LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

8/14/2019 LA GESTIN DE INFORMACIN

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LA GESTIN DE INFORMACIN.

Tabla de Contenidos

LA GESTIN DE INFORMACIN. .............................................................................. 1Tabla de Contenidos......................................................................................................... 1Resumen. ........................................................................ Error! Marcador no definido.Introduccin...................................................................................................................... 1Gestin de Informacin: Maqueta. ................................................................................... 2Gestin de Informacin: La Gestin Documental............................................................ 5

Fases de la Gestin Documental................................................................................... 8Fase I ........................................................................................................................ 8Fase II ..................................................................................................................... 10

Fase III .................................................................................................................... 14Digitalizacin y automatizacin de la Gestin Documental ...................................... 16Gestin de Informacin: Gestin de Contenidos............................................................ 18

Introduccin.

Las metodologas de aplicacin de sistemas de Gestin de Informacin hanestado delimitadas generalmente a los procedimientos adoptados por unCentro Documental, Archivo o Biblioteca; dejando de lado el proceso

informacional que ocurre dentro de las empresas u organizacionesgubernamentales, daremos con los pasos para transformar esta visin acotadadel proceso informacional a una visin ms holstica acerca del tratamiento deinformacin dentro de este tipo de organizaciones.

Entendemos a la Gestin Informacional como el meta proceso que cruza lasorganizaciones de arriba abajo y de lado a lado, construyendo una autopista deinformacin y documentacin con sus respectivos nudos viales, salidas,entradas, flujo desconocido para los mismos colaboradores dentro de lasorganizaciones. Este flujo de informacin que tambin podemos caricaturizarlocomo un complejo conjunto de caeras se satura si no es bien mantenido, por

ejemplo la sobre informacin (Information Overload), los cuellos de botellas, laperdida de informacin o el ruido informativo son verdadera contaminacinInformativa para nuestros sistemas.

Para velar por el correcto funcionamiento del proceso primero debemosidentificar los distintos elementos que influyen en el xito de sus resultados, porejemplo:

- Procesos habituales- Decisiones de las Jefaturas- Tecnologa adquirida.

- Infoalfabetizacin de los Colaboradores.- Etc.


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De estos factores crticos depende el xito del proceso, los procedimientos sonaplicables, entregados y aprendidos por el conjunto de colaboradores siemprey cuando se cumplan expectativas mnimas de estos factores.

El Proceso Informacional no solo trata de mantener a raya la contaminacininformativa mediante el control administrativo de los recursos documentales,tambin demanda la confeccin de procedimientos y la mantencin de lossistemas de comunicacin de estos. Por lo tanto generaremos documentosterciarios para este proceso y su mantencin.

Gestin de Informacin: Maqueta.

Para iniciar cualquier proceso siempre es necesario realizar un mono en lacabeza, que no es ms que la conceptualizacin en blanco de lo que es lo quequeremos, hacia donde vamos, que objetivos nos planteamos, una misin, unavisin y como acotarlas a las que se plantea la organizacin.

1 Queremos que el Proceso sea medible, cuantificable.2 Queremos que el Proceso abarque todos los tipos de Informacin quetenemos.3 Queremos que esta recopilacin de Informacin sea convertida enInteligencia Corporativa.4 Queremos que este basado en un software y sea de fcil acceso a los

Colaboradores5 Queremos que los colaboradores enganchen con el Sistema y le saquenprovecho.

Punto por Punto.

- La medicin y cuantificacin del proceso informativo no es fcil, al sereste un recurso intangible de la organizacin, es difcil pero noimposible, las herramientas que nos da la Archivstica y los nuevosSistemas de Gestin Documental, de Contenidos o Informacin nospermite cuantificar no solo la cantidad de ahorro de materiales que se

dejan de usar sino los niveles de usabilidad, cooperacin y uso de cadacolaborador o Unidad de Negocio lo que nos permite cruzar indicadoresy medir supongamos Eficiencia.

- La informacin que cruza la Organizacin puede ser tcita o explcita,esto quiere decir, que tenemos informacin guardad en las carpetas yarchivos, es decir Gestin de Documentos (explcita), como tambin enlos colaboradores mismos (tcita), en Gestin de Informacin, loscolaboradores son Fuente Primaria de datos, solo mediante un buen usode los recursos TIC se puede aprovechar este potencial. Por lo tantotenemos que entender que la Gestin de Informacin es tambin gestin

de Contenidos y Documental.


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- La Inteligencia Corporativa es un factor primordial en el xito de lasorganizaciones; para generarla, desarrollarla y potenciarla, se debe leerentre lneas e incluso debajo de agua en algunos casos. Para eso setienen que generar los Manuales apropiados para los Procedimientos dela Empresa, nutrirlos con los datos aportados por los colaboradores y

por los documentos, la clave del xito de esto es Compartir; solocompartiendo y colaborando en la construccin de los Manuales esposible despejar datos y dudas sobre temas puntuales.

- Un Software que nos permita llevar la Gestin de Informacin hacianiveles escalables y que resista la volumetra de datos sin caer enredundancias, errores, freez informativos, overload, cuellos de botella,etc; es fundamental para este trabajo, debe permitir generar Flujos deTrabajo, Wikis, Bsquedas Avanzadas por categoras, cruces decontenidos, seguimiento de proyectos, debe tener una Arquitectura quenos permita cruzar informacin en distintos Niveles que hable con otros

Sistemas de Gestin y sobre todo que sea amigable.

- Queremos que nuestros colaboradores entiendan, usen y aprendan deestos recursos, colaboradores informacionalmente independientes soncolaboradores que cometen menos errores y producen ms. Laproduccin de Informacin por parte de los colaboradores es un aspectocrtico de las organizaciones modernas a la hora de tomar conocimientode que es lo que esta ocurriendo en ellas a nivel local.

Por lo tanto queremos algo as:

Nuestra Gestin de Informacin descansa sobre la Gestin Documental, la cual

esta encargada de controlar el ciclo de documentos y generar, controlar yverificar los Manuales de Procedimientos; y sobre la Gestin de Contenidos la

GESTIN DE INFORMACIN

GESTION DOCUMENTALExplcito: Archivos, Bibliotecas,

Manuales, Documentos, etc.

GESTION DE CONTENIDOSTcita: Wiki, Blog, Comentarios,

Bases de Conocimiento, Colabora.

SOFTWARE DE GESTIN INFORMACIONAL

DATOS INFORMACIN INTELIGENCIA

COLABORADORES


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TratamientoTcnico,Datos-

Informacin-Inteligencia

Bsqueda yResultados,

uso delsistema

InformacinExplcita y

Tcita

Colaboradores

cual recoge la informacin tcita de los colaboradores mediante herramientasde recoleccin de datos.

Esta Informacin es tratada en el Sofware de Gestin de Informacin, se le daun carcter, se le agregan conceptos que trasforman los meros Datos en

Informacin, se le practica un tratamiento tcnico basado en normas yprocedimientos archivistitos y lingsticos, para que esta informacin se cruce ygenere MetaInformacin que al final de da es lo que llamamos InteligenciaCorporativa.

Y nutriendo todo esto estn los colaboradores que son Fuente Primaria y a lavez receptores del proceso comunicativo, son dobles agentes puesto quegeneran Informacin mediante la recopilacin de datos y tambin mediante lasolicitud de Bsquedas. Todo este Proceso se retroalimenta.


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Gestin de Informacin: La Gestin Documental.

Se entiende por gestin documental el conjunto de normas, tcnicas y prcticasusadas para administrar el flujo y ciclo de documentos de todo tipo en unaorganizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar eltiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven yasegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos, aplicandoprincipios de racionalizacin y economa.

Aqu es donde tenemos que hacer el hincapi en las diferencias que sonidiomticas ms que de fondo, Gestin Documental abarca dos conceptos queen espaol no estn claramente definidos, Archivment y Record. Para losanglosajones el primero es el Archivo Histrico, que custodia la memoria deuna organizacin o un pas, y el segundo trata sobre la gestin de documentosde archivo comn, como contratos, finiquitos, facturas, memos, etc. Los dos en

espaol son llamados Archivos y es la Archivologa la encargada de estudiar ycrear los procedimientos para este campo.

Las normas que se usan comnmente es la ISO 15489 y la ISAD(g), la primeranos permite organizar el Archivo Administrativo (Record Management) y elsegundo mantiene el enfoque hacia los archivos pblicos e histricos(Archivment).

Para pensar en un Sistema de gestin Documental debemos pensar ennuestros requerimientos, solicitudes, situacin actual, alcances del proyecto ydetallarlos y documentarlos. Para mi proyecto documental propuse los

siguientes requerimientos y Solicitudes.

Requerimiento:A fin de Preservar y Controlar la Documentacin Original de los procesoscontables, legales y financieros, se requerir que se digitalicen los documentosrelacionados a estos mbitos.

Se requiere de un sistema que permita digitalizar los documentos y gestionarlos metadatos de estos; por usuarios de las reas comprometidas; mediante elacceso y mantencin de una aplicacin. As tambin que permta laautomatizacin de la produccin documental con el fin de gestionarla en todas

sus versiones.

Situacin Actual:La documentacin financiera, Legal y Contable es manipulada por numerososusuarios que tienen acceso a estos ya sea como entes generadores o comoentes correctivos o verificadores. El resultado de estas manipulaciones esfrecuentemente, el extravo de documentacin valiosa para la empresa, laduplicacin innecesaria de ciertos documentos, la redundancia de informacinproducto de varias versiones de un mismo documento, entre otras; lo querepercute en un agotamiento tanto informativo como de recursos para laempresa.


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La empresa a adquirido sistemas de intercambio de informacin y de procesosque hacen obsoleta cualquier metodologa de recuperacin y difusin dedocumentacin pasada, puesto que no pueden existir dos realidades, unaanalgica y otra manual. Adems, la manipulacin por parte de los usuarios delos documentos pone en peligro el patrimonio documental de la empresa, la

cual se debe resguardar.

Visin:Digitalizar y controlar los documentos generados en las reas, Financieras,Legales y Contables, para poder preservar y controlar la documentacincreada. As contribuir a la integracin de la Gestin Documental en los demsprocesos automatizados de la Empresa, y permitir la visualizacin de losdocumentos definitivos por los usuarios.

Alcances:Construir un Sistema que integre las distintas documentaciones de las reas

Financieras, Legales y Contables, que permita la visualizacin de losdocumentos finales por los usuarios, que los requieran y as permitir la creacinde una cultura de informacin compartida, que no involucre la manipulacindirecta de los elementos originales; El alcance es para todas las reasinvolucradas en la generacin, manejo y legalizacin de este tipo dedocumentacin.

Objetivos del Proyecto:

Digitalizar la documentacin impresa que es de inters para el rea decontralora.

Preservar el patrimonio documental y la historia legal de las empresas. Reducir la manipulacin y el uso de la documentacin original. Simplificar la bsqueda de la documentacin para reducir la carga

administrativa. Controlar y Auditar el acceso a la documentacin. Permitir el acceso web a la documentacin digitalizada. Permitir anexar los documentos a correos electrnicos. Controlar que los documentos digitales no puedan ser modificados.

Requerimientos:Se necesita una infraestructura (hardware y software) que garantice laconservacin y divulgacin del resultado del proceso de digitalizacin de losdocumentos de las reas contable, personas, legal y financiera, con un accesocontinuo, con buen tiempo de respuesta, confidencial y seguro a nivel deintranet e Internet.

Servicio de Digitalizacin:La Digitalizacin deber realizarse con un nivel de calidad que evite tener que

volver a realizarse a futuro.


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El Servicio de Digitalizacin del material actual, deber ser realizado dentro delas dependencias.

El material a digitalizar corresponde a:Contratos Personas, Contratos de Proveedores, Contratos de Servicios,

Facturas, Notas de Crdito, Notas de Debito, Boletas de Honorarios,Formularios de Cheques (pagos)

La informacin inicial a digitalizar corresponde a la emitida en los ltimos 5aos para los contratos (15000 documentos) y desde enero del 2008 para lasfacturas, notas de crdito, notas de debito y formularios de cheques (8000documentos).

Los metadatos asociados a los documentos debern ser incorporados almomento del almacenamiento del objeto ya digitalizado. Los metadatosdependen del tipo de documentacin.

Acceso a la Documentacin Digital: El sistema deber proveer capacidades de gestin de usuarios con

niveles de acceso a carpetas y documentos. Inicialmente se contemplan 20 usuarios del Sistema El sistema deber permitir la indexacin de la documentacin y el

ingreso de metadatos de las imgenes digitalizadas, permitiendo unresultado de busqueda que integre a ambas.

El sistema deber restringir el acceso a la informacin a nivel deunidades de negocio y por tipo de documento.

Documentacin Digitalizada:

Deber ser conservada como imagen (fiel al documento original). Deber poder incorporar metadatos (nombres, rut , fechas, tipo de

documentos, palabras claves, etc.) El reconocimiento de Caracteres (OCR) y su indexacin ser

recomendado para la bsqueda a texto completo que faciliten laidentificacin de los documentos, principalmente para documentosdigitales.

Deber permitir la clasificacin y organizacin de los documentosdigitalizados.

Crecimiento a Futuro:

El sistema deber garantizar la incorporacin de todo el nuevo materialdigitalizado, que se genera a diario en las reas involucradas.

El sistema deber permitir aumentar la cantidad de usuarios y nuevasreas que tengan las mismas necesidades de conservacin dedocumentos.

Las Facturas se dan en una tasa de 2000 facturas anuales, por lo quesolo se consideran las emitidas desde Enero del 2008 hasta la fecha.


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Los Contratos crecen a una tasa de 200 facturas mensuales, por lo quese consideran los firmados desde 2006

Proveedor:

Deber entregar una propuesta tcnica y econmica que incluya:- Servicios de Digitalizacin On-Site (carga inicial).- Software de Gestin Documental y Licencias de Usuario.- Hardware requerido (Servidores, Estacion de Digitalizacin, Scanner).- Software requerido (Sist. Operativo, Base de Datos, Otros).- Gantt de Implementacin.

Con todo estro ya definido podemos iniciar las primeras fases para concretarnuestro Sistema de Gestin Documental.

Fases de la Gestin Documental.

La Gestin Documental esta compuesta por varias fases que nos permitenllevar el trabajo segn una estructura lgica, que se caracteriza por laeconoma de los recursos y el tiempo, puesto que sabemos que un proyectoque termine en un Proceso continuo Documental demanda muchos tiempo ytrabajo.

Fase I

He propuesto como las fases primarias de la Gestin Documental al:- Cuestionario Documental- Mapeo Documental

Para iniciar el trabajo Documental se plantean las siguientes interrogantes conel fin de enmarcar en una planificacin estratgica las tareas a realizar.

- Qu documentos hay en la empresa?- A qu proceso(s) responde(n)?- Cul es el Tracking del Documento?

- Dnde y cmo se pueden localizar?- Qu relacin tienen con los sistemas de datoscorporativos?

- Cules tienen valor para el conocimiento de laempresa?

La finalidad de todo esto es identificar aquellos documentos necesarios pararesumir y/o continuar la operacin de la empresa en caso de catstrofe, recrearlas operaciones legales y financieras, proteger los intereses de los socios einversionistas, as como de los empleados y algunos intereses externos.


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La otra finalidad es asegurar los accesos de cada documento con las personascorrespondientes, as podemos configurar un medio de seguridad y control deaccesos a los documentos.

La estructuracin de los datos obtenidos se deben establecer en Tablas de

hojas de Clculo o Spreadsheet, para poder importarlos hacia la base de datosestablecida, es necesario llevar este registro externo al Gestor Documental,para generar auditorias de documentacin y llevar una copia de seguridad delos documentos. En ella se deben incluir los datos anteriormente indicados enel punto

TIPO DEDOCUMENTO

PROCESOCORRESPONDIENTE QUIEN LO UTILIZA

CUAL ES SUTRACKING

NIVEL DEIMPORTANCIA

Cantidadanual

Contrato de

Personas

Contratacin de Recursos

Humanos

Remuneraciones-

Contralora

Remuneraciones-Servicio dePersonas-

Remuneraciones-

Archivo

1

2000

Finiquitos dePersonas

Contratacin RecursosHumanos

Remuneraciones-Contralora

Remuneraciones-Notara-

Remuneraciones-Archivo

1

2000

Factura deCompras Adquisicin de Productos

Adquisicin-Contabilidad-

Finanzas-Contralora

Adquisicin-Contabilidad-Contralora-Tesorera-

Contabilidad-Archivo

1

20.000

Factura de VentaVenta de Productos yServicios a Clientes

Finanzas-Contabilidad

Finanzas-Contabilidad-Archivo

27000

*Ejemplo Matriz

Una vez realizado lo anterior se procede a ubicar la informacin en undiagrama que facilite la localizacin exacta de los documentos vitales, en casode presentarse una situacin que ponga en riesgo a la compaa; estediagrama puede ser un mapa geogrfico, o un esquema de ubicacin de losdocumentos siguiendo la estructura jerrquica de la organizacin, o diseandoun modelo lgico - simblico (Mapa Conceptual) en el cual se puedan ubicarlos recursos de informacin esenciales.


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Posteriormente al trabajo de Identificacin Documental, se debe generar unamatriz de procedimiento tcnico basado en reglas, normas o un hibrido deestas con nuevas ideas, lo esencial es construir un modelo Documental quenos permita a la vez aislar y entrelazar los documentos.

Fase II

Por lo que he tenemos como fase secundaria a la:- Nomenclatura- Registro Autoridades y campos de Metadatos.

La descripcin del documento es el primer paso para la confeccin de unaestructura documental amplia y sin redundancias. La especificacin de losdocumentos debe ser acorde a los que las normativas estandarizadas enArchivos y Documentalstica demandan de los Centros Documentales oArchivos particulares.

Para cumplir con estos objetivos se utiliza en primer lugar procedimientosArchivsticos en los documentos fsicos, tratando de emular las normas de


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clasificacin de Documentos, consignadas en Normas Internacionales talescomo ISAD(g); siempre teniendo como principio la adecuacin de estas a larealidad de la Empresa y del archivo, para as lograr la mejor nivelacin entre elordenamiento real de los archivos y el ordenamiento que nos exigen la norma yespecialmente los software de Gestin Archivsticas y Documentales.

La Nomenclatura a utilizar se basa en la reduccin de la Jerarqua de losFondos, Subfondos, Series y Subseries de los documentos a abreviacionesque nos permitan interpretar la procedencia de estos de una manera sencilla.

Por ejemplo:

*FONDOS.EM1 = Empresa 1.EM2 = Empresa 2.

*SUBFONDOSSC1 (Subcontratista1)SC2 (Subcontratista2)SC3 (Subcontratista3)

*SERIESfac = Factura de Proveedoresbol = Boletacon = Contratosfin = Finiquitosant = Antecedentes de Finiquitosliq = Liquidacionescot = Cotizacionesas = Asistenciascer = Certificadosdec = Decretos

*SUBSERIEScerEM1 = Certificados Empresa1cerEM2 = Certificados Empresa 2CI = Indefinido

PF = Plazo FijoSP = Servicios ProfesionalesCP = Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales.

La estructura de Nombre termina con la signatura temporal (aaaamm) y unnumero correlativo de siempre tres dgitos (00x)

Ejemplos: Contrato colaborador de Empresa1 , bajo contrato plazo fijo deOctubre del 2006.EM1conPF-200610-001

Liquidacin de Sueldo trabajador de la empresa Subcontratista1., Diciembre del2008.


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SC1-Liq-200812-001

La correcta bsqueda y resultadote los documentos, dependen de lasautoridades de Registro y campos de Metadatos que se intenten dar a los

documentos, para esto es necesario identificar los puntos ms relevantes de ladocumentacin a ingresar. Los parmetros que nos entrega la norma sonamplios por lo que se han escogido los siguientes.

Fechao Fecha de mayor relevancia en el documento; por ejemplo en los

antecedentes de finiquitos se considera la fecha de liberacin deldocumento, ms que la puesta como finalizacin de contrato.

o Si en ningn caso se encuentra fecha alguna, deben verificarseTimbres o aproximaciones derivadas del texto.

Nombre del Trabajadoro Los Nombres deben ser los consignados en los documentos de

personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes definiquitos, liquidaciones y asistencias.

Ruto Los RUT deben ser los consignados en los documentos de

personas, es decir, contratos, finiquitos, antecedentes definiquitos, liquidaciones y asistencias.

o Si no se haya en Rut en el encabezado verificar Firmas y/ocorroborar con datos anteriores.

Empresao El nombre de la empresa que la que depende el documento

siempre tiene que ser consignada en los campos de Metadatos.o Corresponde al Fondo o SubFondo de donde proviene el

documento, por lo tanto, se hace valer la correspondencia con suproveniencia de Archivo ms que de la autora del documento.

reao El rea debe ser consignada en los documentos de personas, es

decir, contratos, finiquitos, antecedentes de finiquitos,liquidaciones y asistencias, cuando correspondan.

o En los documentos de Personal de Subcontratistas esta rea nocorresponde.

Contraparte contractualo La contraparte contractual debe ser consignada en losdocumentos de Contrato de Servicios Profesionales, ContratosPublicitarios, Convenios Comerciales y/o cualquier documentodonde el vinculo contractual sea entre la Empresa y Particularesque emitan facturas, boletas por servicios etc, y no caigan en ladenominacin de Colaboradores o Trabajadores.

Nmero de Facturao El nmero de Factura emitida o recepcionada.

Nmero de Decretoo El nmero de decreto entregado

Tipo de Documento


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o El tipo de documento debe ser consignado en todos losdocumentos.

Palabras Claveso Texto libre de lenguaje no estructurado que permita agregar datos

ms detallados de los documentos, asuntos de decretos, asuntos

de contratos, explicacin de anexos, etc.

La obtencin de estos metadatos se hace tanto a travs de la observacindirecta del documento como de las planillas de datos que confeccionan losDepartamentos encargados de entregarlos.

NNombre de

ArchivoEmp.

rea Nombre

Rut Tipo

DocContraparte

Fecha Contra

ctualN Dec/Fac

Otros

1

AMantCI-

2007-003.pdf

Antonio

MartinezyCia.

A&B

Francesca

MascareoVer

a

15084183-6

AntFiniquitos

2007

Planta

2

AMconSP-1992-08-224.pdf

An

tonio

Ma

rtinezyCia.

Co

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ntencin

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1992

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GusalS.A.

Cecilia

Sepulvedaa

Vergara

8611899-8

Liquidacion

2009-Mar

4

OA-CerAM-022009.pdf.pdf

O

scar

A

guilon

C

ertificado

2009-Feb

C

ertificado

A

My

Cia

5

OA-CerML-022009.pdf.pdf

Oscar

Aguilon

Certificado

2009-Feb

Certificado

Masterline

S.A.

6

Dec-1982_016.pdf

Decretos

198

2

221

5A.F.

Autorizasub

con

cesionarBingo


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Fase IIIComo ltima fase de la confeccin del Modelo de Gestin Documental est lajerarquizacin de las carpetas donde alojaremos los archivos, este repositorioesta compuesto por los documentos Digitalizados provenientes de los archivosadministrativos histricos; la documentacin generada en el workflow de la

Empresa y los Documentos electrnicos que recibe o emiten los departamentosfinancieros contables.

Su distribucin lgica esta determinada por los Niveles de Procedencia yPertenencia de los documentos.

En un primer lugar tenemos las carpetas de las Empresas para las que segeneran los documentos, la carpeta para los decretos Municipales y otra queagrupa a los Subcontratistas.

Se determinan como Fondos Documentales a esta primera categora decarpetas, se contina con la emulacin de las carpetas contenedorasoriginales. Se denomina SubFondos al grupo de empresas Subcontratistas quecontienen sus propios documentos.

Divisin Fondos:

- Antonio Martinez y Ca.o Contratos

Indefinidos

Plazo Fijo Mantencin y Servicios Comerciales Contratos de Servicios Profesionales y Artsticos Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales

o Antecedentes de Finiquitos Indefinidos Plazo Fijo

o Finiquitos Indefinidos Plazo Fijo

o Boletas Salida de Caja Contratos.

o Otros Documentos

- Masterline S.A.o Contratos

Indefinidos Plazo Fijo Mantencin y Servicios Comerciales

Contratos de Servicios Profesionales y Artsticos Contratos Publicitarios y Convenios Comerciales

o Antecedentes de Finiquitos Indefinidos Plazo Fijo


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o Finiquitos Indefinidos Plazo Fijo

o Boletas Salida de Caja Contratos.

o Otros Documentos

- Subcontratistaso David Navia

Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones Otros

o Gusal Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones Otros

o Marcela Tosso Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones Otros

o MasterClima Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones Otros

o Oscar Aguilon Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones

Otroso StaffService Liquidaciones Contratos Finiquitos Cotizaciones Otros

- Decretoso 1968o 2009


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Digitalizacin y automatizacin de la Gestin Documental

La automatizacin del sistema Documental puede iniciarse a la par, antes odespus de las fases ya mencionadas, es siempre recomendable iniciarlaposteriormente de ya definidas las estructuras jerarquicas y los patrones aseguir, es por esto mismo que la eleccin del software que utilizaremos tiene

que estar acorde a los procedimientos tcnicos que ya nos hemos fijado.

Hadware y Software hay que tomarlos como un todo, toda compra decualquiera de estos tiene que estar supeditado a la utilizacin de este en unlargo tiempo y a niveles de tratamiento con una volumetra in crescendo. Eltrabajo con grandes cantidades de documentos es un hecho en el trabajo degestin documental por lo mismo cualquier software q no permita el trabajoBatch o cualquier hardware que necesite que los documentos seandigitalizados uno a uno no sirve.

Factores a considerar para su seleccin del equipo que requiere: Velocidad de procesamiento (rendimiento) Duplex v/s Simple Tipo de alimentador (manual o automtico) Color v/s Blanco y Negro Capacidad de precarga Resolucin Tamao aceptado de documentos Filtros de imagen Confiabilidad Soporte tcnico Relacin Rendimiento / Precio

Como Configuracin bsica planteo lo siguiente:

Resolucin : 200 dpiTamao de Papel : Oficio (8.5x14pul)rea de Escaneo (Izquierdo) : 0.000 pulgada

(Superior) : 0.000 pulgada(Ancho) : 8.500 pulgada(Longitud) : 14.000 pulgada

Tipo de Escaneo : ADF (Lado Frontal)Modo de Imagen : ColorBlanco/Negro : Advanced DTCRotacin de Lado Volteado : LibroControlador de Imagen : TWAIN 32Deteccin Auto de Tamao de Hoja : SISobreescaneado : HabilitarElim. de agujero perforado : Con color de fondoDeteccin de Alim. Mltiple. : Verificar Grosor (Ultrasnico)Omitir Pgina Vaca : SiFormato de Salida : PDF/A o TIFF, segn corresponda.

OCR : No


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El tema del software que debemos utilizar, es mucho ms complejo puesto queel Mercado nos ofrece una gran variedad de productos, incluso laparametrizacin de cualidades entre uno y otros se complica por que lamayora no comparte ni siquiera la misma estructura.

La finalidad del proyecto es Digitalizar los documentos importantes para el reaadministrativa, visto desde una ptica facilista podramos dedicarnos a buscaralgo que satisfaga esa necesidad puntual dejando de lado la economa yobviando la capacidad de los sistemas a permearse entre s. Por lo tantohemos planteado la necesidad de un Sistema de Gestin de ContenidosEmpresariales que mire con una visin general los procesos que generandentro de las reas de Administracin, y que incluya vnculos a sistemas comoSAP y SharePoint.

Para esto definimos nuestro sistema en base a la escalabilidad y volumetraque un proyecto como este pueda tener dentro de las Unidades de Negocios,

as es como nos encontramos con distintos sistemas de Gestin deContenidos, Bases de Datos y Soluciones Integrales, los cuales se preocupandesde la Captura de la imagen hasta su distribucin, con ingreso manual de lametadata, otros que son simples repositorios de Documentos con una basedatos SQL que les sirve para la bsqueda, y otros ms complejos queAutomatizan todo el proceso incluyendo la captura de metadatos, etc.

Siempre la eleccin final debe ser pensando en el Costo Beneficio para laUnidad y para estos hay que ser realistas sobre la cantidad de Documentacincreada por la Organizacin.

Importante es saber que planes tiene la organizacin para su informacin;quiere tener un repositorio documental, quiere un worflow, quiere retroalimentara los colaboradores, quiere blogs, buscadores, manuales de procedimientosWiki, colaboracin en lnea, etc.

Para la Gestin Documental, un gestor documental, para la GestinDocumental + Gestin de Contenidos, un Gestor de Informacin.-


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Gestin de Informacin: Gestin de Contenidos


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LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

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