1. REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE GASTOS5 2. SELECCIÓN Y ... · Esto puede ser interesante en el...

REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE GASTOS E INGRESOS

1. REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE GASTOS ................................................................................................ 5 1.1. Mantenimiento de códigos DIR3 .................................................................................................................. 5 1.2. Registro ........................................................................................................................................................ 5 1.3. Datos asociados por defecto a un tercero.................................................................................................... 8 1.4. Referencia externa .....................................................................................................................................10 1.5. Modificación de los justificantes registrados ..............................................................................................10 1.6. Certificaciones de obra ...............................................................................................................................11

1.6.1. Registro de certificaciones ................................................................................................................................... 11 1.6.2. Registro de facturas de certificaciones ................................................................................................................ 12

1.7. Justificantes de pagos suplidos ..................................................................................................................13 2. SELECCIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE JUSTIFICANTES DE GASTOS ......................................................14

2.1. Selección ....................................................................................................................................................14 2.2. Modificación de datos .................................................................................................................................17 2.3. Listados ......................................................................................................................................................18 2.4. Contabilización de justificantes ..................................................................................................................19

2.4.1. Monitor de contabilización de justificantes ........................................................................................................... 19 2.4.2. Operaciones contra facturas (multifactura) .......................................................................................................... 19 2.4.3. Vencimiento si la conformidad de los justificantes coincide con su contabilización ............................................. 22

3. FASES DE USO RESTRINGIDO .....................................................................................................................22

4. CAMBIO DE SITUACIÓN DE JUSTIFICANTES DE GASTOS .......................................................................24

5. CONSULTAS Y LISTADOS DE JUSTIFICANTES ..........................................................................................25 5.1. Consulta general ........................................................................................................................................25

5.1.1. Libro de IVA de las facturas registradas .............................................................................................................. 27 5.1.2. Intereses de demora ............................................................................................................................................ 27

5.2. Listados de facturas ...................................................................................................................................28 6. ABONO DE FACTURAS ..................................................................................................................................29

6.1. Facturas registradas no contabilizadas. .....................................................................................................29 6.1.1. Abono parcial de facturas registradas .................................................................................................................. 30 6.1.2. Abono total de facturas registradas ..................................................................................................................... 32

6.2. Facturas contabilizadas no pagadas ..........................................................................................................32 6.3. Facturas contabilizadas y pagadas ............................................................................................................33

7. INFORMES TRIMESTRALES DE MOROSIDAD .............................................................................................34 7.1. Pagos realizados en el trimestre ................................................................................................................36 7.2. Intereses de demora pagados en el trimestre ............................................................................................36 7.3. Facturas o documentos justificativos pendientes de pago al final del trimestre. .......................................37 7.4. Facturas o documentos justificativos con respecto a los cuales, al final de cada trimestre natural, hayan transcurrido más de tres meses desde su anotación en el registro de facturas y no se hayan tramitado los correspondientes expedientes de reconocimiento de la obligación. .................................................................37 7.5. Vencimientos ..............................................................................................................................................38

8. PERIODO MEDIO DE PAGO ...........................................................................................................................38 8.1. Inicio del cómputo .......................................................................................................................................38 8.2. Obtención del indicador ..............................................................................................................................40

9. REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS. EMISIÓN DE FACTURAS ..............................................45 9.1. Mantenimiento de códigos DIR3 ................................................................................................................45 9.2. Series de facturas emitidas ........................................................................................................................46 9.3. Emisión electrónica de facturas .................................................................................................................47 9.4. Registro ......................................................................................................................................................48

9.4.1. Registro-emisión sin número de serie .................................................................................................................. 48 9.4.2. Registro-emisión con número de serie (facturación electrónica) ......................................................................... 51

9.5. Selección y contabilización de justificantes de ingresos ............................................................................52 9.6. Cambio de situación de justificantes de ingresos ......................................................................................53 9.7. Consultas y listados de facturas emitidas ..................................................................................................53

10. INTEGRACIÓN CON FACe: AytosFactur@ .................................................................................................54 10.1. Incorporación de facturas .........................................................................................................................54

10.2. Facturas con incidencias ..........................................................................................................................59 10.3. Imputación de facturas al ejercicio anterior ..............................................................................................60 1.4. Incorporación de facturas de pagos a justificar ..........................................................................................61 1.5. Incorporación de facturas de anticipos de caja fija ....................................................................................61

Registro de Justificantes de Gastos e Ingresos ► 3

ESQUEMA REGISTRO DE GASTOS

POrden Pago

POrden Pago

RRegistro Pago

RRegistro Pago

D+ODisposiciónObligación

D+ODisposiciónObligación

ADAutorizaciónDisposición

ADAutorizaciónDisposición

AAutorización

AAutorización

AAutorización

DDisposición

RCRetención Crédito

(en su caso)

RCRetención Crédito

(en su caso)

OObligación

ADOAutorizaciónDisposiciónObligación

ADOAutorizaciónDisposiciónObligación

REGISTRO JUSTIFICANTES GASTOS

JustificanteJustificante


ESQUEMA REGISTRO DE INGRESOS

IIngreso

IIngreso

RDReconocimiento

Derecho

RDReconocimiento

Derecho

AAutorización

DDisposición

CICompromisoDe Ingreso

(en su caso)

CICompromisoDe Ingreso

(en su caso)

OObligación

JustificanteJustificante

REGISTRO JUSTIFICANTES INGRESOS


1. REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE GASTOS 1.1. Mantenimiento de códigos DIR3 Para dar de alta las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registros de Justificantes Registro de Entrada de Justificantes Codificación de órganos administrativos – DIR3

En el campo Tipo de Órgano Administrativo seleccionaremos el correspondiente a la oficina contable, órgano Gestor o unidad tramitadora. Será necesario dar de alta al menos una oficina contable, un órgano gestor y una unidad tramitadora. El Código de Órgano Administrativo tendrá que estar previamente dado de alta en el Directorio Común DIR31. Se trata de un código alfanumérico de 9 dígitos. Si la entidad utiliza centros gestores, en el alta de las unidades tramitadoras SicalWin permitirá la introducción del Centro Gestor asociado a Unidades Tramitadoras. Si la entidad utiliza AytosFactur@ para descargar las facturas electrónicas desde FACE, en el caso de que se reciba una factura electrónica que incluya algún órgano administrativo no dado de alta en este formulario, se creará de forma automática en el momento del registro contable de la factura. 1.2. Registro Para registrar en el sistema contable los justificantes de gastos ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registros de Justificantes Registro de Entrada de Justificantes.

1 El Directorio Común DIR3 es un inventario unificado de Unidades Orgánicas, común a toda la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Administraciones de las Entidades Locales, en el ámbito de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.


Para los nuevos justificantes, dejaremos en blanco el campo Número de Registro. Si lo que queremos es modificar un justificante ya registrado, introduciremos su número en este campo o lo buscaremos con la tecla de función F5. En el campo Número Operación Anterior podemos indicar, en su caso, la operación RC, A, D ó AD anterior. En este caso, cuando contabilicemos el justificante, la operación generada será:

• ADO, si la operación anterior es una RC. • D+O, si la operación anterior es una A. • O, si la operación anterior es una D. • O, si la operación anterior es una AD.

Además, si se indica operación anterior, en la pestaña Desglose aplicaciones aparecerán ya los datos del RC, A, D ó AD2. El campo Fecha se refiere a la fecha en que registramos el justificante. Por defecto aparece la fecha del sistema3.

2 Si se registrara una factura de capítulos para los que es obligatorio detallar la tipología de contratos, en el Monitor de Contabilización de Justificantes no se permitiría contabilizar la factura si previamente no es modificada, introduciendo los campos correspondientes al contrato (ver capítulo correspondiente a la ejecución del presupuesto de gastos en este mismo manual). 3 Es posible indicar aquí fechas de ejercicios cerrados. Para ello se deberá añadir en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas generales el siguiente registro:

Código Elemento Descripción Valor FACT FECHA_N-1 Fecha registro anterior al ejercicio corriente 0,00

Esto puede ser interesante en el caso de justificantes de gastos de ejercicios cerrados pendientes de registrar. A su vez, si deseamos registrar justificantes de gastos con fecha de registro de ejercicios futuros, los valores a introducir en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas generales serán:

Código Elemento Descripción Valor FACT FECHA_N+1 Fecha registro posterior al ejercicio corriente 0,00


En el campo Número Factura indicaremos el que figure en el justificante. La Fecha de Factura será, también, la que figure en el justificante. Esta fecha tendrá que ser inferior o igual a la indicada en el campo Fecha. Si el IVA del justificante es no deducible, indicaremos el importe íntegro (IVA incluido) en la casilla del mismo nombre de la pestaña Resumen Factura. Si, por el contrario, el IVA es deducible indicaremos la base imponible y el tipo de IVA en las casillas correspondientes, señalando en la columna Deducible el valor “S”. Otra opción es informar sobre el IVA e introducir en la casilla Deducible el valor “N”. En este caso el registro nos dará información sobre el IVA de los justificantes, aunque la aplicación presupuestaria se hará por el importe íntegro (IVA incluido). En la pestaña Desglose aplicaciones indicaremos la aplicación (o aplicaciones) e importes a las que imputaremos el justificante, así como, en su caso, la operación anterior (RC, A, D ó AD).

Si la aplicación presupuestaria pertenece a alguno de los capítulos para los que hemos definido la introducción obligatoria de información sobre los contratos, será necesario informar de los datos correspondientes al Contrato (Tipo/Proc./Criter.)4. Es posible registrar justificantes de gastos sin informar de la aplicación presupuestaria; en este caso tampoco se activarían los campos correspondientes al contrato, procedimiento y criterio de adjudicación.

Si es el caso, podremos introducir también líneas de descuento pulsando el botón de la barra de herramientas.

4 Para más información sobre el tipo de contratos, consultar el capítulo correspondiente a las operaciones de ejecución del presupuesto de gastos.


En los campos Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora introduciremos los correspondientes al destinatario de la factura5. Si el justificante de gastos a registrar está endosado, podremos indicar en el campo Endosatario el número del documento identificador del mismo. Para poder informar del endosatario en el registro de facturas es necesario que desde Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña I.V.A., embargos y endosos) esté activada la casilla de verificación Facturas del bloque Endosatario. La casilla de verificación Factura acogida a RECC (régimen especial de IVA por criterio de caja6) estará marcada o no en función de:

• Si el proveedor está acogido al RECC y la factura lleva IVA deducible, la casilla se marcará de forma automática, aunque el usuario podrá desmarcarla.

• Si el proveedor está acogido al RECC, pero el IVA de la factura es no deducible, la casilla aparecerá desmarcada y sin posibilidad de ser marcada por el usuario.

• Si el proveedor no está acogido al RECC, la casilla aparecerá desmarcada y sin posibilidad de ser marcada por el usuario.

Si los conocemos, podemos introducir también los datos de pago. A este respecto, en el campo Días Vencimiento aparece, por defecto, la suma de los valores que hayamos introducido en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes) en los campos Número de días y Nº de días para conformidad desde fecha de registro. En función de estos valores y de la fecha del registro el sistema calcula automáticamente la Fecha Vencimiento7. El campo Número de días se refiere al plazo de vencimiento del justificante. El campo Nº de días para conformidad desde fecha de registro recogerá el plazo para realizar la conformidad de los bienes o servicios, a contar desde la fecha de registro. Este campo se crea, por defecto, con una valor cero, aunque se podrá indicar el plazo de aceptación o conformidad que, en su caso, la Entidad hubiera dispuesto legalmente o por contrato. Así, la fecha de vencimiento se calculará de la siguiente manera:

Fecha de entrada (o expedición de certificaciones) + Nº días de conformidad + Nº de días de vencimiento. Una vez introducidos todos los datos de la factura, la confirmación de los mismos nos dará un número de registro con el formato “año/número de registro”. Es aconsejable anotar este número en la factura física para poder localizarla con posterioridad. 1.3. Datos asociados por defecto a un tercero Para agilizar el registro de justificantes de gastos podemos indicarle al sistema que, en función del tercero, algunos de los datos del registro aparezcan ya cumplimentados. Para ello ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Datos Asociados por Defecto a Terceros.

5 Estos datos serán obligatorios o no en función del parámetro definido en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales:

Código Elemento Descripción Valor PARM REG_CON_FAC Registro contable de facturas. Orden HAP/492/2014 0,00

Si el campo Valor es “0,00”, la introducción de estos datos será opcional. Si el campo Valor es “-1”, los datos serán obligatorios para aquellas facturas registradas a partir del 01/07/2014. 6 Ver la contabilización del IVA por este régimen especial en el apartado correspondiente de este manual. 7 Si se desea que los días de vencimiento cuenten no sobre la fecha de entrada sino sobre la fecha de factura, se deberá añadir en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas generales el siguiente registro:

Código Elemento Descripción Valor VENC FAC_FDC Contar días vencimiento sobre fecha factura 0,00

Esto supone que las nuevas facturas que se registren calcularán la fecha de vencimiento a partir de la fecha de factura. Sin embargo, las facturas registradas hasta la fecha no se modificarán. Existe un proceso externo a SicalWin que modifica también la fecha de vencimiento de las facturas ya registradas. Para lanzar este proceso es necesario ponerse en contacto con el SEPAM.


Podemos asociar distintos grupos de datos a un mismo tercero. Para ello indicaremos valores distintos en el campo Nº Orden (por ejemplo, “1” para un grupo de datos, “2” para otro, y así sucesivamente). Cuando registremos justificantes de ese tercero no tendremos más que indicar este código en el campo Clave Datos Asociados del formulario de registro.


1.4. Referencia externa Es posible activar campos en los formularios de registro para poder informar sobre el número y fecha de registros externos (por ejemplo, el número y la fecha del registro general de la entidad). Para ello será necesario introducir el parámetro #@#FAC_REX=S#@# en la Definición de Organizaciones y Entidades del Administrador de Aplicaciones.

Para activar esta opción es necesario ponerse en contacto con el SEPAM. En los formularios de registro de justificantes aparecerá una nueva pestaña Datos Externos, donde podremos grabar el número y fecha del registro externo.

1.5. Modificación de los justificantes registrados Para modificar un justificante ya registrado y no contabilizado ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registros de Justificantes Registro de Entrada de Justificantes. En el campo Número de Registro indicaremos el correspondiente al justificante a modificar. Mediante la tecla de función F5 podremos buscar el número de registro correspondiente.


Para modificar un justificante ya contabilizado, será necesario deshacer previamente las operaciones de contabilización, liberando la factura para que vuelva de nuevo al registro en situación de pendiente de contabilizar.

Para modificar un justificante de gastos ya contabilizado habrá que deshacer primero la operación, u operaciones, generadas desde las opciones correspondientes.

1.6. Certificaciones de obra 1.6.1. Registro de certificaciones Es posible realizar un seguimiento individualizado de las certificaciones de obras mediante un registro específico para ellas. Para ello, en primer lugar tendremos que marcar la casilla de verificación Certificaciones Internas en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes de Gastos). El registro de la certificación se realizará desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registro de Justificantes Certificaciones de Obras Realizadas por la Entidad.


Introduciremos la certificación en el campo Número Certificación. La fecha en la que se emite la certificación se indicará en el campo Fecha Formulación8. La Fecha Expedición se refiere al plazo máximo que tiene el contratista para presentar reclamaciones. No se podrá generar la obligación reconocida hasta esa fecha. Desde Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes de Gastos) se puede introducir el Número de días (por defecto) desde la fecha de formulación hasta la fecha de expedición. En la pestaña Otros Datos podremos introducir datos sobre el pedido, contrato, y fecha de reclamación y confirmación de la certificación (en su caso).

1.6.2. Registro de facturas de certificaciones Si la certificación es conforme, el contratista enviará la factura correspondiente, con lo que podremos ya contabilizar la certificación de obras. Aunque no es obligatorio, podemos también registrar esta factura de la forma vista en los puntos anteriores. Estas facturas no darán lugar a ningún pago, con lo que al asociarlas a la certificación interna pasarán al estado de contabilizadas. Para ello, al registrar la factura indicaremos el Número de Certificación Interna en el campo del mismo nombre (podemos utilizar la tecla de función F5 para buscar la certificación).

8 El art. 200.4 de la Ley de Contratos del Sector Público especifica que, en el caso de las certificaciones de obra, la fecha de inicio del periodo legal de pago será la fecha de expedición de la misma y no la fecha del registro. Por lo tanto, el sistema calculará la Fecha de Vencimiento a partir de aquella y no de ésta.


1.7. Justificantes de pagos suplidos SicalWin permite también realizar un seguimiento individualizado de los pagos realizados por terceros (normalmente empleados de la entidad local) distintos del acreedor último que aparece en los justificantes, y sin que anteriormente se les haya anticipado fondos vía pagos a justificar. Para ello, en primer lugar tendremos que marcar la casilla de verificación Relación de Pagos Suplidos en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes de Gastos). El registro de estos justificantes ya pagados se realizará desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registro de Justificantes Justificantes de Pagos Suplidos.


El justificante se registrará a favor del Tercero que realizó el pago suplido. En la pestaña Resumen Factura se podrá detallar el Tercero que aparece en el justificante de gasto. Este registro detallado por tercero no es obligatorio (se puede obviar marcando la casilla de verificación Sin detallar terceros); no obstante, es aconsejable su utilización a efectos de la confección de los modelos de IRPF y de operaciones con terceros de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. 2. SELECCIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE JUSTIFICANTES DE GASTOS 2.1. Selección Para seleccionar los justificantes a contabilizar ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Monitor de Contabilización de Justificantes: La primera vez que ejecutemos el Monitor de Contabilización de Facturas el sistema nos situará directamente sobre la pestaña Indicar Criterios de Selección. Si ya tenemos una selección anterior de facturas para contabilizar, SicalWin nos situará en la pestaña Ver Datos Seleccionados. En la pestaña Indicar Criterios de Selección introduciremos aquellos criterios por los que queremos seleccionar las facturas registradas. Si no indicamos nada, se seleccionarán todas las facturas pendientes de contabilizar del registro de facturas9. Es obligatorio indicar, al menos el Tipo de justificante a contabilizar, que podremos seleccionar mediante la tecla de función F5.

9 En el caso de que existan facturas marcadas por otros usuarios aparecerá su número en el campo Marcadas por otros usuarios. En este caso, haciendo doble clic en ese campo el sistema nos informará de qué usuarios en concreto son los que han marcado esas operaciones.


Pulsando el botón de la barra de herramientas (o ejecutando Monitor de Contabilización de Facturas/Selección de Facturas a Contabilizar de la barra de menús) se nos mostrarán, en la pestaña Ver Datos Seleccionados, las facturas que cumplan con los criterios establecidos. Si ya hubiese facturas seleccionadas, SicalWin sólo nos mostrará las que cumplan con los criterios del filtro, eliminándose la selección anterior.

Pulsando el botón de la barra de herramientas (o ejecutando Monitor de Contabilización de Facturas/Añadir Nuevas Facturas a la Selección Anterior de la barra de menús) se nos mostrarán, en la pestaña Ver Datos Seleccionados, tanto las facturas que cumplan los criterios seleccionados como las posibles selecciones anteriores. De esta forma podemos ir seleccionando facturas según distintos criterios.


Una vez visualizadas las facturas podremos ordenarlas según distintos criterios. Para ello ejecutaremos, en la barra de menús, Monitor de Contabilización de Facturas/Clasificar las Facturas Seleccionadas.

Pondremos un 1 en la casilla correspondiente al primer criterio de selección, un 2 al segundo, un 3 al tercero, y así sucesivamente. En el ejemplo de la imagen estamos pidiendo al sistema que nos ordene, de forma ascendente, las facturas de la rejilla primero por fecha y después por número de registro.


Una vez ordenadas las facturas, podremos marcar aquellas sobre las que queremos trabajar. Para marcar una factura determinada, pulsaremos dos veces sobre la casilla de la izquierda, de forma que quede marcada con un aspa: . Podemos también marcar las facturas de una forma masiva mediante el botón

de la barra de herramientas.

De la misma forma, podremos desmarcar las facturas de forma masiva mediante el botón . A través de la opción Monitor de Contabilización de Facturas/Agrupar por Tercero las Facturas Marcadas de la barra de menús podremos visualizar, en la pestaña Agrupación de Facturas, las facturas de la rejilla en función de los terceros de las mismas. Esta opción no agrupa todas las facturas de un tercero en una sola, sino que visualiza el total de facturas de cada tercero. De este modo podemos contabilizar todas las facturas de un mismo tercero simplemente marcándolo en esta nueva pestaña, y no seleccionándolas una a una en la pestaña anterior. 2.2. Modificación de datos Una vez marcadas las facturas, si los datos introducidos en el registro de facturas son los correctos podremos ya contabilizarlas. Si deseamos modificar los datos de una factura (sólo ordinal, forma de pago, tipo de pago y texto explicativo) la seleccionaremos (resaltándola en azul) y ejecutaremos en la barra de menús Monitor de Contabilización de Facturas/Modificar los Datos de la Factura. Se activara la parte inferior del formulario para que podamos introducir estos datos. En el caso de que queramos modificar datos como el importe, aplicación, tercero, etc; tendremos que hacerlo desde las opciones correspondientes del registro de justificantes. Para modificar masivamente las facturas marcadas ejecutaremos Monitor de Contabilización de

Facturas/Modificar Masivamente las Facturas Marcadas en la barra de menús o pulsaremos el botón de la barra de herramientas.


Si las facturas no tuviesen aplicación presupuestaria y deseásemos aplicarlas todas a una única aplicación presupuestaria también podríamos desde aquí indicarla activando la casilla Completar Aplicación. Si las facturas corresponden a aplicaciones para las que es obligatorio detallar los datos de contratación, podremos introducirlos para todas ellas desde los campos correspondientes al tipo de contrato, procedimiento y criterio10. 2.3. Listados Podremos imprimir un listado con todas aquellas facturas que se paguen por transferencia bancaria y que no contengan los datos bancarios de los terceros ejecutando Monitor de Contabilización de Facturas/Informe de Facturas con Terceros sin Datos Bancarios. Asimismo, si queremos listar las facturas marcadas ejecutaremos en la barra de menús Monitor de

Contabilización de Facturas/Imprimir Listado de Facturas Marcadas o bien pulsaremos el botón de la barra de herramientas. El sistema nos preguntará entonces si queremos sólo imprimir un listado de las facturas marcadas, generar una nueva relación de facturas definitiva (relación F), provisional (relación H11) o incluir la selección en alguna relación ya existente.

A partir de las relaciones de facturas podremos generar, desde Tesorería Gestión de Relaciones Contables, el decreto de aprobación del gasto. Para más detalles sobre el trabajo con relaciones contables se puede consultar el Capítulo 9 de este mismo Manual. Ejecutando Monitor de Contabilización de Facturas/Imprimir Estado de las Aplicaciones obtendremos un informe del estado de las aplicaciones a las que van a ser afectadas las facturas marcadas, con información sobre el saldo anterior y el resultante tras la contabilización de las facturas.

10 Ver los apartados correspondientes a la tipología de contratos en el capítulo correspondiente a la ejecución del presupuesto de gastos en este mismo manual. 11 Daremos de alta este tipo de relación desde Administración del Sistema Tablas Básicas Tipos de Relaciones Contables. Desde aquí asignaremos también permisos a los distintos usuarios.


2.4. Contabilización de justificantes 2.4.1. Monitor de contabilización de justificantes Una vez marcadas las facturas podremos contabilizarlas ejecutando Monitor de Contabilización de

Facturas/Contabilizar las Facturas sin Agrupar Marcadas12 o bien pulsando el botón de la barra de herramientas.

Si activamos Bloquear Lote, en el caso de que en alguna de las facturas faltasen datos necesarios para la correcta contabilización no se contabilizará ninguna de las facturas marcadas. Si activamos Bloquear Operación sólo las facturas incorrectamente registradas no serán contabilizadas. Desde el monitor de contabilización de facturas no sólo es posible generar la fase de obligación reconocida, sino todas las fases del gasto. Además, podremos incluso generar o incluir las operaciones en relaciones contables O y P. También podremos generar desde aquí, en su caso, los gastos pendientes de aplicar al Presupuesto a los que se refiere la Regla 71 de la Instrucción del Modelo Normal de Contabilidad Local. Para más información sobre este tipo de operaciones se puede consultar el Capítulo 17 de este Manual. 2.4.2. Operaciones contra facturas (multifactura) Es posible reconocer obligaciones desde Presupuesto de Gastos Presupuesto Corriente Operaciones de Ejecución de Gastos enlazadas con justificantes de gastos registrados. Para ello, en el campo Documento pulsaremos la tecla de función F5. Aquí filtraremos, como mínimo, por el tipo de documento y el tercero. Tras pulsar el botón Aplicar Filtro visualizaremos los justificantes pendientes de contabilizar de ese tercero.

12 Si hemos agrupado por terceros esta opción aparecerá como Contabilizar las Facturas Agrupadas por Tercero.


Seleccionaremos el justificante a contabilizar y pulsaremos el botón Marcar. Pulsaremos el botón Aceptar Ayuda y el sistema recuperará los datos de la factura a contabilizar.

Incluso, desde esta opción, es posible realizar una única obligación reconocida correspondiente a varios justificantes del mismo tercero. Para ello, seleccionaremos todos los justificantes a contabilizar.


Al Aceptar la Ayuda los datos se trasladarán al formulario de contabilización del reconocimiento de la obligación. En estos casos, en el campo Documento aparecerá la expresión MULTIFAC.


No se permitirá la grabación de operaciones multifactura en el caso de que se incluyan facturas acogidas al régimen especial del IVA por criterio de caja (RECC) y otras no acogidas al mismo13. En estos casos, el sistema emitirá el siguiente mensaje:

Si pulsamos el botón Acoger las facturas al RECC el sistema, de forma automática, marcará como incluidas en el régimen especial aquellas facturas de la operación registradas como no incluidas. Si, por el contrario, pulsamos No acoger las facturas al RECC, el sistema desmarcará aquellas facturas registradas como acogidas al régimen especial y las contabilizará como no acogidas al mencionado régimen. 2.4.3. Vencimiento si la conformidad de los justificantes coincide con su contabilización Cuando la situación de justificante conformado coincide con la situación de contabilizada (así definido por defecto en las fases de uso restringido), la fecha de vencimiento de los justificantes variará en función del valor que hayamos definido en el campo Nº de días para conformidad desde fecha de registro de las opciones de instalación. Así, si el número de días para realizar la conformidad es distinto de cero, la fecha de vencimiento del justificante será: Fecha contable de la operación + Nº de días de vencimiento (según el plazo definido en opciones de instalación). Si, por el contrario, el número de días para realizar la conformidad es cero, la fecha de vencimiento será: Fecha de entrada en el registro + Nº de días de vencimiento. 3. FASES DE USO RESTRINGIDO Mediante esta utilidad podemos autorizar el cambio de situación de facturas a los distintos usuarios de SicalWin. Para ello ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Fases de Uso Restringido.

13 Ver la contabilización de las operaciones con IVA en este mismo manual.


En el ejemplo de la imagen el usuario “ADM” está autorizado a cambiar las fases de las facturas a las situaciones indicadas en el bloque FASES. Si quisiéramos restringir alguna fase a este usuario la

seleccionaríamos y pulsaríamos el botón . Dicha fase aparecería entonces en la rejilla Situación Actual restringida para el usuario en cuestión. El definir estas autorizaciones es esencial a la hora de poder cambiar la situación de las facturas registradas. Desde esta ventana podemos también introducir nuevas fases. Desde la columna Restricción 1 podremos introducir las siguientes restricciones a las fases:

― A: anulada. Las facturas cambiadas a una situación definida como anulada quedarán ya en este estado, no pudiendo contabilizarse.

― R: retenida. El justificante en una situación con esta restricción queda retenido temporalmente, no pudiendo contabilizarse.

― C: permite contabilizar. Por defecto cualquier situación creada que no tenga las dos restricciones anteriores (A y R) permitirá la contabilización del justificante. No obstante, si queremos que sólo una situación determinada permita contabilizar los justificantes marcaremos esta situación con la restricción C. En ese caso, todas aquellas situaciones que no tengan esa restricción no permitirán la contabilización de los justificantes14.

La columna Restricción 2 se refiere a la situación de los justificantes en la que se entenderá que se realiza la conformidad de los mismos. Los valores posibles serán los siguientes:

― F: justificantes conformados. ― E: certificaciones conformadas (en el caso de que la situación de las certificaciones sea distinta a la

del resto de justificantes). ― B: justificantes y certificaciones conformadas.

14 En estos casos, sólo aparecerán en el monitor de contabilización de facturas aquellas cuya situación permita su contabilización. Así, no se podrán crear desde el monitor relaciones contables de facturas cuya situación no permita ser contabilizada. Para estos casos, las relaciones de facturas se deberán emitir desde Tesorería Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de Relación). Desde aquí podremos generar relaciones del tipo F y/o S, pero no de tipo H.


Por defecto, la configuración de las entidades asistidas por el SEPAM tiene el valor B en la situación E (Registrada). No obstante, podrá ser modificada por el usuario15. Los valores de la columna Restricción 2 tendrán las siguientes limitaciones:

a) No se permite que varias fases tengan un mismo tipo de conformada. b) La restricción del tipo B impedirá que se utilicen el tipo F y E.

Una vez definidas las nuevas fases y las restricciones, desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Consulta de Fases de Uso Restringido podremos consultar las fases restringidas a cada uno de los usuarios. 4. CAMBIO DE SITUACIÓN DE JUSTIFICANTES DE GASTOS Puede ocurrir que una factura registrada haya sido contabilizada desde fuera del monitor de contabilización de facturas. En el registro de facturas aparecerá como registrada y no contabilizada. Sin embargo la factura está ya realmente contabilizada. Tendremos que cambiar su situación en el registro. Para ello ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Cambio de Situación de Justificantes. Tras filtrar por los criterios que deseemos y pulsar el botón Datos Generales visualizaremos las facturas registradas y su situación.

El botón Histórico nos mostrará, para la factura seleccionada, las fechas de su registro, contabilización o, en su caso, otras fases que hayamos definido. El botón Ver Operación nos mostrará, para la factura seleccionada y siempre y cuando esté contabilizada, los detalles de la operación O (o ADO) generada. El botón Ver Factura nos mostrará los detalles del registro de facturas para la factura seleccionada. 15 Esto supone que desde el momento que registremos una factura estaremos dando la conformidad a la misma. Por lo tanto, su fecha de vencimiento será la que resulte de sumar a la fecha de registro los días que hayamos indicado en Administración del Sistema como días de vencimiento. A su vez, el dato del campo “Días de vencimiento” serán los transcurridos desde la fecha del registro o la fecha de la factura (en función de cómo esté configurado el sistema) hasta la fecha de vencimiento.


Para cambiar la situación de una factura la seleccionaremos y situaremos el cursor en la casilla correspondiente de la columna Operación. Aquí introduciremos el número de operación O (o ADO) generada en su momento desde las opciones externas al monitor de contabilización de justificantes16. Para facilitarnos la labor de búsqueda, con la tecla de función F5 se nos mostrarán todas las operaciones del tercero no asociadas a facturas registradas.

Una vez introducida la operación procederemos a cambiar la situación de la factura. Para ello marcaremos la casilla de verificación correspondiente () y pulsaremos el botón Cambiar Situación.

En la casilla Nueva Situación, mediante la tecla de función F5 podremos elegir la fase a cambiar (siempre y cuando el usuario esté autorizado a ello). Una vez introducidos los datos podremos cambiar directamente la situación de la factura (Tramitar Sin Relación) o incluirla en alguna relación contable (Incluir en Relación o Generar Relación Provisional). 5. CONSULTAS Y LISTADOS DE JUSTIFICANTES 5.1. Consulta general Para consultar los justificantes de gastos registrados ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Consulta General de Justificantes. En primer lugar nos aparecerá una ventana de filtro de operaciones. En el campo Tipo de Documento indicaremos el tipo de justificante a consultar (facturas, certificaciones, etc.) Si no indicamos ningún otro criterio el sistema nos mostrará por defecto todas las facturas registradas. Desde el botón Facturas por Situación podremos visualizar de forma rápida la situación de los justificantes de gastos (contabilizados, registrados, o cualquier otra situación que hayamos dados de alta).

16 Es posible incluso asociar un justificante de gasto registrado a una obligación reconocida de ejercicios cerrados. En estos casos, será requisito indispensable que el justificante no tenga líneas de detalle en la pestaña Desglose aplicaciones.


El botón Datos Generales nos mostrará una tabla con los datos más significativos de los justificantes registrados.


El botón Histórico nos mostrará las fechas de las distintas situaciones por las que ha pasado el justificante seleccionado.

Seleccionando un justificante ya registrado, el botón Ver Operación nos mostrará la operación por la cual se contabilizó. El botón Ver Factura nos mostrará los detalles del justificante seleccionado.

Como en todas las consultas de SicalWin, los botones y de la barra de herramientas nos permitirán exportar a un fichero Word y Excell, respectivamente, los datos visualizados en las rejillas. 5.1.1. Libro de IVA de las facturas registradas

Desde el botón de la barra de herramientas podremos emitir un libro registro de facturas registradas con IVA. 5.1.2. Intereses de demora

El botón ofrece la posibilidad de imprimir un listado de facturas pendientes de pago con información sobre el importe de los intereses de demora por incumplimiento de los plazos legales de pago. Será necesario dar de alta desde Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales los tipos de interés de demora a aplicar en cada año. Los valores a introducir serán:

Código Elemento Descripción Valor TIDF 2011_1 Tipo interés primer semestre 2011 4,00 TIDF 2001_2 Tipo interés segundo semestre 2011 4,00


La Fecha de Inicio del Cálculo será, por defecto, la fecha del día, aunque podremos cambiarla. Podremos Agrupar por Centro Gestor (si se utilizan) o Agrupar por Oficina los resultados del listado. La Fecha de pago desde y hasta sólo se habilitará en el caso de que los datos filtrados previamente en la rejilla de datos sean facturas ya pagadas. Si sólo queremos consultar pero no listar, marcaremos la casilla de verificación Resultados en pantalla. Marcando la casilla de verificación correspondiente podremos también consultar o listar las Facturas que hayan superado la fecha de vencimiento y se encuentren pendientes de pago. 5.2. Listados de facturas Desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Listados de Terceros por Situación de Justificantes podremos listar los justificantes registrados por terceros.


Como podemos ver en la imagen, es necesario indicar, al menos, una situación a incluir en el listado. Desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Listados de Justificantes Registrados a una Fecha podremos listar los justificantes, y su situación, registrados entre un intervalo de fechas. 6. ABONO DE FACTURAS La operativa será distinta según se trate de:

• Facturas registradas no contabilizadas. • Facturas contabilizadas no pagadas (en fase ADO) 17. • Facturas ya contabilizadas y pagadas.

6.1. Facturas registradas no contabilizadas. En primer lugar registraremos la factura de abono desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registro de Justificantes Registro de Abono de Facturas.

17 Si no se lleva el registro de facturas, la factura principal habrá supuesto la generación, en su día, de una operación O o ADO. El abono de esta factura supondrá una operación O/ o ADO/ por el importe correspondiente. Posteriormente, pagaremos el saldo restante del ADO inicial (Importe factura principal – Importe factura de abono). Si la factura principal estaba ya pagada, el abono supondrá un reintegro de pagos.


No indicaremos nada en el campo Factura Abonar. Los campos Nº Fact. y Fecha Factura se refieren a los datos de la factura de abono. 6.1.1. Abono parcial de facturas registradas Si la factura de abono cancela parte de la factura inicialmente registrada, el pago de la diferencia (factura principal – factura de abono) no se podrá realizar desde el Monitor de Contabilización de Justificantes. Se tendrá que realizar desde los puntos del menú principal para la ejecución del presupuesto de gastos. En nuestro ejemplo reconoceremos la obligación desde Presupuesto de Gastos Presupuesto Corriente Operaciones de Ejecución de Gastos. En el campo Documento pulsaremos F5 y recuperaremos las facturas y abonos (en negativo) a contabilizar del tercero:


Tras pulsar el botón Aceptar Ayuda volveremos al formulario principal:

Como podemos ver, el ADO generado lo será por la diferencia entre la factura principal (1.256,23 €) y la de abono (256,23 €).


En el caso de abonos parciales de facturas registradas y no contabilizadas, el reconocimiento de la obligación por la diferencia no se podrá realizar desde el Monitor de Contabilización de Justificantes. Se tendrá que contabilizar desde los puntos de menú habituales para la ejecución presupuestaria.

6.1.2. Abono total de facturas registradas En los casos en que un abono cancele la totalidad de una factura registrada, no habrá ninguna diferencia que contabilizar. En estos casos se deberán anular tanto la factura principal como el abono desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Cambio de Situación de Justificantes. 6.2. Facturas contabilizadas no pagadas En primer lugar, tendremos que barrar, por el importe del abono, la operación ADO generada desde el registro o desde los puntos habituales del menú. Para ello ejecutaremos Presupuesto de Gastos Presupuesto Corriente Operaciones de Ejecución de Gastos.

Cuando confirmemos, el sistema nos informará del hecho de que debemos registrar la factura de abono:


Si la obligación reconocida es de ejercicios cerrados, modificaremos la operación desde Presupuesto de Gastos Presupuestos Cerrados Rectificación y Prescripción de Saldos, operación 400 Rectificación saldo inicial de obligaciones. Posteriormente, registraremos la factura de abono desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registro de Justificantes Registro de Abono de Facturas.

En el campo Factura Abonar indicaremos el número de registro de la factura principal. Podremos utilizar la tecla de función F5 para buscarla. En el campo Operación Anular indicaremos el número de operación del ADO/ anterior o, en su caso, la operación de rectificación del saldo inicial de obligaciones. También podemos utilizar la tecla de función F5 para buscarla. No es posible asignar un abono a dos o más ADO/; en este caso, el abono se deberá cambiar a la situación de Anulado, indicando los motivos y las operaciones barradas a las que se refiere, desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Cambio de Situación de Justificantes. Los campos Nº Fact. y Fecha Factura se refieren a la factura de abono. 6.3. Facturas contabilizadas y pagadas En primer lugar, contabilizaremos el cobro de la factura de abono como un reintegro de pagos desde Tesorería Cobros Aplicación directa y provisional de ingresos (pestaña Reintegro de pagos). Posteriormente, registraremos la factura de abono desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Registro de Justificantes Registro de Abono de Facturas. Los datos a incluir en este formulario serán los mismos que en el caso anterior con la salvedad que, en el campo Operación Anular, indicaremos el número de operación generado en el reintegro (podemos buscarlo con la tecla de función F5). Como en el caso anterior, no es posible enlazar un abono con dos o más reintegros de pagos.


Los reintegros de pagos realizados en ejercicios cerrados se aplicarán al presupuesto de ingresos, por lo que no cabe hablar en este caso de un abono propiamente dicho18. El documento justificativo del reintegro se registrará, en su caso, en el módulo de registro de justificantes de ingresos y se contabilizará como un ingreso presupuestario más, con imputación a aplicaciones del artículo 38 Reintegro de operaciones corrientes o 68 Reintegro de operaciones de capital. 7. INFORMES TRIMESTRALES DE MOROSIDAD El artículo 4 de la Ley 15/2010, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, especifica que los Tesoreros o, en su defecto, Interventores de las Corporaciones locales elaborarán trimestralmente un informe sobre el cumplimiento de los plazos de pago de las obligaciones, que incluirá necesariamente el número y cuantía global de las obligaciones pendientes en las que se esté incumpliendo el plazo. Sin perjuicio de su posible presentación y debate en el Pleno de la Corporación local, dicho informe deberá remitirse, en todo caso, a los órganos competentes del Ministerio de Economía y Hacienda y a los de las Comunidades Autónomas que tengan atribuida la tutela financiera de las entidades locales. Desde SicalWin, obtener estos informes desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Informes Trimestrales Ley Morosidad.

En este formulario seleccionaremos el trimestre y los listados a imprimir. También tenemos la opción de calcular los datos para periodos distintos al trimestre desde la opción “Por Fechas”. Como se explica más abajo, será necesario también introducir los datos correspondientes a los intereses de demora pagados en el periodo. El sistema marcará por defecto los tres primeros bloques de información. El bloque de facturas para las que hayan transcurrido más de tres meses desde su anotación en el registro sólo aparecerá marcado en los ejercicios 2014 y anteriores, ya que a partir del 2015 desaparece la obligación de emitir este informe.

18 En los casos en que el abono se haya registrado en SICAL de forma automática desde el módulo de incorporación de facturas telemáticas, se deberá anular éste desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Cambio de Situación de Justificantes.


También podremos generar desde aquí el fichero XML para su comunicación a través de la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales. Para poder generar el XML será necesario que estén seleccionados la totalidad de informes. En el campo Ruta, y desde el botón , elegiremos dónde queremos guardar los ficheros a generar. Recordar que las unidades de la máquina desde la que nos conectamos a la aplicación será alguna de las mostradas como “Disco local (‘Unidad:’ en ‘Nombre de la máquina’)”; donde ‘Unidad’ se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y ‘Nombre de la máquina’ se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando. Para generar el fichero XML será necesario definir el código de la Comunidad (17), de la Provincia (12), del Municipio (tres últimos dígitos del código INE) y del Ente (cinco dígitos, los dos primeros letras y los tres últimos números). El código completo lo podemos consultar en el Inventario de Entes del Sector Público local (https://serviciostelematicos.minhap.gob.es/BDGEL/aspx/consultainventario.aspx). Si tenemos marcada la casilla de verificación Datos en Pantalla, para cada uno de los informes el sistema mostrará una rejilla con el detalle de los justificantes y los datos que SicalWin tendrá en cuenta para la generación de los informes.

En esta rejilla aparecen marcadas por defecto todos los justificantes de gastos. No obstante, se podrán desmarcar aquellos que no queremos incluir en los informes. Es conveniente pulsar el botón “Mostrar Capítulos” y desmarcar todos aquellos justificantes que no correspondan a operaciones comerciales. También se deberían desmarcar todas aquellas facturas que ya estén pagadas vía pagos pendientes de aplicación19. Tras pulsar el botón Aceptar el sistema generará los listados y el XML en la ruta especificada.

19 Aunque es aconsejable grabar operaciones 413 Acreedores por operaciones pendientes de aplicar a presupuesto únicamente a la finalización del ejercicio, en el caso de que durante el ejercicio existan facturas asociadas a la cuenta 413, el sistema verificará si la operación se ha pagado mediante un pago no presupuestario, y en caso afirmativo, la factura se reflejará como pagada.


7.1. Pagos realizados en el trimestre En este informe únicamente se tendrán en cuenta los justificantes registrados que se hayan pagado en el trimestre seleccionado. Cualquier operación pagada no asociada a un justificante registrado no será tenida en cuenta. En aquellos casos en que se utilice el registro de certificaciones, se tendrán en cuenta éstas, pero no las facturas enlazadas a las mismas. Los abonos aparecerán restando cuando estuvieran enlazados a una obligación pagada.

A efectos de la generación de los pagos realizados en el trimestre, no se tendrán en cuenta las obligaciones pagadas no enlazadas a justificantes previamente registrados.

El importe que aparecerá en el informe incluirá el IVA, pero no los descuentos. Como fecha de inicio del cómputo de plazos para los justificantes se tomará la fecha de entrada en el registro administrativo. En el caso de operaciones multifactura la fecha de vencimiento se calculará a partir de la fecha de la operación y no de la de cada una de las facturas. Las facturas pagadas parcialmente aparecerán en este informe por el importe realmente pagado. El importe pendiente aparecerá en el informe de facturas pendientes de pago. Es decir, en los informes aparecerán como si de dos facturas distintas se tratase. Para las facturas pagadas en el trimestre en varios plazos, se tratarán por separado cada uno de los pagos a efectos del cálculo de los periodos medios de pago. Si no los hemos desmarcado en la rejilla de datos, los pagos realizados a aplicaciones presupuestarias distintas del Capítulo 2 y 6 se incluirán en el apartado “Otros Pagos Realizados por Operaciones Comerciales” del informe. También se incluirán aquí las operaciones multiaplicación que no estén imputadas en su totalidad al Capítulo 2 ó 6 (por ejemplo, una operación multiaplicación con líneas al Capítulo 2 y a otras aplicaciones de otros capítulos). Como comprobación, podemos realizar una consulta general de facturas. En el formulario de filtro marcaríamos la casilla de verificación Pagadas e indicaríamos el periodo de pago.

En esta consulta es conveniente dejar el campo Tipo de Documento vacío para que el sistema tenga en cuenta todos los tipos de justificantes y no sólo las facturas. 7.2. Intereses de demora pagados en el trimestre El usuario tendrá que introducir de forma manual estos datos. Para ello, podemos consultar las operaciones de gastos imputadas al concepto 352 Intereses de demora. Podremos saber así los intereses de demora pagados, aunque no tendremos información sobre la factura a la que pertenecen y, por lo tanto, tampoco su naturaleza económica (gasto corriente, inversiones, etc.). Este tipo de información se deberá controlar de forma extracontable.


7.3. Facturas o documentos justificativos pendientes de pago al final del trimestre. Sólo se tendrán en cuenta los justificantes registrados que se encuentren pendientes de pago al final del trimestre. Así pues, no se tendrán en cuenta las obligaciones reconocidas pendientes de pago no enlazadas con justificantes registrados. En el caso de que una factura se hubiera abonado por el importe total dentro del trimestre, esta factura no aparecerá como pendiente de pago. El importe que aparecerá en el informe incluirá el IVA, pero no los descuentos. Las facturas pagadas parcialmente aparecerán en este informe por el importe pendiente de pago. Si no los hemos desmarcado en la rejilla de datos, los justificantes imputados a aplicaciones presupuestarias distintas del Capítulo 2 y 6 se incluirán en el apartado “Otros Pagos Pendientes por Operaciones Comerciales” del informe. También se incluirán aquí los justificantes multiaplicación que no estén imputadas en su totalidad al Capítulo 2 ó 6 (por ejemplo, una operación multiaplicación con líneas al Capítulo 6 y a otras aplicaciones de otros capítulos distintos). Como comprobación, podemos realizar una consulta general de facturas. En el formulario de filtro marcaríamos la casilla de verificación Pendientes de Pago y la fecha.

Como se ha indicado más arriba, en esta consulta es conveniente dejar el campo Tipo de Documento vacío para que el sistema tenga en cuenta todos los tipos de justificantes y no sólo las facturas. 7.4. Facturas o documentos justificativos con respecto a los cuales, al final de cada trimestre natural, hayan transcurrido más de tres meses desde su anotación en el registro de facturas y no se hayan tramitado los correspondientes expedientes de reconocimiento de la obligación. La obtención de este informe no será necesaria en el ejercicio 2015 y siguientes, apareciendo en esos ejercicios desmarcada la opción por defecto. Como en los casos anteriores, los importes del informe incluirán el IVA, pero no los descuentos. En aquellos casos en que se utilice el registro de certificaciones, se tendrán en cuenta éstas, pero no las facturas enlazadas a las mismas. Como comprobación, podemos realizar una consulta general de facturas. Vaciaremos el campo Tipo de Documento, marcaremos la casilla de verificación Pendientes de Pago e indicaremos la fecha final del trimestre.


Además, tendremos que filtrar por fecha de entrada de la factura para determinar cuáles son las que llevan más de tres meses registradas:

• Para el informe del primer trimestre: fecha de entrada hasta el 31/12/n-1 • Para el informe del segundo trimestre: fecha de entrada hasta el 31/03/n • Para el informe del tercer trimestre: fecha de entrada hasta el 30/06/n • Para el informe del cuarto trimestre: fecha de entrada hasta el 30/09/n

7.5. Vencimientos Como se ha indicado más arriba, SicalWin calculará el vencimiento de los justificantes registrados en función del valor de los campos Número de días (de vencimiento) y Nº de días para conformidad desde fecha de registro, ambos definidos en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes). Así, el vencimiento será: Fecha de Entrada en el Registro Administrativo20 + Nº de días para realizar la conformidad + Nº de días de

vencimiento Cuando se haya definido en las fases de uso restringido una situación de justificante conformado distinta a la situación de contabilizada, la fecha de vencimiento será la siguiente:

Fecha de cambio a la situación de conformada + Nº de días de vencimiento Cuando la situación de justificante conformado coincida con la situación de contabilizado, y el número de días para la conformidad definido en las opciones de instalación sea distinto de cero, la fecha de vencimiento de los justificantes ya contabilizados será:

Fecha de la obligación reconocida + Nº de días de vencimiento En el caso de que el resultado de los dos cálculos anteriores arroje una fecha posterior a la que resulte de sumar 60 días a la fecha de entrada, será esta última la fecha que se tomará como fecha de vencimiento21. 8. PERIODO MEDIO DE PAGO 8.1. Inicio del cómputo El Real Decreto 635/2014, de 25 de julio, desarrolla la metodología del cálculo del periodo medio de pago a proveedores y establece el periodo de pago cómo los días naturales transcurridos desde:

a) La fecha de aprobación de las certificaciones de obra hasta el pago material. b) La fecha de aprobación de los documentos de conformidad con los bienes entregados o servicios

prestados hasta el pago material. c) La fecha del registro administrativo de entrada hasta la fecha de pago material, en el caso de que

no resulte de aplicación un procedimiento de conformidad o bien la factura se reciba con posterioridad a esa conformidad.

20 Se tomará la fecha almacenada en la plataforma de facturación. Si no existe la fecha anterior, se tendrá en cuenta la fecha de entrada en el registro administrativo. De no existir ninguna de las dos anteriores, se tomará la fecha de entrada en el registro contable de facturas. 21 La actual normativa contempla plazos de hasta 30 días para emitir la conformidad y de 30 días para el pago desde la fecha de conformidad. Por lo tanto, el plazo de pago nunca podrá exceder de los 60 días desde la fecha de recepción de los bienes.


Por su parte, para los justificantes no pagados, los días pendientes de pago serán los naturales transcurridos desde:

a) La fecha de aprobación de las certificaciones de obra hasta el último día del periodo de cálculo22. b) La fecha de aprobación de los documentos de conformidad con los bienes entregados o servicios

prestados hasta el último día del periodo de cálculo. c) La fecha del registro administrativo de entrada hasta el último día del periodo de cálculo, en el caso

de que no resulte de aplicación un procedimiento de conformidad o bien la factura se reciba con posterioridad a esa conformidad.

La configuración por defecto de SicalWin para las entidades asistidas desde el SEPAM considera que no existe ningún procedimiento de conformidad, por lo que el inicio del cómputo se produce en la fecha del registro de la factura o justificante de gasto. No obstante, el usuario podrá definir una situación distinta desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Fases de Uso Restringido. Para esta nueva situación, se tendrá que introducir el atributo correspondiente en la columna “Restricción 2”, con alguno de los valores vistos más arriba en este mismo capítulo23.

La configuración por defecto de SicalWin para las entidades asistidas por el SEPAM considera que no existe ningún procedimiento de conformidad, por lo que el cómputo se inicia en la fecha de registro de la factura o justificante de gasto.

22 Último día del mes, o último día del trimestre para las Corporaciones Locales no incluidas en el ámbito subjetivo de los artículos 111 y 135 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2004, de 5 de marzo. 23 En el caso de que la entidad ya tenga dada de alta alguna situación de conformidad y la modifique, el sistema indicará que será necesario lanzar el proceso “Recalcular PMP RD 635/2014-Nuevo Cómputo”. Ponerse en contacto con el SEPAM para lanzar este proceso.


8.2. Obtención del indicador El periodo medio de pago al que se refiere la Real Decreto 635/2014, de 25 de julio, se obtendrá desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Periodo Medio de Pago RD 635/2014 Obtención Indicadores PMP RD 635/2014. Si la entidad no se ha incluido en ningún grupo a efectos de cálculo del periodo medio de pago global (entidad local y entidades dependientes), el sistema calculará este último indicador teniendo en cuenta únicamente los datos de la entidad. En el caso de querer definir grupos con entidades dependientes, ponerse en contacto con el SEPAM. A efectos del cálculo de los indicadores con periodicidad mensual o trimestral, el sistema preguntará si la entidad se encuentra dentro del ámbito subjetivo de los artículos 111 y 135 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales24.

En la pestaña “Cálculo de los indicadores de la Entidad” marcaremos la casilla de verificación correspondiente al trimestre (o mes, si la entidad está en el ámbito subjetivo de los artículos 111 y 135 del TRLRHL) para el que vamos a generar los datos. Para excluir del cómputo las operaciones financiadas mediante el mecanismo de pago a proveedores tendremos dos opciones25:

a) Si la entidad local formalizó una operación de crédito, indicaremos en el campo correspondiente el ordinal que en su día se dio de alta para canalizar los ingresos y pagos del mecanismo de pago.

b) Si la entidad local no formalizó ninguna operación de crédito, indicaremos en el campo correspondiente el identificador del Fondo Europeo que financió el pago26.

24 Capitales de provincia, o de comunidad autónoma, o con población de derecho igual o superior a 75.000 habitantes. 25 Ver manual sobre el registro contable del mecanismo de pago a proveedores.


Se permite excluir los terceros que pertenezcan a un determinado sector institucional. Es decir, se excluirán las obligaciones contraídas entre entidades que tengan la consideración de administraciones públicas. SicalWin excluye por defecto los terceros de los siguientes sectores institucionales:

10. Estado. 11. Organismos autónomos administrativos. 12. Organismos autónomos no administrativos. 13. Seguridad Social. 14. Corporaciones locales. 15. Comunidades autónomas.

Para que SicalWin excluya los justificantes de estos sectores será necesario que en mantenimiento de terceros se haya introducido el valor correspondiente en el campo “Sector institucional”27. En cualquier caso, si la entidad hubiera creado algún otro sector, podrá modificar las exclusiones dadas por defecto por SicalWin. Tras pulsar el botón “Generar”, el sistema nos mostrará una rejilla con todos los justificantes que tendrá en cuenta para el cálculo del periodo medio de pago. Nos aparecerá en primer lugar una rejilla con los justificantes pagados en el periodo28 y después otra con los justificantes pendientes de pago a la finalización del periodo de cálculo.

26 Hay que recordar que, en este caso, el Fondo debería haberse informado como endosatario de la correspondiente obligación reconocida. 27 Consultar en este mismo manual el alta y mantenimiento de terceros. 28 Para el caso de que existan múltiples facturas asociadas a una misma obligación (operaciones Multifactura) y algunas de ellas estén pagadas fuera de plazo, para que el sistema las tenga en cuenta de forma correcta a efectos del cálculo del PMP, será necesario dar de alta en el Administrador de Aplicaciones el siguiente parámetro: “MORD_DESAGRUPA_PAGOS=S#@#”. Si no es así, todas las facturas correspondientes a la operación multifactura se tendrían en cuenta como pagadas fuera de plazo. Ponerse en contacto con el SEPAM para estos casos.


De estos listados se excluirán de forma automática los justificantes correspondientes a:

— Anticipos de caja fija. — Pagos a justificar. — Abonos sin obligación reconocida enlazada. — Registrados con anterioridad al 01/01/2014.

También se excluirán los justificantes registrados en situación de anulados o rechazados. No se considerará una factura como pagada hasta el abono total de la misma. De igual forma, en el caso de que se haya pagado una factura en distintos plazos, se tomará como fecha de pago la que corresponda al último pago parcial realizado. Es conveniente pulsar el botón “Mostrar Capítulos” y desmarcar todos aquellos justificantes que no correspondan a operaciones comerciales. También se deberían desmarcar aquellos pagos que correspondan a aplicaciones al presupuesto de pagos pendientes de aplicar29 (concepto no presupuestario 40001). En el caso de los justificantes pendientes de pago, se deberían desmarcar igualmente todos aquellos que ya estén pagadas vía pagos pendientes de aplicación (justificantes con descuento al concepto no presupuestario 40001). En las rejillas aparecerán desmarcados y en color amarillo los justificantes compensados con descuentos a derechos reconocidos o a cobros pendientes de aplicación (conceptos 30XXX). Aparecerán desmarcados y en color naranja los justificantes correspondientes a operaciones embargadas.

Para el cálculo del PMP en ningún caso se tendrán en cuenta los justificantes ya pagados vía pagos pendientes de aplicación, por lo que se tendrán que desmarcar de la rejilla de justificantes pendientes de pago.

29 Aunque es aconsejable grabar operaciones 413 Acreedores por operaciones pendientes de aplicar a presupuesto únicamente a la finalización del ejercicio, en el caso de que durante el ejercicio existan facturas asociadas a la cuenta 413, el sistema verificará si la operación se ha pagado mediante un pago no presupuestario, y en caso afirmativo, la factura se reflejará como pagada.


Tras pulsar el botón “Aceptar” se nos mostrarán los resultados del cálculo realizado por SicalWin.

En la primera pestaña se nos mostrarán los cálculos para la entidad local. Para confirmar los datos pulsaremos el botón “Confirmar”. El sistema informará que los datos se almacenarán como definitivos en el histórico. Como veremos más abajo, podremos repetir el cálculo borrando la entidad de la rejilla correspondiente al cálculo global. En la pestaña “Cálculos Globales del Grupo”, SicalWin mostrará los cálculos realizados para el grupo de entidades. En esta pestaña no se podrán calcular los indicadores globales hasta que todas las entidades del grupo hayan confirmado su cálculo individual. Tras marcar el trimestre para el que se pretenden generar los datos, el sistema hará la siguiente pregunta:

Se pulsará el botón “Sí” si la entidad que realiza el cálculo es la matriz. En este caso, la entidad matriz será la única que podrá generar el XML con los datos del PMP. Se pulsará el botón “No” si la entidad que realiza el cálculo no es la matriz. En este caso, a esta entidad no le aparecerá el botón para generar el fichero XML con los datos del PMP. Con el botón “Cancelar” saldremos de esta opción sin calcular el periodo medio de pago del grupo.


Aquí aparecerán todas las entidades del grupo. Aquellas entidades que no utilicen SicalWin como gestor presupuestario y contable aparecerán sin datos (por ejemplo, las sociedades mercantiles dependientes). Para estas últimas deberemos introducir los datos de forma manual. Para calcular los datos del grupo pulsaremos el botón “Calcular PMP del Grupo”. Si alguna de las entidades del grupo no ha confirmado sus datos individuales, SicalWin informará de este hecho y no permitirá continuar. En esta rejilla no se permitirá la modificación de datos confirmados de forma individual por cada entidad, aunque sí se permitirá borrar la línea correspondiente a entidades. En este caso, la entidad borrada deberá confirmar de nuevo sus datos individuales.

Para calcular de nuevo los datos de la entidad una vez confirmados tendremos que borrar la línea correspondiente a la entidad en la pestaña “Cálculos Globales del Grupo”.

El botón “Generar XML” generará un fichero con los datos del PMP para su comunicación al Ministerio correspondiente. El fichero se generará en el directorio especificado en el campo Ruta30. Como se ha comentado antes, sólo podrá generar el fichero de intercambio de datos la entidad local matriz. Para poder generar el XML es necesario definir, para cada una de las entidades del grupo, el código de la Comunidad (17), de la Provincia (12), del Municipio (tres últimos dígitos del código INE) y del Ente (cinco dígitos, los dos primeros letras y los tres últimos números). El código completo lo podemos consultar en el Inventario de Entes del Sector Público local, en la Oficina Virtual de Coordinación Financiera con las Entidades Locales (https://serviciostelematicos.minhap.gob.es/BDGEL/aspx/consultainventario.aspx).

30 Los usuarios que se conectan a través de Citrix tendrán que elegir una unidad de la máquina desde la que se conectan: “Disco local (‘Unidad:’ en ‘Nombre de la máquina’)”; donde ‘Unidad’ se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y ‘Nombre de la máquina’ se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando.


Desde al bloque “Ver históricos” podremos consultar el histórico de los ratios de operaciones pagadas y pendientes de pago, así como los periodos medios de pago de trimestres (o meses) anteriores. 9. REGISTRO DE JUSTIFICANTES DE INGRESOS. EMISIÓN DE FACTURAS 9.1. Mantenimiento de códigos DIR3 En el caso de emitir facturas cuyo destinatario sea una administración pública, ésta tendrá que hacernos llegar el código DIR3 de las oficinas contables, órganos gestores y unidades tramitadoras destinatarias de la factura. Daremos de alta estos códigos desde Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Registro y Emisión de Justificantes Codificación de órganos administrativos – DIR3–Ajenos.


En el campo Tipo de Órgano Administrativo seleccionaremos el correspondiente a la Oficina Contable, Órgano Gestor o Unidad Tramitadora. El Código de Órgano Administrativo será un código alfanumérico de 9 dígitos, que habrá sido dado de alta previamente por la administración pública destinataria en el Directorio Común DIR3, y que tendremos que solicitarle. Si no se ha definido en el alta del tercero, se tendrán que introducir también los datos correspondientes a la dirección de facturación. 9.2. Series de facturas emitidas Es posible determinar series para las facturas emitidas desde SicalWin31. Para utilizar emisión de justificantes de ingresos por series será necesario que en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Registro de Justificantes) esté marcada la opción “Utiliza Series de Facturas”. Las distintas series a utilizar se darán de alta desde Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales. Por ejemplo, para definir tres series de facturas con los códigos “01”, “02” y “03”, daríamos de alta los siguientes registros:

Código Elemento Descripción Valor SRFE 01 Serie de facturas 01 0,00 SRFE 02 Serie de facturas 02 0,00 SRFE 03 Serie de facturas 03 0,00 SRFE E Serie para facturas pendientes 0,00

Se darán de alta tantos registros de este tipo como series queramos utilizar. El campo Elemento y Descripción serán libres: podremos introducir la codificación de series (Elemento) y descripción de las mismas que queramos. 31 Para que la entidad pueda utilizar series de facturas es necesario que en el administrador de aplicaciones esté dado de alta para la entidad el parámetro “#@#USA_SFE=S#@#”. Ponerse en contacto con el SEPAM para esta configuración.


Cuando la entidad decida utilizar series de facturas y se tengan facturas registradas sin serie y pendientes de contabilizar, será necesario dar de alta la serie codificada como “E” para que se permitan modificar y contabilizar las facturas pendientes sin número de serie. Al modificar las facturas que se hayan registrado sin serie, hay que volver a introducir la información referente a las unidades e importes unitarios de la factura, dado que se trata de información desglosada que no se solicita en el registro de facturas de ingresos sin utilización de series. 9.3. Emisión electrónica de facturas Según la Ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, es obligatorio que todas las facturas superiores a 5.000,00 € cuyo tercero sea una administración pública se generen en soporte electrónico. Para poder generar desde SicalWin facturas en este formato se tendrá que marcar en Administración del Sistema Opciones de Instalación (pestaña Parámetros de Trabajo) la casilla de verificación “Emitir facturas en formato electrónico”.

Al activar este parámetro el sistema mostrará en la parte inferior derecha el bloque “Conf. Certificado y ruta de eFactura Emitidas”. Tendremos que pulsar aquí el botón Configurar.


En la rejilla de la parte superior elegiremos el certificado que se utilizará por defecto para la firma de las facturas electrónicas32. En el campo Ruta Seleccionada definiremos el directorio por defecto donde se guardarán las facturas electrónicas emitidas (fichero XSIG)33. Al guardar las nuevas opciones de instalación el sistema marcará también por defecto la opción de “Utiliza Series de Facturas” en la pestaña de Registro de Justificantes. Será necesario, pues, definir las series de facturas tal y como hemos visto en el punto anterior. 9.4. Registro 9.4.1. Registro-emisión sin número de serie Para registrar los justificantes de ingresos ejecutaremos Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Registro y Emisión de Justificantes.

32 Ponerse en contacto con el SEPAM para la configuración de certificados vía Citrix. 33 Se tendrá que seleccionar un directorio accesible por el usuario: “Disco local (‘Unidad:’ en ‘Nombre de la máquina’)”; donde ‘Unidad’ se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y ‘Nombre de la máquina’ se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando.


Para la emisión de un nuevo justificante el campo Número Factura lo dejaremos en blanco. Para modificar una factura ya registrada, introduciremos en este campo el número de factura generado por SicalWin (podemos buscarla mediante la tecla de función F5). El campo Tipo tendrá el valor “+” para la emisión de facturas, y “-” para la emisión de abonos de facturas emitidas con anterioridad. El campo Fecha Factura aparecerá por defecto la fecha del sistema, aunque será posible cambiarla. Si el justificante de ingreso a emitir repercute IVA, indicaremos la base imponible y el tipo en las casillas correspondientes. Si no existe IVA repercutido, introduciremos el importe total del justificante directamente en el campo Importe Íntegro. En la pestaña Desglose aplicaciones indicaremos la aplicación (o aplicaciones) de ingresos e importes a las que imputaremos el justificante.


En la columna Operación indicaremos el compromiso de ingreso al que, en su caso, queramos imputar el justificante emitido. Podremos buscar la operación del compromiso mediante la tecla de función F5. Si el tercero es una administración pública34 se tendrán que completar los campos correspondientes a la Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora destinatarios de las facturas. Al confirmar los datos el sistema nos dará un número de registro con la posibilidad de imprimir, en su caso, la factura emitida.

Para emitir una factura desde el registro de justificantes de ingresos, tras la confirmación de datos, pulsaremos el botón Imprimir Documento.

Aquellas entidades que no tengan marcado en Administración del Sistema Opciones de instalación Parámetros de Trabajo la casilla de verificación correspondiente a “Emitir facturas en formato electrónico”, y la factura esté destinada a una administración pública, el sistema informará de que atendiendo a la Ley 25/2013 es obligatorio que todas las facturas superiores a 5.000,00 € cuyo tercero sea una administración pública se generen en soporte electrónico.

34 Sólo se considerarán como administración pública aquellos terceros en cuya alta se haya indicado alguno de los sectores institucionales codificados con los valores del 10 al 17 (ver alta y modificación de terceros).


9.4.2. Registro-emisión con número de serie (facturación electrónica) Como en el caso anterior, para registrar o emitir facturas ejecutaremos Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Registro y Emisión de Justificantes. El formulario varía con respecto al visto para el caso del registro de facturas sin utilización de series.

En el campo Serie, con la tecla de función F5, elegiremos la serie de facturas que previamente habremos dado de alta. La aplicación o aplicaciones presupuestarias y el detalle de la factura lo introduciremos en el bloque “Detalle por Productos”. En el campo Ordinal Pag. podremos también indicar el ordinal del Ayuntamiento en el que queremos que el cliente realice el ingreso de la factura. Como en el caso anterior, al confirmar los datos el sistema nos dará un número de registro, con la posibilidad de imprimir, en su caso, la factura emitida. Pero, además, podremos generar y firmar la factura electrónica marcando las casillas de verificación correspondientes:


La ruta donde se almacenará el fichero de factura electrónica XSIG será la definida por defecto en la configuración de la facturación electrónica vista más arriba. Si allí no se definió una ruta por defecto, el sistema solicitará al usuario la ruta para el almacenamiento del fichero. Si tampoco se definió un certificado por defecto, el sistema nos solicitará el certificado digital con el que se desea firmar la factura electrónica. En el caso de que la factura electrónica no se pueda generar o firmar, el sistema mostrará un informe con los errores que impiden firmar y/o generar la factura electrónica. Se deberán subsanar estos errores para poder generar o firmar una factura electrónica. Si no ha habido ningún error, tras grabar el registro, el sistema nos permitirá visualizar la factura electrónica generada, tanto en formato HTML como en formato XSIG.

Para emitir facturas en formato electrónico es necesario que la entidad utilice series de facturas y que los destinatarios de las mismas se hayan definido como administración pública en las opciones de alta/modificación de terceros.

9.5. Selección y contabilización de justificantes de ingresos Para seleccionar y contabilizar los justificantes de ingresos registrados ejecutaremos Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Contabilización de Facturas Emitidas. Las posibilidades de estos formularios son similares a las vistas para el registro de justificantes de gastos. Aquí, tras confirmar los datos, el sistema generará operaciones RD.


9.6. Cambio de situación de justificantes de ingresos Puede ocurrir que un justificante de ingresos registrado haya sido contabilizado desde fuera del monitor de contabilización de justificantes emitidos. En el registro el justificante aparecerá como registrado y no contabilizado; sin embargo, está ya realmente contabilizado el RD correspondiente. Aquí, a diferencia del módulo de registro de gastos, no hay un punto de menú específico para asociar justificantes de ingresos registrados a operaciones RD ya contabilizadas. La asociación se realizará directamente desde el monitor de contabilización de facturas emitidas. Seleccionaremos el justificante y pulsaremos, en la barra de menús, Contabilización de Facturas Emitidas/Enlace con Derecho Reconocido. 9.7. Consultas y listados de facturas emitidas Con parecidas posibilidades a las vistas para el registro de gastos, podremos consultar los justificantes emitidos desde Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Consulta de Facturas Emitidas.

Para las facturas electrónicas, el botón Visualizar Facturae abrirá el visor de facturas en formato HTML o XSIG. El botón Generar Facturae generará la factura electrónica en formato XSIG. Con el botón Elminar Sit. Firma podremos eliminar la firma de una factura electrónica con el objetivo de volver a generarla o firmarla de nuevo con otro certificado. Para las facturas electrónicas generadas, la columna Situación mostrará si sólo se ha generado la factura (situación “Generado”) o si, además, se ha firmado (situación “Firmado”). Desde el botón Emitir Cuaderno 19 podremos emitir el fichero de órdenes de adeudo por domiciliaciones en soporte informático para remitir a nuestra entidad financiera. Del mismo modo, podremos emitir un listado de justificantes emitidos entre fechas desde Presupuesto de Ingresos Presupuesto Corriente Registro y Contabilización de Justificantes Emitidos Listado de Facturas Emitidas a una Fecha.


10. INTEGRACIÓN CON FACe: AytosFactur@ El componente aytosFactur@ es un módulo que integra FACe (Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas de la Administración General de Estado) con el sistema de información contable SicalWin. De forma periódica y desatendida aytosFactur@ se conectará con FACe para solicitar las facturas electrónicas allí subidas por los proveedores. El módulo descargará las facturas electrónicas en el registro contable de SicalWin y almacenará la factura. A medida que la factura se vaya tramitando en SicalWin, aytosFactur@ comunicará de forma automática los cambios de situación de la misma. El resto de facturas no recibidas por FACe, así como el resto de justificantes de gastos distintos de facturas, se deberán registrar de la forma habitual en SicalWin. Es posible conectar aytosFactur@ a otros puntos de entrada de facturas distintos de FACe (p.e. el registro de entrada de facturas de Gestiona), de forma que todas las facturas de esos registros pasarán de forma automática a SicalWin. En estos casos, ya no se deberá registrar de forma manual ninguna factura en SicalWin, aunque sí el resto de justificantes de gastos distintos de facturas.

Si se conecta aytosFactur@ con el registro de entrada de facturas de Gestiona, no se deberá registrar directamente en SicalWin ninguna factura, aunque sí, en su caso, el resto de justificantes de gasto distintos de facturas: nóminas, concesión de subvenciones, etc…

10.1. Incorporación de facturas Todas las facturas descargadas por aytosFactur@ estarán en situación “IE - Incorporación Electrónica”, hasta que desde la entidad se conforme la recepción de la factura. En ese momento pasarán al estado “E – Registrada”. Cuando existan facturas descargadas de FACe y pendientes de conformar, al acceder a SicalWin el sistema lanzará el siguiente mensaje35:

Desde Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Incorporación de Facturas Telemáticas Podremos ver las facturas descargadas desde FACe.

35 Para activar este servicio de avisos es necesario que esté dado de alta el siguiente registro en tablas generales:

Código Elemento Descripción Valor AVIS PLATAFORMA Avisos plataforma de facturas 1,00


En la rejilla de la parte superior seleccionaremos la factura o facturas a tratar. También disponemos de botones para la selección masiva de facturas: Seleccionar todo y Anular selección. El botón Completar Factura mostrará el formulario del registro de facturas para poder completar los datos presupuestarios, de forma de pago, etc. Desde el botón Ver Documento podremos ver el documento pdf que, en su caso, haya subido el proveedor a la plataforma. El sistema preguntará si se desea acceder a este documento guardado en los servidores de la Diputación.

Tras aceptar, accederemos a todas las facturas descargadas en pdf.


Pulsando sobre la que queramos visualizar, el sistema mostrará la factura en un visor pdf. Al cerrar el visor, o bien si en los pasos anteriores hemos cancelado la apertura del directorio de pdf o el proveedor no ha adjuntado copia de la factura en pdf, el sistema nos mostrará la factura electrónica en un visor html con dos pestañas. En una de ellas veremos la factura electrónica original:


En la otra pestaña veremos la factura electrónica con los datos del registro en la plataforma de facturación y en SicalWin:

Para el posible tratamiento en papel de la factura será está última la que se deberá imprimir y no la copia que el proveedor pueda haber adjuntado en pdf. El botón Modificar masivamente las Facturas marcadas activará los campos correspondientes al Centro Gestor destinatario, Grupo de Apuntes y Texto Explicativo. Los datos introducidos en estos campos se guardarán para cada una de las facturas seleccionadas.


El botón Confirmar Facturas cambiará el estado de las facturas marcadas a “E – Registrada”. A partir de ese momento se podrá tramitar la factura de la forma vista en el resto de puntos de este Capítulo. Los justificantes de gastos incorporados de forma telemática tendrán un valor en el campo “Registro de entrada” de las consultas de justificantes.


El botón Rechazar del módulo de incorporación de facturas telemáticas devolverá la factura a FACe con un motivo de rechazo. Esta factura quedará registrada en el Sistema de Información Contable en situación de anulada. Las posibilidades de modificación de las facturas incorporadas de forma telemática son más limitadas que las de aquellos justificantes registrados de forma directa en el sistema de información contable. Por ejemplo, no será posible modificar la fecha de entrada, el número de factura, tercero o fecha de factura de aquellas incorporadas de forma telemática. Los errores en estos campos supondrán el rechazo de la factura o la anulación de la misma si ya ha sido incorporada.

La modificación de los datos de las facturas telemáticas una vez incorporadas a SicalWin está limitada: no se podrá modificar el número de factura ni la fecha de ésta, tampoco el tercero ni la fecha de registro. Si se detectan errores en estos campos, la factura deberá ser rechazada o anulada en el caso de que ya haya sido incorporada.

10.2. Facturas con incidencias Las facturas descargadas con incidencias las podremos ver desde el botón Fact. Incidencias. Se deberán solventar las incidencias para poder confirmar la factura.

En el campo “Texto Explicativo” de esta rejilla podremos ver un resumen de la incidencia. Se deberán solventar las incidencias para poder confirmar las facturas. Una vez solucionada la incidencia, la factura pasará a la rejilla de facturas electrónicas a incorporar.


La mayoría de incidencias se producen por diferencias entre los datos del tercero que vienen de FACe y los datos que constan en el sistema de información contable. Es conveniente, pues, realizar una depuración de la base de datos de terceros antes de enlazar el registro de justificantes de gastos con aytosFactur@. Si la incidencia supone el rechazo de la factura, la marcaremos y pulsaremos el botón Confirmar Rechazo. La factura se rechazará con el motivo del texto del campo “Texto Explicativo”. Si queremos cambiar este texto podemos pulsar el botón Mod. Texto Rechazo:

10.3. Imputación de facturas al ejercicio anterior Siempre y cuando esté contemplado en las bases de ejecución del presupuesto36 (o la reglamentación interna aplicable), es posible tramitar en el ejercicio n – 1 facturas con fecha de emisión de aquel ejercicio pero que hayan entrado en el registro de facturas a principios del ejercicio n. Para ello será necesario introducir los siguientes parámetros en tablas generales:

Código Elemento Descripción Valor FIMP “DD/MM” Facturas a imputar al ejercicio anterior 0,00

En el campo “Elemento” se introducirá el día y el mes (con formado DD/MM) hasta el que podrán imputarse al ejercicio anterior facturas con fecha de emisión en ese ejercicio, pero registradas en el ejercicio actual. Esto activará el botón Imputar Ejer. Ant. en la rejilla de incorporación de facturas telemáticas.

36 Así se contempla en los modelos de Bases de Ejecución elaboradas por el SEPAM y que podemos hacer llegar a todo aquel que las solicite.


Pulsando este botón, pese a tener la factura una fecha de registro del ejercicio n, la factura se podrá contabilizar en el ejercicio n – 1, siempre y cuando la fecha de emisión de la factura sea de ese ejercicio. 1.4. Incorporación de facturas de pagos a justificar Para incorporar una factura como justificante de un pago a justificar, confirmaremos la factura recibida en el monitor de incorporación de facturas telemáticas de la forma vista en los puntos anteriores. Posteriormente iremos a Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Pagos a Justificar Registro de Justificantes de Pagos a Justificar. En el campo “Nº Factª” introduciremos el correspondiente a la factura incorporada desde el monitor de facturas telemáticas. El sistema preguntará si se desea incorporar la factura como un justificante de pagos a justificar. Si contestamos que sí, la factura quedará en la situación $9 “Enlace a PAJ”, y ya no se podrá tramitar por el procedimiento habitual, sino sólo desde el módulo de Pagos a Justificar. Sólo se podrán asociar a pagos a justiciar aquellas facturas telemáticas incorporadas de tipo “0” (Facturas) y que estén en situación “E” (Registrada). 1.5. Incorporación de facturas de anticipos de caja fija Se seguirá el mismo proceso visto para los pagos a justificar. En este caso, una vez asignada a un anticipo de caja fija, la factura quedará en la situación $8 “Enlace a ACF” y se tendrá que tramitar desde el módulo de anticipos de caja fija. Como en el caso anterior, sólo se podrán asociar a anticipos de caja fija las facturas telemáticas incorporadas al registro de tipo “0” (Facturas) y en situación “E” (Registradas).

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