8/18/2019 La Transferencia de La Documentación

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La transferencia de la documentación

La transferencia de la documentación es un procedimiento mediante el cual,los documentos se trasladan de un archivo a otro, cuando han perdido odisminuido su valor primario (valor administrativo) y su consulta ya no esfrecuente.

La transferencia debe ser un proceso bien organizado desde el comienzo, todoguiado bajo una normativa que explique de manera clara el proceso.

eg!n la lectura, el archivo central, siendo este el archivo intermedio delsistema de la institución, es el encargado de elaborar la normativa a seguir entodos los archivos de o"cina y debe de tomarse en cuenta la normativaanterior para as# mejorarla o actualizarla.

$ontenido de la normativa%

&. 'ocumentación a transferir. $undo debe prepararse

*. $ómo debe prepararse+. n qu- condiciones f#sicas ha de ir instalada. $ómo debe de ir descrita, etc.

Aspectos que deben contemplar las Normas de Transferencia

/. $aracter#sticas de la documentación que se tras"ere%/qu# se indica que sólo se ha de transferir la documentación que re!nalas condiciones.

0. $undo se debe transferir la documentación%$uando la frecuencia de la consulta sea escasa

$. $ómo debe prepararse la documentación%

1evisión de la documentación (2eri"car el contenido de los documentosy quitar copias, etc.), acondicionamiento e identi"cación de expedientes(3omogeneizar la caratula de los expedientes y que todos est-n en cajasde cartón, etc.) y $lasi"cación y ordenación de las series.

'. 'escripción de documentos%l proceso de transferencia debe ir siempre acompa4ado de undocumento donde se identi"que y describa el contenido de ladocumentación ingresada.

. 5nformación complementaria que se puede acompa4ar%s toda aquella que ayude al archivo central a identi"car y valorar lasseries documentales ingresadas (1ecopilación de disposiciones o"ciales,

disposiciones relacionadas con las normas de procedimiento que regulanel trmite administrativo, la con"dencialidad del contenido, la vigenciaadministrativa.).

6. 5ngreso de la documentación%7rocedimiento a seguir en el traslado y descarga de la documentación(s el procedimiento a seguir en cuanto al trasporte y descarga de ladocumentación, ya que el archivo central lo haya con"rmado de acuerdoal calendario de ingresos). e recomienda que deben pasar de & a *8

8/18/2019 La Transferencia de La Documentación

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a4os como mximo, a partir de esa edad se deben transferir de losarchivos de gestión al archivo intermedio.