Involucrar. Facultar. Evolucionar™

captar · almacenar · buscar · recuperar · colaborar · gestionar · distribuir · cumplir

* Pueden encontrarse estos estudios de casos prácticos y docenas de otros, así como videotestimonios, en www.onbase.com.

Involucrar. Facultar. Evolucionar™

OnBase es un producto de gestión de contenidos empresariales (ECM, por sus siglas en inglés) de nivel empresarial diseñado para impulsar procesos de transacción de gran volumen y gran valor. Con OnBase, las organizaciones cumplen sus objetivos corporativos, imponen controles sistémicos empresariales e implementan la recuperación de datos en casos catastróficos. Más de 6.500 organizaciones en todo el mundo han escogido OnBase porque su relación precio/rendimiento es fácil de justificar, su configurabilidad y rápida implementación resultan en menores costos de servicio técnico profesional que los ofrecidos por muchos productos de la competencia y su facilidad de uso reduce el tiempo de capacitación y las interrupciones en la actividad comercial.

La gestión de procesos comerciales orientados a los contenidos con OnBase reduce gastos, aumenta ingresos, mejora el servicio al cliente y desarrolla una plataforma de apoyo para el gobierno corporativo y las iniciativas de gestión del riesgo y de cumplimiento. Gracias a la combinación de la pericia industrial con un paquete flexible y funcionalmente integral de productos ECM, OnBase es la base de productos que han mejorado la eficiencia operativa y arrojado los siguientes resultados:• Unacompañíadecomunicacionescuyas

acciones se cotizan en bolsa, valorada en miles de millones de dólares, automatizó los procesos de cuentas por pagar en su división de servicios compartidos, con lo cual aumentó a $13 millones los descuentos por pagos anticipados en los primeros diez meses, reforzó controles internos y mejoró su capacidad para determinar el riesgo y los valores devengados.

• Un hospital escuela con 731 camasy principal establecimiento regional de derivaciones que cuenta con 13 clínicas hospitalarias y ambulatorias y 10 centros comunitarios para la salud tiene proyectado un rendimiento de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) del 162% en tres años con un producto de OnBase que integra aplicaciones clínicas y comerciales múltiples, al mismo tiempo que respalda el cumplimiento con las normas de HIPAA.

• Unbancode38sucursalesvaloradoen$5,2 mil millones aumentó en 50% su productividad general, mejoró su capacidad para cumplir auditorías reglamentarias, redujo en $100.000 los costos anuales de almacenamiento de documentos, redujo en aproximadamente $45.000 anuales la mano de obra relacionada con la observación de archivos de préstamos y eliminó costos de microfilmación por un valor de $40.000.

• Una aseguradora canadiense, calificadacomo una de las diez mejores y que cuenta con tres establecimientos dispares y bilingües, mejoró los procesos centralizados y regionales, aumentó en 40% su capacidad, redujo en 43% sus ciclos y prácticamente eliminó sus costos de envío.

• Un condado floridiano de rápidocrecimiento adquirió un producto de OnBase por un 40% menos que los costos anuales de la tramitación manual, con lo cual mejoró el servicio a los votantes al mismo tiempo que ahorraba más de 235 horas semanales que dedicaba al archivo y la recuperación de documentos.

• Unadelasuniversidadesmásprestigiosasdel país tramita 4.000 solicitudes de ingreso más que cuando no usaba OnBase, lo hace en menos tiempo y con un ahorro del 40% en la mano de obra para el ingreso de datos.

• Como parte de su inic iat iva decumplimiento con la ley Sarbanes-Oxley, la subsidiaria financiera de una empresa puntal de mercadeo y comunicaciones a nivel mundial, cuyas acciones se cotizan en bolsa, ha automatizado gran parte de la comprobación compleja de contratos de arriendo para garantizar la observancia de las pautas financieras, con lo cual ha reducido los ciclos, de tres días a tres horas, así como los requisitos de mano de obra a un solo empleado de media jornada de un máximo de cinco empleados de jornada completa.*

Los productos de OnBase cumplen según lo deseado porque se implementa esta tecnología galardonada habiendo comprendido las necesidades comerciales en varias industrias y departamentos y habiendo asumido un compromiso inquebrantable para satisfacer al cliente.

«Queda inmediatamente de manifiesto la índole definitivamente positiva de Hy l a nd . Q u i e ne s trabajan en Hyland tienen experiencia y demuestran una actitud muy positiva. Disfrutan de lo que hacen y les gusta dónde trabajan. Ellos saben que OnBase va a funcionar, lo cual les infunde confianza, así como la competencia obtenida de las certificaciones y la capacitación que reciben. Ha sido una experiencia estupenda».

-Susan WendelGerente de cuentas por pagar

de Advocate Health Care

Un producto con soluciones innumerables: a diferencia de otros numerosos productos ECM, OnBase no es una colección de tecnologías adquiridas. Se trata de un paquete de aplicaciones ECM que ha sido desarrollado orgánica y continuamente para compartir la misma base de código, interfaz de usuario, el depósito de contenidos y los módulos de seguridad y administración. Gracias a la profundidad y amplitud de sus funciones de nivel empresarial, OnBase reduce los gastos generales administrativos así como los costos de capacitación. Con la satisfacción de las necesidades de múltiples áreas comerciales, OnBase fomenta la rápida adopción de la tecnología por parte del usuario final.

Estabilidad, innovación y rendimiento: tanto el desarrollo de productos como la gestión corporativa demuestran una concentración constante en el mejoramiento continuo, el crecimiento estable y el ofrecimiento de un buen valor. Hyland Software, una compañía de capitales privados ajena a las distracciones causadas por los desafíos de la consolidación del mercado, ha demostrado una rentabilidad constante, ha mantenido tasas de crecimiento que superan el promedio de la industria y opera con el equipo gerencial competente que ha cultivado su cultura centrada en el cliente.

Tecnologías de fácil asimilación: OnBase, diseñado para vencer la resistencia del usuario final a la adopción de nuevas tecnologías, permite que el nuevo usuario comience a trabajar con documentos de OnBase con apenas unos minutos de instrucción. Puede configurarse la interfaz de OnBase con rapidez y facilidad para satisfacer las necesidades específicas de todos los empleados de una organización. También puede integrarse el producto en casi cualquier inversión tecnológica actual para operar como extensión de aplicaciones o portales esenciales especializados ya instalados, como Microsoft® SharePoint®. Gracias a su configurabilidad basada en apuntar y seleccionar con el ratón, OnBase permite no sólo a los programadores sino también a los usuarios comerciales configurar, implementar, modificar y ejecutar informes en productos ECM sofisticados sin tener que verse limitados a usar una aplicación de código rígido.

Pericia industrial: no importa si formulan una pregunta sobre el uso de OnBase para un proceso comercial específico o para una llamada de asistencia técnica, los clientes de OnBase trabajan con proveedores capacitados en los productos y con empleados que conocen la aplicación comercial específica. Colaboran diariamente con los clientes peritos competentes poseedores de conocimientos sobre procesos industriales o comerciales específicos.

Implementación rápida y una breve relación tiempo/beneficio efectivo: como se necesita de escasa o ninguna codificación personalizada para implementar OnBase, el producto puede implementarse en un tiempo más corto que requiere menos servicios profesionales comparado con los paquetes de productos ECM de plataforma específica. Gracias a ello, las organizaciones realizan un rendimiento de la inversión más acelerado y una mayor flexibilidad presupuestaria para iniciar gradualmente las iniciativas de ECM en varios departamentos.

Servicio y asistencia excelentes al cliente: Hyland Software cultiva deliberadamente una cultura corporativa que tiene por primerísima prioridad la satisfacción de las necesidades de los clientes de OnBase. Ya sea que se trate de crear nuevas funciones a partir de comentarios de la clientela o de proporcionar servicios educativos, eventos y foros de usuarios, los clientes de OnBase deberán anticipar un servicio profesional, oportuno y apropiado de los empleados de Hyland y de la sobresaliente red de proveedores autorizados de productos de OnBase.

Arquitectura segura, escalable y confiable: OnBase crea un conjunto personalizado de derechos y privilegios de productos para cada grupo de usuarios a fin de mantener un nivel elevado de seguridad. La arquitectura de OnBase incluye un acceso escalable y confiable a los depósitos de contenidos de OnBase y compatibilidad con versiones anteriores de configuraciones para contenidos actuales, seguridad, grupos de usuarios, bases de datos y almacenamiento de archivos de OnBase.

RAZONES PARA ESCOGER ONBASE

A fin de obtener el máximo de ventaja, debe contemplarse ECM como una estrategia comercial tecnificada y no solamente como una aplicación informática. OnBase tiene la funcionalidad y escalabilidad de nivel empresarial que exige el mercado actual, pero supera la norma impuesta por otros proveedores de ECM con el ofrecimiento de un compromiso incomparable a la prestación de productos industriales y la satisfacción del cliente. Hyland Software, empresa desarrolladora de OnBase, ha invertido en la gente, los programas y productos que las organizaciones necesitan para eliminar demoras costosas y frustrantes, las inexactitudes, los embotellamientos y la falta de comunicación.

Los productos de OnBase respaldan los objetivos corporativos específicos de la organización donde prestan servicio y ofrecen una ventajosa relación tiempo/beneficio efectivo por las siguientes razones: • LosusuariosdeOnBaseylosproveedores

autorizados de productos de OnBase desarrollan productos junto con los empleados que comprenden los procesos comerciales porque han participado directamente en ellos, entre otros, contadores públicos (CPA, por sus siglas en inglés), administradores titulados de información médica (RHIA, por sus siglas en inglés) y otros profesionales autorizados en industrias específicas.

• La asistencia técnica continua posventaincluye el acceso a especialistas en industrias y peritos disponibles para ayudar a comprender aún más las metodologías de implementación y las mejores prácticas, a fin de fomentar el mejoramiento continuo de los procesos, prestar asistencia técnica y garantizar la satisfacción del cliente.

• LosusuariosdeOnBasecuentanconaccesoa los amplios conocimientos y experiencia de la diversa comunidad de profesionales de OnBase, que comprende unas 1.400 personas provenientes de varias industrias. Ellos asisten al Congreso anual OnBase de Capacitación y Tecnología (OTTC, por sus siglas en inglés) para compartir ideas y experiencias tanto en sesiones generales como en foros de industrias específicas.

• Los grupos VOGUE (Grupos Verticales deUsuariosExpertosdeOnBase),dirigidosporsus miembros, ofrecen foros de industrias específicas durante todo el año para fomentar una discusión franca y animada de los usos de OnBase en industrias tales como servicios financieros, gobierno, atención médica, educación universitaria, seguros y manufactura.

• Siendo la organización orientada alconsumidor que es, Hyland Software solicita comentarios de peritos, miembros degruposVOGUEyde todos losusuariosdurante el desarrollo de productos nuevos o de funciones nuevas para sus productos. Por ejemplo, OnBase tiene un conjunto completo de módulos nativos específicos para aplicaciones de atención médica tales como historias clínicas, integraciones en aplicaciones clínicas y comerciales clave y divulgación segura de la información. Se incorporaron funciones en OnBase Web Server para que las entidades gubernamentales pudieran dar acceso público seguro a los documentos almacenados en OnBase mediante varios exploradores de Internet.

SE OFRECE MÁS QUE UN PROGRAMA INFORMÁTICO PARA RESOLVER PROBLEMAS COMERCIALES

Hyland Software se niega a saber un poco de todo y mucho de nada. No acepta menos que el dominio de todos los procesos comerciales previstos. Los analistas y expertos en industrias se están dando cuenta de ello. Los siguientes son algunos de los reconocimientos* recientes recibidos por OnBase:• Ava l exc lus i vo de l a Asoc i ac ión

Estadounidense de Hospitales (AHA, por sus siglas en inglés) como producto de gestión integrada de documentos para mejorar la gestión del ciclo de ingresos, las operaciones administrativas de trastienda y los recursos humanos.

• Unode los25mejoresproveedoressegúnMortgage Technology.

• Los20mejores:premiosBestinKLAS™**de fin de año.

• Líderdelmercadoenlagestióndocumentalpara el sector bancario y en el manejo de documentos de seguros, galardón de Celent.

HYLAND SOFTWARE RECIBE ELOGIOS DE INDUSTRIAS

* Puede consultarse la lista completa de galardones y elogios de industrias en www.onbase.com.** Firma de investigación que se especializa en el monitoreo y la generación de informes del desempeño de proveedores de tecnologías de la información para el sector de atención médica.

Los documentos faltantes y la necesidad de almacenar contenidos en sistemas múltiples ralentiza los procesos comerciales de transacción para los que se necesita aprobación, evaluación o documentación, sea que dichas actividades estén automatizadas o se realicen manualmente. OnBase ofrece un producto unitario para consolidar y vincular los contenidos necesarios que impulsan los procesos y contenidos básicos que el usuario crea y recibe a diario para imponer un reglamento comercial normalizado, directivas coherentes de retención y una recuperación integral de datos en casos catastróficos.

Pueden mejorarse las capacidades de rendimiento y recuperación de datos en casos catastróficos de muchas aplicaciones con el archivo de informes o documentos en OnBase, donde pueden formar parte de un depósito controlado de registros de la empresa. Pueden archivarse en OnBase los informes de grandes sistemas para garantizar su accesibilidad. Dichos informes a menudo tienen que volver a ejecutarse, ocupan toda la capacidad de almacenamiento y no es fácil buscarlos. También existen módulos dedicados para el archivo de documentos generados con SAP® ArchiveLink™ o Microsoft SharePointServer2007,losquenoafectanalusuarioyrepresentan una carga reducida de trabajo para el personal de TI.

RESPALDO DE LA AGILIDAD COMERCIAL

MEJORAMIENTO DEL RENDIMIENTO DE LAS APLICACIONES DE LA EMPRESA

OnBase permite a las organizaciones hacer mucho más que simplemente almacenar documentos diversos, entre otros, imágenes escaneadas, audioarchivos y archivos visuales, páginas de Internet e informes empresariales. Mediante una interfaz de configuración sencilla, el usuario puede hacer lo siguiente: • Definirlarelaciónentrelosdocumentosy

pasar de un documento a otro con un clic del ratón.

• Determinar los papeles que juegan losdocumentos en varios flujos de trabajo y decisiones.

• Controlar los derechos de visualización,impresión, corrección y distribución de los documentos.

• Imponer los calendarios de retenciónapropiados para los documentos.

• Compartir los documentos de variasmaneras, entre otras, distribución por correo electrónico y presentación de documentos en Internet.

• Configurar estrategias flexibles dealmacenamiento para mantener el rendimiento del sistema.

Las organizaciones que hacen la conversión de sistemas heredados de generación de imágenes o que reciben documentos de terceros de oficinas de servicio o de otros socios pueden importar automáticamente a OnBase estos documentos y los índices correspondientes. OnBase, diseñado para complementar y maximizar las inversiones en TI existentes, también se integra en las aplicaciones comunes de correo electrónico y así permite la importación de documentos a OnBase como procesos automatizados mediante Subscription Server de OnBase o bien permite que el usuario utilice como interfaz el correo electrónico para importar y recuperar documentos. OnBase también puede emplear las capacidades inherentes de registro en diario de un servidor de Microsoft Exchange para crear un archivo integral de correspondencia electrónica a fin de mejorar la responsabilidad y la investigación.

«El 30 de octubre no sólo fue el día inauguratorio de VSR con OnBase sino también el más ocupado con la tramitación de pedidos que hemos tenido en nuestros 21 años de trayectoria y no teníamos a la persona de TI con más experiencia en OnBase. Temía que se combinaran ambas circunstancias, pero no hubo pérdida de producción. Todo lo contrario, la producción aumentó. Más contento con la implementación no podía haber estado. Resulta verdaderamente asombroso que progresáramos desde una falta de sistema hasta procesos completos con flujo de trabajo en la fecha más intensa en la historia de la compañía, sin pérdida de la productividad».

-Michael Armour Vicepresidente de Nuevos

NegociosVSR Financial Services, Inc.

Mangement SystemManagement SystemMangement SystemManagement System

Enterprise Content

Enterprise Content

Management SystemManagement System

Enterprise Content

Document Access

and Routing

Document Access

and Routing

IntegrationIntegrationIntegration

Portals

DataStreams

ScannedDocuments

E-Mail

EnterpriseReports

Input and CaptureInput and CaptureInput and Capture

Imaging, COLD/ERM Workflow Data Files

Imaging, COLD/ERM,Workflow Data Files

EmployeesCustomers

PartnersVendors

Web AccessWeb AccessWeb Access

DataExchange

Line-of-BusinessApplications

and Ro

uting

and Routing

Documen

t Acces

Storage and ManagementStorage and ManagementStorage and Management

Document Access

MEJOR COHERENCIA CON UN DEPÓSITO OFICIAL DE REGISTROS

La administración unificada de OnBase permite que las organizaciones impongan criterios de coherencia y responsabilidad en toda la empresa como si se tratara de un solo sistema oficial de registros (SOR, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, si un contrato de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés) requiere tomar medidas respecto a una queja dentro de un plazo determinado, se registrará fielmente esa queja, la cual tendrá el mismo tipo de documento y registro cronológico para auditoría, sin importar si fue escaneado, enviado por fax o por correo electrónico. El cumplimiento de auditorías y leyes que rigen la obtención de información y pruebas electrónicas se ve enormemente mejorado gracias a esta función.

Con OnBase, desarrollado en una sola plataforma, las organizaciones pueden captar y gestionar coherentemente todas estas clases de contenidos sin tener que manejar aplicaciones múltiples:• Imágenes escaneadas y captadas con

escaneadores de alto o reducido volumen, entre otros, dispositivos multifuncionales.

• Páginaswebconvertidasa imágenesTIFFpara la recolección de artículos tales como informes crediticios u otros de tipo electrónico.

• Secuenciasdedatos,entreotras,secuenciasde datos XML y de datos específicos de una industriacomoEDI835/837,HL7oDSTUX9.37-2003.

• Documentos provenientes de aplicacionescomunes de oficina como Microsoft Word o Excel®.

• Datos archivados provenientes deaplicaciones de la empresa, entre otras, Microsoft SharePoint y SAP ArchiveLink.

• Informes de la empresa importados porCOLD/ERM sin ejecutar una aplicación o servidor por separado.

• La situación de los documentos impresoscomo las escrituras o los contratos originales.

• Correspondencia electrónica, ya seaimportada o creada según fuera necesario, captada automáticamente por destinatario, tema u otra propiedad, o mantenida en un archivo integral de todos los mensajes recibidos y enviados.

En el caso de muchas organizaciones, se debilita la ventaja comercial de ECM debido a las inquietudes sobre la capacitación del usuario final y su aceptación del producto. Se ha diseñado OnBase para mitigar dicha inquietud al no requerir que el usuario final interactúe con la interfaz de ECM de ninguna manera, sin dejar de ofrecerle un acceso completo a los documentos y a las funciones necesarias. OnBase, equipado para que el usuario final configure fácilmente la forma y el lugar donde desee cumplir sus tareas diarias, funciona como extensión de los programas informáticos existentes, entre otros:

Aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en inglés) | Para muchas organizaciones, la aplicación comercial básica que los empleados usan cotidianamente es el contexto más lógico de acceso a los documentos. Los usuarios de OnBase se valen de esta estrategia para permitir que los profesionales de cuentas por pagar puedan recuperar facturas directamente de un sistema de planificación de recursos de la empresa (ERP, por sus siglas en inglés), que los cajeros puedan recuperar tarjetas de firma de un sistema de banca básico y que los tramitadores de siniestros puedan ver documentos y tareas directamente a partir de las solicitudes de tramitación de siniestros. OnBase ofrece tanto una herramienta de integración aprogramática así como integraciones dedicadas para algunas de las aplicaciones empresariales destacadas, como las de SAP, Oracle®, Epic Systems Corp. y ESRI®.

LOS DOCUMENTOS RESIDEN DONDE EL USUARIO DESEE TRABAJAR CON ELLOS

Correo electrónico | El correo electrónico se ha convertido en la aplicación empresarial para muchos empleados. Con las integraciones dedicadas de OnBase para Outlook®, GroupWise® y Lotus Notes®, el usuario puede importar y recuperar documentos y participar en el flujo de trabajo automatizado en la misma interfaz del mensaje de correo electrónico. El usuario ve esta función integrada en la misma estructura de carpetas que tiene la aplicación de correo electrónico.

Portales | También puede incorporarse la funcionalidad de OnBase en portales corporativos adaptados a las preferencias específicas y los deberes laborales del usuario.ValiéndosedelainterfazStatusViewde OnBase Web Server, las compañías pueden diseñar portales donde se efectúe una consolidación integral de todo en OnBase, entre otros elementos, el acceso a las aplicaciones de generación de grandes volúmenes de imágenes, tareas/avisos de flujo de trabajo y gráficos para bosquejar el rendimiento del procesador. Pueden distribuirse estos mismos miniportales a través de un sitio web de SharePoint o mediante portales J2EE según norma WSRP 1.0, como IBM WebSphere®, SAP NetWeaver® y BEA WebLogic®.

Web | Los socios, sectores representados y clientes también pueden recibir acceso limitado por Internet a los documentos de OnBase. Entre las organizaciones que utiliza OnBase de esta manera se incluyen una compañía de seguros de la propiedad y seguros contra daños o desastres que puede entregar páginas de declaraciones a sus agentes independientes a pocas horas de recibir las solicitudes y la secretaría judicial local que permite a sus votantes buscar en su sitio de Internet licencias matrimoniales y documentos judiciales.

LAS INTERFACES CONFIGURABLES REFLEJAN LOS PAPELES DE LOS USUARIOS

Desde luego, el usuario puede buscar los documentos necesarios (sobre los que tiene derechos) por tipo de documento, palabras claves y períodos gracias al carácter intuitivo y sencillo de la ventana nativa de recuperación de OnBase. Los usuarios de OnBase también tienen la opción de realizar búsquedas en todo el texto para posibilitar la ubicación de un documento o conjunto de documentos que contengan una palabra o frase específica (por ejemplo, determinar qué contratos contienen una condición en particular). Sin embargo, tal vista integral no es necesaria para algunas funciones laborales, o bien conviene para éstas una vista que refleje una tarea o proceso comercial específico. En tal caso, puede adaptarse OnBase para dichos usuarios.

Las carpetas y los gabinetes de archivos de OnBase satisfacen las necesidades de aquellas organizaciones que deseen retener el aspecto de sus archivos impresos con la incorporación de una interfaz de carpeta con pestañas, que permite al usuario organizar documentos virtuales en la misma forma

lógica que las carpetas de archivos impresos sin incurrir en costos laborales ni usar recursos de almacenamiento ni quedar expuesto a desastres naturales ni al abuso de privacidad relacionados con las salas de archivos. Pueden configurarse las carpetas para generar automáticamente todas las subcarpetas relacionadas según un documento entrante (por ejemplo, un documento de siniestro entrante crea secciones para documentos, fotos, etc. de uso del liquidador) y determinar automáticamente la ausencia de un documento esencial en una carpeta (por ejemplo, la falta de un pagaré en un archivo de préstamo).

Si las tareas diarias del empleado son más especializadas, puede obtener un acceso muy sencillo a los documentos gracias a las consultas personalizadas. Luego de unos minutos de configuración, la consulta personalizada genera una interfaz para recuperar documentos muy específicos. Por ejemplo, el representante de servicio al cliente en el departamento de cuentas por cobrar podría contar con esta funcionalidad (ya sea directamente de OnBase o a través de un portal integrado) para buscar documentos que contienen un número de cuenta específico.

«Casi todo en obras públicas y en el gobierno comunitario depende de lugares geográficos. La meta definitiva es que todo el personal use GIS [siglas en inglés para sistema de información geoespacial] y aproveche el poder de la gestión documental en la aplicación. Nos proponemos que el personal jamás tenga que dejar el entorno GIS pero aún así pueda recuperar la información espacial, acceder a los documentos y crear pedidos de trabajo. Una parte integral del logro de esta meta es nuestra aplicación de OnBase».

-Terry BiedermanDirector de Obras Públicas

Municipalidad de régimen estatutario de Waterford, estado

de Michigan

Si bien OnBase ofrece una gestión documental de nivel empresarial de fácil adopción y costo justificable, los mayores réditos a menudo emergen de la automatización de los procesos comerciales. Hyland, que Forrester Research* reconoce como líder en la gestión de contenidos de transacción, se destaca por la extraordinaria habilidad de gestionar contenidos generados fuera de una organización (facturas, solicitudes, etc.) y procesos comerciales afines.

Los productos de flujo de trabajo de OnBase, de rápida implementación:• Aumentan la productividad con la

habilitación del procesamiento automatizado para eliminar gran parte del procesamiento manual.

• Reducen los costos de mano de obra ydel archivamiento y almacenamiento manuales.

• Reducenlosciclosparamejorarelservicioal cliente y el registro de ingresos.

• Imponen reglas comerciales que puedenrestringirse por motivos de cumplimiento o que el usuario comercial puede modificar sobre la marcha para adaptarse rápidamente a condiciones cambiantes.

• Conservan la visibilidad tanto de lacondición del documento como de la actividad en tiempo real, además de crear un registro cronológico para auditoría, disponible de inmediato.

• Garantizan la priorización, distribución ymonitoreo adecuados del trabajo.

LA AUTOMATIZACIÓN FLEXIBLE DE PROCESOS COMERCIALES IMPULSA LA PRODUCTIVIDAD Y EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS

• Apoyan la coherencia de los procesos decomienzo a fin para usuarios múltiples, procesos complejos numerosos y procesos en paralelo.

• Incluyenunsimuladorparaponerapruebaresultados anticipados y crear situaciones hipotéticas a fin de mejorar las posibilidades de éxito.

• Validanlaaprobacióndepedidos,pagosyotras transacciones con firmas digitales o recuadros de refrendo para obviar las firmas manuales.

• Divulganlainformaciónpormétodosvariosy automatizan la creación de documentos totalmente nuevos.

Según las necesidades de la organización, puede iniciarse un flujo de trabajo de OnBase Workflow de varias maneras, entre otras, el recibo de un documento entrante (imagen escaneada, correo electrónico, fax, etc.), la finalización de un formulario electrónico de OnBase o de un formulario de Microsoft InfoPath® o la ejecución de una acción en una aplicación empresarial integrada en OnBase. Por ejemplo, un pedido entrante de producto podría inducir varias actividades (comprobación crediticia, revisión de ingeniería, verificación de disponibilidad de materiales, etc.) y necesitar de aprobaciones múltiples antes del envío de los artículos al cliente. Con OnBase, el cliente puede presentar un pedido con el método preferido y así reducir costos y ciclos para el proveedor.

*«TheForresterWave™:Content-CentricApplications,Q12006»

«La verdadera ventaja de OnBase estriba en que permite instalar productos con la flexibilidad necesaria para la empresa en cuestión».

-Mike SoleGerente Principal de ProyectosPodiatry Insurance Company of

America

Muchos documentos que juegan un papel en una transacción sirven posteriormente de contenidos "fijos" que representan pruebas de una transacción, decisión o proceso. Además de la imposición de reglas comerciales mediante Workflow, OnBase ofrece varios métodos para validar la integridad de los contenidos de un depósito de OnBase y gestiona estos elementos como si fueran registros y no sólo documentos. OnBase da lugar a la gestión tanto de documentos como de registros en la misma interfaz y con la misma base de código, más bien que integrando aplicaciones desarrolladas o adquiridas por separado.

Records Management de OnBase puede atender las necesidades especiales de control de acceso, disposición y retención de los registros declarados durante la vida útil de los mismos. Junto con la funcionalidad de carpetas en OnBase, Records Management constituye una herramienta potente de responsabilidad. Mediante la creación automatizada de carpetas y subcarpetas y la definición de los contenidos obligatorios, las organizaciones pueden garantizar la observación de las directivas apropiadas y la presencia de los documentos relacionados con el cumplimiento. Puede gestionarse la vida útil de todo el registro en el nivel de la carpeta.

Por ejemplo, la contratación de un empleado nuevo puede generar la creación de una serie de carpetas para gestionar las evaluaciones, la nómina, los beneficios y las certificaciones. El usuario puede determinar, con sólo una selección del ratón, si faltan documentos

PROTECCIÓN DE LA INTEGRIDAD DOCUMENTAL

esenciales como un formulario tributario que afecta la nómina o un certificado necesario para el cumplimiento. Luego de la terminación del empleo, puede cerrarse el registro luego de un período determinado y destruírselo finalmente cuando ya no se lo necesite.

El servicio Integration for PFU TimeStamp(Integración para marca de hora de PFU)de OnBase ofrece validación tercerizada de la existencia de un registro en una fecha determinada que no haya sufrido alteraciones desde entonces. Cuando cambia la condición de una carpeta de Records Management de «abierta» a «cerrada» o a «cierre», se lapuedeenviaralservicioIntegrationforPFUTimeStamp, donde se asigna a cada documento una verificación digital inalterable. También pueden timbrarse con sello de hora mediante una sencilla acción de selección con el botón derecho del ratón documentos y carpetas individuales de OnBase que no forman parte de un producto de Records Management.

Además del mantenimiento de valiosos registros cronológicos para auditoría y de la historia documental, OnBase tiene herramientas de protección y validación de la integridad de los documentos individuales. Por ejemplo, Enterprise Document Management (EDM) Services de OnBase garantiza que el usuario vea solamente las versiones aprobadas de los documentos y previene las revisiones simultáneas. EDM Services también permite que el usuario pueda trabajar con documentos retirados una vez desconectado de OnBase.

«Escogimos OnBase porque of rec ía e l p rec io y las características que buscábamos. Ahora que tenemos una trayectoria con OnBase, estamos muy contentos con la tecnología».

-Pedro ErnestoCIO de

Scania Latin America

«Este ha sido el proyecto de TI más exitoso de mi carrera. Nos complace que OnBase tenga tal capacidad de adaptación para que podamos seguir trabajando con la aplicación, incluso mientras instalamos actualizaciones de software y atravesamos cambios».

-Ryan DeedsVicepresidente de TILanier Upshaw, Inc.

USO COMPARTIDO DE CONTENIDOS FUERA DE LA EMPRESA

CUMPLIMIENTO, OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN Y PRUEBAS ELECTRÓNICAS Y RECUPERACIÓN DE DATOS EN CASOS CATASTRÓFICOS

Las opciones flexibles para compartir documentos con clientes internos y externos (aún en el caso de organizaciones cuyos «clientes»sonpacientes,estudiantes,socioscomerciales, clientes o agentes) mejoran el servicio, ya sea que ello signifique el envío de correspondencia electrónica, discos compactos o comunicaciones impresas en un formato preferido o el fomento de un autoservicio eficaz. OnBase tiene la funcionalidad para crear y distribuir cartas, declaraciones y otros documentos,discoscompactosydiscosDVDdedistribución directa a clientes.

OnBase ofrece posibilidades funcionales intrínsecas así como productos y servicios especializados que se han incorporado en el mismo código del producto para responder a las inquietudes de cumplimiento y de moderación del riesgo. La sencilla centralización de todos los contenidos en un depósito oficial de registros garantiza la disponibilidad de los documentos para auditorías y para la obtención de información y pruebas electrónicas, posibilita la implementación de un plan integral de retención y es compatible con una estricta seguridad del usuario.

Para moderar los riesgos, OnBase ofrece las siguientes funciones:• Automatización de procesos comerciales

y formularios electrónicos interactivos para imponer reglas comerciales estrictas y reducir la posibilidad de que el usuario pudiera operar al margen de una directiva o proceso recomendado.

• Comprensiónsinprecedentesporpartedelagerencia de los procesos y del rendimiento mediante registros cronológicos para auditoría, informes y visualizaciones gráficas en tiempo real.

Estas son algunas de las formas de uso de OnBase para comunicarse con socios, clientes, estudiantes, pacientes y otros sectores representados:• Generación dinámica de documentos con

datos de varias fuentes, mediante el uso de plantillas configurables de Word, incluso la creación automatizada de grandes cantidades de documentos y la capacidad de ejecutar dicha creación en equipos múltiples.

• Finalización automatizada de formularioscon la combinación de datos ingresados por usuarios y de fuentes externas de datos, con la garantía de que se finalizan coherentemente los campos de formulario y que se facilitan opciones normales de almacenamiento de copias para los registros internos.

• Creación de documentos estructurados,como declaraciones, con un programa de diseño intuitivo para generar documentos simples o declaraciones compuestas que reúnen documentos complementarios (imágenes de cheques o comprobantes de entrega, por ejemplo).

• Distribución de declaraciones, informesy demás documentos por fax, correo electrónico, publicación en sitios de Internet, su grabación en discos compactos, o cualquier combinación de opciones según las preferencias del destinatario.

• Publicación de un minisistema ECMcon funciones básicas de búsqueda y funcionalidad de recuperación de datos en unCD/DVDconcifradooptativo,afindecompartir con la clientela volúmenes de documentos complejos o extensos.

• AccesolimitadoalmismosistemaOnBasemediante el servidor web de OnBase, con funciones de seguridad de nivel empresarial a fin de eliminar el riesgo de comprometer documentos confidenciales.

• Control de versiones para garantizar queel usuario siempre consulte la versión más reciente o autorizada de los documentos, tales como directivas y procedimientos, fichas técnicas de seguridad de materiales u otros documentos esenciales, y para impedir la alteración de dichos documentos sin la autorización debida.

• P lataforma de d is t r ibuc ión de ladocumentación de lectura obligatoria, como directivas y procedimientos, y del monitoreo de los reconocimientos del empleado donde consten que ha leído y comprendido dichos documentos.

• CreaciónautomáticadecopiasdeseguridadenCD/DVDdelosdepósitosdeOnBasecomoparte de un plan de recuperación de datos en casos catastróficos/continuidad de la actividad comercial.

• Servicios de validación de copias deseguridad para comprobar la capacidad de recuperación de datos en caso de falla del servidor, así como servicios de recuperación de datos, entre otros, asistencia para restaurar la base de datos en casos de emergencia y una oficina integral de emergencia para recuperación de datos en casos catastróficos, administrada en un entornoconcertificaciónSAS70.

METODOLOGÍAS MÚLTIPLES DE IMPLEMENTACIÓN

Las organizaciones que seleccionan OnBase no tienen que efectuar cambios drásticos en sus entornos o estrategias de TI a fin de dar lugar a la implementación de OnBase. OnBase resulta adecuado para prácticamente cualquier entorno gracias a una filosofía orientada al consumidor y a una arquitectura abierta, sin importar los recursos de TI existentes.

In situ o en líneaA pesar de la reconocida rápida implementación de OnBase y de depender muy poco de servicios profesionales, muchas organizaciones descubren que no pueden implementar un producto ECM con la prontitud que quisieran. OnBase OnLine, uno de los pocos productos ECM alojados de avanzada que la empresa desarrolladora de software vende y para la que ofrece asistencia técnica, resulta ideal para las organizaciones que tienen limitaciones de TI, requisitos presupuestarios o un modelo comercial de tercerización. Los proveedores autorizados de productos OnBase y los profesionales de OnBase OnLine brindan pericia consultiva para recomendar el producto más adecuado.

Con OnBase OnLine, que tiene certificación de SysTrust®, las organizaciones pueden disfrutar de inmediato de la funcionalidad y las ventajas de OnBase en un centro de datos con certificación SAS 70 completamentetercerizado. OnBase OnLine también ha recibido certificación de Microsoft en Advanced Infrastructure Solutions Competency con la especialización de alojamiento. Como opciones, OnBase OnLine ofrece la compra de licencias perpetuas y su alojamiento en un centro de datos seguro o un modelo con suscripciones para usar el software y la infraestructura.

Maximización del valor de todas las inversiones tecnológicasLa funcionalidad de OnBase salva las brechas que separan las aplicaciones con la eliminación de procesos redundantes, inconexos y manuales. Su arquitectura abierta facilita su incorporación en entornos existentes o su adaptación a nuevas inversiones tecnológicas. Gracias a ello, las organizaciones pueden adoptar un criterio empresarial estratégico para aumentar la productividad y normalizar los procesos.

Puede implementarse Application Enabler de OnBase para indexar y recuperar documentos directamente de las aplicaciones de la empresa que los empleados usan a diario, gracias a la capacidad de esta aplicación para operar como una extensión de las aplicaciones existentes. Puede usarse Application Enabler para generar hojas de separación con códigos de barras, indicar flujos de trabajo y completar documentos con plantilla base directamente en aplicaciones esenciales especializadas (LOB, por sus siglas en inglés) tales como sistemas ERP, de contabilidad, de información estudiantil, de información hospitalaria o de tramitación de préstamos.

Las integraciones dedicadas proveen conexiones aún más estrictas entre los documentos de OnBase y los flujos de trabajo y las aplicaciones de la empresa. Por ejemplo, OnBase Connector 2.0, con certificación de SAP, para usarse con SAP ArchiveLink, vincula los documentos generados fuera de un producto SAP con objetos comerciales de SAP, provee un mecanismo para el archivo de listas de impresión y guarda los documentos salientes en formato PDF. Este módulo también acepta la importación de códigos de barras y la sincronización de palabras clave. Se han desarrollado otros módulos de integración dedicados de OnBase para Microsoft SharePoint, Oracle eBusiness Suite 11i, Esker DeliveryWare®, para aplicaciones de atención médica de Epic Systems Corp. y para sistemas de información geoespacial (GIS, por sus siglas en inglés) de ESRI.

La incorporación de secuencias de mensajes según normas de la industria, como Microsoft BizTalk,EDI835/837,HL7,XMLyDSTUX937-2003, entre otras, fomenta con mayor facilidad la comunicación entre los sistemas internos y los socios. OnBase es compatible con Web Services para fomentar una rápida integración entre aplicaciones de la empresa.

Asimismo, OnBase ha establecido asociaciones con proveedores de tramitación de formularios especializados, productos de almacenamiento especializados y con otros fabricantes de equipos y software.

«Tenemos un mayor grado de flexibilidad porque usamos un producto en plataforma web. En colaboración con el personal en línea de OnBase, podemos realizar actualizaciones o agregar nuevas funciones sin afectar a todas las estaciones de trabajo. Así lo hemos hecho con mayor rapidez que si lo hubiéramos hecho por cuenta propia. En estos momentos, tenemos un plan trienal para instalar media docena de productos, lo cual es osado pero realizable. Posiblemente pudiéramos lograr solamente uno, quizás dos, proyectos al año, si fuéramos a hacerlo con recursos propios y tuviéramos que afectar las estaciones de trabajo».

- Christopher MasiSupervisor del Centro de

ImágenesBlue Cross Blue Shield of

Vermont

ONBASE ES COMPATIBLE C O N E N T O R N O S

HETEROGÉNEOS

«Tenemos tres sistemas de empresa [Epic, Keane ySiemens] y necesitábamos un producto que pudiera funcionar con todos ellos, para así tener el mismo acceso a la información sin importar la presencia del paciente en un lugar determinado. Application Enabler de OnBase nos permite ver documentos directamente en aquellas aplicaciones sin necesidad de ir a otro sistema ni de duplicar la información».

- Kate SchlotzerGerente

d e S i s t e m a s y Automatización

The MetroHealth System

OnBase se compromete a posibilitar al máximo la información para los usuarios finales en cualquier entorno. Por ejemplo, el sistema de un hospital importante integra OnBase en tres sistemas principales de la empresa, uno de los cuales se instala mediante Citrix®, otro tiene plataforma Internet y el tercero plataforma Java™. La funcionalidad prestada por un cliente Java, por ejemplo, que permite el acceso al servidor web mediante un mayor número de exploradores y la integración para WSRP (compatible con la presentación de la funcionalidad de OnBase a través de portales según norma WSRP 1.0), subrayan el compromiso de OnBase para poner la información a disposición de todos los usuarios.

ASP.NET Web Server

OnBase Core Application Services

ASP.NET Framework

Worker Process

ASP.NET pages and

XML Interfaces

API Interfaces

OnBaseDocumentRepository

Legacyand

3rd PartyApplications

COM .NET Interop .NET Remoting SOAP Web Services Java Wrapper

OnBase Architecture

Legacy &CustomApplications

HTTP/SOAP

HTTP/SOAP

CustomMiddleware

Applications

Custom Web

Services

Line of Business

WebApplications

Legacy& Cross-platformApplications

HTTP

ODBC

OnBaseWebClients

3rd Party ApplicationsLegacy Applications

Microsoft Outlook OnBaseWebClients

OutlookIntegration

ApplicationEnabler

OnBasePortalConnectors

CustomWebClients

HTT

P

ODBC

UNC

Database

DiskGroups Thick

Client

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rint

Dri

ver

HTT

P

HTT

P

HTT

P

Se ha desarrollado la arquitectura OnBase sobre las plataformas Microsoft Windows y .NET, con lo cual se han creado modelos económicos de instalación y desarrollo de una infraestructura ECM escalable. Se disponen de clientes multifuncionales independientes de Internet y de Microsoft Windows para acceder al mismo depósito de documentos OnBase. La compatibilidad multiplataforma permite la implementación de OnBase con servidores de bases de datos y de almacenamiento de archivos que operan en otros sistemas operativos ajenos a Windows, entre otros, Unix®, Linux™,IBM WebSphere®, BEA WebLogic® y IBM AS/400®.

ARQUITECTURA

LOS MÓDULOS DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS COMERCIALES tienen las herramientas necesarias para eliminar la mano de obra manual en los procesos de transacciones en tanto que se mejora la responsabilidad y se garantiza la agilidad comercial.

E-Forms (Formularios electrónicos) | Se almacenan como documentos en el sistema de OnBase, se los utiliza para generar flujos de trabajo y se los puede configurar para ser interactivos, rellenar campos de manera automática con datos existentes y respaldar la validación de bases de datos, ya sea que se traten de formularios electrónicos tradicionales, formularios electrónicos móviles para empleados desconectados o formularios generados en Microsoft InfoPath.

Workflow (Flujo de trabajo) | Se automatizan procesos comerciales complejos según reglas definidas, se garantiza y valida el seguimiento de las directivas internas, se realzan las interacciones que requieren la participación de varias personas y se reduce la mano de obra y el riesgo relacionados con el procesamiento manual de la información.

Business Rules Engine (Generador de reglas comerciales) | Módulo diseñado para fomentar la agilidad comercial al permitir que usuarios comerciales autorizados (por ejemplo, gerentes de turnos o de unidad) ajusten los umbrales de flujo de trabajo según parámetros definidos para adaptarse a las condiciones del mercado, las cuestiones de personal o a otras cuestiones comerciales dinámicas sin necesidad de la intervención de TI.

Integration for PFU TimeStamp (Integración para marca de hora de PFU) | Este módulo brinda prueba irrefutable de la existencia del contenido de un documento cualquiera en OnBase en una hora y fecha determinada y que no ha cambiado desde entonces mediante lavalidacióndelservicioIntegrationforPFUTimeStamp, para respaldar las iniciativas de cumplimiento y responsabilidad.

Integration for Microsoft BizTalk (Integración en Microsoft BizTalk) | Producto frontal para procesos comerciales que utiilza los datos contenidos en múltiples aplicaciones esenciales especializadas, pero también requiere una interfaz de usuario para acelerar el proceso comercial en cuestión.

WorkView | P roducto adaptab le de administración de proyectos/solución de problemas para seguir y administrar la correspondencia y las interacciones comerciales.

Digital Signatures (Firmas digitales) | Componente sistémico estrechamente integrado en WorkFlow de OnBase que permite al usuario agregar una firma digital a los documentos y validar la autenticidad del documento en cuestión.

Signature Pad Interface (Interfaz del recuadro de refrendo) | Producto de refrendo en tiempo real para imágenes electrónicas de documentos y formularios electrónicos en OnBase que incorpora una firma permanente en un documento destinado a archivo.

Se categoriza en módulos el paquete completamente integrado de productos de OnBase para asegurarnos de que los usuarios comprendan las funciones disponibles y de que puedan adquirir solamente las capacidades necesarias para resolver sus problemas comerciales. La arquitectura modular y la base común de códigos de OnBase garantizan la facilidad y rapidez con que las organizaciones puedan añadir módulos adicionales según lo permita el presupuesto, conforme a sus necesidades comerciales y de acuerdo con la evolución de su conciencia de marca. Se presenta un esbozo de las capacidades más populares en la siguiente sección. Uno de losgerentes de cuentas de Hyland Software o proveedores autorizados de productos de OnBase pueden dar la orientación necesaria para escoger los elementos apropiados de un producto así como la funcionalidad adicional de OnBase específica para atender las necesidades de una organización.

SÍNTESIS DEL PAQUETE ECM DE ONBASE

SÍNTESIS DEL PAQUETE ECM DE ONBASE (continuación)

Collaboration (Colaboración) | Con este módulo, el usuario puede compartir documentos, ideas y conversaciones mediantes espacios de trabajo virtuales y centralizados. Además, este módulo facilita conferencias en línea.

Document Composition for Microsoft Word(Composición documental para Microsoft Word) | Este módulo agrupa la información

proveniente de fuentes múltiples y automatiza la generación dinámica de los documentos de Microsoft Word, con lo cual obvia la necesidad de navegar de una fuente de información a otra para generar manualmente documentos comerciales.

Integration for WSRP (Integración para la norma WSRP) | Con este módulo, el usuario de cualquier portal de la empresa para plataforma Java compatible con la norma WSRP 1.0 puede realizar tareas de búsqueda, recuperación, visualización e interacción con los contenidos de OnBase y los procesos comerciales automatizados.

Image Document Composition (Composición de documentos de imagen)| Este módulo automatiza la finalización dinámica de formularios estructurados que se hayan importado por escaneo a OnBase. De esta manera se obvia la necesidad de finalizar manualmente estos formularios o de navegar de una fuente de datos múltiples a otra y también se facilita un medio de archivo de dichos documentos.

Web Server (Servidor web) | Con este módulo, el usuario interno o externo puede tener un acceso seguro en plataforma Internet a datos de la empresa, documentos e interacciones en tiempo real con procesos comerciales en un sistema centralizado de OnBase en cualquier momento y en cualquier lugar.

LOS MÓDULOS DE GESTIÓN DE CONTENIDOS fueron diseñados para consolidar y garantizar la disponibilidad de todos los bienes de información de una organización, protegerlos de visiones/modificaciones desautorizadas y reforzar la responsabilidad.

Archive Services for Microsoft SharePoint (Servicios de archivo para Microsoft SharePoint) | Este módulo complementa la creación de contenidos y las funciones de colaboración de SharePoint con funciones de archivo de nivel empresarial para respaldar las iniciativas de retención y de recuperación de datos en casos catastróficos.

Web Parts for Microsoft SharePoint (Elementos Web para Microsoft SharePoint) | Este módulo permite que el usuario de SharePoint realice tareas de búsqueda, recuperación, visualización e interacción con los contenidos de OnBase y con los procesos comerciales automatizados que necesite ejecutar para cumplir sus deberes cotidianos en el entorno de SharePoint que le es familiar.

«Los componentes de Web para Microsoft SharePoint permitirán a los usuarios finales arrastrar lo necesario e incorporarlo a una página adaptada. SharePoint genera un contexto abundante, pero una ampliación de OnBase puede beneficiar cada implementación de SharePoint. Esta combinación realza el valor de ambos componentes».

- Holly FlemmingDirectora de Sistemas de Información

Wauwatosa Savings

Document Knowledge Transfer (Transferencia de conocimientos documentales) | Este módulo distribuye los documentos de lectura obligatoria entre todo el personal y facilita la auditoría del cumplimiento de lectura con fines legales o reglamentarios.

CAD Services (Servicios de CAD) | Con este módulo, pueden aplicarse a documentos CAD funciones ECM tales como flujo de trabajo y referencias cruzadas con documents afines y visualización/anotación de diagramas CAD sin tener la aplicación CAD local.

EDM Services (Servicios de EDM) | Este módulo controla y observa la modificación de los documentos generados en varios formatos, como aplicaciones de Microsoft Office, y almacenados en OnBase mediante revisiones y versiones, proporciona sincronización fuera de línea para usuarios remotos para centralizar la gestión de los documentos comerciales cambiantes y garantiza el acceso permanente a copias exactas de las versiones.

LOS MÓDULOS DE CORREO ELECTRÓNICO facilitan en las organizaciones el control de la forma de contenidos empresariales de mayor crecimiento a fin de normalizar procedimientos, automatizar procesos, respaldar el cumplimiento y reforzar la responsabilidad.

Integrations for IBM Lotus Notes, MicrosoftOutlook, Novell GroupWise (Integraciones

para IBM Lotus Notes, Microsoft Outlook y Novell GroupWise) | Con la interfaz de cliente normal de correo electrónico se pueden almacenar la correspondencia electrónica y los adjuntos en OnBase, además de recuperar documentos del depósito.

Subscription Server (Servidor de suscripciones) | Este módulo facilita la importación de correspondencia electrónica y adjuntos según norma MAPI y en respuesta a ciertos criterios (tema o remitente, por ejemplo).

E-mail Archive (Archivo de correo electrónico) | Este módulo permite la utilización de la función de registro en diario del servidor de Microsoft Exchange para captar todos los mensajes de correo electrónico enviados o recibidos y para disponer de ellos mediante varios criterios de búsqueda (incluso búsquedas de texto completo) para respaldar la investigación o la obtención de información y pruebas electrónicas.

LOS MÓDULOS DE INTEGRACIÓN facilitan en las organizaciones la utilización de OnBase para aprovechar al máximo el valor de las inversiones en TI existentes junto con la reducción del efecto en el usuario mediante la complementación de aplicaciones esenciales especializadas con la documentación secundaria sin necesidad de obligar a dicho usuario a abandonar la aplicación de transacciones que le es familiar.

Integration Suite for use with SAP ArchiveLink (Paquete de integración para

uso con ArchiveLink de SAP) | Gracias a la interfaz API con certificación de SAP y ArchiveLink de SAP, es posible usar OnBase como depósito de documentos archivados (incluso datos generados en SAP, imágenes escaneadas y otros documentos no estructurados) y sincronizar palabras claves entre SAP y las imágenes de documento.

Integra t ion fo r Orac le E -Bus inessSuite 11i (Integración para Oracle E-Business

Suite 11i) | Valiéndose de una interfazde configuración arrastrar y colocar, este módulo conecta los datos complementarios sin estructura que fueron creados fuera de Oracle con los registros estructurados de transacción que fueron generados en Oracle E-Business Suite.

Application Enabler (Habilitador de aplicaciones) | Este módulo integra OnBase en aplicaciones con plataformas Java, Windows®, Internet o de terminal para indexar y recuperar documentos, generar códigos de barras, iniciar Workflow, crear E-Forms (formularios electrónicos), llenar plantillas de Word, ejecutar consultas personalizadas e iniciar una interfaz de carpetas.

Integrations for ESRI ArcIMS™ and ArcGIS™IntegracionesparaESRIArcIMS™yArcGIS™) | Este módulo vincula los documentos de OnBase con lugares en mapas almacenados en servidores de datos espaciales ArcSDE o en aplicaciones ArcIMS e incorpora directamente en la interfaz de la aplicación una barra de herramientas para tareas de consulta, recuperación y archivo de documentos de OnBase.

Integration for Azteca® Cityworks (Integración para Azteca® Cityworks) | Este módulo relaciona documentos de OnBase con pedidos de trabajo y de servicio técnico, con lo cual el usuario de Cityworks puede pasar de un mapa GIS a un pedido de trabajo relacionado y acceder con una sola interfaz a toda la documentación compatible.

Connector for Esker DeliveryWare (Conector para Esker DeliveryWare) | Este módulo crea un conector universal de salida para almacenar los documentos captados con Esker DeliveryWare, el cual usa este conector para encaminar documentos comerciales.

LOS MÓDULOS DE GENERACIÓN DE IMÁGENES Y CAPTACIÓN DE DOCUMENTOS facilitan la consolidación de los documentos en un depósito de OnBase que de otra manera existirían en forma impresa. Se ofrecen opciones múltiples para casi cualquier entorno y para reducir la mano de obra necesaria. También se ofrecen integraciones para productos especializados de captación de documentos, tales como programas de procesamiento de formularios.

Document Imaging (Generación de imágenes de documento) | Este módulo contiene opciones múltiples para escanear documentos en pocas o grandes cantidades mediante varios equipos.

Front Office Scanning (Escaneo en dirección administrativa) | Este módulo ofrece un producto de uso sencillo y personalizable para captar documentos de clientes en la mesa de entradas o en dirección e integrarse en una aplicación esencial especializada para la verificación de todo tipo de cuenta o información del cliente.

Virtual Print Driver (Controlador virtual de impresión) | Este módulo funciona como controlador de impresión normal para las aplicaciones de Windows y permite al usuario la «impresión» de documentos,como informes electrónicos, para su importación a OnBase en forma de imágenes inalterables.

Bar Code Generator (Generador de códigos de barras) | Con este módulo se crean portadas con códigos de barras de formato único para su indexación automatizada en OnBase, con la identificación del tipo de documento y las palabras clave sin configuración adicional.

SÍNTESIS DEL PAQUETE ECM DE ONBASE (continuación)

LOS MÓDULOS DE PROCESAMIENTO DE IMPORTACIÓN permiten que el usuario de OnBase centralice con facilidad los bienes de información en un solo depósito dando lugar a la salida de otras aplicaciones, proveedores de servicios o almacenes documentales existentes.

Document Import Processor (Procesador de importación de documentos) | Con este módulo se archivan en OnBase extensos documentos electrónicos con los índices afines, entre otros, los documentos generados con aplicaciones ajenas.

COLD/ERM | Este módulo identifica, comprime, indexa y almacena automáticamente informes y declaraciones originadas en sistemas informáticos, como impresoras, archivos COM o archivos de texto.

XML Tagged Import Processor (Procesador de importación de documentos con etiquetas XML) | Este módulo importa a OnBase secuencias de información de documentos XML, los cuales pueden verse mediante hojas de estilo XML múltiples. También se los puede imprimir, enviar por correo electrónico y por fax, aplicárseles referencias cruzadas, revisarlos y anotarlos.

Directory Import Processor (Procesador de importación de directorios) | Este módulo se vale de estructuras lógicas existentes para importar documentos provenientes de casi cualquier directorio. Para ello, el módulo utiliza la información contenida en los nombres de carpetas o de archivos para determinar los tipos y palabras clave de documentos y así eliminar la indexación manual.

LOS MÓDULOS DE GESTIÓN DE REGISTROS cumplen los requisitos especializados de los documentos que deben preservarse de conformidad con normas definidas con fines reglamentarios, de responsabilidad corporativa o de atenuación del riesgo dentro de la interfaz corriente.

Records Management (Gestión de registros) | Este módulo controla la retención de todos los registros comerciales relacionados y organizados con seguridad en carpetas administradas, las que se han configurado según planes específicos de retención por evento.

Document Retention (Retención de documentos) | Este módulo administra la retención y eliminación de los documentos almacenados de conformidad con reglas comerciales predefinidas para ese tipo de documento o grupo de tipos de documentos.

Physical Records Management (Gestión de registros físicos) | Este módulo integra la gestión de registros físicos con la de documentos y contenidos electrónicos para proporcionar un producto unitario y centralizado que da igual trato a todos los documentos y que facilita su recuperación sin importar su ubicación o tipo.

LOS MÓDULOS DE GENERACIÓN DE INFORMES maximizan el valor de la información almacenada en los sistemas de OnBase junto con la reducción del costo de la mano de obra relacionada con la recolección, el análisis y la manipulación de datos.

Report Services (Servicios de generación de informes) | Este módulo permite a las organizaciones el acceso a datos de informes donde se ven detalles y tendencias de documentos y procesos en los sistemas de OnBase. De esta manera, las empresas pueden analizar la información sobre la historia documental y la actividad del usuario y compartirla con toda la organización para luego tomar decisiones anticipativas según datos concretos de informes.

Exception Reports (Informes de excepción) | Este módulo reconoce las relaciones entre un tipo de documento básico y uno o más tipos de documentos secundarios y elabora informes sobre elementos extraviados, coincidentes o antiguos.

LOS MÓDULOS DE DECLARACIONES operan de manera recíproca para el diseño, la representación y entrega de declaraciones en OnBase. Para ello, aprovecha las eficiencias inherentes al trabajo con una aplicación unitaria.

Statement Composition (Composición de declaraciones) | Este módulo confecciona una maquetación atractiva de las declaraciones comerciales profesionales, en la que pueden incorporarse texto, datos, imágenes y gráficos.

Image Statements (Declaraciones de imagen) | Este módulo confecciona «declaraciones compuestas» emparejando documentosprimarios con documentos complementarios o secundarios para su representación con palabras clave o criterios de coincidencia cronológica.

Document Distribution (Distribución de documentos) | Este módulo administra el proceso de distribución electrónica que puede responder a las preferencias individuales de los destinatarios: fax, correo electrónico, presentación en Internet y creacióndeCD/DVD.

«Ninguno de nuestros clientes (pacientes, proveedores y médicos) podrían estar más satisfechos con la solución. Gracias a la mejor eficiencia y los procesos avanzados de trabajo, los médicos pueden pasar más tiempo con los pacientes y menos tiempo cumpliendo tareas administrativas. Los pacientes pueden quedarse tranquilos porque saben que los médicos tienen más tiempo para atenderles y porque disponen de toda la información pertinente en el lugar donde reciben dicha atención».

- Caryn Hewitt, RN, BSN,Socia Ejecutiva

Gestión de Información Sanitaria (HIM, siglas en inglés)

MeritCare Health System

Puede obtener información adicional sobre las ventajas de las tecnologías, los servicios, el personal y otros recursos de OnBase de un gerente de cuentas de Hyland Software o de un proveedor autorizado de productos de OnBase. Por otro lado, puede obtener información adicional en www.onbase.com, entre otros artículos:• Usos de OnBase en todo el mundo en

procesos comerciales básicos en servicios financieros, gobiernos, atención médica, educación universitaria, plantas fabriles y en otras industrias, así como en los procesos comerciales esenciales para todas las industrias, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y recursos humanos.

• E s tud io s de c a so s p r á c t i co s yvideotestimonios de clientes satisfechos en casi todas las industrias.

• Síntesisde losserviciosqueseofrecena los usuarios de OnBase, entre otros, educación, validación de bases de datos, recuperación de datos en casos catastróficos y productos alojados.

• Comprensión del equipo gerencialde Hyland Software y de su cultura única, gracias a los cuales es una de las compañías de ECM más estables y con mayor crecimiento en el mercado.

• Descripciones más detalladas de lascapacidades innovadoras y fiables del paquete de productos de OnBase y maneras en que éstas mejoran la respuesta a las necesidades comerciales orientadas a los procesos y las transacciones.

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