LAS CONGREGACIONES Y SU ENTORNO

FACTORES DEL ENTORNO

Congregación

Productos y Servicios

Clientes

Competidores

Proveedores

Entorno

Especifico

Genera

l

Macroeconómicos

Jurídicos

Políticos

Socio culturalesEcológicos

Tecnológicos

Ento

rno

Estable

Dinámico

HospitalarioIntegrado

DiversoHostil

SimpleComplejo

E. Estable ( estable, simple, integrado y hospitalario )E. Reactivo - adaptativo (relativamente estable, algo complejo, diverso y prácticamente hospitalario)E. inestable-turbulento (dinámico, complejo, diverso y hostil)

AUDITORIAS INTERNAS Y DE GESTION

CONCEPTO DE AUDITORIA INTERNA Y DE GESTION

Auditoría internaGrado de cumplimiento Normas y procedimientos Contables. Funcionamiento administrativo.

Fiabilidad e Integridadde la información

Revisar la información que se procesa en la organización.

Comprobar la fiabilidad y veracidad de su contenido.

Analizar los sistemas manuales e informáticos, a partir de los cuales se obtiene la información de gestión.

Evaluar la idoneidad y utilización de la información.

Revisar los controles establecidos para asegurar que la información es exacta, íntegra y oportuna

Auditoria de gestión

La auditoría de gestión reduce su actividad al área económica − financiera y se introduce en las distintas areas de la organización.

Persigue la utilización económica y eficiente de los recursos.

Promueve mejoras de procedimientos y prácticas de gestión.

Pone énfasis en los controles internos que permitan una mayor fiabilidad de la información como herramienta para gestionar de una manera más eficiente los recursos.

PROCESOS DE ANALISIS Curia Provincial, Economato Provincial –Administración, Obras – Actividades, Comunidades

Del Organigrama de la Congregación:

• Responsabilidades• Funciones• Capacidades• Medios materiales y humanos.

De la gestión de imputs y outputs

• Nivel de eficiencia• Criterios y responsabilidades

Del control interno y de los flujos de información.

PROCESOS DE RESULTADOS

Elaboración de los informes de resultados

Propuestas de mejora en:

• Normas y procedimientos contables y administrativos• Información exacta, íntegra y oportuna• Una mejor utilización de los recursos

Puesta en marcha de las mejoras aprobadas

Revisión. Análisis de resultados, desviaciones, y correcciones

AUDITORIA INTERNA Y DE GESTION

EXPERIENCIAS EN LAS CONGREGACIONES RELIGIOSAS

(UN CASO REAL)

Objeto de análisis

Curia Provincial-

Economato Provincial

1Residencia de Ancianos

25Comunidades

2Centros asistenciales

9Colegios

DEL ORGANIGRAMA DE LA CONGREGACION

Están definidas las responsabilidades y funciones

La capacitación para el desarrollo de las actividades sociales y educativas.

Los medios materiales son insuficientes.

Existe una carencia importante de medios humanos entre los miembros de las Comunidades Religiosas, siendo responsables de las actividades u obras personas de edad avanzada.

En los casos donde es posible se están sustituyendo religiosos por seglares

• DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION

Comunidad y/oObra/ Actividad

•Es la responsable de la administración.•Del procesamiento de la información Contable.•De la fiabilidad e integridad de la información.•Del archivo de la documentación.

Herramientas •Justificantes documentales•Cuentas predefinidas•Manual de instrucciones•Apoyo del Economato

Procesa la información

Archiva los justificantes documentales

Economato / Administración

El economato recoge la información Revisa y corrige

Devuelve la información corregida y cierra el periodo

•En general las tareas administrativas no gustan.

• No hay suficiente conocimiento de la técnica contable.

• Se confunden con facilidad los ingresos y/o gastos con los cobros y/o pagos.

• No se realizan revisiones y comprobaciones por lo que existen partidas no contabilizadas o mal contabilizadas.

•No existen procedimientos para la emisión de pedidos, conformación de albaranes y facturas.

•No existen procedimientos para el control de los precios de compra

DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LAS COMUNIDADES

• La mayoría de los casos es un miembro de la Comunidad religiosa cuya vocación y misión es totalmente distinta.

• Sus conocimientos económicos, financieros y administrativos, salvo excepciones, suelen ser limitados.

• Al ser nombramientos temporales, la formación que llega a adquirir no es suficiente para convertirse en conocedor pleno de las distintas materias que se desarrollan en los Economatos.

• Al rodearse de personal especializado tanto externo como interno el buen funcionamiento de un Economato dependerá de la fiabilidad, entrega, afinidad y honradez de los mismos hacia la Congregación.

DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LOS ECONOMATOS / ADMINISTRACION

En este caso, el responsable (seglar):

– Decide cuando y como se hacen los trabajos.

– La revisión contable se realiza sin el soporte documental.

– El cierre de la información contable lo determina el plazo de presentación del Impuesto de Sociedades.

– La comunicación no es fluída con las Comunidades

– Se consolidan los balances y las cuentas de resultados pero no se hacen los ajustes de consolidación para evitar duplicidades

DEL CONTROL INTERNO Y FLUJOS DE INFORMACION EN LOS ECONOMATOS / ADMINISTRACION

Marca con reconocido prestigio en el mercado pero muy cara para las necesidades de la Congregación.

Rigidez del sistema: No hay posibilidad de modificación del software al estar comercializado por una distribuidora NO FABRICANTE.

Una configuración de comunicaciones entre Comunidades, Obras y Economato Provincial poco práctica y cara.

Exige una carga de trabajo adicional para la obtención de la información.

El trabajo no se realiza en tiempo real

DEL CONTROL INTERNO Y LOS FLUJOS DE INFORMACION.

SOFTWARE DE GESTION Y COMUNICACIONES

AUDITORIA INTERNA. CONCLUSIONES FINALES

La información NO es– Exacta– Integra– Oportuna

No hay normas claras ni procedimientos de trabajo

Falta formación y personal cualificado

AUDITORIA DE GESTION

Análisis de la gestión eficiente de los recursos

Ingresos

Personal

Gastos

Presupuesto

AUDITORIA DE GESTION(conclusiones generales)

Los ingresos disminuyen y los gastos aumentan. No hay conocimientos específicos en la gestión eficiente

de los recursos. La toma de decisiones es lenta. La tradición pesa mucho.

AUDITORIA DE GESTION(Ingresos)

Hay una dependencia muy importante en la Obra Social, Educativa y Pastoral, de las Instituciones Públicas.

En el caso de los Centros Educativos concertados las subvenciones de las Comunidades autónomas no cubre ni siquiera los gastos de funcionamiento.

Hay una dispersión importante en los precios de los servicios que las Congregaciones prestan por ser las Comunidades Religiosas de las mismas relativamente autónomas en su establecimiento.

Hay un sentimiento claro de la necesidad de conseguir nuevas fuentes de financiación pero se desconoce en muchos casos como.

No existen presupuestos de ingresos base cero

AUDITORIA DE GESTION(Gastos)

Cada Comunidad y Obra goza de autonomía suficiente para decidir que compra y a quien compra.

Los precios de las compras y servicios, en general, son superiores a los habituales de mercado. Se compra más caro

No existen procedimientos para la gestión de compras

No Hay presupuestos base cero

NUEVO MODELO DE GESTION

Congregación

Productos y Servicios

Clientes

Competidores

Proveedores

ee

Ento

rno

Genera

l

Macroeconómicos

Jurídicos

PolíticosSocio

culturalesEcológicos

Tecnológicos

Ento

rno

Esp

ecifi

co

Criterios Agentes Liderazgo Política y Estrategia Personal Colaboradores y Recursos Procesos

Criterios Resultados Resultados en los Clientes Resultados en el Personal Resultados en la Sociedad Rendimiento Final de la organización

Modelo EFQM

Liderazgo.- La forma en que la Alta Dirección desarrolla y

facilita que se alcance la misión y la visión, desarrolla los

Valores necesarios para el éxito a largo plazo, los materializa

Mediante acciones y comportamientos adecuados, y se

Compromete personalmente en asegurar que el sistema de

gestión de la organización se desarrolla y se pone en práctica.

Política y Estrategia.- Cómo materializa la organización su misióny visión, mediante una estrategia claramente enfocada hacia losactores, apoyada por políticas, planes, objetivos, metas y procesosadecuados. Cómo se asegura la organización de que la Política y la Estrategia: Están fundamentadas en las necesidades y expectativas,tanto presentes como futuras, de los actores. Se desarrollan, revisan y actualizan. Se comunican y ponen en práctica.

Personal.- Cómo gestiona y desarrolla la organización losconocimientos de la personas que la constituyen y libera todo supotencial, tanto individualmente como en equipo y en el conjuntode la organización. Y cómo planifica estas actividades en apoyo desu política y su estrategia y del eficaz funcionamiento de sus

procesos. .

Colaboradores y Recursos.- Cómo planifica y gestiona laorganización sus colaboradores externos y sus recursos internospara apoyar su política y su estrategia, y el funcionamiento eficazde sus procesos. Cómo se gestionan: Los colaboradores externos. Las finanzas . Los edificios, equipos y materiales. La tecnología. La información y los conocimientos

Procesos Cómo diseña, gestiona, y mejora la organización sus procesos conobjeto de apoyar su política y su estrategia, para generar valor deforma creciente

Resultados en los Clientes Lo que consigue la organización en relación con sus clientes externos. Medidas de

percepciones e indicadores.

Resultados en el Personal Lo que consigue la organización en relación con su personal. Medidas de percepciones e indicadores

Resultados en la Sociedad Lo que consigue la organización en relación con su entorno social local, nacional e internacional . Medidas de percepciones e indicadores

Rendimiento Final de la organización Lo que consigue la organización en relación con su rendimiento final planificado. Resultados clave e indicadores clave

APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)

Plan Estratégico Comunitario y Social:– Comunidades– Pastoral– Educativo– Obras Sociales

Se están llevando a cabo las acciones para que el planestratégico arriba señalado, bajo la misión, visión y carisma dela Congregación, tenga el éxito esperado mediante sucompromiso personal en el desarrollo, comunicación, puestaen práctica y revisión.

APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)

Acciones en el Área Económico-Financiero

– Simplificar los procesos administrativos manuales e informáticos y establecer los mecanismos para contar con una información exacta, integra y oportuna.

– Centralización de proveedores para la reducción de los gastos por compras y servicios.

– Establecimiento de los precios desde el punto de vista de la unidad para los distintos servicios y actividades que presta la Congregación.

APLICACIÓN DEL MODELO(desarrollo actual)

– Implantación de los presupuestos base cero

– Formación específica económico-financiera-administrativa-contable

– Implantación de las auditorias internas y de gestión, así como de los procedimientos y procesos necesarios.

Acciones en el ámbito de Recursos Humanos:– Incorporación paulatina de seglares afines a la misión,

visión y carisma de la Congregación con la formación necesaria para el trabajo a realizar y con la entrega, eficiencia y honradez necesarias para el éxito del plan estratégico institucional.

EJEMPLOS

HOJA DE CALCULOCONTABILIDAD COMUNIDADES

Fecha factura

Día

cobr

o /

pago Nº Ref.

clave gasto / ingreso

clave prov

/clienteDescripción Importe Concepto contable E/S Entradas Salidas Saldo

CCC Gasto / Ingreso

CCC Proveedor / Cliente

Saldo inicial del mes 60.737,11 60.737,11

11-01-12 11-01-12 5 212 Devolución SERAS recetas Farmacia 20,34 Devolución seras e 20,34 60.757,45 75100000002

16-01-12 16-01-12 6 8 32 Alimentación Peñasanta 46,43 Gastos Alimentación s 46,43 60.711,02 60030000000 41002130065

17-01-12 17-01-12 7 95 1 Suscripción Revista Ecclesia 86,50Libros, documentac.y

suscripcioness 86,50 60.624,52 62900000004 41002130000

17-01-12 17-01-12 8 163 1 Para gastos de Comunidad 1.500,00Salida de banco para lacaja

S 1.500,00 59.124,52 55000000000 41002130000

19-01-12 19-01-12 9 201 diferencia entre la inflación real y la prevista 149,80 Pensiones de vejez e 149,80 59.274,32 70000000001

19-01-12 19-01-12 10 201 diferencia entre la inflación real y la prevista 158,20 Pensiones de vejez e 158,20 59.432,52 70000000001

19-01-12 19-01-12 11 101 5 ADSL Net-LAN 36,83 Teléfono, fax e internet s 36,83 59.395,69 62800000002 41002130004

19-01-12 19-01-12 12 101 5 Internet 74,63 Teléfono, fax e internet s 74,63 59.321,06 62800000002 41002130004

19-01-12 19-01-12 13 101 5 Teléfono 305,22 Teléfono, fax e internet s 305,22 59.015,84 62800000002 41002130004