La Reingeniería de Procesos y los Cambios Tecnológicos:  Una Evaluación del Impacto del Cambio  

en Diez Proyectos Tecnológicos

Sandra Fonseca, DBA, CISA, CISM, CRISC:  Universidad Metropolitana���

February 27, 2014���

Business Process Reengineering and Technology Change:  A Study on the Impact of Change in Ten IT Projects

Agenda  

•  Introducción  •  Jus2ficación  del  Estudio  •  Preguntas  de  Inves2gación  

•  Metodología  •  Hallazgos  •  Recomendaciones  

•  Introduc2on  •  Jus2fica2on  for  the  Study  

•  Research  Ques2ons  •  Methodology  •  Findings  •  Recommenda2ons  

Introducción/  Introduc2on    

•  Los    avances  en  la  tecnología  y  los  cambios  en  la  estructura  y  dinámica  organizacional    en  ocasiones  promueve  eficiencia  en  los  procesos  y  en  otros  2ene  un  efecto  adverso  dado  que  aumenta  la  burocracia  procesal.  

•  Las  metodologías  o  las  etapas  de  proyecto  de  cambios  tecnológicos  deben  estar  alineados  para  evitar  omisiones  o  errores.    

•  The  con2nuous  changes  in  technology,  corporate  structure  and  dynamics  promotes  efficiency  on  business  processes;  some2mes  it  has  an  adverse  effect  thus  adding  bureaucracy.    

•  Methodologies  or  project  stages  must  be  aligned  to  avoid  omissions  or  errors.  

Jus2ficación  del  Estudio  /  Jus2fica2on  for  the  Study  

 •  El  alto  grado  de  fracaso  en  la  

implementación  de  proyectos  de  nueva  tecnología  empresarial  (ERP  systems)    lleva  a  evaluar  los  factores  crí2cos  de  éxito  (Somers,  2000).    

•  Este  estudio  se  realizó  con  el  propósito  fundamental  de  evaluar  e  iden2ficar  las  causas  y  efectos  de  llevar  a  cabo  un  proceso  de  Reingeniería  de  Procesos  Operacionales  en  el  ámbito  de  una  muestra  de  cinco  (5)  agencias.  

•  The  high  rate  of  ERP  and  new  technology  implementa2on  delays  and  even  failures  presents  the  need  to  evaluate  the  cri2cal  success  factors  missing  on  those  projects.  

•  This  study  evaluated  the  fundamental  purposes  and  root  cause  analysis  taken  in  a  sample  of  ten  (10)  Reengineering  and  IT  Implementa2on  Projects  on  five  (5)  agencies.  

Preguntas  de  Inves2gación  /  Research  Ques2ons  

•  ¿Existe  relación  (causa  y  efecto)  entre  los  cambios  tecnológicos  y  la  reingeniería,  los  recursos  humanos  y  los  procesos?  

•  ¿Cuáles  son  las  necesidades  básicas  que  necesita  una  empresa  para  comenzar  un  proceso  de  reingeniería?  

•  La  Tecnología  de  Sistemas  de  Información.  ¿Es  realmente  efec2va  en  el  proceso  o  es    un  obstáculo  en  el  proceso  de  Reingeniería?  

•  ¿Cuales  son  las  condiciones  ideales  que  deben  darse  para  que  el  Departamento  de  Sistemas  de  Información  pueda  realizar  efec2vamente  sus  ac2vidades  relacionadas  al  ciclo  de  vida  de  los  sistemas  de  información?  

•  ¿Es  necesario  siempre  que  ocurran  cambios  tecnológicos  para  llevar  a  cabo  un  proceso  de  reingeniería?    

•  Is  there  a  Cause  and  Effect  rela2onship  between  technology  change  and  business  process  reengineering  (BPR)  ,  human  resources  and  processes?  

•  What  are  the  basic  needs  of  the  enterprise  to  start  a  BPR  Project?  

•  Is  Informa2on  Systems  Technologies  really  effec2ve  or  an  obstacle  for  BPR?  

•  What  are  the  ideal  condi2ons  an  IT  Department  must  have  to  ensure  BPR  project  success  within  the  SDLC  cycle?  

•  Is  it  necessary  to  have  technology  changes  in  order  to  conduct  a  BRP  project?  

The  Project  Management  Paradox  

Source:  hcp://www.ptaptraining.co.uk/project-­‐management/    

Marco  Conceptual  –  Metodología  de  Inves2gación  

Research  Methodology  Conceptual  Framework  

Análisis  de  Datos/  Data  Analysis  

•  Análisis  documental  –  documentos  bases  de  proyectos    

•  Análisis  de  tendencia  y  distribución  de  frecuencia  

•  Evaluación  de  los  modelos  de  datos  y  procesos,  de  documentos  de  procesos  y  proyectos  

•  Project  Baseline  Document  Analysis  

•  A  tendency  analysis  &  frequency  distribu2on  was  performed.  

•  Data  models  and  control  statements  were  studied,  mainly  from  public  documents,  studies  and  previous  researches.  

Hallazgos  -­‐  Findings  

•  Se  observó  en  uno  de  los  proyectos  el  desarrollo  de  dos  (2)  proyectos  por  separado  que  provocaron  retrasos  y  costos  adicionales  por  no  estar  alineados  o  coordinados.  –  Actualización  ERP  –  Revisión  de  Procesos  –  Par2cipación  limitada  de  IT  

•  It  was  observed  in  one  of  the  projects  from  the  sample,  that  the  ERP  implementa2on  project  and  BPR  project  ran  apart,  not  aligned,  therefore  causing  2me  delays  and  addi2onal  costs  due  to  lack  of  coordina2on.  –  IT  Dept.  had  limited  par2cipa2on    

Hallazgos  –  Findings  -­‐  2  

•  Se  observó  un  proyecto  que  no  se  administró  el  proceso  de  manejo  de  alcance  y  metas  del  proyecto,  no  se  evaluaron  adecuadamente  los  cambios,  lo  que  causó  retrados  en  la  implementación  de  la  solución.  

•  It  was  observed  in  one  project  that  the  scope  baseline  was  not  effec2vely  managed,  the  changes  were  not  evaluated  (scope  creep),  causing  delays  in  implementa2on.  

Hallazgos  –  Findings  -­‐  3  

•  Se  observó  un  proyecto  donde  no  hubo  apoyo  de  la  gerencia  alta,  el  gerente  de  proyecto  de  IT  no  evaluó  el  proceso  de  configuración  de  equipo  y  parametrización  de  la  solución.    

•  No  se  lograron  los  obje2vos  del  proyecto  y  fue  cancelado  por  alto  número  de  cambios  y  desconfianza  en  el  producto  final.    

•  It  was  observed  in  one  project,  lack  of  higher  and  IT  management  support  and  follow  up,  IT  project  manager  did  not  evaluated  the  hardware  proper  configura2on  and  solu2on  implementa2on.  

•  Objec2ves  were  not  achieved  due  to  high  number  of  change  requests    –  project  dropped,  lack  of  trust.    

Hallazgos  –  Findings  -­‐  4  

•  Se  observó  un  proyecto  donde  la  asignación  presupuestaria  fue  considerablemente  menor.  

•  Retraso  de  sobre  seis  (6)  meses  en  la  adquisición  de  equipo  y  licencias  de  la  solución.  –  Una  actualización  de  

aplicación  puede  conver2rse  en  un  proyecto  de  conversión.  

•  It  was  observed  in  one  project  a  lower  budget  assigned.  

•  Six  (6)  months  delayed  in  infrastructure  acquisi2on  and  installa2on  and  solu2on  licence  acquisi2on.    –  Applica2on  upgrade  

some2mes  becomes  a  conversion  project.    

Recomendaciones  -­‐  Recommenda2ons  

•  Se  debe  desarrollar  estrategias  de  implementación  coordinada  –  personal  IT  –  departamentos  operacionales    – Mandato  debe  provenir  de  niveles  altos  de  gerencia  

–  Con2nuidad  de  projectos  en  cambios  de  administración.  

•  Mandate  is  necessary  to  overcome  resistance  and  align  project  coordina2on.  – Mandate  must  come  from  highest  government  level  (State  CIO)  

–  Assure  project  con2nuum  in  administra2on  change.  

Recomendaciones  -­‐  Recommenda2ons  

•  Se  debe  delinear  una  estrategia  de  IT  adecuada  para  alinear  la  capacidad  de  la  infraestructura  de  IT  para  ofrecer  el  soporte  acecuado  a  la  nueva  solución.  

•  Todo  el  personal  clave  de  IT  debe  par2cipar  en  las  dis2ntas  etapas  de  implementación  de  soluciones  informá2cas.  

•  A  sound  strategy  has  to  strengthen  and  align  the  IT  infrastructure  in  order  to  effec2vely  support  the  proposed  solu2ons.    

•  IT  personnel  must  par2cipate  in  different  stages  of  the  IT  implementa2on  project  to  advise  and  assure  IT  infrastructure  is  ready  to  support  the  proposed  implementa2on.    

Referencias  /  References    1. Al-­‐Mashari,  Majed,  Irani,  Zahir,  Zairi,  Mohamed,  (2001)  Business  Process  Reengineering:    A  Survey  of  Interna2onal  Experience,  Business  Process  Management  Journal,  Vol.  7  No.  5,  pp.437-­‐455.      www.ilm.neit.pk/libnews/ar2cles/business.pdf  2. Strassman,  Paul  A.,  (1995),  The  Roots  of  Business  Process  Reengineering,  American  Programmer,  www.strassmann.com/pubs/reeng/roots.html  3. Weicher,  Maureen,  Chu,  William  W.,    Lin,  Wan  Ching,  Le  Van,  Yu,  Dominic,  Business  Process  Reengineering:    Analysis  and  Recommenda2ons,    www.netlib.com/bpr1.htm  4. Orman,  Levent,  V.,  A  Model  Management  Approach  to  Business  Process  Reengineering,  Cornell  University,    hcp://hsb.baylor.edu/ramsower/acis/papers/orman.htm    

¿Ques2ons?  

Thanks!  

“I Touch the Future….. I Teach” Christa  McAuliffe  (1948-­‐1986)