ARTÍCULO 4.

Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a.Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

a.Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

T I T U L O I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

https://www.google.com.co/search?q=importancia+de+los+archivos&espv=2&biw=630&bih=581&source=lnms&tbm=isch&sa=

X&ved=0CAYQ_AUoAWoVChMI7Yan6byQyQIVSjEmCh2ETw4G

c. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

g. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

H Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora

j. Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva.

k. Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

ARTÍCULO 12.

Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 15.

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

4. TRÁMITE4. TRÁMITE

3. DISTRIBUCIÓN3. DISTRIBUCIÓN

1. PRODUCCIÓN1. PRODUCCIÓN

6. CONSULTA6. CONSULTA

7. CONSERVACIÓN7. CONSERVACIÓN

8. DISPOSICIÓN FINAL8. DISPOSICIÓN FINAL

•Art. 22 LEY 594/2000Art. 22 LEY 594/2000: PROCESOS ARCHIVISTICOS. PROCESOS ARCHIVISTICOS. La Gestión de Documentos, La Gestión de Documentos, dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:

T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS

CulturalHistóricoCientífico

ARCHIVO DEGESTIÓN

ADMINISTRATIVOLegalFiscal

ContableTécnico

Valores Primarios Valores Secundarios

•Art. 23 LEY 594/2000Art. 23 LEY 594/2000: FORMACION DE ARCHIVOS. . Teniendo en cuenta el Teniendo en cuenta el Ciclo Vital de los Documentos, los archivos se clasifican en, los archivos se clasifican en::

BIBLIOGRAFÍA

•http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/LEY_594_DE_2000.pdf accesado 29 de octubre de 2015.

•.https://www.google.com.co/search?q=Administraci%C3%B3n+y+acceso&espv=2&biw=1366&bih=623&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0CAYQ_AUoAWoVChMIlKqU576QyQIVQkUmCh2qtQYs#tbm=isch&q

=gestion+de+documentos&imgrc=neWN5LpDz4VkxM%3A accesado 29 de octubre de 2015.