Herramientas Para Recopilar Información

8/18/2019 Herramientas Para Recopilar Información

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HERRAMIENTAS PARA RECOPILARINFORMACIÓN

“SI TU VIDA NO ES DE LA FORMA QUE QUIEREFIJATE EN QUE ESTÁS MINTIENDO”

JUAN RODRIGUEZFERNANDO LINARES


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PROCESO PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓ

Planea!"n #a$a la$e%le!"n &e

&a'%( en'$e%n()l'%$ * al'a

&!$e!"n

Re%le!

"n &e la!n+%$a!"n

An-l!(!( &e

la!n+%$a!"n

Re'$%al!en'a!"n &e l%(&a'%(

Se.)!!en'%


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PLANEACIÓN DE LA INFORMACIÓNRECOPILADA

P$e.)n'a( /)e (e #)e&en #lan'ea$ en e('a e'a#a01C)-l e( el #$%2lea * /)3 e( l% /)e #a$ee e('a$l% a)(an&

1C)-l e( el .$a&% &e ae#'a!"n * $e(!('en!a a la( #%(!2!l!&a&e( &e a2!% &en'$% &el (!('ea4

1E6!('e %n(!en!a en '%&%( l%( n!5ele( &e la nee(!&a& &el

1Se #e$!'e en '%&%( l%( n!5ele( &e la %$.an!7a!"n e6a#$%2lea( en'$ale(4

1Se %n%e en la %$.an!7a!"n /)e el a2!% '!ene () $e%#en(a4

1Se l%.$a )n 2ene8!% (! (e #e$anee en la (!')a!"n a')a


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Cuestionari

os

In('$)en'%( #a$a $e%#!la$!n+%$a!"n

En'$e5!('a(

O2(e$5a!"n

In+%$a!"n

&%)en'al


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CUESTIONARIOS O9JETIVO0 descubrir hechos u opiniones y reunir daobjetivos y cuantifcables.

Toda inor!aci"n obtenida debe ser verifcada co!ple!entada con entrevista directa y cuestionarios.

#a inor!aci"n !ediante cuestionarios tiende a encajonada$ an"ni!a$ a!bi%ua y dar datos r&os.

En los cuestionarios se pre%unta lo 'ue el encuestador ('usaber) y no lo 'ue las personas piensan 'ue (deber&a sabsin e!bar%o *ste puede ser +til cuando se elabconjunta!ente con el %erente y los representantes depoblaci"n 'ue se desea sondear.


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9 e n e 8 ! % (• Re()l'an

e%n"!%(#a$a $e%#!la$!n+%$a!"n&e )na

#%2la!"n.$an&e:• S%n

+-!len'e)an'!8a2le(:

• S%n 5al!%(%(#a$a laa)'%%n+$%n'a

!"n:• Ga('a$ &!ne$%

* '!e#% en laal!&a& &e la!n+%$a!"n,e( )na!n5e$(!"n$e&!')a2le:

•

E6!('e )naa#l!a

L ! , ! ' a ! % n e (• P$%&)en

$e(#)e('a(ena;%na&a(,#e$% #)e&en)'!l!7a$(e%% )n#el&a


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ENTREVISTAS

O2;e'!5%0 e,plorar la !anera en 'ue el %rupopuede involucrar su efciencia.

El entrevistador %eneral!ente es un consultor.

#as entrevistas descubren las opiniones y lossenti!ientos positivos y ne%ativos sobre!uchos aspectos- claridad de las !etasindividuales y %rupales$ eecto del estiload!inistrativo$ y asuntos personales ja!s

!aniestados.


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9 e n e 8 ! % (• T!ene la

5!$')& &e+a!l!'a$ la5e$2al!7a!"n&e %#!n!%ne(%(en'!!en'%(/)e elen'$e5!('a&%a'e(%$a en l%-( !n'!% &e() (e$: Se#)e&en&e'e'a$!&ea( *e%!%ne(/)e elen'$e5!('a&%n% +%$)la!n%n(!en'een'e :

• Pe$!'e&e(a$$%lla$

%n8an7aen'$e el

L ! , ! ' a

! % n e (• Una 2)ena

en'$e5!('a&)$a &e )na a&%( =%$a(:

• Se %$$e el$!e(.% &e%2'ene$)=a!n+%$a!"n#e$(%nalaena7an'e#a$a el .$)#%:

• Se #)e&ee=a$ a #e$&e$la en'$e5!('a (!elen'$e5!('a&%$e( !ne6#e$'%,#%$ l% /)e)an&% e('%()e&e, (e

$e%!en&a%2'ene$

S ) . e $ e

n ! a ( % # e

$ a ' ! 5 a (• N%$al

e l% /)2)(a /)e

!n+%$a%2'en!&(ea l% 5e$-( %2'ene$e()l'a#%(!'!5%#a$a e#$e(#%$ l% (e ()/)e (e &e +an"n!%n8&e#a$a e#$%2le

%n .$)#%(

P ' 2! '


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P$e.)n'a( a2!e$'a(0

/C"!o andan las cosas por a'u&0

/1u* ca!bios le %ustar&a ver0

Co!o se podr&a incre!entar la efciencia de estaor%ani2aci"n0

P$e.)n'a( (%2$e la a&!n!('$a!"n0

/C"!o describir&a usted el hast&o ad!inistrativo delse3or 40

/C"!o piensa 'ue *l podr&a ser !s efciente0

P ' 2 l l ! ! ' &


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P$e.)n'a( (%2$e la( $ela!%ne( !n'e$na( &ela %$.an!7a!"n0

/Con 'ui*n le %usta !s a usted trabajar0

/1ui*n tiene !ayor in5uencia en su

or%ani2aci"n0

/Se !antiene usted inor!ado de lo 'ue pasa0


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P$e.)n'a( (%2$e la( $ela!%ne( %n %'$a(%$.an!7a!%ne(0

Cuando hay proble!as con otrasor%ani2aciones$ /'u* es lo 'ue puede hacercon ellos0

/6uede dar al%unos eje!plos de los asuntosno resueltos con otras or%ani2aciones0

/6iensa usted 'ue les podr&a aconsejar parareali2ar un !ejor trabajo0


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P$e.)n'a( +%$)la&a( al #$!e$ n!5el &e la e#$e(a0

• 7escriba breve!ente co!o est conor!ada la estruor%ani2acional de la e!presa.

• /7ele%a usted la autoridad en sus subordinados0

• /Cules son las ra2ones por las cuales el personal abandoe!presa0

• /Cul es la principal causa del ausentis!o0

• /#os e!pleados de la e!presa tienen posibilidades de ascendecir$ de poder reali2ar un plan de carrera en la e!presa0

• /C"!o considera la dedicaci"n e iniciativa de los e!pleados

su trabajo0• /#a actitud positiva o ne%ativa de los e!pleados se debe a a

interno o e,ternos de la e!presa0

• /Con 'ue periodicidad se reali2an evaluaciones sobre el dese!del personal0

• /7e 'ue !anera se les brinda retroali!entaci"n a los e!pl

sobre los resultados de la encuesta y 'uien lo lleva a cabo0


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%$) a$ % #a$a en $e5 ( a a a n ( $a %$e(


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%$) a$ % #a$a en $e5 ( a a a n ( $a %$e(&e &%)en'%(

Nombre de la persona entrevistada _________________ posición___________

Departamento_________ Localización de la oficina___________ tel._________

1.¿Hay por lo menos una persona encargada de la administración de documentos?

i________ No__________

!. i la "ay ¿#u$les son las responsabilidades de esa persona?___________

%. ¿&ienen ustedes un programa de retención y disposición? i ___ No ____

¿e usa el programa regularmente? i______ No ______

'.¿(s su $rea de arc"ivo adecuada para las necesidades proyectadas dentro de cinco a)os* incluyendo papel* micrófonos

información óptica* medios magn+ticos? i____ No___

,.¿-fectan las reglas gubernamentales a sus documentos? i________ No________

i los afectan especficamente* ¿#u$les de las reglamentaciones?___________________

/. ¿0san ustedes un manual de administración de documentos? i _____ No ___________

¿e usa el manual regularmente? i __________ No _______

. ¿&ienen ustedes un manual de administración de correspondencia? i _____ No _____


2. ¿&ienen ustedes un manual de administración de directrices administrativas?

i ___ No ______



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3. ¿&ienen ustedes un manual de -dministración de formularios?

i ___ No ______


14. ¿&ienen ustedes un manual de administración de informes? i ___ No _____


11. ¿&ienen ustedes un manual de administración copias? i ___ No ______


1!. (5pli6ue su percepción de lo 6ue significa la administración de documentos

_____________________________________________________________________

1%. ¿7u+ problemas enfrentan ustedes en el uso diario de documentos? _____________________________________________________________________

1'. ¿7u+ medidas de seguridad se usan para proteger los documentos?

_____________________________________________________________________

1,. Haga un diagrama de flu8o de los documentos en su oficina. 9use el dors

+sta p$gina:

INDICADORES ITEM


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I N 7 I C A 7 O R

I N 7 E

6 E N 7 I E N T E

8 , 9 e

s t r a t e % i a s d e

c a l i d a d

INDICADORES ITEM

4: I!a%en institucional/Identifca cual es la !isi"n$pol&tica de calidad de estae!presa0E,iste respeto entre susco!pa3eros$ no i!portandocreencias$ ideolo%&as y costu

4; 7escripci"n de puestos yunciones

/Antes de laborar en esta e!

recibi" al%una capacitaci"n dacuerdo al puesto a dese!p/E,iste una descripci"n de pen este departa!ento0

4< Co!unicaci"n eectiva#a inor!aci"n proporcionadsu jee es +til para dese!peunciones0/Cundo e,iste la posibilidad

variar el trabajo entredeparta!entos est usted e!ejor disposici"n0

4= Calidad en la atenci"n/#a capacitaci"n recibida padese!pe3ar sus unciones$real!ente le es +til0/A usted co!o e!pleado$ leproporcionan el e'uipo adecpara dese!pe3ar su trabajo

@a revisado los !anuales de

SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNA


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SUGERENCIAS PARA REALIZAR UNAENTREVISTA E>ITOSA

:. Al iniciar (ro!pa el hielo) para establecer un cli!a de confan2a coentrevistado.

;. Nunca utilice un escritorio para hacer una entrevista$ pues ello consti

una barrera psicol"%ica y &sica 'ue inhibe al entrevistado.


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GRACIAS

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