I.U.P. “Santiago Mariño”

Unidad I: Teoría Organizacional: Las

organizaciones.

Administración de las organizaciones.

Estructura organizacional.

Planificación de organización.

Ing. Luisana M. González

Las organizaciones

Son Sistemas Sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los RRHH de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están

compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la

Ciencia de la administración a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

¿Qué es Organización?

Es n conjunto de cargos cuyas reglas y normas de Comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una

empresa alcanzar determinados objetivos.

Las organizaciones

La organización, recibe del ambiente materiales (MP, semielaborados, insumos), personas, energía e

información, todo lo cual es procesado internamente y transformado o convertido en resultados que

toman la forma de productos o servicios y personas socializadas que, finalmente, son entregadas al

ambiente y se genera un ciclo continuo dealimentación y retroalimentación.

Las organizaciones son sistemas inventados por el ser

humano, lo que las dota de unidad es el elemento

psicológico, es decir, las actitudes, percepciones,

creencias, motivaciones, hábitos y expectativas de los

seres humanos.

Las organizaciones solo tienen sentido si las entendemos

como pautas de relaciones humanas, como una

estructuración de acontecimientos mas que de partes

físicas, es decir, una conducta humana adaptada a unas

pautas.

Características

Caso particular de grupo

– Reglas explícitas Grado de formalización La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada Presenta conductas recurrentes La organización es básicamente orden

– Se orientan a una finalidad

– Creados en un punto temporal: inicio de actividad.

– Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.

– Producen y/o venden bienes y servicios (empresa).

– Dan y generan trabajo (empresa).

– En la organización se da cierta cultura.

Generan, transmiten y poseen poder.

– Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.

– Son indicadores de la sociedad actual.

– Producen y transmiten tecnología.

– Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

Clasificación

Finalidad:Con fin de lucro (Empresas).

Sin fin de lucro (ONG).

Estructura:

Formales.

Informales.

Tamaño:

Grande.

Mediana.

Pequeña.

Microemprendimiento

Localización:

Multinacional – internacional.

Nacional.

Local o regional.

Producción:

Bienes.

Servicios.

Propiedad:

Pública.

Privada.

Mixta.

Actitud frente a los

cambios:

Rígido.

Flexible.

Grado de integración:

Totalmente integrada.

Parcialmente integrada.

CLASIFICAR

Recursos de las Organizaciones

• Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren según sus actividades.

• Recursos materiales:

• Dinero para adquirir los recursos.

• Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios.

• Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades.

• Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.

• Recursos humanos: el elemento activo (dueños, accionistas, socios, trabajadores).

• Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas (eléctrica, solar, hídrica, combustible).

• Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de obrar, hacer o producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la organización).

• Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

• Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y posicionarse en el mercado.

Formas Organizacionales

• Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades

específicas de cada organización es función básica de todo administrador.

Se presentan 3 criterios básicos:

– Actividad o giro. Industriales, comerciales, servicios.

– Origen del Capital.Públicas, privadas.

– Magnitud de la empresa. Mega, Grandes, medianas, micro o

pequeñas empresas.y puebras

Ambientes Organizacionales

• Están moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben ignorar, además, deben de reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que demande.

• Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.

• Son de dos tipos:– Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el

que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.

– Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.

• Ambiente Interno, llamado Clima Organizacional. Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

• Son pautas con fines orientativos para la dirección de la empresa. Es• necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la elección de

una• estructura.• Entre muchos principios que podríamos citar destacamos los siguientes:• 1) Definición de objetivos de la empresa.• 2) Unidad de mando: cada subordinado tenga un solo superior y que• conozca que depende de él, y que el superior conozca sus subordinados.• Esto contribuye a una clara asignación de órdenes, evitando• interferencias.• 3) Unidad de dirección• 4) Autoridad y responsabilidad: a mayor poder, mayor responsabilidad.• 5) Extensión del control: fijar el ámbito de autoridad.• 6) Homogeneidad de tareas.• 7) Graduación o jerarquía de la autoridad. Debe estar claramente• establecido quiénes tienen la facultad de ordenar la realización de las• distintas tareas.• 8) Equilibrio en la organización.

¿Qué es Estructura Organizacional?

• La estructura organizacional en un medio del que se sirve una organización

cualquiera para conseguir sus objetivos con Eficacia

Nivel Directivo: Conformado por la Junta Directiva

que es el órgano de mayor jerarquía, el

Presidente, la Consultoría Jurídica, la Auditoria

Interna y el Consejo de Directores, del cual forman

parte el Presidente y los Directores del área

estratégica y de gestión interna

Nivel de Estratégico: Conformado por las

Direcciones de: Reflexión y fundamentación de la

tecnología libre; Gestión del Conocimiento y

apropiación en tecnología libre; Desarrollo de

tecnología libre; Investigación en tecnología

libre, cuyo trabajo se fundamenta en el trabajo

matricial.

Nivel de Apoyo: Conformado por la Dirección de

Gestión Interna (Finanzas y Contabilidad, Servicios

Generales, Presupuesto, Recursos

Humanos), encargada de garantizar el adecuado

desempeño funcional y operativo de las áreas

administrativas de CENDITEL, brindando el soporte

necesario al resto de la institución para alcanzar

altos niveles de eficiencia y eficacia.

¿Qué es Estructura Organizacional?

NIVELES DE ORGANIZACIÓN

• Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de organización según

• la dimensión de la empresa y según el ámbito de supervisión de suordinados que

• pueda controlar el jefe. Si ésta es pequeña y tiene pocos empleados podrán ser

• dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y teniendo más trabajadores

• se tendrán que ir constituyendo mandos intermedios, que irán aumentando

• conforme se incrementa el número de subordinados.

Para hablar sobre las partes básicas de la organización, voy a tomar el analisis que hace Henry Mintzberg en su libro “El Proceso Estrategico”.

Según Mintzberg, en la base de toda organización se encuentran sus operadores, aquellas personas dedicadas a la tarea básica de fabricar productos y proveer servicios. Estas personas constituyen el núcleo de operacione

Todas las organizaciones, desde la más grande hasta la más modesta, requieren al menos de un administrador de tiempo completo que ocupe lo que llamaremos el ápice estratégico

Entonces se genera una línea intermedia, es decir, una jerarquía de autoridad entre el núcleo de operaciones y el ápice estratégico.

¿Qué es Estructura Organizacional?

su vez, casi todas las organización también agregan unidades administrativas de diversos tipos, para así proveer varios servicios internos, desde una cafetería o área de correo, hasta una oficina de asesoría legal o relaciones publicas. A estas unidades, y a la parte de la organización que conforman, les llamaremos unidades de apoyo estratégico.

Por último, toda organización activa tiene una sexta parte, la cual llamaremos su ideología. Esta abarca las tradiciones y creencias de una organización y es lo que la distingue del resto de las organizaciones e infunde cierta vida en el esqueleto de su estructura. Por lo general, al volverse más compleja la

organización, se requiere de otro grupo de personas a quienes llamaremos los analistas. Estas personas también desempeñan tareas administrativas. Principalmente planean y controlan de manera formal el trabajo de los demás. Estos analistas componen, fuera de la jerarquía de la línea de autoridad, lo que llamaremos la tecnoestructura.

¿Qué es Estructura Organizacional?

EL ORGANIGRAMA

El organigrama empresarial es la representación gráfica de la estructura

organizativa de la empresa. Es como una fotocopia de la estructura de la

empresa, captada en un momento de su vida.

Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en su empresa, este organigrama se pueda adaptar, por ejemplo para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe informar.

La estructura de organización es como una red de comunicación a través de

la cual se transmite información. Estas comunicaciones pueden discurrir en dos sentidos:

1) Horizontal, entre posiciones o puntos del mismo nivel de la estructura jerárquica.

2) 2) Vertical, entre rangos diferentes, bien de información o ascendente, o de mando o control o descendente.

EL ORGANIGRAMA

Partes Fundamentales de la Organizacion

Proceso AdministrativoEs la coordinación de todos los recursos humanos y materiales para el logro de objetivos.

Planeación

Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las

meras organizacionales, esbozando la forma en la que dichas tareas deben ser

realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. Lo que interesa

a los administradores es el éxito organizacional en el futuro cercano así como el

éxito en el futuro distante.

Organización

Se concibe como la asignación de tareas desarrolladas durante la planeación a

diversos individuos o grupos dentro de la empresa. Esta función crea los

mecanismos para poner los planes en acción. Las tareas están diseñadas de tal

forma que el rendimiento individual contribuya al éxito de los departamentos, el

cual contribuirá al éxito general de la organización.

Proceso Administrativo•Control

Es en la cual los administradores:

• reúnen informaciones que miden el desempeño actual dentro de la

organizaciónn comparan el desempeño y determinan si la organización debe de

ser modificada para satisfacer los estándares de preestablecidas.

• Los administradores reúnen continuamente información, hacen sus

comparaciones, a fin de encontrar nuevas formas de mejorar la producción a

través de modificaciones organizacionales.

3. Dirección. Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.

Comunicacion

INDICADORES

Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se

puede gestionar.

INDICADORES En términos generales, un indicador es la medida cuantitativa o la observación

cualitativa que permite identificar cambios en el tiempo y cuyo propósito es

determinar qué tan bien está funcionando un sistema, dando la voz de alerta

sobre la existencia de un problema y permitiendo tomar medidas para

solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre las causas que lo generaron.

En este sentido, los indicadores se convierten en uno de los elementos

centrales de un sistema de referencia ión, ya que permiten, dada su

naturaleza, la comparación al interior de la organización (referenciación interna)

o al exterior de la misma (referenciación externa colectiva).

Relevante: debe ser importante o clave para los propósitos que se buscan.

Entendible: no debe dar lugar a ambigüedades o malinterpretaciones que

puedan desvirtuar su análisis.

Basado en información confiable: la precisión del indicador debe ser

suficiente para tomar la decisión adecuada.

Transparente/verificable: su cálculo debe estar adecuadamente soportado y

ser documentado para su seguimiento y trazabilidad.

Basado en información específica con relación al lugar y el tiempo: debe

ser asociado a hechos reales que faciliten su análisis.

CARACTERÍSTICAS INDICADORES

TIPOS DE INDICADORES

Indicadores de cumplimiento: teniendo en cuenta que cumplir tiene que ver con

la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados

con los ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos.

Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos, cumplimiento del cuello de

botella, etc..

Indicadores de evaluación: Teniendo en cuenta que evaluación tiene que ver con

el rendimiento que obtenemos de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de

evaluación están relacionados con los ratios y/o los metodos que nos ayudan a

identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo:

evaluación del proceso de Gestión de pedidos siguiendo las directrices del Modelo

Reder de EFQM

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la

actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo

gasto de tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con los ratios

que nos indican el tiempo invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.

Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, Periodo de maduración de un

producto, ratio de piezas / hora, rotación del material, etc.

Indicadores de eficacia: Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con

hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están

relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la

consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los

clientes con relación a los pedidos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con

administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas

y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están

relacionados con los ratios que nos permiten administrar realmente un

proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los "buffer" de fabricación y

de los cuellos de botella (Ver teoría de las limitaciones TOC).

TIPOS DE INDICADORES