documentación comprobatoria pendientes de liquidar, para los cuales no se afectó el presupuesto, y que son considerados dentro del presupuesto del ejercicio vigente.

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VII. Reglas de Orden.

a) Las operaciones derivadas de la Ley de Ingresos del Estado vigente, del Presupuesto de Egresos, ingresos propios, autorizadas por la autoridad de su competencia, los recursos ajenos, así como las contingentes y de recordatorio, deben ser registradas en cuentas de orden presupuestarias, de memoranda y de control.

b) Valores contingentes: Deberán registrarse el importe total de los derechos y

obligaciones contingentes, tales como: avales, fianzas, seguros, documentos descontados, entre otros.

c) Valores ajenos: Se registrará en cuentas de orden de control el importe total

de los valores o bienes ajenos que se reciban, tales como mercancías en consignación, bienes en contrato de comodato, entre otros, quedando con saldos al cierre del ejercicio.

d) El grupo de cuentas de orden presupuestarias deberá quedar sin saldo al

cierre del ejercicio. VIII. Reglas de Información. a) Presentación de estados e informes: El ente deberá presentar los estados e

informes financieros, presupuestarios y económicos, conforme a los modelos y términos que establezca para tal efecto la Secretaría de Hacienda.

b) Notas a los estados financieros: Se incluirán notas o anexos explicativos a

los estados, cuando existan restricciones o situaciones especiales que requieran aclaración.

c) Revelación de eventos subsecuentes: Todo acontecimiento o hecho

significativo que ocurra entre la fecha de cierre del período contable y la fecha de emisión de los estados e informes financieros, deberá revelarse cuando afecte directamente al ente que influya en la interpretación de los mismos.

CAPÍTULO IV DE LA DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE CUENTAS

Artículo 13.- Se entenderá por depuración y cancelación lo siguiente: Depuración: Proceso mediante el cual los Organismos Públicos y centros contables de los Subsistemas de Recaudación y Fondos Estatales, deben examinar y analizar los

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saldos de las cuentas de balance, con el propósito de identificar aquellos que no muestren razonablemente un cierto grado de recuperabilidad, exigibilidad o procedencia de los mismos. Cancelación: Es la baja de saldos en cuentas de balance, derivado de registros contables de operaciones, incluidos los adeudos a cargo y/o a favor de terceros o de los Organismos Públicos y centros contables de los Subsistemas de Recaudación y Fondos Estatales, ante la falta de soporte documental de dicho registro, notoria imposibilidad del cobro, o la prescripción de la obligación. Para que los Organismos Públicos y centros contables de los Subsistemas de Recaudación y Fondos Estatales, presenten estados financieros que muestren razonablemente las cuentas de balance, se debe realizar mensualmente el análisis de las cuentas de activos circulantes y de administración, identificando aquellas con características de incobrabilidad, así como de cuentas de pasivo, instrumentando el siguiente proceso: I. Los Organismos Públicos y centros contables de los Subsistemas de Recaudación y

Fondos Estatales, excepto entidades paraestatales para la depuración y cancelación de los saldos procederá a lo siguiente:

a) Realizar el análisis de las cuentas de activo así como de las cuentas de pasivos,

carentes de soporte documental, con notoria imposibilidad de cobro, o prescripción de la obligación.

b) Identificar los saldos que no hayan presentado modificación o movimientos en dos o

más ejercicios. c) Podrán ser depurados y cancelados los registros contables por adeudo de los rubros

del activo, pasivo y hacienda pública de los Organismos Públicos, los adeudos que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos:

1.- Adeudo pagado.- Que el adeudo haya sido cubierto en su totalidad por el sujeto obligado, constatando dicha circunstancia en los documentos comprobatorios y que por omisiones administrativas del Organismo Público, no haya sido cancelado. Cuando se trate de pagos parciales ya liquidados para proceder a la depuración y cancelación correspondiente. 2.- Por incosteabilidad.- Cuando las acciones de cobranza representen un gasto al Organismo Público, mayor al setenta por ciento del monto del adeudo, será considerado incosteabilidad financiera-operativa. 3.- No localización del deudor.- Cuando se hayan realizado cuando menos tres intentos de localización diferentes, con quince días de espaciamiento entre otros y no se hayan obtenido resultados positivos.

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4.- Fallecimiento.- Cuando el deudor haya fallecido. 5.- Por pena de resolución judicial.- Cuando el adeudo sea atribuible a la persona que preste o haya prestado sus servicios para el organismo, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones, o con bienes de la misma, que la conducta que lo origino sea motivo de un presunto hecho delictuoso y el deudor haya comprobado mediante sentencia o documento probatorio, que el hecho no le fue plenamente probado. 6.- Por montos menores.- Cuando las cantidades adeudadas no excedan del equivalente a diez salarios mínimos diario vigente en el Estado y cumplan con el inciso b.

d) Elaborar un acta en la cual deberán figurar como mínimo los siguientes datos:

1. Fecha de elaboración. 2. Nombre, denominación o razón social del deudor. 3. Importe de los saldos. 4. Antigüedad de los saldos. 5. Descripción del motivo por el cual se consideran prescritas o de difícil justificación o

cobro. 6. Nombres, firmas y cargos del personal que intervino y del órgano de control interno

que validó la información contenida en el acta. e) Con base en el acta, efectuarán en el ejercicio actual, el registro contable

correspondiente. II. En el caso de las entidades paraestatales, para la depuración y cancelación de los

saldos deudores y acreedores deberán cumplir con lo siguiente:

a) Integrar un Subcomité Interno de Depuración y Cancelación de Saldos y Adeudos que no presenten razonablemente los estados financieros, cuyos integrantes serán nombrados por el Consejo de Administración.

b) El Subcomité tendrá la facultad de analizar y evaluar la documentación, así

como emitir una opinión técnica resolutiva para la depuración de aquellas cuentas de balance susceptible de ser canceladas en las condiciones que establezcan los lineamientos de facultades y operatividad, previamente autorizado por su Órgano de Gobierno, clasificado de la siguiente manera:

1.- Saldos de Marcada Antigüedad.- Aquellos rubros que presentan una antigüedad mayor a diez años y que por razón del tiempo transcurrido ya no es procedente realizar gestión legal alguna para lograr su recuperabilidad. 2.- Saldos de adeudos de $ 0.00 a $ 30,000.00.- Son aquellos saldos cuyos montos no rebasan los establecidos en este inciso y que en razón del costo legal puedan

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ser contraproducente a los intereses económicos de la entidad o del Patrimonio del Gobierno del Estado. 3.- Saldos que no cuentan con soporte documental.- Son aquellas que no se cuenta con la documentación soporte para acreditar la realización o adquisición de las mismas y por ende tampoco se cuenta con el documento base idóneo para el ejercicio de alguna acción legal, encontrándose dentro de este supuesto aquellas obras y adquisiciones que se ejecutaron, supervisaron o adquirieron en administraciones anteriores y que por esa circunstancia o cualquier otra ajena a esta administración, no cuenta con documentación alguna. 4.- Adeudo de empresas que han desaparecido física y/o fiscalmente.- Dentro de esta categoría se encuentran aquellas empresas que aún y cuando han sido demandadas por la entidad, en razón de que han desaparecido físicamente no es posible emplazarlas a juicio y que carecen de bienes que garanticen el adeudo, es inoficioso el emplazamiento por edictos y el trámite del juicio en rebeldía, simplemente porque estas han dejado de existir física y fiscalmente. 5.- Adeudo de personas físicas.- Adeudos contraídos con la entidad, de personas que han fallecido y se cuente con el acta de defunción y que por la misma razón no da lugar al nacimiento del ejercicio de una acción legal, o la ya iniciada por esta circunstancia se tiene por concluida. 6.- Saldos que se encuentran dentro de un proceso legal (status Jurídicos en el que se localizan).- Clasificación en la que se ubican todos aquellos adeudos que se generaron por incumplimiento a las obligaciones contraídas por las personas físicas o morales que signaron contratos de obra pública o de adquisiciones y/o de prestación o de arrendamiento de servicios por la entidad paraestatal, cuyo pago han sido reclamados en la vía legal correspondiente ya sea mediante el requerimiento de afectación de fianzas por rescisión administrativa del contrato de obra pública o de adquisiciones de bienes y/o prestaciones o arrendamientos y contratación de servicios, por la vía civil o penal tratándose en este último caso de robo de bienes muebles propiedad de la entidad paraestatal y cuyo resultado final (sentencia definitiva) no es necesario esperar para su depuración una vez que se han acreditado que se ejercieron y aprobaron todas las acciones necesarias para lograr su recuperabilidad por la vía legal intentada. 7.- Adeudo pagado.- Que el adeudo haya sido cubierto en su totalidad por el sujeto obligado, constatando dicha circunstancia en los documentos comprobatorios y que por omisiones administrativas de la entidad, no haya sido cancelado. Cuando se trate de pagos parciales ya liquidados para proceder a la depuración y cancelación correspondiente. 8.- Por incosteabilidad.- Cuando las acciones de cobranza representen un gasto a la Entidad, mayor al setenta por ciento del monto del adeudo se considera incosteabilidad financiera-operativa.

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9.- No localización del deudor.- Cuando se hayan realizado cuando menos tres intentos de localización diferentes, con quince días de espaciamiento entre unos y otros y no se hayan obtenido resultados positivos. 10.- Por pena de resolución judicial.- Cuando el adeudo sea atribuible a la persona que preste o haya prestado sus servicios para la entidad, que se haya generado en el ejercicio de sus funciones, o con bienes de la misma, que la conducta que lo origino sea motivo de un presunto hecho delictuoso y el deudor haya comprobado mediante sentencia o documento probatorio, que el hecho no le fue plenamente probado. 11.- Por montos menores.- Cuando las cantidades adeudadas no excedan del equivalente a diez salarios mínimos diario vigente en el Estado.

c) Elaborar acta circunstanciada, en la que se haga constar de conformidad al dictamen emitido por el área jurídica y el dictamen del subcomité, la procedencia de la cancelación de los adeudos o saldos existentes, por encuadrar éste dentro de alguna de las figuras que prevé la clasificación de adeudos y/o saldos susceptibles de depurarse o cancelarse el cual será el soporte del registro contable.

III. En el caso exclusivo de la depuración de las cuentas 11314.- Deudores diversos y

13211.- Activos en depuración, de las dependencias y entidades, deberán apegarse a lo establecido en el acuerdo que crea la Comisión para la Depuración de Deudores Diversos del Gobierno del Estado publicado en el Periódico Oficial del Estado No. 036 de fecha 24 de mayo de 1995 y a los lineamientos emitidos por la Procuraduría Fiscal de la Secretaría de Hacienda.

CAPÍTULO V DE LA CONSOLIDACIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

Artículo 14.- Los Informes financieros y presupuestarios consolidados presentan los resultados en su conjunto de las operaciones financieras y presupuestarias, derivadas de la información financiera, presupuestaria y funcional que están obligados los Organismos Públicos a presentar a la Secretaría de Hacienda, establecido en el artículo 469 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Al preparar los estados financieros consolidados, los estados individuales de los Organismos Públicos y de los fideicomisos, se integran de cada una de las cuentas de activo, pasivo, hacienda pública, ingresos y egresos, de acuerdo a su naturaleza en grupos homogéneos, para conseguir que los estados consolidados presenten información financiera como si fuese de un solo ente, teniendo en cuenta lo siguiente:

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I. Para efectos de la consolidación se realizarán las eliminaciones de saldos y las transacciones entre Organismos Públicos que se consolidan.

II. Cuando dos o más entes realicen actividades u operaciones de similar naturaleza o pertenezcan a un mismo sector del gobierno central, o entidades, las que se defina como central o principal efectuará una consolidación intermedia, integrando a sus entes contables y dependientes, según el caso.

III. El proceso de consolidación de la información financiera y presupuestaria, incluirá

la eliminación de transacciones entre subsistemas, es decir, aquellas otorgadas y/o recibidas por los Organismos Públicos.

IV. Se elimina el valor de las cuentas que representan transacciones de vinculación de operaciones entre dos o más Organismos Públicos en la misma naturaleza representada en su estado financiero para no reflejar alteración en el resultado.

V. Cuando los estados financieros usados en la consolidación no tengan las mismas

fechas de referencia, se efectuaran ajustes para recoger los efectos de las transacciones u otros eventos significativos que haya ocurrido entre esas fechas y las del cierre de los estados financieros consolidados.

VI. Las políticas contables para la preparación de los estados financieros consolidados, serán aplicadas con criterios uniformes, cuando surjan transacciones o eventos similares producidos en circunstancias parecidas, se realizaran ajustes al consolidar para mantener la homogeneidad en el resultado.

VII. Los resultados obtenidos por las operaciones de un Organismo Público se incluirán

en los estados consolidados, desde la fecha de creación a la que se presenta, por su parte cuando exista un ente por lo cual haya sido escindido, fusionado o extinguido, se presentará el resultado hasta la fecha de su terminación, misma que integraran el estado de resultado consolidado, a fin de asegurar la comparabilidad de los estados financieros de un periodo a otro.

VIII. Los informes base para el proceso de consolidación se presentan en los formatos preestablecidos y reglamentados por la Secretaría de Hacienda.

IX. Los estados financieros consolidados deben contener la información necesaria para su análisis e interpretación y ser preparados de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, con los manuales que lo reglamentan y el presente ordenamiento.

Los principales estados financieros básicos que se presentan son: a) Estado de Situación Financiera. b) Estado de Resultados del Ejercicio. c) Estado de Rectificaciones a Resultados.

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d) Estado de Cambio en la Situación Financiera. e) Estado de Modificación a la Hacienda Pública.

X. Cuando existan hechos significativos que lo justifiquen se redactarán notas a los

estados financieros consolidados, pudiéndose incluir alguna otra información que se considere necesaria atendiendo a la naturaleza de estos informes.

XI. Los estados consolidados se podrán elaborar y presentar atendiendo los grupos de Organismos Públicos que se identifique en las disposiciones legales respetando la autonomía que los identifica y a la clasificación administrativa, de acuerdo a los siguiente:

a) Poder Legislativo, Poder Judicial y Poder Ejecutivo que incluye

Dependencias y Entidades de Control Presupuestario Directo y Organismos Auxiliares.

b) Entidades Paraestatales, tales como Organismos Descentralizados y

Empresas de Participación Estatal. c) Fideicomisos Públicos Estatales. d) Organismos Autónomos.

TÍTULO II DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE RECAUDACIÓN

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 15.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior en las últimas dos columnas y hasta el último nivel de información. Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro; en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Podrán elaborarse dos o más pólizas de activos, pasivos y Hacienda Pública y se registrará con fecha primero de enero. En el primer mes del ejercicio deberán de efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivo.

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Artículo 16.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Hacienda. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. Las principales cuentas en la operación son: I. Cuentas Bancarias.- La conciliación de las cuentas bancarias de recaudaciones será realizada por el centro contable del Subsistema de Recaudación. El centro contable del Subsistema de Recaudación será el responsable de efectuar las aclaraciones correspondientes con la institución bancaria, de las partidas en conciliación que resulten por inconsistencias. Al cierre del ejercicio previo análisis para identificar el origen de los cargos y abonos indebidos que refleje el estado de cuenta y con la conciliación bancaria definitiva, se realizará los ajustes contables correspondientes, los depósitos reportados de más por el banco, serán considerados por el centro contable del Subsistema de Recaudación como un Ingreso de Ley. II. Cuentas por Cobrar.- Se registrarán de la siguiente manera:

a) Deudores Diversos: Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 11314.- Deudores diversos, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda o en cualquiera de los centros recaudatorios de la Secretaría de Hacienda, y entregará la ficha de depósito al centro contable, para su registro correspondiente.

Todos aquellos saldos que provengan de ejercicios anteriores, deberán traspasarse a las cuentas 11315.- Deudores por responsabilidades y/o 11316.- Deudores sujetos a resolución judicial, según sea el proceso con su documentación comprobatoria correspondiente. La Dirección de Ingresos de la Secretaría de Hacienda a través de su Departamento de Créditos y Cobranzas, será la responsable de la recuperación del saldo de adeudos por cheques devueltos y el centro contable del Subsistema de Recaudación será el responsable de su análisis para la regularización contable y financiera al cierre del ejercicio.

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b) Deudores por Responsabilidades: El centro contable del Subsistema de Recaudación deberá solicitar a la Secretaría de la Contraloría, le informe de las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado el Patrimonio Estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno.

c) Deudores Sujetos a Resolución Judicial: Una vez denunciado el hecho ante la

autoridad competente, el centro contable dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el patrimonio estatal.

III. Cuentas de Conciliación.- El centro contable del Subsistema de Recaudación, registrará los ingresos captados a través de las cuentas bancarias de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, utilizando como soporte los reportes que enviará el centro contable del Subsistema de Fondos Estatales. El centro contable del Subsistema de Recaudación registrará contablemente los pagos por impuestos administrados utilizando como soporte las órdenes de pago y relación de Municipios, así como los traspasos al Fondo de Administración de Catastro, mismos que serán enviados por el centro contable de Municipios, a través de la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento a Organismos Públicos de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y

FUNCIONAL

Artículo 17.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda misma que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Mediante oficio remitir una vez instalado el Sistema Contable Computarizado la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial 2. Analítico de saldos

II. Semanal.- El Subsistema de Recaudación, a través del Sistema de Administración Hacendaria Estatal, proporcionará información en línea de una semana anterior, para consulta de movimientos a la citada Dirección. III. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros cuatro días posteriores al mes que corresponda y engargolada, la siguiente información:

1. Estado de ejecución de la Ley de Ingresos del Estado vigente. 2. Estado de ejecución de la Ley de Ingresos del Estado de años anteriores.

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3. Estado de modificación a la hacienda pública. 4. Balanza de comprobación mensual. 5. Balanza de comprobación acumulada. 6. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 7. Desglose de ingresos del estado de ejecución del año en curso. 8. Reporte de devoluciones de ingresos del año en curso. 9. Reporte de devoluciones de ingresos de años anteriores. 10. Desglose de los incentivos que otorga la federación al estado. 11. Informe de recaudación de impuestos federales coordinados.

Mediante oficio, a más tardar a los quince días posteriores al mes que corresponda, la siguiente información:

1. Conciliaciones bancarias de las cuentas de recaudaciones. La información correspondiente al mes de junio por Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa el primer día hábil del mes de julio del año correspondiente, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio.

La Dirección antes referida comunicará al centro contable, las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información. El centro contable corregirá invariablemente en la información definitiva que será entregada oficialmente dentro de los primeros diez días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero del año posterior al ejercicio que se cierra, para ser evaluada por la citada Dirección, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio.

La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada.

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El centro contable registrará las correcciones con fecha treinta y uno de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la citada Dirección, el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros cinco días posteriores al

trimestre que corresponda, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, en original y respaldo en CD-ROOM, la siguiente información:

a) Financiera

1. Estado de situación financiera 2. Estado de resultados del ejercicio 3. Estado de rectificaciones a resultados 4. Variaciones en cuentas de balance; con sus respectivas justificaciones 5. Hoja de trabajo 6. Análisis de antigüedad de saldos de cuentas de balance 7. Integración de cuentas de transferencias 8. Análisis de las cuentas patrimoniales 9. Integración de cuentas de resultados

b) Presupuestaria

1. Estado analítico de ingresos 2. Regionalización de los ingresos 3. Regionalización de los ingresos con devoluciones 4. Rectificaciones a las leyes de ingresos de ejercicios anteriores.

c) Funcional

1. Documento de política de ingresos; en archivo Word. V. Cierre.- El cierre contable definitivo deberá efectuarse a más tardar el treinta y uno de enero del ejercicio próximo siguiente al cierre y únicamente deberán incluir movimientos contables para regularizar operaciones, derivadas de las observaciones detectadas en la información previa del último mes del ejercicio de cierre, y los ajustes de orden y presupuestarios serán registrados al último día del mes del ejercicio que se cierra. La información contable correspondiente al cierre del ejercicio fiscal procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa debidamente engargolada o empastada a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, a más tardar dentro de los primeros catorce días del mes de febrero del ejercicio próximo al que se cierra:

1. Estado de ejecución de la Ley de Ingresos del Estado vigente.

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2. Estado de ejecución de la Ley de Ingresos de años anteriores. 3. Estado de modificación a la hacienda pública. 4. Desglose de ingresos del estado de ejecución de año en curso. 5. Reporte de devoluciones en efectivo. 6. Desglose de los incentivos que otorga la Federación al Estado. 7. Informe de recaudación de impuestos federales coordinados. 8. Conciliaciones bancarias de las cuentas de recaudaciones.

Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 30000 Hacienda Pública. 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública. 50000 De Orden Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deberán efectuarse posteriormente a la emisión de los reportes. Artículo 18.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 17 fracción IV del presente ordenamiento y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, en la fecha y términos siguientes: I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar en los primeros catorce días del mes de febrero del presente ejercicio, la información correspondiente al ejercicio inmediato anterior. II El Informe de Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar a más tardar dentro de los primeros diez días del mes de julio del ejercicio en curso en que se presenta. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Artículo 19.- Los estados financieros y reportes que mensualmente se presentan a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, serán firmados por el Subsecretario de Ingresos y el Director de Ingresos de la citada Secretaría. De la misma forma para los presentados trimestralmente excepto los entregados para el Informe de Avance de Gestión Financiera y cierre del ejercicio los cuales deberán ser rubricados por el C. Secretario y Subsecretario de Ingresos de la Secretaría de Hacienda. Artículo 20.- Los usuarios del sistema contable deberán alimentar los niveles que se requieran dentro del catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una

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descripción determinada, como son: número y nombre de la Delegación de Hacienda, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31511 Transferencias de ingresos por aplicar 31513 Transferencias por recuperaciones o venta de activos 31516 Transferencias de operaciones compensadas 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31611 Transferencias de devoluciones de ingresos de años anteriores 31613 Transferencias extemporáneas de ingresos 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 41111 Ingresos de ley 41211 Rectificaciones del ingreso de ley 51111 Ley de Ingresos estimados 51112 Ley de Ingresos por ejecutar 51113 Ley de Ingresos ejecutada 51211 Rectificaciones a la ley de ingresos por ejecutar 51212 Rectificaciones a la ley de ingresos ejecutada 55112 Certificados de compensación de impuestos emitidos 55115 Emisión de certificados de compensación de impuestos 55119 Contribuciones descontadas 55120 Descuentos en contribuciones Con la finalidad de homologar la estructura contable del catálogo de cuentas al Programa Integral Tak’in, en el segundo nivel, particularmente en los dos últimos dígitos se identificará la Delegación de Hacienda y el Centro de Recaudación respectivamente, de acuerdo a lo establecido en el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 41114 Beneficios diversos.

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También, existen casos muy particulares como las cuentas 31511.- Transferencias de ingresos por aplicar y 42114.- Pérdidas diversas que parcialmente no podrán ser incrementadas, eliminadas o modificadas.

TÍTULO III DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE FONDOS ESTATALES

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 21.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior, en las últimas dos columnas y hasta el último nivel de información. Podrán elaborarse dos o más pólizas de activos, pasivos y hacienda pública, y se registrarán con fecha primero de enero. En el primer mes del ejercicio deberán efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivos. Artículo 22.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Hacienda. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. Los principales eventos operacionales son:

I. Durante el primer mes del ejercicio, se deberán registrar los traspasos del saldo del ejercicio anterior de las cuentas que modifican a la Hacienda Pública, tales como Resultados, incrementos y decrementos al patrimonio.

II. Los ingresos se contabilizarán de acuerdo a la clasificación que se enuncia en la

Ley de Ingresos del Estado, sin embargo de existir depósitos no identificados en las cuentas bancarias de recaudación o Tesorería de la Secretaría de Hacienda, estas deberán registrarse en cuenta de pasivo en tanto se realiza la aclaración pertinente y teniendo como plazo hasta el cierre del ejercicio en el que fue recibido, ya que en el ejercicio inmediato siguiente serán considerados como ingreso de ley.

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III. A partir del 1º de marzo del ejercicio actual, el centro contable del Subsistema de

Fondos Estatales, registrará los recibos oficiales que emita por concepto de cancelación de cuentas bancarias del ejercicio anterior.

IV. Los deudores se clasifican en:

a) Deudores por responsabilidades: El centro contable del Subsistema de

Fondos Estatales, deberá solicitar a la Secretaría de la Función Pública, le informe de las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado al Patrimonio Estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno.

b) Deudores sujetos a resolución judicial: Una vez denunciado el hecho ante la

autoridad competente, el centro contable dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el patrimonio estatal.

Artículo 23.- El centro contable del Subsistema de Fondos Estatales enviará a la Subsecretaría de Ingresos de la Secretaría de Hacienda, los siguientes reportes, mismos que servirán para la conciliación de cuentas: I. Reporte de los rendimientos generados. Quincenalmente, a más tardar los días

diecisiete del mes y cinco del mes inmediato posterior al que se informa.

II. Ingresos de ley concentrados vía caja general. III. Concentraciones de ley, así como los virtuales. Quincenalmente, a más tardar los

días diecisiete del mes y tres del mes inmediato posterior al que se informa. IV. Ingresos ajenos concentrados vía caja general. V. Cédula de registros de reclasificaciones efectuadas que enlazan con el

Subsistema de Recaudación. Mensualmente el día cinco o al siguiente día hábil del mes inmediato posterior al que se informa.

VI. Reporte de los traspasos efectuados de las cuentas de recaudaciones a las

concentradoras, semanalmente, los primeros dos días hábiles de la siguiente semana a la que informan.

Artículo 24.- El registro del acta de cheques cancelados emitida por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda por concepto de reintegros, deberá efectuarse haciendo la cancelación en rojo de cada una de las cuentas que se hayan afectado originalmente. En el caso de los cheques cancelados por robo, extravío o deterioro, se registrarán en las cuentas de orden 55317.- Reconocimiento de cheques extraviados o robados y 55318.-

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Cheques reconocidos extraviados o robados, creadas para su control, el cual se cancela conjuntamente con el cheque en circulación al reexpedir el cheque para su pago. Por las actas de cheques cancelados por concepto de cheques en custodia deberán cancelar en rojo cada una de las cuentas que se hayan afectado originalmente. Artículo 25.- El pago de pasivos será de la forma siguiente: I. De servicios personales.- La Tesorería de la Secretaría de Hacienda emitirá las

nóminas y cheques para el pago de pasivos por servicios personales centralizados del ejercicio anterior, a más tardar el último día hábil del mes de febrero del presente ejercicio, con cargo al presupuesto del ejercicio anterior de los Organismos Públicos del Ejecutivo al que correspondan los pasivos, que deben estar registrados en la contabilidad de los organismos a más tardar el último día del ejercicio anterior, de lo contrario, el Organismo tramitará su pago con recursos del presente ejercicio como ADEFAS.

La Tesorería de la Secretaría de Hacienda cancelará definitivamente las cuentas bancarias pagadoras de sueldos de la Burocracia y Magisterio Estatal de un ejercicio, después de haber transcurrido los seis meses de la última emisión de nóminas y cheques; expedirá los recibos oficiales por las economías que resulten. Determinará los cheques en circulación, y los recursos por este concepto quedarán disponibles en la cuenta bancaria destinada para este fin. II. De pasivos recibidos.- El centro contable del Subsistema de Fondos, únicamente

recibirá pasivos que se cubran con recursos del Programa Normal de Gobierno del Estado de los Organismos Públicos del Ejecutivo, a través de la solicitud de pago para el beneficiario que se ha presentado a cobro en la Dependencia o Entidad, con anexo de la Cédula de Pasivos Trasladados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, copia del recibo oficial, copia de la última conciliación bancaria si se trata de cheques en circulación y carta de autorización.

Quedan exceptuados de estos, aquellos que se cubran con recursos del Programa de Apoyo para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas y del Fideicomisos para la Infraestructura en los Estados. Artículo 26.- El Organismo Público que se fusiona, deja en desuso su clave administrativa, porque sus bienes, derechos y obligaciones pasan a formar parte total o parcial de otro organismo existente o de nueva creación, quien los asume y tiene clave administrativa distinta del fusionado. El Organismo Público que se escinde, se desintegra total o parcialmente para formar otro nuevo, incorporarse a uno ya existente o para dejar de existir. En la escisión total, el escindente deja en desuso su clave administrativa, porque sus bienes, derechos y obligaciones pasan a formar parte total o parcial del escindido, quien

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los asume y tiene clave administrativa distinta del escindente. El centro contable del Subsistema de Fondos Estatales, efectuará en su contabilidad los registros de ajustes de cierre de las cuentas de Transferencias pendientes de aplicación y orden financieras, así como los traspasos de cuentas de resultados y modificaciones patrimoniales a la cuenta de patrimonio de los Organismos Públicos fusionados o escindentes, previa conciliación con el Subsistema de Egresos.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA

Artículo 27.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, misma que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Mediante oficio remitir, una vez instalado el sistema contable computarizado, la siguiente información:

1. Balanza de comprobación. 2. Analítico de saldos.

II. Semanal.- El Subsistema de Fondos Estatales, a través del Sistema de Administración Hacendaria Estatal de Tesorería deberá reflejar las pólizas los movimientos efectuados de las operaciones semanales, los días lunes y el último día hábil del mes. III. Mensual.- Mediante oficio dentro de los primeros cuatro días posteriores al mes que corresponda y engargolada la siguiente información:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la hacienda pública. 3. Balanza de comprobación mensual. 4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Reporte de ingresos de ley concentrados vía caja general. 7. Reporte de ingresos ajenos concentrados vía caja general. 8. Resumen de percepciones y deducciones del costo de nóminas. 9. Copia de los resúmenes del acta de cheques cancelados. 10. Reporte de traspasos efectuados de las cuentas de recaudaciones a las cuentas

concentradoras. 11. Relación de cheques expedidos. 12. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

Mediante oficio, dentro de los primeros quince días posteriores al mes que corresponda las conciliaciones bancarias

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Para efectos del Informe de Avance de Gestión Financiera, la información correspondiente al mes de junio será entregada en forma previa el primer día hábil de julio para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, enviando lo siguiente:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la hacienda pública. 3. Balanza de comprobación mensual. 4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

La Dirección antes referida comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá invariablemente en la información definitiva, que será entregada oficialmente dentro de los primeros diez del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa en los primeros cinco días hábiles de enero del ejercicio próximo siguiente al del cierre para ser evaluada por la citada Dirección, enviando lo siguiente:

1. Estado de cambios en la situación financiera. 2. Estado de modificación a la hacienda pública. 3. Balanza de comprobación mensual. 4. Balanza de comprobación acumulada. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas.

La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones contables una vez revisada la información recepcionada. El centro contable registrará las correcciones con fecha treinta y uno de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la citada Dirección, el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros cinco días posteriores al

trimestre que corresponda, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y respaldo en CD ROOM, la siguiente información:

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a) Financiera 1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultado del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Variaciones en cuentas de balance, con sus respectivas justificaciones. 5. Hoja de trabajo. 6. Integración de las cuentas de resultados. 7. Integración de cuentas de transferencias. 8. Análisis de las cuentas patrimoniales. 9. Análisis de antigüedad de saldos de cuentas de balance

V. Cierre.- El cierre contable definitivo de diciembre, deberá efectuarse a más tardar el último día hábil del mes de enero del ejercicio próximo siguiente al que se cierra y los movimientos contables para regularizar operaciones es decir los ajustes previos derivados de las observaciones detectadas en la información previa del mes de diciembre, así como los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio que se cierra. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11111 Ingresos por depositar. 11411 Concentraciones en tránsito. 11513 Anticipo de ministraciones. 23111 Pasivos trasladados. 21116 Impuestos municipales administrados. 31415 Transferencias de saldos otorgados. 31416 Transferencias de saldos recibidos. 31500 Transferencias pendientes de aplicación del ejercicio. 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores. 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la hacienda pública. 54000 De orden Financieras. Las cuentas 11111.- Ingresos por depositar, 11411.- Concentraciones en tránsito, 11513.- Anticipo de ministraciones, 23111.- Pasivos trasladados, podrán salvo causa debidamente justificada presentar saldo al cierre del ejercicio. Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deben efectuarse posteriormente a la emisión de reportes. De la información contable correspondiente al cierre definitivo de un ejercicio fiscal y que es procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, en forma impresa dentro de los primeros catorce días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, en status cerrado, la siguiente información:

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Auxiliares de las cuentas que enlazan con otros subsistemas, generados antes de efectuar los ajustes de resultados y Conciliaciones bancarias. Adjunto a la información impresa, el respaldo en un CD-R, con portada que identifique el Subsistema al que corresponde. Artículo 28.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 27 fracción IV del presente ordenamiento y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de de la Secretaría de Hacienda, en la fecha y término siguiente: I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar en forma impresa en original y copia, así

como en CD-R en los primeros catorce días del mes de febrero, del ejercicio próximo siguiente al del cierre.

II. El Informe de Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar dentro de los

primeros diez días del mes de julio del ejercicio en el que se presenta la información. Artículo 29.- Los estados financieros y reportes que mensualmente se presentan a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, serán firmados por el Tesorero y el Director de Control Financiero de la citada Secretaría. De la misma forma para los presentados trimestralmente, excepto los entregados para el Informe de Avance de Gestión Financiera y cierre del ejercicio los cuales deberán ser firmados por el C. Secretario y el Tesorero de la Secretaría de Hacienda. Artículo 30.- El mantenimiento del catálogo de cuentas estará a cargo de los usuarios del Sistema Contable, quienes alimentarán los niveles que requieran y que el sistema permita. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre de la dependencia o entidad, nombre del responsable, concepto, entre otros. I. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31411 Decrementos al patrimonio. 31412 Incrementos al patrimonio. 31415 Transferencias de saldos otorgados. 31416 Transferencias de saldos recibidos. 31511 Transferencias de ingresos por aplicar. 31512 Transferencias por reintegros del año en curso.

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31513 Transferencias por recuperaciones o ventas de activos. 31514 Transferencias de recursos ministrables centralizados. 31515 Transferencias de recursos ministrables descentralizados. 31517 Transferencias de recursos y aportaciones a organismos. 31520 Liquidadora de transferencias del año en curso. 31611 Transferencias por devoluciones de ingresos de años anteriores. 31612 Transferencias por reintegros de años anteriores. 31613 Transferencias extemporáneas de ingresos. 31616 Transferencias extemporáneas de egresos. 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores. 41113 Diferencia por tipo de cambio a favor. 42113 Diferencia por tipo de cambio a cargo. 54116 Disponibilidad en fondos específicos. 54117 Disponibilidad ministrable solicitada. 54216 Disponibilidad en fondos específicos de años anteriores. 54217 Disponibilidad ministrable solicitada de años anteriores. II. Las cuentas que soliciten en algún nivel las claves y nombres de las deducciones por

servicios personales, estas se describirán de acuerdo a la relación de deducciones vigentes que emite la Secretaría de Hacienda.

III. Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción,

por lo que el usuario no puede incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31512 Transferencias por reintegros del año en curso. 31520 Liquidadora de Transferencias del año en curso. 31611 Transferencias por devoluciones de ingresos años anteriores . 31612 Transferencias por reintegros de años anteriores. 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores.

TÍTULO IV DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE EGRESOS

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 31.- El sistema operará de una manera integral, donde las unidades responsables de la ejecución del ingreso y gasto público, así como del registro de control de la deuda pública, de los bienes patrimoniales, de los fondos financieros y otros derechos y obligaciones gubernamentales, tendrán la atribución de incorporar al sistema el registro de sus operaciones.

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Para garantizar el uso del sistema por las unidades ejecutoras del gasto, se requiere el uso de dicho sistema para efectuar cualquier pago con fondos presupuestarios, así como no presupuestario. Artículo 32.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldo del ejercicio inmediato anterior en las últimas dos columnas y hasta el último nivel de información. Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro, en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Podrán elaborar dos o más pólizas de activos, pasivos y hacienda pública, y se registrarán con fecha primero de enero. Los Organismos Públicos que cambien de clave presupuestaria en la clasificación administrativa durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales con la nueva clave presupuestaria en el mes que indique. Los Organismos Públicos de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales, en el mes que indique el decreto de creación siempre y cuando se le otorgue un patrimonio en el mismo. En el primer mes del ejercicio deberán efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivos. Artículo 33.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Hacienda. Los registros contables se harán en la concepción de seguir los procesos administrativos que se realicen en la ejecución del gasto. Por lo que la Contabilidad Gubernamental del Estado considerará un sistema presupuestario mixto, en el cual se registrarán los ingresos en el momento en que se realiza su recaudación efectiva y los gastos cuando se genera la obligación de pagarlos. I. Forma de ejecución del ejercicio del gasto: Los registros del ejercicio del gasto pueden variar en virtud que en ocasiones las fases pueden darse en forma simultánea. A continuación se mencionan las formas:

a) Registro del proceso normal del ejercicio del gasto: Para la realización de la ejecución del gasto es necesario que se cumpla el proceso del compromiso, ya que no se podrá realizar ninguna ejecución de pago sin antes estar reflejado en

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cada una de estas fases como son: compromiso, devengado, ejecución del pago, consumido o usado cuando este se trate de bienes inventariables.

b) Registro del pago y el ejercido simultáneo: Esta situación generalmente

ocurre en los casos en los que no existe una separación temporal entre la decisión que origina el compromiso y la liquidación del gasto, o en aquellos casos en que el monto de la transacción se conoce al momento en que se realiza la liquidación, cumpliéndose entonces un solo procedimiento administrativo y serán: devengado o ejercido y ejecución del pago.

Las áreas contables de los Organismos Públicos, serán los responsables de emitir los reportes que correspondan, verificar y validar los soportes de las pólizas y los documentos presupuestarios. Este tipo de operación se dará en aquellos casos en que los pagos sean centralizados y, aunque se dan dos fases, existe un solo proceso administrativo. Aunque estos eventos en primera instancia los realiza la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la documentación soporte de estos movimientos y los documentos que amparan las pólizas y la documentación presupuestaria, será responsabilidad de cada una de las áreas contables de los Organismos Públicos. Los centros contables correrán los registros correspondientes según sea el procedimiento administrativo, para que el evento sea contemplado en la contabilidad. II. De las pólizas: Dentro del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, podrán efectuar los registros contables de los siguientes tipos de:

a) Pólizas de Saldos Iniciales: registra movimientos por los saldos finales del ejercicio anterior.

b) Pólizas de Ingresos: registra todos los movimientos efectuados por depósitos en cuentas bancarias.

c) Póliza de Diario: registra los movimientos de operaciones que no afecten el ingreso y egreso.

d) Póliza de Transferencia: registra los movimientos bancarios en banca electrónica.

e) Póliza de Cheque: registra el movimiento de las operaciones de transacciones financieras en modalidad de cheques nominativos.

f) Contra Póliza: genera los registros contrarios por corrección o cancelación de una póliza.

g) Póliza de Ajuste: registra los movimientos que se realizan al final del ejercicio de cuentas de orden y de resultados.

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Los registros de las pólizas automatizadas que se generan del presupuesto tendrán como soporte las afectaciones de los oficios de autorización presupuestaria, ministraciones y documentos múltiples. Dichas pólizas las publica periódicamente la Secretaría de Hacienda en la página de Internet, para que los Organismos Públicos ejecuten los registros en el sistema. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera. III. Fondo revolvente. El fondo revolvente se constituye de las ministraciones reales de los Organismos Públicos del Ejecutivo, disponiendo de forma inmediata dichos recursos para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de las actividades, durante un ejercicio fiscal. El Titular del Organismo Público del Ejecutivo, autorizará el monto proyectado anual de los niveles jerárquicos que este designe al inicio de cada ejercicio fiscal o al inicio de actividades del organismo. Es responsabilidad del titular la autorización de cada monto, así como el de vigilar el correcto uso de los recursos económicos del fondo, observando las Medidas de Austeridad, Disciplina y Racionalidad del Gasto. Los titulares autorizarán los montos del Fondo Revolvente conforme a la siguiente tabla:

NIVELES MÍNIMO MÁXIMO TITULARES $ 10,000.00 $ 75,000.00 JEFES DE UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO*

$ 10,000.00

$ 50,000.00

DIRECTORES* $ 10,000.00 $ 25,000.00 JEFES DE DEPARTAMENTO* $ 10,000.00 $ 10,000.00

*Considerar puestos equivalentes en jerarquía.

El otorgamiento de los recursos a los responsables que el titular haya autorizado para el manejo del fondo revolvente, no está condicionado a la liberación de la cuenta que la Secretaría de Hacienda acciona para realizar el registro contable. Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo necesiten contabilizar el fondo revolvente, se apegarán a las disposiciones que dicta el Reglamento del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, solicitando por escrito a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, la liberación de la cuenta anexando el formato T IV-13 debidamente requisitado.

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Solo se aceptarán modificaciones de nombre de responsable por cambios de funcionarios públicos, y de o cancelaciones que deberán ser notificados oportunamente por escrito mediante formato T IV-13, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza emitida por el Sistema, de los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja. Las entidades anexarán copia del acuerdo modificatorio donde autoriza el Órgano de Gobierno. Los montos que por necesidad extraordinaria rebasen las cantidades establecidas en la tabla, deberán estar plenamente justificados y respaldados con la firma del titular del organismo, quien será el único responsable de la autorización de los montos para el manejo del fondo revolvente. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente de los Organismos Públicos, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto. El monto de gasto por viáticos será determinado conforme a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, emitidos en forma conjunta por la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda. El Titular del Organismo Público o en su caso las personas que este designe, serán los responsables del manejo de los recursos asignados por concepto de fondo revolvente, y no se liberará la cuenta contable en el último trimestre del ejercicio, salvo que sea un organismo de nueva creación o por cambio de funcionarios públicos. Los recursos otorgados por comisiones se considerarán devengados hasta que sean comprobados. Quedará excluido el registro de estas erogaciones en la cuenta 13114.- Operaciones en proceso de regularización presupuestal. La fecha para la comprobación de gastos por comisión será invariablemente y a más tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión, con base a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha en que reciban las comprobaciones. El sistema computarizado permitirá los movimientos contables durante el ejercicio por las comprobaciones del fondo revolvente, hasta el monto solicitado para su alta en el sistema, soportando con la documentación comprobatoria correspondiente. IV. Cuentas bancarias.

a) El registro de las operaciones financieras, tratándose de expedición de cheques, estos estarán sujetos a la suficiencia que reflejen los libros contables a una fecha

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determinada, cuidando que en cada cierre mensual no existan sobregiros en los auxiliares de cada banco, de existir compromisos devengados, estos deberán realizarse a través de un reconocimiento formal de pasivos a favor de terceros.

Si al cierre del ejercicio existe suficiencia presupuestaria y los recursos a depositar estuvieren en tránsito, no deberá expedirse cheque de las cuentas bancarias, sino que se procederá a la creación del pasivo correspondiente.

b) Los Organismos Públicos del Ejecutivo serán las responsables de realizar las recuperaciones y aclaraciones de inconsistencias de las cuentas bancarias de ejercicios anteriores.

c) Será responsabilidad de los Organismos Públicos elaborar la conciliación de las

cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la Institución Bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica, de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio y de la cancelación de la cuenta bancaria.

d) Los intereses que generen las cuentas maestras existentes, serán contabilizados en

la cuenta 21113.- Acreedores, excepto las referentes a ingresos propios y recursos ajenos.

En el momento que la Institución Bancaria transfiera los intereses a la cuenta de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, se deberá realizar el registro contrario.

e) Es responsabilidad de los Organismos Públicos que los recursos que disponga de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda a través de sus cuentas, sean usados para los fines previstos, así como los recursos por reintegro de gastos no ejercidos de ejercicios anteriores y recuperaciones sean depositados en la cuenta bancaria señalada en las Políticas de Tesorería.

Los Organismos Públicos de manera excepcional, utilizarán los formatos de cheques en forma continua, de acuerdo a las especificaciones que establezca la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, previa autorización de la Tesorería de la citada Secretaría. Dichas especificaciones, tendrán vigencia durante el ejercicio fiscal. Los Organismos Públicos del Ejecutivo podrán expedir cheques de sus cuentas bancarias maestra o balance cero, definiendo las fechas de pago de los mismos conforme la disponibilidad financiera que mantengan en sus cuentas bancarias, en virtud de que serán alimentadas con los recursos de la cuenta bancaria concentradora de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

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V. Ingresos propios.

a) Dependencias:

Todos los ingresos que se recauden por cualquier concepto por las Dependencias y sus Órganos Administrativos, no podrán destinarse a fines específicos, debiéndose concentrarse a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda y registrarse contablemente en cuentas de orden. Los Organismos Públicos del ejecutivo comunicarán mensualmente a la Dirección de Ingresos de la Subsecretaría de Ingresos de la Secretaría de Hacienda, los reintegros que efectúen por este concepto.

b) Las entidades:

Los ingresos obtenidos por las entidades que emitan bases para concurso de licitaciones en obra pública, y los especificados en la Ley de Ingresos del Estado vigente, deberán ser concentrados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. Los ingresos distintos a lo especificado en el párrafo anterior, deberán registrarlos contablemente, para que se reflejen en la cuenta de resultados denominada ingresos propios. La aplicación de los ingresos propios que perciban las entidades, se regirá de acuerdo a las reglas y políticas que emita el propio ente, considerando en ellas a lo menos lo siguiente:

1. Incluir dentro del presupuesto los ingresos y egresos propios autorizados por el Órgano de Gobierno, junta directiva o máxima autoridad representativo del organismo.

2. Que cumplan con la finalidad de las funciones sustantivas del organismo. 3. Que los documentos comprobatorios cumplan con las disposiciones legales. 4. Reflejarse en los libros contables.

VI. Recursos ajenos. Son aquellos recursos que recibe el Organismo Público del Ejecutivo para la realización de Programas, a través de instituciones distintas del Gobierno del Estado, ya sean Nacionales o Extranjeras y/o aquellos convenidos directamente por la Federación. Su registro contable se efectuará además en cuentas de balance, cuentas de orden, las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio. El control de los recursos, se apegará a lo dispuesto en el artículo 10 del presente ordenamiento debiéndose reflejar en los libros contables.

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VII. Deudores. La vigencia del presupuesto es de un año, para atender las actividades, obras y servicios públicos a cargo de los Organismos Públicos; por lo tanto los recursos no ejercidos al cierre de cada ejercicio deben reintegrarse a la cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

a) Deudores por cargos bancarios:

Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 11313.- Deudores por cargos bancarios, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, y entregará la ficha de depósito a los Organismos Públicos.

Los Organismos Públicos, proporcionarán los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. Esta cuenta se encuentra restringida para efectuar movimientos deudores, únicamente recibe movimientos acreedores.

b) Deudores diversos:

Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 11314.- Deudores diversos, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, y entregará la ficha de depósito a los Organismos Públicos. Los Organismos Públicos, proporcionarán los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. Esta cuenta se encuentra restringida para efectuar movimientos deudores, únicamente recibe movimientos acreedores.

c) Deudores por responsabilidades:

Los Organismos Públicos deberán solicitar a la Secretaría de la Función Pública, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas sobre actos que hayan afectado al patrimonio estatal, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno.

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Todas las recuperaciones deben ser depositadas en cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, aun tratándose de adeudos que ya no se reflejan en las cuentas de activo e independientemente del ejercicio en el que fueron determinadas.

d) Deudores sujetos a resolución judicial:

Una vez denunciado el hecho ante autoridad competente, el Organismo Público dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en el patrimonio estatal. Todas las recuperaciones que se logran por intervención del ministerio público deberán ser depositadas en cuenta bancaria de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, aun tratándose de adeudos que ya no se reflejan en las cuentas de activo e independientemente del ejercicio en el que fueron determinadas. VIII. Inventario. Los Organismos Públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de operación con ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. IX. Registro y control del activo fijo. Respecto al control de los activos fijos, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejarán el costo de los activos en forma individual, de tal forma que pueda identificar las características propias del bien. Los activos fijos adquiridos a partir del año 2000 y que cuenten con soporte documental, formarán parte del patrimonio del Gobierno Estatal, actualizándose sucesivamente, de acuerdo a las altas y bajas de los mismos.

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Los activos fijos, adquiridos con fechas anteriores a la especificada en el párrafo que precede y que tenga vida útil podrán incorporarse de acuerdo a los criterios establecidos en el artículo 34 del presente ordenamiento. Los Organismos Públicos Descentralizados de la Federación, tales como Secretaría de Educación, Instituto de Salud, Instituto de Educación para los Adultos, entre otros, de los cuales se transfirieron activos de la Federación, estos podrán ser incorporados al patrimonio estatal, una vez que se cuente con la documentación soporte respectiva. Los activos que no estén en el supuesto que indica el artículo 12 fracción I, inciso g); del presente ordenamiento, se reclasificarán al costo de operación, costo de inversión, costo de operación con ingresos propios o decrementos al patrimonio si proviene de recursos ajenos, por considerarse menor a veinte veces el salario mínimo diario vigente en el Estado, debiendo llevar el control en el que pueda identificarse. El registro y control de los activos fijos inventariables, debe realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo:

a) En las siguientes cuentas: 12111.- Mobiliario y Equipo de Administración. 12112.- Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso

Informático. 12113.- Vehículos y Equipo de Transportes. 12114.- Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio. 12115.- Herramientas y Refacciones. 12116.- Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública. 12117.- Módulos Electrónicos.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes. 2. Los registros contables, deben estar debidamente soportados con la

documentación que ampare la propiedad del mismo.

3. Existan físicamente, actualizando el inventario correspondiente.

4. El inventario físico deberá mostrar el detalle de cada uno de los bienes con su número de inventario, en caso de que el activo se integre por varios artículos ensamblados podrán tener el mismo número de inventario o bien por separado.

5. Reclasificar contablemente los bienes muebles otorgados en contrato de

comodato.

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b) En las siguientes cuentas: 12211.- Edificios; y 12212.- Terrenos.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los edificios y terrenos, así como de los gastos por adjudicaciones, expropiación e indemnización por daños de los mismos.

2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. 3. Realizar la baja de los edificios y terrenos por transferencias a otras

dependencias y/o entidades, por donaciones otorgadas, caso fortuito o de fuerza mayor mediante acta.

4. Tratándose de transferencia de bienes otorgados, se vigilará que las actas de

entrega contengan entre otros datos los siguientes; año de adquisición, descripción del bien, situación de su estado de uso, valor en libros. Vigilando asimismo que el Organismo Público que recibe, realice los movimientos de registros relacionados a su incorporación.

5. Reclasificar contablemente los edificios y terrenos otorgados en contrato de

comodato. X. Obra pública. Cuando se realicen registros de operaciones en los que se incrementen o modifican a la hacienda pública deberán considerar lo siguiente:

a) 12213.- Obras en Proceso:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se realiza todo tipo de adquisiciones necesarias para la construcción, instalación, ampliación, rehabilitación, servicios relacionados con la obra pública, etc., así como las asignaciones para realizar estudios de preinversión.

2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. 3. Verificar que cada uno de los importes constituidos como saldos al cierre del

ejercicio, especificando claramente en la descripción del analítico de saldos, el número y nombre de la obra, así como las siglas de la fuente de financiamiento.

4. Especificar en el analítico de saldos, las obras que pertenecen a la educación

estatal y federalizada, así como las que correspondan a los Organismos Públicos Descentralizados.

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5. Las obras que se realicen con recursos provenientes de más de una fuente de financiamiento, deberán registrarse de forma desglosada, procurando se identifiquen en el analítico de saldos la ejecución del gasto.

b) 12214.- Obras Terminadas por Transferir:

Las dependencias y entidades deberán realizar el registro contable de las obras terminadas por transferir en un plazo máximo de quince días hábiles posteriores a la firma del acta de terminación de obra. Por los gastos de obra destinados a mantenimiento, conservación y adiciones de bienes inmuebles tales, como: cancelerías, entrepaños, impermeabilizantes, pinturas y remodelaciones internas, así como los indirectos, fletes aplicados en el proceso de ejecución de la obra, en términos contables se aplicará su reclasificación al costo de operación o inversión de año en curso o de años anteriores, según corresponda. Las obras de beneficio y uso público, como parques, caminos, carreteras, así como las adiciones, o mejoras a los mismos; gastos de mantenimiento y conservación de éstos, se aplicarán contablemente su reclasificación al costo de inversión de año en curso o de años anteriores, según corresponda. En caso de obras terminadas por transferir, particularmente, las relacionadas con el sector educativo será necesario especificar en el analítico de saldos, las que pertenecen a la educación estatal y federalizada, así como las que correspondan a los Organismos Públicos Descentralizados. El área administrativa deberá solicitar las actas de entrega de las obras, a efecto de contar con la documentación soporte que le permita correr de manera inmediata los asientos contables respectivos, vigilando se plasme en los documentos la descripción analítica de las obras.

c) Transferencia de Obra y Costo de Obra:

Tratándose de una obra ejecutada por una dependencia, una vez que se haya concluido la ejecución y efectuado la recepción proveniente del contratista de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 97, 98 y 99 de la Ley de Obra Pública, el Organismo Público ejecutor, lo remitirá a la dependencia encargada de su administración, indicando los datos siguientes de la obra transferida: descripción de la obra, ubicación, costo, de conformidad al formato No. T IV-02. Si el organismo ejecutor es una entidad y la obra se construye en un bien inmueble patrimonio del Estado, informará oficialmente mediante la Cédula de Movimiento Patrimonial a la dependencia el valor de la obra, para efectos de actualizar el valor patrimonial en los estados financieros a través del formato No. T IV-03, sin que por esta acción el ejecutor se libere de la responsabilidad adquirida en el

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proceso de la obra. Tratándose del sector educativo es necesario especificar adicionalmente la clave de la escuela en el formato de referencia. Las obras que se reciban en el siguiente ejercicio al de su conclusión, el organismo encargado de su administración, deberá registrarlo de acuerdo con el ejercicio que haga referencia su terminación. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas deberán ser registradas en un plazo máximo de treinta días hábiles posteriores a la fecha de entrega de las mismas en el activo fijo de la dependencia o entidad que le corresponde.

XI. Fideicomisos Públicos e Inversiones.

a) Cuando se afecten a las cuentas de fideicomisos, deberán vigilar que se cumplan, lo siguiente:

12311.- Fideicomisos para financiamiento de obras. 12312.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento agropecuario. 12313.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento industrial. 12314.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento al comercio y otros servicios. 12315.- Fideicomisos para el fomento y financiamiento de la educación. 12316.- Fideicomisos para prestaciones sociales. 12317.- Fideicomisos para adquisición de títulos de crédito.

1. Anotar el año en que se dio la autorización de la inversión, así como de sus respectivas ampliaciones.

2. Verificar que sus registros contables estén debidamente soportados con los

contratos establecidos. 3. Realizar la baja de las inversiones de acuerdo a los términos que se especifiquen

en los Convenios o al practicarse la liquidación del mismo. 4. Soportar los registros con los convenios de extinción del contrato del

Fideicomiso, así como con el recibo oficial por el reintegro que efectúen.

5. Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos en los contratos y convenios, así como las obligaciones y derechos para dichos Fideicomisos.

6. Verificar que el monto establecido en el fideicomiso como aportación estatal,

coincida con el registro contable del Organismo Público del Ejecutivo al que se haya sectorizado, si no lo estuviera investigar dicha diferencia para efectuar los ajustes correspondientes debidamente soportados con las actas del comité.

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b) 12412.- Inversiones en Empresas Paraestatales.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se le otorgó la inversión, así como de la recepción de saldos a esta cuenta con motivo de transferencias entre Organismos Público.

2. Verificar que sus registros contables estén debidamente soportados con sus

respectivos contratos. 3. Al registrar alguna inversión se deberá cumplir debidamente con los acuerdos

establecidos en los contratos, así como sus obligaciones y derechos. 4. Realizar la baja de la inversión por las ventas de acciones que hayan efectuado o

por las transferencias del saldo de esta cuenta a otro Organismo Público.

5. Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registrado contable; si no lo estuviera investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

c) 12413.- Otras Inversiones.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos,

obligaciones y otros valores, así como de otros apoyos temporales con enfoque social en empresas, que permitan la reactivación económica del Estado.

2. Verificar que los registros contables estén debidamente soportados con el oficio

presupuestario. 3. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos establecidos por la adquisición de bonos,

obligaciones y de los apoyos temporales con enfoque social efectuando las gestiones correspondientes.

4. Realizar las modificaciones a la cuenta, incremento o decremento al patrimonio,

de acuerdo a las notificaciones u otro documento que soporte los ajustes. XII. Semovientes.

a) Los semovientes constituyen parte del patrimonio del erario, por lo que deberán cuidar en las cuentas, lo siguiente:

12511.- Semovientes de Trabajo y de Reproducción. 12512.- Especies Menores, Piscícolas y de Zoológico.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquiere toda clase de especies animales, así como de la recepción de saldos a esta cuenta con motivo de transferencias entre Organismos Públicos.

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2. De las crías obtenidas por reproducción de semovientes, serán registrados como

incrementos al patrimonio.

3. Los semovientes que se hayan otorgados mediante aparcerías, serán dados de baja con el acta de entrega a los beneficiarios o comunidades, llevando un control de las crías recibidas y entregadas a otros beneficiarios.

4. Si existe el bien y no se encuentra registrado se deberá investigar su

procedencia y soportar con documento su valor. 5. En caso de no contar con el valor del bien, se le dará valor conforme a los

Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles Adscritos al Poder Ejecutivo, que emite la Secretaría de Hacienda y al artículo 34 del presente ordenamiento.

6. Realizar la baja del bien por transferencias a otro Organismo Público, por

donaciones otorgadas, por muerte, caso fortuito o de fuerza mayor mediante acta.

XIII. Activos en Contrato de Comodato.

a) La cuenta 12611.- Activos en Contrato de Comodato, deberá cuidarse que contenga lo siguiente:

1. Asentar en sus registros contables el año en que se otorgaron los bienes

muebles e inmuebles con sus respectivos contratos de comodato. 2. Contar con relaciones analíticas de los bienes muebles e inmuebles con su

número de inventario. 3. Tener en cuenta la terminación del Contrato de Comodato, para efectuar el

registro contable de cancelación. XIV. Otros Activos.

a) 13111 Adeudos de Dependencias y Entidades:

Los recursos de ejercicios anteriores que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. Esta cuenta queda restringida para efectuar movimientos deudores en las subcuentas 01.- Ministraciones pendientes de depósito, para las dependencias que manejen cuentas maestras; 02.- Entregas en efectivo y 03.- Entregas en especie, únicamente recibirán movimientos acreedores para reclasificar las operaciones mencionadas en el párrafo que antecede.

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b) 13113.- Unidades Administrativas Deudoras:

Los Organismos Públicos utilizarán esta cuenta para registrar los recursos que otorguen a sus distintos órganos administrativos dependientes locales o foráneos, para cubrir gastos de operación y/o de programas específicos y que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades durante un ejercicio fiscal. Es responsabilidad del titular del Organismo Público, autorizar el monto y vigilar el correcto uso de los recursos económicos, observando las medidas de austeridad, disciplina y racionalidad del gasto. Quedan excluidos de este tratamiento los recursos para pago de servicios personales de los órganos administrativos dependientes, los cuales deberán ser ejercidos de acuerdo al reporte de nóminas. La cuenta 13113.- Unidades Administrativas Deudoras, se encuentra restringida en todos los niveles del catálogo de cuentas. Los Organismos Públicos solicitarán por escrito a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, la liberación de la cuenta 13113.- Unidades administrativas deudoras para ser utilizada en el Sistema contable, mediante formato T IV-14, anexando la autorización de su titular. Las entidades enviarán copia del acuerdo donde autoriza el Órgano de Gobierno. De existir cambios de funcionarios públicos, deberán ser notificados oportunamente por escrito mediante formato T IV-14, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza emitida por el Sistema, de los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja. Las entidades anexarán copia del acuerdo modificatorio donde autoriza el Órgano de Gobierno. La citada Dirección no liberará la cuenta contable en el último trimestre del ejercicio, salvo que se trate de un organismo nuevo o de cambios de funcionarios. El monto asignado, será el importe fijo hasta por el cual podrán otorgarle recursos mensualmente al órgano administrativo dependiente, no será acumulativo. La comprobación de los gastos será mensual, el responsable del recurso en el órgano administrativo dependiente, tendrá cinco días hábiles posteriores al mes que comprueba para entregar las comprobaciones al área administrativa del Organismo Público para que se pueda radicar el recurso del siguiente mes.

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El control y administración de los recursos otorgados en esta modalidad será responsabilidad de la persona encargada que recibe el recurso en el órgano administrativo dependiente.

c) 13114.- Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal:

Esta cuenta queda restringida parcialmente para los Organismos Públicos del Ejecutivo, únicamente recibirá movimientos acreedores para regularizar saldos de ejercicios anteriores, su uso para movimientos deudores será liberado previa solicitud por escrito para el acceso al sistema computarizado, a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, indicando las justificaciones del trámite respectivo de regularización que se encuentra en proceso, debiendo quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de sesenta días. La finalidad de la Contabilidad Gubernamental, es la de reflejar los gastos previamente autorizados por la Secretaría de Hacienda, por lo que es responsabilidad del Organismo Público registrar el ejercicio del gasto y, en caso, de reflejar saldo al cierre del ejercicio en esta cuenta, presentar las justificaciones suficientes. Queda excluido el registro de gastos a comprobar en esta cuenta.

XIV. 13211.- Activos en Depuración. Los recursos de años anteriores no reintegrados en su oportunidad y que se encuentran reflejados en la cuenta 13211.- Activos en depuración, deberán ser reintegrados directamente por el deudor en forma parcial o total mediante depósito a la cuenta bancaria establecida para tal fin por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda y entregará la ficha de depósito al Organismo Público. Los Organismos Públicos, proporcionará los datos necesarios a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda mediante oficio, anexando la ficha de depósito, para efectos de la elaboración del recibo oficial. La recuperación o depuración del saldo de esta cuenta será con base al procedimiento en Deudores Diversos. XV. 42124 Costo de Inversión. Representar las operaciones derivadas de los eventos económicos que muestren una capitalización e inversión en la entidad, en un rubro específico del resultado, reconociendo en la Contabilidad Gubernamental el valor del activo en su presunción de recuperación y aquel que fue incrementado por alguna disposición legal que se absorbe como costo de la inversión, por lo tanto se considerará en esta cuenta lo siguiente:

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a) Los activos inventariables que tengan un valor menor a veinte veces el salario mínimo diario vigente en el Estado, se reflejarán en cuenta de resultado del ejercicio que indique la inversión realizada.

b) La obra pública ejecutada que no sea considerado un bien susceptible de incrementar

el patrimonio estatal y que no pueda enajenarse. c) La obra pública ejecutada que tenga como fin el beneficio colectivo, que sea de uso

público, no enajenable. d) Los registros por el ejercicio del gasto correspondiente a obra pública enunciados en

los dos incisos anteriores, deberán ser registrados inicialmente como obra en proceso. Artículo 34.- Procedimiento de altas y bajas de activos. Los Organismos Públicos que cuenten con activos fijos no regularizados, podrán incorporar o desincorporar dichos activos en los estados financieros, de acuerdo a los siguientes criterios: I. Altas: En caso de los activos que existen físicamente y son anteriores al ejercicio 2000, la dependencia o entidad procederá a efectuar su alta contable, tomando en cuenta lo siguiente: a) Si cuenta con documentación soporte, especificada en el artículo 12, fracción I del

presente ordenamiento, se le dará de alta de acuerdo al valor que refleje el documento que de lugar a la propiedad del bien.

b) Si no se cuenta con la documentación soporte, la dependencia o entidad podrá

determinar su valor de acuerdo a los criterios especificados en el inciso d) de esta fracción y elaborar acta circunstanciada interna con anexo, según formatos T IV-04 y T IV-05, siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Hacienda.

c) En caso de contar con la documentación soporte de los activos existentes y estos

no reflejen un valor, se registrará considerando el criterio especificado en el inciso d) de esta fracción.

d) Realizar por lo menos una cotización de un bien igual o de similar característica,

aplicando un porcentaje deterioro de acuerdo al estado físico en que se encuentren así como de vida útil, conforme a la siguiente tabla:

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ESTADO FÍSICO DEL BIEN DETERIORO Bueno 25 % Regular 50 % Con vida útil limitada 75 %

A los bienes de estado físico malo, no se le otorgará valor alguno, por lo que podrán optar no contabilizarse en cumplimiento del Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental, Cuantificación en términos monetarios y en caso necesario considerarse dentro del control interno. A los bienes propiedad del Estado, que por su naturaleza no deben ser enajenables o transferidos, y que sea imposible obtener la documentación soporte de su valor histórico, se les asignará el valor simbólico de $1.00 para su control. Los Organismos Públicos cuyo soporte del bien inmueble no contenga valor, podrán registrarse a su valor catastral o avalúo. En caso de no contar con las escrituras públicas o documento equivalente que ampare la propiedad de los edificios y/o terrenos, se incorporarán a los registros contables una vez que se realice la regularización de acuerdo al programa de actualización y regularización de activos que se establezca. La valuación de los Semovientes de trabajo y de reproducción será al costo de mercado de venta en pie, determinando el precio del mercado por kilogramo. El registro contable de alta, será el que se especifique en las guías contables que forman parte del Manual de Contabilidad Gubernamental. II. Bajas: Para el caso de los bienes que están contabilizados, pero son inservibles o no existe físicamente se transfirieron o se donaron, la dependencia o entidad procederá a efectuar su baja contable, tomando en cuenta lo siguiente:

1. En caso de inservibles, robados o siniestrados, deberá elaborarse acta circunstanciada interna de baja con anexo según formatos T IV-06 y T IV-07, mencionando en el acta la situación que tuvo el bien, siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Hacienda, efectuar el movimiento contable de registro de baja.

2. En caso de baja por donación, se apegarán a lo especificado en el artículo 39

del presente ordenamiento.

3. En caso de baja por transferencia se hará de acuerdo a los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Hacienda, y tratándose de obra pública, a lo establecido en el artículo 33 fracción X del presente ordenamiento.

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El registro contable de baja, será el que se especifique en las guías contables que forman parte del Manual de Contabilidad Gubernamental. Artículo 35.- Los pagos que realicen los Organismos Públicos se clasificarán como sigue: I. Pagos Centralizados.

a) Servicios Personales: La Secretaría de Hacienda, emitirá las nóminas normales respectivas, siendo la Tesorería de la citada Secretaría, la responsable de la dispersión y pago a los servidores públicos y emitir el costo de nómina, para que los organismos de la administración pública centralizada realicen la afectación contable y presupuestal correspondientes. El Organismo Público a través de su Departamento de Recursos Humanos calculará la provisión de pasivo correspondiente a gratificación de fin de año, que se devengue quincenalmente en los meses de enero a diciembre del ejercicio en curso, de acuerdo a la plantilla de personal actualizada, por el cuál no se generará Cédula de Compromiso. La Secretaría de Hacienda comunicará al Organismo Público los importes que corresponde al rubro de carrera magisterial, para que sean registrados dentro de la cuenta 42111.- Costo de Operación, en la subsubcuenta Carrera Magisterial, teniendo como soporte el oficio respectivo. Los organismos de la administración pública centralizada, vigilaran que los costos de nómina, cuenten con la suficiencia presupuestal respectiva, en caso contrario, deberá realizarse su regularización oportunamente.

b) Cancelación de cheques por servicios personales: El Organismo Público realizará el registro contable correspondiente de los cheques cancelados por reintegro derivados de baja o licencia sin goce de sueldo.

c) Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social: Las dependencias y entidades serán responsables de tramitar la baja de empleados en cumplimiento a los Lineamientos para Trámites de Afiliación y Notas de Crédito ante el Instituto Mexicano del Seguro Social en su lineamiento general 1.3 y su procedimiento para la modificación de salarios y baja de trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social. Si hubiese algún monto que la Tesorería de la Secretaría de Hacienda haya cubierto en demasía por el lapso de tiempo de plazo establecido entre la baja y la notificación, este será responsabilidad de la dependencia misma que deberá reintegrar a la Tesorería de la citada Secretaría el importe que resulte.

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d) Proveedores y contratistas:

Los organismos de la administración pública centralizada efectuarán registros contables por las solicitudes de Órdenes de Pago a proveedores y contratistas debidamente recepcionada para su pago por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. II. Pagos Descentralizados.

a) Publicaciones Oficiales: Todos los servicios de publicaciones que el Organismo Público requiera, deberán ser solicitados al Instituto de Comunicación Social e Información Pública, misma que autorizará únicamente lo relativo a actividades institucionales.

b) Proveedores y Contratistas:

Es responsabilidad de cada Organismo Público descentralizado efectuar oportunamente los pagos de los compromisos contraídos, independientemente del monto y capítulo de que se trate el gasto y apegándose a las disposiciones establecidas por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

c) Servicios Personales:

El Organismo Público registrará en los libros contables, el costo de la nómina en la cuenta 42111.- Costo de operación, dentro de la subsubcuenta de sueldos, realizando la separación del total de la nómina lo correspondiente al rubro de carrera magisterial en la subsubcuenta del mismo nombre, teniendo como soporte el costo de la nómina. Las entidades, con excepción a las de gastos federalizados, solicitarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda el depósito del costo de la nómina a la cuenta bancaria de la entidad no incluyendo el 2% sobre nómina, siendo responsables de efectuar los enteros correspondientes de cuota de seguridad social y los impuestos que causen, excepto del impuesto mencionado. Artículo 36.- El Organismo Público, deberá concentrar sus reportes de pasivos circulantes ante la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, a más tardar el quince de enero del siguiente ejercicio, en el formato T IV-01, por cada una de las cuentas contables, así como por las retenciones, asimismo enviarán copia de los reportes a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, clasificados por fuente de financiamiento. I. Cheques expedidos no cobrados.

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Cuando existan cheques en circulación a la fecha de la cancelación de las cuentas bancarias, los Organismos Públicos y delegaciones que de estas dependan, deberán tramitar ante la Tesorería de la Secretaría de Hacienda lo siguiente:

a) Mediante oficio solicitarán el pago del pasivo, hasta que el beneficiario se presente a cobro, con copia a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda.

b) Al oficio de solicitud de pago anexarán, por el mismo importe, la Cédula de Pasivos

Trasladados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda de cheques expedidos no cobrados y copia del recibo oficial.

c) Carta de autorización según formato No. T IV-15 (SF-TE-CA-0020).

d) También adjuntarán copia de la conciliación bancaria al último mes en que tuvo

movimientos la cuenta bancaria relativa y en donde se refleje el cheque en circulación, reportando las mismas cifras que fueron remitidas a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

II. Pasivos no pagados. De los pasivos que los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones que de estas dependan, hayan creado al último día de un ejercicio y que por causas ajenas a su operatividad, no hayan expedido cheques para su pago en el periodo establecido por la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, deberán tramitar ante la misma lo siguiente:

a. Mediante oficio solicitarán el pago del pasivo, anexando la Cédula de Pasivos Trasladados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda de pasivos no pagados.

b. Por cada solicitud y traspaso efectuado de pasivos por cheques en circulación o

pasivos no pagados, el Organismo Público deberá correr en sus registros contables el traspaso de dicho pasivo, con abono a la cuenta 31415.- Transferencias de saldos otorgados.

III. Publicaciones oficiales. La Coordinación de Comunicación Social y Relaciones Públicas, a más tardar el veinticuatro de diciembre, deberá informar a los Organismos Públicos del Ejecutivo, a través del reporte de pasivos de publicaciones oficiales, los servicios pendientes de pago para que estas efectúen el movimiento contable de creación del pasivo correspondiente. En caso de existir erogaciones por publicaciones oficiales realizados por los Organismos Públicos deberán tramitar su regularización presupuestaria y financiera a más tardar el quince de diciembre.

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CAPÍTULO II

DEL PROCESO DE FUSIÓN, ESCISIÓN Y DONACIÓN Artículo 37.- Se le denomina fusión al traspaso de bienes, derechos y obligaciones de uno o varios Organismos Públicos a otro que asume tales bienes, derechos y obligaciones, desapareciendo las primeras para dar lugar al nacimiento o fortalecimiento de otro. I. Procedimiento de fusión por incorporación: a) El sustento para el proceso será la publicación oficial de dicho acto, mediante

decreto o acuerdo de fusión. b) El valor de la incorporación-desincorporación de activos será el que se encuentre

registrado a la fecha de la fusión. c) La incorporación-desincorporación de saldos, se efectuará en asientos de ajustes

previos, con el fin de reflejar los movimientos independientemente. d) Para incorporar los activos fijos en la contabilidad, será necesario tener cuando

menos la copia certificada de adquisición del bien. II. Son obligaciones del Organismo Público Fusionado, las siguientes: a) Solicitar la reducción presupuestaria por traspaso de saldos de todas las partidas en

las que existan saldos a la fecha de fusión. b) Efectuar sus asientos contables respectivos para cancelar las cuentas de orden y de

resultados, aplicando el mismo procedimiento del cierre de ejercicio. c) Elaborar estados financieros que muestren los saldos a la fecha de la fusión. d) Traspasar las cuentas patrimoniales como son: 31211.- Resultados del ejercicio,

31311.- Rectificaciones a resultados, 31411.- Decrementos al patrimonio y 31412.- Incrementos al patrimonio después de determinar los ajustes de resultados, a la cuenta 31111.- Patrimonio.

e) Realizar asientos de cancelación de saldos, cargando o abonando a la cuenta

31415.- Transferencias de saldos otorgados, según sea el caso. f) Elaborar hoja de trabajo para reflejar los movimientos de la fusión. g) Elaborar la Cuenta Pública, por el periodo que haya realizado operaciones, para

entregar en los primeros quince días posteriores a la fecha de su cierre definitivo.

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III. Son obligaciones del Organismo Público Fusionante, las siguientes: a) Solicitar el incremento presupuestario por la transferencia de saldos del Organismo

Público fusionado. b) Efectuar la incorporación de saldos de las cuentas cuya relación le envíe el

Organismo Público fusionado. Los activos fijos, deberán registrarse con el ejercicio en que los registró el fusionado con el fin de que se refleje la antigüedad del bien.

c) Elaborar estados financieros antes y después de la incorporación de saldos; en caso

de ser un Organismo Público fortalecido con la fusión. d) Realizar los asientos contables por cada uno de los saldos de las cuentas, cargando

o abonando a la cuenta 31416.- Transferencias de saldos recibidos, según sea el caso.

e) En caso que el Organismo Público cuente con registro de contribuyentes propio,

presentará ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro de un plazo no mayor de treinta días, la cancelación de éste.

f) Presentar la Cuenta Pública Anual, por el periodo restante del ejercicio. g) Responder de las situaciones fiscales contraídas con posterioridad a la fecha de la

fusión. h) Responder del seguimiento de depuración de las cuentas que corresponda. IV. Plazo de cierre contable: a) Las dependencias que tomarán la figura de fusionadas, es decir las que

desaparecen para dar lugar a un organismo nuevo o fortalecer a otro y que utilizan el Registro Federal de Contribuyentes de Gobierno del Estado, tendrán a lo más treinta días a partir de la publicación del decreto que comunica dicha transformación, para efectuar los ajustes contables y presupuestario correspondientes y determinar los saldos finales que servirán para realizar la incorporación al otro organismo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes.

b) Las entidades que mediante decreto determine que serán fusionadas a otro

organismo, tendrán a lo más treinta días a partir de la publicación oficial de dicho cambio, para efectuar los ajustes contables y presupuestarios correspondientes y determinar los saldos finales que servirán para realizar la incorporación al organismo que recibe, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes, así mismo presentar el aviso de baja de Registro Federal de Contribuyentes ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

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Artículo 38.- Se le llama escisión a la desintegración total o parcial de un Organismo Público para formar otro u otros independientes. II. Procedimiento de escisión: a) El sustento del proceso será la publicación oficial de escisión mediante decreto o

acuerdo. b) El valor de la desincorporación de activos será el que se encuentre registrado a la

fecha de la escisión. c) La desincorporación de saldos, se efectuará en asientos de ajustes previos, con el

fin de reflejar los movimientos independientemente. d) Para incorporar los activos fijos en la contabilidad, será necesario tener cuando

menos la copia certificada de adquisición del bien. II. Son obligaciones del Organismo Público escindente, las siguientes: a) Solicitar la reducción presupuestaria por traspaso de saldos de todas las partidas en

la que existan saldos a la fecha de la escisión. b) Efectuar sus asientos contables respectivos para cancelar las cuentas de orden y de

resultados, aplicando el mismo procedimiento del cierre de ejercicio. c) Elaborar estados financieros que muestren los saldos a la fecha de la escisión. d) Traspasar las cuentas patrimoniales como son: 31211.- Resultados del ejercicio,

31311.- Rectificaciones a resultados, 31411.- Decrementos al patrimonio y 31412.- Incrementos al patrimonio después de determinar los ajustes de resultados, a la cuenta 31111.- Patrimonio.

e) Realizar asientos de cancelación de saldos, cargando o abonando a la cuenta

31415.- Transferencias de saldos otorgados, según sea el caso. f) Elaborar hoja de trabajo para reflejar los movimientos de la escisión. g) Elaborar la Cuenta Pública, por el periodo que haya realizado operaciones, para

entregar en los primeros quince días posteriores a la fecha de su cierre definitivo. III. Son obligaciones del Organismo Público Escindido, las siguientes: a) Solicitar el incremento presupuestario por la transferencia de saldos del Organismo

Público escindente.

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b) Efectuar la incorporación de saldos de las cuentas cuya relación le envíe el Organismo Público escindente. Los activos fijos, deberán registrarse con el ejercicio en que los registró la escindente con el fin de que se refleje la antigüedad del bien.

c) Elaborar estados financieros después de la incorporación de saldos. d) Los asientos contables, deberán realizarse por cada uno de los saldos de las

cuentas cargando o abonando a la cuenta 31416.- Transferencias de saldos recibidos, según sea el caso.

e) En caso que la dependencia o entidad cuente con registro de contribuyentes propio,

presentará ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público dentro de un plazo no mayor de treinta días, la cancelación de éste.

f) Será la responsable de presentar la Cuenta Pública, por el periodo restante del

ejercicio. g) Será responsable de las situaciones fiscales contraídas con posterioridad a la fecha

de la escisión. h) Será responsable del seguimiento de depuración de las cuentas que corresponda. IV. Plazo de cierre contable: a) Las dependencias que tomarán la figura de escindentes, es decir las que

desaparecen para dar lugar a un organismo nuevo o escinden de forma permanente y que utilizan el Registro Federal de Contribuyentes de Gobierno del Estado, tendrán a lo más treinta días a partir de la publicación del decreto que comunica dicha transformación, para efectuar los ajustes contables y presupuestarios correspondientes, y determinar los saldos finales definitivos que servirán para realizar la creación del otro organismo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes.

b) Las entidades que mediante decreto determine que serán a escindentes, tendrán a

lo más treinta días a partir de la publicación oficial de dicho cambio, para efectuar los ajustes correspondientes y determinar los saldos finales definitivos que servirán para crear al organismo nuevo, prorrogándose en caso no coincida con el cierre del mes, asimismo presentar el aviso de baja de Registro Federal de Contribuyentes ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Artículo 39.- Se definen como donación a la acción mediante la cual una persona u organización transfiere a otra gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes, que pueden ser instituciones sin fines de lucro, organismos descentralizados, organizaciones de beneficio social y fideicomisos que proporcionan servicios sociales y comunales para estimular actividades educativas, hospitalarias, científicas y culturales de interés general.

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I. Tipos de donaciones. Las donaciones pueden ser de dos tipos, en dinero y en especie. Entendiéndose por especie los bienes muebles, inmuebles y animales. II. Proceso de donación. El donador debe expresar textualmente en documento la decisión de donar, indicando el nombre del beneficiario, lugar, fecha, la descripción a detalle del objeto de la donación, así como su valor en moneda nacional, y entregar copia del documento al beneficiario conjuntamente con aquellos que soporten la propiedad y el valor del mismo: factura, escritura, título de propiedad, entre otros. Tratándose de una donación entre dependencias y entidades, se hará en apego a los Lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda, además de las siguientes:

1. La dependencia o entidad que disponga donar un bien que haya tenido en uso y no esté registrado en su contabilidad, primero aplicará el procedimiento de incorporación explicado en el artículo 34 del presente ordenamiento, después efectuará el registro contable de donación.

2. La donante entregará a la beneficiaria el documento que soporte la propiedad del

bien y el valor del mismo así como la autorización de la Secretaría de Hacienda. La donante entregará a la beneficiaria el no. de inventario, folio y valor en libros, así como copia del analítico de saldos de la cuenta donde se refleja el registro contable del bien. La dependencia o entidad beneficiada deberá contabilizar el ingreso de los bienes en la cuenta de activo que le corresponda usando la subcuenta: bienes recibidos y alimentando el ejercicio con la fecha de donación, anexando a la póliza, copia de los documentos recibidos de la donante. Al igual que las facturas de los bienes que adquiere la dependencia, la documentación que recibe por los bienes que le son entregados por donación debe permanecer como archivo vivo. Tratándose de bienes nuevos que la dependencia o entidad adquirirá para entregarlos a la sociedad, es decir, que solo participa como mediadora para beneficiar a otros, deberán solicitar los recursos para la compra de ellos en la partida 4211.- Subsidios para adquisición de bienes muebles e inmuebles y registrar al Costo de inversión la adquisición del bien. De no solicitar los recursos en la partida indicada en el párrafo anterior, los bienes que se entreguen a la sociedad deberán ser dados de baja de la contabilidad mediante la

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elaboración de un acta circunstanciada con anexo según formatos T IV-08 y T IV-09. El registro contable será con cargo a la cuenta 31411.- Decrementos al patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando a la Secretaría de Hacienda.

CAPÍTULO III DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y

FUNCIONAL Artículo 40.- Los Organismos Públicos al presentar su información contable y financiera mensual, deberán contar por lo menos con el 95 por ciento de confiabilidad, con las salvedades únicas de transacciones en tránsito que puedan emanar entre subsistemas, debiendo por lo tanto vigilar que previas a la entrega de la información contable se realicen las siguientes consideraciones: I. Los recursos presupuestarios ministrados en los capítulos 4000.- Ayuda,

subsidios y transferencias y 7000.- Inversión financiera y otras erogaciones queden debidamente ejercidos, así como los correspondientes al concepto del gasto 9600.- ADEFAS.

II. Las cuentas contables como son presupuesto modificado, ministrado,

comprometido y ejercido deberán coincidir con cifras de los cortes mensuales presupuestarios, debiendo este ser el último día hábil de cada mes.

III. La efectividad de la gestión administrativa se realizará de acuerdo al porcentaje

de lo programado y lo alcanzado, por lo que deberá presentar como mínimo el 80% del ejercicio del gasto.

IV. Vigilar que en los registros por recursos ajenos, se afecten simultáneamente las

cuentas de balance y las correspondientes cuentas de orden.

V. Cuando se realicen transferencias de bienes inventariables o de transferencia por activos en contrato de comodato así como de plazas, se cerciorará que la dependencia o entidad de origen y de destino realicen los registros contables correspondientes, siendo necesario notificar al Organismo Público que recibe la transferencia.

VI. Los saldos de las disponibilidades presupuestarias del ejercicio anterior, se

darán de alta en las cuentas 52213.- Disponibilidad presupuestal de años anteriores y 52214.- Ministraciones de años anteriores.

VII. Los saldos de las cuentas de orden de memoranda que reflejaron saldos al

cierre de un ejercicio, se aperturarán en el siguiente ejercicio.

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VIII. Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio, deberán efectuarse posteriormente a la emisión de los reportes de acuerdo a lo especificado en el Artículo 41 fracción V, inciso b) del presente ordenamiento.

IX. Al efectuar la cancelación de los fondos de servicios personales, publicaciones

oficiales, y proveedores y contratistas, deberán estar debidamente conciliados con la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

X. Verificar que los movimientos de Balanza de Comprobación reflejen las

operaciones de las cuentas de acuerdo a su naturaleza, de lo contrario efectuar las correcciones antes de su presentación.

XI. Verificar que las afectaciones contables al capítulo 5000.- Bienes Muebles e

Inmuebles, estén correspondidas con las partidas presupuestarias correspondientes.

XII. Verificar que la cuenta 42211.- Costo de operación de años anteriores, refleje

cifras iguales a los considerados en el ejercido presupuestario en el concepto del gasto 9600.- Adeudos de ejercicios fiscales anteriores.

Artículo 41.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, misma que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Mediante oficio remitir una vez instalado el Sistema Contable

Computarizado del ejercicio que inicia, y determinadas las cifras de cierre del ejercicio anterior, deberán enviar en forma impresa oficio la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial. 2. Analítico de saldos.

II. Semanal.- 1. Mediante oficio, en días hábiles, el acuse de recibo y volantes de cédulas y documentos

múltiples procesados de la Dirección de Presupuesto de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

2. Enviar a través del correo electrónico los días lunes y el último día hábil del mes, el

archivo de las pólizas procesadas que contengan los movimientos efectuados de las operaciones semanales, indicando el rango de pólizas registradas.

3. Enviar a través del correo electrónico los días viernes, el archivo de las facturas

capturadas en el Sistema Contable.

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III. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros cuatro días posteriores al mes que corresponda, en forma impresa la siguiente información, asegurándose que la emitida por sistema corresponda al mes a entregar esté en status cerrado:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Libro diario. 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 5. Estado de resultados del ejercicio. 6. Estado de rectificaciones a resultados. 7. Estado de situación financiera. 8. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 9. Estado de cambios en la situación financiera. 10. Estado de modificación a la hacienda pública. 11. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 12. Estado del ejercicio presupuestario por capítulo. 13. Estado del ejercicio presupuestario por partidas con totales por capítulo. 14. Conciliaciones bancarias. 15. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente. 16. Ampliaciones y reducciones del presupuesto. 17. Auxiliares de cuentas que sean requeridas en caso necesario.

La información correspondiente al mes de junio por Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa e impresa el primer día hábil de julio para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, enviando lo siguiente:

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Balanza de comprobación acumulada. 3. Libro diario. 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 5. Estado de resultados del ejercicio. 6. Estado de rectificaciones a resultados. 7. Estado de situación financiera. 8. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 9. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 10. Conciliaciones bancarias. 11. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente. 12. Auxiliares de cuentas que sean requeridas en caso necesario.

La citada dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá para emitir la información definitiva, que será entregada oficialmente a más tardar el diez de julio del año que se presenta la información.

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IV. Trimestral.- Mediante oficio, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original, copia y respaldo en CD-ROOM, de la siguiente información:

a) Financiera.

Dentro de los primeros cinco días posteriores al trimestre que corresponda y en documentos electrónicos. Debidamente firmados (escaneados) en formato PDF:

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Variaciones en cuentas de balance, con sus respectivas justificaciones. 5. Hoja de trabajo. 6. Justificación de saldos en cuentas de balance. 7. Análisis de antigüedad de saldos en cuentas de balance 8. Análisis de adquisiciones de activos fijos. 9. Integración del cargo de las columnas de movimientos de la hoja de trabajo de

Bienes Muebles e Inmuebles 10. Análisis de bienes inmuebles no registrados contablemente. 11. Análisis de recuperaciones de activos. 12. Integraciones de cuentas de transferencias. 13. Análisis de las cuentas patrimoniales, con sus respectivas referencias. 14. Integración de cuentas de resultados.

b) Presupuestaria.

Dentro de los primeros cinco días posteriores al trimestre que corresponda.

1. Analítico de Partidas (EP-01) para los tres primeros trimestres, (Cierre Presupuestario) al cierre del ejercicio.

2. Clasificación Administrativa por Capítulos y Tipo de Gasto (EP-03) 3. Clasificación Administrativa por Partidas y Tipo de Gasto (EP-08) 4. Estado Económico Presupuestario por Tipo de Proyectos y Capítulo de Gasto (EP-21) 5. Formato Presupuestario (Ajustes), se enviará únicamente en el 1er. y 3er. Trimestre de

cada ejercicio. 6. Ampliaciones y Reducciones al Presupuesto. 7. Evolución del Gasto Presupuestario en Clasificación Económica (1°, 3er. y 4to. Trimestre)8. Justificaciones a las Principales Variaciones a la Evolución del Gasto Presupuestario en

Clasificación Económica 9. Evolución del Gasto Presupuestario en Clasificación Económica para el Informe de

Avance de Gestión Financiera (2do. Trimestre). 10. Justificaciones a las Principales Variaciones a la Evolución del Gasto Presupuestario en

Clasificación Económica para el Informe de Avance de Gestión Financiera (2do.Trimestre)

11. Servicios Personales (Empleo y Remuneraciones) 12. Recursos Ejercidos en Carrera Magisterial (Secretaría de Educación) 13. Análisis del Capítulo 4000.- Ayudas, Subsidios y Transferencias 14. Análisis del Capítulo 5000.- Bienes Muebles e Inmuebles

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15. Análisis del Capítulo 7000.- Inversión Financiera y Otras Erogaciones 16. Análisis del Capítulo 8000.- Recursos a Municipios 17. Análisis del Capítulo 9000.- Deuda Pública (ADEFAS) 18. Clasificación del Gasto por Funciones y Subfunciones 19. Clasificación del Gasto por Fuente y Subfuente de Financiamiento 20. Refrendos por Proyectos Estratégicos, Tipo de Gasto y Fuente de Financiamiento. 21. Recursos Transferidos a Organismos Subsidiados (Entidades de Control Indirecto) Uso

exclusivo 230-00 Organismos Subsidiados 22. Recursos a Municipios por Fuente de Financiamiento (Participaciones Fiscales

Federales) Uso exclusivo 401-00 Municipios 23. Recursos a Municipios por Fuente de Financiamiento (Ramo 33 Aportaciones Federales

para Entidades Federales y Municipios.) Uso exclusivo 401-00 Municipios 24. Recursos a Municipios por Fuente de Financiamiento (Transferencias de Recursos a

Municipios) Uso exclusivo 401-00 Municipios

Para los organismos que obtiene recursos para Obras Públicas 1. Gasto de Obra Pública 6000 por Proyectos Estratégicos con Subfuente de

Financiamiento, Proyectos Productivos y Desarrollo de Inversión 2. Gasto de Obra Pública 6000 por Proyectos Estratégicos y Fuente de Financiamiento. 3. Refrendos Obra Pública 6000 por Proyectos Estratégicos y Fuente de Financiamiento (Al

Cierre del Ejercicio)

Para los organismos que obtiene recursos federales descentralizados del Ramo 33.-Aportaciones Federales para Entidades Federativas y Municipios 1. En Clasificación Administrativa y Subfuente de Financiamiento 2. En Clasificación Funcional 3. Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal (FAEB) por Proyectos

Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 3. Fondo de Aportaciones para los Servicios de Salud (FASSA) por Proyectos Estratégicos y

Subfuente de Financiamiento. 4. Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social (FAIS) por Proyectos Estratégicos y

Subfuente de Financiamiento. 5. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios (FAFM) por Proyectos

Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 6. Fondo de Aportaciones Múltiples (FAM) por Proyectos Estratégicos y Subfuente de

Financiamiento. 7. Fondo de Aportaciones para la Educación Tecnológica y de Adultos (FAETA) por

Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 8. Fondo de Aportaciones para la Seguridad Pública (FOSEGP) por Proyectos Estratégicos

y Subfuente de Financiamiento. 9. Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas (FAFEF) por

Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento.

Para los organismos que obtiene recursos por otras aportaciones y subsidios Federales 1. Fideicomiso para la Infraestructura en los Estados (FIES) por Proyectos Estratégicos y

Subfuente de Financiamiento.

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2. Fondo de Estabilización de los Ingresos de las Entidades Federativas (FEIEF) por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento.

3. Otros Subsidios por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 4. Programas Sujetos a Reglas de Operación por Proyectos Estratégicos y Subfuente de

Financiamiento.

Para los organismos que obtienen recursos de aportaciones Federales 1. Aportaciones Federales PEMEX por Proyectos Estratégicos y Subfuente de

Financiamiento. 2. Convenios de Reasignación por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 3. Otros Convenios por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento.

Para los organismos que obtienen recursos de Otras Fuentes de Financiamiento 1. Ingresos Extraordinarios (No Gubernamentales) por Proyectos Estratégicos y Subfuente

de Financiamiento. 2. Fondo de Compensación por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento. 3. Impuesto a la Venta Final de las Gasolinas y Diesel por Proyectos Estratégicos y

Subfuente de Financiamiento. 4. Aportaciones Internacionales por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento.

Para los organismos que obtienen recursos por los ingresos derivados de la Bursatilización 1. Ingresos Derivados de la Bursatilización por Proyectos Estratégicos y Subfuente de Financiamiento.

Paro los organismos que obtienen recursos del Ramo 20 Desarrollo Social y Productivo enRegiones de Pobreza 1. Análisis por Programas. 2. Clasificación por Programas. 3. Análisis Financieros por Programas, Subprogramas y Proyectos 4. Análisis de Resultados por Programas y Subprogramas.

c) Funcional. Dentro de los primeros cinco días posteriores al trimestre que corresponda.

1. Estado Programático Funcional 2. Guía para la elaboración del documento Análisis funcional en archivo para Word. 3. Formato de Análisis Funcional. 4. Instructivo de Análisis Funcional. 5. Indicadores Estratégicos. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-01. 6. Avance de Desempeño. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-02. 7. Avance de actividades Físicas. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-

09. 8. Avance de beneficiarios. Reporte que emite el Sistema Presupuestario ER-07. 9. Formato de obras públicas.

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10. Formato de Gasto Regionalizado en Clasificación Funcional. 11. Instructivo de Gasto Regionalizado. 12. Principales acciones/Proyectos por función

V. Cierre.- El cierre contable definitivo de un ejercicio deberá efectuarse a más tardar

el último día hábil del mes de enero del ejercicio próximo siguiente al que se cierra, y los movimientos contables para regularizar operaciones del cierre de ejercicio, derivados de las observaciones detectadas en la información previa del mes de diciembre, así como los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio que se cierra.

a) La información previa deberán enviarla, a más tardar en los primeros cinco días hábiles

de enero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, sin firmas y antes de efectuar los ajustes de cuentas de orden y de resultados:

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 5. Balanza de comprobación mensual. 6. Balanza de comprobación acumulada. 7. Libro diario. 8. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 9. Conciliaciones bancarias. 10. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. 11. Cierre presupuestario del ejercicio.

La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, comunicará en la misma forma al centro contable las irregularidades y omisiones contables para que el organismo público efectué las correcciones o complementos. b) La información contable correspondiente al cierre definitivo de un ejercicio fiscal y que

son procesados en el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa con portada que identifique al Organismo Público, dentro de los primeros catorce días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre, en status cerrado:

Generar antes de registrar ajustes de orden y de resultados

1. Balanza de comprobación mensual. 2. Estado de resultados del ejercicio. 3. Estado de rectificaciones a resultados. 4. Estado de cambios en la situación financiera. 5. Estado de modificaciones a la hacienda pública 6. Estado de aplicación y disponibilidad del presupuesto de egresos. 7. Hoja de trabajo.

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8. Integración del presupuesto ejercido y comprometido. Generar después de registrar ajustes de orden y de resultados

1. Estado de situación financiera. 2. Balanza de comprobación mensual. 3. Balanza de comprobación acumulada. 4. Libro diario. 5. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio. 6. Conciliaciones bancarias. 7. Estado del ejercicio presupuestario por capítulo. 8. Reporte general por cuenta bancaria. 9. Conciliaciones bancarias del fondo revolvente.* 10. Estado de ingresos y egresos del fondo revolvente.*

* Información que se envía si el Fondo Revolvente se maneja a través de cuentas

bancarias. Adjunto enviar CD-R con archivos de respaldo de información del sistema contable.

Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11111 Ingresos por depositar 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipos a proveedores 11512 Anticipos a contratistas.

Salvo cuando en la ley de Obra Pública para el Estado de Chiapas, considere sean amortizables en años subsecuentes

11614 Mercancías en tránsito 11615 Mercancías en tránsito con ingresos propios 11616 Mercancías en tránsito con recursos ajenos 13113 Unidades administrativas deudoras 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal 13115 Depósitos otorgados en garantía.

Salvo que el contrato señale que el uso o goce del servicio sean por más de un ejercicio.

31413 Transferencias de bienes inventariables otorgados 31414 Transferencias de bienes inventariables recibidos 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31500 Transferencias pendientes de aplicación 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública 52000 Ejercicio del presupuesto 54000 Financieras 55511 Ingresos obtenidos por dependencias 55512 Recursos ajenos pendientes de aplicar

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55513 Aplicación de recursos ajenos 55514 Obtención de ingresos por dependencias 55515 Recepción de recursos ajenos 55519 Aplicación de ingresos por dependencias Los recursos registrados en las cuentas anteriormente mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del ejercicio en el que fueron otorgados. Artículo 42.- Para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, los Organismos Públicos, deberán enviar a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda lo siguiente: I. Cuenta Pública Anual. La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual se encuentra relacionada en el artículo 41 fracción IV del presente ordenamiento y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos, emitido por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, que publicará en su página oficial. Esta información se deberá enviar en forma impresa en original y copia con portada que identifique el Organismo Público, dentro de los primeros catorce días del mes de febrero del ejercicio próximo siguiente al del cierre. Adjunto enviar CD-R con archivos que respaldan la información de la Cuenta Pública Anual. Los Organismos Públicos que presenten la figura de fusión o escisión, dentro de un ejercicio fiscal, deberán enviar la información solicitada en el primer párrafo de esta fracción y en la fecha de cierre del organismo, establecida en el decreto o acuerdo. II. Informe de Avance de Gestión Financiera. Los Organismos Públicos deberán enviar dentro de los primeros diez días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Secretaría de Hacienda para la integración, del Informe de Avance y Gestión Financiera, la información relacionada en el artículo 41 fracción IV del presente ordenamiento. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Adjunto enviar CD-R con archivos que respaldan la información. Artículo 43.- Las firmas son parte importante de un estado financiero, ya que avalan la situación financiera o resultados que estos presentan, por lo tanto se determina lo

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siguiente: I. El estado de situación financiera, estado de resultados del ejercicio, estado de

rectificaciones a resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de modificación a la Hacienda Pública y estado de aplicación y disponibilidad del Presupuesto de Egresos deberán presentar las firmas originales del Titular del Organismo Público y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o puesto equivalente.

II. Los estados financieros mencionados en la fracción anterior podrán ser firmados por

el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y Jefe de Recursos Financieros o puesto equivalente de ser necesario, excepto cuando se trate de la información correspondiente al Informe de Avance de Gestión Financiera, Cuenta Pública Anual, escisión o fusión.

III. Los demás reportes se presentarán, con las firmas originales del Jefe de la Unidad

de Apoyo Administrativo o puesto equivalente y Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

Artículo 44.- El mantenimiento del catálogo de cuentas estará a cargo de los Organismos Públicos, mismos que alimentarán los niveles que se requieran en el Sistema Contable. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del organismo público, nombre del responsable, número y nombre de cuentas bancarias, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicios son las siguientes: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31400 Modificaciones patrimoniales. 31512 Transferencias por reintegros de año en curso 31514 Transferencias de recursos ministrables centralizados 31515 Transferencias de recursos ministrables descentralizados 31517 Transferencias de recursos y a aportaciones a organismos 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso. 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores. 41112 Ingresos propios 41113 Diferencias por tipo de cambio a favor 41115 Recuperaciones de capital 41212 Rectificaciones de ingresos propios 42111 Costo de operación 42112 Costo de operación con ingresos propios 42113 Diferencia por tipo de cambio a cargo

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42211 Costo de operación de años anteriores 42212 Costo de operación con ingresos propios de años anteriores. 54000 Financieras 55413 Bienes bajo contrato de comodato. 55416 Contrato de Comodato por Bienes. 55511 Ingresos obtenidos por dependencias. 55514 Obtención de ingresos por dependencias. 55519 Aplicación de ingresos por dependencias Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 11413 Recursos disponibles en tesorería 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 41114 Beneficios diversos 42111 Costo de operación 42112 Costo de operación con ingresos propios 42114 Pérdidas diversas 42211 Costo de operación de años anteriores 42212 Costo de operación con ingresos propios de años anteriores 52212 Rectificaciones al presupuesto de años anteriores 52213 Disponibilidad presupuestal de años anteriores 52214 Ministraciones de años anteriores

CAPÍTULO IV DE LAS POLÍTICAS DE TESORERÍA

Artículo 45.- La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, es la única facultada para designar a las instituciones bancarias donde los Organismos Públicos del Ejecutivo manejarán los recursos financieros. I. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, aperturará oportunamente las cuentas

bancarias Balance Cero, a cada Organismo Público del Ejecutivo. II. A más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio inmediato

anterior, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, informará a los Organismos Públicos del Ejecutivo, los números de cuentas bancarias en las que operarán los recursos financieros del ejercicio fiscal vigente.

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III. Para el manejo adecuado de los recursos públicos, los Organismos del Ejecutivo deberán observar lo siguiente:

a) A más tardar, el último día hábil del mes de enero, enviarán a la Tesorería de la

Secretaría de Hacienda, el nombre de las personas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias y la banca electrónica, así como también deberán informar oportunamente los cambios de los nombres de las personas autorizadas para el manejo de las cuentas bancarias y la banca electrónica, que se realicen durante el ejercicio fiscal.

b) Es facultad del Titular de los Organismos Públicos del Ejecutivo, el registro y

designación de firmas facultadas y mancomunadas, para operar la banca electrónica y librar cheques de las cuentas bancarias respectivas.

c) Autorizar a la institución bancaria correspondiente la ALTA, de la cuenta Balance

Cero en el módulo de consulta de la banca electrónica de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, para integrar oportunamente las disponibilidades financieras de las mismas.

d) Informar por escrito a la institución bancaria correspondiente, dentro de los primeros

cinco días hábiles del mes de enero, el nombre y firma de las personas designadas para recibir los comprobantes de movimientos bancarios generados en la cuenta respectiva.

e) De conformidad al artículo 192 de la Ley General de Títulos y Operaciones de

Crédito, los cheques bancarios emitidos por los Organismos Públicos del Ejecutivo, tendrán vigencia de seis meses a partir de la fecha de expedición.

f) Solicitar a las instituciones bancarias correspondientes, la capacitación para el

manejo de la banca electrónica al personal autorizado. g) Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, requieran la apertura de cuentas

bancarias para el manejo de recursos financieros, de Programas Especiales, Recursos Federales, Fondos Revolventes o para radicar recursos a sus Delegaciones, deberán solicitarlo por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, indicando con precisión la denominación de la cuenta bancaria correspondiente.

h) Solicitar oportunamente a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la apertura de

cuentas bancarias para recepcionar recursos derivados de convenios con dependencias y/o entidades de la Federación, u organismos civiles, sociales y culturales, anexando para tal fin el acuerdo correspondiente, debidamente requisitado.

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En caso de sufrir alguna modificación el convenio respectivo, deberán enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el convenio modificado debidamente requisitado. Se recomienda dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en los convenios firmados para la administración de los recursos financieros, a fin de evitar posibles sanciones administrativas. i) Es responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, efectuar mensualmente

las conciliaciones bancarias de las cuentas bancarias que correspondan, así como el seguimiento de las inconsistencias detectadas, debiendo solicitar en los primeros quince días del mes siguiente las aclaraciones y/o bonificaciones correspondientes a la institución bancaria respectiva, asimismo deberán turnar copia de dichas gestiones a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda y; a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la citada Secretaría.

j) Organismos Públicos del Ejecutivo podrán solicitar a la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, la apertura de cuentas maestras, siempre y cuando sean debidamente justificadas o que por operatividad no se puedan utilizar cuentas Balance Cero.

k) Organismos Públicos del Ejecutivo deberán acudir a la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, a recoger las fichas de depósito correspondientes los días lunes y viernes de 9:00 a 14:00 Horas.

Por los depósitos que realice la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a cuentas maestras y/o productivas de los Organismos Públicos del Ejecutivo. l) Gestionar ante las Instituciones Bancarias, a través de la banca electrónica la

protección de cheques. Queda estrictamente prohibido a los Organismos Públicos del Ejecutivo, aperturar directa cualquier tipo de cuenta bancaria para el manejo de recursos estatales y federales. Asimismo, queda prohibido realizar depósitos a las cuentas bancarias Balance Cero, aperturadas para el manejo de los recursos financieros, quedando bajo su responsabilidad efectuar dichas operaciones. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, no realizará depósito alguno en las cuentas bancarias que hayan sido aperturadas de manera directa por los Organismos Públicos del Ejecutivo. Artículo 46.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo para la cancelación de las cuentas bancarias observarán lo siguiente: a) Notificar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a partir del primero de febrero,

los números de las cuentas bancarias a cancelar, en las cuales hayan manejado

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recursos estatales y/o federales, derivados de convenios suscritos con Dependencias Federales como Ramo XX, CONADEPI, SECTUR, CONAFOR, CONAGUA entre otros, así como las cuentas bancarias de Delegaciones.

b) Manejar en sus cuentas bancarias de recursos federales, única y exclusivamente

saldos que correspondan al pago de pasivos que quedaron debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio.

c) Tratándose de cuentas en las que manejaron recursos federales, solicitarán las

cancelaciones de las cuentas bancarias, una vez que cumplan con lo siguiente: 1. Liquidar la totalidad de sus pasivos registrados en la información contable y

presupuestaria. 2. En el caso de que las cuentas bancarias del Ramo 33 hayan generado rendimientos

financieros, deberán ser reintegrados a la Tesorería, con excepción de FIES, FEIEF, observando el artículo 54 fracción III del presente ordenamiento.

3. Dejar con saldo cero las cuentas bancarias a cancelar. A más tardar el veintisiete de febrero, enviarán a las instituciones bancarias correspondientes, los talonarios de sus chequeras y los cheques no utilizados con la leyenda de: CANCELADO, del ejercicio inmediato anterior y remitirán a la Dirección de Control Financiero de la Tesorería y, a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda copia del acuse de recibo. El día veintisiete de febrero, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, cancelará en forma definitiva las cuentas bancarias de los Organismos Públicos del Ejecutivo, correspondientes a Balance Cero del ejercicio inmediato anterior, incluyendo los Fondos de Gasto Corriente e Inversión; con excepción de las cuentas bancarias de Delegaciones que permanecerán vigentes hasta que los Organismos Públicos del Ejecutivo lo soliciten. En el caso de las cuentas bancarias donde se manejan los recursos federales tales como: Ramo 33, 39 y recursos federales extraordinarios, dichas cuentas permanecerán vigentes hasta que los Organismos Públicos del Ejecutivo, liquiden única y exclusivamente los pasivos que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio. Artículo 47.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, durante el período del primero al treinta y uno de enero, enviarán solicitud de recursos exclusivamente para cubrir pago de pasivos con recursos de los fondos de gasto corriente e inversión, que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán solicitud oficial de recursos para cubrir pasivos con recursos de los fondos comprometidos, que hayan quedado debidamente

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registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal vigente y del inmediato anterior. Durante el período del primero de enero al veinticinco de febrero, los Organismos Públicos del Ejecutivo, expedirán cheques con cargo a las cuentas bancarias del ejercicio inmediato anterior, exclusivamente para pago de pasivos que hayan quedado debidamente registrados en la información contable y presupuestaria al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior. A partir del dieciséis de marzo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrán solicitar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda mediante oficio, el pago de los cheques no cobrados a la fecha de la cancelación de las cuentas bancarias correspondientes al ejercicio inmediato anterior, así como de los pasivos no pagados única y exclusivamente con fuente de financiamiento estatal; la solicitud de pago de pasivos ante la Tesorería de la Secretaría en mención, se efectuará en el momento que el beneficiario se presente a cobro en los Organismos Públicos del Ejecutivo, anexando la siguiente documentación: I. Cheques no cobrados, a la fecha de cancelación de la cuenta bancaria. a) Cédula de traslado de pasivos, por cheques expedidos no cobrados, recursos estatales según No. T IV-26 (SH-TE-CF-RCEC-0130). b) Carta de autorización, para abono a cuenta del beneficiario según formato No. T IV-15 (SH-TE-CF-CA-0020). c) Copia de la última conciliación bancaria, correspondiente al último mes que presenta movimiento la cuenta. d) Copia del cheque no cobrado con la leyenda: Cancelado. e) Copia del Recibo Oficial correspondiente. II. Pasivos no pagados a) Cédula de traslado de pasivos no pagados, recursos estatales según formato No. T IV-25 (SH-TE-DCF-CPTT-0120). b) Carta de autorización, para abono a cuenta del beneficiario según formato No. T IV-15 (SH-TE-CF-CA-0020). c) Copia del recibo oficial correspondiente. En la solicitud del trámite, es obligación del Organismo Público del Ejecutivo efectuar la verificación de la Cédula de pasivos no pagados y la Carta de Autorización con las áreas internas de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

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La Tesorería de la citada Secretaría, no efectuará pagos de cheques no cobrados o pasivos no pagados cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, no reúnan los requisitos señalados en el presente artículo. Artículo 48.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán realizar las conciliaciones correspondientes con la Tesorería de la Secretaría de Hacienda para determinar los saldos disponibles en los fondos centralizados y en las cuentas balance cero. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán solicitar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la elaboración de recibos oficiales virtuales por los recursos disponibles en la cuenta balance cero y fondos centralizados de un ejercicio a partir del tres de marzo del ejercicio inmediato posterior al cierre, de conforme a lo siguiente: a) Por el monto total de pasivos no pagados al veintisiete de febrero, los cuales se

encuentran considerados en sus registros contables y reportados a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda con fuente de financiamiento estatal, con la excepción de subsidios, mismos que solventarán financieramente los trámites de pago de pasivos que se solicitarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a partir del tres de marzo, previa conciliación.

b) Por el monto total de cheques en circulación no pagados al veintisiete de febrero,

derivado de la cancelación de la cuenta balance cero, dicho recibo oficial solventará financieramente los trámites de pago de pasivos solicitados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda a partir del diecisiete de marzo.

c) Por el monto de los refrendos de los recursos estatales, que serán ejercidos por los

Organismos Públicos del Ejecutivo en el Presupuesto de Egresos vigente, observando lo dispuesto en el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas.

d) Por el monto de las economías de los fondos centralizados de gasto corriente e

Inversión, correspondiente al ejercicio fiscal inmediato anterior. e) Por el monto total de los fondos comprometidos, los cuales se encuentran

considerados en sus registros contables y reportados a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, con fuente de financiamiento estatal, mismos que solventarán financieramente los trámites de pago de pasivos que se solicitarán oficialmente a la Tesorería de la citada Secretaría.

f) Por el remanente del fondo estatal de desastres naturales. g) Por cancelación de ministraciones, siempre y cuando la cuenta balance cero se

encuentre cancelada.

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h) Por cancelación parcial de ministración. i) Por el saldo disponible de la cuenta bancaria, cuando se apertura una nueva cuenta

en el mismo ejercicio por cambio de titular. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda emitirá recibos oficiales virtuales por cada uno de los Organismos Públicos del Ejecutivo, por los recursos disponibles del fondo de remuneraciones y gratificaciones, seis meses después de la última emisión de nómina correspondiente al presupuesto del ejercicio inmediato anterior. En caso de que los Organismos Públicos del Ejecutivo soliciten a la Tesorería de la citada Secretaría la expedición de recibos oficiales virtuales por este concepto antes del tiempo establecido en el párrafo anterior, deberán presentar el saldo conciliado previamente con la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda por ningún motivo elaborará recibos oficiales por los saldos de los fondos centralizados y Cuentas Balance Cero si los Organismos Públicos del Ejecutivo, no realizan las conciliaciones correspondientes. Las conciliaciones deberán incluir los movimientos presupuestarios que contablemente afectaron la disponibilidad, a fin de evitar sobregiros contables al emitir el recibo oficial correspondiente. Artículo 49.- La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, emitirá recibo oficial por el concepto que corresponda, cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo y Servidores Públicos de estos, ingresen recursos a través de la cuenta bancaria No. 002100017901174052, de la Institución Bancaria Banamex, S.A., una vez que el recurso quede disponible en la cuenta antes mencionada, indicando el número de referencia que les corresponda, misma que se le dará a conocer a los Organismos Públicos del Ejecutivo, mediante oficio a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio fiscal inmediato anterior. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, al realizar los depósitos observarán las siguientes consideraciones: I. Realizarán depósitos por diversos conceptos a la cuenta bancaria indicando el

número de referencia que le corresponda. II. Informarán a su personal que los reintegros por concepto de servicios personales

deberán realizarse mediante el depósito directo a la cuenta bancaria antes mencionada, proporcionándoles el número de referencia que le corresponda.

III. Los Organismos Públicos del Ejecutivo y servidores públicos al servicio del

Gobierno del Estado, enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, original y copia del formato de reintegro según formato No. T IV-24 (SH-TE-CF-

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FR-060), copia al carbón y copia fotostática de las fichas de depósito por los abonos que se hayan efectuado en la institución bancaria.

IV. Cuando se trate de reintegros de servidores públicos al servicio del Gobierno del

Estado, anexarán copia al carbón y copia fotostática de la ficha de depósito, original y copia de la hoja de cálculo, emitida por la Secretaría de Hacienda.

V. Efectuarán los depósitos por concepto de devoluciones de gastos no ejercidos,

correspondientes a recursos presupuestarios estatales del ejercicio vigente. VI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo y sus órganos administrativos que generen

ingresos propios por cualquier concepto y las entidades que emitan bases para concurso de licitaciones en obra pública, deberán depositarlo en Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda.

VII. Los formatos de reintegro según formato No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-060),

deberán requisitarse debidamente y contendrán los siguientes datos según sea el caso:

a) Por amortización total o parcial de préstamos, préstamos puente y anticipos de

ministración otorgados: especificarán la fecha, el importe y número de orden de pago que se afectará, anexando copia fotostática de la orden de pago correspondiente.

b) Por retenciones efectuadas a terceros especificarán el importe y concepto del entero,

como I.S.S.S., I.S.R, entre otros, dentro de los primeros cinco días hábiles del siguiente mes que corresponda, a excepción del último mes del ejercicio fiscal, en el cual deberán enterarse a más tardar en los primeros diez días naturales del mes de diciembre. Lo anterior, tratándose de los Organismos Públicos que no tengan la obligación directa de realizarlo ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, apegándose a los requisitos de los formatos No. T IV-16 (SH-TE-CF-ISSS-0070) y T IV-17 (SH-TE-CF-ISR-0080), emitidos por el sistema de enteros federales proporcionado por esta Tesorería de la Secretaría de Hacienda, enviando disco magnético conteniendo dicha información para que la Tesorería cumpla en tiempo y forma con el entero de las obligaciones fiscales.

c) Por recuperación de cuentas por cobrar: especificarán el concepto de la recuperación

y el ejercicio al que corresponde la cuenta por cobrar. d) Por reintegros del año en curso y de años anteriores: especificarán el importe,

número de ministración concepto, ramo y fondo, anexando copia fotostática de la ministración correspondiente.

e) Por cancelación parcial o total de las ministraciones, del año en curso: especificarán

el importe, número de ministración e indicarán si es cancelación parcial o total, anexando copia fotostática de la ministración y/o orden de pago correspondiente.

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f) Por reintegros por recuperación de activos fijos: indicarán en el formato de reintegro

No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-060), el valor del bien reflejado en libros, anexando copia de la factura e indicarán mediante oficio de aclaración que dicho activo se encuentra considerado en los registros contables del Organismo Público.

g) Por reintegros por concepto de sueldos, si es depositado a la cuenta de Banamex,

S.A., el empleado deberá entregar copia al carbón y copia fotostática de la ficha de depósito y hoja de cálculo emitida por la Secretaría de Hacienda en original y copia y si es recibo oficial virtual, enviarán formato de reintegro No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-060), signado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director de Administración del Organismo Público del Ejecutivo, indicando el nombre del empleado, importe y la quincena que corresponde el reintegro.

En el caso de la solicitud de recibos oficiales por éste concepto, será responsabilidad del Organismo Público del Ejecutivo, verificar previamente con el Departamento de Nóminas de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, si fue considerado o incluido en el acta de cheques cancelados, a fin de no duplicar los registros contables correspondientes. h) Cuando se trate de reintegros por concepto del Programa Como Veo Pago, los

Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán indicar el número de cuenta bancaria y nombre de la institución bancaria a la que corresponde el vencimiento.

i) Por reintegros por concepto de retenciones 5 al millar por inspección y vigilancia,

deberán especificar el ramo, fondo y ejercicio. VIII. Son los responsables de indicar con claridad el concepto de los reintegros

realizados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda; el cual debe ser únicamente los que se señalan en el formato de reintegro No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-0060), de lo contrario deberán utilizar la opción de otros.

IX. Deberán enviar de forma oficial a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, las

aclaraciones posteriores cuando ésta se lo solicite, cuando dichos reintegros no correspondan al concepto descrito en el formato No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-0060) o no tenga la suficiente claridad para su registro contable. Toda aclaración generará la obligación de pagar el derecho de 6.5 Salarios Mínimos por el trámite de Cancelación de Recibos Oficiales.

X. Cuando soliciten traspasos de recursos por depósitos indebidos, cancelaciones

y/o reexpediciones de los recibos oficiales, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado; en la Delegación de Recaudación de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al Artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos.

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XI. Cuando realicen depósitos indebidos a la cuenta balance cero y que soliciten la elaboración de recibos oficiales, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado; en la Delegación de Recaudación de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al Artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos. Con excepción de los recibos por concepto de comisiones bancarias.

XII. Cuando realicen depósitos las entidades, deberán solicitar la elaboración de los

recibos oficiales correspondientes a más tardar treinta días naturales después del depósito, en caso que el último día sea inhábil, se recibirá al siguiente día hábil.

En caso de no observar lo anterior, dichos saldos se registrarán posterior al cierre del ejercicio, como ingreso de Ley de años anteriores. XIII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que soliciten la elaboración de recibos

oficiales posterior a la fecha de la fracción anterior, deberán pagar 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado en la Delegación de Recaudación de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al Artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos.

XIV. Cuando soliciten devolución de recursos por depósitos que hicieran indebidamente

a las cuentas de Tesorería, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado, en la Delegación de Recaudación de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos.

La Tesorería de la Secretaría de Hacienda será la única facultada para determinar la devolución de recursos de los depósitos indebidos que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo en las cuentas de la misma. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda por ningún motivo expedirá recibo oficial con fichas bancarias con la leyenda de: DUPLICADO. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda será la única facultada para determinar la emisión del recibo oficial, por los depósitos indebidos que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo en las cuentas Balance cero, quedando bajo la responsabilidad de las mismas cualquier depósito. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda tendrá la facultad de aplicar o no las fracciones IX, X, XI, XIII y XIV Cuando la institución bancaria entregue a los Organismos Públicos del Ejecutivo fichas con la leyenda de: DUPLICADO, estos deberán solicitar la certificación de las mismas, indicando la siguiente leyenda: “Certificamos que este documento es un duplicado del original, mismo que fue destruido por imprimirse en forma incorrecta”. Los Organismos Públicos del Ejecutivo tendrán las siguientes obligaciones:

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a) Enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda dentro de los primero cinco días

hábiles del mes de enero, el Registro de Firmas del Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

b) En caso de cambios de funcionarios de los Organismos Públicos del Ejecutivo,

deberán informar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el cambio de registro de Firmas, dentro de los primeros cinco días hábiles de que se realice el cambio.

c) En casos extraordinarios y previa autorización de la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, podrá delegar facultad para firmar el formato de reintegro en su representación.

d) Notificar por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, en los primeros

diez días del mes de enero, el nombre de las personas facultadas para recibir los comprobantes de las fichas de depósito y recibos oficiales, anexando copia fotostática de una identificación oficial.

e) Los recibos oficiales, serán entregados en la Tesorería de la Secretaría de Hacienda,

72 horas después de haber efectuado el depósito; en el horario de 9:00 a 14:00 horas.

Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de guardar la confiabilidad del número de cuenta bancaria y número de referencia que le corresponda. Asimismo, es responsabilidad de las Organismos Públicos del Ejecutivo, la autenticidad de las firmas en los formatos de reintegros. Artículo 50.- De acuerdo a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el capítulo VIII de las Obligaciones de las Personas Morales, fracción IV, que establece presentar a más tardar el día quince de febrero de cada año ante las autoridades fiscales, la información de las personas a las que les hubieran efectuado retenciones en el año de calendario anterior, se establece que, será responsabilidad aplicable a las Dependencias del Ejecutivo Estatal los enteros federales efectuados a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, en los siguientes casos: I. En el supuesto de que los Organismos Públicos del Ejecutivo, efectúen el entero

de retenciones federales a la Tesorería, fuera de los plazos establecidos en el artículo 53 fracción VII inciso b.

II. Por la información de retenciones de terceros notificada por la dependencia según

formatos Nos. T IV-16 (SH-TE-CF-ISSS-0070), T IV-17 (SH-TE-CF-ISR-0080) o a través del sistema informático de enteros federales, que derive en errores o inconsistencias de la declaración informativa múltiple del Gobierno del Estado.

Cuando la Autoridad Fiscal determine multas, recargos y actualizaciones, derivado de las fracciones I y II del presente artículo, los Organismos Públicos del Ejecutivo Estatal,

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serán responsables de asumir el costo de los conceptos descritos y a su vez de enterarlos a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. Artículo 51.- Los reintegros se sujetarán a lo siguiente: I. Los reintegros correspondientes a recursos federales que realicen los Organismos

Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques a favor de la Secretaría de Hacienda y remitirlo a la Tesorería de la citada Secretaría, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente:

a) Importe y concepto del reintegro b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial II. Reintegros a la Tesorería de la Federación, derivados de convenios establecidos

entre Organismos Públicos del Ejecutivo y Federales. Los Organismos Públicos del Ejecutivo que por convenio, tengan que reintegrar recursos por diversos conceptos a la Tesorería de la Federación; deberán realizarlo directamente, siempre y cuando los recursos hayan sido ministrados a las cuentas bancarias que manejan las mismas e informar mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, anexando copia de la ficha de depósito y/o formato SAT 16; caso contrario deberá solicitar el reintegro a la Tesorería de la Secretaría. III. Reintegros correspondientes a Recursos Federales por Refrendos y Economías al

cierre del Ejercicio Fiscal de ramo 33, 39 y recursos federales extraordinarios. Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques de caja y/o certificados a favor de la Secretaría de Hacienda por los refrendos y economías que se determinen al cierre del ejercicio fiscal inmediato anterior y remitirlo a la Tesorería de la citada Secretaría, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente: a) Importe y concepto del reintegro. Refrendos y/o economía. b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde. c) Indicar la elaboración del recibo oficial. Queda estrictamente prohibido depositar recursos federales y de convenios en la cuenta bancaria de Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052; con excepción de las retenciones a contratistas correspondientes al 1% beneficio social, 5 al millar, cuotas de recuperación, sanciones y observaciones por auditorías, siempre y cuando dichas auditorías, correspondan a recursos Estatales y Ramo 33.

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Queda bajo la responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo realizar depósitos de recursos federales a la cuenta No. 002100017901174052 de Banamex, S.A.; mismos que serán considerados como Ingresos de Ley. IV. Reintegros de rendimientos generados en las cuentas de las dependencias y

entidades del Ramo 33. De los reintegros que realicen los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán elaborar cheques a favor de la Secretaría de Hacienda y remitirlo a la Tesorería de dicha Secretaría, mediante oficio indicando en el mismo lo siguiente: a) Importe y concepto del reintegro. b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde. c) Indicar la elaboración del recibo oficial. Artículo 52.- Las ministraciones de los recursos se sujetarán a lo siguiente: I. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, otorgará la disponibilidad de los

recursos ministrados a través de las Cuentas Bancarias de Balance Cero y Maestras, de acuerdo a las órdenes de ministraciones que mensualmente se les asigna a los Organismos Públicos del Ejecutivo por concepto de gasto corriente, servicios personales e inversión.

II. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán a la Tesorería de la Secretaría

de Hacienda, la solicitud de recursos en No. T IV-18 (SH-TE-CF-SR-0010) en original y copias firmadas por el Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente los días jueves en el horario: de 9:00 a 15:00 horas, cuando se trate de solicitudes de recursos federales, deberán anexar copia de la ministración correspondiente.

Cuando se trate de ministraciones por concepto de servicios personales, los Organismos Públicos del Ejecutivo enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la Solicitud de Recursos en No. T IV-16 (SH-TE-CF-SR-0010) en original y copias firmadas por el Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente los días jueves en el horario: de 9:00 a 15:00 horas, anexando el costo bruto de la nómina y copia de la ministración correspondiente. III. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán enviar a la Tesorería de la

Secretaría de Hacienda dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, el registro de firmas del Titular y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo.

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En caso de cambios de funcionarios de los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán informar Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el cambio de registro de firmas, dentro de los primeros cinco días hábiles de que se realice el cambio. En casos extraordinarios y previa autorización de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el Titular de los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrá delegar facultad para firmar la solicitud de recursos en su representación. A falta de Titular en los Organismos Públicos del Ejecutivo podrá firmar el encargado del Despacho o Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente. Es responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, la autenticidad de las firmas de las solicitudes de recursos. IV. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, tendrá disponible en la cuenta

bancaria correspondiente, los recursos financieros por el monto que solicite en forma semanal, de acuerdo a las Ministraciones autorizadas a los Organismos Públicos del Ejecutivo.

V. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda dejará disponible los Recursos

Financieros solicitados por los Organismos Públicos del Ejecutivo, el día lunes a las 11:00 horas.

VI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán conciliar con la Tesorería de la

Secretaría de Hacienda, en los primeros diez días de cada mes, los saldos de las cuentas Balance Cero, Fondos Centralizados y Registros Contables; de acuerdo al calendario de conciliaciones que se les enviará a más tardar el último día hábil del mes de enero. Asimismo, será responsabilidad de los Organismos Públicos incluir los movimientos presupuestarios, que contablemente afecten la disponibilidad para evitar sobregiros contables por la emisión de recibos oficiales.

VII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, podrán enviar en casos extraordinarios,

las solicitudes de recursos cualquier día de la semana, máximo una vez al mes, previa autorización de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

VIII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, dispondrán de estos recursos, para la

emisión de cheques o transferencias a través de la Banca Electrónica, con cargo a la cuenta aperturada para tal fin.

IX. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, realizará la radicación de recursos a

los Organismos Públicos del Ejecutivo, de acuerdo a la disponibilidad y liquidez financiera.

Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de llevar el control de los saldos disponibles de las cuentas bancarias de Balance Cero con relación a las

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solicitudes de recursos enviadas a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda y los pagos realizados. Artículo 53.- La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, podrá otorgar recursos previa disponibilidad financiera, por concepto de préstamos, préstamos puente y/o anticipos de ministración, debiendo los Organismos Públicos del Ejecutivo, apegarse a lo siguiente: I. Préstamos: a) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite de solicitud con

cinco días hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso. b) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar las órdenes de pago y los contratos de créditos que se deriven.

c) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar solicitud de recursos a la

Secretaría de Hacienda con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso anterior, anexando para ello el formato No. (SH-TE-APF-AMOP- 0080), debidamente requisitado.

d) Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán

presentar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Hacienda, anexando el formato No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-060).

II. Préstamos puente: a) Los préstamos puente, se otorgarán únicamente cuando exista la ministración de

recursos y el área correspondiente de la Federación no los haya radicado al Estado. b) Los Organismos públicos deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles de

anticipación a la fecha de requerimiento del recurso. c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar la solicitud y las órdenes de pago que se deriven.

d) Los Organismos Públicos del Ejecutivo al requerir préstamo puente, deberán solicitar

a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda la apertura de la cuenta bancaria en la que se depositarán los recursos, indicando en la denominación de la misma “préstamo puente”.

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e) Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Hacienda con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T IV-27 (SH-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

Para efectos de liquidar el préstamo, los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán presentar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Hacienda, anexando el formato No. T IV-24 (SH-TE-CF-FR-060), o en su caso la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público enviará a la Dirección de Control Financiero, el descuento directo de la ministración y elaboración del recibo oficial correspondiente. Con excepción de los recursos FIES, FEIEF Y RAMO 23. III. Anticipos de ministración: a) Se otorgarán anticipos de ministración cuando los recursos se encuentren previstos

presupuestariamente. b) Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán enviar su trámite, con cinco días

hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso. c) Los Titulares de los Organismos Públicos del Ejecutivo y/o en su caso quienes ellos

designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar los anticipos de ministración que se deriven.

Los Organismos Públicos deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Hacienda con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T IV-27 (SH-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado. Artículo 54.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, realizarán los pagos descentralizados de prestadores de servicios en función de la disponibilidad financiera determinada por su solicitud semanal de recursos en formato No. T IV-18 (SH-TE-CF-SR-0010) y de acuerdo a sus compromisos de pago y considerando lo siguiente: I. Todos los compromisos de pagos que hayan adquirido los Organismos Públicos

del Ejecutivo deberán realizarse a través de la Banca Electrónica. II. Los pagos que por su naturaleza no se puedan realizar a través de la Banca

Electrónica, deberán realizarlo mediante cheque, justificando a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda plenamente el motivo por el cuál no se realizaron a través de transferencias electrónicas.

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III. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse al artículo 63 de los Lineamientos Operativos de la Banca Electrónica, solicitándole su debida observancia.

IV. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, dentro del sistema contable tendrán las

opciones de consulta, altas, cambios y bajas de las Cartas de Autorización en formato No. T IV-15 (SH-TE-CF-CA-0020) o Aviso de Cambio en No. T IV-20 (SH-TE-CF-MDPC- 0030) del catálogo de proveedores.

V. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán verificar que el R.F.C. de los

prestadores de servicio sea correcto, completo y que coincida con lo registrado en la base de datos, debido a que este dato es indispensable para realizar el abono a la cuenta bancaria correspondiente.

VI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, solicitarán a los prestadores de servicios

les informen oportunamente los cambios que realicen en sus cuentas bancarias. Es responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, el pago oportuno de los prestadores de servicios. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de los pagos efectuados a los Prestadores de Servicios, así como la custodia de la documentación comprobatoria del gasto. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán responsables del control del ejercicio del gasto de su presupuesto autorizado para el ejercicio vigente. Las instituciones bancarias expedirán fichas de depósitos a cada prestador de servicios, como comprobante del pago efectuado mediante abono a su cuenta bancaria y serán entregadas a los Organismos Públicos del Ejecutivo para su distribución correspondiente. Artículo 55.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán gestionar ante la Tesorería de la Secretaría de Hacienda los pagos de sueldos del personal de base y confianza, bajo su adscripción a través del Sistema de Nómina Electrónica, para el trámite correspondiente ante la institución bancaria. Para el personal de nuevo ingreso, de los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán incorporarlos al Sistema de Nómina Electrónica, de manera inmediata posterior al primer cobro. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, que cuenten con personal docente, deberán realizar las gestiones necesarias para su incorporación al Sistema de Nómina Electrónica, con base a los lineamientos que emita la Secretaría de Hacienda.

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Artículo 56.- El procedimiento del pago de sueldos del personal al servicio del Gobierno del Estado, se efectuará a través del sistema de Nómina Electrónica. I. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, deberá observar lo siguiente: a) Designar el banco y firmar el convenio de prestación de servicios para el PAGO DE

SUELDOS VÍA NÓMINA ELECTRÓNICA del personal al servicio del Gobierno del Estado.

b) Actualizar periódicamente el Software de Nómina Electrónica, asesorando al

personal designado por los Organismos Públicos del Ejecutivo, para el manejo y control del mismo.

c) Emitir calendario de actividades conjuntas con los Organismos Públicos del Ejecutivo,

Altas y Bajas de Nómina Electrónica. d) Remitir al banco la información del padrón de empleados de cada Organismo Público

del Ejecutivo, para la elaboración de contratos individuales, tarjetas de débito y NIP; por cada empleado.

e) Solicitar a la institución bancaria correspondiente la apertura de cuentas y solicitudes

de contratos del personal de nuevo ingreso, a solicitud de los Organismos Públicos del Ejecutivo.

f) Enviar los contratos individuales a los Organismos Públicos del Ejecutivo para ser

entregados y requisitados correctamente por el personal. g) Cancelar los comprobantes de pago de Nómina Electrónica, retenidos por baja y

temporales, de acuerdo al calendario establecido, siempre y cuando no se haya efectuado reclamo alguno por parte del beneficiario o por los Organismos Públicos del Ejecutivo.

h) Efectuar el abono a las cuentas individuales del personal de los Organismos Públicos

del Ejecutivo. II. Los Organismos Públicos del Ejecutivo deberán observar lo siguiente: a) Enviar a la a Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el padrón de empleados de

nuevo ingreso, por medios magnéticos de acuerdo al programa y por cada Institución Bancaria que corresponda.

b) Remitir los contratos debidamente requisitados, a la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, en un lapso no mayor de quince días a la fecha de su recepción; y ésta a su vez, los enviará a la institución bancaria para el registro de firmas, evitando con ello la cancelación de las cuentas personales de los empleados, anexando al mismo la siguiente documentación soporte:

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1. Copia de la credencial de elector. 2. Comprobante de domicilio legible y actualizado, como máximo un mes de emisión. c) Enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, las retenciones de depósito,

temporales o por baja, a través de los reportes de altas y bajas establecidos en el programa de Nómina Electrónica en la fecha indicada en el calendario, el cual será enviado a los Organismos Públicos del Ejecutivo para su conocimiento en los diez primeros días del mes de enero, el incumplimiento de este punto será responsabilidad de los mismos.

Para el caso del personal que cause baja antes de haber recibido la tarjeta de débito y NIP, deberá indicar en el reporte de bajas del Sistema de Nómina Electrónica, que la alta del personal se encuentra en trámite. d) Enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, mediante oficio en original y

copia, la liberación del abono a la cuenta personal del trabajador, por las retenciones temporales solicitadas con antelación, especificando la quincena o quincenas a liberar, indicando si las cuentas deben ser reactivadas.

e) Firmar la nómina y/o recibo de pago, recepcionando el talón como comprobante de

pago para el trabajador. f) Al personal que haya causado baja y le corresponda parte proporcional de su sueldo,

los Organismos Públicos del Ejecutivo gestionarán a la brevedad posible, la solicitud de la hoja de cálculo ante la Secretaría de Hacienda y a la Tesorería de la citada Secretaría, el recibo oficial virtual e indicará mediante oficio al Departamento de Nóminas el importe a depositar a la cuenta personal, para estar en posibilidades de realizar la liberación y abono en el tiempo establecido, dicha gestión no deberá de exceder de cuarenta y dos días a la fecha de la emisión; caso contrario deberán cancelar todos los trámites administrativos hechos con anterioridad.

g) Los Organismos Públicos del Ejecutivo que hayan solicitado la liberación del pago del

personal con retención temporal o de baja y no se presentaron a recibir sus comprobantes de pago de Nómina Electrónica, dentro de la fecha establecida para su custodia de cuarenta y dos días a la fecha de la emisión, se le devolverá los comprobantes de pago a los Organismos Públicos del Ejecutivo, para la entrega al personal para su requisitación respectiva, procediendo automáticamente al abono correspondiente en la cuenta del beneficiario.

Las retenciones temporales de nómina electrónica no deberán excederse por más de tres quincenas, para que las cuentas del personal no pierdan los beneficios establecidos en los convenios celebrados con las instituciones bancarias y evitar rechazos de depósitos por desvinculación de cuentas, en caso contrario deberá solicitarse la baja del esquema de nómina electrónica.

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Los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán los responsables de realizar las gestiones necesarias ante la institución bancaria correspondiente, por la problemática que se presente en el manejo de las tarjetas de débito de su personal como: extravío, daños de la tarjeta, reposiciones, cargos indebidos, entre otros. En caso del personal que cause baja, se reservará el derecho de continuar con la tarjeta de débito, mediante el status de cliente normal del banco. Artículo 57.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán cancelar el comprobante de pago y el espacio de firma de la Nómina Electrónica, cuando el personal haya causado baja y se haya efectuado previamente la solicitud a través de la Unidad de Apoyo Administrativo o su similar, el traspaso de la cuenta personal a la cuenta de sueldos del Gobierno del Estado; así mismo, deberá enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda mediante formato de devolución No. T IV-21 (SH-TE-CF-DCPC-0150), debidamente requisitado y con el sello oficial del centro de trabajo, de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario. Los Organismos Públicos del Ejecutivo cuando no cumplan con la devolución de los comprobantes de Nómina Electrónica cancelados en las fechas establecidas en el calendario, deberán enviar oficio de justificación por la demora del trámite. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, elaborará acta administrativa de cancelación de comprobantes de pago y emitirá listados analíticos y enviara la documentación a los Organismos Públicos del Ejecutivo, para su registro contable y presupuestario. Artículo 58.- En la emisión y distribución de nóminas y cheques de sueldos, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, observará lo siguiente: I. Emitir quincenalmente las nóminas, cheques y comprobantes de pago, para cubrir

los sueldos del Personal al Servicio del Gobierno del Estado. II. Radicar los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de

Hacienda. III. Retener los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de

Hacienda, mismos que tendrán una vigencia de cuarenta y cinco días para efectuar su liberación, posterior a este término se procederá a su cancelación para su incorporación en acta.

IV. Cancelar los cheques y comprobantes de pago, solicitados por la Secretaría de

Hacienda, mismos que serán incorporados en acta.

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V. Atender las solicitudes de la Secretaría de Hacienda, respecto de la devolución de cheques, misma que se realizará de forma oficial a las Delegaciones de la misma Secretaría, observando el status de la solicitud.

VI. Entregar quincenalmente a los Organismos Públicos y Delegaciones de la

Secretaría de Hacienda, las nóminas, cheques y comprobantes de pago, así como circular en la cual se señalan instrucciones especiales y las fechas de pago y devolución de las nóminas pagadas, cheques y comprobantes de pago debidamente cancelados y relacionados.

VII. Recibir de las Delegaciones de la Secretaría de Hacienda, cuarenta y cinco días

posteriores a la fecha de emisión, nóminas firmadas, selladas y requisitadas, los cheques no cobrados debidamente cancelados y relacionados; los comprobantes de nómina electrónica sin cancelar para ser entregados a los Organismos Públicos de áreas centrales según corresponda, con base a las instrucciones indicadas en las circulares de pago.

VIII. Recibir de los Organismos Públicos, cuarenta y cinco días posteriores a la fecha

de emisión, mediante oficio y debidamente relacionados, los cheques cancelados devueltos; en el caso de los comprobantes de pago, deberán anexar el soporte correspondiente, con base a las instrucciones indicadas en las circulares de pago.

IX. Entregar a los Organismos Públicos, para su control y resguardo correspondiente,

el original de: las nóminas pagadas de sus delegaciones foráneas, recibos de cheques por radicaciones físicas, copia de la relación de cheques devueltos cancelados y originales de comprobantes de pago que no fueron recibidos por los beneficiarios.

X. Entregar por escrito dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, a

los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones de la Secretaría de Hacienda, el calendario de fechas de recepción de nóminas, pago, devolución de cheques no cobrados, cancelados y retenciones de Nómina Electrónica; para su aplicación correspondiente.

Artículo 59.- En la distribución de nóminas y cheques de sueldos los Organismos Públicos del Ejecutivo observarán lo siguiente: I. Informar por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a través de la

Unidad de Apoyo Administrativo dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, los nombres y firmas autógrafas, anexando copia fotostática de la identificación de las personas habilitadas para recibir las nóminas, cheques y comprobantes de pago.

II. Informar por escrito a las delegaciones de hacienda de la Secretaría de Hacienda,

dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, a través de sus delegaciones y/o Escuelas, los nombres de los habilitados para la recepción de las

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nóminas, cheques y comprobantes de pago de su adscripción, incluyendo el registro de firmas y anexando copia fotostática legible de la credencial de elector, siendo esto requisito indispensable para la entrega de la documentación de referencia.

III. Pagar en las delegaciones de hacienda de la Secretaría de Hacienda, previa

identificación, las nóminas y cheques de pensión alimenticia, jubilados y pensionados del sector burocracia y magisterio, así como de los cheques radicados.

IV. Las delegaciones de hacienda enviará a la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, las nóminas debidamente firmadas, certificadas y selladas por cada centro de trabajo, de lo contrario se les notificará la devolución por escrito.

V. Quedará bajo la responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo,

delegaciones de hacienda de la Secretaría de Hacienda y escuelas; el mal uso o extravío de nóminas, cheques y comprobantes de pago, en poder de los habilitados de su adscripción.

VI. Queda estrictamente prohibido realizar los pagos anticipados a las fechas que

indican las circulares que se les envía de manera quincenal a los Organismos Públicos del Ejecutivo, caso contrario las comisiones que cobren las Instituciones Bancarias serán absorbidas por las áreas responsables.

VII. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, delegaciones de hacienda de la Secretaría

de Hacienda y escuelas, deberán solicitar identificación a su personal para la entrega del cheque y comprobante de pago correspondiente.

VIII. Las delegaciones de hacienda de la Secretaría de Hacienda y escuelas, que

reciban Carta Poder para el pago de cheques, deberán observar que estas se encuentren debidamente certificadas y con el sello oficial de cada centro de trabajo, mismas que deberán ser certificadas, por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o su similar y si se trata del personal docente, podrá ser a través de los Supervisores, Directores de Escuela y/o Sindicato de la sección 40, debidamente documentadas.

IX. Acudir a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda a recepcionar las nóminas

originales de quincenas anteriores, debidamente requisitadas y soportes de pago de las delegaciones foráneas, conforme a las fechas que indica el calendario establecido, para su integración a la documentación comprobatoria de su erogación presupuestaria.

X. Será responsabilidad de los Organismos Públicos del Ejecutivo, proporcionar al

personal bajo su adscripción, todo tipo de información que le sea requerida, así como la custodia, el manejo y archivo de las nóminas originales.

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XI. Entregar por escrito dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, a los Organismos Públicos del Ejecutivo y delegaciones de la Secretaría de Hacienda, el calendario de fechas de recepción de nóminas, pago, devolución de cheques no cobrados, cancelados y retenciones de Nómina Electrónica; para su aplicación correspondiente.

Artículo 60.- En el procedimiento de cheques cancelados, los Organismos Públicos del Ejecutivo y delegaciones foráneas enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, mediante formato de devolución No. T IV-22 (SH-TE-CF-DCC-0140), debidamente requisitado y de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario, todos los cheques previamente cancelados a reintegro por baja, fallecimiento o custodia por falta de cobro oportuno, estampando el sello de cancelación por Custodia o Reintegro, así como el sello común del centro de trabajo, en el horario de 8:30 a 15:00 horas. En caso de incumplimiento de este rubro en las fechas establecidas, deberán enviar oficio de justificación por la demora del trámite. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, elaborará acta administrativa de cancelación de cheques, emitirá listados analíticos y remitirá la documentación a los Organismos Públicos del Ejecutivo, y estos a su vez serán los responsables de proporcionar al personal bajo su adscripción, todo tipo de información referente a los cheques cancelados, para los efectos contable y presupuestario, los costos por programa de cheques cancelados deberán ser consultados a través del SIAHE de la página Web de la Secretaría de Hacienda. Artículo 61.- En el procedimiento de bloqueo y reexpedición de cheques; los Organismos Públicos del Ejecutivo y Delegaciones foráneas comunicarán en forma oportuna, al personal bajo su adscripción sobre el procedimiento de bloqueo y reexpedición de cheques de sueldos, en los siguientes casos: I. Extravío y robo de cheques. El beneficiario, en forma preventiva comunicará a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, por escrito, anexando copia fotostática legible de la credencial de elector, el extravío o robo de cheques, debiendo informar inmediatamente a su Dependencia, a fin de realizar dicha solicitud de manera oficial, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo o su similar, teniendo como vigencia para tal efecto, hasta seis meses de la fecha de expedición del cheque. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, procederá al bloqueo de los cheques extraviados según el banco que se trate a través del sistema de protección de cheques. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, solicitarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, en el caso que proceda la solicitud de bloqueo, a través de la Unidad de Apoyo Administrativo ó su similar, se efectué la reexpedición correspondiente y en caso contrario solicitarán por la misma vía, se les proporcione mediante oficio, copia del

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anverso y reverso del cheque pagado, con base a los tiempos establecidos por las instituciones bancarias, para los fines legales que procedan. II. Deterioro de cheques. El beneficiario entregará a su dependencia, el cheque deteriorado anexando el talón de percepciones con los datos de referencia legibles y ésta procederá a su cancelación y lo enviará a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda; solicitando a la vez el reproceso del cheque ante la misma, cuando éstos correspondan al ejercicio en vigor. Cuando los cheques deteriorados correspondan a ejercicios anteriores, los Organismos Públicos del Ejecutivo, procederán a la cancelación y lo enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, debiendo realizar los trámites ante la citada Secretaría, para solicitar su reproceso a través de ADEFAS. III. Cheques cancelados por falta de cobro oportuno. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, cancelarán los cheques y los enviarán mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda y solicitarán el reproceso de los cheques ante la misma, cuando estos correspondan al ejercicio en vigor. Cuando los cheques correspondan al ejercicio inmediato anterior, siempre y cuando las cuentas bancarias no se encuentren canceladas, los Organismos Públicos del Ejecutivo, procederán a la cancelación y lo enviarán mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, debiendo realizar los trámites ante la misma, para solicitar su reproceso a través de ADEFAS. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, delegaciones foráneas y escuelas, deberán apegarse a los tiempos que marca el calendario establecido sobre la custodia de los cheques, para que el personal bajo su adscripción pueda cobrar oportunamente su cheque; quedando bajo su responsabilidad el incumplimiento del tiempo establecido. En el pago de cheques del personal al servicio del Gobierno del Estado, es importante considerar lo señalado en el artículo 360 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Artículo 62.- Para la inversión en mesa de dinero, los Organismos Públicos del Ejecutivo, enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la información de los saldos disponibles Estatales y Federalizados de las cuentas bancarias que manejan, para que estos se inviertan en los diferentes instrumentos de inversión que ofrece el sistema financiero mexicano, considerando lo siguiente: I. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, determinarán el saldo disponible real de

cada cuenta maestra de recursos estatales y federalizados, de acuerdo a los registros contables y notificarán en la periodicidad que establece la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

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II. De los saldos disponibles, deben considerar un monto mínimo necesario para

efecto de gastos imprevistos o extraordinarios, entendiéndose como gasto imprevisto aquellos que deban ser pagados el mismo día en que se generen.

III. El saldo que determine cada Organismo Público del Ejecutivo después de restarle

el monto mínimo, será invertido en mercado de dinero, por el plazo existente desde el día de la inversión hasta el primer día hábil siguiente.

IV. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deben enviar el informe de saldos

bancarios en cuentas maestras estatales y federalizadas a invertir en mesa de dinero según formato No. T IV-23 (SH-TE-GFI-ISBC-0020, mismo que debe estar firmado por el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o equivalente, los días lunes, miércoles y viernes a más tardar a las 14:00 horas o el día hábil siguiente a las 09:00 a.m.

DETALLE DE INVERSIÓN:

INFORME DEL DÍA PARA INVERTIR LOS DÍAS Lunes Martes y miércoles Miércoles Jueves y viernes Viernes Lunes

V. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, debe establecer políticas internas para la

entrega de cheques a los beneficiarios, preferentemente los días martes y viernes, siendo responsabilidad de éstas, librar cheques que no hayan considerado en el reporte enviado al Área de Gestión de Finanzas e Inversiones de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

VI. Los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán autorizar y notificar al ejecutivo

de cuenta de cada Institución Bancaria, que los comprobantes de los montos invertidos en mesa de dinero sean entregados al Área de Gestión de Finanzas e Inversiones de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a más tardar el día siguiente hábil después de realizar la inversión. Lo anterior, constituirá el soporte de los registros contables y las conciliaciones bancarias.

Los rendimientos que generen las cuentas de inversión en mesa de dinero de los Organismos Públicos del Ejecutivo, serán traspasados diariamente por la Institución Bancaria a la cuenta denominada CONCENTRADORA o a la cuenta bancaria que corresponda. Los saldos disponibles estatales y federalizados que envíen los Organismos Públicos del Ejecutivo para su inversión, serán colocados en los instrumentos de inversión que decida la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, de acuerdo a las perspectivas y condiciones de los mercados financieros.

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Las aperturas, cancelaciones y vigencias de cuentas maestras de recursos estatales y federalizados, se regirán de acuerdo a las políticas establecidas para tal caso. Será responsabilidad aplicable a los Organismos Públicos del Ejecutivo, las modificaciones a los saldos de inversión en mesa de dinero, una vez que se hayan notificado previamente mediante el formato No. T IV-2 (SH-TE-GFI-ISBC-0020) a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. Asimismo, deberá observar las fracciones I, II y III del presente artículo. Artículo 63.- Para efectos de operar la banca electrónica, los Organismos Públicos del Ejecutivo a través de sus titulares, se apegarán a lo siguiente: I. Deberán celebrar contratos con instituciones bancarias para la instalación de la

banca electrónica, para efectuar sus operaciones financieras. II. Autorizar a las instituciones bancarias para incorporar a la banca electrónica de la

Tesorería de la Secretaría de Hacienda, el status de consulta de las cuentas bancarias que manejen.

III. Realizar las siguientes operaciones: consultas, traspasos y pagos. IV. Delegar a los funcionarios el manejo y uso de la banca electrónica. V. Notificar por escrito los nombres de los servidores públicos facultados para el

manejo y uso de la Banca Electrónica, indicando en el mismo los niveles de autorización a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, a más tardar el último día hábil del mes de enero.

VI. Notificar por escrito a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento

Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, las altas en el sistema de banca electrónica de las cuentas bancarias que se aperturen durante el ejercicio fiscal.

VII. El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o equivalente, será el responsable

de revisar y validar la Información que contengan las operaciones, una vez que se encuentren capturadas, previo a su transmisión.

VIII. El Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o equivalente deberá imprimir los

formatos de las operaciones diarias realizadas en banca electrónica, para los registros contables correspondientes, los cuales deberán contener: la cuenta de origen y la cuenta destino, con los siguientes datos:

a) Fecha. b) Hora.

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c) Número de cuenta y/o CLABE. d) Nombre de la cuenta. e) Institución bancaria. f) Importe. g) Plaza. h) Sucursal. i) Número de referencia del movimiento o número de folio. IX. Registrar diariamente, dentro del Sistema de Contabilidad Gubernamental, los

movimientos financieros correspondientes a las transferencias electrónicas. X. Enviar mensualmente a la Dirección Coordinación Municipal y Financiamiento

Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la información financiera de las operaciones efectuadas a través de la Banca Electrónica en medios magnéticos, a más tardar dentro de los diez días posteriores al mes que corresponda.

XI. Imprimir mensualmente los estados de cuenta a través de la banca electrónica,

con la finalidad de agilizar la elaboración de las conciliaciones bancarias. XII. Realizar sus transferencias de fondos a cuentas propias y de terceros a través de

la Banca Electrónica de las diferentes instituciones bancarias. XIII. Solicitar a la institución bancaria correspondiente el número de rastreo del SPEI,

para confirmar la recepción de los recursos al Banco Destino. XIV. Solicitar a través de oficio a las instituciones bancarias, la instalación, capacitación

y cancelación del servicio del manejo de la Banca Electrónica, debiendo turnar copia a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda.

Artículo 64.- Para el manejo y uso de la banca electrónica los Organismos Públicos del Ejecutivo, deberán apegarse a los manuales de usuario de la institución bancaria correspondiente La banca electrónica, ofrece los siguientes servicios: I. Consulta de Saldos: permite consultar saldos a la fecha en que se requiera, así

como respaldar dicha información en medios magnéticos. II. Consulta de Movimientos: permite consultar movimientos de las operaciones

realizadas de dos meses anteriores a la fecha en que se efectúe, así como respaldar dicha información en medios magnéticos.

III. Impresión de Estados de Cuenta: permite la impresión de Estados de Cuenta, así

como respaldar dicha información en medios magnéticos.

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IV. Traspasos a terceros de una misma Institución Bancaria, de una cuenta propia a

una de terceros. El abono se aplica el mismo día de su operación. V. Transferencias de terceros en diferentes Instituciones Bancarias: Permite realizar

el abono a la cuenta bancaria que se encuentra en una institución bancaria distinta de la cuenta bancaria origen. Dependiendo del monto de la transacción, deberán sujetarse a las siguientes modalidades:

a) Sistema de pago electrónico interbancario.- Cuando el importe de la transacción es

igual o mayor a $50,000.00, el mismo día. b) Sistema de orden de pago.- Cuando el importe de la transacción sea menor de

$50,000.00, el mismo día. c) Para los pagos que se realicen entre las mismas instituciones bancarias, la operación

financiera se hará de manera inmediata. El horario para el envío de los SPEI, lo determinarán las Instituciones Bancarias. VI. Protección de Cheques: proteger de alteraciones fraudulentas los cheques que las

instituciones bancarias pueden operar en ventanilla, protegiendo la cuenta de origen, número de cheque, fecha, beneficiario e importe.

VII. Conciliaciones Automáticas: permite realizar las conciliaciones bancarias diarias

en forma automática. VIII. Bitácora de Operaciones: permite conocer las operaciones realizadas dentro de la

Banca Electrónica, así como la hora, fecha y nombre del usuario. IX. Información Financiera: permite consultar: las tasas de mercado de dinero y de

capitales, así como los diferentes tipos de cambio, entre otros. Con fundamento en los Artículos 1205 y 1298 – A del Código de Comercio y el Artículo 52 de la Ley de Instituciones de Crédito; para efectos de comprobación y soportes, todos los reportes que genera la banca electrónica tendrán validez oficial y legal. Artículo 65.- Para el manejo del programa de pagos a proveedores y contratistas por descuento financiero electrónico “Como Veo Pago” los intermediarios financieros serán los siguientes: I. Intermediarios financieros. a) BANORTE, S. A. b) SANTANDER, S. A. c) HSBC, S. A.

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d) BANAMEX, S.A. e) BANCOMER, S.A. f) SCOTIABANK INVERLAT, S.A. En caso de incorporarse otro intermediario financiero, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, notificará oportunamente a los Organismos Públicos del Ejecutivo. II. Las cuentas bancarias que operarán el programa serán:

BANCO NÚMERO DE CUENTA CLABE NOMBRE DE LA CUENTA

BANORTE, S. A. 0161106224 072580001611062243 FACTOR BANORTE

SANTANDER, S. A. 65501407909 014100655014079096 SECRETARÍA DE HACIENDA

CADENAS PRODUCTIVAS

HSBC, S. A. 4024788200 021100040247882001 SECRETARÍA DE HACIENDA CADENAS PRODUCTIVAS

BANAMEX, S.A. 01790202615 002100017902026154 SECRETARÍA DE HACIENDA CADENAS PRODUCTIVAS

BANCOMER, S.A. 00158126844 012100001581268449 SECRETARÍA DE HACIENDA

CADENAS PRODUCTIVAS

SCOTIABANK INVERLAT, S.A. 08506599281 044100085065992814 SECRETARÍA DE HACIENDA

CADENAS PRODUCTIVAS

En caso de incorporarse otra cuenta bancaria, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, notificará oportunamente a los Organismos Públicos del Ejecutivo. Artículo 66.- Son facultades y obligaciones de los Organismos Públicos del Ejecutivo: I. Utilizar el programa “Como Veo Pago”, para efectuar el pago a sus proveedores y

contratistas, tanto en gasto corriente como de inversión. II. Enviar a la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la

Tesorería de la Secretaría de Hacienda, la documentación de sus prestadores de servicios para que sean afiliados al programa “Como Veo Pago”.

III. Recibir de manera mensual por parte de la Tesorería de la Secretaría de

Hacienda, la relación actualizada de los prestadores de servicios afiliados. IV. Verificar que todos los recursos sean autorizados y ministrados, para que se

canalicen al programa “Como Veo Pago”.

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V. Consultar en el sistema los límites de las líneas de crédito, en caso de un sobregiro los costos financieros que se generen se aplicarán con cargo al personal encargado del manejo del programa “Como Veo Pago”.

VI. Incorporar al programa, los contra recibos de los proveedores y contratistas. VII. Publicar la información relativa a los descuentos financieros de lunes a viernes de

8:00 a 18:00 horas. Asimismo informarán a los proveedores y contratistas, el horario de operación para aplicar los contra recibos el cual será de las 8:00 a 12:00 horas de lunes a viernes.

VIII. Fijar los plazos de vencimiento que tendrán los proveedores y contratistas, para

utilizar el descuento financiero, los cuales serán como mínimo quince días y como máximo ciento veinte días.

IX. Informar oportunamente a los proveedores y contratistas, cuáles son las

instituciones financieras participantes en el programa “Como Veo Pago”. X. Enviar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, con 72 horas hábiles de

anticipación a la fecha de vencimiento, a la Tesorería de la citada Secretaría, la solicitud de recursos de acuerdo al formato No. T IV-19 (SH-TE-CFSR-0010 A), indicando en el mismo el fondo de origen de los recursos y la fecha de vencimiento de los contra recibos.

XI. Realizar el pago oportuno de los vencimientos de los contra recibos aplicados por

los proveedores y contratistas en el programa “Como Veo Pago”, en caso de que no se realice en tiempo y forma el pago de los vencimientos por causas imputables a los Organismos Públicos del Ejecutivo, los costos financieros que se generen se aplicarán con cargo al personal encargado del manejo del citado programa.

XII. Establecer los mecanismos de control interno, necesarios con la finalidad de que

la Tesorería de la Secretaría de Hacienda realice con base a las solicitudes de recursos, los pagos a las cuentas bancarias del programa, por los vencimientos de los contra recibos aplicados por los proveedores y contratistas, cuidando en todo momento el origen de los mismos, con el objeto de transparentar el manejo de los recursos Estatales y Federales por futuras revisiones de los Órganos de Control y Fiscalización.

En caso de que sustituyan o remuevan a las personas facultadas para el manejo y uso del Programa, realizarán los trámites necesarios ante la Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, para que dichas personas dejen de tener acceso al programa, siendo los Organismos Públicos del Ejecutivo, los responsables de las operaciones que estas llegaran a realizar o hayan realizado hasta que sean dadas de baja.

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XIII. Seleccionar adecuadamente a los proveedores y contratistas, susceptibles de utilizar el financiamiento a través del programa “Como Veo Pago”.

XIV. Dar de alta en el programa “Como Veo Pago”, los contra recibos de los

proveedores y contratistas susceptibles de descuento financiero. Los documentos dados de alta en el programa “Como Veo Pago”, en caso de ser operados por los prestadores de servicios, son adeudos reconocidos por los Organismos Públicos del Ejecutivo, por lo que no serán impugnados, en virtud de que los mismos le dieron de alta. XV. Revisar diariamente en el sistema el módulo AVISO DE NOTIFICACIÓN, la

relación de proveedores y contratistas que utilizaron el descuento financiero, con la finalidad de elaborar el calendario de vencimientos de los adeudos contraídos con las instituciones financieras.

XVI. Solicitar a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda el pago de los adeudos

contraídos con las instituciones financieras en las fechas de vencimiento que en éstos se consigne, siempre y cuando la institución financiera notifique la realización de descuento financiero, en términos del artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2038 del Código Civil Federal por lo que con fundamento en el Artículo 2041 del Código Civil Federal y el penúltimo párrafo del Artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito, los Organismos Públicos del Ejecutivo se liberarán de la obligación, en el momento que la Tesorería de la Secretaría de Hacienda realice el pago a la institución financiera.

No podrán utilizar el programa para el pago de pasivos de recursos estatales y federalizados de ejercicios fiscales anteriores. Los Organismos Públicos del Ejecutivo serán los responsables del manejo y aplicación del programa “Como Veo Pago”, de acuerdo a lo establecido en estas políticas. Asimismo, serán los responsables de publicar en el programa la información correspondiente a los documentos susceptibles de descuento financiero. Artículo 67.- Los proveedores y contratistas, revisarán a través del programa, los documentos dados de alta por los Organismos Públicos del Ejecutivo, y seleccionarán los que deseen operar a través del descuento financiero. Los proveedores y contratistas al momento de solicitar el descuento financiero, a través del Programa “Como Veo Pago”, transmitirán a la institución financiera, los derechos de crédito de los documentos, para los efectos legales. La institución financiera recibirá de los proveedores y contratistas, a través del Programa el mensaje de datos de los documentos sobre los cuales requieran el descuento financiero.

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De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 45 K de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2038 del Código Civil Federal, la institución financiera notificará a la Tesorería de Secretaría de Hacienda, a través de un mensaje de datos con su correspondiente acuse de recibo y a los Organismos Públicos del Ejecutivo, que realizarán el descuento financiero de los documentos solicitados por los proveedores y contratistas. La institución financiera depositará el importe correspondiente del descuento financiero a la cuenta que los proveedores y contratistas le indiquen. Nacional Financiera a través del centro de atención electrónica, verificará y registrará la operación y en su caso, autorizará la entrega de los recursos a la institución financiera. Artículo 68.- Los Organismos Públicos del Ejecutivo, aceptan expresamente las notificaciones que la institución financiera les otorgue, conforme al artículo 45 K de Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito y el Artículo 2041 del Código Civil Federal. Serán recibidas las notificaciones a través del módulo del sistema, denominado AVISO DE NOTIFICACIÓN. Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 1205 y 1298 A del Código de Comercio, los mensajes de datos que los Organismos Públicos del Ejecutivo, transmitan o comuniquen, a través del programa “Como Veo Pago”, tendrán pleno valor probatorio y fuerza legal para acreditar la operación realizada, el importe de la misma, su naturaleza, así como las características y alcances de sus instrucciones. En los términos del artículo 52 de la Ley de Instituciones de Crédito, el uso de los medios de identificación previstos en este convenio, para realizar operaciones a través del programa “Como Veo Pago”, sustituirá la firma autógrafa y producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos correspondientes y en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio. Nacional Financiera, no prestará los servicios del programa “Como Veo Pago” en los siguientes casos: a) Cuando la información dada de alta por los Organismos Públicos del Ejecutivo, en el

Programa sea insuficiente, inexacta o errónea, a juicio de Nacional Financiera. b) Cuando los documentos no se encuentren dados de alta en el programa “Como Veo

Pago”, o bien se encuentren cancelados, aún cuando no hubieren sido dados de baja del mismo.

c) Por caso fortuito o fuerza mayor o por cualquier causa ajena al control de Nacional

Financiera.

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d) Cuando se den de alta en el programa “Como Veo Pago”, documentos vencidos, pagados o negociados previamente.

e) Cuando los Organismos Públicos del Ejecutivo, notifiquen oportunamente por

cualquier medio, con acuse de recibo, que algún documento no debe ser descontado o redescontado.

f) Cuando no tenga recursos disponibles para las instituciones financieras. La Dirección de Coordinación Municipal y Financiamiento Público de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, coordinará la elaboración de un reporte ejecutivo, que evalúe el desempeño de los Organismos Públicos, instituciones financieras y de Nacional Financiera. Artículo 69.- La documentación oficial y formatos que los Organismos Públicos del Ejecutivo presenten a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, deberán observar lo siguiente: I. Será responsabilidad de los titulares, Jefes de Unidad y/o Directores de los

Organismos Públicos del Ejecutivo, el registro y autenticidad de las firmas de solicitud, validación y autorización plasmadas en documentos oficiales.

II. Los formatos o documentos oficiales de Tesorería de la Secretaría de Hacienda,

deberán ser presentados como lo establece el presente ordenamiento y los instructivos de elaboración para el ejercicio fiscal vigente.

III. Los formatos o documentos oficiales que sean presentados a las áreas

respectivas de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, no serán recibidos si presentan: tachaduras, enmendaduras con líquidos correctores o de naturaleza similar, cambios manuales a procedimientos documentados y errores tipográficos.

De no cumplir con lo anterior, la Tesorería de la Secretaría de Hacienda rechazará los documentos que no observen dichos requisitos de presentación, quedando bajo responsabilidad del titular, Jefe de Unidad y/o Director de los Organismos Públicos del Ejecutivo las repercusiones a que haya lugar.

TÍTULO V DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DEL SUBSISTEMA DE DEUDA PÚBLICA

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO Artículo 70.- El asiento inicial, deberá registrarse en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior, en las últimas dos columnas y hasta el último nivel de información.

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Para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro; en la captura del mismo, deberán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Podrán elaborarse dos o más pólizas de activos, pasivos y Hacienda Pública y se registrará con fecha primero de enero. En el primer mes del ejercicio deberán de efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivos. Artículo 71.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes debe llevarse a cabo con base acumulativa de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales, Reglas Particulares de Valuación, así como Manuales emitidos por la Secretaría de Hacienda. La Contabilidad Gubernamental registra los ingresos y las erogaciones conforme se realizan, tomando en cuenta la Ley de Ingresos, el Presupuesto de Egresos, así como también el catálogo de cuentas y el Clasificador por Objeto del Gasto, esto es de acuerdo con la secuencia determinada en la estructura del presupuesto. Al cierre de cada período se incluirán todos los gastos que sean aplicables al mismo y los ingresos que se hayan recibido efectivamente. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forman parte de la información financiera.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y

FUNCIONAL Artículo 72.- La información que deberá presentarse a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- Mediante oficio remitir una vez instalado el Sistema Contable

Computarizado la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial 2. Analítico de saldos

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II. Semanal.- El Sistema de Administración Hacendaria Estatal, el Subsistema de Deuda Pública proporcionará información de una semana anterior, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda.

III. Mensual.- Mediante oficio, dentro de los primeros cuatro días posteriores al mes

que corresponda en forma impresa la siguiente información:

1. Estado de modificación a la hacienda pública 2. Balanza de comprobación mensual 3. Balanza de comprobación acumulada 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 5. Integración de cuentas de resultados

La información correspondiente al mes de junio por el Informe de Avance de Gestión Financiera, será entregada en forma previa, el primer día hábil del mes de julio del año correspondiente, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. La citada Dirección comunicará en la misma forma al centro contable las irregularidades y omisiones una vez revisada la información recepcionada. El centro contable corregirá invariablemente en la información definitiva, que será entregada oficialmente dentro de los primeros diez días del mes de julio a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. La información correspondiente al mes de diciembre será entregada en forma previa, dentro de los primeros cuatro días hábiles del mes de enero del año posterior al ejercicio que se cierra, para ser evaluada por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, enviando lo siguiente:

1. Estado de modificación a la hacienda pública 2. Balanza de comprobación mensual 3. Balanza de comprobación acumulada 4. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 5. Integración de cuentas de resultados

La citada Dirección comunicará al centro contable las irregularidades y omisiones una vez recepcionada la información correspondiente. El centro contable registrará las correcciones con fecha treinta y uno de diciembre, para efectuar el cierre definitivo de dicho mes; información que será entregada oficialmente a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y

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Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, el último día hábil del mes de enero del ejercicio siguiente al que se cierra. IV. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros cinco días posteriores al

trimestre que corresponda, en forma impresa y engargolado distinto al de la información mensual respectiva, original y copia de la siguiente información:

a) Financiera

1. Estado de situación financiera. 2. Estado de resultados del ejercicio 3. Variaciones de cuentas de balance. 4. Hoja de trabajo. 5. Análisis de la deuda pública estatal a corto y a largo plazo 6. Integración de cuentas de transferencias. 7. Análisis de cuentas patrimoniales.

b) Presupuestaria

1. Estado analítico de ingresos por financiamiento 2. Cierre presupuestal 3. Cierre presupuestal por capítulos 4. Cierre Presupuestal; ajustes 5. Evolución del Gasto Presupuestal 6. Costo financiero de la deuda 7. Endeudamiento neto flujo de efectivo 8. Destino de los créditos contratados 9. Calendarización de los Pagos de la Deuda 10. Pagos de la Deuda 11. Evolución de la Deuda

c) Funcional

1. Análisis de la Política de Deuda Pública Estatal V. Cierre.- El cierre contable definitivo deberá efectuarse a más tardar el treinta y uno

de enero del ejercicio próximo siguiente al cierre y únicamente deberán incluir movimientos contables para regularizar operaciones, derivadas de las observaciones detectadas en la información previa del último mes del ejercicio de cierre, y los ajustes de orden y de resultados serán registrados al último día del mes del ejercicio de cierre.

La información contable correspondiente al cierre del ejercicio fiscal correspondiente, procesada por el Sistema Contable Computarizado, deberá enviarse en forma impresa a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda a más tardar dentro de los primeros catorce días del mes de febrero del ejercicio próximo al que se cierra y será la siguiente:

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1. Estado de situación financiera 2. Estado de resultados del ejercicio * 3. Estado de Modificaciones a la Hacienda Pública * 4. Balanza de comprobación mensual 5. Balanza de comprobación acumulada 6. Libro diario 7. Analítico de saldos de las cuentas utilizadas durante el ejercicio 8. Hoja de Trabajo

* Esta información deberá generarse antes de registrar los ajustes de resultados. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11412 Concentraciones por Regularizar 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31500 Transferencias pendientes de aplicación del ejercicio 31600 Transferencias pendientes de aplicar de años anteriores 40000 Resultados que aumentan o disminuyen la Hacienda Pública 52000 Ejercicio del presupuesto 54000 Financieras 55000 Memoranda Los registros contables por concepto de ajustes de orden y de resultados generados al cierre del ejercicio deberán efectuarse posteriormente a la emisión de reportes. Artículo 73.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 70 fracción IV de esta Normatividad, y deberá apegarse a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, en la fecha y términos siguientes: I. Cuenta Pública Anual.- Se deberá enviar dentro de los primeros catorce días del

mes de febrero, del ejercicio próximo siguiente al de cierre. II. Informe de Avance de Gestión Financiera.- Se deberá enviar a más tardar dentro

de los primeros diez días del mes de julio del ejercicio en el que corresponda. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada o empastada. Artículo 74.- Los estados financieros enviados por el Subsistema de Deuda Pública a la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, mensualmente, así como los de saldos iniciales presentarán rúbricas originales del Tesorero y el Director responsable.

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Del mismo modo para los estados financieros enviados trimestralmente, excepto los definitivos del mes de junio por el Informe de Avance de Gestión Financiera y diciembre por cierre del ejercicio, los cuales presentarán las firmas originales del Secretario de Hacienda y del Tesorero. Los demás documentos y reportes contables que emite el Sistema serán presentados con las firmas originales del Tesorero y Director responsable del subsistema de Deuda pública, independientemente de la fecha en que sean entregados. Artículo 75.- El centro contable deberá alimentar los niveles que se requieran dentro del catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del Organismo Público del ejecutivo, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes: 31111 31211 31411 31412 31415 31416 42111

Patrimonio Resultados del ejercicio Decrementos al patrimonio Incrementos al patrimonio Transferencias de saldos otorgados Transferencias de saldos recibidos Costo de operación

Las cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31520 Liquidadora de transferencias del año en curso. 41114 Beneficios diversos.

TÍTULO VI DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE ENTIDADES PARAESTATALES

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

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Artículo 76.- El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base a los saldos finales que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior en las dos últimas dos columnas y hasta el último nivel de información. Podrán elaborarse dos o más pólizas de activos, pasivos, Hacienda Pública y se registrará con fecha primero de enero. En el primer mes del ejercicio deberán de efectuarse los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivo. Artículo 77.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deben llevarse a cabo con Base Acumulativa, de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales de Registro, Reglas Particulares de Valuación, así como manuales emitidos por la Secretaría de Hacienda. Es necesario identificar en forma detallada el ejercicio al que corresponden las diversas operaciones que se registran en las cuentas colectivas y demás que dentro de su estructura requieran dicho dato, ya que la omisión o inadecuada codificación, genera errores en algunos reportes que forma parte de la información financiera. I. Integración del Fondo Revolvente. El fondo revolvente se registrará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El fondo revolvente se constituirá con recursos de la Entidad y será exclusivamente para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades durante un ejercicio fiscal. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el Órgano de Gobierno, o quien represente la máxima autoridad de la Entidad. El titular de la entidad deberá comunicar por escrito, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, al inicio del ejercicio fiscal, el monto y nombre de la(s) persona(s) designada como responsable del fondo revolvente, el cargo que ocupa y el área a la que está adscrito, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde, anexando copia del acuerdo del Órgano de Gobierno donde se autoriza dicho fondo, debidamente suscrito, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo

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que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios. Para el manejo del fondo revolvente, las entidades constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente de la entidad, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. Los gastos mayores a $ 2,000.00 deberán ser a través de cheques nominativos, para solventar gastos o necesidades emergentes No se aceptarán como comprobantes de gastos, comandas de consumo, vouchers de pago con tarjetas de crédito, tickets, notas de venta o mostrador, salvo aquellos que se deriven de la relación con contribuyentes que por facilidades administrativas o por la naturaleza del régimen fiscal en que se encuentren inscritos, les permitan quedar exentos o relevados de expedir facturas o comprobantes con los requisitos normativos. El titular de la entidad o en su caso las personas que este designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Con base a las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, vigente, emitidos en forma conjunta por las Secretarías de la Función Pública y de Hacienda, la fecha para la comprobación de gastos por comisión será invariablemente y a más tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha límite de comprobación. II. Bancos. Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, propios y ajenos. Asimismo, en caso de existir remanentes de estos recursos deberán aperturar una subcuenta que los identifique. Será responsabilidad de las Entidades elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la institución bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o de la cancelación de la cuenta bancaria.

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En el caso de que existan depósitos no identificados, no deberán estar como partidas de conciliación, dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo, los cuales al cierre del ejercicio deberán quedar cancelados. El registro de las Operaciones Financieras, tratándose de expedición de cheques, estos estarán sujetos a la suficiencia que reflejen los libros contables a una fecha determinada, cuidando que en cada cierre mensual no existan sobregiros en los auxiliares de cada banco, de existir compromisos devengados, estos deberán realizarse a través de un reconocimiento formal de pasivos a favor de terceros. III. Cuentas por cobrar, se clasifican como sigue: a). Deudores por Responsabilidades. Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros de la entidad, derivados del fincamiento de responsabilidades, tales como: robo, fraude, lesión de activos, malversación de fondos, duplicidad de pagos, entre otros, se deberán identificar y registrar en una cuenta especial. La Entidad deberá solicitar a la Secretaría de la Función Pública, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como el avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. b). Deudores Sujetos a Resolución Judicial. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, la entidad dará seguimiento al avance de las investigaciones, hasta el final, cuyo resultado dará pauta para la depuración y registro de los efectos en su patrimonio. IV. Otras inversiones.

a) Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos, obligaciones y otros valores.

b) Verificar que los registros contables estén debidamente soportados. c) Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos por la adquisición de bonos,

obligaciones y otros valores efectuando las gestiones correspondientes. d) Realizar la baja por las ventas de los bonos, obligaciones y otros valores. e) Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registro

contable; en caso contrario, si no lo estuviera, investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

V. Inventario.

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Las entidades que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efectos de mantener un control adecuado de los materiales existentes en los almacenes de cada entidad, deberán realizar un inventario físico al cierre del ejercicio, desglosando por concepto los materiales de administración, materias primas, materiales y artículos de producción y construcción o cualquier otro material y artículos diversos; considerando en control interno aquellos que sean consumibles o activos con un valor menor a veinte veces el salario mínimo diario vigente en el Estado. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestarios. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. VI. Activo fijo. Respecto al control de los activos fijos, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejarán el costo de los activos en forma individual, de tal forma que puedan identificar las características propias del bien. El inventario físico de los activos fijos de las Entidades deberá efectuarse al cierre del ejercicio, teniendo en cuenta lo siguiente: a) Registro y Control del activo fijo en bienes muebles Para el alta y baja, el registro y control de los activos fijos deberá realizarse conforme a los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e inmuebles adscrito al Poder Ejecutivo, previa aprobación de su Órgano de Gobierno y las siguientes consideraciones específicas: Mobiliario y Equipo de Administración. Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático. Vehículos y Equipo de Transportes. Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio. Herramienta y Refacciones. Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública. Semovientes de Trabajo y de Reproducción.

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1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes, ya

sea por compra o donaciones.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de transferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes con los que se encuentran registrados

en libros, mediante un inventario físico.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente, debiendo realizar el registro.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberán realizar las gestiones

correspondientes para su cancelación contable, debiendo estar soportado con la documentación correspondiente.

6. Contar con relaciones analíticas de Mobiliario y Equipo de Administración;

Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso Informático; Vehículos y Equipo de Transporte; Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio; Herramientas y Refacciones; Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

7. Las bajas de los bienes muebles, por traspaso, donación o por otra causa,

deberán ser sometidas y autorizadas previamente por la máxima autoridad de la Entidad.

b) Registro y Control del activo fijo en bienes inmuebles.- Edificios y terrenos

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los edificios y

terrenos, así como de los gastos por adjudicación, expropiación e indemnización por daños.

2. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados

documentalmente. 3. Realizar la baja de los edificios y terrenos por transferencia a Organismos Públicos

del Ejecutivo, por donación, dación en pago, caso fortuito o de fuerza mayor, mediante el instrumento legal correspondiente.

4. Tratándose de transferencia de bienes, se verificará que el acta de entrega

recepción contenga las requisitaciones pertinentes: año de adquisición; descripción del bien; situación del estado de uso; valor en libros; además de que el Organismo

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Público del Ejecutivo que recibe, efectúe los movimientos de registro relacionados a la incorporación.

5. Reclasificar contablemente los edificios y terrenos otorgados en contrato de

comodato o servidumbre. c).- Las Entidades que cuenten con activos fijos no regularizados, estos podrán incorporarse o desincorporarse en los estados financieros, de acuerdo a los siguientes criterios:

1).- Altas: En caso de los activos que existen físicamente y son anteriores al ejercicio 2000, la dependencia o entidad procederá a efectuar su alta contable, tomando en cuenta lo siguiente:

1.1) Si cuenta con documentación soporte, especificada en el artículo 12 fracción I de esta normatividad, se le dará de alta de acuerdo al valor que refleje el documento que de lugar a la propiedad del bien.

1.2) Si no se cuenta con la documentación soporte, la dependencia o entidad

podrá determinar su valor de acuerdo a los criterios especificados en el inciso d) de esta fracción y elaborar acta circunstanciada interna con anexo, según formatos T VI-04 y T VI-05 siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas, emitido por la Secretaría de Hacienda.

1.3) En caso de contar con la documentación soporte de los activos existentes y

estos no reflejen un valor, se registrará considerando el criterio especificado en el inciso d) de esta fracción.

1.4) Realizar por lo menos una cotización de un bien igual o de similar

característica, aplicando un porcentaje de deterioro de acuerdo al estado físico en que se encuentren así como de vida útil, conforme a la siguiente tabla:

ESTADO FÍSICO DEL BIEN DETERIORO

Bueno 25 % Regular 50 % Con vida útil limitada 75 %

1.5) Bienes de estado físico inservible, no se le otorgará valor alguno, por lo que

no podrán ser contabilizados en cumplimiento de las Normas de Información Financiera Gubernamental “Cuantificación en términos monetarios”.

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1.6) Bienes que por su naturaleza no puedan ser enajenados o transferidos considerándose propiedad de la Nación o el Estado, se le asignará el valor simbólico de $1.00.

1.7) Las Entidades cuyo soporte del bien inmueble no contenga valor, podrán

registrarse a su valor catastral o avalúo. En caso de no contar con las escrituras públicas o documento equivalente que ampare la propiedad de los edificios y/o terrenos, se incorporarán a los registros contables una vez que se realice la regularización de acuerdo al programa de actualización y regularización de activos que se establezca.

1.8) Con la documentación soporte: factura, escrituras, acta, entre otros,

procederá a efectuar el registro contable con cargo a la cuenta de activo correspondiente y abono a la cuenta 31412 Incrementos al Patrimonio, notificando en su caso, a la Secretaría de Hacienda el movimiento efectuado en la contabilidad anexando el soporte documental.

2).- Baja:

Para el caso de los bienes que están contabilizados, pero son inservibles o no existe físicamente se transfirieron o se donaron, la dependencia o entidad procederá a efectuar su baja contable, tomando en cuenta lo siguiente:

2.1) En caso de inservibles, robados o siniestrados, deberá elaborarse acta circunstanciada interna de baja con anexo según formatos T VI-06 y T VI-07, mencionando en el acta la situación que tuvo el bien, siguiendo los Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles del Poder Ejecutivo del Estado de Chiapas.

2.2) En caso de baja por donación, se apegarán a lo especificado en el

artículo 39 del presente ordenamiento.

2.3) Efectuar los registros contables a valor en libros, con la documentación soporte reunida, que será a cargo a la cuenta de 31411 Decrementos al Patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando en su caso, a la Secretaría de Hacienda, el movimiento efectuado en la contabilidad anexando el soporte documental.

VII. Obras públicas. a) Obras Terminadas por Transferir.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se realiza todo tipo de adquisiciones necesarias para la construcción, instalación, ampliación, rehabilitación, servicios relacionados con la obra pública, entre otros., así como las asignaciones para realizar estudios de preinversión.

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2. Verificar que cada uno de los importes constituidos como saldos al cierre del

ejercicio, especifiquen el nombre de la obra o estudio de preinversión.

3. Verificar que los registros en estos rubros estén debidamente soportados. Documentalmente.

4. Dar trámite de entrega-recepción a las obras por transferir.

5. Las Entidades deberán realizar el registro contable de las obras terminadas por

transferir en un plazo máximo de quince días hábiles posteriores a la firma del acta de terminación de obra. En el caso de estas obras, el costo total se deberá considerar un gasto de inversión.

VIII. Activos en contrato de comodato, donación y dación en pago. a) Asentar en sus registros contables el año en que se otorgaron o recibieron los

bienes muebles e inmuebles conforme al respectivo contrato de comodato, donación o convenio de dación en pago.

b) Contar con relaciones analíticas de los bienes muebles e inmuebles con número de

inventario. c) Tener en cuenta la terminación del Contrato de Comodato, para efectuar el registro

contable de cancelación. d) Tratándose de donación entre entidad y eependencias, se hará en apego a los

Lineamientos para el Registro y Control de los Bienes Muebles e Inmuebles adscritos al Poder Ejecutivo, emitido por la Secretaría de Hacienda, además de lo siguiente:

1. La entidad que disponga donar un bien que haya tenido en uso y no esté

registrado en su contabilidad, primero aplicará el procedimiento de incorporación de la presente normatividad, después efectuará el registro contable.

2. La donante entregará a la beneficiaria el documento que soporte la propiedad

del bien y el valor del mismo así como la autorización del Órgano de Gobierno.

3. La donante entregará a la beneficiaria el número de inventario, folio y valor en

libros, así como copia del analítico de saldos de la cuenta donde se refleja el registro contable del bien.

4. La entidad beneficiada deberá contabilizar el ingreso de los bienes en la

cuenta de activo que le corresponda usando la subcuenta Bienes Recibidos y

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el ejercicio con la fecha de donación, anexando a la póliza, copia de los documentos recibidos de la donante.

5. Tratándose de bienes nuevos que la Entidad adquirirá para entregarlos a la

sociedad, es decir, que solo participa como mediadora para beneficiar a otros, deberán solicitar los recursos para la compra de ellos en la partida 4211 Subsidio para Adquisición de Bienes Muebles e Inmuebles y registrar al gasto la adquisición del bien.

6. De no solicitar los recursos en la partida indicada en el párrafo anterior, los

bienes que se entreguen a la sociedad deberán ser dados de baja de la contabilidad mediante la elaboración de un acta con anexo según formatos T VI-08 y T VI-09. El registro contable será cargo a la cuenta 31411 Decrementos al patrimonio y abono a la cuenta de activo donde esté registrado el bien, notificando a la Secretaría de Hacienda.

e) Para el caso de dación en pago, suscribirá el convenio respectivo y las afectaciones

contables correspondientes. Procedimiento de depuración del registro y control del activo fijo. IX. Otros activos. a).- Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal: En esta cuenta se deberán contabilizar aquellos gastos que no fueron previstos en el presupuesto de egresos autorizado, y cuyo recurso proviene de otra partida presupuestal. Para tener un adecuado control dichos gastos deberán separarse por capítulos de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, con la finalidad de que sean presentados el Órgano de Gobierno, para su regularización mediante traspaso interno y cuando se requiera de ampliación de recursos ante la Secretaría de Hacienda, siempre y cuando no se contraponga con la normatividad en la materia. Esta cuenta deberá quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de sesenta días b).- Adeudos de Dependencias y Entidades: Los recursos de ejercicios anteriores por concepto de ministraciones que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. X. Ingresos propios.

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Son los recursos que obtienen las entidades que conforman el sector paraestatal y tienen su origen principal en la venta de bienes y servicios conforme a los fines de creación; ingresos por erogaciones recuperables; ingresos por la venta de activo fijo; así como financiamientos internos y externos. La entidad administrará los ingresos propios previa autorización de su Órgano de Gobierno conforme lo dispone la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, excepto los que se recauden por concepto de licitaciones en obra pública, ya que no podrán destinarse a fines específicos y deberán concentrarse a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. Las Entidades comunicarán mensualmente a la Secretaría de Hacienda, a través de la Dirección de Ingresos los reintegros que efectúen por el concepto de Obra Pública. La captación de estos recursos se deberá registrar contablemente en cuentas de orden, las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio. La aplicación de los ingresos propios que perciban las entidades, se regirá de acuerdo a las reglas y políticas que emita el propio ente, considerando en ellas a lo menos lo siguiente:

1. Estar considerado dentro del presupuesto de ingresos y egresos propios autorizados por el Órgano de Gobierno, junta directiva o máxima autoridad representativo del organismo.

2. Que cumplan con la finalidad de las funciones sustantivas del organismo. 3. Que los documentos comprobatorios cumplan con las disposiciones legales. 4. Reflejarse en los libros contables.

XI. Ayudas, Subsidios y Transferencias. Ayudas.- Asignaciones que el Gobierno Estatal otorga a los diversos sectores de la población, personas, instituciones sin fines de lucro y al sector educativo público, ya sea en forma directa o a través de los Organismos Públicos del Ejecutivo. Subsidios.-. Asignaciones que el Gobierno Estatal otorga para actividades prioritarias, generales y de carácter temporal, a los diferentes sectores de la sociedad, en forma directa o a través de Organismos Públicos del Ejecutivo. Transferencias.- Son las asignaciones previstas por el Gobierno Estatal, en el presupuesto de las dependencias como un proyecto, destinadas a las Entidades sectorizadas a éstas, para sufragar gastos de operación y de capital. Las entidades deberán registrar en la contabilidad las Ayudas, Subsidios y Transferencias, de tal manera que disminuyan sus pérdidas anuales de operación hasta por el monto de sus erogaciones totales no cubiertos con sus ingresos propios y, los excedentes deberán reintegrarse a la Secretaría de Hacienda dentro de los primeros cinco días del mes de enero, conforme a lo establecido en el Código de la Hacienda

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Pública para el Estado de Chiapas y Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas. En el estado de resultados se presentará el rubro de Ayudas, Subsidios y Transferencias, según sea el caso de los recursos, antes del resultado del ejercicio, separando los recursos obtenidos del Gobierno Federal y los del Gobierno Estatal. XII. Recursos ajenos. Son aquellos recursos que recibe la entidad para la realización de programas y proyectos Institucionales, a través de Instituciones distintas del Gobierno del Estado, ya sean Nacionales o Extranjeras. Se deberá registrar contablemente en cuentas de orden, además de su afectación de las cuentas de balance las cuales deben quedar canceladas al cierre del ejercicio, con apego a la legislación y normatividad presupuestaria. XIII. Cuentas de orden presupuestarias. Con el propósito de que la Entidad cuente con las herramientas de control que le permitan identificar los registros por ingresos y egresos de la Entidad, y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestario y sus efectos en la contabilidad, la Entidad deberá aplicar las siguientes cuentas presupuestarias: a) De Ingresos.

1.- Presupuesto de Ingresos Autorizado 2.- Presupuesto de Ingresos estimados o por recibir 3.- Presupuesto de Ingresos cobrados o ejecutados

b) De Egresos.

1.- Presupuesto de Egresos Autorizado 2.- Presupuesto de Egresos por Ejercer 3.- Presupuesto de Egresos Ejercido

Se deberá registrar en las cuentas de orden el presupuesto de egresos autorizado por el Congreso del Estado y el presupuesto de ingresos autorizado por el Órgano de Gobierno. De igual forma, se deberán registrar los recursos provenientes de Ayudas, Subsidios y Transferencias de ejercicios anteriores que no hayan sido ejercidos durante los mismos; y que en el ejercicio actual se utilicen para sufragar gastos o adquirir activos fijos. La utilización de dichos recursos deberán ser autorizados por el Órgano de Gobierno, y registrarse en las cuentas del inciso b.

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Se contabilizará durante el ejercicio en forma simultánea los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Hacienda Pública, así como las presupuestarias que correspondan. Estos movimientos deberán quedar reflejados en la misma póliza. Artículo 78.- La depreciación y amortización son procedimientos que tienen como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal, y se define como sigue: Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles, entre la vida útil estimada de la unidad. Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un período de tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros. Para las entidades, estos procedimientos no reportan ninguna ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporciona ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de las Entidades se muestra tomando en cuenta otros elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles. Por lo anterior, las entidades deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado costo histórico y podrán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran. Artículo 79.- En las entidades no lucrativas, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que: I. Las entidades están constituidas de acuerdo al Decreto de Creación y a la Ley de

Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, cuyo objeto es el de proporcionar servicios públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro.

II. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad

financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

III. Sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente de

ayudas, subsidios y transferencias que les otorga el Gobierno Estatal.

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CAPÍTULO II DE LA CONSTITUCIÓN, DISOLUCIÓN, LIQUIDACIÓN, EXTINCIÓN Y FUSIÓN

Artículo 80.- La Secretaría de Hacienda, a propuesta o previa opinión de la Coordinadora de Sector, someterá a la consideración del Ejecutivo del Estado la constitución o desincorporación de una entidad paraestatal. Salvo que por los fines o características particulares de una entidad no se requiera que se constituya por Ley o Decreto del Congreso, el Ejecutivo Estatal autorizará la constitución de una Entidad Paraestatal por conducto de la Secretaría de Hacienda con la opinión de las demás dependencias normativas. Artículo 81.- Para la desincorporación de una entidad paraestatal creada por Ley o Decreto del Congreso del Estado o por Decreto del Ejecutivo del Estado o estatutos, se deberán observar las mismas formalidades seguidas para su constitución. Atendiendo a las diferencias que existen en cuanto a las características y estructura legal que corresponde a cada Entidad Paraestatal, el proceso de desincorporación se llevará a cabo mediante la disolución y liquidación, extinción, la enajenación de su participación accionaria o bienes patrimoniales, o la fusión de ser necesaria con otra Entidad Paraestatal. Artículo 82.- La autorización del Congreso del Estado o del Ejecutivo Estatal se formalizará en los términos del párrafo anterior, entendiéndose por: I. Desincorporación.- Al acto administrativo en virtud del cual el Poder Ejecutivo

Estatal a través de una dependencia delega facultades para separar los bienes de dominio público, pasándolo al dominio del derecho privado del Estado o del Derecho Común o civil, mediante todos los actos jurídicos necesarios.

II. Disolución.- A la circunstancia en que según la ley son capaces de poner fin al

acto constitutivo de una Entidad Paraestatal, es decir, la situación en que la entidad pierde su capacidad jurídica para el cumplimiento del fin para el que se creó y sólo subsiste para la resolución de vínculos establecidos con terceros.

No supone la extinción inmediata de la entidad paraestatal creada, sino que continúa conservando su personalidad jurídica para efectos de la liquidación. III. Liquidación y Extinción.- Disuelta la entidad paraestatal, se pondrá en

liquidación. Es una fase en la vida de la entidad que antecede a su extinción definitiva.

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A diferencia de la disolución, la liquidación no es un acto, sino un procedimiento, una serie de operaciones sucesivas dirigidas a hacer posible el reparto del patrimonio social, previa satisfacción de los acreedores sociales.

La liquidación podrá estar a cargo de uno o más liquidadores, quienes serán representantes legales del ente y responderán por los actos que ejecuten excediéndose de los límites de su cargo o puede ser a través de las dependencias normativas. Extinción.- Es la abrogación de la Ley o Decreto de creación sin entrar en proceso de disolución o hasta la cancelación definitiva de su registro ante las instancias estatales y federales como consecuencia de la liquidación definitiva. IV. Enajenación.- Venta o donación de la participación accionaria a terceros o de los

activos de una V. Entidad Paraestatal que se desincorpora de la Administración Pública. VI. Fusión.- Se produce cuando una dependencia de la Administración Pública

Centralizada o Entidad Paraestatal adquiere todo el activo de otra y lo funde en su propia organización ya existente.

El proceso de lo anterior, conlleva a realizar todas las operaciones necesarias para concluir los negocios pendientes a cargo de la entidad paraestatal, para cobrar lo que a la misma le deban y para pagar lo que adeude. Artículo 83.- Cuando una entidad paraestatal creada como empresa de participación estatal, sea desincorporada, ésta se realizará en los términos a que se refiere el artículo 35 de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, conforme a sus estatutos y la legislación aplicable, de manera enunciativa más no limitativa en la forma siguiente: I. El liquidador designado, de acuerdo a lo establecido en el artículo 86 del presente

ordenamiento, informará mensualmente a la Coordinadora de Sector, así como a la Secretaría de Hacienda y a la Secretaría de la Función Pública, sobre el avance y estado que guarde el proceso.

II. El liquidador someterá a dictamen del auditor externo designado por la Secretaría

de la Función Pública, los estados financieros generados durante el periodo de liquidación.

La Coordinadora de Sector al que corresponda la empresa, intervendrá en el proceso en los términos de sus atribuciones. En el caso de una Entidad Paraestatal creada como organismo público descentralizado u organismo auxiliar del Ejecutivo del Estado con funciones de Servicio Institucional, se

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podrá extinguir con la abrogación de la Ley o Decreto respectivo; sujeto al cumplimiento de los trámites administrativos correspondientes a que haya lugar. Artículo 84.- Para la liquidación y extinción de una entidad paraestatal creada como organismo público descentralizado con funciones de Empresa Pública, la Secretaría de Hacienda o la Coordinadora de Sector, según se determine en la Ley o decreto respectivo, señalará las bases para el desarrollo del proceso en tiempo y forma de lo siguiente: I. Inicia proceso de desincorporación:

a) La Coordinadora de Sector a través de la Secretaría de Hacienda somete a consideración del Ejecutivo del Estado la disolución y liquidación, extinción, enajenación o fusión.

II. Decreto del H. Congreso Estatal, Decreto o Acuerdo del Ejecutivo que autorizan el

proceso de disolución:

a) El organismo público descentralizado elabora proyecto de Acuerdo o Decreto de disolución, observando las mismas formalidades seguidas en su creación y lo somete a consideración de la Secretaría de Hacienda, el Instituto de la Consejería Jurídica y de Asistencia Legal, la Secretaría General de Gobierno y la Secretaría de la Función Pública.

b) Satisfechos los requisitos correspondientes, remite a la Secretaría General

de Gobierno para que el Congreso Estatal o Ejecutivo expida el Acuerdo o Decreto respectivo, mediante la Publicación en el Periódico Oficial del Estado.

III. Observancia de las disposiciones legales y normativas de actuación para el proceso

de disolución:

a) La Secretaría de Hacienda emite opinión técnica respecto al marco jurídico que norma y sustenta a la Entidad Paraestatal, para que la disolución se lleve a cabo en estricto apego al mismo.

IV. Sesión del Órgano de Gobierno para tratar los asuntos relativos al proceso de

liquidación:

a) El Organismo Público Descentralizado convoca a sesión del Órgano de Gobierno.

b) Asuntos del orden del día a tratar para acuerdo que se someten a

consideración del Órgano de Gobierno:

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1. Autorización y trámites conducentes a la disolución.

2. Nombramiento del Liquidador o Comisión Liquidadora para que asuma las funciones inherentes al cargo.

3. Destino de los activos.

4. Liquidación de la plantilla de personal según la relación laboral, que

son las siguientes: contrato colectivo de trabajo, personal de confianza y base.

5. Asuntos generales.

V. El liquidador o Comisión Liquidadora de manera enunciativa más no limitativa

realizará las siguientes funciones y actividades:

a) Levantar el inventario físico de los bienes muebles e inmuebles.

b) Delimitar los bienes y recursos propiedad del Gobierno del Estado.

c) Delimitar los bienes propiedad del organismo público descentralizado.

d) Integrar la documentación correspondiente a la propiedad de los bienes muebles e inmuebles (facturas, escrituras públicas, contratos de arrendamiento, pedimentos de importación, entre otros)

e) Levantar el acta de entrega - recepción relativa a los bienes muebles e

inmuebles y recursos del Organismo Público descentralizado sustentados en sus estados financieros, formulados conforme a los formatos establecidos por la Secretaría de la Función Pública.

f) Relacionar los asuntos pendientes, documentos valorables, entre otros, del

organismo público descentralizado.

g) Levantar la relación de archivo en trámite, concentración e histórico en términos de los Lineamientos normativos correspondientes.

h) Determinar la plantilla de personal liquidado o fusionado por conducto de la

Secretaría de Hacienda.

i) Concluir las operaciones sociales que hubieren quedado pendientes al tiempo de la disolución.

j) Actualizar la contabilidad y libros.

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k) Cobrar lo que deban al Organismo Público Descentralizado, pagar pasivos; registrar asientos correspondientes, así como los gastos en que se incurrirán durante el proceso de liquidación.

l) Solicitar la autorización al Órgano de Gobierno para cancelar cuentas por

cobrar irrecuperables.

m) Cancelar las cuentas y firmas autorizadas ante las instituciones bancarias.

n) Cancelar contratos de prestación de servicios ante proveedores.

o) Someter a consideración al Órgano de Gobierno el dictamen fiscal por despacho contable externo, por el período de la liquidación.

p) Tramitar la cancelación de clave programática presupuestaria ante la

Secretaría de Hacienda.

q) Presentar el Informe de Liquidación y Balance Final ante el Órgano de Gobierno.

r) Realizar los trámites y obligaciones fiscales ante las autoridades estatales y

federales.

s) Formular balances (inicial, mensual y final) y levantar inventarios.

t) Rendir informe mensual y final al Órgano de Gobierno sobre el avance y estado que guarda el proceso de liquidación.

u) Integrar en archivo magnético un expediente de memoria de gestión

denominado “Libro Blanco” que contenga todas las constancias documentales, para efectos de garantizar el marco de transparencia y legalidad relativos al procedimiento de liquidación.

v) Resguardar, conservar y custodiar el archivo contable y documentación

comprobatoria del gasto de la Entidad Paraestatal, por un tiempo mínimo de cinco años conforme a la legislación o normatividad correspondiente.

VI. Control, vigilancia, seguimiento y evaluación del proceso de liquidación:

a) La Coordinadora de Sector, la Secretaría de la Función Pública y la Secretaría de Hacienda, ejercerán las acciones que corresponda en el ámbito de sus respectivas competencias en el proceso de liquidación.

Artículo 85.- Los compromisos que haya adquirido hasta la fecha de la liquidación y extinción del organismo público descentralizado, deben ser asumidos de inmediato por

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la Coordinadora de Sector y en el caso de la fusión será la entidad paraestatal o dependencia a la que se incorpora. Artículo 86.- A falta de disposición de la Ley o Decreto del Congreso del Estado o por Decreto del Ejecutivo del Estado o estatutos, el nombramiento del liquidador o Comisión Liquidadora se hará por acuerdo del Órgano de Gobierno en la forma que la Ley General de Sociedades Mercantiles señale, según la naturaleza del organismo público descentralizado. En caso necesario, el Ejecutivo Estatal podrá emitir acuerdo en que autoriza la creación de una Comisión Liquidadora integrada por: Coordinadora de Sector, Secretaría de Hacienda y Secretaría de la Función Pública, quienes determinarán el nombramiento de un responsable que estará a cargo del proceso. La figura del liquidador en el proceso de liquidación de un organismo público descentralizado y sus atribuciones será análoga a los términos de lo establecido en el artículo 235 y 242 de la Ley General de Sociedades Mercantiles.

CAPÍTULO III DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y

FUNCIONAL

Artículo 87.- La información que deberá presentarse a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: La entrega de información será como sigue: I. Saldos Iniciales.- Mediante oficio remitir una vez instalado el Sistema Contable

Computarizado la siguiente información:

1. Balanza de comprobación inicial 2. Analítico de saldos

II. Mensual.- Deberá enviar de manera oficial, dentro de los primeros diez días

posteriores al mes que corresponda un ejemplar en original y engargolado de la siguiente información:

a) Estado de situación financiera b) Estado de cambios en la situación financiera c) Estado de modificación a la hacienda pública d) Estado de resultados del ejercicio e) Estado de costo de producción en su caso. f) Balanza de comprobación mensual

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g) Balanza de comprobación acumulada h) Libro diario i) Libro mayor j) Analítico de Saldos k) Conciliaciones bancarias, anexando fotocopia del estado de cuenta.

III. Trimestral.- Deberá enviar de manera oficial, dentro de los primeros doce días

posteriores al trimestre que corresponda un ejemplar en original, engargolado y en medio magnético de la siguiente información:

a) Información Financiera: IF-01 Estado de situación financiera IF-02 Variación en cuentas de balance IF-03 Estado de resultados del ejercicio IF-04 Hoja de trabajo IF-05 Análisis por antigüedad de saldos en cuentas de balance, (de las Cuentas

por Cobrar y por Pagar.) IF-06 Informe sobre el estado de variación del activo fijo

b) Información Presupuestaria: IP-01 Análisis de los ingresos IP-02 Análisis de los egresos por fuente de financiamiento IP-02-01 Empleo y remuneraciones IP-02-02 Egresos estatal por partida presupuestaria IP-02-03 Egresos en clasificación funcional IP-03 Comparativo de ingresos y egresos IP-04 Informe de avance financiero de programas y proyectos IP-05 Informe de avance físico de programas y proyectos

c).- Información Funcional:

Análisis Funcional El Área de Consolidación Financiera de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, dará a conocer de manera oficial al centro contable de la entidad, las observaciones detectadas a su información financiera mensual y trimestral. Artículo 88.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 87 fracción III, debiéndose apegar a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Hacienda. I. Cuenta Pública Anual.

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La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual, deberá apegarse a las condiciones del Catálogo de Formatos e instructivos emitidos por la Secretaría de Hacienda. Se aplicarán los formatos contenidos en la fracción III del artículo 87 del presente ordenamiento. Se deberá enviar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, a más tardar dentro de los primeros trece días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra. La información que se presente debe referirse al período de un año natural es decir del primero de enero al treinta y uno de diciembre. En el caso de Entidades que inicien operaciones en el transcurso del año, éstas deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre. Cuando algún estado financiero o reporte de los que genera el Sistema Contable Computarizado, no sea emitido correctamente por el mismo, deberá elaborarse en forma manual para presentarse en las fechas establecidas, así mismo los formatos que no sean generados por el Sistema de Contabilidad, deberán ser enviados en forma impresa y medio magnético. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipos a proveedores 11614 Mercancías en tránsito 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal 21118 Adeudos de años anteriores Los recursos registrados en las cuentas arriba mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio que se informa. II. Informe de Avance de Gestión Financiera. Las Entidades deberán enviar la información señalada en la fracción III del artículo 87 de ésta normatividad, con corte al mes de junio a más tardar dentro de los primeros doce días del mes de julio a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, para la integración del Informe de Avance de Gestión Financiera. La información deberá enviarse en forma impresa, engargolada y en medio magnético. La información mensual y trimestral presentada, deberá estar respaldada con las firmas del Director General y Director de Administración o sus equivalentes.

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Artículo 89.- Las entidades, deberán concentrar sus reportes de pasivos a corto plazo mediante formato T VI-02 ante la Subsecretaría de Entidades Paraestatales y Financiamiento Público de esta Secretaría, a más tardar dentro de los primeros 15 días del mes enero del ejercicio siguiente. Estos pasivos deberán ser pagados o cancelados a más tardar, dentro de los primeros tres meses del ejercicio siguiente, previo análisis. Artículo 90.- Las entidades enviarán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda sus estados financieros dictaminados, de acuerdo a lo establecido en el artículo 32-A, fracción IV del Código Fiscal de la Federación, siempre y cuando las entidades se encuentren en este supuesto legal, en caso contrario deberán comunicarlo a esta Secretaría. Independientemente de dictaminarse de acuerdo al artículo 32-A, fracción IV del Código Fiscal de la Federación, deberán informar el resultado de las auditorías determinadas por la Secretaría de la Función Pública. Las entidades remitirán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, sus Estados Financieros Dictaminados al cierre del ejercicio, a más tardar en la primera quincena del mes de abril del año siguiente al que se dictamina. Los estados financieros y presupuestarios que se presenten, deberán estar respaldados con las firmas del Director General y Director de Administración o su equivalente. Artículo 91.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de metas y programas, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, ha diseñado el Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y la clasificación de la información generada por las transacciones financieras efectuadas en el centro contable de la Entidad. Las entidades que utilicen el sistema computarizado diseñado por esta Secretaría, deberán alimentar los niveles que requieran dentro del catálogo de cuentas. El Catálogo de Cuentas normalmente esta libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre de la entidad paraestatal, nombre del responsable, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes:

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31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 41112 Ingresos propios 41114 Beneficios diversos 41119 Otros Ingresos 41120 Productos financieros 42111 Costos 42114 Pérdidas diversas 42115 Gastos de operación con ingresos propios 42116 Gastos de operación con recursos federales 42117 Gastos de operación con recursos estatales 42119 Gastos de inversión con ingresos propios 42120 Gastos de inversión con recursos federales 42121 Gastos de inversión con recursos estatales 42123 Gastos financieros

CAPÍTULO IV DE LAS POLÍTICAS DE TESORERÍA

Artículo 92.- Las entidades informarán por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes de enero, el número y nombre de las cuentas bancarias donde se depositarán los recursos presupuestarios correspondientes al ejercicio. Artículo 93.- La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, emitirá recibo oficial por el concepto que corresponda, cuando las Entidades, ingresen recursos a través de la cuenta bancaria No. 002100017901174052, de la Institución Bancaria Banamex, S.A., una vez que el recurso quede disponible en la cuenta antes mencionada. Apegándose a lo siguiente: I. Las entidades, realizarán depósitos por diversos conceptos a la cuenta bancaria

de la Tesorería de la Secretaría de Hacienda en Banamex, S.A. No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda, misma que se les dará a conocer, mediante oficio a más tardar el último día hábil del mes del ejercicio inmediato anterior.

II. Las entidades, enviarán a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, original y

copia del formato de reintegro No. T VI-01 (SH-TE-CF-FR-0060 ), copia al carbón y copia fotostática de la (s) ficha (s) de depósito (s) por los abonos que se hayan

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efectuado en la institución bancaria, debiendo contener los siguientes datos según sea el caso:

a) Amortización parcial o total de préstamos, préstamos puente y anticipos de

ministración otorgados: especificarán la fecha, el importe y número de orden de pago que se afectará, anexando copia fotostática de la orden de pago correspondiente.

b) Cancelación parcial o total de las ministraciones del año en curso: especificarán el

importe, número de orden de ministración e indicar si es cancelación parcial o total, anexando copia fotostática de la orden de ministración correspondiente.

c) Reintegros por concepto de retenciones 5 al millar por inspección y vigilancia,

deberán especificar el ramo, fondo y ejercicio. III. Las entidades que realicen depósitos, deberán solicitar la elaboración de los

recibos oficiales correspondientes mediante formato de reintegro. A más tardar treinta días naturales después del depósito, en caso que el último día sea inhábil se recibirá el siguiente día hábil.

En caso contrario, las entidades, deberán pagar 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado en la Coordinación Regional de Recaudación de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos vigente.

En caso que las Entidades, no observen los dos párrafos anteriores; la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, registrará dichos recursos como Ingreso de Ley.

IV. Las entidades, que soliciten devolución o traspaso de recursos por depósitos que

hicieran indebidamente a las cuentas de Tesorería de la Secretaría de Hacienda, deberán pagar una cantidad equivalente a 6.5 salarios mínimos diarios vigentes en el Estado, en la Coordinación Regional de Recaudaciones de la Secretaría de Hacienda de acuerdo al artículo 49 de la Ley Estatal de Derechos, vigente.

La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, tendrá la facultad de aplicar o no las disposiciones de los párrafos anteriores.

La Tesorería de la Secretaría de Hacienda será la única facultada para determinar la devolución de recursos de los depósitos indebidos que realicen las Entidades en las cuentas de Tesorería de la citada Secretaría.

V. Las entidades que generen ingresos por la emisión de bases para concurso de

licitación en obra pública, deberán depositarlos en Banamex, S.A. No. 002100017901174052, indicando el número de referencia que le corresponda, de conformidad a lo establecido en el artículo 333 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas vigente.

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La Tesorería de la Secretaría de Hacienda únicamente expedirá recibo oficial con fichas bancarias con la leyenda de “DUPLICADO”, cuando la Institución Bancaria entregue a las Entidades fichas con la certificación de las mismas, indicando la siguiente leyenda: Certificamos que este documento es un duplicado del original, mismo que fue destruido por imprimirse en forma incorrecta.

VI. Las entidades notificarán por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda,

en los primeros diez días del mes de enero, el nombre de las personas facultadas para recibir los comprobantes de las fichas de depósito y recibos oficiales, anexando copia fotostática de una identificación oficial.

Los recibos oficiales, serán entregados en el Departamento de Caja de la Tesorería de la citada Secretaría, 72 horas después de haber recibido el depósito; en el horario de 9:00 a 14:00 horas.

VII. Las entidades, serán las responsables de guardar la confiabilidad del número de

cuenta bancaria y número de referencia que le corresponda.

Cuando se trate de reintegros de recursos federales, por refrendos, economías o cancelación de ministraciones, las Entidades deberán elaborar cheques de caja y/o certificados a favor de la Secretaría de Hacienda y remitirlo a la Tesorería de la citada Secretaría, mediante oficio e indicando en el mismo lo siguiente: a) Importe y concepto del reintegro b) Indicar con claridad el fondo y ramo que corresponde c) Indicar la elaboración del recibo oficial

Queda estrictamente prohibido depositar recursos federales y de convenios a la cuenta bancaria de Banamex, S.A. cuenta No. 002100017901174052; con excepción de las retenciones a contratistas correspondientes al 1% beneficio social, 2 % sobre nóminas, 5 al millar, cuotas de recuperación, sanciones y observaciones por auditorías, siempre y cuando dichas auditorías, correspondan a recursos Estatales y Ramo 33. Queda bajo la responsabilidad de las entidades realizar depósitos de recursos federales a la cuenta en mención; mismos que serán considerados como Ingreso de Ley.

Artículo 94.- Las entidades que por convenio, tengan que reintegrar recursos por diversos conceptos a la Tesorería de la Federación; deberán realizarlo directamente, siempre y cuando los recursos hayan sido ministrados a las cuentas bancarias que manejan las mismas e informar mediante oficio a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, anexando copia de la ficha de depósito y/o formato SAT 16; caso contrario deberá solicitar el reintegro a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda. Artículo 95.- Las ministraciones de los recursos se sujetarán a lo siguiente:

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I. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda otorgará la disponibilidad de los

recursos ministrados a través de las cuentas bancarias, de acuerdo a las órdenes de ministraciones que mensualmente se les asigna a las Entidades, por concepto de gasto corriente, servicios personales e inversión.

II. Las entidades dispondrán de estos recursos, para la emisión de cheques o

transferencias a través de la banca electrónica, con cargo a la cuenta apertura para tal fin

III. La Tesorería de la Secretaría de Hacienda, realizará la radicación de recursos a

los Organismos Subsidiados, Autónomos, Entidades Sectorizadas, Poder Legislativo y Judicial, de acuerdo a la disponibilidad y liquidez financiera.

Artículo 96.- Para el otorgamiento de préstamos, préstamos puente y/o anticipos de ministración, las entidades, deberán apegarse a lo siguiente: I. Préstamos:

a) Las entidades deberán enviar su trámite de solicitud con cinco días hábiles de anticipación a la fecha de requerimiento del recurso.

b) Los titulares de las entidades y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de

ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar las órdenes de pago y los contratos de créditos que se deriven.

c) Las Entidades deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Hacienda

con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso anterior, anexando para ello el formato No. T VI-10 (SH-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

d) Para efectos de liquidar el préstamo, las entidades, deberán presentar a la

Tesorería de la Secretaría de Hacienda, cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Hacienda, anexando el formato No. T VI-01 (SH-TE-CF-FR-060).

II. Préstamos Puente:

a) Los préstamos puente, se otorgarán únicamente cuando exista la ministración de recursos y el área correspondiente de la Federación no los haya radicado al Estado.

b) Las entidades deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles de anticipación a

la fecha de requerimiento del recurso.

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c) Los Titulares de las Entidades y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar la solicitud y las órdenes de pago que se deriven.

d) Las entidades deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Hacienda

con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No. T VI-10 (SH-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

e) Para efectos de liquidar el préstamo, las entidades, deberán presentar a la

Tesorería de la Secretaría de Hacienda cheque de caja y/o certificado a favor de la Secretaría de Hacienda, anexando el formato No. T VI-01 (SH-TE-CF-FR-060).

III. Anticipo de ministración.

a) Se otorgarán anticipos de ministración cuando los recursos se encuentren previstos presupuestariamente.

b) Las entidades deberán enviar su trámite, con cinco días hábiles de anticipación a

la fecha de requerimiento del recurso.

c) Los titulares de las entidades y/o en su caso quienes ellos designen, y a falta de ello el encargado del despacho, el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo y/o Director Administrativo o su equivalente; son los únicos facultados para firmar los anticipos de ministración que se deriven.

Las entidades deberán enviar solicitud de recursos a la Secretaría de Hacienda con atención a la Tesorería de la citada Secretaría, signada por los funcionarios que se mencionan en el inciso c), anexando para ello el formato No T VI-10 (SH-TE-APF-AMOP-0080), debidamente requisitado.

TÍTULO VII DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE FIDEICOMISOS PÚBLICOS ESTATALES

CAPÍTULO I DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 97.- El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base a los saldos finales que muestra el estado de situación financiera del ejercicio inmediato anterior. Los fideicomiso estatales de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales en el mes que se aporte su patrimonio inicial en base al contrato.

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Artículo 98.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deberán llevarse a cabo de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales, Reglas Particulares de Valuación, emitidos por la Secretaría de Hacienda, así como manuales de Contabilidad Gubernamental. Los lineamientos necesarios para el adecuado registro de sus operaciones, son los siguientes: I. Integración del fondo revolvente. El fondo revolvente se afectará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el H. Comité Técnico al inicio del ejercicio. Los fideicomisos deberán comunicar de manera oficial, al área de consolidación de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, al inicio del ejercicio, el monto y nombre de las personas que se harán responsables del fondo revolvente y el cargo que ocupan, el área a la que están adscritos, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde a cada uno, anexando copia del acuerdo de autorización del H. Comité Técnico debidamente suscrito. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios. Asimismo, los fideicomisos, anexarán copia del acuerdo del Comité Técnico, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente del fideicomiso, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. El titular del fideicomiso o en su caso las personas que este designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Para el manejo del fondo revolvente, los fideicomisos constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades, el cual no será mayor de $ 10,000.00 (diez mil pesos M/N). La comprobación de gastos por comisión, viáticos y pasajes, se harán conforme a lo establecido en las Normas y Tarifas para la Aplicación de Viáticos y Pasajes, a más

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tardar dentro de los siguientes cinco días hábiles después de haber concluido la diligencia o comisión. El responsable del fondo revolvente tendrá como máximo cinco días hábiles para la comprobación del fondo al área administrativa, contados a partir de la fecha en que reciban las comprobaciones. II. Bancos. Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, ingresos propios y ajenos. Será responsabilidad de los Fideicomisos elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que manejen, debiendo acudir oportunamente ante la institución bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberá realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o la cancelación de la cuenta bancaria. En el caso de que existan depósitos no identificados, al cierre del ejercicio, no deberán estar como partidas en conciliación dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será Acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo. III. Deudores, tales como: a) Deudores por Responsabilidades. Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros del Fideicomiso derivados del fincamiento de responsabilidades tales como: robo, fraude, malversación de fondos, lesión de activos, duplicidad de pago, entre otros; se deberá identificar y registrar en una cuenta especial. Deberá solicitar a la Secretaría de la Función Pública, le informe la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como del avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. b) Deudores Sujetos a Resolución Judicial. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, el Fideicomiso dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en su patrimonio. IV. Inventario. Los Organismos Públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo

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de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. V. Activo fijo. Respecto al control de los activos fijos tangibles, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que hasta donde sea posible al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir en lo posible el inventario físico con los registros contables. El inventario físico de los activos fijos tangibles de los Fideicomisos, deberá efectuarse al cierre del ejercicio. El registro y control de los activos fijos tangibles, deberá realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo de cuenta: a) Muebles 12111.- Mobiliario y Equipo de Administración 12112.- Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso

Informático 12113.- Vehículos y Equipo de Transporte 12114.- Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio 12115.- Herramientas y Refacciones 12116.- Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública

1. Asentar en sus registros contables la fecha en que se adquirieron los bienes, ya sea por compra, donaciones y dación de pago.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de trasferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes que se encuentran registrados en libros, mediante la realización de un inventario físico.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberá realizar las gestiones correspondientes para su cancelación contable, debiendo estar soportado con dicha documentación.

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6. Las bajas de los bienes muebles, por traspaso, donación o por otra causa, deberá ser sometidos al H. Comité Técnico para su aprobación y conocimiento del mismo.

7. Contar con control interno analítico de Mobiliario y Equipo de Administración; Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial; de Comunicaciones y de Uso Informático; Vehículos y Equipo de Transporte; Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio; Herramienta y Refacciones; Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

b) Inmuebles.

12211.- Edificios 12212.- Terrenos

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes inmuebles.

2. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas deberán ser registradas en el Activo Fijo en un plazo máximo de treinta días hábiles posteriores a la fecha de entregada al Fideicomiso.

3. Verificar que los registros contables en estos rubros estén documentalmente soportados.

4. Realizar la baja del inmueble por donaciones otorgadas, caso fortuito o de fuerza mayor mediante documentación según corresponda, previo acuerdo del H. Comité Técnico.

Artículo 99.- Se entenderá como depreciación y amortización lo siguiente: I.- Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de

manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles entre la vida útil estimada de la unidad.

II.- Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de

tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros. La depreciación y amortización son procedimientos que tiene como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal. Para los fideicomisos, estos procedimientos no reportan una ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporcionan ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de los Fideicomisos se muestra tomando en cuenta otros

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elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles. Por lo anterior, los Fideicomisos deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado Costo Histórico y sólo deberán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran. Artículo 100.- Criterios a seguir en el reconocimiento de los efectos de la inflación en la información financiera. En los fideicomisos, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que:

I. Están constituidos de acuerdo a la Ley de Entidades Paraestatales y al Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, cuyo objeto es el de proporcionar servicios públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro.

II. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad

financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

III. Que sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente del

Gobierno Estatal. Artículo 101.- El patrimonio y los ingresos del fideicomiso se integran por las aportaciones descritas en el contrato del fideicomiso, así como del valor del conjunto de bienes propiedad del mismo, necesarios para la realización de sus actividades y para la prestación de los servicios públicos. Se entiende como ingresos aquellos que tienen su origen principal en la venta de bienes y servicios que se ofrecen a la colectividad, así como los intereses distintos a los bancarios. Se deberán entender como aportaciones, los recursos que recibe el fideicomiso del Gobierno Federal, Estatal, particulares y/o instituciones nacionales o extranjeras, comprendidas en el contrato, para la realización de sus actividades o para la prestación de los servicios públicos, a efecto de fomentar el desarrollo económico y social en actividades estratégicas, así como para la adquisición de bienes muebles e inmuebles.

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Asimismo, se consideran como ingresos los que se recauden por cualquier concepto distinto de las aportaciones y podrán destinarse a fines específicos, siempre y cuando sean autorizados por el Honorable Comité Técnico. El fideicomiso deberá registrar las aportaciones, en la cuenta de Patrimonio dentro del estado de situación financiera y los ingresos dentro de las Cuentas de Ingresos Propios y/o Beneficios Diversos en el Estado de Resultados. En caso de que las aportaciones sean para sufragar los costos de operación deberán presentarse en el estado de resultados como parte de los ingresos con la finalidad de que disminuyan los gastos. Asimismo, registrará en la cuenta de aplicaciones patrimoniales, las erogaciones relacionadas directamente con los programas, proyectos o fondos que disminuyan el Patrimonio, mientras que en la cuenta de costo de operación, se registrarán las erogaciones necesarias para la administración del mismo, con cargo a los ingresos obtenidos en el periodo. Artículo 102.- Con el propósito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros por egresos, y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestal y sus efectos en la contabilidad, los fideicomisos que tengan presupuesto anual autorizado por la Secretaría de Hacienda, deberán utilizar en su caso las cuentas de orden presupuestarias de egresos, presentadas en el catálogo de cuentas dentro del grupo de orden: I. Presupuesto Autorizado. II. Presupuesto por Ejercer. III. Presupuesto Ejercido. Las cuentas anteriores reflejan el presupuesto de egresos autorizado. Se contabilizará durante el ejercicio en forma simultánea los movimientos en las cuentas de activo, pasivo y de hacienda pública así como las presupuestarias que correspondan. Estos movimientos deberán quedar reflejados en la misma póliza.

CAPÍTULO II EXTINCIÓN

Artículo 103.- En la extinción de un fideicomiso público estatal que en términos de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, reúna las características de Entidad Paraestatal o los normados por el Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, la Secretaría de Hacienda indicará lo conducente al H. Comité Técnico del Fideicomiso, para que emita los lineamientos conforme a los cuales se llevará a cabo el proceso de extinción.

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Cuando en el proceso a que se refiere el párrafo anterior deba resolverse sobre adeudos en que sea notoria la imposibilidad práctica de su cobro, el Comité Técnico como Órgano Máximo de Gobierno del Fideicomiso Público estatal, emitirá los criterios para su cancelación, e informará de ello a la Secretaría de Hacienda en su calidad de Fideicomitente Único de la Administración Pública Centralizada. Artículo 104.- La extinción de los fideicomisos se formalizará mediante la firma del convenio de extinción correspondiente, mismo que será elaborado por la institución fiduciaria y sometido a consideración de la Secretaría de Hacienda. En el caso de que el Comité Técnico no hubiere sesionado durante el año anterior a la fecha en que se autorice la extinción del fideicomiso público estatal, la Coordinadora de Sector, con base en las propuestas que haya formulado la institución fiduciaria con relación a la extinción, la Secretaría de Hacienda como fideicomitente determinará las acciones que se deban adoptar al respecto. Los remanentes que se mencionen en el convenio de extinción suscrito, deberán entregarse a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, para la expedición del recibo oficial correspondiente. En correlación con el artículo 42 de la Ley de Entidades Paraestatales del Estado de Chiapas, interpretado en sentido contrario del artículo 394 del Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas, la constitución y extinción de los fideicomisos públicos estatales no considerados como Entidad Paraestatal, no requerirán de la autorización expresa del Congreso del Estado.

CAPÍTULO III DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL

Artículo 105.- La información que deberán presentar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- El asiento inicial deberá registrarse en el mes de enero con

base a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior y enviarán mediante oficio la siguiente información: a) Balanza de Comprobación Inicial b) Analítico de saldos

II. Mensual.- Mediante oficio deberá enviar dentro de los primeros doce días

posteriores al mes que corresponda, en un ejemplar impreso en original y engargolado, la siguiente información:

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a) Estado de situación financiera b) Estado de resultados del ejercicio c) Balanza de comprobación mensual d) Balanza de comprobación acumulada e) Libro diario f) Libro mayor g) Analítico de saldos h) Conciliaciones Bancarias anexar fotocopia del Estado de Cuenta

III. Trimestral.- Mediante oficio deberá enviar dentro de los primeros doce días

posteriores al trimestre que corresponda, de acuerdo a los formatos incluidos en el apartado de anexos, en un ejemplar en original engargolado y en medio magnético la siguiente información:

a) Información Financiera.

IF-01 Estado de situación financiera IF-02 Variación en cuentas de balance, (con sus comentarios) IF-03 Estado de resultados del ejercicio IF-04 Hoja de trabajo IF-05 Análisis de antigüedad de saldos de cuentas de balance (de Cuentas por

Cobrar y por Pagar) IF-06 Informe sobre el estado de variación del activo fijo

b) Información Presupuestaria.

IP-01 Análisis de los Ingresos IP-01-01 Clasificación administrativa de los ingresos

IP-02 Análisis de los Egresos por Fuente de Financiamiento IP-02-01 Empleos y Remuneraciones IP-02-02 Egresos en Clasificación Funcional IP-02-03 Clasificación Administrativa por Capítulo del Gasto

IP-03 Comparativo de Ingresos y Egresos IP-04 Flujo de Ingresos y Egresos IP-05 Informe de Avance Financiero de Programas y Proyectos IP-06 Informe de Avance Físico de Programas y Proyectos IP-07 Informe de Avance Físico-Financiero de Obras

c) Información Funcional Análisis Funcional.

El Área de Consolidación Financiera de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, dará a conocer de manera oficial al centro contable del Fideicomiso, las observaciones de las irregularidades detectadas en su información

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financiera mensual y trimestral.

La Secretaría de Hacienda podrá solicitar información complementaria que considere necesaria, en la forma y plazo que esta Secretaría determine. Artículo 106.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en artículo 102 fracción III, debiéndose apegar a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Hacienda. I. Cuenta Pública Anual.- La información que se presente debe referirse al periodo

de un año natural del primero de enero al treinta y uno de diciembre. En el caso de Fideicomisos que iniciaron operaciones en el transcurso del año, éstos deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre del ejercicio que corresponda, de acuerdo a la documentación requerida en la fracción III del artículo 105 del presente ordenamiento, a más tardar dentro de los primeros trece días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra.

Cuando algún estado financiero o reporte de los que genera el Sistema Contable Computarizado, no sea emitido correctamente por el mismo, deberá elaborarse en forma manual para presentarse en las fechas establecidas, así mismo de los formatos que no sean generados por el Sistema de Contabilidad, deberán ser enviados en forma impresa y en CD. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11113 Fondo revolvente 11511 Anticipo a proveedores 21118 Adeudos de años anteriores II. Informe de Avance de Gestión Financiera.- Enviar la información al mes de

junio a más tardar dentro de los primeros doce días del mes de julio, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, de acuerdo a la documentación de la fracción III del artículo 105 del presente ordenamiento.

Artículo 107.- La información mensual y trimestral presentada, deberá estar validada por el Director General y el Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo, o su equivalente, de la Dependencia Coordinadora de Sector. Artículo 108.- Los fideicomisos estatales enviarán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, sus Estados Financieros dictaminados; de acuerdo a lo establecido en el artículo 32-A, fracción IV de Código Fiscal de La Federación, siempre y cuando los Fideicomisos se encuentren en este supuesto legal, en caso contrario deberán comunicarlo por escrito a esta Subsecretaría.

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Independientemente de dictaminarse de acuerdo al artículo 32-A, fracción IV de Código Fiscal de la Federación, deberán informar el resultado de las auditorias determinadas por los órganos de fiscalización. Los Fideicomisos Estatales remitirán a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales la Secretaría de Hacienda, sus Estados Financieros dictaminados al cierre del ejercicio, a más tardar en la primera quincena del mes de abril del año siguiente al que se dictamine. Artículo 109.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avances en la ejecución de programas y en general, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, presentará el Catálogo de Cuentas que es la base para los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y la clasificación de la información generada por las transacciones financieras efectuadas por los centros contables de los Fideicomisos Públicos Estatales. De acuerdo a las necesidades de funcionamiento de cada fideicomiso, estos podrán realizar una desagregación del catálogo de cuentas hasta el cuarto nivel. Deberá alimentar los niveles que se requieran dentro del catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas normalmente está libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: número y nombre del responsable o beneficiario, deudor o acreedor, concepto, entre otros. Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son las siguientes: 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31411 Decrementos al patrimonio 31412 Incrementos al patrimonio 41112 Ingresos 41114 Beneficios diversos 41115 Productos financieros 41119 Otros ingresos 42111 Costo de operación 42114 Pérdidas diversas 42115 Gastos financieros 42125 Otros gastos

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El fideicomiso público estatal que genere información en un sistema distinto al proporcionado por la Secretaría de Hacienda, deberá realizar las adecuaciones en el mismo y enviar un ejemplar del catálogo de cuentas que utilizará durante el ejercicio, así como su guía contable, para ser autorizados por la Secretaría de Hacienda a través de la Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda. En caso de que al fideicomiso público estatal no le sea posible adecuar su sistema informático al catálogo de cuentas general, éste deberá elaborar un catálogo de reclasificación para efectos de presentación de información de tal forma que los informes sean homogéneos y susceptibles de ser consolidados.

TÍTULO VIII DE LAS NORMAS ESPECÍFICAS DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS

CAPÍTULO I

DE LAS POLÍTICAS DE REGISTRO

Artículo 110.- Los Organismos Autónomos que opten hacer uso del Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, en respeto de su autonomía, considerarán, el asiento inicial, en el primer mes del ejercicio que se trate, con base a los saldos finales que muestra el estado de situación financiera del ejercicio inmediato anterior. Los Órganos Autónomos que utilicen el Sistema de Administración Hacendaria Estatal, para dar mayor facilidad en la captura de saldos iniciales y proporcionar integridad en la información, soportando las transferencias de saldos de un ejercicio a otro, podrán incluir hasta 300 movimientos a nivel auxiliar por póliza. Podrán elaborarse dos o más pólizas de activos, pasivos y Hacienda Pública y se registrarán con fecha primero de enero. Los Órganos autónomos de nueva creación durante el ejercicio, registrarán saldos iniciales, en el mes que indique el decreto de creación En el primer mes del ejercicio deberán de efectuar los asientos de traspasos de las cuentas patrimoniales; así como las cuentas de pasivo. Artículo 111.- El registro de las operaciones y la preparación de los informes deberán llevarse a cabo de acuerdo a los Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental, Normas Fundamentales, Reglas Particulares de Valuación, emitidos por la Secretaría de Hacienda, así como manuales para los que ejecutan el Sistema de Administración Hacendaria Estatal. Las operaciones financieras presupuestarias y no presupuestarias serán consideradas dentro del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, tomando en consideración

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que la información resultante cumple con los requisitos de información que requieren las Normas Internacionales de Contabilidad Aplicables al Sector Público, y que son de ordenanza obligatoria para todo ente del sector público. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, formulará el proceso de registro de operaciones para el Sistema Integral de Administración Hacendaria Estatal, basado en las directrices para el desarrollo de sistemas contables y la contabilidad analítica; por consiguiente, los cambios relevantes se encuentran en función de: una contabilidad analítica, integración del universo de operaciones, registros de procesos administrativos susceptibles de ser cuantificables, inalterabilidad de los registros y sustancialmente, la estructura del catálogo de cuentas y guías contables contenidas en el Manual de Contabilidad. Se registrará en la cuenta de costo de operación, las erogaciones relacionadas directamente con los programas, proyectos o fondos que disminuyan, así como para la administración del mismo, con cargo a los ingresos obtenidos en el periodo. Se observará lo siguiente: I. Integración del fondo revolvente.

El fondo revolvente se registrará contablemente en la cuenta 11113.- Fondo revolvente. El fondo revolvente se constituirá con recursos del Organismo Autónomo y será exclusivamente para cubrir gastos menores, emergentes, gastos a comprobar y viáticos que sean estrictamente indispensables para el buen funcionamiento y desempeño de sus actividades. El monto del fondo revolvente, deberá ser autorizado por el Órgano de Gobierno o quien represente la máxima autoridad del Organismo Autónomo. El titular del Organismo Autónomo deberá comunicar por escrito, a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, al inicio del ejercicio fiscal, el monto y nombre de la persona designada como responsable del fondo revolvente, el cargo que ocupa y el área a la que está adscrito, así como el importe que se le asignará incluyendo el porcentaje que le corresponde, a más tardar dentro de los primeros cinco días hábiles posteriores a la fecha de autorización. De la misma forma éstas notificarán oportunamente los cambios presentados, especificando la fecha de los mismos, anexando copia de la póliza por los reintegros o comprobación de gasto de la persona que se dio de baja, así como los incrementos a la cantidad original, debiendo comunicar la justificación correspondiente, misma que deberá sujetarse a los principios de austeridad, honestidad e íntegra conducta, por lo que los funcionarios públicos deberán conducirse en todos sus actos con tales principios.

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Los gastos mayores a $ 2,000.00 deberán ser a través de cheques nominativos, para solventar gastos o necesidades emergentes No se aceptarán como comprobantes de gastos, comandas de consumo, vouchers de pago con tarjetas de crédito, tickets, notas de venta o mostrador, salvo aquellos que se deriven de la relación con contribuyentes que por facilidades administrativas o por la naturaleza del régimen fiscal en que se encuentren inscritos, les permitan quedar exentos o relevados de expedir facturas o comprobantes con los requisitos normativos. En cuanto a gastos emergentes se considerará hasta el monto total autorizado en el fondo revolvente del Organismo Autónomo, siempre que se justifique documentalmente la circunstancia que ocasionó la emergencia del gasto, con el visto bueno del Titular. El titular del Organismo Autónomo o en su caso las personas que éste designe, serán los responsables de controlar los recursos asignados por concepto de fondo revolvente. Para el manejo del fondo revolvente, los Organismos Autónomos constituirán fondos revolventes que se manejarán en efectivo de acuerdo a sus necesidades. II. Bancos. Las cuentas bancarias se deberán agrupar de acuerdo al tipo de recurso, mismos que podrán ser federales, estatales, propios ó ajenos., asimismo, en caso de existir remanentes de estos recursos deberán aperturar una subcuenta contable que los identifique. Será responsabilidad de los Organismos Autónomos elaborar la conciliación de las cuentas bancarias que maneje, debiendo acudir oportunamente ante la institución bancaria correspondiente para la recepción del estado de cuenta o consultando saldos y movimientos a través de la banca electrónica; de encontrarse diferencias deberán realizar las aclaraciones respectivas con las instituciones bancarias, antes del cierre del ejercicio o de la cancelación de la cuenta bancaria. En el caso de que existan depósitos no identificados, no deberán estar como partidas de conciliación, dado que tendrán que ser registrados en una subcuenta del mismo nombre cuya contracuenta será acreedores, con la finalidad de que los saldos en libros de las cuentas bancarias no reflejen saldos en rojo, los cuales al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas. III. Cuentas por cobrar. Todas aquellas situaciones que afecten los estados financieros del Organismo Autónomo, derivados del fincamiento de responsabilidades, tales como: robo, fraude, lesión de activos, malversación de fondos, duplicidad de pagos, entre otros, se deberán identificar y registrar en una cuenta especial.

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El Organismo Autónomo vigilará la situación que guardan las responsabilidades fincadas, así como el avance de las gestiones de cobro o depuración, teniendo como finalidad su registro oportuno. Una vez denunciado el hecho ante la autoridad competente, el Organismo Autónomo dará seguimiento al avance de las investigaciones, registrando en cada momento los efectos en su Patrimonio. IV. Otras Inversiones.

a) Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bonos, obligaciones y otros valores.

b) Verificar que los registros contables estén debidamente soportados. c) Cumplir debidamente con los acuerdos establecidos por la adquisición de

bonos, obligaciones y otros valores efectuando las gestiones correspondientes.

d) Realizar la baja por las ventas de los bonos, obligaciones y otros valores. e) Verificar que el monto establecido de la inversión, coincida con el registro

contable; en caso contrario si no lo estuviera, investigar dicha diferencia para registrar los ajustes correspondientes.

V. Inventario. Los Organismos Públicos que cuenten con almacenes, deberán establecer un mecanismo de control, los cuales formarán parte de sus controles internos de acuerdo a las políticas que cada organismo dicte. Para efecto del registro contable, la existencia física de consumibles que se tengan en los almacenes y registrados como inventarios, serán contabilizados al costo de operación, costo de inversión, de acuerdo a los capítulos del gasto, costo de ingresos propios o decrementos al patrimonio cuando se trate de recursos ajenos o no presupuestales. Los consumibles que se adquieran posteriormente, serán registrados al costo de operación o de inversión de acuerdo a los capítulos del gasto. Para efectos del contar con un control adecuado de los materiales en existencia en los almacenes de cada Organismo Autónomo, el área de Recursos Materiales, deberá realizar un inventario físico al cierre del ejercicio por las existencias reflejadas en sus almacenes desglosando por concepto los materiales de administración, materias primas, materiales y artículos de producción y construcción o cualquier otro material y artículo diverso, considerando en control interno aquellos que sean consumibles, y de activos que sean menor a veinte veces el salario mínimo diario vigente en el Estado. VI. Activo fijo.

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Respecto al control de los activos fijos inventariables, se deberán efectuar los registros contables agrupando por tipo de bien que sean del mismo costo y descripción, con la finalidad de que al dividir el importe reflejado en libros entre la cantidad de bienes de ese tipo, se determine su costo unitario, siendo el objetivo principal, coincidir el inventario físico con los registros contables, sin embargo de ser posible los analíticos de saldos reflejaran el costo de los activos en forma individual, de tal forma que pueda identificar las características propias del bien. El inventario físico de los activos fijos de los Organismos Autónomos deberá efectuarse al cierre del ejercicio. El registro y control de los activos fijos inventariables, debe realizarse tomando en cuenta las siguientes consideraciones específicas para cada tipo: a) Muebles: 12111.- Mobiliario y Equipo de Administración. 12112.- Maquinaria y Equipo Agropecuario, Industrial, de Comunicaciones y de Uso

Informático. 12113.- Vehículos y Equipo de Transportes. 12114.- Equipo e Instrumental Médico y de Laboratorio. 12115.- Herramientas y Refacciones. 12116.- Maquinaria y Equipo de Defensa y Seguridad Pública. .

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes, ya sea por compra o donaciones.

2. Los registros contables deberán estar soportados con la documentación correspondiente, como facturas, actas de transferencia o donación, entre otros.

3. Verificar la existencia física de los bienes que se encuentran registrados en libros, mediante un inventario.

4. De existir algún bien que no se encuentre registrado, se deberá investigar su procedencia y soportar su valor con la documentación correspondiente.

5. De tener registrado bienes inexistentes, deberán realizar las gestiones correspondientes para su cancelación contable, debiendo estar soportado con la documentación correspondiente.

6. Contar con relaciones analíticas de cada cuenta de activo, mostrando a detalle cada uno de los bienes con su número de inventario.

c) Inmuebles:

12211.- Edificios. 12212.- Terrenos.

1. Asentar en sus registros contables el año en que se adquirieron los bienes inmuebles.

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2. Tratándose de la recepción de obras públicas terminadas para su administración, estas deberán ser registradas en el activo fijo en un plazo máximo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de entregada al Organismo Autónomo.

3. Verificar que los registros en estos rubros estén documentalmente soportados. 4. Realizar la baja del inmueble por donaciones otorgadas, caso fortuito o de

fuerza mayor mediante documentación según corresponda. VII. Costo de Inversión. Representar las operaciones derivadas de los eventos económicos que muestren una capitalización e inversión en la entidad, en un rubro específico del resultado, reconociendo en la Contabilidad Gubernamental el valor del activo en su presunción de recuperación y aquel que fue incrementado por alguna disposición legal que se absorbe como costo de la inversión, por lo tanto se considerará en esta cuenta lo siguiente: a) Los activos fijos inventariables que con un costo menor a veinte veces el salario

mínimo diario vigente en el Estado, se reflejarán en cuenta de resultado del ejercicio que indique la inversión realizada.

b) La Obra pública ejecutada que no sea considerado un bien susceptible de incrementar

el patrimonio estatal y que no pueda enajenarse. c) La Obra pública ejecutada que tenga como fin el beneficio colectivo, que sea de uso

público, no enajenable. d) Los registros por el ejercicio del gasto correspondiente a obra pública enunciados en

los dos incisos anteriores, deberán ser registrados inicialmente como obra en proceso. VIII. Otros activos. a) Operaciones en Proceso de Regularización Presupuestal: En esta cuenta se deberán contabilizar aquellos gastos que no fueron previstos en el presupuesto de egresos autorizado, y cuyo recurso proviene de otra partida presupuestal. Para tener un adecuado control dichos gastos deberán separarse por capítulos de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, con la finalidad de que sean presentados el Órgano de Gobierno, para su regularización mediante traspaso interno y cuando se requiera de ampliación de recursos ante la Secretaría de Hacienda, siempre y cuando no se contraponga con la normatividad en la materia. Esta cuenta deberá quedar totalmente regularizada en un periodo no mayor de sesenta días. b) Adeudos de Dependencias y Entidades:

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Los recursos de ejercicios anteriores por concepto de ministraciones que no se depositaron en su oportunidad a la cuenta bancaria correspondiente, cuyo importe se refleja en el saldo de la cuenta 13111.- Adeudos de Dependencias y Entidades, deben ser reclasificados a la cuenta que corresponda en los primeros meses del presente ejercicio. Artículo 112.- La depreciación y amortización son procedimientos que tienen como finalidad, distribuir el costo de los activos de manera sistemática, permitiendo de esta forma reducir las utilidades y como resultado se obtiene un beneficio fiscal. I. Depreciación: Es el procedimiento de contabilidad que tiene como fin distribuir de

manera sistemática y razonable el costo de los activos fijos tangibles, entre la vida útil estimada de la unidad.

II. Amortización: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo, por ejemplo: la disminución periódica en libros de una prima de seguros.

Para los Organismos Autónomos, estos procedimientos no reportan ninguna ventaja de orden práctico y financiero, ya que el monto que éstos pudieran representar, no proporciona ningún beneficio fiscal y financieramente tienen muy poca o nula utilidad, puesto que la situación financiera de los Organismo Autónomos se muestra tomando en cuenta otros elementos, pudiendo ser entre otros, su capacidad de pago, la cual se puede determinar mediante el análisis a sus fondos disponibles en efectivo, el importe de su presupuesto de ingresos no comprometidos y el importe de sus obligaciones exigibles. Por lo anterior, los Organismos Autónomos deberán apegarse a lo establecido en el Postulado Básico de Contabilidad Gubernamental denominado Costo Histórico y sólo deberán realizar el cálculo de la depreciación a los activos fijos, así como la amortización a los activos intangibles, cuando sus objetivos y sus necesidades de información lo requieran. Artículo 113.- En los Organismos Autónomos, la evaluación de mantenimiento financiero de capital y el ajuste de utilidades, es irrelevante en relación con sus objetivos, considerando que: Están constituidos de acuerdo a decreto, cuyo objeto es el de proporcionar servicios públicos de carácter asistencial, educativo, cultural, deportivo y agrícola, que cumplen con una clara función social, sin perseguir fines de lucro. I. Su eficiencia y productividad no pueden ser medibles en términos de rentabilidad

financiera. Esto es, que proporcionan servicios sin dar lugar a una relación de intercambio entre los recursos que se reciben y los servicios prestados; en caso de que en esta relación de intercambio existiera un rendimiento, éste se destina a un propósito social.

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II. Sus recursos de operación y de inversión provienen preponderantemente del Gobierno Estatal y Federal.

Artículo 114.- Los ingresos se constituirán por las aportaciones estatales, aportaciones federales, así como de aquellos que se generen por la prestación de los servicios públicos que estos otorguen. Se consideraran otros ingresos aquellos recursos recibidos de particulares y/o instituciones nacionales o extranjeras, para la realización de sus actividades o para la prestación de los servicios públicos. Artículo 115.- Con el propósito de contar con herramientas de control que permitan identificar los registros contables por egresos y llevar simultáneamente el control del ejercicio presupuestario, los Organismos Autónomos deberán utilizar las cuentas contables de orden presupuestarias de egresos y aplicarlas en la misma póliza en donde registren los movimientos de activo, pasivo y hacienda pública que correspondan.

CAPÍTULO II DE LA INFORMACIÓN CONTABLE, FINANCIERA,

PRESUPUESTARIA Y FUNCIONAL Artículo 116.- La información que deben presentar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, es la que a continuación se detalla, en las fechas y términos indicados: I. Saldos Iniciales.- El asiento inicial, deberá registrarse en el mes de enero, con base

a los saldos que muestra el analítico de saldos del ejercicio inmediato anterior. Deberá enviar mediante oficio la siguiente información:

a) Balanza de comprobación inicial. b) Analítico de saldos.

II. Mensual.- Mediante oficio deberá enviar dentro de los primeros diez días

posteriores al mes que corresponda, un ejemplar en original y engargolado de la siguiente información:

a) Estado de situación financiera. b) Estado de cambios en la situación financiera. c) Estado de modificación a la hacienda pública. d) Estado de resultados del ejercicio. e) Balanza de comprobación mensual. f) Balanza de comprobación acumulada.

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g) Analítico de saldos, h) Conciliaciones bancarias,

III. Trimestral.- Mediante oficio, dentro de los primeros doce días posteriores al

trimestre que corresponda, de acuerdo a los formatos incluidos en el apartado de anexos, en forma impresa, engargolado y en CD-R, entregarán la siguiente información.

a) Información Financiera

IF-01 Estado de situación financiera IF-02 Variación en cuentas de balance IF-03 Estado de resultados del ejercicio IF-04 Hoja de trabajo IF-05 Análisis de antigüedad de saldos en cuentas de balance; (de las Cuentas por

Cobrar y por Pagar) IF-06 Informe sobre el estado de variación del activo fijo

b) Información Presupuestaria

IP-01 Análisis de los Ingresos IP-02 Análisis de los Egresos por Fuente de Financiamiento

IP-02-01 Empleos y remuneraciones IP-02-03 Egresos en Clasificación funcional

IP-03 Comparativo de Ingresos y Egresos IP-04 Informe de Avance Financiero de Programas y Proyectos IP-05 Informe de Avance Físico de Programas y Proyectos

c) Información Funcional Análisis Funcional

El área de Consolidación Financiera de la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, dará a conocer de manera oficial al centro contable del Organismo Autónomo, las observaciones detectadas a su información financiera mensual y trimestral. La Secretaría de Hacienda podrá solicitar información complementaria que considere necesaria, en forma y plazos que esta determine. Artículo 117.- La información solicitada para la integración de la Cuenta Pública Anual e Informe de Avance de Gestión Financiera, se encuentra relacionada en el artículo 115 fracción III del presente ordenamiento, debiéndose apegar a las indicaciones del Catálogo de Formatos e Instructivos emitido por la Secretaría de Hacienda.

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I. Cuenta Pública Anual. Se deberá enviar a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, en un ejemplar original, engargolado y en medio magnético, a más tardar dentro de los primeros trece días del mes de febrero del año posterior al ejercicio que se cierra, los ajustes de orden y de resultados, serán registrados con fecha del último día del ejercicio. La información que se presente debe referirse al período de un año natural es decir del primero. de enero al treinta y uno de diciembre. En el caso de que los Organismos Autónomos inicien operaciones en el transcurso del año, deberán reportar su información a partir de esa fecha y hasta el último día del mes de diciembre. Al cierre del ejercicio deberán quedar canceladas las siguientes cuentas: 11113 Fondo revolvente. 11511 Anticipos a proveedores. 11614 Mercancías en tránsito. 13114 Operaciones en proceso de regularización presupuestal. 21118 Adeudos de años anteriores. Los recursos registrados en las Cuentas arriba mencionadas que no hayan sido ejercidos, deberán regularizarse a más tardar el último día hábil del mes de diciembre del ejercicio que se informe. II. Informe de Avance de Gestión Financiera. Los Órganos Autónomos deberán enviar la información señalada en el artículo 115, fracción III del presente ordenamiento, con corte al mes de junio a más tardar dentro de los primeros doce días del mes de julio a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales de la Secretaría de Hacienda, para la integración del Informe de Avance de Gestión Financiera. Artículo 118.- La información mensual y trimestral presentada, deberá estar respaldada con las firmas del Titular y Jefe de la Unidad de Apoyo Administrativo o su equivalente. Artículo 119.- El sistema de contabilidad está diseñado para operarse de forma que facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos y avances en la ejecución de programas, proyectos, objetivos y metas, de manera que permita medir la eficacia y eficiencia del gasto público estatal. I. Catálogo General. La Dirección de Contabilidad y Evaluación de la Subsecretaría de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Hacienda, presentará un catálogo de cuentas que es la

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base para los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental; su uso es obligatorio para el registro y clasificación de la información que generan las transacciones financieras efectuadas en el centro contable del Organismo Autónomo, que le sea proporcionado el sistema contable del Sistema de Administración Hacendaria Estatal. De acuerdo a las necesidades de funcionamiento de cada Organismo Autónomo, éstos podrán realizar una desagregación del catálogo de cuentas, hasta el cuarto nivel. Cualquier modificación al Clasificador por Objeto del Gasto Presupuestario, deberá considerarse en el catálogo de cuentas para mantener su coherencia, dado que está estrechamente ligado. II. Catálogo de reclasificaciones: Los Organismos Autónomos que opten por llevar los registros del Sistema de Contabilidad Gubernamental en medios distintos al Sistema de Administración Hacendaria Estatal, para efectos de presentar la información financiera mensual y trimestral, podrán hacer un catálogo de reclasificación, de tal forma que la información que se presente a la Subsecretaría de Entidades Paraestatales sea homogénea y consolidable. III. Mantenimiento de Catálogo. Deberán alimentar los niveles que requieran dentro del Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas normalmente esta libre de uso para incrementar, eliminar o modificar en los dos últimos niveles que por lo regular solicitan el ejercicio y una descripción determinada, como son: clave y nombre del Organismo, nombre del responsable, concepto, entre otros. a) Las cuentas que no necesitan clasificarse por ejercicio son los siguientes: 31111 Patrimonio. 31211 Resultados del ejercicio. 31311 Rectificaciones a resultados. 31411 Decrementos al patrimonio. 31412 Incrementos al patrimonio. 31413 Transferencias de bienes inventariables otorgados 31414 Transferencias de bienes inventariables recibidos 31415 Transferencias de saldos otorgados 31416 Transferencias de saldos recibidos 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso. 31612 Transferencias por reintegros de años anteriores. 31616 Transferencias extemporáneas de egresos. 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores. 41112 Ingresos propios. 41212 Rectificaciones de ingresos propios.

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42111 Costo de operación. 42112 Costo de operación con ingresos propios. 42211 Costo de operación de años anteriores. 42212 Costo de operación con ingresos propios de años anteriores. 55111 Observaciones por falta de justificación ó comprobación. 55114 Operaciones Observadas por falta de Justificación o Comprobación. 55413 Bienes Bajo Contrato de Comodato. 55416 Contrato de Comodato por Bienes.

b) Las siguientes cuentas tienen todos los niveles definidos incluyendo la descripción, por lo que no pueden ser manejadas por el usuario para incrementar, eliminar o modificar: 31111 Patrimonio 31211 Resultados del ejercicio 31311 Rectificaciones a resultados 31516 Transferencias de operaciones compensadas 31520 Liquidadora de transferencias de año en curso 31617 Liquidadora de transferencias de años anteriores 52212 Rectificaciones al presupuesto de años anteriores

Artículo 120.- Las Organismos Subsidiados y Autónomos informarán por escrito a la Tesorería de la Secretaría de Hacienda, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes de enero del ejercicio, el número y nombre de las cuentas bancarias donde se depositarán los recursos presupuestarios correspondientes al mismo ejercicio.

T R A N S I T O R I O S PRIMERO.-. El presente acuerdo entrará en vigor a partir del primero de enero del 2009. SEGUNDO.- Se deroga todas las disposiciones que se opongan al presente acuerdo. TERCERO.- El presente acuerdo podrá ser modificado por la Secretaría de Hacienda, cuando lo considere necesario. CUARTO.- En cumplimiento al artículo 8, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Chiapas, publíquese el presente acuerdo en el Periódico Oficial del Estado. QUINTO.- El capítulo IV del Título IV del presente ordenamiento queda sin efecto para los organismos de la administración pública centralizada. Dado en la ciudad de Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, a los 26 días del mes de diciembre del 2008.

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LIC. CARLOS JAIR JÍMENEZ BOLAÑOS CACHO SECRETARIO DE HACIENDA

La presente firma forma parte del acuerdo por el que se expide la “Normatividad Contable y Financiera”.