*Instrumentos para recopilar informacinIng. Inocente Sedano

*IntroduccinPara un diagnstico correcto sobre una organizacin, el consultor debe apoyarse en herramientas de recoleccin de informacin.Consiste en reunir informacin en diferentes reas de la organizacin.Anlisis contestar interrogantes de procesos: comunicacin, actividades y funciones de miembros del grupo, liderazgo y autoridad.Retroalimentacin a grupo gerencial y luego a integrantes de la empresa.

Ciclo continuo de David NadlerPlaneacin para la recoleccin de los datos entre consultor y alta direccinRecoleccin de la informacinAnlisis de la informacinRetroalimen_ tacin de los datosSeguimiento

*Planeacin de la informacin recopiladaPreguntas clave:Cul es el problema y qu parece estar causndolo?Cul es el grado de aceptacin y resistencia a las diversas posibilidades de cambio dentro del sistema?Existe conciencia en todos los niveles de necesidad de cambio?

*Planeacin de la informacin recopilada (continuacin)Preguntas clave:Se permite en todos los niveles de la organizacin examinar los problemas centrales?Se conoce en la organizacin que el cambio tiene su grado de recompensa? Se logra algn beneficio si se permanece en la situacin actual?

*Recopilacin de la informacinInstrumentos utilizados:CuestionariosEntrevistasObservacinInformacin documental (archivo)

*CuestionariosObjetivo: descubrir hechos u opiniones y reunir datos objetivos y cuantificables.Informacin obtenida debe ser verificada por otros instrumentos: entrevista.Recurso clsico que detecta sentimientos que no es fcil de descubrir.Inoperantes para producir cambio significativo por falta de dilogo para cambiar sentimientos y mentalidades.

*Cuestionarios (continuacin)Informacin tiende a ser encajonada, annima, ambigua y a dar datos fros.Se pregunta lo que el encuestador quiere saber.Puede ser til cuando se elabora conjuntamente entre gerente y los representantes de los que se desea sondear.

*Cuestionarios (continuacin)Se justifica su aplicacin cuando:No hay tiempo para observacin directa o entrevista.Si informacin buscada est dispersa en diferentes grupos.Las fuentes son muy variadas o la informacin requerida exige una larga bsqueda.

*Cuestionarios (continuacin)Beneficios:Econmicos para poblacin grande.Permite uso estadstico.Valiosos para la auto confrontacin.Es inversin redituable.Existe amplia aceptacin.Obtencin de gran volumen de datos.

*Cuestionarios (continuacin)Limitaciones:Producen respuestas encajonadas.Riesgo: que partes involucradas slo lo hagan mecnicamente.Puede llegarse a depender del cuestionario de manera patolgica.Encuestador no tiene oportunidad de ser emptico con el encuestado.

*Cuestionarios (continuacin)Sugerencias operativas:Es necesario asegurarse que el cuestionario y el encuestador conduzcan a un verdadero involucramiento entre el personal para lograr una accin constructiva; salvo que el objetivo sea slo informativo.

*EntrevistasSe aplica generalmente a los participantes antes de un desarrollo de equipo.El entrevistador es generalmente el consultor.Su propsito es explorar las maneras en que el grupo puede involucrar su eficiencia.Descubre las opiniones los sentimientos positivos y negativos sobre: claridad de metas individuales y grupales, efecto del estilo administrativo y asuntos personales jams dichos.

*Entrevistas (continuacin)Ejemplos de preguntas abiertas:Cmo andan las cosas por aqu?Qu cambios le gustara ver?Cmo se podra aumentar la eficiencia de esta organizacin?Preguntas sobre la administracin:Cmo describira el hasto administrativo del seor X?Cmo piensa que l podra ser ms eficiente?

*Entrevistas (continuacin)Preguntas sobre relaciones internas de la organizacin:Con quien le gusta ms a usted trabajar? Quin tiene mayor influencia en su organizacin?Se mantiene usted informado de lo que pasa?

*Entrevistas (continuacin)Preguntas sobre relaciones con otras organizaciones: Cundo hay problemas con otras organizaciones, qu es lo que puede hacer con ellos?Puede dar ejemplos de los asuntos no resueltos con otras organizaciones?Piensa usted que les podra aconsejar para realizar un mejor trabajo?

*Entrevistas (continuacin)Preguntas a integrantes del primer nivel:Describa brevemente cmo est conformada la estructura organizacional de su empresa.Delega autoridad a sus subordinados?Cules son las razones por las cuales el personal abandona la empresa?Etc.

*Entrevistas (continuacin)Beneficios:Una excelente manera de indagar sobre los problemas y oportunidades de la organizacin de la empresa.Entrevistador sensible puede detectar ideas y emociones que el entrevistado no formula conscientemente.Permite desarrollar confianza entre consultor y miembros de la organizacin.

*Entrevistas (continuacin)Limitaciones:Una buena entrevista dura entre una y dos horas. En grandes organizaciones dura mas tiempo.Puede obtener informacin personal que es amenazante para el grupo, que puede cerrarse y atacar al entrevistador.Si es inexperto o no neutral malogra la entrevista. Mejor es obtener informacin por medio de procesos abiertos de grupo

*Entrevistas (continuacin)Sugerencias operativas:Debe existir acuerdo entre entrevistador, gerente y grupo sobre el uso de la informacin, protegiendo el anonimato.Informacin preferible presentarla temticamente. En forma literal causa mayor efecto, pero no protege la privacidad y puede ser peligroso.

*Entrevistas (continuacin)Sugerencias operativas (continuacin):El material temtico es ms fro, protege mejor lo privado, tiene un efecto menor y por lo general es ms fcil de recolectarse y comprenderse.Otro tipo de reporte: presentar temas y respaldarlos con citas literales.Si informacin es muy comprometedora sobre un gerente u otro miembro, se les debe informar, para que no sean atacados por sorpresa.Personas que dan datos en entrevista sub grupal, se siente comprometida a confirmarlos en una reunin general.Divulgacin de resultados es escribirlos y distribuir copias.

*Entrevistas (continuacin)Sugerencias para el consultor:Al iniciar rompa el hielo para establecer un clima de confianza.No utilice un escritorio, es una barrera psicolgica y fsica que inhibe.Elegir una habitacin que impida distraccin y de privacidad.Sea emptico con el entrevistado.Llame al entrevistado por su primer nombre.

*ObservacinSirve de base para corroborar la informacin recopilada.Beneficios:No cuesta, se puede efectuar en momento preciso y ocasin que se requiera.Proporciona informacin de comportamiento real porque no intervienen terceras personas.

*ObservacinLimitaciones:El observador puede considerar importantes aspectos que no lo son.En evento aislado se puede generalizar.Puede no ser real si persona observada modifica su comportamiento habitual.Difcil codificar e interpretar informacin.Tamao de muestra es inconsistente.Es costoso.

*Informacin documentalEs apoyo inmediato para el consultor.Ventajas:Est a disposicin del consultor sin costo.Puede representar muchas horas de ahorro por no duplicar informacin existente en la empresa.Es fcilmente cuantificable.

*Informacin documental (continuacin)Limitaciones:Informacin consultada puede ser obsoleta.Si existe demasiada informacin puede dejarse de consultar datos relevantes y concentrarse en otros intrascendentes para el objetivo del estudio. Consultor se puede inundar de informacin irrelevante que le impida verificar la fundamental.

Formulario para entrevistar administradores de documentos

Ejemplo de catlogo de partidas especficas

*Anlisis y retroalimentacinAnlisis bajo dos enfoques: cualitativo y cuantitativo.Anlisis cualitativo:Fcil de realizar, pero ponderacin de datos es muy dificultoso.Herramientas: Anlisis de contenido, de campo de fuerza de Kurt Lewin y diagramas.

*Anlisis y retroalimentacin (continuacin)Anlisis cualitativo: 1. Anlissis de contenido: Se utiliza para consolidar datos u opiniones dentro de categoras relevantes. 2. Anlisis de campo de fuerza: Kurt Lewing elabor inmortal diagrama de campo fuerza que presenta dos tipos de fuerzas: impulsoras y restrictivas.

Diagrama de campo-fuerza de Kurt LewinFuerzas para el cambioFuerzas para mantener el statu quo Necesidad sentida por la organizacin Crisis organizacional Rotacin Obsolescencia de productos Cambios en leyes Baja calidad y productividad Cambio en materia prima Burocracia (rigidez) Teora X Inercia organizacional No sienten necesidad de cambio Temor al cambio Restrictivas Impulsoras

*Anlisis y retroalimentacin (continuacin)Anlisis cualitativo (continuacin): 3. Diagramas: Sirve para representar diversos comportamientos organizacionales. til para trasladar informacin obtenida mediante observacin a un esquema ms representativo que sea ms fcilmente comprendida.

Diagrama tpicoGonzlez ()RochaCastilloMuozGmezRodriguzVezrezFonsecaCanalizado hacia un grupo informal detectando al lder formal e informal

Sociograma de Moreno: representa la conformacin sociolgica de grupos informales

PersonaPreferenciaABCDEFGHIJB, C, DC, FB, A, FC, F, GA, G, HC, EC, D, HIHNadie

Representacin grfica del diagrama de Moreno

*Anlisis y retroalimentacin (continuacin)Anlisis cuantitativo: informacin ms segura porque puede ser medido.Herramientas:Medias, desviaciones estndar y distribuciones de frecuencia.Coeficientes de correlacin.Histogramas.

*El proceso de investigacin Visin de un investigador: formula hiptesis sobre un acontecimiento, realiza inferencias y se somete a un riguroso proceso inductivo y deductivo para llegar a conclusiones que sean vlidas para l y para la organizacin.Procesos de investigacin, observacin, recopilacin y variables.

*El proceso de investigacin Investigacin: actividad natural del hombreFactores en la labor de bsqueda: la tradicin y la autoridad.Investigacin es accin de indagar a partir de un vestigio para descubrir algo.Investigacin cientfica es la bsqueda orientada, mediante un mtodo viable y confiable para adquirir nuevos conocimientos acerca de las leyes que rigen la naturaleza o la sociedad.

*El proceso de investigacin Observacin: Es la pieza clave de la investigacin. Puede ser vaga o imprecisaObservacin cientfica: Es una actividad consciente que ayuda a reducir el grado de error cuando se aprecia un hecho.Consiste en examinar detenidamente los diferentes aspectos de un objeto o de un proceso para detectar, registrar y sistematizar sus caractersticas.

*El proceso de investigacin La observacin puede realizarse: a) Sobre un solo sujeto para generalizar. b) Sobre una muestra representativa. c) En todos los casos, lo que es imposible.Recopilacin: Son generalizaciones que el investigador hace ante un hecho o un acontecimiento. Se deben estudiar patrones de comportamiento.

*El proceso de investigacin Variable: Es un grupo lgico de atributos.Variable independiente: Factor que el experimentador manipula, es la causa o antecedente.Variable dependiente: la que se observa en relacin con la variacin de la variable independiente. Es efecto.