INSTRUMENTO_RECOLECCION_INFORMACION_GD_Versión_28032011 (2)
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República de ColombiaMinisterio de la Protección Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de LlerasDirección Administrativa
Grupo Gestión Documental
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INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL
ICBF
ICBF
DIRECCION ADMINISTRATIVA - GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL
2011
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 3
3. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 4
4. PREGUNTAS GENERALES ................................................................................................. 5
5. CONDICIONES AMBIENTALES ........................................................................................... 9
6. AREA Y ESPACIOS ............................................................................................................ 10 7. RECURSOS Y TALENTO HUMANO .................................................................................. 13
8. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA .................................................................. 14
8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL .......................................................................................... 14
8.2. RECEPCION DOCUMENTAL ............................................................................................. 15
8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL ........................................................................................ 17
9. ARCHIVOS DE GESTIÓN .................................................................................................. 17
9.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION ..................................................................... 17
9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES............................................................................. 18
9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL ..................................................................................... 20
9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS ................................................................ 21
10. ARCHIVO CENTRAL .......................................................................................................... 22
10.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL ..................................................................... 22
10.2. CONSULTA ................................................................................................................. 22
10.3. DISPOSICION FINAL .................................................................................................. 23
GLOSARIO .................................................................................................................................. 25
BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................ 27
ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS .... 28
ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION ....................................................... 32
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INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL ICBF
No. DE FICHA
NOMBRE DE LA REGIONAL
NOMBRE CENTRO ZONAL
NOMBRE DE QUIEN APLICA ELINSTRUMENTO
FECHA DE APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO
1. OBJETIVO
Recopilar información básica sobre la situación actual de las áreas de Archivo y Correspondencia a nivel
Nacional, buscando actualizar y conocer el panorama real de los procesos de Gestión Documental del
ICBF.
2. ALCANCE
La aplicación de este instrumento inicia desde la comunicación telefónica con los servidores públicos
responsables del proceso de la Gestión Documental en las Regionales y/o Centros Zonales, seguido por
el desplazamiento al sitio de quienes levantarán la información en las diferentes comisiones asignadas
por el Grupo de Gestión Documental teniendo en cuenta lo dispuesto en el Convenio 080 de 2010,
aplicando el presente instrumento en las regionales visitadas y Centros Zonales según la disponibilidad
de tiempo y culmina con el diligenciamiento de esta ficha y la entrega de un informe a la Coordinacióndel Grupo de Gestión Documental.
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3. RESPONSABILIDADES
ICBF:
COORDINADORA GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Programar las fechas de las comisiones e
informar a la Dirección Regional y Coordinadores Administrativos la necesidad de aplicar el
instrumento; y solicitar la disponibilidad de recursos, tiempo y programación de agenda de cada
regional.
COORDINADORES ADMINISTRATIVOS DE LAS REGIONALES: son responsables de disponer los
recursos necesarios para permitir la fluidez en la aplicación del instrumento, de igual manera
solicitar la participación de los servidores públicos de las respectivas regionales y/o Centros
Zonales y oportuno suministro de la información requerida por los Profesionales del Grupo de
Gestión Documental.
SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES DE LOS ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL Y OFICINAS
DE CORRESPONDENCIA: Atender oportunamente en los horarios y fechas programadas a los
Profesionales Grupo de Gestión Documental y suministrar la información requerida con la mayor
claridad y veracidad, de tal manera que se pueda evidencia su situación real..
PROFESIONALES GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Su responsabilidad está en cumplir con las
comisiones programadas en las fechas y horarios establecidos, así como guiar a los servidores
públicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas técnicos que sean necesarios.
Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad informaciónposible. Consolidar, tabular, analizar y presentar la información recopilada a la Coordinación
Nacional del Grupo de Gestión Documental del ICBF por medio de informe.
UNIVERSIDAD DE LA SALLE:
COORDINADOR TÉCNICO: Es responsable de divulgar y solicitar la colaboración de los
Coordinadores Regionales Convenio 080 de 2010 en la oportuna aplicación del instrumento y
entregar las fichas al Coordinador Nacional del Grupo de gestión Documental en las fechas
estipuladas.
COORDINADORES REGIONALES CONVENIO 080 DE 2010: Su responsabilidad está en cumplir
con las reuniones programadas en las fechas y horarios establecidos, así como guiar a los
servidores públicos en el momento de aplicar el instrumento en los temas técnicos que sean
necesarios. Aplicar el instrumento en su totalidad buscando recopilar la mayor cantidad
información posible y enviar la ficha a su Coordinador Técnico.
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4. PREGUNTAS GENERALES
Realice estas preguntas al responsable de los procesos de gestión documental:
P1. ¿Nombre y cargo del Servidor Público y/o Contratista responsable de los procesos de gestióndocumental en la regional y/o Centro Zonal?
P2. ¿La Regional tiene conformado Comité de Archivo con base en la Resolución 1800 de 2010?
1 SI Continúe P3
2 NO Pase a P4
P3. En caso afirmativo marque con una (X) la periodicidad del Comité de Archivo y la cantidad dereuniones a partir de la expedición de la Resolución 1800 de 2010:
PERIODICIDADIndique el número dereuniones realizadas
2010 20111. Mensual
2. Bimensual
3. Trimestral
4. Semestral
5. Anual
P4. Porque razón no está conformado el comité de archivo:
1. Desconocimiento de la Resolución 1800 de 2010.2. La Coordinación Administrativa no ha convocado a reunión.3. Falta de tiempo de los Servidores Públicos que lo deben integrar.4. Falta de apoyo de la Dirección Regional.
OFICINA ARCHIVO CENTRAL CORRESPONDENCIAARCHIVO GESTIÓN
CENTRALIZADO
NOMBRE
CARGO
EXTENSIÓN
TipoVinculación
1. Planta,
2. Contratista o3. 472
1. Planta,
2. Contratista o3. 472
1. Planta,
2. Contratista o3. 472
Profesión
Nivel deestudios
1 Técnico,2. Tecnólogo,3. Profesional,4. Especialización
1 Técnico,2. Tecnólogo,3. Profesional,4. Especialización
1 Técnico,2. Tecnólogo,3. Profesional,4. Especialización
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P5. Seleccione encerrando con un círculo los temas en los que Si han recibido capacitación los
Servidores Públicos encargados del proceso de Correspondencia, Archivos de Gestión y Archivo Centralde la regional y/o Centros Zonales.
P6. (HAGA P6 PARA TODOS LOS PROCESOS) Califique los temas encerrando con un circulo según elgrado de importancia conociendo que 1 es el menos importante y 5 el más importante.
P5.CAPACITACIÓN
P6. IMPORTANCIA DEL TEMA
PROCESO MENOS
IMPORTANTE2 3 4
MASIMPORTANTE
Proceso de Correspondencia 1 1 2 3 4 5
Organización de Archivos 2 1 2 3 4 5
Aplicación de Tablas de Retención Documental 3 1 2 3 4 5
Transferencias Documentales 4 1 2 3 4 5Eliminación de Documentos 5 1 2 3 4 5
SIGA 6 1 2 3 4 5
Normatividad Archivos. 7 1 2 3 4 5
Conservación y preservación 8 1 2 3 4 5
P7. ¿Cuenta con un plan de prevención de desastres que sea especifico para los archivos de la Regionaly/o Centros Zonales?
1 SI Solicite una copia del plan de desastres y adjúntelo al presente
documento. Continué
2 NO
P8. ¿Las auditorías realizadas por los entes de control interno o externo han hecho hallazgos en laoficina de archivo y correspondencia?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P14
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P10. Si es afirmativo por favor detalle los hallazgos en la siguiente tabla:
P13. Circule las opciones que se relacionen con los hallazgos detallados en el cuadro anterior.
1 Mobiliario o estantería 5 Organización de Archivos
2 Espacios e Infraestructura 6 Capacitación
3 Recursos Físicos 7 Talento Humano
4 Insumos y papelería 8 Administración de comunicaciones Oficiales
P14. ¿Ha consultado el material publicado en la página del grupo de gestión documental dentro de laintranet del ICBF?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P16
P10NOMBRE DE LA ENTIDAD QUE
ENCONTRÓ EL HALLAZGO
P11HALLAZGO
P12ACCION CORRECTIVA
DESCRIBA EL HALLAZGOFECHA DELHALLAZGO
DD-MM-AAAADESCRIBA LA ACCIÓN
FECHA DE LAACCIÓN
DD-MM-AAAA H
11.2.
21.2.
31.2.
41.2.
51.2.
61.2.
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P15. Si su respuesta en P14 es afirmativa seleccione los vínculos temáticos que ha consultado:
P16. Si su respuesta en P15 es afirmativa califique la calidad del contenido del material publicado en elvínculo temático.P17. Si su respuesta en P15 es afirmativa seleccione la frecuencia de consulta mensual del contenidodel vínculo temático.
VÍNCULOS INTRANET GRUPO DE GESTIÓNDOCUMENTAL
P15.¿VÍNCULOS
CONSULTADOS?
P16.CALIDAD DE
CONTENIDOS
P17.FRECUENCIA DE
CONSULTA EN EL MES
B U E N O
R E G U L A R
M A L O
1 V E Z
M Á S D E 1
V E Z
N U N C A
Normatividad Archivística 1 1 2 3 1 2 3
Guía para la Gestión Documental del ICBF 2 1 2 3 1 2 3
Lineamientos archivísticos 3 1 2 3 1 2 3
Evolución orgánico-funcional ICBF 1968-2006
4 1 2 3 1 2 3
Tablas de Retención y ValoraciónDocumental
5 1 2 3 1 2 3
Informes de capacitación en GestiónDocumental a nivel nacional
6 1 2 3 1 2 3
Curso Virtual Gestión de Documentos 7 1 2 3 1 2 3
Capacitaciones en Gestión Documental 8 1 2 3 1 2 3
Convenio de Cooperación y Aporte No. 065
de 20099 1 2 3 1 2 3
Convenio de Cooperación y Aporte No. 080de 2010
10 1 2 3 1 2 3
Productos del Convenio N.197063 11 1 2 3 1 2 3
Servicio de mensajería 12 1 2 3 1 2 3
Visitas de verificación y seguimiento a laaplicación de Tablas de RetenciónDocumental - TRD y Tablas de ValoraciónDocumental - TVD.
13 1 2 3 1 2 3
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5. CONDICIONES AMBIENTALES
P18. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES NATURALES a los cuales estánexpuestas las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.
P19. Seleccione los riesgos ambientales en cuanto a FACTORES HUMANOS a los cuales estánexpuestas las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.
ITEMA
CORRESPONDENCIA
BARCHIVOS DE
GESTIÓN
CARCHIVOCENTRAL
DARCHIVO DE GESTIÓN
CENTRALIZADO
EFONDO
DOCUMENTALACUMULADO
FOTRO
DEPOSITO
P18. FACTORES NATURALES
Iluminación natural y Rayos Ultravioleta 1 1 1 1 1 1
Temperatura y humedad relativa 2 2 2 2 2 2
Vegetación 3 3 3 3 3 3
Inundaciones 4 4 4 4 4 4
Terremoto 5 5 5 5 5 5
Huracanes y tormentas 6 6 6 6 6 6
Mamíferos 7 7 7 7 7 7
Aves 8 8 8 8 8 8
Microorganismos 9 9 9 9 9 9
P19. FACTORES HUMANOS
Contaminación 1 1 1 1 1 1Conflictos armadas 2 2 2 2 2 2
Robo o vandalismo 3 3 3 3 3 3
Incendio 4 4 4 4 4 4
Deterioro del edificio 5 5 5 5 5 5
P20.Se han realizado procesos de fumigación y desinfección de depósitos de archivos en la Regionaly/o Centros Zonales.
1 Si una vez al año
2 Si dos veces al año
3 Más de dos veces al año4 Nunca
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P21. Seleccione los INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL con los que cuentan las áreas de
Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central.
P22. Seleccione los ELEMENTOS DE PROTECCIÓN MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS Seguridad Industrialcon los que cuentan las áreas de Correspondencia, Archivo de Gestión y Archivo Central
ITEMA
CORRESPONDENCIA
BARCHIVOS DE
GESTIÓN
CARCHIVOCENTRAL
DARCHIVO DE GESTIÓN
CENTRALIZADO
EFONDO DOCUMENTAL
ACUMULADO
FOTRO
DEPOS
P21. INSTRUMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
Extintores Multipropósito 1 1 1 1 1 1
Botiquín 2 2 2 2 2 2
Camillas 3 3 3 3 3 3
Brigadista 4 4 4 4 4 4
Plan de Evacuación 5 5 5 5 5 5
P22. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN MANIPULACIÓN DE ARCHIVOS
Cofias 1 1 1 1 1 1
Batas 2 2 2 2 2 2
Guantes 3 3 3 3 3 3
Tapabocas 4 4 4 4 4 4
6. AREA Y ESPACIOSP23. ¿Existe una oficina de correspondencia?
1 SI
2 NO
P24. ¿Tiene centralizado la recepción y radicación de comunicaciones oficiales?
1 SI Pase a P26
2 NO Continúe
P25. ¿Qué área (s) o Servidor (es) público (s) está encargado (S) de este proceso?
1. Una oficina diferente a Correspondencia. ¿Cuál? ___________________2. Varias Oficinas. ¿Cuáles? _______________________________________
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P26. Coloque la cantidad de equipos que tienen asignados de manera exclusiva para los procesos de
Correspondencia, Archivo Central y/o Archivo de Gestión Centralizado en la siguiente tabla.P27. Seleccione los equipos a los que se les ha realizado mantenimiento, ingrese la última fecha demantenimiento el proveedor y número del contrato de mantenimiento.
ÍTEM
EQUIPO FUNCIONANDO
P26A.CORRESPONDEN
CIA
P26B.ARCHIVOCENTRAL
P26C.ARCHIVO DE
GESTIONCENTRAL
P27.¿HAN
REALIZADOMANTENIMIE
NTO?
P27AFECHA DEL
ÚLTIMOMANTENIMIENTO
dd/mm/aaa
P27BPROVEEDO
NO. DECONTRA
Cantidad Cantidad Cantidad
1 Computador 1
2 Impresora de punto 2
3 Impresora laser 3
4 Teléfono 4
5 Fax 56 Scanner 6
7 Fotocopiadora 7
P27C. ¿Los equipos asignados para las áreas de Archivo y correspondencia están siendo utilizados ensu totalidad?
1 SI
2 NO ¿Por qué razón? Explique:______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________
P27D. Los equipos asignados paras las áreas de archivo y correspondencia han sido trasladados a otra
dependencia o están siendo utilizados para procesos diferentes.
1 SI ¿Por qué razón? Explique:______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________
2 NO
P28. De las siguientes áreas seleccione las que tengan depósitos para el almacenamiento del acervodocumental transferido por las oficinas de la Regional y/o Centros Zonales.P28A. Para las áreas seleccionadas coloque la cantidad de depósitos para archivo central, Archivo de
Gestión centralizado, Fondo Documental Acumulado.
ÁREA P28¿TIENE DEPÓSITO (S)?
P28A.CANTIDAD
Archivo Central 1
Archivo de Gestión centralizado 2
Fondo Documental Acumulado 3
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P29.Especifique el área para cada depósito mencionado en (P28A) (Ancho, largo, alto). Coloque la
unidad de medida en Metros.P30.Seleccione el tipo de propiedad para cada depósito.
DEPOSITOS
P30AARCHIVO CENTRAL
P30BARCHIVO DE
GESTIÓNCENTRALIZADO
P30CFONDO
DOCUMENTALACUMULADO
P30DTIPO DE PROPIEDAD
Ancho Alto Largo Ancho Alto Largo Ancho Alto Largo ARRIENDO PROPIO CONCES
1. Deposito Uno. 1 2 32. Deposito Dos. 1 2 33. Deposito Tres. 1 2 34. DepositoCuatro.
1 2 3
5. DepositoCinco. 1 2 3
P31. Seleccione el TIPO DE PISO P32. TIPO DE TECHO P33. TIPO DE PAREDES P34. TIPO DEVENTILACIÓN P35. TIPO DE ILUMINACIÓN P36. UBICACIÓN DE LAS REDES ELÉCTRICAS P37. UBICACIÓNDE LAS REDES DE ACUEDUCTO para cada una de las áreas de archivo y correspondencia.
ITEM
A B C D E F
CORRESPONDENCIAARCHIVOS DE
GESTIÓNARCHIVOCENTRAL
ARCHIVO DEGESTIÓN
CENTRALIZADO
FONDO DOCUMENTALACUMULADO
OTRODEPOSITO
P31. TIPO DE PISO
Madera 1 1 1 1 1 1Concreto 2 2 2 2 2 2
Mineral 3 3 3 3 3 3
Baldosín 4 4 4 4 4 4
Sin piso 5 5 5 5 5 5
P32. TIPO DE TECHO
Madera 1 1 1 1 1 1
Teja 2 2 2 2 2 2
Cielo raso 3 3 3 3 3 3
Plancha 4 4 4 4 4 4
P33. TIPO DE PAREDES
Pañete/ Estuco 1 1 1 1 1 1
Ladrillo a la vista 2 2 2 2 2 2
Pintura 3 3 3 3 3 3
P34. TIPO DE VENTILACION
Natural 1 1 1 1 1 1
Artificial 2 2 2 2 2 2
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P35. TIPO DE ILUMINACION
Natural 1 1 1 1 1 1
Fluorescente 2 2 2 2 2 2
Incandescente 3 3 3 3 3 3
P36. UBICACIONES DE LAS REDES ELECTRICAS
Interior 1 1 1 1 1 1
Exterior 2 2 2 2 2 2
Tiene puntos de red 3 3 3 3 3 3
P37. UBICACIONES DE LAS REDES DE ACUEDUCTO
Interior 1 1 1 1 1 1
Exterior 2 2 2 2 2 2
P38. Se han realizado adecuaciones de infraestructuras en la Regional y/o Centro Zonal.P39. Haga P39 solo para las áreas en la que ha realizado adecuaciones. ¿Con cuál contratista realizo laadecuación? Rta Múltiple.
ITEM ÁREAP38
Se han realizadoadecuaciones
P39 CONTRATISTA
FondecumFederación
colombiana deCafeteros
Minuto deDios
Recursospropios
Traslado recurso
1 Correspondencia 1 1 2 3 4 5
2 Archivos de Gestión 2 1 2 3 4 5
3 Archivo Central 3 1 2 3 4 5
4 Archivo de Gestión centralizado 4 1 2 3 4 5
5 Fondo Documental Acumulado 5 1 2 3 4 5
6 Otro deposito 6 1 2 3 4 5
7. RECURSOS Y TALENTO HUMANO
P40. ¿Tiene asignado personal exclusivo para el proceso de correspondencia?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P43.
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P41. Coloque la cantidad de personas para el área de correspondencia y especifique el perfil.
P42. Coloque la cantidad de personas para el archivo central y especifique el perfil.
ITEM ASECRETARIA
BAUXILIARES
CTÉCNICOS
DPROFESIONAL
P41. CORRESPONDENCIA
1. CONTRATISTA
2. PLANTA
3. 472
4. PRACTICANTES
P42. ARCHIVO CENTRAL
1. CONTRATISTA
2. PLANTA
3. 472
4. PRACTICANTES
P43. Coloque la cantidad de personas para las dependencias, áreas y Centros Zonales que tienenasignado personal exclusivo para los archivos de gestión.
ITEM ÁREAA
PLANTAB
472C
CONTRATISTAD
PRACTICANTES
1 Dirección Regional
2 Grupo Jurídico
3 Grupo Administrativo
4 Grupo de Gestión Humana5 Grupo Financiero
6 Grupo Recaudo
7 Grupo de Planeación y Sistemas
8 Grupo de Prevención
9 Grupo de Protección
10 Centro Zonal
8. PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA
8.1. PRODUCCION DOCUMENTAL
P44. Utiliza los formatos establecidos en la Guía para la Gestión Documental del ICBF.
1 SI Continúe
2 NO Pase a P46
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Grupo Gestión Documental
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P45. Seleccione de la siguiente lista los formatos que utiliza:
P46. Seleccione los motivos por los cuales no se utilizan los formatos:
1 Desconocimiento de Guía para la gestión documental.
2 Falta de divulgación de las directrices.
3 Falta de interés de los servidores públicos.4 No ha sido necesario usarlos.
5 Otro, Cual? _____________________________________
P47. Circule los tipos de comunicaciones que se tramitan en la regional y/o Centro Zonal.
8.2. RECEPCION DOCUMENTAL
P48. ¿Cuál es el horario establecido para la recepción y radicación de comunicaciones?
Rta: __________________________________________________________.
P49. ¿El horario de atención es visible para el público?
1 SI
2 NO
P50. ¿Actualmente radican las comunicaciones oficiales en la regional y en los centros zonales?
ÍTEM NOMBRE CENTRO ZONAL Y/O REGINAL SI NO
1 Regional 1 2
2 Centro Zonal 1 2
1 Carta 5 Acta de reuniones2 Memorando 6 Resolución3 Circular 7 Concepto4 Informe
1. Internas: (Memorandos) Son las generadas, enviadas y recibidas entre dependencias, Centros Zonales y Regionale
2. Comunicaciones Oficiales Recibidas: (Cartas) Son las recibidas de otras entidades para el ICBF.
3. Comunicaciones Oficiales Enviadas: (Cartas) Son las comunicaciones oficiales del ICBF hacia otras entidades.
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P51. ¿Para la radicación de comunicaciones oficiales, utilizan numeración consecutiva individual por
tipo de comunicaciones?ÍTEM TIPO DE COMUNICACIONES SI NO
1 Interna 1 2
2 Comunicaciones Oficiales Recibidas 1 2
3 Comunicaciones Oficiales Enviadas 1 2
P52. Circule los elementos que utilizan para la radicación de la correspondencia y coloque la cantidadde cada uno en la siguiente tabla:
P52A Coloque la cantidad de cada elemento mencionado enP52.
ÍTEM P52 Tipo de Elemento P52A Cantidad
1 Sello Fechador
2 Sello Radicador
3 Reloj radicador
4 Impresora de punto para Sticker
5 Impresora laser para Sticker
P53. ¿Con que herramientas controlan la radicación de las comunicaciones oficiales?
P54. Registre el volumen promedio de radicación de comunicaciones oficiales en la Regional y/oCentro Zonal en cada año:4
ÍTEM TIPO DE COMUNICACIONES 2009 2010 2011
1 Interna
2 Comunicaciones Oficiales Recibidas
3 Comunicaciones Oficiales Enviadas
P55. ¿Se puede consultar el registro de correspondencia de años anteriores?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P56.
P55A. Registre desde que año se tienen los datos: ______________________
ÍTEM HERRAMIENTA DE RADICACIÓN
1 Planilla
2 Libro de minuta radicado
3 Excel
4 ISIS5 Access
6 SIGA
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8.3. DISTRIBUCION DOCUMENTAL
P56. ¿Cuántos recorridos internos de distribución y recolección de comunicaciones hacen en el día?
1. Entre 1 y 2 recorridos.
2. Entre 3 y 5 recorridos.
3. Más de 5 recorridos.
9. ARCHIVOS DE GESTIÓN
9.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
P57. ¿Las dependencias, áreas y Centros Zonales están conformando las series documentales según laúltima versión de las Tablas de Retención Documental?P58. Si P57 es negativo, registre el porqué no se conforman las series documentales.
ITEM AREAP57 P58.
¿En caso de ser negativa la respuesta describa el Por qué?SI NO
1 Dirección Regional 1 2
2 Grupo Jurídico 1 2
3 Grupo Administrativo 1 2
4 Grupo de Gestión Humana 1 2
5 Grupo Financiero 1 2
6 Grupo Recaudo 1 2
7Grupo de Planeación ySistemas
1 2
8 Grupo de Prevención 1 2
9 Grupo de Protección 1 2
10 Centro Zonal 1 2
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P59. De los siguientes procesos técnicos de archivo circule los que estén aplicando actualmente las
dependencias, áreas y Centros Zonales.
ITEM ÁREAORDENACIÓNDOCUMENTAL
FOLIACIÓN
CONFORMACIÓN DE LEGAJO SEGÚN LA GUÍAINVENTARIOS
EN FUID1 TRAN
TIPO DE CARPETA YROTULO SEGÚN GUÍA
GANCHOPLÁSTICO
ELIMINACI N DEMATERIA ABRASIVO
1 Dirección Regional 1 2 3 4 5 6
2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 5 6
3 GrupoAdministrativo
1 2 3 4 5 6
4 Grupo de GestiónHumana
1 2 3 4 5 6
5 Grupo Financiero 1 2 3 4 5 6
6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 5 6
7 Grupo de Planeacióny Sistemas
1 2 3 4 5 6
8 Grupo dePrevención
1 2 3 4 5 6
9 Grupo de Protección 1 2 3 4 5 6
10 Centro Zonal 1 2 3 4 5 6
P60. Utilice el formato de medición de archivos para registrar la volumetría por oficina, identificando,área, serie o Subserie, tipo de archivo (FDA, AG, AC), Unidad de Conservación (caja, carpeta, empaste,legajo, bolsas con el fin de hallar porcentajes de uso) y cantidad de metros lineales. ANEXO 1.
9.2. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
P61. ¿Las dependencias de la Regional y Centros Zonales cuentan con un cronograma de transferenciasdocumentales?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P63
P62. ¿Cumplen con el cronograma?
1 SI
2 NO
1FUID: Formato Único de Inventario Documental.
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P63. En el siguiente cuadro identifique las dependencias, áreas y Centros Zonales que cumplen con el
proceso de transferencias documentales.HAGA P64 y P65 solo para las áreas que cumplen con el proceso documental.P64. Si P63 es afirmativo, circule el motivo predominante de las transferencias.P65. Si P63 es negativo, circule el motivo predominante por el cual no se realizan las transferencias.
TEMÁREA
P63.Realizan
transferencias
P64.MOTIVO ( SI) DE LAS TRANSFERENCIAS
P65MOTIVO POR EL CUAL( NO) REALIZA LA TRANSFERENCIA
Tiempo de retenciónsegún TRD
Falta de Espaciosen los archivos de
Gestión
Falta deinsumos
Desconocimientodel proceso
Desconfianza porposible perdida en el
Archivo Central
Falta de capaalmacenamie
Archivo CSI NO
1 Dirección Regional 1 2 1 2 1 2 3 4
2 Grupo Jurídico 1 2 1 2 1 2 3 4
3 Grupo Administrativo 1 2 1 2 1 2 3 4
4 Grupo de GestiónHumana
1 2 1 2 1 2 3 4
5 Grupo Financiero 1 2 1 2 1 2 3 4
6 Grupo Recaudo 1 2 1 2 1 2 3 4
7 Grupo de Planeación ySistemas
1 2 1 2 1 2 3 4
8 Grupo de Prevención 1 2 1 2 1 2 3 4
9 Grupo de Protección 1 2 1 2 1 2 3 4
10 Centro Zonal 1 2 1 2 1 2 3 4
P66. Circule una las dependencias, áreas y Centros Zonales que realizan transferenciasdocumentales.Haga P67 y P68 únicamente para las áreas seleccionadas en P66.
P67. Si P66 es afirmativo registre el promedio de transferencias anuales.P68. Si P66 es afirmativo registre el promedio de cajas transferidas en el año.
ÁREA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (CANTIDAD)P66
Cumple con los procesos técnicosy aplicación de TRD
P67Promedio de transferencias anuales.
P68Promedio de cajas transferidas
anualmente.
Dirección Regional 1
Grupo Jurídico 2
Grupo Administrativo 3
Grupo de Gestión Humana 4
Grupo Financiero 5
Grupo Recaudo 6
Grupo de Planeación y Sistemas 7Grupo de Prevención 8
Grupo de Protección 9
Centro Zonal 10
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9.3. CONSERVACION DOCUMENTAL
P69. Circule los tipos de deterioro que se presentan en los Archivos de las dependencias, áreas yCentros Zonales de la regional.
P70. Circule el Tipo De Estantería, P71 Tipo De Archivadores, P72 PLANOTECA, P73 UNIDADES DEALMACENAMIENTO y la, P74 SIGNATURA TOPOGRÁFICA que utilizan las dependencias para ubicar ladocumentación.
ITEM Área
P70ESTANTERIA
P71ARCHIVADOR
P72PLANOTECA
P73UNIDAD DE
ALMACENAMIENTO
P74SIGNATURA
TOPOGRÁFICA
R o d a n t e
F i j a
I n d u s t r i a l
S e m i
i n d u s t r i a l
M e t á l i c o
M a d e r a
M e t á l i c o
M a d e r a
C A J A X - 2 0 0
C A J A X - 3 0 0
O P E N F I L E
C o n s e c u t i v o
d e c a j a s
T e m a s o
A s u n t o s
U b i c a c i ó n
t o p o g r á f i c a
1 Dirección Regional 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
3 Grupo Administrativo 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
4 Grupo de Gestión Humana 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
5 Grupo Financiero 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
7 Grupo de Planeación y Sistemas 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
8 Grupo de Prevención 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 39 Grupo de Protección 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
10 Centro Zonal 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
11 Archivo Central 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
12 Fondos Acumulados 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
13 Otro Deposito 1 2 3 4 1 2 1 2 1 2 3 1 2 3
ÍTEM ÁREA
P69. TIPO DE DETERIOROBIOLÓGICO QUÍMICO FÍSICO - MECÁN
M i c r o o r g a n i s m o s
( H o n g o s ,
b a c t e r i a s
l e v a d u r a s )
X i l ó f a g o s
( t e r m i t a s
C o m e j é n ,
p e c e c i l l o s d e
p l a t a )
A n i m a l e s
( r a t o n e s ,
p a l o m a s ,
m u r c i é l a g o s ,
c u l e b r a s
O x i d a c i ó n d e
t i n t a s
O x i d a c i ó n d e
g a n c h o s
F o x i n g
A m a r i l l a m i e n t o
d e l p a p e l
D e c o l o r a c i ó n d e
l a s t i n t a s
O x i d a c i ó n
R a s g a d u r a s
P e r f o r a c i o n e s
D o b l e c e s
D f i ó d
1 Dirección Regional 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
2 Grupo Jurídico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
3 Grupo Administrativo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 4 Grupo de Gestión Humana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
5 Grupo Financiero 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
6 Grupo Recaudo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
7 Grupo de Planeación y Sistemas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
8 Grupo de Prevención 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
9 Grupo de Protección 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
10 Centro Zonal 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
11 Fondo Acumulado 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
12 Archivo Central 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 Otro Deposito 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
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Grupo Gestión Documental
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P74. Calcule en cajas x200 la capacidad total de almacenamiento de archivos en cada dependencia,
identificando las cajas que estarían ocupadas según la cantidad de expedientes que encuentre en ladependencia, y estimando la cantidad de espacio disponible para almacenar en estas.
ITEM ÁreaCAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
(U)Espacio utilizado encajas X200
(L)Espacio libre en cajasX200
(U+L)TotalCajas X-200
1 Dirección Regional
2 Grupo Jurídico
3 Grupo Administrativo
4 Grupo de Gestión Humana
5 Grupo Financiero
6 Grupo Recaudo
7 Grupo de Planeación y Sistemas
8 Grupo de Prevención
9 Archivo Central
10 Centro Zonal
11 Archivo de Gestión centralizado12 Fondo Documental Acumulado
13 Otro deposito
9.4. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
P75. ¿Los Archivos de gestión están realizando procesos de eliminación por aplicación de TRD y odepuración de documentos de Apoyo?Haga P76 y P77 para las áreas que en donde se realizan procesos de eliminación de documentos.P76. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo comoaplicación de TRD.P77 Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 tanto para Documentos de
apoyo como aplicación de TRD
AREA
P75¿Realizan
procesos deeliminación ydepuración?
P76Cantidad de procesos de
eliminación por acta
P77Promedio de Mts lineales
Eliminados por acta
2010 2011 2010 2011
APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD
Dirección Regional 1
Grupo Jurídico 2
Grupo Administrativo 3
Grupo de GestiónHumana
4
Grupo Financiero 5
Grupo Recaudo 6
Grupo de Planeación ySistemas
7
Grupo de Prevención 8
Grupo de Protección 9
Centro Zonal 10
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10. ARCHIVO CENTRAL
10.1. ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRALP78. ¿Actualmente cuenta con el inventario actualizado de los archivos custodiados en el archivocentral?
1 SI Continúe
2 NO Pase a P81
P79. Si P78 es afirmativo seleccione el soporte en el que se conserva el inventario:P79A. Seleccione si es FUID (Formato único de inventario documental) y/o Inventario en EstadoNatural).
ITEM
P79 P79A
SOPORTE FUID NATURAL
1. Físico 1 2
2. Excel 1 2
→ HAGA P79B P79B. ¿Realizan Backups?
1 SI
3. Acces 1 2 2 NO
4. SIGA 1 2
P81. Si P78 es negativo, ¿que método utiliza para realizar la recuperación de los documentos?P81A. Registre el tiempo promedio dedicado en cada actividad.
ITEMP81
TIPO DE BÚSQUEDA
P81A TIEMPO PROMEDIO DE RECUPERACIÓN
1 A 3 4 a 6 7 A 10 Mas 10 Días NUNCA SEENCUENTRA
1 Búsqueda física por parte del Archivo Central 1 2 3 4 5
2
El Servidor Público hace la búsqueda en el Archivo
Central
1 2 3 4 5
3 No hay forma de buscar la información.
10.2. CONSULTAP82. ¿Qué instrumentos de consulta utilizan para recuperar la información:
1 Listados en Estado Natural2 Formato Único de Inventario
3 Guías
4 Catálogos5 Índices
P83. Registre en el siguiente cuadro en números enteros la cantidad promedio de consultas yprestamos que las dependencias, áreas y Centros Zonales de la regional realizan al Archivo Central, yregistre la serie más consultada por dependencia.
ITEM ÁreaP83. CONSULTA P83A. PRESTAMO P83B.
Serie MÁS consultada.Promedio mensual Promedio Mensual
1 Dirección Regional
2 Grupo Jurídico
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3 Grupo Administrativo
4 Grupo de Gestión Humana
5 Grupo Financiero6 Grupo Recaudo
7 Grupo de Planeación y Sistemas
8 Grupo de Prevención
9 Grupo de Protección
10 Centro Zonal
11 Fondo Acumulado
P84. Identifique el tipo de acceso en el Archivo Central.
1 Restringido
2 Libre Acceso
10.3. DISPOSICION FINAL
P85. ¿Han aplicado Tablas de Valoración Documental a la documentación anterior al año 1995?
P86. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentación anterior al año de 1995:
P87. Han aplicado la TRD en lo relacionado con la disposición final de la documentación posterior a1995.
P88. Circule el proceso que se le ha realizado a la documentación posterior al año de 1995:
1 SI
2 NO
1 Selección 4 Microfilmación
2 Eliminación 5 Digitalización
3 Conservación 6 Ninguno
1 SI
2 NO
1 Selección 4 Microfilmación
2 Eliminación 5 Digitalización
3 Conservación 6 Ninguno
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P89 ¿En el Archivo Central han realizando procesos de eliminación por aplicación de TRD?
Haga P90 y P91 para las áreas en donde se realizan procesos de eliminación de documentos.P90. Registre la cantidad de actas aprobadas en 2010 y 2011 tanto para Documentos de apoyo comoaplicación de TRDP91. Registre la cantidad de metros lineales eliminados en 2010 y 2011 por acta tanto paraDocumentos de apoyo como aplicación de TRD
ITEM AREA
P89¿Realizan
procesos deeliminación ydepuración?
P90Cantidad de procesos de
eliminación por acta
P91Promedio de Mts lineales
Eliminados por acta
2010 2011 2010 2011
APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD APOYO TRD
1 Dirección Regional 1
2 Grupo Jurídico 2
3 Grupo Administrativo 3
4Grupo de GestiónHumana
4
5 Grupo Financiero 5
6 Grupo Recaudo 6
7Grupo de Planeación ySistemas
7
8 Grupo de Prevención 8
9 Grupo de Protección 9
10 Centro Zonal 10
P92. OBSERVACIONES DE QUIEN APLICA EL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________
P93. NECESIDADES EXPUESTAS POR EL RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA REGIONALY/O CENTRO ZONAL. __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________ _________________________
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GLOSARIO ADMINISTRACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES: Proceso tendiente a garantizar el control de
las comunicaciones emitidas por el ICBF
ARCHIVO CENTRAL: es el área o depósito en el que se agrupan y conservan los documentos transferidos
desde los diferentes archivos de gestión una vez se cumple el tiempo de retención establecido en la
Tabla de Retención Documental.
ARCHIVO DE GESTION: También conocido como archivo de oficina, éste comprende toda la
documentación que se encuentra en trámite por las oficinas productoras.
ARCHIVO DE GESTION CENTRALIZADO: Se define como el depósito o área que custodia, conserva,
controla y administra el archivo de gestión de todas las dependencias de una institución.
COFIAS: Gorro pequeño desechable que se debe utilizar al realizar los procesos técnicos archivísticos.
COMITÉ DE ARCHIVO: según la guía para la Gestión Documental, es el grupo asesor de la alta dirección,
responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
COMUNICACIÓN OFICIAL: Aquella comunicación producida o recibida en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente al ICBF.
CONSERVACION DOCUMENTAL: conjunto de medidas que propenden por el óptimo estado de la
documentación archivística con el fin de garantizar la perdurabilidad y permanencia de la misma en el
tiempo.
DEFORMACION DE PLANO: Tipo de deterioro documental en el que el papel presenta arrugamiento y
deformación en su presentación física.
FUID: Formato Único De Inventario Documental establecido por el Archivo General de la Nación a través
del cual se asegura el control de los documentos tanto en el archivo central como en el de gestión.
FOXING: Tipo de deterioro químico que causa oxidación del papel.
MATERIAL ABRASIVO: Tipo de deterioro documental generado por ganchos, clips, cintas, chinches, y
todo material metálico o adhesivo que cause detrimento del documento archivístico.
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MICROORGANISMOS: Tipo de deterioro documental que causa debilitamiento y alteración irreversible
de los documentos archivísticos, ente ésos se encuentran los hongos, bacterias y levaduras.
OPEN FILE: Tipo de almacenamiento que hace referencia a la ubicación de los expedientes en los
entrepaños de un estante sin la utilización de una unidad de almacenamiento (cajas).
PECECILLOS DE PLATA: Insecto capaz de vivir en la mayoría de climas, se alimenta de carbohidratos,
azucares y almidones su principal fuente de alimento es la celulosa material componente del papel.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: Proceso de traslado de los archivos de gestión al central de acuerdo
con los tiempos de retención establecidos en la TRD.
SIGA: Sistema de Información y Gestión de Archivos.
XILOFAGOS: Son organismos vivos que se alimentan de madera entre los cuales se encuentran las
termitas y los pececillos de plata
“Este documento fue elaborado en marzo de 2011 en el Grupo de Gestión
Documental, con el objeto de disponer de herramienta para la recolección de
información sobre Gestión Documental en Sede Nacional, Regionales y centros
Zonales del país.
Nuestro agradecimiento a las personas encargadas de la recolección y del
suministro de la información, les rogamos que los datos suministrados sean de la
mayor veracidad dado que serán tomados como base para el establecimiento del
plan de acción para los próximos años”.
Responsable: GLORIA ESPERANZA CUBIDES PACHÓNCoordinadora de Gestión Documental
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BIBLIOGRAFIA
1. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Edificios de Archivos: En clima tropical y bajos recursos.
Bogotá: 2005.
2. INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR. Guía para la Gestión Documental: en el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Bogotá: 2006.
3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Guía para la implementación de un programa de gestión
documental. Bogotá: 2006.
4. ICONTEC. Norma Técnica Colombiana para medición de archivos 5029.
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ANEXO 1 INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO FICHA PARA MEDICION DE ARCHIVOS
1. REGIONAL: Registre la regional donde se realizara la medición
2. CENTRO ZONAL: Registre el Centro Zonal cuando sea necesario.
3. N FICHA: Registre el numero de ficha de inspección a la que pertenece el formato de medición
4. FECHA DE VISITA: Ingrese con la fecha de la medición en el formato dd/mm/aaaa
5. DEPENDENCIA: Seleccione de la lista la dependencia donde está realizando la medición, si se
dificulta la búsqueda puede usar la hoja del libro denominada TRD para hacer el filtro y facilitar
la búsqueda.
6. LOTE N°: Cuando realice la medición de los archivos en las dependencias asigne un número
consecutivo por archivo medido. Por ejemplo, si en la oficina de Gestión Humana se encuentra el
archivo en dos lugares distintos sebe medir el primer lugar y nombrarlo como lote N , tomar una
fotografía donde se visualice el sitio y un papel que muestre el número de lote, y hacer lo mismo
con el siguiente lugar de almacenamiento, de esta manera se facilitará organizar las fotografías y
cruzarlas con el formato de medición.
4
1
2
3
5 67 8 9 10 11
12 13
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7. TIPO DE ARCHIVO: Registre en este campo si el Archivo es un Archivo de Gestión (AG), Archivo
Central (AC) o Fondo acumulado (FA).
8. SERIE: Seleccione la serie documental a la que pertenecen el archivo medido únicamente para
los archivos de gestión. Para los Fondos acumulados y archivos centrales, mida por series cuando
sea posible de lo contrario seleccione la última opción “Imposible identificar la serie” Cuando se
refiera a planos busque al final del listado la opción “PLANOS”
9. AÑOS EXTREMOS: Ingrese el rango de años al que pertenece la documentación medida.
10. UNIDAD DE CONSERVACION: Seleccione si es Carpeta, A-Z, Legajo, Bolsa Plástica o Sin unidad de
conservación.
11. UNIDAD DE ALMACENAMIENTO: Seleccione la unidad de almacenamiento donde se guarda los
documentos. Puede ser: Un Entrepaño de estantería2, Caja x200, Caja x300, Caja irregular, En el
Piso, Sin unidad de almacenamiento.
12. MEDICION. MTS LINEALES: Registre en numero la cantidad de metros lineales encontrados, para
esta medición tenga en cuenta el siguiente estándar de medida:
5 cajas x200 = 1 metro lineal
3 Cajas x300 = 1 metro lineal
1 entrepaño de estantería con la
documentación de canto filo = 1
metro lineal.
2Entrepaño. Cada una de las laminas horizontales de que consta interiormente un estante para archivo
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11 planos = 1 metro lineal
Para la medición de fondos acumulados se utilizará la formula de medición de archivos y las
tablas de conversión establecidas en la Norma Técnica Colombiana NTC 5029. En el siguiente
ejemplo se explica el procedimiento para medir archivos y la fórmula utilizada para medir
documentos en estantería y documentos en el piso.
Ejemplo.
Es preciso medir el archivo de la regional Santander con las siguientes condiciones
La documentación se encuentra una parte en la estantería, otra en el piso, otra en 200
cajas x200 y se encuentra un aproximado de 100 planos.
Unidades de conservación usadas carpetas.
Gramaje promedio del papel 75g.
Desarrollo del Ejercicio
La medición de la documentación en la estantería da como resultado48 m. (midiendocon un metro cada entrepaño).
La medición de la documentación en 200 Cajas x200 da como resultado 40 m. (Teniendo
en cuenta que 5 cajas x200 corresponden a 1 metro lineal. Se destaparon las cajas y se
reviso que estuvieran llenas para no sesgar la medición).
La medición de los planos da como resultado 9,09 m. (Sabiendo que 11 planos
corresponden a un metro lineal).
Para el caso de la documentación en el piso se determino usar la formula volumétrica
buscando conformar figuras de cubo en el fondo acumulado
Volumen = Largo x Alto x Ancho 2*1.85*2= 7.4 m3
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Para convertir la medida de metros cúbicos (m3) a metros lineales utilizamos el anexo C
de la norma (Ver anexo 2 del presente documento) Tabla de Coeficientes de Conversión
7.4 m3 * 14,4362 = 106, 82 m
Total medición del archivo en la regional Santander 203.91 m.
13. OBSERVACIONES: Registe las observaciones que tenga sobre la medición que considere
relevantes tener en cuenta.
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ANEXO 2 TABLA DE COEFICIENTES DE CONVERSION