JUZGADO_DE_LETRAS_COMPETENCIA_CIVIL - IMPORTANTE.pdf

Juzgado de Letras

Competencia Civil

Estructura y Cargos de los Tribunales del País

ÍNDICE

• Objetivo. 3

• Antecedentes Generales 5

• Estructura Organizacional 12

FICHAS DE PROCESOS Y FLUJOGRAMAS

• Ficha de Proceso/Ingreso de Demandas 14

• Flujo de Proceso/Ingreso de Demandas 15

• Ficha de Proceso/Tramitación de Causas 18

• Flujo de Proceso/Tramitación de Causas 19

FICHAS DE DESCRIPCIONES DE CARGO

• FDC Juez. 22

• FDC Secretario 27

• FDC Oficial Primero 32

SECCIÓN ATENCION DE PÚBLICO

• FDC Administrativo Atención de Público 37

SECCIÓN CAUSAS Y AUDIENCIA

• FDC Administrativo Tramitador 43

• FDC Administrativo de Audiencia 47

SECCIÓN CUSTODIA

• FDC Administrativo de Custodia 52

SECRETARÍA DEL TRIBUNAL

• FDC Auxiliar Administrativo 57

• Anexo n° 1: Simbología asociada a Flujograma. 61

2Estructura y Descripciones de Cargo Tribunales del País

OBJETIVO

El estudio “Diseño y Descripción de Cargos de los Tribunales del País” tiene como objetivo

identificar las unidades y cargos que componen actualmente los Tribunales del país, a fin de elaborar un manual que

establezca la estructura y distribución de funciones para cada Tribunal, según su tipo y competencias, los flujos de

trabajo, así como los requisitos mínimos que deben cumplir los ocupantes de tales cargos. Lo anterior deberá

hacerse sobre la base de los procedimientos administrativos y jurisdiccionales correspondientes a cada tipo de

Tribunal y a la normativa legal vigente.

En la presente entrega, se reflejará el Manual de Juzgado Civil, en cuanto a su estructura

organizacional, los flujos de sus principales procesos y una descripción tipo de cada cargo presente en la

estructura, con el fin de que sea revisado, corregido y validado por la Contra Parte Técnica.


ANTECEDENTES

GENERALES

ANTECEDENTES GENERALES


El diseño Organizacional de los Juzgados de Letras de competencias común contempla una estructura de

cargos sobre la base de las tareas específicas que desempeña, con relación a su unidad de dependencia,

funciones, responsabilidad específica, etc.

La estructura de cargos definida para el ámbito administrativo de estos juzgados es la siguiente:

Tabla 1: Estructura de cargos de Juzgados de Letras Competencia Civil.

1.1. ESTRUCTURA DE CARGOS EN EL AMBITO DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA

1.1.1. Definición de Estructura de Cargos

1.1. 2. Equivalencia Legal de la Estructura de Cargos

La normativa vigente define las dotaciones y los cargos que conforman el Escalafón del Personal de Empleados

del Poder Judicial, estableciendo su denominación legal y nivel de remuneración.

En la Tabla 2 se gráfica la equivalencia entre la denominación legal y los cargos genéricos definidos en el

presente documento.

Labor Jurisdiccional

Juez

Secretario.

Nivel Operativo

Oficial 1°.

Administrativo Tramitador

Administrativo de Custodia.

Administrativo Atención de Público.

Ayudante de Audiencia

Nivel de Apoyo Auxiliar Administrativo



GRADO GRADO GRADO

Denominación

legal de Cargos

Cargos Genéricos Asiento Corte Capital

Provincia

Comuna

Juez Juez V VI VII

Secretario Secretario VII VIII IX Sup.

Oficial 1° Oficial 1° XI XII XIII

Oficial 2° Administrativo Tramitador

Administrativo Atención de

Público

Administrativo de Custodia

Administrativo de Audiencia

XII XIII XIV



Público



XIII XIV XV



Público



XIV XV XVI

Oficial de Sala Auxiliar Administrativo XVII XVIII XVIII

Tabla 2: Relación entre cargos legales y funciones en Juzgados de Letras de Competencia Civil.

Los postulantes a cargos deberán dar cumplimiento a los requisitos generales de ingreso establecidos en el

Artículo 295 del Código Orgánico de Tribunales, y demás condiciones establecidas por la normativa vigente

para acceder a la plaza que se concursa.

Los requisitos de titulo para cargos de Empleados varían según el nivel de la plaza a proveer y del tipo de

Tribunal a que pertenezca. Sin perjuicio de ello, el procedimiento de nombramiento es el mismo en todos los

casos.

1.2. REQUISITOS DE TITULO PARA CARGOS DE ESCALAFON SECUNDARIO Y DEL

ESCALAFON DE EMPLEADOS

1.2.1. Cargos del Escalafón de Empleados:



Cargo Legal Requisito (Aplica para funcionarios ingresados a partir de 05/01/2011)

Oficial 1°

Oficial 2°

Oficial 3°

Titulo técnico de una Universidad, Instituto Profesional o Centro de Formación

Técnica del Estado o reconocido por éste, de a lo menos 4 semestres de duración, en

el área de las Ciencias Jurídicas. Egresados de Derecho.

Lo anterior sin perjuicio de las normas especiales establecidas en el inciso sexto del

artículo 294 del Código Orgánico de Tribunales.

Oficial 4° Preferentemente Titulo Técnico de una Universidad, Instituto Profesional o Centro de

Formación Técnica del Estado o reconocido por éste, de a lo menos 4 semestres de

duración, en el área de las Ciencias Jurídicas. Egresados de Derecho.

Lo anterior sin perjuicio de las normas especiales establecidas en el inciso sexto del

artículo 294 del Código Orgánico de Tribunales.

Oficial de Sala Licencia Enseñanza Media.

Tabla 3: Requisitos especiales de titulo cargo de Empleados, Juzgado de Competencia Civil.

El presente documento adecua el diseño organizacional de los Juzgados de Letras de Competencia Civil. Tales

disposiciones deberán tener aplicación inmediata a partir de su aprobación, por lo tanto los Tribunales en

funcionamiento a la fecha de su aprobación deberán readecuar sus estructuras administrativas y de cargos al

nuevo diseño, según su dotación efectiva.

1. 3. CONDICIONES DE IMPLEMENTACIÓN

Los requisitos de Titulo antes señalados no son aplicables a las personas que se desempeñan en calidad de

titular o contrata dentro del Poder Judicial, antes de la fecha 5 de enero de 2011 en que el H. Consejo

Superior aprobó estas exigencias, en uso de las facultades que le otorga el Artículo 498 del Código Orgánico

de Tribunales.

1. 3. 1. Condiciones Generales de Aplicación

a. Los reemplazos no darán derecho a pagos adicionales, excepto en los casos regulados en el Artículo 500

del Código Orgánico de Tribunales.

b. Al abrirse concurso para proveer algún cargo del Escalafón Secundario o del Escalafón de Empleados

deberán específicamente los requisitos que deben cumplir los postulantes. Además, dicha información será

incluida en el aviso que se publique en la página Web del Poder Judicial.

NOTA: Los requisitos indicados son los mínimos exigibles para cada nivel de cargo. En caso que la persona

designada posea estudios superiores a los señalados, debe verificarse que se ajuste a las áreas definidas como

habilitantes para el cargo (1).

(1) Para mayor información de detalles es necesario tener a la vista la nómina de carrera establecidas como habitantes

para postular a cargos de Administrador, Jefe de Unidad, Consejero Técnico o Empleado, establecido por el H. Consejo

Superior.



Cargo(s) que dependen jerárquicamente de la persona y le reportan:

Directamente: Cargo (s) del nivel inmediatamente inferior al cargo.

Indirectamente: Cargo (s) del segundo nivel inferior al cargo.

1. 4. FORMATO DE FICHA DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS

2. CONTEXTO PROPIO DEL CARGO:

Breve descripción del contexto legal, laboral y social en el que surge el cargo, de modo de explicitar cuales

fueron los determinantes que llevaron al surgimiento de la necesidad de creación del mismo.

NOTA: Los requisitos indicados son los mínimos exigibles para cada nivel de cargo. En caso que la

persona disignada posea estudios superiores a los señalados, debe verificarse que se ajuste a las áreas

definidas como habilidades para el cargo (1).

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO.

Perfil del Cargo Indica la denominación genérica del cargo que se

describe en la Ficha.

Nombre Legal del Cargo Se refiere a la denominación legal del cargo.

Departamento - Unidad Se refiere a la Unidad Administrativa del Tribunal o Juzgado de

la cual depende el cargo.

Ubicación Indicar si el Tribunal es Regional, Comunal, Provincial, etc.

Calidad Jurídica Dice relación con la clasificación de personal Titular, a Contrata

o a Honorarios.

Rango de Grado Rango o Nivel de remuneración percibido por el cargo.

Jefatura Directa Cargo del cual depende jerárquicamente la persona y al cual

reporta directamente.

Remplazado por Cargo(s) que reemplazan al titular del cargo.

Puede reemplazar a Cargo(s) que reemplazan al titular del cargo en caso de

ausencia.

Supervisa Número aproximado de personas a las que supervisa.

3. MISIÓN Y OBJETIVO PRINCIPAL DEL CARGO:

Indica la Misión u Objetivos Principales que debe cumplir el titular del cargo. Resume la función primordial

del cargo en el ámbito del Tribunal o Juzgado y la forma en que se espera que este debiera llevar a cabo su

trabajo.



4. REQUERIMIENTOS DEL CARGO:

Nivel del Cargo Especifica el nivel de estudios esperado para el cargo, el cual puede ser Técnico, Profesional, etc.

Titulo Requerido Especifica los estudios formales o títulos tanto profesionales

como técnicos, que se deben exigir como requisitos al

momento de seleccionar y nombrar al titular de un cargo.

Deben ser comprobados mediante la presentación de los títulos

o certificados de estudios correspondientes, junto con la

acreditación de la cantidad de semestres cursados.

Experiencia Indica el tiempo anterior y/o cargo(s) que debería haber

desempeñado anteriormente en el(los) candidato(s) para

desempeñar el cargo.

La experiencia es el mínimo exigido y corresponde a la suma de

los años en cada uno de los cargos previos a la carrera, y que es

necesario desempeñar dentro de un área.

Estudios de Especialidad Se refiere a los conocimientos especiales necesarios para un

buen desempeño del cargo y especifica los cursos de

especialización o perfeccionamiento que debería poseer el

titular del cargo para un desempeño eficiente. Pueden ser

comprobados mediante la presentación de certificados de

estudios formales o mediante la aplicación de pruebas de

conocimientos específicos.

Conocimientos Específicos o Críticos

necesarios

Dice relación con determinados tópicos, materias particulares,

que son críticas y diferenciadoras del cargo.

Tecnologías de la Información Manejo intermedio de la plataforma Office, Sistema Operativo

Windows, correo electrónico, Internet Explorer, Software ERP

nivel usuario, etc.

Manejo de Idiomas Idiomas necesarios y sus respectivos niveles para la correcta

ejecución y evolución del desempeño de la persona en el

tiempo, para el cargo.

Requisitos Físicos – Lugar de Trabajo Bajos requerimientos físicos, puesto que el trabajo es

principalmente de oficina.

Manejo de Equipos A nivel de usuario debe ser capaz de manejar adecuadamente un

Computador, Fotocopiadora, Scanner, Teléfono, Impresora, etc.



6. ORGANIGRAMA Y RELACIONES LABORALES:

5. DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

Supervisión de Personal Resume la responsabilidad por supervisión directa o indirecta

que ejerce el titular del cargo en el ámbito del Tribunal o

Juzgado.

Por los resultados de la Unidad Resume los efectos que podría producir el desempeño

deficiente del titular del cargo o de sus subordinados en el

funcionamiento de la Unidad y del Tribunal o Juzgado.

Por valores Resume el nivel de responsabilidad que posee el cargo sobre

valores del Tribunal o Juzgados.

Atención de Público Indica si el titular del cargo posee responsabilidad por atención

directa de público, y qué tipo de usuarios atiende normalmente.

Manejo de Información Confidencial Resume el tipo de información de carácter reservado o

confidencial a que tiene acceso el titular del cargo, tanto del

ámbito jurisdiccional, como administrativo.

Principales Funciones Enumera todas las funciones y actividades que le corresponde

desempeñar al ocupante del cargo en forma diaria y/o regular.

Entrenamiento Interno Se refiere a los cursos, talleres o charlas a los que la persona

debiese ser sometida, para potenciar diversos aspectos de su

trabajo.

Instancias con las que se relaciona Diversas personas u organizaciones con las que se relaciona,

junto con el nivel jerárquico de los cargos con los que

interactúa frecuentemente. Subsistemas con los que se relaciona

tanto dentro como fuera de la organización

Equipo de Trabajo Aquí se describe brevemente las agrupaciones de cargos y

profesiones de los colaboradores directos de un determinado

puesto de la Organización o Tribunal.

Organigrama En forma gráfica se presenta la ubicación particular del cargo,

dentro del Departamento, Tribunal o área a la que pertenece,

de modo de visualizar de manera simple su posición jerárquica

relativa dentro de la Organización.

ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

TIPO: JUZGADO CIVIL


(*)NOTA: La Estructura Organizacional, se distribuirá en relación a las Secciones que componen el

Juzgado Civil,

- Sección Atención de Publico.

- Sección Causas y Sala.

- Sección Custodia.

Simbología:

Azul: Cargos correspondientes al Escalafón Primario del Poder Judicial.

Celeste: Cargos correspondientes al Escalafón de Empleados del Poder Judicial.

Juez

Administrativo

Atención de Público

Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia

Auxiliar Administrativo

Secretario

Oficial 1º

FLUJOGRAMAS

FICHA DE PROCESOS

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

• Demandas asignadas por la

Iltma. Corte de Apelaciones de

la Jurisdicción y/o ingreso

directo por turnos según

corresponda.

INGRESO DE DEMANDAS

• Almacenaje de expediente en

Archivero de Atención de

Público.

RESPONSABLE DEL PROCESO

Secretario.

OBJETIVO O FINALIDAD DEL PROCESO

• Iniciar el Procedimiento civil, bajo la legislación vigente.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

• Juez.

• Secretario.

• Administrativo Tramitador.

• Auxiliar Administrativo.

UNIDADES EXTERNAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

• Informática.

• Abogado.

• Ilustrísima Corte de Apelaciones de la Jurisdicción.

TIPO: Juzgado Civil


FLUJO DE PROCESOS

TIPO: JUZGADO CIVILFLUJO: INGRESO DE DEMANDAS – PARTE 1


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FICHA DE PROCESOS

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

• Solicita expediente(s) de su

interés según ROL asignado a

causa(s) o identificación de las

partes litigantes.

* NOTA: El expediente de la

Causa, se puede encontrar en:

- Sección Atención de Publico.

- Sección de Custodia.

- Sección de Pre-Archivo.

TRAMITACIÓN DE CAUSAS

• Solicita almacenaje de

expediente en Sección de

Atención a público, Custodia o

Pre-archivo, según corresponda

RESPONSABLE DEL PROCESO

Secretario.

OBJETIVO O FINALIDAD DEL PROCESO

Dar curso progresivo a las causas en tramitación, lo anterior bajo la legislación vigente.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

• Juez.

• Secretario.

• Administrativo Tramitador.

• Sección Atención de Publico.

• Sección de Custodia.

• Sección de Pre-archivo.

UNIDADES EXTERNAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

• Abogados.

• Cualquier organismo o institución que suministre antecedentes requeridos.

• En caso de apelación, corresponde la participación de la Iltma. Corte de Apelaciones de la jurisdicción.

• Archivo judicial.

TIPO: Juzgado Civil


FLUJO DE PROCESOS

TIPO: JUZGADO CIVILFLUJO: TRAMITACIÓN DE CAUSAS – PARTE 1


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FLUJO DE PROCESOS

TIPO: JUZGADO CIVILFLUJO: TRAMITACIÓN DE CAUSAS – PARTE 2


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FICHA DE DESCRIPCIONES

DE CARGO

FICHA DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Perfil del Cargo Juez.

Nombre Legal del Cargo Juez de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Jurisdiccional.

Ubicación Juzgado Civil.

Calidad Jurídica Titular, Escalafón Primario.

Rango de Grado Grado V a VII, Escala Superior.

Jefatura Directa Iltma. Corte de Apelaciones.

Reemplazado por

Secretario del mismo Tribunal,

Según normas de subrogación establecidas en los Artículos 211 al 214


Puede Reemplazar aSegún normas de subrogación establecidas en los Artículos 211 al 214


Supervisa Entre 9 y 16 Funcionarios.

Supervisa Directamente Personal del Tribunal.

Supervisa Indirectamente Oficial 1°,Oficial 2°, Oficial 3°, Oficial 4°, Oficial de Sala.

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

2. CONTEXTO PROPIO DEL CARGO

Se desempeñan en Tribunales unipersonales (un Juez) de primera instancia o única instancia, que están

compuestos por:

1. Un Juez Letrado que desempeña la labor jurisdiccional, conociendo y resolviendo de todos los litigios y

asuntos que ingresan al Tribunal en forma personal.

2. Un Secretario abogado, el cual cumple funciones administrativas dentro del Juzgado, además de otras

funciones entre la que se destacan ser ministro de fe y la de ser el subrogante legal del Juez, y

3. Un número variable de funcionarios administrativos o personal de Secretaría, para el cumplimiento eficaz

y eficiente de sus funciones.

Ejercen sus facultades sobre una comuna o agrupación de comunas, y conocen en primera instancia, por regla

general, de todos los asuntos no entregados a otros Tribunales. Su superior jerárquico es la Iltma. Corte de

Apelaciones, que se encuentre en el territorio donde ejercen su jurisdicción.

Bajo este contexto, el Juez tendrá por misión el conocer de todos los asuntos civiles o actos en materia

contenciosa y de los conflictos que planteen entre particulares, dentro de las materias que la Ley determina

sobre su competencias. Por lo que este cargo surge bajo la necesidad de resolver estos conflictos y dar

tramitación a las causas en materia civil a través de la resolución y dictación de fallos de cada una de las

demandas ingresadas al Tribunal.


3. MISIÓN Y OBJETIVO PRINCIPAL DEL CARGO

Conocer todos los asuntos civiles o actos en materia no contenciosas que ingresen al Tribunal y dar

tramitación con el objetivo de resolver los conflictos a través de la dictación de sentencias de cada una de las

demandas presentadas en el Tribunal dentro de los plazos establecidos por la Ley.

Nivel del Cargo Escalafón Primario.

Título Requerido

De acuerdo al Art. 252 del (COT):

-Ser chileno.

-Titulo abogado otorgado por la Excma. Corte Suprema.

-Haber cumplido satisfactoriamente el programa de formación para

postulantes al Escalafón Primario del Poder Judicial, sin perjuicio de lo

dispuesto en el artículo 284 bis.

Experiencia

Tratándose de abogados ajenos a la Administración de Justicia que

postulen directamente al cargo de Juez de letras de comuna o

agrupación de comunas, se requerirá que, además de los requisitos

establecidos precedentemente, hayan ejercido la profesión de abogado

por un año, a lo menos. (Art. 252 del COT).

Para ser Juez de letras de capital de provincia o de asiento de Iltma.

Corte de Apelaciones se requerirá, además, reunir los requisitos que

se establecen en la letra b) del artículo 284 del Código Orgánico de

Tribunales.

Estudios de especialidad

•Se requiere haber cursado y aprobado el Programa de Formación para

postulantes al Escalafón Primario del Poder Judicial impartido por la

Academia Judicial.

•Deseable Programas de Actualización y/o Reforzamiento en materias

civiles.

Conocimientos específicos o

críticos necesarios

•Conocimientos jurisdiccionales en materias civiles.

•Conocimientos de Administración y Recursos Humanos.

Tecnologías de la información

•Microsoft office nivel usuario e Internet.

•Durante el desempeño de su cargo debe manejar:

-SITCI, Sistema Informático Tramitación Causas Civiles u otro sistemas

operativos del Tribunal.

Manejo de Idiomas No requiere.

Requisito Físicos – Lugar de

trabajo

No encontrarse incapacitado por las causales establecidas en el

Artículo 256 del Código Orgánico de Tribunales.

Oficina

Manejo de EquiposA nivel de usuario debe manejar los siguientes equipos: Computador,

Impresora, Fotocopiadora, Escáner y Fax.

4. REQUERIMIENTOS DEL CARGO


Supervisión de Personal

•Calificar y precalificar el desempeño de los funcionarios a su cargo.

•Velar porque el personal cuente con la infraestructura, material de

oficina, espacio adecuado y con los conocimientos necesarios para

desempeñar sus funciones.

Por los resultados de la Unidad

•Resolver y pronunciarse en única o primera instancia (según

corresponda), sobre las causas que ha sido sometidas a su

conocimiento, o de aquellas en que la Ley le ordene hacerlo. Cumplir y

fallar según lo dictado por Ley.

•Cumplir con las Metas de gestión; número de fallos emitidos, número

de causas pendientes y nivel de reclamos que tenga el Tribunal,

abarcando la mayor cantidad de demandas en el menor tiempo posible

en tanto asegura la calidad de cada una de las tramitaciones de causas

ingresadas en el Tribunal.

Por valoresParticipa de la administración de la cuenta corriente del Juzgado, en

cuanto a la firma de cheques y liberación de fondos.

Atención de PúblicoVelar por que se cumplan las políticas de buen servicio a los usuarios del

Tribunal.

Manejo de Información

Confidencial

Guardar reserva sobre las medidas disciplinaria de los funcionarios;

declaraciones de Testigos y todo asunto que la Ley así lo establezca.

PRINCIPALES FUNCIONES

1. Resolver y pronunciarse en única instancia sobre las causas que han sido sometidas a su conocimiento, o

de aquellas en que la Ley le ordene hacerlo. (Art. 45 N° 1 letras a) y b) del COT).

2. Conocer y resolver en Primera instancia: (Art. 45 N° 2 COT)

a) De las causas civiles y de comercio cuya cuantía exceda de 10 UTM;

b) De las causas de minas, cualquiera que sea su cuantía. Se entiende por causas de minas, aquellas en que se

ventilan derechos regidos especialmente por el Código de Minería;

c) De los actos judiciales no contenciosos, cualquiera que sea su cuantía, salvo lo dispuesto en el art. 494 del

Código Civil;

d) De las causas civiles y de comercio cuya cuantía sea inferior a las señaladas en las letras a y b del N° del

artículo 45 del COT, en que sean parte o tengan interés los Comandantes en Jefe del Ejercito, de la

Armada y de la Fuerza Aérea, el General director de Carabineros, Los Ministros de la Excma. Corte

Suprema o de alguna Iltma. Corte de Apelaciones, los Fiscales de estos Tribunales, los jueces letrados, los

párrocos y vice párrocos, los cónsules generales, cónsules o vicecónsules de las naciones extranjeras

reconocidas por el Presidente de la República, las corporaciones y fundaciones de derecho público o de

los establecimientos públicos de beneficencia; y

e) De las causas del trabajo y de familia cuyo conocimiento, no corresponda a los Juzgados de Letras del

Trabajo, de Cobranza Laboral y Previsional o de Familia respectivamente.


5. DEBERES Y RESPONSABILIDADES

3. Conocer y resolver en Primera instancia de los asuntos que otras Leyes encomienden, no mencionados

en el número anterior (Art. 45 N° 3 COT).

4. Los jueces de letras de comunas asiento de Corte conocerán en primera instancia de las causas de

hacienda, cualquiera sea su cuantía (Art. 48 COT).

5. Los jueces durante el feriado de vacaciones deberán conocer de todas las cuestiones de jurisdicción

voluntaria, de los juicios posesorios, de los asuntos a que se refiere el N° 1 del artículo 680 del Código de

Procedimiento Civil, de las medidas prejudiciales y precautorias, de las gestiones a que dé lugar la

notificación de protestos de cheques, de los juicios ejecutivos hasta la traba de embargo inclusive, y de

todas aquellas cuestiones, respecto de las cuales se conceda especialmente habilitación de feriado. En todo

caso, deberán admitirse a tramitación las demandas, de cualquiera naturaleza que ellas sean, para el solo

efecto de su notificación. (Art. 314 inciso 2° COT).

6. Los jueces están obligados a despachar los asuntos sometidos a su conocimiento en los plazos que fija la

Ley o con toda la brevedad que las actuaciones de su ministerio les permitan, guardando en este despacho

el orden de la antigüedad de los asuntos, salvo cuando motivos graves y urgentes exijan que dicho orden

se altere. (Art. 316 inciso 1° COT).

7. Revisar, aprobar y firmar despacho de Proyectos de Resolución provenientes de administrativos de causa

y despacho diario con resolución de mero trámite y de fondo.

8. Dirigir las audiencias que se lleven a cabo en el Tribunal, resolviendo en el actos según corresponda.

9. Resolver incidentes que se promuevan en audiencias o en pruebas testimoniales o de absolución.

10. Deberá fallar las causas de su tramitación pronto como estuvieren en estado y por el orden de su

conclusión. (Art. 316 inciso 2° COT).

11. Ejercer su autoridad, una vez reclamada su intervención en forma legal y en negocios de su competencia

no pudiendo excusarse ni aún por falta de Ley que resuelva la contienda o asunto sometido a su decisión.

12. Responder oficios provenientes tanto de la Iltma. Corte de Apelaciones como de la Excma. Corte

Suprema dentro de los plazos establecidos y solicitar oficios requeridos para la tramitación de las causas a

organismos relacionados.

13. Ejercer las facultades, disciplinarias y económicas para un mejor funcionamiento del Juzgado.

14. Organizar y dirigir los remates correspondientes al Tribunal.

15. Por el mandato del Art. 402 (COT), autoriza permisos de notarios titulares de la jurisdicción que

corresponda a la comuna, que no se encuentre en asiento de Iltma. Corte de Apelaciones.

16. Tomar juramento a los testigos y personas que intervengan en una causa, según lo establecido por las

Leyes.

17. Recibir en audiencia a las personas que lo soliciten.

18. Subrogar según corresponda a jueces ausentes en otros Tribunales.

19. Supervisar el funcionamiento del Tribunal, realizando además la Gestión de RRHH del mismo.

20. Realizar visitas bimensuales a la Secretaria del Tribunal con el objetivo de controlar, supervisar y

direccionar las labores del Secretario velando por el cumplimiento de las metas de gestión del Tribunal.

21. Supervigilar el adecuado desarrollo de las labores del Tribunal, en post de el correcto cumplimiento de las

metas de gestión asociadas al mismo.


Entrenamiento Interno

•Programa de formación para postulantes al Escalafón Primario del

Poder Judicial.

•Curso de especialización en materia civil.

•Capacitación en Sistema Informático Tramitación Causas Civiles

(SITCI).

ORGANIGRAMA


Instancias con las que se

relaciona

En el desempeño de su cargo debe relacionarse con la Iltma. Corte de

Apelaciones, Corporación Administrativa del Poder Judicial; Otros

Juzgados, usuarios del Juzgado, partes, Abogados, Procuradores,

Testigos, Auxiliares de la Administración de Justicia y toda entidad e

Institución que tenga relación con el Juzgado.

Equipo de TrabajoIntegrado por profesionales o técnicos de las áreas de ciencias

jurídicas, administración, informática o funcionarios administrativos.

6. ORGANIGRAMA Y RELACIONES LABORALES

Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


Perfil del Cargo Secretario.

Nombre Legal del Cargo Secretario de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Jurisdiccional.


Calidad Jurídica Titular, Escalafón Primario.

Rango de Grado Grado VII a IX, Escala Superior.

Jefatura Directa Iltma. Corte de Apelaciones.

Reemplazado porOficial Primero

Según Artículo 388 del Código Orgánico de Tribunales.

Puede Reemplazar a

Juez.

Según normas de subrogación establecidas en los Artículos 211 al 214


Supervisa Entre 8 y 15 Funcionarios.

Supervisa Directamente Oficial 1°; Oficial 2°; Oficial 3°, Oficial 4° y Oficial de Sala.

Supervisa Indirectamente No Aplica.




compuestos por:





3. Un número variable de funcionarios administrativos o personal de Secretaría, para el cumplimiento eficaz y

eficiente de sus funciones.

Es así, como el cargo de Secretario surge bajo la necesidad de apoyar al Juez, en cuanto a la gestión

administrativa del Tribunal, con el fin de que este funcione correctamente. Además, de tener la facultad

jurisdiccional, como Ministro de fe, y ser el único cargo que legalmente esta estipulado, puede reemplazar al

Magistrado, en ausencia de este o bien cuando el Juez se inhabilita por implicancia o recusación.



Ejercer como Ministro de Fe pública; autorizar, salvo las excepciones legales, todas las providencias, despachos

y actos emanados de aquellas autoridades, y de custodiar los procesos y todos los documentos y papeles, que

sean presentados al Juzgado en que cada uno de ellos debe prestar sus servicios (Art 379 inciso 1° COT). Por

otro lado, su misión será administrar, el recurso humano que ejerce funciones en el Tribunal.


Nivel del Cargo Escalafón Primario.

Título Requerido

De acuerdo al Art. 252 del (COT):

- Ser chileno.

- Titulo abogado otorgado por la Excma. Corte Suprema.

- Haber cumplido satisfactoriamente el programa de formación para

postulantes al Escalafón Primario del Poder Judicial, sin perjuicio de lo

dispuesto en el artículo 284 bis.

Experiencia No aplica.

Estudios de especialidad

Haber cursado y aprobado el Programa de Formación para postulantes

al Escalafón Primario del Poder Judicial, impartido por la Academia

Judicial.


críticos necesariosConocimiento en derecho civil.

Tecnologías de la

información



- SITCI, Sistema Informático Tramitación Causas Civiles u otro

sistemas operativos del Tribunal.

- METGE, Sistema de Meta y Gestión.



trabajo

No encontrarse incapacitado por las causales establecidas en el

Artículo 256 del Código Orgánico de Tribunales.

Oficina.





Supervisión de Personal

Distribuir la carga laboral entre quienes componen el Tribunal, de

modo que se optimice el funcionamiento general y se desarrollen

capacidades de multifuncionalidad, además de ser el responsable de

informar al Juez, sobre el desempeño de cada uno de los funcionarios.


Velar en su facultad de Ministro de Fe, por la veracidad de las

resoluciones emitidas por el Juez, el estado de la tramitación de las

causas y todos los asuntos que estén asociados a ellas.

Controlar el cumplimiento de las Metas de Gestión que estén asociadas

a su tribunal.

Por valoresCustodiar documentos de valor y responder por el control y

eventuales descalces, en la cuenta corriente del Tribunal.

Atención de PúblicoVelar por que se cumplan las políticas de buen servicio a los usuarios

del Tribunal.


Confidencial

Mantener reserva de la información administrativa respecto a la

calificación del personal e información de sumarios administrativos, y

otra que pueda tomar conocimiento en el ejercicio de sus funciones.



Según lo establecido en el Art. 380 del COT, son funciones de los Secretarios:

1. Dar cuenta diariamente a la Corte o Juzgado en que presten sus servicios de las solicitudes que

presentaren las partes;

2. Autorizar las providencias o resoluciones que sobre dichas solicitudes recayeren, y hacerlas saber a los

interesados que acudieren a la oficina para tomar conocimiento de ellas, anotando en el proceso las

notificaciones que hicieren, y practicar las notificaciones por el estado diario;

3. Dar conocimiento a cualquiera persona que lo solicitare de los procesos que tengan archivados en sus

oficinas, y de todos los actos emanados de la Corte o Juzgado, salvo los casos en que el procedimiento

deba ser secreto en virtud de una disposición expresa de la Ley;

4. Guardar con el conveniente arreglo los procesos y demás papeles de su oficina, sujetándose a las órdenes

e instrucciones que la Corte o Juzgado respectivo les diere sobre el particular.

5. Autorizar los poderes judiciales que pudiese otorgarse ante ellos.

6. Las demás que impongan las Leyes.

Además de lo establecido en el Código Orgánico el Secretario realizará las siguientes funciones:

1. Atender Público en general, cada vez que lo soliciten en el mesón de atención a público del Tribunal.

2. Verificar que todo el personal tenga al día su registro de asistencia y horario laboral.

3. Atender solicitudes de permiso que presenten los funcionarios del Tribunal.

4. Informar a la CAPJ, todas las licencias médicas, permisos y vacaciones que correspondan a los

funcionarios del Tribunal.

5. Controlar la rotación de roles de desempeño entre los funcionarios del Tribunal.

6. Orientar el desempeño de todos los funcionarios del Tribunal, en cuanto a que se eviten

permanentemente las pérdidas y/o extravío de antecedentes y documentación.

7. Controlar movimientos y ajustes de la cuenta corriente del Tribunal.

8. Verificar la publicación diaria del estado diario.

9. Subrogar al Juez en caso de ausencia o cuando se inhabilita por implicancia o recusación.

10. Retira diariamente los escritos en el Buzón, certificando día y hora de presentación.

11. Realizar actas de remate.

12. Ordena la remisión de expedientes que son solicitados por la Ilustrísima Corte de Apelaciones.

13. Bloquear las resoluciones y los mandamientos realizados cada día, una vez firmados por el Juez,

Confeccionando el Estado Diario de las causas.

14. Administrar el adecuado desarrollo de las labores del Tribunal, en post de el correcto cumplimiento de

las metas de gestión asociadas al mismo.



• Programa de formación para postulantes al Escalafón Primario del

Poder Judicial.

• Curso de Administración de Recursos Financieros y/o Humanos.

• Curso de Actualización en temas jurisdiccionales de materia civil.

• Capacitación en Sistema Informático Tramitación Causas Civiles

(SITCI).

ORGANIGRAMA



relaciona


Apelaciones, Excma. Corte Suprema, Abogados, Procuradores, Partes,

Registro Civil, Conservador de Bienes Raíces, Bancos, Carabineros,

Corporación Administrativa del Poder Judicial, Archivero Judicial,

Contraloría, otros Tribunales y toda entidad e Institución que tenga

relación con el Juzgado.

Equipo de TrabajoIntegrado por profesionales o técnicos de las áreas de ciencias jurídicas,

administración, informática o funcionarios administrativos.


Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


Perfil del Cargo Oficial 1°

Nombre Legal del Cargo Oficial 1º de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Dirección Administrativa.


Calidad Jurídica Titular, Escalafón de Empleados.

Rango de Grado Grado XI a XIII, Escala de Empleados.

Jefatura Directa Juez.

Reemplazado por Oficial Segundo.

Puede Reemplazar a Secretario (Art 389 y Art 500 COT).

Supervisa No tiene personal a cargo.

Supervisa Directamente No aplica.

Supervisa Indirectamente No aplica.



Se desempeña en Tribunales unipersonales (un Juez) de primera instancia o única instancia, que ejercen sus

facultades sobre una comuna o agrupación de comunas, y conocen en primera instancia, por regla general, de

todos los asuntos no entregados a otros Tribunales. Su superior jerárquico es la Iltma. Corte de Apelaciones,

que se encuentre en el territorio donde ejercen su jurisdicción.

Tanto el Código de Procedimiento Civil, como el COT prevén la existencia de los oficiales primeros en las

Secretarías. Puntualmente, el art 292 del COT, señala el cargo entre los que componen el Escalafón del

Personal de Empleados. El art 500 del COT dice: los oficiales primeros de las Secretarías sin perjuicio de las

otras funciones que les correspondan según las Leyes estarán obligados a desempeñar, bajo la responsabilidad

de los secretarios, las funciones que a éstos les encomienda el Título VI del Libro I del Código de

Procedimiento Civil. Tales funciones según el respectivo art 58 del CPC, señala dejarlas encomendadas a los

secretarios de Tribunales, pudiendo ser desempeñadas bajo la responsabilidad de éstos, por el Oficial 1º de la

Secretaría.

Bajo este contexto, el Oficial 1º, deberá prestar apoyo administrativo a las funciones ejercidas tanto por el

Juez , como el Secretario.


Nivel del Cargo Técnico.

Título Requerido

(Requisito aplica para funcionarios

ingresados a partir del 05/01/2011)

Titulo técnico de una Universidad, Instituto Profesional o Centro de

Formación Técnica del Estado o reconocido por éste, de a lo menos 4

semestres de duración, en el área de las ciencias jurídicas.

Egresados de Derecho.

•Lo anterior sin perjuicio de las normas especiales establecidas en el

inciso sexto del artículo 294 del Código Orgánico de Tribunales.

Experiencia Mínimo 3 años de experiencia en tribunales.

Estudios de especialidad No requiere.



•Conocimiento jurisdiccional en materia civil.

•Conocimiento administrativo y contable.




- SITCI, Sistema Informático Tramitación Causas Civiles u otro

sistemas operativos del Tribunal.

- METGE, Sistema de Meta y Gestión.



trabajoOficina y terreno, en el caso de subrogar al Secretario.






Apoyar la gestión administrativa y jurisdiccional general de la Secretaría, asumiendo un grado mayor de

responsabilidad dentro del Escalafón de Empleados, sólo cuando le sea delegada y actué en calidad de

subrogante, la coordinación y supervisión del desempeño en el Tribunal, lo que incluye la conducción de

causas, certificación de actuaciones y distribución de la carga laboral, supervisando que las tareas asignadas a

los funcionarios que componen el Juzgado, estén desempeñándose de forma optima.


1. Entregar información a usuarios que lo requieran, respecto del estado de causas específicas y detalles u

orientaciones adicionales que ellos puedan solicitar expresamente.

2. Obtener las compulsas que sean solicitadas, verificando correcta precisión de datos y procedimiento.

3. Confeccionar la minuta correspondiente a cada compulsa.

4. Asumir la responsabilidad en caso de subrogar al Secretario, la custodia frente a documentos (causas,

calificaciones, declaraciones de interesas, etc.)

5. Revisar el completo y correcto contenido de antecedentes, resoluciones, oficios y escritos de cada

expediente que sea necesario enviar a la Iltma. Corte de Apelaciones.

6. Remitir a la Iltma. Corte de Apelaciones los expedientes de causas que se vinculen a apelaciones y

recursos recibidos en segunda instancia.

7. En caso de subrogar al Secretario debe liquidar los montos implicados en causas que así lo hayan resuelto,

según su completa y correcta actualización conforme a las referencias de reajuste oficiales vigentes,

versus la respectiva valorización de los pagos consignados.

8. Generar las providencias que corresponda según el estado de tramitación de las causas que le sean

asignadas para el efecto.

9. Coordinar el monitoreo y reporte de estadísticas y registros de gestión correspondientes al Juzgado.

10. Apoyar al Secretario en la emisión de actas de remate.

11. Subrogar al secretario de Tribunal y por delegación actuar en la dirección y control del trabajo que se

realice en Secretaría.

12. Colaborar con el Secretario en controlar computacional y físicamente los ingresos y egresos de

expedientes desde su lugar de custodia.

13. Realizar la revisión diaria del sistema SITCI.

14. Participar del adecuado desarrollo de las labores del Tribunal, en post de el correcto cumplimiento de las




Supervisión de Personal Sólo en el caso actuar como subrogante.


Deberá dar soporte a la gestión de causas del Tribunal y debe cumplir

con las labores administrativas necesarias para el buen funcionamiento

del mismo, cuando le sean encomendadas por el Juez o Secretario.

Por valores

Sólo en el caso de subrogar al Secretario, es responsable de resguardar

documentos de valor como vales vista, documentación y especies en

garantía, títulos de dominio, entre otros.


Ofrecer respuestas satisfactorias, frente a consultas derivadas desde la

ventanilla de Atención Público, entregando información especifica sobre

el estado de las causas, detalles u orientación adicional, a los usuarios

que la requieran y que tengan relación con la causa.


Confidencial

Mantener en reserva de la información de carácter administrativa,

respecto del manejo de fondos de la cuenta corriente del Tribunal.

ORGANIGRAMA



relaciona

En el desempeño de su cargo debe relacionarse con la Excma. Corte

Suprema, Iltma. Corte de Apelaciones; Jueces de otros Tribunales;

Abogados, Procuradores, Partes involucradas en los procesos, publico

general, auxiliares de la administración de justicia., Instituciones y

entidades relacionadas a la tramitación de las causas, en materia civil.

Equipo de TrabajoIntegrado por profesionales o técnicos de las áreas de administración y

ciencias jurídicas o funcionarios administrativos.



• Taller de Inducción al Poder Judicial.

• Redacción de actuaciones o resoluciones judiciales.

• Curso de Actualización en temas jurisdiccionales en materia civil.


(SITCI).

Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


DE CARGO

SECCIÓN ATENCIÓN DE

PÚBLICO


Perfil del Cargo Administrativo Atención de Público.

Nombre Legal del Cargo Oficial 2° a Oficial 4° de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Sección Atención de Publico.



Rango de Grado Grado XII a XVI, Escala de Empleados.


Reemplazado por Administrativo Atención de Público y Auxiliar Administrativo.

Puede Reemplazar a Administrativo Atención de Público y Administrativo Tramitador.

Supervisa No tiene personal a Cargo.






compuestos por:








general, de todos los asuntos no entregados a otros Tribunales.

En este contexto, el cargo de Administrativo Atención de Publico se le asigna la función de encargarse de

atender al usuario que ingrese al Tribunal, ya que es necesario que exista un funcionario que desempeñe la

labor de mantener disponible para el público, la información requerida, responder las solicitudes que se le

planteen y direccionar la documentación recepcionada a los funcionarios del Tribunal que corresponda.


Nivel del Cargo Administrativo.

Título Requerido



Oficial 2° y 3°: Titulo técnico de una Universidad, Instituto

Profesional o Centro de Formación Técnica del Estado o reconocido

por éste, de a lo menos 4 semestres de duración, en el área de las

ciencias jurídicas.


Oficial 4°: Preferentemente titulo técnico de una Universidad,

Instituto Profesional o Centro de Formación Técnica del Estado o

reconocido por éste, de a lo menos 4 semestres de duración, en el área

de las ciencias jurídicas.




ExperienciaOficial 2° y 3°: Mínimo 2 años en cargos de similar responsabilidad.

Oficial 4°: Mínimo 1 año en cargos de similar responsabilidad.




•Código Civil y Código de Procedimiento Civil, Ley 18092 del 14 de

Enero de 1982 sobre Letras de Cambio y Pagaré, Ley 18175 del 28 de

Octubre de 1982 (modificada por Ley 20080), sobre Quiebras, DFL

707 Ley sobre cuentas corrientes y cheques.




- SITCI Sistema Informático de Tramitación Causas Civiles u otros

sistemas informáticos del tribunal.



trabajo

Autonomía de desplazamiento y estado físico acorde con actividades de

traslado de expedientes dentro del Tribunal.

Oficina






Atender de forma equitativa y satisfactoria a los usuarios del Tribunal, respondiendo a los requerimientos y

consultas y proporcionando la orientación pertinente, recibiendo todos los documentos, escritos u oficios y

redistribuir a los funcionarios que corresponda. Además debe dar el soporte administrativo que se requiera

para el buen funcionamiento del Tribunal.


Supervisión de Personal No aplica.


Brindar un servicio de excelencia al usuario que ingrese al Tribunal,

recibir y derivar oportunamente todos los documentos que ingrese por

mesón y brindar un apoyo eficiente al Magistrado, manteniendo al día

las labores que se le asignen en el Tribunal, como una correcta y

oportuna atención de publico.

Por valores No aplica.


•Atender con rapidez, precisión, y ecuanimidad a los usuarios del

Tribunal orientando si la causa corresponde o no al tipo de Tribunal.

•Facilitar la entrega de los expedientes de las causas que están en

custodia, a quien este autorizado legalmente para solicitarlo.


ConfidencialGuardar la debida reserva respecto de las causas del Tribunal.



1. Atender, orientar e informar al público respecto a la tramitación de causas.

2. Orientar y entregar información a quienes lo soliciten, acerca de las labores propias del Tribunal y su

funcionamiento.

3. Colocar el cargo o timbre de Tribunal a los escritos que sean presentados por quienes acudan al Tribunal

para este fin.

4. Agregar escritos y documentación a los respectivos expedientes del Tribunal y adjuntar oficios de

distintas instituciones.

5. Entregar los expedientes a los receptores Judiciales cuando corresponda, previa constancia de ello.

6. Recibir los expedientes cuando sean devueltos por los receptores.

7. Buscar los expedientes asociados a escritos que se reciben.

8. Mostrar las causas a la(s) parte(s) que lo solicite(n), mediante exhibición del expediente o vía terminal

computacional.

9. Clasificar el almacenaje de expedientes, una vez cosidos los antecedentes y bloqueado el estado de causa

en el sistema computacional, ya sea en el estante de casillero de Atención de Publico o en el lugar

destinado a aquellos que se encuentren en custodia.

10. Derivar a Secretaría la correspondencia entregada en el mesón del Tribunal.

11. Preparar el archivo y mantener coordinación con el Archivero Judicial, donde se realiza el archivo de

causas con una antigüedad mayor a seis meses con el objetivo de mantener despejado y disponible la

información más reciente.

12. Mantener los escritos disponibles al Público.

13. Hacer el llamado a las partes para entrar al comparendo.

14. Dar aviso a las partes sobre las audiencias concedidas por el Juez del Tribunal.

15. Desarchivar los expedientes del Juzgado por orden del Magistrado.

16. Distribuir a las unidades correspondientes la documentación llegada al Juzgado por correo.

17. Anexar carátulas de demandas e ingresarlas al sistema.

18. Registrar autorización de poder de los abogados patrocinantes en el sistema computacional.

19. Realizar el ingreso de la suma de las demandas.

20. Verificar que se haya presentado la documentación adjunta señalada en los escritos.

21. Confeccionar oficio de mandamiento de lo demandado.

22. Dar copia de las resoluciones del sistema computacional, a la parte que lo solicite, una vez que haya sido

firmada por el Juez.

23. Ingresar los escritos de las causas con su contenido, clasificarlos y registrarlos.

24. Facilitar o entregar los expedientes en custodia a quien tenga el poder o autoridad para consultarlos.






• Curso Atención de Público I y II.

• Redacción de escritos judiciales.



(SITCI).

ORGANIGRAMA


relaciona

En el desempeño de su cargo debe relacionarse con la Ilustrísima Iltma.

Corte de Apelaciones; Jueces; otros Tribunales; Abogados,

Procuradores, Partes, publico general, Auxiliares de la administración

de justicia, receptores judiciales y toda entidad e institución relacionada

con el Juzgado.





Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


DE CARGO

SECCIÓN CAUSAS Y

AUDIENCIA


Perfil del Cargo Administrativo Tramitador

Nombre Legal del Cargo Oficial 2° a Oficial 4° de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Sección de Causas.





Reemplazado por Administrativo Atención de Público. (Oficial 2° - Oficial 4°)

Puede Reemplazar a

- En caso del Oficial 2°, reemplaza al Oficial 1°.








Se desempeña en Tribunales unipersonales (un Juez) de primera instancia o única instancia, que están

compuestos por:









Su función es proveer causas, labor que surge a partir de la necesidad de apoyar al Juez en la labor

jurisdiccional, dado el volumen de causas que ingresan en el Tribunal.

El Administrativo Tramitador, finalmente viene a facilitar y dar un apoyo al Juez, en el proceso de tramitación

de las causas, con el objetivo de optimizar los tiempos de funcionamiento del Tribunal.



Título Requerido



Oficial 2° a Oficial 3°: Titulo técnico de una Universidad, Instituto

















•Redacción de actuaciones y resoluciones judiciales, Código Civil y

Código de Procedimiento Civil, Ley 18092 del 14 de Enero de 1982

sobre Letras de Cambio y Pagaré, Ley 18175 del 28 de Octubre de

1982 (modificada por Ley 20080), sobre Quiebras, DFL 707 Ley sobre

cuentas corrientes y cheques.


• Microsoft office nivel usuario e Internet.

• Durante el desempeño de su cargo debe manejar:

- SITCI. Sistema Informático de Tramitación Causas Civiles u otros




trabajoNo requiere.


Impresora, Fotocopiadora, Escáner, Fax.


44

Estructura y Descripciones de Cargo Tribunales del País


Dar una correcta tramitación a las causas que previamente fueron asignadas, mediante el estudio de estas,

considerando el proceso legal que conlleva y que permite brindar un apoyo al Juez en la redacción de

proyectos de resolución, con el objetivo principal de optimizar la labor del Magistrado y que el Tribunal

responda en los plazos legales.


1. Efectuar la confección del proyecto de resolución, manteniendo al día las providencias de las causas que

ingresan al Tribunal y que le fueron asignadas.

2. Verificar datos de las causas asignadas.

3. Caratular, foliar y separar los documentos de las causas nuevas.

4. Despachar y realizar los Proyectos de Resolución de demandas nuevas analizando el cumplimiento de

requisitos del Código de Procedimiento Civil, Chequeo de Documentos, Análisis del Título y Providencia.

5. Verificar el Patrocinio Poder del Abogado en la causa que corresponde y datos del expediente.

6. Asistir al Juez en la providencia diaria de las presentaciones de las partes en lo contencioso civil, en la

confección de los oficios, exhortos y mandamientos de ejecución y embargo, en la providencia de

resoluciones de mero trámite, en la citación del demandado a reconocimiento de deuda, en la fijación

de audiencias solicitadas por las partes, llevando un control respecto a los días, hora y materia específica

de la audiencia y en la dictación de la resolución que cita a las partes a oír la sentencia en materia civil

contenciosa.

7. Apoyar al Juez en la realización de audiencias a través de la toma de declaraciones de las partes,

adjuntando dichas actas al expediente para disponibilidad del Magistrado.

8. Entregar expedientes al Magistrado con el objetivo de revisar y aprobar las resoluciones de las causas

ingresadas en el Tribunal.

9. Recibir y apoyar al Juez y Secretario respecto al procesamiento de información de las metas de gestión

del Tribunal y su cumplimiento.

10. Confeccionar los estados mensuales de las causas falladas y las que se encuentran en estado de fallo,

además de los avenimientos.

11. Preparar las causas que se envían a la Iltma. Corte de Apelaciones, realizando un resumen y oficio con las

compulsas correspondientes.

12. Desarchivar los documentos cuando las partes lo soliciten, previa autorización del Juez.

13. Confeccionar los informes mensuales y bimestrales que se presentaran a la Iltma. Corte de Apelaciones.

14. Despachar, por orden del Juez, oficios de fuerza pública en la etapa de cumplimiento del fallo en materia

civil contenciosa.

15. Tramita exhortos que llegan al Tribunal para su tramitación.






Brindar un apoyo eficiente y oportuno al Magistrado, en lo que

respecta a la confección de Proyectos de Resolución, manteniendo al

día las providencias de las causas que ingresen al Tribunal y que le

fueron asignadas, como son las causas de mero tramite, expedientes de

apelación de incidentes y fallos.


Atención de Público No aplica.


Confidencial

Mantener en reserva la información de carácter administrativa, que

concierne al Tribunal.


ORGANIGRAMA



relaciona


Apelaciones; Jueces; otros Tribunales; Abogados, partes involucradas

en los procesos, publico general, auxiliares de la administración de

justicia, receptores judiciales, Procuradores y toda entidad e

Institución que tenga relación con la causa.






• Redacción de actuaciones y resoluciones judiciales.



(SITCI).

Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


Perfil del Cargo Administrativo de Audiencia

Nombre Legal del Cargo Oficial 2°a Oficial 4° de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Sección Causas.





Reemplazado por Administrativo Tramitador. (Oficial 2° - Oficial 4°)

Puede Reemplazar a Administrativo Tramitador. (Oficial 2° - Oficial 4°)






Se desempeñan en tribunales unipersonales (un juez) de primera instancia o única instancia, que están

compuestos por:

1.Un Juez Letrado que desempeña la labor jurisdiccional, conociendo y resolviendo de todos los litigios y

asuntos que ingresan al tribunal en forma personal.

2.Un Secretario abogado, el cual cumple funciones administrativas dentro del Juzgado, además de otras


3.Un número variable de funcionarios administrativos o personal de secretaría, para el cumplimiento eficaz y



general, de todos los asuntos no entregados a otros tribunales.

El cargo de Administrativo de Audiencia surge a partir de la necesidad de apoyar al Juez durante las audiencias

a través de la realización de las actas de dicho proceso.


Participar en la tramitación de causas transcribiendo de manera fidedigna las declaraciones de las partes y

apoyar al Juez a través de la realización de las actas de las audiencias y resoluciones dictadas durante el

proceso.



Título Requerido




















•Redacción de actuaciones y resoluciones judiciales, Código Civil y

Código de Procedimiento Civil, Ley 18092 del 14 de Enero de 1982

sobre Letras de Cambio y Pagaré, Ley 18175 del 28 de Octubre de

1982 (modificada por Ley 20080), sobre Quiebras, DFL 707 Ley sobre

cuentas corrientes y cheques.


•Office nivel usuario e Internet.


- SITCI. Sistema Informático de Tramitación Causas Civiles u otros




trabajoNo requiere.


Impresora, Fotocopiadora, Escáner, Fax.


48

Estructura y Descripciones de Cargo Tribunales del País


1. Revisión del expediente para verificar notificación de los intervinientes.

2. Efectuar el llamado de entrada a la audiencia y responder a las consultas y solicitudes requeridas por los

intervinientes , velando por una adecuada atención a los usuarios.

3. Verificar calidad de los intervinientes (Testigo, demandante, y demandado)

4. Coordinar con Magistrado la realización de la audiencia.

5. Realizar transcripción de la audiencia a través de realización de Documento de Acta.

6. Entregar al Magistrado acta de audiencia para su aprobación y firma.

7. Confeccionar oficios durante la audiencia en caso que sea requerido por el Juez y entregar a los

intervinientes.

8. Solicitar firma a los intervinientes al termino de la audiencia.

9. Agregar documentos presentados en la audiencia agregando folio y/o entregar a custodia.

10. Entregar expedientes a costura.







Realizar las transcripciones de las actas, reflejando en forma fidedigna

las declaraciones realizadas por las partes, cuando estos se encuentren

en audiencia ante el Magistrado.


Atención de Público Informar y orientar al público asistente a las audiencias.


ConfidencialMantener reserva sobre los temas tratados en audiencia.



• Redacción de actuaciones y resoluciones judiciales.



(SITCI).

Actualización Diseño Estructura y Descripciones de Cargo

Tribunales del País50


relaciona

En el desempeño de su cargo debe relacionarse con Abogados,

receptores y las Partes involucradas en los procesos.




ORGANIGRAMA

Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º


DE CARGO

SECCIÓN DE CUSTODIA


Perfil del Cargo Administrativo de Custodia.

Nombre Legal del Cargo Oficial 2°a Oficial 4° de Juzgado Civil.

Departamento – Unidad Sección Custodia.





Reemplazado porOficial 2° a Oficial 4° (Administrativo Atención de Público,

Administrativo Tramitador).

Puede Reemplazar a Cualquier funcionario, exceptuando al Secretario, Juez y Oficial 1º.






Son Tribunales unipersonales (un Juez) de primera instancia o única instancia, que están compuestos por:


2. asuntos que ingresan al Tribunal en forma personal.



Un número variable de funcionarios administrativos o personal de Secretaría, para el cumplimiento eficaz y




El cargo de Administrativo de Custodia surge bajo la necesidad de que exista un funcionario encargado de la

custodia de expedientes del Juzgado Civil, para responder a la elevada cantidad de causas que ingresan al

Tribunal, de manera de optimizar y hacer más eficiente la atención del público, en la consulta por causas. De

esta manera, proporciona un apoyo a la tramitación y resguardo de causas que lo requieren. Eventualmente

debe realizar funciones de Administrativo Tramitador.



Título Requerido




















Redacción de escritos judiciales. Conocimientos en Código Civil y

Código de Procedimiento Civil.




- SITCI, Sistema Informático Tramitación Causas Civiles.



trabajoNo requiere.

Manejo de EquiposA nivel de usuario debe manejar los siguientes equipos: Fax,

Computador, Impresora, Fotocopiadora y Escáner.




Apoyar la tramitación de causas en términos del necesario resguardo a los antecedentes que acumulen las

causas consideradas delicadas; para evitar que se extravíen y/o se utilicen erróneamente.


1. Ingresar los expedientes de las causas con su contenido, clasificarlos y registrarlos.

2. Guardar los expedientes según el orden de clasificación y custodiarlos.

3. Facilitar o entregar los expedientes en custodia a quien tenga el poder o autoridad para consultarlos.

4. Colaborar con la Secretaría en la confección de certificaciones.

5. Controlar computacional y físicamente los ingresos y egresos de expedientes desde el lugar de guarda.

6. Buscar los expedientes para agregar escritos a cada causa en custodia.

7. Recibir escritos.

8. Asistir al Juez en la providencia diaria de las presentaciones de las partes en lo contencioso civil.

9. Caratular, foliar y separar los documentos de las causas nuevas en materia civil contenciosa.

10. Asistir al Juez en proveer resoluciones de mero trámite.

11. Bloquear las resoluciones y los mandamientos realizados cada día, una vez firmados por el Juez.

12. Despachar, por orden del Juez, oficios de fuerza pública en la etapa de cumplimiento del fallo en materia

civil contenciosa.

13. Confeccionar el Estado Diario de las causas a su cargo.

14. Asistir al Juez en la confección de los oficios, exhortos, y mandamientos de ejecución y embargo.

15. Transcribir la resolución a la parte o las partes intervinientes, en materia civil contenciosa, una vez que

haya sido firmada por el Juez.

16. Atender y satisfacer los requerimientos de información y atención de los usuarios del Juzgado Civil, en

especial de las causas en tramitación a su cargo

17. Realizar proyectos de resolución en base a los antecedentes entregados de las causas en tramitación.

18. Corregir devoluciones de proyectos de resolución realizados por el magistrado.

19. Tramita exhortos que llegan al Tribunal para su tramitación.

20. Asistir en la toma de comparendos.

21. Realizar la revisión diaria del sistema SITCI.





Responsable de la recepción, clasificación y custodia de los expedientes

del Tribunal, como también, todo documento que deba ser ingresado a

los expedientes de las causas, supervisando que la persona que lo

solicite, tenga relación con la causa y este autorizado legalmente, para

obtener dicha información y mantener los proyectos de resolución

requeridos, al día.


Atención de PúblicoFacilitar la entrega de los expedientes de las causas que están en

custodia, a quien este autorizado legalmente para solicitarlo.


Confidencial

Reservar la información jurisdiccional respectiva a las causas de

Tribunales, especialmente aquellas que están bajo custodia.

ORGANIGRAMA



relaciona


Apelaciones, Jueces, otros Tribunales, Abogados, partes involucradas

en los procesos, publico general, Procuradores, Receptores judiciales,

auxiliares de la administración de justicia y toda entidad e institución

que tenga relación con el Juzgado.






• Curso de Redacción de escritos judiciales.



(SITCI).

Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º

FICHA DE DESCRIPCIONES DE

CARGO

SECRETARÍA DEL TRIBUNAL


Perfil del Cargo Auxiliar Administrativo.

Nombre Legal del Cargo Oficial de Sala de Juzgado Civil

Departamento – Unidad Secretaría del Tribunal.



Rango de Grado Grado XVII a XVIII, Escala de Empleados.


Reemplazado por Sus funciones pueden ser asumidas por Oficiales 4° y Oficiales 3°.

Puede Reemplazar a Oficial 4°.






Se desempeña en Tribunales unipersonales (un Juez) de primera instancia o única instancia, que están

compuestos por:

1.Un Juez Letrado que desempeña la labor jurisdiccional, conociendo y resolviendo de todos los litigios y


2.Un Secretario abogado, el cual cumple funciones administrativas dentro del Juzgado, además de otras


3.Un número variable de funcionarios administrativos o personal de Secretaría, para el cumplimiento eficaz y




Es así como el cargo de Auxiliar Administrativo, existe por definición orgánica del tipo de Tribunal que

corresponde al Juzgado Civil, para hacer efectiva su interacción con instituciones, relacionadas a su gestión.


Apoyar diversas tareas y diligencias básicas y de carácter administrativo que están implícitas en el correcto

funcionamiento del Juzgado Civil, como el transporte de escritos, demandas y otros antecedentes desde y

hacia otros Tribunales, administración de la bodega de materiales, coser expedientes y acomodar las

demandas nuevas para respectivo ingreso a la gestión de causas.


Nivel del Cargo Auxiliar.

Título Requerido Licencia Enseñanza Media.

ExperienciaDeseable experiencia de al menos 6 meses, en actividades

administrativas básicas y auxiliares de diversa índole.




Conocimientos jurídicos básicos.

Conocimiento en trato protocolar.


• Microsoft office nivel usuario e Internet.

• Durante el desempeño de su cargo debe manejar:

- SITCI, Sistema Informático Tramitación Causas Civiles.



trabajo

Autonomía de desplazamiento y condición física para realizar tareas de

traslado de documentos y el aseo del Tribunal.

Oficina y Terreno.

Manejo de EquiposA nivel de usuario debe manejar los siguientes equipos: Fax,

Computador, Impresora, Fotocopiadora y Escáner.





Asegurar el oportuno traslado de documentos desde y hacia el

Tribunal, mantener el orden y limpieza del Juzgado y realizar toda

actividad de soporte administrativo que sea requerido por el Juez y el

Secretario.

Por valoresApoyar al Secretario en la realización los depósitos de dinero, cheques

y otros documento de valor, en la cuenta corriente del Tribunal.

Atención de Público No aplica.


ConfidencialNo aplica.



1. Verificar las recepciones del material solicitado a la CAPJ, contrastándola con aquellas solicitudes

efectuadas por el Tribunal, para determinar aquellas que se encuentren pendientes.

2. Apoyar al Secretario en la custodia y administración de las especies y respaldos que se encuentren en la

bodega del Juzgado Civil.

3. Facilitar o entregar a los funcionarios del Tribunal, aquellos materiales que les permitan desarrollar

normalmente sus labores, previa instrucción del Secretario.

4. Apoyar al Secretario en la realización de los depósitos diarios, en la cuenta corriente bancaria del

Tribunal.

5. Confeccionar la lista de correo del Tribunal.

6. Recibir y despachar la correspondencia que se relacione al Tribunal.

7. Llevar y retirar los expedientes de la Ilustrísima Corte de Apelaciones y de otros Tribunales.

8. Traer al Tribunal las demandas nuevas que hayan sido ingresadas a la Iltma. Corte de Apelaciones.

9. Llevar o retirar al Archivo Judicial, los expedientes que determine el Juez.

10. Mantener el aseo y el orden del Tribunal.

11. Realizar la costura de expedientes.

12. Coser y foliar los expedientes.

13. Confeccionar listas de correo, recibir y despachar correspondencia ingresándola en los sobres.




relaciona


Apelaciones; Jueces, otros Tribunales; Abogados, partes involucradas en

los procesos, publico general, auxiliares de la administración de justicia,

receptores judiciales Corporación Administrativa del Poder Judicial y

toda entidad e institución relacionada con el Juzgado.






• Curso de Atención de Público I y II.


(SITCI).


ORGANIGRAMA


Juez

Administrativo


Administrativo

Tramitador

Administrativo de

Audiencia

Administrativo de

Custodia


Secretario

Oficial 1º

ANEXO 1: SIMBOLOGÍA ASOCIADA A FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO SIGNIFICADO

Inicio o fin de un Proceso.

Operación o Actividad.

Documento resultante de una actividad.

Almacenamiento de datos o Archivo.

Decisión.

Cada símbolo tiene un significado diferente, lo que garantiza que tanto la interpretación como el análisis del

diagrama se realicen de forma clara y precisa.

Para el caso particular de el Poder Judicial, los símbolos seleccionados para la presentación de los procesos son

los siguientes:


JUZGADO_DE_LETRAS_COMPETENCIA_CIVIL - IMPORTANTE.pdf

Documents

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