LAS NOTAS DE CREDITO Y LAS NOTAS DE DEBITO TRIBUTARIAS

INTRODUCCION:Estos comprobantes, son de uso cotidiano de nuestro quehacer diario, muy utilizados para transacciones que se dan por compras o por ventas donde interviene un descuento, una anulación total o un cobro de un gasto incurrido de mas.Para ello es importante diferenciar que cuando se hablan de las Notas de Cargo y las Notas de Abono son comprobantes de carácter estrictamente Bancario, mientras que las Notas de Débito y las Notas de Crédito son comprobantes de carácter estrictamente Tributario.

Dichos comprobantes lo utilizaran los contribuyentes tanto del Régimen General como los del Régimen Especial.

DEFINICIÓN DE NOTA DE CREDITOSon comprobantes de índole contable y tributaria, que sirven para sustentar el otorgamiento de un descuento o bonificación, anulación total o parcial de la devolución de bienes vendidos.

Se entiende por Descuento: A la reducción habitual que se aplica sobre el precio de venta, generalmente por volumen de ventas o por la calidad o prestigio del cliente.Se entiende por Rebaja: A la reducción extraordinaria que se aplica sobre el precio de venta, generalmente por cambio de moda, fin de temporada o por defectos de calidad.Se entiende por Bonificaciones: Como el reconocimiento a los clientes de primas habitualmente concedidas por los volúmenes de ventas negociados en un determinado período.Se entiende por Devoluciones de Ventas: A los productos que son devueltos por el clienteSe entiende por Descuento por Pronto Pago: Son los descuentos que la Empresa realiza a sus clientes fuera de factura (Nota de Crédito) al concederles reducciones en los precios si pagan antes de la fecha de vencimiento.

Al respecto el Reglamento de Comprobantes de pago dice:ARTICULO Nº 10.- NOTAS DE CREDITO Y NOTAS DE DEBITO

1. NOTAS DE CREDITO1.1 Las Notas de Crédito se emiten por concepto de anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros.1.3 solo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad.1.4 En el caso de los descuentos o bonificaciones, solo podrán modificar comprobantes de pago que den derecho a crédito fiscal o crédito deducible, o sustenten gasto o costo para efecto tributario.Tratándose de operaciones con consumidores finales, los descuentos o bonificaciones deberán constar en el mismo comprobante de pago.

CASO PRACTICO:

La Empresa “EL GATO FELIX SAC” Vende mercadería a “ROCK BOCKTON SAA” según Factura Nº 040-

5810 el día 08/01/2005, hasta la fecha no se cobro.El 01/06/2005, la empresa “ROCK BOCKTON SAA” decide cancelar esa su deuda, para lo cual, solicita que se anule la anterior factura, y se emita una nueva Factura con fecha 05/06/2005.

SOLUCION:

El 08/01/2005 se da nacimiento a dicha venta---------------- 1 ----------------12 CLIENTES..........................119.....121 Facturas x Cobra40.......TRIBUTOS POR PAGAR....................19...........401 Gobierno Central.................4011 IGV70.......VENTAS.....................................100..........701 Mercadería8/1 Por la Provisión de la ventasegún Factura Nº 040-5810

El 01/06/2005, la Empresa “ROCK BOCKTON SAA” decide cancelar su deuda, para lo cual, solicita que se anule la anterior factura, y se emita una nueva con fecha 05/06/2005.

Primeramente el día 01/06/2005, recibimos la Factura Nº 040-5810, y el día 05/06/2005, anularemos esa Factura Nº 040-5810, emitiendo la NOTA DE CREDITO Nº 001-2010, por anulación total de la Factura Nº 040-5810

---------------- 2 ----------------74 DSCTOS REBAJ.Y BONIF. CONCEDIDAS.....100.....741 Dsctos Rebaj.y Bonif. Concedidas40 TRIBUTOS POR PAGAR............................19....401 Gobierno Central..........4011 IGV12.......CLIENTES.....................................................119..........121 Facturas x Cobrax/x Por la anulación total de la.....Factura Nº 040-5810 emitida.....a “ROCK BOCKTON SAA”, según.....Nota de Crédito Nº 001-2010

Luego emitimos la nueva Factura de Venta Nº 040-6060---------------- 3 ----------------12 CLIENTES............................119.....121 Facturas x Cobra40.......TRIBUTOS POR PAGAR.........................19..........401 Gobierno Central................4011 IGV

70.......VENTAS..........................................100..........701 Mercaderíax/x Por la Provisión de la nueva.....Factura Nº 040-6060 emitida.....a “ROCK BOCKTON SAA”

Finalmente hacemos la cobranza de dicha Factura.---------------- 4 ----------------10 CAJA Y BANCOS...................119.....101 Caja12.......CLIENTES........................................119..........121 Facturas x Cobrax/x Por la cobranza de la Factura.....Nº 040-6060 emitida.....a “ROCK BOCKTON SAA”

NOTA ACLARATORIA:

Al momento de registrar la Nota de Crédito emitida por nuestra Empresa, deberá ir en el Registro de Ventas, con Signo Negativo o con Lapicero Rojo.

Los Descuentos dentro de Factura NO SE CONTABILIZAN por que se refiere a operaciones normales que la Empresa realiza y que forman parte de los precios de ventas; en tal razón, estos no forman parte de ninguna cuenta contable y no deben registrarse como tal.Pero los Descuentos fuera de Factura SI SE CONTABILIZAN y estarán respaldados con la respectiva NOTA DE CREDITO.

Cuando sea un Descuento, una rebaja bonificación concedida se utilizara la cuenta 74 DESCUENTOS REBAJAS Y BONIFICACIONES CONCEDIDAS

Si se trata de una devolución total o parcial de mercaderías, se utilizara la cuenta:70 VENTAS, divisionaria 708 Devolución sobre Ventas.

Si se trata de descuentos por pronto pago se utilizara la cuenta:67 CARGAS FINANCIERAS, divisionaria 675 Descuentos Concedidos por Pronto Pago.

DEFINICIÓN DE NOTA DE DEBITOSon comprobantes de índole contable y tributaria, que sirven para sustentar el aumento del valor de las operaciones de venta, que consiste en la rectificación por suplemento del precio facturado, errores u omisiones en el monto de la operación.

Al respecto el Reglamento de Comprobantes de pago dice:

ARTICULO Nº 10.- NOTAS DE CREDITO Y NOTAS DE DEBITO

2. NOTAS DE DEBITO2.1 Las Notas de Debito se emitirán para recuperar costos o gastos incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de la Factura o Boleta de Venta, como intereses por mora u otros.Excepcionalmente, el adquiriente o usuario podrá emitir una Nota de Débito como documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento contractual del proveedor, según conste en el respectivo Contrato.2.2 Deberán contener los mismos requisitos y característica de los comprobantes de pago en relación a los cuales se emitan.2.3 Solo podrán ser emitidas al mismo adquiriente o usuario para modificar comprobantes de pago otorgados con anterioridad.

1.7 Notas de Crédito1.7 Notas de Crédito

Indice

1.7.1 Nota de Crédito Estándar1.7.2 Nota de Crédito con Devolución1.7.3 Cancelar Nota de Crédito Estándar1.7.4 Cancelar Nota de Crédito con Devolución

Definición

La nota de crédito es un documento comercial que emite la empresa al cliente para descontar de su cuenta por cobrar un importe determinado. Se emite en los siguientes casos:

1. Descuentos o bonificaciones2. Devolución de mercancía3. Cancelación de factura en un periodo posterior

1.7.1 Nota de Crédito Estándar

Se debe utilizar la nota de crédito estándar cuando se desea aplicar a una o varias facturas una nota de crédito por descuento o bonificación, o cuando se desea cancelar una factura de servicios en un periodo contable posterior.

Para generar una Nota de Crédito Estándar:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Documentos : Nota de Crédito Estándar.

2. Seleccionar el cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda.

Seleccionar el cliente al que se desea aplicar la nota de crédito y la moneda en que se aplicará el importe de la nota. Dar clic en el botón "siguiente".

3. RedBahn mostrará una página con el siguiente número consecutivo de notas de crédito y la fecha en que se aplica, dichos campos son obligatorios y pueden ser

modificados. RedBahn agregará antes del número de Nota de Crédito el prefijo NC. El campo de comentarios es opcional, se recomienda escribir en él el concepto de la Nota de Crédito. En el caso de Notas de Credito en dólares la aplicación mostrará un campo con el ultimo tipo de cambio registrado en RedBahn, este puede ser modificado.Dar clic en el

botón "Siguiente".

4. La aplicación mostrará una nueva página con los datos ingresados de la Nota de Crédito y las lista de facturas a las cuales puede ser aplicada la Nota de Crédito. Al dar

clic en el hipervínculo de la factura a la cual se desea aplicar la Nota de Crédito, aparecerá del lado derecho en el campo de texto el total de la factura. En caso de que el

importe de la Nota de Crédito sea diferente del total, escribir el importe correcto incluyendo el IVA, éste es un campo obligatorio. Cuando una nota de crédito se aplica por el importe total de la factura es porque se va a cancelar la factura en un periodo

contable posterior. Dar clic al botón "Siguiente".

5. La aplicación mostrará los datos generales de la Nota de Crédito, las facturas y los importes que se desean aplicar para que el usuario confirme la aplicación de la nota de

crédito dando clic en el botón de "Grabar". Si el usuario desea imprimir la nota de crédito debe dar clic en el botón "Imprimir". La nota de crédito se procesa desde el

momento que se le da clic al botón "Grabar".

6. RedBahn aplicará un descuento a las facturas señaladas que se reflejará en el estado de cuenta del cliente y generará una póliza contable por la operación que se acaba de

realizar.

Una vez realizada la Nota de Crédito Estándar, si se desea cancelar, seguir los pasos del punto 1.7.3 de este documento.

1.7.2 Notas de Crédito con Devolución

Este documento al igual que la Nota de Crédito Estándar, descuenta un importe del monto total a pagar de una factura de venta, pero sólo cuando devolución de producto está involucrada.

Antes de generar la Nota de Crédito se debe registrar la devolución de inventario, pues al tratar de generar la Nota de Crédito con Devolución la aplicación mostrará el siguiente mensaje: "No existen notas de crédito para cerrar".

Para registrar la devolución de inventario:

1. Ir al menú Inventario :: Transacciones : Devoluciones sobre ventas.

2. Seleccionar el cliente o número de factura al cual se aplicará la devolución, si se escribe el número de factura la aplicación hará caso omiso del resto de los campos de

búsqueda. Dar clic al botón "Siguiente". La aplicación mostrará un listado con las facturas a las que puede ser aplicada la devolución, de acuerdo con el criterio de

búsqueda seleccionado. Dar clic en el hipervínculo del número de Orden de Venta a la cual se aplicará la devolución.

3. La aplicación mostrará una nueva página donde aparecerán los datos generales de la factura seleccionada, así como la descripción y datos de los productos facturados. La columna "Cantidad Factura" muestra la cantidad de producto facturado, la columna

"Cantidad Saldo" muestra la cantidad de producto facturado menos la cantidad devuelta de producto en eventos anteriores. La columna "Cantidad Devuelta" muestra la cantidad de producto devuelto en eventos anteriores. La columna "Cantidad" es un campo de texto para especificar la cantidad de producto devuelto por el cliente y que

será registrado en este evento, cuya cantidad no debe ser mayor a la "Cantidad Saldo". Seleccionar la Localidad de la lista. Todos los campos son obligatorios. En el caso de devolución de producto facturado en dólares la aplicacion mostrará un campo con el

tipo de cambio registrado en la factura, este puede ser modificado. Seleccionar el almacen destino. Dar clic en el botón "Siguiente".

4. La aplicación mostrará los datos de la devolución, confirmar los datos dando clic al botón "Grabar".

5. RedBahn aplicará un descuento a las facturas señaladas que se reflejará en el estado de cuenta del cliente, generará una póliza contable por la operación que se acaba de

realizar y registrará el movimiento de inventario.

La siguiente póliza es un ejemplo de la póliza contable que se genera al registrar la devolución de inventario:

Picture 9.png

Si se desea cancelar la devolución de inventario, seguir los pasos del punto 1.7.4 de este documento.

Para generar una Nota de Crédito con devolución, una vez registrada la devolución seguir los siguientes pasos:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Documentos : Nota de Crédito con Devolución. La aplicación mostrará una lista con las facturas que tienen registrada devolución de

producto.

2. Dar clic en el hipervínculo sobre la factura a la cual se le aplicará la Nota de Crédito con Devolución. La aplicación mostrará una nueva página con el formato de la Nota de Crédito. RedBahn toma por omisión un consecutivo de Nota de Crédito, éste campo es

obligatorio y puede ser editado. El campo de Comentarios no es obligatorio, sin embargo es útil para futuras consultas.

3. La aplicación mostrará los datos generales de la Nota de Crédito, las facturas y los importes que se desean aplicar para que el usuario confirme la aplicación de la nota de crédito dando clic en el botón "Grabar". Si el usuario desea imprimir la nota de crédito debe dar clic en el botón "Imprimir". La nota de crédito se procesa desde el momento

que se le da clic al botón "Grabar". RedBahn agregará el prefijo “NCD-” al número de la nota de crédito, aplicará un descuento a las facturas señaladas que se reflejará en el

estado de cuenta del cliente y generará una póliza contable por la operación que se acaba de realizar.

La siguiente póliza es un ejemplo de la póliza contable que se genera al grabar una Nota de Crédito con Devolución:

Picture 10.png

Si se desea cancelar la Nota de Crédito con Devolución es necesario seguir los pasos del punto 1.7.3 de este documento para cancelar la nota de crédito y posteriormente seguir el punto 1.7.4 para cancelar la devolución de producto.

1.7.3 Cancelar Nota de Crédito

Para cancelar una Nota de Crédito Estándar:

1. Dar clic en el menú Ventas :: Documentos : Cancelar Nota de Crédito.

2. Seleccionar el cliente. Escribir las primeras letras del cliente en el campo “Cliente” y dar clic en el botón “Buscar” para desplegar los clientes que coincidan con la búsqueda.

Seleccionar el cliente de la lista a quién se le cancelará la Nota de Crédito, también se brindan campos para establecer un rango de fechas en el que la aplicación hará la

búsqueda.

3. Dar clic en el botón “Siguiente”. La aplicación mostrará una lista con las Notas de Crédito Estándar y con Devolución aplicadas al cliente seleccionado.

4. Dar clic en el hipervínculo de la Nota de Crédito a cancelar. La aplicación mostrará una página con los datos de la nota y el campo “Fecha de Cancelación” para establecer

la fecha en que se procesará la cancelación, éste es un campo obligatorio.

5. Dar clic en el botón “Cancelar”. La Nota de Crédito se cancelará, regresando el saldo de la factura a su importe inicial antes de que se aplicara la Nota de Crédito y

desaparecerá de la lista de Notas de Crédito por cancelar.

6. RedBahn cancelará el descuento aplicado a las facturas señaladas que se reflejará en el estado de cuenta del cliente y generará una póliza contable por la operación que se

acaba de realizar.

1.7.4 Cancelar Nota de Crédito con Devolución:

Las Notas de Crédito con Devolución se cancelan en dos pasos, el primero es cancelar el documento siguiendo los pasos para cancelar una Nota de Crédito Estándar (Ver 1.7.3 de este documento) y posteriormente cancelar la Devolución de Inventario.

Ejemplo de Recibo N°1

BUENO POR $3,500.00

                   RECIBÍ del Sr. Mario Moya Juárez,  la cantidad de $3,500.00   (TRES MIL QUINIENTOS PESOS 00/100),   como ade¬lanto al importe total del contrato de compra-venta por el terreno ubicado en Calzada de Tlalpan # 550,  Col. Nativitas,  celebrado el día 5 de agosto de 1997. 

México,  D.F.,  a 

ARTEMIO  IZQUIERDO ARANA El Vendedor

Ejemplo de Recibo N°2

Recibo De Caja

Recibo De CajaRECIBO DE CAJA:

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con dbito a la cuenta caja, y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Ejemplo: La empresa Americana de Muebles S.A., el 10 de diciembre de 1998 recibe el pago de la factura No 1234 de su cliente Andrs Zamora, por valor de $217.000 con el cheque No 102030 del Bancomercio.

CONTABILIZACIN

Cuentas Debe HaberCAJACLIENTESAndrs Zamora 217.000 217.000

RECIBO DE CONSIGNACIN BANCARIAEs un comprobanteque elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Ejemplo: 1 consignacin por$1.389.120 en el Bancomercio de Barranquilla en cuenta corriente No 0120-24050-7 de Barranquilla a nombre de Almacn Fantasa: efectivo $543.890, cheque del Bancomercio Cuenta No 120-34105-2, cheque No 111378 por $340.000 y cheques de otro banco local: No 134509 del Banco Industrial Colombiano Cdigo 07, Cuenta No 74-080110-1 por $505.230, el 17 de diciembre de 1999.

CONTABILIZACIN:

Cuentas Debe Haber

BANCOSBancomercioCAJA...

El vale de caja es un documento que sirve para la comprobación de gastos menores o préstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo fiscal. Si un empleado solicita un préstamo se le expide un vale de caja.

Es un documento administrativo,  a través del cual una persona indica por escrito haber recibido dinero u objetos en calidad de préstamo. Su redacción es muy breve:  lleva fecha,  nombre de quien solicita,  quien autoriza y firmas. También hay formatos.

Aquí les dejo un ejemplo de vale de caja por préstamo a empleado:

FABRICA DE CHOCOLATES LA MUÑECA DE ORO,   S.A:

VALE DE CAJA

Recibí la cantidad de $1,500.00   (UN MIL QUINIENTOS PESOS 00/100)  de la Caja General,  por concepto de prés¬tamo,   importe que será descontado de mi próximo sueldo quincenal.

Puebla,  Pue.,  a 20 de Noviembre de 2008.

AutorizóLa Gerencia de Compras.

CP.  Juan Calderón Castillo                                   Srita. Marina Díaz López 

Por si no quedó claro aquí otro ejemplo de vale de caja por préstamo de materiales.

 CENTRO DE   INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

VALE por diez Legajos del  "Informe de Labores 1997" que serán devueltos el día 3 de febrero de 1999,  para ser utilizados por el Departamento de Recursos Financieros.

Durango,  Dgo.  a 16 de enero de 1999.

AUTORIZO                                                   RECIBIOEL JEFE DEL CIDOCIng.  Joel Cárdenas Valadez                   Juan Pablo Reyes Avila