Metodología participativa para la actualización del Plan ...
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10 de noviembre de 2015 IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 DE NOVIEMBRE 2015 EQUIPO DIRECTOR
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10 de noviembre
de 2015
IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración
10 DE NOVIEMBRE 2015
EQUIPO DIRECTOR
IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 de noviembre de 2015
1
CONTENIDO
PRIMERA PARTE ...................................................................................................................................... 2
Esquema del proceso de elaboración ............................................................................................................... 2
Calendario Elaboración Plan Estratégico De La Universidad Pública De Navarra 2016-2019 ........................... 3
FASE 0: PREPARACIÓN DE FASE I ................................................................................................................. 4
1. El comité director del Plan ................................................................................................................... 4
2. Comité ejecutivo .................................................................................................................................. 4
3. Comisión Mixta Comité Ejecutivo-Consejo social ................................................................................. 4
4. Otros órganos implicados .................................................................................................................... 4
Fase I ............................................................................................................................................................... 6
1. Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social ........................................................... 6
2. Propuesta de bases estratégicas por el Equipo Director ....................................................................... 6
3. Consulta Consejo Social ....................................................................................................................... 7
4. Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas ..................................... 7
5. Consulta bases estratégicas ................................................................................................................. 7
6. Reelaboración y Aprobación bases estratégicas ................................................................................... 8
Fase II .............................................................................................................................................................. 9
1. Propuesta de objetivos operativos y acciones ...................................................................................... 9
2. Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones E INDICADORES) .......................................... 10
3. Elaboración propuesta Plan Estratégico 2016-2019 ........................................................................... 10
Fase III ............................................................................................................................................................ 11
1. Exposición y participación pública del Plan ......................................................................................... 11
2. Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico ................................ 11
3. Aprobación Consejo de Gobierno y Aprobación Consejo de SOCIAL Plan Estratégico 2016-2019 ....... 11
4. Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de
Educación ................................................................................................................................................... 11
SEGUNDA PARTE. Consideraciones Adicionales ...................................................................................... 12
Antecedentes ............................................................................................................................................ 12
Filosofía de elaboración .............................................................................................................................. 13
Comunicación del plan ............................................................................................................................... 13
Financiación .............................................................................................................................................. 14
IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 de noviembre de 2015
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PRIMERA PARTE
ESQUEMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN
El proceso de elaboración previsto tiene el siguiente esquema:
Fase I:
Reelaboración de la Misión, Visión y Valores
Diagnóstico de la situación (DAFO) y objetivos estratégicos
Definición de los ejes estratégicos
Fase II:
Objetivos operativos para cada eje
Factores clave de éxito
Programa de acciones
Indicadores
Fase III: Participación de la Comunidad Universitaria
Plataforma web, recogida online de sugerencias
Aprobación del Plan Estratégico
Fase IV:
- Despliegue Plan General
- Despliegue Centros y Departamentos
IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 de noviembre de 2015
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CALENDARIO ELABORACIÓN PLAN ESTRATÉGICO DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA 2016-2019
2016
NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO
2-6
9-13
16-20
23-27
30-4
7-11
14-18
21-24
28-31
4-8
11-15
18-22
25-29
1-5
8-12
15-19
22-26
29-4
7-11
14-18
21-25
28-1
FASE I
Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social
Elaboración propuesta bases estratégicas. Equipo Director
Consulta Consejo Social
Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas
Consulta bases estratégicas (Centros y Departamentos, Servicios, Consejo de Estudiantes, Comisión de Internacionalización, Comisión de Investigación, Comité Expertos Externos)
Aprobación bases estratégicas. Equipo Director
FASE II
Propuesta de objetivos operativos y acciones. Equipo Director
Reflexión conjunta Comisión Mixta Equipo Ejecutivo-Consejo Social
Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones e indicadores)
Elaboración propuesta Plan Estratégico 2016-2019
Aprobación versión preliminar Plan Estratégico 2016-2019
FASE III
Exposición y participación pública del Plan
Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico. Equipo Director
Aprobación Consejo de Gobierno Plan Estratégico 2016-2019
Aprobación Consejo Social Plan Estratégico 2016-2019
Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de Educación
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FASE 0: PREPARACIÓN DE FASE I
Para el desarrollo del Plan Estratégico se han creado tres equipos de trabajo
específicos: el Comité Director, el Comité Ejecutivo y la Comisión Mixta para
el Plan Estratégico.
1. EL COMITÉ DIRECTOR DEL PLAN
El comité director está presidido por el Rector y lo forman el Rector, los
Vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente de la Universidad.
2. COMITÉ EJECUTIVO
El Comité Ejecutivo tiene como misión apoyar al Comité Director durante el
proceso de elaboración del Plan Estratégico. Se propone un Comité Ejecutivo
para el IV Plan Estratégico formado por:
- Vicerrector de Economía, Planificación y Profesorado
- Gerente
- Vicegerente de Asuntos Económicos y Programación
- Directora de Área de Planificación Estratégica
3. COMISIÓN MIXTA COMITÉ EJECUTIVO-CONSEJO SOCIAL
La Comisión Mixta Comité Ejecutivo-Consejo Social actúa como
comisión de enlace del Comité Director con el Consejo Social y tiene como
función articular y coordinar la necesaria participación del Consejo Social en
la elaboración del Proyecto del Plan Estratégico. La Comisión Mixta está
formada por:
- Presidente del Consejo Social
- Secretario del Consejo Social
- Presidente de la Comisión Económico-Financiera del Consejo Social
- Vicerrector de Economía, Planificación y Profesorado
- Gerente
- Vicegerente de Asuntos Económicos y Programación
- Directora de Área de Planificación Estratégica
4. OTROS ÓRGANOS IMPLICADOS
El Plan Estratégico tiene como objetivo fijar las prioridades en las actuaciones
de la UPNA para los próximos años por lo que no puede elaborarse al margen
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de la Comunidad Universitaria. En todas las fases de elaboración del Plan es
necesaria la participación de esta comunidad, aunque la forma de articular
esta participación es distinta en cada una de estas fases. En especial, y de
manera no excluyente, es necesaria la participación de:
Centros y EDONA
Departamentos
Servicios
Comisión de Investigación y Comisión de Internacionalización
Consejo de estudiantes
Expertos Externos
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FASE I
NOVIEMBRE DICIEMBRE
2-6 9-13
16-20
23-27 30-4
FASE I
Reflexión conjunta equipo del Plan Estratégico-Consejo Social
Elaboración propuesta bases estratégicas. Equipo Director
Consulta Consejo Social
Presentación de Metodología para el Plan y Propuesta de Bases Estratégicas
Consulta bases estratégicas (Centros y Departamentos, Servicios, Consejo de Estudiantes, Comisión de Internacionalización, Comisión de Investigación, Comité Expertos Externos)
Reelaboración y Aprobación bases estratégicas. Equipo Director
La Fase I sienta las bases estratégicas de todo el Plan. Está liderada por el
Comité Director del Plan con la participación del Comité Ejecutivo y el Consejo
Social.
1. REFLEXIÓN CONJUNTA EQUIPO DEL PLAN ESTRATÉGICO-CONSEJO SOCIAL
Responsable: Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo del Plan Estratégico se reúne con el Presidente y el
Secretario del Consejo Social para informar sobre la metodología propuesta
para IV Plan Estratégico y debatir el plan de trabajo.
2. PROPUESTA DE BASES ESTRATÉGICAS POR EL EQUIPO DIRECTOR
Responsable: Comité Director
El Comité Director reflexionará sobre el planteamiento de la misión, visión y
valores del futuro Plan Estratégico, así como sobre el diagnóstico de la
situación (análisis DAFO), los objetivos y los ejes estratégicos que
vertebrarán el Plan y, con la elaboración del Comité Ejecutivo, propone una
primera declaración de Bases Estratégicas para el Plan.
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3. CONSULTA CONSEJO SOCIAL
Responsable: Comisión Mixta
La comisión mixta analiza en conjunto el documento elaborado por el Comité
Ejecutivo, coordina la consulta de la metodología con el Consejo Social y
prepara la primera Propuesta de Bases Estratégicas para compartir con los
agentes de la Comunidad Universitaria.
4. PRESENTACIÓN DE METODOLOGÍA PARA EL PLAN Y PROPUESTA DE BASES
ESTRATÉGICAS
Responsable: Comité Director
Como paso previo a la consulta de bases estratégicas con los grupos de interés
se celebrará una reunión informativa con los miembros de estos grupos en los
que se describe la metodología de desarrollo del plan y la forma de articulación
de esta participación.
5. CONSULTA BASES ESTRATÉGICAS
Responsable: Comité Director
Los grupos de interés para la consulta en la Fase I serán:
Centros Departamentos y EDONA
Servicios
Consejo de estudiantes
Comisión de Internacionalización
Comisión de Investigación
Panel de expertos externos
Para articular su participación, se habilitará un espacio en MiAulario en el que,
en una primera etapa se pondrá a disposición de estos grupos de interés la
propuesta de Bases Estratégicas y un formulario de evaluación de esta
propuesta.
A continuación, miembros del Comité Director junto con el Comité Ejecutivo y
la Comisión Mixta en su caso, se reunirán con cada uno de estos grupos de
interés en una sesión presencial para debatir los resultados de su evaluación.
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6. REELABORACIÓN Y APROBACIÓN BASES ESTRATÉGICAS
Responsable: Comité Director
El Comité Ejecutivo reelaborará la Propuesta de Bases Estratégicas como
consecuencia de las reuniones mantenidas con los distintos agentes y el
Comité Director aprueba la Propuesta de Bases Estratégicas dando cierre a la
Fase I. Esta propuesta contiene la declaración de Misión, la Visión, los valores
de la organización, el análisis DAFO, los objetivos estratégicos y la definición
de los ejes sobre los que pivotará la Fase II.
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FASE II
2015 2016
DICIEMBRE ENERO FEBRERO
7-11 14-18
21-24
28-31 4-8
11-15
18-22
25-29 1-5 8-12
15-19
22-26
FASE II
Propuesta de objetivos operativos y acciones. Equipo Director
Reflexión conjunta Comisión Mixta Equipo Ejecutivo-Consejo Social
Comisiones de trabajo (objetivos operativos, acciones e indicadores)
Elaboración propuesta Plan Estratégico 2016-2019
Aprobación versión preliminar Plan Estratégico 2016-2019
En esta segunda fase del proceso es necesario formar comisiones de trabajo
para cada eje. En esta fase, se dota de contenido cada uno de los ejes
estratégicos, estableciendo para cada uno de ellos los objetivos operativos,
las acciones a desarrollar y los indicadores que permitirán medir el grado de
cumplimiento de estos objetivos.
El objetivo principal en el desarrollo de esta etapa es que el Plan Estratégico
pueda cumplir con su papel de hoja de ruta de la acción universitaria en los
últimos años. Para ello, es necesario que el número de acciones sea reducido
y limitado a aquellas necesarias para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos, así como establecer indicadores que sean medibles,
comprensibles y alineados con los objetivos.
1. PROPUESTA DE OBJETIVOS OPERATIVOS Y ACCIONES
Responsable: Comité Director
El Comité Director decide la asignación de responsables para cada uno de los
ejes seleccionados y estos responsables elaboran la primera propuesta de
objetivos operativos y acciones. El Comité Ejecutivo redactará una primera
propuesta de Plan de Acción en base a las aportaciones de Comité Director.
Así mismo, propondrá un conjunto de indicadores para medir el desempeño
de las acciones.
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2. CONSULTA CONSEJO SOCIAL
Responsable: Comisión Mixta
La comisión mixta analiza en conjunto el documento la propuesta del equipo
director y primera la primera Propuesta de Plan de Acción para compartir con
los agentes de la Comunidad Universitaria.
3. COMISIONES DE TRABAJO (OBJETIVOS OPERATIVOS, ACCIONES E
INDICADORES)
Responsable: Comité Director
El Comité Director establece la composición de las comisiones de trabajo para
el análisis del diagnóstico, objetivos operativos y acciones. Los miembros del
panel de expertos pueden incorporarse a distintas comisiones de trabajo
según su perfil. Cada una de estas comisiones será liderada por un miembro
del Comité Director y podrá contar con la presencia de los miembros del
Comité Ejecutivo y la Comisión Mixta que este considere necesarios.
Se plantea una metodología de trabajo similar a la de la Fase I, por la que en
una primera fase se comparte la documentación con los miembros de las
comisiones, de manera que estos las evalúen de forma individual y
posteriormente en estas comisiones de trabajo se analizará en grupo y
presencialmente la propuesta del Comité Director.
4. ELABORACIÓN PROPUESTA PLAN ESTRATÉGICO 2016-2019
Responsable: Comité Director
El Comité Director con el apoyo del Comité Ejecutivo elabora la propuesta de
Plan de Acción en base a los resultados de las distintas comisiones. Así mismo,
se elabora la propuesta de Cuadro de Mando general para el Plan Estratégico.
IV Plan Estratégico. Metodología y Calendario de Elaboración 10 de noviembre de 2015
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FASE III
2016
Febrero Marzo
15-19
22-26
29-4
7-11
14-18
21-25
28-1
FASE III
Exposición y participación pública del Plan
Informe resultados del proceso de participación y versión final Plan Estratégico. Equipo Director
Aprobación Consejo de Gobierno Plan Estratégico 2016-2019
Aprobación Consejo Social Plan Estratégico 2016-2019
Presentación del IV Plan Estratégico Comisión de Educación del Parlamento y Consejería de Educación
La Fase III amplía la participación pública en el Plan a toda la Comunidad
Universitaria y al conjunto de la sociedad navarra.
1. EXPOSICIÓN Y PARTICIPACIÓN PÚBLICA DEL PLAN
Responsable: Comité Ejecutivo
Durante tres semanas, se habilitará una plataforma telemática en la que la
propuesta Plan Estratégico pueda consultarse y en la que se puedan recibir
sugerencias. Esta plataforma estará abierta tanto a los miembros de la
Comunidad Universitaria como a la sociedad en general
2. INFORME RESULTADOS DEL PROCESO DE PARTICIPACIÓN Y VERSIÓN FINAL
PLAN ESTRATÉGICO
Responsable: Comité Director
El Comité Director, con el apoyo del Comité Ejecutivo presentará un informe
del resultado de este proceso, así como la propuesta final del IV Plan
Estratégico.
3. APROBACIÓN CONSEJO DE GOBIERNO Y APROBACIÓN CONSEJO DE SOCIAL
PLAN ESTRATÉGICO 2016-2019
4. PRESENTACIÓN DEL IV PLAN ESTRATÉGICO COMISIÓN DE EDUCACIÓN DEL
PARLAMENTO Y CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN
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SEGUNDA PARTE. CONSIDERACIONES ADICIONALES
ANTECEDENTES
El proceso de planificación estratégica tiene, en este momento, un
amplio recorrido en la Universidad Pública de Navarra. El primer Plan
Estratégico se realizó para el periodo 2001-2004, el segundo tuvo una
vigencia entre 2005 y 2009 y, en el año 2014, se completó el periodo de
vigencia del III Plan Estratégico de la Universidad Pública de Navarra,
prorrogado durante en año 2015.
El primer semestre del año 2015 ha sido el momento de hacer una
valoración tanto del proceso de planificación y despliegue de este III
Plan Estratégico, como de los resultados obtenidos. Esta valoración permite
valorar positivamente el impacto que tiene la planificación estratégica en los
sistemas de información implantados en la universidad, así como en la
rendición de cuentas de la Universidad al conjunto de la sociedad. Así
mismo, se han detectado áreas de mejora, como el necesario papel del Plan
Estratégico como hoja de ruta de las acciones futuras, reflejo del liderazgo
e instrumento de gobernanza universitaria.
Este año 2015 se producen, además, otros acontecimientos que
aconsejan plantear un nuevo Plan para establecer las metas y las líneas
prioritarias de actuación en el medio plazo.
En primer lugar, la actividad universitaria en los últimos años se ha visto
fuertemente lastrada por un contexto de crisis económica y graves
restricciones presupuestarias. Esta situación ha impuesto serias restricciones
en el despliegue del Plan 2011-2014. La situación actual permite ser
moderadamente optimistas con respecto al escenario en los próximos años.
Por otra parte, la elección de un nuevo Rector en Junio de 2015 aconseja
incorporar a este proceso de reflexión estratégica el proyecto para la UPNA
del nuevo Equipo Rectoral. Este proceso electoral ha sido además, una gran
oportunidad para el debate en la comunidad universitaria que ha
generado también información muy valiosa para las futuras líneas de
actuación.
En este contexto, creemos necesario comenzar el proceso de
elaboración del IV Plan Estratégico de la Universidad Pública de Navarra. Este
documento es un primer esbozo de las actuaciones necesarias para completar
con éxito este trabajo.
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FILOSOFÍA DE ELABORACIÓN
El proceso de elaboración de los Planes Estratégicos anteriores se ha
realizado tradicionalmente de manera que se asegurara la mayor participación
posible de todos los colectivos interesados en el Plan. Este es un requisito
clave en el comienzo de las labores de planificación ya que aumenta la
implicación y motivación de todos los grupos de interés, que son la clave para
su resultado final.
Sin embargo, dada además la experiencia acumulada durante la
elaboración de los planes anteriores, creemos necesario introducir un nuevo
modelo de elaboración del plan estratégico: más simple, rápido y ágil y no
menos participativo. La valoración del III Plan Estratégico ha detectado
limitaciones en algunas de las funciones claves del plan, como su papel en la
medición del cumplimiento de objetivos o como instrumento de mejora, en
parte relacionadas por la poca agilidad para introducir modificaciones o el
tiempo necesario para incorporar los datos al sistema. Este nuevo esquema
debe contribuir a paliar estas limitaciones. Esta forma de trabajo debe
mantenerse también durante la implantación y el seguimiento del IV Plan
Estratégico.
El modelo propuesto debe poner el foco en las personas. Los planes
estratégicos anteriores han permitido un salto cualitativo y cuantitativo en la
calidad de la oferta de la UPNA a la sociedad, tanto en formación como en
investigación, así como en extensión aunque este último eje se ha visto más
afectado por la situación económica. Sin embargo, aún es necesario avanzar
en la visualización, tanto interna como externa, de estos avances y los
aspectos de comunicación se perciben por la comunidad universitaria como
una carencia importante. El compromiso de este plan estratégico con las
personas que forman la comunidad universitaria debe servir como eje
vertebrador de mejora en la comunicación y, por tanto, de aumento en la
visibilización de la actividad universitaria en la sociedad en general.
COMUNICACIÓN DEL PLAN
Tal como se ha planteado la filosofía de elaboración del plan, las plataformas
de trabajo en línea pueden aportar en este caso tanto visibilidad y
transparencia en el proceso, lo que redundará en el compromiso de la
comunidad con el plan, como agilidad en la transmisión de información. Es
necesario abrir un espacio específico en el apartado de la web referido al Plan
Estratégico (http://www.unavarra.es/planestrategico) con una finalidad por
un lado informativa a sociedad del inicio del proceso y, por otro lado, con un
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área de acceso restringido para los miembros del comité director, comité
ejecutivo y comisión mixta basada en MiAulario.
Así mismo, como reflejo del liderazgo del Equipo Director en este proyecto se
propone al Jefe de Gabinete de Rectorado como encargado de la
comunicación del Plan.
FINANCIACIÓN
Otro aspecto importante en este proceso es la financiación. El análisis de los
resultados del despligue del III Plan Estratégico a los Centros y
Departamentos muestra, por ejemplo, una implicación y satisfacción mayor
del despliegue en el caso de los Centros (con un porcentaje de financiación
asociado a objetivos del Plan del 52%) que en los Departamentos (con un
porcentaje del 2%). El papel del Plan Estratégico como hoja de ruta para los
próximos años pasa necesariamente por tener financiación específica asociada
a los objetivos estratégicos del plan.
