IV CONGRESO IBEROAMERICANO DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

Bogotá, D.C. – ColombiaPontificia Universidad Javeriana

Archivo Histórico Javeriano Juan Manuel Pacheco, S.J.

Septiembre-Octubre, 2008

PROTECCIÓN DEL PATRIMONIOCULTURAL DE LAS UNIVERSIDADES,

DOCUMENTADO A TRAVÉS DE SUS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

RED IBEROAMERICANA DE ARCHIVOS DE LAS INSTITUCIONES DE

EDUCACIÓN SUPERIOR

Gustavo Villanueva Bazán

Universidad Nacional Autónoma de México

Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior

La universidad

Desde sus inicios la universidad se concibe como espacio de encuentro, como relación libre de enseñanza aprendizaje; su fuerza radica más que en el poder político, en el saber y en el hacer. Es una comunidad libre, de intereses comunes y con propósitos similares en tanto se busca el saber como parte de un compromiso con la sociedad.

La universidad

La universidad a lo largo de su historia, ha ido definiendo sus características fundamentales y asimismo, sus objetivos y por lo tanto sus tareas esenciales y sus formas de hacer. Ha enfrentado durante su desarrollo, la tensión entre la idea que la concibe solamente como institución que coadyuva con la sociedad en la formación de profesionales y aquella que la concibe como una impulsora crítica del conocimiento y de las ciencias y sus aplicaciones.

La universidad y su identidad

El conocimiento es la materia prima de la universidad y las actitudes que se asumen ante el mismo, son la enseñanza, la investigación y la extensión de los bienes que provoca ese conocimiento y que se traducen en la formación de una cultura, sentido y misión de la universidad.

Las universidades y lo colectivo

La universidad nace como algo colectivo, como una forma de agrupación de individuos, de voluntades, de esfuerzos en aras de objetivos también comunes. En materia de archivos, las universidades y las instituciones de educación superior (IES) no pueden ni deben ser ajenas a esa expresión natural de colectividad.

Es así que existe una experiencia y un conocimiento que se refleja en las diversas manifestaciones institucionales y que traen consigo una tradición y miran, por supuesto, hacia un futuro. Nuevamente, no se puede negar esa característica cuando se habla de los archivos de esas instituciones.

Es esa experiencia y ese añejo conocimiento, en conjunción con la expresión más reciente de los quehaceres archivísticos, una fusión de horizontes, que requiere entre otras cosas nuestra profesión para alcanzar los grados de madurez y desarrollo académico suficientes en beneficio de las instituciones, de la sociedad y de nosotros mismos lo cual en sí, implica una noción de identidad.

La identidad a partir de los archivos

La formulación de identidad tiene que ver necesariamente con el refuerzo de los lazos entre profesionales. Ese constante compartir, discutir, analizar, trabajar en conjunto, deberá hacerse más continuo y más intenso en el entendido de que la experiencia común enriquece las experiencias personales. Las agrupaciones de archivistas, las asociaciones, las redes, los colegios, se deberán de incrementar y orientarse a la búsqueda de planteamientos y de soluciones comunes que permitan ampliar los horizontes también comunes.

Las organizaciones de archivistas

La formación de redes, grupos, organizaciones, agrupaciones, colegios, seminarios, asociaciones, sociedades, deberá buscar afinidad entre sus miembros, objetivos claros y líneas de acción bien definidas y encaminadas a actividades concretas y específicas que contribuyan a una mayor obtención de beneficios con menores esfuerzos y al alcance de mejores logros con reducidos recursos, mediante el aprovechamiento de las experiencias de otros en aras del bienestar colectivo.

Si como archivistas nos pensamos parte de una colectividad que puede establecer mecanismos de actuación colectiva en beneficio de la profesión, de los archivos y de la información que guardan los documentos; esto implica en sí un beneficio, tanto a nivel individual para lograr una mejor posición dentro de la sociedad, como a nivel general ya que esto puede ser un factor determinante en la implantación de una cultura archivística.

Las agrupaciones de archivistas

De esta manera, consideramos necesaria la creación de agrupaciones de archivistas con ciertas afinidades que podrían ser el trabajo en grupos documentales con características similares, instituciones con similares objetivos o estructuras y funcionamiento, o ciertos intereses comunes de conocimiento y temas específicos dentro de la archivística.

Funciones y actividades en común

Las universidades e instituciones de educación superior desarrollan funciones y actividades comunes para cumplir los objetivos que les ha encomendado la sociedad:

Gestión de la docencia, la cultura, la investigación

Gestión de su personal y de los alumnos Extensión de la cultura Organización de recursos y de gobierno

Las instituciones de educación superior

Problemática archivística en común

Falta de cultura archivística y grave desconocimiento de principios y prácticas con escasa normatividad en la materia

Falta de recursos humanos con perfiles mínimos para la organización de archivos

Falta de recursos financieros y materiales para la organización de archivos

Carencia de programas de capacitación y formación profesional en el trabajo archivístico

Inexistencia de políticas adecuadas de gestión documental

Falta de uniformidad en la concepción de archivo

Falta de claridad y confusión en cuanto al rol de las diversas instituciones en materia de archivos.

De esta situación en común se desprende la

Trascendencia de establecer criterios, políticas y métodos uniformes para los archivos de las universidades de Iberoamérica

Trascendencia de crear una estructura normativa y operativa que permita resguardar el patrimonio documental de nuestras instituciones y normalizar el trabajo archivístico (manuales de procesamiento técnico de los documentos, calendarios de vigencia, manuales de valoración, selección y depuración, etc.)

Urgencia de promover lacapacitación del personalresponsable de las tareasarchivísticas

Importancia de promover condiciones adecuadas de espacio, equipo, mobiliario, a los archivos de cada

dependencia.

Situación actual de los archivos en Iberoamérica

Sin embargo, considero que vivimos un momento inmejorable para dar al quehacer y pensamiento archivísticos un reconocimiento social basado en la adopción de los criterios y políticas necesarios y, por consiguiente, plantear a la sociedad la importancia de los archivos como sustento de la administración y como parte de la memoria colectiva de las sociedades.

Por esta y por más razones es que nos permitimos aprovechar este foro para proponer la creación de

Propuesta

Red Iberoamericana de Archivos de Instituciones de Educación Superior

Las universidades tienen ante la sociedad, la ineludible responsabilidad de contribuir a la salvaguarda del patrimonio histórico y aportar los elementos suficientes para dar a los archivos y al quehacer archivístico un sentido verdaderamente científico, enfocado a la dotación de la organicidad como un elemento sustancial, definitorio, a sus fondos.Una necesidad urgente será resolver la problemática de la falta de un esquema común de entendimiento, de sensibilidad hacia los archivos y sus documentos y avanzar hacia un concepto claro y específico de archivo que los defina como elementos centrales de la identidad institucional, integrados con documentación acumulada por las distintas dependencias académicas y administrativas y que muestran la estructura, funciones, organicidad y trayectoria de la institución es decir, que se entiendan como un conjunto orgánico.

Justificación

La Cooperación incide en una mejor posición ante la sociedad

Permite la obtención de mayores y mejores beneficios a través de la confluencia de ideas, actitudes y experiencias

Fortalece la identidad como elemento fundamental en el desarrollo de nuestra profesión. No debemos pensarnos ni sentirnos como entes aislados, sumergidos en la individualidad

Objetivos y características

Los objetivos deberán estar determinados por intereses

profesionales y académicos.

La Red deberá buscar ante todo, ser instrumento de capacitación y

profesionalización.

Deberá establecer formas de estructuración y de organización

acordes con los objetivos que se señale.

Deberá ser lo suficientemente dinámica.

Las actividades deberán programarse de tal manera que se llegue a

resultados parciales que permitan el logro gradual de los objetivos.

Además, estas actividades deberán distribuirse entre los miembros y

buscar la integración mediante trabajos colectivos.

Las sesiones de los grupos de archivistas deberán ser programadas

y obedecer a un calendario conocido por todos los integrantes de la

organización.

Objetivo

Todo esto nos hace pensar en las ventajas de unir esfuerzos, de buscar consensos, de aprovechar las energías de todos en beneficio de todos a través de una mejor distribución de las mismas. De sacar los mejores provechos de un esfuerzo colectivo en aras de un objetivo común que bien podría ser la protección y la conservación del patrimonio documental de nuestras respectivas instituciones así como su tratamiento adecuado en pro del desarrollo de una cultura archivística a nivel iberoamericano.

Antecedentes

Fecha Evento Organizadores Tema Sede

1999, febrero

Encuentro Iberoamericano de Archivos Universitarios

Archivo Histórico de la UNAM, la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas y la Sección de Universidades del Consejo Internacional de Archivos

Tradición, Presente y Futuro de los archivos universitarios

Palacio de la Escuela de Medicina en la Ciudad de México

2000, julio Primer Congreso Iberoamericano sobre Archivos Universitarios

Universidad de la Frontera y la Asociación de Archiveros de Universidades Chilenas

Universidad de la Frontera en la ciudad de Temuco, Chile

2002, septiembre

II Encuentro de Archivos Universitarios

Pontificia Universidad Católica del Perú, la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas y la Sección de Universidades del Consejo Internacional de Archivos

Excelencia e innovación de los archivos universitarios de Iberoamérica

Pontificia Universidad Católica del Perú el la ciudad de Lima

2004, octubre

II Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios

La Universidad del Pacífico, la Comisión de los Archivos Universitarios, la Asociación de Archiveros de Perú y el AGN de Perú

Los Archivos en la Era de la Información

La Universidad de Pacífico en la ciudad de Lima

2006, octubre

III Congreso Iberoamericano de Archivos Universitarios, III Encuentro Iberoamericano de Archivos Universitarios

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, la UDUAL, la RENAIES, El CESU de la UNAM y la ANUIES

Las Universidades y la cooperación archivística

Benemérita Universidad Autónoma de Puebla, en la ciudad de Puebla, México

Características de la agrupación archivística (1)

El objetivo de la agrupación es coadyuvar en la conservación, organización y difusión del patrimonio documental a partir de la conformación y desarrollo de una cultura archivística

Las actividades de la agrupación incluirán a todos los miembros de las instituciones educativas involucrados en tareas archivísticas, a través de proyectos y programas específicos

Características de la agrupación archivística (2)

La agrupación tendrá como misión apoyar las tareas que se realicen en ese sentido mediante la capacitación, la asesoría especializada y el dictamen colectivo

Se crearán, para dar operatividad al proyecto, equipos de trabajo que en su caso, se encargarán de brindar apoyo directo a las instituciones

Actividades inmediatas

Formación de una Comisión coordinadora que se encargue de dar sentido a la Red a partir de objetivos comunes, un programa de trabajo y los elementos mínimos de organización y regulación.

Actividades de la agrupación

Algunas de las acciones que deberán realizarse por parte de la agrupación son:

Creación de un marco normativo que permita regular de mejor manera el trabajo archivístico

Normalización y homogeneización de las técnicas, procedimientos, conceptos y términos utilizados en las tareas propias de la archivística como la identificación, la valoración, la organización y la descripción

Asesoría y capacitación al personal de los archivos pertenecientes a la agrupación

Actividades de la agrupación

Creación de los espacios necesarios para el desarrollo del diálogo y la reflexión conjunta acerca de la tarea archivística y disciplinas afines y auxiliares

Establecimiento de los mecanismos necesarios para difundir la riqueza de los acervos y las tareas que se desarrollen en pro de la cultura archivística en Iberoamérica

Estas actividades podrían realizarse a partir de grupos de trabajo encargados de acciones determinadas

Alcances de la Agrupación

Creación de un Seminario sobre Archivos Universitarios utilizando las nuevas tecnologías

Proyección de la Red de Archivos mediante variadas formas de difusión tales como publicaciones conjuntas, cursos, asesorías y una página en internet que difunda textos y avances de la organización,

Constitución de un Comité Consultor de Archivos de las Instituciones de Educación Superior en Iberoamérica

Finalmente, la formación de grupos profesionales de archivistas afines,

identificados con ciertos aspectos de la profesión, es también algo que

debemos cultivar como una forma de buscar la propia identidad y reflejarla

colectivamente a partir de intereses comunes y mediante la reunión de

voluntades y de experiencias para lograr mejores beneficios, aprovechando la

experiencia y el razonamiento colectivos.

Solamente con la conjunción de estos elementos y de otros más que por

razones de tiempo no se tratan en este trabajo, será posible lograr una

verdadera profesionalización, entendida como la posibilidad de dar a la

ciencia archivística un carácter definido, una identidad propia y una

importancia que derive en la necesidad evidenciada por parte de la sociedad,

de rescatar, conservar, organizar, describir y difundir esa memoria colectiva de

las sociedades, que a manera de documentos se produce día con día y

asimismo, cotidianamente, se transforma y adquiere valores distintos en el

tiempo y el espacio.

Muchas gracias

Pontificia Universidad Javeriana

Bogotá, Colombia

1 de octubre de 2008

bazan@servidor.unam.mx