Las Claves para Gestionar Proyectos de Sistemas de Información

Conferencia

LAS CLAVES PARA GESTIONAR

PROYECTOS

DE SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

Dirección de Proyectos para el sector TIC en diferentes CCAA y iniciativas desde el año 2007.Creador de una parte de la metodología afirmative, adquirida por Microsoft.

Es ponente en Seminarios y Talleres de gestión de Proyectos, además de Talleres de RRHH i Gestión Interna desde el año 2005.

Coautor del libro “Microsoft Dynamics NAV 2009”.Autor del libro “Las Claves para Gestionar Proyectos de Sistemas de Información”

Director de RRHH de Afirma GroupDirector de Proyectos del Microsoft PDC España

Miguel Ángel Navarro

Con más de 12 años de experiencia en la gestión de empresas TIC y proyectos de implantación de soluciones a clientes final.

El Equipo del Proyecto

El Equipo

del

Proveedor

El Equipo

del

Cliente

• Designación de los participantes del Equipo del Proyecto desde el

principio.

• Asignar un Jefe de Proyecto por cada parte del Equipo.

• Definir claramente los diferentes Roles necesarios en el Proyecto.

• Definir responsabilidades de cada Rol dentro del Proyecto.

• No asignar Roles “incompatibles“ a la misma persona.

Riesgos del Proyecto

• Diferentes Tipos de Riesgos (Propios del Proyecto y del Equipo del

proyecto).

• Se pueden utilizar herramientas para cualificar y cuantificar los

riesgos.

• Lo más importante es conocer los riesgos que tenemos y

predisponernos a ellos, a la hora de valorar y planificar el proyecto,

en lo posible.

• Cuanto antes detectemos los riesgos mejor, más tiempo tenemos para analizarlos y actuar sobre ellos.

Detectar los Riesgos

• Ver que repercusión tienen, que frecuencia y que capacidad tenemos para asumirlos o no.

Analizar los Riesgos

• Plan de contingencia para controlar y gestionar los riesgos, tales como, “buffers” de tiempo o de coste para reducirlos o eliminarlos, establecimiento de Hitos para revisarlos y tomar medidas o seguir adelante según el resultado de la revisión.

Gestionar los Riesgos

Riesgos del Proyecto

Kick-Off AnálisisDiseño Técnico

Desarrollo I m p l a n t a c i ó nPuesta en Marcha

Etapas del ProyectoMetodología de Proyectos

KICK-OFF

Equipo

Alcance

Planificación

Objetivos

Hitos

Metodología

Metodología de Proyectos

Sesiones de Consultoría

Contenido de las sesiones preparado

previamente

Explicaciones de los

procesos a poner en marcha

Trasmitir la información

de una forma clara y precisa

Etapa de Análisis


Confección del documento de Análisis

Documentar justo después de la sesión de

Consultoría

Detallar los requerimientos

lo mejor posible

Revisión por cada uno de los componentes del Equipo de

Proyecto

Aceptación por parte del

Equipo y Firma de los Jefes de

Proyecto

Etapa de Análisis


Análisis del Diseño

Análisis de cada uno de los procesos

Análisis de cada requerimiento, tanto individual

como dentro del proceso relacionado

Análisis general de la solcuón

Análisis de importaciones, configuraciones e Interface con

otros aplicativos

Etapa de Diseño


Diseño Técnico

Documentación Técnica de los

procesos

Documentación Técnica de los

requerimientos

Documentación Técnica de las

importaciones, configuraciones

e Interface

Maquetación

Etapa de Diseño


Desarrollos o Programaciones

Desarrollo de los requerimientos especificados en

la documentación

Técnica

Consultas al Analista

programador de todas las dudas

Técnicas

Consultas al Consultor de

todas las dudas Funcionales

Etapa de Desarrollo


Validaciones de Desarrollo

Configuración de la Solución

Bateria de Pruebas

Funcionales

Bateria de Pruebas de

Importaciones


Interface

Etapa de Desarrollo


Validaciones Internas

Configuración de la Solución

Bateria de Pruebas

Funcionales


Importaciones


Interface

Etapa de Implantación


Presentaciones y Valicaciones con el Cliente

Presentación de Procesos completos

Validación por parte del

Cliente y reporte de

incidencias o ajustes

Solución de las

incidencias o ajustes por parte del

Proveedor

Nueva presentación de los temas resueltos y Aprobación del Cliente



Formación a los Usuarios Finales y tareas antes de la Puesta en Marcha

Formación a cada usuario final de las

funcionalidades o procesos a utilizar de la

solución

Aceptación de la formación

por parte de los usuarios Finales

y de sus Responsables

de Área

Últimas Validaciones de

Formatos de documentos e

Interface

Ejecución de las importaciones

reales



Soporte a la Puesta en Marcha

Volumen del Soporte

proporcional al Alcance del

Proyecto o Fase

Sesiones de Soporte

escalonadas en el tiempo

El Soporte lo realiza el mismo

Recurso que realiza la

Implantación

Etapa de Puesta en Marcha


Hitos del Proyecto

Kick-Off

Firma Doc. Análisis

Diseño Técnico Finalizado

Aplicación Base y Licencias Instaladas

Control de Proyectos

Hitos del Proyecto

Configuraciones realizadas

Procesos, Módulos o Funcionalidades Implantadas correctamente

Formación Usuarios Finales Impartida correctamente

Puesta en Marcha

Firma Cierre del Proyecto


Teoría de la MesaControl de Proyectos

Feedback con el Equipo del Cliente

Feedback con el Equipo del Proveedor

Aplicaciones de Gestión de Proyectos

Decisiones del Jefe de Proyecto

Proyecto

Teoría de la Mesa


• Reuniones de seguimiento

periódicas planificadas.

• Certificación de Hitos del

Proyecto.

• Actas de sesión o informes de

servicios detallados de las

actividades en casa del Cliente.

• Documentos detallados y

pactados con el Cliente (Doc.

Análisis, Anexo de cambios,

Cierre de Proyecto, etc.)

Feedback con el Equipo del Cliente

Teoría de la Mesa


Feedback con el Equipo del Proveedor

• Presentación interna del Proyecto.

• Reuniones de seguimiento

periódicas planificadas.

• Presentaciones internas (Diseño,

Maquetas, Procesos, Módulos o

Funcionalidades).


• Presupuesto detallado del

Proyecto.

• Imputaciones con el detalle diaria

de los técnicos a los Proyectos.

• Revisión semanal (Presupuesto vs

Imputaciones).

• Revisión semanal (Actas de

sesión o Informes de servicio).

• Revisión mensual de

Rentabilidades de Proyecto,

Desviaciones, Productividad,

Calidad).

Aplicaciones de Gestión de Proyectos


• Según la información obtenida

con los Feedback del Equipo de

Proyecto y las Aplicaciones de

Gestión se toman decisiones:

• Actuaciones sobre el Equipo

del Cliente.

• Actuaciones sobre el Equipo

del Proveedor.

• Actuaciones sobre el

Proyecto.

Decisiones del Jefe de Proyecto


Desarrollo I mp la nt ac ió nPuesta en Marcha

Etapas del Proyecto



Firma Documento Análisis




Procesos, Módulos o Funcionalidades Implantados

correctamente

Formación Usuarios Finales Impartida

correctamente

Puesta en Marcha


Hitos del Proyecto








correctamente


correctamente

Puesta en Marcha


Gestión y Control durante todo el Proyecto

Teoría de la Mesa

Método Integrado para la Gestión del Proyecto








correctamente


correctamente

Puesta en Marcha


Gestión y Control durante todo el Proyecto

El concepto de proyecto

Proyecto es una planificación que consiste en

un conjunto de actividades que se encuentran

interrelacionadas y coordinadas; la razón de un

proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro

de los límites que imponen un presupuesto,

calidades establecidas y un lapso de tiempo

previamente definido.


Utilizando esta definición como base, podemos decir con

ejemplos, que son proyectos cosas como:

Montar cualquier negocio o comercio, desde una

panadería, pasando por una tienda de ropa, bar,

restaurante, hasta montar una fábrica.

O cualquier obra de ingeniería, independientemente de su

tamaña, presupuesto o duración, desde una reforma en

casa hasta la construcción de un edificio, puente o

carretera.

E incluso cosas como unas vacaciones o reforestar un

bosque quemado.


Por lo tanto, aunque en muchas ocasiones nos

parezca que no, o no lo tengamos en cuenta, lo que

estamos haciendo es un proyecto.

Si en cualquiera de las ocasiones anteriores,

tuviéramos en cuenta los detalles en:

El Equipo, el Alcance, los Objetivos, el presupuesto, la

Planificación, etc…

“Los proyectos nos irían mejor”

Más información

www.lasclavesparagestionar.es

manavarro.bubok.esmanavarro.bubok.com.mxmanavarro.bubok.com.ar

Muchas Gracias

Miguel Ángel Navarro

Las Claves para Gestionar Proyectos de Sistemas de Información

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