L-TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas

LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Bogotá D.C., Febrero de 2016

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Código: L-TH-02

Versión 05

Proceso asociado: Talento Humano

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4 2. ALCANCE ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES -------------------------------------------------------------------------- 4 4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES --------------------------------------------------- 5

4.1 NOMBRAMIENTOS --------------------------------------------------------------------------------- 5

4.2 RETIRO DEL SERVICIO --------------------------------------------------------------------------- 6

4.2.1 Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de 1968). -------------------- 6

4.2.2 Renuncia (artículos 110 y siguientes del Decreto 1950 de 1973). -------------------------- 6

4.2.3 Retiro por pensión (Artículos 33 a 45 Ley 100 de 1993, Articulo 9 Ley 797 de 2003 y Decreto 2245 de 2012). ---------------------------------------------------------------------------------- 6

4.2.4 Retiro por Destitución (Articulo 41 Ley 909 de 2004). --------------------------------------- 6

4.2.5 Retiro por abandono de cargo (artículo 126 del Decreto 1950 de 1973). ------------------- 6

4.2.6 Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004). ------------------------------------- 7

4.2.7 Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004). --------------------------- 7

4.3 INCAPACIDADES ----------------------------------------------------------------------------------- 7

4.4 TRÁMITE PARA VACACIONES -------------------------------------------------------------------- 8

4.4.1 Vacaciones------------------------------------------------------------------------------------- 8

4.4.2 Programación de Vacaciones ----------------------------------------------------------------- 8

4.4.3 Solicitud de Vacaciones por Servicios Compartidos ----------------------------------------- 9

4.4.4 Interrupción o aplazamiento de vacaciones ------------------------------------------------- 11

4.4.5 Reanudación de Vacaciones ----------------------------------------------------------------- 11

4.5 LICENCIAS ----------------------------------------------------------------------------------------- 12

4.5.1 ORDINARIA. (Art. 60 Decreto 1950 de 1973) ----------------------------------------------- 12

4.5.2 LICENCIA POR LUTO (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de 2013) -------------- 12

4.6 PERMISO REMUNERADO ------------------------------------------------------------------------ 12

4.7 COMISIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------- 12

4.8 ENCARGOS (Artículo 58 Decreto 1950 de 1973) ------------------------------------------------ 13

4.9 HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS -------------------------------------------------------- 14

4.10 LIQUIDACIÓN -------------------------------------------------------------------------------------- 14

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5. MARCO LEGAL ----------------------------------------------------------------------------------------- 15

6. REQUISITOS TÉCNICOS ------------------------------------------------------------------------------ 15

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------------------- 15 8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ------------------------------------------------------------------ 15

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices generales para el trámite de las situaciones administrativas para los funcionarios del DAPRE establecidas por la ley.

2. ALCANCE

Estos lineamientos deben ser aplicados por todos los Servidores públicos que hacen parte del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Licencia: Separación transitoria del ejercicio del cargo, por solicitud propia, por enfermedad o

por maternidad.

Comisión: Ejercer temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares distintos a la Institución o cuando por encargo realice actividades diferentes al cargo del cual es titular, podrán ser de estudio o de servicio.

Causación de Vacaciones: Ocurre cada vez que un funcionario ha cumplido un año de servicio

en la Entidad.

Permiso: Autorización para desvinculación de las funciones propias del cargo hasta por tres días hábiles, previa justa causa.

Vacaciones: Autorización para el disfrute del descanso remunerado destinado a la

recuperación de la fuerza laboral.

Novedad: Documento en el que se registran las situaciones administrativas que un servidor público puede solicitar durante su vinculación laboral y que pueden incidir en la asignación salarial.

Horas extras: Es el tiempo extra laborado como domingos, festivos o el reconocimiento de

descansos compensatorios que son pagados de acuerdo con la normatividad vigente y sus modificatorios.

Liquidación: Serie de operaciones matemáticas tendientes a obtener un resultado requerido con un fin específico.

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Prestación social: Conjunto de beneficios y garantías adicionales al salario y consagradas en la ley a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos que se presenten durante la vigencia de la relación laboral.

Nómina: Es el conjunto de la liquidación de todos los funcionarios.

Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí con base en un determinado método.

4. NOVEDADES LABORALES Y PRESTACIONALES

La recepción de las novedades laborales y prestacionales se realiza de acuerdo con el cronograma de nómina definido por el Área de Talento Humano, el cual se publica en la intranet; mensualmente son informadas a todos los funcionarios las fechas de recepción las mismas. Para realizar una adecuada liquidación del salario de los funcionarios del DAPRE, todas las novedades laborales y prestacionales se registran en el aplicativo. Para las novedades que estén relacionadas con la separación temporal del cargo por un término igual o superior a seis (6) días hábiles y por retiro del servicio, se debe diligenciar el formato F-TH-54 “Informe de Entrega por Retiro del Servicio o Separación Temporal del Cargo”. El mencionado formato, debe ser remitido por el superior inmediato al Área de Talento Humano, para que repose en la historia laboral del funcionario o exfuncionario. Si la novedad está relacionada con un permiso remunerado o una separación temporal del cargo por un término inferior a seis (6) días, el funcionario debe remitir al superior inmediato o a quien este delegue a través de correo electrónico, el estado de los temas pendientes, con el fin de continuar con su gestión. Nota: Se exceptúan del diligenciamiento del formato F-TH-54 “Informe de Entrega por Retiro del Servicio o Separación Temporal del Cargo” o de enviar por correo electrónico al superior inmediato los temas pendientes, aquellos funcionarios que por caso fortuito presenten alguna novedad que implique la separación temporal del cargo.

4.1 NOMBRAMIENTOS

El Jefe de la dependencia identifica las vacantes a proveer de acuerdo con las necesidades del servicio y procede a realizar la solicitud de provisión al Área de Talento Humano, quien informa al Director del Departamento sobre la solicitud; de acuerdo con el procedimiento P-TH-04 “Selección y Vinculación del personal”.

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4.2 RETIRO DEL SERVICIO

El retiro del servicio implica la cesación del ejercicio de funciones públicas; las causales se encuentran definidas en el artículo 41 de la Ley 909 de 2004 aplicables a los empleados de libre nombramiento y remoción y de carrera administrativa. Teniendo en cuenta que las causales de retiro del servicio regulan situaciones particulares diferenciadas, a continuación se especifican los documentos que deben soportar el trámite, agrupando las causales así:

4.2.1 Declaratoria de Insubsistencia (artículo 26 del Decreto 2400 de 1968).

Declaratoria de insubsistencia emitida por el Director o el Señor Presidente de la Republica.

4.2.2 Renuncia (artículos 110 y siguientes del Decreto 1950 de 1973).

Carta de renuncia por parte del funcionario presentada ante el Director o el señor Presidente de la República según corresponda.

4.2.3 Retiro por pensión (Artículos 33 a 45 Ley 100 de 1993, Articulo 9 Ley 797 de 2003 y

Decreto 2245 de 2012).

a) Pensión por vejez

Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por vejez por parte del Fondo Administrador correspondiente

b) Pensión por invalidez

Acto administrativo de reconocimiento de la pensión por invalidez expedido por la ARL o la

Administradora de Pensiones.

4.2.4 Retiro por Destitución (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Fallo disciplinario en firme emitido por la autoridad competente según el régimen disciplinario al Área de Talento Humano en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio al funcionario.

4.2.5 Retiro por abandono de cargo (artículo 126 del Decreto 1950 de 1973).

Comunicación escrita del Jefe de la dependencia donde se presenta el caso ante el Área de Talento

Humano, informando el abandono del cargo.

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Nota: Recuerde que si usted no reporta oportunamente las novedades de los funcionarios a su cargo se entenderá que no existe ninguna y en consecuencia se procederá a dar trámite a los pagos a través de la nómina de personal.

4.2.6 Retiro por orden judicial (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Comunicación escrita del despacho judicial en donde conste expresamente la orden de retirar del servicio a un funcionario, la cual será allegada a la Secretaría Jurídica, dependencia que remitirá al Área de Talento Humano.

4.2.7 Retiro por muerte del funcionario (Articulo 41 Ley 909 de 2004).

Certificado de defunción, este será el documento que se deberá presentar en el Área de Talento

Humano para iniciar el procedimiento de desvinculación del funcionario fallecido, que podrá ser aportado por cualquiera de sus familiares de oficio o petición de la entidad, sin que se requiera de ningún otro documento para tal efecto.

Para formalizar el retiro del funcionario se deberá cumplir con lo contemplado en el procedimiento P-TH-13 “Desvinculación del personal de planta”.

4.3 INCAPACIDADES

Caso 1: Incapacidad por enfermedad general o profesional: Se debe radicar original de la incapacidad médica en Talento Humano dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la prescripción, expedida por la respectiva E.P.S o A.R.L. a la cual este afiliado; en caso que la incapacidad sea expedida por un médico particular, el funcionario deberá hacerla transcribir por parte de la E.P.S. correspondiente.

Tratándose de incapacidades mayores a dos (2) días se debe adjuntar copia de la historia clínica en sobre cerrado, en los casos que se requiera con autorización expresa para el trámite, en estricto cumplimiento de la reserva legal que ampara dicho documento. Lo anterior por cuanto la historia clínica es el único soporte para el cobro posterior ante las E.P.S.

Caso 2: Incapacidad por licencia de maternidad: Presentar copia del registro civil de nacimiento o copia del certificado de adopción y la incapacidad reconocida por la EPS. Caso 3: Incapacidad por licencia de paternidad: Presentar copia del registro civil de nacimiento y la licencia por maternidad reconocida por la EPS a la cónyuge. Caso 4: Incapacidad por accidente de trabajo: Informe e incapacidad donde se indica el accidente de trabajo. El Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social conservará en la historia de salud ocupacional del funcionario el Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo FURAT debidamente diligenciado el día

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que ocurrió el accidente. En caso fortuito de imposibilidad se deberá hacer máximo el siguiente día hábil, de no ser así debe entregar una carta donde justifique claramente porque no lo reportó el mismo día. Nota: Es responsabilidad de cada funcionario cumplir con el debido reposo prescrito por el profesional de la salud de su EPS, por lo tanto en este período de tiempo no podrá laborar, viajar ni cumplir con ninguna tarea de su actividad laboral y para todos los efectos se entiende separado temporalmente del cargo.

4.4 TRÁMITE PARA VACACIONES

4.4.1 Vacaciones

Consiste en el reconocimiento en tiempo y en dinero a que tiene derecho todo empleado público o trabajador oficial por haberle servido a la administración durante un (1) año. Conllevan como finalidad primordial procurar por medio del descanso la recuperación física y mental del servidor público, para que éste regrese a sus labores en la plenitud de sus capacidades y pueda contribuir eficazmente al incremento de la productividad del correspondiente organismo o entidad.

4.4.2 Programación de Vacaciones Anualmente el jefe de cada dependencia deberá programar con los funcionarios a su cargo y que hayan causado vacaciones, la fecha en la que saldrán a disfrutarlas. Una vez concertada la fecha del disfrute se hará la solicitud a través del aplicativo de Servicios Compartidos. Previamente el Área de Talento Humano enviará a cada dependencia la información relacionada con el estado de la situación administrativa de cada servidor en el formato F-TH-49 “Estado Actual de Vacaciones Funcionarios”. La programación se debe realizar atendiendo en todo caso el cronograma de nómina establecido por la Entidad y la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones, se debe realizar por lo menos con un mes y medio después su causación, con el fin de acceder al reconocimiento y pago en los términos establecidos por la Ley. Es importante considerar que si bien el Decreto Ley 1045 de 1978 permite la posibilidad de acumular hasta dos (2) periodos de vacaciones por necesidades del servicio, la Directiva Presidencial No. 06 del 2 de diciembre de 2014 da instrucciones en materia de austeridad fiscal y dispone como regla general que “las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas sin motivo legal realmente justificado y no podrán ser compensadas en dinero, salvo retiro del funcionario”. Es responsabilidad del Jefe de la dependencia la programación de las vacaciones del personal a su cargo, para lo cual deberá tener en cuenta las necesidades del servicio con el fin de garantizar la continuidad en su prestación, así como el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la dependencia.

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Sobre este punto es importante recordar que de acuerdo con el artículo 12 del Decreto 1045 de 1978, así como a lo dispuesto en la Directiva Presidencial 06 de 2014, si las vacaciones no son solicitadas dentro de un término prudencial una vez se causen, el Jefe del Área de Talento Humano podrá ordenarlas oficiosamente.

4.4.3 Solicitud de Vacaciones por Servicios Compartidos Para realizar la solicitud de vacaciones, cada funcionario deberá ingresar al aplicativo de servicios compartidos, mediante el icono que se encuentra en el escritorio de su equipo de cómputo:

Deberá seleccionar la opción “PROGRAMACIÓN DE VACACIONES”:

Aparecerá el siguiente formulario, el cual se debe diligenciar en su totalidad así:

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1. El funcionario verificará su número de cedula (en caso de no aparecer o no pertenecer a su identificación debe comunicarse con el Área de Tecnologías de Información para actualización de sus datos) y el sistema automáticamente mostrará los periodos y días pendientes por disfrute.

2. Indique la fecha de inicio de vacaciones, para ello se debe tener en cuenta la información arrojada por el sistema al final del formulario en rojo, ya que solo podrá asignar una fecha, después de la fecha indicada allí. De clic en el botón “Calcular Fecha de Regreso” y el aplicativo arrojara la fecha de regreso de vacaciones.

Después de diligenciado, de clic en el botón “CONTINUAR”: Aparecerá una ventana con el resumen de solicitud de vacaciones y la opción de “Enviar” si la información es correcta, o “Regresar” si es necesario corregir la información:

Si da clic en el botón “ENVIAR”, el sistema generará un número de solicitud para realizar seguimiento y posterior verificación del trámite.

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Simultáneamente el sistema enviará una notificación al correo electrónico con la información de la solicitud. Al finalizar la solicitud de vacaciones, el sistema notificará por correo electrónico la programación e incluirá el link con el cual se deberá cerrar dicha solicitud. Paso seguido se activará la encuesta de satisfacción la cual es muy importante diligenciar para calificar y mejorar el servicio.

4.4.4 Interrupción o aplazamiento de vacaciones El Jefe inmediato de la dependencia, puede solicitar al Área de Talento Humano la interrupción o aplazamiento de las vacaciones del funcionario mediante comunicación interna SIGOB, siempre que exista un motivo legal realmente justificado. Esta solicitud se debe realizar como mínimo con tres (3) días hábiles de anticipación. Si se encuentra disfrutando de sus vacaciones y tiene una incapacidad expedida por la EPS, debe hacerla llegar al Área de Talento Humano para la interrupción automática de sus vacaciones y posterior reanudación.

4.4.5 Reanudación de Vacaciones El funcionario que tenga el periodo de vacaciones interrumpido y quiera disfrutarlo, debe solicitar al Área de Talento Humano la reanudación correspondiente a la totalidad de los días interrumpidos, con el VoBo

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del jefe inmediato a través del Sistema de Servicios Compartidos, como mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha del disfrute.

4.5 LICENCIAS

4.5.1 ORDINARIA. (Art. 60 Decreto 1950 de 1973)

La solicitud de licencia o su prorroga se hará a través del SIGOB, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera, el cual se debe hacer llegar al Área de Talento Humano. Solicita licencia ordinaria a su jefe inmediato por 60 días al año, continuos o discontinuos, prorrogables por 30 días más si existe justa causa a juicio de la autoridad competente. Durante la licencia ordinaria no podrán desempeñarse otros cargos dentro de la administración pública. Su violación será sancionada disciplinariamente y el nuevo nombramiento deberá ser revocado. El tiempo de licencia ordinaria y de su prorroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio.

4.5.2 LICENCIA POR LUTO (artículo 1° de la Ley 1635 del 11 de junio de 2013)

“Conceder a los servidores públicos en caso de fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, una licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles”. La justificación deberá presentarse ante el Área de Talento Humano con los documentos establecidos en la normatividad señalada.

4.6 PERMISO REMUNERADO

Para conceder permiso remunerado a un funcionario hasta por tres (3) días cuando medie justa causa, el jefe inmediato y/o el jefe de la dependencia lo debe autorizar por la intranet “Solicitud de permiso” y hacerlo llegar al Área de Talento Humano, teniendo en cuenta que estos permisos no afectan la liquidación del salario del funcionario. Los permisos hasta por un día se tramitaran directamente con el jefe de la dependencia, de acuerdo con la normatividad vigente.

4.7 COMISIÓN

a) Comisión de servicios: Para ejercer las funciones propias de su cargo en una sede diferente a la

habitual de su trabajo o atender transitoriamente actividades oficiales distintas al empleo, se

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conceden por 30 días, prorrogables por otros 30; comisiones al interior y exterior para cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, que se conceden mediante acto administrativo en el cual se debe expresar el término. Este término podrá ser superior en las condiciones señaladas por el tercer inciso del artículo 65 del decreto 1042 de 1978.

b) Comisión para adelantar estudios: La comisión la autorizará el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o su delegado y el comisionado tendrá derecho a recibir únicamente los sueldos y las prestaciones sociales correspondientes, durante el término de la misma. Solo podrán conferirse para recibir capacitación, adiestramiento o perfeccionamiento para el ejercicio de las funciones propias del empleo de que es titular o con fines de la entidad donde se encuentre vinculado. Se podrá conferir comisión de estudios en el exterior al servidor público que tenga por lo menos un (1) año continuo de servicio en la respectiva entidad, previo cumplimiento de los siguientes requisitos. Convenio mediante el cual el comisionado se compromete a prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión y Póliza de Garantía de cumplimiento por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los sueldos que el funcionario pueda devengar durante el transcurso de su permanencia en el exterior. El plazo de la comisión de estudios no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces, siempre que se trate de obtener título académico y previa comprobación del buen rendimiento del comisionado, debidamente acreditada con los certificados del respectivo Centro Académico. Cuando se trate de obtener título académico de especialización científica o médica la prórroga a que se refiere el presente artículo podrá otorgarse hasta por tres (3) veces, bajo las mismas condiciones contempladas en el inciso anterior.

4.8 ENCARGOS (Artículo 58 Decreto 1950 de 1973)

“Hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo”.

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El encargo temporal, es entonces una situación administrativa de creación legal que le permite al Estado solucionar las dificultades que puedan presentarse en los casos de ausencia temporal o definitiva de un empleado, cuya labor es indispensable para la atención de los servicios a su cargo. Estos empleos podrán ser provistos a través del encargo de empleados de carrera o de libre nombramiento y remoción, que cumplan los requisitos y el perfil para su desempeño. La solicitud de encargo se debe realizar por el intranet, aplicativo de servicios en línea, la cual deberá ser aprobada por el jefe inmediato y remitida al Área de Talento Humano para efectos de iniciar el trámite.

4.9 HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS

Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas de la jornada ordinaria de labor, el funcionario competente, autorizará descanso compensatorio o pago de horas extras. Los funcionarios del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República que presten sus servicios en horario distinto a la jornada ordinaria y estén dentro del Nivel Asistencial hasta el grado 09, le serán autorizadas horas extras. Para los conductores se autorizará hasta un máximo de 100 horas y los demás hasta 50 horas mensuales; si el funcionario llegase a superar el máximo de horas extras, el sistema automáticamente los acumula y los pasa a compensatorios en tiempo, los cuales se liquidarán mes a mes. La autorización de las horas extras de un funcionario corresponde al jefe inmediato, quien certificará el cumplimiento de las mismas según Formato F-TH-08 Control diario de horas extras y/o recargo nocturno, previo Vo.Bo. del funcionario competente o usuario del servicio y del coordinador (si aplica); esta información se remitirá mensualmente al Área de Talento Humano dentro de las fechas establecidas.

4.10 LIQUIDACIÓN

Para la liquidación de horas extras se aplica un recargo del 25% de la remuneración básica fijada por la Ley para horas extras diurnas, y un recargo del 75% sobre la remuneración básica para las horas extras nocturnas, teniendo en cuenta los incrementos por antigüedad para ambos casos.

El auxilio por enfermedad no profesional lo paga la EPS, corresponde a dos terceras partes (2/3) del salario que devengue el trabajador durante los primeros noventa (90) días de incapacidad y la mitad (1/2) durante los siguientes noventa (90) días, de conformidad con los artículos 18 del Decreto 3135 de 1968 y 9 del Decreto 1848 de 1969.

De conformidad con lo establecido por el artículo 9 del Decreto 783 de 2000, el funcionario deberá haber cotizado un periodo mínimo de cuatro (4) semanas en forma ininterrumpida para efectos del reconocimiento de la correspondiente incapacidad.

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Nota 1: Las novedades laborales sin excepción alguna, deben ser solicitadas a través de intranet, aplicativo Servicios en Línea, una vez aprobada por el Área de Talento Humano esta novedad es recibida en el Área de Tecnologías y Sistemas de Información para el respectivo bloqueo del usuario de ser necesario.

5. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

6. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, Numeral 6.2

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

P-TH-04 Selección y Vinculación del Personal P-TH-03 Trámite de Situaciones Administrativas P-TH-02 Liquidación de nómina y prestaciones sociales P-TH-11 Tramite de Comisiones y Gastos de Viaje P-TH-13 Desvinculación personal de planta F-TH-04 Control de documentos para posesión legal del cargo F-TH-08 Control diario de horas extras y/o recargo nocturno F-TH-37 Control de Documentos para retiro del servicio F-TH-09 Cumplido de Comisión F-TH-35 Solicitud de viáticos y/o gastos de viaje F-TH-49 Estado Actual de Vacaciones Funcionarios F-SA-11 Formato Estudio de Seguridad

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Talento Humano

L-TH-02 Lineamientos para el trámite de situaciones administrativas

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