Laboratorio 1 UTP Peachtree

7/24/2019 Laboratorio 1 UTP Peachtree

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LABORATORIO DE PEACHTREE

Prctica No.1

Creacin de la EmpresaEl registro de una nueva compaa al establecimiento en Peachtree sera de acuerdo a una Guapara establecer una compaa

New company setup wizard. Para acceder a la gua al establecer una nueva compaa

New company setup wizard, hay dos formas de hacerlo; el primer mtodo es seleccionar Estableceruna nueva compaa/ Setup a new company desde la Ventana inicio/ Star screen.

Haga clic sobre el botn yes para mantener la compaa existente abierta y abrir otra compaa ocrear una nueva o clic en no para cerrar la compaa abierta y continuar con el proceso.

El segundo es seleccionar desde la barra de men, el titular del Archivo / File, y hacer clic sobre laopcin de Nueva compaa/ New Company.


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INFORMACIN DE LA EMPRESA

Usted solo necesitar ingresar un mnimo de informacin para establecer una nueva compaa enPeachtree. Esta informacin incluye el Catlogo de cuentas, el mtodo de contabilidad, el mtodo deposteo y el periodo contable.

Esta es la primera ventana del proceso de establecimiento de una nueva compaa.

Ella lista las reas que tendr que configurar durante el avance de la gua.


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Lea la informacin introducida dentro de esta ventana y haga clic sobre el botn de Siguiente/Next,para continuar con el establecimiento de su nueva compaa.

Para el establecimiento de su nueva compaa, usted deber ingresar el nombre de la compaa /Company name, direccin/adress, nmero telefnico/ telephone, nmero de fax/ fax tipo de negocio /business type.


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Tips: Una vez haya creado la nueva compaa, usted podr acceder a ella desde la barra de men,en el titular de mantenimiento/ maintain, haciendo clic sobre la opcin de informacin de lacompaa/company information, cada vez que necesite revisar o actualizar la informacin de sucompaa.

SELECCIN DE CATALOGO DE CUENTA

Usted puede ver en pantalla el catlogo de cuentas de cada una de las compaas que usted tienedentro del sistema, de manera tal que usted pueda seleccionar el que ms se asemeje y adaptarlo ala nueva compaa que est por crear.

Hay cuatro opciones para seleccionar el codificador de cuentas para la compaa que se estcreando:

Utilice una de las compaas de ejemplo que empareje de cerca a su compaa/ Use a simpletype that closely matches your company.

Copiar la configuracin de una compaa existente en Peachtree Accounting Company. Convertir una compaa de otro programa de contabilidad/ Convert a company from another

acconting program. Confeccionar su propia compaa/ Build your own company. Consolidar compaas existentes en Peachtree/Consolidate existing Peachtree Accounting

companies.


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SELECCIN DEL MTODO CONTABLE

Peachtree Accounting require que usted seleccione un mtodo contable. Usted puede escogerentre el mtodo de Recibido/Cash o Devengado/Accrual.

El mtodo de Recibido/ Cash, registra los ingresos cuando se recibe el dinero y los gastos cuandose pagan. El mtodo Devengado/Accrual, registra los ingresos cuando se devengan y los gastoscuando son incurridos. Ante tal circunstancia, usted debe consultar con su contador antes de escogeruno de los dos mtodos.

Advertencia: No es posible cambiar el mtodo contable despus de haber terminado de crear lacompaa.

SELECCIN DEL MTODO DE POSTEO

Peachtree permite que usted escoja uno de los tres mtodos de posteo, Tiempo real/ Real time,Temporal/ Batch o SmartPosting (aplica solo para versiones Quantum)

Cuando usted utiliza el mtodo de Tiempo real/Real time, las transacciones actualizarn el mayorgeneral cuando usted las haya salvado. Si usted escoge el mtodo de Posteo temporal/Batch


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posting, usted tendr que postear los diarios para poder actualizar el mayor general y cuando utilizael mtodo posteo SmartPosting las transacciones son salvadas en un temporal, luego el servicioSmartPosting las postea automticamente al mayor general, esto le permite trabajar a varios usuariosa la vez en el mismo mdulo sin crear conflictos al momento de salvar una transaccin.

Tiempo real y SmartPosting postea actualizando el mayor general cada vez que sea ingresada una

transaccin, cuando usted revise los reportes en Peachtree siempre reflejar la situacin financieraactual de la empresa. Por esta razn Peachtree recomienda la utilizacin del mtodo de Tiempo real.(En caso de versiones que no sean Quantum) y SmartPosting en caso de versiones Quantum.

PERIODOS CONTABLES

En la ventana de perodos contables usted le indica al sistema el perodo fiscal que usted utiliza y elmes en que usted va a iniciar los registros contables; usted puede introducir al sistema un perodoespecial si as lo necesita.


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PERIODO FISCAL

En esta ventana usted escoge cul es el primer mes y en que ao van a comenzar los registros.


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FINALIZACIN DEL PROCESO

Seleccione Fin Finish para crear su nueva compaa y abrir Peachtree Complete Accounting. Elsiguiente paso es configurar el Checklist que ser desplegado en la pantalla. Seleccione close

para saltarse ese paso. Luego usted recibir un mensaje explicndole con retornar al Ckecklist msadelante seleccione Close para continuar en el escritorio de Peachtree.


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Prctica No.2

ESTRUCTURA CONTABLE:

Una vez terminad la creacin de la empresa, se requiere elaborar el codificador de cuentas; comoparte de la estructura contable de la empresa.

Pasos a seguir:

Se procede a introducir los datos de la cuentas, se pasa en el men principal y selecciona Mantainy luego Chart of account, posterior registran las notas atendiendo los ttulos cada columna.

Account ID/

Cdigo deCuenta

Description/

Nombre de la cuenta

Account Type/

Tipo de cuenta

Monto

1111-00 Caja Cash 600.001112-00 Banco Cash 15,000.001120-00 Cuentas por Cobrar Accounts Receivable 9,700.001134-00 Inventarios de Mercancas Inventory 1,000.001313-00 Equipo de Tienda Fixed Assets 3,000.00

1313-01 Dep. Acum. De E. de Tienda Accumulated Depreciation 650.002130-00 Proveedores Por Pagar Accounts Playble 2,100.002140-00 ITBMS Tesoro Nacional Accounts Playble 750.002210-00 Prstamos Por Pagar Accounts Playble 7,800.003100-00 Capital Social Equity Doesnt close 10,000.003200-00 Ganancia Acumulada Equity Retained Earnings 8,000.004100-00 Ventas Expenses5100-00 Costo de Ventas Expenses6100-00 Salarios Expenses6200-00 Servicios Bancarios Expenses6300-00 Gastos de Alquiler Expenses


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Practica No. 3

CREACION DEL IMPUESTO DE ITBMS

Desde el men de Mantain, creamos los impuestos; la opcin de Sales Taxes ; sale un cuadro dedialogo y selecciona Set up new sales tax , para indicar que estamos creando un nuevo impuesto.

Desarrolle:

Set up a new sales tax: Para que nos lleve al cuado de dialogo donde asignaremos elprocentaje del impuesto What the total rate that you will charge?

Add Sales tax Agency ; Identificamos el nombre de la Agencia que se encarga de recuadarlos impuestos. Sales tax agency ID; identificamos el nombre del impuesto; posterior la Agenciay la cuenta de proveedor donde se registra los montos por pagar, no se aplicar formulas paraeste impuesto; Select an account to track sales taxes; En esta opcin seleccionamos la cuentade proveedores de ITBMS TESORO NACIONAL

Cdigo/*sales tax agency ID: Dentro de este campo usted va a colocar el cdigo /ID delimpuesto que va a crear (ITBMS).

Descripcin /Sales tax agency name: usted va a poner la descrpcin del impuesto (el cualno debe ocupar ms de 30 caracteres). Impuesto por Pagar del Mayor General/*Selecta naccount to track sales taxes: Esta va ha ser la cuenta contable del mayor general que vaacumular el ITBMS.

Sep Up Sales Tax: En esta ventana se nos indica que hemos incorporado con xito unimpuesto para las ventas y que podemos dar un clic para finalizar y guaradr, el impuesto sobrelas ventas el cual puede ser cargado en las facturas, cotizaciones y otras formas.

Sales Tax Entered: En esta registra el nombre del impuesto (ITBMS 7) y el nombre de laagencia (ANIP)


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Prctica No.4VENTANA DE MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES

La ventana para mantenimiento de proveedores se explica de la siguiente imagen:

CAMPOS

Cdigo de Proveedor/Vendor ID: El cdigo del proveedor es un cdigo alfanumrico UNICOpara cada proveedor. Este cdigo es utilizado en las diferentes ventanas de cuentas porpagar y en los reportes. Un cdigo de proveedor puede extenderse hasta no ms de 20

caracteres. Nombre del Proveedor/Name: Ingrese el nombre completo del proveedor. Este nombre es elque el sistema utilizar para imprimir en los cheques. Este espacio tiene capacidad hasta 30caracteres.

Inactivo/Inactive: Si usted tiene en sus planes eliminar aquellos proveedores que no va autilizar ms, solo marqie con un clic en su casilla y el sistema lo inactiva, de manera tal que alcierre del perodo fiscal, los proveedores inactivos sean eliminados del sistema. Si unproveedor ha sido inactivado y es utilizado en la ventana de compras o de cheques, serdesplegado un mensaje de error, advirtindole que ha utilizado un proveedor inactivo y que esuna operacin ilegal.

Pestaa General

Contacto/Contact: Ingrese el nombre de la persona con quien hace contacto donde elproveedor.

Nmero de Cuenta/Account Number: Ingrese el nmero de cuenta que el proveedor le haasignado a su compaa.


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Direccin, Telfonos, etc./Adress, City, ST, Zip, Country, Telephone 1 y 2, Fax: En estoscampos y en este mismo orden ingresamos la direccin, apartado postal, ciudad, telfonos1 y 2 y el nmero de fax.

Tipo de proveedor/Vendor Type: Este es un campo opcional que agrupa a proveedores concaractersticas similares, con el propsito de mantener una clasificacin en los reportes.

Pestaas de Direcciones (Addresses)

Un proveedor puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20direcciones por proveedor.

Pestaa de historial del cliente (History tab)En esta ventana se muestra el historial mensual de compras y desembolsos realizados alproveedor. Esta informacin se registra automticamente por el sistema; slo basta conentrar a la ventana de History y observaremos el movimiento. Adems nos detalla desdecuando son sus clientes, ltima factura de compra, ltimo pago, etc.


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Pestaa Purchase Defaults Cuenta Compras/Purchase Acct: Esta es la cuenta del mayor que se afectar al utilizar

este proveedor en las ventanas de compras o pagos. Los proveedores nonecsariamente son siempre por compras, tambin pueden serlo por gastosacumulados, suministros, servicios pblicos, etc.

Impuestos/Tax ID: En este campo colocamos las siglas del ITBMS se las compras aeste proveedor son gravadas con este impuesto. Este rengln es para referencia,nicamente.

Mtodo de Envo/Ship Via: Aqu escogeremos el mtodo ms comnmente utilizado alrecibir las compras. Si usted no tiene ningn mtodo predeterminado en el mdulo delinventario, puede dejar este campo en blanco.


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Trminos de pago/Terms: Ingrese los trminos de pago que usted ha acordado con su

proveedor. Para poder establecer el trmino de pago personalizado, quite el gancho en UseStandard Terms Box y quedar libre para poder predeterminar sus propios trminos de pago.

Pestaa de Trminos y Crditos/Terms and Credit

Trminos de pago (Terms): Los trminos de pago son configurados al momento de instalar elprograma. Para cambiar los trminos de manera individual, haga un Clic en el botn deTerms, luego haga otro clic en la casilla de Use Standard Terms y se desbloquearn lasopciones de configuracin, y entonces usted podr establecer sus trminos de maneraindividual.

C.O.D.: Quiere decir que al proveedor se le pagar de inmediato cuando el bien o el serviciose haya recibido efectivamente.

Prepaid: Quiere decir que al proveedor se le debe pagar por el bien o servicio antes dehaberlo recibido.

Due in number of days: Vencimiento en un nmero de das: Este es un mtodo muy utilizado.Seleccionando el vencimiento en nmeros de das que concede el crdito por parte delproveedor. Cuando usted selecciona esta opcin, debe especificar cundo se vencer elpago neto (en nmero de das)

Due on day of next month: Seleccione esta opcin cuando los pagos al proveedor deben serrecibidos cada mes y a una misma fecha.

Due at end of month: Seleccione esta opcin cuando los pagos a los proveedores deben serrecibidos al final de cada mes.

Net Due in Days: Cuando usted selecciona el trmino de vencimiento en nmero de das,


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debe ingresar el nmero de das despus de emitida la factura.

INGRESANDO SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES(Entering beginning balance for vendors)Para colocar los balances iniciales de los proveedors:

Luego de haber creado y salvado el proveedor, se dirige con el cursor a Beginning

Balances que aparece en la pestaa de Histori y con un clic ingresa a la ventana quese observa en la parte de arriba de la hoja. En la pantalla, el sistema habilita los campos para que sean llenados por usted.

o Invoice Number: Nmero de la factura o facturas.o Date: Fecha de la factura, mes/da/aoo Purchase Order Number: Nmero de la orden de compra que origin la factura.o Amount: Monto de la facturao A/R Account: Cuenta contable de cuentas por pagar que se acreditara al

realizar el pago.


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Laboratorio No.2

Establezca el impuesto del 7%; segn los pasos

Establezca los saldos de los Proveedores. De papel

o Proveedor # 10 Panamea de Papel saldo $1,800; segn factura 1200 del 31de diciembre de 2013. Direccin Va Tocumen, Edificio Marco Polo; Telfono223-9801, ciudad de Panam, cuenta en el mayor Costo de Ventas. Lmite decrdito $3,000

o Proveedor # 08GLOBAL BER $300, segn factura 512, del 14 de diciembre de2012; telfono 305-1892, Edificio Magno, local #14. Lmite de crdito $2,500

Establezca saldo de los Clientes: lmite de crdito $5,000o Cliente #10 Cielo Papel; Ro Abajo, cl 47; edificio Proyect; telfono 512-4513,

ciudad de Panam; saldo segn factura 512 $5,000o Cliente #11 GLOGAS S.A.; San Antonio, Pedregal, cl 52; telfono 225-1478,

ciudad de Panam, factura 610 $2,500.o Cliente #12 Mega Zin; Catedral de Panam, Cl 14 Juan Daz, ciudad dePanam telfono 214-4763, saldo segn factura 680 por $2,200


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CUENTAS POR PAGAR Y CONCILIACIN BANCARIA

Ventanas del mdulo de cuentas por pagar:

Orden de compra/purchase order: Le permite elegir un nmero de criterios quedeterminan que artculos del inventario aparecen en las rdenes de compras.

Compras- Recibo de inventario/ Purchase- Receive Inventory: Permite alimentar elinventario, llevar el registro auxiliar del proveedor y tambi sirve para hacer los registros delos prstamos y otras obligaciones por pagar.

Cuentas / Bills: Esta disponible en el men de las tareas de peachtree este le permiteincorporar y pagar cuentas de proveedores.

Seleccin de pagos/ select for payment: Seleccionar al proveedor que desea pagarle Contado y cheques/payments: Registra todos los desembolsos por medio de cheques yaquellos desembolsos que estn vinculados con la cuenta de banco.

Cheques viajeros/ write checks: Permite que se incorpore rpidamente la informacindel cheque sin tener que hacer distribuciones individuales.

Notas de crdito/ Vendor credit memo: Permite aplicar una nota de crdito o devolucinde mercanca de cualquier proveedor.

Ingresando facturas de proveedores/Entering purchase/receive inventory

La ventana de compras/recibo de inventario/purchase-receive inventory; es utilizada para registrar lasfacturas de los proveedores y el inventario que recibimos de los suplidores y proveedores.

Cdigo de proveedor/vendor ID: Se ingresa el cdigo del proveedor. Nmero de factura/Invoice: Registre el nmero de factura. Fecha/date: Ingrese la fecha de la factura. Esperando por la factura del proveedor/ waiting on bill from vendor: Si recibimos los

productos de inventario sin la factura del proveedor, marque con un clic en esta casilla. Lascuentas por pagar no sern actualizadas hasta que no remueva el gancho.

Ship to: En este campo se detalla la direccin en la cual se recibir el producto, tiene varioscampos adicionales para otras direcciones alternas a la principal. Trminos de pago/displayed terms: trminos de pagos Cdigo del proveedor: ingresanos el cdigo del proveedor. Cdigo de cuenta por pagar/AP Account: esta cuenta viene predeterminada segn default

information, la cual puede ser reemplazada con solo dirigirse a la lupa y escoger otracuenta.

Cantidad/quantity: Ingrese la cantidad de productos que se compran segn el detalle de lafactura.

Producto/item: seleccione el producto de inventario.


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Descripcin/description: ingrese la descripcin en este campo. Cuenta del mayor general/GL Account: Se despliega la cuenta de compras del mayor

general la cual ha sido predeterminada en el mantenimiento de productos. Precio unitario/unit price: El precio unitario predeterminado es tomado del ltimo costo

unitario por el cual se compr el producto la ltima vez. Monto/amount: Aparece el resultado de la multiplicacin del valor en el campo de cantidad

por el precio unitario.

Ingresando notas de crditos a los proveedores

Ingrese a la ventana de nota de crdito o vendor credit memo para ingresar aquellasdevoluciones de mercancas o crditos aplicados a la cuenta del proveedor.

Usted puede aplicar una nota de crdito a una factura de compra ecistente o aplicarlodirectamente al saldo del proveedor.

Ingresando pagos a proveedores

Usted seleccione la opcin select for payment desde el men de tareas, utilice esta ventanapara seleccionar el filtro para el pago de facturas de proveedores, segn el criterio o poltica de laorganizacin para los pagos.

Asientos de Diario

Los asientos de diario se utilizan para ingresar transacciones de cuentas especficas del mayorgeneral, las cuales se dividen entre dbitos/debits y crditos/credits. Antes de salvar/save latransaccin, el total dbito debe ser equivalente al total de crditos.

Para ingresar un asiento de diario, seleccione la opcin de asiento de diario/general journal entrydesde el men de tareas task o seleccione general journal entry de general ledger en la barra deherramientas.

Fecha/date: Ingrese la fecha de la transaccin desde el calendario el da/mes de latransaccin.


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Referencia/reference: ingrese una referencia para la cual solo le acepta 20 caracteresalfanumricos. El nmero de rereferncia puede ser utilizado para identificar los tipos deasientos que se reflejan en los reportes.

Revervar transacciones/reverse transaction: verifique esta casilla para una transaccinsea reversada automticamente .

Cuenta de mayor general/GL Account: seleccione una cuenta del mayor general desdela lupa. Ambos dbitos y crditos pueden colocarse primero.

Descripcin/description: Ingrese en este la explicacin de la transaccin. Cantidad/amount: Agregue el monto que deba ser debitado o acreditado. Asegurese que

ha ingresado las cantidades en la columna correcta. Este programa automticamenteaumenta o disminuye el balance de la cuenta, dependiendo del tipo de cuenta que esafectada. Los signos negativos no son necesarios.


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CONCILIACIN BANCARIA

Desde el men de tareas tareas/task selecciones la opcin conciliacin banacaria/account reconciliation, esto

asu vez el programa le permite reconciliar aquellas cuentas de efectivo y bancos del mayor general contra elestado de cuenta bancaria mensualmente.

Normalmente, usted podr reconciliar aquellas cuentas de banco y efectivo, como: cuentas en caja menuda,banco y tarjetas de crdito. De igual forma puede reconciliar sistemticamente las cuentas por periodos, lo quele va a permitir detectar errores bancarios. A continuacin descibimos los campos de la conciliacin bancaria:

Fecha de estado de cuenta/statement date: Para ingresar la fecha del estado de cuenta del banco.Solamente se utiliza como referencia.

Estado/Status: Seleccione esta casilla para indicar que la transaccin listada aparaece tambin en elestado de cuenta bancario. Lo que a su vez indica que la transaccin a completado el ciclo decompensacin y la eliminara del lsitado de transacciones cuando el periodo contable cambie de maneraque solo quedaran aquellas transacciones que no hayan sido marcadas en el campo de estado.

Ingresos por intereses/interest income: Ingrese en este campo un solo monto de ingresos porintereses, fecha y cdigo de cuenta de mayor general aplicada para registrar este monto.

Cargos por servicios/service charge: Ingrese en este campo un solo monto de cargos por serviciosbancarios, fecha y cdigo de cuenta del mayor general aplcada para registrar este monto. Para registraren forma detallada varios cargos por servicios bancarios, hgalo desde el botn de Ajuste/Ajust.

Diferencia por conciliar/ Unconcilied diference: Despliega la diferencia por conciliar del saldobancario al corte, menos cheques en circulacin, ms depsitos en trnsito. Cuando todas lastransacciones listadas en el estado de cuenta bancario son ingresadas y cotejadas en peachtree y lastransacciones en circulacin hayan quedado pendientes para el siguiente periodo, este valor debe serigual a cero.

A continuacin los comandos que se encuentran dentro de la Conciliacin Bancaria:

Account to Reconcile/cuenta de la reconciliacin: Aqu podemos ver todas las cuentas de laempresa y para el caso de la conciliacin bancaria debemos escoger la cuenta del banco en queestamos conciliando.


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Show: Nos permite determinar si queremos ver solo el listado de los cheques, listado de depsitos oambos.

Status/Estado del cheque o depsito: Podemos observar si el cheque o depsito ya ha sidomarcado, esto nos indica si el mismo esta circulacin. Al hacer clic en Status podemos ver en ordentodos los cheques y depsitos que han sido conciliados con el banco y los que se encuentran en

circulacin. Beginning Transactions: Esta opcin se utiliza una sola vez, pues en ella se registran los cheques en

circulacin y depsitos en trnsito de la conciliacin anterior. Una vez que son registrados esta opcinno usara ms.

Ajustes por cargos bancarios/adjust

En el mdulo de Conciliacin Bancaria, Peachtree introduce un icono en la barra de men de la ventana dereconciliacin bancaria /account reconciliation, este icono nos permite ir al diario general/general journal yefectuar los ajustes por los cargos bancarios que aparecen en el Estado de Cuenta del banco y no hanregistrados en nuestros libros.

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