Instructivo para la elaboración y Codificación de documentosl

Servicio Nacional de Aprendizaje

Sistema de Gestión de la Calidad

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y

CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Versión 2.0

Dirección de Planeación y Direccionamiento CorporativoFebrero de 2006

Código: I05- 3030 - 001/02-06

Sistema de Gestión de la

Calidad

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha: Febrero de 2006

Versión: 2.0

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Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia FechaAutores Ximena Serrano Quiroga Profesional Dirección de Planeación y

Direccionamiento CorporativoFebrero de 2006.

Rosario del Pilar Ramos Díaz

Contratista Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Febrero de 2006.

Revisión Funcionarios responsables de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en Regionales y Centros de Formación

Centros de Formación Profesional Febrero de 2006.

Aprobación Mireya López Chaparro Directora Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Control de los Cambios

Versión No.

Fecha de Aprobación

Descripción de los Cambios Solicitó

1.0 Junio de 2005 Ajustes en la codificación y en el contenido de los documentos del sistema. Se elimina el control de documentos el cual se establecerá en el procedimiento Control de Documentos

Revisión y actualización de la documentación – Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo


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CONTENIDO

1. OBJETIVO.................................................................................................................4

2. DESCRIPCIÓN..........................................................................................................4

2.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN.......................................4

2.2 PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS..................................5

2.2.2 En cuanto al contenido:............................................................................................6

- Anexos.....................................................................................................................11

2.4 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS..............................................................14

2.5 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS...............................................................15

Codificación del Manual de Calidad................................................................................17

Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos.................................................17

2.6 FORMATOS..............................................................................................................18

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN................................................................................18

4. REFERENCIAS DOCUMENTALES..........................................................................19

ANEXO A........................................................................................................................20

ANEXO B........................................................................................................................21


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1. OBJETIVO

Definir los parámetros para la elaboración y codificación de los documentos relacionados con los procesos y procedimientos del SENA. El control de dichos documentos se establece en el procedimiento de Control de Documentos.

2. DESCRIPCIÓN

2.1 ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN

La estructura general de la documentación se ilustra en la siguiente pirámide documental:

Se ha establecido que todos los documentos elaborados en la entidad correspondientes a Guías, procedimientos, instructivos y manuales, deben contener como mínimo lo establecido en este instructivo, con algunas variaciones o excepciones en la descripción o contenido.

En aquellos casos donde existan metodologías o estructuras de presentación de documentos definidos por instancias diferentes al SENA, el documento se ajustará a las mismas sin perder en lo posible la connotación que la entidad le da a este tipo de documento.

FORMATOS Y REGISTROS, ESPECIFICACIONES, INSTRUCTIVOS DE EQUIPOS, OTROS DOCUMENTOS

ESPECIALES (INTERNOS O EXTERNOS) - Nivel IV

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DOCUMENTADOS

Nivel III

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Nivel II

MANUALDE

CALIDADNIVEL I

Descripción del Sistema de Gestión de Calidad. incluye la Política de

Calidad y los Objetivos de la Calidad y la descripción de cada uno de los puntos de la Norma ISO 9000:2000.

Mapas de proceso, documentos que caracterizan los

procesos, sus actividades y Procedimientos generales.

Documentos de trabajo específico que se requiere para

dar pautas de lo que se debe hacer en la ejecución de una labor.

Formatos, trámites, registros, fichas técnicas de

productos o servicios, Planes de Calidad,

Trámites, Manual técnico para la operación o mantenimiento de una máquina o hardware,

Manual del usuario de una aplicación o software, Manual de Funciones y Requisitos etc. Otros Documentos especiales


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Se exceptúa de utilizar lo establecido en este instructivo, los Manuales o Instructivos de aplicativos u otros documentos cuyos contenidos hayan sido elaborados por los fabricantes o entidades externas al SENA, sin embargo a estos documentos se les deberá adicionar las dos (2) primeras hojas establecidas en este instructivo (portada y control de documentos y cambios) con el fin de ubicarlos y controlarlos fácilmente.

Dependiendo el nivel en el que se encuentra el documento a elaborar se debe tener en cuenta el siguiente contenido:

ContenidoManual

de Calidad

Manual de Procesos y

Procedimientos Procedimientos

Instructivos RegistrosOtros

Documentos (de origen interno)

Titulo X X X X X X

Portada X X X X

Encabezado X X X X X X

Tabla de Control del documento y control de cambios

X X X

Tabla de Contenido X X XOpcional

Introducción X X X Opcional

Objetivo X X X X X

Alcance X X X X

Normatividad X X X X Opcional

Referente Teórico y Definiciones

X X X X Opcional

Descripción cumplimiento requisitos de la norma ISO 9001:2000

X

Descripción Gráfica (Diagrama de flujo)

X X X Opcional

Descripción Detallada (Matriz)

X X Opcional

Descripción - Desarrollo (abierto)

X * X

Anexos X X X XOpcional

X X

* El desarrollo abierto corresponde a las pautas de lo que se debe hacer en la ejecución de una labor

2.2 PRESENTACIÓN Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

2.2.1 En cuanto a su forma, todos los documentos tendrán las siguientes características:

- Papel: Bond blanco, tamaño carta.


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- Letra: Arial, tamaño 12. (La única excepción es el título del documento en la portada que se escribe en tamaño 20, los pies de página que se escriben en tamaño 10 y los encabezados en tamaño 8 para los extremos y el nombre de la entidad).

- Títulos de los capítulos: Se escriben centrados, en mayúsculas fijas y en negrilla. Se numeran con números arábigos seguidos de punto.

- Subtítulos: Se escriben contra el margen izquierdo, en mayúsculas fijas y en negrilla. Siguen un orden secuencial, precedidos del número del capítulo. Después del número que designa el último nivel no se coloca punto.

- Márgenes: La portada del documento y las demás páginas tendrán márgenes de 2 cm. para las márgenes superior e inferior y de 2,5 cm. para las márgenes izquierdo y derecho con respecto a cada uno de los bordes de la hoja.

- Interlineado: Espacio sencillo.

- Separación de párrafos: Entre el título de un capítulo y el primer párrafo habrá una separación de 2 interlíneas; entre párrafos consecutivos, 2 interlíneas; entre el último párrafo de un capítulo y el título del siguiente capítulo, 3 interlíneas.

- Encabezado: Las páginas, llevarán el siguiente encabezado:

2 cm.

2cm. 2 cm.

- Codificación: Todo documento correspondiente al Manual de Calidad, a los procesos y procedimientos, a los instructivos, formatos y otros de origen interno, que estén dentro del Sistema de Gestión de Calidad tendrán un código de identificación.

2.2.2 En cuanto al contenido:

- Portada: La portada de los documentos se utiliza para el Manual de Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, procedimientos e Instructivos. La portada tiene las siguientes características:

Servicio Nacional de Aprendizaje

NOMBRE DEL DOCUMENTOSistema de

Gestión de la Calidad


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o Marco con línea doble de 1 ½ puntos de grueso. Entre el marco y los bordes de la hoja se dejan 3 centímetros.

o Logotipo del SENA: Centrado en la parte superior en color verde institucional o negro, de 2 cm de alto por 2 cm de ancho, dentro del marco. En la base del logotipo, en letra Arial de 12 puntos y sin negrilla, Servicio Nacional de Aprendizaje y Sistema de Gestión de la Calidad, cada una en un renglón y separadas por 2 interlíneas.

o Título del documento: Se escribe centrado horizontalmente con relación al marco, en letra Arial de 20 puntos, en negrilla y en mayúscula fija. No se dividen las palabras.

o Número de la versión: A tres espacios del título y centrada horizontalmente se escribe la palabra “Versión” seguida del número correspondiente.

o Código: A tres espacios después del número de la versión, se ubica en negrilla dentro de un recuadro que se centra horizontalmente. Los caracteres alfabéticos se escriben en mayúsculas. El código del documento se asigna de acuerdo a lo descrito en el numeral 7. de esta Norma.

o Área que produce el documento: A 6 espacios después del Código se escribe el área, la Dirección o su equivalente. Se debe escribir el nombre completo, sin abreviaturas.

o Fecha: A un espacio después del área que produce el documento, se indica el mes y el año en que la versión del documento ha sido aprobado.

- Cuadro de Control del Documento y Control de Cambios

En la segunda página del documento se ubicarán los cuadros del control de documentos y control de cambios.

El título del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado horizontalmente, ocupa la parte superior de la misma, en él se indican las personas responsables de la elaboración, la revisión y la aprobación del documento. Sus datos se colocan en columna, va seguido de la fecha en que se termina el documento, se elabora, revisa o se aprueba.


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Control del Documento

Nombre Cargo Dependencia FechaAutor RevisiónAprobación

Cuando el documento haya sido elaborado, revisado o aprobado por más de una persona, se dejarán en la tabla los correspondientes espacios.

El título del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado horizontalmente, en él se describen los cambios correspondientes realizados al documento y el que solicitó el cambio. Los ajustes a los documentos, solo podrán ser realizados por el responsable de la elaboración del documento.

Control de Cambios

Versión No.

Fecha de Aprobación

Descripción del Cambio Solicitó

01 Enero de 2004

Se suprimen los términos: Guía y Manual por el de Instructivo.

Coordinación de Calidad

- Tabla de Contenido

En formato de tabla, se relacionan aquí las grandes divisiones temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la página en la cual se encuentran. Ocupará la tercera página del documento después de la Portada y de los cuadros de control del documento y control de los cambios.

Tendrá tres columnas:

- La primera, en el extremo izquierdo, presenta verticalmente, en estricto orden, los números de los capítulos y sus divisiones. Los números de los capítulos van seguidos de punto; los que corresponden a sus divisiones no terminan en punto.

- La segunda columna reproduce en mayúsculas fijas y sin negrilla los títulos de los capítulos y los de sus divisiones.


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- La tercera columna indica la página en que se encuentran cada capítulo y cada una de sus respectivas divisiones. Esta columna va justificada a la derecha, de manera que las unidades y las decenas se alineen verticalmente.

El título va centrado en la parte superior de la página, en mayúscula fija y negrilla.

- Objetivo del Documento

El objetivo describe el propósito del documento que se está elaborando, su redacción inicia con un verbo en infinitivo. Los objetivos deben ser claros y en lo posible breves, la descripción del objetivo debe ser comprensible para quien desconozca el procedimiento; sólo de esta manera es posible asegurar que un nuevo funcionario durante la fase de Inducción al puesto de trabajo, un visitante externo, o un Auditor puedan formarse una idea adecuada del objetivo que se busca y que se presenta en el documento.

- Alcance

El Alcance describe el escenario en el cual se aplican los documentos, su descripción debe arrojar claridad sobre cuales actividades, personas, dependencias, territorios, etc. están comprendidos por el procedimiento y cuáles (por exclusión) están fuera de su cobertura. Cuando se considere procedente, pueden enumerarse de manera expresa las áreas, dependencias, etc. que no están contempladas dentro del alcance del procedimiento que se está documentando.

- Normatividad

En este apartado se relaciona la descripción puntual del artículo, numeral o inciso de las normas que soportan el desarrollo de los contenidos técnicos del documento en el siguiente orden: Leyes, Decretos, Resoluciones. Se debe transcribir textualmente y entre comillas el aparte que se relaciona con el tema del documento.

- Referente teórico y definiciones

En este apartado se presenta la descripción breve de la teoría o teorías que sustentan el desarrollo de los contenidos técnicos del documento en los casos que sea requerido; en los demás casos se presentan en orden alfabético, los términos técnicos o aquellos que tienen una connotación particular dentro del contexto del documento. Cada término va en negrilla, con mayúscula inicial solamente. A renglón seguido, pero sin negrilla, se escribe la definición. Los renglones siguientes al primero forman bloque con él.


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Si la definición es tomada, en todo o en parte, de otro documento, se debe colocar el texto entre comillas, indicando la fuente en una nota de pie de página1.

- Descripción del documento

Este numeral se desarrolla de acuerdo al numeral 2.3 de este instructivo; si corresponde a un procedimientos o instructivo, en caso contrario su descripción es libre.

- Revisión y Actualización

En este componente se indican los pasos en la revisión y el ajuste del documento, así como la instancia o las instancias responsables y la periodicidad con que debe hacerse. Si es pertinente, se indicará también el procedimiento que se deberá seguir para oficializar la versión revisada y para establecer la vigencia de la misma.

- Referencias Documentales

En este capítulo se relacionan alfabéticamente las fuentes documentales registradas en cualquier soporte (impreso, medio magnético, audiovisual, etc.) que fueron consultadas por los autores del documento y que permiten ampliar la comprensión del documento que se esta elaborando. El nombre Referencias Documentales va siempre comenzando página, en mayúsculas fijas y centrado, entre él y la primera referencia documental se dejan dos interlíneas.

Una referencia documental consta, en su orden, de los siguientes elementos: autor, título, subtítulo, número de la edición (si no se trata de la primera), lugar de publicación, nombre del editor, año de publicación, número del volumen o tomo, serie o colección, ciudad, imprenta y año. (Se excluyen aquellos elementos que no apliquen en un caso determinado).

El apellido del autor corporativo se escribe en mayúsculas fijas; a continuación, seguido de coma, se escribe el nombre con mayúscula inicial solamente. El nombre de la obra se escribe a continuación del nombre del autor separado de éste por un punto. Ejemplo:

MONTERO LEITE, Elenice. El rescate de la Calificación. Montevideo: Cinterfor/OIT, 1996.

1 Para los pies de página se utilizarán números arábigos (1, 2, 3, ...). El tipo de letra será Arial, en tamaño 10. No se utilizarán negrillas ni letra cursiva sino en los casos en que haya necesidad de resaltar alguna parte del texto. Los documentos de referencia que se citen deben contener únicamente: autor o autores, título y fecha. La cita completa debe ir en “Referencias Documentales”.


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Si se trata de un autor institucional, se escribe su nombre completo en mayúscula fija. Ejemplo:

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Proceso curricular de la Formación Profesional Integral basado en Competencias Laborales. Orientaciones Generales. Santafé de Bogotá, División de Investigación y Desarrollo Técnico Pedagógico, 2000.

- Anexos

En este apartado se presentan los documentos que dan soporte o complementan las actividades u otro componente del procedimiento. Los Anexos se ubican al final del documento, después de desarrollados todos los demás componentes, siguiendo el orden de las letras del alfabeto (A, B, C. etc.).

Cuando se decide transcribir el documento que se presenta como anexo, se coloca en la parte superior de la caja tipográfica el título “ANEXO” seguido de la letra correspondiente, y entre él y el título del documento que se transcribe se dejan dos interlíneas. Cuando se trata de facsímile (es decir, obtenido por fotocopia, fax u otro tipo de reproducción), el documento que se anexa debe estar precedido de una hoja con el texto “ANEXO” seguido de la letra correspondiente, en mayúsculas fijas y centrado tanto horizontal como verticalmente. En este último caso se puede incluir, dos espacios más abajo, el título del documento cuyo facsímile se presenta como Anexo.

2.3 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS

Cuando se requiera documentar un Procedimiento o Instructivo se deberá realizar teniendo en cuenta lo establecido a continuación:

2.3.1 Condiciones Generales

En este numeral se especifican cuando sea necesario, las condiciones o directrices generales del procedimiento, que aclaran de manera especial lo descrito en forma detallada.

2.3.2 Descripción Gráfica

El Diagrama de Flujo muestra gráficamente el procedimiento que se está documentando, en el caso del Manual o instructivo se usa solo cuando este lo requiera ya sea por su tamaño o su complejidad, debe presentarse en forma vertical. En la parte superior de la caja tipográfica se escribe el título en mayúsculas fijas, en negrilla, centrado y sin dividir las palabras.


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El trazo de los símbolos se hace con línea sencilla de 1 punto de grosor. La línea es continua (es decir, no punteada). Las flechas de conexión tendrán 1 punto de grosor e irán en línea sencilla y continua.

El texto al interior de los símbolos va en letra Arial de 10 puntos, sin negrilla y con mayúscula inicial solamente. Si por razones de espacio se hace necesario disminuir el tamaño de la letra, ésta podrá ser hasta de 8 puntos. Si aún con este tamaño resulta insuficiente el área tipográfica de la hoja para presentar el diagrama completo, se debe optar por el uso de conectores para continuar en la página adyacente el diagrama de flujo.

Se utilizarán los siguientes símbolos en los Diagramas de Flujo:

Símbolo Nombre Observación

Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del símbolo.

Tarea Al interior del rectángulo se inicia con un digito iniciando con 1, seguido de un punto y en un renglón aparte se escribe el nombre de la tarea, utilizando un verso en imperativo..

Toma de decisión Tiene por lo menos dos salidas (Sí/No; Aprobado/ Rechazado, etc.).

Documento o registro En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento o registro.

Multidocumento Se utiliza cuando de una Actividad o Decisión se genera más de un documento.

Proveedor o cliente Organización o persona que proporciona un producto o recibe un producto.

Conector de actividades

Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar. En su interior va una letra (por ejemplo: A) en los dos puntos que se conectan.

Conector de páginas Se utiliza para indicar que el Diagrama continúa en otra página.

Archivo Indica que un documento debe conservarse.

Base de datos Indica que la información debe registrarse o conservarse en un sistema de información.

Flecha de conexión entre actividades, o de

destino

Indica la conexión entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.


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Para aquellos instructivos que requieran de una descripción a través de un diagrama de flujo específico, diferente al propuesto, por ejemplo diagramas de: Diseño de base de datos, bloques, diseños de web, ingeniería de procesos, ingeniería eléctrica, ingeniería mecánica, diseño de redes Intranet, diseño de software, etc., se usarán los códigos gráficos propios de dichos diagramas.

2.3.3 Descripción Detallada

Los Procedimientos o instructivos se describen siguiendo el orden secuencial del Diagrama de Flujo, redactando en forma clara paso a paso cada una de los pasos del procedimiento.

Se utiliza cuando se necesita especificar un puesto de trabajo o una labor específica. Allí se explica qué se hace, quién lo debe hacer, cuándo, donde y cómo se debe hacer, qué materiales, equipos y documentos se deben usar y cómo se controlará y registrará el procedimiento.

Las tareas que se apartan del eje central del Diagrama de Flujo (por corresponder a caminos surgidos de una Decisión) se describen a continuación de las que anteceden a la correspondiente decisión.

El nombre de las tareas se inicia con un verbo en imperativo (por ejemplo: Revise..., Analice..., etc.), tal como deben estar en el Diagrama de Flujo.

El nombre de cada tarea va en negrilla, en mayúscula inicial solamente y con numeración consecutiva, su descripción no lleva negrilla. Los renglones siguientes al primero deben formar bloque con él. Toda aclaración relacionada con una actividad y diferente de su descripción se hace en un pie de página.

Dependiendo de su complejidad se pueden utilizar las siguientes herramientas:

- Matriz de Descripción detallada de tareas:

TAREA(1)

DESCRIPCIÓN DE LA TAREA

(2)

RESPONSABLE(Cargo y dependencia)

(3)

FRECUENCIA(4)

DOCUMENTO SOPORTE

(5)

(1) Tarea: Escriba la tarea que está definida en el diagrama de flujo(2) Descripción de la tarea: Describa detalladamente cómo se realiza la tarea(3) Responsable: Define el cargo de la persona responsable de realizar la tarea, se coloca en términos de dependencia ejemplo: Dirección de Formación Profesional


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(4) Frecuencia: Indique la frecuencia con que la tarea se realiza ejem, mensual, trimestral, semestral, anual(5) Documento Soporte: Especifique los documentos, instructivos o formatos que se utilizan en el desarrollo de la tarea.

- Matriz Insumo / Producto o de Crosby

INSUMOS(1)

PROVEEDOR(2)

DESCRIPCIÓN DE LA TAREA(3)

RESPONSABLE(4)

PRODUCTOS O SERVICIOS

(5)

CLIENTES(6)

(1) Insumos: Establezca los productos de otros procesos, normatividad, recursos físicos, financieros, humanos y tecnológicos requeridos para desarrollar la tarea.(2) Proveedor: Escriba el Proceso, dependencia o entidad que proporciona el insumo.(3) Descripción de las Tareas: Describa detalladamente cómo se realiza la tarea(4) Responsable: Defina el cargo de la persona responsable de realizar la tarea, se coloca en términos de dependencia ejemplo: Dirección de Formación Profesional.(5) Productos o Servicios: Indique el resultado que se espera de la aplicación de la tarea.(6) Clientes: Establezca los procesos, dependencia, organización, entidad o persona que recibe o a quien va dirigido el producto y/o servicio.

- Descripción abierta

El usuario puede redactar en forma libre el contenido del documento cuando considere que las matrices anteriormente expuestas no generan ningún valor ó no aplican al tipo de documento. Esta forma de descripción es utilizada para documentos muy técnicos que requieren un sustento teórico o para dar pautas específicas sobre el desarrollo de una tarea.

2.4 DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS

Se ha establecido que los procesos tendrán una descripción gráfica mediante un diagrama de bloques y serán documentados utilizando el formato “Caracterización del Proceso” que se muestra en el Anexo A, en el cual se describen los siguientes campos:

(1) Nombre del Macro proceso: Relacionar el nombre del macro proceso, el cual debe coincidir con el nombre del macro proceso en el mapa de macro procesos.(2) Código del Macro proceso: Relacionar código del macro proceso


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(3) Nombre del Proceso: Relacionar el nombre del proceso, el cual debe coincidir con los nombres asignados en el mapa de procesos.(4) Responsable: Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso ante la alta dirección.(5) Objetivo del Proceso: Debe iniciar con un verbo y muestra la razón de ser del proceso, indica lo que busca lograr el proceso o la meta esperada y por la cual existe el proceso en la organización. (6) Alcance: Definir los límites del proceso y en donde se debe aplicar (7) Requisitos legales y reglamentarios: Relacionar los referentes legales y reglamentarios que rigen el funcionamiento del proceso.(8) Requisitos por Cumplir de la Norma Técnica en la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004: Especificar el numeral de la norma con la cual se relaciona el proceso.(9) Requisitos del cliente: Especificar la necesidad o expectativa del cliente que se espera satisfacer con el proceso.(10) Riesgo del Proceso: Establecer los riesgos que afecten el normal funcionamiento del proceso(11) Puntos de Control: Establecer los controles que el proceso tiene para evitar que los riesgos anteriormente definidos ocurran.(12) Recursos del Proceso: Corresponde a las herramientas, equipos, software, hardware, infraestructura, etc. que deben ser suministrados por la organización, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso.(13) Documentos Relacionados: Nombre los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la ejecución de la actividad.(14) Indicadores del Proceso: En esta casilla se coloca el nombre dado al indicador propuesto para medir la eficacia del proceso.(15) Insumo: Es el producto, servicio, documento, información, etc. que es entregado por el proveedor (casilla anterior) para dar inicio al desarrollo de la actividad. (16) Proveedor: En esta casilla se menciona qué proceso o parte interesada externa, entrega la entrada para poder ejecutar la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)(17) Actividad: Definir la actividad que se realiza. Debe iniciar con un verbo y es lo que se ejecuta. Ejemplo: Recibir solicitudes, afiliar, vender, medir, analizar, etc.(18) Responsable: Definir el responsable de ejecutar la actividad.(19) Producto: Corresponde al resultado obtenido después de realizada la actividad. Es un producto, servicio, documento, información, etc. Que se le entrega a otro proceso o a una parte interesada externa.(20) Cliente: En esta casilla se menciona qué proceso o parte interesada externa, que recibe la salida, después de ejecutada la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)

2.5 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS


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Se ha establecido la asignación de un código a los documentos para su identificación y control, esta codificación está relacionada con el macro proceso al cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora.

La estructura general de la codificación consta de 14 caracteres alfanuméricos asignados de la siguiente manera:

- El primer caractér es de tipo alfabético y corresponde a la identificación del tipo de documento así:

M: ManualP: ProcedimientoI: InstructivoC: CaracterizaciónE: EspecificaciónF: Formatos

Las guías son un tipo especial de documentos que se identificarán como instructivos.

- El segundo y tercer carácter son de tipo numérico y corresponden a dos dígitos relacionados con el macro proceso (ver ANEXO B) al cual pertenece el documento así:

01 = Normalización, Evaluación y Certificación de Competencias Laborales y Articulación de Programas.

02 = Formación Profesional Integral03 = Gestión Empresarial y Apoyo a la Innovación y el Desarrollo Tecnológico.04 = Gestión para el Empleo.05 = Planeación y Direccionamiento Corporativo.06 = Control de Gestión.07 = Jurídico.08 = Control Interno Disciplinario09 = Comunicaciones Institucionales.10 = Mercadeo y Cooperación Nacional e Internacional.11 = Gestión del Talento Humano.12 = Gestión de los Recursos Financieros13 = Gestión Administrativa.14 = Gestión Documental.15 = Gestión de la Informática y las Comunicaciones.

- El cuarto, quinto, sexto y séptimo caracter son de tipo numérico y corresponden a los asignados a cada una de las dependencias, de acuerdo a la resolución 806 de 2004 “Por la cual se establecen los códigos de las Regionales y áreas de


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Gestión del SENA establecidas por el Decreto 249 de 2004 y se modifican normas anteriores”.

- Los caracteres octavo, noveno y décimo son de tipo numérico y corresponden al consecutivo en la elaboración del documento dentro del macro proceso, iniciando con el 001.

- Los caracteres onceavo y doceavo son numéricos del 01 al 12 e indican el mes en que se elaboró el documento.

- y los dos últimos caracteres numéricos indican el año respectivo en el cual se diseñó o rediseño el documento.

Esta codificación se ubicará en la portada del documento o en la parte superior derecha debajo del encabezado si es un formato.

Ejemplo: Un Formato para el “Ingreso de Alumnos” se codificará: F02-6060-001/01-05, donde:

F02: Es un formato correspondiente al macro proceso: Formación Profesional Integral

6060: Fue elaborado por la Dirección de Formación Profesional001: Es un consecutivo01-05: Se elaboró en el mes de enero del año 2005

Codificación del Manual de Calidad

La codificación del Manual de Calidad será:

MQ – 3030 – 01, en donde:

MQ: Manual de Calidad.3030: Código de la Dependencia responsable de la elaboración del Manual de

Calidad Institucional 01: Corresponde a la versión del manual

Para cada Centro de Formación, se tendrá en cuenta el código del centro y la versión correspondiente

Codificación del Manual de Procesos y Procedimientos

El Manual de Procesos y Procedimientos del SENA. Es un documento único y su codificación en todos los casos será MPP-3030 - 01, en donde:


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MPP: Es el Manual de Procesos y Procedimientos3030: Código de la Dependencia responsable de la elaboración del Manual de

Procesos y Procedimientos Institucional01: Es la versión correspondiente

2.6 FORMATOS

Son documentos diseñados expresamente para facilitar la captura de información o datos relacionados con los procedimientos, no tienen que ser necesariamente de tamaño carta aunque debe procurarse conservar este tamaño. El número de sus componentes, así como el tipo y la cantidad de información a registrar, pueden eventualmente requerir un área mayor o menor.

Tiene las mismas características del encabezado de documento a excepción de la columna 3, en la que se indica la fecha y la versión.

Los formatos se pueden presentar a medida que se va haciendo referencia a ellos o formando parte de un Anexo. De cada formato se debe presentar la siguiente información:

Nombre o título.

Componentes: Nombre o título de cada una de las casillas, columnas o partes que componen el formato, explicando en qué consiste (Instrucciones para su Diligenciamiento). Además del nombre, se indicará el tipo de información que en ella deba consignarse.

3. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

El Instructivo para la Elaboración y Codificación de Procesos y Procedimientos será revisado anualmente por la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, encargada del mantenimiento y control de la información relacionada con los Procesos y Procedimientos de la Entidad. En esta revisión se tendrán en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los Centros de Formación u otras dependencias que lo hayan utilizado.

Como resultado de la revisión, el Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo, encargado del mantenimiento y control de la información relacionada con los Procesos y Procedimientos de la Entidad producirá una nueva versión del Instructivo, la cual será distribuida a los Centros de Formación y demás dependencias.

4. REFERENCIAS DOCUMENTALES


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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA. Instructivo para la elaboración, codificación y control de documentos de procesos y procedimientos del SENA, versión 01, junio de 2005.

Norma NTC – ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos

5. ANEXOS

Anexo A, Formato para la Caracterización de ProcesosAnexo B, Caracteres que identifican los macro procesos del SENA


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ANEXO A

Código:

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NOMBRE DEL MACROPROCESO:

OBJETIVO DEL MACROPROCESO:

NOMBRE DEL PROCESO: RESPONSABLE DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE:

RIESGOS DEL PROCESO: PUNTOS DE CONTROL:

RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO:

DOCUMENTOS RELACIONADOS:

INSUMO (ENTRADA)

PROCESO PROVEEDOR RESPONSABLEPRODUCTO

(SALIDA)PROCESO CLIENTE

P

H

V

A


CARACTERIZACION DEL PROCESOSistema de Gestión de la

Calidad

REQUISITOS POR CUMPLIR DE LA NORMA TÉCNICA DE CALIDAD VIGENTE

REQUISITOS DEL CLIENTE

INDICADORES DE PROCESO

CODIGO MACRO PROCESO:

ACTIVIDADES

REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS


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ANEXO B

CARACTERES QUE IDENTIFICAN LOS MACROPROCESOS DEL SENA

Código MacroprocesoM01 Normalización, Evaluación y Certificación de Competencias Laborales y

Articulación de Programas.M02 Formación Profesional Integral M03 Gestión Empresarial y Apoyo a la Innovación y el Desarrollo TecnológicoM04 Gestión para el EmpleoM05 Planeación y Direccionamiento CorporativoM06 Control de GestiónM07 JurídicoM08 Control Interno DisciplinarioM09 Comunicaciones InstitucionalesM10 Mercadeo y Cooperación Nacional e InternacionalM11 Gestión del Talento HumanoM12 Gestión de los Recursos Financieros M13 Gestión AdministrativaM14 Gestión DocumentalM15 Gestión de la Informática y las Comunicaciones.

Instructivo para la elaboración y Codificación de documentosl

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