Las compras

INTEGRANTES:

C A M P O S C A M P O S , K i a r a X .

C O R O N E L U R I A R T E , D i a l e n y .

J U L C A R E Q U E J O , M i c h a e l .

P E R C I A L D E L A C R U Z , H e n r y .

PRESENTACI N

En el siguiente trabajo hecho por alumnos del IV ciclo de Administracin, Por

ello, han sido estudiados desde diferentes puntos de vista, como son su

implantacin y los factores que en ellos pueden influir, as como los efectos que

pueden tener en la empresa, Las compras pues siempre son importantes saber

cmo debemos y como invertir el dinero de la empresa en las compras

peridicas que se hacen. A continuacin veremos el tema LAS COMPRAS

Las compras I. Generalidades sobre compras.

En cualquier transaccin comercial, siempre hay un comprador y un vendedor. Por lo

tanto la compra es una actividad logstica bsica. Altamente refinada y especializada,

en cualquier economa, en razn que el comprador precisa de ciertas mercancas y

materiales, para satisfacer las necesidades de la empresa.

Comprador y vendedor, negocian un precio mutuamente satisfactorio, y as se cierra el

trato.

Esta tarea es asignada a especialistas, que poseen autoridad para seleccionar

proveedores y autorizar la entrega pendiente, de fondos de la compaa (empresa).

Para el, encontrar el mejor precio que constantemente est buscando, implica mucho

ms que la simple eleccin del precio ms bajo. Adems al seleccionar un proveedor y

negociar un precio, el comprador.

Satisfacer a las necesidades de la empresa y los estndares de calidad.

Llegar a la planta a tiempo, para hacer frente a los programas de produccin

o comercializacin.

Podr autorizar su almacenamiento en cantidades suficientes, para hacer

frente a las exigencias de fabricacin, sin causar excesivos gastos de

almacenamiento.

Una compra particular, puede ser desde muy simple, hasta altamente compleja, ya

que no es lo mismo adquirir una unidad electrnica para un cohete espacial, (que

representa un problema mayor, de ingeniera avanzada), que el problema que podra

generar al comprador al adquirir fuel ol que es un producto estndar, con

especificaciones bsicas.

Esto quiere decir, que las compras ms complejas, requieren obviamente de

compradores ms expertos, que sean capaces de poner en prctica, en forma

exagerada las normas de compra que para dicho efecto se formulen.

John H. Hill, presidente de la Air Reduction Company Inc, de los EE.UU expuso: la

compra ha sido tradicionalmente considerada como una actividad de servicio, un lugar

donde el dinero es gastado, no generado desarrollos recientes han hecho que este

punto de vista tambalee. Comprar bien, es esencial para la obtencin de buenos

beneficios. La diferencia entre comprar bien y compra mal, puede ser la diferencia

entre sobresalientes resultados y mediocres actuaciones. Departamentos de compras

especializados, han demostrado que una obtencin experta, puede reducir el costo

total de los bienes comprados, entre un 5% y un 10%.

El constante crecimiento de las empresas en los ltimos aos, ha querido que las

estructuras de manejo de materiales, se tecnifique, y tambin se mecanice a base de

una planificacin cuidadosamente elaborada, a fin que se pueda responder

eficientemente a las exigencias operativas.

Pero, no solo debe responder a las exigencias citadas, sino que debe tener en cuenta

el aspecto econmico y financiero por un lado, y por otro, en la mayora de los casos,

la disponibilidad de los materiales en el mercado.

Es por esto, que no solo debe desarrollarse las tcnicas, los sistemas y la

mecanizacin, sino el elemento humano, que actualmente requiere un alto grado de

preparacin, perfeccionamiento y profesionalizacin. El gasto que esto ocasione no

debe considerarse como tal, sino como una inversin, pues las gestiones acertadas,

conllevan directamente a obtener resultados halagadores en el aspecto econmico de

la empresa.

II. DEFINICIN

Las compras no vienen a ser ms que las que las actividades debidamente

organizadas, mediante las cuales se materializan las necesidades de abastecimiento

de una empresa. Es la forma como se concretizan las adquisiciones de

aprovisionamiento para la empresa.

Tambin puede definirse, como la accin de obtencin de materiales, servicio,

herramienta, equipo, etc. De la calidad conveniente, en adecuada cantidad, a precio

razonable, en el momento preciso y de la fuente de aprovisionamiento ms

conveniente. Es decir es la obtencin del mayor valor total. (Calidad, cantidad, precio,

tiempo y proveedor) al menor precio.

De estas definiciones se desprende que la relacin entre las compras y el

abastecimiento, es intima, razn por la cual se considera a las compras como una de

las actividades propias de la funcin logstica de abastecimiento.

III. OBJETIVOS

3.1. Objetivos generales.

Cada empresa al establecer, su plan de organizacin, deber fijar un criterio, respecto

a la forma como debe efectuar las compras de toda clase. El criterio imperante

moderno, es que corresponde al departamento de compras, efectuar todas las

adquisiciones de la empresa, sin excepcin de ninguna clase, ya que esta

centralizacin tiene las ventajas siguientes.

Unidad de criterio referente a las relaciones con los proveedores.

Posibilidad de obtener bonificaciones especiales por cifra de consumo.

Mayor factibilidad de control por parte de las gerencias.

Evita innecesarias adquisiciones por otras secciones de la empresa, etc.

Entonces, se puede decir que las compras tienen como objeto general, realizar las

adquisiciones de materiales, en cantidad necesaria y econmica, de la calidad

adecuada al uso al cual se va destinar, en el momento oportuno y al precio total ms

conveniente. Es decir, es la operacin mediante la cual se suministra en las mejores

condiciones posibles, en todas las dependencias de la empresa, maquinas, materiales,

productos semielaborados, accesorios, bienes de consumo, herramientas y servicio,

que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administracin de la empresa ha

definido.

En este sentido es pertinente analizar los aspectos relacionados de la administracin

de compras, con un principal enfoque hacia la poltica fundamental de la empresa,

informando sobre los mtodos de control y la medicin de los rendimientos.

3.2. Objetivo de la actividad de compras.

Los objetivos especficos de esta actividad podran ser:

Mantener la continuidad de los abastecimientos, mejorando el servicio de los

usuarios.

Pagar precios justos, pero razonablemente bajos, por los productos de calidad

adecuada, buscando que reducir los costos de compras.

Mantener existencias econmicamente compatibles con la seguridad, sin

prejuicios para la empresa.

Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc. Buscando la calidad

adecuada, aunque no siempre la mejor.

Buscar fuentes de suministro, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales. Hacer una seleccin cientfica de proveedores.

Mantener costos bajos en el departamento. Compatible con la calidad y

servicios que se requieren.

Estudiar e investigar nuevos procedimientos, para reducir papeleo, trmite de

gestiones y reducir el tiempo de espera interno.

Preocuparse por la permanente capacitacin de personal.

Mantener informado al gerente logstico o gerente general de la empresa,

sobre la marcha del departamento.

Mantener la posicin competitiva de la empresa.

IV. IMPORTANCIA.

Desde tiempos ignotos, existe el comercio, en donde tanto como comprar y vender son

actividades complementarias. As, lo vemos en forma de trueque, donde se aprecia

una operacin de compra-venta, pues entre ambos existe reciprocidad, dndole mayor

nfasis inicialmente, a la accin de vender que a la de comprar.

En la poca de la era industrial, cuando se empieza a valorar la verdadera dimensin

de la accin de compras, ya que forma parte preponderante del proceso productivo,

donde se requiere compra materiales para transformarlo en productos terminados para

la venta. As es como nace la ciencia o tcnica, con el inters suficiente para estudiar y

aplicar ms cientficamente las compras, puesto que su incidencia econmica en una

empresa, es gravitante. Como servicio que debe brindar al rea productora,

coordinando con todos los entes empresariales para beneficio de la entidad, ha

evolucionado, de una simple actividad de servicio, a un ente de capital importante.

Posteriormente, al apreciarse que no solo produccin requera de compras, sino que

las otras dependencias necesitan adquisiciones para desenvolverse, se sigue

considerando a compras como una necesidad, pero el comprador acta en provecho

general, constituyendo un servicio que facilite los medios para que todas las

dependencia de la empresa, realicen su trabajo. De esta manera, compras ha

evolucionado de una simple actividad de servicio en provecho de produccin, para

convertir en parte del equipo dirigente.

Es as que actualmente se necesita que el comprador, no solamente sea un hombre

de gran instruccin u olfato en los negocios, sino que debe tener preparacin cientfica

para que su gestin sea eficiente, ms aun en los pases en donde la realidad

econmica es difcil, inestable, de incontrolable inflacin y de recesin, donde se

necesita las decisiones oportunas y eficientes.

En resumen, la importancia de las compras, como proceso nacional, radica en que

permite.

Asegurar el ptimo flujo de adquisicin de bienes materiales.

Determinar considerables economas que son necesarias para alcanzar el

objetivo de la empresa.

Asegurar cantidades mnimas y mximas para el desenvolvimiento normal de

la empresa.

No es posible hacer ventas apropiadas y competitivas, si los materiales

adquiridos para la fabricacin, tienen costos desproporcionados.

V. RESPONSABILIDAD DE COMPRAS.

En cualquier, empresa el comprador es una figura central, que compra con un

conocimiento directo del mercado al cual sirve su empresa. Si se tiene en cuenta que

compras responde a una necesidad, es lgico que ella debe ser autorizada ya sea

formal o tcitamente.

Dicha autorizacin, constituye una limitacin para el elemento de compras, que le hace

compartir muchas veces, la responsabilidad inherente a la adquisicin que realiza. Es

conveniente determinar exactamente los lmites de la responsabilidad individual y de la

responsabilidad mancomunada, en las adquisiciones que se efectan, y por ello

debemos tener presente, que en relacin con la calidad, tipo, pruebas a las que debe

ser sometida, anlisis de sus propiedades, etc. De los materiales, la responsabilidad

es compartida entre el usuario, (quien es el responsable de especificar lo que desea y

el uso al que destine el material), y el comprador que se responsabilizara de la

seleccin del proveedor y de la fuente donde lo adquirir, en forma tal que resulte

ventajosa para la empresa.

Los directivos de la empresa, son los que deben determinar, la responsabilidad que

incumbe al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones,

por consiguiente, hay que tener en cuenta que dicha autorizacin puede darse para.

a) La fabricacin para un periodo determinado.

b) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.

c) Una orden de compra especifica.

d) La adquisicin de determinado material, que debe tenerse en existencia,

(mantenimiento de stock)

e) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Cualquiera de estas formas de autorizacin podr ser utilizada por los directivos, para

que compras ejecute su funcin sin mayores dificultades, en provecho de la empresa y

asumiendo la responsabilidad que compete. Los directivos, al delegar las tareas o

funciones, otorgan la autoridad proporcional a la responsabilidad y la capacidad que

para afrontarla tiene el comprador.

El alcance de la autoridad en cualquier caso, es determinado por la direccin, quien

deber evaluar las responsabilidades y la capacidad que se requiere para hacerle

frente. De acuerdo a estos dos aspectos, es que la direccin actuara, pero

principalmente tendr en cuenta, el relativo a la responsabilidad, ya que si se carece

de capacidad para afrontarla, es muy sencillo prescindir del comprador o restringir sus

actividades al mnimo.

Todo esto nos demuestra que el alcance de la funcin de compras, verdaderamente

es muy amplio. Cubre todos los aspectos inimaginables del flujo de materiales

comprados; esta teora desde preparar el pedido y expedir rdenes de compra, hasta

obtener el material y distribuirlo entre las dependencias que van a utilizarlos, o

internarlos en el almacn.

Sin embargo, a menudo se imponen grandes limitaciones a las autoridades del

departamento de compras, que le impiden abarcar todo el alcance de su funcin. Un

principio administrativo aceptado, es que, para ser responsable debe tener autoridad.

Esta teora causara mucha frustracin si el ejecutivo de compras, supone que tiene

autoridad sobre todas las partes de la actividad de compras. En realidad, ni el, ni la

mayora de los jefes, tienen autoridad absoluta. La administracin de una funcin

determinada, depende normalmente de otros sectores de la empresa. Por

consiguiente, el termino responsabilidad es quiz el ms apropiado, puesto que denota

la obligacin de responder por los resultados tanto de la accin, como de la labor.

De cualquier manera, la responsabilidad del ejecutivo de compras, como parte de la

alta administracin, lleva aparejada la necesidad de coordinar sus actividades con las

de otros departamentos.

Pero actualmente en la prctica del control cientfico, es el gerente de abastecimiento,

el que debe de adoptar dos tipos de decisiones para determinar el volumen de

existencias:

a) Debe decidir cundo efectuar nuevos pedidos para restablecer su nivel de

consumo y reemplazo (u operativo) sin que se agoten las existencias.

b) Debe decidir tambin que cantidad (cuanto), pedir. Esto en realidad es un

problema que debe resolverlo en coordinacin con el ente econmico de la

empresa.

En consecuencia, para que el ejecutivo de compras pueda trabajar eficientemente,

tiene que ser un coordinador que represente los intereses de su empresa, que respete

las responsabilidades, opiniones o ideas de otras funciones y que presente un frente

unificado, al tratar con los proveedores externos. A menudo tiene que ser el rbitro,

entre ingenieros de los que proveen y los tcnicos de su propia empresa. Esta bajo el

fuego cruzado de muchas partes en pugna. Tiene que obtener el mximo de valor en

los bienes comprados al mismo costo, y al mismo tiempo, conservar bajas existencias,

a fin de mantener o lograr rotacin, pero teniendo siempre el material listo para uso de

produccin. Se requiere un equilibrio de estos requisitos, que son muchas veces

opuestos, para lograr el xito de la eficiencia.

En relacin a las responsabilidades que se podran asignar a un departamento de

compras, bsicamente serian estas:

Coordinar la programacin (clculo de necesidades), de las adquisiciones, con

lo que este programad como requerimiento.

En coordinacin con el rea financiera, administrar el capital necesario para las

adquisiciones, relacionadas con la fijacin de montos, formas de financiamiento

y cronogramas de pago.

Ser eficiente y cumplir todas las etapas de compras, es decir, la gestin misma.

Elegir las especificaciones que a su criterio, atraern a los clientes,

especialmente en los productos empaquetados (alimentos, bebidas, tabaco,

prendas de vestir, etc.)

Nunca hasta ahora fue tan imperiosa la necesidad de una administracin de compras,

realmente creativa.

VI. ACTIVIDADES Y COORDINACIONES.

Uno del aspecto en que se basa la organizacin de un ente cualquiera, es la

determinacin de las actividades que habr que realizar para lograr el objetivo que se

le asigne.

Conociendo la finalidad y objetivo de la empresa, se indica a continuacin las

necesidades para lograrlo y que se refieren a:

6.1. Informacin:

Su objetivo es la recoleccin de informacin bsica, que permita conocer con

anticipacin y claridad.

1) Obtencin de datos sobre compras, precios, vendedores, etc.

2) Obtencin de datos sobre existencias y consumos.

3) Especificaciones sobre artculos o productos.

4) Especificaciones sobre catlogos y fechas en que se necesitan.

6.2. Investigacin.

Su objetivo es buscar y analizar comparativamente.

1) Estado de materiales y mercados.

2) Anlisis de costos.

3) Investigacin y desarrollo sobre fuentes de aprovisionamiento.

4) Determinacin de materiales y fuentes de suministros secundario.

6.3. Funcionamiento:

Su objetivo es la colocacin oportuna de la orden de compras, que permita la:

1) Comprobacin de pedidos

2) Obtencin y anlisis de cotizaciones o proformas.

3) Determinacin de la programacin y la forma de compras.

4) Entrevista con los proveedores o vendedores.

5) Negociacin de contratos y comprobacin de sus requisitos legales.

6) Expedicin de rdenes de compras.

7) Vigilancia de la puntualidad de las entradas.

8) Comprobacin de los materiales en la recepcin.

9) Verificacin de las facturas para su cancelacin.

10) Intercambio de correspondencia con los proveedores.

11) Conservacin de ajustes con los proveedores.

12) Redaccin de informes.

6.4. Auxiliares.

Su objetivo es apoyar o completar la gestin de compras, por medio de:

1) Procedimiento de oficinas.

2) Determinacin de si se fabricara o se comprara.

3) Estandarizacin y simplificacin.

4) Sustitucin de materiales.

5) Ensayos y pruebas de artculos nuevos.

6) Presupuesto de adquisiciones.

7) Control de existencias( inventario de materiales)

8) Poltica comercial.

6.5. Actividades afines.

Puede ser asignada al elemento de compras:

1) Direccin de almacenes.

2) Direccin de transporte.

3) Seguros.

4) Contabilidad de materiales.

5) Recuperacin de materiales.

6.6. De coordinacin.

Una de sus actividades ms importantes, es la de coordinacin permanente con

diferentes entes. Tanto en el interior como fuera de la empresa, como por ejemplo:

Con economa y finanzas(o contabilidad)

Programa de compromiso de gastos.

Conjunto de los pagos con los recursos de tesorera.

Determinacin de las condiciones de pago y de las modalidades de compra.

Mejor control presupuestal y de costo de materiales.

A travs del parte diario del almacn se conocen los saldos disponibles y

regula el gasto.

Administrar con datos confiables, los registros contables.

Rpido pago de las facturas de los proveedores y de su contabilizacin.

Con marketing o comercializacin.

Intercambio de informaciones complementarias sobre mercado de consumo y

de aprovisionamiento.

Pronostico de ventas.

Problemas de reciprocidad referente a proveedores, calidades, precios, etc.

Solicitudes de cambios en las entregas y produccin.

Con almacenes (abastecimiento)

Suministro por compras, de las informaciones sobre los pedidos en curso,

sobre demoras de los suministros (proveedores)

Informacin sobre costos de posesin.

Medidas tomadas para asegurar la rotacin de stock.

Calendario de suministros continuos.

Forma de dar un mejor servicio a los usuarios.

Contribuir al mejor control organizado en los artculos y reducir el papeleo.

Con mantenimiento.

Polticas de piezas de sustitucin, equivalente y/o reemplazo.

Modalidad administrativa del arreglo de averas.

Procurar mejorar el control de los costos de mantenimiento.

Con oficina de investigacin, proyectos y desarrollo.

Informacin de costos.

Participacin de operaciones de anlisis de los valores.

Tendencia a nuevos proyectos.

Espacios disponibles de almacenamiento, de acuerdo al volumen por comprar.

Niveles mnimo y mximo de los artculos, existencias, etc.

Con asesora legal (jurdica)

Consejos para redaccin y revisin de clusula de los contratos.

Tratamiento de los litigios graves.

Consultas sobre concursos de precios y/o licitaciones.

Con personal (relaciones industriales)

Calificacin y seleccin del personal, para el departamento de compras.

Condiciones de contratacin.

Perfeccionamiento y capacitacin de los compradores.

Formacin, conduccin de cursos de actualizacin y/o perfeccionamiento.

Con produccin.

Nuevos materiales y suministros que sustituyan con ventaja a los empleados.

Cuanto y cuando producir.

Nuevos productos a fabricar o vender.

Planeamiento de la produccin y fijacin de las normas y/o polticas a seguir.

(ya que en gran medida trabaja para produccin).

Con entidades externas: pblicas o privadas, nacionales o extranjeras.

Acciones de seguimiento en cualquier etapa.

Pago de facturas de los proveedores.

Cualquier actividad relacionada con compras.

VII. FUNCIONES Y DEBERES

a) Funciones

Las actividades que se han enumerado y determinado anteriormente, al ser agrupadas

segn su afinidad para ejecutarlas permitirn establecer los elementos con que deben

contar compras, dentro de una empresa, y por consiguiente, ayudara a determinar

cules sern las funciones que les compete, en la realizacin de sus trabajos, para

alcanzar el objetivo de grupo.

Las funciones que se deben consignar, a sus elementos componentes, se refiere a:

1. Compras a pedidos:

A esta seccin llegaban todos los pedidos de compras formulados por las distintas

dependencias de la empresa y con ello se inicia el trmite de compras a fin de:

Recibir los pedidos de compras y solicitar las cotizaciones, evalundolas.

Verificar para comprobar si es que se hallan dentro de los planes, o si se

requiere de una autorizacin superior.

En este ltimo caso, someter a consideracin del jefe del dpto. para que este

autorice segn sus facultades o para que recabe la autorizacin del escaln

superior que corresponda (GERENTE LOGISTICO, GERENTE GENERAL,

ETC).

Establecer los contactos necesarios, para efectuar las compras de los artculos

que se les solicite, obteniendo y teniendo en cuenta, las especificaciones sobre

calidad, as como preocupndose por el costo de los artculos:

Se debe programar tambin, las compras y entregas, de acuerdo a las

necesidades de la empresa, estableciendo contacto con los proveedores e

informando sobre los resultados de sus gestiones.

Realizar directamente las compras, hasta determinando el monto.

Verificar el cumplimiento de las rdenes de compras(O/C). En cuanto a los

plazos de entrega, y formular las reclamaciones que sean menester.

2. Seguimiento y contactos:

Tiene la finalidad de informar sobre la situacin de los pedidos, a fin de que se cumplan los

estipulados en las rdenes de compra, para lo cual se debe:

Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los materiales o

servicios solicitados.

Mantener correspondencia a comunicacin con los proveedores, para estar

informados sobre la obtencin de los pedidos.

En lo relativo a contratos, es conveniente anotar que todas las adquisiciones se resuelven

simplemente con la emisin de la O/C respectiva, algunas requieren la formulacin y firma de

contratos con los proveedores a fabricantes, en estas situaciones, interviene en la preparacin

de los convenios o contratos. Por la especializacin que requiere esta tarea, es preciso

encomendarla a una oficina con personal experto a mantener una estrecha coordinacin con

el dpto. Legal.

3. Oficina(Trmite documentario)

Trabaja coordinadamente con seguimiento, para:

- Recepcionar y archivar todos los documentos que ingresan o salen del

departamento.

- Confeccionar los documentos pertinentes a Compras, desde la cotizacin hasta los

informes que debern emitirse.

4. Registros y archivos

En esta seccin se lleva los ficheros de los proveedores y productores, a fin de

contar con los datos necesarios quien permitir realizar compras con mayor

eficiencia. Actualmente se computariza esta informacin.

Comprende la realizacin de las funciones siguientes:

a. Llevar los registros de control, tanto de proveedores, como de

materiales mantenindolos al da, para poder proporcionar informes

sobre ellos, cuando sean solicitados.

b. Archivar los documentos de entrada y de salida, as como de los

registros y especificaciones sobre compras anteriores.

c. As mismo, archivar los catlogos que sobre los materiales existen en la

empresa.

5. Investigaciones(o estudios de mercados y planes)

A. Practicar los estudios y anlisis requeridos para la bsqueda de nuevos

productos proveedores de utilizacin posible, a fin de que sus ficheros

ofrezcan la mxima informacin posible.

B. Realizar los estudios de investigacin sobre materiales, mercados

actuales y futuros, sustitutos a emplear, clculos de costos, fuentes de

aprovisionamiento, etc.

C. Interviene en la preparacin de los planes y presupuestos para la

realizacin de las adquisiciones de acuerdo a la situacin del mercado,

la poltica de produccin o ventas.

6. Recepcin y facturacin

A. Coordinar y tramitar de los proveedores para su cancelacin, previa

verificacin que lo entregado est de acuerdo con lo solicitado y lo

facturado. Por eso las facturas a cancelar deben estar acompaadas

con copia de la O/C o pedidos y la gua de entrada (o entrega).

B. Visar las facturas de los proveedores para su cancelacin, previa

verificacin que lo entregado est de acuerdo con lo solicitado y lo

facturado. Por eso las facturas o cancelar debe estar acompaadas con

copia de la 0/C o pedido y la gua de entrada (o entrega).

7. Jefatura

A. Para completar las funciones de la empresa compradora, hay

necesidad de que todos los elementos que la componen, sean dirigidos

por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija y a quienes se les

responsabilizara de organizar, dirigir y controlar las dependencias a sus

rdenes, actuando como jefe nico de su personal:

formar sus cuadros y preocuparse por el mantenimiento del

personal a sus rdenes.

Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados.

Teniendo en cuenta la economa de la empresa y las

necesidades de los usuarios.

Llevar adelante el programa de adquisiciones, sin demoras ni

interrupciones.

Mantener a crear reputacin de integridad y correccin en su

trato y negocio con los proveedores. Esta reputacin trasciende

en su empresa.

Asesorar a los directivos, en relacin con los presupuesto de

adquisiciones y en todas la actividades relacionadas con su

dependencia.

Coordinar su accin con otras dependencias, especialmente con

almacenes.

Evaluar su dependencia para determinar su rendimiento.

Normar y conducir el proceso de adquisiciones.

B. DEBERES

La determinacin de las actividades y funciones concernientes a las compras, permite

establecer lmites precisos sobre la autoridad y responsabilidades que le corresponda

y que deban ser conocidas y respetadas por todas las dependencias que conforman la

empresa:

Son deberes de compras.

Localizar y seleccionar a los proveedores.

Abastecer a la empresa con materiales y servicios.

Realizar los contactos con los proveedores y sus

representantes.

Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades

reales.

Sugerir modificaciones en la calidad, sustituciones de artculos,

modificaciones en la cantidad, etc. Visando la economa de la

empresa

VIII. ORGANIZACIN DE COMPRAS

La eficiencia de las compras, presupone la existencia de un elemento organizado,

encargado de realizarlo. Esto significa que toda empresa debe organizar sus compras,

o lo que es lo mismo, establecer un objetivo de acuerdo a l, para determinar las

actividades a fines o similares que deben agruparse, a fin de asignarlas a una

dependencia, donde se establecer quien o quienes la desempearan, designando un

jefe que dirija y controle su accin: al mismo tiempo, debe drsele la autoridad y

asignrsele la responsabilidad que necesite, para desempear sin tropiezos sus

funciones, en provecho de la empresa.

Es evidente que las adquisiciones deben estar de acuerdo con los planes adoptados

para la venta, pues de lo contrario. Las existencias sern excesivas, insuficientes o

inadecuadas, con respecto a las necesidades de la empresa. Si por ejemplo. Se trata

de una empresa industrial, las compras tendrn que realizarse en armona con la

produccin y esta vez, debe subordinarse a la capacidad de la absorcin del mercado,

o dicho de otra manera, a las posibilidades de venta.

Todos los aspectos indicados, deben contemplarse en relacin con la magnitud de la

empresa, con las necesidades y con la cantidad de artculos por comprar. A mayor

dimensin de la empresa y con la cantidad de artculos por comprar. A mayor

dimensin de la empresa, mayor ser la dimensin del elemento comprador; en la

misma forma, a mayor cantidad y variedad de los artculos que se requieran, mayor

ser las necesidades de especializacin y ms compleja de la organizacin de la

dependencia que esta labor.

Sin embargo, cualquiera que sea la magnitud del elemento compras, siempre debe

aplicarse los principios de direccin, y al aplicarlo, hay que tener en cuenta, el nivel

que dentro de la organizacin ocupa la dependencia, as como su reorganizacin

interna.

Las compras pueden ser efectuadas, ya sea por un agente comprador o por

dependencias con elementos especializados, que se encargan de realizar las

actividades inherentes a las adquisiciones de materiales, dependiendo esto, como se

ha manifestado, de la magnitud de la empresa de la cantidad de artculos que se

necesitan, o de la especializacin que requiera su adquisicin.

Actualmente las empresas se encargan con la organizacin centralizacin de un solo

ente, por las evidentes ventajas que significa, como.

La especializacin que se logra de mayor seguridad e idoneidad:

Disminuye el costo administrativo de las compras:

Puede realizarse en grandes cantidades, en mejores condiciones para la

empresa.

Este elemento de compras, normalmente es dependiente de la gerencia de

abastecimiento, lo que se considera muy conveniente, porque es una forma de

armonizar mejor las coordinaciones necesarias, cuando tenga que formularse el plan

de adquisiciones. La figura 40 muestra lo que poda ser una dependencia de compras.

En general este esquema que se presenta, puede sufrir importantes modificaciones,

pudiendo inclusive constituirse en una gerencia separada, para que trabaje al mismo

nivel que la gerencia de abastecimiento.

Pero adems como se sabe, un ejecutivo de compras, supervisa la realizacin de

muchas tareas de rutina, en el funcionamiento cotidiano del dpto. Existen ciertas

tareas y actividades que son comunes a todos los departamentos de compras y que

consisten en las ocupaciones habituales que cumple el personal de oficinistas. Estos

subordinados, por ejemplo, necesitan saber que se espera de ellos, y el mejor mtodo

para darles esta informacin es confeccionado la(s) hoja(s) en donde se incluyan sus

funciones Qu hacer? Las que formaran parte del Manual de Organizacin y

Funciones de la empresa.

Por otra parte, se debe redactar el documento que corresponda el manual de

procedimientos, (o POV), donde se describe detalladamente los procedimientos

normales a seguir para cumplir cada uno de los que incluidos en el MOF, describiendo

detalladamente el cundo, donde, registros, datos estadsticos, procedimientos de

pedidos, etc., que son cuestiones de tramite corriente.

Como estas tareas defieren segn las empresas, no se dan instrucciones tpicas;

basta con decir que deben ser claras y consecuentes, y que quienes realicen la labor,

deben recibir un ejemplar de este manual, para aplicarlo de la manera descrita. En el

tomo III se incluye del procedimiento de compras locales y otro de procedimientos para

compras exterior.

IX. EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS

a) Generalidades:

El sistema de informacin en el proceso de compras, es un conjunto de hechos,

relacionados con la recopilacin, clasificacin, procesamiento, anlisis e interpretacin

de datos, que sirven de instrumento bsico para la previsin de recursos materiales

y/o servicios no personales, en condiciones de oportunidad, calidad, precio y cantidad

ms razonable, de tal manera que satisfaga eficientemente las necesidades del

usuario.

El objetivo buscado es lograr un sistema de informacin suficiente, oportuna y

confiable, para la toma de decisiones, que permita cumplir con eficiencia el

proceso de las adquisiciones en el abastecimiento de bienes y servicios no

personales que se requiere en la administracin (pblica o privada).

La finalidad que se busca es:

Obtener un eficaz sistema de informacin, que permita localizar y

seleccionar las fuentes de suministro y/o servicios que se necesitan.

Permitir estar suficientemente informado en cuanto a la oferta,

demanda, precios de dichos bienes que se desean adquirir.

Conocer en sus menores detalles, las operaciones que se llevaran a

cabo en la empresa, procurando que los materiales o servicios sean

necesarios.

Procesar las solicitudes de compras o requerimientos de las diferentes

dependencias de la empresa.

Procesar las cotizaciones, presupuestos, precios, condiciones de pago

y de entrega.

Determinar y/u otorgar la buena pro, emitiendo las o/c y remitiendo a los

proveedores favorecidos, de acuerdo a las solicitudes de cotizacin o

licitaciones ms convenientes.

Verificar el cumplimiento de dichas rdenes, con relacin a los plazos

de entrega y permitir efectuar las recomendaciones que sean

necesarias para su cumplimiento.

Permitir llevar un registro de proveedores, cotizaciones y precios, etc.

Para realizar con rapidez, eficiencia y eficacia, las compras.

Mantener un registro de rdenes de compras emitidas, de igual modo

que un archivo o registro de guas de internamiento.

Permitir confeccionar cualquier tipo de informe, que lleve a visualizar la

marcha de la organizacin y administracin del dpto. de compras.

b) Importancia:

La importancia de disear un sistema de informacin, radica en sus

necesidades que se utilizada o aplicada en todo tipo de empresas, tanto

pblicas como privadas, y a nivel nacional, ya que permitir:

Asegurar un ptimo flujo de adquisiciones de bienes materiales y/o

servicios, de calidad eficiente, que asegure un desarrollo mximo de

rendimiento.

Ayudar a determinar considerablemente, cierto grado de economa,

para alcanzar el objetivo de la entidad.

Asegurar las cantidades mximas y mnimas necesarias de existencias

posibles, para la buena, marcha de desarrollo de las actividades de

gestin y control de stock de almacn.

c) Requerimientos bsicos de informacin:

La informacin estadstica necesaria, podemos resumirla en las siguientes

tabulaciones bsicas:

Consumo o uso de bienes y/o servicios no personales, en unidades fsicas

o monetarias, determinadas por pliegos, programas, subprograma,

proyectos y regiones segn proveedores, marchas, tipos o precios.

Determinacin del gasto o bienes y/o servicios, por pliegos, programas,

subprogramas, proyectos y regiones del sector, segn partidas genricas y

especficas.

Determinacin del volumen de bienes y/o servicios solicitados y el volumen

atendido en un sector, segn grupos, clases, tipos de bienes y nmero de

trabajadores.

Determinacin de compras peridicas y excepciones de bienes y/0

servicios de consumo general, comn y especializado.

Determinacin del clculo de tendencia de consumo, por las compras

efectuadas y participacin en la elaboracin del presupuesto de compras.

Conocer en forma real y objetiva, la situacin del patrimonio empresarial, y

a su vez, determinar su renovacin o incremento.

d) Fuentes de informacin

Actualmente, la actividad de compras del sistema de abastecimiento, cuenta con un

considerable volumen de informacin,, que no puede ser explotado, por falta de un

ordenamiento racional, un sistema de clasificacin y codificacin de la informacin, por

lo que se puede desglosar en 2 grandes grupos.

1. Fuentes internas: integrada por toda informacin que directamente se genera

en el interior del dpto. de compras, tales como:

Formularios: solicitud de inscripcin de proveedores, solicitudes de

cotizacin, cuadros comparativos de cotizaciones, ordenes de compras,

guas de internamiento, etc.

Inventarios: de rdenes de compras atendidas, pendientes de atencin

y no atendidas.

Tarjetas: como presupuestos de compras, estados de ejecucin del

presupuesto de compras, etc.

2. Fuentes externas: Integrada por toda informacin que directa o indirectamente

est relacionada con el proceso de adquisiciones, encontrndose dentro de las

principales: directorios industriales y comerciales, sistemas del ITINTEC,

estadstica industrial, ministerio de economa y finanzas (exportacin),

ministerios de industria, comercio, turismo o integracin (registro industrial),

(INEI, instituto nacional de estadstica e informacin), etc.

Sin embargo, en la prctica, estos factores encuentran algunas restricciones,

que limitan su empleo, tales como:

INTERNAS: la falta de apoyo de los ms altos niveles, que limita el empleo de

estos factores, para implementar el tipo adecuado de diseo que se desea; las

consideraciones de organizacin y de poltica, que fijan limites a los objetivos y

modifican cualquier enfoque para el diseo del sistema respectivo; la

disponibilidad de personal adecuado y apto, limita tanto el diseo de la

informacin, como su difusin; el costo, que constituye una importante

limitacin de recursos( hay que comprar el costo con el objetivo).

EXTERNAS: los usuarios, en lo referente a la anotacin de pedidos, la

facturacin y otros sistemas, que tienen que disearse de acuerdo a sus

necesidades; los proveedores, ya que frecuentemente su consulta con ellos

para la adquisicin de bienes; los impuestos que el gobierno impone tienden a

restringir el normal desarrollo del sistema de informacin.

e) Procesos de informacin

Este proceso de desarrollo paralelamente a travs de lo que constituye las etapas

tpicas del proceso de adquisicin, desde su origen hasta su finalizacin. Se incluye

responsabilidades inherentes a las dependencias o personas que intervienen en el

proceso, tales como.

1) Registro de proveedores: la finalidad es la de proporcionar informacin al

organismo competente , respecto de los proveedores debidamente codificados y

clasificados, en funcin a los artculos que suministran, as como los precios y

condiciones que ofrecen. Este registro es generado por el procesamiento y

registro puede realizarse por medio de un procesamiento automtico de datos,

utilizando un computador.

2) Procesamiento de una adquisicin:

Se inicia el procedimiento ajo la forma de una compra programada, no

programada (urgente) y por reposicin de stock, de acuerdo a la poltica de

compra preestablecida del dpto. De compras o por necesidades previstas o

de gestin de almacn.

Toda compra no programada o de reposicin de stock, deber entrar por la

oficina de tramite documentos del dpto. de compras, donde se efectan todos

los registros de control y localizacin posterior.

Determinar qu es lo que hay comprar y cuanto de comprarse.

Hacer un estudio de las condiciones del mercado, para informarse del

momento ms oportuno para hacer las compras.

Determinar y recurrir a las fuentes de abastecimiento en el mercado, nacional

y extranjero, donde se compraran los bienes y/o servicios no personales,

mediante el servicio de informacin que proporcione el registro de

proveedores, catalogo, registro de cotizaciones, etc.

X. Clasificacin de las compras:

a) Por la forma de efectuarlas

1. Compras centralizadas: Se denomina as cuando los requerimientos son

enviados a un organismo denominado Compras, el cual dispone de la

necesaria autoridad para realizar las adquisiciones, preocupndose por

obtener calidad, servicio y buen precio.

2. Compras centralizadas: Cuando existiendo el organismo denominado

Compras, slo ejercita el control, de las adquisiciones, pero stas son

efectuadas por elementos autnomos y cuando cada dependencia realiza

sus propias compras, de acuerdo a sus necesidades.

3. Compras mixtas: Se denomina as, cuando los artculos de uso general,

son adquiridos, unas veces, por cada dependencia; y otras por sus propios

compradores.

b) Por el tipo de mercancas que se adquieren

Materias primas:

Son aquellas materias indispensables para la produccin y que a travs de un

proceso, sufren una trasformacin. Su adquisicin, tiene las caractersticas

siguientes:

a. Consumo constante.

b. Grandes cantidades.

c. Informacin fcil de obtener.

d. Precios segn acuerdo.

e. Ocupan mucho espacio de almacn.

f. El trasporte y manipulacin son muy costosos.

Suministros:

Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservacin de la

empresa. No forma parte del producto, pero siempre requiere para la

produccin. Las caractersticas de su adquisicin son:

a. Se consume en partidas pequeas.

b. Sus precios y descuentos se establecen conforme a tarifas.

c. Ocupan poco espacio en el almacn.

d. Requieren mucho trabajo de oficina, para la variedad.

e. Deben tener especificaciones estndar

Piezas fabricadas:

Son pequeas piezas o herramientas que se adquieren para revender, sus

caractersticas son:

a. Tener margen decisivo de ganancias en reventa.

b. Se obtienen por cotizaciones para conseguir mejor precio.

c. Se adquieren a precios de mayoristas por ser artculos estndar.

d. Su adquisicin est limitada o programa establecidos.

Mquinas y equipos:

Su denominacin es suficiente para saber de quin se trata. Su adquisicin

presenta las siguientes caractersticas:

a. Debe ser aprobada por directivos.

b. Prima en ellas condiciones o caractersticas tcnicas.

c. Sus especificaciones debern ser minuciosos.

d. Deber indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener.

e. La decisin se tomara en conjunto entre el interesado y Compras.

XI. MTODOS DE COMPRAS

Cualquiera que sea Ja compra que se realice, es conveniente adoptar un mtodo

determinado para realizarla. Estos mtodos segn ALFORD pueden ser:

- Segn los factores que intervengan en la determinacin de cundo se

comprar.

- Segn Ja forma de comprar.

a) Segn la determinacin de cundo se comprar; stas pueden ser:

(1) Ajustadas a las necesidades

Son aquellas que se efectan cuando el artculo es necesario. Sus caracters-

ticas son:

Efectuarse nicamente cuando son necesarias;

Son artculos de poca frecuencia de consumo o de necesidades urgentes:

No se mantienen stocks.

Para la aplicacin de este mtodo, los vendedores deben ser proveedores de

confianza, que sean cumplidos y no se aprovechen de la situacin.

(2) Para perodos futuros especficos

Tal como su nombre lo indica es una prctica estndar, donde se trata de

adquirir artculos, para un determinado perodo. Sus caractersticas son:

Ser utilizado, generalmente, para artculos de consumo regular y no en grandes

cantidades;

Que las variaciones de precios de los artculos no sean significativos;

Que el perodo para el cual se compra no sea fijo, sino basado en el control de

existencias y en las variaciones de la fabricacin;

Que la economa que pueda obtenerse, afecte al periodo de compra y al costo

del almacenamiento.

Que la cantidad que se adquiera, abarque el fijado por el programa o plan de

produccin o por el consumo del almacn.

(3) Segn la situacin del mercado

Con este mtodo se trata de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el

mercado. Sus caractersticas son:

Tiene en cuenta el programa de produccin;

Estudia constantemente el mercado para determinar las posibilidades futuras o

las tendencias que se presentan o prevean;

Establece la cantidad por adquirir de acuerdo a la tendencia; si es de alza y el

precio es bajo, cantidad fuerte; si es de baja y el precio es alto, cantidades para

satisfacer las necesidades inmediatas;

Estudia la posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo, con entregas

parciales;

Utiliza el mtodo para artculos cuyo consumo es estable.

La Aplicacin de este mtodo es ventajoso, porque permite obtener grandes

economas y elevadas utilidades sobre todo en compaas de servicio, empresas

ferrocarrileras y algunos de naturaleza fabril. Sin embargo, el comprador no debe

olvidar que necesitar mayores espacios en los almacenes y que existe el peligro de la

obsolescencia, por lo cual deber efectuar estudios del mercado muy minuciosos, ya

que un error de apreciacin en la tendencia puede ser causa de cuantiosas prdidas

para la empresa.

(4) Compras Especulativas

Consiste en adquirir cuando los precios son bajos, la tendencia es alcista y la

idea del comprador es adquirir gran cantidad para revender a mayor precio. Sus

caractersticas son:

Implica un riesgo mayor que el normal;

Su factor principal de utilizacin es la tendencia del precio en el mercado:

Su programa de produccin es de poca importancia sin excluirlo del todo:

No est basado en la demanda del propio negocio, sino en la utilidad que

puede obtenerse;

No es funcin normal de Compras. Debe ser autorizado por el Gerente

Financiero o por los asesores de la empresa;

Compras debe informar sobre los riesgos y ventajas que presente su

aplicacin, indicando su opinin:

Inmoviliza gran cantidad de dinero, pudiendo influir en la falta de capital para

otras adquisiciones del programa de produccin;

Requiere de mucho espacio en el almacn;

Pueden quedar artculos fuera de uso.

b) Segn la forma de comprar

(1) Compra sobre Contrato

Consiste en fijar mediante un contrato, el precio y la o las fechas de entrega de

los materiales adquiridos. Sus caractersticas son:

Ofrece las ventajas de los mtodos indicados en a.(l) y a.(4), sin sus

inconvenientes:

Se aprovechan los precios bajos, escalonando las entregas;

No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo;

Deben tenerse muy en cuenta los puntos a incluir en el contrato y requiere de

asesoramiento legal, para evitar reclamos o rozamiento con los proveedores y

situaciones enojosas en la propia empresa;

Al formular el contrato, hay que tener en cuenta que siempre son por escrito

exponiendo en forma clara, cantidades, especificaciones, precios, condiciones

de pago, plazos de entrega, garantas, etc.

La cantidad debe expresarse de acuerdo a una unidad de medida determinada

Hay que indicar cmo se realizarn las inspecciones 3' por cuenta de quin

corrern los gastos que demanden.

(2) Compras en Partidas Agrupadas

Consiste en agrupar las partidas de aquellos artculos de poca importancia que

en el ao deben ser adquiridos en cantidades reducidas y en los que el costo de

tramitacin, es mayor que el precio del artculo. Con este mtodo se logran hacer

grandes economas, se obtienen precios garantizados por determinado tiempo, se

facilitan las adquisiciones reducidas y se hacen ms atractivas para los proveedores,

se logra la participacin de varios proveedores, con la ventaja de obtener para la

empresa mejores precios, y por ltimo se adquieren con un solo pedido, artculos que

separadamente no justificaran los gastos de tramitacin, por su poco consumo. Al

realizar la agrupacin de los artculos en partidas, hay que poner especia] cuidado en

que cada uno de ellos tenga artculos relacionados, para que su atencin se efecte a

un solo proveedor.

(3) Compras con arreglo a un Programa

Consiste en establecer una relacin con las cantidades aproximadas que se

necesitarn para la ejecucin de un programa determinado y solicitarles cotizaciones a

los proveedores, de manera que estos puedan tomar sus previsiones para cuando se

les solicite el abastecimiento, siempre y cuando tengan la buena pro. Sus

caractersticas son:

Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios;

Es utilizada para los artculos de gran consumo;

Reduce las existencias del almacn, convirtiendo al proveedor en el propio

almacn de la empresa:

Se obtiene artculos de buena calidad, al darle tiempo al proveedor, para

preparar el pedido;

Asegura la llegada de los artculos con oportunidad;

Obtienen costos bajos en la adquisicin;

Reduce las inversiones en existencias:

Asegura al vendedor la salida de sus articules;

Si varan las necesidades o especificaciones, pueden dar lugar a disputas o

malos entendimientos con los vendedores.

XII. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS LOCALES

a) Generalidades

Los procedimientos de compras se refieren a los diferentes pasos u

operaciones que hay que efectuar, para llegar a adquirir los artculos dentro de su

sistema eficiente de tramitacin de las compras, haciendo que dicho trmite sea

fcil, rpido y evite demoras innecesarias.

Los aspectos por cumplir se refieren a ciertas actividades como:

Trato con diferentes personas y dependencias:

Recepcin de requerimientos por diferentes artculos, muchos de los cuales se

hacen en gran cantidad y/o variedad;

Bsqueda de fuentes de aprovisionamiento y contacto con ellos para conseguir

buenos precios;

Contacto con organizaciones que tienen sus propios sistemas y

procedimientos.

Todo esto requiere que se tienda a simplificar los detalles administrativos a

fin de que el comprador no se pierda en ellos, descuidando la parte tcnica y cons-

tructiva de su labor.

b) Trmite de las Compras

El trmite a seguir debe ser fcil, cuyas operaciones den rapidez al sistema.

Con esto se busca obtener uniformidad y simplicidad en las operaciones por reali-

zar, a fin de agilizar el sistema.

Las operaciones que se realizan en toda dependencia de compra son las siguientes:

Definir las necesidades y hacer conocer a Compras (Requerimientos);

Determinar qu y cunto hay que comprar; (Clculo de Necesidades)

Estudiar las condiciones del mercado en funcin de la compra a realizar;

Elegir la fuente de aprovisionamiento; (Proveedor)

Obtener cotizaciones y seleccionar al vendedor;

Confeccionar y remitir el pedido u orden de compras;

Asegurarse del cumplimiento oportuno de los pedidos (Seguimiento);

Intervenir en la recepcin, inspeccin y entrega;

Controlar y visar las facturas;

Informar sobre su funcionamiento.

Estas operaciones constituyen el trmite que se efecta o que debe

efectuarse para realizar una adquisicin y que, regulada y simplificada, evitar

innecesarias prdidas de tiempo que aumentan el costo de la adquisicin.

c) Estudio de las Operaciones para Comprar

(1) Requerimiento o Solicitud de Compras:

Es el documento o formulario por medio del cual quien solicita, hace conocer a

Compras, su necesidad. Por consiguiente, toda adquisicin debe iniciarse con una

solicitud de compras o requerimiento, la cual puede tener dos orgenes.

El almacn o control de inventario, cuando se trata de artculos de stock y ha

llegado ste al punto de pedido, nivel mnimo o punto de reordenamiento.

Cualquier dependencia, para los artculos que se solicitan por primera vez

para las necesidades de un programa o proyecto determinado, en nuevas

lneas de produccin o ventas.

Los datos que deben tener la solicitud y que deben figurar en el formato

preestablecido, son los siguientes:

- Descripcin de l o los artculos por adquirir;

- Cantidad necesaria y unidad de medida.

- Fecha en que deben estar disponibles en el almacn.

- Cuenta a la que se cargar.

- Utilizacin que se dar al artculo;

- Existencias disponibles y consumo pasado y presente;

- Lugar donde debe ser entregado;

- Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones respectivas.

Para que sean llenadas por Compras, se incluirn datos referentes al proveedor,

sobre:

- Nombre y direccin;

- Precio y condiciones de pago

- Formas de embarque y embalaje;

- Peso aproximado;

- Nmero y fecha de pedido;

- Fecha aproximada de entrega, a la cual se compromete el proveedor.

(2) Ruta de la solicitud o requerimiento

Cuando es originada en cualquier dependencia

En este caso, la solicitud es enviada a almacn, donde se indicar si los artculos

solicitados existen en el almacn y la cantidad que existe. Adems se indica el

consumo pasado y presente. Con estos datos se remite la solicitud a Compras,

donde se establecer:

- Necesidad de adquisicin;

- Si la cantidad es o no correcta:

- Qu proveedores pueden suministrarla;

- Condicin en que solicitan los artculos, etc.

Considerando necesaria la compra, se procede a confeccionar la solicitud de

cotizacin, si se considera conveniente y se le remite a los proveedores selecciona-

dos.

En caso contrario se devolver el requerimiento a la dependencia donde se

origin, indicando las razones que se han tenido en cuenta para no realizar la compra.

Cuando es originada en el almacn

El almacn, llena todos los datos del formulario de requerimiento, indicando

adems el consumo del ao anterior, el consumo en el presente ao y la existencia

actual.

Hecho esto, remite el documento a Compras, donde se constatar si procede o no la

adquisicin, la urgencia que existe de las cantidades a pedir, etc, y en caso afirmativo

se proceder a confeccionar a solicitud de cotizacin. En caso contrario s devuelve

la solicitud, indicando los motivos por los cuales no procede la adquisicin.

d) SOLICITUD DE COTIZACIN O PROFORMA

1. Solicitud de cotizacin o proforma:

Si una solicitud de compras procede, dar origen a la solicitud de cotizacin o al

pedido de una proforma. Mediante este documento se establece contacto entre

compras y los proveedores, para determinar los mejores precios de adquisicin el

mejor tiempo de entrega, la forma como se efectuara la entrega, y sobre todo cul de

los proveedores es el que ms conviene. Para estos propsitos la solicitud de

cotizacin deber tener los datos siguientes.

a) Fecha de expedicin

b) Contenido que se solicita

c) Unidad de despacho

d) Descripcin y especificaciones del articulo

e) Lugar de entrega

f) Plazo de entrega de la mercadera

g) Fecha de vencimiento en la prescripcin de las cotizaciones

h) Inspeccin a la que se someter al articulo solicitado.

Adems se debe solicitar informacin sobre:

a) Precios

b) Condiciones de pago

c) Plazos de entrega a la que compromete

d) Peso bruto aproximado.

Algunas condiciones especiales

Confeccionado este documento ser remitido a todos los proveedores que nos puedan

proporcionar los artculos solicitados.

2. Seleccin y eleccin de proveedores

Este aspecto es de responsabilidad exclusiva de compras quien de acuerdo con los

datos del registro de proveedores que posee, selecciona y elige a los proveedores a

quienes solicitara las cotizaciones o proformas. Hay que tener presente que cuando

menos deben solicitarse tres cotizaciones y que estas deben remitirse por duplicado,

para que una de las copias pueda ser utilizada por el proveedor. Es conveniente elegir

proveedores antiguos y nuevos a fin de diversificar el mercado. Al mismo tiempo que

se remiten las cotizaciones,(normalmente por escrito). Se confecciona una cuadro

comparativo denominado cuadro de anlisis de cotizaciones donde el dia que se

abren los sobres con las cotizaciones se anotaran los nombres y precios que ofrezca

cada proveedor, asi como las condiciones que se estipulen. Despus de efectuar el

anlisis respectivo, se anotara el nombre de quien atender a la empresa, exponiendo

en el cuadro, las razones por las cuales se le otorga la buena pro.

La fecha de vencimiento de presentacin de cotizaciones debe determinarse con

anticipacin para hacerla conocer a los proveedores de manera que aquellas que

lleguen a la entidad con posterioridad, no sean consideradas para el anlisis.

3. FORMULACIN Y DISTRIBUCIN DEL REQUERIMIENTO Y DE LA

SOLICITUD DE COTIZACIN O PROFORMA.

El nmero de copias de cada uno de estos formularios, depende de la distribucin que

se les d, y para ello, hay que tener en cuenta a quienes les interesa

En caso de los requerimientos, conviene que el usuario disponga de una copia, lo

mismo que el almacn y compras, y que la copia del usuario, sirva al mismo tiempo

para dar a conocer el trmite seguido por la solicitud

4. RECEPCIN DE OFERTAS

Una vez vencido el plazo para la presentacin de ofertas es recomendable, sobre todo

si son escritas, esperar unos das para proceder a confeccionar el. Cuadro

Comparativo de Ofertas.

El anlisis de cotizaciones se debe completar en primer lugar, con las especificaciones

tcnicas. Se entiende que las especificaciones del requerimiento, que figuran en las

Solicitudes de Cotizaciones, son las mismas que deben reunir el material que

solicitamos; si alguna cotizacin no las cumple, por bajo que sea el precio no debe ser

tomada en cuenta. En este rubro tambin se debe poner nfasis en otros aspectos

importantes tales como:

- Tiempo de entrega.

- Tipo y condiciones de embalaje.

- Forma de entrega.

Es decir, una oferta no es vlida si no cumple con lo solicitado.

Para este anlisis se puede hacer asesorar con personal tcnico especializado, para

que exista mayor seguridad en la evaluacin.

Inmediatamente despus de la evaluacin tcnica, se proceder a la evaluacin,

econmica, solo con las ofertas que resulten hbiles. El resultado de esta segunda

evaluacin es competencia y responsabilidad de economa o contabilidad, donde no

solo se debe tener en cuenta el precio de la mercanca, sino el costo total.

Se podra llevar este costo a Mercadera puesta en Almacn es decir el costo

considerando el flete y todos los otros conceptos que puedan incidir.

Podran existir ofertas muy interesantes en el precio, respecto a la cantidad, pero

Compras solo puede adquirir lo respaldado en el Requerimiento Cualquier cantidad

adicional, debe ser consultada con el usuario emisor del requerimiento y no debe

exceder el presupuesto de Compras, ni la capacidad de almacenamiento ni el tiempo

de obsolescencia del material.

La decisin no necesariamente puede ser para un solo proveedor, sino para ser

compartida entre varios. Esto ocurre muchas veces, incluso para un solo tem; y se

debe efectuar con el fin de evaluar nuevos proveedores. Negociacin es

recomendable negociar solo con la mejor o las dos mejores ofertas; de ninguna

manera con todas.

5. COLOCACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS (O/C) A PEDIDO. (VER ART.

393.E)

Seleccionado el o los proveedores, que proporcionara el o los artculos se proceden a

confeccionar la Orden de Compras o Pedido.

a) Este documento tiene la finalidad de autorizar al proveedor, para que envi y

cargue al comprador la mercadera o materiales especificados en l. Con este

documento, el comprador se compromete a abonar el valor de los artculos que

se reciban. Es decir es el documento que va a amparar oficialmente la

adquisicin; es por esto que las condiciones que en ella se estipulen deben ser

todo lo claro posible, en todos sus aspectos. Se debe tener en cuenta que en

caso de reclamo, solo se podr recurrir a lo indicado en la O/C y no a cualquier

otra apreciacin aunque figure en algn documento anterior.

b) En esta forma se ha establecido una relacin contractual entre el comprador y

el vendedor. Para que la O/C sea vlida, debe ser confirmada por el proveedor,

de lo contrario es solo un documento unilateral.

c) En el caso de no haber mediado cotizaciones y ofertas entre ambos elementos

ni Perdidos u O/C el problema es como hacer prevalecer el ofrecimiento de

negociar esa relacin contractual, la cual se establecer cuando el proveedor

acusa recibo y manifiesta su aceptacin. Podra colocarse una O/C abierta. Es

decir, un solo documento que ampare suministros parciales durante un cierto

periodo de tiempo. En este caso se debe tener mucho cuidado con las

condiciones de entrega, los plazos y sobre todo los precios. En las actuales

circunstancias es muy difcil asegurar un precio a firmar por un periodo de

tiempo en este caso se debe recurrir a precios escalonados o en su defecto a

una formula polinmica. Hay productos en que los precios son oficiales.

d) Hay clausuras de la O/C que deben ser coordinadas con el Departamento

Legal. Pero se debe tener en cuenta la Buena Fe sin esta, sin escoger

proveedores responsables y escrupulosos, cualquier clausula puede ser

vulnerada.

e) Cuando intervengan los intermediarios (Brokers), es necesario delimitar bien la

responsabilidad del suministro, pues estos normalmente, son responsables de

colocar el pedido y nada ms. Muy pocas veces se encargan de canalizar un

reclamo; por esto es conveniente escoger representantes oficiales, o adquirir

directamente el producto.

f) Como en todos los pasos de Compras, debe existir una norma sobre las

aprobaciones (normas. Que debe tener una O/C es decir delimitar claramente

las responsabilidades y los montos que estas cubren. En la mayora de las

compras las rdenes de compra tipo A, (por los montos ms elevados) las

firma el Gerente General. Por montos menores, segn escala, ser necesario

la firma del Gerente Logstico, para montos ms reducidos, la autorizacin

puede recaer solo en el Gerente de Abastecimientos, el Jefe de compras, etc.

La responsabilidad de las firmas que respaldan una O/C, es mancomunada.

g) En algunos tipos de adquisiciones, sobre todo en fabricaciones por encargo, se

acostumbra a formular contratos. Estos, por ser especiales para cada caso,

dan ms respaldo legal al compromiso de ambas partes. Siempre debe

hacerse con asesora del Dpto. Legal.

h) Como punto muy importante se debe dejar establecido que en la O/C se debe

respetar la unidad de medida (U/M), ya que muchos proveedores cotizan en

unidades muy diferentes a las que se utilizan en la empresa. En este caso se

debe estipular la del proveedor y poner la equivalencia a la U/M interna, para

que al hacer el Ingreso a Almacn, no existan confusiones que puedan originar

posteriormente graves problemas contables e importantes diferencias en los

costos y en los inventarios.

i) Luego de confeccionada la O/C, para el caso de las importaciones, se debe

iniciar la gestin para el trmite del pago correspondiente, ya sea por pago con

Carta de Crdito o Contra entrega de Documentos, (cobranza extranjera).

Tambin se debe indicar la contratacin especfica del seguro que ampare la

mercanca.

Por lo expuesto, se puede asegurar que la O/C o pedido, es el

documento ms importante que emite Compras, por lo tanto, sus

estipulaciones deben ser planeadas con mucho cuidado, debindose revisar a

menudo, para modificarla si fuere posible. La confeccin de este documento,

(Ver Seccin 2, Cap. X) se basa en la solicitud de compra o requerimiento,

debindose indicar datos como: Fecha de expedicin, Numero de orden (pre

impreso para su control), cantidad que solicita, unidad de despacho,

descripcin del artculo, instrucciones sobre entrega del artculo y expedicin

de embarque, facturacin y condiciones de pago, precios, situacin del

mercado, naturaleza de la mercadera, firmas y autorizaciones

correspondientes, etc.

La distribucin del pedido interesa al proveedor, al almacn, a

contabilidad, al usuario y a Compras, por lo que el nmero de copias que

deben emitirse deben ser en un mnimo de seis, las cuales se confeccionan en

papeles de diferentes colores, a fin de facilitar su distribucin que puede ser:

- Original: Proveedor

- Copia 1: Compras (Registro)

- Copia 2: Compras (Seguimiento)

- Copia 3: Almacn (Recepcin)

- Copia 4: Contabilidad

- Copia 5: Usuario (Quien solicito el material)

En esta forma, al emitirse el Pedido se est informando a todos los

interesados de la adquisicin que se efecta y de la fecha aproximada en que

se contara los artculos.

6. EL SEGUIMIENTO

Se entiende por seguimiento por las compras, el control que debe existir

para que los plazos determinados para cada proceso de adquisicin, se

cumplan. As tenemos que para completar la adquisicin de un requerimiento,

se debe cumplir, entre otras, las siguientes actividades:

- Seleccin y eleccin de los posibles proveedores, (estudio de mercadeo).

- Formulacin y distribucin de las cotizaciones o proformas.

- Recepcin de ofertas

- Anlisis de las ofertas y decisin tcnico-econmica.

- Aprobacin y colocacin de la orden de compras (O/C).

- Entrega de la mercadera a Recepcin.

Para cada uno de estos procesos se le estipula un tiempo que se

denomina Tiempo Tpico de Compra. Seguimiento controla que cada proceso,

se cumpla en este tiempo tpico, para evitar que se produzca una Activacin

al encargado respectivo.

Se entiende que estos tiempos deben ser calculados a base de la

experiencia y estadstica que se tengan. As mismo se debe tener en cuenta

que sean tiempos NORMALES. En algunos casos urgentes, estos tiempos se

reducen notablemente y en otros, se pueden prolongar. Hay que tener presente

adems, que para su efectivo seguimiento, debe disearse lo mas simple

posible y contemplar el control solo de los principales pasos, de lo contrario no

ser muy efectivo, ya que se puede llegar al caso de abrumar al agente

encargado, con actividades no necesarias.

La responsabilidad de Compras, no termina con la emisin del Pedido,

por cuanto uno de sus objetivos principales es mantener la continuidad de los

abastecimientos, es decir evitar que falten los artculos en los almacenes.

Por lo tanto al emitir el pedido y envirselo al proveedor, comienza por

Compras el mantenimiento del contacto con el fin de lograr que cumpla con

reunir los artculos solicitados en la fecha correspondiente.

Dentro de la dependencia de Compras, se encarga esta labor un

elemento denominado Seguimiento quien debe recibir copia del pedido, para

poder realizar su trabajo. La importancia de poder seguir el pedido es evidente,

ya que para mantener un programa ininterrumpido de produccin o de ventas,

es necesario contar con los materiales a tiempo.

En cada pedido debe indicarse una fecha para su entrega, fecha que

figura en el requerimiento en la solicitud de cotizacin, en la cotizacin y por

ltimo en el pedido u O/C.

La tarea de Seguimiento consiste en:

- Obtener acuse de recibo del proveedor.

- Abrir un file a cada requerimiento y contemplar su control (al menos en

sus principales pasos).

- Lograr una promesa de entrega, de acuerdo a las necesidades.

- Comprobar los progresos en el cumplimiento del pedido.

- Procurar que la promesa obtenida se cumpla.

Para llevar a cabo estas tareas, es necesario contar con los medios

necesarios y un sistema que permita recordar el reclamo que haya que

efectuar. Este sistema vara segn la importancia de la entidad, pero sobre

todo en la necesidad o urgencia con lo que se requiere el material.

Los mtodos o sistemas a adoptar para efectuar el trabajo de

seguimiento de los pedidos, depende del ingenio y del conocimiento que de su

labor tenga el encargado de realizarla, y que pueden constar de

procedimientos grficos de control visible, de carpetas con indicacin de los

pedidos o con indicacin de los das del mes, con tarjetas de indicador de

plsticos, de pluming , etc.

Esta fecha, a la que se compromete el proveedor, debe ser tenida a la

vista por Seguimiento cuyo deber consta en procurar que se respete o

cuando menos enterarse, de los retrasos inevitables, con el tiempo suficiente

para que se pueda tomar una decisin y evitar rupturas de stocks,

(paralizaciones por falta de materiales).

Muchas compaas solo controlan aquellos productos que consideran

importantes, es decir, los que son indispensables para la produccin o la venta

y el control. Este sistema tiende a mantener el contacto en todo momento entre

las partes interesadas.

Sin embargo, a pesar que el sistema puede ser muy eficiente, en la

prctica puede fracasar. Por la falta de la persona que lo lleve a cabo con

ingenio y minuciosidad, que establezca una rutina para controlar los pedidos

para revisarlos, para examinar cuales debe reclamar, para hacer resaltar las

fechas de entrega, de lograr que el sistema establecido de los resultados que

conduzcan a mantener y cumplir con la continuidad en los abastecimientos.

En el Articulo 378 g se presenta un ejemplo de la forma como se podra

presentar el Procedimiento de Compras Locales, a incluirse en el Manual

respectivo) de una empresa.

7. ENTREGA DEL MATERIAL

Una vez confirmada la O/C por el proveedor, y salvadas las diferencias

que puedan existir, comienza a correr el plazo para la entrega del material.

En este paso debe intervenir principalmente Seguimiento quien

activara al proveedor en la fecha estipulada y gestionara el complimiento de la

mercadera en la forma correcta. En el caso de mercadera de importancia,

adems del embarque, hay que controlar y activar el desalmacenamiento. El

encargado de la verificacin cuantitativa y cualitativa es el Departamento de

RECEPCIONES de la empresa este departamento har las verificaciones

correspondientes con la O/C, planos catlogos y otro material y medios que en

ella se estipulen.

Para tal efecto, puede hacerse asesorar o auxiliar con el usuario,

laboratorio departamento de Control de Calidad, etc.

Si todo est conforme, emitir la NOTA DE INGRESO, una de cuyas

copias es enviada a compras (seguimiento).

De no estar la mercadera de acuerdo con la O/C, emitir una nota de

rechazo, y la regresara al proveedor, comunicando al Dpto. de Compras que es

el nico que debe hacer la coordinacin y/o reclamo correspondiente ante el

proveedor. Se decidir tambin el recargo del flete pagado innecesariamente.

8. FACTURACIN, PAGO Y CONTROL (Ver Art. 393.h).

De ninguna manera el file de una requisicin debe cerrarse con el

ingreso de la mercadera como comnmente ocurre. Es responsabilidad del

agente, (Seguimiento j, verificar que el pago del suministro se efectu de

acuerdo a lo pactado. De lo contrario puede originar problemas con los

proveedores que incidirn directamente en suministros futuros.

En muchas empresas la recepcin de las facturas no sigue un mismo

canal lo cual origina prdidas o traspapeleos. Debe existir un solo organismo

encargado de la recepcin de facturas de los proveedores y de los documentos

internos, (nota de ingreso, gua de remisin) quien previa revisin dar su V.

B para el pago correspondiente.

Toda dependencia debe auto controlarse para evaluar constantemente

el cumplimiento de sus objetivos. Es recomendable q estas evaluaciones sean

de conocimiento de las jefaturas respectivas para lo cual es necesario la

emisin de informes mensuales o quincenales. Para una dependencia de

compras los puntos ms importantes- entre otros- a ser evaluados son:

Requerimientos pendientes

Se debe hacer un balance, teniendo en cuenta los requerimientos

pendientes al inicio del mes, las ingresadas, las atendidas y las que quedan

pendientes a fin de mes.

Numero de itemes.

Igual que el nmero anotado a los requerimientos.

Nmero de compras urgentes

Se debe hacer, por motivos que originan la urgencia:

Falta de previsin

Demora en compras.

Agotamiento de stocks.

Mayores pagos por gestin de compras

Descuentos extraordinarios obtenidos;

Cumplimientos de los tiempos tpicos;

Cumplimiento de proveedores;

Nmero de quiebras de stock;

Por programacin;

Por demora en compras;

Paradas o ventas dejadas de realizar por faltas de materiales;

Valorizacin de lo anterior;

ndice de Rotacin;

Cumplimiento de los programas;

Cumplimiento de los presupuestos;

Montos colocados en la O/C:

Nacional

Importacin

Caja chica