INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y … · INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE...

Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle - INTEP INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN

Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Código: P12-IN-01 Fecha: 2009-02-26 Versión: 2

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INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, VALLE - INTEP

GESTIÓN DOCUMENTAL FEBRERO 2009

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN




Código: P12-IN-01

Fecha: 2009-02-26 Versión: 2

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CONTENIDO

pág.

1. PRESENTACIÓN

5

1.1 OBJETIVOS

5

1.2 ALCALCE

5

1.3 BASE LEGAL

5

1.4 DEFINICIONES

5

2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

10

2.1 TIPOS DE DOCUMENTOS

10

2.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

10

2.3 IDENTIFICACIÓN POR CÓDIGOS DE LOS PROCESOS

12

2.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

13

2.5 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

14

3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

15

3.1 REQUISITOS

15

4. ELABORACIÓN DE PORTADAS, ENCABEZADOS, PIE DE PÁGINAS Y CONTROL DE CAMBIOS

18

4.1 ASPECTOS GENERALES

18




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5.

ELABORACIÓN DE LA FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

23

6. OTROS DOCUMENTOS

26

7. RECOMENDACIONES

33




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1. PRESENTACIÓN

1.1 OBJETIVO

Definir los parámetros para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en el Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle – INTEP. 1.2 ALCANCE Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle. 1.3 BASE LEGAL

Ley 594 de 2000 Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004

1.4 DEFINICIONES ACTAS. Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. ACTIVIDAD. Explicación resumida de todas las tareas que están bajo la responsabilidad de un equipo o un solo cargo. ACTO ADMINISTRATIVO. Todo acto dictado por la administración y

sometido al Derecho Administrativo, aclaración de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizado por la administración en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria. ALCANCE. Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica. ANEXOS. Información adicional adjunta al final del documento que sirve de

apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades




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Descritas; incluye los formatos, diagramas, instructivo u otros documentos relacionados. CICLO DE MEJORA CONTINUA. Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. CONCEPTO. Es el pronunciamiento técnico, jurídico o administrativo sobre un tema en particular, requerido por solicitud interna o externa. CONTRATO. Es un acto por el cual una parte se obliga para con la otra, para dar, hacer o no hacer una cosa, cada parte puede ser de una o de muchas maneras. CONTROL DE CAMBIOS. Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento; contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento. DESARROLLO. Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, ¿Qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Con qué?, ¿Por qué?, cuando sea aplicable en los procedimientos; el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripción de la actividad y el responsable. DOCUMENTO. Datos que poseen significado y su medio de soporte, a través del cual se define y acuerda la manera de operar en el INTEP, puede ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad-tarea, diagrama de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestra físicas, manuales, instructivos, entre otros. DOCUMENTOS EXTERNOS. Son los generados por organismos externos a la entidad los cuales exigen condiciones que debe cumplir el INTEP para el normal desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad. DOCUMENTOS INTERNOS. Son los generados (elaborados) e implementados dentro de la entidad para interactuar directamente en el Sistema de Gestión de la Calidad. FECHA. Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de elaboración, revisión y aprobación. (AAAA- MM- DD).




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FORMATO. Documento empleado para el registro de información

necesaria al realizar un proceso o actividad específica. INSTRUCTIVO. Documento de trabajo específico que se requiere para dar pautas de lo que se debe hacer en la ejecución de una labor. LISTADO MAESTRO. Guía en la que se registra la revisión actualizada y la

identificación exacta de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. MANUAL DE LA CALIDAD. Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. MAPA DE PROCESOS. Documento que caracteriza los procesos y

procedimientos generales. NORMATIVIDAD. Conjunto de disposiciones de carácter jurídico que permiten regular una materia, actividad o sector específico; incluye la Constitución Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Técnicos, entre otros. OBJETIVOS DE CALIDAD. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con

la calidad. OFICIO. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre entidades y personas naturales o jurídicas. POLÌTICAS DE CALIDAD DE UNA ENTIDAD. Intención(es) global(es) y

orientación(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección de la entidad. PROCESAMIENTO. Forma específica para llevar a cabo una actividad o

un proceso. PROCESO. Conjunto de actividades relacionadas mutuamente para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. ¿QUIÉN REVISA? Funcionario que cuenta con la competencia en el tema

y que conoce como se realizan las actividades.




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¿QUIÉN APRUEBA?. La persona(s) que conoce las políticas de la empresa,

los objetivos y es responsable de su aplicación y logro (Director General, Jefe del Proceso). ¿QUIÉN ELABORA? Funcionario que mediante la aplicación de sus

conocimientos proyecta y transcribe un documento. REGISTRO. Documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PARA ENTIDADES. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la presentación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. ACCIÓN CORRECTIVA. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. AUDITORÍA INTERNA. Proceso sistemático, independiente y

documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna. CLIENTE. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. CONFORMIDAD. Cumplimiento de un requisito.

CONTROL DE CALIDAD. Parte de la gestión de la calidad orientada al

cumplimiento de los requisitos de la calidad. NO CONFORMIDAD. Incumplimiento de un requisito. REQUISITO. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.




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VERSIÓN. Presentación diferente o adaptación de un documento. El

número de versión cambia cuando hay modificación en la estructura del formato, más no cuando hay modificaciones de su contenido. CONTROL DE CAMBIOS. Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos

del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento. Contiene la fecha en que se realiza la modificación, una breve descripción de ésta y la nueva versión del documento.




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2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

2.1 TIPOS DE DOCUMENTOS

Manual de calidad Procedimientos Documentos complementarios Otros documentos Documentos externos

2.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Para identificar los documentos que componen la estructura documental del Sistema de Gestión de Calidad, la Institución ha determinado su codificación, donde el código o número de identificación obedece a una combinación alfanumérica, separada por guiones, en letra mayúscula. La codificación se ubicará en la parte derecha del encabezado del documento. (Véase Tabla 1).




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Tabla 1. Identificación de los documentos

TIPO DE DOCUMENTO DESCRIPCIÓN EJEMPLO UBICACIÓN FECHA

ENCABEZADO

Manual de Calidad MC

Proceso responsable + sigla del documento.

PXX-MC X

Procedimientos PD

Código del proceso + siglas del documento + consecutivo de creación dentro del proceso.

PXX-PD-XX X

Documentos Complementarios

Formatos

FT

Instructivos

Código del proceso + sigla del documento + consecutivo. Ejemplos: Código del proceso + sigla del documento + consecutivo de creación de los formatos del procedimiento. Código del proceso + siglas del documento + consecutivo de creación del instructivo.

PXX-FT-XX

PXX-FT-XX

PXX-IN-XX

X

X

X

Instructivos IN

Código del proceso + siglas del documento + consecutivo de creación del instructivo.

PXX-IN-XX X

Otros Documentos OD

Se identificaran de acuerdo a la necesidad (Norma Técnica Colombiana –ICONTEC), Ejemplo: Oficio (cartas), circulares, actas, resoluciones, acuerdos e informes.

Documentos Externos DE

Los documentos externos se identificarán siempre que el documento lo permita, ejemplo: • Libros de consulta. • Estándares, guías o normas reconocidas nacionales o internacionales. • Catálogos de equipos, procesos o productos. • Registros legales y reglamentarios relacionados con los servicios o el proceso. • El documento deberá ser registrado en un formato a cargo del líder de proceso de gestión documental. • Proceso responsable + siglas del documento externo + número único de identificación.

PXX-DE-XX




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2.3 IDENTIFICACIÓN POR CÓDIGOS DE LOS PROCESOS

Los procesos necesarios para implementar los objetivos de calidad en la Institución, se identifican mediante códigos. (Véase Tabla 2). Tabla 2. Identificación por código de procesos

NOMBRE DEL PROCESO CÓDIGO

1 Gestión Estratégica

P01

2 Sistema Integrado de Gestión

P02

3 Gestión de Comunicación y Mercadeo

P03

4 Gestión Académica

P04

5 Gestión de Investigación

P05

6 Gestión de Talento Humano

P06

7 Gestión Financiera Presupuestal y Contable

P07

8 Gestión de Compras

P08

9 Gestión de Infraestructura

P09

10 Gestión de Proyección Social

P10

11 Gestión de Bienestar

P11

12 Gestión Documental

P12

13 Evaluación, Medición y Seguimiento de la Gestión

P13




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2.4 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN

Figura 1.

CONSTITUCIÓN

POLÍTICA

DE COLOMBIA

LEYES

DECRETOS LEY ACTOS

ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE CALIDAD

POLÍTICA Y OBJETIVOS DE

CALIDAD

MAPA DE PROCESOS,

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS,

PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA

(FORMATOS, GUIAS, INSTRUCTIVOS, MANUALES )

REGISTROS Y ANEXOS

OTROS DOCUMENTOS

(OFICIOS, ACTAS, CIRCULARES, ACTAS ADMINISTRATIVAS, INFORMES)

DOCUMENTOS EXTERNOS




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Los documentos elaborados en la institución, correspondientes a

procedimientos, instructivos y manuales, deben contener como mínimo lo establecido en este instructivo. • Los documentos externos se deben codificar con el fin de facilitar su ubicación y control. 2.5 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Tabla 3. Contenido de los documentos

Los formatos llevan pie de página sólo cuando se presentan para su aprobación.

CONTENIDO

MC

PD

IN

FT

Título

X X X X

Portada X X X

Encabezado X X X X

Pie de página y control de cambios X X X X

Tabla de Contenido X X

Introducción X

Objetivo X X X

Alcance X X X

Referencias Normativas X X X

Definiciones X X X

Descripción cumplimiento requisitos de la norma NTCGP 1000: 2004

X X

Descripción Gráfica (Diagrama de flujo) X X

Anexos X X




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3. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

3.1 REQUISITOS Tabla 4. Elaboración de documentos complementarios DOCUMENTO TIPO DE

PAPEL INTERLINEADO MÁRGENES TIPO Y TAMAÑO DE

LETRA

MANUAL • Bond blanco • 75 gr. • Tamaño carta

Uno (1) Superior: 4 cm. Izquierdo: 4 cm. Derecho: 3 cm. Inferior: 3 cm.

Arial 12

INSTRUCTIVO

• Bond blanco • 75 gr. • Tamaño carta


Arial 12

PROCEDIMIENTOS (Diagrama de Flujo)

• Bond blanco • 75 gr. • Tamaño • Carta


Arial 10 Símbolos: Letra Arial 9

FORMATOS



Se recomienda Arial 10

TABLAS Uno (1) Arial 10

Cuando se requiera documentar un procedimiento, formato o tabla se debe tener en cuenta: • El diagrama de flujo se presenta en forma vertical.

• El trazo de los símbolos se hace con línea sencilla de un punto de grosor, la línea es continua, es decir no punteada, las flechas de conexión tendrán un punto de grosor e irán en línea sencilla y continua. • El texto al interior de los símbolos se escribe con mayúscula inicial, si con este tamaño resulta insuficiente, el área tipográfica de la hoja para presentar




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el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la página adyacente el diagrama de flujo. • Se utilizarán símbolos en los diagramas de flujo. (Véase Tabla 5.) Tabla 5. Símbolos diagrama de flujo

SÍMBOLO NOMBRE OBSERVACIÓN

Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.

Tarea o actividad Al interior del rectángulo se inicia con el dígito 1, seguido de punto y en otro renglón se escribe el nombre de la tarea, utilizando un verso en imperativo.

Toma de decisión Tiene por lo menos dos salidas: aprobado/ rechazado.

Conector de actividades

Se coloca a la salida y llegada de las actividades que se desean conectar. En su interior va una letra (por ejemplo: A en los dos puntos que se conectan.

Conector de páginas Se utiliza para indicar que el diagrama continúa en otra página.

Flecha de conexión entre actividades, o de

destino

Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del diagrama de flujo.

Dirección de flujo

• Procedimientos. Se describen siguiendo el orden secuencial del

diagrama de flujo, redactando en forma clara los pasos del procedimiento; se utiliza para especificar un puesto de trabajo o una labor específica, explicando qué se hace, quién lo hace, cuándo, dónde y cómo se hace, qué materiales, equipos y documentos se deben usar y cómo se controlará y registrará el procedimiento. El nombre de las tareas se inicia con un verbo imperativo (por ejemplo: Revise... Analice...), tal cómo debe estar en el diagrama de flujo. La descripción de la actividad va con numeración consecutiva, donde se justifica y detalla cómo se realiza la actividad y se define el cargo de la persona responsable de realizarla. Se especifican los documentos, instructivos o formatos que se utilizan en el desarrollo de la actividad.




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• Formato. Presenta los conceptos: nombre o título de cada una de las

casillas, columnas o partes que componen el formato, explicando en qué consiste (instrucciones para su diligenciamiento); además del nombre, se indicará el tipo de información que debe consignarse. El cuerpo del formato y el tamaño de letra son libres de acuerdo a la actividad o proceso al que pertenece, el tipo de letra es Arial a excepción de formatos generados por software. El formato debe ser muy específico.




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4. ELABORACIÓN DE PORTADAS, ENCABEZADOS, PIE DE

PÁGINAS Y CONTROL DE CAMBIOS

Tabla 6. Elaboración de portadas, encabezados, pie de páginas y control

de cambios.

NOMBRE TIPO DE PAPEL

INTERLINEADO MÁRGENES TIPO Y TAMAÑO DE LETRA

PORTADA Uno (1) Superior: 4 cm. Izquierdo: 4 cm. Derecho: 3 cm. Inferior: 3 cm.

Arial 16 negrilla

ENCABEZADOS Uno (1) 1.0 cm.

Extremo derecho: 8 Nombre Institución: 12 Nombre documento: 10 en negrilla.

PIE DE PÁGINA Uno (1) 1.0 cm.

Arial 10 Negrilla los títulos

CONTROL DE CAMBIOS

Uno (1) Arial 10 Negrilla los títulos

4.1 ASPECTOS GENERALES • Capítulo. Se inicia en hoja aparte. No lleva punto final y se enumera

con números arábigos.

• Subcapítulos. Se escriben en mayúscula sostenida, al margen izquierdo, a dos espacios del numeral y separados del texto o contenido por dos renglones. Del tercer nivel en adelante, la primera palabra lleva mayúscula inicial y las demás siguen las reglas ortográficas establecidas por el uso de la mayúscula. El texto continúa en el mismo renglón dejando dos espacios.




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• Títulos. Cualquiera que sea su importancia no se dejan espacios entre

letras, ni se utiliza subrayado.

• Interlineado. El cuerpo del documento a un espacio. En la separación

de párrafos, entre el título de un capítulo y el primer párrafo habrá una separación de dos interlíneas. Entre párrafos consecutivos, dos interlíneas. • Portada. El logotipo de la Institución se ubica centrado. En el título del documento no se dividen las palabras. (centrado de forma vertical y horizontal). En la parte inferior el nombre del proceso que produce el documento, se escribe centrado horizontalmente en mayúscula sostenida (véase figura 2).

La fecha se coloca a un espacio después del nombre del proceso que produce el documento. Se indica el mes y año en que la versión del documento ha sido aprobada. (Véase Figura 2).

• Encabezado. Al margen izquierdo se ubica el logotipo, centrado el nombre de la Institución en mayúscula inicial y la identificación del documento en mayúscula sostenida en negrilla, al margen derecho se ubica la siguiente información: código, fecha, versión y páginas. (Véase Figura 3).

• Pie de página. Ocupa la parte inferior de la página, en él se indican las

personas responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento. (Véase Figura 4) Cuando el documento haya sido elaborado, revisado, o aprobado por más de una persona, se dejarán en la tabla los correspondientes espacios.




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• Control de cambios. El título del cuadro Control de Cambios va en

negrilla centrado horizontalmente en la parte inferior, en él se escriben los cambios realizados al documento y el funcionario que solicitó el cambio. Los cambios sólo podrán ser realizados por el responsable de la elaboración del documento. (Véase figura 5). • Tabla de contenido. Se escribe el término CONTENIDO en mayúscula sostenida, centrado a 4 cms. El borde superior de la hoja y separado del texto por cuatro interlineados.

Los títulos correspondientes al primer y segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida, antecedidos por el numeral correspondiente y separados de éste por dos espacios. La indicación de la página en la cual están ubicados, se coloca a una columna hacia el margen derecho; ésta se encabeza con la abreviatura pág., escrita con minúsculas y seguida de punto.

Del tercer nivel en adelante, se escribe mayúscula inicial en la primera palabra; en ambos casos, van antecedidos por el numeral correspondiente y separados de éste por dos espacios.

Los títulos de las divisiones, se separan entre sí a dos renglones, cualquiera que sea el nivel.

Cuando un título de cualquier nivel ocupe más de un renglón, el segundo y subsiguientes se escriben a un renglón y se comienza debajo de la primera letra del anterior.




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Figura 2. Portada

INSTITUTO DE EDUCACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, VALLE - INTEP

TÍTULO DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL PROCESO QUE PRODUCE EL DOCUMENTO

MES, AÑO

3 cm. 4 c

m.

3 c

m.

4 cm.




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Figura 3. Encabezado página



Código: P12-IN-01 Fecha: 2008-10-06

Versión: 1 Página 21 de 25

Figura 4. Pié de página

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado

Revisado Aprobado

Figura 5. Control de cambios

Versión No.

Fecha de Aprobación

Descripción del Cambio Solicitó

1 2008-10-06 Se modifican las instrucciones n... Jefe de producción




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5. ELABORACIÓN DE LA FICHA DE CARACTERIZACIÓN DEL

PROCESO

Tabla 7. Elaboración de la ficha de caracterización del proceso

DOCUMENTO TIPO DE

PAPEL INTERLINEADO MÁRGENES TIPO Y TAMAÑO DE

LETRA

FICHA DE CARACTERIZACIÓN



Arial 10 opcional

Los procesos tendrán una descripción mediante el formato “Caracterización del Proceso”, en el cual se describen los siguientes campos: • Responsable. Persona que responde por el proceso. • Objetivo. Inicia con verbo en infinitivo y muestra la razón de ser del

proceso. • Alcance. Define los límites del proceso y las actividades con las que

inicia y termina el proceso. • Código. Número de identificación del proceso. • Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o

servicio.

Entradas que regulan el proceso. Normatividad que se requiere para el

desarrollo de una actividad.

Entradas que se transforman. Actividades, planes o proyectos que se

requieren para que otros procesos realicen actividades. • Actividad. Explicación resumida de todas las tareas que están bajo

la responsabilidad de un equipo o un solo cargo




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• Ciclo. (P, H, V, A) Planear, Hacer, Verificar, Actuar. • Salidas. Razón de ser del proceso; corresponde al resultado obtenido

después de realizar cada actividad. Es un producto (bien o servicio), documento, información, entre otros, que se entrega a otro proceso o parte interesada. • Documentos de referencia. Nombre de los procedimientos, normas,

manuales e instructivos, con los cuales se relaciona la ejecución de la actividad.

Recursos • Humanos. Personal requerido para el desarrollo del proceso con las

respectivas competencias. • Físicos. Herramientas, equipos, software, infraestructura, entre otros,

que deben ser suministrados por la organización, con el fin de ejecutar el proceso.

• Requisitos. Relacionar los referentes legales y reglamentarios que rigen

el funcionamiento del proceso, incluye la NTC GP: 1000. • Indicadores. Nombre del indicador propuesto para medir la eficacia del

proceso, la relación matemática, el responsable, la frecuencia de medición, la frecuencia del reporte y el objetivo.

(Véase Figura 6). Ficha de Caracterización




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Figura 6. Ficha de caracterización




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6. OTROS DOCUMENTOS

Comunicaciones escritas que se utilizan en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; y en las relaciones entre las empresas y sus empleados. Tabla 8. Otros documentos

DOCUMENTO PAPEL INTERLINEADO MÁRGENES TIPO Y TAMAÑO DE

LETRA

NORMA TÉCNICA

OFICIOS (CARTAS)

(Véase Figura 8)

Bond blanco 75 Gr.

Tamaño carta

Sencillo 4 cms. Superior 4 cms. Izquierda 3 cms. Derecha 3 cms. Inferior

Arial 12 Opcional Arial 11

Compendio Normas Técnicas

Colombianas sobre documentación comercial 3393.

CIRCULARES

(Véase figura 9)

Bond blanco 75 Gr.

Tamaño carta


Arial 12 opcional Arial 11



ACTAS

(Véase figura 10)

Bond blanco 75 Gr.

Tamaño oficio





RESOLUCIÓN Y

ACUERDOS (Véase figura 11)

Bond blanco 75 Gr.

Tamaño oficio



INFORMES ADMINISTRATIVOS

(Véase figura 12)

Bond blanco 75 Gr.

Tamaño carta








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• Diagramación Para efectos de diagramación se establece el siguiente modelo; que contendrá la frase 30 años, sólo para el 2009. Figura 7. Modelo de diagramación de otros documentos

30 años

Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle – INTEP Establecimiento Público Nacional

Nit. 891.902.811 0

“Comprometidos con la Excelencia”

Carrera 7 10-20 PBX. (092) 229 85 86 FAX. Ext. 115 ó 229 72 26 Roldanillo, Valle del Cauca www.intep.edu.co - e-mail: [email protected]

4 cm.

3 cm.

3 cm.

4 cm.

http://www.intep.edu.co/




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Figura 8. Esquema de Oficio (o carta comercial)

R-001 Roldanillo, 20 de noviembre de 2008 Doctora JUDITH ALEJANDRA VARGAS LÓPEZ Jefa de Control Interno Ministerio de Educación Nacional Centro Administrativo – CAN Bogotá D.C. Asunto: Informe Seguimiento al Gasto Atento saludo: Le estamos enviando el informe SEGUIMIENTO AL GASTO DE FUNCIONAMIENTO EN EL MARCO DE FORTALECIMIENTO EN LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN, correspondiente al tercer trimestre de 2008, del Instituto de Educación Técnica Profesional de Roldanillo, Valle. Atentamente, MANDINA QUIZZA TÓMICH Rectora Anexos: dos (10 hojas, disquete) Copia: Esp. Martha Adiela Jaramillo Peña, Coordinadora Grupo Financiero Mary A.


Nit. 891.902.811 0



30 años





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Figura 9. Esquema circular


Nit. 891.902.811 0


Carrera 7 10-20 PBX. (092) 229 85 86 FAX. Ext. 115 ó 229 72 26 Roldanillo, Valle del Cauca www.intep.edu.co - E-mail: [email protected]

CIRCULAR AG-001 Roldanillo, 3 de diciembre de 2008

PARA JEFES DE DEPENDENCIAS Y PERSONAL ENCARGADO DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Asunto: Transferencia Documental Cumpliendo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, el acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación y las Resoluciones 460 del 16 de septiembre de 1999 y 949 del 19 de noviembre de 2002 de la Rectoría del INTEP, solicitamos su voluntad para acogerse al cronograma de transferencias documentales de 2008. Para lo anterior reiteramos como siempre el apoyo incondicional desde el archivo general del INTEP y la invitación a la capacitación e inducción el 28 de noviembre 2008 de 9:00 a 11:00 a.m. en la sala de juntas Gracias por su amable atención. LILIA ROMERO DE GARCÍA Jefa de Archivo Mary A.

30 años





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Figura 10. Esquemas Actas


Nit. 891.902.811 0

COMITÉ DE ARCHIVO

ACTA 001 FECHA: 26 de junio de 2008 HORA: De 9:20 a.m. a 12:30 p.m. LUGAR: Sala de Consulta Archivo del INTEP ASISTENTES: Doctora Mandina Quizza Tómich, Rectora

Doctor Wilson Escarria Camacho, Secretario General (Presidente Comité) Señora Lilia Romero de García, Jefa de Archivo (Secretaria Comité)

INVITADOS: Ingeniero Diego Chamorro Escarria, Director Unidad de Sistemas ORDEN DEL DÍA 1. Verificación de Asistencia. 2. Lectura y aprobación del Acta No. 001 del 5 de marzo de 2007

DESARROLLO 1. Verificación de Asistencia. Se verificó la asistencia y el quórum, para continuar con la reunión.

2. Lectura del Acta Anterior.

Se dio lectura al Acta No. 001 del 5 de marzo de 2008, y fue aprobada por los asistentes, sin ninguna modificación… WILSON ESCARRIA CAMACHO LILIA ROMERO DE GARCÍA Presidente Secretaria


Carrera 7 10-20 PBX. (092) 229 85 86 FAX. Ext. 115 ó 229 72 26 Roldanillo, Valle del Cauca www.intep.edu.co - E-mail: [email protected]

30 años





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Figura 11. Esquema de Resoluciones y Acuerdos


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30 años


Nit. 891.902.811 0

RESOLUCIÓN 949 (19 de noviembre de 2002)

POR LA CUAL SE ESTABLECE EL CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO EN LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS QUE FORMAN

PARTE DE LA INSTITUCIÓN.

LA RECTORA DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓNTÉCNICA PROFESIONAL DE ROLDANILLO, en uso de sus facultades mentales y estatutarias, y

CONSIDERANDO

Que mediante acuerdo No. 9 del 18 de octubre de 1995 el Archivo General de la Nación, ordenado por el derecho 1382 de 1995. Que mediante Resolución No. 019 del 1º. De marzo de 1996 de la Rectoría del INTEP, se organizaron y encargaron las funciones de la oficina de archivo. Que mediante la Ley No. 594 del 14 de julio de 2000 el Congreso de Colombia dictó la Ley General de Archivos y otras disposiciones. Que mediante Acuerdo 011 de 8 de marzo de 2002 el Archivo General de la Nación aprobó la Tabla de Retención Documental presentada por el Instituto de Educación Técnica Profesional.

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Establecer el cumplimiento obligatorio en la aplicación de la Tabla de Retención Documental en cada una de las dependencias que forman parte de la institución. ARTÍCULO SEGUNDO: Hacer seguimiento y evaluación permanente y efectuar los ajustes que sean pertinentes para que se alcancen los objetivos de racionalización y normalización de la gestión archivística de la Entidad. ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución rige a partir de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Roldanillo, el 19 noviembre de 2002 MANDINA QUIZZA TOMICH Rectora





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Figura 12. Esquema de Informes Administrativos

7.


Nit. 891.902.811 0

Departamento de Recursos Humanos DRH-001

INFORME DE AVANCE DE PROYECTO

FECHA: Roldanillo, 21 de noviembre de 2008 ELABORADO POR: Luz Mary Agudelo Vélez OBJETIVO: Detallar resultados arrojados por encuesta realizada a los empleados de la empresa para medir sus necesidades y tipo de riesgo a que están expuestos. El Proyecto de Salud Ocupacional liderado por el Departamento de Recursos Humanos, realizó una encuesta a doscientos cincuenta empleados de la empresa, en septiembre de 2008, la cual resalta la necesidad de mejorar aspectos como la dotación de suministros donde se incluyan guantes industriales, trajes impermeables, botas plásticas que faciliten el trabajo y eviten peligro para la salud de los trabajadores. Además en algunas oficinas de la empresa se requiere mejorar la iluminación, ventilación y dotación de inmobiliario ergonómico para el trabajo ejecutivo. CONCLUSIONES: En conclusión se considera que el proyecto ha tenido buenos resultados porque se han identificado situaciones riesgosas para los trabajadores.

LUZ MARY AGUDELO VÉLEZ Asistenta Departamento de Recursos Humano



30 años





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7. RECOMENDACIONES

• Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así los requieran.

• En español, se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos

cardinales y las estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo.

• Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas,

lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. • Se debe justificar el documento • Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con

espacio ni con punto. Ejemplo: -2008 • Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden

de día mes y año. Ejemplo: La reunión se celebrará el 8 de diciembre de 2008 • Cuando se escriben en forma numérica abreviada, se representa en

orden de año, mes y día y se puede expresar de dos formas. Ejemplo: 2008-12-08 08-12-08 • Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con

coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofos para las unidades de millón. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.




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Ejemplo: $5678.450,00. Doscientos mil pesos. La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la

siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. • Para documentos legales, los números se escriben en números y letras.

La cifra puede expresar en primer término en letras o números, pero conservando la opción elegida a través de todo el documento.

$1.500,80 (un mil quinientos pesos con ochenta centavos)

Un mil quinientos pesos con ochenta centavos ($1.500,80)

4,50 m (cuatro metros con cincuenta centímetros) Cuatro metros con cincuenta centímetros (4,50 m)

• Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre paréntesis ().

Ejemplo: (092)229 85 86. • Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con

punto (.) y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ().

Ejemplo: C.C. 32.397.330 de Medellín. Cédula 19.825.367 de Honda (Tolima). • Los números de NIT, se representan en cifras de miles separadas por

punto (.) se deja un espacio antes del último dígito que es el de verificación, chequeo o control.

Ejemplo: 891 902 811 0.




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• Hora. Para la denominación de la hora local se utiliza el modelo

internacional de 24 horas.

• Los títulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina, como lo establece la Real Academia de la Lengua; los cargos y títulos deben llevar mayúscula inicial o minúscula, según se trate de nombre propio o término genérico.

• En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas; deben

colocarse las palabras completas (doctor, usted, señor, señora, factura, cuenta entre otros), a excepción de los que forman parte del nombre o razón social de una empresa que así estén registradas, cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado; y en los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia.

• La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de

microfilmación (Ley 594 de 2000). • El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la

preservación y conservación del documento. (Ley 594 de 2000). • El uso de las grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el

deterioro del documento. (Ley 594 de 2000). Versión

No. Fecha de

Aprobación Descripción del Cambio Solicitó

2 2009-02-26 Se modificó para actualizarlo según las normas de ICONTEC.

Líder del Proceso de Gestión Documental

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Lilia Romero de García Jefa de Archivo

2009-02-26

Revisado Ana Beatriz Jaramillo Abadía Coordinadora Grupo

Interno de Trabajo de Planeación

2009-02-26

Aprobado Mandina Quizza Tómich Rectora 2009-02-26

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