La Gestión del Ciclo de Proyecto - Unibo Argentina · Matriz lógica, planes de trabajo y...
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La Gestión del Ciclo de Proyecto (Project Cycle Management) Buenos Aires, agosto 2012
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La Gestión del Ciclo de Proyecto
(Project Cycle Management)
Buenos Aires, agosto 2012
Abstract
Se analiza la Gestión del Ciclo de Proyecto(PCM, por su sigla en inglés) como un sistema de gestión de proyectos en todas sus fases. Sucesivamente se lo definirá en su rol respectodel diseño y gestión de proyectos europeos.
Finalmente, se introducirán algunos instrumentoscorrelativos útiles para el diseño y gestión de losproyectos europeos, su programación y su control.
¿Qué es un proyecto?
Una serie de actividades que tienen como fin ellogro de:
1) Objetivos claramente definidos2) Dentro de un período de tiempodeterminado3) Con recursos financieros específicamentedestinados
¿Qué es un proyecto?
Una intervención caracterizada por:1. Un propósito (u objetivo específico);2. Una elección relativa al uso de recursos;3. Un proceso de cambios: crea y gestiona el pasaje
de una situación negativa/ mejorable a una situación positiva o mejorada;
4. Un contexto específico donde los actores del proyecto interactúan en un espacio determinado;
5. Una duración y un presupuesto pre-establecidos;6. Una organización para su realización.
¿Por qué planificar un proyecto?
La aplicación de las técnicas de planificación consiste en:
– Establecer objetivos del proyecto alcanzables y cuantificables en términos de duración de las actividades, costos y recursos
– Proporcionar una calendarización de las actividades (GANTT)
– Identificar áreas de responsabilidad para los paquetes de trabajospresentes en las WBS
– Proporcionar a través del GANTT una lista completa de lasactividades con eventos de interfaz y puntos intermedios de control
– Reducir la duración total de un proyecto gracias al uso estratégicode los recursos
…y entonces..
– Proporcionar una visión integrada y global del proyecto– Facilitar la evaluación de los estados de avances del proyecto– Reducir el riesgo y la incertidumbre del proyectoidentificando eventos y actividades que condicionan su cumplimiento (secuencia crítica)– Proporcionar las bases para un análisis costos –beneficios o evaluación del retorno del proyecto– Desarrollar el sistema de contabilidad del proyecto– Proporcionar un informe definitivo de manera formal.
¿Qué es el PCM?
• La Gestión del Ciclo de Proyecto(PCM) nace en el ámbito militar estadounidense (foco sobre los objetivos y resultados, indicadores)
• Años ’60: Adoptado por USAID (US Agency forInternational Development) para mejorar sus sistemas de planificación y evaluación de los proyectos
• 1992: Adoptado por la Comisión Europea comoinstrumento principal de elaboración y gestión de proyectos – basados sobre el enfoque de la matriz lógica
• 1993: Oficialmente aprobado por la UE, de uso no obligatorio, en miras de mejorar la calidad de lasejecuciones de los proyectos financiados por la Comisión
Características del PCM
• Definir objetivos claros y realistas
• Distinguir entre objetivos y mediosutilizados para alcanzarlos
• Clara definición del propósito del proyecto(Objetivo específico)
• Evaluación de los riesgos
Fases del PCM 1
Las fases del ciclo de proyecto son 5:
1. Programación
2. Identificación
3. Formulación
4. Realización
5. Evaluación
la fase 1 (programación) implica sólo indirectamente a los actores del proyecto.
Fases del PCM 2
Fases del PCM
Programación
Evaluación
Realización
Financiamiento
Formulación
Identificación
Fase 1: Programación
Análisis de la situación a nivel nacional y sectorial
Problemas, límites y oportunidades que un proyecto puedeimplicar,
Objetivo: identificar objetivos y prioridades sectoriales
El proceso de programación debe:o Identificar a los portadores de intereses (stakeholders) claves y
evaluar sus necesidades, intereses y capacidades.
o Analizar los problemas y las oportunidades prioritarias
o Determinar los objetivos de desarrollo que pueden responder al problema
¿Cuáles son las prioridades de las políticas de desarrollo de socios y beneficiarios y cuál es nuestro foco prioritario de asistencia técnica?
Formulación de la idea relevancia programa /acciones
• Los programas en general tienen una estructuraarticulada en medidas, acciones, objetivos, prioridades, etc. Además, cada convocatoriaatribuye una pluralidad de objetivos / prioridadesespecíficas.
• La elección del segmento al interior del Programa es más complicada. A menudo, nuestra idea parece ser de interés para más de un segmento. Es mejor que sea más precisa y clara.
• Después de una atenta lectura del Programa y de la convocatoria, nuestraidea parece estar completamente fuera de la meta (a menudo, realmente es así)
• Por lo tanto, se debe trabajar más sobre la idea y “cortar y coser”, con el objetivo deadaptarse al programa y a sus acciones específicas, medidas etc.
Fase 2: Identificación
• Identificar ideas de proyecto que seancoherentes con las prioridades de desarrollode los beneficiarios
• Evaluar la pertinencia y la posibilidad de realización de esta idea de proyecto
• Verificar las posibilidades de ownership y sostenibilidad
¿La idea del proyecto es pertinente con las necesidadesprioritarias locales y conforme a nuestras políticas?
Fase 3: Formulación
• Controlar un vez más la factibilidady pertinencia de la idea original
• Preparar un detallado documento de proyecto
• Preparar una propuesta de financiamiento
¿El proyecto es factible y redundará en beneficios sostenibles?
Calidad del plan de proyecto
1. Es necesario identificar la escala temporal del proyecto (a menudo hay límites en el programa, por ejemplo uno o dos años).
2. Dentro de este tiempo, se necesita identificar el paquetede trabajo (fase macro) y, a su interior, las actividadesindividuales.
Lo más importante es familiarizarse en las idas y vueltasentre la visión microscópica (fase individual/de programacion de las actividades y de sus tiemposmedidos en días y en costos tal vez muy reducidos) y la visión de conjunto del plan de trabajo (coherencia entrelas fases, secuencia de los resultados, compromiso de los recursos económicos y humanos, planificación de losriesgos...)
Fase 4: Implementación
• Obtener resultados, alcanzar los objetivosespecíficos y contribuir al objetivo general del proyecto
• Gestionar de manera eficiente los recursosdisponibles
• Monitorear y reportar los progresos
¿Los resultados se consiguen? ¿Los recursos son utilizados de manera eficiente?
Tres fases de implementación
Start-up
• Finalizar contratos
• Mobilizar recursos
• Establecer relacionesde trabajo con losstakeholders
• Hacer reuniones de inicio del proyecto
• Revisar y adaptar elplan de acción
• Establecermecanismos de monitoreo y evaluación
Fase central
• Utilizar los recursos, incluyendopersonales
• Implementar actividades y producir resultados
• Monitorear losprogresos
• Revisar los planesoperacionales en base a lasexperiencias
• Reportar losprogresos obtenidos
Phase-out
Trasferir lasresponsabilidades a los socios locales
Trasferir lascapacidades de manera eficaz
Asegurarse que losplanes de mantenimiento de losbeneficios del proyecto esténencaminados
Sostenibilidad
Revisión (al menos semestralmente)
Los planes operativos son continuamente modificados para adaptarse a las necesidades y requerimientos que surgen durante la ejecución de las actividades.
Matriz lógica, planes de trabajo y presupuesto debenconstantemente ser revisados y refinado para:Reflexionar sobre las implicaciones de las informacionesrecogidas en el monitoreoTomar decisiones gestionables
El principal objetivo es compartir información, tomardecisiones colectivas y re-planificar.
Fase 5: Evaluación
¿Los beneficios programados han sido alcanzados? ¿Son sostenibles? ¿Qué lecciones se han aprendido? ¿La gestión del proyecto ha sido conforme a lasreglamentaciones y legislaciones aplicables? ¿Loscriterios de eficiencia, eficacia y economía han sidorespetados?Una Una evaluacievaluacióónn de medio tde medio téérminormino se se focalizafocaliza en la en la pertinenciapertinencia confirmadaconfirmada del del proyectoproyecto, , eficienciaeficiencia e e indicacionesindicaciones preliminarespreliminares de de eficaciaeficacia
Una Una evaluacievaluacióónn ex postex post se se focalizafocaliza en en cuestionescuestiones de de impactoimpacto y y sostenibilidadsostenibilidad
¿Para qué sirve la evaluación?
Para evaluar de manera sistemática y objetiva un proyecto, su diseño, su implementación y los resultados obtenidos
Para determinar la pertinencia y la consecución de los objetivos, la eficacia, elimpacto y la sostenibilidad
Para ofrecer informaciones útiles, quepueden ser incorporadas como leccionesaprendidas en el proceso decisional, sea del donante o del país beneficiario
Principios de la evaluación
Imparcialidad e independencia
Credibilidad
Trasparencia
Partecipación de stakeholders y beneficiarios
Vasta difusión de los resultados
Utilidad de las informaciones ofrecidas a los decision makers
