Bases Generalespara el Sistema de Información Financiera

de la Administración de Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas Otorgadas por Organismos Financieros

InternacionalesAplicables al registro y presentación de información financiera

generada, controlada y administrada por los Agentes Financieros

(Incluye el ámbito de actuación de los Agentes Financieros en los Proyectos ejecutados por Entes Públicos)

SUBSECRETARÍA DE CONTROL Y AUDITORÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICADIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍAS EXTERNAS

Aplicables a partir del ejercicio 2012

Publicada el 28 de septiembre de 2012

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Í N D I C E

I Introducción................................................................................................4II Objetivos......................................................................................................5III Marco Legal.................................................................................................6IV Ámbito de Aplicación.................................................................................7V De la Administración de los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones

Técnicas Otorgadas por los Organismos Financieros Internacionales 8V.1 Generalidades.................................................................................................................8

A. Obligatoriedad del Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos. . .8B. Comunicación con la DGAE.......................................................................................................8

V.2 Información Básica del Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos............................................................................................................................9

V.2.1 Información Financiera y sus Notas...........................................................................................9V.2.2 A continuación se describe brevemente el propósito de la Información Financiera y sus

Notas:........................................................................................................................................11V.3 Aspectos de Presentación y Calidad de la Información...........................................13

V.3.1 Cuaderno de Información Financiera.......................................................................................13V.3.2 Solicitudes de prórroga para la entrega del Cuaderno de Información Financiera................14

VI Ámbito de Actuación de los Agentes Financieros en los Proyectos ejecutados por Entes Públicos................................................................15

VI.1 Generalidades...............................................................................................................15VI.2 Aspectos a considerar por el Agente Financiero en la Información Financiera, Presupuestaria y de documentación soporte de las Operaciones que elabora la Unidad Coordinadora del Proyecto...................................................................................................17

Información Básica Financiera Presupuestaria Periódica...................................................................17VI.2.1 Informe Financiero Trimestral y Anual....................................................................................17VI.2.2 Informe de Operaciones Trimestral (incluye Ficha Técnica)...................................................23VI.2.3 SOLICITUDES DE PRÓRROGA PARA LA ENTREGA DEL ESTADO FINANCIERO FINAL,

SUS NOTAS, Y DEL CUADERNO DE AUDITORÍA...............................................................25VI.2.4 Condiciones que debe cumplir la Firma de Auditores Externos para la entrega del Cuaderno

de Auditoría...............................................................................................................................26A. Aspectos Generales...................................................................................................................26B. Condiciones de Entrega del Cuaderno de Auditoría al Agente financiero...............................26C. Periodos de Entrega del Cuaderno de Auditoría al Agente Financiero...................................27D. Periodos de Entrega del Cuaderno de Auditoría a los OFIs....................................................28E. Otra Información.......................................................................................................................29

VII Glosario de Términos..................................................................................31

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Para efectos de estas Bases Generales se deberá entender por:DENOMINACIÓN SIGNIFICADO

Adquisiciones Al hacer mención de las adquisiciones, se está haciendo referencia a las consultorías, bienes, servicios y obra.

Administración de Préstamos

Se refiere al cumplimiento de calidad, presentación y homogeneidad requeridos por la SFP para establecer el marco básico al que habrán de apegarse los Agentes Financieros para implementar el Sistema de Administración Financiera de la Administración de Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas otorgadas por Organismos Financieros Internacionales.

Auditores Externos Se utilizará indistintamente para referirse a las Firmas de Auditores Externos y/o a los Órganos Internos de Control que auditan Proyectos financiados total o parcialmente con recursos de los Organismos Financieros Internacionales. Estos últimos exclusivamente para Proyectos del Banco Mundial.

Bases Generales o Bases Bases Generales para el Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas otorgadas por Organismos Financieros Internacionales.

BID Banco Interamericano de Desarrollo.

Banco Mundial o BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento.

Ejecutor (es) Área específica de un Ente Público responsable de la ejecución de un Proyecto.

Ente Público Dependencias, Entidades Paraestatales, Órganos Desconcentrados y Fideicomisos ejecutores de Proyectos financiados por los Organismos Financieros Internacionales.

DGAE Dirección General de Auditorias Externas.

FIDA Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola.

Guía Guía para la Gestión Financiera de los Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales (Documento aplicable a los Ejecutores).

MET Memorándum de Entendimiento Técnico.

OFIs Organismos Financieros Internacionales.

Proyecto (s) Se utilizará esta denominación, para referirnos indistintamente a los Programas o Proyectos ejecutados por el Gobierno Federal financiados con recursos de los OFIs.

SFP Secretaría de la Función Pública.

SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

TGRs Términos Generales de Referencia para Auditorías a Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales (Documento aplicable a los Auditores Externos).

Unidad Coordinadora del Proyecto

Independientemente del nombre con el cual la denomine el Ente Público, se utilizará esta denominación para referirnos al Ejecutor o Área Ejecutora.

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I IntroducciónLos Organismos Financieros Internacionales (OFIs) han otorgado a México diversos préstamos, donaciones y cooperaciones técnicas destinados a financiar total o parcialmente la ejecución de proyectos encaminados a fomentar y/o fortalecer el desarrollo económico y social del país. En consecuencia, el Gobierno Federal representado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), se ha comprometido de acuerdo a los contratos de préstamo o convenios de donación y cooperación técnica suscritos con el respectivo OFI, a presentar anualmente información financiera sobre el avance de ejecución de cada Proyecto.

En todos los contratos de estas operaciones se establecen los siguientes estándares para los OFIs: (a) que los Entes Públicos ejecutores de Proyectos mantengan un Sistema de Administración Financiera que incorpore la presentación de información financiera y presupuestal, de acuerdo a la normativa establecida en el país para la contabilidad gubernamental, mismo que debe incluir cuentas y registros plenamente identificados que muestren las operaciones y la condición financiera del Proyecto, (b) que los Entes Públicos preparen Estados Financieros de acuerdo con las Normas de Información Financiera (NIFs) emitidas por el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera mismas, que están en proceso de convergencia con las normas aceptadas internacionalmente, y que su aplicación sea consistente, conforme a las prácticas establecidas y adoptadas por la profesión contable organizada del país, (c) que los Estados Financieros y la información financiera del Proyecto, sean dictaminados con base en Normas Internacionales de Auditoría (NIAs) y, (d) que dicha auditoría sea llevada a cabo por auditores aceptables para el OFI.

La SHCP es la encargada de elaborar y presentar ante el Banco Mundial (BIRF), el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA), las solicitudes formales de financiamiento, las cuales describen detalladamente el proyecto para el cual se destinará el crédito y designa al Agente Financiero, con lo cual se inicia la negociación y formulación de contratos de préstamos o convenios de donación y cooperaciones técnicas a celebrarse con los OFIs, en apego estricto a las disposiciones establecidas por las autoridades internas y externas, previo cumplimiento de los lineamientos establecidos, en concordancia a las atribuciones encomendadas en su carácter de Agente Financiero a través de un Contrato de Mandato para los préstamos y un Contrato de Apoyo Financiero No Reembolsable para donaciones y cooperaciones técnicas como mandatario del Gobierno Federal (SHCP).

En la función de Agente Financiero, se destaca en su estructura organizacional, tramitar ante los OFIs los desembolsos conforme los mecanismos aprobados según el Proyecto (Reembolsos de gastos hechos y/o anticipo y su correspondiente reposición de fondos, o bien, su comprobación), así traspasando los recursos a la Tesorería de la Federación o en su caso a los Organismos Ejecutores del proyecto, en caso de así estar establecido en el contrato de mandato o el contrato de apoyo financiero. Asimismo, tiene la responsabilidad de la administración del Servicio de la Deuda adquirida con los OFI’s, y el seguimiento del proceso para el cumplimiento de la entrega de los dictámenes financieros de los Proyectos.

Derivado de lo anterior, vigila y asegura el cumplimiento oportuno de las disposiciones establecidas en los contratos de préstamo o convenios de donación y cooperación técnica suscritos con el respectivo OFI.

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II ObjetivosEstablecer el marco básico al que habrán de apegarse los Agentes Financieros para estandarizar el cumplimiento normativo, de calidad y presentación de la información requerida por la SFP para implementar el Sistemas de Administración Financiera. Entre otros aspectos se mencionan los siguientes:

Implementar sistemas de registro y cuentas contables, que generen la emisión confiable y homogénea de los Estados Financieros y demás informes, los cuales muestren los movimientos y el saldo disponible de cada préstamo, donación y/o cooperación técnica.

Conocer los Modelos e informes que deberá elaborar el Agente Financiero. Precisar la información que deberán contener los modelos e informes emitidos por el

Agente Financiero, así como la forma y períodos en que se deberán presentar a la SFP.

Así también el presente documento privilegia el control interno en el Sistema de Administración Financiera para prevenir y abatir prácticas nocivas, e impulsar la mejora continua de la calidad en la gestión pública, sancionando la corrupción e impunidad y lograr la participación de la sociedad.

A continuación se mencionan las operaciones más significativas que se realizan con los OFIs:(i) Préstamos para Inversiones,(ii) Donaciones,(iii) Cooperaciones Técnicas,(iv) Préstamos de Política de Desarrollo, y(v) Préstamos de Emergencia de Rápido Desembolso.

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III Marco LegalDisposiciones legales que fundamentan la intervención de la SFP:

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (LFPRH), y su Reglamento.

Ley Federal de Entidades Paraestatales, y su reglamento.

Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

Memorándum de Entendimiento Técnico sobre Arreglos de auditoría.

Lineamientos para la designación, control y evaluación del desempeño de las firmas de auditores externos que Dictaminen Entes de la Administración Pública Federal, que se formularon y publicaron por primera vez en el Diario Oficial de la Federación el 20 de diciembre de 2005 y sus modificaciones de fechas 22 de octubre de 2010 y 8 de noviembre de 2011.

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IV Ámbito de AplicaciónLegal, Jurídico, Normativo y Técnico

Las presentes Bases Generales son aplicables a los Agentes Financieros que administran los préstamos, donaciones y cooperaciones técnicas.

a) Leyes(1) Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y su Reglamento.(2) Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.(3) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

y su Reglamento.(4) Ley General de Contabilidad Gubernamental.(5) Reglamento Interior de la SHCP.(6) Ley Orgánica de los Agentes Financieros (en su caso Reglamento Interior).

b) Manuales(7) Manual del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (SHCP).(8) Manual de Control Interno General (ACUERDO por el que se emiten las

Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual, Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de julio de 2010).

c) Documentos Legales, Jurídicos o Vinculantes (PAD y PEP)(9) Los contratos que formalizan los préstamos entre el OFI y el Gobierno Federal, y

sus enmiendas.(10) Cartas de desembolsos del Proyecto (para el caso del Banco Mundial).(11) Documento de Evaluación del Proyecto (PAD), para el caso del Banco Mundial

y/o Plan de Ejecución de Proyecto (PEP), para el caso del BID.(12) Contrato de mandato entre el prestatario, el Ente Público y el Agente

Financiero.(13) Contrato de apoyo financiero entre el Ente Público y el Agente Financiero.(14) Oficio de instrucción de la Unidad de Asuntos Internacionales de Hacienda,

dependiente de la SHCP, para fungir como Agente Financiero del Gobierno Federal.

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V De la Administración de los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas Otorgadas por los Organismos Financieros InternacionalesV.1 Generalidades

A. Obligatoriedad del Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos1

1. Las políticas de los OFIs establecen que las operaciones financiadas por éstos, deben ser auditadas con el propósito de tener la seguridad de que los recursos de los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas se utilicen únicamente para los fines para los cuales fueron concedidos, teniendo en cuenta la economía, eficacia y consecución sostenible de los objetivos de desarrollo de los Proyectos.

En tal circunstancia, considerando que el Agente Financiero es el Administrador de dichos recursos, tiene la obligación de mantener un adecuado Sistema de Información Financiera que incorpore registros contables y sus respectivos auxiliares, además de implementar un Sistema de Control Interno que contribuya a operar los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas de manera eficiente y llevar un control detallado de las operaciones realizadas, lo que les permitirá generar información confiable y oportuna para la preparación de los diversos Informes financieros que genere.

B. Comunicación con la DGAE2. En caso de presentarse situaciones que retrase la entrega de información, la emisión y/o

elaboración de Informes Financieros, sus Notas y la firma de los mismos, el Agente Financiero deberá informar por escrito en tiempo y forma a la DGAE; precisando las causas del desfasamiento y la fecha en que será atendida la eventualidad.

3. Si en el desarrollo de las auditorías a los Proyectos (ejecutados por los Entes Públicos), los Agentes Financieros conocieran alguna problemática que pudiera incidir en los Estados Financieros, deberá notificarla a la DGAE, y coordinarán acciones de solución con los Auditores Externos.

4. Si derivado de la Administración de los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas, el Agente Financiero conoce de alguna problemática que pudiera incidir en la Información Financiera y su vínculo con las auditorías a los Proyectos, deberá emprender las acciones necesarias para su atención, notificando tal situación a la DGAE y a su Órgano Interno de Control para su conocimiento.

5. Solicitar asesoría y apoyo para eficientar y fortalecer las actividades de supervisión y evaluación para la aplicación de las presentes Bases.

1 En términos genéricos y para efectos prácticos, se utilizará la denominación de “Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos”, sin embargo, lo anterior supone que dicha denominación incluye en el Sistema, lo correspondiente a las Donaciones y Cooperaciones Técnicas.

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V.2 Información Básica del Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos

6. Información básica, registros contables y sus auxiliares.Es obligación del Agente Financiero, mantener un Sistema de Información Financiera de la Administración de Préstamos, el cual deberá estar organizado de tal manera que provea la información necesaria y facilite la preparación oportuna de los informes financieros. Los registros contables y la preparación de la información financiera se llevarán en forma integrada con la contabilidad oficial de la entidad, la cual seguirá lo dispuesto en las NIFs mismas que son compatibles con las normas aceptadas internacionalmente (NIIFs).Entre otros aspectos, el Sistema de Información Financiera deberá estar organizado de manera que:

Permita identificar los movimientos y saldo disponible de cada Préstamo, Donación y Cooperación Técnica.

Muestre los saldos de las Cuentas Designadas/Fondos Rotatorios. Muestre los rendimientos obtenidos de las Cuentas Designadas/Fondos Rotatorios Revele suficientemente la información generada para la solicitud, elaboración y

trámite de los desembolsos realizados por el Agente Financiero y presentados al OFI.

Muestre la totalidad de las operaciones realizadas en un ejercicio. Compare en los casos que aplique, el saldo de cada Préstamo, Donación y

Cooperación Técnica, respecto a las estimaciones de desembolso del proyecto. Muestre el costo por el servicio de la deuda de los préstamos otorgados por el OFI

(Intereses y Comisión de Compromiso en los casos que aplique). Muestre los productos financieros y/o comisiones. Controle las fluctuaciones cambiarias derivadas de la operación del préstamo. Controle los fondos pendientes de tramitar.

7. El Agente Financiero es responsable de mantener toda la documentación relativa al trámite de las solicitudes de desembolso, cuentas designadas/fondos rotatorios y garantías de reembolso de cartas de crédito, con adecuadas referencias cruzadas a las solicitudes de desembolso aprobadas, amortización de los préstamos y el pago del servicio de la deuda (intereses y comisión de compromiso).

8. La información básica obligatoria que preparará el Agente Financiero relativa a la Administración de los Préstamos, deberá ser elaborada en los modelos requeridos en las presentes Bases Generales, e incorporada al Cuaderno de Información Financiera. La Información está integrada por lo siguiente:

V.2.1 Información Financiera y sus NotasV.2.1.1 Estados de Disponibilidades

A Estado de Disponibilidades de la Línea de Crédito de los Préstamos de los OFIs (Banco Mundial, BID y FIDA).Modelo 1 -versiones anual y trimestral-.

B Estado de Disponibilidades de la Línea de las Donaciones/Cooperaciones Técnicas de los OFIs (Banco Mundial, BID y FIDA).Modelo 2 -versiones anual y trimestral-.

C Estado General de Disponibilidades y Movimientos de la Cuenta Designada/Fondo Rotatorio de los OFIs (Banco Mundial, BID y FIDA).Modelo 3 -versiones anual y trimestral-.

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V.2.1.2 Notasa. Descripción y términos (Modelo 4).b. Políticas y prácticas contables (Modelo 5).c. Integración de las disposiciones de las líneas de préstamo por solicitud

(Modelo 6).d. Integración de las disposiciones de las donaciones y cooperaciones técnicas

por solicitud (Modelo 7).e. Fondos revolventes vigentes al 31/12/20YY2 -integración de todos los

préstamos- (Modelo 8).f. Reembolsos en trámite al cierre del (precisar si es un ejercicio o un trimestre)

20XX3 (Modelo 9).g. Pasivo del Gobierno Federal -a favor del OFI- (Modelo 10).

V.2.1.3 Información AdicionalA continuación se señalan de manera enunciativa algunos aspectos que tendrán que ser considerados:1. Operaciones relevantes o destacadas del ejercicio a auditar.2. Variaciones de desembolsos con respecto al año anterior.3. Comisión que cobra el Agente Financiero por sus Servicios (quien la paga,

como la cobra, cada cuando, montos, como se determina el monto a cobrar).

4. Cambios en criterios contables o normativos en el ejercicio actual, en relación al último ejercicio.

5. Certificación ISO 9001-2000 de procesos aplicables a la línea de crédito (incluye cuenta designada).

6. Préstamos, donaciones y cooperaciones técnicas en las siguientes condiciones:

a) Que inician y por tanto fueron adicionados a la Administración de los Préstamos del ejercicio actual.

b) Que concluyeron.c) Que están en negociación.d) Que se formalizaron o que aún no entran en efectividad.

7. Indicadores de gestión, cumplimiento de metas, etc.8. Servicio de la Deuda de los Préstamos Otorgados por los OFI.

a) Intereses (Modelo 11).b) Comisión de Compromiso (Modelo 12).

9. Opiniones y comentarios realizados por el OFI respecto a la Administración de los Préstamos.

V.2.1.4 Donaciones y Cooperaciones Técnicas Controladas Mediante Contratos de Inversión en Mercado de Dinero y Otras Aperturadas para Fines Específicos

V.2.1.5 Informes relativos a Préstamos para Política de Desarrollo y/o de Rápido Desembolso

2 YY se refiere al año anterior.3 XX se refiere al año actual.

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V.2.2 A continuación se describe brevemente el propósito de la Información Financiera y sus Notas:

Estado de Disponibilidades de la Línea de Crédito de los Préstamos, y Estado de Disponibilidades de la Línea de las Donaciones y/o Cooperaciones Técnicas (Modelos 1 y 2)9. Este documento mostrará de manera integral los movimientos y el saldo disponible al

inicio y al cierre del ejercicio de cada línea de crédito de los préstamos, donaciones y/o cooperaciones técnicas otorgadas por los OFIs.

Estado General de Disponibilidades y Movimientos de la Cuenta Designada/Fondo Rotatorio (Modelo 3)10. Este documento mostrará el saldo disponible en BANCOS (generalmente BANXICO) por

Proyecto, al inicio y al cierre del ejercicio, así como los movimientos de depósito, retiro, intereses y comisiones ocurridos durante el año.

Notas a la Información Financiera (Modelos 4 al 10)11. Estas Notas son explicaciones o descripciones de hechos o situaciones (sean o no

cuantificables), que tienen por objeto facilitar la adecuada interpretación de los estados financieros. Las Notas pueden presentarse en forma narrativa y agrupada, y deben ser debidamente referenciadas en los rubros o conceptos a los cuales están vinculados.

12. Es obligación del Agente Financiero elaborar las Notas de los Estados Financieros, tomando como base los Modelos establecidas en las presentes Bases Generales. En los casos en los que el Agente Financiero considere conveniente la inclusión de otros aspectos importantes, éstos deberán ser revelados en las Notas.

Información Adicional (Modelos 11 y 12, y escritos libres)13. La información adicional contiene el detalle de las partidas que integran la información

financiera, datos estadísticos, cumplimiento de avances físico financieros, comentarios explicativos de los resultados de operación de la Administración de los Préstamos, información consolidada, así como otra información que no necesariamente es contable.

La información adicional no se considera indispensable para la interpretación de la información financiera, sin embargo, esta resulta de gran utilidad para identificar otros aspectos inherentes a la misma, en tal circunstancia, en caso de ser necesario, se deberá presentar información adicional que coadyuve a revelar aspectos de importancia, relacionados con la Administración de los Préstamos.

Donaciones y Cooperaciones Técnicas Controladas Mediante Contratos de Inversión en Mercado de Dinero y Otras Aperturadas para Fines Específicos14. Las Donaciones y en su caso las Cooperaciones Técnicas otorgadas por el OFI,

generalmente se manejan a través de contratos de depósito e inversión que se apertúran para su administración. Por lo cual, para su control y registro se les deberá dar tratamiento similar a la de los Préstamos, en lo que proceda.

Igual tratamiento se les dará a otras cuentas aperturadas para fines específicos, debiendo precisar y justificar los motivos de su uso, y los fines para los cuales fueron creadas.

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Préstamos para Política de Desarrollo y/o de Rápido Desembolso15. Los Préstamos para política de desarrollo apoyan al Gobierno de México a que implemente

reformas institucionales y de políticas, así como otro tipo de medidas necesarias que mejoran las condiciones para un desarrollo duradero y con equidad, es decir se otorgan en reconocimiento a acciones que ha realizado tendientes a crear condiciones propicias para el desarrollo económico y social como reformas a leyes o implementación de estrategias para mejorar el entorno económico y social de un país, por lo cual el Agente Financiero deberá revelar las operaciones que generen estos préstamos en la información financiera de la Administración de Préstamos, y en su caso elaborar un resumen de las transacciones e incluirlo en las Notas. Lo anterior, considerando los movimientos (depósitos y retiros) de la cuenta bancaria en la cual se depositan los fondos.

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V.3 Aspectos de Presentación y Calidad de la Información16. El Cuaderno de Información Financiera, está integrado con la información financiera

básica preparada por el Agente Financiero, de conformidad a los Modelos, requerimientos, características, y en los tiempos establecidos en estas Bases Generales, por lo cual los Agentes Financieros deberán atender los siguientes requerimientos:

V.3.1 Cuaderno de Información Financieraa) Toda la documentación deberá incluir las firmas autógrafas de quien la elabora, quien

da el Visto Bueno y quien autoriza por parte del Agente Financiero. En el caso de este último y para efectos de estas Bases Generales, se refieren al Titular del área del Agente Financiero, o a quien éste designe o delegue la responsabilidad a través de documento oficial.

b) Toda la información proporcionada por el Agente Financiero del Cuaderno de Información Financiera, deberá ser sobre la base de cifras y datos definitivos, en caso de incumplimiento a este punto, el Agente Financiero deberá explicar por escrito a la DGAE las causas y motivos por los cuales no pueden cumplir este requisito; en consecuencia, el Agente Financiero no deberá proporcionar información con carácter preliminar y/o incompleta, en Modelos no autorizados en estas Bases Generales, con deficiencias, o en su caso sin firmas.

c) A continuación se relacionan las fechas y períodos de entrega del Cuaderno de Información Financiera a la DGAE:

INFORMEFINANCIERO

PERÍODOQUE

INCLUYE(1)

FECHADE ENTREGA

Primer Informe Financiero Trimestral 1er. Trimestre Último viernes de abril

Segundo Informe Financiero Trimestral 2° Trimestre Último viernes de julio

Tercer Informe Financiero Trimestral

3er. TrimestreÚltimo viernes de octubre

CuartoInforme Financiero AnualDestaca por su importancia, que el Informe Financiero Trimestral Definitivo correspondiente al 4° trimestre, es el último del año, y por tanto el definitivo del ejercicio. En tal sentido, se deberá considerar y denominar como Informe Financiero Anual Definitivo.

4° Trimestre (Anual)

Último viernes de febrero

(1) Debe incluir información acumulada de los movimientos del período más la de los períodos y/o ejercicios anteriores.

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V.3.2 Solicitudes de prórroga para la entrega del Cuaderno de Información Financiera

En caso de presentarse situaciones que pudieran provocar un desfasamiento en la entrega del Cuaderno de Información Financiera a la DGAE por parte del Agente Financiero; éste solicitará por escrito a la DGAE la prórroga correspondiente.

La DGAE evaluará si la solicitud está debidamente motivada, y si procede otorgar la prórroga, en el entendido que únicamente se autorizarán prórrogas por causas de fuerza mayor (no se considera causa de fuerza mayor, la falta de obtención de firmas en la Información Financiera y demás documentos e informes que integran el Cuaderno). Lo anterior, siempre y cuando se haya dado estricto cumplimiento a lo señalado en estas Bases Generales.

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VI Ámbito de Actuación de los Agentes Financieros en los Proyectos ejecutados por Entes Públicos

VI.1 Generalidades17. La Secretaría de Hacienda y Crédito Público para efectos de la administración y

supervisión de los Préstamos otorgados por los OFIs, determina celebrar un Contrato de Mandato con el Agente Financiero, el cual en su carácter de mandatario, se compromete a realizar la administración de los Préstamos, y para las Donaciones y Cooperaciones Técnicas se emite un oficio para llevar a cabo todas las acciones necesarias para la supervisión de los Proyectos, obligándose a realizar entre otros aspectos, los siguientes:

a) Supervisar la ejecución del Proyecto y el cumplimiento de sus objetivos, así como controlar, registrar y supervisar la aplicación de los recursos de los préstamos, a efecto de tomar las medidas y acciones que sean necesarias para dar cumplimiento a los compromisos que adquiere el Gobierno Federal (Mandante) en los contratos o convenios que se formalizan con los OFIs.

b) Mantener un sistema de información, control y seguimiento de:i) Compromisos contractuales,ii) Ayudas de memoria, entendiéndose por ello el documento elaborado al final de

una misión realizada con el OFI, con objeto de presentar los resultados de ésta, así como identificar los compromisos y acciones que son necesarios para avanzar en la ejecución del Proyecto, y

iii) Minutas de trabajo.

c) Actuar como enlace único entre el OFI, la mandante y el Ejecutor (Unidad Coordinadora del Proyecto), para efectos de cualquier asunto relacionado con los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas y los Proyectos.

d) Apoyar y asesorar a la Unidad Coordinadora del Proyecto en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, la contratación de obras y servicios de consultoría del Proyecto, procedimientos de desembolsos y auditorías, a efecto de cumplir con la normatividad aplicable.

e) Verificar el cumplimiento de las obligaciones que corresponden a la Unidad Coordinadora del Proyecto, de acuerdo con lo señalado en el Contrato/Convenio de Préstamo, Donación o Cooperación Técnica y, en su caso, hacer las gestiones que sean requeridas ante las instancias respectivas a efecto de lograr dicho cumplimiento.

f) Otros que establezca el contrato de mandato, el contrato de apoyo financiero y los contratos/convenios de los Préstamos, Donaciones y Cooperaciones Técnicas.

Lo anterior, atendiendo a lo señalado en la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y su Reglamento, entre otros preceptos normativos.

18. Los Agentes Financieros determinarán el Universo de Proyectos a ser auditados durante cada ejercicio, y lo harán del conocimiento de la DGAE en la fecha que esta se los requiera. Dicho universo presentará información sobre el estado actual de los Proyectos y deberá ser conciliada y confirmada previamente con los OFIs; asimismo, los Agentes Financieros deberán informar a la DGAE cada vez que se declare en efectividad un préstamo y demás información sobre otros cambios (como enmiendas a los contratos/convenios).

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19. En caso de que durante los meses subsecuentes, los Agentes Financieros identifiquen o conozcan que hay otros Proyectos susceptibles de auditarse, o que los reportados originalmente tuvieran adiciones, reducciones o modificaciones en su información, promoverán, durante la segunda quincena de los meses de octubre y enero de cada año, reuniones de trabajo con los OFIs con el propósito de realizar las conciliaciones, confirmaciones y actualizaciones correspondientes para ratificar/actualizar la información contenida en el Universo de Proyectos.

20. Una vez actualizado el Universo de Proyectos, el Agente Financiero deberá remitirlo a la DGAE a través de oficio (con copia a cada OFI) el último día hábil de los citados meses, resaltando los préstamos/Proyectos que fueron adicionados o modificados.

21. En el caso de Proyectos coejecutados, el Agente Financiero notificará al OFI y a la DGAE, el Ejecutor responsable de la preparación de los Estados Financieros Consolidados, asimismo, supervisará y asesorará a los Ejecutores en la elaboración de la Información Financiera.

22. El Agente Financiero tiene la obligación de atender los requerimientos de información relativos a los Proyectos que le formulen oficialmente la SFP, los OFIs, los Auditores Externos, los OICs en los Entes Públicos y los Ejecutores, destacando por su importancia, lo relativo a las Confirmaciones y Conciliaciones de Saldos.

23. A partir de la fecha en que un contrato/convenio de Préstamo, Donación o Cooperación Técnica sea formalizado y declarado en efectividad por el OFI, el Agente Financiero deberá notificar por escrito a los Entes Públicos (con copia a la DGAE), que a partir de esa fecha (la de efectividad), la Unidad Coordinadora del Proyecto tiene la obligación de dar estricto cumplimiento a lo establecido en la Guía, la cual se encuentra disponible en la página de Internet de la SFP4.

En consecuencia, el Agente Financiero deberá asegurarse que el Ejecutor prepare y remita a la DGAE y a esa Agencia Financiera, los Informes Periódicos Trimestrales a partir de la fecha de efectividad del préstamo, donación y/o cooperación técnica.

4 En la siguiente ruta:www.funcionpublica.gob.mx/Unidades Administrativas/Dirección General de Auditorías Externas/Servicios que proporciona/INFORMACIÓN RELATIVA A LAS AUDITORÍAS A PROYECTOS FINANCIADOS POR ORGANISMOS FINANCIEROS INTERNACIONALES.

O en su caso en el siguiente Link:http://www.funcionpublica.gob.mx/index.php/unidades-administrativas/direccion-general-de-auditorias-externas/servicios-que-proporciona-dgae.html

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VI.2 Aspectos a considerar por el Agente Financiero en la Información Financiera, Presupuestaria y de documentación soporte de las Operaciones que elabora la Unidad Coordinadora del Proyecto

24. El Cuaderno de Auditoría, es el documento que recoge el Dictamen o informe y otros documentos que emite el Auditor Externo, así como la Información Básica Financiera Presupuestaria del Sistema de Información Financiera del Proyecto5 proporcionada por la Administración del Ente Público en su carácter de Ejecutor. En ese orden de ideas, para efectos de que el Auditor Externo cumpla en tiempo y forma con la preparación y entrega del Cuaderno de Auditoría, la Unidad Coordinadora del Proyecto tendrán la obligación de preparar la Información Básica de conformidad a lo siguiente:

Información Básica Financiera Presupuestaria Periódica(a través de los Informes Trimestrales)VI.2.1 Informe Financiero Trimestral y Anual

(para el caso del 4° trimestre, se refiere al anual)

VI.2.2 Informe de Operaciones Trimestral (incluye Ficha Técnica)

A continuación se describe en que consiste cada tipo de Información Básica de acuerdo a su periodicidad, y los requerimientos que debe atender la Unidad Coordinadora del Proyecto.

25. La Unidad Coordinadora del Proyecto tiene la obligación de implementar sistemas de control que coadyuven a elaborar en tiempo y forma la Información Básica Financiera Presupuestaria. La preparación de la información periódica trimestral por parte de las Unidades Coordinadoras de Proyectos se realiza como un medio preventivo que permita al cierre de cada ejercicio, la elaboración eficiente y oportuna de los Estados Financieros Finales y sus Notas. A continuación se describe el proceso de elaboración:

VI.2.1 Informe Financiero Trimestral y Anual(para el caso del 4° trimestre, se refiere al anual)

26. La Unidad Coordinadora del Proyecto deberá elaborar el Informe Financiero Trimestral con datos acumulados al cierre de cada período, atendiendo a lo señalado en el apartado V.2 de la Guía (numerales 6 al 23).

27. La Unidad Coordinadora del Proyecto tiene la obligación de proporcionar por escrito a través de oficio al Agente Financiero para su revisión los Informes Financieros Trimestrales, mismos que básicamente están integrados por los Estados Financieros, sus Notas, y demás informes generados por su área.

A) Aspectos de control y supervisión que realiza el Agente Financiero al Informe Financiero Trimestral y Anual

5 Consultar el numeral 11 de la Guía.17

28. El Informe Financiero Trimestral proporcionado por la Unidad Coordinadora del Proyecto al Agente Financiero, tiene la finalidad de que éste, de conformidad a sus facultades y políticas realice una revisión del mismo, para asegurarse de que cumple con los requerimientos establecidos en la Guía, en virtud de que ésta considera las expectativas de los cumplimientos legales, normativos y de calidad, de la información requerida por los OFIs y la SFP.

29. Toda la información y documentación deberá incluir firmas autógrafas de los responsables del Ente Público y/o de la Unidad Coordinadora del Proyecto, es decir, del que elabora, da el visto bueno y autoriza. En el caso de este último y sólo para efectos de los 3 primeros informes trimestrales se refieren al Titular de la Unidad Coordinadora del Proyecto.

30. Todos los Informes Financieros Trimestrales proporcionados por la Unidad Coordinadora del Proyecto al Agente Financiero deberán ser elaborados con información de su Sistema de Información Financiera, y haberse realizado sobre la base de cifras y datos definitivos del cierre de cada período6, y de conformidad a los requerimientos, características y en los Modelos establecidos en la Guía.

Destaca por su importancia, que el Informe Financiero Trimestral Definitivo correspondiente al 4° trimestre, es el último del año, y por tanto el definitivo del ejercicio. En tal sentido, la Unidad Coordinadora del Proyecto lo deberá considerar y denominar como Informe Financiero Anual Definitivo.

Los Estados Financieros Finales, sus Notas y demás informes y documentos que forman parte integral del Informe Financiero Anual Definitivo, que requieran firma, deberán contener esta en forma autógrafa7. Es de mencionar, que este Informe Anual debe contener la firma del Titular de la Dependencia, Entidad, Órgano Desconcentrado o Fideicomiso (o de quien este designe o delegue la responsabilidad), firma que corresponde al del que autoriza.

En caso de incumplimiento a lo señalado en este numeral, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá justificar por escrito al Agente Financiero (con copia a la DGAE) las causas y motivos por lo cual no puede cumplir esta obligación.

En ese orden de ideas, la Unidad Coordinadora del Proyecto no deberá interpretar que por ser Informes Financieros Trimestrales (para el caso del 4° trimestre, se refiere al anual), puede proporcionar información con carácter preliminar, incompleta o con deficiencias; en Modelos modificados, diferentes a los autorizados o la omisión de los mismos. A continuación se mencionan algunas de las deficiencias que NO deben contener la Información Básica Financiera Presupuestaria que elabora la Unidad Coordinadora del Proyecto:

6 Al hacer mención de “cifras y datos definitivos del cierre de cada período”, se está haciendo alusión de que para los registros contables del Proyecto, la contabilización de las transacciones de gasto se hará conforme a la fecha de su realización, independientemente de la de su pago, y la del ingreso se registrará cuando exista jurídicamente el derecho de cobro.Habrá algunos casos donde las operaciones quedaron en tránsito, en trámite, o que requieren la autorización de un tercero institucional, entre otros aspectos, sin embargo, esto no quiere decir que las cifras registradas al cierre de cada período no sean las definitivas a esa fecha, independientemente del estatus que tendrán posteriormente.

7 NOTA IMPORTANTE: Si los informes carecen de firma autógrafa, el Agente Financiero no los deberá considerar como definitivos, y por lo tanto como NO Aceptado.

18

Errores en los cálculos, cifras y/o registros incorrectos, inadecuados, con inconsistencias o incongruencias entre las cifras de los diferentes informes que integran los Estados Financieros, incluyendo la debida referencia y/o concordancia con sus Notas.

Errores u omisiones en los encabezados, en las fechas o periodos de los Estados Financieros, informes y otros documentos inherentes al Proyecto, al préstamo o a la auditoría, independientemente de quien los genere (ejecutor, agente financiero), la omisión de las firmas, etc.

Modificación de Modelos si contar con la autorización por escrito de la DGAE para:Modificarlos en su estructura, ampliarlos, reducirlos, cambiar o eliminar las formulas y sus vínculos, etc.

Asimismo debe considerar que los Estados Financieros, sus Notas, y demás documentos que integrarán los Informes Financieros Trimestrales, NO deberán contener los encabezados, pies de página, notas, comentarios, etc., que se utilizaron de muestra, referencia o instructivo en los Modelos para “su llenado o elaboración”, toda vez que son anotaciones informativas o de identificación del modelo, que NO DEBEN formar parte integral del documento impreso.

31. Los Informes Financieros Trimestrales8 proporcionados por la Unidad Coordinadora del Proyecto al Agente Financiero (se los debe proporcionar a través del Escrito 1A), tienen la finalidad de que éste, de conformidad a sus facultades y políticas realice una evaluación de los mismos, para asegurarse de que cumplen con los requerimientos establecidos en la Guía.

La evaluación que realizará el Agente Financiero puede presentar dos tipos de resultados:1.º. Si el Agente Financiero NO determinó áreas de oportunidad:

a) Si el Agente Financiero NO determinó áreas de oportunidad, deberá emitir el pronunciamiento respectivo, comunicándole por escrito a la Unidad Coordinadora del Proyecto que puede emitir el Informe Financiero Trimestral Definitivo a ese periodo (de dicho escrito, el Agente Financiero deberá copiar a la DGAE).

b) La Unidad Coordinadora del Proyecto deberá entregar a la DGAE el Informe Financiero Trimestral Definitivo mediante oficio (Escrito 2A), mencionando explícitamente en dicho oficio que el Agente Financiero NO determinó áreas de oportunidad (de dicho escrito, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá copiar al Agente Financiero).

2.º. Si el Agente Financiero Si determinó áreas de oportunidad:a) Si el Agente Financiero SI determinó áreas de oportunidad, deberá emitir el

pronunciamiento respectivo, comunicándole a la Unidad Coordinadora del Proyecto que el Informe Financiero Trimestral se da por No Aceptado precisándole el plazo para la entrega de las correcciones correspondientes.

b) Para efectos de atender las correcciones a que hace alusión el párrafo anterior, no es necesario que la Unidad Coordinadora del Proyecto emita nuevamente en su totalidad el Informe Financiero Trimestral, bastara con que solamente le proporcione al Agente Financiero las hojas cuyos Modelos se hayan modificado derivado de las áreas de oportunidad determinadas por este, incluyendo las que

8 Para el caso del 4° trimestre, se refiere al anual.19

se hayan cambiado debido a los vínculos que las relacionan (Estados Financieros y sus Notas, cuadros, relaciones, informes, etc.). Lo anterior, teniendo especial cuidado de que no se modifique la estructura y congruencia de paginación del Informe Financiero Trimestral.

c) Una vez atendidas las áreas de oportunidad por parte de la Unidad Coordinadora del Proyecto, ésta deberá informarlo al Agente Financiero, con copia a la DGAE a través de oficio (Escrito 1B9), adjuntando las hojas, modelos, cuadros, relaciones, informes, etc., en los cuales se hayan realizado las correcciones.

d) Conjuntamente con la información señalada en el párrafo anterior, y en el oficio antes mencionado (Escrito 1B), el Titular de la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá emitir un pronunciamiento donde manifieste al Agente Financiero que dicha información es la definitiva al cierre del período y corresponde a la de su Sistema de Información Financiera. Asimismo, deberá confirmar que esa información, es la misma que proporcionó originalmente para integrar el Informe Financiero Trimestral, y por tanto no fue modificada, complementada, adicionada o disminuida, exceptuando las correcciones que le haya solicitado realizar ese Agente Financiero derivadas de las áreas de oportunidad (de dicho oficio, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá copiar a la DGAE).

En tal circunstancia, cualquier modificación al Informe Financiero Trimestral que realice la Unidad Coordinadora del Proyecto adicional a las de las áreas de oportunidad señaladas en el párrafo anterior (sean estas de forma o de fondo, incluyendo modificaciones a los Modelos y sus fórmulas), se entenderán y/o interpretará que dicha Unidad desvirtuó la información originalmente presentada al Agente Financiero, toda vez que supone una alteración al documento original, y por lo tanto, será de su estricta responsabilidad las implicaciones que se deriven de tal acción.

Por lo anterior, y en caso de que se dé el supuesto mencionado en el párrafo que antecede, el Agente Financiero tiene la obligación de notificar a la DGAE para su conocimiento y las acciones que procedan.

e) Una vez cumplido lo señalado en el primer párrafo del inciso anterior, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá esperar el pronunciamiento por escrito del Agente Financiero, mediante el cual le comunique que se puede emitir el Informe Financiero Trimestral Definitivo correspondiente a cada período (para el caso del 4° trimestre, se refiere al anual), de dicho escrito, el Agente Financiero deberá copiar a la DGAE.

La fecha límite para que el Agente Financiero emita el pronunciamiento antes señalado, y para efectos del Informe Financiero Anual Definitivo, no deberá exceder del primer día hábil posterior al 20 de febrero de cada año.

f) Una vez recibido el pronunciamiento positivo por parte del Agente Financiero para emitir el Informe Financiero Trimestral Definitivo, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá entregar dicho Informe a la DGAE al siguiente día hábil de obtener el pronunciamiento (esto último lo deberá realizar mediante el Escrito 2B, copiando al Agente Financiero).

32. Lo señalado en el presente inciso “A”, no implica que la DGAE avale la razonabilidad del contenido del Informe Financiero Trimestral, en cuanto a la debida elaboración y contenido de los Estados Financieros, ni de la idoneidad y suficiencia de la revisión del Agente

9 Consultar el apartado “VIII Relación de Modelos y Escritos” de la Guía.20

Financiero. Por lo tanto, ni la Unidad Coordinadora del Proyecto, ni el Agente Financiero deberán esperar ningún tipo de pronunciamiento al respecto; toda vez que la recepción del Informe Financiero Trimestral por parte de la DGAE no los exime de haber realizado sus funciones en tiempo y forma.

B) CRITERIOS DE ENTREGA33. Se deberá enviar el Informe Financiero Trimestral a los Agentes Financieros y a la

DGAE por dos medios: Mediante correo electrónico, en el archivo con el cual fue creado (Excel, Word, etc.)10.

Mediante oficio, en forma impresa enviada a sus respectivos domicilios.(Escrito 1A o 1B para el Agente Financiero y Escrito 2A o 2B, para la DGAE)Todo documento que forme parte integral del Informe Financiero Trimestral o del anual que requiera firma, deberá ser en forma autógrafa11.

10 Los archivos Excel en forma general se refiere a los Modelos vinculados, y los de Word a los Modelos No vinculados, establecidos en la Guía para la Gestión Financiera.

11 NOTA IMPORTANTE: Si los informes carecen de firma autógrafa se darán como NO Aceptados, y consecuentemente la DGAE y el Agente Financiero no los podrán considerar como definitivos.

21

C) PERÍODOS DE ENTREGA34. A continuación se relacionan las fechas en las cuales deben ser entregados los Informes

Financieros Periódicos Trimestrales al Agente Financiero.

INFORMEFINANCIERO

PERÍODOQUE INCLUYE

(1)FECHA

DE ENTREGA

Primer Informe Financiero Trimestral 1er. Trimestre Primer día hábil posterior al 15 de abril

Segundo Informe Financiero Trimestral 2° Trimestre Primer día hábil posterior al 15 de julio

Tercer Informe Financiero Trimestral

3er. TrimestrePrimer día hábil posterior al 15 de octubre

CuartoInforme Financiero AnualDestaca por su importancia, que el Informe Financiero Trimestral Definitivo correspondiente al 4° trimestre, es el último del año, y por tanto el definitivo del ejercicio. En tal sentido, la Unidad Coordinadora del Proyecto lo deberá considerar y denominar como Informe Financiero Anual Definitivo.

4° Trimestre (Anual)

Primer día hábil posterior al 20 de eneroLa fecha límite para que el Agente Financiero emita el pronunciamiento de liberación de este Informe Financiero Anual Definitivo, no deberá exceder del primer día hábil posterior al 20 de febrero de cada año. (2)

(1) Debe incluir información acumulada de los movimientos del período más la de los períodos y/o ejercicios anteriores.

(2) Para efectos de la auditoría, la Unidad Coordinadora del Proyecto podrá entregar a los auditores externos los Estados Financieros Finales del Proyecto y sus Notas, sin necesidad de esperar el pronunciamiento del Agente Financiero a que hace alusión el cuadro anterior (asumiendo que la Unidad Coordinadora del Proyecto dio cumplimiento al numeral 29 de la Guía. No obstante lo anterior, y en caso de que el Agente Financiero haya emitido áreas de oportunidad, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá entregar al auditor externo el escrito 1B con el cual les dio atención, conjuntamente con la respuesta del Agente Financiero y el Informe Financiero corregido).

NOTA:Por lo que respecta a la entrega de los Informes Financieros Trimestrales y el anual a la DGAE, esta deberá ser al siguiente día hábil de la fecha de cuando la Unidad Coordinadora del Proyecto recibió el pronunciamiento positivo por parte del Agente Financiero para la emisión final del Informe correspondiente (consultar lo señalado en el numeral 30, punto 2, inciso “f”, de la Guía).

NOTA IMPORTANTE:Para el caso específico de los Informes Periódicos que tiene la obligación de elaborar y enviar la Unidad Coordinadora del Proyecto y/o los Agentes Financieros al OFI12, estos se les remitirán en los términos establecidos en los respectivos Contratos/Convenios, o en su caso en las fechas acordadas entre el Agente Financiero, la Unidad Coordinadora y el OFI.

12 Estos Informes Periódicos son independientes y adicionales a los Informes Periódicos Trimestrales mencionados en este apartado.

22

VI.2.2 Informe de Operaciones Trimestral (incluye Ficha Técnica)35. A continuación, se describen los criterios que deben considerar las Unidades

Coordinadoras de los Proyectos para la elaboración del Informe de Operaciones Trimestral y la Ficha Técnica, y los períodos de envío respectivos:

A) CRITERIOS DE ELABORACIÓN Y ENVÍOLos Informes de Operaciones y la Ficha Técnica deben ser elaborados por la Unidad Coordinadora del Proyecto con información de su Sistema de Información Financiera, y sobre la base de cifras y datos definitivos del cierre de cada período y de conformidad a los requerimientos, características y en los Modelos establecidos en la Guía.

La información contenida en los Informes de Operaciones y la Ficha Técnica, (Modelos 11 y 12 de la Guía respectivamente), deberá ser acumulada a cada período y corresponder al año que se está reportando, es decir, no debe contener información de contratos multianuales que se formalizaron en ejercicios anteriores (exceptuando los pagos que se realicen en el período por ese concepto).

Para efectos de requisitar el Informe de Operaciones (las 6 hojas que integran el Modelo 11), NO es necesario o indispensable que la Unidad Coordinadora del Proyecto recabe de sus oficinas corresponsales (locales y regionales) la documentación comprobatoria y/o justificatoria del gasto y/o las operaciones. Solamente bastará con que obtenga los datos relativos a la operación a través de un informe, resumen, reseña, correo electrónico, etc.

Lo anterior, sin menoscabo del cumplimiento de las actividades y los procedimientos de supervisión e inspección que utilice posteriormente la Unidad Coordinadora del Proyecto para fiscalizar dicha documentación, y de los sistemas y mecanismos de control que tenga implementados para su administración, revisión y seguimiento.

Para todos los trimestres, en caso de que dicha Unidad no pueda cumplir con este requisito, deberá explicar las causas o motivos que lo limitan, anexando la documentación soporte que fundamente y motive la omisión para no utilizar cifras definitivas.

B) CRITERIOS DE ENVÍOa) Informe de Operaciones Trimestral

Se les enviará a la DGAE y a los Agentes Financieros mediante correo electrónico en dos archivos:

El primero, en el archivo con el cual fue creado (Excel)

El segundo, una vez debidamente requisitado y signado con firmas autógrafas originales, se deberá escanear en formato PDF. El archivo PDF es el que se deberá enviar a ambas instituciones, por lo que NO es necesario enviar ejemplares impresos de este Informe a ninguna de las dos instancias.

b) Ficha Técnica del ProyectoSe les enviará a la DGAE y a los Agentes Financieros mediante correo electrónico en dos archivos:

El primero, en el archivo con el cual fue creado (Excel).

23

El segundo, una vez debidamente requisitado y signado con firmas autógrafas originales, se deberá escanear en formato PDF. El archivo PDF es el que se deberá enviar a ambas instituciones, por lo que NO es necesario enviar ejemplares impresos de este Informe a ninguna de las dos instancias.

C) PERÍODOS DE ENTREGA

INFORMEFINANCIERO

PERÍODOQUE INCLUYE

(1)FECHA

DE ENTREGA

Primero 1er. Trimestre Primer día hábil posterior al 15 de abrilSegundo 2° Trimestre Primer día hábil posterior al 15 de julio

Tercero(2)

3er. Trimestre Primer día hábil posterior al 15 de octubreDatos Proyectados del 4° Trimestre * Primer día hábil posterior al 15 de octubre

Cuarto 4° Trimestre Primer día hábil posterior al 20 de enero

(1) Debe incluir información acumulada de los movimientos del período más la de los períodos y/o ejercicios anteriores.

(2) Para efectos de requisitar la información correspondiente a estos datos proyectados, se deberá utilizar la Hoja 6 del Modelo 11 (Modelo elaborado en Excel, en su Hoja 6, pestaña denominada “Proyección 4°Trim.”).

* Para efectos de la proyección de los gastos y operaciones que se realizarán relativos al 4° trimestre, (que se debe entregar conjuntamente con el 3er. Trimestre, NO incluido en el mismo); la Unidad Coordinadora del Proyecto podrá solicitar asesoría y/o apoyo a esa Agencia Financiera, y en caso de ser necesario al OFI correspondiente.

36. La DGAE se reserva el derecho de verificar y revisar en las fechas que considere pertinentes, la información periódica que le haya remitido la Unidad Coordinadora del Proyector. Dicha revisión y el período en que se realice, se entiende, sin perjuicio del estricto cumplimiento que deben dar los Agentes Financieros a sus actividades de supervisión y control.

24

VI.2.3 SOLICITUDES DE PRÓRROGA PARA LA ENTREGA DEL ESTADO FINANCIERO FINAL, SUS NOTAS, Y DEL CUADERNO DE AUDITORÍA

37. En caso de presentarse situaciones de fuerza mayor que provoquen el incumplimiento por parte de la Unidad Coordinadora del Proyecto en la entrega de la información al Auditor Externo, esta solicitará por escrito a la DGAE en forma conjunta con el Auditor Externo, una ampliación al plazo de entrega de la información13.

Para el caso del Informe Financiero Anual Definitivo, la fecha o período solicitado para la prórroga, no podrá exceder del último día hábil del mes de febrero de cada año.

38. Por lo que respecta a la solicitud de prórroga que se realice a la DGAE para la entrega del Cuaderno de Auditoría que elabora el Auditor Externo, que por cualquier motivo esté sujeta a algún incumplimiento de la Unidad Coordinadora del Proyecto, la fecha y/o período máximo solicitado no podrá exceder del 25 de abril de cada año, para el caso de las Cooperaciones Técnicas y Préstamos del BID, y del 25 de junio de cada año, para Préstamos y Donaciones del Banco Mundial y FIDA.

39. La fecha y/o período máximo solicitado para la entrega de los productos, en ningún caso podrá sobrepasar las fechas límite de entrega de los Cuadernos de Auditoría señalados en el numeral anterior. Por lo tanto cualquier prórroga que se le solicite a la DGAE que rebase los períodos antes señalados, no se le dará curso.

40. Sin embargo, si se diera el caso justificado (y que éste sea del conocimiento del Agente Financiero), para que la fecha de entrega del Cuaderno de Auditoría se vaya a desfasar más allá de lo señalado en el numeral 38, la Unidad Coordinadora del Proyecto deberá solicitar por escrito al OFI, a través del Agente Financiero el pronunciamiento respectivo precisando la fecha de la entrega.

En tal sentido si no se obtiene el pronunciamiento por escrito del Agente Financiero y/o del OFI, el desfasamiento será de la estricta responsabilidad de la Unidad Coordinadora del Proyecto, en el supuesto que el desfasamiento sea atribuible a esta.

41. Lo anterior no implica ninguna obligación del Agente Financiero para obtener un pronunciamiento positivo por parte de los OFIs.

13 Información que formará parte integral del Cuaderno de Auditoría.Supone que esta eventualidad podría retrasar o limitar el desarrollo de los trabajos de auditoría, y no permitir elaborar e integrar en tiempo y forma el Cuaderno de Auditoría.

25

VI.2.4 Condiciones que debe cumplir la Firma de Auditores Externos para la entrega del Cuaderno de Auditoría

A. Aspectos Generales42. El Cuaderno de Auditoría se integrará con la información mencionada en el apartado V.2.3

“Productos de la Auditoría”, de los TGRs, que incluye el dictamen, los informes generados por la Firma de Auditores Externos, la carta de observaciones, y los Estados Financieros y sus notas preparados por el Ejecutor y previamente revisados por el Agente Financiero. Cabe destacar que para el caso del BID se deberá presentar en forma separada el Cuaderno de la Revisión de Adquisiciones y en la misma fecha que se presenta el Cuaderno de Auditoría.

43. El Cuaderno de Auditoría, deberá contener las firmas autógrafas de:a) el Titular del Ente Público, o de quien éste designe oficialmente (persona que autoriza),

quien da el Vo.Bo., y quien elaboró los Estados Financieros y demás informes generados por el Ejecutor.

b) Por el Agente financiero (en los modelos que le correspondan).c) El Socio Director o Socio Responsable, para el caso del Dictamen y demás informes

generados por la Firma de Auditores Externos.

B. Condiciones de Entrega del Cuaderno de Auditoría al Agente financiero44. La Firma de Auditores Externos deberá entregar al Agente Financiero directamente en sus

oficinas dos ejemplares impresos del Cuaderno de Auditoría y dos CDs que contengan un ejemplar completo del Cuaderno de Auditoría escaneados con una resolución legible, en formato de blanco y negro (no escala de grises), con extensión .pdf o .tif, y en “ DOS ARCHIVOS”, habilitados para impresión.

El primer archivo PDF o TIF, deberá contener los Estados Financieros y sus Notas.

El segundo archivo PDF o TIF, deberá contener todos los demás documentos y productos que conforman el Cuaderno de Auditoría, entre otros, los siguientes: el Informe sobre el Estudio y Evaluación al Sistema de Control Interno, Cédula de Observaciones, Cédula del Estado Actual que Guardan las Observaciones, el Informe sobre Propuesta de Mejora, etc.

Lo anterior, considerando que los Estados Financieros y sus Notas se harán públicos a través de las diferentes páginas de Internet de cada OFI (esta publicación no necesariamente se realizará para todos los Proyectos); y en su caso a través de las diferentes páginas de Internet de cada ente público.

Además de lo anterior, los modelos vinculados de los Estados Financieros y sus Notas deberán ser incluidos en formato Excel.

Derivado de dicha entrega, y en caso de que el Agente Financiero por mutuo propio compruebe que el Cuaderno de Auditoría presenta alguna de las deficiencias señaladas en el numeral 97, inciso “a” de los TGRs, deberá informarlo a la DGAE para que ésta le notifique a la Firma de Auditores Externos que deberá atender y realizar las modificaciones o complementos correspondiente determinados por el Agente Financiero.

Lo anterior debe ser notificado en tiempo y forma, dado que la Firma de Auditores Externos estará en los supuestos de las sanciones establecidas en los TGRs.

26

45. El Agente Financiero es la instancia encargada de enviar a cada OFI (Representación en México) los Cuadernos de Auditoría considerando lo señalado en el numeral anterior como sigue:

El ejemplar impreso con firmas autógrafas. El CD que contiene el ejemplar completo del Cuaderno de Auditoría (desagregado en

DOS ARCHIVOS en formato PDF o TIF) y los modelos vinculados de los Estados Financieros en formato Excel.

Nota:El OFI dará por recibido el Cuaderno de Auditoría de cada Proyecto el día en el cual sean efectivamente entregados en su Representación, por lo que se recomienda realizar en una sola remesa y en el mismo día el envío de toda la información.

C. Periodos de Entrega del Cuaderno de Auditoría al Agente Financiero46. Productos

N°

Nombredel

Producto

Fecha de Entrega

delProducto

a más tardar:

Entregar el Cuaderno de Auditoría a:

(1)Dirigir y entregar el OFICIO a:

Original Copias

A

Cuaderno de Auditoría

y

Cuaderno de la Revisión de Adquisiciones(BID).

tres días hábiles antes del 30 de abril de cada año

(a)

tres días hábiles antes del 30 de junio de cada año

(b)

Seis Ejemplares distribuidos de la siguiente manera:Uno al Titular del Ente Público (*)

Uno a la Unidad Coordinadora del Proyecto

Uno a la DGAE (**)

Dos al Agente Financiero (dos ejemplares impresos y dos CDs) (***)

Uno al OIC

Titular de la Dependencia, Entidad, Órgano Desconcentrado o Fideicomiso.

El Titular de la Unidad Coordinadora del Proyecto.

DGAE

Agente Financiero

OIC

(1) Todos los ejemplares del Cuaderno de Auditoría (Incluyendo el Cuaderno de la Revisión de Adquisiciones, BID), deberán ser originales, considerando lo siguiente:

El dictamen, los Estados Financieros, sus Notas y demás información integrada al Cuaderno de Auditoría, que requieran ir firmados, deberán estar suscritos con firmas autógrafas, es decir originales.

(a) Para el caso de Préstamos y Cooperaciones Técnicas del BID.

(b) Para el caso de Préstamos y Donaciones del Banco Mundial y del FIDA

(*) Independientemente de los ejemplares que requiera con posterioridad.

( * * ) La Firma de Auditores Externos deberá incorporar un ejemplar del Cuaderno de Auditoría al Sistema de Recepción Electrónica de Informes de la DGAE, en tal sentido, a la DGAE no se le deberá entregar ejemplares impresos del Cuaderno de Auditoría.

(***) Consultar lo señalado en el segundo párrafo del numeral 93 de los TGRs.

27

D. Periodos de Entrega del Cuaderno de Auditoría a los OFIs47. El Agente Financiero deberá enviar al OFI mediante oficio (copiando a la DGAE) los

Cuadernos de Auditoría en las siguientes fechas:

Cuaderno de Auditoría PeríodoBanco Interamericano de DesarrolloPréstamos y Cooperaciones Técnicas A más tardar el 30 de

abril de cada año.

Banco Mundial y FIDAPréstamos y Donaciones A más tardar el 30 de

junio de cada año.

28

E. Otra Información48. Con el único propósito de que el Agente Financiero conozca los Documentos que

los Auditores Externos tiene obligación de entregar a las diferentes instancias (incluyendo los períodos y requisitos para su entrega), a continuación se relacionan los mismos:

N°Nombre

delDocumento

Fecha de Entregadel

Documento

Entregar el Documento

a:

Dirigir, Entregar y Distribuir el

Oficio a:

Original Copia (s)

1

Aviso del Inicio Formal de la Auditoría

5 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de formalización del contrato.

El Titular del Ente Público

El Titular del Ente Público.

Titular del Área EjecutoraDGAEAgente FinancieroOIC

2

Compromisos de Entrega de

Información al Auditor

10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha del Inicio Formal

de la Auditoría.

El responsable del Área Ejecutora

(1)

El responsable

del Área Ejecutora.

DGAE

3

Directorio de Servidores Públicos

preparado por el ejecutor

10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha del Inicio Formal de la Auditoría.

DGAEAgente Financiero.Auditor ExternoOFIs

(1)

DGAE Agentes Financieros Auditor ExternoOFIs

4

Directorio de la Firma de Auditores Externos

10 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha del Inicio Formal de la Auditoría.

DGAEAgente Financiero.Área EjecutoraOFIs

DGAE Agente FinancieroÁrea EjecutoraOFIs

5

Programa de Auditoría

20 días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha del Inicio Formal de la Auditoría.

DGAE DGAE OIC

6Carta Conclusión

de la Auditoría Posterior a la entrega del Cuaderno de Informes Definitivo

DGAEÁrea Ejecutora

DGAE Área EjecutoraAuditores Externos

(1) La Firma de Auditores Externos se deberá quedar con un ejemplar original, mismo que debe contener las firmas autógrafas originales de los que participaron en esta actividad.

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Glosario de Términos

30

30

VIIGlosario de TérminosCONCEPTO DESCRIPCIÓN

ADQUISICIONES Procedimientos para la selección y contratación de consultorías, bienes, obras y servicios.

AGENTES FINANCIEROS Las instituciones de banca de desarrollo que de conformidad con sus leyes orgánicas, mandatos y demás normativa que resulte aplicable, hayan sido designadas por la Unidad de Asuntos Internacionales de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, para actuar por cuenta y orden del Gobierno Federal en su carácter de:a) Administradores de los financiamientos contratados por

ellos por cuenta y orden del Gobierno Federal o directamente por el Gobierno Federal, entendiéndose por esta administración el trámite de los desembolsos, así como la intermediación para el pago de las obligaciones contraídas;

b) Intermediarios entre los Organismos Financieros Internacionales y/o instituciones financieras internacionales con las dependencias y entidades, derivado de la ejecución de programas y proyectos financiados con crédito externo, y dando seguimiento a los compromisos del Gobierno Federal en los contratos de los financiamientos;

c) Prestatarios ante los Organismos Financieros Internacionales, sólo cuando la Unidad de Crédito Público los instruya para esta función.

Instituciones de Banca de Desarrollo: Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros, S.N.C.Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C.Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C.Nacional Financiera, S.N.C.Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C.

APLICACIONES NO ELEGIBLES Y NO FINANCIABLES

Son los gastos pagados a proveedores de bienes y servicios y/o contratistas a cargo del Gobierno Federal, que no son financiables por el OFI, pero que forman parte del costo total del Proyecto, tales como: cobertura de seguros, fletes, almacenaje, y en algunos casos los impuestos.

APORTE LOCAL Son aplicaciones (gastos) admisibles al Proyecto pero No son financiables por el OFI (y que no necesariamente son elegibles), y son cubiertas por el ejecutor con recursos fiscales –Digito 1-, o en su caso, con otros recursos, generalmente ingresos propios –Dígito 4-.

ARTÍCULO(S) DE UN CONTRATO

Se les denomina así a los derechos y obligaciones de las instancias involucradas en la ejecución de un Proyecto que se describen en las disposiciones que comúnmente en México se le denomina “cláusulas”. Para el BID son las indicadas en las Normas Generales.

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31

CONCEPTO DESCRIPCIÓNBID Banco Interamericano de Desarrollo.

BANCO MUNDIAL Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento

CATEGORÍA DE INVERSIÓN

Es el grupo de partidas de un Proyecto que habrán de financiarse, y se encuentran descritas en el anexo A o 1 del Contrato o Convenio.

COFINANCIAMIENTO Utilización de recursos provenientes de un crédito externo, conjuntamente con recursos de al menos otra fuente de fondos externa para ejecutar un Proyecto.

COMPONENTE Rubro que identifica las actividades que serán financiadas con recursos OFI y locales, señaladas en el contrato/convenio.

CONDICIONES O NORMAS GENERALES

Son disposiciones de carácter general que regulan los derechos y obligaciones de las instancias involucradas en la ejecución de un Proyecto, y son parte integral de los contratos de préstamo, de garantía, y de crédito de fomento celebrados con el OFI.

CONTRAPARTIDA NACIONAL

Recursos aportados al Proyecto por el prestatario o Ejecutor provenientes de recursos fiscales, cuyo compromiso de esa aportación quedo acordado en el Contrato de Préstamo (fuente de financiamiento con Dígito 3).

CONTRATO DE APOYO FINANCIERO

Es el documento que suscriben el Ejecutor y el Agente Financiero, en el que se estipulan los derechos y obligaciones de cada instancia involucrada en la ejecución del Proyecto, relativas al otorgamiento de la donación y/o cooperación técnica, así como el cumplimiento de objetivos y metas. Por otro lado, se indican los procedimientos de desembolso, el mecanismo de transferencia de los recursos, así como las medidas de penalización que el Organismo Financiero Internacional tiene para suspender desembolsos en el caso de los compromisos contraídos.

CONTRATO DE PRÉSTAMO

Es el documento que suscriben el OFI y el prestatario (SHCP), en el que se estipulan los derechos y obligaciones de cada una de las instancias involucradas en la ejecución del Proyecto, relativas al otorgamiento del préstamo, así como al cumplimiento de objetivos, metas, y de las condiciones financieras. Por otro lado, se indican las categorías de inversión que se utilizarán para cumplir con los objetivos y metas, los términos y condiciones financieras del préstamo, los procedimientos de desembolso, el mecanismo de transferencia de los recursos, así como las medidas de penalización que el Organismo Financiero Internacional tiene para suspender desembolsos en el caso de los compromisos contraídos.

A partir del ejercicio 2002 los contratos de préstamo son suscritos por el OFI y el Gobierno Federal por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, asimismo, los

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNcontratos de préstamo establecen contractualmente que la prestataria (SHCP) formalizará un contrato de mandato con la Banca de Desarrollo para que realicen sus funciones como Agentes Financieros.

CONTRATO DE MANDATO Es el instrumento jurídico que otorga facultades al Agente Financiero para que realice actos jurídicos por encargo de la SHCP.

CONTRATO/CONVENIO Se utiliza esta denominación para hacer alusión indistinta de que el tema a tratar se refiere a los Contratos en los casos de préstamos y/o a los Convenios en los casos de donaciones o cooperaciones técnicas.

CONVENIO DE DERIVACIÓN DE FONDOS

Es el documento que suscribe el prestatario y el ejecutor en el que se estipula la transferencia de los derechos y obligaciones del crédito OFI a un tercero, el cual puede ser la SHCP o la Ejecutora del Proyecto.

CONTRATO DE GARANTÍA Es el documento que suscriben el OFI y el Gobierno Federal de los Estados Unidos Mexicanos por conducto de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, en donde incluye el compromiso del Gobierno de Garantizar el pago puntual de los recursos del Préstamo, sus intereses, las comisiones y los demás gastos conexos pactados en el Contrato de Préstamo.A partir del ejercicio 2002 ya no se suscribe este tipo de contrato, en virtud de que los contratos de préstamo se formalizan entre el OFI y la SHCP, sin que sea necesario firmar otro contrato por parte del Gobierno Federal que garantice el pago.

COOPERACIONES TÉCNICAS

Recursos otorgado por el OFI para la transferencia de conocimientos y experiencia a sus países miembros prestatarios con miras a su desarrollo económico y social. Apoya servicios de consultoría, investigaciones, adiestramiento y actividades de promoción, y la operaciones pueden ser reembolsables (préstamos), no reembolsables o de recuperación contingente y pueden formar parte de un préstamo, ser paralelas a los préstamos o independientes de los préstamos. También apoya otras actividades de asistencia técnica tales como desarrollo institucional, actividades de pre inversión, como estudios de pre factibilidad y factibilidad, y estudios macroeconómicos, sectoriales, subsectoriales y de inversión y la formulación y ejecución de políticas y la movilización de recursos.

COSO Marco de Referencia para la evaluación del ambiente y sistema de control interno emitido por “The Commitee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission”.

CLÁUSULA (S) DE UN CONTRATO

Se les denomina así a los derechos y obligaciones de las instancias involucradas en la ejecución de un Proyecto que se describen en las disposiciones que comúnmente en

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNMéxico se le denomina “cláusulas”. Para el BID son las indicadas en la primera parte del Convenio.

DESEMBOLSOS Pago de fondos que hace el OFI a un prestatario o ejecutor, después de que haya cumplido con las condiciones estipuladas. El desembolso también puede ser un cargo a la cuenta de un prestatario, por los gastos de vigilancia e inspección, los intereses capitalizados y adeudados o para cualquier otro servicio prestado por el OFI, de acuerdo a lo establecido en el convenio.

DESEMBOLSOS DIRECTOS

Transferencia de fondos contra los recursos del Préstamo efectuado por el OFI directamente a un proveedor o contratista por cuenta del prestatario o el ejecutor por concepto de bienes y servicios de origen externo o local destinados a la ejecución del Programa.

Son los importes que el OFI acredita a la línea del préstamo para abono de una cuenta de un banco corresponsal para pagar a un proveedor de servicios en el extranjero (es a solicitud del Ejecutor del Proyecto).

DETALLE DE PAGOS EFECTUADOS

Documento presentado al OFI que muestra la categoría a desembolsar, los beneficiarios del pago, las fechas de pago, el tipo de cambio y los montos en pesos y dólares.

DGAE Dirección General de Auditorías Externas, dependiente de la Subsecretaría de Control y Auditoría de la Gestión Pública, de la SFP.

DOCUMENTACIÓN ELEGIBLE

Documentación presentada por el Ejecutor, que cumple con los requisitos de elegibilidad establecidos en el contrato, y que es congruente con los Componentes y/o las categorías de inversión, incluyendo los requisitos fiscales y legales establecidos en la normatividad vigente.

DOCUMENTOS ESTÁNDAR

Son documentos que deben utilizarse para la realización de procedimientos de selección y contratación de servicios de consultoría, obra, bienes y servicios, que sean financiados total o parcialmente con recursos del financiamiento del BM-BID, que han sido acordados con la SFP y están disponibles en: http://www.funcionpublica.gob.mx/unaopspf/credito/normace.htm

DONACIONES Recursos otorgado por el OFI para la transferencia de conocimientos y experiencia a sus países miembros prestatarios, con miras a su desarrollo económico y social. Apoya servicios de consultoría, investigaciones, adiestramiento y actividades de promoción, y las operaciones pueden ser reembolsables (préstamos), no reembolsables o de recuperación contingente y pueden formar parte de un préstamo, ser paralelas a los préstamos o independientes de los préstamos. También apoya otras actividades de

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNasistencia técnica, tales como, desarrollo institucional, actividades de preinversión, estudios de pre factibilidad y factibilidad, y estudios macroeconómicos, sectoriales, subsectoriales y de inversión y la formulación y ejecución de políticas y la movilización de recursos.

EJECUTOR Área específica adscrita a una Dependencia, Entidad Paraestatal, Órgano Desconcentrado o Fideicomiso; generalmente denominada “Unidad Coordinadora”, y que es prestataria y/o responsable de la ejecución de los fondos provenientes de Proyectos financiados total o parcialmente por los Organismos Financieros Internacionales.(Subsecretarías, Unidades, Direcciones Generales, Direcciones de Área dependientes del Ejecutivo Federal, o de los Estados y Municipios).

EJECUTORES REGIONALES

Área específica adscrita a la Unidad Coordinadora del Proyecto, y que es responsable del control y ejecución de los fondos provenientes de Proyectos financiados por los Organismos Financieros Internacionales a nivel de las Entidades Federativas y sus Municipios.

Estas áreas igualmente tienen la obligación de implementar controles de gestión financiera, mismos que entre otros aspectos deberán contemplar auxiliares y registros de sus operaciones, cuyos productos y/o resultados deben ser reportados a la “Unidad Coordinadora del Proyecto”.

ENMIENDAS (MODIFICACIONES)

Son las adecuaciones cualitativas y/o cuantitativas que modifican los términos de los artículos de los contratos y/o convenios del préstamo, donaciones o cooperaciones técnicas.

ENTE PÚBLICO Dependencias, Entidades Paraestatales, Órganos Desconcentrados y Fideicomisos, ejecutores de Proyectos financiados por los Organismos Financieros Internacionales.

FECHA DE EFECTIVIDAD DEL PRÉSTAMO, DONACIÓN O COOPERACIÓN TÉCNICA

Es cuando el OFI notifica al prestatario o beneficiario que acepta las pruebas de que se han cumplido las condiciones previas para la entrada en vigor del préstamo o donación/cooperación, y es cuando el OFI puede empezar a realizar los desembolsos correspondientes.

FECHA DE CIERRE o FECHA DEL ÚLTIMO DESEMBOLSO (O LÍMITE DE DESEMBOLSOS)

Es aquella que se establece teniendo en cuenta las fechas de terminación de los Proyectos.El Ejecutor o el Beneficiario pueden solicitar al OFI la prórroga a este plazo. En el caso de préstamos, la solicitud debe ser con la anuencia del prestatario.

FECHA VALOR Fecha efectiva en la que el OFI contabiliza o registra la transacción correspondiente. En el caso de desembolsos, es la fecha en la que el OFI realiza la transferencia de recursos al primer banco indicado en la solicitud de desembolso del ejecutor.

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNFIDA Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola

FIRMA DE AUDITOR(ES) EXTERNO(S)

Son los Auditores Independientes designados por la Secretaría de la Función Pública para dictaminar los Proyectos financiados por el OFI, y que son ejecutados por las Entidades, y Órganos Desconcentrados de la Administración Pública Federal.

FONDO ROTATORIO Mecanismo destinado a proporcionar liquidez a través de un anticipo o avance de fondos a un prestatario u organismo ejecutor para el pago de gastos elegibles, correspondientes a préstamos, donaciones o cooperaciones técnicas financiadas por el OFI.

FONDOS DE APORTE LOCAL

Ver Aporte Local

FONDOS OFI REEMBOLSADOS / REEMBOLSO DE GASTOS EFECTUADOS

Representa el desembolso realizado por el OFI con cargo a los recursos de la operación para reintegrar los recursos de gastos elegibles realizados con recursos del prestatario o ejecutor.

Estos gastos pueden ser del ejercicio actual o anteriores (estos últimos corresponden a los fondos que quedaron en trámite) desembolsados por el OFI durante el ejercicio sujeto a dictaminación.

FONDOS DE CONTRAPARTIDA NACIONAL

Ver Contrapartida Nacional.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE DESEMBOLSO

Documento requerido por el OFI en el cual se indica el monto a desembolsar, flujo bancario, componentes y/o categorías, montos a ser aplicados y el monto de la contrapartida local acumulado. Este documento debe ser firmado por el o los representantes autorizados ante el Banco.

GASTOS ELEGIBLES Fondos utilizados para la contratación de servicios de consultoría, obra, bienes y servicios vinculados directamente con una Categoría de Inversión definidas en el Proyecto y que cumplen con los criterios de elegibilidad establecidos en el contrato de préstamo, donación y/o cooperación técnica.

GASTOS RETROACTIVOS Gastos realizados por el ejecutor con anterioridad a la fecha de aprobación del Contrato/Convenio, y que deberán ser tramitados ante el OFI para su reembolso, siempre y cuando correspondan al Proyecto, cumplan con los criterios de elegibilidad y cuenten con la No objeción del OFI.

GUÍA Guía para la Gestión Financiera de los Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales (antes Lineamientos Generales).

IMCP Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C.

INTOSAI Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Supremas (International Organization of Supreme Audit

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNInstitutions).

Interim Financial ReportBanco Mundial

IFR, por sus siglas en ingles. Se refiere a los Reportes Financieros Interinos (son reportes periódicos que requiere el Banco Mundial de manera semestral), para efectos de estas Bases Generales corresponderían a los informes trimestrales.

LOAN MANAGEMENT SYSTEM (LMS)(SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PRÉSTAMOS)

Conocido generalmente como LMS, y se refiere al Sistema del BID utilizado para el control financiero de las operaciones.

Este genera varios informes que incluyen el LMS1 y el LMS10. La información de este sistema se puede obtener a través de la Extranet.

LMS 1BID

Informe del LMS que presenta el resumen, por componente de los montos aprobados, montos desembolsados, montos justificados, y saldos disponibles de una operación.

LMS 10BID

Informe del LMS que presenta las transacciones financieras y administrativas, segregadas por ejercicio, el que incluye el detalle de los desembolsos aprobados durante la vida del Proyecto.

MET Memorándum de Entendimiento Técnico sobre Arreglos de Auditoría.

El Memorándum de Entendimiento Técnico (MET) es el documento técnico que recoge los acuerdos establecidos en materia de auditoría entre el OFI y la Secretaría de la Función Pública. El MET armoniza la actuación de las instancias federales, las agencias financieras, los ejecutores de los proyectos y los órganos fiscalizadores.

El objetivo principal del MET es establecer las bases generales para la auditoría de operaciones con financiamiento del OFI.

MISIONES Son las visitas de campo realizadas por el OFI, que entre otros aspectos, se realizan para evaluar el grado de avance de los Proyectos, y para verificar la debida aplicación de los recursos del crédito externo autorizado en cada ejercicio presupuestario.

NORMAS GENERALES Son disposiciones de carácter general que regulan los derechos y obligaciones de las instancias involucradas en la ejecución de un Proyecto, y son parte integral de los contratos o convenios con el OFI.

NIAs Normas Internacionales de Auditoría.

NICs Normas Internacionales de Contabilidad.

NIIFs Normas Internacionales de Información Financiera.

NIFGs Normas de Información Financiera Gubernamental.

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNOECs Órgano Estatal de Control. Dependencia de cada uno de los

Gobiernos Estatales (Subnacionales), responsable de planear, organizar y coordinar el sistema de control, evaluación y auditoría en su respectiva Entidad Federativa.

OFIs Organismos Financieros Internacionales.Banco Mundial (BIRF), Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA).

OICs Órgano Interno de Control en Dependencias que audita Proyectos del Banco Mundial.

OTROS FONDOS Aportaciones efectuadas por terceras instancias en calidad de cofinanciadores de un Proyecto financiado parcialmente por el OFI.

Así también, se refiere a aportaciones adicionales en dinero y/o en especie que realizan los ejecutores o terceros institucionales (dependencias, fideicomisos o entidades).

PA Plan de Adquisiciones (BID).

PAC Programa de Adquisiciones y Contrataciones (Banco Mundial).

PAD Documento de Evaluación del Proyecto (Project Appraisal Document –Banco Mundial-).

PEP Plan de Ejecución del Proyecto (BID).

PARI-PASSU Es el porcentaje acordado que deberá aportar el OFI y el Gobierno Federal o el Beneficiario para mantener el equilibrio de las inversiones previstas en el Contrato/Convenio de préstamo o donación.

PRÉSTAMO Se refiere al financiamiento otorgado por el OFI (generalmente para préstamos de inversiones, o para operaciones globales de crédito).

Los préstamos para inversiones se refieren a préstamos para Proyectos específicos, préstamos para programas de obras múltiples y préstamos por etapas.

PRESTATARIO Institución del Gobierno, o en su caso, el Agente Financiero al cual el OFI concede un préstamo; cuando el prestatario no es un Gobierno, se exige que éste garantice el préstamo a través de la formalización de un convenio de garantía.

PROYECTO Se utilizará esta denominación, para referirnos a los Programas y Proyectos ejecutados por el Gobierno Federal en los ámbitos central, paraestatal, así como subnacional, con recursos federales, que son financiados total o parcialmente con recursos de los Organismos Financieros Internacionales (préstamos, donaciones y cooperaciones técnicas no reembolsables).

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CONCEPTO DESCRIPCIÓNREEMBOLSO DIRECTO Se refiere a las cantidades tramitadas ante el Agente

Financiero, y reembolsadas por el OFI en el ejercicio actual, sin utilizar la Cuenta Designada o Fondo Rotatorio.

SFP Secretaría de la Función Pública.

SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS (SOLICITUD DE DESEMBOLSOS)SOE’s (Statement of Expenditures).

Documento donde se relacionan los gastos con cargo al Proyecto, al cual podría anexársele copia de la documentación comprobatoria de los mismos (según se indique en la carta de desembolsos), para que el OFI efectúe los desembolsos correspondientes. Dicha solicitud de retiro de fondos es el formato establecido por el OFI, para que el prestatario (generalmente el Agente Financiero), solicite:

El reembolso de un pago o pagos ya hechos por el prestatario con recursos propios.

Anticipos para un Fondo Rotatorio. Reposición de fondos de ese Fondo Rotatorio. El pago directo a un tercero de cantidades que se le adeudan.

La solicitud de retiro de fondos debe presentarse conjuntamente con el Estado de Gastos (SOE para el Banco Mundial y Detalles de Pagos para el BID).

SOT’s Estado de Transferencias (Statement of Transference)

SUBPRÉSTAMOS Corresponden a los créditos otorgados por los prestatarios a diferentes beneficiarios con recursos del préstamo otorgado por el OFI.

TGRs Términos Generales de Referencia para Auditorías a Proyectos Financiados por Organismos Financieros Internacionales.

TIPO DE CAMBIO Es la tasa que debe aplicarse para la conversión de gastos realizados en una moneda, generalmente pesos mexicanos, a la moneda pactada en el contrato o convenio.

UNIDAD COORDINADORA DEL PROYECTO

Nombre que se le da en forma genérica al Ejecutor (o al área ejecutora del proyecto, ver definición arriba). Independientemente del nombre con el cual la denomine el Ente Público.

Es aquella instancia que se establece contractualmente para coordinar administrativa, técnica y financieramente la ejecución de un Proyecto, y por tanto es la responsable de consolidar, registrar, elaborar y presentar la información financiera del Proyecto, para efectos de generar los Estados Financieros (incluyendo la de sus regionales y subregionales, en los Estados y Municipios).

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