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INTRODUCCION A LA ADMINISTRACIÓN

UTU 1º EMT – ADMINISTRACIÓN – PLAN 2004

Profesora: Patricia Irigaray

OBJETIVOS FUNDAMENTALES ASIGNATURA

1) HABILIDADES PARA EL TRABAJO. Actitud para el empleo (independiente o dependiente).

2) EFECTUAR GESTIONES ADMINISTRATIVAS CON CALIDAD DE SERVICIO. (Realizar su trabajo buscando la satisfacción de la mayoría de los clientes).

3) ENFRENTAR LA OBSOLESCENCIA TECNOLOGICA. (Gran desafío de las empresas y por lo tanto de quienes las administran, es ir adaptando a la empresa a las nuevas tecnologías para obtener mayores eficiencias).

4) INCORPORAR Y VALORAR EL CONCEPTO DE CLIENTE INTERNO. (Vocación de servicio).

UNIDADES TEMÁTICAS DE LA ASIGNATURA

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.

UNIDAD 2: Habilidades y Competencias Personales.

UNIDAD 3: La Administración.

UNIDAD 4: Funciones de la Administración.

UNIDAD 5: Funciones de la Empresa.

UNIDAD 6: Logística.


1.1 Concepto de Organización: - Son dos personas o más que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

- Las personas unen esfuerzos para lograr fines comunes.


1.2 ¿De qué están hechas las organizaciones?


1.3 Organización como Institución Social según algunos autores:

Según Chiavenato: La organización es un sistema social cooperativobasado en la razón. Su existencia requiere tres condiciones: lainteracción entre dos o más personas, el deseo y la voluntad decooperar y el propósito de alcanzar un objetivo común.

Según Elton Mayo: Las organizaciones como agrupaciones humanascon necesidades complejas que determinan el comportamiento delas organizaciones (influencia que las personas ejercen en lasorganizaciones y de la influencia que las organizaciones ejercen enellos).


1.3 Organización como Institución Social según algunos autores:

Según Robbins: Unidad social conscientemente coordinada,compuesta de dos o más personas, que funciona de manerarelativamente continua para alcanzar una meta o conjunto de metascomunes.


1.3 Organización como Institución Social DIFERENTE de Institución Social:

1) Cuando se contempla a LAS PERSONAS comoPARTE FUNDAMENTAL de una ORGANIZACIÓN =ORGANIZACIÓN como INSTITUCIÓN SOCIAL.

2) Una INSTITUCION SOCIAL es una ORGANIZACIÓNsin fines de lucro.


1.4 Definición de Empresa. Tipos y Clasificación de Empresas.

EMPRESA: Es una ORGANIZACIÓN, una UNIDADECONÓMICA, un sistema abierto, conformado porrecursos humanos, materiales y procesos y quepersigue un fin económico (fin de lucro).


1.4 Definición de Empresa.

- Es una ORGANIZACIÓN.

- Es una UNIDAD ECONÓMICA. Combina factoresproductivos (trabajo y capital) cuyo propósito es el logrode ganancias económicas, fin de lucro.

- Es un SISTEMA ABIERTO, se relaciona con su entorno.

- Conformado por recursos humanos, materiales yprocesos.


1.4 Tipos y Clasificación de Empresas.


EMPRESARIO. EMPRENDEDOR. EMPRESA.

•Empresario: Administra una empresa comonegocio y tal como lo conoce con sus partes yrelaciones con el medio.

•Emprendedor: Es una actitud de vida que buscatransformar a través de proyectos viables.


• IDEA DE NEGOCIO:• Consideración preliminar: Es común escuchar que las

empresas se crean para ganar dinero, puede ser útil desde lavisión de sus creadores, pero no es una definición útil desdeel punto de vista del mercado (clientes) y del éxitoempresarial.

•Una respuesta acertada sería que las empresas existen araCREAR VALOR y SATISFACER NECESIDADES DE UNA O VARIASPERSONAS. Esas personas además deben VER EL MAYORVALOR en esa necesidad satisfecha.


• IDEA DE NEGOCIO:• EJEMPLO: (de creación de valor, satisfacción de necesidades de los

clientes y valor que le otorgan los clientes a la necesidad satisfecha).• La marca de ropa Zara:1) sus ingresos anuales (flujos de caja) y balances muestran que

existe creación de valor.2) Satisfacción de necesidades básica de los clientes (necesidad de

vestimenta).3) Valor que le otorgan los clientes a la marca y empresa

(necesidad de status satisfecha (necesidad emocional quizáshasta mas fuerte que la necesidad primaria), necesidadesestéticas cuidadas en la presentación de la prendas, en laatención al cliente, en los locales de vanguardia al estilo tiendapor departamentos, etc.).


•IDEA DE NEGOCIO:

•“El valor de un producto lo crea elconsumidor al comprarlo”.


• EJEMPLO DE: MISION, PROPÓSITO, VISIÓN, OBJETIVO Y META.

• Misión: Fabricar autos de alta gama.

• Propósito: Brindar un excelente servicio de manera profesional, que logre satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes.

• Visión: Ser el líder en el mercado de automóviles de alta gama.

• Objetivo: Vender 10 autos en el mes de abril.

• Meta: Vender un auto hoy a los clientes que ingresen a preguntar, y además de mostrarle el auto le voy a dar las llaves para que lo testee.


EJEMPLO OBJETIVO INCORRECTO:

•Objetivo: NO PUEDE SER, ser el primero en la industria automotriz en 4 meses.

- No está alineado con la visión (en tiempo).

- No está alineado con la misión (mercado autos alta gama, no todo el mercado)

•OBJETIVO CORRECTO: Ser el líder en el mercado de autos alta gama dentro de 5 años.


1) MISIÓN. Es la razón de ser de cada organización.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.EMPRESA ABITAB.

Misión: Brindar servicios de calidad en el mercado transaccional de cobros ypagos que agreguen valor a la gestión de los clientes, asegurando que losmismos sean valorados positivamente por las empresas y familias.

Negocio: Realizar transacciones de cobros y pagos.

Mercado: Empresas y Familias de Uruguay.

Sello de marca: Redes de Cobranza mas antigua y conocida.

Necesidades del cliente: De realizar operaciones de pago y cobros.


1) VISIÓN. Es la imagen que la organización tiene de sí misma y de su futuro.

2) .

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.EMPRESA ABITAB.

Visión: Ser una organización de primera línea en el mercado nacional einternacional de cobranzas y pagos, que persigue constantemente la calidadde su gestión.

Orientada al futuro.


EJEMPLO:

Juan es comerciante, vendedor de celulares, el tiene un buenlocal dentro de una avenida muy concurrente el cual le traemuchos beneficios en la venta de su producto. Un día, decideque es hora de hacer crecer su negocio, y liderar el mercadonacional, interesado por nuevas tecnologías que surjan.

Misión: “Hacer crecer mi negocio año tras año”

Visión: “Ser el mayor distribuidor a nivel nacional deteléfonos celulares.”


EJEMPLO (para definir correctamente la visión y misión)

¿Qué ofrece Juan?

Juan ofrece ¿teléfonos celulares? o ¿tecnologías decomunicación? es claro que el vende tecnología decomunicación, porque quizá ahora la comunicación es porcelulares pero tal vez mañana se invente un nuevo aparato decomunicación que relegue a los celulares.

¿Cuál es la visión de Juan para su negocio?

Juan desea ser el líder a nivel nacional en tecnologías de comunicación.


EJEMPLO (para definir correctamente la visión y misión)

MISIÓN

Comercializar productos de tecnologías de comunicación,satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes,brindándoles un producto de calidad y con un excelenteservicio.

VISIÓN

Ser el mayor distribuidor a nivel nacional de tecnologías decomunicación.


TAREA DOMICILIARIA(ENTREGA CLASE QUE VIENE)

1) Cuál sería la misión y visión de:

a) Frigorífico Nirea.

b) Cabildo de Jóvenes de San Jacinto.

c) Panadería y Confitería Avenida.

d) etc.


ENFOQUE TRADICIONAL y DE SISTEMAS en ADMINISTRACIÓN.

ENFOQUE TRADICIONAL

Se le llama a la escuela de administración científica (Taylor) y ala teoría clásica (Fayol).

ENFOQUE DE SISTEMAS

Se basa en la teoría general de sistemas (Ludwing vonBertalanffy).



ENFOQUE TRADICIONAL. Se caracteriza por:

1) Orientado a las tareas, al estudio de los tiempos de lastareas, mecanicista (Taylor). Respondiendo a ¿cómoproducir? Ve la empresa como sistema cerrado.

2) Centrada en la subdivisión de la empresa y decisióncentralizada (Fayol). Respondiendo a ¿cómo organizar laempresa? Ve la empresa como un sistema cerrado.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.ENFOQUE TRADICIONAL y DE SISTEMAS en ADMINISTRACIÓN.

ENFOQUE DE SISTEMAS. Se caracteriza por:

1) Todo sistema tiene uno o varios objetivos.

2) Todo sistema esta compuesto x subsistemas interrelacionadas.

3) Existe una relación causa efecto en el sistema, un estímulo encualquier parte del mismo lo afectará en su globalidad ototalidad.

4) Entiende a la empresa como un sistema abierto que interactúacon el medio ambiente.

5) Determina un proceso con etapas: entrada de recursos,transformación, salida.


ENFOQUE DE SISTEMAS.(La organización como un sistema abierto, que interactúa con el medio ambiente).



INSUMOS: (Entrada de recursos)

1) Humanos

2) Materiales (materia prima y materiales)

3) Tecnológicos (equipos y tecnología)

4) Financieros

Diferencia entre enfoque tradicional y enfoque de sistemas en administración


LAS COMUNICACIONES.

• Información: es un conjunto organizado de datosprocesados, que constituyen un mensaje que cambia elestado de conocimiento del sujeto o sistema que recibedicho mensaje.

•Diferencia entre información y comunicación: Reside en larespuesta del interlocutor (feedback), mientras que lainformación no la necesita, la comunicación si, para poderseguir estableciéndose.


Ejemplo de diferencia entre comunicación e información:

Un amigo me comunica una noticia, y va a esperar una reacción o respuesta de mi parte, mientras que si recibo información de un diario, revista o informativo en T.V. no se espera una respuesta, solamente hay un aumento de conocimiento.


LAS COMUNICACIONES.

•Comunicación: Es la transferencia y la comprensión designificados. Lo primero que debemos observar en estadefinición es el énfasis en la transferencia de significado. Estoquiere decir que si no se ha transmitido información o ideas,la comunicación no se ha llevado a cabo.


LAS COMUNICACIONES.

• Elementos básicos del Proceso de Comunicación: Loselementos que participan en la transmisión de significado deuna persona a otra son: la fuente de comunicación, elmensaje, la codificación, el canal, la decodificación, elreceptor y la retroalimentación.


PROCESO DE COMUNICACIÓN.


TIPOS DE COMUNICACIÓN.

1) Comunicación Interpersonal. La comunicación entre 2 o más personas.

2) Comunicación Organizacional. Comprende atodos los patrones, redes y sistemas decomunicación de una organización.


BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN.

Son aquellas que entorpecen, dificultan o imposibilitan la comunicación.

Estas barreras que impiden la comunicación pueden registrarse a nivel: 1) Semántico, 2) Físico, 3) Fisiológico, 4) Sicológico y 5) Administrativo.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN.

1) Semántico: Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepción que no le corresponde, o en un lenguaje que el receptor no descifra, se produce una barrera semántica. Ejemplo: Un empleado recibe un email pero en portugués y habla español.

2) Físico: Son las circunstancias que se presentan en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación. Ejemplo: interferencias en el ambiente, Ruidos, distancia física.

3) Fisiológico: Implica diferencias orgánicas corporales en emisor o receptor que obstaculiza la comunicación. Ejemplo: no oye bien,


BARRERAS EN EL PROCESO DE COMUNICACIÓN.

4) Sicológico: Son los factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea. Ejemplo: No tener en cuenta el punto de vista de los demás, sospechas, etc.

5) Administrativo: Son las barreras que se originan por estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y defectos en la red de comunicación, indefiniciones en los roles y reglas. Ejemplo: Se le solicita a un empleado informe antes de tiempo por mala planificación.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.CONSECUENCIAS EN LOS EMPLEADOS POR PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN

1. Desorientación: Cuando una empresa no comunica bien, y no hay una buena comunicación entre los empleados, cada cual entenderá las cosas a su manera y la inexistencia de un discurso común desorientará a tus empleados.

2. Cultura basada en la desconfianza: si nadie tiene clara cuál es la realidad, generarás problemas de desconfianza, conexión y credibilidad.

3. Desmotivación y pérdida de productividad: Si los trabajadores sienten que no están informados de lo que pasa y que sus opiniones o ideas no importan, dejarán de poner interés y pasión en lo que hacen; y eso los convertirá en empleados pocos productivos.

4. Deterioro del clima laboral: Si la empresa no deja hablar y escuchar a sus empleados, cualquier cosa puede acabar en negatividad, secretismos y chismorreo.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.Importancia de la comunicación en las organizaciones

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.Funciones de la Comunicación.

La comunicación desempeña cuatro funciones principalesdentro de un grupo u organización: Control, motivación,expresión emocional e información.

Control. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad ylineamientos formales que requieren el cumplimiento porparte de los empleados. Por ejemplo: Si se requiere que losempleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquierqueja relacionada con el trabajo, que sigan la descripción desu puesto, o cumplan con las políticas de la empresa, lacomunicación está desempeñando una función de control.


Control. Y la comunicación informal también controla elcomportamiento. Cuando los grupos de trabajo gastanbromas, o acosan a un miembro que produce demasiado (yhace que se vea mal el resto del grupo), se están comunicandoinformalmente con el miembro y controlando sucomportamiento.

Motivación. Cuando la comunicación aclara a los empleadoslo que se debe hacer, lo bien que lo están desarrollando y loque se puede hacer para mejorar el desempeño.


Expresión Emocional. La comunicación que tiene lugardentro del grupo es un mecanismo fundamental por el cuallos miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientosde satisfacción, que proporciona un escape para la expresiónemocional de sentimientos y para la satisfacción denecesidades.

Información. En su papel de facilitar la toma de decisiones.Proporciona la información que los individuos y gruposnecesitan para tomar decisiones, al transmitir los datos paraidentificar y evaluar opciones alternativas.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.Comunicación interna y externa

Comunicación interna. La comunicación interna es lacomunicación de la empresa dirigida al cliente interno(trabajador), para motivar a su equipo humano y retener alos mejores empleados.

La comunicación interna permite:

1) Construir una identidad de empresa en un clima deconfianza y motivación.

2) Informar a los empleados.

3) Permitir expresarse ante la dirección.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.Comunicación interna y externa

Comunicación externa. La comunicación externa de unaempresa se construye con quienes se encuentran afuerade la empresa, como eje principal sus clientes, así comopromover una imagen favorable de la compañía.

La comunicación externa permite:

1) Fidelización de clientes

2) Relacionamiento con el exterior.

3) Imagen positiva de la empresa hacia afuera.

UNIDAD 1: Las organizaciones y la Comunicación.Flujos de comunicación interna.

La comunicación interna está dispuesta en 3 formas: descendente, ascendente y horizontal.

La comunicación descendente se ocupa de dar órdenes sobre tareas, capacitación y cultura organizacional. Ejemplo: jefe a empleado.

La comunicación ascendente es la de prever situaciones desde la parte operativa que se informa a las jerarquías. Ejemplo: empleado a jefe.

La comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico. Ejemplo: comunicación entre compañeros de un mismo departamento o de diferente departamento.

UNIDAD 3: La Administración.Definición de Administración en el diccionario: “La acción de administrar”.

Definición de Administrar en el diccionario: “Del latín ad-ministrare, ad(hacia) y ministrare(servir)”.

1. Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que habitan.

2. Dirigir una institución.

3. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes.

UNIDAD 3: La Administración.Organización y Administración

Ambos conceptos ligados.

- A lo largo de la vida formamos parte de diversasorganizaciones: familia, la escuela, los gruposinformales a los que pertenecemos, nuestro trabajo).

- Todas ellas están integradas por personas que tienenobjetivos comunes y que trabajan juntas para lograrlos.

- ¿Quien es el responsable de verificar que los objetivosse alcancen? El administrador.

UNIDAD 3: La Administración.Evolución de la administración

Toda organización tiene una administración.1) Origen: La supervivencia, la humanidad primitiva, descubreel fuego lo que le permitiría moverse (ser nómade), luego se diocuenta que por sí solo, con vida nómade, no podría sobrevivir,que debía formar parte de un grupo, pasando a vivir en lascavernas. Luego, al descubrir herramientas, se dieron cuenta dela necesidad de dividir el trabajo: caza, pesca y recolección y dedistribuir la responsabilidad por edades y sexo. La poblacióncrece de forma desmedida, y se dedican a la agricultura.


Ejemplos de administración:

1) descubren el fuego para administrar su seguridad deanimales predadores.

2) Descubren la talla de piedra, para administrar su sustento,las herramientas le permitían cazar a su presa y luegoracionarla.

3) Realizan el trabajo en grupo, dividiendo lasresponsabilidades por edades y sexo administrando susesfuerzos.


2) Explosión demográfica: El esclavismo, la humanidadcrecía rápidamente en número, la comunicación eramas sofisticada, se inventa la escritura en fichas dearcilla para registros de bienes y hasta unidades detiempo. Se cree ello fue el inicio de prácticas deotorgamiento de créditos. Al mismo tiempo, se inicia laesclavitud. (ejemplo época de construcción depirámides egipcias).



1) El esclavismo como forma de administrar el trabajo conestricta supervisión y el castigo corporal como formadisciplinaria.

2) Se desarrolla la escritura como forma de administrar elregistro de bienes e intercambio de los mismos.

3) La escritura no era una forma de comunicación, se iniciócomo forma de registrar el conocimiento de algunos,porque la mayoría de la humanidad no sabía leer.


3) Feudalismo: Cobro de Impuestos, los jefes militares de lasguerras por conquistas de tierras repartían a sus súbditos masleales grandes cantidades de tierra y los campesinos que lashabitaban quedaban como propiedad del señor feudalista. Loscampesinos llamados siervos (esclavos) se convierten entrabajadores independientes, el señor feudal se quedaba con laproducción del siervo y a cambio los dejaba permanecer en latierra de “su propiedad”, otorgándole vivienda y comida. Aparecela moneda como medio de cambio (para cobrar los impuestos) ylos primeros registros contables. Se inventa la impresión encantidades. Surge la figura del Estado y la Iglesia.



1) Aparecen los impuestos como forma de administrar el uso delos bienes.

2) Aparecen los primeros registros de contabilidad como forma deadministrar los bienes de la propiedad privada y el registro delcobro de impuestos.

3) Aparece la moneda como forma de administrar la cobranza delos impuestos.

4) Aparecen los primeros libros, con la invención de la imprenta,para administrar el conocimiento y compartirlo.


3) Revolución Industrial: Teorías de Administración, secaracterizó por la aparición de diversos inventos(barcos, máquina a vapor, el teléfono y la luz eléctrica,los primeros autos, anestesia con éter) para administrarel aumento de la producción, los que propiciaron eldesarrollo industrial y la explotación inhumana.


¿por qué estudiar las teorías de la administración?

- Las teorías guían las decisiones administrativas.

- Las teorías conforman nuestro concepto deadministración.

- Las teorías ayudan a comprender el ámbito de losnegocios.

- Las teorías son fuente de nuevas ideas.


Teorías de la administración (Creadas a partir de iniciosdel sigo XX).

Administración Científica: Con énfasis en la racionalizacióndel trabajo obrero, se inició con el estudio de tiempos ymovimientos, de su mayor expositor (Taylor).

Otros expositores fueron: Ford (procedimientos para lareducción de costos de fabricación), Gantt (mecanismos deestimulación a los supervisores), Gilbreth (estudios demovimientos y fatiga).



Teoría Clásica: Con énfasis en la estructura de laorganización, se inició con el desarrollo de los 14 principiosde administración, de su mayor expositor (Fayol).

Otros expositores fueron: Gulick (7 funciones de laadministración: planificar, organizar, administración depersonal, dirigir, coordinar, informar y presupuestar).



Teoría de las Relaciones Humanas: Con énfasis en las personas,se inició con el desarrollo de un experimento en Hawthorne, desu mayor expositor (Mayo).

Mayo era psicólogo y su teoría surge como una necesidad de corregirla deshumanización del trabajo forzoso, preciso y agotador.

Otros expositores fueron: Lewin (realizó investigaciones sobremotivación, e investigó la tensión, estudiando la forma en que éstaafecta a las empresas en el logro de sus objetivos).



Teoría Neoclásica: Con énfasis en los objetivos y los resultados,basándose en la Teoría Clásica, se inició con el desarrollo de laadministración por objetivos, de su mayor expositor (Drucker).

Mayo era abogado y es considera el padre de la gestión enadministración de las empresas.

Otros expositores fueron: Koontz (realizó aporte a la gestión humana).

UNIDAD 3: La Administración.

Evolución de la administración

Teorías de la administración (Creadas a partir de iniciosdel sigo XX).Teoría Calidad Total: Con énfasis en los objetivos del negocio,principalmente en calidad, se inició con el desarrollo del concepto demejora continua, círculos de calidad y calidad total, de su mayor expositor(Deming).

Otros expositores fueron: Ishikawa (realizó aporte en la implementaciónde sistemas de calidad).

Círculo de calidad: Grupo de personas (de 4 a 10) de un mismo depto. Quese reúnen para atender los problemas de calidad u operativos de su áreade trabajo.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONLas funciones de la Administración son las que forman parte delproceso administrativo de : Planear, Organizar, Dirigir, Coordinar yControlar.

PLANEAR: Es la primera función administrativa que sirve de base alas demás.

CONCEPTO: Es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es unacto, es un proceso. Al proceso en el que se definen las situacionesque queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos paralograrlo, lo llamamos Planificación.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONNaturaleza de la Planificación. El por qué de su existencia. ¿Para qué sirve?

Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes. La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada. Se divide en dos partes:

1) El establecimiento de los objetivos o fines de la organización debemos responder a una serie de preguntas: ¿Qué queremos lograr?; ¿A dónde queremos ir?; ¿Por qué motivos? En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.

2) El desarrollo de planes para alcanzar los objetivos fijados fijar los objetivos no sirve de nada si no desarrollamos un plan para alcanzarlos. Un plan es un medio para conseguir las metas. Es un esquema que indica de que manera pretende una empresa de obtener los fines. Esta parte consiste en responder la pregunta siguiente: ¿Cómo lograr los objetivos fijados?


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONDefinición de un OBJETIVO ¿Qué es? ¿Cuáles son los requisitos para que sea unobjetivo?

1) ¿Qué es un OBJETIVO? Es la primera actividad, saber adónde pretendemosllegar. Los objetivos son la expresión de una situación que queremos vivir en elfuturo.

2) ¿Cuáles son los requisitos para que sea un objetivo?

1) ser específico

2) ser realista

3) ser verificable

4) tener un plazo

5) incluir metas intermedias

6) plantear un desafío y un compromiso.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONImportancia y Beneficios de la Planificación.

Existen poderosas razones que nos inducen a afirmar que no solo merece la pena planificar, sino que es totalmente necesario que las empresas, en momentos de tanta incertidumbre y cambio como los actuales, planifiquen sus actividades y no se conviertan en Barcos a la deriva. Muchos autores han disertado sobre la importancia de la planificación.

• (Koontz & O´Donnell, 1967) también han expuesto sus razones concretas sobre la importancia fundamental de la función de planificación las mismas se muestran a continuación:

1) Neutralización de la incertidumbre y el cambio. El futuro se caracteriza por la incertidumbre y el cambio, y ello hace que la planificación sea una necesidad.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONImportancia y Beneficios de la Planificación.

2) Concentración de la atención en los objetivos: Debido a que toda laplanificación esta dirigida hacia la obtención de los objetivos de la empresa.

3) Obtención de un resultado económico. La planificación minimiza loscostos debido a la importancia que da a una operación eficiente. Sustituye laactividad individual poco coordinada por el esfuerzo conjunto dirigido; elflujo de trabajo desigual por el flujo de trabajo uniforme y las decisionesanalizadas por la decisión deliberada.

4) Facilita el control: un ejecutivo no puede controlar el desempeño de sussubordinados sin haber planificado metas con las cuales compararlas.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONPrincipios de la Planificación.

1) Definir Objetivos: La finalidad de la planificación esdeterminar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o elobjetivo.

2) Obtención de una operación económica. La planeación espermanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos duranteel desarrollo.

UNIDAD 4: Funciones de la Administración.FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

PLANIFICACIÓN


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONTipos de Planificación: Corto Plazo y Largo Plazo.

1) Planificación Operativa (Corto Plazo): Son aquellos que abarcan unperíodo de menos de un año.

2) Planificación Estratégica (Largo Plazo): Son aquellos que abarcan unperíodo mayor a 1 año. En la práctica se establecen objetivos entre 3y 5 años.

Ejemplo plan corto plazo: Plan para aumentar las ventas de unsemestre.

Ejemplo plan largo plazo: Plan para crear un nuevo producto.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONEtapas de la Planificación:

1) Conciencia de la oportunidad: Comprende ver las oportunidades yposicionamiento, y es previo a la planificación propiamente dicha.

2) Formulación de objetivos: es fijar los objetivos de la empresa en su conjunto ydespués para cada unidad.

3) Establecimiento de criterios de acción: Son los criterios para tomar la decisión.

4) Determinación de opciones alternativas: “Plan B”.

5) Evaluación de opciones alternativas y selección de una opción: Aquí es dondese elige una alternativa de acción.

6) Elaboración del Plan: Es cuando se establece la forma de cómo lograré elobjetivo de acuerdo a la alternativa de acción elegida.

7) Implementación del Plan: Acciones necesarias para poner en práctica el Plan.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONTest Repaso Planificación:

• ¿Cuáles son los pasos básicos a seguir en un proceso deplanificación?

• ¿Cómo diferenciamos la planificación estratégica de laplanificación operativa? ejempos

• ¿Para qué es importante analizar el medio ambiente y losrecursos internos de la organización?

• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación” paradeterminar si una situación planteada es o no es un objetivo?ejemplo


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN.

CONCEPTO. Diferentes significados.

1) Diccionario ORGANIZAR, como FUNCIÓN: Que organiza o tiene especial aptitud para organizar.

2) ORGANIZACIÓN como ELEMENTO que integra la Organización:

La organización formal.

3) ORGANIZACIÓN como INSTITUCIÓN SOCIAL:

Como empresa con fines de lucro o sin fines de lucro.



CONCEPTO. Diferentes significados.

Para Stoner, ORGANIZACIÓN COMO FUNCIÓN: Organizar es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, sus recursos y su medio ambiente.



Elementos de la Organización Formal = ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

CONCEPTO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. Es la suma de la visión estructural dela organización con la operativa.

Visión estática o estructural: Es cuando se toma a la organización como el esquema o la estructura que da lugar a la asignación de autoridad y la fijación de deberes. Ese esquema normalmente es representado en forma gráfica a través de los organigramas y desarrollado en los manuales de organización y funciones, en los cuales se especifica qué se hace o qué se debe hacer en cada uno de los órganos o unidades que componen el organigrama.

Visión dinámica u operativa: A lo anterior, le suma los métodos, procedimientos y sistemas operativos.



Elementos de la Organización Formal = ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

1. ORGANIGRAMA. Diagrama de la Estructura Formal: Es larepresentación gráfica de la estructura de una organización.Permite visualizar las unidades, las relaciones que se dan entre lasunidades, las características de la organización, las funciones yactividades asignadas a cada unidad, así como los niveles deautoridad y responsabilidad que existen.

2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Coordinación: Todas lasactividades y recursos de la empresa deben de coordinarse entre siy dejarlo por escrito.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. Elementos de la Organización Formal:

3. MANUAL DE FUNCIONES. Establecer Funciones: Determinar lasfunciones que son necesarias cumplir, de la forma mas sencilla yde la mejor manera posible.

4. ACTIVIDADES y TAREAS. Agrupación y asignación de actividades yresponsabilidades: Organizar, implica la necesidad de agrupar,dividir y asignar actividades para promover la especialización.

5. NIVEL JERARQUICO. Establecer Jerarquías: Determinar niveles deautoridad y responsabilidad dentro de la empresa.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. Unidades Administrativas de la Estructura Organizativa:

1) Órgano: Surgen de la departamentalización. Sonunidades de carácter impersonal que tienen a sucargo el desempeño de funciones o actividades.

2) Cargo: Es un agrupamiento de tareas similares,junto a las aptitudes que debe poseer y lasresponsabilidades que debe asumir quien las realiza.Son de carácter impersonal.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONActividad Domiciliaria:

Investigar sobre concepto de departamentalización y lasdiferentes formas que existen.


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACION:

• FUNCIONAL: Reconocer funciones sustantivas y de apoyo y agrupar.

• PRODUCTOS: Definir los productos y servicios que brinda una empresa yagrupar según ellos.

• GEOGRÁFICA: Agrupar respetando la localización geográfica.

• CLIENTES: Agrupar actividades según los clientes: mayoristas, minoristas,damas, caballeros, altos ingresos, bajos ingresos.

• NUMERO DE TRABAJADORES: Formar un departamento o sector deacuerdo a la cantidad de trabajadores (por ejemplo, cada 10 trabajadores).

• MATRICIAL: Es cuando se departamentaliza por ambas (funcional y porproducto).


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION FUNCIONAL


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION GEOGRÁFICA


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION POR TRABAJADORES


FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIONORGANIZACIÓN. DEPARTAMENTALIZACION MATRICIAL (PORFUNCIONES Y POR PRODUCTOS).

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