INTEGRACIÓN SISTEMAS DE GESTION UNE

La integracin de sistemas de gestin normalizados sobre la base de los procesos Estudio a partir de un panel de expertos en el mbito del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin.

LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN NORMALIZADOS SOBRE LA BASE DE LOS PROCESOS

NDICE

1. Introduccin.................................................................................................. 21.1. Breve introduccin a la norma UNE 66177:2005. ............................................... 3 1.2. La gestin por procesos como va para la integracin...................................... 3 1.3. La gestin por procesos en la norma UNE 66177:2005...................................... 3 1.4. La necesidad de analizar el contexto para la integracin de sistemas................ 3

2. Objetivos. ...................................................................................................... 3 3. Metodologa utilizada en el estudio. ........................................................... 3 4. Desarrollo...................................................................................................... 34.1 Mtodo de anlisis de contexto para la integracin: Parmetros. ........................ 3 4.2 Mtodo de representacin de procesos de forma integrada ................................ 3

5. Conclusiones................................................................................................ 3 6. Referencias ................................................................................................... 3 Anexos .............................................................................................................. 3ANEXO 1: Adaptacin a lista de chequeo del mtodo de evaluacin del nivel de madurez ... 3 ANEXO 2: Despliegue de los parmetros complejidad, alcance y riesgo en variables. .......... 3 ANEXO 3: Matrices de evaluacin para el anlisis de contexto para la integracin................ 3

Autor: Miguel ngel Carmona Calvo (IAT) Septiembre 2008

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1. Introduccin.En la actualidad, muchas son las organizaciones que han decidido abordar la gestin de determinadas reas de gestin mediante la aplicacin de normas reconocidas (nacionales y/o internacionales). Estas normas constituyen sin duda referencias de gran utilidad que permiten dar estructura y fundamento a la manera de llevar a cabo unas determinadas actividades, y de ejercer un control sobre las mismas. La calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo son algunas de las reas de gestin en las que fcil y rpidamente se pueden identificar normas internacionales que son ampliamente utilizadas por muchas organizaciones a nivel internacional. En la siguiente figura se muestra grficamente la estructura de las normas principalmente aplicadas en las reas de gestin de calidad (ISO 9001:2000), gestin ambiental (ISO 14001) y la gestin de la seguridad y salud en el trabajo (OHSAS 18001):

ESTRUCTURA ISO 9001:2000

ESTRUCTURA ISO 14001:2004

ESTRUCTURA OHSAS 18001:2007

Mejora continua

Mejora continua

4.6

Revisin por la Direccin

Poltica medioambiental

4.24.6

Revisin por la Direccin

Poltica de Seguridad y Salud Trabajo

4.2

Planificacin4.5

4.3

4.3

Planificacin4.5

Control y accin correctora

Implantacin y funcionamiento

4.4

Verificacin y accin correctora

Implementacin y operacin

4.4

P

ENFOQUE COMN

A C

D

P Plan(Planificar) D Do(Hacer) C Check(Verificar) A Act(Actuar)

CICLO DE MEJORA CONTINUA

Ante la proliferacin de este tipo de normas de gestin y de su implantacin, y considerando que todas ellas estn soportadas en unos principios comunes, es clara la necesidad de las empresas de tratar de aprovechar las sinergias existentes entre dichas normas, buscando la mayor integracin posible entre las mismas.


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Son diversos los anlisis y estudios que hablan de dichas sinergias y de los beneficios que se pueden derivar de ellas de cara a la integracin (reduccin de papel, disminucin de la burocracia, mayor y mejor visin unitaria, mayor equilibrio en el establecimiento de objetivos, clarificacin de responsabilidades, etc.) [11][14][24][28][31]. No obstante, son pocos los estudios que aportan pautas o directrices acerca de cmo llevar a cabo dicha integracin. El objeto del trabajo que se recoge en el presente documento es precisamente avanzar en esta cuestin bajo una premisa esencial: la gestin integrada es ms eficaz y eficiente cuando esta se aborda mediante una gestin por procesos. Este hecho es avalado por algunas referencias como: Norma UNE 66177:2005. Gua para la integracin de los sistemas de gestin. Esta norma establece que la integracin depende del nivel de madurez en la gestin por procesos, y en su apartado 5.3.1 considera la gestin por procesos como mejor mtodo para la integracin de los sistemas de gestin [42]. Artculo sobre Modelos de implantacin de los sistemas integrados de gestin de la calidad, el medio ambiente y la seguridad. Ferguson Amores, Garca Rodrguez & Bornay Barrachina (2002). Investigaciones Europeas, Vol. 8, N 1, 2002. En dicho artculo se recogen las conclusiones de un estudio experimental que apunta que la integracin sobre la base de los procesos de la organizacin es el modo ms eficaz [15]. La norma UNE 66177:2005 proporciona directrices para desarrollar, implantar y evaluar el proceso de integracin de los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo.

1.1. Breve introduccin a la norma UNE 66177:2005. Para contextualizar la temtica objeto de este trabajo, es importante mencionar que la norma UNE 66177:2005 es una norma espaola cuyo objeto es ayudar a las organizaciones a llevar a cabo, total o parcialmente, la integracin de los sistemas de gestin mencionados (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) en busca de una mayor eficacia en su gestin y de aumentar su rentabilidad. Para evitar confusiones, conviene tambin hacer nfasis en que esta norma no pretende reemplazar a las normas existentes sobre sistemas de gestin, sino ayudar en la implantacin integrada de los mismos. No plantea, por tanto,Autor: Miguel ngel Carmona Calvo (IAT) Septiembre 2008 Pgina 3 de 68


requisitos sino pautas para favorecer el establecimiento y el desarrollo de una estrategia de integracin. Para ello, la norma aporta un conjunto de orientaciones y mtodos que se estructuran en aspectos concretos como el desarrollo de un plan de integracin, su implementacin y la revisin y mejora del sistema integrado. La estructura de esta norma se muestra grficamente en la siguiente figura.

5 Desarrollo del Plan de Integracin5.1 Beneficios esperados 5.2 Anlisis de contexto 5.3 Seleccin del nivel de integracin 5.4 Elaboracin del plan de integracin 5.5 Apoyo de la alta direccin

5 Revisin y mejora del sistema integrado de gestin7.1 Evaluacin de la eficacia del plan integracin 7.2 Seguimiento y mejora del Sistema integrado

A

P

V

H6 Implantacin del Plan de Integracin

Con la norma UNE 66177:2005 se encuentra, en definitiva, una referencia a la pregunta cmo puedo integrar mis sistemas de gestin normalizados?. La existencia de esta norma, y la escasa disposicin de referencias normativas y metodolgicas que den respuesta a la pregunta anterior, hacen necesario su anlisis. Con esto anterior no se pretende afirmar que la norma UNE 66177 sea la nica existente en esta materia, pero s introduce, a diferencia de otras como la norma britnica HB 10173 Management System Integration (norma de la BSI British Standards Institution) o la norma AS/NZS 4581, el principio de la gestin por procesos como base para la integracin. As, mientras la norma HB 10173 o la norma AS/NZS 4581 identifican qu elementos son comunes a los tres sistemas de gestin (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) y aporta una visin de tales elementos, la norma UNE 66177 no trata de identificar tales elementos ni de describir elementos similares, pero s ofrece una metodologa para que la propia organizacin identifique tales sinergias considerando a los procesos como la va para ello.


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En conclusin, no se encuentran muchas referencias que permitan dejar claro cmo la gestin por procesos ayuda a la integracin de estos sistemas. Por ello, es necesario centrar este principio. De forma esquemtica, en los siguientes prrafos se introduce la gestin por procesos como mtodo para la integracin. 1.2. La gestin por procesos como va para la integracin. Como ya es conocido, un proceso est constituido por un conjunto de actividades que transforman unas entradas (inputs) en salidas (outputs) de forma que persiguen con dicha transformacin generar un valor aadido. Para que un proceso sea considerado como tal necesita, adems, disponer de recursos, que son los que permiten la ejecucin del mismo [34] [35].

Producto

PROCESO

CLIENTE

Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.ISO 9000:2005

Las actividades que se realizan dentro del proceso, junto a los recursos utilizados, permiten que el producto1 saliente (ya sea un bien tangible o un servicio) disponga de una serie de caractersticas que le confieran una aptitud para cumplir con los requisitos del cliente (ya sea cliente externo u otro proceso de la organizacin). Esta es la visin del proceso desde el punto de vista de un sistema de gestin de la calidad y de la norma ISO 9001. No obstante, adems de permitir la dotacin de las caractersticas al producto obtenido por el proceso, las actividades y recursos empleados afectan o pueden afectar a otras partes relacionadas con el proceso, y en concreto a las personas de la organizacin o al propio entorno ambiental [11]. Es decir, las mismas actividades y recursos que permiten obtener un producto para un cliente (interno o externo), pueden ser origen de riesgos laborales a las personas o de aspectos ambientales que se pudieran derivar en impactos en el entorno [11]. En la siguiente figura se muestra grficamente este enfoque de orientacin integrada de un proceso hacia sus partes interesadas o grupos de inters, en relacin con las reas de gestin mencionadas (calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo) [11].

1

La norma familia de norma ISO 9000 considera el trmino producto como el resultado de un proceso, existiendo cuatro categoras diferentes: servicios (ej, transporte), materiales (ej, lubricante), software (ej, programa informtico, manual de usuario) y hardware (ej, parte mecnica de un motor). Pgina 5 de 68



Las actividades del proceso afectan a:

Las caractersticas del producto. Los aspectos medioambientales que se produzcan Los riesgos laborales que se generen a los trabajadores

Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.ISO 9000:2005

Productos

PROCESORiesgos laborales Aspectos ambientales

CLIENTE

PERSONAS

SOCIEDAD

Figura. Esquema grfico de orientacin integrada de un proceso

Se puede afirmar que un proceso interacciona con varias partes interesadas, como los clientes del proceso, las personas de la organizacin y la sociedad, al tener influencia en la calidad del producto, en la seguridad y salud de las personas y en los aspectos ambientales, respectivamente. Este fundamento tiene las siguientes implicaciones: Considerar la integracin sobre la base de los procesos implica entender cmo los procesos se deben gestionar para obtener productos que cumplan tanto los requisitos del cliente, como los ambientales y los de seguridad y salud en el trabajo. Y esto no es lo nico. El enfoque de gestin basado en procesos enfatiza la realizacin de un seguimiento y medicin para asegurar que se obtienen los resultados esperados en estas reas [1] [11][18]. La manera de integrar la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo en el mbito de un proceso pasa por cuestionarse la influencia que dicho proceso tiene respecto a las tres reas y determinar la finalidad de ese proceso, no slo en trminos de cumplimiento de requisitos del cliente, sino tambin en trminos de cumplimiento de requisitos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo [11]. Esto tendr que hacerse con independencia del tipo de proceso, ya sea un proceso de planificacin, de gestin de recursos o de fabricacin. En cada caso, la influencia y la finalidad ser diferente, pero siempre debe ser concebida considerando las tres reas.


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A su vez, las actividades que se realizan en el seno del proceso son las que deben conducir al mismo hacia la finalidad planteada. Cuando es necesario describir tales actividades, se debera utilizar algn tipo de soporte (papel o informtico) que reflejar eficazmente la informacin necesaria, lo que tambin puede abordarse de manera integrada. 1.3. La gestin por procesos en la norma UNE 66177:2005. La gestin por procesos es el fundamento que claramente rige la norma UNE 66177:2005. De hecho, su apartado 5.3.1 afirma que la aplicacin de la gestin por procesos productivos normalmente conlleva cambios organizativos (organigrama, responsabilidades, etc.) derivados de la necesidad de dotar a los propietarios de los procesos de la responsabilidad, autoridad y capacidad necesaria para su gestin, as como para la gestin unificada de los requisitos y factores de los diferentes sistemas que se encuentran en cada proceso. El esquema anteriormente planteado, con esa triple orientacin del proceso, se hace notorio a travs de la descripcin en la norma UNE 66177:2005 de los tres mtodos de integracin posibles (todos ellos basados en este fundamento), y que se resumen en los siguientes cuadros.

MTODO BSICOPoltica de gestin integrada, un solo Manual de Gestin. Definicin de responsabilidades y funciones en los procesos crticos. Algunos procesos integrados: Identificacin de aspectos legales, documental, auditoras,

gestin

MTODO AVANZADOMapa de procesos que integra todos los procesos en las diferentes reas de gestin. Definicin completa de factores en los procesos (propietarios, objetivos, indicadores, ) Revisin y mejora sistemtica de los procesos considerando los requisitos de cada sistema.Entradas Producto

PROCESORiesgos laborales Aspectos ambientales

CLIENTE

PERSONAS

SOCIEDAD

MTODO EXPERTOLos objetivos e indicadores estn integrados, y se despliegan en los procesos. Los procesos consideran la voz de todos sus grupos de inters. La gestin por procesos se extiende a otras actividades (administrativas y econmicas) y se involucran a proveedores.

La norma UNE 66177:2005, adems de ofrecer informacin acerca de estos tres mtodos de integracin, aporta una metodologa para la seleccin del ms apropiado, basndose de manera previa en un anlisis de contexto.Autor: Miguel ngel Carmona Calvo (IAT) Septiembre 2008 Pgina 7 de 68


1.4. La necesidad de analizar el contexto para la integracin de sistemas. La norma UNE 66177:2005 considera necesario que una organizacin conozca sus propias caractersticas antes de desarrollar un plan de integracin. Se trata con ello de obtener aquellos datos que sean relevantes para llevar a cabo la toma de decisiones acerca de la estrategia de integracin. Para ello, la norma propone que como una de las primeras fases antes de abordar un plan de integracin, se lleve a cabo un anlisis de contexto en el que se analicen los siguientes cuatro parmetros: Madurez Complejidad Alcance Riesgo

La norma define cada uno de estos cuatro parmetros, aunque solo en el primero de ellos (madurez) aporta un mtodo para la evaluacin. Se detecta en este punto una posible carencia: la norma no establece mtodos para la evaluacin de algunos de los parmetros considerados en el anlisis de contexto. Con estas consideraciones, se puede afirmar que la bondad de la norma radica precisamente en dos pilares esenciales: En un adecuado (fundamentado y riguroso) anlisis de contexto para la seleccin del mtodo de integracin, ya que de lo contrario podra dirigir a la empresa hacia la eleccin de una estrategia y de un mtodo de integracin inapropiado. Esto implica que los parmetros objeto de anlisis deben estar adecuadamente desplegados para asegurar la consideracin de todos los aspectos necesarios. No obstante, actualmente no se evidencia que el mtodo de anlisis de contexto propuesto en la norma UNE 66177:2005 despliegue todos los parmetros, ni se han definido criterios de evaluacin para los mismos, por lo que se identifica una clara oportunidad de mejora. Obviamente, el mtodo de anlisis de contexto debe ser exhaustivo, pero a la vez sencillo. Y en todo caso, sera necesario tener en cuenta que la dificultad en la aplicacin del mtodo no debe superar la utilidad de los resultados que de l se obtienen. Que los mtodos de integracin estn basados en la gestin por procesos, ya que aunque se ofrecen tres mtodos de integracin, estosAutor: Miguel ngel Carmona Calvo (IAT) Septiembre 2008 Pgina 8 de 68


deben servir de orientacin y no como requisitos de aplicacin obligatoria. Por este motivo, es importante analizar las implicaciones que tiene la aplicacin de la gestin por procesos para la integracin. Los tres mtodos propuestos en la norma estn muy levemente desarrollados y no determinan la forma de abordarlos, ofreciendo escasa orientacin a las empresas acerca de cmo formalizar la integracin. En definitiva, y considerando estos dos pilares, el presente documento pretende reflejar las actividades y las conclusiones obtenidas de un estudio realizado acerca de las directrices y mtodos establecidos en la norma UNE 66177:2005, as como en relacin con la aplicacin de la gestin por procesos para la integracin.

2. Objetivos.Los principales objetivos que se establecen con este estudio son los siguientes: Analizar el contenido de la norma UNE 66177:2005 Gua para la integracin de los sistemas de gestin, como va til para el desarrollo de una estrategia y un plan de integracin. Esto incluye: o Analizar la metodologa para el anlisis de contexto propuesta en la norma. o Desplegar los parmetros objeto del anlisis de contexto de manera que permita la mejora de la metodologa inicialmente propuesta. o Analizar la utilidad de la metodologa de anlisis de contexto para la determinacin de la estrategia de integracin sobre la base de los procesos. Analizar cmo la gestin por procesos permite la integracin de sistemas de gestin normalizados de la calidad, medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo de manera ms eficaz, y cmo se puede formalizar dicha integracin, en coherencia con el propio principio de gestin por procesos y con lo establecido en la norma UNE 66177:2005.


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3. Metodologa utilizada en el estudio.Considerando que los objetivos planteados se centran en analizar las directrices, principios y factores para la integracin ya mencionados, se ha decidido abordar este anlisis mediante la participacin de profesionales expertos con experiencia en las materias analizadas. Para ello, se llev a cabo la configuracin de un Panel de Profesionales, constituido por expertos con conocimientos en la implantacin y mejora de sistemas de gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Estos profesionales pertenecen a las siguientes empresas:Empresa ALJARAFESA Observaciones2 Empresa mancomunada de los municipios del Aljarafe sevillano dedicada a la gestin integral del ciclo del agua en municipios de esta zona. Cuenta con sistema de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Entidad del sistema portuario de titularidad estatal, dependiente del Ministerio de Fomento. Asiste profesional miembro del Club de Evaluadores del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin. Empresa spin off de la Universidad de Cdiz, del sector aeronutico Dispone de sistemas de gestin de la calidad (ISO 9001, EN 9100 y otros referenciales del sector aeronutico), medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Excelencia Empresarial en categora de pyme en 2007. Empresa pblica del Ayuntamiento de Sevilla, dedicada a la gestin integral del ciclo del agua en Sevilla y otros municipios Dispone de sistemas de gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en algunos de sus centros. Profesionales miembros del Club de Evaluadores del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin. Empresa pblica del Ayuntamiento de Mlaga, dedicada al transporte urbano de viajeros. Dispone de sistemas de gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo en todos sus centros. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Excelencia Empresarial en categora de gran empresa en 2006. N de expertos 1

AUTORIDAD PORTUARIA DE HUELVA EASY INDUSTRIAL SOLUTIONS

1

2

EMASESA Empresa Metropolitana de Abastecimiento y Saneamiento de Aguas de Sevilla

1

EMT, Empresa Malaguea de Transportes, S.A.M.

2

2

Cuando se refiere a sistemas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, se toman como referencia las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHAS 18001. Pgina 10 de 68



ISOTROL

Empresa del sector de la consultora, los sistemas de informacin y de soporte tecnolgico. LIMASA es una empresa mixta cuyo objeto social es la realizacin del servicio de limpieza pblica, recogida, transporte, tratamiento y eliminacin de residuos slidos y urbanos de la ciudad de Mlaga. Cuenta con diferentes centros de trabajo, de entre los cuales el centro de tratamiento de RSU dispone de un sistema de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, as como un sistema conforme a SA 8000. ELIMCO desarrolla actividades dentro de la ingeniera y consultora, la tecnologa de la informacin, el mantenimiento, el desarrollo de infraestructuras aeroportuarias e industriales, los sectores de petrleo y gas, la aeronutica, la simulacin, el desarrollo de sistemas navales y los sistemas cartogrficos, y el sector energtico. Dispone de sistema de gestin de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Ganadora del Premio Andaluz a la Excelencia en Innovacin Empresarial en categora de gran empresa en 2007. Empresa dedicada a la fabricacin de productos cermicos que dispone de sistemas de gestin de la calidad, del medio ambiente y de la seguridad y salud en el trabajo, todos ellos certificados.

1

LIMASA, Servicio de Limpieza Integral de Mlaga III, S.A.

1

MANTENIMIENTO Y MONTAJES ELIMCO

2

PROCERAM

1

La finalidad era conformar un grupo de trabajo con profesionales que tuvieran conocimientos y experiencias en la gestin normalizada. Por este motivo, se llev a cabo una difusin preferente de esta iniciativa entre las Entidades Asociadas del Centro Andaluz para la Excelencia en la Gestin (centro operativo del IAT encargado de la promocin de los principios de la excelencia empresarial - www.iat.es/excelencia), as como entre los miembros del Club de Evaluadores de dicho centro, que aglutina a profesionales con experiencia y conocimientos en las materias objeto de anlisis. De un total de ms de 30 solicitudes, se constituy un grupo de 12 profesionales pertenecientes a las empresas mencionadas en la tabla anterior. La dinmica del panel de trabajo, denominado PANEL DE PROFESIONALES era precisamente, abordar, conocer, analizar, debatir, cuestionar, consensuar y validar mtodos que permitan un avance en la integracin de sistemas de gestin normalizados, basndose en los siguientes principios: Los ponentes coordinan la dinmica de cada sesin, dirigen las reas de conocimiento a abordar, aportan los conocimientos (principios, fundamentos, metodologas, ) y moderan los debates. Los asistentes participan activamente, realizan casos prcticos y/o ejercicios en las sesiones presenciales y desarrollan los trabajos en lasAutor: Miguel ngel Carmona Calvo (IAT) Septiembre 2008 Pgina 11 de 68


empresas, a fin de experimentar con los conocimientos y mtodos abordados. En la siguiente figura se refleja la metodologa de trabajo empleada:

Mtodo o modelo existente

Anlisis del mtodo y del despliegue

o Norma UNE66177:2005 Aplicacin Experimentacin

Mtodo mejorado y/o validado

Validacin

En sesiones presenciales

En sesiones de trabajo en empresa

Figura. Esquema general metodolgico seguido por el Panel de Profesionales

Como se puede apreciar, la metodologa combina las actividades de aportacin de conocimientos y su anlisis, con la aplicacin en la empresa de los conocimientos adquiridos a fin de validar y/o mejorar los mtodos aportados. Se trata, en definitiva, de una dinmica de trabajo grupal, que dista un poco de otros mtodos cualitativos de consenso y toma de decisiones (como el mtodo DELPHI3, mtodo ampliamente utilizado para prospectiva), pero que se adapta muy apropiadamente a los objetivos propuestos [21][22]. Del mtodo DELPHI se toma la caracterstica de iteracin y retroalimentacin, mientras que la caracterstica del anonimato se asegura solamente acerca de las opiniones u observaciones inicialmente vertidas por los participantes. Es cierto que no se han utilizado cuestionarios ni tampoco se han tratado estadsticamente los resultados, por lo que los consensos alcanzados deben ser tenidos en cuenta como un primer acercamiento a la mejora de los mtodos analizados en el Panel. En cambio, aade como principal fortaleza el doble anlisis individual que se lleva a cabo (primero en la sesin presencial y segundo en la propia organizacin) por lo que los participantes tienen la posibilidad de madurar sus conocimientos y aportaciones desde la perspectiva de la aplicacin real en la empresa.

3

El mtodo Delphi consiste en un mtodo general para estructurar el proceso de comunicacin grupal, de modo que ste sea efectivo para permitir que un grupo de individuos que funcionan como un todo aborden problemas complejos. Por consiguiente, mediante este proceso sistemtico se intenta lograr un consenso de grupo que dar como resultado una investigacin ms abierta y profunda, ya que cada uno de los miembros del grupo aporta nuevos aspectos que sern estudiados en las fases posteriores de la investigacin. Pgina 12 de 68



La dinmica de funcionamiento del panel consisti, en definitiva, en repetir este ciclo para abordar diferentes conocimientos/mtodos y permitir su anlisis y validacin. En la siguiente figura se puede observar las cuatro sesiones programadas as como las materias abordadas por parte del grupo.

IATLa gestin por procesos (aspectos bsicos iniciales). La norma UNE 66177:2005: Metodologa para el anlisis de contexto para la integracin: despliegue de parmetros.

EMPRESAS

Anlisis del despliegue de los parmetros del anlisis de contexto, su importancia y caracterizacin.

Puesta en comn y revisin de los resultados. Consenso del despliegue y caracterizacin de parmetros. Modelo de gestin integrada sobre la base de los procesos (1 parte): Estructura de procesos.

Puesta en comn y revisin de los resultados. Validacin de la metodologa de anlisis de contexto. Modelo de gestin integrada sobre la base de los procesos (2 parte). Descripcin integrada de procesos. Seguimiento y medicin.

Aplicacin de la metodologa para el anlisis de contexto. Anlisis de la estructura de procesos de la empresa y de los procesos existentes. Elaboracin de un mapa de procesos integrado.

Descripcin integrada de dos procesos previamente seleccionados. Identificacin de indicadores para el seguimiento.

Puesta en comn y revisin de los resultados. Validacin del modelo global parta la gestin integrada sobre la base de los procesos.

Figura. Distribucin de las materias abordadas en el Panel siguiendo la metodologa propuesta

Las sesiones presenciales se celebraron los das 29 de mayo, 5 de junio, 17 de junio y 25 de junio. Como se deduce de todo lo anterior, este enfoque metodolgico (de la dinmica de trabajo) persigue la aplicacin de un conocimiento de forma real (previamente transferido en sesiones informativas y de capacitacin), como mejor va para la confirmacin de la utilidad de los conocimientos transmitidos. Por ltimo, es importante resear que este enfoque se adapta muy bien a la necesidad que tienen muchos centros de I+D (como es el caso del Instituto Andaluz de Tecnologa) de acercar los nuevos conocimientos generados a las empresas, como frmula para asegurar la aplicabilidad en el futuro.


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4. Desarrollo.4.1 Mtodo de anlisis de contexto para la integracin: Parmetros. Como ya se ha comentado anteriormente, la norma UNE 66177:2005 considera necesaria la realizacin de un anlisis de contexto como primer paso para el desarrollo de una estrategia y un plan de integracin. Con este anlisis se persigue que una organizacin tenga conocimiento acerca de: o qu capacidad y experiencia posee para abordar el proceso de integracin? o cules son las necesidades y expectativas de sus clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacer el sistema integrado? o qu sistemas de gestin posee la organizacin para dar respuesta a esas necesidades? o qu riesgos tiene la integracin en la organizacin? Por este motivo, el anlisis considera los siguientes cuatro parmetros: Madurez Complejidad Alcance Riesgo.

La norma UNE 66177:2005 entiende que la adopcin de una estrategia o mtodo de integracin (bsico, avanzado o experto) depende de los resultados del anlisis de estos cuatro parmetros. En la siguiente figura se muestra de forma grfica el proceso para la seleccin del mtodo de integracin ms apropiado, segn se contempla en la propia norma UNE 66177:2005.


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Anlisis de contexto

Mejora de la eficacia del SIG

Nivel de madurez segn anexo C?2

2,3: ALTO - Si el valor numrico del promedio < 1,4: BAJO - Si el valor numrico del promedio est entre 1,4 y 2,3:MEDIO


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EVALUADOR EMPRESA

MADUREZ

Ejemplos de evidencias

Marcar con una X

Valoracin INICIAL

Valor numrico 1

Observaciones

INICIAL: Sin aproximacin formal: No existe enfoque a procesos o la informacin es La actividad o proceso se realiza limitada slo a los procesos clave. total o parcialmente, pero no se documenta de manera adecuada.

BSICO: Aproximacin reactiva: La actividad o proceso se realiza totalmente y se documenta de manera adecuada existiendo mnimos datos de su seguimiento y revisin para la mejora.

El sistema de gestin se basa en procedimientos, registros e instrucciones, que aseguran la calidad del producto o servicio. Se evala a los proveedores de manera sistemtica, y existen criterios de evaluacin, pero no se les tiene en cuenta en el diseo de los procesos. Se han definido y comunicado las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos crticos para la calidad, seguridad o gestin ambiental del producto o servicio. Satisface la Norma UNE-EN ISO 9001.

Nivel no alcanzado


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AVANZADO: Aproximacin del sistema formal estable: La actividad o proceso se realiza y revisa; se toman acciones derivadas del seguimiento y anlisis de datos. Existe tendencia a la mejora en etapas tempranas del proceso.

El sistema de gestin de la calidad se ha basado en la identificacin y documentacin de los procesos de gestin o estratgicos, los procesos operativos o clave y los procesos de soporte, y sus interrelaciones, conformando as el mapa de procesos de la organizacin. Estn identificados los elementos de entrada y salida de los procesos. Los procesos son revisados y mejorados de manera regular. Tambin se han definido objetivos concretos cuantitativos, para lo que existe el consiguiente indicador de seguimiento. El personal conoce los procesos y es debidamente formado para el desempeo de sus funciones dentro de ellos. Se definen y comunican, propietarios y personal vinculado para todos los procesos. Se incluye la voz del cliente, proveedores y otras partes interesadas en el diseo de los procesos. La direccin asegura que todos los procesos son eficaces para satisfacer a los clientes. La direccin ha definido un plan operativo para gestionar los procesos, donde se incluye: requisitos de entrada y salida. Verificacin y validacin, oportunidades y acciones de mejora de procesos.

Nivel no alcanzado

EXPERTO: nfasis en la mejora continua: La actividad o proceso se realiza,

Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisin sistemtica.

Nivel no alcanzado


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se revisa y se toman acciones derivadas del anlisis de los datos. El proceso es eficaz y eficiente. Tendencia mantenida a la mejora.

Los procesos de gestin sistematizados incluyen actividades administrativas y econmicas.

Los procesos del sistema cuentan con su propietario y personal vinculado identificado. Existe un despliegue completo de indicadores y objetivos en todos los procesos y subprocesos. Existe evidencia de la mejora de los procesos gracias a la revisin sistemtica, bien a travs de autoevaluaciones, revisiones del sistema por la direccin, u otras. La organizacin se enfoca hacia la mejora de los procesos, para asegurar la creacin de valor para todas las partes interesadas. Se involucra a los proveedores en la mejora de los procesos. Se han establecido alianzas con proveedores para mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos. La organizacin revisa peridicamente el desempeo del proceso para asegurar su coherencia con el plan operativo. Los procesos estn optimizados y sus propietarios innovan con el fin de buscar nuevas oportunidades de mejora, por ejemplo mediante actividades planificadas y actividades de benchmarking.

PREMIO: Desempeo de mejor en su clase: La actividad se realiza y se revisa teniendo en cuenta lo que hacen

Nivel no alcanzado


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los mejores en el sector y midiendo el nivel de satisfaccin de las partes afectadas y se toman acciones derivadas del seguimiento de la revisin. Se mide la eficacia y eficiencia de la actividad y se mejora continuamente para optimizarla.

Los procesos guan la organizacin hacia la total satisfaccin de los clientes y otras partes interesadas.

MADUREZ

INICIAL

1

COMPLEJIDAD Clientes

Ejemplos de evidencias Pocos clientes. Alta fidelidad de los clientes (escasa rotacin). Clientes homogneos y uniformidad en el establecimiento de requisitos. Existen pocos requisitos establecidos por los clientes y con escasa definicin. Escasa dependencia de los clientes. N considerable de clientes. Fidelidad media de los clientes (rotacin media). Existen algunos segmentos de clientes y cierta diversidad en los requisitos demandados por stos. Establecimiento y definicin media de requisitos. Dependencia moderada de los clientes. Gran nmero de clientes. Baja fidelidad de los clientes (alta rotacin). Existen muchos segmentos de clientes y una alta diversidad en el establecimiento de requisitos. Establecimiento y definicin de requisitos detallados y numerosos. Alta dependencia de los clientes (empresas tractoras) y posible intervencin en los procesos de la empresa.

Marcar con una X

Valoracin

Valor numrico

Observaciones


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Sociedad

Personas

Proveedores Colaboradores

Las actividades son de bajo o ningn impacto en la comunidad (ambiental, laboral, econmica y social). Incidencia leve en la vida pblica, apenas es vista como necesaria para el desarrollo de la sociedad. Escasa o ninguna relacin con entidades pblicas, organizaciones representativas de la sociedad, y no es necesaria. Las actividades pueden ocasionar impactos en la comunidad (ambiental, laboral, econmica y social). Incidencia moderada en la vida pblica, es vista como inlfluyente para el desarrollo de la sociedad. Algunas relaciones con entidades pblicas, organizaciones representativas de la sociedad, y/o se consideran necesarias. Las actividades pueden ocasionar impactos importantes en la comunidad (ambiental, laboral, econmica y social). Incidencia muy significativa en la vida pblica ; o vista como altamente inlfluyente para el desarrollo de la sociedad. Muchas relaciones con entidades pblicas, organizaciones representativas de la sociedad, y/o se consideran muy necesarias y convenientes. Pocos empleados (250 trabajadores). Muchas unidades funcionales. Mucha variedad de puestos de trabajo. Exigencia de altas habilidades, competencias y cualificaciones de puestos de trabajo. Alta rotacin del personal. Pocos proveedores de productos y servicios, y otros colaboradores. Baja exigencia de requisitos por parte de los proveedores/colaboradores. Escasa o ninguna dependencia de productos/servicios suministrados.


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Algunos proveedores de productos y servicios, y otros colaboradores. Exigencia moderada de requisitos por parte de los proveedores/colaboradores. Dependencia moderada de productos/servicios suministrados. Muchos proveedores de productos y servicios, y otros colaboradores. Alta exigencia de requisitos por parte de los proveedores/colaboradores. Alta dependencia de productos/servicios suministrados. Accionistas El nmero de accionistas de la empresa es pequeo. Las caractersticas de los accionistas son homogneas. Baja exigencia/imposicin de requisitos por parte de los accionistas. El nmero de accionistas de la empresa es medio. Las caractersticas de los accionistas tienen cierta heterogeneidad. Exigencia/imposicin media de requisitos por parte de los accionistas. El nmero de accionistas de la empresa es alto. Las caractersticas de los accionistas tienen alta heterogeneidad. Alta exigencia/imposicin de requisitos por parte de los accionistas. COMPLEJIDAD

ALCANCE

Ejemplos de evidencias

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Valoracin

Valor numrico

Observaciones

Centros

Existe un nico centro o pocos centros. La dispersin geogafica es nula o escasa (local o provincial). Existen adecuados medios de comunicacin entre los centros. La infraestructura es sencilla (instalaciones, equipos de trabajo, ) y tiene un impacto/influencia bajo/a en los sistemas de gestin.


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Productos/Servicios

Existen varios centros. Existe cierta dispersin geogrfica (regional/nacional) y las distancias son medias. Existen medios de comunicacin entre los centros pero no son adecuados. La infraestructura (instalaciones, equipos de trabajo, ) es de cierta envergadura y variedad, y tiene un impacto/influencia medio/a en los sistemas de gestin. Hay un gran nmero de centros. Existe mucha dispersin geogrfica (nacional/internacional) con grandes distancias entre centros. Existen muchas dificultades para disponer de medios de comunicacin eficaces entre los centros. La infraestructura (instalaciones, equipos de trabajo, ) es variada, tiene gran envergadura y complejidad y tiene un/a alto/a impacto/influencia en los sistemas de gestin. Nmero pequeo de productos y servicios ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos homogneos. N pequeo de lneas de produccin o prestacin de servicios. Volumen pequeo de negocio. Productos y servicios no sujetos a normalizacin. Productos y servicios destinados a un nmero de sectores clientes reducido. Nmero medio de productos y servicios ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos con cierta heterogeneidad. N medio de lneas de produccin o prestacin de servicios. Volumen medio de negocio. Productos y servicios sujetos a cierta normalizacin. Productos y servicios destinados a un nmero de sectores clientes medio. Nmero alto de productos y servicios ofrecidos a clientes. Productos y servicios ofrecidos con alta heterogeneidad. N alto de lneas de produccin o prestacin de servicios. Volumen alto de negocio. Productos y servicios sujetos a gran normalizacin. Clientes pertenecientes a un nmero de sectores de actividad alto.


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Compras Nmero pequeo o nulo de compras/subcontratas de Subcontratacin de actividades actividades del negocio. El volumen de las del negocio compras/subcontrataciones es pequeo. Las compras/subcontrataciones son homogneas. Influencia baja de los productos y servicios (incluido actividades) ofrecidos por los proveedores en la empresa (en la calidad, la seguridad, el medio ambiente, ). Nmero moderado de compras/subcontratas de actividades del negocio. El volumen de las compras/subcontrataciones es medio. Las compras/subcontrataciones tienen cierta heterogeneidad. Influencia moderada de los productos y servicios (incluido actividades) ofrecidos por los proveedores en la empresa (en la calidad, la seguridad, el medio ambiente, ). Nmero alto de compras/subcontratas de actividades del negocio. El volumen de las compras/subcontrataciones es alto. Las compras/subcontrataciones son heterogneas. Influencia alta de los productos y servicios (incluido actividades) ofrecidos por los proveedores en la empresa (en la calidad, la seguridad, el medio ambiente, ). reas de gestin La integracin es de aplicacin a un nmero reducido de (Q, MA, SST, RSE, ) reas de gestin. Las reas de gestin a integrar han sido adaptadas previamente a normas reconocidas (ISO, UNE, ). La integracin es de aplicacin a un nmero moderado de reas de gestin (sistemas de gestin, normas de producto, etc.). No todas las reas han sido adaptadas para el cumplimiento de a normas reconocidas (ISO, UNE, ). La integracin es de aplicacin a un nmero alto de reas de gestin (sistemas de gestin, normas de producto, etc.). Las reas no han sido nunca normalizadas o no existe normativa reguladora.


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Procesos

El n de procesos/actividades considerados dentro de las reas de gestin a integrar es pequeo/medio frente al total.Los procesos/actividades de las diferentes reas de gestin a integrar presentan gran homogeneidad y son, en general, poco complejos (pocas actividades, actividades repetitivas, escasa interrelacin, n reducido de personas, ). El n de procesos/actividades considerados dentro de las reas de gestin a integrar es alto frente al total. Los procesos/actividades de las diferentes reas de gestin a integrar presentan cierta heterogeneidad y son, en general, algo complejos (muchas actividades, actividades no repetitivas, cierta interrelacin, n moderado de personas, ). El n de procesos/actividades considerados dentro de las reas de gestin a integrar es el total de procesos/actividades de la empresa que pueden ser considerados en dichas reas de gestin. Los procesos/actividades de las diferentes reas de gestin a integrar presentan gran heterogeneidad y son, en general, complejos (muchas actividades, muy diferentes, gran interrelacin, n elevadod e funciones y personas, ). ALCANCE

RIESGO Legislacin aplicable

Ejemplos de evidencias Nmero pequeo de disposiciones legales de aplicacin, siendo los requisitos legales derivados de los mismos de carcter bajo/moderado y de baja complejidad. Sector poco reglado. Se dispone de una sistemtica de identificacin de los requisitos legales de aplicacin eficaz, con procesos bien definidos y acceso a los textos legales, y con seguimiento permanente o muy frecuente.

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Valoracin

Valor numrico

Observaciones


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Impacto de los incumplimientos

Nmero moderado de disposiciones legales de aplicacin, siendo los requisitos legales derivados de los mismos elevado y de cierta complejidad. El sector est medianamente reglado. Se dispone de una sistemtica de identificacin de los requisitos legales de aplicacin medianamente eficaz, y con cierta regularidad en su seguimiento. Nmero elevado de disposiciones legales de aplicacin y la cantidad de requisitos legales derivados de los mismos es muy elevado y complejo. Sector muy reglado. No se dispone de una sistemtica de identificacin de los requisitos legales de aplicacin o sta es poco o nada eficaz, y el seguimiento es escaso o no existe. Las posibilidades de exposicin a situaciones de las que pueden derivarse incumplimientos legales es baja. Los potenciales impactos (ambientales, laborales, econmicos, ...) por incumplimientos legales son de carcter leve y el tipo de sanciones es baja/media (Sanciones leves, bsicamente administrativas, ocasionalmente civiles y en casos muy extremos penales). Existen de mecanismos avanzados y muy fiables para controlar/prevenir los incumplimientos. Las posibilidades de exposicin a situaciones de las que pueden derivarse incumplimientos legales es moderada. Los potenciales impactos (ambientales, laborales, econmicos, ...) por incumplimientos legales son de carcter moderado/grave y el tipo de sanciones es moderado/alto (Sanciones graves, responsabilidad civil y, posibles consecuencias penales). No todos los mecanismos de control permiten prevenir/anticipar los impactos de los incumplimientos. Las posibilidades de exposicin a situaciones de las que pueden derivarse incumplimientos legales es muy alta/permanente. Los potenciales impactos (ambientales, laborales, econmicos, ...) por incumplimientos legales son de carcter grave/muy grave y el tipo de sanciones son muy graves (responsabilidad administrativa, civil y penal). No se disponen de mecanismos eficaces de control.


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Falta de implicacin del personal y la direccin

Recursos y cambios organizativos

Se evidencia la implicacin de las personas y la direccin a travs de mecanismos estructurados (comits, grupos de mejora, reuniones, sistemas de sugerencias, mecanismos de no conformidades, participacin en actividades, ). La empresa dispone de una sistemtica eficaz para asegurar que las personas adquieren las competencias necesarias cuando stas son requeridas. La comunicacin en la organizacin es fluida, eficaz, existen canales adecuados para ello. Se evidencia alguna implicacin de las personas y de la direccin a travs de ciertos mecanismos (comits, grupos de mejora, reuniones, sistemas de sugerencias, mecanismos de no conformidades, participacin en actividades, ) aunque no siempre estn estructurados. La empresa dispone de una sistemtica para asegurar que las personas adquieren las competencias necesarias cuando stas son requeridas, pero no siempre se garantiza su eficacia. La comunicacin en la organizacin se efecta, pero no siempre es eficaz. No se evidencia la implicacin de las personas y la direccin, y no existen mecanismos para ello (comits, grupos de mejora, reuniones, sistemas de sugerencias, mecanismos de no conformidades, participacin en actividades, ) o estos son escasos, no estructurados y poco eficaces. La empresa no dispone de una sistemtica para asegurar que las personas adquieren las competencias necesarias cuando stas son requeridas, o sta es insuficiente e ineficaz. La comunicacin en la organizacin no est garantizada. La empresa cuenta con los recursos humanos necesarios (en n, dedicacin y competencias) para abordar los posibles cambios esperados. La estructura organizativa es muy flexible, existe polivalencia y hay alta capacidad de adaptacin. Se cuenta con sistemtica para llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin.


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La empresa cuenta con algunos recursos humanos necesarios (en n, dedicacin y competencias) para abordar los posibles cambios esperados, pero necesita de recursos internos y/o externos. La estructura organizativa es medianamente rgida, presenta cierta flexibilidad y cierta capacidad de adaptacin. En algunas ocasiones, la empresa ha puesto en prctica mecanismos para la gestin del cambio. La empresa no cuenta con los recursos humanos necesarios (en n, dedicacin y competencias) para abordar los posibles cambios esperados por la integracin, o estos son muy escasos. La estructura organizativa es rgida, muy normalizada, con puestos de trabajo muy definidos y poca flexibilidad. No se cuenta con sistemtica alguna para llevar a cabo la gestin del cambio en la organizacin. RIESGO

CUADRO RESUMEN

MADUREZ COMPLEJIDAD ALCANCE RIESGO Mnimo:

MTODO RESULTANTE


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Mtodos opcionales que requeriran blindaje:


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INTEGRACIÓN SISTEMAS DE GESTION UNE

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