GRUPO # 1

COMUNICACIÓN

SIGNIFICADO E IMPORTANCIA

COMUNICACIÓN

Significa sencilla y llanamente lograr entendimiento entre las personas.

Intercambiar información y sentimientos y ello es necesario para una administración efectiva

IMPORTANCIA:

La comunicación efectiva es muy importante para los gerentes por 3 motivos primordiales:

Representa el proceso administrativo

Las habilidades efectivas para comunicarse

Como están las cosas en la administración

EL PROCESO DE LA COMUNICACION

EL E

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EL R

ECEP

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00.5

11.5

22.5

33.5

44.5

5

FUENTE DEL MENSAJE

PERCIBE EL MENSAJE

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

EL EMISOR: Es quien inicia la comunicación, tiene la información, necesidad o deseo de comunicarse.

EL RECEPTOR: Si no capta el mensaje, no hay comunicación.

CODIFICACION: Se presenta cuando el emisor traduce la información.

DECODIFICACION: Se presenta cuando el receptor interpreta el mensaje.

“Todo esto se podría decir que es como un ciclo el cual se repite todo el tiempo”.

COMO MEJORAR EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

La Diferencia entre una comunicación efectiva y otra infectiva puede radicar en el grado en que las partes que se comunican manejen debidamente cuatro aspectos del proceso de comunicación.

1. DIFERENCIAS DE PERCEPCION.

Las personas que tienen diferentes antecedentes, en cuanto a conocimientos y experiencias suelen percibir el mismo fenómeno desde diferentes perspectivas.

“Para superar estas diferencias de percepciones y de lenguaje, el mensaje se debe expresar de tal manera que lo puedan entender receptores que tienen diferentes opiniones y experiencias”.

2. R

EA

CC

ION

ES

EM

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ION

ALES

Las reacciones emocionales como ira, amor, odio, celos, miedo y vergüenza influyen la forma en que entendemos los mensajes de otros y en la forma en que influimos en otros con nuestros mensajes.

La mejor forma de manejar las emociones es aceptarlas como parte del proceso de comunicación y tratar de entenderlas cuando ocasionan problemas.

3. INCONGRUENCIAS ENTRE LA COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL

Muchas veces pensamos que el mensaje escrito y oral son el medio básico de la comunicación, pero los mensajes que enviamos y recibimos están sujetos a la influencia de factores no verbales como los movimientos corporales, la ropa, la distancia que existe entre una persona y su interlocutor, la postura, los gestos, las expresiones faciales, los movimientos.

4. DESCONFIANZA El hecho de que un receptor confié

o desconfié de un mensaje esta en función, en gran medida, de la credibilidad que el emisor tenga en la mente del receptor. La credibilidad de un gerente será mayor si los demás lo perciben como una persona conocedora, confiable y verdaderamente interesada por el bienestar de los demás.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE UNA BUENA COMUNICACIÓN

1. Tratar de aclarar sus ideas antes de comunicar.

2. Examine el verdadero propósito de cada comunicación.

3. Considere la posibilidad del marco físico y humano cada vez que comunique.

4. Consulte a otros, cuando sea apropiado, al planear las comunicaciones.

5. Tenga cuidado, cuando comunique, con los sobre tonos, así como el contenido básico de su mensaje.

6. Aproveche la oportunidad, cuando se presente, para llevar algo de valor o de ayuda al receptor.

7. De seguimiento a su comunicación.

8. Comunique para mañana así como para hoy.

9. Asegúrese que sus acciones apoyan sus comunicaciones.

10. Trate no solamente de ser comprendido sino también de comprender –sea un buen oyente.

LA

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Todo lo que se ha dicho en cuanto a la comunicación interpersonal se aplica también a la comunicación dentro de las organizaciones.

Comunicación Vertical: Es una comunicación que sube o baja a lo largo de la cadena de mando de la organización.

Comunicación Descendente: Empieza con los mandos superiores y fluye hacia abajo, el propósito básico de la comunicación descendente es: difundir, informar, dirigir, girar instrucciones, coordinar y evaluar a los colaboradores, así como proporcionar información sobre las metas y políticas de la organización.

Comunicación Ascendente: La función básica es informar a los superiores de lo que esta ocurriendo en los niveles inferiores; esta comunicación incluye: informes sugerencias, explicaciones y solicitudes de ayuda o decisiones.

LA COMUNICACIÓN FORMAL

Es la que sigue la dirección de la cadena de mando en una organización y toma el nombre de una comunicación organizacional.

“La Organización formal une el proceso de comunicación a través de ciertas líneas, lo cual afecta el comportamiento de las unidades organizacionales”.

Las relaciones e comunicación deben ser definidas dentro de la organización; y se pueden determinar mediante una grafica formal de organización. Por medio del organigrama se pueden describir las líneas de autoridad oficial, el poder y la dependencia dentro de la organización; estas relaciones típicas de una actividad organizada , involucran la comunicación.

La Organización Formal incluye ordenes ejecutivas, información técnica para tomar decisiones y políticas sobre los procedimientos y las reglas fijadas por los manuales de la compañía .

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN

1. Canales formales de la organización.Un canal formal de la organización es el medio de comunicación respaldo por los gerentes y probablemente controlado por ellos.

Ejemplos: Boletines, memorándums, infórmenos y sesiones de personal.

2. Estructura de la autoridad.Esta ejerce una influencia similar a la efectividad de la comunicación; las diferencias de posición y poder dentro de la organización sirve para determinar quien se comunica con quien.

Ejemplo:La Conversación entre el presidente y un colaborador.

3. Especialización de los trabajos.La especialización en los trabajos suelen facilitar la comunicación dentro de grupos porque pueden compartir la misma jerga, meta y tareas.

4. Propiedad de la información.Significa que las personas poseen información y conocimientos especiales acerca de sus trabajos.

Ejemplo:El jefe de un departamento quizá tenga una forma muy efectiva de manejar los conflictos entre los colaboradores.

FACTORES QUE INFLUYEN EN LA COMUNICACIÓN

DIVISIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Método Oral:Las formas populares de la comunicación incluyen: discursos, comunicación informal y rumor.

Comunicación Escrita:Estos medios se usan porque son mas permanentes, tangibles y verificable.Deben ser rigorosas, lógicas y clara.

Ejemplos:• Memorándum• Cartas• Periódicos• Anuncios• todo lo que se pueda transmitir

por medio escritos o símbolos.

Comunicación no Verbal.es el proceso de comunicación  mediante el envío y recepción de mensajes sin palabras, es decir, se da mediante indicios y signos.

Ejemplos:• Una sirena fuerte, o la luz roja

del semáforo nos dice algo si palabra.

• Los movimientos de las manos y los dedos expresan emociones o temperamentos

• Cuando los estudiantes comienzan a arreglar sus cuadernos unos minutos antes de terminar la clase, el mensaje es claro: quieren irse.

DIVISIÓN DE LA COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN LATERAL O INFORMAL

Es la comunicación entre los

departamentos de una

organización que, por lo

general, sigue el flujo del

trabajo y no de la cadena de

mando y, por tanto, ofrece un

papel directo para coordinar y

resolver problemas.Comunicación Horizontal.La comunicación horizontal son importantes para no perder el tiempo y facilita la coordinación, se produce cuando:• Hay comunicación entre los miembros del

grupo• Entre los miembros de grupos del mismo

nivel• Entre administradores del mismo nivel

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

Es muy común que en el proceso de la comunicación surjan un cierto numero de interferencias que limitan la compresión del receptor. Estas interferencias se denominan barreras de la comunicación, filtran parte de ella o le asigna significado incorrecto.

BARRERAS PERSONALES Y FÍSICAS

Son interferencias de comunicación que surgen debido a emociones humanas, valores, y hábitos del escucha deficiente.

Son interferencias de la comunicación que ocurre en el ambiente que esta se desarrolla. Una barrera típica es un ruido que distrae.

Barreras PersonalesBarreras Físicas

BARRERAS SEMÁNTICAS

Estas se originan en las limitaciones de los símbolos utilizados en la comunicación. Por lo general los símbolos poseen diversos significados. A veces se escoge el significado equivocado y se produce un malentendido.

BARRERAS ADMINISTRATIVAS La competencia desleal por un ascenso entre

funcionarios del mismo nivel aparece como defecto en el comportamiento administrativo.

De esto surgen otras barreras como ser El deseo de agradar y el temor al castigo. Los problemas de rango. Los secretos del puesto. El deseo de quedar bien. Restar importancia a las ordenes. Las diferencias de tiempo, lugar y división estructural.

TÉCNICAS PARA SUPERAR LAS BARRERAS

A. Regular el flujo de información.B. Uso de la retroalimentación.C. Simplificación del mensaje.D. Limitación de las emociones.E. Observación de las señales no verbales.F. Utilización del rumor.

Comunicación y Poder Las personas que en una empresa tienen

acceso a información critica y escasa, que otras necesitan pero no pueden obtener, se convierten en poseedores de poder.

Gracias por su atención