INTENDENCIA DE ADUANAS - Portal SAT · 4. Resolución número R-SAT-IA-001-2007del Intendente de...

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INTENDENCIA DE ADUANAS

Este documento es una COPIA CONTROLADA, sin embargo, la reproducción total o parcial del mismo se considera una COPIA NO CONTROLADA

Intendencia de Aduanas

Procedimiento para Manejo, Transporte, Almacenamiento, Mantenimiento y Calibraciónde Equipos en el Laboratorio Químico Fiscal

PR-IAD/DOP/LQF-LA-15

Versión I

Fecha de Aprobación

2 5 QCT. 2018

Objetivo

Proporcionar al personal de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal, Departamento Operativo, Intendencia de Aduanaslos lineamientos para el manejo, transporte, almacenamiento, mantenimiento y calibración de los equipos presentes en elLaboratorio Químico Fiscal -LQF-, para asegurar el funcionamiento apropiado a través de programas de mantenimientoy/o calibración de los mismos.

Alcance

El presente procedimiento debe aplicarse por el personal de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal, DepartamentoOperativo, Intendencia de Aduanas. Inicia con corroborar que el ingreso, instalación, calibración y verificación delfuncionamiento de los equipos nuevos cumplan con lo establecido y finaliza cuando se indica el estado de equipo en"Listado de Equipo del Laboratorio Químico Fiscal"

Personal y otros actores involucrados

Jefe de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal

2. Supervisor de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal

Analista de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal

4. Personal de la Unidad de Laboratorio Químico Fiscal

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Este documento es una COPIACONTROLADA, sin embargo, la reproducción total o parcial del mismo se considera una COPIA NO CONTROLADA

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Marco legal y documentos relacionados

1. Articulo 31 del Acuerdo de Directorio número 007-2007. Reglamento Interno de la Superintendencia de AdministraciónTributaria.

2. Artículos 2, 3 y 10 del Acuerdo de Directorio número 2-2008. Reglamento de Trabajo y Gestión del Recurso Humanode la Superintendencia de Administración Tributaria.

3. Articulo 8 de la Resolución número 467-2007. Resolución que detalla las figuras organizativas de segundo y tercernivel de las dependencias de la SAT.

4. Resolución número R-SAT-IA-001-2007 del Intendente de Aduanas de la Superintendencia de AdministraciónTributaria. Disposición administrativa que regula la designación de funciones de los Departamentos y Unidades queconforman la Intendencia de Aduanas, en el numeral Cuarto, Unidad de Laboratorio Químico Fiscal.

5. Resolución de Superintendencia Número SAT-DSI-779-2017. Disposiciones que regulan el registro de las normativasinternas de los órganos y dependencias de la Superintendencia de Administración Tributaria.

6. Guia para Laboratorios de Aduanas de la Organización Mundial de Aduanas; "Custom Laboratory Guide".

7. Norma Técnica COGUANOR NTG/ISO/IEC 17025 "Requisitos generales para la competencia de los laboratorios deensayo yde calibración, emitida por el Comité de ISO para la evaluación de la conformidad (CASCO).

Las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas citadas en el marco legal, deben entenderse con susrespectivas reformas.

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Normas internas

El personal de LQF cuenta con equipo analítico para realizar los diferentes análisis a su cargo, el presenteprocedimiento integra los diferentes aspectos que se deben considerar en el manejo, transporte, almacenamiento,mantenimiento y calibración del equipo.

2. El Supervisor de laboratorio/Jefe de laboratorio/personal de laboratorio asignado debe corroborar que el ingreso,instalación, calibración y verificación del funcionamiento de los equipos nuevos adquiridos por el LQF se realicesiguiendo los lineamientos que se establecen en el "Procedimiento de Licitación (Compras y Contrataciones mayoresde Q.900,000.00)" identificado como PR-GAF/DCYC-AL-01, "Procedimiento de Cotización (Compras yContratacionesa partir de Q. 90,001.00 hasta 900,000.00)" identificado como PR-GAF/DCYC-AL-02, "Procedimiento de CompraDirecta (Compras y Contrataciones hasta Q.90,000.00)" identificado como PR-GAF/DCYC-AL-05, "Procedimiento deFondo Rotativo" identificado como PR-GAF/DCYC-AL-06, "Procedimiento de Caja Chica" identificado como PR-GAF/DCYC-AL-08 y "Procedimiento de Contrato Abierto (Monto Indeterminado)" PR-GAF/DCYC-AL-09.

3. El supervisor del LQF debe mantener un inventario actualizado del equipo del laboratorio, en el formato "Registropara inventario de equipo del Laboratorio Químico Fiscal" RE-IAD/DOP/LQF-LA-15.

4. El personal del LQF está capacitado para utilizar los equipos y las autorizaciones respectivas son registradas en elformato "Registro para autorizaciones del personal del Laboratorio Químico Fiscal" RE-IAD/DOP/LQF-LA-31

5. El personal del LQF que opera los equipos, tiene acceso a los instructivos de cada equipo, en donde se detallan lostemas de uso, manejo, transporte y almacenamiento. Los instructivos están disponibles en el área instrumental delLQF para consulta tanto del personal del LQF, como del proveedor de servicios de mantenimiento, si es necesario.

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6. El supervisor del LQF/personal de LQF debe verificar que los equipos que son importantes para los ensayos seencuentren identificados de forma única con un código interno que está formado por dos iniciales (con letramayúscula), guión y número correlativo del equipo. Ejemplo: IR-01 (Espectrómetro infrarrojo número uno).

7. El analista responsable del equipo debe verificar que cada equipo cuente con una bitácora

7.1 La bitácora debe estar debidamente foliada, registrándose los siguientes datos:

7.1.1 Fecha de uso

7.1.2 Hora de inicio de uso

7.1.3 Hora de finalización de uso

7.1.4 Observaciones

7.1.5 Iniciales del analista/usuario del equipo

8.

7.2 Cada bitácora debe tener instrucciones de uso y estar identificada en la carátula como mínimo con la siguienteinformación: Nombre del documento, identificación, versión, fecha de vigencia. También debe contener losdatos del equipo al que pertenece, los cuales deben incluir como mínimo: nombre del equipo, código, marca,modelo/serie, fecha de compra, proveedor, analista titular y analista suplente.

El analista responsable del equipo debe verificar que esté identificado según el estado de funcionamiento en que seencuentre, elaborando un rótulo en donde se consigne la información siguiente:

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8.1 Cuando el equipo se encuentre pendiente de reparación utilizar el formato "Equipo pendiente de reparación" RE-IAD/DOP/LQF-LA-51 para identificar el equipo.

8.2 Cuando el equipo se deje operando analíticamente por un tiempo prolongado, el analista responsable delanálisis identifica el equipo de la siguiente manera "Equipo en uso" RE-IAD/DOP/LQF-LA-52

9. El Supervisor /Jefe del LQF debe elaborar la programación anual para el mantenimiento y calibración de equipo ymateriales de referencia y quedan registrados en el "Programa Anual de Mantenimiento y Calibración de equipos enel Laboratorio Químico Fiscal" RE-IAD/DOP/LQF-LA-26 y en el "Programa de Calibración de patrones y materiales dereferencia en el Laboratorio Químico Fiscal" RE-IAD/DOP/LQF-LA-45.

10. El Supervisor/Jefe del LQF debe verificar que se soliciten los mantenimientos y calibraciones de los equipos ymateriales de referencia según la programación anual elaborada. De ser posible se utilizarán proveedoresacreditados con la norma ISO 17025. Si es necesario retirar el equipo del LQF, el transporte hacia las instalacionesdel proveedor, se efectuará bajo las condiciones específicas de cada equipo.

11. El Supervisor/Jefe del LQF debe verificar que el mantenimiento y la calibración de los equipos sea realizado por unaempresa externa, capacitada yexperimentada, o bien una persona externa que cumpla con estos requisitos, quienespara el efecto emiten un certificado de calibración que incluye los resultados, la medición de la incertidumbre (paraanálisis cuantitativos y semi-cuantitativos) y una declaración de cumplimiento con especificaciones. Para demostrar lacapacidad yla experiencia de la empresa o la persona que realiza el mantenimiento yla calibración de los equipos, elSupervisor solicita un resumen del perfil de la empresa o del personal y además llena el formato "Evaluación deproveedores" RE-IAD/DOP/LQF-LA-09.

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12. El Supervisor/el Jefe del LQF debe verificar que cuando se requiera un mantenimiento no programado, la personaque brinda el servicio incluya los repuestos o consumibles necesarios, su instalación, calibración y verificación delfuncionamiento del equipo; el personal externo que lo realizó el mantenimiento no programado deja constancia de loactuado en el equipo, cuando este lo permita o documentalmente. Los documentos deben archivarse en la carpetacreada para el efecto.

13. El analista de LQF responsable del equipo debe verificar que al finalizar el mantenimiento o la calibración del equipola actividad se haya realizado a satisfacción.

14. El analista de LQF debe realizar las verificaciones semanales, las cuales se efectúan según lo indicado en losinstructivos de uso y manejo de cada equipo.

15. El analista de LQF debe notificar al Supervisor del LQF cuando en una verificación del equipo se detecta un datodudoso o diferente al esperado, el Supervisor del LQF debe solicitar un mantenimiento correctivo y calibración delequipo. Simultáneamente, debe evaluar si el equipo mostró comportamiento similar en días anteriores y en caso deser necesario, levanta un trabajo no conforme.

15.1 El analista de LQF debe identificar el equipo como "Equipo fuera de uso" RE-IAD/DOP/LQF-LA-53, cuando porfalta de suministros o de calibración, no se permita el uso del equipo hasta que esta situación sea enmendadapor medio de soporte técnico.

15.2 El analista de LQF debe indicar el estado en el inventario en el formato "Listado de Equipo del LaboratorioQuímico Fiscal" RE-IAD/DOP/LQF-LA-28 cuando el equipo se encuentre obsoleto o no haya disponibilidad desoporte técnico y se traslada a la bodega de equipo obsoleto del LQF y se identifica como "Equipo obsoleto" RE-IAD/DOP/LQF-LA-54.

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16.Cuando se cuente con una aplicación informática para la elaboración de los formatos indicados en el presenteprocedimiento, se deben utilizar los mismos, caso contrario se elaborarán según se describen en los registros delpresente procedimiento.

Otras Normas

17. El presente documento es una herramienta de orientación elaborada de conformidad con la legislación ydisposiciones administrativas aplicables, el estricto cumplimiento del mismo es responsabilidad de losfuncionarios/empleados y de los usuarios externos que lo apliquen y exime a los firmantes de la interpretaciónincorrecta o uso indebido que hagan del documento.

18. Si se hace referencia a un procedimiento que en una versión posterior cambie parcialmente de nombre, peromantenga la misma nomenclatura yfinalidad, se debe entender que se trata del que se encuentre vigente.

19. Cuando se presenten casos no previstos en el presente documento o cuando se tengan dudas de su aplicación, elfuncionario o empleado que lo ejecute debe analizar y resolver de conformidad con la prueba documental quesustente sus actuaciones, debiendo aplicar la normativa vigente y sólo de ser necesario para resolver debe recurrir asu jefe inmediato. De presentarse situaciones recurrentes ya resueltas, el Jefe de LQF, debe informarlo alDepartamento Normativo para que analice si corresponde la incorporación en el presente documento, en conjuntocon el Jefe del LQF.

20. Cuando se haga referencia a figuras organizativas que posteriormente sean sustituidas por otras, derivado de unproceso institucional de reestructuración organizacional, las funciones o atribuciones asignadas a éstas, seentenderán subrogadas porlas nuevas figuras creadas, siempre que, las nuevas figuras guarden relación en cuanto alas mismasfunciones o atribuciones y que la disposición administrativa que se emita así lo establezca.

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21. El presente documento entrará en vigencia 1 día después de su publicación en los sitios electrónicosinternos/externos de SAT.

Narrativa

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Actividad Responsable

1.Corrobora que el ingreso, instalación, calibración y verificación delfuncionamiento de los equipos nuevos cumplan con lo establecido

Supervisor delaboratorio/Jefe de

laboratorio/personal delaboratorio

2. Mantiene un inventario actualizado del equipo del laboratorio Supervisor del LQF

3.Corrobora que los equipos que son importantes para los ensayos se encuentrenidentificados de forma única con un código interno

Supervisor delLQF/personal de LQF

4. Verifica que los equipos cuenten con bitácora de uso Analista del LQF

5. Verifica que los equipos estén identificados según el estado de funcionamiento Analista del LQF

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Actividad

Elabora la programación anual para el mantenimiento y calibración de equipo ymateriales de referencia.

Verifica que los mantenimientos sean realizado por empresa externa capacitaday experimentada

Verifica que los mantenimientos no programados se realicen de acuerdo a loestablecido

Verifica al finalizar los mantenimientos y/o calibraciones que sean satisfactorios

Realiza verificaciones semanales

Si cumplen, sigue en proceso analítico

Si no cumple, notifica datos dudosos en verificaciones de equipo, siguen enactividad 11

Levanta trabajo no conforme y solicita mantenimiento


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Responsable

Supervisor /Jefe del LQF



Analista del LQF

Analista del LQF

Analista del LQF

Analista del LQF

Supervisor del LQF

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No. Actividad Responsable

12 Rotula "Equipo fuera de uso"Analista del LQF

13Indica estado de equipo en formato "Listado de Equipo del Laboratorio QuímicoFiscal"

Analista del LQF

Registros

Nombre del registro

Programa Anual de Mantenimiento y Calibración de equiposen el Laboratorio Químico Fiscal

RE-IAD/DOP/LQF-LA-26

Registro para inventario de equipo del Laboratorio QuímicoFiscal RE-1AD/DOP/LQF-LA-15

Programa de Calibración de patrones y materiales dereferencia en el Laboratorio Químico Fiscal


Tipo de Registro

Papel/Electrónico

Papel/Electrónico

Papel/Electrónico

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Nombre del registro

Registro para autorizaciones del personal del LaboratorioQuímico Fiscal


Evaluación de proveedoresRE-IAD/DOP/LQF-LA-09

Equipo pendiente de reparaciónRE-IAD/DOP/LQF-LA-51

Equipo en usoRE-IAD/DOP/LQF-LA-52

Equipo fuera de usoRE-IAD/DOP/LQF-LA-53

Equipo obsoletoRE-IAD/DOP/LQF-LA-54

Tipo de Registro

Papel/Electrónico

Papel/Electrónico

Papel

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Glosario


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Bitácora: Cuaderno para registro de datos de control de uso del equipo tales como: muestras analizadas, operario,calibración, mantenimiento y otros.

Calibración: consiste en comprobar las desviaciones de indicación de instrumentos y equipos de medida porcomparación con patrones con trazabilidad nacional o internacional.

Consumibles y/o repuestos: se denomina consumible a los insumos, reactivos o accesorios que son útiles para elcorrecto funcionamiento de los equipos y que tiene un período de vida finito.

Equipo: instrumento de medición, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellosnecesarios para llevar a cabo un proceso.

Inventarío: relación ordenada de los bienesde una empresa, institución o persona. Para fines de aplicación, estos bienesse refieren a los presentes dentro del área del LQF.

Mantenimiento correctivo: acción tomada para eliminar la causa de una falla detectada e indeseable en un equipo parasu buen funcionamiento.

Mantenimiento preventivo: acción tomada para evitar que un equipo se deteriore o dañe por uso excesivo, antes dequefalle.

Materiales de referencia (MR): Material o sustancia, del cual, uno o más de sus valores propios son suficientementehomogéneos y bien establecidos para ser usados en la calibración de un aparato, la evaluación de un método de

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medición, o para asignar un valor a un material. Un material de referencia puede estar en forma de sustancia pura omezcla, puede estar en forma de gas, liquido o sólido.

Perfil de Empresa: Permite anunciar los detalles de sus servicios, objetivos y experiencia a los clientes potenciales, y esresponsable de crear una buena primera impresión a los interesados.

Trabajo no Conforme: Incumplimiento con los requisitos acordados con el cliente.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitosespecificados.

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Tipo(s) de Anexo(s):

Identificación del Anexo

(Si aplica)

RE-GPD-GC-03

RE-GPD-GC-04





Ver. 1



RE-IAD/DOP/LQF-LA-53 Equipo fuera de uso

RE-IAD/DOP/LQF-LA-54 Equipo obsoleto

Listado de anexos

Nombre del Anexo

Lista de control de cambios

Lista de Distribución

Programa Anual de Mantenimiento y Calibración de equipos en el Laboratorio QuímicoFiscal

Programa de Calibración de patrones y materiales de referencia en el Laboratorio QuímicoFiscal

Registro para autorizaciones del personal del Laboratorio Químico Fiscal

Evaluación de proveedores

Equipo pendiente de reparación

Equipo en uso

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Nombre del

Documento:

No. de Versión

Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Control de Cambios

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, TRANSPORTE,ALMACENAMIENTO, MANTENIMIENTO YCALIBRACIÓN DE EQUIPOS EN ELLABORATORIO QUÍMICO FISCAL

No. de

Página

TODAS

Modificación Realizada

Primera versión de conformidad con la

Resolución de Superintendencia No.SAT-DSI-779-2017

Identificación

del documento:

Fecha

2 5 OCT. 2013

RE-GPD-GC-03

Versión 2

15/02/2016


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Gerencia de Planificación y Desarrollo Institucional

Lista de Distribución

RE-GPD-GC-04

Versión 5

Fecha de Aprobación15/02/2016

Nombre del

documento a ser

distribuido:

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, TRANSPORTE, ALMACENAMIENTO, MANTENIMIENTOY CALIBRACIÓN DE EQUIPOS EN EL LABORATORIO QUÍMICO FISCAL

Identificación del

documento a ser

distribuido:


Fecha de

aprobación deldocumento: 2 5 OCT. 2018

Nombre del funcionario/

empleado/figura organizativaPuesto que ocupa Ubicación física

Cantidad de

copiascontroladas

entregadas

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REGISTRO PARA AUTORIZACIONES DEL PERSONAL DELLABORATORIO QUÍMICO FISCAL

NO?.1BRE ACTIVIDADES PARA LAS CUALES ESTAAUTORIZADO

FECHA DE

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LABORATORIO QUÍMICO FISCAL

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Fecha:

Nombre del Proveedor

Calidad del

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Servicio

Cumplimiento de

Especificaciones

Técnicas

Período de Garantía

/ Fechas de

Vencimiento

Servicio al Cliente

(antes, durante y

post venta)

Efectividad de Entrega /

Cumplimiento de Plazos

Precio /

Crédito

Respuesta

Frente a

Reclamos

Punteo

Total

Aprobado/

Reprobado

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CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES

Mayor a 85 Puntos APROBADO

Entre 70 y 85 Puntos APROBADO CON ACCIONES DE MEJORA

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EQUIPO PENDIENTE DE REPARACIÓN

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