IT.[PC 01.23]-03 Tramitación de Facturas Electrónicas · justificantes asociados a nuestra unidad...

IT.[PC 01.23]-03 TRAMITACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

SCPR de la UJA Página 1 de 18 Edición 00


La Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, impulsa el uso de la factura electrónica y crea el registro contable, lo que permitirá agilizar los procedimientos de pago al proveedor y dar certeza de las facturas pendientes de pago existentes.

En cumplimiento de esta Ley, la Universidad de Jaén viene exigiendo la presentación de facturas a través del Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado (FACe) cuando su importe supera los 5.000,00 €, dejando a voluntad de los proveedores la forma de presentación de aquellas facturas que no superen dicho importe.

Después de dos años de transición en estas circunstancias, en los que se ha constatado el adecuado funcionamiento del sistema y la instalación de la versión 10 de Universitas XXI-E, la Universidad de Jaén ha considerado que ha llegado el momento de extender -lo más posible- la facturación electrónica a todas las facturas que reciba, independientemente de su importe, para de este modo poder cumplir las obligaciones de información exigidas por la Agencia Tributaria y la Junta de Andalucía, obligaciones que sin el uso de la factura electrónica es técnicamente imposible que podamos cumplir.

Para poner en marcha el nuevo procedimiento, se ha modificado la hoja de pedido, en la cual, aparecen por defecto los campos de “Oficina Contable” y “Órgano Gestor”, ya que ambos son fijos para toda la Universidad. El único cambio a tener en cuenta al hacer el pedido, es que se debe rellenar el campo correspondiente a “Unidad Tramitadora” que es el que el proveedor tendrá que indicar en el momento de la presentación de la factura en FACe, que está asociado al grupo de usuario de Sorolla, para que cada unidad administrativa reciba sus facturas y solo las suyas. Así mismo, en la modificación de la hoja de pedido se han introducido unas breves instrucciones para el proveedor.

Una vez que el proveedor ha presentado la factura en FACe, Universitas XXI-E hace la importación automática y genera un justificante de gasto asociado a dicha factura. A continuación se inicia el procedimiento para la tramitación y pago de la factura. Para ello, accedemos al sistema y nos aparece la siguiente pantalla, en la que seleccionaremos el módulo “Económico”:



Cuando entramos en Económico nos da acceso a los distintos módulos de expedientes, justificantes del gasto, documentos, avance, etc. Seleccionaremos “Justificantes del Gasto”, tal y como se representa en la figura siguiente:



Cuando accedemos a justificantes del gasto nos aparece el menú general en el que seleccionamos la opción “Consultas” y luego seleccionamos “Paramétrica con Selección de Campos Extendida”



A continuación se nos abre la pantalla de consulta de justificante de gasto, que para hacer la consulta de las facturas electrónicas de nuestra unidad administrativa, la dejaremos con los valores que aparecen por defecto, es decir, el ejercicio, el grupo de usuario, pero eliminaremos el usuario puesto que si en el grupo de usuario hay varios podemos tener problemas para visualizar los justificantes de gasto, y, a continuación, desplegaremos el campo “Estado de Justific”

Nos da varias opciones: si seleccionamos la opción “Registrados” veremos los justificantes que se han presentado en FACe y a los que no se les ha hecho ninguna modificación. “Conformados” nos mostrará aquellos a los que le hayamos indicado fecha de conformidad, “Imputados” son aquellos a los que, desde el Servicio de Contabilidad y presupuestos, se les ha incluido la imputación presupuestaria y que por tanto, no se pueden modificar.

En principio la opción para empezar la tramitación de un justificante de gasto es “Registrados” y se acepta para que Sorolla realice la búsqueda de los



justificantes asociados a nuestra unidad tramitadora y a los que todavía no se les ha dado el visto bueno, tal y como se indica en la figura siguiente:

A continuación, nos aparecerá en pantalla un listado con todos los justificantes de gasto que cumplan los requisitos que les hemos indicado, tal y como figura a continuación:



Seleccionamos el justificante de gasto con el que queremos trabajar mediante un doble click sobre él, y a continuación se nos abre, dándonos la posibilidad de modificarlo. Podría ocurrir que por error al indicar la Unidad Tramitadora, alguno de los justificantes no nos corresponda, en cuyo caso, lo pondremos en conocimiento del Área Económica para su remisión a la unidad adecuada. Para consultar y verificar la factura, la abriremos desde el módulo “Documentación” tal y como se indica en las instrucciones para ello recogidas más abajo. Por defecto en el campo de “Descripción” nos aparece el texto “Factura proveniente del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas”. Esta descripción no será necesario cambiarla porque cuando guardamos el justificante de gasto, una vez asociado al expediente, se vuelca automáticamente la del mismo. No obstante, si podemos modificarla, siendo necesario una vez realizado el cambio volver a guardar el justificante, tal y como se indica más abajo.



El resto de campos (grupo de usuario, fecha de emisión, N.I.F./C.I.F., número de serie y número justificante/factura) no se pueden modificar porque son los que el proveedor ha indicado al subir la factura a FACe, por lo que en esta pestaña no es necesario hacer nada más.

Pasamos a la pestaña “Administrativo”, tal y como se refleja en la siguiente imagen:



Como se puede comprobar, el número de asiento registral, la fecha de entrada en el registro administrativo, la hora de entrada y la fecha de entrada en el registro contable, se vuelcan por defecto y no se pueden modificar. Por tanto, en la recepción de las facturas electrónicas nos evitamos el paso del registro que en el caso de los documentos en papel sí es necesario que hagamos de forma manual. La fecha de inicio del plazo de pago y el plazo legal de pago se vuelcan también de forma automática y recogen lo establecido en la legislación vigente, por lo cual, no podemos actuar sobre ellos.

En esta pestaña, en caso de que la factura sea conforme, teclearemos la fecha de conformidad, la cual, indica que el usuario que está modificando el justificante de gasto le da el visto bueno para el pago. En la imagen siguiente se indica la localización del campo de fecha de conformidad.



En el caso de que por alguna circunstancia no proceda el pago de la factura, lo que indicaremos será la fecha de rechazo. En este caso, se activa el campo motivo de rechazo que es obligatorio si no vamos a pagar el justificante de gasto. En este campo indicaremos, de forma muy resumida, la causa por la que devolvemos la factura al proveedor, y recomendamos que en la pestaña general, en el campo “Descripción”, se indique que se ha rechazado y el motivo, en este caso con más detalle puesto que el campo admite más caracteres. En la imagen siguiente se indica la ubicación de estos campos.



La pestaña “Económico” muestra los importes de la factura, los cuales, se vuelcan automáticamente y corresponden con los que el proveedor ha indicado en FACe. Es una pantalla en la que no podemos modificar nada, puesto que se corresponde con los datos de la factura subida a la plataforma.



Finalmente, en la pestaña “Otros Datos” incluiremos el número de expediente, con lo cual, asociaremos el justificante de gasto al expediente que habíamos confeccionado para hacer el pedido. Después de esta acción, ya no podremos modificar el expediente, por lo que si es necesario ajustar los importes, debemos hacerlo antes de asociarlo al justificante. Para cualquier modificación posterior será necesario realizarla mediante expedientes complementarios para añadir crédito o aplicaciones presupuestarias o expedientes negativos para liberar crédito retenido.

No es necesario teclear para introducir el número de expediente el ejercicio y todos los ceros previos al número, sino que al introducir el número y pulsar tabulador, el sistema los incorpora automáticamente.

En la imagen siguiente se indica la ubicación del campo “Nº Expediente”.



Una vez completado este paso, ya solo queda guardar los cambios que hemos realizado sobre el justificante de gasto. Para ello, desplegaremos el menú “General” y pincharemos sobre la opción “Guardar”. La ubicación del menú se indica en la imagen siguiente:



CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Para consultar o descargar en nuestro PC la factura electrónica en los distintos formatos que ofrece Universitas XXI-E (pdf, world, etc), debemos acceder desde el justificante de gasto, a la pestaña “Documentación”:

Aquí se nos mostrarán todos los documentos anexos al justificante del gasto y más adelante veremos cómo podemos añadir también nosotros archivos en formato pdf.

Hacemos un click en la parte “Selecc.” Del documento que queremos consultar, en este caso la factura que se refleja con un formato de extensión xsig, La ubicación se indica en la imagen siguiente:



Una vez hecha la selección se activa el botón de la izquierda, abajo “Mostrar facturae” y pincharemos sobre él, como se indica en la imagen siguiente:



Seguidamente nos aparecerá la siguiente pantalla en la que tenemos que seleccionar la plantilla de impresión, para lo cual, desplegaremos pulsando en el botón de la derecha. Se despliega y aparecen las dos posibilidades, que es mostrar un resumen de la factura o la factura completa, según se puede ver en la imagen siguiente:

Cuando seleccionamos la opción resumen o completa haciendo un doble click sobre la elegida, se nos activan los distintos formatos de salida y seleccionaremos uno haciendo un click sobre él (se recomienda PDF o RTF), para posteriormente aceptar, con lo que se nos mostrará en pantalla la factura en el formato elegido y a partir de aquí se puede guardar, imprimir, etc.



ADJUNTAR DOCUMENTACIÓN AL JUSTIFICANTE DE GASTO

Universitas XXI-E permite adjuntar documentación en formato pdf al justificante del gasto, con lo cual, para el caso de las facturas electrónicas, no tendremos que enviar ningún documento en papel. Todo aquello que deba acompañar a la factura lo subiremos a Sorolla y se incorporará al justificante de gasto.

Para ello, en la misma pestaña de “Documentación” en la que consultamos las facturas electrónicas, pulsamos sobre el botón añadir, tal y como se muestra en la imagen siguiente:

Entonces se nos abre un cuadro de diálogo para que realicemos la búsqueda de la ubicación del archivo que queremos adjuntar y una vez seleccionado se incorporará al justificante de gasto. Por esta vía aportaremos las fichas de inventario o cualquier otro documento que deba acompañar a la factura.



HISTÓRICO DE CAMBIOS:

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00 02‐05‐2017 Edición 00 de la IT.[PC 01.23]‐03

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