HORAS EXTRA para tu vida, no para tu trabajo

Tercera edición

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Javier Eguíluz Pérez y Miguel Sánchez Pérez

Índice de contenidos Introducción..................................................................................................1

Mide tus fugas de productividad............................................................ 2

El entorno de trabajo ideal....................................................................... 6

Utiliza tu ordenador eficazmente........................................................ 14

Mantenimiento productivo ...................................................................24

Productividad en el navegador .............................................................33

GTD, getting things done ........................................................................43

Utiliza bien el correo electrónico ........................................................50

Retoma el control del teléfono..............................................................73

Planifica mejor tus tareas ......................................................................76

Mejora tu concentración ........................................................................82

Gestión de proyectos ...............................................................................87

Reuniones útiles........................................................................................95

Oficina digital.......................................................................................... 106

Contraseñas siempre a mano.............................................................. 117

Tus archivos siempre contigo.............................................................121

Captura información sin esfuerzo ....................................................127

Descubre y comparte información útil............................................132

Uso productivo de redes sociales.......................................................138

Unifica toda tu información clave.................................................... 142

Tu nueva vida profesional....................................................................145

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Utiliza bien el correo electrónico

El correo electrónico es una herramienta imprescindible en el ámbito empresarial. Y seguirá siéndolo por mucho tiempo, ya que es rápido, fácil de usar y está disponible en multitud de dis-positivos.

Según un estudio de la consultora IDC, el trabajador TIC medio dedica unas 13 horas semanales a gestionar su email (fuente: http://bit.ly/email-13horas).

Si trabajas dando soporte al usuario o en el departamento co-mercial, resulta lógico que dediques gran parte de tu jornada la-boral al correo electrónico. Si tu trabajo es de otro tipo, segura-mente es un error darle tanta importancia al email.

Las personas productivas saben que para gestionar bien tu tiempo, debes controlar tu propia agenda. Por eso no puedes de-jar que el correo electrónico interrumpa continuamente tu ver-dadero trabajo ni que las tareas y peticiones que te llegan por email condicione toda tu actividad diaria.

Aprende a retomar el control de tu email con las siguientes re-comendaciones para leer, escribir y responder correctamente a los correos electrónicos.

Lee y gestiona el email eficazmente Como nunca van a dejar de llegarte nuevos emails, la solución más eficaz consiste en auto-limitarte a priori el tiempo que de-dicas a gestionar el correo electrónico.

Dedica menos tiempo al correo electrónico Si utilizas RescueTime (página 1) ya te habrás dado cuenta del despilfarro de tiempo que te supone gestionar tu correo electró-

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nico. El primer paso, por tanto, consiste en reducir drásticamen-te el tiempo dedicado a procesar el email.

Si observas la siguiente figura, verás claramente la diferencia entre controlar o ser controlado por el correo electrónico.

La parte superior muestra el esquema de la jornada laboral de una persona poco productiva. A primera hora de la mañana comprueba su correo electrónico y no lo cierra hasta que con-cluye su jornada. Durante el día comprueba su correo cada vez que le llega un nuevo mensaje o cada vez que transcurren unos cuantos minutos sin hacerlo.

La parte inferior muestra la jornada laboral de una persona que es capaz de controlar su correo electrónico, ya que aplica las si-guientes recomendaciones para mejorar la lectura del email:

Si tu trabajo te lo permite, nunca compruebes el correo electrónico a primera hora. Al comenzar la jornada estás descansado y es mejor que aproveches tu energía en tareas importantes.

Imponte una estricta disciplina de lectura. Reserva bre-ves espacios de tiempo a lo largo del día para atender al correo. Ejemplo: 15 minutos a las 10:00, 13:00 y 17:00.

Cierra la aplicación de correo electrónico fuera de los períodos reservados y elimina todos los notificadores que tengas instalados.

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Recibe menos correos electrónicos Cuantos menos mensajes recibas, menos tiempo tendrás que dedicar a gestionarlos. Por eso resulta imprescindible que te des de baja cuanto antes de:

Cualquier lista de correo que no aporte nada útil en tu tra-bajo. Estas listas son una fuente inagotable de mensajes.

Boletines electrónicos o newsletters que ya no lees. Si el proceso de darse de baja es complicado o no funciona, marca los boletines como spam o crea un filtro que borre automáticamente esos mensajes.

Alarmas y notificaciones automáticas como las que gene-ran las redes sociales (facebook, twitter, linkedin).

Limpia tu bandeja de entrada Resulta habitual encontrase con bandejas de entrada que alma-cenan todos los mensajes recibidos durante los últimos años. En realidad, una bandeja de entrada sólo debería contener los men-sajes que se encuentran en espera de ser procesados.

Cada vez que proceses un correo electrónico, haz que desapa-rezca de la bandeja de entrada archivándolo, moviéndolo a una carpeta o borrándolo. Si realizas este mantenimiento de forma sistematizada, conseguirás que tu bandeja de entrada esté casi siempre vacía.

Esta práctica se conoce como inbox zero y es uno de los funda-mentos de la metodología GTD aplicada al email, tal y como se explica más adelante. En cualquier caso, no te obsesiones con tener siempre vacía la bandeja de entrada. Tu productividad no se va a resentir significativamente por tener unos pocos mensa-jes pendientes de procesar.

Ordena automáticamente tu bandeja de entrada Si recibes muchos tipos diferentes de correos electrónicos, re-sulta conveniente ordenarlos por carpetas. Por ejemplo, podrías crear una carpeta para cada proyecto importante en el que estés

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trabajando, otra carpeta para los mensajes de tus compañeros de trabajo y otra para los mensajes poco importantes.

Una vez creadas las carpetas, ya puedes mover los mensajes de la bandeja de entrada a su carpeta correspondiente. El problema es que esta tarea va a requerir que dediques demasiado tiempo a gestionar el correo electrónico.

Te recomendamos que no pierdas el tiempo ordenando ma-nualmente los mensajes recibidos. Todas las aplicaciones de co-rreo electrónico incluyen la opción de crear filtros. Entre otros muchos usos, los filtros permiten ordenar automáticamente los mensajes de la bandeja de entrada.

En la práctica

Un filtro de correo electrónico procesa automáticamente los mensajes recibidos según unas reglas predefinidas. Así puedes etiquetar, archivar, reenviar y borrar cualquier mensaje en fun-ción de su asunto, contenido, remitente y otros parámetros.

Con ayuda de los filtros puedes hacer por ejemplo que todos los mensajes relacionados con el Proyecto ACME se coloquen au-tomáticamente en una carpeta llamada ACME. Así serían más fáciles de procesar y no aparecerían en la bandeja de entrada.

Antes de crear un filtro de este tipo, debes pensar bien qué tie-nen en común todos los mensajes que quieres ordenar.

Si en vuestra empresa utilizáis correctamente el correo electró-nico, es posible que añadas el texto [Proyecto ACME] o algo si-milar como prefijo de todos los mensajes relacionados con ese proyecto.

Los mensajes que recibes de tu cliente no incluyen ese prefijo en el asunto, pero tienen en común que su remitente siempre es el mismo (por ejemplo, cliente@acme.com)

Una vez determinadas las características comunes de los men-sajes, la lógica del filtro será la siguiente: «todos los mensajes cu-yo asunto comience por [Proyecto ACME] o provengan de

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cliente@acme.com, se mueven automáticamente a la carpeta ACME».

El razonamiento para crear un filtro es independiente de la apli-cación de correo electrónico que utilices. La creación del propio filtro sí que depende de la aplicación que utilices. Seguidamente se explica cómo crear el filtro anterior tanto en Gmail como en Outlook 2007.

Si utilizas el servicio de correo de Gmail, sigue estos pasos para crear el filtro:

Accede a Gmail, pincha el icono de la parte superior de-recha de la página y después, pincha el enlace Configura-ción del correo

Selecciona la pestaña Filtros y pincha el enlace Crear un filtro nuevo

La primera pantalla que aparece permite establecer las condiciones que deben cumplir los mensajes a los que se va a aplicar el filtro. La condición del primer filtro es que el asunto empiece por [Proyecto ACME]. Escribe ese texto en el recuadro correspondiente a la condición Asunto y después pulsa el botón Paso Siguiente

La segunda pantalla permite indicar la acción que se va a realizar sobre todos los mensajes seleccionados por la

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condición anterior. Siguiendo el ejemplo anterior, se van a mover todos los mensajes a una carpeta llamada ACME.

Gmail denomina etiquetas a las carpetas, así que seleccio-na la opción Aplicar la etiqueta y en la lista desplegable elige el valor Etiqueta nueva... para crear la etiqueta AC-ME.

Si además de guardar los mensajes en la carpeta ACME quieres quitarlos de la bandeja de entrada, selecciona la opción Omitir Recibidos (Archivarlo).

Por último, si quieres que el filtro tenga efecto retroactivo, selecciona la opción Aplicar también el filtro a las N conversaciones siguientes, que permite aplicar esa mis-ma acción a todos los mensajes pasados que cumplan la condición del filtro.

La siguiente imagen resume las tres acciones del filtro:

Pulsa el botón Crear filtro para guardar los cambios y vol-ver a la pantalla principal de los filtros de Gmail.

Vuelve a repetir todos los pasos anteriores para crear el segundo filtro del proyecto ACME. La única diferencia es que ahora la condición es que el remitente del mensaje de-be ser cliente@cursoproductividad.com

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TRUCO En la condición De: también se pueden escribir emails in-completos como @acme.com y publicidad@ Para indicar varias di-recciones, no las separes con comas sino con la barra vertical | que se encuentra en la tecla del número 1.

Una vez creados los filtros, cualquier mensaje relacionado con el proyecto ACME se guardará directamente en la carpeta ACME, sin ni siquiera pasar por la bandeja de entrada.

Gmail muestra las carpetas personales debajo de las carpetas estándar del correo electrónico (recibidos, importante, enviados, todos).

Para que te resulte más fácil visualizar la carpe-ta en la que se encuentran los mensajes, asigna un color diferente a cada carpeta: pulsa el pe-queño cuadrado que se encuentra a la derecha del nombre de la carpeta y selecciona un color de la lista que se muestra.

TRUCO Pincha el cuadrado de la parte derecha de una carpeta y selecciona el valor Mostrar si hay sin leer en la opción llamada En la lista de etiquetas. Así la carpeta sólo se mostrará en el listado cuan-do contenga al menos un correo electrónico sin leer. De esta forma reducirás drásticamente la sensación de agobio al entrar en el co-rreo electrónico.

Si utilizas Outlook como aplicación de correo electrónico, los filtros se denominan Reglas y Alertas. En este caso también es necesario crear dos reglas diferentes para satisfacer las condi-ciones planteadas.

Pincha sobre el menú Herramientas y selecciona la op-ción Reglas y Alertas.

Pulsa el botón Nueva regla... para que se muestre la pri-mera ventana del asistente de creación de reglas.

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En la sección Iniciar desde una regla en blanco, selec-ciona la opción Comprobar los mensajes cuando lleguen y pulsa el botón Siguiente.

En la segunda ventana, selecciona la primera opción de la parte superior (de personas o lista de distribución).

A continuación, pincha el enlace azul que se muestra en la parte inferior de la ventana (dentro de la sección Paso 2).

En la nueva ventana que se muestra, escribe la dirección cliente@cursoproductividad.com y pulsa el botón OK para guardar los cambios.

Pulsa el botón Siguiente para terminar de definir la regla. La nueva ventana que aparece permite indicar la acción que se aplica a todos los mensajes que cumplen las condi-ciones establecidas anteriormente. Siguiendo con el mis-mo ejemplo, los mensajes se van a mover a una carpeta llamada ACME.

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Selecciona la primera opción de la lista (mover a la carpe-ta especificada)

En la parte inferior de esa misma ventana, pincha en el en-lace azul especificada y selecciona o crea la carpeta a la que se van a mover los mensajes. Para este ejemplo se crea la carpeta ACME pulsando el bo-tón Nueva...

Pulsa el botón Finalizar para guardar los cambios y empe-zar a aplicar la regla a los nuevos mensajes recibidos.

Después de crear la regla basada en la dirección del remi-tente, sigue los mismos pasos para crear la regla basada en el contenido del asunto. La única diferencia es que ahora la condición que debes elegir en la primera ventana es la se-gunda opción (con cierto texto en el asunto).

Pincha después el enlace azul de la parte inferior de la ven-tana, escribe el texto que debe contener el asunto y pulsa el botón Añadir.

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Guarda los cambios de esta segunda regla y observa cómo se aplica a los nuevos mensajes recibidos.

Independientemente de la aplicación que utilices para crear los filtros, una buena práctica consiste en crear sólo unos pocos fil-tros para los proyectos más importantes en los que estés traba-jando. Definir cientos de filtros es tan útil como no definir nin-guno, así que no abuses de ellos.

La bandeja de entrada inteligente de Gmail Gmail – el servicio de correo electrónico de Google – dispone de un nuevo tipo de bandeja de entrada llamada Prioritarios. Su principal característica es que está dividida en tres partes: men-sajes importantes, mensajes destacados y resto de mensajes.

Gmail determina automáticamente si los mensajes que recibes son importantes o no. Para ello analiza tu actividad en el pasado (a qué personas escribes o respondes y qué tipos de mensajes borras o ignoras) para predecir la importancia de cada mensaje recibido.

Para configurar el tipo de bandeja de entrada, accede a las op-ciones de configuración de tu cuenta pinchando el icono de la parte superior derecha de la página y después, pinchando el en-lace Configuración del correo. A continuación, selecciona la pestaña Recibidos y elige el tipo de bandeja de entrada deseada.

Direcciones de correo electrónico desechables Muchos servicios de Internet solicitan una dirección de correo electrónico válida para poder registrarte. Si sólo estás haciendo pruebas o si el servicio es poco importante, es mejor no propor-cionar la dirección de correo que utilizas habitualmente. Así evi-tarás que tu bandeja de entrada se llene de mensajes basura o poco importantes.

En estos casos puedes hacer uso de una dirección de correo de-sechable. Estas direcciones tienen una apariencia y funciona-

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miento normales, pero son de dominio público o caducan en po-co tiempo.

Mailinator (http://www.mailinator.com) es uno de los servicios más conocidos y fáciles de utilizar. Tan sólo tienes que entrar en su sitio web y escribir cualquier palabra en el recuadro Check your inbox! Si escribes por ejemplo la palabra cursoproducti-vidad, al pulsar el botón Go!, Mailinator crea una dirección de correo llamada cursoproductividad@mailinator.com y que pue-

des utilizar para registrar-te en cualquier servicio de Internet.

Las direcciones creadas por Mailinator son de ac-ceso libre y público. Cual-quier otra persona puede escribir la palabra curso-

productividad para generar la misma dirección y ver todos los mensajes recibidos en esa cuenta. Así que jamás utilices este servicio si vas a recibir información personal o confidencial.

Existen servicios de direcciones desechables que funcionan de otra manera. Mint Email (http://www.mintemail.com) genera direcciones de correo temporales que caducan a las tres horas. Accede a su sitio web, pincha el enlace Create New Temporary Email y Mint Email te mostrará la dirección creada para ti.

La ventaja de este servicio es que la dirección generada es una sucesión aleatoria de caracteres, por lo que es casi imposible de adivinar. En la práctica esto significa que son más seguras que las de Mailinator porque otros usuarios no verán los mensajes recibidos.

En cualquier caso, recuerda que no debes utilizar ningún servi-cio de este tipo para recibir correos electrónicos con informa-ción personal o confidencial.

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Escribe mejores correos electrónicos Cada mensaje de correo electrónico enviado suele generar uno o más mensajes de respuesta. Para reducir el número de mensajes recibidos es necesario que escribas menos mensajes.

La recomendación más útil para escribir mejores emails consis-te en dejar siempre claro el propósito del mensaje. Así el des-tinatario sabrá si tu mensaje pregunta, solicita o simplemente informa, pudiendo responder lo antes posible. Si tienes dificul-tades para dejar claro el propósito, prueba a comenzar tus emails de la siguiente manera: “Hola XXX, te escribo este email para ...”

Escribir frases muy cortas y directas es la mejor forma de de-jar claro el propósito de un mensaje. Este estilo de escritura puede confundirse por mala educación, así que es mejor utilizar-lo solamente en los mensajes dirigidos a compañeros de trabajo o gente de mucha confianza.

Si te diriges a ese tipo de personas, también puedes eliminar cualquier formalismo innecesario (saludos, despedidas, agrade-cimientos). Observa los dos siguientes correos electrónicos:

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Los dos mensajes cumplen el mismo propósito, pero el de la iz-quierda tiene 65 palabras y el de la derecha solamente 15. El mensaje de la izquierda incluye saludos y formalismos innece-sarios para los mensajes internos de la empresa. Además, utiliza frases largas y transmite información superflua e innecesaria.

El mensaje de la derecha sólo transmite información útil de la forma más breve posible. El problema es que algunas personas se pueden sentir ofendidas si reciben un email tan directo. Te recomendamos que solamente utilices este estilo en los mensa-jes internos de la empresa y después de haberlo acordado con el resto de tus compañeros.

El asunto lo dice todo El asunto de un mensaje es la clave para dejar claro su propósito. Algunos autores recomiendan incluso añadir un prefijo al asun-to para definir explícitamente el propósito:

Q, de question o pregunta IMP, de important o importante REQ, de request o solicitud FYI, de for your information o para tu información

Las siglas anteriores no son de uso frecuente en idiomas dife-rentes al inglés, por lo que deben adaptarse, tal y como muestran los siguientes ejemplos de asuntos:

Importante: la reunión de mañana se retrasa Solicitud: necesito la copia del informe del cliente ACME Información: convocatoria de la reunión de seguimiento Pregunta: ¿enviaste la propuesta comercial al cliente?

El asunto debe ser suficiente para entender el contenido com-pleto del mensaje, por lo que es recomendable escribirlo en úl-timo lugar, justo antes de enviar el mensaje.

Por último, el asunto también es importante para facilitar la creación de filtros y reglas. Si añades algún elemento común a

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todos los mensajes que están relacionados, será muy fácil des-pués aplicarles una misma acción.

La forma más sencilla de conseguirlo es añadir una o más eti-quetas entre corchetes o paréntesis al principio del asunto:

[Proyecto ACME] Agenda de la próxima reunión [Proyectos] [ACME] Agenda de la próxima reunión (ACME) Agenda de la próxima reunión

Ahora ya puedes crear un filtro con la condición de que el asunto contenga el texto de alguna de las etiquetas utilizadas.

TRUCO Si no quieres ensuciar el asunto prefijando etiquetas, pue-des utilizar la notación de las etiquetas de Twitter: añádelas al final del asunto prefijando cada etiqueta con el carácter # Ejemplos: “Reunión de mañana a las 9:00 #proyecto_acme”, “Reunión de ma-ñana a las 9:00 #proyectos #acme”

Mejora tus correos electrónicos de respuesta En primer lugar debes ser consciente de que no es obligatorio contestar a todos los mensajes que recibas. Ignorar, archivar y borrar mensajes es fundamental para retomar el control de tu correo electrónico.

Si tu bandeja de entrada cuenta ahora mismo con miles de men-sajes pendientes de leer y cientos de mensajes esperando una respuesta, deberías declarar la bancarrota del email. Asume que no vas a poder gestionar esta situación y borra o archiva to-dos los mensajes de la bandeja de entrada.

Además de vaciar toda la bandeja de entrada, puedes enviar un mensaje automático a los remitentes de todos los mensajes pen-dientes de respuesta. Explícales que has tenido que borrar su mensaje para empezar de nuevo, pero que pueden volver a en-viártelo si realmente era importante.

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Si limitas la gestión del email a breves espacios de tiempo a lo largo del día, no pierdas el tiempo respondiendo a un mensaje específico. Si responder te va a costar más de un minuto, no lo hagas y convierte la respuesta en una tarea pendiente.

Responder con frases cortas y directas sigue siendo una reco-mendación válida, pero no es suficiente. La clave para mejorar tu productividad reside en limitar la longitud de las respuestas.

Algunos autores recomiendan seguir un modelo parecido al de los mensajes SMS, cuya longitud máxima siempre es de 160 ca-racteres.

Como no resulta fácil ni productivo contar los caracteres que llevas escritos, proponen como alternativa contar las frases. Pa-ra limitar tus respuestas, haz que los mensajes contengan siem-pre tres frases o menos.

Esta idea surgió en el sitio web http://three.sentenc.es Como se trata de una técnica novedosa, puedes utilizar la firma de tus mensajes para explicar el motivo de que sean tan concisos:

Si tres frases es un límite demasiado estricto para el tipo de res-puestas que envías, también existen variantes para cuatro frases (http://four.sentenc.es), cinco (http://five.sentenc.es), etc.

Otra técnica muy eficaz para que tus respuestas sean concisas consiste en utilizar como firma el texto «enviado desde el móvil».

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Todos los dispositivos móviles actuales añaden una firma pre-definida a todos los mensajes enviados. El teléfono iPhone aña-de por ejemplo el texto «enviado desde mi iPhone» y los disposi-tivos BlackBerry utilizan mensajes promocionales como «BlackBerry de movistar, allí donde estés está tu oficin@».

Por esta razón, añadir el texto «enviado desde el móvil», aun cuando no sea cierto, da a entender al destinatario que el mensa-je ha sido escrito en un móvil y por tanto es comprensible que sea muy conciso.

Si tu trabajo exige responder muchos correos electrónicos de la misma forma, crea respuestas estandarizadas. También puedes utilizar alguna aplicación para expandir texto, tal y como se ex-plica a continuación.

Expande tu texto Ser conciso al escribir o responder correos electrónicos no es suficiente para ser realmente productivo. El verdadero secreto consiste en escribir la misma cantidad de texto pero pulsando menos teclas. Para ello se utilizan aplicaciones que expanden el texto cuando se activa una determinada combinación de teclas.

Imagina que cuando respondes al correo electrónico, escribes una y otra vez la frase «Si tiene alguna duda más, no dude en po-nerse en contacto con nosotros en el teléfono 900-XXX-XXX de 9:00 a 17:00 o en la dirección contacto@acme.com». Escribir esa frase siempre a mano es ridículo; copiar y pegarla cada vez que la necesitas es muy incómodo.

Con la ayuda de las aplicaciones que expanden texto podrías es-cribir solamente la palabra dudas y justo después pulsar la tecla Tabulador para que se reemplace automáticamente por la frase anterior.

La mejor aplicación para expandir texto en Windows se llama Texter y puedes descargarla gratis en http://bit.ly/dZmAkT Después de instalarla, pincha dos veces sobre el icono que se añade cerca del reloj de Windows pa-ra empezar a configurar las sustituciones de texto:

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Para configurar la primera sustitución de texto, pulsa el botón y escribe lo siguiente en la ventana que se muestra:

La opción Hotstring es la palabra clave que activa la sustitu-ción, el recuadro grande es donde se escribe el texto completo y la opción Trigger indica qué tecla debe pulsarse para que la sus-titución sea efectiva. Inicialmente la tecla es el Tabulador (Tab), aunque también puedes utilizar el Enter, la barra espa-ciadora (Space) o ninguna tecla (Instant).

Pulsa el botón OK para guardar los cambios. Comprueba el re-sultado escribiendo la palabra dudas dentro de un email y pul-sando después la tecla Tabulador. La frase completa sustituirá mágicamente a la palabra clave dudas.

Lo mejor de Texter es que no sólo funciona dentro del correo electrónico, sino que lo puedes utilizar en cualquier aplicación y

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lugar que permita introducir texto. Por ese motivo Texter mejo-ra tu productividad desde el primer instante.

No es obligatorio que el texto sustituido sea una frase larga, ya que también es efectivo sustituyendo palabras. Imagina que tra-bajas en una empresa llamada ACME Sistemas y que cada día escribes decenas de veces ese nombre. Si configuras en Texter la siguiente sustitución, ganarás muchas horas al cabo del año:

La técnica de expandir texto tiene dos inconvenientes importan-tes: la memorización de las palabras clave y su activación no in-tencionada. Si utilizas siglas o letras como palabras clave, se so-luciona el segundo problema, pero te resultará difícil acordarte de todas las sustituciones.

Te recomendamos que utilices palabras clave mal escritas, im-posibles de confundir con palabras normales pero fáciles de re-cordar. Puedes utili-zar por ejemplo la palabra ssaludo (con dos letras s al princi-pio) para expandir un saludo formal:

Igualmente, para aplicar la técnica de firmar algunos emails con el texto «enviado desde el móvil», utiliza la si-guiente sustitución:

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Si utilizas el sistema operativo Mac OS X, existe una alternativa a Texter llamada TextExpander (http://bit.ly/textexpander). Esta aplicación también está disponible para los dispositivos móviles iPhone e iPad (http://bit.ly/cTda46).

GTD, metodología para el correo electrónico Como has aprendido en el capítulo anterior, para procesar con GTD sólo necesitas utilizar la pregunta «¿requiere una acción o no?». Aplícala a cada mensaje que recibas y clasifícalo, según la respuesta, en las siguientes carpetas o etiquetas:

Próximo. Es un mensaje que requiere una acción priorita-ria, pero completarla supone más de dos minutos.

En espera. Necesitas que alguien te responda o complete una acción antes de que puedas continuar.

Algún día. No requiere tu acción inmediata, pero sí quieres almacenarlo para el futuro.

Carpetas con nombres de los proyectos que estés desarro-llando. Los mensaje con tareas o información vinculada a un proyecto deben ser almacenados en su carpeta corres-pondiente.

Completa inmediatamente los mensajes que te supongan un trabajo inferior a dos minutos.

Una vez finalizada la tarea asociada a un mensaje, muévelo a la carpeta general donde archivas todo tu correo. Y si ya no va a servir ni como referencia, puedes eliminarlo.

Correo electrónico móvil Hay una razón principal por las que el correo electrónico en el móvil puede mejorar tu productividad: la ubicuidad.

En cualquier momento y lugar puedes atender mensajes y avan-zar en sus tareas asociadas. No se trata de comprobar el correo constantemente, sino de aprovechar tiempos muertos. Por

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ejemplo, mientras haces un trayecto en taxi puedes responder a un cliente y será una tarea menos esperándote en la oficina.

Los dispositivos móviles son ya una herramienta profesional tan común como los ordenadores. No aprovechar su utilidad puede generarte una brecha de productividad respecto al resto del mercado. ¿Seguirías utilizando máquinas de escribir mientras tu competencia avanza con ordenadores?

En la práctica

Sincronizar Gmail en iPhone 1. Conecta tu iPhone a Internet y abre la aplicación Ajustes. 2. Elije la opción Mail, Contactos, Calendarios. 3. En la pantalla Cuentas pulsa Añadir cuenta... 4. Selecciona Microsoft Exchange (no importa que haya una

opción Google Mail). 5. Introduce tu dirección completa de Gmail en los campos

Correo y Nombre de usuario. Indica también tu contra-seña en el campo correspondiente y deja Dominio sin re-llenar. Pulsa Siguiente.

6. En la pantalla Exchange, introduce como Dominio m.google.com. Pulsa Siguiente.

7. Selecciona los servicios Google que deseas sincronizar con tu teléfono. Marca Correo. También tienes la opción de sincronizar tus contactos para usar los de Gmail en vez de los de la tarjeta SIM. Y la posibilidad de sincronizar Google Calendar con el calendario de tu iPhone. Pulsa Aceptar.

8. Al abrir la aplicación Correo ya puedes recibir, leer y en-viar mensajes de tu cuenta Gmail.

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Puedes encontrar más información sobre cómo sincronizar ser-vicios Google con otros móviles en http://google.es/mobile/sync

En dispositivos con Android la sincronización de Gmail y otros servicios Google es automática desde el primer uso del aparato.

Reconocimiento de voz Muchas veces, al acabar de leer un mensaje de correo ya se tiene clara la respuesta. El problema es el tiempo que supone escribir-la. Generalmente, dictarla y pulsar Enviar es una opción más productiva, al margen de las habilidades que se tengan en meca-nografía.

En la práctica

Windows Windows 7 lleva integrada la función de reconocimiento de voz y puedes activarla en sólo tres pasos.

1. En el Panel de Control, selecciona la opción Reconoci-miento de voz.

2. Configura el micrófono y sigue el asistente para que tu or-denador aprenda a entender tu voz.

3. Di activar el micrófono cuando quieras iniciar un dictado en tu correo electrónico, documento de texto, etc.

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Además del dictado, Windows permite el control del sistema mediante comandos de voz. Puedes encontrar un listado con los más comunes en http://bit.ly/win-cvoz.

Existen soluciones más avanzadas, aunque no están incluidas en Windows y son de pago. Dragon NaturallySpeaking (http://bit.ly/voz-dragon) es una de las aplicaciones de recono-cimiento de voz con mayor prestigio internacional.

Mac Mac lleva integrado el reconocimiento de comandos de voz, pero no soporta dictado. Para activar el control mediante comandos, sigue estos pasos:

1. Accede a Preferencias del Sistema… 2. En la sección Sistema selecciona Habla. 3. Elige Reconocimiento de voz y en Ítems hablados marca

Activado. 4. En el globo flotante con un micrófono que aparece en la

zona superior derecha de la pantalla, pulsa la flecha infe-rior y selecciona Abrir ventana de comandos de voz para consultar cuáles puedes utilizar.

Para dictar puedes comprar MacSpeech Dictate International (http://bit.ly/macSpeech), aunque actualmente no soporta es-pañol.

Dispositivos móviles Sus teclados y pantallas no son el mejor medio para escribir tex-tos correctos rápidamente. Por eso el reconocimiento de voz re-sulta especialmente útil en estos dispositivos y muchos cuentan ya con soluciones específicas.

En los que utilizan el sistema operativo Android, el reconoci-miento de voz es una función integrada desde la versión 2.1. Si desconoces cuál tienes instalada, puedes consultarlo en Ajustes > Acerca del teléfono > Versión de Android.

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Entre sus características, permite utilizar la voz siempre que también se ofrece el uso del teclado. El acceso a esta función aparece representado por el icono de un micrófono.

Si tu Android es versión 2.1 o superior y no te aparece este mi-crófono, puedes activarlo con estos pasos dentro de la aplicación Ajustes: Idioma y teclado > Teclado de Android > Introducción de voz > En teclado principal.

En dispositivos con sistema operativo iOS (iPhone/iPod Touch y iPad) puedes lograr reconocimiento de voz instalando gratui-tamente Dragon Dictation (http://bit.ly/ios-dictation).

Esta aplicación también está disponible para varios modelos de Blackberry con acceso al App World (http://bit.ly/bb-dictation).

En dispositivos Nokia con sistema operativo Symbian (S60 3ª edición, Feature Pack 1 o posterior) puedes utilizar Vlingo. Es una aplicación gratuita disponible en el OVI Store (http://bit.ly/ovi-vlingo).

El protagonismo de los dispositivos móviles como herramientas profesionales crece constantemente. Usar la voz o el teclado pa-ra escribir en ellos determinará cada vez más la productividad que logres utilizándolos.