Inventario Modelo Evalucion y Gestion

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MMooddeell oo ddee EEvvaalluuaaccii óónn yy GGeessttiióónn EEqquuiippaa mmiieenn ttoo BB iioomméédd ii ccoo

TTeeccnnoo lloogg ííaa BB iioomméédd iiccaa

1. INTRODUCCIÓN En la actualidad la tecnología en salud constituye uno de los componentes más complejos de todo sistema de atención a la salud. Su nivel de utilización esta íntimamente ligado al concepto de modernización de las instituciones prestadoras de servicios de salud y al propósito del servicio, identificado con una entrega de servicios de calidad. Basados en lo anterior, es generalmente aceptada la noción de que una buena instrumentación tecnológica guarda una relación directa con la operación eficiente de las instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS -. Se entiende por tecnología de salud, cualquier método usado por el recurso humano del sector para promover la salud, prevenir y tratar las enfermedades y mejorar la rehabilitación y el cuidado médico. Las tecnologías para la salud incluyen los medicamentos, los dispositivos médicos entre los cuales se incluye el equipamiento biomédico, procedimientos médicos y quirúrgicos, así como los sistemas de organización, administración y soporte utilizados en la prevención, diagnóstico y tratamiento de las enfermedades y la rehabilitación de sus secuelas. En consideración a los grandes desarrollos tecnológicos, en la última década, donde el campo de la biotecnología comprende todo lo relacionado a los recursos genéticos en íntima relación con la bioética, se puede considerar a la biotecnología como un componente más de la tecnología de la salud. El análisis sistematizado de los desarrollos tecnológicos y su introducción en la atención en salud puede hacerse desde dos perspectivas que frecuentemente se complementan: una la médico – científica y la otra la de los costos. Ello conduce, por un lado, a definir con mucha precisión qué tecnologías son apropiadas en las condiciones específicas de los pacientes en determinado modelo de atención en salud, es decir, hacer una medicina basada en evidencias tanto clínica como de los procedimientos tecnológicos; por otro lado, a incorporar el principio de racionalización de costos, ya que la sociedad requiere hacer un uso eficiente de los recursos destinados a la atención médica.

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DEFINICIONES SOBRE TECNOLOGIAS EN SALUD

Estas definiciones precisan, amplían y complementan la definición de la Evaluación de la Tecnolog ía Biomédica adoptada por el Ministerio de la Protección Social la cual se entiende como: “El conjunto de procedimientos que permiten establecer la calidad, el costo – efectividad, la factibilidad, la conveniencia y la aplicabilidad de una tecnología para la prestación de los servicios de salud”.

Evaluar una tecnología en salud proporciona elementos que orientan la toma de decisiones estratégicas relacionadas con la cobertura del aseguramiento en salud o la asignación de recursos, incluida la adquisición de equipos.

Se concibe como la forma integral de analizar las conse-cuencias técnicas, económicas, y sociales del empleo de las tecnologías en salud, tanto en el corto como en el largo plazo, así como sus efectos directos e indirectos, deseados y no deseados

Proceso de análisis estructurado y sistema-tico, basado en la evidencia científica que tiene en cuenta la complejidad del entorno social de salud en el que dicho proceso tiene lugar, y que valora la seguridad, efectividad y eficiencia de los procedi-mientos.

Proceso de valoración de la seguridad, eficacia, efectividad y eficiencia, de las tecnologías correctamente seleccio-nadas y aplicadas por profesionales de la salud, en un entorno adecuado y suficiente, lo que exige la investiga-ción, análisis, síntesis y difusión de información accesible.

La Evaluación de las Tecnologías en Salud se concibe cada vez más como un proceso interdisciplinario y sistemático de análisis dirigido a estimar el valor y la contribución de cada tecnología en salud para mejorar la salud individual y colectiva, teniendo en cuenta su impacto económico y social. Es un proceso que tiene por objetivo el cambio

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La implementación de las metodologías de Evaluación de la Tecnología en Salud en nuestro Sistema General de Seguridad Social en Salud, se ha enfocado principalmente al área de los medicamentos, en alguna medida al equipamiento biomédico, en menor grado de avance a los procedimientos médicos y quirúrgicos (guías y protocolos), y a los dispositivos médicos. Para los dispositivos médicos, que con la entrada en vigencia del Decreto 4725 de 2005 incluye el equipamiento biomédico, con el diseño e implementación del Programa Nacional de Tecnovigilancia, se espera mejorar la protección de la salud y la seguridad de los pacientes y usuarios de estas tecnologías, mediante la identificación, evaluación y gestión de los reportes asociados a los problemas de seguridad de estas tecnologías médicas una vez salen al mercado. Es importante resaltar que, como resultado de esta evaluación, se deben implementar procesos y procedimientos que disminuyan la probabilidad o el riesgo de que se produzcan o repitan incidentes adversos asociados a su uso. Específicamente, en el equipamiento biomédico se ha trabajado en identificar el listado y revisión de los equipos médicos existentes (Inventario Físico Funcional), y en correlacionar su disponibilidad con la gestión de la tecnología, es decir, el nivel de complejidad, organización y administración de las instituciones prestadoras de servicios de salud, la demanda generada por la morbilidad y mortalidad, y sus costos. El levantamiento del inventario físico funcional del equipamiento biomédico, como un componente de la evaluación tecnológica de este recurso, es fundamental para el desarrollo integral de este proceso evaluativo. Dicho inventario debe brindar el conocimiento de las características, grado de utilización y manejo de los equipos médicos disponibles para la prestación de servicios de salud . Esta información permitirá analizar si los equipos médicos introducidos y seleccionados para la atención en salud fue el resultado de la toma de una decisión estratégica en el desarrollo de un sistema dirigido a la gestión de tecnología. Un aspecto importante de la Evaluación de las Tecnologías en Salud es el análisis de pertinencia de la tecnología a usar con respecto al modelo de atención de la

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institución prestadora de servicios de salud, principalmente su capacidad resolutiva en relación con el perfil epidemiológico de la población por atender. En otras etapas más específicas, la Evaluación de las Tecnologías en Salud en relación al equipamiento biomédico incorpora en el estudio la información bibliográfica de las evaluaciones de estos dispositivos por los propios fabricantes (normas internacionales de buenas prácticas de manufactura), o por las estructuras de gobierno de los diferentes países y la documentación de emisión de permisos de fabricación y distribución, así como de agencias de evaluación de estas tecnologías. Esto se complementa con la evaluación de las instalaciones necesarias para su uso, de los presupuestos para cubrir los costos del personal profesional y técnico, de los insumos de operación, de mantenimiento, y las provisiones para su reposición de acuerdo con la vida útil del dispositivo. El Ministerio de la Protección Social, en este proceso ha tenido un grado de avance que ha pasado por la difusión y asistencia técnica a los funcionarios y técnicos, involucrados en la gestión de la tecnología en el nivel nacional, territorial e instituciones prestadoras de servicios de salud. A nivel institucional se ha diseñado e implementado la metodología para el levantamiento del inventario físico funcional del equipamiento médico, y un modelo para su gestión y evaluación el cual desarrollo el marco conceptual y normativo de la tecnología, tecnología en salud, tecnología biomédica, la metodología de evaluación, un manual de asistencia técnica, el Ciclo Administrativo y Gestión equipamiento biomédico y las a lternativas adquisición de este recurso tecnológico. El mencionado proceso se ha desarrollado en el marco de unas políticas orientado a fortalecer la capacidad de gestión y evaluación tecnológica en las Entidades Territoriales e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, a través del diseño y desarrollo de un programa específico, el cual está enfocado a:

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El inventario físico funcional del equipamiento biomédico involucra a todos los equipos, lo que exige la necesidad de contar con información sobre su número, distribución y estado funcional, teniendo en cuenta que se debe dar especial énfasis a los considerados de alta tecnología, o cuyos costos de adquisición, instalación y operación sean altos, o que requieren algún trámite administrativo específico previo a su introducción (equipamiento biomédico controlado).

Disponer de un inventario físico funcional es un requisito indispensable para realizar un proceso de evaluación, planeación, y control del Ciclo de Gestión y Administración del Equipamiento Biomédico, lo cual de manera práctica permitirá presupuestar integralmente los recursos necesarios en materia de reposición, adquisición, requerimientos de personal y capacitación, disponibilidad de insumos, mantenimiento.

En cuanto a la supervisión del Inventario físico funcional del equipamiento biomédico, debe ser realizada por el persona l especializado de los niveles nacional, territorial, e institucional de acuerdo a sus competencias y responsabilidades definidas en los documentos previamente entregados en cumplimiento a la ejecución a esta consultaría, cuyo propósito es propender por una prestación de servicios oportuna, accesible, segura y eficiente.

PROCESO INTEGRAL DE LA GESTIÓN Y EVALUACIÓN

DE TECNOLOGÍAS

DE SALUD

1. GENERAR EL ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN EXISTENTE Y SUS RESULTADOS

2. ELABORAR EL INFORME INSTITUCIONAL DE LA SITUACIÓN DEL EQUIPO MÉDICO EXISTENTE

3. IMPLEMENTAR LA ESTRATEGIA DE PRIORIZACIÓN DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS A INTRODUCIR.

4. OBTENER E INCORPORAR INFORMACIÓN INTERNACIONAL

5. DISEÑAR NUEVOS MECANISMOS DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS PARA PROYECTOS DE EVALUACIÓN TECNOLÓGICA.

6. CONFORMAR EN EL MÁS ALTO NIVEL UN ÁREA RESPONSABLE INTEGRALMENTE DE LA GESTIÓN Y EVALUACIÓN DE TECNOLOGÍAS EN SALUD

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2. OBJETIVO Implementar un sistema de supervisión del inventario físico funcional del equipamiento biomédico, a nivel Nacional, Territorial y de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud que permita su utilización en forma eficiente, segura y oportuna, resaltando que este es un elemento de la evaluación y gestión de esta tecnología en salud. 3. LINEAMIENTOS

El Manual de Supervisión del inventario físico funcional del Equipamiento Biomédico, es un elemento constitutivo de la gestión y evaluación tecnológica institucional, cuya finalidad es propender por una prestación de servicios oportuna, accesible, segura y eficiente, dentro del marco de la Política Nacional de Prestación de Servicios. El inventario Físico funcional de todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de la red Pública deberá ser supervisado continuamente con base en el Manual de Supervisión, lo que permitirá el uso de la información para el análisis y toma de decisiones en planeación y provisiones de inversión a mediano y largo plazo en el rubro de estas tecnologías para la salud. Esto se realizará tomado en cuenta otros factores, como en el caso de la información sobre equipos correlacionada con los diagnósticos de salud, en los que se reflejan los perfiles epidemiológicos, de gran importancia para evaluar a demanda de los servicios.

El Manual de Supervisión se implementará teniendo presente las competencias y responsabilidades de cada nivel, orientado a fortalecer la toma de decisiones de los funcionarios responsables de este recurso tecnológico, ya que este manual tiene como propósito fundamental su gestión y administración.

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4. ORGANIZACIÓN DEL PROCESO DE SUPERVISIÓN.

Manual de Procedimientos

de Supervisión del Inventario Físico

Funcional del Equipamiento

Biomédico

Grupo de la Dirección General de Calidad de Servicios (por definir) analiza los

resultados y retroalimenta el

sistema.

Las Direcciones Territoriales elaboran

el Programa de Supervisión para las

Redes de su jurisdicción.

Equipos Técnicos Territoriales realizan

Programas de Asistencia Técnica para capacitar a los

funcionarios responsables en cada una de las redes de su

jurisdicción.

Las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud implementan el

Manual de Supervisión del Inventario Físico

Funcional del equipamiento

Biomédico

Consolida los resultados del

Análisis y retroalimentación

para su desarrollo.

Consolida los resultados del análisis de la supervisión y

retroalimentación para su desarrollo.

El Coordinador de cada red consolida los resultados de la

supervisión y retroalimenta a sus

Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud

Inventario Físico

Funcional del Equipamiento Biomédico con

información actualizada y

confiable.

Organización de Servicios y

otras Dependencias

competentes en El Ministerio.

Coordinador de la Red y funcionarios

responsables.

Alta Dirección de las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud.

Dependencias Administrativas Financieras y

Científicas Las Instituciones

Prestadoras de Servicios de

Salud

Dirección General de Calidad de

Servicios. Ministerio de la

Protección Social

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5. METODOLOGÍA DEL SISTEMA DEL INVENTARIO FÍSICO FUNCIONAL. Para que la implementación del Manual de Supervisión del Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico cumpla con el objetivo trazado, los funcionarios responsables de analizar la información resultante del levantamiento del Inventario y de la toma de decisiones en el Nivel Nacional, Territorial, e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, deben trabajar coordinadamente, lo cual es un requisito para el logro de una gestión tecnológica que permita aumentar la eficiencia de las tecnologías existentes. Para garantizar la máxima confiabilidad de este resultado, este trabajo debe ser supervisado por los Jefes de los Servicios Asistenciales, Directores Científicos, los responsables de las Dependencias Administrativas y Financieras, el Gerente de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, y por los responsables de las Entidades Territoriales. Finalmente, los funcionarios responsables en el Nivel Nacional con la información del inventario físico funcional, deben establecer programas para el mejoramiento continuo de estas tecnologías. En el caso de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, si bien el personal operativo será responsable del levantamiento y seguimiento del Inventario Físico Funcional, el gerente de la institución es el responsable de la implementación permanente y coordinada del inventario y de su supervisión. 5.1 Conceptualización del Inventario Funcional La Infraestructura (inmueble, equipamiento hospitalario fijo, instalaciones) y el equipamiento biomédico son componentes que por su importancia en la prestación de los servicios de salud y su alto costo, requieren de una cuidadosa planeación tanto para el diseño y construcción como para la adquisición y utilización respectivamente, además de la previsión en tiempo y cantidad de los insumos para su correcto funcionamiento, el mantenimiento de los dispositivos y la conservación de la estructura. Para planear las acciones operativas y de mantenimiento del equipamiento biomédico y evaluar su relación costo/efectividad, se requiere elaborar e implementar un sistema de gestión de la tecnología que incorpore, como uno de sus componentes básicos, el inventario físico funcional de los dispositivos médicos. Este inventario permite:

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Lo anterior debe complementarse correlacionando la productividad de la institución, la demanda real de la prestación de los servicios de salud y la demanda programada, en el contexto del modelo de atención en salud. Este análisis permite determinar las necesidades tecnológicas para satisfacer los requerimientos de los usuarios y la consiguiente selección de los dispositivos más apropiados. El propósito de este procedimiento es registrar la presencia de los dispositivos existentes en la Institución Prestadora de Servicios de Salud, en su Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico y sus condiciones de funcionamiento. La información será analizada e integrada en una base de datos que pueda ser fácilmente accesada para su estudio por el personal directivo de las Instituciones, las Direcciones Territoriales de Salud correspondientes y del Nivel Nacional.

IINNVVEENNTTAARRIIOO FFUUNNCCIIOONNAALL

¦ REGISTRAR Y CONTROLAR LOS EQUIPOS

¦ CONOCER EL ESTADO FUNCIONAL

¦ ESTABLECER LAS NECESIDADES DE PROVISION ADECUADA DE INSUMOS

¦ ESTABLECER PROGRAMAS INTEGRALES DE MANTENIMIENTO.

¦ PROGRAMAR ACCIONES DE CAPACITACION DE PERSONAL

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Como se detalló en el Modelo de Gestión y Evaluación del Equipamiento Biomédico, específicamente en la metodología definida para el levantamiento del Inventario Físico y Funcional, las instrucciones impartidas para el diligenciamiento del formato tanto en forma física como electrónica, además de los propósitos señalados anteriormente, aportan elementos para el diseño del Manual de Supervisión de la implementación de la Evaluación de la Tecnología en Salud, como una metodología para su introducción, uso y control.

Para los análisis de la base de datos se plantea una serie de consultas que buscan obtener respuestas aplicables para mejorar la calidad en la prestación de los servicios en la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, lo cual exige que se deban desarrollar programas informáticos (software) para los módulos de análisis de los datos del equipo inventariado. El diseño e implementación de un Sistema de Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico tiene como objetivo fundamental, su integración en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, las Direcciones Territoriales correspondientes y el Nivel Nacional, con el propósito de ser utilizado como herramienta de gestión tecnológica por los responsables de los servicios de salud en los diferentes niveles técnico-administrativos, dando sustento a la toma de decisiones que apoyen el incremento de la calidad de los servicios.

La utilidad para las autoridades institucionales se puede sintetizar en los siguientes puntos:

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El Inventario Físico Funcional específicamente permitirá programar y ejecutar las siguientes actividades, fundamentales para mejorar la atención de los usuarios, desde el enfoque de estas tecnologías:

UTILIDAD DEL INVENTARIO FISICO FUNCIONAL DEL EQUIPAMIENTO BIOMEDICO EN LAS INSTITUCIONES

PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

• IDENTIFICAR EL EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO (DISPOSITIVOS).

• CONOCER LA DISPONIBILIDAD DE EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO (DISPOSITIVOS).

• CONOCER LA CAPACIDAD RESOLUTIVA Y DE COBERTURA DE LAS UNIDADES.

• IDENTIFICAR EL ESTADO FUNCIONAL DE LOS EQUIPOS Y CORRELACIONARLO CON LA PRODUCTIVIDAD Y DEMANDA QUE TIENE LA INSTITUCIÓN PRESTADORA DE SERVICIOS

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• ESTABLECER PROGRAMAS DE ADQUISICIÓN DE INSUMOS, MANTENIMIENTO Y CAPACITACIÓN.

• REALIZAR LA REPOSICIÓN DEL EQUIPAMIENTO BIOMÉDICO QUE NO CUMPLA CON LOS REQUERIMIENTOS DE OTRAS TECNOLOGÍAS (PROCEDIMIENTOS MÉDICOS Y QUIRÚRGICOS), SITUACIONES EN LAS CUALES SE DEBEN INTRODUCIR NUEVAS TECNOLOGÍAS QUE CONTRIBUYAN A UN MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CALIDAD EN LA ATENCIÓN EN SALUD.

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§ Conocer el equipo médico existente en los Servicios Asistenciales. § Identificar el equipo que no se utiliza y las causas de estas situaciones, para

proponer las soluciones pertinentes, entre las cuales se pueden definir la reubicación (traslado) de dispositivos.

§ Identificar los Servicios Asistenciales que carecen de equipos, correlacionarlos

con la infraestructura e instalaciones existentes, la demanda de servicios, así como con el recurso humano disponible y su posibilidad presupuestal.

§ Identificar el equipo descompuesto para ordenar su reparación o proponer su

baja, y en caso de requerirse, su reposición. (Ciclo de Gestión y Administración del Equipamiento Biomédico).

§ Las Direcciones Territoriales correspondientes podrán analizar la información

reportada por la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su Red Hospitalaria, lo que les permitirá asistirlas técnicamente para solucionar los problemas que se pudieran presentar con su recurso tecnológico y establecer las condiciones para que este se mantenga actualizado.

§ Promover la investigación aplicada con base en proyectos de evaluación

tecnológica, orientada al establecimiento de prioridades de las nuevas tecnologías más adecuadas para resolver los problemas específicos de salud de las comunidades respectivas.

§ El equipo identificado como subutilizado puede ser trasladado para apoyo

operativo de otras Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, tanto en la misma Red Hospitalaria (Intrared), como en otra diferente (Extrared).

Por la relevancia que tiene para este Manual se debe destacar que el Programa de Mejoramiento de los Servicios de Salud del Ministerio de Salud en la vigencia 1996 -1998, dentro del estudio “Catastro Físico Funcional, Mapa de Salud y Redes de Servicios”, específicamente en el capítulo de Equipamiento Biomédico, diseñó y difundió la metodología para el levantamiento del inventario de la dotación del equipo hospitalario de las instituciones de segundo y tercer nivel de atención de la

ACTIVIDADES PARA MEJORAR LA ATENCIÓN A LOS USUARIOS DESDE EL ENFOQUE DE LAS TECNOLOGÍAS

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Red Pública Hospitalaria, el cual se complemento con la Resolución 0293 de 2004 del Ministerio de la Protección Social, con la que se reglamentaron los procedimientos para la elaboración del Catastro Físico Hospitalario de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del primer nivel de atención del sector público. Este proceso ha tenido un grado de avance que ha pasado por importantes esfuerzos del Nivel Nacional en la difusión y múltiples capacitaciones a los funcionarios y técnicos involucrados en la gestión de la tecnología institucional en muchos de los hospita les públicos existentes en el país. Para complementar la implementación de este Manual se deben realizar las siguientes actividades: • Adelantar de manera aleatoria, visitas de supervisión a las Instituciones

prestadoras de Servicios de Salud por persona l capacitado de las Direcciones Territoriales correspondientes, para asesorarlos en:

o La formación de recursos humanos. o La capacitación en servicio.

o El manejo integral de la información.

o La validación de la calidad y exactitud de la base de datos.

• Cumplir estrictamente con las actividades establecidas en un cronograma de

actividades previamente definido, fundamental para establecer las bases de un sistema de información del equipo biomédico que permita la optimización de recursos, la ampliación de cobertura y el mejoramiento de la calidad en la atención en salud.

Para que el proceso de supervisión se implemente y pueda garantizarse su permanencia en el tiempo, independiente de los cambios institucionales que con gran frecuencia se presentan por situaciones políticas, organizacionales, y/o administrativas, a continuación se detallan las siguientes actividades de acuerdo con las competencias y responsabilidades dependiendo del carácter territorial de los diferentes actores involucrados en este proceso:

El nivel operativo registra en los formatos diseñados para la captura de la información los datos del equipamiento biomédico seleccionado. El representante

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legal de la Institución Prestadora de Servicios de Salud, revisará y validará la información y la utilizara para la toma de decisiones. Previamente la alta Dirección de la Institución tendrá la responsabilidad de analizar la información de todos los servicios asistenciales, indicando las modificaciones correspondientes en la base de datos y las valida una vez complementados los ajustes por los servicios de salud que dieron origen a la información. Se evalúan las actividades realizadas y se planean las del siguiente período. La Dirección Territorial de Salud, valida e integra la información y conforma un diagnóstico actualizado sobre el equipamiento biomédico de la Red hospitalaria de su jurisdicción y planea la ejecución de actividades relacionadas con:

• La identificación de las carencias del equipamiento biomédico en relación con la capacidad resolutiva de las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud de su Red Hospitalaria y la demanda de la población usuaria.

• La identificación de los problemas que limitan la correcta utilización del

equipamiento biomédico, fundamental para proponer soluciones que posibiliten el uso eficiente de los mismos.

• La evaluación de la efectividad y la eficiencia de las soluciones tomadas y su

impacto en el mejoramiento de la calidad en la atención en salud. • La identificación de las causas relacionadas con la subutilización de los

equipos y la formulación de propuestas de solución. • Los problemas identificados y las soluciones propuestas, son incorporados por

los responsables de la Direcciones Territoriales de Salud, en la planeación y control de los programas de mantenimiento y en las propuestas de proyectos específicos de corto, mediano y largo plazo, que contemplen las necesidades expresadas por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su Red Hospitalaria.

El Nivel Nacional revisará y validará sólo los proyectos de inversión en dotación del equipamiento biomédico, considerada como de Control Especial, en cumplimiento a los procedimientos definidos para la elaboración, aprobación, ajuste, seguimiento y control de los Planes Bienales de Inversión en Salud, reglamentados mediante la resolución 5123 del 27 de diciembre de 2006 expedida por el Ministerio de la Protección Social.

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DIAGRAMA DE FLUJO IMPLEMENTACION PROCESO DE SUPERVISION

1. A NIVEL DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS

Nivel Operativo:

Gerente de la IPS: ? Revisa y analiza la información ? Valida la información

Se presentan modificaciones

s

SI

Cada s ervicio hace los ajustes correspondientes Se evalúan las

actividades realizadas y se plantean las del siguiente período

Indicar las modificaciones en la base de datos

NO

Gerente lo valida

Fin del proces o

Registra la información de los datos del

Equipamiento biomédico

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2. A NIVEL TERRITORIAL

Dirección Territorial:

3. A NIVEL NACIONAL

Planea la ejecución de las tareas relacionadas con : ? La identificación de las carencias del equipamiento biomédico en relación con la capacidad resolutiva de las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud de su Red Hospitalaria y la demanda de la población usuaria. ? La identificación de los problemas que limitan la correcta utilización del equipamiento biomédico, fundamental para proponer soluciones que posibiliten el uso eficiente de los mismos. ? La evaluación de la efectividad y la eficiencia de las soluciones tomadas y su impacto en el mejoramiento de la calidad en la atención en salud. ? La identificación de las causas relacionadas con la subutilización de los equipos y la formulación de propuestas de solución. ? Los problemas identificados y las soluciones propuestas, son incorporados por los responsables de la Direcciones Territoriales de Salud

Valida e integra la información y conforma un diagnóstico sobre el equipamiento biomédico de la red hospitalaria.

? Revisión y validación de los proyectos de inversión en dotación del equipamiento biomédico, considerados como de Control Especial, en cumplimiento a los procedimientos definidos para la elaboración, aprobación, ajuste, seguimiento y control de los Planes Bienales de Inversión en Salud, reglamentados mediante la Resolución 5123 del 27 de 2006, expedida por el Ministerio de la Protección Social.

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5.2 Conceptualización de la Supervisión del Sistema del Inventario Funcional La supervisión es un proceso técnico-administrativo de planeación y control, que se aplica durante la ejecución de los programas y servicios, cuya finalidad posterior es el bienestar integral de las personas, facilita la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los servicios, en el cual, tanto el supervisor como el supervisado interactúan permanentemente dentro de un proceso de enseñanza – aprendizaje. En términos generales, la concepción moderna de la gerencia y administración de salud, considera a la supervisión como una forma de asesoría y capacitación, impartida en forma continua y sistematizada para que el personal cumpla con sus funciones dentro de un objetivo institucional. La supervisión es un proceso que debe ser realizado en forma eficiente y oportuna por el personal de las diferentes instituciones de carácter territorial, de acuerdo a sus competencias y responsabilidades. En el Modelo de Gestión y Evaluación del Equipamiento Biomédico se destaca como una de las estrategias principales el levantamiento del Inventario Físico y Funcional del Equipamiento Biomédico, que permitirá a los niveles operativos y normativos, conocer el equipamiento biomédico existente y su estado funcional, y por lo tanto orientará la toma de decisiones en todos los niveles.

La supervisión de la implementación de este Inventario está determinada por dos factores estructurales: • Debe responder a las características metodológicas propias del proceso

seleccionado para la realización del inventario. • Debe estar incorporada a los sistemas, procesos, procedimientos y niveles de

organización del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Es necesario considerar que el proceso para la realización del Inventario Físico Funcional ha sido diseñado para ser operado mediante de un sistema basado en la comunicación por medios electrónicos; por lo tanto, el instrumento primordial para la supervisión, será este mismo medio, el cual, al mismo tiempo, será perfeccionado por la supervisión, teniendo en cuenta que el sistema automatizado servirá para sustentar estructuralmente la evaluación tecnológica en sus etapas más avanzadas.

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La supervisión permitirá que en cada Carácter Territorial (Nacional, Dirección Territorial de salud, Institución Prestadora de Servicios de Salud), se realice el análisis de la información pertinente, de acuerdo con las competencias y responsabilidades, impartiendo las indicaciones y sugerencias para solucionar los problemas, complementar el inventario físico funcional implementando los procedimientos requeridos para que este se mantenga actualizado. De esta manera la supervisión del Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico posibilitará a través de su propio proceso técnico administrati vo de control, el estudio y análisis de todo el sistema.

5.2.1 Principios de la Supervisión. Como se ha enunciado la supervisión debe contribuir al desarrollo profesional de las personas, facilitar la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los servicios.

PPRRIINNCCIIPPIIOOSS DDEE LLAA SSUUPPEERRVVIISSIIOONN

FINALIDAD

Perfeccionamiento del supervisor y el supervisado, para mejorar la efectividad y eficiencia de los servicios.

INTEGRIDAD

Aplica en todo proceso administrativo y niveles de atención y en consecuencia está muy relacionada con los objetivos institucionales.

HETEROGENEIDAD

Respetar la personalidad y las diferencias individuales de las personas.

EQUIDAD

Destacar tanto los méritos como los errores.

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LLAA SSUUPPEERRVVIISSIIOONN DDEEBBEE SSEERR

PRÁCTICA

Debe hacerse más con acciones que con palabras. Utilizar diferentes medios de manera inteligente, flexible, crítica y creativa.

PARTICIPATIVA

Debe democratizar el conocimiento entre supervisores y supervisados en un clima de respeto, amabilidad y confianza.

PLANIFICADA

Debe planearse, programarse y ejecutarse en forma interdisciplinaria, sistemática y permanente.

EVALUADA

En forma permanente, teniendo presente los objetivos, actividades programadas y ejecutadas; así como las necesidades de capacitación del personal.

5.2.2 Componentes de la Supervisión. En la supervisión entran en juego varios componentes, dentro de los cuales se destacan los siguientes:

CCOOMMPPÓÓNNEENNTTEESS DDEE LLAA SSUUPPEERRVVIISSIIOONN

DIRECCIÓN:

Señala una línea de acción orientadora avalada por las comunicaciones interpersonales y la participación de los profesionales en la toma de decisiones cuando sea posible.

CONTROL:

Implica la verificación del cumplimiento de las acciones programadas y la incorporación de los ajustes necesarios para lograr los objetivos preestablecidos. El control debe ser oportuno, sencillo, mínimo y flexible.

ESTÍMULO E

INICIATIVA:

Estableciendo una forma de reconocimiento al funcionario por el cumplimiento de sus labores, creatividad e iniciativa. Se puede dar de distintas formas: El reconocimiento visible y sincero o la capacitación son formas bastante enriquecedoras de estimulo.

RESULTADOS:

El supervisor determina el logro de metas establecidas, tratando de descubrir los aciertos y los cambios que se han introducido, como consecuencia de las actividades desarrolladas.

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5.2.3 Técnicas e instrumentos de la supervisión, aplicables al Inventario

Físico Funcional. 5.2.3.1 Técnicas:

Solamente se mencionarán aquellas que pueden ser usadas en la supervisión del inventario físico funcional: 1. Monitoreo Electrónico del Inventario Funcional. En la actualidad una forma práctica y sencilla de efectuar la supervisión consiste en la utilización de la informática, para revisar y corregir a distancia, en tiempo real y en forma instantánea la documentación generada en diversos sitios de la organización. Para lograr óptimos resultados, se debe efectuar en forma organizada. Este medio debe utilizarse ampliamente en el caso de supervisión del Inventario Físico Funcional y su manejo es primordial para la esencia de la supervisión. 2. Observación. Es la proyección intencionada y activa de la atención, con la finalidad de captar hechos y situaciones relativas al levantamiento o captura de la información del equipamiento biomédico en la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Permite apreciar cuidadosamente las actividades que realiza el personal en los diferentes momentos o situaciones de la ejecución del trabajo, a fin de formarse juicios valorativos de su desempeño. Sirve para identificar y comprobar la veracidad del inventario físico funcional. 3. Visita . Es el traslado físico del supervisor al lugar donde se va a aplicar la supervisión, con la única finalidad de constatar la realidad existente en la que está operando el inventario físico funcional. Permite conocer en el terreno, la realidad del sujeto -objeto de la supervisión del inventario. Sirve para obtener información relativa al citado inventario, dándole al supervisor los elementos de juicio para resolver en forma inmediata los problemas encontrados.

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4. Reuniones. Mediante estas, en un lugar y tiempo determinado, se analizan conjuntamente puntos claves, inherentes al inventario físico funcional para proponer medidas resolutivas. En este caso el supervisor tiene la oportunidad de dar y recibir información de un mayor número de personas al mismo tiempo, las cuales participan activamente comentando las situaciones específicas, en un proceso de enseñanza –aprendizaje y sirve para dar información de interés general relativa al programa de evaluación tecnológica y difundir metodologías, normas, etc., en forma directa y efectiva.

5.2.3.2 Instrumentos. Comprenden los medios que pueden ser utilizados en la supervisión del inventario físico funcional, para lograr una mayor efectividad en su ejecución. Los principales instrumentos son: 1. Formulario. Documento que se utiliza para la recolección de datos relativos al levantamiento del inventario, en forma ordenada y cuyo análisis sistematizado permite obtener determinadas conclusiones y medidas para mejorar el equipamiento biomédico e integrar medidas de gestión y evaluación tecnológica. 2. Informe. Es la comunicación verbal o escrita (oficio o documento electrónico) que permite un intercambio de información sobre eventos no comprendidos en otros instrumentos, así como sobre los resultados de los avances del inventario físico funcional. 3. Instructivo. Documento que contiene un conjunto de reglas, normas y recomendaciones que deben tomarse en cuenta para llenar un formulario o manejo de instrumentos relacionados con el inventario físico funcional y otras acciones de evaluación tecnológica. 4. Lista de verificación. Documento que se utiliza para orientar al supervisor en la identificación de áreas críticas, en el proceso de captura, análisis y elaboración de informes del inventario físico funcional, mediante la observación de acciones o

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hechos relacionados con el mismo. Es al mismo tiempo un listado de puntos claves, que el supervisor deberá tener en cuenta como aquello que requieren de mayor atención para garantizar la calidad de la información capturada y trasmitida a otros niveles. 5.3 Procedimientos de la Supervisión del Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico por Carácter Territorial. El Sistema del Inventario Físico Funcional del equipamiento Biomédico se trabaja al conectarse a Internet (Intranet y extranet), por lo tanto la información que se levanta en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se integra en una base de datos central a la cual tienen acceso los funcionarios que tengan la clave correspondiente para consultas, modificación y eliminación de datos de los equipos. Ésta se puede utilizar para la toma de decisiones correspondientes. 1. Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. El representante legal de la Institución Prestadora de Servicios de Salud, con el apoyo de su personal responsable del Inventario Físico Funcional capacitado previamente, supervisara la captura, modificación y eliminación de datos del Inventario de la Institución siguiendo la guía de supervisión. Deberá verificarse el completo y correcto diligenciamiento de los formularios, los cuales deben ser totalmente sistematizados, comprobando la integración veraz del inventario físico funcional del equipamiento biomédico, también deberá corroborar los datos administrativos que se demanden, como es el caso de costos y otros. El responsable de la institución recibirá los informes correspondientes para verificar lo capturado de todos los equipos inventariados, a fin de darle confiabilidad al sistema. En coordinación con la subgerencia administrativa deberá asesorar a los responsables de capturar la información del inventario apoyándose en el personal técnico y científico responsable del análisis de este inventario

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA SUPERVISION DEL INVENTARIO

FISICO FUNCIONAL DEL EQUIPAMIENTO BIOMEDICO

1. EN LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS Gerente de la IPS y responsables del Inventario Físico Funcional Gerente de la IPS 1. Direcciones Territoriales de Salud. El responsable del área de prestación de servicios o afines, deberá elaborar un programa de supervisión del Inventario Físico Funcional de Equipamiento Biomédico, utilizando las estrategias más convenientes para poder supervisar a todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de la red Hospitalaria de su jurisdicción y bajo su responsabilidad. El supervisor deberá proceder a supervisar el levantamiento del Inventario de las Instituciones, siguiendo la guía de supervisión.

Supervisan la captura, modificación y eliminación de datos siguiendo la Guía de supervisión

Verifican el completo y correcto diligenciamiento de los formularios, los cuales deben ser totalmente sistematizados

Corroboran los datos administrativos que se demanden, como es el caso de costos y otros

? Verifica lo capturado de todos los equipos inventariados, a fin de darle confiabilidad al sistema ? Asesora a los responsables de capturar la información del inventario apoyándose en los responsables técnicos y científicos del análisis de este inventario

Fin del proceso

. a

336



En las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se procederá a la captura del inventario, procurando hacer una selección de manera aleatoria, de aproximadamente el 10 % del Equipo Biomédico existente, teniendo presente en todo el proceso de supervisión asesorar a los responsables del inventario; durante el proceso de implementación se valida las modificaciones y la eliminación de archivos deficientes o repetidos. Se supervisará la calidad de los registros del Inventario del equipamiento Biomédico en por lo menos un servicio asistencial priorizado de cada Institución. La supervisión de la Dirección Territorial de Salud se realizará en todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de la Red Hospitalaria de su jurisdicción y bajo su responsabilidad y en por lo menos un servicio asistencial priorizado de cada una de las Instituciones.

2. EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES

Responsable del área de Prestación de servicios Supervisor Responsables en las IPS del inventario Supervisor

Supervisa el levantamiento del Inventario de las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud, siguiendo la guía de supervisión.

Elabora programa de supervisión del Inventario Físico Funcional del

Equipamiento Biomédico

Proceden a la captura del inventario, procurando hacer una selección de manera

aleatoria, de aprox. el 10 % del Equipo Biomédico existente.

Asesora a los responsables del inventario y durante el proceso de implementación en la

validación de las modificaciones y la eliminación de archivos deficientes o

repetidos.

Supervisa la calidad de los registros del Inventario Físico Funcional del equipamiento

Biomédico en por lo menos un servicio asistencial priorizado de cada IPS

Fin del proceso

. a

337



3. Nivel Nacional. El responsable de verificar el programa de supervisión del Nivel Nacional deberá instruir, asesorar y dar seguimiento a través de los responsables designados por las Direcciones Territoriales de Salud, dando cumplimiento a las competencias definidas al respecto mediante la resolución 5123 del 27 de diciembre de 2006, expedida por el Ministerio de la Protección Social, por la cual se reglamentan los procedimientos para la elaboración, aprobación, ajuste, seguimiento y control de los Planes Bienales de Inversión en Salud.

3. EN EL NIVEL NACIONAL

Responsable del Programa de Supervisión 5.4 Organización de la Supervisión del Inventario Físico Funcional La supervisión es ejercida fundamentalmente por el personal de las Instituciones Prestadoras de los Servicios de Salud y de las Direcciones Territoriales de Salud. Las funciones generales relacionadas con el inventario son:

Instruir, asesorar y dar seguimiento en las Direcciones Territoriales de Salud, en cumplimiento a las competencias definidas mediante la Resolución 5123 del 27 de diciembre de 2006, expedida por el Ministerio de la Protección Social.

EN EL NIVEL NACIONAL

• Normar y evaluar el sistema de supervisión del Inventario Funcional de Equipamiento Biomédico, a través de sus instrumentos y las especificaciones de la supervisión.

• El Área responsable de este proceso durante su implementación y

seguimiento es la Coordinación de Infraestructura y Tecnología de la Dirección General de Calidad de Servicios y las Áreas responsables de su uso son el Grupo de Organización de Servicios y el de Garantía de Calidad de la misma Dirección.

. a

338



1. FUNCIONES GENERALES ¦ Conocer, dirigir, coordinar y evaluar el proceso de supervisión del Inventario Físico Funcional de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su jurisdicción y bajo su responsabilidad, diseñado por el Nivel Nacional. El personal responsable de la supervisión en este nivel es el Área de Prestación de Servicios o afines y su personal de apoyo.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS ? Brindar Asistencia Técnica dirigida a capacitar el personal responsable de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud sobre el levantamiento del inventario físico funcional. ? Conducir el proceso de gestión y distribuir en las Instituciones de su Red Hospitalaria la metodología para el levantamiento de la información requerida para el Inventario Físico Funcional de Equipamiento Biomédico. ? Monitorear periódicamente en las Instituciones de su Red Hospitalaria, el cumplimiento del programa de supervisión, cuya responsabilidad es del Área de Prestación de Servicios o afines. ? Asegurar el cumplimiento de las metas y compromisos adquiridos con el Nivel Nacional sobre el levantamiento del inventario físico funcional del equipamiento biomédico de su Red Hospitalaria. ? Asesorar a los supervisores en la revisión y validación de la información presentada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud ? Consolidar, validar y adecuar la documentación requerida a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y proceder al análisis territorial. ? Incorporar las medidas correctivas pertinentes durante los procesos de capacitación, captura de datos, validación de la captura y análisis de la información. ? Integrar los informes del inventario funcional del equipo médico presentado por las Instituciones de su Red Hospitalaria.

EN EL NIVEL TERRITORIAL

. a

339



1. FUNCIONES GENERALES ¦ Coordinar, ejecutar y evaluar las actividades de supervisión del Inventario Físico Funcional del Equipamiento Biomédico a través de los instrumentos y mecanismos diseñados para tal fin y realizar el seguimiento de los procesos de captura, consolidación de la información, análisis de la información y elaboración del informe de la Institución, para su remisión a la Dirección Territorial correspondiente. ¦ El responsable de efectuar un sistema de supervisión de la Institución con apoyo de los subgerentes o afines y jefes de servicio, deberá implementar un sistema de supervisión del inventario físico funcional del equipamiento biomédico, entregar oportunamente y adecuadamente la información solicitada en el formulario del Inventario Funcional del Equipamiento Biomédico, garantizando la validez y confiabilidad de la información.

2. FUNCIONES ESPECIFICAS ? Apoyar la capacitación del personal directamente responsable del manejo de los instrumentos de levantamiento del inventario físico funcional del equipamiento biomédico. ? Supervisar los trabajos de identificación del equipamiento biomédico que está bajo la responsabilidad de la Institución.

? Vigilar y asegurar la correcta captura de la información solicitada en el formulario del Inventario Físico Funcional del Equipo Médico, para cada uno de los equipos existentes en la institución, atendiendo estrictamente lo descrito en el Instructivo para diligenciamiento del formulario de Captura de Información del Inventario Físico Funcional del equipamiento biomédico. ? Integrar el inventario físico funcional del equipamiento biomédico de la Institución Prestadora de Servicios de Salud. ? Comprobar que la información se encuentre debidamente validada. ? Integrar los informes correspondientes y enviarlos a la Dirección Territorial de Salud.

EN LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD

. a

340



En todos los niveles de la administración, durante las visitas de supervisión, se deberá cotejar que los datos sistematizados sean correspondientes con lo observado en los equipos y servicios. 5.5 Guía de Supervisión del Inventario Funcional de Equipo Médico Debe estar ajustada al formato del Sistema del Inventario Físico Funcional del equipamiento biomédico y al instructivo para la captura de datos del inventario físico funcional del equipamiento biomédico diseñado e implementado. Tal como se ha descrito, básicamente se debe contar con dos elementos que son fundamentales para iniciar el proceso de supervisión. En primer lugar, la hoja de vida de cada uno de los equipos biomédicos de la institución, la cual ya es una norma obligatoria en términos de su implementación, como quiera que para la habilitación de los servicios, es uno de los elementos que se exigen para evaluar sus equipos. El formato en el cual se deben establecer los campos para capturar los datos relevantes de los equipos, son fundamentales ya que integraran la base de datos de la información del Equipamiento Biomédico existente En segundo lugar, lo ideal es que en cada institución se cuente con un aplicativo de gestión administrativa del equipamiento biomédico. 5.5.1. Hoja de vida Corresponde a un formulario electrónico compuesto por dos cuerpos:

HOJA DE VIDA DE LOS EQUIPOS

BIOMÉDICOS

FICHA TECNICA Identificación - Especificaciones

Datos del fabricante - Clasificación Distribuidor y/o representante Recomendaciones y garantías

Manuales de operación y mantenimiento (mantto).

HISTORIAL DEL EQUIPO Fecha y valor de compra

Forma de adquisición Historial de mantenimiento

Servicio de mantenimiento realizado Traslados del equipo

Tiempos de uso y de parada

. a

341



En su diseño se debe contemplar su utilización tanto para el nivel Territorial como para la Institución prestadora de servicios de salud. En el primero, como actividad inicial deben considerarse los siguientes procesos:

5.5.2. Aplicativo de gestión Esta herramienta es fundamental para que las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud cuenten con información relacionada con el estado físico y funcional de sus equipos. Esta información es indispensable para que dichas instituciones asuman con responsabilidad la planeación y control de la inversión de los recursos destinados a adquirir, mantener, actualizar o reponer su recurso tecnológico. Así mismo, para contar con elementos suficientes que permitan al Supervisor hacer las observaciones y recomendaciones pertinentes sobre la administración del recurso tecnológico. Con este tipo de aplicativo se pretende contar con una base de datos actualizada del equipamiento biomédico, fundamentales para precisar sistemáticamente los siguientes aspectos:

Identificarlos mediante la utilización de códigos y nombres normalizados.

Informes Equipos

Listados

Baja de equipos

NIVEL

TERRITORIAL

Selección de Instituciones

Creación de Instituciones

Crear Datos básicos

Crear Datos complementarios

Importación y Exportación

de datos

. a

342



Ubicarlos dentro de la Institución con la asociación al inventario de los códigos de espacio y uso.

Identificar parámetros generales tales como la forma de adquisición, fechas de compra e instalación, costos de adquisición, marcas, modelos, series, e información sobre fabricantes y representantes.

Identificar parámetros técnicos tales como fuentes de alimentación y sus características, documentación técnica disponible, planos, uso, riesgo, tecnología predominante y clasificación biomédica.

Determinar el funcionamiento de los equipos, sus irregularidades y el tipo de mantenimiento que reciben.

Conocer la recomendación con respecto a la línea de acción a seguir con el equipamiento, de acuerdo con alternativas que varían entre mantener, dar de baja, reponer, comprar, o reubicar los equipos (Ciclo de Gestión y Administración del equipamiento Biomédico).

Medir la utilización que se da a los equipos e identificar los tipos de capacitación que ha recibido el personal que los opera o mantiene.

El análisis funcional se previó para todos los equipos médicos que cubre el inventario. Entre los factores identificados más relevantes se establecieron los siguientes:

El grado de utilización del equipo.

Número de horas de utilización del mismo.

Número de procedimiento por hora que reali za el equipo.

Diferenciar la función entre el operador del equipo y el especialista Todo aplicativo debe contar con un módulo de inicio para ingresar al sistema, por lo tanto, en el desarrollo de lo que se considera debe tener un aplicativo de esta naturaleza, se irán dando elementos en forma secuencial para que la administración de una Institución Prestadora de Servicios de Salud y la Supervisión del equipamiento biomédico (interna o externa), realicen un trabajo ejemplar desde la órbita que le corresponde a cada uno.

. a

343



Dando clic en INICIO se entra al aplicativo, y aparece la ventana que se ilustrará continuación, la cual permite seleccionar la Institución. Esta rutina se ejecutaría desde la Dirección Territorial en Salud correspondiente, la cual debe tener todas las bases de datos de las instituciones de su jurisdicción en lo relacionado con las del sector público:

Código del departamento. Dos dígitos numéricos.

Código del municipio. Tres dígitos numéricos.

Código de la institución. Cuatro dígitos numéricos.

Código de la sede. Un dígito numérico.

IINNSSTTIITTUUCCIIOONNEESS

Seleccione la Institución Departamento: Municipio: Hospital/Institución: Si la institución no se ha creado (es nueva), debe existir una ventana con la opción

que permite crear los datos de la misma. Aparece la siguiente pantalla

NNUUEEVVAA IINNSSTTIITTUUCCIIOONN Datos básicos de la nueva Institución: Datos complementarios de la nueva Institución:

11 6 BOGOTA

011 6 BOGOTA

04020 6 HOSPITAL CENTRAL SEDE 1

ACEPTAR

ã NUEVA INSTITUCION

ã

CERRAR

. a

344



Con estas opciones se crean los datos básicos y complementarios de las instituciones.

Una vez validada la existencia de la institución, el usuario puede tener acceso a la información de los equipos médicos por medio de los formularios presentados en la siguiente pantalla.

VENTANAS DE INFORMACION

Instalaciones físicas

Inventario de equipos

Traslados Internos

Traslados Externos

Historial de Mantenimiento

Irregularidad Equipos

Componentes Equipos

Manuales Equipos

Fuentes de Alimentación

Planos Equipos

Mantenimiento Actual

Reportes por Hospital

Evaluación Funcional

Mantenimiento de Tablas

. a

345



INSTALACIONES FÍSICAS.

Si se selecciona la opción INSTALACIONES FÍSICAS puede crearse la estructura externa (Edificios) y la estructura interna de la Institución. Aparece la siguiente pantalla. Esta debe ser la primera tarea para actualizar el archivo de equipos biomédicos, es decir, siempre que se va a incluir un equipo debe verificarse que el espacio, subdirección, servicio, unidad, ambiente hayan sido creados:

DD aatt oo ss gg eenn ee rr aa ll ee ss yy ee ss tt aa ddoo ddee ll aass oo bbrr aa ss ee xx tteerr ii oorr ee ss 1. Construcciones especia les 2. Fecha de inventar io 3. Ident i f icación 4. Datos jurídicos 5.Servicios públicos 6. Datos de construcciones

Departamento : Bogotá Municipio : Bogo tá Hospital / Insti tución : Central N ive l: 2 No. de camas : 50

Dirección: Teléfono: Fax: Estado e x t e r n o edif icación

Cerrar Estado insta lac iones internas

11001009821

Seleccionando el botón se crean los datos del edificio

utilizando la siguiente pantalla:

ÁÁrr ee aass EE xxtt ee rr iioo rr ee ss dd ee uu nn aa SS eedd ee Cód. Departamento: 11 Cód. Municipio: 001 Cód. Institución: 05003 Cód. Sede: 1

Edificio: A Area (mts 2 ) : 75 0 Año de Construcción : 2005

Fecha de Remodelación: (año/mes/día): / /

% de avance de la remodelación: 0

Observaciones:

Primero Anterior Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Agregar Modificar Eliminar Salir Consulta

En esta pantal la se crean los edif icios para cada sede

Seleccionado el botón se crean los pisos, secciones, espacios, servicios, unidades y ambientes donde se ubicaran los equipos (CATASTRO FÍSICO FUNCIONAL), UTILIZANDO LA SIGUIENTE PANTALLA:

. a

346



EE sstt aa dd ooss II nntt ee rr nnoo ss Departamento: 11 Municipio: 001 Inst i tución: 050031 Sede: 1 Código de Espacio: Edif ic io: A 6 Piso: 01 Sección: 01 Espac io : 00 Código Uso: Subdirección: Serv ic io: Unidad: Ambiente: Área del espacio: Fecha de construcción: Avance de la construcción

Primero Anterior Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Agregar Modificar Eliminar Salir Consulta Consulta2

En esta pantal la se crea toda la infraestructura interna de cada edi f ic io

En resumen, seleccionando la opción ESTADO EXTERNO se crea y se modifica la estructura externa (EDIFICIOS), con la opción ESTADO INTERNO DE LAS EDIFICACIONES SE CREAN los pisos, secciones, espacios hospitalarios.

Otra opción como parte del aplicativo es la de poder contar con el listado de los equipos de la Institución. Por tanto, al seleccionarla bajo el nombre de “Inventario de Equipos” aparece la siguiente información:

ACTUALIZACION EQUIPOS BIOMEDICOS Departamento Municipio Institución Sede

No. De orden

Grupo Código técnico

Nombre del Equipo No. De Inventario

Marca

1 00034 000 Desfibirlador 2 00028 036 Monitor de signos vitales 3 00134 001 Autoclave esterilizador a vapor 4 00015 009 Aspirador 5 00020 036 Monitor de signos vitales

Esta ventana permite seleccionar del inventario cualquier equipo para modificar la información o ingresar la información de un nuevo equipo; para ello debe ubicar el equipo por modificar dando clic en cualquiera de los campos de la ventana

11 001 04030 1

Nuevo Salir Buscar

. a

347



Para ubicar más rápido el equipo se puede dar clic en el botón y aparece la siguiente pantalla

BBUUSSQQUUEEDDAA Departamento Municipio Institución Sede

Codificación del equipo

Otros datos

Se debe dar clip en el botón para que realice la búsqueda. Se da clic en el equipo que se quiere modificar en la ventana (fila columna)

UBICACIÓN DEL EQUIPO

Esta ventana incluye toda la información relacionada con la hoja de vida del Inventario de equipos, en la cual se presenta una visión específica de cada uno de los equipos pertenecientes a la sede que se está trabajando. Dando clic en cada pestaña de la parte superior de la pantalla se incluye la Ubicación, Registro Histórico, Registro Técnico, Apoyo Técnico, Evaluación Técnica, Historial de Mantenimiento y Traslados (internos o externos) del equipo seleccionado. Digitada la información, se da clic en el botón para su inclusión. Para terminar el proceso de actualización se da clic en el botón

, obteniéndose un mensaje de confirmación de grabar datos.

11 001 04030 1

6

6 Marca Nombre No. de inventario Cerrar

. a

348



ACTUALIZACION INFORMACION DE LOS EQUIPOS BIOMEDICOS Departamento Municipio Institución Sede Equipo

UUbbiiccaa cciióónn ddeell EEqquuiippoo

Consecutivo del equipo Códigos de espacio Código de uso Edificio Piso Sección Ambiente

HISTORIAL DE MANTENIMIENTO

Para el caso del Historial de mantenimiento debe seleccionarse la pestaña

; aparece la siguiente pantalla en donde se incluye los datos del historial de mantenimiento del equipo seleccionado:

AACCTT UUAALLIIZZAACCIIOONN IINNFFOORRMMAACCIIOONN DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS MMEEDDIICCOOSS

Departamento Municipio Institución Sede Equipo

HH ii sstt oo rr iiaa ll dd ee MM aa nn tt ee nnii mm ii ee nn tt oo Fecha Tipo Matto. Forma Matto. Período Matto. Descripción Causa Repuesto Valor

01/12/06 Preventivo Propio 12 kkkkk jjjjj xxxx $$$$$

En esta pantalla se incluye, fecha de mantenimiento, tipo (preventivo, correctivo), forma (contratado, propio, institucional, garantía), periodo (meses), descripción del mantenimiento, causa, repuesto, y valor del repuesto. Para agregar, datos del historial a un mismo equipo se da clic en el botón Agregar

11 001 04030 1 104 Aféresis equipo de

Ubicación Registro histórico Registro técnico Apoyo técnico Evaluación técnica Historial de Matto. Traslados

104

A 01 01 02 Subdirección: A Servicio AA Unidad AU Espacio 247

Ver uso completo

Salir

Salvar Fecha de grabación (ddmmaa)

11 001 04030 1

Ubicación Registro Histórico

Registro Técnico

Apoyo Técnico

Evaluación Técnica

Historial de Matto.

Traslados Internos

104 Aféresis Equipo de

Agregar

Traslados Externos

. a

349



TRASLADOS INTERNOS

Para el caso de los traslados internos, se selecciona la pestaña . En esta pantalla se incluyen los datos del traslado interno del equipo seleccionado

AACCTT UUAALLIIZZAACCIIOONN IINNFFOORRMMAACCIIOONN DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS MMEEDDIICCOOSS

Departamento Municipio Institución Sede Equipo

TT rr aa ss ll aa ddoo ss II nn tt ee rrnn oo ss

Fecha Inicial Fecha Final Motivo del traslado Autorizado por Acta de traslado Número

TRASLADOS EXTERNOS

Para el caso de los traslados externos, se da clic en la pestaña .En esta pantalla se incluyen los datos del traslado externo.

AACCTT UUAALLIIZZAACCIIOONN IINNFFOORRMMAACCIIOONN DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS MMEEDDIICCOOSS Departamento Municipio Institución Sede Equipo

TT rr aa ss ll aa ddoo ss EExx tt ee rr nn oo ss Fecha Institución Origen Institución Destino Servicio Acto Administrativo Número

Si el equipo es nuevo, debe darse clic en el botón para agregar información del nuevo equipo. Aparece la siguiente pantalla:

11 001 04030 1


Registro Técnico

Apoyo Técnico


Historial de Matto.

Traslados Internos


Agregar

Traslados Externos

11 001 04030 1


Registro Técnico

Apoyo Técnico


Historial de Matto.

Traslados Internos


Agregar

Traslados Externos

. a

350



AACCTT UUAALLIIZZAACCIIOONN IINNFFOORRMMAACCIIOONN DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS BBIIOOMMEEDDIICCOOSS Departamento Municipio Institución Sede Equipo

No. De orden Grupo Código técnico Nombre del Equipo No. Inventario

Marca

1 00034 000 Desfibirlador 2 00028 036 Monitor de signos vitales 3 00134 001 Autoclave esterilizador a vapor 4 00015 009 Aspirador

Consecutivo

Grupo

El sistema genera el nuevo consecutivo, debe ubicarse el grupo y el código del equipo, aparece la siguiente pantalla:

AACCTT UUAALLIIZZAACCIIOONN IINNFFOORRMMAACCIIOONN DDEE LLOOSS EEQQUUIIPPOOSS BBIIOOMMEEDDIICCOOSS Departamento Municipio Institución Sede Equipo

No. De orden Grupo Código técnico Nombre del Equipo No. Inventario

Marca

1 00034 000 Desfibirlador 2 00028 036 Monitor de signos vitales 3 00134 001 Autoclave esterilizador a vapor 4 00015 009 Aspirador

Consecutivo

Grupo

Código Técnico

001 ABSORCIMETRO DE FOTON DOBLE 002 ABSORCÍMETRO DE FOTÓN SENCILLO 000 NUEVO EQUIPO

11 001 04030 1 104 Aféresis Equipo de

Nuevo Salir Buscar

061

6

11 001 04030 1 104 Aféresis Equipo de

061

6

6

. a

351



Una vez seleccionado el equipo, se debe contar con una pantalla que permite incluir toda la información relacionada con la hoja de vida del equipo en el cual se presenta una visión específica de cada uno de los equipos pertenecientes a la sede en que se está trabajando.

REGISTRO HISTÓRICO DEL EQUIPO

En el pantallazo que se ilustra a continuación se registra la información que hace referencia a los siguientes puntos:

Grupo: Cinco dígitos numéricos. Pertenece a una de las opciones definidas por la metodología para clasificar los equipos médicos en grupos.

Tipo: Tres dígitos numéricos. Pertenece a una de las opciones definidas por la metodología para clasificar los equipos médicos en tipos dentro de los grupos que se convengan.

Forma de adquisición: Corresponde a uno de los ítems definidos en la metodología. Debe seleccionarse una de las opciones presentadas en la lista.

Costo. Se determina el costo del equipo en miles de $. Es un dato numérico real.

Fecha de compra. Dato de tipo fecha en el formato "mm/dd/aa".

Fecha de instalación. Dato de tipo fecha en el formato "mm/dd/aa".

Marca.

Modelo.

Tipo.

Serie.

Catálogo.

Año de fabricación.

La información correspondiente al fabricante y al representante es la siguiente:

Nombre.

Teléfono.

Fax.

. a

352



Ciudad.

País.

Ubicación Registro histórico Registro Técnico Apoyo Técnico Evaluación técnica

RR ee gg ii ss tt rr oo HH ii ss tt óó rr ii cc oo Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Consecutivo del equipo 61 Forma de adquisición xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 6

Nombre del activo

Código del equipo Grupo: Tipo:

00000 000

Fecha de compra: Fabricante: Fecha de instalación: Teléfono fabricante: Costo del equipo: País del fabricante: Marca del equipo: Ciudad del fabricante: Modelo del equipo: Fax del fabricante: Tipo de equipo: Representante: Serie: Teléfono representante: Catálogo: Ciudad del Representante: Año de fabricación: País del representante: Fax representante:

Salvar Salir

REGISTRO TÉCNICO DEL EQUIPO

Se registra la información que hace referencia a los siguientes datos:

Voltaje máximo. Es un valor numérico real que indica el máximo voltaje de operación del equipo. Está expresado en voltios.

Voltaje mínimo. Es un valor numérico real que indica el mínimo voltaje de operación del equipo. Está expresado en voltios.

Corriente máxima. Es un valor numérico real que indica la corriente máxima para el equipo. Está expresada en amperios.

Corriente mínima. Es un valor numérico real que indica la corriente mínima

para el equipo. Está expresada en amperios.

Potencia. Es un valor numérico real que indica la potencia del equipo. Está expresada en vatios.

Frecuencia. Es un valor numérico real que indica la frecuencia de operación del equipo. Está expresada en hertz.

. a

353



Presión. Es un valor numérico real que indica la presión del equipo. Está expresada en psi.

Velocidad. Es un valor numérico real que indica la velocidad del equipo. Está expresada en metros por segundo.

Temperatura. Es un valor numérico real que indica la temperatura del equipo. Está expresada en grados centígrados.

Peso. Es un valor numérico real que indica el peso del equipo. Está expresado en kilogramos.

Capacidad. Es un valor numérico real que indica la capacidad del equipo.

Unidad. Corresponde a una de las opciones de la lista, para las unidades en que se mide la capacidad del equipo.

Fuentes de alimentación. Corresponde a una lista donde se presentan las posibles fuentes de alimentación relacionadas con el equipo. Dando clic en el

botón aparece:

Ubicación Registro histórico Registro Técnico Apoyo Técnico Evaluación técnica

RR ee gg ii ss tt rr oo TT éé cc nn ii cc oo Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Consecutivo del equipo 61 Voltaje máximo de operación Voltios Voltáje mínimo de operación Voltios Corriente máxima de operación Amperios Corriente mínima de operación Amperios Potencia consumida Vatios Frecuencia del equipo Herz Presión PSI Velocidad del equipo m/seg. Fuente de alimentación

Componentes

SALVAR SALIR

FF uuee nn tt eess dd ee AAll iimmee nntt aacc iióó nn 11 001 04830 1 1

DERIVADOS DEL PETROLEO

6

5

Fuente de Alimentación Componentes

Adicionar Cerrar

. a

354



Utilizando el botón se adiciona la fuente de alimentación del equipo. Aparece la siguiente pantalla :

FF uuee nn tt eess dd ee AAll iimmee nntt aacc iióó nn 11 001 04830 1 1

1 2 3 4 5 6 7

AGUA AIRE GAS VAPOR DERIVADOS DEL PETROLEO ELECTRICUDAD ENERGIA SOLAR

6

5

Dando clic en el botón una vez seleccionada la fuente queda actualizada la base de datos.

En el cuadro de Componentes se indican las características correspondientes a las partes que conforman el equipo, se da clic en el botón

. Aparece la siguiente pantalla:

01 001 04830 1 1 CC oo mm pp oo nn ee nn tt ee ss

Consecutivo Componente Marca Modelo Serie

6 5

N o m b r e : M a r c a: Mode lo : S e r i e :

Salvar Cancelar

Adicionar Cerrar

. a

355



REGISTRO DE APOYO TÉCNICO DEL EQUIPO

Se registra la información que hace referencia a los siguientes datos:

Manuales. Corresponde a una lista en la que se presentan los diferentes tipos de manuales que hacen parte del equipo.

Planos. Corresponde a una lista que incluye los diferentes tipos de planos que hacen parte del equipo.

Uso. Se determina el uso del equipo, el cual corresponde a una de las opciones de médico, básico o de apoyo.

Clase de tecnología predominante. De la lista de opciones debe seleccionarse una de las clases de tecnología determinadas en la metodología que se adapte al equipo.

Clasificación biomédica. De la lista de opciones debe seleccionarse uno de los tipos de Clasificación determinados en la metodología que se adapte al equipo.

Nota: el riesgo no es una variable que pueda ser manejada por el usuario, es inherente al equipo y está determinado por la clasificación establecida en la Metodología.

Ubicación Registro Histórico Registro Técnico Apoyo Técnico Evaluación Técnica AApp oo yyoo TT ééccnn iiccoo

Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Consecutivo del Equipo 5 USO: M E D I C O 6 CLASIFICACION BIOMEDICA : Tratamiento y Mantenimiento 6 RIESGO: ALTO 6 TECNOLOGIA PREDOMINANTE: Neumático 6

Para los manuales de los equipos se selecciona el botón

Para los planos de los equipos se da clic en el botón

MANUALES PLANOS

Salir Salvar

. a

356



EVALUACIÓN FÍSICA Y FUNCIONAL DEL EQUIPO

Se registra la información que hace referencia a los siguientes puntos:

Tipo. Indica si el equipo es Fijo o es Móvil.

Funcionamiento. Determina si el funcionamiento del equipo es Normal, Irregular o Fuera de servicio.

Mantenimiento actual. Se establecen las opciones de mantenimiento que se le

realiza al equipo. Aparece la siguiente pantalla .

utilizando el botón se agregan los valores del mantenimiento.

Ubicación Registro Histórico Registro Técnico Apoyo Técnico Evaluación Técnica

EE vv aalluu aa ccii óó nn TT éé ccnn ii ccaa Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Consecutivo del Equipo 5 Equipo Fijo 6 Funcionamiento Normal 6 Alternativa Mantener 6

Equipo ubicado en el lugar asignado Propietario del equipo 6 6

Sal ir Sa lvar

CAUSAS DE IRREGULARIDAD Se establecen las diferentes Causas de Irregularidad que se presentan en el equipo.

Utilizando el botón se agregan las causas de irregularidad del equipo seleccionado.

Alternativa. De la lista de opciones debe seleccionarse una de las alternativas determinadas en la metodología con respecto al equipo.

Equipo en el lugar asignado. Se establece si el equipo está en el lugar asignado; en caso contrario se determina la causa por la cual no cumple con esto, y de la lista de opciones debe seleccionarse una de las razones indicadas en la metodología.

Mantenimiento actual Causas de i r regular idad

. a

357



Equipo asignado por inventario. Se indica la dependencia a la cual está asignado el equipo.

Una vez registrados los datos del equipo se debe dar clic en el botón para que queden registrados los datos.

CC aa uu ss aa ss dd ee II rr rree gg uu llaa rr ii ddaa dd 11 001 04830 1 5

EQUIPO CON DAÑOS ELECTRONICOS

6 5

A d i c i o n a r Cerrar

TRASLADO INTERNO DE EQUIPOS

Permite registrar los datos correspondientes al traslado interno de los equipos.

Para agregar datos en esta pantalla se debe dar clic en el botón y digitar los datos correspondientes al traslado interno:

Fecha de traslado, causa del traslado, acta de traslado, número del traslado.

TT rr aass ll aa dd oo II nn tt ee rr nn oo ddee EE qq uu ii pp oo ss Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Código del Equipo

Fecha inicial del t raslado: Fecha f inal del traslado: Causa del traslado: Código del Equipo:

Acta de traslado: Nro. del traslado: Pr imero 33 Anterior Siguiente44 Ult imo Listar Nuevo Modificar

En esta pantal la se actual izan los traslados internos de equipos (préstamos) de un mismo hospi ta l

. a

358



TRASLADO EXTERNO DE EQUIPOS

La siguiente pantalla permite registrar los datos correspondientes al traslado externo de los equipos:

TT rr aass ll aa dd oo EE xxtt ee rr nn oo dd ee EE qq uu iipp oo s Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Código del Equipo

Fecha de l t ras lado: Inst i tución or igen: Inst i tución dest ino: Servicio :

Acta de traslado: Nro. del traslado:

Pr imero 33 Anterior Siguiente44 U l t imo Listar Nuevo Modif icar En esta pantal la se actual izan los t raslados externos de equipos

HISTORIAL DE MANTENIMIENTO La siguiente pantalla permite registrar EL HISTORIAL DE MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS.

En este formulario se registra la siguiente información:

Fecha del mantenimiento. Tipo de mantenimiento. Forma de mantenimiento. Periodo de mantenimiento. Descripción del mantenimiento. Causa del mantenimiento. Repuesto: nombre del repuesto. Valor del repuesto.

Para agregar datos en esta pantalla se debe dar clic en el botón ,

ubicarse en cada campo y dar clic.

. a

359



HH ii ss tt oo rr ii aa ll dd ee MM aann tt ee nnii mm iiee nn tt oo Departamento 11 Municipio 001 Institución 04830 Sede 1 Código del Equipo:

Fecha del Mantenimiento: DD/MM/AA Tipo de Mantenimiento: PREVENTIVO 6 Forma de Mantenimiento: CONTRATADO Periodo meses: 2

Descripción:

Causa: Repuesto:

Valor Repuesto: Primero 33 Anterior Siguiente44 U l t imo Listar Nuevo Modif icar

En esta pantalla se actual iza e l h istor ia l de mantenimiento

IRREGULARIDAD DE LOS EQUIPOS

Si selecciona esta opción aparece la siguiente pantalla, que permite registrar LA IRREGULARIDAD PRESENTADA EN LOS EQUIPOS cuando el funcionamiento, como su nombre lo indica, es irregular.

IIrr rr ee gguu llaa rriidd aadd dd ee lloo ss ee qq uu iipp oo ss Cod. Departamento: 11 Cod. Munic ip io : 001 Cod. Inst i tución: 04833 Cod. Sede: 1 Código del equipo:

Código de la irregularidad:

Primero <Anterior> <Siguiente> Ultimo Listar Nuevo Modificar

En esta pantalla se actualizan las fallas de irregularidad

Para agregar datos se utiliza el botón y dando clic en cada campo se obtienen los datos que deben digitarse.

6 6

. a

360



COMPONENTES DE LOS EQUIPOS

Si selecciona esta opción aparece la siguiente pantalla, que permite registrar LOS COMPONENTES DE LOS EQUIPOS.

CCoo mmpp oo nnee nn tt eess dd ee lloo ss ee qq uuii pp ooss Cod. Departamento: 11 Cod. Munic ip io : 001 Cod. Inst i tución: 048 33 Cod. Sede: 1 Código del equipo: Nombre del componente: Marca: Modelo: Serie:

Primero <Anterior> <Siguiente> Ultimo Listar Nuevo Modificar Salvar Revertir

En esta pantalla se actualizan las fallas de irregularidad

Componentes

Maneja la información relacionada con cada uno de los Componentes asociados al equipo. Los datos que aquí se manejan son los siguientes:

Componente. Nombre del componente del equipo.

Marca. Del componente del equipo.

Modelo. Modelo del componente del equipo.

Serie. Indica el número de serie para el componente del equipo.

Para agregar datos, se utiliza el botón y dando clic en cada campo se obtienen los datos que deben digitarse.

6

. a

361



FUENTES DE ALIMENTACIÓN

Al seleccionarse esta opción aparece la siguiente pantalla, que permite registrar aquellos equipos que tienen FUENTES DE ALIMENTACIÓN.

FF uu eenn tt eess dd ee AAll iimmee nntt aacc iióó nn

Cod. Departamento: 11 Cod. Municipio: 001 Cod. Institución: 04830 Cod. Sede: 1

Código Equipo:

Fuente de Alimentación :

Primero <Anterior Siguiente> Ultimo Listar Nuevo Modificar En esta pantalla se actualizan las fuentes de alimentación


PLANOS DE LOS EQUIPOS

Si selecciona esta opción aparece la siguiente pantalla, que permite registrar aquellos equipos que tienen PLANOS.


PPllaann ooss ddee lloo ss EE qquu ii pp oo ss

Cod. Departamento: 11 Cod. Municipio: 001 Cod. Institución: 04830 Cod. Sede: 1

Código Equipo:

Plano:

Primero <Anterior Siguiente> Ultimo Listar Nuevo Modificar

En esta pantalla se actualizan lo s Planos de los Equipos

6

6

. a

362



MANTENIMIENTO ACTUAL

Si selecciona esta opción aparece la siguiente pantalla, que permite registrar aquellos equipos que tienen actualmente registrado el mantenimiento:

MMaann tt eenn ii mmiiee nnttoo aacctt uu aa ll dd ee lloo ss EE qq uuiipp oo ss Cod. Departamento: 11 Cod. Municipio: 001 Cod. Institución: 04830 Cod. Sede: 1

Código Equipo:

Mantenimiento:

Primero <Anterior Siguiente> Ultimo Listar Nuevo Modificar En esta pantalla se actualiza el mantenimiento actual

Para agregar datos se utiliza el botón y dando clic en cada campo se obtienen los datos que deben digitarse.

REPORTES POR HOSPITAL

Si se selecciona esta opción aparece la siguiente pantalla que permite obtener los listados de los equipos de un hospital:

Informes por Hospital

Departamento : 11 Santafé de Bogotá Municip io: 001 Santafé de Bogotá

Hospi ta l / Inst i tuc ión : 04724 Nombre: Hospi ta l Centra l Sede: 1

Reporte: 1 6 1 Inventario equipos de mediana y alta complejidad 2 Listado general de equipos

6

Preliminar

Cancelar

Sal ir

O Todos los equipos

O Algunos equipos

. a

363



EVALUACIÓN FUNCIONAL DE LOS EQUIPOS

Al seleccionar esta opción aparece la siguiente pantalla que permite registrar la evaluación funcional de los equipos:

EE vv aa ll uu aa ccii óó nn FF uu nn ccii oo nn aa ll dd ee ll oo ss EE qq uuii pp oo ss Cod. Departamento : 11: Cod. Munic ip io : 001 Cod. Inst i tución : 04830 Sede: 1

Código Nombre del equipo Se utiliza Tiempo Frec. Frecuencia Proced./hora Operador Hras. Cap/oper. 03 Bomba de infusión si 22 Horas/día 22 Técnico

3xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4

5 6

Adic ionar Seleccionado el botón se agregan los conceptos de la evaluación de los equipos.

EEvvaalluuaa cciióónn ffuunncciioonnaa ll ddee llooss eeqquuiippoo ss

Código del equ ipo: 59 . Nombre d e l equipo: AFERESIS EQUIPO DE

Se utiliza el equipo? Sí

Frecuencia:

¤ Horas día ¡ Minutos día

Procedimientos por hora:

Equipo humano operador del equipo:

Horas de capacitación

Mantenimiento del equipo: Horas de capacitación

Primero se selecciona el consecutivo del equipo, luego los parámetros de utilización, quién opera el equipo, y finalmente, quién le hace mantenimiento.

Dando clic en el botón se adiciona la evaluación a la base de datos.

¤ Profesional ¡ Técnico ¡ Empírico

¤ Profesional ¡ Técnico ¡ Empírico

Adic ionar

. a

364



EXPORTAR DATOS

Seleccionando esta opción pueden exportase los datos de la base para enviar a la Dirección Territorial de Salud (Secretaría de Salud Departamental o Distrital según el caso). Para esto se debe crear previamente, UNA CARPETA EN LA QUE VA A GUARDAR ESTOS ARCHIVOS. Aparece la siguiente pantalla

Expor ta r Archivos

Departamento:

Cundinamarca

Bogotá .

Fecha inicial : dd/mm/aa

Fecha f i na l : dd/mm/aa

Primero seleccione la fecha inicial de grabación, y la fecha final. Seleccionando el

botón aparece la pantalla en la cual se señala la opción del destino final de la información que se desea exportar.

Expor tar Sal ir

. a

365



IMPRIMIR INFORME DE EQUIPOS

Seleccionando esta opción pueden obtenerse los diversos reportes del sistema por diferentes salidas, generar estas salidas a Excel y realizar gráficos de los mismos.

Aparece la siguiente pantalla:

CC aattaa ss tt rroo FF ííss ii ccoo FF uunn cc ii oonn aa ll –– EE qq uu iipp oo ss BBiioo mméé dd iiccoo ss

Listados Informes estadísticos

Listados combinados Informes estadíst icos combinados

Por la opción:

1. LISTADOS. Se obtienen listados en papel, formato Excel de las hojas de vida de los equipos y listado general de los equipos por ESE, Institución, Red, Todos los hospitales.

2. INFORMES ESTADÍSTICOS. Se obtienen informes totales estadísticos y gráficos en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones, una institución en particular, por ESE y por Red.

3. LISTADOS COMBINADOS. Se obtienen informes totales estadísticos y gráficos en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones, una institución en particular, por ESE y por Red, combinado variables.

¤ Inventar io de equipos ¡ L istado por servic ios ¡ L istado por uso del equipo ¡ L is tado por c las i f icac ión b iomédica ¡ L is tado por estado de funcionamiento ¡ L is tado por causas de i r regular idad

¤ Ubicación por serv ic io ¡ In forme por uso de l equipo ¡ Equipos por c lasi f icación biomédica ¡ Equipos por t ipo de funcionamiento ¡ Equipos por causas de i r regular idad ¡ Or ientada al r iesgo

¤ Listado por servicio ¡ Listado por uso de equipo ¡ Listado por clasificación Biomédica ¡ Listado por estado de funcionamiento

¤ Informe por servicio ¡ Informe por uso del equipo ¡ Informe por clasificación biomédica ¡ Informe por estado de funcionamiento ¡ Orientado al riesgo

. a

366



4. INFORMES ESTADÍSTICOS COMBINADOS. Se obtienen informes totales estadísticos y gráficos en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones, una institución en particular, por ESE y por Red.

Para cada caso se obtienen informes del siguiente tipo:

LISTADOS DE EQUIPOS .

Seleccionando esta opción pueden escogerse los siguientes tipos de informes:

• Listado General de Equipos. Si selecciona la opción Inventario de equipos

aparece la siguiente pantalla:

Listado General de Equipos

Si se selecciona listado de equipos aparece

Listado General de Equipos

Seleccionando

¤ L istado de equipos ¡ Hojas de vida

¤ Listado de equipos ¡ Hojas de vida

Todos Por C. Atención

Por Hospital Por Red

. a

367



Todos: Aparece un listado de los equipos con las variables orden del equipo, nombre, código técnico, grupo, ubicación (piso, espacio, subdirección, unidad, ambiente), forma de adquisición, número de activo, clasificación biomédica, serie, catálogo, fecha de compra. Igualmente aparece la opción de pasar el archivo a

formato Excel, utilizando el botón . Para ello debe haberse creado previamente una carpeta en donde guardará los archivos en formato EXCEL. Aparece la siguiente pantalla:

Pulsando el botón se ubica y selecciona la carpeta donde se guardarán los archivos.

Hospital. Se pueden listar los equipos de un solo Hospital. Aparece la siguiente pantalla

LLiiss tt aadd oo GGee nneerr aa ll dd ee EEqq uu iipp oo ss

Este archivo puede pasarse a formato Excel, tal como se indicó anteriormente.


Todos Por Hospital

Por C. Atención Por Red

6 04724 Hospi ta l Central

. a

368



Centro de Atención. También se obtiene un listado de los equipos utilizados en este. El archivo también puede pasarse a formato Excel.

Red. En estos casos específicos cuando en la Dirección Territorial de Salud se trabaja en red con los hospitales de su jurisdicción, se obtiene un listado de los equipos por RED. El archivo puede pasarse a formato Excel. • Listados por Servicio. Seleccionando esta opción se obtiene un listado de

los equipos de un servicio específico en el o los centros de atención, o hospitales/ESE o por Red, según servicio seleccionado. Primero debe seleccionarse un servicio, utilizando la pantalla siguiente:


Utilizando los botones que aparecen en esta pantalla, se obtiene los listados por servicio.


Seleccione el Serv ic io


AD 6 AD Apoyo Diagnostico

AA Apoyo Administrativo

AM Ambulatorio AT Apoyo Terapéutico

HO Hospitalización MS Servicio Médico

QO Quirúrgico - Obstétrico

5 6


Todos Por Hospital

Por Institución Por Red

AD 6

. a

369



• Listados por Uso (Médico, Básico, Apoyo). Seleccionando esta opción se obtiene un listado de los equipos por el o los centros de atención, hospitales /ESE, o por Red, según el Uso del equipo seleccionado. Primero debe seleccionarse el Uso, utilizando la pantalla:

LLiiss tt aadd oo UUss oo dd ee lloo ss EE qq uu iipp oo ss

Seleccione e l Uso

Los archivos pueden exportarse a formato Excel

• Listados por Clasificación Biomédica. Seleccionando esta opción se obtiene un listado de los equipos por el o los centro de atención, hospitales/ESE o por Red, según Clasificación Biomédica del equipo seleccionado. Primero debe seleccionarse la Clasificación Biomédica, utilizando la pantalla :

LL iisstt aadd oo CC ll aass ii ff ii ccaa cc iióó nn BB iioo mméé dd iiccaa

Seleccione Clasif icación Biomédica

Los archivos pueden pasarse a Excel.


M Médico B Básico A De Apoyo

M 6

Pasar a Excel

DIAGNOSTICO TRATAMIENTO DE LA VIDA REHABILITACION PREVENCION ANALISIS DE LABORATORIO

DIAGNÓSTICO 6

Pasar a Excel

. a

370



• Listados por Tipo de Funcionamiento. Seleccionando esta opción se obtiene un listado de los equipos por el o los centros de atención, hospitales /ESE, o por Red según tipo de funcionamiento del equipo seleccionado (Normal, Irregular, Fuera de funcionamiento). Primero debe seleccionarse la opción Tipo de Funcionamiento, utilizando la pantalla:

LLiiss tt aadd oo pp oo rr TT iipp oo dd ee FFuu nn cc iioo nn aa mm iieenn tt oo dd ee lloo ss EE qq uuii pp oo ss

Seleccione T ipo de Funcionamiento

Los archivos pueden exportarse a formato Excel.

• Listados por Tipo de irregularidad. Seleccionando esta opción se obtiene un listado de los equipos por el o los centros de atención, hospitales/ESE, o por Red según el tipo de Irregularidad del equipo seleccionado. Primero debe seleccionarse la opción Tipo de Irregularidad, utilizando la pantalla:

LLiiss tt aadd oo pp oo rr CC aa uuss aa ddee II rrrr ee gg uull aarr iidd aadd

Seleccione Causa de I r regular idad

1 NORMAL 2 IRREGULAR 3 FUERA DE SERVICIO

1. NORMAL 6

Pasar a Excel

1 Equipo con daños eléctricos 2 Equipo con daños electrónicos 3 Equipo con daños hidráulicos 4 Equipo con daños mecánicos 5 Equipo con daños neumáticos 6 Falta de capacitación del operario 7 Equipo con problemas de calibración

5 6

6

Pasar a Excel

. a

371



Una vez seleccionada el tipo de irregularidad, pueden obtenerse los listados, utilizando la pantalla

LLiiss tt aadd oo pp oo rr CC aa uuss aa ddee II rrrr ee gg uull aarr iidd aadd

Se leccione Causa de Irregular idad

Los archivos pueden exportarse a formato Excel.

LISTADOS COMBINADOS. Seleccionando esta opción pueden escogerse los

siguientes tipos de informes:

• Listado por Servicio. Se obtiene listados de los equipos por servicio combinado con la clasificación biomédica, con el uso de los equipos, con el estado de funcionamiento. Primero debe seleccionarse el servicio, utilizando la pantalla :

Todos Por Centro de Atención Por Institución/ES E Por Red

1 6

Pasar a Excel ¤ Listado de equipos ¡ Hojas de vida

. a

372



LL iisstt aadd oo GG eenn ee rr aall dd ee EE qq uu iipp oo ss pp oorr SS eerr vv ii cc iioo

Seleccione el Serv ic io

Una vez seleccionado el servicio debe seleccionarse el ítem con el cual se va a

combinar . Los listados pueden obtenerse también para

todos los Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones .

Estos archivos pueden exportarse a formato Excel .

• Listado por Uso. Se obtienen listados por uso del equipo (Médico, Básico, Apoyo) combinado con la clasificación biomédica, el de funcionamiento, el servicio. Primero debe seleccionarse el uso del equipo, utilizando la pantalla:

AD Apoyo Diagnóstico AM Ambulatorio AT Apoyo Terapéutico HO Hospitalización SM Servicio médico QO Quirúrgico – Obstétrico AF Financieros

5 6

AD 6

¤ Clasificación Biomédica ¡ Por Uso ¡ Estado funcionamiento

Pasar a Excel

. a

373



LLiiss tt aadd oo pp oo rr UU ss oo dd ee ll EE qq uu iipp oo

Seleccione el Uso

Una vez seleccionado el uso del equipo se selecciona el ítem con el cual se va a

combinar . Los listados pueden obtenerse para todos los

Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones . Estos

archivos pueden exportarse a formato Excel .

• Listado por Tipo de Funcionamiento. Se obtienen listados por tipo de funcionamiento (Normal, Irregular, Fuera de servicio) combinado con el uso, con la clasificación biomédica, con el servicio. Primero debe seleccionarse el Tipo de funcionamiento, utilizando la pantalla :

II nn ffoorr mmee pp oorr TT iippoo ddee FF uunn cc iioo nn aa mmiiee nntt oo ddee ll EEqq uu iippoo

Se leccione Tipo de Funcionamiento

M 6


Pasar a Excel

NORMAL IRREGULAR FUERA DE SERVICIO

6


Pasar a Excel

. a

374



Una vez seleccionado el uso del equipo se selecciona el ítem con el cual se va a

combinar . Los listados pueden obtenerse para todos los

Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones . Estos

archivos pueden exportarse a formato Excel.

• Listado por Clasificación Biomédica. Se obtienen listados por la clasificación biomédica del equipo combinada con el uso, con el tipo de funcionamiento, con el servicio. Primero debe seleccionarse la clasificación biomédica, utilizando la pantalla :

LL ii ss ttaa dd oo pp oo rr CC ll aa ssii ff ii cc aa cc ii óó nn BB ii oomm éé ddii cc aa

Se leccione Clasi f icación Biomédica

Una vez seleccionada la clasificación biomédica del equipo se selecciona el ítem

Diagnóstico Tratamiento de la vida Rehabilitación Prevención Análisis de Laboratorio L

6

¤ Uso ¡ Funcionamiento ¡ Servicio

Pasar a Excel

. a

375



con el cual se va a combinar . Los listados pueden obtenerse para todos los Hospitales, por ESE, por Red utilizando los siguientes botones

. Estos archivos pueden exportarse a formato Excel

.

HOJAS DE VIDA.

Con esta opción se obtiene una copia de la hoja de vida de los equipos. Las hojas de vida de los equipos pueden obtenerse para todos los Servicios, Centros de Atención, Hospital/ESE, y por Red.


Estos archivos también puede pasarse a formato EXCEL.

¡ Listado de equipos ¤ Hojas de vida

Todos Por C. Atención

Por Hospital Por Red

6

Pasar a Excel

. a

376



BAJA DE LOS EQUIPOS

Seleccionado esta opción se puede eliminar de la base de datos los equipos que han sido dados de baja, una vez se ha ejecutado el proceso definido para tal fin. Aparece la siguiente pantalla donde se registran los datos básicos del proceso de bajas

PP rrooccee ssoo ddee BB aa jjaa ss

Departamento: Municipio: Institución: Sede:

Código del equipo : bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb

Grupo: J

Nombre del equipo: BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB

Fecha de Baja: c

Concepto de Inventar ios:

Número del acto administrat ivo: bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb

Fecha del acto administrat ivo: cccccccccccccccccccccccc

Número de Resolución: cccccccccccccccccccccccc

Fecha de grabación: ccccccccccccccccccccccccc

Primero Anterior Siguiente Ultimo Buscar Imprimir Agregar Modificar Eliminar Salir

En la base de equipos biomédicos queda registrado el equipo como dado de baja (pero no queda eliminado físicamente de la base). Se genera un nuevo archivo de los equipos dados de baja para cada hospital seleccionado Las ilustraciones anteriores son un ejemplo de la información mínima que debe contener un aplicativo para la administración, registro, control y supervisión del equipo biomédico en una Institución prestadora de servicios de salud, ya sea viéndola individualmente o dentro de la red de servicios de una Dirección Territorial de Salud . Por tanto, si se quieren adicionar más módulos, o eliminar, quedaría a juicio de cada institución en el nivel que le corresponda.

5 6

. a

377



Cuando la Dirección Territorial de Salud trabaja en red con los hospitales de su jurisdicción, el flujo de información a través del aplicativo se ilustra de la siguiente manera:

ESE / Institución Dirección Territorial de Salud

< < S U P E R V I S I O N

1

2

3

4

5

BASES DE

DATOS

PROCESAMIENTO

. a

378



CONCLUSIONES

• La supervisión puede realizarse por directamente por la Dirección Territorial de Salud o a través de un tercero.

• El aplicativo le debe permitir al supervisor tener información y un conocimiento

muy completo del equipamiento biomédico de una institución prestadora de servicios de salud, por lo cual se exige que la información este actualizada y validadaza por el personal responsable.

• Los responsables de la Supervisión, luego de analizar la información que le

brinde el aplicativo, deben corroborarla realizando una inspección presencial a los equipos en los diferentes servicios de la institución.

• Con la información obtenida, tanto del aplicativo como de la visita de la

inspección presencial, se deben presentar conclusiones y recomendaciones para la Institución, relacionadas con las diferentes etapas del Ciclo de Gestión y Administración del Equipamiento Biomédico.

Por ejemplo, evaluando el proceso de mantenimiento del equipo se puede determinar su frecuencia, su tiempo de uso frente a su estado de funcionamiento, el análisis de la productividad en cada servicio en función del equipo, las condiciones de instalación, el impacto ambiental del equipo, etc.

En síntesis, esta información permite establecer un programa de supervisión por servicios o tipo de equipos estableciendo prioridades de acuerdo a la importancia de los mismos.

Inventario Modelo Evalucion y Gestion

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