Ledesma – CapgeminiProyecto Meta! Implementación SAP

ASUG Annual Forum / Buenos Aires / 16 de Septiembre de 2015

Lucas Martinez PazGerente Corporativo de SistemasLedesma S.A.A.I.

Gabriel NagornySenior ManagerCapgemini Argentina S.A.

Agenda1

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Presentación Institucional Ledesma y Capgemini

Estado de Situación Previa y Proyecto de Cambio

El proyecto Meta!.

Elementos Destacados del Proyecto:

Estructura Organizativa & Sponsorship

Herramientas no funcionales

Área de Procesos & Gestión Transversal y por Procesos

Cleansing de Datos Maestros & Unidad Centralizadora de Datos Maestros

Gestión del Cambio

Unidad de Control y Evolución SAP

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Presentación Institucional de Ledesma

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Presentación Institucional Ledesma

Ledesma es una empresa agroindustrial, de capitales 100% argentinos, nacida en 1908 en la provincia

de Jujuy como un ingenio azucarero y que hoy con sus más de 100 años de vida se ha diversificado en

cinco unidades de negocio, en buena medida interrelacionados.

Sus unidades de negocio son:

Azúcar y Alcohol

Papel y Conversión de Papel

Frutas y Jugos

Granos y Carne

Molienda Húmeda de Maíz

(Glucosa, Fructosa,

Almidones, otras.)

Sus operaciones distribuidas:

JUJUY 4 fábricas en un complejo industrial

(azúcar, papel, resmas, jugos) 1 Planta de Empaque de Frutas 5 Fincas Azucareras 5 Fincas de Frutales (naranjas, limones,

palta, mandarina, otras)

SALTA 1 Planta de Empaque de Frutas 1 Finca de Frutales (pomelo y limones)

ENTRE RIOS 1 Estancia Agropecuaria (soja, trigo, maíz,

otros)

BUENOS AIRES 4 Estancias Agropecuarias (soja, trigo,

maíz, otros)

SAN LUIS 3 fábricas: papel encapado, cuadernos y

repuestos, molienda húmeda de maíz

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Presentación Institucional Ledesma

Una empresa con un ciclo de abastecimiento, producción y distribución integrado:

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Presentación Institucional Ledesma

Producción anual:

400.000 toneladas de azúcar

50.000 kilolitros de alcohol (etanol)

130.000 toneladas de jarabes y almidones

120.000 toneladas de papel de fibra de caña de azúcar

55.000 toneladas de fruta empacada

6.000 toneladas de jugos y aceites industriales

210.000 toneladas de granos

1.800 toneladas de carne

Entre todas sus operaciones Ledesma emplea cerca de 8.000

personas y factura u$s700 millones anuales.

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Presentación Institucional Capgemini

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Ingresos por Práctica Ingresos por Industria

Margen operativo : € 970 millones

Beneficio operativo : € 853 millones

Beneficio Neto : € 580 millones

Liquidez : €1,218 millones

Presentación Institucional Capgemini

Ingresos 2014: €10,573 millones Cap Gemini S.A. es miembro del CAC40,registrado en ParisCódigo ISIN : FR0000125338

Nota: nuestro nombre comercial es "Capgemini” pero nuestra acción cotiza en el mercado como “Cap Gemini S.A.”

4%

56%

26%

15%

Servicios de Consultoría

Mantenimiento de aplicaciones

Servicios de Time &Materials

Otros servicios

Energía, Servicios públicos y Químicas

Otros

Sector Público

Telefonía, Mediosy Entretenimiento

Productos de consumo, Retail, Distribución yTransporte

Manufactura, Automotriz, Salud

12%

22%

5%22%

8%

17%

14% Servicios

Financieros

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Presentación Institucional Capgemini Argentina

Inicia operacionesen Argentina a través una firma local: Network Consulting Group

Se consolida la estrategia regional para asistir a clientes en España , Norte América y resto del mundo

+400 empleados

Se adquiereN.C.G.

Se establece un Centro off-shore que brindaservicios a clientesregionales y de España

… 2015

Foco en crecimiento

+ 600 empleados

2008-20091995 1997

Sólidos procesos

desarrollados globalmente

Infraestructura global Servicios Ofrecidos Tecnologías

• Certificación ISO 9001:2008

• Procesos Globales de Gestión de Proyectos

• Procesos efectivos de Gestión de Programas

• Framework de desarrollo de arquitectura Top- edge

• Aceleradores de Delivery eficientes

• Alta disponibilidad de recursos de red

• World-class datacenterpara herramientas y plataformas corporativas

• conexión de red de alta velocidad directa con Estados Unidos

• Acceso seguro a redes del Grupo y a ubicaciones específicas

• Práctica vertical de Servicios Financieros

• Proyectos y mantenimiento de ERP (SAP, Oracle, BI)

• Práctica de Mobile

• Servicios de Testing

• Mantenimiento de aplicaciones

• Desarrollo de Software a medida

• Servicios de consultoría

• Cobol, PL/SQL

• ERP SAP – ABAP -Oracle

• J2EE and .Net

• TIBCO SOA and BPM

• Oracle/Unix, Windows / Linux

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Estado de Situación Previa y Proyecto de Cambio

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Estado de Situación Previa

Antes

Complejo.

Costoso.

A medida.

Sin estándares.

Dificultad para el negocio crecer.

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El Proyecto de Cambio

Después

Integrado.

Escalable.

Procesos comunes.

Información consolidada.

Visión unificada.

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Alcance de Productos SAP en Ledesma

Fase 1 Fase 2 Fases N

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Los Productos de Fase 1

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20182017FASE 1

2013 2014 2015 2016FASES DE OPTIMIZACIÓN OPERATIVA

Modelado

FINANCIEROCOMERCIALLOGISTICO

RRHHINDUSTRIAL

Implantación

FIN-COM-Log-PP- SRM

Industrial

RRHH

Transporte

Agro

Mod.

Presupuesto

y Costos

Avanzados

Comercial Agro Mod.

Mod.

Producción II,

Mantenimiento y

Gestión de red de

Suministro (SCM)

Mod.

Operaciones

Campo

Sueldos y Gestión

de RRHH

Mod.Gestión de

Transporte

Gestiónde

Depósitos Mod.Gestión de Depósitos

OptimizadorClientes y

Proveedores

Mod.Planificación

Industrial

Avanzada

Optimizadores Avanzados

Mod.

Gestión de Relaciones con

Clientes (CRM)

Mod.SRM

Avanzado

Mod.

Planificación avanzada de

Transporte

Mod.

Tesorería y

Gestión de

Crédito

Avanzados

Integ.con

Sist. Control

Mod.

Gestión de

RRHH

Avanzado

Mod.Mod.

Planificación

avanzada de

la Demanda

Mod.Medio Ambiente

Seguridad e Higiene

El Roadmap de Largo Plazo

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El proyecto “META!”

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El Proyecto Meta!

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Proyecto Meta! SAPModelo Conceptual

Gestión del

Cambio y Capacitación Datos Maestros.

Data Cleansing

Mejorar

Estandarizar

Transformar

Avanzar

Revisión Cross de

Procesos. Mejoras.

Reprogramación de

Interfaces vía ETL

Testing & QAReemplazo de

Legados y de JDE

Desarrollo y

Reingeniería de

Legados

El proyecto Meta se caracterizó por la implementación de SAP en Ledesma y la integración con los siguientes conceptos:

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Fase 1A

•Duración: 18 meses

•Equipo de trabajo: 151 FTE.

•Negocios: Azúcar, Alcohol,

Bioetanol, Papel, Conversión de

Papel, Frutas y Jugos

•Horas Hombre Técnico: 25.000

Fase 1B

•Duración: 14 meses

•Equipo de trabajo: 101 FTE.

•Negocios: Carnes y Cereales,

Jarabe y Almidón de Maíz, Servicio

de fraccionamiento de Azúcar.

•Horas Hombre Técnico: 18.000

Proyecto Meta! SAP: Información resumida

INIC

IO

CIE

RR

E

CIE

RR

E

Usuarios:

1.200

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Proyecto Meta! Resultados Cuantitativos

AYER HOY

1200 reportes400

reportes

611 interfaces305

interfaces

200 legacies100

legacies

5 bases de datos1 base de

datos

512 procesos AS-IS251 procesos

To Be

-67%

-50%

-51%

-50%

-80%

REDUCCIÓN

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Proyecto Meta! Factores de éxito

Factores Claves de Éxito

– Muy fuerte sponsorship desde las máximas autoridades del Grupo Ledesma.

– Sólido compromiso y participación de las áreas usuarias.

– Utilización de una metodología de implementación y organización del proyecto aportada desde Capgemini.

– Cumplimiento en los hitos del proyecto y en el presupuesto comprometido con la alta Dirección.

– Sólidos conocimientos y experiencias de consultores SAP.

– Gestión del Cambio con un desempeño eficaz y efectivo que permitió gestionar el cambio cultural y el impacto en la organización por la implementación SAP y de nuevos procesos operativos y de gestión.

– Fuerte utilización de herramientas destacándose: GRC, Solman, ChaRM (changerequest management), Service Desk para Test, TDMS, HP Quality Center y PPM, ARIS, SAP WPB para capacitación, Google Apps.

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Elementos Destacados del Proyecto:

> Estructura Organizativa

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Estructura Organizativa

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Estructura Organizativa

Bajo la premisa “cada tema tiene un dueño”, el equipo de trabajo fue conformado definiendo con claridad roles y responsabilidades de cada una de las personas que lo integraron.

Para ello, se organizó el equipo a nivel de Frentes, dividiéndolo en tres grandes grupos:

Frentes de Gestión de Proyecto Gerencia de Proyecto: conformada por 4 representantes de las áreas de Negocio y de Servicios de

Ledesma (Contraloría, Producción, Gerencia General y Sistemas).

Project Management, dedicado al gerenciamiento operativo del proyecto.

Frentes Funcionales Sus objetivos principales fueron definir el diseño del modelo funcional a implementar (revisión y

rediseño de procesos) y garantizar el mismo al momento del Go-Live, teniendo como premisa

respetar el estándar propuesto por SAP.

Los mismos fueron: Administración y Finanzas (FICO), Comercial y Logística (SD), Abastecimiento

(MM, SRM), Industrial (PP, QM) y Recursos Humanos (RH OM –PA).

Frentes Técnicos Sus tareas y responsabilidades primordiales fueron diseño y construcción de programas

adicionales (Z’s), interfaces, migración de datos, Data Warehousing, tareas base de datos (BASIS), Seguridad, y otros.

En todos los casos, las personas de Ledesma de cada frentes estuvieron trabajando con su contraparte de consultores de Capgemini Argentina.

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Elementos Destacados del Proyecto:

> Área de Procesos & Gestión por Procesos

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Area de Procesos

Centro de Excelencia ERP y Procesos Informatizados

CEEPI

Tiene como propósito

fundamental el colaborar

en la implantación de la

gestión por procesos,

aplicando y proveyendo

metodologías que

permitan generar valor en

los diferentes negocios y

apalancar los futuros

esfuerzos en las

dinámicas de la

compañía.

Ofrecer metodologías

estándar y las mejores

prácticas en el

relevamiento, análisis,

diseño y mejoramiento de

los procesos.

Ofrecer soporte y

asesoría en la gestión

tanto de los pequeños

proyectos, así como en

las iniciativas de alta

complejidad impulsado

por un equipo altamente

capacitado en procesos

de negocio.

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Gestión por Procesos

• Vela por los requerimientos del Negocio.• Facilita la obtención de definiciones.

• Armoniza procesos entre negocios y/o sitios diferentes.• Brinda soporte al diseño y construcción de métricas de gestión por procesos.

• Visión Cross de toda la

compañía, respecto de sus

procesos y aplicaciones.

• Gestión, gobierno y mantenimiento de los

procesos estandarizados.

• Gestión del Conocimiento apalancada en

herramientas específicas.

Equipo CEEPI

Soporte a la Generación

del Modelo de Procesos

Estándares y Buenas

Prácticas

Visión de Control Interno

Integrador del Modelo de Procesos

Gestión del Modelo de Procesos

• Metodología de documentación uniforme: establece

un lenguaje común y optimiza el flujo de información

de los procesos de negocio.

• Prácticas incluidas en los

circuitos estándares SAP.

• Principios de la Fundación

Europea de Gestión de la

Calidad (EFQM), ISO

9001:2008.

• Identificación de riesgos en los procesos

y colaboración para la inclusión de las

actividades de control correspondientes

(controles mitigantes).

•Colaboración en Segregación de

Funciones.

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Análisis Transversal de Procesos

Requerimiento al Pago

No Conformidad hasta la toma de la Acción

Pedido a la Cobranza

Presupuesto a la Exposición Financiera

Planificación a la Gestión de Stock

Planificación al Producto

NCA

PEC

PEF

PGS

PAP

REP

Creación de Vacante al Egreso de la

PersonaVEP

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El proyecto Meta! Demandó la realización de un proyecto en paralelo que principalmente consistió en relevar y modelar los procesos As-Is operativos y de gestión, y diseñar los procesos To Be.

Los macro procesos operativos fueron aperturados en sub macro procesos obteniendo sólo 26.

Con la implementación de SAP, se lograron reducir desde 512 a 215 procesos.

La herramienta ARIS se utilizó para documentar los procesos y se integró a Solman (Solution Manager) de modo de facilitar la realización del proyecto, testeo y capacitación.

Proyecto Meta! Mejora de Procesos

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Elementos Destacados del Proyecto:

> Herramientas Adicionales al ERP

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Herramientas Adicionales al ERP

SAP

Herramientas Testing y QA

HPQC & LoadRunner

Calidad de Datos

Maestros

Herramienta

P/Modelado de Procesos

ARIS

Herramienta ETL

p/Reprogramar Interfases

DataStage

Herramientas Control Ciclo de Vida SAP

SOLMAN

Herramienta p/GRC

TDMS p/copia BD

WPB p/Capacitar

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Elementos Destacados del Proyecto:

> Cleansing de Datos Maestros & UCDM

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Cleansing de los Datos Maestros

Base

Única

JDEJDE

JDEJDE

Legacy’sLegacy’s

Legados

• Unificación

• Apertura de un

mismo dato.

• Limpieza de

datos

Tablero Calidad

Migración SAPSAP

Conversiones

El proyecto de Datos Maestros y su foco en Migración de Datos constituyó un subproyecto en sí mismo.

Estuvo compuesto por dos actividades principales de Data Cleansing:

Desduplicación de Proveedores y Clientes.

Depuración y normalización de Materiales.

Este trabajo, realizado en paralelo a la implementación de SAP por el equipo de Ledesma, contó con la

colaboración de otras dos consultoras del mercado expertas en este tema y demandó 6 meses.

El siguiente esquema muestra la arquitectura técnica utilizada para el Data Cleansing. Se destaca la

conformación de una Base Única, a la cual convergió la información de JDEdwards y Sistemas Legados y desde

la que se alimentó un Tablero de Calidad (para el seguimiento de la puesta a punto de los datos) y los datos

básicos necesarios para realizar la migración a SAP.

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Unidad Centralizadora de Datos Maestros

Dada la importancia que tiene en cualquier proyecto SAP los Datos Maestros (su migración y generación)

Ledesma decidió crear un área específica dedicada a salvaguardar la consistencia, homogeneidad y uniformidad

de los mismos. Dicha unidad se denomina “UCDM - Unidad Centralizadora de Datos Maestros”.

El modelo implementado con sus áreas de interés resulta ser:

UCDM - MODELO LEDESMA

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Elementos Destacados del Proyecto:

> Gestión del Cambio

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Gestión del Cambio

El proyecto de implementación de

SAP se complementó con un

proyecto en paralelo de Gestión de

Cambio:

Impactos positivos en Ledesma

Estilo de comunicación informal y coloquial.

Presencia en canales de comunicación institucionales

Intervenciones puntuales que cambiaron la efectividad del Proyecto.

Cambio actitudinal de algunos usuarios clave.

Integración Inter-áreas.

Más de 1200 personas capacitadas en 14 locaciones diferentes.

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Gestión del Cambio

Comunicación

Creación de “Marca Meta!”

Mensajes clave asociados a valores de cambio,

innovación, integración

Personas como protagonistas del cambio

Principales etapas del proyecto, hitos.

Noticias Meta! Publicaciones distribuidas en todas las locaciones.

Alineamiento

Construcción de identidad del proyecto.

alineamiento e integración de equipos

Integración de Frentes de trabajo

Lecciones Aprendidas en todos los niveles de la

organización.

Acciones de reconocimiento, sensibilización.

Mensajes del CEO en hitos claves del proyecto.

Capacitación

Logística y convocatoria para capacitaciones a

usuarios clave y finales.

Coordinación en el armado de materiales de

capacitación.

Acciones de reconocimiento y celebración.

1 Año de SAP: Desayuno de trabajo Meta!.

Celebraciones Post GO LIVE FASE 1A y 1B en

todas las locaciones.

Premios Meta! : Reconocimiento entre

compañeros

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UCES - Unidad de Control y Evolución de SAP

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CEEPI

APLICACIONES

AREAS USUARIAS

Proyecto Órgano Rector SAPNegocios + Aplicaciones + Procesos

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Funciones y Responsabilidades de la UCES

Formalizar una responsabilidad “Negocio + Sistemas” para el futuro de SAP en Ledesma

Equipo multidisciplinario “Negocios + Sistemas” responsable en el largo plazo para:

Evitar customizaciones (de las que serían responsables en largo plazo)

Promover la maximización del uso del SAP instalado Priorizar desarrollos Gestionar un presupuesto SAP (antes distribuido x negocios/áreas) Ser responsable de mantener el orden metodológico Garantizar la visión del Negocio (vs. la visión de sólo Sistemas) Garantizar ir pasando Fases hasta completar el Roadmap de 10 años

Conocer la historia del proyecto para evitar caer en análisis repetidos, con idas/vueltas y posibles retrocesos sobre

definiciones ya tomadas

Analizar y estudiar futuros módulos a implementar

De lo instalado, conocer nuevas funcionalidades que SAP va liberando en packs de actualización. Determinar su

usabilidad e implantar.

Capacitarse continuamente en la suite de productos SAP y otros.

Conocer el ecosistema de consultoras y partners SAP

Conocer la experiencia de otras empresas con SAP. Hacer benchmarking.

Gestionar las actualizaciones anuales y los upgrades de versión

Decidir en un análisis multisectorial el orden de implantación de Fase2 y sucesivas

Incorporarse a Asociaciones de Usuarios SAP, participar de eventos y seminarios.

UCES – Unidad de Control y Evolución SAPFunciones y Responsabilidades

Preguntas?1

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5

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Muchas gracias por participar

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• Lucas Martinez Paz• Gerente Corporativo de Sistemas• Ledesma S.A.A.I.

• Gabriel Nagorny• Senior Manager• Capgemini Argentina S.A.

www.asug.org.ar

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