La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas:

un estudio del R A M P

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

PGI-91/WS/18

Pars, 1991

Original: Francs PGI-91/WS/18 Pars, octubre de 1991

LA PREPARACIN DE MANUALES DE GESTION DE DOCUMENTOS PARA LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS:

UN ESTUDIO DEL RAMP

preparado por

Murielle Doyle

y

Andr Frnire

Programa General de Informacin y UNISIST

Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura

Referencia recomendada para el catlogo:

DOYLE, Murielle

La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administraciones pblicas: un estudio del RAMP / preparado por Murielle Doyle y Andr Frnire [para el] Programa General de Informacin y el UNISIST. - Pars, UNESCO, 1991. - iv, 47 pgs.; 30 cm. - (PGI-91/WS/18)

I. Frnire, Andr II. Ttulo III. UNESCO, Programa General de Informacin y UNISIST IV. Programa de Gestin de Documentos y Archivos (RAMP)

UNESCO, 1991

PREFACIO

Para atender mejor las necesidades de los Estados Miembros, y en parti-cular las de los pases en desarrollo, en el mbito especializado de la administracin de archivos y gestin de documentos, la Divisin del Programa General de Informacin de la UNESCO ha preparado un programa a largo plazo, que es el Programa de Gestin de Documentos y Archivos (Records and Archives Management Programme, RAMP).

El RAMP refleja en sus elementos esenciales los principales temas del Programa General de Informacin. Sus objetivos son fundamentalmente los siguientes:

- hacer notar en los Estados Miembros la importancia de los documentos administrativos y de los archivos como fuentes de informacin bsica;

- asistir a los Estados Miembros, cuando as lo soliciten, en la organi-zacin y el desarrollo de sistemas y servicios de gestin de documentos y archivos que resultan indispensables para un empleo eficaz de estas fuentes de informacin;

- fomentar el desarrollo y la difusin de conocimientos archivsticos mediante la capacitacin de especialistas en la materia.

Las actividades del Programa de Gestin de Documentos y Archivos giran en torno al desarrollo de la infraestructura archivstica, la capacitacin, la preservacin del patrimonio archivstico, el desarrollo y empleo de tecnolo-gas modernas de informacin y la promocin de investigaciones archivsticas.

El presente estudio ha sido preparado mediante contrato con el Consejo Internacional de Archivos (CA). Tiene por objeto concebir un modelo tipo de manual de directivas destinado a las administraciones pblicas, con el fin de facilitar la aplicacin de programas apropiados para la gestin de documentos. Se ha incluido, a modo de complemento, una bibliografa selectiva al final del estudio.

Cualquier comentario o sugerencia que pudiera suscitar el presente estudio debe dirigirse a la Divisin del Programa General de Informacin, UNESCO, 7, place de Fontenoy, 75007, Pars. Pueden tambin obtenerse en la misma direccin otros estudios preparados dentro del marco del programa RAMP.

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NOTA PRELIMINAR

"La preparacin de manuales de gestin de documentos para las administra-ciones pblicas".

Tal es el ttulo con que la UNESCO, por conducto del Consejo Interna-cional de Archivos, nos ha confiado la ejecucin de un estudio que tiene por objeto concebir un modelo de elaboracin de un manual de orientaciones necesa-rias para establecer un programa de gestin de documentos administrativos. El presente documento abarca el conjunto de los aspectos reglamentarios vincu-lados a uno u otro de los elementos de un programa de esta ndole, y excluye, por consiguiente, los textos reglamentarios relativos al tratamiento, a la conservacin y a la difusin de documentos con valor permanente, vale decir los archivos.

El lector no encontrar normas enteramente formuladas, sino ms bien los elementos necesarios para elaborar las que le hagan falta, cuyo desarrollo adaptar a su particular entorno. Con esta idea en mente, el estudio comienza con algunos conceptos previos a la elaboracin de las orientaciones propia-mente dichas. Su valor instrumental resultar as todava mayor.

Tampoco ha sido nuestro propsito enumerar ni comparar los diferentes manuales o las diferentes tendencias que puedan encontrarse en los pases miembros del CA. Un proyecto de tal envergadura entraara para su realiza-cin un volumen de investigaciones y anlisis que sobrepasaran ampliamente el alcance del presente documento.

Aunque las orientaciones aqu presentadas constituyen un todo homogneo, una organizacin determinada slo podr aplicar un nmero restringido de ellas en funcin de su entorno administrativo especfico. De idntica manera, puede optar por dar mayor importancia a un determinado elemento de un programa de gestin de documentos administrativos y, en consecuencia, desarrollar ms de lo que aqu se ha hecho con las directivas correspondientes.

El modelo adoptado en el presente estudio es ms bien un modelo centrali-zado de gestin en el que las directrices emitidas por el organismo central han de ser obligatoriamente respetadas. Es ste el tipo de modelo que ms suele encontrarse en Amrica del Norte. No obstante, no descartamos en absoluto la posibilidad de una gestin de documentos administrativos con una orientacin menos restrictiva, en la cual el organismo central desempeara un papel de asesor e interviniera nicamente para dar normas generales.

Esperamos que este documento constituya un instrumento eficaz para colegas cuya labor sea desarrollar un programa de gestin de documentos administrativos en los organismos pblicos para los que trabajan.

Andr Frnire Murielle Doyle Director de Gestin Documental Jefe de Servicio de los

Ministerio de Rentas Organismos Pblicos Quebec, Canad Archivos Nacionales de

Quebec, Canad

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INDICE

Pagina

Nota preliminar i

Introduccin 1

SECCIN 1. CLAVES DEL XITO DE UN MANUAL DE DIRECTRICES 2

1.1 Definicin y funciones de un manual 2

1.2 Cualidades de un manual 2

1.3 Modelo del contenido del manual 3

1.4 Control del manual 4

SECCIN 2. REQUISITOS PREVIOS PARA UN MANUAL DE DIRECTRICES 6

2.1 Un programa estructurado 6

2.2 Aval de las autoridades y estructura legislativa .... 6

2.3 Creacin del organismo central 7

2.4 Los dems participantes 8

SECCIN 3. TEXTOS OFICIALES PREVIOS A LA ELABORACIN DE DIRECTRICES: POLTICAS ADMINISTRATIVAS 9

3.1 Poltica de gestin de documentos activos 9

3.2 Poltica de gestin de documentos semiactivos 12

3.3 Poltica de gestin de documentos inactivos 15

SECCIN 4. DIRECTRICES 18

4.1 Rbricas anlogas de las directrices 18

4.2 Contenido especfico de las directrices relativas a los elementos esenciales de un programa de gestin de documentos administrativos 19

4.2.1 Plan de clasificacin 19 4.2.2 El calendario de conservacin 20 4.2.3 La gestin de los depsitos centralizados

de documentos semiactivos 22 4.2.4 Seleccin y entrega de documentos inactivos

destinados a conservarse 24 4.2.5 Eliminacin de documentos inactivos 25

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Pagina

4.3 Contenido especfico de las directivas relativas a la seguridad de la informacin 26

4.3.1 Proteccin de documentos esenciales 26 4.3.2 Proteccin de las informaciones personales

y de los documentos confidenciales 27

4.4 Contenido especfico de las directrices relativas a los elementos perifricos del programa 28

4.4.1 Gestin de formularios 28 4.4.2 Gestin de informes 29 4.4.3 Gestin de la correspondencia y del correo ... 30 4.4.4 Reciclaje de los diferentes soportes

de informacin 31

4.5 Contenido especfico de las directrices referentes a otros soportes de informacin 32

4.5.1 Gestin de documentos en microimagen 32 4.5.2 Gestin de documentos electrnicos 33

Conclusin 35

Bibliografa 36

PGI-91/WS/18

INTRODUCCIN

Las administraciones comienzan a reconocer que la informacin constituye un recurso fundamental para la gestin y la toma de decisiones. La aparicin de tcnicas modernas de reproduccin y de tratamiento y transmisin de datos multiplica constantemente el volumen de informacin que ha de gestionarse. La aplicacin de un programa de gestin de documentos administrativos permite instaurar medidas coherentes respecto de la creacin, la organizacin, el tratamiento, el reconocimiento y la conservacin selectiva de dicha informa-cin. Inversamente, la falta de un programa de este tipo ocasiona gastos administrativos de investigacin y conservacin desmesurados, y dificulta a la vez la toma de decisiones ptimas. Existe otra consecuencia de peso: la seleccin de documentos con valor permanente para la constitucin de los archivos de una administracin se vuelve cada vez ms fastidiosa y aleatoria.

El funcionamiento y la aplicacin cotidiana de un programa de gestin de documentos administrativos dependen en gran parte de un encuadre reglamen-tario, es decir, de un manual de directrices. Estas constituyen las balizas de aplicacin de principios y normas enunciados por las autoridades, en el marco de la legislacin y de las polticas que sustentan el programa. Resultan por consiguiente indiscutibles las mltiples ventajas que comportan la agrupacin y la estructuracin coherentes del conjunto de estos textos.

Las diferentes directrices debern por lo tanto abarcar todo el proceso de informacin, desde su creacin hasta su supresin o su conservacin, en caso de que adquiera valor permanente. Se trata de un vasto campo de estudio cuya complejidad crece da a da y en cuyo desarrollo participan cada vez ms especialistas.

La redaccin de un buen manual de directivas obliga a respetar ciertos principios y a evitar una serie de escollos no siempre evidentes. En la primera parte de este estudio se abordan dichos aspectos, con el fin de permitir la creacin de manuales eficaces y eficientes para las administraciones.

Sin embargo, no basta poseer un manual de esta ndole. Hace falta adems que su aplicacin y actualizacin sean supervisadas por una entidad adminis-trativa cuya principal funcin sea la gestin de documentos. Sustentada por una estructura legislativa adecuada, dicha entidad (el organismo central) slo podr llevar a cabo su misin en la medida en que posea los recursos sufi-cientes. La segunda parte de este documento abordar, pues, los requisitos estructurales previos.

La tercera seccin versa sobre otro elemento importante que precede la redaccin del manual: la adopcin de polticas generales que permitan definir, para cada uno de los campos objeto del estudio -documentos activos, semi-activos e inactivos- los parmetros globales de orientacin escogidos por la administracin para su tarea de gestin de informacin.

Slo una vez definidos todos estos elementos, se puede pensar realmente en elaborar lo que constituye el meollo de este estudio: las directrices especficas de cada uno de los aspectos de un programa de gestin de documen-tos administrativos. Basndose en polticas gubernamentales, estas directivas permitirn a los interesados que operan en los diferentes sectores de la administracin pblica implantar su propio programa de manera estructurada y coherente.

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SECCIN 1. CLAVES DEL XITO DE UN MANUAL DE DIRECTRICES

El xito de un manual de directrices y de procedimientos estriba en la claridad y la precisin de los conceptos y de las consignas que contiene, as como en el margen de flexibilidad que deja al utilizador para adaptar las normas a sus necesidades particulares, sin por ello desvirtuar la esencia del sistema o del programa de que se trate.

Las estrategias de desarrollo e implantacin de dichos sistemas y programas sern tanto ms eficaces cuanto mejor las asegure y respalde un manual ajustado a los criterios establecidos.

1.1 Definicin y funciones de un manual

Cabe definir un manual como un instrumento de gestin cuyo objetivo es explicar claramente la esencia de un sistema o de un programa y asegurar su aplicacin eficaz y eficiente. El manual habr logrado su objetivo si la organizacin destinataria percibe su importancia en la gestin y la realiza-cin de operaciones. El empleo del manual debe permitir al utilizador ejecutar ntegramente las tareas, acciones o actividades que le incumben, con un mnimo de recursos, ya sea humanos, materiales, financieros o informacionales.

En el desarrollo y la redaccin de un manual se deben perseguir esencial-mente dos fines: sistematizar y uniformar el funcionamiento de una organiza-cin, y facilitar a la vez la resolucin de los problemas tcnicos repetitivos.

Las organizaciones y sus componentes estn integrados por seres humanos cuya naturaleza misma los lleva, segn las circunstancias, a percibir o reaccionar de manera diferente ante situaciones o problemas que se presentan. Los conceptos definidos por los administradores y los analistas/arquitectos de sistemas, en cambio, deben ser comprendidos y aplicados del mismo modo por todos sus utilizadores a lo largo de la existencia del sistema.

Sucede, adems, que diversas situaciones pueden presentar problemas tcnicos similares que deben generar la misma reaccin de la que derivarn decisiones y operaciones precisas. El manual ha de poder responder a estas situaciones y ofrecer una solucin mediante mecanismos casi automticos. En caso contrario, la diversidad y variabilidad de las respuestas a estas cuestiones o problemas repetitivos ocasionarn prdidas de eficacia y enormes gastos a la organizacin.

1.2 Cualidades de un manual

De manera general, el creador habr ejecutado correctamente su labor en la medida en que el utilizador logre emplear el manual de manera eficaz y eficiente, lo cual constituye el objetivo primordial de su elaboracin.

La supresin de errores y un alto nivel de calidad garantizarn al autor una buena acogida del documento por parte de sus destinatarios. No es sufi-ciente escribir ni describir los principios o procedimientos correctos; es preciso, adems, hacerlo con claridad y transparencia, tanto en el lenguaje como en la terminologa, para la persona que habr de aplicarlos.

Importa no olvidar que el lector de un manual no se encuentra frente a una novela o a un libro de arte. El fin perseguido al redactar un manual es, ante todo y nicamente, presentar un instrumento de gestin que describir, en un modelo de ingeniera, la orientacin que ha de seguirse. En ese espritu, conviene que el redactor considere al utilizador como un receptor/ aplicador de los principios enunciados.

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El utilizador se ubica dentro de una cadena de operaciones, contraria-mente al redactor que se encuentra en el plano de la concepcin; este ltimo debe por lo tanto redoblar sus esfuerzos por describir clara y concisamente los conceptos y las operaciones, dada la pasividad en la que se halla el lector frente a esta avalancha de datos.

Aunque parezca obvio al principio, resulta fundamental plantear con precisin el tema abordado en cada una de las secciones e incluir, si procede, una serie de definiciones a fin de circunscribir inequvocamente dicho tema. No menos importante es el ordenamiento de las ideas y principios descritos, en un lenguaje claro y preciso, que resulte lo ms sencillo posible para el utilizador. En efecto, este ltimo no debe tener que interpretar el sentido de las frases o los trminos empleados, hecho que producira, tarde o temprano, un laxismo inevitable en la aplicacin de las consignas enunciadas.

Conviene utilizar una fraseologa directa y evitar perfrasis superfluas y disquisiciones filosficas. El manual no tiene por objeto presentar una serie de teoras u opciones entre las que el utilizador pueda escoger; es necesario recordar en todo momento que ese documento refleja el funcionamiento de la organizacin existente o prevista. Tampoco hace falta insistir demasiado en el estilo de redaccin: el manual constituye un documento de instrucciones y referencias; el humor y la familiaridad, por lo tanto, no son aconsejables. En esa perspectiva, parece manifiestamente preferible recurrir a una escritura impersonal y directa, lo cual evidentemente contribuir a que se apliquen sin discusin las iniciativas enunciadas.

Incluso despus de su distribucin y aplicacin, el manual sigue siendo responsabilidad del autor, sea ste un organismo o un individuo, quien debe tener presente durante todo el proceso de redaccin la facilidad de empleo y la posibilidad de actualizacin.

Materialmente, el manual ha de ser robusto para resistir un uso cotidiano sin deterioro notable. Por otra parte, ciertos elementos del contenido estarn sujetos a modificaciones, segn las circunstancias y la evolucin de las necesidades. Por consiguiente, una configuracin con pginas sueltas facili-tar la actualizacin de una pgina o una seccin del manual, sin descuidar por ello la encuademacin, cuya calidad ser una garanta de la integralidad del contenido.

Hasta cierto punto, los autores deben tambin prestar atencin a la presentacin material de la obra. La claridad de la edicin o de la impresin constituye un factor que contribuye a la dificultad o facilidad de la lectura de los textos, ya bastante arduos de por s.

1.3 Modelo del contenido del manual

La estructura misma del manual debe reflejar antes que nada los princi-pios que hemos enunciado.

Empecemos por el ndice. Debe ser sencillo, sin dejar de aportar sufi-cientes precisiones para guiar adecuadamente al lector a travs de los diversos textos y secciones. El ndice debe considerarse un instrumento de investigacin, siempre sinttico, empleado en la resolucin de los problemas cotidianos del utilizador. Segn la amplitud y la complejidad del manual, ser necesario prever una parte suplementaria que relacione los temas abordados en las directrices.

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La seccin siguiente consiste en una serie de Instrucciones que detallan en una primera fase los objetivos del manual y los ministerios y organismos pblicos a los que incumben las polticas y las directrices luego descritas en el texto. En segundo trmino, se enumeran los principios y los mtodos relativos al control, a la actualizacin y a la difusin del manual. Esta seccin se completa con datos nominativos sobre los responsables (nombre, ttulo y funcin, domicilio y nmero de telfono, etc.). Se trata de una seccin que resulta fundamental para el xito de un programa de gestin de documentos administrativos, puesto que es donde los responsables establecen su autoridad.

El texto de las Directrices y, llegado el caso, de los procedimientos correspondientes, constituye la parte esencial del manual. Estas directrices, agrupadas segn los diferentes aspectos abordados, suministran las indica-ciones precisas para fijar la orientacin necesaria en la implantacin de cada elemento del programa.

El anexo con el texto referente a las polticas que constituyen el fundamento de las directrices permitir al utilizador sacar an mayor provecho del manual.

1.4 Control del manual

La redaccin de un manual, de un lado, y la implantacin de los principios que contiene, de otro, dependen a menudo de las diferentes autoridades. Los utilizadores pueden sentir la tentacin -y la sienten de hecho- de hacer caso omiso de ciertas disposiciones contenidas en las directrices, e incluso de modificarlas en funcin de un enfoque o de un contexto particulares. Para evitar que esto ocurra, es fundamental establecer claramente dos niveles de autoridad, los nicos susceptibles de influir en el contenido o en la aplicacin del manual.

Existe en primer trmino el realizador, vale decir el grupo o la unidad administrativa que tiene a su cargo la concepcin, la redaccin, la difusin y el control de la aplicacin de los principios, de las directrices y de los procedimientos destinados a constituir los textos reglamentarios. Atae a este grupo u organismo responsable del expediente decidir sobre el contenido, la edicin y las modificaciones de dichos textos. Esta autoridad le debe ser reconocida y conferida de manera exclusiva y aparecer confirmada en el manual mismo como advertencia preliminar, carta o consigna de la autoridad superior.

Esta ltima constituye precisamente el otro nivel de autoridad respon-sable, el que corresponde a la aprobacin. Incumbe, pues, a los altos manda-tarios (Primer Ministro, Presidente, Viceministro, Vicepresidente, u otra autoridad delegada) validar oficialmente las orientaciones y el contenido de los textos reglamentarios propuestos y autorizar su vigencia en todos los sectores u organismos de su jurisdiccin.

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La elaboracin de un manual de gestin de documentos corresponde perfec-tamente a este modelo. Se propone aqu un instrumento de gestin que permita a los diferentes responsables sectoriales de los ministerios u organismos comprender y aplicar el programa de gestin de documentos.

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El equipo gubernamental encargado de desarrollar y administrar el programa debe encargarse de la realizacin del documento, para lo cual es necesario asimilar bien los conceptos enunciados e incorporar los diversos parmetros de gestin documental. Ms importante an, el equipo de redactores debe tener constantemente presente la imagen del utilizador, que habr de "convivir" con estas normas y directrices.

Dado que el contexto de la gestin documental vara de una administracin a otra, el programa propuesto deber tener en cuenta los ajustes necesarios en cada caso. Aunque es claro que los conceptos y principios de base no se alterarn, ser preciso en cada etapa de desarrollo adaptar los contenidos globales o especficos a cada situacin particular.

Esto dar lugar a tipos de organizaciones ms o menos centralizadas, en las que existir una concentracin o una reparticin de poderes y responsa-bilidades que puede cambiar de un gobierno a otro. Lo que resulta importante, e incluso imprescindible, sea cual fuere la orientacin adoptada, es mantener la misma poltica y la misma estructura a lo largo del ejercicio. Puede ser muy difcil, e incluso peligroso, cambiar las reglas del juego en medio de la partida. A menos que surjan incongruencias mayores, las orientaciones iniciales deben ser conservadas durante todo el tiempo que dure el desarrollo y la implantacin del programa de gestin documental. Con este fin, es preciso mantener la cohesin de pensamiento y de accin entre las personas respon-sables de dicho programa en cada una de sus etapas, hecho que obligatoriamente aparecer reflejado en el manual de directrices.

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SECCIN 2. REQUISITOS PREVIOS PARA UN MANUAL DE DIRECTRICES

En menos de seis meses, una persona puede hacer inoperante cualquier sistema, por eficaz que sea, si no cree en l. Para que la preparacin y la redaccin de un manual de directrices den su fruto, es necesario que todos los participantes se sumen al proceso, en los diferentes niveles de organizacin en que se encuentren. Es esencial proporcionar, por consiguiente, los elementos bsicos requeridos previamente para la elaboracin de un manual de esta ndole.

2.1 Un programa estructurado

Los primeros interesados en el problema de la gestin de documentos administrativos necesitarn datos fiables y precisos para justificar el hecho de iniciar un programa. Estos elementos sern ms valiosos an para determinar las prioridades y para argumentar con personas escpticas e inspectores financieros. Estos ltimos se mostrarn particularmente crticos respecto del proyecto cuando se trate de desembolsar los fondos necesarios para la operacin; los escpticos pondrn en tela de juicio la envergadura del problema y las ventajas del programa. Surge, por consiguiente, la necesidad de definir desde el comienzo la problemtica global de la situacin y de prever las consecuencias a corto, mediano y largo plazo.

En esta fase, el expediente estar en manos de un grupo de trabajo restringido que tendr a su cargo la definicin y el anlisis preliminares de la situacin. Tras un examen somero de las diferentes entidades de que se trate, se har un inventario del volumen de documentos existentes, determinando particularmente las grandes categoras de los expedientes. Los sectores crticos que necesiten medidas correctivas ms importantes sern objeto de mayor atencin.

Este examen permitir censar a las personas ya confrontadas con estos problemas y descubrir a la vez los elementos sectoriales de las soluciones previstas o aplicadas.

El anlisis de estos datos primarios servir como base para la preparacin de un documento de orientacin cuya aceptacin por parte de las autoridades significar el punto de partida real de la operacin. Fuera del estado global de la situacin, se describirn la misin, los objetivos y la estructura general del programa previsto, as como los recursos (financieros, materiales y humanos) requeridos para comenzar y un calendario de ejecucin.

2.2 Aval de las autoridades y estructura legislativa

La inscripcin del programa de gestin de documentos administrativos dentro del calendario poltico constituye la segunda etapa que deber encarar el grupo de trabajo. No basta, en efecto, concebir esta solucin; es necesario, adems, que obtenga la aprobacin y el apoyo de las autoridades superiores, puesto que de ello depende la credibilidad del programa y los recursos que le sern destinados.

A partir de ese momento, el grupo de trabajo original se convierte en el ncleo oficial encargado de poner en marcha el proyecto y de venderlo a los componentes de la organizacin supeditados a l. La adhesin de stos reviste la misma importancia que la aceptacin por parte de los altos mandatarios. Si bien el programa puede serles impuesto, slo dar resultados en la medida en que los participantes intervengan con la conviccin de que ellos mismos obtendrn ventajas de orden organizativo y econmico.

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Paralelamente, la adopcin de una ley marco y de los principales regla-mentos constituirn una base y una estructura legislativa para legitimizar el programa, y manifestarn la voluntad de las autoridades, demostrando hasta qu punto, de qu manera y con qu medios estn dispuestos a comprometerse. La adopcin de una ley es la expresin de una poltica y de una orientacin gubernamental. Se trata de una orientacin firme cuya permanencia es mucho ms eficaz que una serie de textos administrativos destinados a contrarrestar la resistencia al cambio.

Los reglamentos o polticas emanan de la ley y dan mayor precisin a los diferentes aspectos de la estructura legislativa^). Mientras que en la ley se presentan los principios generales, los reglamentos sirven para precisar las tcnicas y la prctica de aplicacin, cuyas modalidades sern afinadas por las directrices.

As, tanto en materia de gestin de documentos administrativos como en cualquier otro asunto organizativo, este encuadre reglamentario garantiza la coherencia y la unidad de accin de los diferentes participantes de los que depende la eficiencia y la eficacia del programa.

La asignacin de los recursos constituye el otro factor indispensable para el desarrollo y la funcionalidad del programa. La cooperacin de las autoridades debe traducirse en la asignacin de recursos humanos y materiales que permitan desempear esas funciones, lo que supone la atribucin de presu-puestos adecuados. Ahora bien, raras son las veces en las que la gestin de documentos constituye una prioridad gubernamental; se suele subestimar la importancia de la informacin como recurso.

Se llega rpidamente a la conclusin de que no basta con adoptar textos legislativos y reglamentarios para organizar la documentacin. Slo los recursos atribuidos al proyecto sern la prueba de una autntica voluntad de las autoridades, y en este plano, la fuerza de conviccin de las primeras personas encargadas del expediente desempea un papel primordial.

2.3 Creacin del organismo central

La creacin y el mandato del organismo central, generalmente previstos por la ley, constituyen uno de los primeros pasos de la administracin para poner en prctica un programa de gestin de documentos administrativos. Incumbe a esa entidad asumir la direccin gubernamental respecto de todos los asuntos vinculados a este aspecto de la gestin de recursos informacionales.

La autoridad de dicho organismo central debe ser reconocida por las otras entidades gubernamentales y debe ocupar un lugar jerrquico que le facilite el contacto directo e influyente con los altos mandatarios, lo que resulta particularmente necesario, pues en el ejercicio de sus funciones el organismo habr de cambiar mentalidades y suscitar inevitables resistencias. En algunos casos, los opositores pueden llegar incluso a faltar a su compromiso de apoyar la aplicacin del programa y de asignar los recursos necesarios. En ese contexto, cuantas menos barreras tenga que franquear el organismo central para hacerse or por las altas autoridades, menos se diluir su mensaje, ms posibilidades de xito tendr y tanto ms se consolidar su funcin directiva.

1) El lector encontrar un modelo en la Seccin 3.

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Este factor resulta particularmente importante en vista del papel de creador, de supervisor, de formador y de promotor que el organismo central ha de desempear. En la prctica, y con la excepcin de la gestin de documentos semiactivos en la que podr tomar a cargo la gestin directa y centralizada por razones de eficacia y economa, el organismo central tiene por objeto hacer actuar a las otras entidades, limitndose a un papel de asesor. Se sita, en efecto, en los dos extremos de la cadena administrativa: en la iniciacin de los elementos del programa segn las prioridades establecidas y en el control de su aplicacin a efectos de obtener los mximos beneficios o en su correccin cuando resulta necesaria. Debe tambin mantenerse activamente atento a las necesidades de los dems participantes que da a da tendrn que poner en prctica las decisiones tomadas.

2.4 Los dems participantes

Aun cuando se est haciendo referencia a un programa global de gestin de documentos administrativos en el plano gubernamental, no cabe duda de que dentro de estos principios y balizas uniformes, la resolucin de problemas inmediatos de los diferentes sectores existentes sufrir un cierto nmero de variaciones. Los problemas sectoriales difieren, efectivamente, de una unidad administrativa a otra, y segn su carcter, mandato o importancia, una de ellas puede llegar a modificar las prioridades gubernamentales de acuerdo con sus propias necesidades.

El papel de las entidades gubernamentales resulta, por lo tanto, igual-mente importante. En la aplicacin de la ley, las polticas, los reglamentos o las grandes lneas trazadas por el organismo central, cada sector tendr que elaborar su propio programa interno con sus responsables y sus directrices especficas. Los responsables sectoriales ejercern un mandato de concepcin y de elaboracin de directrices internas y al mismo tiempo tendrn que llevar a cabo el programa gubernamental dentro de su entidad administrativa.

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La clave del xito depende, en cuanto a las estructuras, los recursos y los participantes, de un alto grado de colaboracin y de intercambios que permitan el mejor funcionamiento y la mayor coherencia que pueda pretender el Estado en su totalidad.

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SECCIN 3. TEXTOS OFICIALES PREVIOS A LA ELABORACIN DE DIRECTRICES: POLTICAS ADMINISTRATIVAS

La legislacin que rige la gestin de documentos administrativos y de archivos se presenta en muchos pases como una serie de leyes marco cuyo alcance debe ser especificado con textos ms explcitos, a saber, los de las polticas administrativas, las cuales tienen la ventaja de definir ms clara-mente las obligaciones que emanan de la ley y de establecer la distribucin de responsabilidades entre los diferentes participantes.

Gracias a estas polticas de gestin de documentos, el organismo central responsable de la aplicacin de la ley puede definir su funcin, establecer los lmites de su accin directa y determinar los deberes y las obligaciones que recaen sobre cada uno de sus asociados pblicos, as como los que le incumben directamente.

El nmero de polticas administrativas puede variar segn la amplitud y el alcance de la ley. En muchos casos, las polticas abarcan los principales elementos de un programa de gestin de documentos administrativos, tales como el establecimiento de un calendario de conservacin y de un plan de clasifica-cin, la micrografa, la proteccin de documentos esenciales, el depsito de documentos semiactivos, y la conservacin de documentos de archivos. Otro modo de proceder consiste en establecer polticas segn la divisin de la masa documental conforme a la teora de las tres edades. Es as como en Quebec los ministerios y los organismos gubernamentales disponen de una "poltica de gestin de documentos activos", de una "poltica de gestin de documentos semiactivos" y de una "poltica de gestin de documentos inactivos". En tal caso, los elementos de un programa de gestin son tratados dentro del marco de tres polticas administrativas y cada una puede definirse con ms exactitud en las directrices que integran el manual de gestin de documentos.

3.1 Poltica de gestin de documentos activos

Objetivo

El fin que se persigue con una poltica administrativa de esta naturaleza es administrar eficazmente los documentos producidos y adquiridos por las entidades gubernamentales!), asegurar una proteccin adecuada para estos documentos durante su vida activa, facilitar el acceso rpido y eficaz a la informacin que contienen y reducir la masa documental de manera continua y controlada.

Definiciones

Las definiciones adoptadas para asegurar una mejor comprensin de la poltica deben estar en conformidad con el espritu de la legislacin exis-tente en materia de gestin de documentos administrativos y de archivos. En ningn caso pueden estas definiciones oponerse a las leyes vigentes.

1) La expresin "entidades gubernamentales" designa, segn los pases, a los ministerios y rganos oficiales o a los organismos gubernamentales.

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"Documento": cualquier soporte de informacin, con inclusin de los datos que contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de los documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec (L.R.Q., Captulo B-2).*

Conjunto constituido por un soporte y por la informacin que encierra, dispo-nible para ser consultado o utilizado como prueba.**

"Documento activo": documento empleado habitualmente con fines administra-tivos o legales.* Ver "Archivos corrientes".**

"Documento semiactivo": documento empleado ocasionalmente con fines adminis-trativos o legales.* Ver "Archivos intermediarios".**

"Documento inactivo": documento que ha dejado de emplearse con fines adminis-trativos o legales.* Ver "non-current records": [ ]: ... archivos que han perdido su utilidad administrativa corriente.**

"Documento esencial": documento indispensable para el funcionamiento de un organismo, capaz de garantizar la continuidad de ste despus de un desas-tre.*** Ver "Vital records ...": [ ]: ... documentos esenciales para la continuidad del trabajo, en caso eventual de una catstrofe.**

"Gestin de documentos": conjunto de operaciones y de tcnicas relativas a la concepcin, al desarrollo, a la implantacin y a la evaluacin de los sistemas administrativos que se requieran desde la creacin de un documento hasta su destruccin o su transferencia a los archivos.*** Ver "records management".**

"Calendario de conservacin": [instrumento de gestin] que determina los periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] documen-tos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica qu documentos inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben suprimirse.* Ver "records schedule".**

* Ley sobre archivos (Leyes reformadas de Quebec, Cap. A-21.1). ** Diccionario de terminologa archivstica. Con equivalentes en holands,

alemn, italiano, ruso y espaol. Nueva York: K.G. Saur, 1984. 190 pgs. (Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3).

*** DELAGE-HARVEY, Gisle. Vocabulario de la gestin de documentos administrativos. Edicin provisional. Montreal, Office de la langue franaise, 1983, 91 pgs.

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PRINCIPIOS RECTORES

. La gestin de documentos activos, como parte fundamental del recurso infor-macional, debe ocupar en el seno de las entidades gubernamentales un lugar tan preponderante como el de la gestin de recursos humanos, financieros y materiales.

. La presencia del organismo central encargado de establecer las normas y directrices y de supervisar su aplicacin garantiza la uniformidad de la poltica gubernamental en materia de gestin de documentos activos.

. La gestin de documentos activos de las entidades gubernamentales debe apoyarse en sistemas normalizados de clasificacin y de localizacin de la informacin.

. Los periodos de conservacin y los modos de supresin de los documentos activos de las entidades gubernamentales se establecen en un calendario de conservacin que debe ser aprobado oficialmente. La aplicacin y el cumpli-miento de dicho calendario son rigurosamente controlados.

. Los documentos esenciales de las entidades gubernamentales deben ser identi-ficados y sometidos a medidas especiales de proteccin.

. En cada entidad gubernamental, la gestin de documentos activos depende de un equipo central responsable de supervisar el funcionamiento de sistemas, tecnologas y mtodos informticos uniformes, que han de regir la creacin, el tratamiento, la localizacin, la explotacin, la proteccin y la supre-sin de documentos.

DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES

La importancia del papel y de las responsabilidades que recaen sobre el organismo central vara segn el grado de autonoma de las entidades guberna-mentales y el mayor o menor valor que se adjudique a la imputabilidad de los gestores. Para resultar eficaz, la poltica administrativa debe conferir al menos un poder de control y de supervisin al organismo que acta en calidad de dirigente gubernamental en materia de gestin de documentos activos.

. El organismo central

- elabora las normas, las directrices y los procedimientos relativos a la gestin de documentos activos y supervisa su aplicacin;

- se encarga de la formacin de especialistas responsables de la aplicacin de dichas normas, directrices y procedimientos en las entidades gubernamentales;

- aconseja y brinda asesoramiento tcnico a las entidades gubernamentales en la concepcin y el funcionamiento de sistemas y mtodos de gestin eficaz y rentable de documentos activos;

- prepara para las entidades gubernamentales instrumentos de trabajo y guas que puedan facilitarles el funcionamiento de un programa de gestin de documentos activos: un calendario de gestin de documentos comunes (General Records Schedule), un plan de clasificacin de documentos de gestin (Admi-nistrative Records Classification Plan) y un modelo de lista de documentos esenciales;

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- asume el control y la evaluacin de los programas de gestin de los documen-tos propios de cada entidad gubernamental y aprueba el calendario de conser-vacin de cada una;

- promueve la gestin de documentos activos ante las personas responsables en las entidades gubernamentales, con el objeto de sensibilizarlas respecto de la importancia de una gestin eficaz y rentable de los documentos.

. Las entidades gubernamentales

- disponen de un equipo central con personal especializado, cuya funcin principal consiste en elaborar y aplicar un programa de gestin de documen-tos activos correspondiente a su sector;

- se encargan del cumplimiento y la adaptacin, si es necesario, de las normas, directrices y procedimientos elaborados por el organismo central en materia de gestin de documentos activos;

- elaboran con el apoyo del organismo central un calendario de conservacin de sus documentos, lo someten para su aprobacin y se encargan a continuacin de su aplicacin y su actualizacin;

- elaboran con el respaldo del organismo central un plan de clasificacin de los documentos, y supervisan su aplicacin de manera uniforme en todas las unidades, con el propsito de garantizar una localizacin adecuada de la informacin;

- elaboran y aplican un sistema destinado a controlar la consulta de documen-tos, a fin de respetar el carcter confidencial de algunos de ellos y de proteger informacin personal;

- identifican los documentos esenciales y establecen las medidas idneas de proteccin en caso de desastre;

- se encargan de que los miembros del personal responsables de la aplicacin del programa de gestin de documentos activos reciban la formacin continua impartida por el organismo central;

- promueven la gestin de documentos activos ante el personal de las unidades administrativas, a fin de poner de relieve la importancia de una gestin eficaz y rentable de sus documentos.

3.2 Poltica de gestin de documentos semiactivos

Objetivo

Esta poltica administrativa trata de racionalizar los costos de explotacin de los documentos semiactivos recurriendo a servicios centralizados de conser-vacin y de comunicacin de dichos documentos. Este tipo de medida facilita al mismo tiempo la supervisin de la aplicacin de los calendarios de conserva-cin aprobados. Garantiza tanto la transferencia de los documentos, una vez concluida su fase activa, como la entrega o supresin de los que hayan entrado en la fase inactiva.

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Definiciones

Las definiciones adoptadas para asegurar una mejor comprensin de la poltica deben estar en conformidad con el espritu de la legislacin vigente, y no pueden en ningn caso oponerse a estas leyese).

"Documento": cualquier soporte de informacin, incluyendo los datos que contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de los documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec (L.R.Q., Captulo B-2).*

Conjunto constituido por un soporte y por la informacin que encierra, dispo-nible para ser consultado o utilizado como prueba.**

"Documento activo": documento empleado habitualmente con fines administra-tivos o legales.* Ver "Archivos corrientes".**

"Documento semiactivo": documento empleado ocasionalmente con fines adminis-trativos o legales.* Ver "Archivos intermediarios".**

"Documento inactivo": documento que ha dejado de emplearse con fines adminis-trativos o legales.* Ver "non-current records": [ ]: ... archivos que han perdido su utilidad administrativa corriente.**

"Calendario de conservacin": [instrumento de gestin] que determina los periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] docu-mentos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica cules de los documentos inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben suprimirse.* Ver "records schedule".**

"Depsito [Centro] de documentos semiactivos": lugar donde se conservan a bajo costo y segn los mtodos apropiados los documentos semiactivos de una administracin.*** Ver "Record Center" y "depsito de prearchivo".**

"Gestin de documentos semiactivos": conjunto de operaciones relativas a la identificacin o a la desclasificacin [transferencia] de documentos cuya fase de vida activa haya terminado, as como de las relativas a la conservacin y a la comunicacin de dichos documentos durante su periodo de vida semiactiva.****

1) Muchos de los trminos ya definidos en la poltica precedente figuran de nuevo, con el fin de dar a cada texto la autonoma necesaria para su utilizacin independiente.

* Ley sobre archivos (Leyes reformadas de Quebec, Cap. A-21.1). ** Diccionario de terminologa archivstica. Con equivalentes en holands,

alemn, italiano, ruso y espaol. Nueva York: K.G. Saur, 1984. 190 pgs. (Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3.

*** DELAGE-HARVEY, Gisle. Vocabulario de la gestin de documentos adminis-trativos. Edicin provisional. Montreal, Office de la langue franaise, 1983, 91 pgs.

**** Poltica de gestin de documentos semiactivos, C.T. 167568 y Decreto del Ministro de Asuntos Culturales de Quebec, del 15 de julio de 1988.

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PRINCIPIOS DIRECTIVOS

. Los documentos estatales semiactivos deben conservarse en depsitos especia-les cuyo costo de mantenimiento es muy inferior al que genera su conserva-cin en archivadores que ocupan espacio en las oficinas.

. La centralizacin de los servicios de conservacin constituye la estrategia ms rentable, dado que permite ahorros considerables en cuanto a infraes-tructuras y personal. Conviene por lo tanto intentar concentrar al mximo el volumen de documentos que deben depositarse.

. En el depsito centralizado de documentos estatales semiactivos se debe poder garantizar el cumplimiento del calendario de conservacin y la salva-guardia de documentos con valor histrico o de investigacin, haciendo entrega de ellos a los centros de archivo.

DISTRIBUCIN DE LAS RESPONSABILIDADES

La distribucin de las responsabilidades en la gestin de documentos semiactivos vara segn el grado de centralizacin de los servicios de conser-vacin. En ciertos pases, las entidades gubernamentales son clientes perma-nentes de los servicios administrados por el organismo central responsable de la gestin de documentos y archivos. En otros casos, los organismos pblicos pueden recurrir a servicios privados o dirigir su propio centro de documentos semiactivos. Es necesario que el organismo central posea por lo menos un poder de coordinacin de los servicios de conservacin, cuando no la administracin de un servicio nico.

. El organismo central

- elabora las normas, directrices y procedimientos relativos a la gestin de documentos semiactivos y supervisa su aplicacin;

- promueve la agrupacin de los servicios de conservacin de documentos semi-activos ante las entidades gubernamentales, haciendo ver las ventajas econ-micas que comporta esta frmula;

- coordina los servicios de conservacin y comunicacin de documentos semi-activos, sea administrando directamente el servicio o supervisando los otros servicios de conservacin agrupados;

- se encarga, por conducto del conjunto de los servicios de conservacin, de que las entidades cumplan los calendarios de conservacin aprobados, trans-firiendo los documentos semiactivos a los espacios de depsito y suprimin-dolos (destruccin o archivo) una vez concluida la fase de vida semiactiva.

. Las entidades gubernamentales

- supervisan el cumplimiento de las normas, directrices y procedimientos elaborados por el organismo central en materia de gestin de documentos semiactivos;

- recurren a los servicios de conservacin de documentos semiactivos adminis-trados o supervisados por el organismo central;

- se encargan de transferir los documentos a los espacios de depsito en cuanto concluye la fase de vida activa;

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- deben respetar el periodo de depsito previsto en el calendario de conserva-cin, y encargarse de la transferencia anual de los documentos caducos.

3.3 Poltica de gestin de documentos inactivos

Objetivo

La poltica de gestin de documentos inactivos tiene por objeto conservar y tratar adecuadamente los documentos que hayan sido entregados para su archivo despus de la seleccin efectuada con arreglo al calendario de conser-vacin. El fin ltimo que se persigue es el de facilitar al mximo el acceso de los ciudadanos a los documentos conservados por su valor histrico o de investigacin.

Definiciones

Las definiciones adoptadas deben estar en conformidad con el espritu de la legislacin vigente, y no pueden en ningn caso oponerse a estas leyese.

"Archivos": conjunto de documentos, sean cuales fueren la edad, la forma y el soporte material, producidos o adquiridos por cualquier persona fsica o moral, o por cualquier servicio u organismo pblico o privado, en el ejercicio de su actividad, ya sea conservados por su creador o por sus sucesores para su usufructo personal o entregados a la institucin archivstica competente a causa de su valor archivstico.**

"Calendario de conservacin": [instrumento de gestin] que determina los periodos de utilizacin y los soportes de conservacin [...] [de los] documen-tos activos y semiactivos [de un organismo] [...] e indica qu documentos inactivos deben conservarse de manera permanente y cules deben suprimirse.* Ver "records schedule".**

"Documento": cualquier soporte de informacin con inclusin de los datos que contiene, legibles por el hombre o por una mquina, con la excepcin de los documentos descritos en la Ley sobre la Biblioteca Nacional de Quebec (L.R.Q., Captulo B-2).*

Conjunto constituido por un soporte y por la informacin que encierra, dispo-nible para ser consultado o utilizado como prueba.**

"Documento inactivo": documento que ha dejado de emplearse con fines admi-nistrativos o legales.* Ver "non-current records": [ ]: ... archivos que han perdido su utilidad administrativa corriente.**

"Entrega": operacin consistente en transferir la conservacin de documentos inactivos de un organismo pblico a un servicio de archivos pblico, con traspaso de propiedad.* y ** (Esta operacin puede resultar de una seleccin o de un muestreo de los documentos inactivos de que se trate).

1) Muchos de los trminos ya definidos en las polticas precedentes figuran de nuevo con el fin de dar a cada texto la autonoma necesaria para su utilizacin.

* Ley sobre archivos (Leyes reformadas de Quebec, Cap. A-21.1). ** Diccionario de terminologa archivstica. Con equivalentes en holands,

alemn, italiano, ruso y espaol. Nueva York: K.G. Saur, 1984. 190 pgs. (Consejo Internacional de Archivos, Manual N 3).

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PRINCIPIOS DIRECTIVOS

. Los documentos inactivos que ya no revistan valor administrativo, legal o fiscal deben ser suprimidos conforme a los plazos previstos en el calendario de conservacin, respetando las reglas y directrices que garantizan su tratamiento confidencial, si corresponde.

. Los documentos inactivos destinados a conservarse de manera permanente en virtud del calendario de conservacin, se entregarn al centro de archivos del Estado despus de la seleccin o muestreo previstos en las reglas de conservacin.

. La entrega al centro de archivos de documentos con valor histrico o de investigacin debe efectuarse regularmente y en conformidad con las reglas y directrices establecidas por el organismo central responsable de la conser-vacin de los archivos.

. Los documentos inactivos entregados al centro de archivos del Estado sern tratados de manera tal que se facilite su acceso y se ponga de relieve su valor. Se archivarn en condiciones satisfactorias y seguras que garanticen su conservacin permanente.

DISTRIBUCIN DE RESPONSABILIDADES

La gestin de documentos inactivos comporta dos aspectos diferentes. Por un lado, la eliminacin de documentos que carecen de utilidad para el Estado y la entrega al centro de archivos de los que deban conservarse permanentemente; por otro, la conservacin, el tratamiento y la difusin de los documentos entregados. En general, la responsabilidad del primer aspecto recae sobre las entidades gubernamentales poseedoras de los documentos que han entrado en fase inactiva, mientras que corresponde a los centros de archivos estatales recibir y poner de relieve los documentos histricos. No obstante, es aconsejable que los procesos de eliminacin y de entrega se efecten segn las normas y directivas dictadas por el organismo central responsable de la conservacin de archivos.

. El centro de archivos del Estado

- elabora las normas, directrices y procedimientos relativos a la eliminacin y a la entrega de documentos que han entrado en fase inactiva y supervisa su aplicacin;

- se encarga de que las entidades gubernamentales cumplan con los calendarios de conservacin aprobados respecto de la eliminacin de documentos inactivos o a su entrega despus de una seleccin o muestreo previos;

- supervisa el tratamiento adecuado de los documentos inactivos entregados o previamente adquiridos, realizando una seleccin, clasificacin, descripcin e indexacin de los archivos, y elabora instrumentos de investigacin que faciliten su explotacin;

- garantiza una conservacin racional y segura de los documentos archivados, restaurndolos si procede;

- activa los esfuerzos y los recursos requeridos para la difusin de archivos mediante programas de promocin y de participacin y tomando las medidas necesarias para facilitar a una clientela lo ms amplia posible el acceso a dichos archivos.

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. Las entidades gubernamentales

- se encargan de hacer respetar las normas, directrices y procedimientos elaborados por el organismo central en materia de eliminacin y entrega de documentos inactivos;

- deben cumplir con los calendarios de conservacin aprobados en cuanto a la eliminacin, seleccin o muestreo de documentos inactivos;

- entregan regularmente los documentos inactivos destinados a una conservacin permanente.

***

Una vez que el campo de aplicacin de la gestin de documentos adminis-trativos haya sido definido por medio de polticas y stas hayan sido adop-tadas, se puede emprender la elaboracin de la parte esencial del manual, a saber, las directrices correspondientes a los diversos elementos del programa.

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SECCIN 4. DIRECTRICES

En la esfera de la gestin de documentos administrativos, se entiende por directrices aquellos documentos reglamentarios que enuncian los principios especficos de cada uno de los elementos del programa que emanan de las polticas ya formuladas. Cualquiera que sea la poltica o el elemento del programa a las cuales se refieran, las directrices deben tener una forma o una estructura normalizadas.

El utilizador se encontrar en primer trmino con las rbricas anlogas: el tema y el objetivo de la directriz, el marco legislativo, el campo de accin, la fecha de entrada en vigor, las definiciones relativas al tema abordado, y la distribucin de las funciones y de las responsabilidades entre los distintos participantes.

Acto seguido, se formular para cada directriz la parte esencial de los textos, constituida por los principios directivos que enuncian las orienta-ciones escogidas y la manera de aplicarlas en la organizacin.

4.1 Rbricas anlogas de las directrices

En la rbrica "tema" y "objetivo" se procura delimitar de manera sucinta la naturaleza y el contenido del elemento del programa del que trata la directriz y de presentar los fines perseguidos.

Por lo que se refiere al segundo elemento, el "marco legislativo", constituye el fundamento del texto reglamentario. Esta seccin debe evocar las leyes, polticas o reglamentos en que se apoyan los principios y las normas previstos en el contexto de la directriz. La claridad y la precisin de tales indicaciones constituirn una referencia inmediata para que el lector intere-sado pueda localizar el documento que sirvi de base a una determinada orien-tacin administrativa.

En el "campo de accin", el autor de la directriz determina el alcance de la medida. De manera general, las directrices se aplican a todos los sectores o unidades administrativas de la organizacin. Una formulacin clara de este principio reviste gran importancia para los responsables del programa. Puede ocurrir, sin embargo, que un sector no se encuentre sujeto a alguno de estos elementos, en cuyo caso una mencin restrictiva claramente formulada puede resultar fundamental.

La inscripcin de la fecha de entrada en vigor de la directriz tambin debe ser tenida en cuenta por los redactores, dado que constituye un compro-bante del momento preciso a partir del cual los derechos y deberes de cada una de las partes adquieren vigencia. Esta medida suprime la posibilidad por parte de algn sector recalcitrante de alegar desconocimiento, ya que nadie puede ignorar la reglamentacin.

Es importante tambin que cada directriz contenga una serie de defini-ciones en las que se describan de manera precisa los trminos empleados en cada tema especfico, y se evoquen las definiciones ms importantes del programa de gestin de documentos administrativos.

Por ltimo, las directrices deben precisar la distribucin de funciones y responsabilidades entre los diferentes interesados. Una gestin sana invita, en efecto, a delimitar claramente las responsabilidades exclusivas de cada uno de los participantes en la aplicacin sectorial de un programa, ya sea en cuanto a su desarrollo o a su aplicacin. La falta de tales delimitaciones acarrea sistemticamente confusiones e interferencias en las acciones de los diversos participantes.

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Todos los elementos persiguen un mismo fin: proporcionar parmetros explcitos para la comprensin y la aplicacin de los principios especficos de cada una de las directrices.

4.2 Contenido especfico de las directrices relativas a los elementos esenciales de un programa de gestin de documentos administrativos1)

4.2.1 Plan de clasificacin

La razn de existir de un plan de clasificacin estriba en la necesidad de una sealizacin y explotacin eficaces de los documentos; dicho plan permite a la vez una estructuracin lgica y jerrquica del conjunto de documentos de un organismo.

Principios rectores

. La clasificacin de los documentos estatales se lleva a cabo de manera uniforme en el seno de cada entidad gubernamental, a partir de un plan de clasificacin de documentos de gestin comunes a todas las entidades guber-namentales y de un plan de clasificacin especfico a cada una de ellas establecido en funcin de las actividades que las caracterizan.

. El plan de clasificacin uniforme debe tener suficiente flexibilidad para poder ser actualizado peridicamente. Se elabora por lo general teniendo en cuenta las funciones y actividades de los organismos estatales; los documen-tos se registran por tema y segn una jerarqua lgica. Una estructura de esta ndole, que va de lo general a lo particular, ofrece la ventaja de poder aadir cdigos de clasificacin complementarios segn vayan desarro-llndose nuevas actividades.

. El fundamento de la estructura de clasificacin es un inventario de todos los documentos producidos y adquiridos por un organismo estatal. Slo si se cumple esta condicin podr el plan de clasificacin satisfacer debidamente las necesidades de los usuarios.

. El plan de clasificacin va indefectiblemente acompaado de un repertorio alfabtico de los temas oficiales abordados en la estructura de clasifica-cin, para los cuales es preciso conocer el cdigo de clasificacin previsto en el plan uniforme. El plan comprende tambin las descripciones y defini-ciones correspondientes a cada categora y subcategora de los temas enume-rados. Su ausencia dar lugar a la libre interpretacin, lo cual perturbar la uniformidad de aplicacin de este instrumento de gestin.

. La utilizacin de un plan de clasificacin en el seno de una entidad guber-namental no puede preverse sin que el organismo central haya dispensado cursos destinados a capacitar al personal encargado de implantar dicho plan en la entidad. Incumbe tambin al organismo central la elaboracin de una gua de implantacin y de control del sistema.

1) El lector slo encontrar aqu la parte especfica de cada directriz, puesto que dado su carcter repetitivo, las rbricas anlogas se han agrupado en el punto 4.1.

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. El plan de clasificacin uniforme puede aplicarse de manera centralizada en los grandes centros de clasificacin que operan con varias unidades adminis-trativas, o de manera descentralizada, con la creacin de un centro de clasificacin para cada unidad administrativa en las entidades gubernamen-tales. En cualquiera de los dos casos, el control de la evolucin y del desarrollo del plan de clasificacin es un elemento capital. Dicho control est a cargo del organismo central en lo que respecta al plan de clasifica-cin de los documentos comunes a todo el aparato gubernamental. El plan de clasificacin de documentos especficos a una entidad gubernamental, en cambio, es controlado por la entidad correspondiente, por intermedio de su propio equipo de gestin de documentos.

Enunciado de los procedimientos

Ciertas reglas y procedimientos deben aadirse a la directriz que trata de la clasificacin uniforme. Se trata de procedimientos relativos a:

- el inventario de los documentos que constituye la etapa precedente a la elaboracin de un plan de clasificacin;

- la elaboracin de la estructura de clasificacin;

- la preparacin de un repertorio de temas con remisiones internas y palabras clave, y la [redaccin de las descripciones] de cada cate-gora y subcategora, a fin de permitir la utilizacin uniforme del plan.

En una gua de implantacin del sistema de clasificacin se detallarn otros procedimientos, a saber:

- el procedimiento de clasificacin, que va desde la identificacin del tema hasta la creacin del expediente, pasando por la seleccin del cdigo de clasificacin, del ttulo del expediente y de los criterios de descripcin;

- el procedimiento de sealizacin que supone la elaboracin previa de un ndice de sealizacin de los expedientes;

- las reglas de clasificacin alfabtica adoptadas oficialmente para la aplicacin del plan de clasificacin;

- el procedimiento de circulacin de los expedientes.

Todos estos procedimientos deben normalmente ser establecidos por el organismo central y sometidos a las entidades gubernamentales para su adapta-cin a las necesidades particulares de cada una.

4.2.2 El calendario de conservacin

Es indispensable preparar y aplicar un calendario de conservacin de documentos para administrar eficaz y econmicamente el volumen documental de un organismo. Tambin se garantiza as la seleccin y la proteccin de docu-mentos con valor histrico o de investigacin. El calendario estipula el tiempo de conservacin oficial de documentos en etapa de vida activa y semiac-tiva, y determina los que luego sern permanentemente conservados o destruidos.

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Principios rectores

. La elaboracin del calendario de conservacin puede ser previa a la del plan de clasificacin que se aplicar. No obstante, debe basarse en el mismo inventario general de todos los documentos del organismo, con el fin de identificar las series de documentos, incluyendo los documentos informti-cos, para las cuales se determinan los periodos de conservacin y las modalidades de supresin.

. El establecimiento de los plazos de conservacin requiere la estrecha colaboracin de los gestores. Ha de comprobarse en cada caso que el tiempo de conservacin previsto para documentos activos y semiactivos responde a las necesidades administrativas y legales de las unidades principalmente responsables de la creacin y de la utilizacin primaria de dichos documen-tos. Son estas unidades las que estn en posesin del expediente principal para el cual han de establecerse los plazos globales, por contraposicin a los expedientes secundarios para los que no se especifica ningn periodo de conservacin en la etapa semiactiva y que difcilmente sern conservados de manera permanente^-).

. La decisin sobre la modalidad de supresin de un documento recae sobre los archiveros, dado que ellos solos pueden determinar los criterios de selec-cin relativos a los documentos destinados a ser permanentemente conservados.

. Una vez aprobado por el organismo responsable de la gestin de documentos y de archivos, el calendario de conservacin debe difundirse ampliamente dentro de la entidad gubernamental, junto con una gua explicativa destinada a facilitar su interpretacin, aplicacin y actualizacin.

Ningn documento estatal puede ser eliminado antes de haber sido regis-trado en el calendario de conservacin aprobado. Los documentos que hayan pasado a ser semiactivos en virtud de los periodos estipulados en el calen-dario sern transferidos a los centros especializados. Por otra parte, los documentos inactivos que han de conservarse de manera permanente deben ser entregados a los centros de archivos en conformidad con las reglas de conser-vacin aprobadas.

Enunciado de los procedimientos

Los procedimientos siguientes vienen a completar la directriz sobre el calendario de conservacin, y sirven para facilitar su elaboracin y aplica-cin. Dichos procedimientos versan sobre:

- el inventario de los documentos, que constituye la etapa previa a la elaboracin de un calendario de conservacin;

1) Segn el Reglamento sobre el calendario de conservacin... (decreto 1894-85, 18 de septiembre de 1985), que emana de la Ley sobre archivos de Quebec, el "expediente principal" contiene la informacin ms completa sobre el tema, mientras que el "expediente secundario" slo abarca una parte de la informacin contenida en el expediente principal, o se trata de una copia de la informacin ntegra contenida en dicho expediente.

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- la preparacin del calendario de conservacin, en la que se presentan las distintas etapas del proceso, desde la identificacin de las necesidades de los usuarios en cuanto al periodo de conservacin, pasando por la verificacin jurdica y financiera, hasta la aprobacin oficial. Se explica aqu la obligacin de describir cada una de las series de documentos y de mencionar el uso que de ellos se hace en las etapas de vida activa y semiactiva. Gracias a este procedimiento, se har tambin la distincin entre el expediente principal y los secun-darios, y se podr identificar de manera precisa la unidad adminis-trativa en cuya posesin se halla el expediente principal;

- la desclasificacin de documentos en etapa semiactiva, en la que se indica cmo transferir al centro de documentos semiactivos los expe-dientes principales, despus de haber establecido la fecha de venci-miento del expediente y efectuado el clculo del tiempo de conservacin previsto en la etapa activa. Los expedientes secundarios se eliminan generalmente al cabo de la etapa de vida activa;

- la desclasificacin de documentos en etapa inactiva, en la que se detallan las modalidades de entrega al centro de archivos o de elimina-cin de los expedientes principales al cabo de la etapa de vida semiactiva. Antes de proceder a la eliminacin definitiva, debe consultarse con la unidad en cuya posesin estn los documentos y se respetarn las normas vigentes.

Sera conveniente incorporar en la misma gua de aplicacin del calen-dario de conservacin los dos procedimientos de desclasificacin de documentos y las normas propuestas a continuacin relacionadas con la entrega y la eliminacin de documentos inactivos. Dicha gua puede ser elaborada por el organismo central y presentada a las entidades gubernamentales.

4.2.3 La gestin de los depsitos centralizados de documentos semiactivos

La instalacin de centros especializados de depsito de documentos semiactivos es insuficiente; hace falta tambin una gestin eficaz y rentable, lo que presupone el establecimiento de reglas mnimas y su acatamiento por los usuarios de los servicios. Las condiciones de conservacin y de depsito varan segn el tipo de soporte de informacin. No obstante, el servicio que se brinda es siempre el mismo, ya se trate de documentos en papel, en micro-formas o en soportes magnticos. En cualquiera de los casos, el servicio comprende la conservacin, comunicacin y supresin de los documentos confiados al depsito centralizado.

Principios rectores

. La clientela de un centro de documentos semiactivos debe estar claramente definida, y ms an si se trata de un servicio gubernamental brindado gratuitamente a los organismos estatales. Segn la estructura legislativa y administrativa existente, los usuarios del depsito centralizado pueden ser clientes obligados a utilizar el servicio o bien clientes que hayan optado por l voluntariamente.

. La clientela designada puede hacer uso de los servicios del depsito, siempre que su calendario de conservacin haya sido aprobado. Todos los expedientes principales que hayan alcanzado, segn el calendario de conservacin, su fase de vida semiactiva debern ser depositados all.

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. La transferencia de documentos semiactivos al centro especializado debe efectuarse con arreglo a las normas y procedimientos relativos a la identi-ficacin de los documentos, a su colocacin en los contenedores prescritos, y a la descripcin de su contenido. En cada contenedor depositado se debe indicar la fecha prevista para la supresin final de conformidad con el calendario de conservacin.

. Un depsito centralizado de documentos semiactivos no solamente es garanta de una conservacin segura y confidencial de los documentos, sino que constituye tambin un servicio de comunicacin de dichos documentos a las unidades propietarias interesadas en consultarlos. Este servicio de referen-cia se controla por informtica, con un sistema de advertencia con respecto a los documentos no devueltos, e incluye tambin su rpida entrega y recupe-racin.

. La gestin racional de un depsito centralizado de documentos semiactivos se logra controlando el cumplimiento de los plazos de conservacin previstos en el calendario. El proceso de supresin final se lleva a cabo en el depsito centralizado, el cual debe contar con la autorizacin del cliente para destruir los documentos que hayan entrado en fase inactiva o entregarlos al centro de archivos, segn lo dispuesto en el calendario aprobado. El centro de documentos inactivos ofrece normalmente un servicio de reciclaje de documentos o de traslado al centro de archivos.

. El responsable de un depsito centralizado debe encargarse de la compilacin mensual y cumulativa de estadsticas relativas al volumen de documentos depositados, eliminados o entregados, as como al nmero de consultas. Estos datos estadsticos se comunican a cada uno de los clientes como mnimo una vez al ao, y constituyen datos que para ambas partes pueden resultar suma-mente tiles en la gestin.

Enunciado de los procedimientos

A fin de garantizar una utilizacin juiciosa del depsito centralizado de documentos semiactivos, es importante establecer un cierto nmero de procedimientos y de instrucciones destinados a los usuarios, que generalmente se hallan reunidos en una "gua del cliente", y que giran en torno a:

- la transferencia y el depsito de documentos en donde se indica a los usuarios el material normalizado que debe emplearse y cmo se procede para transferir los documentos semiactivos, con todas las precisiones relativas a cada soporte de informacin (papel, microformas, soportes magnticos);

- la identificacin de la procedencia del contenido mediante una etiqueta fijada sobre el contenedor y un formulario adjunto, en el cual deben constar el contenido y las referencias del periodo de conserva-cin calculado en funcin del plazo oficial aprobado;

- la consulta de documentos depositados, recalcando la obligacin del cliente de designar a las personas autorizadas a consultarlos, con una explicacin sobre el procedimiento para solicitar los documentos y devolverlos despus de su consulta;

- la advertencia con respecto a documentos no devueltos, y la manera de subsanar el problema eficazmente;

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- la desclasificacin de documentos que han entrado en fase inactiva, lo cual presupone que el cliente debe validar una lista en la que se identifiquen los grupos de documentos previstos para ser destruidos o entregados. Se establece de este modo la distribucin de las responsa-bilidades entre el propietario de los documentos y el depsito centra-lizado en materia de eliminacin o seleccin y entrega de los docu-mentos al centro de archivos;

- los servicios complementarios brindados por el depsito centralizado y cmo beneficiar de ellos. Estos servicios comprenden la consulta de documentos in situ y la intercalacin de documentos adicionales en los expedientes ya depositados.

4.2.4 Seleccin y entrega de documentos inactivos destinados a conservarse

Esta etapa reviste una gran importancia en el proceso de gestin de documentos y exige una estrecha colaboracin entre el gestor de los documentos administrativos y el archivista. El valor de los archivos conservados por el Estado depender de la calidad de esta labor en comn.

Principios rectores

. Los documentos inactivos destinados a formar parte de los archivos deben escogerse segn los criterios de muestreo o seleccin prescritos en el calendario de conservacin por los archivistas, quienes realizarn directa-mente la seleccin, o delegarn esta tarea en el responsable de gestin de documentos de cada entidad gubernamental. En este ltimo caso, se da por sentado que los archivistas habrn dado previamente cursos de formacin a las personas encargadas de efectuar la operacin de seleccin y que la supervisarn cuidadosamente.

. Cada contenedor dirigido al centro de archivos estatal debe llevar obligato-riamente un nmero y la identificacin de su procedencia, y estar acompaado de uno o varios formularios en los que se describa el contenido. Si el archivista no hubiera participado en la seleccin y preparacin de la entrega de los documentos, los formularios deben serle enviados antes de efectuar la transferencia, para su verificacin y correccin eventual.

. Aun cuando la entrega se efecte con traspaso de propiedad de los documen-tos, es aconsejable confiar una copia de los formularios de entrega a la entidad gubernamental de donde proceden, para que pueda permitir a sta identificar el destino de los documentos entregados a los Archivos del Estado y facilitar su consulta en caso necesario.

. El tratamiento de los documentos entregados constituye una ocasin propicia para que los archivistas evalen el calendario de conservacin aprobado y los criterios de seleccin aplicados. Dicho proceso puede dar lugar a recomendaciones de modificacin de ciertas reglas de conservacin.

. Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conserva-cin permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y videogrficas, cintas magnticas, y otros ms.

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Enunciado de los procedimientos

La directriz sobre la seleccin y entrega de documentos debe completarse con procedimientos que indiquen a las entidades gubernamentales cmo han de ordenar los documentos cuyo soporte sea el papel cuando se le entreguen y cmo han de establecer las relaciones requeridas. Han de indicarse adems las normas de calidad aplicables a documentos cuyo soporte no sea el papel y los procedimientos de traslado a los Archivos del Estado.

4.2.5 Eliminacin de documentos inactivos

La mayor parte de los documentos producidos y adquiridos por un organismo en el marco de su actividad sern destruidos al cabo de su vida activa y semiactiva. No ms del 5 al 10% de la masa documental poseer lo que se consi-dera valor histrico o de investigacin. Dado que se trata de un volumen considerable, resulta rentable proceder a la eliminacin de documentos inacti-vos en cuanto venza el plazo de conservacin. Esta medida permite una utiliza-cin ms racional tanto del espacio como del material de clasificacin reser-vados para los documentos activos y semiactivos. Por otro lado, la reduccin anual del volumen documental facilita la localizacin y utilizacin de los documentos activos con valor administrativo, legal y fiscal.

Principios rectores

. Ningn documento original o expediente principal puede eliminarse si est inscrito en el calendario de conservacin aprobado y ha sido objeto de una peticin oficial de destruccin.

. La peticin de destruccin debe obligatoriamente estar autorizada por el gestor responsable del expediente principal o por el responsable de la gestin de documentos administrativos en el seno de la entidad gubernamen-tal, segn el grado de centralizacin existente en la aplicacin del calen-dario de conservacin. El ningn caso debe minimizarse la importancia de controlar minuciosamente el cumplimiento de las reglas inscritas en el calendario de conservacin y de llevar a cabo las verificaciones a cargo de los gestores, antes de dar el visto bueno definitivo a la operacin de destruccin de un documento principal. El deber de comprobar esta doble verificacin en cada caso recae sobre el responsable de la gestin de documentos administrativos.

. Cuando se haya procedido a la eliminacin, una copia de cada peticin de destruccin debe ser enviada al solicitante con la fecha y la firma del responsable de la operacin. Deben incluirse asimismo indicaciones precisas en cuanto al mtodo de destruccin empleado, as como a las medidas tomadas respecto a documentos de ndole confidencial. Una vez recibida dicha confir-macin de destruccin, el solicitante podr actualizar las listas y copias de documentos dispersas en las diversas unidades administrativas.

. La eliminacin de documentos y expedientes secundarios no exige un control tan minucioso. Se trata de una operacin efectuada bajo la responsabilidad directa de las unidades administrativas encargadas de hacer respetar los plazos previstos en el calendario de conservacin. En caso de que el expe-diente secundario revistiera un carcter nominativo o confidencial, la unidad deber ponerse en contacto con el responsable de la gestin de documentos administrativos, quien efec- tuar la destruccin conforme al procedimiento previsto.

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. Antes de proceder a la eliminacin de documentos principales que se hayan microflimado, el responsable de la gestin de documentos administrativos debe cerciorarse del valor legal de dicho soporte de informacin y obtener los certificados exigidos por la ley.

. Los mtodos y procedimientos aplicados para la eliminacin de documentos dependern del soporte de que se trate y del grado de confidencialidad del documento. En lo que respecta al papel, la recuperacin y el reciclaje se imponen siempre, a menos que se trate de documentos confidenciales. Incluso en estos casos, el despedazamiento y la incineracin no siempre representan las nicas soluciones posibles. En cuanto a las cintas magnticas y magne-toscpicas, cabe pensar en reutilizarlas despus de ser borradas electrni-camente. Es claro que se recurrir a mtodos ms drsticos y por consiguien-te ms seguros (despedazamiento e incineracin) cuando as lo requiera la confidencialidad del documento.

Enunciado de los procedimientos

Los procedimientos que sirvan de complemento a la directriz sobre la eliminacin de documentos inactivos indicarn la manera de recuperar y de reciclar el papel de conformidad con los criterios gubernamentales, as como los mtodos que deben emplearse para la destruccin de documentos confidencia-les, incluida la certificacin de testigos.

4.3 Contenido especfico de las directivas relativas a la seguridad de la informacin

4.3.1 Proteccin de documentos esenciales

Ms all de las medidas habituales de proteccin de los documentos contra incendios, robo, inundaciones, actos de vandalismo y sustancias peligrosas, existe una serie de recursos preventivos para proteger contra catstrofes naturales, guerras y accidentes nucleares o de otra ndole los documentos que se consideran esenciales para el mantenimiento o la reanudacin de las activi-dades de un organismo.

Principios rectores

. La tarea de elaboracin y aplicacin de un programa de proteccin de docu-mentos esenciales recae generalmente, en el seno de una entidad gubernamen-tal, sobre el responsable de la gestin de documentos administrativos. Dicho programa constituye un complemento del plan de un organismo para situaciones de urgencia.

. La primera etapa en la implantacin de un programa de este tipo consiste en identificar y evaluar, con la ayuda de los gestores responsables de las actividades esenciales del organismo, cules son los documentos esenciales para el mantenimiento de los servicios suministrados o para la reanudacin de las actividades en caso de desastre. Estos documentos son los que contri-buyen a garantizar los derechos fundamentales de la organizacin, as como sus obligaciones legales y financieras, y representan un promedio del 3% del volumen documental total de la organizacin.

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. Acto seguido, se deben prever para todos los documentos considerados "esen-ciales" medidas de proteccin, empezando por la elaboracin de un ejemplar de seguridad. Ese ejemplar (en soporte idntico u en otro soporte) ha de depositarse en un local especialmente habilitado con todas las garantas de seguridad y condiciones adecuadas de conservacin. Otro modo de proteccin podra ser el de diseminar en diversos lugares de seguridad los documentos esenciales. En cualquiera de los casos, es fundamental actualizar peridica-mente las informaciones contenidas en los ejemplares de seguridad. En caso de catstrofe, esos ejemplares deben ser rpidamente accesibles, y se asegurar la disponibilidad del equipo y el personal necesarios para la explotacin de dichas informaciones esenciales.

. Un programa de proteccin de documentos esenciales debe comportar una seccin importante de planificacin de la reanudacin de las actividades en caso de desastre. Para ello, deben definirse con cada gestor responsable las actividades consideradas esenciales dentro de la organizacin y el orden de prioridad de su reanudacin, teniendo muy en cuenta los documentos y los miembros del personal requeridos para tal operacin.

. Como responsable del programa, el especialista en gestin de documentos se encargar de efectuar controles espordicos de la eficacia de las medidas de proteccin instauradas y de actualizar y trasladar con regularidad los ejemplares de seguridad. En caso necesario, solicitar a los gestores que rectifiquen cualquier aspecto insatisfactorio.

4.3.2 Proteccin de las informaciones personales y de los documentos confidenciales

A pesar de que un programa de gestin de documentos administrativos tenga como objetivo primordial facilitar y agilizar la obtencin de informacin, existen ciertos casos en los que, por el contrario, hay que restringir y controlar el acceso a documentos que contengan datos confidenciales o informa-cin nominativa^-). La utilizacin de este tipo de informacin debe estar sujeta a reglas y mecanismos de control que garanticen el respeto de la vida privada y la conformidad con la legislacin vigente.

Principios rectores

. La responsabilidad primera, en materia de proteccin de informacin nomina-tiva y confidencial, incumbe al Estado, que debe legislar al respecto. La formulacin posterior de las directrices y normas de seguridad requeridas atae al organismo central encargado de la gestin de documentos adminis-trativos.

. Cada entidad gubernamental debe disponer de un coordinador cuya funcin sea la de hacer cumplir las reglas de proteccin de las informaciones personales y de los documentos confidenciales. Dicha persona puede integrar el equipo de gestin de documentos, que puede apoyarla en su labor de verificacin peridica y de revisin continua de los mecanismos de proteccin.

1) Informaciones relativas a una persona fsica que permitan su identifi-cacin especfica.

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. La proteccin de la informacin nominativa y confidencial ser tanto ms eficaz cuanto menos personas intervengan en ella. nicamente las personas expresamente designadas con este fin en un organismo pueden tratar, modi-ficar, consultar o extraer informacin de esta naturaleza.

. Las series de documentos que contengan informaciones personales o confiden-ciales debern ser objeto de una clasificacin e identificacin especiales (introduccin o registro en el sistema informtico). Adems, estos documen-tos sern conservados en locales cuyo acceso debe ser restringido y controlado.

. Los principales detentadores de documentos de naturaleza nominativa o confidencial son los primeros responsables del acceso a ellos, y en conse-cuencia, deben verificar la identidad del solicitante, vale decir su derecho de acceso en funcin de la lista previamente establecida de personas autori-zadas. Cada consulta y extraccin de informacin debe registrarse por escrito o por va informtica (cdigo de acceso). De la misma manera, el nombre de los destinatarios de un documento nominativo o confidencial debe figurar en un registro.

. Los sistemas informticos que procesan datos nominativos o confidenciales deben estar sujetos a los mismos mecanismos de control. Se encuentran stos integrados en el sistema desde su concepcin misma y tienen por objeto garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.

. Los datos personales slo pueden utilizarse para los fines inicialmente previstos y deben ser eliminados siguiendo los procedimientos de proteccin de la confidencialidad decretados en cuanto esos fines primarios desapa-rezcan. nicamente constituyen excepciones a esta regla los datos nominati-vos destinados a la investigacin, siempre que el utilizador est sujeto a las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad.

. Los documentos nominativos y confidenciales deben gozar de proteccin no slo en el momento de ser procesados y utilizados, sino tambin cuando se procede a su eliminacin. Por consiguiente, dicho procedimiento debe efec-tuarse con los mtodos ms seguros: despedazamiento, incineracin o recicla-je bajo control estricto. En todos los casos es indispensable obtener atestaciones oficiales firmadas por testigos previamente designados.

4.4 Contenido especfico de las directrices relativas a los elementos perifricos del programa

4.4.1 Gestin de formularios

Los formularios administrativos constituyen una parte importante de los documentos producidos o adquiridos por un organismo. La informacin que contienen puede resultar vital para el desempeo de actividades especficas de la organizacin. Es por lo tanto necesario asegurarse de que los formularios vigentes renan la informacin apropiada y de que sta sea fcilmente explo-table. El segundo aspecto de esta actividad consiste en el control de la proliferacin de los formularios y en su eliminacin si han caducado. De esta manera, se ahorrar a la vez, tiempo de trabajo de elaboracin de los formula-rios y gastos de material, almacenamiento y personal habilitado para comple-tarlos.

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Principios rectores

. La gestin de formularios administrativos debe ser objeto, en cada entidad gubernamental, de un programa especfico que est bajo la responsabilidad de un gestor. En la mayora de los casos, se integrar a un programa de gestin de documentos administrativos como uno de los elementos vinculados a la creacin de los documentos.

. Un programa de gestin de formularios comporta dos elementos importantes: el anlisis y la concepcin normalizada, de un lado, y el control de la produc-cin, distribucin y conservacin, de otro. Este programa se aplica de igual modo a los formularios informatizados.

. La creacin y la reimpresin de formularios dan lugar a un anlisis de necesidades as como a una planificacin con el fin de evitar la duplica-cin, la redundancia o el agotamiento de las existencias. La elaboracin se lleva a cabo en base a normas y reglas previamente dictadas. En esta parte del programa se necesita invertir recursos humanos especializados a fin de garantizar la calidad del diseo, la claridad de las instrucciones y la pertinencia de la informacin solicitada y del nmero de copias exigidas.

Cada formulario vigente lleva un nmero de registro y una fecha de edicin, as como una identificacin propia. Estos tres elementos consti-tuyen el fundamento de un sistema que permitir clasificar los formula-rios por orden numrico y por funcin general, y facilitar la consoli-dacin, la fusin o, simplemente, la eliminacin de algunos de ellos. El sistema de clasificacin facilita tambin la supervisin y revisin de cada formulario, y la recopilacin de las especificaciones relativas a la produccin, reimpresin, distribucin y periodo de conservacin de cada uno.

. La unidad responsable del programa de gestin de formularios se encarga de controlar el proceso desde la concepcin hasta el d