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3. 2.1INFORME ANUAL 2017 GESTIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento de Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, Código Disciplinario Único 734 de 2002, Art 34 Numeral 5, el Decreto 1080 de 2015 y Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública” la Contraloría de Cundinamarca presenta el informe de gestión documental

Este informe tiene como propósito mostrar el cumplimiento normativo vigente archivístico, tanto de los entes rectores (MIN CULTURA, AGN, CDA y la Contraloría de Cundinamarca), mostrando las actividades realizadas en el año 2017.

Todos los años el Proceso de Gestión Documental a través de la Secretaria General emite una circular Anual de cumplimiento obligatorio, en el cual se plasma el cronograma anual de Acompañamiento y Transferencias Primarias Documentales, la vigente para el año 2018 es la circular 014 del 20 de Diciembre del 2017, actividad que comienza con los acompañamientos a las diferentes dependencias con la capacitación y sensibilización archivística a los funcionarios responsables de la organización de los documentos producidos y recepcionados para sus debidos trámites funcionales administrativos en sus Archivos de Gestión , para un mayor logro de efectividad y trasparencia en el manejo de la información Institucional.

1. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

1.1 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO. De conformidad con lo ordenado por la normatividad archivística, a nivel Nacional Decreto 2578 de 2012, nuestra entidad según la Resolución N° 0332 del 30 de agosto de 2013 establece el CIA (Comité Interno de Archivo) de la Contraloría de Cundinamarca y se deroga la Resolución 0413 del 25 de julio de 2011 y está conformado por los siguientes cargos:

Secretario (a) General. - quien es el presidente del CIA Jefe Oficina Asesora JurídicaJefe Asesora Oficina de planeación, Sistemas e InformáticaJefe Oficina de Control InternoDirector (a) Administrativa y financieraSubdirector Operativo Servicios Generales. - Secretario del Comité Interno de Archivo).

Calle 49 No. 13 - 33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov.co

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http://www.contraloriadecundinamarca.gov.co/

3. 2.1

La función principal de este comité es asesorar la alta dirección en materia archivística y gestión documental, así mismo definir las políticas, la planeación, los planes y programas en materia archivística y gestión documental, de conformidad con la ley 594 de 2000 de demás normas.

1.2-REUNIONES COMITE INTERNO DE ARCHIVO.

Se realizaron 4 comités internos de archivo, 04 comités ordinarios, y 0 extraordinarios.

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO EN LA VIGENCIA 2017COMITÉ ORDINARIOS COMITÉ EXTRAORDINARIOS

4 0

COMITÉ ORDINARIO

S

COMITÉ EXTRAORDINARIOS

0

1

2

3

44

0

COMITE INTERNO DE ARCHIVO (CIA)

VIGENCIA 2017

COMITÉ ORDINARIOSCOMITÉ EXTRAOR-DINARIOS


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3. 2.1La Alta Dirección Conforma el Comité Interno de Archivo, el cual se reúne cuatro (4) veces al año y extraordinariamente cuando lo amerite, según Resolución 0332 de 30 de agosto de 2013,

1.3 Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos.Para el año 2017 se programaron 19 acompañamientos y 19 transferencias primarias Documentales, las cuales se cumplieron al 100%.

Transferencias Primarias Documentales y acompañamientos Programados y realizados

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS

ITEMPROGRAMADOS EJECUTADOS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 19 19ACOMPAÑAMIENTOS 19 19

1 205

10152025303540

19 19

19 19

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ACOMPAÑAMIENTOS


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3. 2.1

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS.

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREASNo. Orden OFICINA

No. DE CAJAS

1 Comunicaciones 12 Oficina Asesora Jurídica 363 Oficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática 14 Oficina Asesora de Control Interno 15 Dirección Técnica Disciplinaria 56 Dirección Gestión Humana y Carrera Administrativa 17 Subdirección Participación Comunitaria 218 Despacho del Contralor Auxiliar 59 Subdirección Técnica Finanzas Públicas 210 Subdirección Costos Ambientales 1011 Subdirección de Infraestructura y Transporte 512 Dirección de Control Departamental 113 Subdirección de Fiscalización Nivel Departamental 4414 Dirección de Control Municipal 115 Subdirección de Fiscalización Nivel Municipal 8116 Secretaria General 217 Dirección Administrativa y financiera 918 Subdirección Operativa de Servicios Generales 2

19Subdirección de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería e Inventarios 25

TOTAL 253

Se programaron 19 Transferencias primarias Documentales, se ejecutaron 19 transferencias


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3. 2.1

1 36

11

5

121

5

210

5144

1

81

2

9

225

TRANSFERENCIAS RECIBIDAS DE LAS AREAS

ComunicacionesOficina Asesora JurídicaOficina Asesora de Planeación, Sistemas e Informática Oficina Asesora de Control InternoDirección Técnica DisciplinariaDirección Gestión Humana y Carrera AdministrativaSubdirección Participación ComunitariaDespacho del Contralor AuxiliarSubdirección Técnica Finanzas PúblicasSubdirección Costos AmbientalesSubdirección de Infraestructura y TransporteDirección de Control DepartamentalSubdirección de Fiscalización Nivel DepartamentalDirección de Control Municipal Subdirección de Fiscalización Nivel Municipal Secretaria General Dirección Administrativa y financieraSubdirección Operativa de Servicios GeneralesSubdirección de Presupuesto, Contabilidad, Tesoreria e Inventarios

primarias Documentales programadas se recibieron 253 cajas.


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3. 2.1 1.4 PRESTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL PARA CONSULTA

Durante la vigencia 2017 se realizaron 419 consultas que fueron solicitadas por cada una de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F01,

PRESTAMOS DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CARPETAS)

No de Solicitudes

No. de Solicitudes resueltas

419 419

1.5 AUTORIZACIÓN PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Durante la vigencia 2017 se realizaron 53 consultas que fueron solicitadas por algunas de las dependencias de la Contraloría de Cundinamarca, las solicitudes quedan registradas en el formato de préstamos, PA06-PR04-F02

PRESTAMOS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

No de Solicitudes

No. de Solicitudes resueltas

53 53

2 ACTIVIDADES DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL (SIC)

En una de las fases del Ciclo vital del documento (Archivo Central), funciona principalmente la conservación y preservación del acervo documental de la Contraloría de Cundinamarca donde se encuentran las agrupaciones documentales


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3. 2.1(unidades de conservación cajas y carpetas con sus respectivas tipologías documentales), transferidas por las dependencias cada año las cuales son verificadas con el formato único de Inventario Documental (FUID), se revisan al interior de cada una de las unidades de conservación documental (carpetas), la organización cronológica, limpieza archivística de material metálico duplicidad documental , luego se asigna el número definitivo de caja en el archivo Central, para ser enviado a la dependencia productora para tenerlo en cuenta en futuras consultas se solicita el número de caja y carpeta y por último se ubican estas unidades de conservación en las baldas dentro de los archivadores rodantes de piso.

Se tiene en cuenta los factores ambientales, administrativos y de custodia es por esta razón que se debe realizar las actividades anuales de prevención las cuales son:

2.1. JORNADAS DE LIMPIEZA EN LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES

El siguiente es el cronograma de limpieza, para la vigencia 2017, esta actividad es realizada por el personal de Servicios generalesN° De Orden Fecha PISO Actividad Observaciones Nombre

Funcionarios que realiza la

actividad

1

09-032017

09-04-2017

08-06-2017

31-07-2017

14-09-2017

12-10-2017

10-11-13-

6-7- 8

2-3-4

BRIGADA DE LIMPIEZ A LOS

ARCHIVOS GESTIÓN

“Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integral de Conservación (SIC) , en cada una de las fases del ciclo vital del documento” AGN.

AUXILIARES DE SERVICIO GENERAL

2

09-10-2017

02-11-2017

09-11-2017

10-11-2017

2 BRIGADA DE LIMPIZA

AL ARCHIVO CENTRAL Y AL ARCHIVO DE GESTIÓN DE

SUBDIRECCIÓN DE

FISCALIZACIÓN NIVEL MUNICIPAL

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital del documento” AGN



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3. 2.1

3

Se realiza semanal

12 BRIGADA DE LIMPIEZA

AL ARCHIVO HISTORICO

Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital del documento” AGN


2.2. JORNADA DE LIMPIEZA REALIZADA POR LOS AUXILIARES DE SERVICIOS GENERALES.


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3. 2.1


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3. 2.1

Estas imágenes corresponden a las brigadas de aseo, realizadas por las y los funcionarios del área de Servicios Generales, durante el primer y segundo semestre el año 2017, según el cronograma.

2.3 FUMIGACIONES. JORNADAS SEGÚN SIC

Durante la vigencia 2017 la entidad realizó un pago de Factura No 10015 del 12 de abril de 2017 cuyo representante legal es el señor: NELSON AUGUSTO ESCOBAR PEÑA, con Nit: 79118126-5; Extintores Prevención & Seguridad, El objeto del contrato es, “Servicio de Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos rastreros y voladores en los Archivos de Gestión de las dependencias de la Entidad, las áreas comunes y el sótano” el valor total de la Factura fue de $ 650. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 1 jornadas durante la vigencia 2017.Durante la vigencia 2017 la entidad realizó el contrato No 032/2017 cuyo representante legal es el señor (a): CARLOS ANDRÉS MATEUS ORDOÑEZ, Ultra Clean. El objeto del contrato es, “Servicio de Fumigación y manejo integrado de plagas para el control de roedores e insectos rastreros y voladores en todos los pisos de la Entidad, las áreas comunes y el sótano.” el valor total del contrato fue de $ 3.189. 000.oo el cual fue ejecutado totalmente en 02 jornadas durante la vigencia 2017.


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3. 2.1FUMIGACIÓN

ITEMS MES MES MES

PROGRAMADAS12/04/2

01726/08/2

01723/12/2

017

EJECUTADAS12/04/2

01726/08/2

01723/12/2

017

1 2 311/26/2016

1/15/2017

3/6/2017

4/25/2017

6/14/2017

8/3/2017

9/22/2017

11/11/2017

12/31/2017

2/19/2018

FUMIGACIÓN

PROGRAMADAS EJECUTADAS

A continuación, se evidencia en fotografías la labor realizada por el contratista.


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3. 2.1


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3. 2.1

3.- SEGUIMIENTO A LA APLICABILIDAD DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.3.1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)

La Contraloría de Cundinamarca en la actualidad cuenta con 32 tablas de retención documental, Durante la vigencia 2017 se realizaron 80 acompañamientos a las diferentes áreas que solicitaron capacitación y sensibilización en sus archivos de Gestión de acuerdo a las series, Subseries y tipologías documentales con sus respectivos tiempos de retención documental y disposición final, para organizar clasificar e identificar las unidades de conservación cajas, carpetas en sus respectivas baldas de almacenamiento documental en los archivadores rodantes de piso.

SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

No. SOLICITUDESNo. DE SEGUIMIENTO PARA APLICABILIDAD DE LA T.R.D

80 80

No. SOLICITUDES No. DE SEGUIMIENTO PARA APLICABILIDAD DE LA T.R.D

0

10

20

30

40

50

60

70

80

80 80

SEGUMIENTO DE APLICABILIDAD T.R.D

Las diferentes dependencias realizaron 203 solicitudes con el fin de atender quejas, y requerimientos de las diferentes dependencias de la Contraloria de Cundinamarca.


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3. 2.1

3.2 MODIFICACIONES A LAS T.R.D.

Igualmente fueron modificadas y actualizadas 08 tablas de retención documental que detallamos a continuación.

MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIADirección de Control Departamental 1Dirección de Control Municipal 1Subdirección Participación Comunitaria 1

MODIFICACIONES T.R.D. DE LA CONTRALORIA

Dirección de Control Departamental Dirección de Control Municipal Subdirección Participación Comunitaria

4-. VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA:

La ventanilla única de correspondencia de la Contraloría de Cundinamarca, tiene por objetivo gestionar de manera óptima el manejo de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, contando con un personal capacitado en el manejo seguro de estas, garantizando su adecuada y oportuna distribución a su lugar de destino, hay 03 funcionarios encargados para estas labores.


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3. 2.1Se cuenta con dos (2) ventanillas Una donde se recibe la correspondencia externa, es decir la que envían los entes de control, los municipios, los hospitales, y demás entidades del orden Nacional, Distrital, Departamental, municipal, la otra ventanilla recepciona toda la correspondencia que envían las oficinas de la Contraloría hacia el lugar de destino, bien sea local, Departamental o nacional.

Durante el año 2017, la correspondencia enviada ascendió a 4.612 sobres

AÑO 2017ENTREGADOS POR LA CONTRALORIA A 472

TOTAL ENTREGADOS

ENTREGAS EFECTIVAS 472 DEVOLUCIONES TOTAL 472

CORREO CERTIFICADO CORREO POSTEXPRESS

MAYO 312 312 272 40 312JUNIO 483 338 821 99 99JULIO 279 199 478 423 55 478AGOSTO 347 319 666 597 69 666SEPTIEMBRE 320 250 570 497 72 569OCTUBRE 196 383 579 0NOVIEMBRE 194 277 471 0DICIEMBRE 187 528 715 0

TOTAL 2318 2294 4612

1 2 3 4 5 6 7 8312

821478 666 570 579 471 715272423

597 49740

99 5569

72312

99478

666569

0 00

COMUNICACIONES OFICIALES

TOTAL ENTREGADOSENTREGAS EFECTIVAS 472DEVOLUCIONESTOTAL 472


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3. 2.1

312 483 279 347 320 196 194 187338

199 319 250 383 277 528

COMUNICACIONES OFICIALES ENTREGADOS POR LA CON-

TRALORIA A 472CORREO CERTIFICADO CORREO POSTEXPRESS

De los 12.475 sobres enviados el 57% es decir 7.065 sobres corresponde al contrato, 29% entregado a la mano por el mensajero de la entidad equivalente a 3.659 sobres y el 14% equivalente a 1.751 que se paga por caja menor, cuando no hay contrato.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS.

Los Instrumentos archivísticos documentales que se tuvieron en cuenta para realizar este informe son:

Circular del manejo de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas

Tabla de retención documental aprobada y aplicada Tabla de valoración documental aprobada y aplicada Inventarios documentales de cada una de las transferencias El mapa de procesos y Procedimientos publicado en la Intranet de la

entidad. La TRD, se encuentra pública en la Pag.Web de la entidad. El Cuadro de Clasificación Documental publicado en la Pag. Web

OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS

Capacitación programada por la escuela de capacitación - Taller de Gestión Documental realizada por la UNAD.

Capacitaciones programadas por el Concejo Departamental de Archivos en la Gobernación de Cundinamarca. Sobre el Informe del Diagnóstico Integral del Ciclo vital del Documento.

Circular 014 de 20 de diciembre 2017, con su respectivo cronograma anual de transferencias primarias documentales y acompañamientos.


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3. 2.1 Informe sobre Inducción y Reinducción de la Gestión Documental y protección

de Archivos, el cual fue socializado a todos los funcionarios de la entidad a través del correo electrónico Institucional.

Se estas generando conciencia sobre el ahorro de papel. Hay archivos descentralizados de la Contraloría de Cundinamarca en unos

depósitos de la Empresa TANDEM, ubicados en Cota – Cundinamarca, dando cumplimiento a la recomendación hecha por el grupo de Inspección y vigilancia del AGN, al Archivo Central Respecto al sobrepeso existente en la infraestructura debido a las Unidades Documentales (Cajas y Carpetas) trasferidas por los Archivos de Gestión de la entidad al Archivo Central después de cumplir el tiempo de retención en TRD, aprobada y aplicada

Se hace el estudio de necesidad del Servicio, con sus especificaciones técnicas que indica en Acuerdo 049 de 05 de mayo de 2000, art.3 “condiciones de edificios y locales destinados para archivos” Área de Depósitos Como: Mobiliario Estantería Material y Diseño de elaboración de las unidades de almacenamiento Condiciones Ambientales y Técnicasse pasa a la Dirección Administrativa y Financiera quien realiza su etapa precontractual junto con la oficina Asesora Jurídica.

Gestión realizada por la Secretaría General de Contraloría de Cundinamarca Dra. AMANDA POVEDA ZAMBRANO al Director Nacional del Servicio de Aprendizaje SENA, el apoyo de tres Aprendices, para la organización del Archivo Gestión de la Subdirección de Responsabilidad Fiscal de la Contraloría de Cundinamarca a los Procesos desde 1968 hasta 1997, teniendo en cuenta que son cinco (5), deposito llenos de estos; tarea ardua y destacable para garantía de los derechos y deberes consagrados en la Constitución Colombiana.

Resolución No. 0626 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Conservación – SIC – al interior de la Contraloría de Cundinamarca”

Resolución No. 0627 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Plan Institucional de Archivos – PINAR – al interior de la Contraloría de Cundinamarca”

Resolución No. 0628 de 30 noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Diagnóstico Integral de Archivos al interior de la Contraloría de Cundinamarca”

Resolución No.0629 de 30 de noviembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental al interior de la Contraloría de Cundinamarca.


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3. 2.1 Elaboró: Matilde Morales Pulecio Profesional Universitario Archivo Central Reviso: Henry Beltrán Hernández Vo/Bo: Jyneth Magaly Bello Molano Subdirectora de Servicio Generales


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