Instructivo para la realización del Trámite en Línea · Presentacion Balance Trimestral de...

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Instructivo para la realización del Trámite en Línea

Presentación Balance Trimestral de Medicamentos Controlados

División Sustancias Controladas

Ministerio de Salud Pública

Proyecto: Piloto de Inicio de Trámites en Línea

Inicio de Trámites en Línea


Información del Documento

Nombre del

Documento Presentacion Balance Trimestral de Medicamentos Controlados

Nombre del Archivo MSP_ MU_ Presentacion Balance Trimestral de Medicamentos

Controlados.Docx

Control de Versiones

Versión Descripción Fecha Autor

0.1 Creación del documento 19/05/2016 Gabriella Savoia

0.2 Modificación del documento 25/07/2016 Paula Tartaglia





Tabla de contenido

Información del Documento ................................................................................................ 2

Control de Versiones .......................................................................................................... 2

1. Descripción del Trámite .................................................................................................................... 4

2. ¿Qué requisitos previos debo cumplir para la realización del trámite? ...................................... 5

3. ¿Qué requerimientos necesito para poder realizar este trámite en línea? ................................. 5

4. ¿Cuáles son los pasos que debo seguir para realizar este trámite en línea? ............................ 6

Paso 0 - Selección del Trámite ........................................................................................... 6

Paso 1 - Realizar Solicitud ................................................................................................. 7

Paso 2 - Pre visualizar Datos ........................................................................................... 13

Paso 3 - Constancia de Inicio de Trámite ......................................................................... 14

Paso 4 - Encuesta de Satisfacción ................................................................................... 15

5. ¿Dónde puedo hacer seguimiento de mis Trámites? .................................................................. 16

6. ¿Dónde puedo realizar consultas? ................................................................................................ 16

7. ¿Cómo continúa el trámite dentro del organismo una vez iniciado en línea? .......................... 17

8. Tabla de Ilustraciones ..................................................................................................................... 18



1. Descripción del Trámite

Es la presentación ante la División de Sustancias Controladas del Ministerio de Salud Pública del Balance Trimestral de Medicamentos Controlados. Este trámite permitirá que las farmacias y empresas puedan presentar los balances trimestrales de medicamentos controlados. La presentación del balance trimestral de medicamentos controlados, será iniciada por las farmacias o empresas de plaza, según corresponda, quienes, luego de autenticarse, ingresaran los datos de la empresa junto con los responsables y los datos de contacto para las comunicaciones. El archivo que se adjuntará deberá mantener un formato específico. El formulario contendrá dichas plantillas que estarán accesibles al usuario para que puedan descargarse y editarse para su posterior carga. A su vez, podrá adjuntar la planilla de Estupefacientes y Metilfenidato. El usuario podrá realizar un pre visualización de los datos ingresados, pudiendo confirmarlos o modificarlos. Luego de confirmados los datos ingresados, se enviará un correo al usuario con el número de trámite generado.

El funcionario de la División de Sustancias Controladas recibirá un correo electrónico notificando sobre el inicio del trámite, el mismo ingresará a la aplicación recuperando el trámite iniciado por la empresa/farmacia pudiendo aprobar, pedir corrección de los datos ingresados o cancelar el trámite.

En el caso que el funcionario solicite corrección de los datos, se enviará un correo electrónico a la empresa para que revise los datos y los modifique de acuerdo a los comentarios realizados por el funcionario y este último pueda nuevamente revisar la solicitud y aprobarla. En el caso que cancele el trámite, se enviará un correo electrónico a la empresa indicando los motivos de la cancelación. Si el funcionario aprueba la solicitud, el sistema notificará a la empresa indicando los pasos a seguir para obtener la constancia y acceder a la encuesta de satisfacción. En caso de haber sido aprobado, para finalizar el trámite, el usuario deberá calificar la gestión del trámite calificando del 1 al 5 su grado de satisfacción y deberá agregar un comentario, en donde: 5: Muy satisfecho 4: Bastante satisfecho 3: Algo Satisfecho 2: Poco satisfecho 1: Insatisfecho



2. ¿Qué requisitos previos debo cumplir para la realización

del trámite?

Esta información se encuentra disponible en la web tramites.gub.uy. Para acceder a la misma ingresar en el siguiente enlace: https://tramites.gub.uy/ampliados?id=2260

3. ¿Qué requerimientos necesito para poder realizar este

trámite en línea?

Para realizar el trámite su empresa debe estar inscripta en las Bases de Datos que contiene datos de personas físicas y jurídicas en el Estado: https://datospersonales.gub.uy/inicio/Sobre+datos+personales/Responsables/Registro+de

+Base+de+Datos/

https://tramites.gub.uy/ampliados?id=2260

https://datospersonales.gub.uy/inicio/Sobre+datos+personales/Responsables/Registro+de+Base+de+Datos/

https://datospersonales.gub.uy/inicio/Sobre+datos+personales/Responsables/Registro+de+Base+de+Datos/



4. ¿Cuáles son los pasos que debo seguir para realizar este

trámite en línea?

Paso 0 - Selección del Trámite Las opciones para acceder al trámite son las siguientes: Ingrese al portal tramites.gub.uy y en el buscador ingrese el nombre del trámite. En la

descripción del trámite se le proporcionará la URL de acceso directo al mismo. Seleccione la opción Presentación Balance Trimestral de Medicamentos Controlados, en

el menú Trámites en Línea del portal del Ministerio de Salud Pública, como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 1 – Trámites en Línea – Portal

Al seleccionar el trámite, el sistema le solicitará que se autentique:

Figura 2 - Autenticación



En el caso de no poseer usuario creado, debe seleccionar “Registrarse” y completar los datos solicitados.

Paso 1 - Realizar Solicitud

Ingreso de la Solicitud Usted debe completar el formulario que se presenta en pantalla con los datos necesarios para el inicio del trámite. El asterisco a la derecha de la descripción de los datos indica que la información debe ser completada en forma obligatoria.

El formulario está formado por las siguientes secciones:

• Balance Trimestral

• Datos de la Empresa

• Datos de los Representantes

• Datos para Comunicaciones

• Cláusula de Consentimiento informado

A continuación detallamos cada una de las secciones del formulario: Balance Trimestral

Figura 3 – Balance Trimestral

En esta sección usted debe ingresar los datos correspondientes al Balance.

Trimestre: Seleccione un trimestre de la lista desplegable, que contiene las siguientes opciones:

• Primero • Segundo • Tercero • Cuarto



Adjuntar planilla de medicamentos controlados: Deberá adjuntar una planilla Excel con la planilla de medicamentos controlados.

Adjuntar planilla de estupefacientes y metilfenidato: En caso de corresponder, deberá adjuntar una planilla Excel con la lista de estupefacientes y metilfenidato.

Descargar formato de plantilla: Se podrá descargar el formato que debe tener la plantilla a presentar.

Datos de la Empresa

Figura 4 – Datos de la Empresa

En esta sección, usted debe ingresar la siguiente información:

Razón Social: Complete el espacio con el nombre de la empresa que realiza el

trámite.

RUT: Complete el espacio con el número de registro único tributario (RUT) de la

empresa que realiza el trámite.



Datos de los Representantes En esta sección usted debe ingresar la información correspondiente a las personas que representan a la empresa frente al Ministerio de Salud Pública. Esta sección está dividida en dos sub secciones:

• Representante Legal • Técnico Responsable

Representante Legal

Figura 5 – Representante Legal

En esta sub sección usted debe ingresar los datos del Representante Legal de la empresa que realiza el trámite:

Documento de Identidad: Seleccione un tipo de documento de la lista desplegable

que contiene las siguientes opciones: Cédula de Identidad o Pasaporte.

Número de Documento: Complete el espacio. Para el caso que el tipo de documento

seleccionado sea cédula de identidad usted debe incluir el dígito verificador sin puntos

ni guiones.

Apellidos: Complete el espacio con el/los apellido/s del representante.

Nombres: Complete el espacio con el/los nombre/s del representante.



Técnico Responsable

Figura 6 – Técnico Responsable

En esta sub sección usted debe ingresar los datos del Técnico Responsable de la empresa que realiza el trámite:

Documento de Identidad: Seleccione un tipo de documento de la lista desplegable

que contiene las siguientes opciones: Cédula de Identidad o Pasaporte.

Número de Documento: Complete los espacios. Para el caso que el tipo de

documento seleccionado sea cédula de identidad usted debe incluir el dígito verificador

sin puntos ni guiones.

Apellidos: Complete los espacios con el/los apellidos del técnico.

Nombres: Complete los espacios con el/los nombres del técnico.

Datos de Contacto

Figura 7 – Datos de Contacto



En esta sección usted debe ingresar los datos que permitan al organismo comunicarse con el

solicitante:

Teléfono: Teléfono de contacto del solicitante.

Otro Teléfono: Otro teléfono de contacto del solicitante.

Correo Electrónico: Correo electrónico donde se le informará el éxito del inicio del trámite y los pasos a seguir.

Confirmación Correo: De forma de minimizar el error en el ingreso del Correo es que se solicita que lo ingrese nuevamente. El sistema verificará que en ambos campos de Correo electrónico se haya escrito el mismo Correo, de no ser así le advertirá para que lo modifique.

Cláusula de Consentimiento informado

Figura 8 – Cláusula de Consentimiento Informado

En esta sección usted puede visualizar el siguiente mensaje:

“De conformidad con la Ley N° 18.331, de 11 de agosto de 2008, de Protección de Datos Personales y Acción de Habeas Data (LPDP), los datos suministrados por usted quedarán incorporados en una base de datos, la cual será procesada exclusivamente para la siguiente finalidad: Análisis y evaluación de la información relativa a movimientos de Sicotrópicos, Estupefacientes, Precursores y Productos Químicos.

Los datos personales serán tratados con el grado de protección adecuado, tomándose las medidas de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado por parte de terceros que lo puedan utilizar para finalidades distintas para las que han sido solicitadas al usuario.

El responsable de la base de datos es la División Sustancias Controladas del Ministerio de Salud Pública y la dirección donde podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización, inclusión o supresión, es Avenida 18 de Julio 1892, planta baja, Oficina 08, según lo establecido en la LPDP".



Usted debe seleccionar una de las opciones, SI/NO acepta los términos de la cláusula. En

caso que seleccione la opción negativa, usted no podrá iniciar el trámite.

Luego de completar los datos, debe presionar el botón “Siguiente”, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. El sistema realiza controles verificando el ingreso de todos los datos requeridos, incluyendo archivos adjuntos. En caso que no se verifique el ingreso correctamente, el sistema identifica el dato requerido de la siguiente forma:

Figura 9 - Errores detectados



Paso 2 - Pre visualizar Datos Cuando usted presiona el botón “Siguiente” en el Paso 1, el sistema despliega los datos ingresados de forma de validarlos antes de ser enviados para su evaluación.

Figura 10 - Previsualización de Datos



Usted debe verificar que los datos ingresados son los correctos. En caso de estar correctos debe seleccionar el botón “Siguiente”, en caso de no estar correctos debe seleccionar el botón “Volver” para modificar los datos ingresados. Una vez seleccionado el botón “Siguiente”, que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla, se confirma el inicio del trámite.

Paso 3 - Constancia de Inicio de Trámite Una vez finalizada la validación se despliega el siguiente mensaje informando que se efectuó

favorablemente el inicio de su trámite asignándole un número de trámite.

Figura 11 - Constancia de Inicio de Trámite

Además del mensaje anterior, se le enviará un correo con el siguiente contenido:

ASUNTO: Balance Trimestral de Medicamentos Controlados CUERPO: Estimado usuario/a, su trámite ha sido iniciado exitosamente con el número xxx. Será notificado vía correo electrónico en cuanto la División Sustancias Controladas del Ministerio de Salud Pública evalúe el Balance.

Una vez iniciado el trámite, el funcionario de la División de Sustancias Controladas recibirá una notificación sobre el inicio del trámite por parte de la empresa, el mismo ingresará a la aplicación recuperando el trámite iniciado por la empresa pudiendo aprobar, corregir o cancelar los datos ingresados.

En caso que el funcionario cancele el trámite, se enviará un correo electrónico a la empresa indicando los motivos de la cancelación.

En caso que el funcionario solicite corrección de los datos, se enviará un correo electrónico a la empresa para que revise los datos y los modifique de acuerdo a los comentarios realizados por el funcionario y este último pueda nuevamente revisar la solicitud y aprobarla.

En caso que el funcionario Apruebe el trámite, el sistema notificará a la empresa indicando los pasos a seguir para obtener la constancia y la encuesta de satisfacción a completar.



Paso 4 - Encuesta de Satisfacción

Figura 12 - Encuesta de Satisfacción

Para dar por concluido el trámite usted debe seleccionar su nivel de satisfacción respecto a la gestión del trámite, haciendo click sobre las opciones que aparecen en pantalla: ¿Cómo

calificarías esta gestión?

5: Muy satisfecho 4: Bastante satisfecho 3: Algo Satisfecho 2: Poco satisfecho 1: Insatisfecho A su vez, debe ingresar un comentario. Para finalizar con la encuesta usted debe presionar el botón “Siguiente”.



5. ¿Dónde puedo hacer seguimiento de mis Trámites? Usted podrá hacer seguimiento de los trámites en los que participó siempre y cuando se encuentre logueado. Únicamente se mostrarán los pasos del trámite que tuvieron participación del Usuario que se encuentra logueado. Para poder observar los trámites debe ingresar en “Mis trámites”, opción que figura a la izquierda de la pantalla. Una vez ingresado, se observará:

Id del trámite. Nombre del Trámite. Etapa en la que se encuentra el Trámite. Si el trámite está Finalizado, este campo

figurará en blanco. Fecha de modificación del último paso efectuado. Estado del Trámite. Acciones.

Figura 13 - Trámites Participados

Dentro de “Acciones”, al hacer click en “Ver historial”, Usted podrá ver sus participaciones dentro del trámite. Por ejemplo, al crear un trámite usted podrá observar el formulario enviado en formato no editable.

6. ¿Dónde puedo realizar consultas?

En la División de Sustancias Controladas:

• En forma telefónica a través del teléfono 1934, interno 505.

• Vía web a través del mail: [email protected]

• En forma presencial en Avenida 18 de julio 1892, planta baja, Oficina 08.

En los canales de Atención Ciudadana:

• En forma telefónica a través del 0800 – INFO (4636) o *463. • Vía web a través del mail: [email protected] .

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



• En forma presencial en los Puntos de Atención Ciudadana, ver direcciones en www.atencionciudadana.gub.uy

7. ¿Cómo continúa el trámite dentro del organismo una vez

iniciado en línea?

Para finalizar con el trámite es necesario cumplir con los siguientes requisitos:

Imprimir una copia del Balance/Planilla Estupefacientes presentado. El responsable Técnico debe firmar ambos documentos. Se debe adquirir un timbre de profesionales universitarios y adherirlo al balance impreso. El documento y el timbre profesional deben permanecer en la empresa para una posible

inspección.

http://www.atencionciudadana.gub.uy/



8. Tabla de Ilustraciones Figura 1 – Trámites en Línea – Portal ...................................................................................................................... 6

Figura 2 - Autenticación ........................................................................................................................................... 6

Figura 3 – Balance Trimestral .................................................................................................................................. 7

Figura 4 – Datos de la Empresa ............................................................................................................................... 8

Figura 5 – Representante Legal ............................................................................................................................... 9

Figura 6 – Técnico Responsable ............................................................................................................................. 10

Figura 7 – Datos de Contacto ................................................................................................................................. 10

Figura 8 – Cláusula de Consentimiento Informado ................................................................................................ 11

Figura 9 - Errores detectados ................................................................................................................................. 12

Figura 10 - Previsualización de Datos .................................................................................................................... 13

Figura 11 - Constancia de Inicio de Trámite ........................................................................................................... 14

Figura 12 - Encuesta de Satisfacción ...................................................................................................................... 15

Figura 13 - Trámites Participados .......................................................................................................................... 16

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