La importancia de la administración del cambio en la ... 08 07... · A nivel organizacional, los...
25
La importancia de la administración del cambio en la administración de proyectos
Transcript of La importancia de la administración del cambio en la ... 08 07... · A nivel organizacional, los...
La importancia de la administración del cambio en la
administración de proyectos
“…El cambio esta en todas partes; el
cambio es inevitable; el cambio es la
esencia de la vida misma.
Entonces…¿por qué es tan complejo
manejar y sostener el cambio, tanto en
nosotros, como en nuestras
organizaciones?
A nivel organizacional, los proyectos son la principal fuente de cambio
porque constituyen una forma de retar los procesos y la forma de trabajar y
generar mejoras en la gestión y los resultados de las empresas.
La importancia de la administración del cambio en los proyectosradica en que brinda las herramientas para asegurar que losindividuos y grupos de una organización estén preparados,capacitados y dispuestos a aceptar e implantar el cambio y queentiendan la necesidad de cambiar como un requisitopermanente para lograr el éxito en el futuro.
El patrocinio y la participación activa de los gerentes de proyecto es
fundamental para lograr el éxito del mismo.
El gerente de proyecto juega un papel muy importante en la administración
del cambio y debe apoyar la adecuada administración del cambio tomando
como responsabilidades principales dentro de su rol:
Entender y comunicar los objetivos y beneficios del proyecto
Asignar responsabilidades y delegar autoridad
Mantener comunicación constante con: el negocio, el comitédirectivo y los patrocinadores
Mantener el compromiso y la motivación del equipo haciendo verel proyecto como una oportunidad de desarrollo
Identificar resistencias y participar en su manejo
Retroalimentar sobre el progreso de la implantación del cambio
Actuar como agente de cambio
¿Qué es el cambio organizacional?
“Es la adopción de una idea, técnica o conducta que
son nuevas para la organización.”John L. Pierce y Andre L. Delbecq
Objetivos del cambio organizacional:
Incrementar la capacidad de la organización de generar valor
Garantizar la capacidad de la organización de mantener su
permanencia en el tiempo
“De que te quejas ? Se ve que te has adaptado
muy bien a tu nuevo cubículo”
Cambio individual …
Para todos es difícil probar nuevas formas de hacer las
cosas y es precisamente debido a características
básicas humanas.
La resistencia al cambio es una respuesta emocional y
conductual a amenazas reales o imaginarias hacia una
rutina de trabajo por lo que en ocasiones el entusiasmo
no es una característica.
¿Por qué es tan difícil asimilar un cambio?
Habilidad/Disposición
Capacidad Reto
• El estatus quo se mantiene cuando la capacidad y el reto son iguales
• Percepción positiva del cambio: la capacidad es superior al reto
• Percepción negativa del cambio: el reto es superior a la capacidad
• La experiencia humana del cambio consiste en balancearnuestras capacidades con los cambios a los que nosenfrentamos
Peligro/Oportunidad
¿Qué es administración del cambio ?
¿Para qué?
Conjunto de:-Estrategias-Herramientas-Técnicas
GENTE:-Organización en Gral-Grupos-Individuos
Lograr cambio fundamental y sostenible en:-Comportamientos-Desempeño-Cultura Organizacional
Apoya en la evaluación y mitigación de los riesgos del proyecto y en el manejo de los temas relacionadoscon “gente” para obtener un incremento en la calidad del trabajo y los niveles de servicio.
Es el proceso que asegura eldesarrollo de habilidades yactitudes del personal para lograr laimplantación exitosa de iniciativasestratégicas, de procesos ytecnológicas de la organización.
¿Por qué hacer administración del cambio?
Desem
peñ
o e
n l
a e
jecu
ció
n
Desempeño actual
Transición Desempeño futuro
Cambio Reducir la profundidad en la caída del desempeño
Tiempo
Reducir el tiempo de
recuperacióndel desempeño
Internalizar los cambios
Previo al
cambio:
Identificar
necesidades de
transición
Cuando el cambio
ocurre:
Facilitar Transición
Posterior al
cambio:
Asegurar que el
cambio
permanece
NIVEL 1FALTA DE CLARIDAD
No se sabe que va a pasar
NIVEL 2NEGACION
No va a funcionar
NIVEL 4DEJANDOLO IR
Se empiezan a ver beneficios
NIVEL 5EQUILIBRIO
Se realizan nuevas funciones
NIVEL 6REFLEXION
Y APRENDIZAJE¨¿Qué aprendí?
NIVEL 7PREPARANDO
EL FUTURO(Autorregulación) Preparación para el
próximo cambio
NIVEL 3RESISTENCIA
Afecta el desempeño
Se vive otro cambio
La curva del cambio
Administración del cambio entiende que …
El liderazgo crea condiciones propicias para
el cambio
El cambio es una opción personal
La percepción de cambio es diferente en cada
persona
Cada persona reacciona diferente ante el
cambio
A mayor participación, mayor compromiso
Todo cambio toma tiempo y esfuerzo
A mayor comprensión de la situación, mayor
oportunidad de cambio
Sustentación
Comunicación e involucramiento
Cultura y Liderazgo
Aprendizaje
Recompensas y consecuencias
Análisis de
Expectativas
Definición de
“Quick Hits”
Medición de
resultados e
Impacto
• Definir el cambio
• Elaborar el plan de comunicación
• Involucrar al personal clave.
• Generar disposición al
cambio minimizando
resistencias
• Desarrollo de competencias asociadas con el proceso de Cambio
• Desarrollar Agentes de Cambio
• Alineación de estímulos vs
comportamientos y resultados
dentro de la organización
Metodología de administración del cambioValoración de la
disposición al cambio
INSUMO
Actividades:
Entrevistas al Grupo Directivo y empleados clave
Cuestionarios
Grupos Focales (Focus Groups) con muestras representativas de la
población
Con ello podemos identificar:
El nivel de avance sobre el cambio
La efectividad de la empresa para realizar cambios en el pasado
(historia de cambio)
Valoración de Disposición al Cambio
Acción: Identificar las
resistencias presentadas por el
personal y determinar acciones
para resolverlas
Metodología de administración del cambio
Se identifica cual es la disposición del área / empresa para asimilar el cambio,
así como las resistencias más comunes
Se identifican y comunican los argumentos que dan soporte, es decir, los beneficios
que traerá el cambio y también los riesgos asociados si no se cambia.
Se contesta a las siguientes preguntas:
¿En qué consiste el cambio?
¿Por qué se genera el cambio?
¿Cuáles son los beneficios que nos traerá?
¿Cuáles son los riesgos de no llevarse a cabo?
¿Cómo se alinea este cambio con nuestros valores corporativos?
¿Qué se mantendrá como lo hacemos hoy?
1. Definir el Cambio
Metodología de administración del cambio
Comunicación e Involucramiento
Definición de
mensajes claveIdentificación de
audiencias /
necesidades de
cada audiencia
Identificación /
definición de
medios
de comunicación
Desarrollo
de
contenidos
de comunicación
Implantación de
mediosMedición
Definición de
objetivos
de Comunicación
Análisis de
Objetivos de cambio
Comunicación e Involucramiento
Metodología de administración del cambio
Un plan estructurado de comunicación nos permite informar
de manera efectiva los mensajes clave y recibir opiniones e
inquietudes del personal (comunicación bi-direccional).
2. Elaborar el Plan de Comunicación
El involucramiento efectivo de patrocinadores, y agentes de cambio genera apoyo y
compromiso con el proceso de cambio.
Patrocinadores
Agentes de Cambio
Empleados
3. Involucrar al personal Clave
Establecer, clarificar y comunicar la necesidad de cambiar
Facilitar recursos para el cambio
Demostrar compromiso con el proceso con sus comentarios y acciones
Planear y ejecutar la implantación del cambio
Llevar a cabo los cambios en los procesos, tecnología, hábitos de trabajo,
etc.
Roles a desempeñar:
Metodología de administración del cambio
Comunicación e Involucramiento
En esta etapa se refuerza una cultura de apertura al cambio en el personal.
4. Generar disposición al cambio
NIVEL 1FALTA DE CLARIDAD
INCERTIDUMBRE
NIVEL 2NEGACION
NIVEL 3RESISTENCIA
NIVEL 4DEJANDOLO IR
NIVEL 5EQUILIBRIO
NIVEL 6REFLEXION
Y APRENDIZAJE
NIVEL 7PREPARANDO
EL FUTURO(AUTORREGULACIO
N)
Los siete estados del cambio
Acción: Implantar tácticas para reducir las
resistencias identificadas y fortalecer la
apertura al cambio del personal.
Mapa de Dimensiones Humanas.
Análisis del Campo de Fuerzas.
Identificación y Análisis de Brechas y Riesgos
Potenciales.
¿Cuál es la cultura actual? Comportamientos
Valores
“Reglas No Escritas”
¿Cuál es la cultura deseada (ideal)?
Metodología de administración del cambio
Cultura y Liderazgo
5. Desarrollo de competencias asociadas al proceso de cambio
Desarrollar nuevas habilidades en el personal para que puedan operar
eficientemente en el nuevo entorno.
Actividades a desarrollar:
Identificar las competencias asociadas al cambio (conocimientos y habilidades)
Operacionalizar las competencias (definir conductas observables y verificables)
Identificar brechas de desempeño en el personal
Definir recursos de aprendizaje (cursos, programas de auto-estudio, asignación a
proyectos, coaching y mentoring)
Elaborar planes de aprendizaje y cambio
Metodología de administración del cambio
Aprendizaje
6. Desarrollar Agentes de Cambio
La rapidez con la que se desarrollen agentes de cambio influirá en el éxito del
proyecto y en la capacidad de aprendizaje que genere la organización para futuros
cambios.
Plan de acción:
Sesiones de trabajo clarificando su rol
Desarrollar estrategias de manejo del cambio
Preparación de agentes de acuerdo a cada fase del proyecto
Identificar temas críticos de cambio y/o resistencias dentro de su ámbito
Establecimiento de acciones
Seguimiento a acciones
Metodología de administración del cambio
Aprendizaje
7. Alinear estímulos vs resultados con el proceso de cambio.
Se deben identificar e implantar motivadores para el cambio.
Acciones: Revisión de sistemas monetarios y en especie. Identificar recompensas y
consecuencias del proceso de cambio. Alineación de objetivos en el personal
-estrategia de cascada-.
¿Qué hay para mi en este cambio?
Recompensas
ConsecuenciasSe debe:
Incrementar recompensas para
reforzar el cambio
Implantar consecuencias para eliminar
comportamientos no deseados
Metodología de administración del cambio
Recompensas y consecuencias
Sustentación
Actividades:
Alineación de objetivos del proceso de cambio con objetivos de
Administración del Cambio.
Definición de objetivos, métricas e instrumentos de medición.
Medición y comunicación de éxitos de sustentación (quick hits)
El evaluar la efectividad de las acciones realizadas dentro de la administración
del cambio nos permite identificar el valor generado.
Acción: Alinear, evaluar y comunicar los éxitos obtenidos en la estrategia de Administración del cambio.
Metodología de administración del cambio
¿Cuáles son los beneficios de administrar correctamente el cambio?
• Logro de las metas del proyecto
– Tiempos
– Costos
– Alcance
• Desarrollo de elementos estratégicos del equipo
• Incremento en la productividad
• Mayor retorno de inversión
• Nuevos procesos implantados
• Usuarios capacitados
• Empleados demostrando comportamientos
deseados
• Roles asignados y adecuados
• Usuarios comprometidos con la organización
Las organizaciones no pueden detener los cambiosque se generan en el mundo, lo mejor que puedenhacer es adaptarse. Las más listas se anticipan alos cambios, las afortunadas realizan ajustescuando existe presión. El resto son perdedoras yse convierten en historia.
“El problema no es solo introducir pensamientos nuevos en la mente,
sino sacar de la cabeza las viejas ideas.”
Gracias por su atenciónSeptiembre 2007, México D.F.
