SABES QUINES SON TUS EXPERTOS?

Michael Idinopulos and Lee Kempler Experiencia puede ser sorprendentemente difcil de encontrar, incluso en instituciones que han gastado millones de dlares para atraer y retener a expertos de clase mundial. Tome la experiencia de un gerente de una empresa de biotecnologa. "Temprano en el proyecto, que necesitaba a alguien con el conocimiento tcnico profundo de una protena particular. Pasamos semanas buscando un HR experto llamando, preguntando por la oficina, registros de personal de escaneo. Finalmente, se lleg a la conclusin del experto no exista. Tres das ms tarde, estoy en un ascensor quejndose de esto a un colega, cuando la mujer a mi lado se vuelve y dice: "Yo escrib mi tesis doctoral sobre esa protena. Qu necesita saber?" Tal ineficacia y la dependencia de las posibilidades seran normalmente impensables para los recursos corporativos. Los gerentes de proyecto no encuentran dinero en efectivo por ah en los ascensores. Los gerentes de tienda no especulan brazos cruzados sobre el paradero de su inventario. Los administradores de TI no pasan semanas hurgando en las oficinas de terminales de ordenador de repuesto. Empresas, despus de todo, siguen procesos bien establecidos para conectar valiosos recursos (efectivo, inventario, equipos) con las personas que los necesitan. Lo mismo no se puede decir lo de especializacin. En algunos casos un proceso formal no ha sido necesario. Para las empresas con pequeas estructuras organizativas, simples, las redes sociales informales han sido razonablemente eficaz en poner expertos en contacto con aquellos que estn en necesidad de sus servicios. "Por aqu, las personas se conocen entre s" es una frase comn. "Si necesito ayuda, yo s a quin llamar." Pero los das de saber a quin llamar pueden ser ms. Fusiones, el crecimiento, la globalizacin y la rotacin de personal han disminuido la capacidad de las redes sociales informales para descubrir a los expertos. Como resultado, muchas empresas ya no estn dispuestos a dejar que la serendipia dictan cmo sus expertos interactan. Un nmero creciente de empresas, entre ellas BP e IBM-miedo de que su productividad puede caer, su tiempo al mercado lento, o su posicin competitiva erosione-han adoptado enfoques ms sistemticos a ambos hallazgo y experiencia aprovechamiento. Una gran empresa de alta tecnologa gastado decenas de millones de dlares para desarrollar un portal del estado de la tcnica de la experiencia que rara vez usa o Por desgracia, nunca ha sido una buena manera de hacer el trabajo. Hasta hace poco, las empresas tenan dos formas principales de la captura de su experiencia: repositorios de documentos y bases de datos de conocimientos. Ni puede ayudar a los buscadores de la experiencia mucho. Los documentos escritos reflejan slo una fraccin de lo que sabe un experto, mientras que las bases de datos de peritaje sufren de esquemas de clasificacin inadecuados y tienden a ser fuera de fecha, casi desde el momento de la creacin. (Una gran empresa de alta tecnologa gastado decenas de millones de dlares en el desarrollo de un portal de conocimientos del estado de la tcnica, que rara vez utiliza e incluso ms raramente actualizaciones.) Un nuevo enfoque, sin embargo, puede cambiar todo esto. La empresa tpica ya un seguimiento de la informacin sobre la experiencia de sus empleados-lo proyectos que estn trabajando, qu papeles que han escrito, lo que estudiaron en la escuela.

Por tanto, puede utilizar las tecnologas de bsqueda para extraer esta informacin y encontrar la experiencia de una manera que simplemente no puede hacer uso de repositorios de documentos o directorios estticos. Y dependiendo del estado de los sistemas de datos de una empresa, la solucin puede ser sorprendentemente asequible y fcil de implementar. El contexto es el rey La experiencia es difcil de encontrar en gran parte debido a que puede ser difcil de precisar. Supongamos que un colega le pidi que describiera su experiencia. Cmo respondera usted? Si la pregunta vino de un desconocido en un lejano rincn de su empresa, es posible dar una respuesta general, como "investigacin de mercado" o "el diseo de ensayos clnicos." Pero si la pregunta vino de la mesa de al lado, es probable que ser ms especficos, dando a su rea de especializacin dentro de la investigacin de mercado o de mencin los ensayos clnicos que gestionan. Para un colega de otro pas es posible dar una respuesta geogrfica, mientras que usted le dira a un local acerca de su experiencia con el producto. Y as contina. Eso es porque la respuesta a "Qu experiencia tiene usted?" depende de quin est haciendo y por qu. La cuestin, por s mismo, es demasiado abstracta para invitar a una respuesta significativa. Las personas que buscan conocimientos lo hacen en el contexto de problemas especficos. Dinero en efectivo, inventarios y equipos son siempre los mismos, pero la experiencia se define por su contexto. Eso hace que sea un activo inusualmente difcil de identificar. Por otra parte, en la mayora de los casos, la bsqueda de un experto es menos acerca de la identificacin de las principales autoridades del mundo en un tema reconocido y ms acerca de llegar a la persona que pasa a satisfacer las demandas de una situacin particular, como nuestro caso biotecnologa muestra. A veces, la experiencia quiso puede ser muy estrecha la llamada podra ser para alguien que ha lanzado un producto en una geografa determinada o trabajado para un cliente potencial. Este tipo de experiencia puede ser el ms valioso de todos. Pero a menudo es el ms difcil de alcanzar porque los que tienen tal vez no pensar en s mismos como expertos. El problema de contexto confunde la mayora de los directorios de conocimientos que estn en uso hoy en da. Estos directorios contienen, resmenes cortos independientes del contexto de reas de experiencia de una persona. Estos resmenes tienen sus beneficios, especialmente en las pequeas empresas que tienen relativamente pocos expertos, las redes sociales de manera informal pueden complementar los directorios. Pero los resmenes no son generalmente preparados para el desafo de identificar la gran cantidad de conocimientos altamente especializados que est disponible en grandes empresas con decenas de miles de empleados. As que las empresas deben caracterizar la experiencia en formas que son sensibles a diferentes contextos. Cmo pueden hacer estas empresas, de forma? Las acciones hablan ms que las palabras Lo que importa en la bsqueda de la experiencia no es lo que la gente dice que han hecho, sino lo que sus logros dicen acerca de ellos. Considere un desafo relacionado: la contratacin. Tambin en este caso una empresa, limitada por ciertas necesidades de la organizacin, est operando en un contexto particular. Las empresas generalmente evalan candidatos por primera vez por mirar lo que han hecho, el cribado se reanuda con un ojo a las necesidades especficas del puesto de trabajo.

Los que pasan el primer avance de deteccin para los tipos ms subjetivos de las evaluaciones, tales como entrevistas y verificacin de referencias, que dan a la empresa una comprensin ms completa de si y cmo la experiencia de un candidato cumple los requisitos contextuales. Todas las dems cosas (cualificaciones bsicas, los requisitos de salario, se ajustan a la cultura de la empresa) en igualdad de condiciones, la persona con experiencia en relacin con el contexto especfico de la tarea es ms probable de ser contratado. Una compaa de productos envasados a punto de introducir un aperitivo salado a un nuevo mercado podra ver dos candidatos con experiencia en general de gestin de producto, pero el que tena acaba de lanzar con xito una patata frita en esa misma regin atraera el inters real. Bsquedas conocimientos internos pueden funcionar de la misma manera. Solicitantes de experiencia quieren saber lo que califica a una persona de "alquiler" interno a un experto "posicin", por lo que examinan historial del candidato: fondo, experiencia laboral y referencias. Armado con esta informacin, las bsquedas de experiencia tienden a ser altamente eficaz. En una bsqueda externa, descripciones sobre hojas de vida estn sujetos a interpretacin y vuelta por los candidatos, pero las descripciones de bases de datos internas por lo general se pueden evaluar con gran precisin. Las empresas tienen un conjunto de normas-compartidos significados, procesos y roles que permiten mucho ms, y ms fiable, la informacin que se extrae de un punto de datos determinado. En una hoja de vida, por ejemplo, la declaracin "lider un equipo de proyecto" plantea preguntas: qu tan grande un proyecto, por cunto tiempo, con qu xito? Pero una descripcin comparable en un registro de empresa ser imbuido de un mayor nivel de conocimiento contextual, ya que los detalles y resultados del proyecto, e incluso el papel desempeado por el lder del equipo. Aunque este tipo de informacin rara vez aparece en los directorios de experiencia, a menudo puede ser encontrado distribuye a travs de una empresa en diversas bases de datos, tales como los utilizados en los recursos humanos, contabilidad y registro de patentes. Pero la pesca de arrastre a travs de esa informacin puede llevar mucho tiempo y el azar; se trata de conseguir el acceso a estas bases de datos diferentes, triangulando entre ellos, y el uso de una serie de procesos (bsquedas intranet, llamadas telefnicas a los compaeros) para buscar a la persona adecuada, que incluso entonces no puede ser encontrado. Motores de bsqueda de hoy, por el contrario, pueden recuperar y clasificar miles, de hecho, millones de registros en cuestin de segundos. Todo lo que constituye la experiencia colectiva de la empresa y sus empleados. Se puede encontrar casi al instante. En lugar de conformarse con las simplificaciones necesarias para forzar ajuste experiencia en un directorio esttica, las empresas tendrn un mucho mayor localizador conocimientos de herramientas algo como Google. Google para expertos

Soluciones de una industria pequea pero creciente est tratando de mejorar todo el proceso de localizacin de conocimientos mediante la elaboracin de empresa de software con sede en, muchos de los que se combinan las nuevas tecnologas de bsqueda, las capacidades de perfilado, e interfaces de usuario nicas. Varios productos utilizan tecnologas de anlisis de lenguaje natural, por ejemplo, para destilar reas de un individuo de la actividad y el inters por el peinado de forma automtica a travs de e-mails, mensajes instantneos y otros tipos de contenido auto-refrescante.

En muchos aspectos, tales productos representan un avance real a travs de los mtodos de localizacin conocimientos habituales, incluyendo directorios experiencia estticas. Especialmente en las industrias donde las necesidades de especializacin son profunda y estrecha (desarrollo de software, por ejemplo), los productos pueden extraer votos descripciones de lo que la gente ha trabajado en sin exponer informacin personal o confidencial. Algunos productos tambin codificar las preguntas ms frecuentes (FAQ) y por lo tanto pueden reducir considerablemente el tiempo de expertos ellas pasan de contestar. Las empresas tienen que entender lo que quieren la tecnologa para hacerlo antes de que puedan decidir qu, en su caso, la solucin de software ms les convenga. Pero como con la mayora de las soluciones empresariales de proveedores impulsado, las empresas deben invertir tiempo y esfuerzo en entender exactamente lo que quieren la tecnologa para hacer antes de decidir que, en su caso, la solucin de proveedor les convenga. Hay empresas que abandonan a sus discusiones con los vendedores despus de darse cuenta de las implicaciones de privacidad de minera correspondencia privada de sus empleados. Otros se han sentido decepcionados al encontrar que el software ha devuelto un alto nmero de falsos positivos. Dependiendo de las necesidades de una empresa en particular experiencia, vocabularios profesionales, y los mtodos de comunicacin, las tecnologas de los proveedores no pueden entregar la informacin correcta de la manera correcta. Las empresas deben empezar por la comprensin de sus necesidades especficas. Las empresas de xito han encontrado que la mejor manera de hacerlo es reunir a un equipo multifuncional de TI, gestin del conocimiento, y funciones de lnea a tres preguntas fundamentales: Qu especfica expertiserelated necesidades hacer los empleados tienen? Qu informacin les permitir satisfacer estas necesidades? Cmo va esa informacin se entregar a ellos? Slo cuando las preguntas se responden las empresas pueden implementar un sistema de bsqueda de la experiencia efectiva, con o sin solucin de terceros. Formato sigue a la funcin Delinear los procesos de negocio especficos y necesidades de conocimiento es el primer paso. Cuya productividad est sufriendo de un acceso limitado a la experiencia? En los que hace falta conocimientos situaciones? Las personas que buscan conocimientos pueden compartir ciertas caractersticas: antigedad, funcin, ubicacin geogrfica o actividad especfica (por ejemplo, en respuesta a un problema de servicio, iniciar un nuevo proyecto, o la preparacin para una revisin etapa-puerta). Y las razones para querer expertos-para proporcionar datos cuantitativos, para compartir conocimientos de alto nivel, para unirse a un equipo, para asistir a una reunin de cliente tambin tienden a ser limitados. Este anlisis normalmente ensea empresas que los grupos tienen su propia definicin de lo que entienden por "expertos" y qu tipo de experiencia que califica a una persona para ser uno. Una compaa farmacutica, por ejemplo, puede saber que los lderes del proyecto tienen problemas para encontrar el conocimiento tcnico pertinente durante el diseo de la investigacin en etapa temprana. Lo que les permite buscar de forma rpida y fcil para los expertos observando la educacin, la experiencia de la investigacin, la autora blanca y papel, y las solicitudes de patentes de los empleados de la compaa podra reducir significativamente la dificultad. Una compaa de productos de consumo con ganas experiencia-geografa especfica podra mirar ms all de donde fueron educados o haban trabajado.

Desde la fuente Las empresas tienen una gran cantidad de informacin sobre sus personas almacenados en recursos humanos, contabilidad, gestin del conocimiento, la propiedad intelectual, e incluso los sistemas de reclutamiento. La mayora se captura para otros fines, pero puede ser precisamente lo que necesitan conocimientos solicitantes. Antes empresas invierten en un nuevo software o piden a sus empleados que llenar un montn de nuevas formas, que no vean lo que ya tienen en sus sistemas. Pueden ser decepcionado. La mayora de las bases de datos han sido diseados para un nmero limitado de documentos de ndole-almacenamiento, tiempo de seguimiento, reembolso de los gastos y tienen poca o ninguna informacin superflua. Pero las empresas no deben necesariamente ser desalentados por estos huecos en las bases de datos individuales. Mediante la integracin de ellos, las empresas pueden compensar las lagunas en una con los datos de otros. Si un empleado de esa empresa de productos envasados necesitaba ayuda lanzar un aperitivo salado en Ohio, por ejemplo, l o ella puede buscar un directorio de conocimientos tradicionales y encontrar a varias personas con experiencia general de los productos-lanzamiento. Pero si el empleado podra triangular entre varias bases de datos de la compaa, que revelaran rpidamente familiaridad geogrfica de una persona en particular con Ohio (universidad de Dayton) y la experiencia de productos con aperitivos salados (una pasanta anterior en FritoLay). Por lo tanto en lugar de encontrar varios expertos generales, el empleado sera descubrir una sola. GRAFICA Dnde lagunas son un problema, las empresas pueden mejorar la calidad de sus bases de datos mediante la introduccin selectiva mecanismos para capturar ms informacin acerca de lo que sus trabajadores estn haciendo. A diferencia de las encuestas de conocimientos tradicionales, que recogen datos fuera de los procesos normales de trabajo, bases de datos de experiencia pueden ser actualizados en el flujo de trabajo existente. Una descripcin del proyecto actualizado puede, por ejemplo, ser una parte necesaria de la documentacin para recibir comentarios Stage-Gate. Un resumen de la presentacin de la conferencia podra ser necesario para el reembolso de viajes. Cuanto ms un sistema localizador de experiencia puede utilizar los datos existentes y los procesos existentes para la recopilacin de datos, mayor ser la probabilidad de xito. El uso de los datos existentes permite que el sistema de entregar valor a partir de la fecha de lanzamiento. Y debido a que la informacin, como parte del flujo cotidiano de trabajo, se actualiza constantemente, el sistema no est en peligro de crecer rancio, un problema con los directorios conocimientos que pueden ser " refrescada. Construir y comprar La pregunta final es lo que la tecnologa se debe utilizar para la bsqueda. Muchos departamentos de TI se acercan a esta eleccin como una cuestin de "construir frente a comprar." La respuesta ptima es probable que implique un poco de ambos. Desde el punto de vista de TI, un localizador de experiencia tiene tres piezas distintas: una interfaz de usuario, un motor de bsqueda, y la integracin de bases de datos facilities.1 mayora de las empresas van a querer tomar diferentes enfoques de cada uno de estos tres componentes. En general, las empresas van a querer una interfaz de usuario de diseo personalizado. En funcin de la experiencia especfica que requieren, sus usuarios pueden necesitar para manipular los resultados de maneras muy diferentes.

En una gran empresa de alta tecnologa con los datos de diversas fuentes, por ejemplo, los usuarios expertos en tecnologa podran querer resultados "picadillo", utilizando una serie de criterios de filtrado y clasificacin. En una corporacin global, geografa e incluso la informacin de zona horaria podran desempear un papel destacado en la visualizacin y manipulacin capacidades del sistema. As que incluso si el trabajo de desarrollo que se subcontrata a un contratista, las empresas deben pensar dos veces antes de confiar en las plantillas de los proveedores para mostrar sus resultados de bsqueda. El motor de bsqueda en s es otra cosa : con la disponibilidad de productos off- the-shelf de Google , Verity, y similares , las empresas tienen poca necesidad de desarrollar su propia. Muchos ya han autorizado estos productos para otros fines (bases de datos documentales, por ejemplo) y se puede utilizar para localizadores de experiencia. Dependiendo de las necesidades especficas de la empresa, la personalizacin puede ser menor (unos das para modificar las ponderaciones de prioridad) o ms significativas (semana de la personalizacin por un desarrollador con experiencia para optimizar el motor de bsquedas de una serie de bases de datos). Alternativamente, las compaas podran negociar con los vendedores para comprar slo el componente de bsqueda de una solucin mayor optimizado para para bsquedas de peritaje. La integracin de bases de datos es probable que sea el aspecto ms intensivo en trabajo de implementacin. Algunas empresas ya han creado almacenes de datos empresariales para rastrear todos sus datos en un repositorio nico, de fcil acceso. Para aquellas empresas, la implementacin debera ser relativamente sencillo, de tres a esfuerzo de cuatro meses. Para otras empresas, la migracin de datos de toda la empresa a un almacn de datos integrada y centralizada podra exigir recursos extensos. (Una empresa de 10.000 empleados poda esperar a gastar hasta $ 500,000 en los servidores y software de migracin de datos). La configuracin es probable que tome tres meses por un equipo de cuatro a seis empleados a tiempo completo. El acto de la migracin de la informacin y el etiquetado con el Extensible Markup Language (XML ) puede tomar por lo menos tres meses ms para cada base de datos migrada. Si una empresa decide invertir tanto tiempo y dinero depender de qu tan bien entiende su problema experiencia y de la naturaleza de la oportunidad que se tena de la solucin. Una compaa farmacutica cuyo xito de taquilla de drogas lanzamientos fueron constantemente plagada de retrasos en parte atribuibles al reto de encontrar la experiencia, probablemente ver millones de dlares en el potencial de nuevos ingresos justificacin suficiente. Experiencia debe ser identificado a travs de la experiencia, su compaera frecuente. Mientras que muchos sealan que los dos no se debe confundir, hay sin embargo una fuerte correlacin entre ellos. Al permitir que la experiencia de los empleados hablar por s mismo, las empresas pueden encontrar rpidamente los expertos, cuando y donde se necesitan. Acerca de los Autores Michael Idinopulos es un consultor y Lee Kempler es director de la oficina de McKinsey Nueva York. Los autores desean reconocer las contribuciones de Larry Prusak y Tim mquinas de afeitar. Notas 1Companies que deben captar nuevos contenidos necesitan un cuarto componente, que permite a los expertos para crear nuevas descripciones de su experiencia. 2La capacidad de encontrar expertos es slo uno de los beneficios del almacenamiento de datos, que se utiliza principalmente para facilitar la presentacin de informes en toda la empresa, el anlisis y la toma de decisiones.