INSTRUCTIVO PARA TRABAJO EN CASA

DIRECTIVA Nº 009 DE 16 DE MARZO DE 2020

MEDIDAS DE CONTENCIÓN PARA LIMITAR LA EXPANSIÓN DEL COVID-19

Instructivo para trabajo en casa Directiva nº 009 de 16 de marzo de 2020 Medidas de contención para limitar la expansión del COVID-19 © Procuraduría General de la Nación, 2020. © Instituto de Estudios del Ministerio Público, 2020. Edición: Diana María Dajer Barguil Alejandra Fierro Valbuena Diagramación: Instituto de Estudios del Ministerio Público Autores: Instituto de Estudios del Ministerio Público Oficina de Sistemas, Procuraduría General de la Nación Oficina de Planeación, Procuraduría General de la Nación Bogotá, D.C., Colombia Marzo de 2020 Dirección postal Instituto de Estudios del Ministerio Público Cra 5 # 15-80. Piso 16. Bogotá D. C., Colombia.

Fernando Carrillo Flórez Procurador General de la Nación

Juan Carlos Cortés González

Viceprocurador General de la Nación

Diana María Dajer Barguil Directora del Instituto de Estudios del Ministerio Público

José Alirio Salinas Bustos

Jefe de la Oficina de Planeación

Guillermo Gómez Gómez Jefe de la Oficina de Sistemas

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 1 RECOMENDACIONES PARA EL TRABAJO EN CASA.......................................................................... 2

1. LINEAMIENTOS PARA LOS SERVIDORES QUE TRABAJARÁN DESDE CASA ........................................................................................................... 2

2. LINEAMIENTOS PARA LOS JEFES DE DEPENDENCIA ........................................................ 3

MANUAL DE USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES ............................................................................ 5 PARA APOYAR EL TRABAJO EN CASA ..................................................................................................... 5

1. OFFICE 365 ............................................................................................................................................. 5

2. MICROSOFT TEAMS .......................................................................................................................... 8

2.1. ¿QUÉ ES MICROSOFT TEAMS? ............................................................................................ 8

2.2. ¿CÓMO INICIAR SESIÓN EN MICROSOFT TEAMS? ................................................... 9

2.3. UTILIDADES DE MICROSOFT TEAMS .............................................................................. 9

3. INTRANET DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN ................................... 10

4. RECOMENDACIONES PARA EL USO DE GRUPOS DE TRABAJO EN WHATSAPP Y OTROS SERVICIOS DE MENSAJERÍA INSTANTÁNEA ....................... 14

HERRAMIENTAS PARA FACILITAR EL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES Y ENTREGABLES DURANTE EL TRABAJO EN CASA......................................... 15

1. HERRAMIENTA MICROSOFT TEAMS PARA SEGUIMIENTO A EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DIARIAS Y SEMANALES ............................................ 15

1.1. CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO Y SEGUIMIENTO DE TAREAS EN

MICROSOFT TEAMS ............................................................................................................. 15

2. SEGUIMIENTO A LABORES DIARIAS MISIONALES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL – SIM ............................................................................................. 20

3. SEGUIMIENTO A ACTIVIDAD MENSUAL DE REPORTE DE INFORMACIÓN EN

STRATEGOS POA – DÍA A DÍA .................................................................................................... 21

4. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES PARA JEFES DE ÁREA DURANTE LAS MEDIDAS DE TRABAJO EN CASA ............................................................. 23

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INTRODUCCIÓN En las Directivas n° 008 y 009 de marzo de 2020, el Procurador General de la Nación estableció medidas de contención para limitar la expansión del COVID-19. La estrategia de la Procuraduría General de la Nación está basada en tres componentes: (i) autocuidado, (ii) responsabilidad del uso de recursos de salud y (iii) distanciamiento social. Para dar cumplimiento a las medidas de distanciamiento social requeridas para evitar una propagación rápida del COVID-19, en la Directiva 009 de 17 de marzo de 2020 el Procurador General de la Nación ordenó lineamientos en materia de trabajo en casa para los servidores de la Procuraduría General de la Nación, sin perjuicio del cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales. De acuerdo con los lineamientos referidos, los jefes de dependencia deberán organizar, junto con sus equipos de trabajo, la prestación del servicio para que inicialmente, del 17 al 31 de marzo de 2020, los servidores adopten medidas de trabajo en casa, sin perjuicio de aquellas actividades o funciones que deban prestarse en el lugar de trabajo para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. En cualquier caso, todas aquellas personas que se encuentren en una condición especial por su edad, salud, enfermedades crónicas, estado de embarazo, responsabilidades de cuidado u otra situación similar, cumplirán con sus actividades desde el hogar. Para tal efecto, según las directrices de la Procuraduría General de la Nación, los jefes de dependencia serán los responsables de que cada equipo de trabajo y servidor cumpla con sus obligaciones. Para esto, deberán diseñar un plan de trabajo para cada servidor durante el periodo de distanciamiento social con cronograma de actividades y entregables semanales, basado en las responsabilidades establecidas para cada dependencia y harán seguimiento a la ejecución del mismo haciendo uso, entre otras, de las siguientes herramientas: Microsoft Teams, Sistema de Información Misional - SIM, Sistema de Gestión de Información Documental Electronics y de Archivo -SIGDEA y Strategos POA. En este contexto, este instructivo incluye orientaciones básicas para el trabajo en casa y las herramientas con las que cuenta la Procuraduría General de la Nación para el desarrollo de sus labores, el trabajo en equipo y el seguimiento que cada líder debe hacer a sus grupos de trabajo. Así mismo, incluye recomendaciones sobre prácticas cotidianas que pueden contribuir al pleno desarrollo de este plan de contingencia. El instructivo ha sido preparado por el Instituto de Estudios del Ministerio Público en coordinación con la Procuraduría General de la Nación, especialmente la Oficina de Sistemas y la Oficina de Planeación. La guía incluye tres secciones. Primero, un capítulo de recomendaciones para el trabajo en casa, donde se establecen consejos tanto para equipos de trabajo como para jefes de dependencia. Segundo, un aparte con los diversos instructivos de acceso a las herramientas tecnológicas de la Procuraduría General de la Nación, que permitirán a los servidores realizar sus trabajos desde casa sin afectar el cumplimiento de las funciones establecidas en la Constitución y la ley. Por último, se incluyen instructivos que facilitarán la realización y el seguimiento de los planes de trabajo de los diversos equipos durante el trabajo en casa.

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RECOMENDACIONES PARA EL TRABAJO EN CASA A continuación se exponen algunas recomendaciones para el óptimo desarrollo del trabajo en casa de los servidores de la Procuraduría General de la Nación durante la etapa de contención del COVID-19. 1. LINEAMIENTOS PARA LOS SERVIDORES QUE TRABAJARÁN DESDE CASA Trabajar desde casa en muchos casos requiere rutinas de disciplina, autorregulación y responsabilidad. Por lo tanto, es recomendable que se establezcan dinámicas que permitan el cumplimiento de las tareas asignadas en equilibrio con las demandas que la vida doméstica pueda presentar. Para garantizar el cumplimiento de las funciones de la Procuraduría y la asimilación de estas nuevas dinámicas se sugieren las siguientes recomendaciones: • Acatar las medidas de contención del coronavirus durante el periodo de trabajo en casa

expedidas por el Gobierno Nacional, los gobiernos territoriales y la Procuraduría General de la Nación.

• Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del programa de salud ocupacional de

la entidad e informar oportunamente cualquier evento dentro del marco de los riesgos laborales contemplados por la ARL.

• Cumplir con las reglas establecidas por la Oficina de Sistemas relativas al uso de la

plataforma de sistemas informáticos de la entidad. • Verificar cuáles de las acciones que desarrolla en las instalaciones de la entidad es posible

realizar en casa. • Acordar con el jefe inmediato las actividades y el cronograma a desarrollar y los productos

e informes que debe presentar. • Acatar las instrucciones impartidas por el jefe inmediato. • En la medida de los posible, adecuar un espacio en el hogar con los elementos requeridos

para trabajar que facilite la concentración en el horario laboral e incluya un escritorio y silla adecuados.

• Solicitar el apoyo a los miembros de la familia y amigos para lograr un ambiente adecuado

para el trabajo en casa sin interrupciones. • Respetar el lugar de trabajo y horario laboral establecido por la entidad para desarrollar las

actividades programadas y estar a la disposición del jefe de dependencia durante dicho tiempo.

• Planear las labores de cada día con objetivos específicos.

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• Usar las herramientas tecnológicas habilitadas por la entidad en caso de ser requerido. Si no se dispone de ellas, realizar el trabajo en medio físico y entregarlo dentro de los tiempos pactados.

• Contactar a los compañeros de trabajo cuando sea necesario durante los horarios laborales

de la entidad. • Solicitar los permisos, licencias e incapacidades necesarias de acuerdo con los lineamientos

establecidos por la entidad durante la contingencia de la emergencia sanitaria. • Realizar pausas activas durante el trabajo en casa. 2. LINEAMIENTOS PARA LOS JEFES DE DEPENDENCIA

Especialmente para los jefes de dependencia, se sugieren los siguientes lineamientos para realizar seguimiento al trabajo en casa de los funcionarios que están bajo su coordinación: • Realizar un plan de acuerdos específico e individual para el tiempo en que se va a realizar el

trabajo en casa. Para tal efecto, se debe precisar las tareas y los tiempos en que se realizarán, así como establecer claramente los productos que se entregarán.

• Orientar a sus funcionarios en cuanto a esta modalidad de trabajo, diferenciándola del

teletrabajo y reconociendo los componentes similares. Para tal efecto, se recuerda que la modalidad de trabajo en casa se realiza con o sin ayudas tecnológicas y exige la realización de las tareas asignadas desde la casa, en este caso por autoprotección y por solidaridad con toda la sociedad.

• Establecer claramente los canales de comunicación que se van a utilizar para la información

de quienes están laborando desde la casa y el jefe inmediato. Por ejemplo, se puede hablar con ellos a través de WhatsApp, teléfono o correo electrónico.

• Mantener la comunicación necesaria con sus funcionarios. Comuníquese con ellos para

orientarlos o preguntarles sobre las inquietudes que tengan en relación con el trabajo que están adelantando. Sin embargo, la comunicación no se debe realizar sólo para verificar si están en la casa, pues de esa forma se manifestaría desconfianza, lo que sería contraproducente para la buena dinámica y el clima laboral que se pretende en estos momentos.

• Para el caso de los funcionarios que no pueden realizar actividades laborales desde su casa,

porque son muy operativas, se sugiere proponer la lectura de documentos relacionados con la función misional del Ministerio Público y de la gestión de su dependencia, lo que se puede hacer desde la página Web de la entidad. El producto de esas lecturas podría ser algunas notas o reflexiones que se compartan posteriormente con el jefe o en reuniones de la dependencia. Dependiendo de la carga laboral del jefe, estos funcionarios podrían apoyar la comunicación y la trasmisión de información institucional.

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• Es importante responder oportunamente las inquietudes de sus funcionarios, de tal suerte que no se sienta el aislamiento del funcionario en su casa.

• Consultar a sus funcionarios, con alguna periodicidad, sobre su estado de salud. Si alguno

de los funcionarios presenta los síntomas del COVID-19, la persona a cargo debe orientarlo frente a lo que debe hacer para la atención médica y reportar a su superior en la entidad.

• Finalmente, se sugiere hacer ver a los equipos de trabajo que a través de estos mecanismos

se puede demostrar que la confianza que la entidad está depositando en quienes están haciendo trabajo en casa es bien correspondida, en cuanto el funcionario está demostrando responsabilidad en la ejecución de sus labores y en el comportamiento social que demuestre.

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MANUAL DE USO DE HERRAMIENTAS DIGITALES PARA APOYAR EL TRABAJO EN CASA

En cumplimiento de la Directiva nº 009 de 2020, la Oficina de Sistemas ha facilitado el uso fuera de la oficina de diversos instrumentos informáticos de la entidad que servirán de apoyo para garantizar la óptima prestación de los servicios de la Procuraduría General de la Nación desde las casas de los servidores. Estas herramienta permitirán a los funcionarios el acceso a la información requerida para el cumplimiento de sus funciones y el acceso a herramientas que faciliten el contacto grupal y el reporte a sus jefes inmediatos. De igual manera, las herramientas digitales permitirán a los directores y jefes de área hacer el debido seguimiento y acompañamiento a cada equipo de trabajo, para el adecuado desarrollo y cumplimiento de sus funciones, durante la contención del COVID-19. Las herramientas que han sido dispuestas para este fin por la Procuraduría General de la Nación son, entre otras, son las siguientes: Office 365, Microsoft Teams, Sistema de Información Misional - SIM, Sistema de Gestión e Información Documental Electrónico y de Archivo - SIGDEA y Strategos POA. Para facilitar su uso y previendo que para muchos esta será la primera vez en que las usarán desde casa, se exponen a continuación las instrucciones de uso y algunas directrices y recomendaciones especiales para su correcta utilización, en el siguiente orden: (i) Office 365; (ii) Microsoft Teams; (iii) Intranet para el uso del Sistema de Información Misional - SIM, el Sistema de Gestión e Información Documental Electrónica y de Archivo - SIGDEA y Strategos POA; y (iii) recomendaciones para el uso de grupos de mensajería instantánea. 1. OFFICE 365 Esta plataforma permite el acceso a Outlook (correo electrónico institucional), One Drive (archivos en la nube), Word, Excel, Power Point, Share Point (para compartir archivos) y Microsoft Teams. Para ingresar al correo electrónico se debe seguir la siguiente ruta: • A través de un navegador web puede ingresar al portal de Office 365 para iniciar sesión en

la siguiente dirección: https://portal.office365.com/. A continuación se solicitará seleccionar o ingresar su cuenta de la Procuraduría General de la Nación, como se muestra en la Figura 1.

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Figura 1. Selección o ingreso de cuenta en Office 365.

• Posteriormente, el usuario debe ingresar la contraseña (que corresponde a la misma con la

que ingresa a su computadora todos los días), como se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Ingreso de contraseña.

• Opcionalmente, se le preguntará al usuario si quiere mantener la sesión iniciada para no

repetir los dos pasos anteriores en siguientes ocasiones, como se muestra en la Figura 3.

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Figura 3. Mantener la sesión iniciada.

• Acto seguido, se presentarán las aplicaciones que se pueden abrir desde el portal de Office

365. Para abrir el correo se debe seleccionar la opción de Outlook, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4. Aplicaciones del portal Office 365.

• Después de seleccionar la imagen de la aplicación de Outlook, el usuario tendrá acceso a su correo electrónico institucional.

• Si desea acceder a cualquiera otra aplicación de Office 365 debe seguir los mismos pasos que se han referido arriba.

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2. MICROSOFT TEAMS Esta guía de inicio rápido le ayudará a ingresar de manera fácil y rápida a la herramienta Microsoft Teams. De esta manera, podrá comprender conceptos básicos y acceder a través de hipervínculos que lo llevarán a las opciones requeridas para que aprenda haciendo. 2.1. ¿QUÉ ES MICROSOFT TEAMS? Microsoft Teams es una herramienta informática para el trabajo colaborativo, perteneciente a la suite de Office 365, con la que pueden trabajar personas de un mismo equipo compartiendo diferentes recursos entre ellos. Con Micosoft Teams se tienen la posibilidad de crear equipos de trabajo para gestionar proyectos, tareas y contenido con las personas de su equipo. Adicionalmente, Microsoft Teams dispone de áreas y funcionalidades para compartir archivos, desarrollar conversaciones o mensajería, chats grupales o individuales, videoconferencias, entre otras. La Figura 5 incluye conceptos básicos de Microsoft Teams.

Figura 5. Conceptos básicos de Microsoft Teams.

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2.2. ¿CÓMO INICIAR SESIÓN EN MICROSOFT TEAMS? Es posible acceder a Microsoft Teams por medio de su sitio web o por medio del portal de Office 365, a través de las credenciales que siempre utiliza para ingresar a su equipo o correo electrónico institucional. No es necesario instalar el aplicativo ya que se puede acceder por medio de la página web de Microsoft Teams. Se puede hacer por medio del dispositivo de escritorio o móvil instalando la aplicación e ingresando sus credenciales. Después de ingresar al sitio web de la aplicación, le permite descargarla para su instalación o utilizar la aplicación web (recomendado y resaltado en la Figura 6 con un recuadro rojo) que no requiere instalación. La dirección es: https://teams.microsoft.com/ (no requiere Instalación).

Figura 6. Uso de aplicación web para ingreso a Microsoft Teams.

2.3. UTILIDADES DE MICROSOFT TEAMS Microsoft Teams es un chat empresarial en el que se puede trabajar entre personas de un mismo equipo, compartiendo entre ellos sus recursos. Algunas de las características que incluye, que permiten facilitar el trabajo en casa, son: (i) crear y administrar grupos; (ii) hacer llamadas y video llamadas; (iii) compartir archivos; (iv) chats de múltiples usuarios; y (v) seguimiento de tareas. En la Figura 5 anteriormente señalada se puede ver el menú de opciones que ofrece la herramienta. El siguiente video pueden ayudarle a relacionarse más con la herramienta de Microsoft Teams: https://www.youtube.com/watch?v=ypu2xGB_Kcg

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3. INTRANET DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Al acceder de manera remota a su equipo de la Procuraduría General de la Nación, los funcionarios podrán acceder a Intranet y desde allí a las siguientes herramientas: Sistema de Información Misional - SIM, Sistema de Gestión e Información Documental Electrónico y de Archivo - SIGDEA y Strategos POA. La mesa de ayuda de la Oficina de Sistemas, estará atenta para asistir en los casos particulares. Para acceder remotamente a su equipo de la Procuraduría General de la Nación debe seguir los siguientes pasos: Paso 1: Como se muestra en la Figuran 8, Desde el equipo de su casa ingrese al navegador y

digite la siguiente dirección IP en la barra de búsqueda: https://168.228.108.4:22443 A continuación de Enter.

Figura 7. Acceso remoto a la Intranet de la Procuraduría General de la Nación.

Paso 2: En el cuadro de diálogo que se muestra, digite su usuario y contraseña, así como lo

hace en el equipo de la Procuraduría General de la Nación, para ingresar a su sesión, y luego de clic en Login, como se señala en la Figura 8.

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Figura 8. Ingreso de usuario y contraseña para la Intranet.

Paso 3: En las opciones que se muestran de clic en Quick Connection, según la Figura 9.

Figura 9. Ingreso a Quick Connection.

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Paso 4: Posteriormente, en la ventana que le aparece de clic en la opción RDP, como se muestra en la Figura 10.

Figura 10. Acceso a RDP.

Paso 5: A continuación, según se muestra en la Figura 11, en las opciones que se muestren se

deben digitar los siguientes datos:

Host: Dirección IP de su equipo en la PGN (la que tomó de la intranet). Username: Su usuario de la PGN (con el que ingresa al equipo). Password: Su clave de la PGN. Security: Se despliegan las opciones y se debe elegir la última opción

Figura 11. Ingreso de datos.

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Paso 6: Luego se debe ingresar Allow the server to choose the type of security y dar clic en el botón Launch.

Paso 7: Una vez se conecte, se abrirá el escritorio de su PC de la entidad, y podrá trabajar en

él como lo hace normalmente, como se muestra en la Figura 12.

Figura 12. Trabajo remoto en la Intranet.

Paso 8: Para salir, debe dar clic en la esquina superior derecha sobre el nombre de su usuario,

y dar clic en Logout, como indica la Figura 13.

Figura 13. Salir de la sesión.

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4. RECOMENDACIONES PARA EL USO DE GRUPOS DE TRABAJO EN WHATSAPP Y OTROS SERVICIOS DE MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

Los servicios de mensajería instantánea son de especial utilidad para la coordinación y comunicación requerida para el óptimo desarrollo de las medidas de trabajo en casa adoptadas por la Procuraduría General de la Nación. Para garantizar el correcto uso de estos mecanismos, se recomienda que el propósito de su creación sea facilitar el trabajo en casa, informar las decisiones de la Procuraduría General de la Nación en esta contingencia, dar instrucciones a los equipos de trabajo relacionadas con las tareas asignadas y motivar a los servidores en esta nueva experiencia durante un momento extraordinario. A continuación se incluyen algunas recomendaciones especiales para facilitar el uso eficiente y efectivo de los mensajes de texto: • Configurar la cuenta de WhastApp u otros servicios de mensajería instantánea ingresando

el nombre del dueño de la misma, con el propósito de identificar quién envía el mensaje.

• Establecer reglas claras sobre quién ejerce la administración del grupo e informar al administrador de la cuenta la información institucional que considere pertinente remitir. La administración debe ser la fuente principal de la información en el grupo y el filtro para que aquella de interés común sea divulgada.

• Evitar los mensajes relacionados con los asuntos de un área específica del grupo que no sean de interés para todos los integrantes. Para ello se sugiere la creación de grupos por dependencias o procesos.

• Elaborar mensajes claros y concretos.

• Evitar conversaciones o mensajes de carácter personal en el grupo. Use el canal directo con quien desea comunicarse.

• Evitar responder los mensajes remitidos por al administrador del grupo u otro miembro del equipo de trabajo, a menos que aporte información adicional relevante. Aunque un «gracias» es cortesía, cincuenta de ellos pueden saturar el grupo de WhatsApp y generar la pérdida de información importante entre tantos mensajes.

• Los grupos de mensajería instantánea no son el espacio apropiado para manifestar sus emociones u opiniones. En caso de darse diferencias de opinión o no cumplimiento de expectativas, se sugiere contactar directamente al servidor y establecer una comunicación directa; esto es, «felicitar en público y regañar en privado».

• Remitir información en los horarios laborales establecidos por la entidad, a excepción de aquellos considerados urgentes o información de interés sobre el desarrollo de eventos relacionados con el COVID-19.

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HERRAMIENTAS PARA FACILITAR EL SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES Y ENTREGABLES DURANTE EL

TRABAJO EN CASA La Oficina de Planeación de la Procuraduría General de la Nación ha dispuesto lineamientos específicos para facilitar el seguimiento a la ejecución de actividades y entregables durante el trabajo en casa. De manera específica, la Oficina de Planeación recomienda usar Microsoft Teams para hacer seguimiento a ejecución de actividades diarias y semanales, realizar seguimiento a labores diarias misionales en el Sistema de Información Misional – SIM y hacer seguimiento a actividades mensuales de reporte de información en STRATEGOS Poa – Día A Día. Las guías de uso e instrucciones de estas herramientas se exponen a continuación. 1. HERRAMIENTA MICROSOFT TEAMS PARA SEGUIMIENTO A EJECUCIÓN

DE ACTIVIDADES DIARIAS Y SEMANALES El seguimiento de actividades diarias y semanales se deberá realizará a través de la herramienta Microsoft Teams. Las actividades y configuraciones a tener en cuenta en la herramienta para la asignación de tareas y seguimiento a las mismas son las siguientes: 1.1. CREACIÓN DE GRUPOS DE TRABAJO Y SEGUIMIENTO DE TAREAS EN

MICROSOFT TEAMS Para crear su equipo de trabajo tenga en cuenta que se debe seleccionar la opción de Equipos (Teams en inglés), como se muestra en la Figura 14.

Figura 14: Seleccionar Equipos.

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El paso a seguir es la creación de un nuevo equipo, como se indica en la Figura 15. Se debe seleccionar la opción de “Unirse a un equipo o crear uno”.

Figura 15: Crear un nuevo equipo.

Posteriormente, se debe seleccionar “generar equipo desde cero”, después “clase de equipo privado” y escribir el nombre del equipo de trabajo. A continuación, se deben adicionar los miembros del equipo, como se muestra en la Figura 16. Luego se cierra la ventana y se crea el equipo de trabajo.

Figura 16: Agregar a miembros del equipo de trabajo.

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Después de creado el equipo de trabajo, éste se muestra en la pestaña de equipos, como se ve en la Figura 17.

Figura 17: Nuevo equipo creado.

Una vez creado el equipo se crea el seguimiento. Para esto, se debe seleccionar primero el equipo respectivo e incluir una pestaña en la parte superior derecha al lado de la opción de Wiki, por medio del botón (+): “Agregar una pestaña”, según la Figura 18.

Figura 18: Agregar una pestaña.

Posteriormente, para crear la pestaña se debe seleccionar la opción de Planner y crear el plan de “Seguimiento Tareas”, como indica la Figura 19.

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Figura 19: Crear Seguimiento.

Hecho esto, se deben crear las tareas, asignando responsable y estableciendo fechas de vencimiento, como se muestra en la Figura 20. Es relevante recordar que una tarea puede tener más de un responsable si se estima conveniente.

Figura 20: Creación de tareas.

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Para el cumplimiento de las tareas, cada responsable debe ingresar el avance de la tarea asignada e indicar si ya fue iniciada o se finalizó. De esta manera, podremos obtener estadísticas sobre el avance de las tareas realizadas que se encuentran en curso, con retraso, completadas o que no se hayan iniciado. Estas estadísticas pueden mostrarse también por cada persona asignada a las tareas del equipo de trabajo, según se muestra en la Figura 21.

Figura 21: Cumplimiento de tareas.

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2. SEGUIMIENTO A LABORES DIARIAS MISIONALES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL – SIM

El sistema de Información Misional – SIM seguirá enviando semanalmente los reportes de Listado de Trabajo, Control de Términos y Listado de funcionarios por dependencia, los cuales servirán de guía para la gestión y actualización de los expedientes en el sistema. El correo electrónico semanal será enviado por la dirección de correo simreportes@procuraduria.gov.co. La Figura 22 muestra un ejemplo de cómo se verá el mensaje.

Figura 22: SIM reportes periódicos.

Se sugiere verificar la relación de procesos a cargo de cada uno de los profesionales por su estado, fecha de hechos, presuntos responsables y conductas respectivas. En caso de no ser funcionario activo, reasignar dicha carga laboral para su depuración. Los documentos enviados son: • ListadoTrabajo.xls: Corresponde al total de procesos asignados a la dependencia, en el

cual se puede establecer el tipo de proceso, el funcionario a cargo y la etapa en la que se encuentra actualmente en el sistema de información.

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• ListadoControlTermino.xls: Corresponde al reporte de procesos disciplinarios que

contiene indicadores de prescripción y caducidad e indica el riesgo en cada caso.

• ListadoFuncionarios.xls: Corresponde al listado de los funcionarios que actualmente tiene procesos a cargo en la dependencia, su reciente actividad en el sistema y el perfil que tiene asignado el usuario en el SIM. En este listado también se puede evidenciar la fecha del último acceso al sistema, para cada usuario y el número de tareas pendientes.

3. SEGUIMIENTO A ACTIVIDAD MENSUAL DE REPORTE DE INFORMACIÓN

EN STRATEGOS POA – DÍA A DÍA El administrador del sistema Strategos de cada dependencia deberá cargar la información correspondiente al POA día a día del mes de marzo, actividad para la cual el Sistema estará habilitado hasta el día 17 de Abril de 2020. Se deberá descargar de la Intranet la plantilla correspondiente al cargue de información a realizar, para luego proceder de acuerdo a los lineamientos y procedimientos utilizados cada mes en el cargue de la información. • Plantilla a Descargar: La plantilla estará disponible en la siguiente dirección de la

Intranet: https://www.procuraduria.gov.co/portal/index.jsp?option=co.gov.pgn.portal.frontend.component.pagefactory.PoasPageFactory La Figura 23 muestra una imagen de la consulta.

Figura 23: Consulta para descargar plantilla.

Al momento de descargar la plantilla, se deberá realizar la consolidación de información de la dependencia. Para esto, se debe tener en cuenta que el sistema Strategos sólo permite cargar información consolidada por dependencia y no por cada funcionario. La Figura 24 muestra una imagen de la plantilla descargada.

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Figura 24: Plantilla de formato del POA.

Una vez consolidada la información, deberá cargarse en el sistema Strategos, el cual puede ser accedido desde la intranet, en la sección de sistemas de información, como se muestra en la Figura 25.

Figura 24: Acceso a Strategos en la Intranet.

El acceso al sistema de información, está asignado al Administrador de Strategos delegado por el jefe de dependencia. En caso de requerir alguna modificación de usuarios, deberá enviarse la solicitud al siguiente correo electrónico: simstrategos.soporte@procuraduria.gov.co. Una vez terminado el plazo para el cargue de la información al sistema Strategos, la Oficina de Planeación enviará a los jefes de dependencia el cuadro de seguimiento que indique el cumplimiento de la actividad realizada.

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4. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES PARA JEFES DE ÁREA DURANTE LAS MEDIDAS DE TRABAJO EN CASA

Para acompañar la asignación de tareas y el seguimiento a los miembros de sus equipos específicamente durante las medidas de trabajo en casa, también se ha diseñado una herramienta sencilla en Excel, que permite visualizar de manera global las tareas asignadas por funcionario y el estado de avance en el que se encuentran. Esta herramienta es útil en caso de no poder acceder con facilidad a la herramienta disponible en Microsoft Teams y para la planeación y seguimiento del trabajo de los miembros de los equipos en general de manera análoga.

Esta herramienta permite conformar el equipo, asignar las tareas por funcionario, establecer el nivel de progreso, el grado de prioridad y las fechas de inicio y terminación. La herramienta tiene también un espacio para añadir observaciones sobre el desarrollo de las tareas. Por último, en el siguiente enlace encontrará el archivo con esta herramienta, para que pueda descargarlo directamente en su equipo y utilizarlo de ser necesario, abriendo la dirección y guardando una copia directamente en su computador: http://bit.ly/DescargaPlantillaPGN