ÁREA TEMÁTICA: Sistemas de información

TÍTULO: Desarrollo de un sistema de información para la implementación del

Modelo de Gestión del Conocimiento del Instituto Tecnológico de Sonora

AUTORES: Dra. Ramona Imelda García López

Dra. Guadalupe Eugenia Ramírez Martínez

Mtro. Felipe Humberto Cabada Arismendiz

DATOS DE IDENTIFICACIÓN Instituto Tecnológico de Sonora

5 de Febrero #818 sur

Colonia Centro C.P. 85000

Cd. Obregón, Sonora, México

Tel. (644) 4 10 09 42

Correo electrónico: igarcia@itson.mx; gramirez@itson.mx, fcabada@itson.mx

Instituto Tecnológico de

Sonora

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Resumen Las Universidades, especialmente las de países con economías emergentes,

sufren paradójicamente en la sociedad del conocimiento, de una gran merma en el

proceso de generación y aprovechamiento del mismo.

El problema que se abordó fue la escasa gestión del conocimiento que se

produce en la institución, que repercute en el desconocimiento de proyectos,

investigaciones, normatividad y procesos de interés general. Por ello, el objetivo de

este trabajo fue: generar un sistema de información, diseñado con enfoque de

sistemas para registrar, organizar y distribuir información relevante sobre proyectos,

manuales, políticas, normatividad y producción intelectual de la comunidad

universitaria del Instituto Tecnológico de Sonora (ITSON).

Este proyecto contempló la gente, los procesos institucionales y la tecnología

existente para este efecto. El método utilizado fue consultar el diagnóstico de cultura

organizacional, analizar y conectar con otros procesos como biblioteca digital,

registro escolar, recursos humanos y educación a distancia y trabajar conjuntamente

con la fábrica de Software Novutek para construir una plataforma tecnológica de

gestión de conocimiento, cuyo nombre es KMS.

En la parte de cultura organizacional se ejecutó un programa de comunicación

y capacitación a los maestros por Dependencias de Educación Superior (DES). Los

principales resultados obtenidos fueron: la plataforma tecnológica de KMS, con

módulos para administración electrónica de contenidos, de aplicaciones, de

administración de las piezas de conocimiento, de bases de conocimiento y de

interfase con otros sistemas institucionales. Sus herramientas permiten generar,

acceder, almacenar y transferir el conocimiento en la Universidad. Otro resultado

importante fue el de cultivar la cultura de compartir los recursos intelectuales, el

respeto de autoría y registro de patentes y la conformación incipiente de

comunidades de aprendizaje.

Como conclusión puede decirse que el éxito de la implementación de una

herramienta tecnológica depende mayormente de factores no técnicos como son el

factor humano, los procesos organizacionales y la cultura. Es necesaria la tecnología

como fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización.

La KM no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos sino

que abarca una gran diversidad de fuentes que contribuyen al desarrollo del

conocimiento.

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1. Antecedentes y marco de referencia

El entorno económico, social y tecnológico en el que las organizaciones

desarrollan sus actividades en el presente y que van a desarrollarlas, probablemente

en un futuro próximo está caracterizado cada vez más por la complejidad y por su

carácter inestable y cambiante, derivado de una diversidad de cambios, fusiones,

globalizaciones y agrupaciones. El papel que las tecnologías de la información

tienen como precursoras de estos cambios hacen que la sociedad actual reciba la

denominación de Sociedad de la Información. En ésta, el factor principal de creación

de riqueza es el conocimiento. Por esta razón también se le denomina Sociedad del

Conocimiento.

Según Calderón (2001), las organizaciones modernas se están viendo cada

vez más como empresas basadas en el conocimiento, en las cuales la

administración proactiva de su acervo de conocimientos es importante para la

competitividad. En este sentido y de acuerdo con Malhotra (1997), citado por

Calderón (2001), la gestión del conocimiento responde a las cuestiones críticas de

adaptación organizacional, supervivencia y competencia que enfrentan las

organizaciones ante el creciente cambio. Esencialmente, esto involucra procesos

organizacionales que buscan la combinación de capacidad de procesamiento de

datos con información canalizada, en la mayoría de los casos, a través de las

tecnologías de información.

La administración del conocimiento (Knowledge Management, KM, por sus

siglas en inglés) se inició como una filosofía de la organización que busca

aprovechar los activos intangibles que había venido desaprovechando: el saber

desarrollado por sus miembros, la experiencia acumulada, conocimientos

específicos desarrollados por algún grupo o dependencia. Las características

actuales de una sociedad que produce información y saber en grandes volúmenes,

que con la misma rapidez con se produce, igualmente se vuelve obsoleto, han

creado la necesidad de un aprendizaje rápido y constante, así como la de convertir

la información en conocimiento y para lograrlo hacen uso de las tecnologías de

información (TI).

De esta forma, cuando se escucha el término de gestión del conocimiento,

algunos piensan automáticamente en TI. Sin embargo, como plantea Hall (2001),

citado por Castañeda (s.f.), la tecnología es sólo un medio. Una excelente

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plataforma tecnológica para administrar la información en la organización puede ser

subutilizada o en el peor de los casos, no utilizada por desconocer el rol del capital

humano en la gestión del conocimiento. Por otro lado, Ramírez (s.f.), citado por

Rodríguez (2000), considera que “la administración del conocimiento no depende de

una tecnología única, sino que puede descansar en un ensamble de tecnologías,

muchas de las cuales pueden existir dentro de la empresa y servir de soporte a otros

servicios. En los sistemas para la KM, se pueden aplicar diversas herramientas

tecnológicas durante las diferentes etapas de su proceso, que a grandes rasgos

consiste en la creación del conocimiento, el poder compartirlo y finalmente, la

aplicación del mismo”.

Bajo este contexto, emerge otro concepto “Recurso Educacional Abierto”, que

se refiere a información digital acumulada la cual puede ser reestructurada para que

provea beneficios de uso sin restricciones para que cualquier usuario de una

organización pueda utilizarlo CERI (2006).

En la década de los ochenta, con el surgimiento de las primeras bases de

datos como piedra fundamental en la construcción de la información, se intentaba

automatizar los procesos dirigidos a la atención del cliente externo. Es decir, “cargar”

al sistema toda la información relacionada con éstos de tal forma de contar con

elementos que lo describieran y en un momento dado poder atender sus

necesidades y requerimientos. Por ello, “la mayor preocupación de las compañías,

desde el punto de vista de la tecnología, era contar con sistemas centrales capaces

de administrar gran cantidad de datos y volúmenes de información, con el objeto de

automatizar las actividades y los procesos repetitivos (fue el momento del auge de

las bases de datos relacionales)" (Belly, 2002).

Se rescata la idea de que la información es el insumo esencial del

conocimiento, en ese sentido, el desarrollo de las redes de información

fundamentadas sobre todo por la tecnología de Internet crea un nuevo contexto a las

organizaciones de hoy. En este entorno, las posibilidades de publicar, almacenar y

distribuir información se ha expandido considerablemente, conduciendo a las

organizaciones al planteamiento de objetivos más ambiciosos y, poco a poco, al

traslado de la idea de gerencia de la información a la idea de gerencia del

conocimiento. Cabría aquí aclarar la diferencia entre información y conocimiento.

Harris (1996), citado por Zorrilla (s.f.) dice que “el nivel más bajo de los hechos

conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado intrínseco. Deben ser

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ordenados, agrupados, analizados e interpretados. Cuando los datos son

procesados de esta manera, se convierten en información. La información tiene una

esencia y propósito. Cuando la información es utilizada y puesta en el contexto o

marco de referencia de una persona, se transforma en conocimiento. El

conocimiento es la combinación de información, contexto y experiencia”. Lo anterior

implica que la información, a través de los datos, es el primer elemento esencial

para crear, generar y transmitir conocimientos.

El soporte de un sistema de gestión del conocimiento lo constituye la

información documental que a diario es generada en las organizaciones. De manera

que si la misma se maneja en forma automatizada se podrá mantener más

accesible, más segura y, sobre todo, más “manejable”. Este objetivo justifica por sí

mismo la incorporación de unos métodos y unas aplicaciones informáticas

apropiadas para el manejo del conocimiento generado. Según Sedeño (s.f.) hay

personas que piensan que a través de la automatización o introduciendo las

tecnologías de las telecomunicaciones y la informática en la organización, podrían

solucionarse los problemas de la misma; esto es un gran error pues primero habría

que desarrollar entre sus integrantes la cultura de obtener de ellas el mayor

provecho posible, de tal forma que se logren las metas organizacionales y el

crecimiento intelectual de ellos mismos.

Por otra parte, Fernández (2002) menciona que ante los retos que implica el

avance educativo, social, económico, cultural y político, la tecnología es la respuesta

dinámica y creativa; es parte fundamental en la transformación de los procesos

educativos y de capacitación. Al respecto, Rivera, Ramírez y Cepeda (1996),

mencionan que los sistemas utilizados para la gestión del conocimiento tienen como

propósito “identificar, adquirir, registrar, almacenar, procesar, distribuir, aplicar,

valorar y contabilizar las dimensiones relevantes del conocimiento productivo”. De

esta forma, dichos autores identificaron tres áreas para desarrollar esos sistemas, a

través de diferentes herramientas tecnológicas:

1. Administración del aprendizaje organizacional, cuyo objetivo es ayudar a cada

empleado a identificar las competencias críticas para contribuir a las metas de la

organización; a adquirir y aplicar esas competencias.

2. Administración del capital intelectual, donde se pretende ayudar a la organización

a identificar, estructurar, capturar, almacenar, recuperar y explotar su sabiduría, es

decir, centrarse en la riqueza del conocimiento contenida en los individuos que la

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conforman.

3. Administración del valor, en donde se redefinen los fundamentos mismos de la

administración, es decir, se busca rediseñar la base administrativa para llegar a ser

una organización virtual.

Las herramientas tecnológicas para KM, como cualquier otra herramienta,

están diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean aplicados

eficientemente intercambiando información y conocimiento dentro y fuera de las

organizaciones. Ruggles (1997), citado por Valerio (2002), define a éstas “como

herramientas que permiten a las organizaciones generar, acceder, almacenar y

transferir el conocimiento existente en la empresa. Bajo este concepto, es importante

darse cuenta que muchas de las herramientas tecnológicas que actualmente son

etiquetadas como soluciones para KM o herramientas para KM, no podrían ser

clasificadas como tal; esto es, la mayoría de los sistemas no manejan conocimiento

sino información”.

Las herramientas para KM, no son necesariamente herramientas con una

complejidad técnica mayor por el hecho de administrar conocimiento; muchas de

ellas, identificadas como tales, son muy sencillas; una simple base de datos que

administre lecciones aprendidas, mejore prácticas o competencias, cumple con la

definición de una herramienta de KM, claro está que se pueden encontrar

herramientas más complejas como por ejemplo, un sistema de soporte para toma de

decisiones, que a través de técnicas complejas no sólo registran y explotan

conocimiento, sino que además pueden generar más conocimiento.

Existe una categoría de los KM denominada Recursos Educativos Libres, los

cuales son materiales educativos que permiten a sus usuarios obtener conocimiento

a través de ellos, dichos recursos han ido en crecimiento debido a la cantidad de

países e instituciones que han generado esfuerzos por aportar un “poco” de

conocimiento a sus comunidades, algunos ejemplos se mencionan a continuación:

1. En Estados Unidos, 1700 cursos han sido puestos disponibles en el MIT

(Massachusetts Institute of Technology’s), Rice University, Johns Hopkins

Bloomberg School of Public Health, Tufts University, Carnegie Mellon

University, University of Notre Dame, and Utah State University. En Octubre

del 2006 la universidad de Yale anunció se unirá al proyecto a finales de

2007.

2. En China, 750 cursos se han puesto a disposición de cualquier usuario en

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222 Universidades, miembros del grupo CORE (China Open Resources for

Education).

3. En Japón, más de 400 cursos se han puesto disponibles por el Consorcio

Japonés (OCW).

4. En Francia, existen 800 recursos educacionales en aproximadamente 100

centros educativos, los cuales son operados por 11 universidades por el

proyecto ParisTech OCW y se espera duplicar esta cifra para 2007.

2. Problema Al ser la universidad un centro de conocimiento en el que se genera,

transforma, aplica, entrega y difunde conocimiento es preciso consolidar un modelo

que con el apoyo de la tecnología permita soportar el ciclo de vida del conocimiento

de la institución. Por ello, la gestión del conocimiento en una institución tiene como

objetivo capturar, clasificar, utilizar y re-crear información y conocimiento que se

transforme en productos y/o servicios que generen valor, además de resolver el

problema de pérdida de conocimiento, especialmente el que es de carácter tácito,

pues está demostrado que las empresas con mayor desempeño y productividad,

cualquiera que sea su giro, son aquellas que saben utilizar el conocimiento como

recurso transformable y altamente valioso.

El fenómeno que sufren las universidades con la generación y uso del

conocimiento tiene que ver con la falta de un modelo formal que incluya reglas,

restricciones, incentivos, procesos y métricas en la producción y explotación del

conocimiento, lo que termina traduciéndose en un alto nivel de pérdida o entropía del

conocimiento. Al no contar con medios que conduzcan la forma en la que el

conocimiento fluye a través de la institución, métricas que indiquen el impacto que

cada objeto de conocimiento genera en la comunidad universitaria y sus

correspondientes aportaciones al proceso de crecimiento y mejora continua de la

institución, ésta es incapaz de saber con claridad cuál es su acervo de conocimiento

y por ende, difícilmente puede explotarlo y/o mejorarlo. Esto implica que, hoy en día

las universidades, especialmente las de países con economías emergentes, sufran

de una gran merma en el proceso de generación y aprovechamiento del

conocimiento.

Dentro de una organización como lo es el caso del Instituto Tecnológico de

Sonora (ITSON), la información y el conocimiento se vuelven recursos cada vez más

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preciados, y dada la importancia del tema para la institución, se formó un equipo de

trabajo que definió a la gestión del conocimiento como el proceso a través del cual la

organización genera valor a partir de sus activos intelectuales, tanto explícitos como

tácitos. Esta generación de valor involucra compartir los activos intelectuales entre

empleados, departamentos, alumnos, docentes e incluso otras empresas, en un

esfuerzo por descubrir nuevas y mejores prácticas. En esta institución, las

autoridades y todo su personal, están seguros de que se genera gran cantidad de

conocimiento, la mayoría de naturaleza tácita. De igual forma, se considera que los

sistemas de gestión del conocimiento consiguen la información precisa para la

persona apropiada en el momento oportuno, proporcionando herramientas para el

análisis de esa información y la capacidad de responder a las ideas que se obtienen

a partir de esa información.

Particularmente, la institución no tenía un sistema que permitiera conocer todo

lo relacionado con los proyectos que se desarrollaban y los resultados que

arrojaban; por lo que en ocasiones, surgieron proyectos en algún área que ya habían

sido realizados en otra, y este mismo caso aplicó para los proyectos de

investigación. No se contaba con un sistema de información tan fluido que diera a

conocer lo que sucedía en todas las áreas de la organización, en materia del

conocimiento generado y que tuviera una repercusión e impacto institucional. Esto

permitió vislumbrar la importancia y necesidad de contar con un sistema o modelo

que ayudara en el almacenamiento y organización del conocimiento que se

generaba de los proyectos y actividades de las diferentes instancias administrativas

y académicas. De igual forma, permitiera poner ese conocimiento a disposición de

todo el personal que compone a la institución de manera tal que éste pudiera ser

utilizado y a su vez, ser generador de nuevo conocimiento.

3. Objetivo

Con este proyecto se pretendía desarrollar un sistema de información que

permitiera concentrar, clasificar, almacenar y distribuir todas las piezas del

conocimiento que se producían en la institución; de tal forma que elementos como

investigaciones, artículos, proyectos, cursos, manuales, políticas, experiencias, entre

otros, dejaran de estar aislados y subutilizados. De igual forma, se buscaba la

conexión de los distintos sistemas institucionales con el fin de optimizar recursos y

contar con una plataforma más robusta a través de la cual fuera posible acceder a

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toda la información generada en la institución.

4. Método o desarrollo El diseño de la plataforma tecnológica fue considerada como uno de los

impulsores más notables del modelo de gestión del conocimiento debido a la

creciente explosión de las tecnologías para el manejo de la información y la

comunicación; pues como se ha visto, la gestión del conocimiento que posee una

organización es uno de los factores claves para la diferenciación y competitividad de

las instituciones, siendo hoy en día indudable el apoyo que proporcionan las

tecnologías de la información y las comunicaciones para hacer posible una

administración del conocimiento ágil, efectiva, dinámica y sostenible en cualquier

organización. El valor aportado por esta iniciativa ha dado lugar a una gran variedad

de herramientas tecnológicas cuya finalidad es soportar las estructuras necesarias

para la recolección de las piezas de conocimiento con el fin de servir como base del

ciclo de vida del conocimiento, así como facilitar el flujo del conocimiento entre los

individuos que interactúan en ellas.

Como consecuencia de estas nuevas necesidades dentro de las

organizaciones ha surgido el requerimiento de implantar herramientas que den

soporte a la gestión del conocimiento, las que facilitan el proceso de explotar el

conocimiento explícito y transformar el conocimiento tácito en piezas de

conocimiento explícitas, convirtiéndose así en la plataforma de la institución para la

administración electrónica del conocimiento. Debido a esta situación es prioritario

que se cuente con una definición detallada de la plataforma que habrá de soportar la

administración del conocimiento dentro de la universidad en su primera etapa. En

este contexto se desarrolló en conjunto con la Fábrica de Software (Novutek

http://www.novutek.com/ ) de la institución un libro de requerimientos que muestra de

forma detallada los elementos y su forma de interacción entre los mismos.

Por otra parte, el sistema tecnológico debe permanecer vinculado y de ser

posible fusionado con sistemas afines, como lo es la iniciativa de biblioteca digital

(http://biblioteca.itson.mx/), tanto interna como de otras instituciones de educación

superior, y además pueda ser comunicada con los sistemas de la institución y ser

alimentada directamente por éstos (por ejemplo: registro escolar

(http://apps.itson.mx/dre/principal/index.asp), sistemas de recursos humanos,

sistema de educación a distancia, etc.); intentando con esto que se aproveche al

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máximo tanto el conocimiento explícito como el conocimiento tácito de cada

miembro de la comunidad, logrando una combinación de ambos que genere piezas

de conocimiento que puedan ser catalogadas y almacenadas en la base de datos de

la institución.

Es importante resaltar que esta solución tecnológica debe ser desarrollada

utilizando los estándares de internet, es decir, HTML (Hypertext Markup Languaje,

Lenguaje de Marcado de Hipertexto), ASP (Active Service Pages, Servicio de Activo

Páginas), DHTML (Dinamic Hypertext Markup Languaje, Lenguaje de Mercado de

Hipertexto Dinámico), etc., con la finalidad de que su contenido pueda accederse

mediante internet, con el fin de garantizar que cada pieza de conocimiento pueda ser

consultada por la comunidad institucional con la misma facilidad y por medio de

mecanismos que identifiquen a cada usuario y habiliten sus perfiles y preferencias,

logrando esto mediante sistemas de autentificación confiables.

A continuación se presentan las iniciativas en las que será implantada la

Infraestructura Tecnológica (Plataforma Tecnológica), así como las características

que deben cumplir. Las iniciativas se derivaron de los hallazgos del análisis y la

confirmación de los procesos de la institución y se ordenaron de acuerdo a la

importancia y viabilidad de implantación de las mismas dentro de la plataforma

tecnológica diseñada.

1. Administración electrónica de contenidos: Concentrar el conocimiento de la

institución en una Plataforma Tecnológica accesible por cualquier miembro

de la comunidad, donde el conocimiento explícito de la organización se

encuentre catalogado, facilitando así su localización y uso:

a. Manejar formatos estándares para Internet.

b. Fijar períodos de caducidad para el conocimiento almacenado.

mediante mecanismos variados que van desde visitas al la pieza de

conocimiento, hasta tipo de información publicada.

c. Determinar el acceso al mismo mediante el empleo de perfiles que

contengan niveles de acceso por el grado de confiabilidad de los

documentos, con el fin de que la misma pueda mantenerse con

disponibilidad de acceso a toda la comunidad (académicos,

administrativos, alumnos);

d. Acceder desde cualquier unidad y desde fuera de la institución

(Intranet e Internet).

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e. Proceso de publicación y sistemas de retroalimentación sobre el

documento consultado.

f. Estadísticas de consulta y uso de los documentos.

g. Poblar dicha plataforma con el conocimiento actual de la universidad.

h. Desarrollar una organización asignada a las responsabilidades de

administración y coordinación del conocimiento.

i. Compartir información entre las distintas comunidades de

conocimiento, facilitando esto por medio de responsables definidos.

j. Contar con una herramienta que agilice el proceso de búsqueda de la

información, ejecutando búsquedas por campos especificados por

medio de sistema de catalogación que se defina para su manejo y

búsqueda, así como en el contenido de los mismos.

2. Suscripciones a medios externos:

a. Las piezas de conocimiento no tienen que proceder en todos los casos

del interior de la comunidad, es posible explotar piezas construidas por

otras entidades (Universidades, diarios, publicaciones especializadas,

etc.), a través de Recursos Educativos Abiertos, tal y como se describió

en los antecedentes.

b. Bajo este amparo se sugiere la adquisición para el libre acceso a un

número definido de publicaciones externas que pueden ser abiertas

(gratuitas) o privativas (de pago).

3. Administración de las ideas:

a. Contar con una herramienta que permita recolectar los puntos de

mejora de los procesos o de solución a problemas puntuales tanto de

la institución como de la sociedad en general.

b. Manejo de un sistema de seguimiento a las mejoras o ideas sugeridas.

c. Determinar planes de beneficios compartidos en caso de ejecutar y

obtener resultados favorables de alguna sugerencia o tema de

investigación.

4. Promover la vinculación de la universidad por medio de ferias o exposiciones

donde se muestren desarrollos de alumnos e investigadores y que tenga el

fin de conseguir retroalimentación y en su caso patrocinio:

a. Fomentar el intercambio de experiencias entre instituciones de

educación superior.

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b. Eventos para captar alumnos de Práctica Profesional y bolsa de

trabajo.

c. Eventos dirigidos al sector empresarial, con la finalidad de ofertar las

líneas de investigación desarrolladas en la institución.

d. Exposición de la institución ante la sociedad.

5. Contar con una administración del capital intelectual institucional donde se

pueda disponer de datos actualizados de los miembros de la institución:

a. Quiénes son expertos en qué temas,

b. Dónde se ubican los expertos,

c. Qué proyectos desarrollan actualmente, y

d. Cuáles son sus contactos clave hacia el exterior de la universidad.

6. Maratones de conocimiento que permitan validar el nivel de profundidad del

conocimiento transmitido y que han adquirido los miembros de la comunidad

y desarrollar un método que proporcione técnicas para ayudar a los alumnos

a resolver cualquier problema relacionado con su nivel de dominio de algún

tema:

a. Se encuentra solución a esta propuesta mediante el uso de maratones

de conocimiento,

b. Plantean la intención de volverlos interdisciplinarios de acuerdo al

Programa Educativo que se esté cursando y el nivel del mismo,

c. Se sugiere automatizar la administración de estos maratones, y

d. Plantear esquemas de beneficio a los participantes, en caso de

manejarlos opcionalmente.

7. Desarrollo de comunidades de interés, que permitan la interacción de las

academias a través de las distintas unidades:

a. Herramienta que permita la consolidación de las academias,

b. Definir responsables y moderadores,

c. Procesos de almacenamiento y distribución de los contenidos a las

comunidades participantes, y

d. Integrar a las unidades (foráneas y locales) en procesos de

investigación y desarrollo de productos asociados a la misma.

8. Generar mapas de conocimiento de la institución, con ligas a los creadores

del mismo:

a. Herramienta que permita localizar fácilmente piezas de conocimiento y

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sus relaciones, y

b. Ubicar a los expertos de la institución y vínculos a los desarrollos

hechos y lista de relaciones con que cuentan.

5. Resultados La estructura de la plataforma tecnológica es modular, lo que le confiere mayor

flexibilidad e independencia de sus funciones. Consta de lo siguientes módulos:

1. El módulo de administración que debe ser capaz de manejar la

administración total de la plataforma Tecnológica, el sistema de reportes de

la misma y el sistema de comunicación con las redes. Adicionalmente desde

este punto se podrá acceder a sistema de respaldo de las bases de datos y

datos de los usuarios; también se podrá administrar el perfil de cada uno de

los participantes en la aplicación.

2. Aplicaciones. Este módulo está constituido básicamente por un portal de

entrega, que incluye una interfase configurable, el acceso al motor de

búsqueda y las ligas a otros portales; y por herramientas de interacción,

cuyos elementos son mensajería instantánea, foros, herramientas para

soportar maratones y repositorios de ideas, así como el acceso al correo

electrónico institucional.

3. El módulo para la administración de piezas de conocimiento. Éste debe

permitir la publicación de piezas de conocimiento para someterla al flujo de

aprobación, donde se deben establecer los mecanismos necesarios para

este proceso, así como el aceptar documentos generados bajo cualquier

formato. Otra función básica de este módulo se refiere propiamente al

procesamiento de las piezas de conocimiento creadas tanto por

aportaciones como mediante las herramientas de interacción, donde deben

cubrirse las siguientes acciones:

a. Permitir crear, modificar y almacenar piezas de conocimiento,

b. Compartir documentos,

c. Controlar el flujo de validación de las piezas de conocimiento,

d. Gestionar los espacios para el trabajo de las comunidades de

conocimiento, y

e. Validar la pertinencia de las piezas de conocimiento.

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4. Módulo de bases de conocimiento. Registra los perfiles, el repositorio, las

piezas, la taxonomía e interacción con el motor de búsqueda y lleva un

registro de los archivos generados en procesos de pregunta directa y foros.

5. Módulos de Interfase. Consiste en la interfase de comunicación con sistemas

institucionales (JDEdwards, gestión de Recursos Humanos). Integración con

la plataforma de biblioteca digital, por lo cual deberá regirse bajo distintos

estándares del mercado (IEEE, AICC, IMS).

Por otra parte, en cuanto a la gestión de piezas de conocimiento se realiza

mediante el siguiente proceso:

a) El sistema deberá permitir a cada experto aportar documentos relevantes para el

resto de los usuarios; sin embargo, esta acción enviará la pieza de conocimiento en

cuestión al comité de evaluación quien dará su visto bueno para ser publicado.

b) Una vez aprobada una pieza de conocimiento ésta deberá ser validada en lo que

a su imagen editorial y consistencia de estilos se refiere.

c) Finalmente se validará la información aportada en la ficha taxonómica del

documento.

d) La resolución afirmativa de estos tres pasos dará paso a la publicación de la pieza

de conocimiento.

A continuación se incluyen, a manera de ejemplo, algunas pantallas de

acceso a la plataforma que muestran su funcionamiento:

1. Primero que nada hay que accesar a la Plataforma Tecnológica ingresando la

siguiente dirección: http://kms.itson.mx

2. La Figura 1 muestra los distintos perfiles que tiene el usuario (experto,

coordinador de comunidad, coordinador de conocimiento y administrador del

sistema) y se selecciona el rol que se quiera desempeñar en esa sección.

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Figura 1: Perfiles manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON

3. La figura 2, representa el primer paso para dar de alta una nueva pieza de

conocimiento y que será almacenada en el sistema y pasará por todo el

proceso de aprobación hasta que quede publicada para su posterior consulta.

Figura 2: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 1, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON.

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4. La figura 3, representa el paso 2 y es la continuación del proceso para dar de

alta una pieza de conocimiento. Aquí se registran los datos de los autores y

se anexa el archivo que contiene el documento.

Figura 3: Proceso para dar de alta una nueva pieza de conocimiento, paso 2, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON

5. La figura 4 muestra el procedimiento a través del cual el experto hace una

consulta de sus piezas de conocimiento publicadas en el sistema

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Figura 4: Proceso que permite a un experto consultar piezas de conocimiento personales, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON

6. La figura 5 representa un proceso consultas de piezas de conocimiento, pero

en este caso corresponde a todas las publicaciones que existen en la

plataforma y que han pertenecen a todas las áreas de la institución.

Figura 5: Proceso que permite a un cualquier usuario consultar piezas de conocimiento sin importar el área, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON

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7. La figura 6 presenta el rol del coordinador de comunidad se establecen una

serie de pasos a través de los cuales se le estará dando seguimiento a las

piezas de conocimiento generadas en una línea de investigación específica

hasta que dichas piezas sean colocadas en la comunidad pública. De igual

forma, se lleva un control sobre todos los usuarios de cada comunidad de

aprendizaje, lo que en un momento dado, permite determinar qué comunidad

es la que está produciendo mayor cantidad de piezas y las líneas de

investigación que se están desarrollando más.

Figura 6: Proceso que permite al coordinador de comunidad dar seguimiento de validación de las piezas de conocimiento a su cargo, manejados por la Plataforma Tecnológica KMS de ITSON Conclusiones

Para concluir, puede afirmarse que el desarrollo de tecnología para la gestión

del conocimiento no es lo primordial dentro de una organización si antes no se

cuenta con una cultura adecuada para sacarle el mayor provecho, tanto al

conocimiento mismo como a la tecnología existente; por lo que los responsables de

las organizaciones deben preocuparse por la capacitación de los trabajadores antes

de introducirlos en el manejo del conocimiento a través de la tecnología, debido a

que actualmente se vive una época en la que la capacitación constante del personal

se ha convertido en una ventaja competitiva.

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A pesar de que las tecnologías de información, las redes y todos estos

adelantos han potenciado el capital intelectual, la necesidad de adquirir nuevos

conocimientos es inherente a la raza humana, además se constituye en una de las

necesidades básicas del individuo; una organización que no permita o incentive el

desarrollo del capital intelectual, probablemente estará destinada al fracaso.

El desarrollo de la práctica de la administración del conocimiento requiere de

una metodología muy bien balanceada. Es necesaria la tecnología como

fundamento para administrar los activos y mantener unida a la organización. La KM

no es sólo la creación de una base centralizada de los conocimientos de los

empleados, almacenada por los sistemas, sino que abarca una gran diversidad de

fuentes, desde bases de datos, sitios web, empleados y socios que contribuyen al

desarrollo del conocimiento y le dan significado a través de las relaciones con otras

fuentes de información dentro de la organización.

Por último, es importante que las empresas no sólo reconozcan la relación

que existe entre la administración del conocimiento y las herramientas tecnológicas,

sino que además se saque provecho de esa relación. Para ello, la selección

adecuada de una herramienta es primordial, pero no por ello se debe caer en el error

de adquirir tecnología antes de hacer un análisis de los procesos de administración

del conocimiento de la empresa en cuestión; en KM como en la mayoría de las

áreas, el éxito de la implementación de una herramienta tecnológica depende

mayormente de factores no técnicos como son el factor humano, los procesos

organizacionales y la cultura.

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Bibliografía Belly, P. (2002) El paso previo a la KM. Recuperado el día 9 de abril de 2006, de

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