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Definición de control 

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente

con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el

ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un

mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacionalpara evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Etapas de control

Establecimiento de Estándares

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía opatrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,

representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en

términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.

Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios

como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

Medición de resultados

Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinarexactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con

lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de

control por lo que se dificulta la medición.

Corrección

Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas

desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a

presentar.

Retroalimentación

Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información

obtenida causante del desvío.

Factores que comprende el control

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Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.

a) Cantidad

b) Tiempo

c) Costo

d) Calidad

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.

A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio deél se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas

funciones de la empresa.

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control

  Cantidad:

Presupuestos

Estimaciones

Productos terminados

Unidades vendidas

Unidades rechazadas

Inventarios de personal

Medición del trabajo

Pronósticos

Control de inventarios

  Tiempo:

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Estudios de tiempos

Fechas límite

Programas

Tiempo - máquina

Medición del trabajo

Procedimientos

Estándares

  Costo:

Presupuestos

Costo por metro cuadrado

Costos estándar

Pronósticos

Contabilidad

Productividad

Rendimiento s/inversión

  Calidad:

Evaluación de la actuación

Pruebas psicológicas

Inspecciones visuales

Coeficientes

Rendimiento del personal

Informes

Procedimientos

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Estándares

Calificación de méritos

Importancia.

El control es de vital importancia dado que:

1.  Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes

exitosamente.

2.  Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.

3.  Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, paraque no se vuelvan a presentar en el futuro.

4.  Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que

se establecen medidas correctivas.

5.  Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

6. 

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.7.  Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración yconsecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la

empresa. 

8.  El “Control Interno Gerencial” o simplemente el “Control Interno“, es una

expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas porlos accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operacionesde sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a su

“Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobrelas operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud,

naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad.

Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Controlinterno Gerencial eficaz:

9.  1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).

10. 2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).

11. 3. Tomar acciones correctivas.

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12. 13. Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción . Su eficacia depende de la

competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamenteencargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El

proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia en elresultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.

14. El término “Control Interno Gerencial” abarca la organización, políticas,

procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de unaentidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma

efectiva, para alcanzar los resultados deseados.

15. Lo esencial del Control Interno Gerencial está en las acciones tomadas para

dirigido o llevar a cabo operaciones, dichas medidas incluyen el corregir lasdeficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de conformidad con las

normas o con los objetivos deseados.16. Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e inmaterialy por otro una serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por

consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El control es

inherente a la entidad y específicamente a la administración, personificada en sus

órganos de decisión y ejecución correspondiente.17. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española, define el

término “control” como:” Comprobación, inspección, fiscalización, intervención” o

como otra conceptualización nos dice que es “Regulación, manual o automática,

sobre un sistem”. 

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18. 19. El primer sentido limitaría el control a lo que hoy día llamamos la “auditoria”, pero

es en realidad el segundo sentido de “regular” que más bien describe el ControlInterno Gerencial dentro de los conceptos de la administración moderna. Una

definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial conforman

a un plan de acción deseado y dicho plan debe estar de acuerdo a lasactividades de la organización.

20. Aquí  es importante subrayar la importancia de un plan de acción realista,

simple y factible en vez de un plan teórico, sofisticado y no alcanzable que

frecuentemente constituye el defecto principal al logro de resultados y casi siempre

produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar de acuerdo a lavisión, misión, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad.

21. Para que el control funcione es necesario:22. 1. Establecer en forma sistematizada, es decir, que deben seguir un ordenamiento

racional.

23. 2. Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.

24. 3. Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción queproduce, puede ser evaluable.

25. El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de unaentidad, es decir, que no puede ni debe concebirse separado. El término “control”,

se emplea con una amplia gama de sentido y aplicaciones, por tal motivo y para

enfocar más claramente el presente documento se emplea el término “ControlInterno” para dar más énfasis su naturaleza interna dentro de la empresa o entidad y

la responsabilidad principal de la Gerencia en todo nivel de su funcionamiento.26. El Control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma

sentido concreto únicamente cuando se asocia con una situación operacional

específica.

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27. 28. El proceso de Control Interno no puede existir sino existen objetivos, principios o

normas. Sino se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas

necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la función decontrol será imposible. Es por esto que el concepto del Control Interno está

Íntimamente vinculado con la aplicación de “Gerencia o Administración porObjetivos”, a veces denominado “Gerencia por Objetivos y Resultados” para dar énfasis a los resultados concretos.

29. En suma les indicó aquí algunos componentes básicos del Control Interno queson necesarios para su eficaz funcionamiento y que se deberán seguir en la

empresa:30. 1. Un deseo básico, necesidad directiva o disposición , y la autoridad y capacidad

para su ejercicio.

31. 2. Comprender a cabalidad los propósitos y los resultados de los objetivospercibidos.

32. 3. Es necesario establecer un plan de organización, el cual conlleva el

establecimiento de un planeamiento estratégico y unas directivas internas acerca delaccionar de las diversas áreas de la empresa.

33. 4. Definir claramente las unidades de organización, donde cada una de ellas

tenga su propia autoridad delegada y claramente delimitada, con ciertaindependencia en las decisiones pero que actúe de acuerdo a los principios

establecidos por la gerencia.34. 5. Identificación de los objetivos a ser logrado por cada unidad de organización y

de las funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin.

35. 6. Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticaspertinentes a control interno e información gerencial tanto como la auditoria interna.

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36. 7. Desarrollo de normas de rendimiento factibles de ser cumplidos en términos que

facilitan la comparación.

37. 8. Revisiones continuas por cada uno de los niveles superiores del flujo deoperaciones y rendimientos electivos por medio de la observación directa e

informes internos seguidas por decisiones que conducen a tomar medidas en cuanto

a los cambios propuestos de propósitos, alcance y procedimientos; y38. 9. Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos de los objetivos

de la entidad de los logros reflejados en sus actividades de la presentación razonable

de su situación financiera, de los cambios de la misma y de los resultados de susoperaciones en sus estados financieros, la evaluación del valor y aceptación de sus

productos o servicios de la pertinencia del actual plan de operación y su ejecución y

rendimiento, así como, recomendaciones de mejoramiento y posibles eliminaciones.