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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

COMISIÓN DE DESCRIPCIÓN

ACTA 01-2018

Acta de la sesión ordinaria celebrada por la Comisión de Descripción, en las

instalaciones del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del 30

de enero del 2018, con la asistencia de los siguientes funcionarios: Ana Lucía

Jiménez Monge, jefe del Departamento Archivo Notarial, Set Durán Carrión,

encargado del Archivo Central; Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento

del Servicios Archivísticos Externos; Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la

Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos, Denise Calvo López, coordinadora de

la Unidad de Archivo Intermedio, Adolfo Barquero Picado, jefe del Departamento

de Tecnologías de la Información, Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento

Archivo Histórico, Rosibel Barboza Quirós, coordinadora de Unidad de

Organización y Control de Documentos y Jesenia Montenegro Domínguez,

secretaria; quien levanta el

acta.-------------------------------------------------------------------------------------------

Ausente: Franklin Alvarado Quesada, profesional de la Unidad de Organización y

Control de documentos, por motivo de

vacaciones.-------------------------------------------

Invitada: La señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional.

CAPITULO I. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. --------------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación del orden del día. ---------------------

ACUERDO 1. Se aprueba con correcciones el orden del día propuesto para esta

sesión. ACUERDO FIRME. -------------------------------------------------------------------------

CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.-----------------------------------

ARTICULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta 9-2017 del 11 de

diciembre

2

2017.------------------------------------------------------------------------------------------------------

-

ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta 9-2017 del 11 de diciembre

2017. ACUERDO FIRME----------------------------------------------------------------------------

CAPÍTULO III. ORGANIZACIÓN DE LA COMISIÓN DE DESCRIPCIÓN--------------

ARTÍCULO 3. Elección del presidente y secretario de la Comisión de Descripción.

El señor Javier Gómez, presidente de la Comisión de Descripción, les indica a los

miembros que se debe nombrar un presidente y un secretario de la Comisión, esto

con el fin del cumplimiento de la normativa legal vigente. Los miembros de la

Comisión, analizan la propuesta realizada por el señor Javier Gómez Jiménez,

donde les manifiesta que no tiene ningún inconveniente en seguir asumiendo el

cargo que ha venido realizando durante este tiempo y que la señora Denise Calvo

López, coordinadora de la Unidad de Archivo Intermedio, le había manifestado que

ella está de acuerdo en seguir asumiendo el puesto de secretaria, siempre que se

siga la dinámica de años anteriores, donde la secretaria del Departamento de

Archivo Histórico da el apoyo a las tareas de la Comisión, los miembros de la

Comisión de Descripción al tener conocimiento de lo expuesto por el señor Javier

Gómez Jiménez y la señora Denise Calvo López, se acuerda que continúen con

los cargos indicados en la Comisión de

Descripción.----------------------------------------------

ACUERDO 3. Nombrar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento

Archivo Histórico como presidente y coordinador, y a la señora Denise Calvo

López, coordinadora de la Unidad de Archivo Intermedio como secretaria de la

Comisión de

Descripción.------------------------------------------------------------------------------------------

3

ARTÍCULO 4. El señor Javier Gómez Jiménez, presidente de la Comisión de

Descripción, procede a leer el Plan Operativo del

2018.-------------------------------------

El señor Gómez Jiménez, al comunicar a los miembros de la Comisión el punto

número 5 del Plan Operativo, donde describe lo siguiente: Analizar y aprobar la

propuesta de codificación de los acrónimos de fondos, con el fin de que

sean aplicados en el nuevo sistema de descripción documental, les hace

saber, que está pendiente de recibir respuesta de aprobación de la señora Virginia

Chacón Arias, Directora

General.-----------------------------------------------------------------------------

La señora Natalia Cantillano Mora, manifiesta que es necesario incluir una meta

para realizar un análisis y e iniciar con la descripción multinivel de los documentos

que se custodian, esto con el fin de mantener al Archivo Nacional actualizado en

materia de descripción documental y ser un referente a nivel nacional e

internacional.--------------------------------------------------------------------------------------------

El señor Javier Gómez Jiménez, señala a los miembros de la Comisión de

Descripción que el departamento de Archivo Histórico, cuenta con recursos

limitados, además, de la necesidad de asumir retos en temas como rescate

documental, descripción a nivel de fondo documental y la implementación del

sistema ARCA Histórico, por lo tanto, le resulta difícil asumir nuevas tareas.

Además, que la implementación de la descripción multinivel implicaría una labor

para todos los archivos del Archivo

Nacional.---------------------------------------------------

El señor Set Durán Carrión, encargado del Archivo Central y la señora Ivannia

Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos,

manifiestan que están de acuerdo con lo indicado por la señora Cantillano Mora,

4

además, que se debe tomar en cuenta la Norma Nacional de Descripción y el

artículo 47 del Reglamento de Organización y Servicio que dice:-------------------------

El Archivo Nacional cuenta con una Comisión de Descripción, que es asesora de

la Dirección en materia de descripción. Dentro de sus objetivos están: recomendar

sobre el tipo de descripción de diferentes fondos del Archivo Nacional; mantener

actualizado el cuadro de clasificación institucional, incluida la aprobación de los

acrónimos; mantener actualizada la Guía General del Archivo Nacional: estudiar y

recomendar la utilización de normas internacionales, elaborar Normas

Institucionales de Descripción y en un futuro Normas Nacionales de Descripción:

revisar las descripciones de los fondos del Archivo Nacional, y las demás

actividades asesoras propias en la materia de descripción

archivística.-----------------

Por lo tanto, todos los miembros consideran que es necesario incluir en el próximo

plan estratégico una meta relacionada con la descripción multinivel.--------------------

ACUERDO 4. Recomendar a la señora Directora General del Archivo Nacional, la

inclusión en el próximo Plan Estratégico Institucional, una meta sobre la

implementación de la descripción multinivel para todo el Archivo

Nacional.------------

ACUERDO 5. Se aprueba el POI 2018 como se indica a continuación: ----------------Descripción del Objetivo

N° Meta

Descripción de la Meta

Unidad de medida

Población Beneficiada

I II III IV

Organizar el patrimonio documental y bibliográfico para facilitar su localización y facilitación al usuario

1 Atender las competencias sobre descripción documental, para lo cual se realizarán aproximadamente 11 reuniones.

Reuniones efectuadas

100%

100%

100%

100%

Archivo Nacional y usuarios

2 Analizar y autorizar el 100% de las propuestas

Propuestas autorizadas

100%

100%

100%

100%


5

de actualización del cuadro de clasificación de los Departamentos Archivo Histórico y Servicios Archivísticos Externos (Archivo Intermedio).

3 Revisar y aprobar el 100% de las propuestas de entradas descriptivas a nivel de fondo que presente el Departamento Archivo Histórico. (Aproximadamente 13)

Entradas descriptivas aprobadas

100%

100%

100%

100%


4 Mantener actualizado el 100% de las solicitudes de nuevos códigos (acrónimos) de clasificación y brindar la información a los departamentos que lo requieran.

Acrónimos actualizados

100%

100%

100%

100%


5 Analizar y aprobar la propuesta de codificación de los acrónimos de fondos, con el fin de que sean aplicados en el nuevo sistema de descripción documental.

Propuesta aprobada

50% 50% Archivo Nacional y usuarios

6 Atender el 100% de consultas relacionadas con la aplicación de las normas de descripción y plantillas de bases de datos para la descripción de documentos.

Consultas atendidas

100%

100%

100%

100%


7 Revisar, coordinar Normas y 100 100 100 100 Archivo

6

y aprobar los ajustes requeridos por las plantillas de base de datos para la descripción de documentos.

Plantillas revisadas y ajustadas

% % % % Nacional y usuarios

8 Elaborar un compendio con los criterios para el tratamiento archivístico (clasificación, ordenación, descripción) de documentos en soporte electrónico (Plan Estratégico 2010-2014)

Compendio terminado

100%


ARTICULO 5. Calendario de reuniones. El señor Javier Gómez Jiménez, les

informa a los miembros de la Comisión, todas las fechas establecidas durante todo

el año 2018, tomando como guía que se realizará todos los segundos martes de

cada mes y al mismo tiempo indicándoles que deben agendar las siguientes

fechas ya que la asistencia es

obligatoria.------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Se aprueba el siguiente calendario de reuniones de la Comisión de

Descripción: Febrero 13, Marzo 13, Abril 10, Mayo 8, Junio 12, Julio 10, Agosto

14, Setiembre 11, Octubre 9, Noviembre 13, Diciembre 11. Todas estas fechas

serán agendadas electrónicamente en el calendario de Outlook. ACUERDO

FIRME-------

CAPITULO IV.

CORRESPONDENCIA-----------------------------------------------------------

El señor Javier Gómez Jiménez, presidente de la Comisión de Descripción,

procede a dar lectura de los siguientes oficios a los miembros de la

Comisión.------------------

7

ARTICULO 6. Oficio DGAN-DG-750-2017 de 13 de diciembre de 2017, suscrito

por la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, por

medio del formaliza el nombramiento de los miembros de la Comisión de

Descripción. SE TOMA

NOTA.-------------------------------------------------------------------------------------------

ARTICULO 7. Copia del oficio DGAN-CD-029-2017 de 12 de diciembre de 2017,

por medio del cual se le remite a la señora Virginia Chacón Arias, Directora

General, acta de la sesión 7-2017 aprobada en la sesión 9-2017. SE TOMA

NOTA.----------

El señor Javier Gómez Jiménez, presidente de la Comisión de Descripción les

comunica a los miembros de la comisión, que está a la espera de respuesta de la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General, donde se le remite copia del Acta

9-2017 del 24 de Octubre, para que manifieste los cambios que considere

necesarios.-----------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 8. Copia del oficio DGAN-CD-030-2017 de 12 de diciembre de 2017,

por medio del cual se le remiten a la señora Virginia Chacón Arias, Directora

General, los acuerdos 1.1, 1.2 y 3.1 de la sesión 7-2017. SE TOMA NOTA.----------


comunica a los miembros de la comisión, que está en la espera de respuesta de la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General, donde se le remite el Acuerdo

1.2 donde solicita las recomendaciones o aprobación de los acuerdos número 6.1,

6.2 y 6.3 del Acta 5-2017.


por medio del cual se le remiten al señor Javier Gómez Jiménez, Coordinador de

la Comisión, los acuerdos 4.1 y 4.2 de la sesión 7-2017. SE TOMA

NOTA.--------------

8


por medio del se le remite a la señora Virginia Chacón Arias, Directora General, la

última versión del cuadernillo de descripción. SE TOMA NOTA.--------------------------

ARTÍCULO 11. Oficio DGAN-DG-751-2017 de 13 de diciembre de 2017, suscrito

por la señora Virginia Chacón Arias, por medio del cual realiza una serie de

consultas sobre el cuadernillo de descripción. SE TOMA NOTA.-------------------------


por medio del cual se da respuesta al oficio DGAN-DG-751-2017 de 13 de

diciembre de 2017, recibido el 19 de diciembre de 2017, suscrito por la señora

Virginia Chacón Arias, sobre consultas relacionadas con el cuadernillo de

descripción. SE TOMA

NOTA.-----------------------------------------------------------------------------------------------------


comunica a los miembros de la comisión, que todo lo que recomendado por la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General, sobre el Cuadernillo de

Descripción fue

incluido.------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 13. Oficio DGAN-DAH-OCD-003-2018 de 8 de enero de 2018, suscrito

por la señorita Cynthia Arguedas Loaiza, profesional de la Unidad de Organización

y Control de Documentos, solicitando la actualización del cuadro de clasificación

del DAH en cuanto a las series documentales del Instituto Costarricense de

Electricidad.----------------------------------------------------------------------------------------------


comunica a los miembros de la comisión, que todos los cambios que se

manifestaron en la Sesión 9-2017 de la Comisión de Descripción, fueron incluidos

en el cuadro de Clasificación del DAH correspondiente a la entrada descriptiva del

ICE.--------------------------------------------------------------------------------------------------------

9

La señora Ana Lucía Jiménez Monge, jefe del Departamento Archivo Notarial,

manifiesta que sería necesario ampliar la historia en la telefonía fija o cubrir las

fechas para que quede claro y no quede esa duda en salto de

periodos.---------------

ARCTÍCULO 14. Oficio DGAN-DAH-OCD-013-2018 de 11 de enero de 2018,

suscrito por el señor Franklin Alvarado Quesada, profesional de la Unidad de

Organización y Control de Documentos, solicitando la actualización del cuadro de

clasificación del DAH en cuanto a la posición del subfondo Dirección General de

Tránsito.--------------------------------------------------------------------------------------------------


comunica a los miembros de la comisión, que se realizó la investigación al

respecto para la actualización del cuadro de clasificación del DAH en la posición

del subfondo, ya que la Dirección General de Tránsito perteneció al Registro

Público y luego al Ministerio de Obras Públicas y Transporte, razón por la cual se

realizó el

cambio.---------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 15. Copia del oficio DGAN-CD-01-2018 de 18 de enero del 2018, en el

cual se le solicita la aprobación a la señora Virginia Chacón Arias, Directora

General del Archivo Nacional, de los acuerdos 5 y 6 del acta 6-2017 de 12 de

setiembre de 2017, sobre la descripción del Censo de Población y Vivienda y las

dimensiones de fotografías, afiches y

madipef.----------------------------------------------------------------------


comunica a los miembros de la comisión, que está en la espera de respuesta de la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General, para que indique los cambios

que considere

necesarios.---------------------------------------------------------------------------------

10


cual se comunica a la señorita Cynthia Arguedas Loaiza, profesional de la Unidad

de Organización y Control de Documentos, la actualización del cuadro de

clasificación del DAH.---------------------------------------------------------------------------------


cual se comunica al señor Franklin Alvarado Quesada, profesional de la Unidad de

Organización y Control de Documentos, la actualización del cuadro de

clasificación del

DAH.--------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 18. Copia del oficio DGAN-CD-04-2018 de 22 de enero del 2018,

remitido a la señora Carmen Campos Ramírez, Coordinadora y Secretaria de la

Comisión Editora de las Publicaciones del Archivo Nacional, en el cual se traslada

el cuadernillo de

descripción.------------------------------------------------------------------------

El señor Javier Gómez Jiménez, presidente de la Comisión de Descripción,

comunica que se realizaron los cambios sugeridos por la señora Carmen Campos

Ramírez, además, que la señora Maureen Herrera, le solicitó por correo

electrónico a la señora Gabriela Soto que trabaje con las fotos para incluir en el

cuadernillo de

descripción.----------------------------------------------------------------------------------------------

La señora Natalia Cantillano Mora, coordinadora de la Unidad de Servicios

Técnicos Archivísticos, se compromete a revisar unas fotografías que puede tener

en sus archivos para que procedan a incluirlas en el

cuadernillo.-----------------------------------

11

CAPÍTULO V. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES ENTRADAS DESCRIPTIVAS A NIVEL DE FONDO

DOCUMENTAL ISAD (G) ---------------------------------------------------------------------------

ARTICULO 19. Revisión de la entrada descriptiva a nivel de fondo del Instituto

Costarricense de

Electricidad.-----------------------------------------------------------------------

El señor Javier Gómez, indica del cambio que se realizó en el cuadro de

clasificación de la entrada descriptiva del ICE y que se detalla en el oficio DGAN-

CD-02-2018 del 18 de enero del

2018.--------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 7. Se aprueba la entrada descriptiva a nivel de fondo, del Instituto

Costarricense de Electricidad que a continuación se detalla: ------------------------------

ENTRADA DESCRIPTIVA CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA

INTERNACIONAL ISAD (G)

------------------------------------------------------------------------

FONDO INSTITUTO COSTARRICENSE DE

ELECTRICIDAD----------------------------

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN.------------------------------------------------------------------

1.1.CÓDIGO DE REFERENCIA: CR-AN-AH-ICE-000001-000019.----------------------

CR-AN-AH-AFI-000385, 000441-000446, 000793, 002836, 003575, 003755-

003765, 003796, 003807-003815, 003830, 003843, 003855, 004345-004367,

004370, 004376-004387, 004404, 004525, 004546, 004753, 005973, 006097,

006099, 006158, 006257,006390.-----------------------------------------------------------------

CR-AN-AH-DAUD-001434, 001571-001595.

---------------------------------------------------

CR-AN-AH-DS-001596- 001599. ------------------------------------------------------------------

CR-AN-AH-FO-004154 – 004203, 004783, 004802 y 004815. ----------------------------

12

CR-AN-AH-MADIPEF-000315, 000640-000645, 001227, 001261, 001806-001833,

001868, 001911, 002124, 002352-002365, 002401, 002702, 003496.

------------------

CR-AN-AH-MEMO- 000419-000431, 000934-000935, 001003-001005, 001086.

----

1.2.TÍTULO: Instituto Costarricense de Electricidad------------------------------------------

1.3.FECHAS (S): 1960 2006------------------------------------------------------------------------

1.4.NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Fondo-----------------------------------------------------------

1.5.VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN: -----------------

Documentos textuales: 14 cm, 19 unidades.----------------------------------------------------

Afiches: 8 cm, 80

unidades.--------------------------------------------------------------------------

Documentos Audiovisuales: 26 unidades, 8 discos compactos, 19 DVD y 1

betacam.

Documentos Sonoros: 4 discos compactos, 4 unidades. -----------------------------------

Fotografías: 52 positivos. 52 unidades. ----------------------------------------------------------

Material divulgativo de Pequeño Formato: 3.5 cm, 1 disco compacto, 57 unidades.

-

Memorias: 13 cm, 19 unidades.

--------------------------------------------------------------------

2. ÁREA DE CONTEXTO. -------------------------------------------------------------------------

2.1.NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTOR (ES) / COLECCIONISTA (S): Insti-

tuto Costarricense de Electricidad,

ICE.-----------------------------------------------------------

2.2.HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA BIOGRÁFICA: --------------------------

ELECTRICIDAD. -----------------------------------------------------------------------------

13

Durante el año 1851, las principales calles de San José se alumbraban con

lámparas de kerosén o canfín; con el crecimiento urbano se notaban los daños

ocasionados en los postes, situación que evidenciaba un sistema obsoleto y la

necesidad de establecer un nuevo servicio, tras esta urgencia se logra inaugurar el

servicio eléctrico en San José en el año 1884, tan solo dos años después de ser

iluminada la ciudad de Nueva York.---------------------------------------------------------------

Entre 1900 y 1922 diferentes compañías eléctricas con presencia en el país

construyen plantas hidroeléctricas, entre ellas se encuentran: ----------------------------

"The Costa Rican Electric Light and Traction Company" construye las

plantas hidroeléctricas Tournón, sobre el río Torres, en el barrio del mismo

nombre, en San José y Los Anonos sobre el río Tiribí, carretera a Escazú,

también en San

José.----------------------------------------------------------------------------------------

La compañía de Piedad Saldívar, construyó la Planta Porrosatí, en Santa

Bárbara de Heredia.

--------------------------------------------------------------------------

Felipe J. Alvarado fundó la Compañía Nacional de Electricidad, la cual

construyó la Planta Hidroeléctrica Belén. ----------------------------------------------

Minor Cooper Keith también puso en servicio la Planta Hidroeléctrica

Brasil.-

En 1922, nace la Compañía Nacional Hidroeléctrica, S.A., la cual instaló la

Planta Hidroeléctrica sobre el río

Virilla.-------------------------------------------------

En 1928 la Liga Cívica conjuntamente con el Ingeniero Max Koberg Bolandi

redactaron y propusieron la Ley 77 del 31 de julio de 1928, que buscaba la

nacionalización de las fuerzas hidroeléctricas del país, como resultado se creó el

Servicio Nacional de Electricidad (SNE). Por razones políticas y económicas el

14

SNE no pudo continuar su labor y el problema eléctrico se mantuvo hasta los años

40. --

Un grupo de ciudadanos preocupados por el pésimo servicio eléctrico, crea en

1945 la "Asociación Nacional para la Defensa del Consumidor Eléctrico”.

--------------------

Para el 08 de abril de 1949, por medio de la ley número 449 se crea el Instituto

Costarricense de Electricidad, ICE, como una institución estatal autónoma; su

creación responde a la propuesta de un grupo de ingenieros eléctricos y civiles

encabezados por Jorge Manuel Dengo Obregón, quienes presentan a la Junta

Directiva del Banco Nacional un documento titulado " Plan General de

Electrificación de Costa Rica", su trascendencia fue tal que el Banco Nacional lo

remite al Gobierno de la República para que lo analizara y el resultado fue la

creación de este instituto.

El ICE se encargó de direccionar el desarrollo eléctrico de Costa Rica, de acuerdo

con las necesidades de los costarricenses, por lo que los problemas de escasez

de energía eléctrica de los años 40, se empiezan a solucionar con la creación de

más plantas de energía hidroeléctrica.

-----------------------------------------------------------------

TELEFONÍA FIJA ----------------------------------------------------------------------------

El panorama antes de 1963, era bastante caótico, ya que existía un sistema

telefónico manual con alrededor de 10.000 abonados, este sistema obsoleto

estaba siendo controlado por la Compañía Nacional de Fuerza y Luz, pues

durante varias décadas no se había modernizado ni ampliado para satisfacer el

crecimiento del

mercado.-------------------------------------------------------------------------------------------------

-

15

Para el 28 de octubre de 1963, por medio de la Ley número 3226, se le otorga al

ICE un nuevo objetivo que es el establecimiento, mejoramiento y operación de los

servicios de comunicaciones telefónicas del país. Esto permite la diversificación de

los servicios que presta el ICE, en donde no solo suministra energía eléctrica al

país, sino también realiza la apertura oficial de las telecomunicaciones.

----------------------

Las primeras centrales telefónicas automáticas comenzaron sus operaciones en

1966 y se instalaron en Escazú, Santa Ana, San José y San Pedro. El desarrollo

de las telecomunicaciones se dio en cinco etapas, que se detallan a continuación:

-----

- I etapa (1966-1970): introducir el sistema automático en las principales

ciudades de Costa

Rica.---------------------------------------------------------------------

- II etapa (1970-1974): la instalación de nuevas líneas telefónicas permitió la

ampliación de las centrales telefónicas de la primera etapa.----------------------

- III etapa (1973-1977): se construyeron 21 nuevas centrales telefónicas en

localidades alejadas de los centros urbanos y se crearon unas 15 nuevas

centrales telefónicas. La telefónica rural tuvo un repunte, pasó de 100 a 400

teléfonos públicos instalados. Para 1973 entró a funcionar el Sistema de

Marcación Internacional Directa de Abonado, para realizar llamadas

internacionales a Estados Unidos, Centroamérica y el resto del

mundo.-------

- IV etapa (1974-1979): se dio un incremento exponencial del mercado

telefónico, se instalaron casi 100 teléfonos públicos rurales, se amplió la

central télex a 1680 terminales, la central internacional alcanzo mil circuitos,

entre otros.--------------------------------------------------------------------------------------

16

- V etapa (1979-1985): se instalaron 8800 líneas de centrales rurales, 490

teléfonos públicos rurales y se dio el servicio a 800 centros productivos

rurales por medio de radioenlaces.-------------------------------------------------------

- VI etapa (1985-1988): 45.000 líneas digitales en el Área Metropolitana,

interconexión de centrales digitales, la instalación de un central

internacional adicional, entre

otros.-------------------------------------------------------------------------

- V etapa (1989-1994): se amplía la numeración telefónica, pasando de 6

dígitos a 7 dígitos.-----------------------------------------------------------------------------

- VI etapa (1995-2007): se pasa a una numeración de 8 dígitos, lo que

permite tener una red con una capacidad de 10 millones de números

telefónicos tanto en telefonía fija como en la red

celular.-------------------------------------------------

- VI etapa (2008-actualidad): se cuenta con anillos de fibra óptica que va

desde Peñas Blancas hasta Paso Canoas y desde el Caribe (Limón) hasta

el Pacífico (Quepos), esto permite brindar servicios de banda ancha tanto

en las comunicaciones básicas como en las comunicaciones móviles,

comunicaciones globales y comunicaciones IP. La red IP permite una

conexión internacional por medio de tres cables submarinos, tanto por el

océano Pacífico como por el Atlántico, los cuales garantizan una

redundancia en las comunicaciones

internacionales.-------------------------------------------------

RED CELULAR ------------------------------------------------------------------------

Desde 1985, se da un crecimiento industrial y tecnológico lo que obliga a modificar

el sistema de telecomunicaciones a cambiar del sistema analógico al digital

ubicado en San Pedro para integrarle nuevos servicios como correo de voz,

17

llamada en espera, desviación de llamadas y teléfono

despertador.-------------------------------------

Para 1994, inicia el servicio de telefonía celular con tecnología analógica que el

ICE debió modernizar a una digital conocida como TDMA que ofrecía servicios de

mensajes de voz, transferencia de llamadas, llamada en espera, identificación de

llamada, mensajes de texto y posteriormente, incorporó la tecnología GSM que

también facilitó otros servicios como el “roaming” internacional y el acceso a

Internet.---------------------------------------------------------------------------------------------------

El crecimiento en la demandas de nuevas líneas evidenció la necesidad de

restructurar el Plan de Numeración Telefónica que permitiera la continuidad en las

telecomunicaciones, motivo por el cual se amplió la numeración telefónica de 6 a 7

dígitos y en el 2007 pasó a 8 dígitos, asegurando de esta forma una capacidad

para la red de telefonía fija de 10 millones de números e igual cantidad para la red

celular.-----

A partir del año 2009, el ICE amplió su cartera de servicios; con la introducción en

el país de la tecnología móvil 3G (UMTS), de plataformas para IPTV y para VoIP

(televisión y voz sobre el protocolo de Internet).-----------------------------------------------

Hoy en día, existen anillos de fibra óptica desde Peñas Blancas hasta Paso

Canoas y de costa a costa permitiendo brindar servicios de banda ancha tanto en

las comunicaciones básicas como en las comunicaciones móviles,

comunicaciones globales y comunicaciones IP, que garantizan las comunicaciones

internacionales.-

2.3.HISTORIA ARCHIVÍSTICA: Según el informe de inspección número 33-99

realizado por la señora María del Carmen Retana Ureña, se puede conocer las

condiciones en que se encontraban los documentos para diciembre de 1999, de

este informe se puede extraer lo

siguiente:------------------------------------------------------

18

Los documentos no se encontraban clasificados y únicamente se aplicaba

una ordenación numérica codificada en los oficios, lo que hacía imposible

determinar cuáles contaban con valor científico cultural y cuáles no.-----------

Se tienen registros que desde 1973, el ICE contaba con un laboratorio de

microfilm, sin embargo, se pudo evidenciar la falta de un programa selectivo

de microfilmación, pues entre los documentos microfilmados se encontra-

ban los estados bancarios diarios, y con más relevancia las cartas enviadas

de los años 1949 a

1995.------------------------------------------------------------------------

Se contrató un proyecto de digitalización con costo de 247 millones de colo-

nes con la empresa Unisys Corporation. En este proyecto habían personas

sin ninguna especialización preparando documentos para ser

escaneados.------------------------------------------------------------------------------------

Fue posible encontrar documentos en locales que no cumplían con las con-

diciones adecuadas de conservación.----------------------------------------------

En el 2004 se solicita una inspección de las condiciones de conservación de la

colección de fotografías que se conserva en el Archivo Central del ICE, a lo que el

Departamento de Conservación del Archivo Nacional le remite un listado con 10

recomendaciones para mitigar los daños que puedan sufrir y mantener en buenas

condiciones.---------------------------------------------------------------------------------------------

2.4.FORMA DE INGRESO: Transferencia.-----------------------------------------------------

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA.------------------------------------------------

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO: Los documentos contienen: Informe del Proyecto

Hidroeléctrico de Cachí, transmisión asociada, obras complementarias, estimación

de costos, programas de trabajo, presupuestos y planos para el año 1963, cartas

enviadas al Ministerio de Economía y Hacienda y a la Agencia para Desarrollo

Internacional sobre presentación de informe correspondiente al planteamiento del

19

Gobierno de la República para financiar la construcción del proyecto Hidroeléctrico

de Cachí, cartas enviadas al Ministerio de Trabajo y Previsión, Licitaciones.

Incluye además órdenes del día del Consejo Directivo del Instituto Costarricense

de Electricidad, procedimiento de prevención de riesgos emitido por el Instituto

Nacional de Seguros, estudio sobre el servicio de telecomunicaciones vía satélites

y la relación con el desarrollo económico en Centroamérica, Informe de Gestión

2000 - 2006 de Pablo Cob Saborío Presidente Ejecutivo del ICE, presentación del

avance de Obras del Proyecto Hidroeléctrico Cariblanco, facturas por servicios

telefónicos del Registro General de Prendas, expropiación Hacienda Riff Limitada,

Informe sobre el plan presentado por el Poder Ejecutivo tendiente a que el ICE

asuma la solución del problema de cañería y redes de cloacas, presentación del

avance de Obras del Proyecto Hidroeléctrico Cariblanco, propuesta de

Reformulación del Programa Desarrollo Eléctrico III, informe del Instituto

Costarricense de Electricidad para la Reunión de Evaluación y Planificación,

Plantas de producción de energía eléctrica, patrocinio de conciertos, actividades

artísticas y culturales, servicios eléctricos de Heredia, introducción del servicio de

internet y celular, actividades de Aniversario del ICE, celebraciones nacionales,

problemas con el robo de cable eléctrico, igualdad de género, energías limpias y

renovables, la importancia del ahorro de electricidad, entre

otros.---------------------------------------

3.2. VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN: Valor científico cultural y

conservación permanente mediante la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos

del 24 de octubre de

1990.---------------------------------------------------------------------------

3.3 NUEVOS INGRESOS: Fondo

abierto.-------------------------------------------------------

3.4 ORGANIZACIÓN: --------------------------------------------------------------------------------

20

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO

HISTÓRICO-----------------------------

FONDO PÚBLICO-------------------------------------------------------------------------------------FONDO NIVEL I

SUBFONDO I SERIE

Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)

-Informes-Programas de trabajo-Presupuestos-Correspondencia

Dirección de Comunicación Institucional (DIRCOMINST)

-Expedientes audiovisuales (EXPAUDIOVI)-Presentaciones virtuales (PRESVIR)

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN.----------------------------

4.1.CONDICIONES DE ACCESO: libre.---------------------------------------------------------

4.2.CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN: Mediante fotocopia o fotografía digital

de acuerdo con el estado de conservación de los documentos, según resolución

dictada por la Dirección General del Archivo Nacional DG-002-2008 del 30 de abril

de 2008 y lo dispuesto en el Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de

Archivos, del 24 de octubre de

1990.--------------------------------------------------------------

4.3.LENGUA / ESCRITURA (S) DE LOS DOCUMENTOS: español.--------------------

4.4 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y REQUISITOS TÉCNICOS: Buen estado de

conservació

n.--------------------------------------------------------------------------------------------

4.5 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN:

-----------------------------------------------------

Base de datos de

internet------------------------------------------------------------------------

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIA-

DA.-----------------------------------------------

21

5.3.UNIDADES DE DESCRIPCIÓN RELACIONADAS: Asamblea Legislativa,

Banco Anglo Costarricense, material divulgativo de pequeño formato, Colec-

ción de Bancos, Colección de mapas y planos, Colegio de Médicos y Ciruja-

nos, Contraloría General de la República, Documentos Audiovisuales, Ferro-

carril Eléctrico al Pacífico, Fotografías, Instituto Nacional de Aprendizaje, Ma-

nuel Mora Valverde, Ministerio de Economía, Industria y Comercio, Minera Na-

cional S. A., Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes, Ministerio de Gober-

nación, Ministerio de Hacienda, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto,

Ministerio de Seguridad Pública, Ministerio de trabajo y seguridad social, Muni-

cipal, Presidencia, Rodrigo Carazo Odio, Secretaria de Fomento, Servicio Na-

cional de Electricidad y Universidad de Costa

Rica.--------------------------------------------------

7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN.--------------------------------------------

7.1NOTA DEL ARCHIVERO: Entrada descriptiva elaborada por Cynthia Arguedas

Loaiza, profesional del Departamento de Archivo Histórico.------------------

Se consultaron las siguientes fuentes: -----------------------------------------------------------

Archivo de Gestión del Departamento de Servicios Archivísticos Externos: -----------

Expedientes de asesoría del ICE--------------------------------------------------------------

Expedientes de inspección del

ICE------------------------------------------------------------

Expedientes de valoración del ICE------------------------------------------------------------

Bibliografía: ---------------------------------------------------------------------------------------------

Fernández Robles, Joaquín Alberto. (1985). 100 años de actividad eléctrica en

Costa Rica 1884-1984. San José, Costa

Rica.---------------------------------------------

Instituto Costarricense de Electricidad. (1989). El ICE. San José, Costa

Rica.----

22

Internet: --------------------------------------------------------------------------------------

Grupoice.com. (2017). Grupo ICE. [En Línea] Disponible en: -------------------------

https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/AcercadelGrupoICE/quienes------------

--somos/historia-del-ice [Consultado 4 Agosto 2017].------------------------------------

7.2 REGLAS O NORMAS: -------------------------------------------------------------------------

- Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G) (2000). Norma Internacional

General de Descripción Archivística. Madrid, Subdirección de los Archivos

Estatales.---------

- Dirección General del Archivo Nacional (2010). Aplicación de la Norma

Internacional de Descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional. Actualizada en

mayo de

2011.---------------------------------------------------------------------------------------------------

7.3 FECHA (S) DE LA (S) DESCRIPCIÓN (ES): 2018-30-01. Revisada y

aprobada por la Comisión de Descripción del Archivo Nacional, sesión 01-

2018.------------------

ACUERDO 8. Comisionar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento

Archivo Histórico, para que traslade a la Unidad de Acceso y Reproducción de Do-

cumentos y al sitio web institucional, la entrada descriptiva a nivel de fondo

Instituto Costarricense de Electricidad. Enviar copia de este acuerdo a la señora

Virginia Chacón Arias, Directora General. ACUERDO FIRME.----------------------------

ARTÍCULO 20. Revisión de la entrada descriptiva a nivel de fondo del Instituto de

Tierras y Colonización

(ITCO)-----------------------------------------------------------------------

ACUERDO 9. Se aprueba la entrada descriptiva a nivel de fondo, del Instituto de

Tierras y Colonización que a continuación se detalla: ---------------------------------------

23

ENTRADA DESCRIPTIVA CON LA APLICACIÓN DE LA NORMA

INTERNACIONAL ISAD (G)

------------------------------------------------------------------------

FONDO INSTITUTO DE TIERRAS Y COLONIZACIÓN-------------------------------------

1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN--------------------------------------------------------------------

1.1 CÓDIGO DE REFERENCIA:CR-AN-AH-ITCO-000001-

000020----------------------

DAUD-005255-

005305--------------------------------------------------------------------------------

1.2 TÍTULO: Instituto de Tierras y Colonización (ITCO)

-------------------------------------

1.3 FECHA (S): 1963 1986--------------------------------------------------------------------------

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Fondo-----------------------------------------------------------

1.5 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN: 3.24 m (1.44----

=10 cajas, 20 documentos textuales), (1.80 m= 51 rollos de películas de 16 mm)

---

2. ÁREA DE CONTEXTO----------------------------------------------------------------------------

2.1 NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTOR (ES)/COLECCIONISTA (S): Instituto

de Tierras y Colonización, ITCO-------------------------------------------------------------------

2.2 HISTORIA INSTITUCIONAL/RESEÑA BIOGRÁFICA: El Instituto

Costarricense de Tierras y Colonización se creó bajo la Ley No. 2825 del 14 de

octubre de 1961, denominada por su naturaleza Ley de Tierras y

Colonización.-----------------------------

El Instituto nace como el ente rector de la tenencia de la tierra, con la capacidad

de comprar, vender y arrendar bienes muebles e inmuebles con la finalidad de

fomentar una mejor redistribución de la tierra y apoyar la modernización de la

agricultura y de esta forma, procurar mejores condiciones socioeconómicas a la

24

población y resolver la problemática producida por el agotamiento de la frontera

agrícola en Costa Rica que generó un precarismo

acelerado.-------------------------------------------------------------

El ITCO inicia su actividad en octubre de 1963, bajo la dirección de una Junta

Directiva integrada por cinco miembros: El Ministro de Agricultura y Ganadería,

dos representantes de cooperativas de agricultores y de comunidades campesinas

y dos personas de reconocida experiencia en la materia, siendo su primer

Presidente Ejecutivo Teodoro Quirós Castro. Para el logro de su misión, el Instituto

emprende un proceso de titulación de tierras en asentamientos campesinos y

desarrolla programas de parcelación, colonización y formación de cooperativas en

las zonas donde existía ocupación precaria de la tierra; fundamentándose en

estudios técnicos en todo el territorio nacional, abarcando reservas indígenas,

zonas de protección de la vida animal, bosques, humedales, manglares y zonas

costeras. A finales de 1970 el ITCO emprende un proceso de regionalización para

mitigar la situación conflictiva en el agro, comprando grandes extensiones de

tierra, principalmente en áreas abandonadas por las empresas bananeras,

proyecto que se denominó como Regiones de Desarrollo (Río Frío, Coto Sur,

Coyolar, Llanos del Cortés,

etc.).---------------------------------------------------------------------------------------------

Mediante la Ley 6735 del 29 de marzo de 1982, se transforma el Instituto de

Tierras y Colonización, en el Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), con los mismos

elementos constitutivos de la Ley anterior, posteriormente el 22 de marzo del 2012

la Asamblea Legislativa aprueba la Ley 9036, que transforma al Instituto de

Desarrollo Agrario en el Instituto de Desarrollo Rural

(INDER).----------------------------

2.3 HISTORIA ARCHIVÍSTICA: En el año 2016 la Dirección General del Archivo

Nacional realiza el reclamo de 51 rollos de película de 16 mm que fueron

25

producidos por el INDER y posteriormente trasladados por esa Institución al

Centro Costarricense de Producción Cinematográfico. Gracias a este reclamo, el

20 de julio de 2016, mediante oficio CCPC-430-2016 el Centro Cinematográfico

hace entrega del material cinematográfico referido, el cual ingresa como

Transferencia T079-2016. En el año 2017 ingresa al Archivo Nacional la versión

digitalizada de los

filmes.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

2.4 FORMA DE INGRESO:

Transferencia-------------------------------------------------------

3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA--------------------------------------------------

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO: Los documentos contienen información sobre el

Programa Mundial de Alimentos, correspondencia sobre explotación maderera,

invasiones a terrenos indígenas y ocupación de fincas, contrato MOPT-ITCO,

actas de la Junta Directiva con acuerdos sobre derechos laborales, modificaciones

presupuestarias, contratos de trabajo, arrendamientos, compra y entrega de títulos

de tierra, nombramientos, cuadros financieros y financiamientos para cultivos. Los

rollos de película de 16 mm se contienen información sobre reuniones de la Junta

Directiva del ITCO, entrega de títulos de escrituras de tierras en distintas

localidades, visitas y giras de diversas personalidades entre las que se destacan

José Francisco Orlich, Daniel Oduber Quirós, Monseñor Román Arrieta, José

Figueres Ferrer entre otros, viveros forestales, fiestas de empleados del ITCO,

colonias agrícolas, tomas de caminos, tomas aéreas de siembras de palma

africana.--------------------------------------------------------------------------------------------------

-

3.2 VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN: Conservación permanente

valorado de conformidad mediante la Ley 3661 del Archivo Nacional del 10 de

enero de 1966 y la Ley 7202 Ley del Sistema Nacional de Archivos y su

26

reglamento.-------

3.3 NUEVOS INGRESOS: Fondo

cerrado-------------------------------------------------------

3.4 ORGANIZACIÓN: El fondo presenta la siguiente

clasificación.-----------------------

INSTITUCIONES PÚBLICAS DE

SERVICIO---------------------------------------------------

FONDO NIVEL I SUBFONDO I SERIE

Instituto de Tierras y

Colonización (ITCO)

Junta Directiva

(JTADI)

-Actas (ACT)

-Correspondencia

(COR)

-Audiovisuales

(DAUD)

4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN------------------------------

4.1 CONDICIONES DE ACCESO: Libre.--------------------------------------------------------

4.2 CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN: Mediante fotocopia o fotografía digital

de acuerdo con el estado de conservación de los documentos, según resolución

dictada por la Dirección General del Archivo Nacional DG-002-2008 del 30 de abril

de 2008 y lo dispuesto en el Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de

Archivos, del 24 de octubre de

1990.--------------------------------------------------------------

4.3 LENGUA / ESCRITURA (S) DE LOS DOCUMENTOS: Español.--------------------

27

4.4 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y REQUISITOS TÉCNICOS: Buen estado de

conservación.-------------------------------------------------------------------------------------------

-

4.5 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: Base de datos. Catálogo

impreso.--------

5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA---------------------------------------------

5.3 UNIDADES DE DESCRIPCIÓN RELACIONADAS: Se encuentran

documentos relacionados en los siguientes fondos: Protocolos Notariales,

Presidencia de la República, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de

Gobernación, Consejo Nacional de Producción, Ministerio de Obras Públicas,

Bancos, Dirección General de Tributación Directa, Colección de Memorias,

Northern Railway, Ferrocarril Eléctrico al Pacífico, Ministerio de Agricultura,

Instituto Nacional de Aprendizaje, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,

Ministerio de Hacienda y Colección de Mapas y Planos y

Videos.---------------------------------------------------------------------------

7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN-------------------------------------------

7.1 NOTA DEL ARCHIVERO: Entrada descriptiva realizada por Mariano Sánchez

en el año 2011 (Aprobada Sesión 03-2011), actualizada por Alejandra Chavarría

Alvarado, profesional del Departamento de Archivo Histórico en el 2017. Se

consultaron las siguientes fuentes:

----------------------------------------------------------------

Sitios de internet: --------------------------------------------------------------------------

-Hernández Segura, Karen y Pineda Núñez, Carolina. (2009). “Análisis

comparativo de la ley del Instituto de Desarrollo Agrario, la Ley de Tierras y

Colonización y el proyecto de ley del Instituto de Desarrollo Rural”. Tesis de

Licenciatura en Derecho, Universidad de Costa

Rica.--------------------------------------------------------------------------

28

http://iij.ucr.ac.cr/sites/default/files/documentos/

analisis_comparativo_de_la_ley_del_instituto_de_desarrollo_agrario.pdf

(Recuperado el 04/05/2017) -----------------------

-Instituto de Desarrollo Agrario. (2004) Videoconferencia “Políticas de Tierra para

el crecimiento y la reducción de la pobreza. Antecedentes y logros de la política

agraria. Caso de Costa

Rica”.-----------------------------------------------------------------------

www.inder.go.cr/.../Videoconferencia%20Politicas%20de%20tierras%20para%20el

% (Recuperado el

05/05/2017)----------------------------------------------------------------------

-Sitio oficial del Instituto de Desarrollo Rural

http://www.inder.go.cr/acerca_del_inder/historia/ (Recuperado el 04/05/2017) -------

Documentos de archivo:

---------------------------------------------------------------------------

Expediente de correspondencia del Instituto de Desarrollo Agrario, 1975 - 2006,

Departamento Servicios Archivísticos Externos Archivo Nacional de Costa Rica.----

Expediente de transferencia del Instituto de Desarrollo Rural (INDER),

Departamento Archivo Histórico, Archivo Nacional de Costa Rica.-----------------------

7.2 REGLAS O NORMAS:--------------------------------------------------------------------------

- Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G) (2000). Norma Internacional

General de Descripción Archivística. Madrid, Subdirección de los Archivos

Estatales.---------

- Dirección General del Archivo Nacional (2010). Aplicación de la Norma

Internacional de Descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional. Actualizada en

mayo de

2011.---------------------------------------------------------------------------------------------------

7.3 FECHA (S) DE LA (S) DESCRIPCIÓN (ES): 2018-30-01 Revisada y aprobada

http://www.inder.go.cr/.../Videoconferencia%20Politicas%20de%20tierras%20para%20el%25

http://www.inder.go.cr/.../Videoconferencia%20Politicas%20de%20tierras%20para%20el%25

29

por la Comisión de Descripción del Archivo Nacional, sesión 01-

2018.------------------

ACUERDO 10. Comisionar al señor Javier Gómez Jiménez, jefe del Departamento

Archivo Histórico, para que traslade a la Unidad de Acceso y Reproducción de Do-

cumentos y al sitio web institucional, la entrada descriptiva a nivel de fondo

Instituto de Tierras y Colonización. Enviar copia de este acuerdo a la señora Virgi-

nia Chacón Arias, Directora General. ACUERDO FIR-

ME.---------------------------------------

CAPÍTULO VI. VISITA DE LA SEÑORA VIRGINIA CHACÓN ARIAS

DIRECTORA GENERAL DEL ARCHIVO

NACIONAL------------------------------------------------------

Al ser las 9:55 a.m. ingresa la señora Virginia Chacón Arias, Directora General del

Archivo Nacional.------------------------------------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, les pregunta a los miembros de la Comisión de

Descripción que si ya eligieron al presidente y secretario de la Comisión,

recordándoles que estos cargos son de responsabilidad y puntualidad, además,

que ella no tiene competencia para aprobar las actas, debido a que no es miembro

de la Comisión.-

Los miembros de la Comisión de Descripción le comunican a la señora Directora

que tomaron como acuerdo firme que el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del

Archivo Histórico continúe como presidente y coordinador y la señora Denise

Calvo López, coordinadora de la Unidad de Archivo Intermedio, como secretaria

de la Comisión de

Descripción.----------------------------------------------------------------------------

La señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, indica

que la asistencia de las reuniones de la Comisión de Descripción es obligatoria,

las jefaturas por recargo no suplen el cargo como miembros, tienen que darle

30

importancia a la Comisión, deben tener presentes las fechas establecidas en el

calendario que se determinó en esta sesión, agendarlas y no tener excusas en no

asistir porque están establecidas con tiempo.--------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, con respecto al oficio DGAN-DG-750-2017 del 13 de

diciembre del 2017, mediante el cual comunicó la integración de los miembros de

la Comisión, una vez que entró en vigencia el nuevo Reglamento Organización y

Servicios, corrige una omisión e indica que la señorita Marjorie Mejías Orozco,

coordinadora de la Unidad de Gestión y Control de documentos, es integrante de

esta Comisión.------------------------------------------------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, indica que revisará el oficio que existe desde el 2015, por

medio del cual el señor Jorge Luis Zeledón Solano, sustituía al señor Adolfo

Barquero Picado, Jefe de DTI.----------------------------------------------------------------------

La señora Directora reitera nuevamente la responsabilidad que tienen los

miembros de la Comisión de Descripción, indicando que los cuatro archivos se

encuentran dentro del Archivo Nacional, y fue conformada para que la Dirección

no tomara decisiones unilaterales, sino que existiera un grupo de trabajo integrado

por archivistas experimentados y las jefaturas que brindaran recomendaciones a la

Dirección General, debido a que la Dirección es la única que tiene la competencia

legal en materia de descripción

documental.----------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, indica que se debe realizar al menos una reunión al mes,

que no debe haber excusa alguna para no realizarla, que no deben de ser muy

cortas, reitera que deben ser responsables, que se tomen acuerdos como

profesionales que son, que le tomen importancia a la Comisión de Descripción,

que asuman los problemas con

responsabilidad.----------------------------------------------------

31

La señora Directora General hace saber que la secretaria del departamento de

Archivo Histórico está presente en la reunión de la Comisión para dar soporte, que

la Comisión de Descripción funciona muy similar a la Junta Administrativa del

Archivo o a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en

este caso, que el puesto de secretario de la Comisión se apoya en la secretaria

del Departamento de Archivo Histórico, que por muchos años ha funcionado de

esta manera, a su vez dejando claro que la secretaria de la Comisión de

Descripción en este caso la señora Denise Calvo López, coordinadora de la

Unidad de Archivo Intermedio, cargo que debe asumirlo con responsabilidad.

Además, indica, que los acuerdos no se los debe enviar pasado un mes la

reunión, que le haga saber aunque sea en borrador el acta para tener

conocimiento de lo que resolvieron.-----------------

La señora Chacón Arias, hace mención del oficio DGAN-CD-012-2017,

relacionado con la propuesta de codificación presentada por el Departamento

Archivo Histórico y que supuestamente fue aprobada por la Comisión, y no ha sido

aprobada por ella, les aclara a los miembros de la Comisión que se debe revisar la

Norma Nacional de Descripción y cumplirla con su anexo de codificación y

adecuarlo a la realidad del Archivo Nacional, si existiera el caso de la necesidad

de modificación, la propuesta se le debe remitir a la Junta

Administrativa.-----------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, indica que es necesario cambiar los criterios de

descripción, debido a que los utilizados son antiguos, por lo que se deben de

aplicar los avances más actuales a nivel internacional y buscar la manera de

implementar la descripción multinivel y el acatamiento de la Norma Nacional de

Descripción.-----

Hace énfasis en que existe una gran demora en la descripción a nivel de fondo

para el Departamento Archivo Histórico principalmente, Archivo Intermedio y

32

Archivo Central. Se indica que se debe dar prioridad a ese tipo de descripción,

además indica que le llama la atención del control de calidad, porque cuando ella

las revisa detecta varios errores y tiene muchas observaciones, por lo tanto,

considera que las entradas descriptivas se deben de remitir antes de la sesión y

que cada miembro de las debe leer y en la reunión sólo exponer las

observaciones.-------------------------

La señora Directora General reitera a los miembros de la Comisión, que en

diversas ocasiones ha insistido, en que la Comisión se está excediendo en sus

atribuciones, por cuanto es una Comisión asesora de la Dirección en materia de

descripción en el Archivo Nacional. Les recuerda que los acuerdos deben

trasladarse a la Dirección General y es ésta quien tiene la competencia legal para

adoptarlos o no. Por ello se debe revisar y reencaminar algunas decisiones como

lo son: -----------------------------

1- Los acuerdo 6.1: 6.2 y 6.3 del Acta 5-2017, deben ser corregidos y tras-

ladados a la Dirección General como recomendación y la Dirección Ge-

neral resolverá y comunicará lo correspondiente (relacionado con oficio

DGAN-CD-030-2017).------------------------------------------------------------

2- Los acuerdo 5 y 7 del Acta 6-2017, en el primer acuerdo la Comisión ni

siquiera es competente para conocer el asunto tratado y mucho menos

para emitir un acuerdo al respecto, y el segundo acuerdo está descon-

textualizado, incompleto y no se comprende.----------------------------

3- El Archivo Histórico debe presentar a la Comisión de Descripción una

propuesta y el acuerdo se deberá tramitar ante la Dirección General (re-

lacionado con oficio DGAN-CD-01-2018)--------------------------------------

La señora Virginia Chacón Arias, hace mención del oficio DGAN-DAH-797-2017

del 7 de diciembre de 2017, donde les indica a los miembros de la Comisión de

Descripción que deben retomar el tema del curso e informe de la señorita Rosibel

33

Barboza, relativo a la catalogación de material cinematográfico y hacer una

recomendación al respecto a la Dirección General. (Curso que fue informado en la

Sesión 6-2017).-----------------------------------------------------------------------------------------

La señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, les

indica a los miembros de la Comisión que deben corregir el artículo 2 y acuerdo

4.1, la aprobación de la descripción del fondo Ernesto Mata Vélez o Vélez

Mata.-------------

La señora Chacón Arias, indica a los miembros de la Comisión de Descripción que

no están autorizados para asesorar a ninguna persona o entidad externa, como

fue el asesoramiento al señor William Vargas Gamboa, encargado del Archivo

Central del INEC, , que a los que les corresponde resolver toda consulta o

pregunta proveniente del Sistema Nacional de Archivos es al Departamento

Servicios Archivísticos Externos, el Departamento de Archivo Histórico solo recibe

documentos no debe hacer otros trámites. Les reitera que el Departamento

Archivo Histórico debe tener claro que su tarea es recibir los documentos y tener

el lugar asignado para archivarlos ya que son de valor científico

cultural.-------------------------

La señora Directora General les consulta a los miembros de la Comisión de

Descripción la duda que tiene en el Acta 6-2017, sobre las dimensiones de las

fotografías como se iban a describir. Los miembros de la Comisión de Descripción

le informan a la señora Directora, que para el caso de las descripciones por rango

y cuando las fotografías tienen distintas medidas, se debe tomar las dimensiones

de la fotografías más pequeña (largo x ancho), seguido de un punto y coma la

medida de la fotografías más grande (largo x ancho) y que esto se ampliará en la

plantilla de cómo llenar el campo Dimensiones cuando se realice la actualización

de la Norma de Descripción para documentos especiales del Archivo

Nacional.---------

34

Por otra parte, se indica que el Cuadernillo de Descripción fue revisado por la

Comisión de Descripción y que es responsabilidad de Comité Editorial su

aprobación y

aprobación.-----------------------------------------------------------------------------

En cuanto a la meta de elaborar un Compendio con los criterios para el

tratamiento archivístico (clasificación, ordenación, descripción) de documentos en

soporte electrónico, la señora Directora dice que no tiene sentido continuarlo,

debido a que está contemplado en la Política Nacional sobre Gestión y

Conservación de Documentos

Electrónicos.---------------------------------------------------------------------------

La señora Chacón Arias, les hace mención que deben cumplir y responder lo

acordado en el acuerdo 1.1 sobre asistencia a las reuniones de esta Comisión de

Descripción (relacionado con el oficio DGAN-CD-030-2017).------------------------------

La señora Virginia Chacón Arias, les indica a los miembros de la Comisión de

Descripción que queda en la espera del Acta 9-2017 y el Acta 01-2018,

reiterándoles que deben ser responsables en sus cargos en la Comisión de

Descripción y que tanto las Actas como los Acuerdos tomados, deben ser

informados a los miembros de la Comisión y la Dirección

General.-----------------------------------------------------------

Se levanta la sesión a las 12:15 p.m.--------------------------------------------------------

Javier Gómez Jiménez

Presidente

Denise Calvo López

Secretaria

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL · Web viewActa de la sesión ordinaria celebrada por la...

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