INSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DE ...

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* INSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DE

~ DOCUMENTOS

ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIA

Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR.Código: SERVAP-IT-006-JOLA-V01 RiQe a partir de: 12/12/2014 Páa. 1 de 25

TABLA DE CONTENIDO

Pá~g.

1. OBJETIVO 22. ALCANCE 23. GLOSARIO 24. CONSERVACION Y PRESERVACION DE DOCUMENTOS 45 REGISTROS 256. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 257. NORMATIVIDAD 25

ELABORADO POR: REVISADO POR:Asoa GEIDY BIVIANA S3 JOHANA ALMEIDA POVEDAARROYO REYESCARGO:AUXILIAR DE ARCHIVOFECHA: 12/12/2 4FIRMA~

APROBADO POR:CN REYNALDO ANTONIO ESPINOSAHEIDMANNCARGO:AYUDANTE GENERAL CARMAFECHA: 12/12/2014FIRMA:

$ INSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DEDOCUMENTOS


Proceso: SERVICIOS DE APOYO Autoridad: AYGAR:

Código: SERVAP- Pág. 2 de 25IT-006-JOLA-V01 Rige a partir de: 12/12/2014

1. OBJETIVO

Establecer las políticas, actividades, responsabilidades, controles y prácticas; orientadas a lapreservación para la conservación de la documentación dentro de los parámetros establecidospor la Ley 594de 2000 (General de Archivo) yen particular a reducir las malas prácticas paraevitar la degradación de cualquier tipo de información sin importar el tipo de soporte en el queesta se encuentre.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica a todos los documentos durante la gestión de la entidad y durante el ciclovital de los documentos establecidos en la tabla de retención documental, a fin de garantizar suconservación en el tiempo, sin importar el medio y el soporte de almacenamiento.

3. GLOSARIO

./ Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos dearchivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas .

./ Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonioe información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentesde la historia. !

./ Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de losarchivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizadosu trámite y cuando su consulta es constante. .

./ Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación entrámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa .

./ Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos parasu almacenamiento y preservación .

./ Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridadfísica de los documentos que alberga un archivo .

./ Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadaspara asegurar la integridad flsica y funcional de los documentos de archivo .

./ Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de ordentécnico, político y administrativo orientadas a e~itar o reducir el riesgo de deterioro de losdocumentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad .

./ Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución ouna persona, que implica responsabilidad jurldida en la administración y conservación de losmismos, cualquiera que sea su titularidad. .

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./ Depósito .~e archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y laconservaclon de los documentos de archivo .

./ Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardadade manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en unaque sólo puede leerse o interpretarse por computador.

./ Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapadel ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoracióndocumental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción .

./ Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas deretención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valoresprimarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes .

./ Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto .

./ Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñasimágenes en película de alta resolución .

./ Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y ladigitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel:

./ Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de susfunciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros .

./ Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas deforma separada de ésta por su contenido y sus características específicas .

./ Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital delos documentos .

./ Tabla de valoración documental: listado de asuntos o series documentales a los cuales seasigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

./ Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, condiagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,describirla y asignarle categoría diplomática .

./ Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y deéste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes .

./ Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma. quegarantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre ótroselementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.


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4. CONSERVACiÓN DE DOCUMENTOS

La primera y más apremiante tarea de la Ayudantía General del Comando de la Armada Nacional,deber estar enfocada a la conservación del patrimonio documental, garantizando la integridad física yfuncional del documento durante todo el ciclo vital, definido este, por la Tabla de RetenciónDocumental; sin importar el soporte y el medio en el que estos se encuentren.

La Armada Nacional debe enfocar la conservación tanto en el documento análogo como en elelectrónico el cual debe estar implementado en las entidades públicas a fin de garantizar laautenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de acuerdo a la TRD, o TVDy permitir procesos de migración de la información sin importar el medio tecnológico o dealmacenamiento utilizado.

Para dicha labor se recomienda tener en cuenta criterios que se ajusten a las propiedadesfundamentales del documento electrónico:

o Primer Criterio: Que los documento electrónicos deben garantizar la autenticidad,integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y la conservación a largoplazo para garantizar su valor a lo largo del ciclo vital de los documentos.

• Segundo Criterio: Capacidad para conservar inextricablemente vinculados, todos loscomponentes del documento electrónico: contenido, contexto, estructura, forma ycomportamiento.

• Tercer Criterio: Que la conservación autentica del documento electrónico no dependa solode criterios tecnológicos sino de las condiciones de admisibilidad con los que la instituciónesté dispuesta a asumir.

Es de anotar que todas las dependencias de la Armada Nacional, deben conformar, custodiar,conservar y proteger el patrimonio documental de la institución en condiciones apropiadas dealmacenamiento y acceso, aplicando mecanismos que impidan tanto la vulneración o pérdida dedocumentos como la fuga de información.

Teniendo en cuenta que el hombre es generalmente el causante de los mayores daños y en la mayorparte de los casos, este deterioro tiene que ver con actitudes como la ignorancia, la negligencia, eldescuido, el robo y el vandalismo. Si a esto se le suman las alteraciones a las que se ven afectadoslos documentos por factores naturales como; la humedad, la luz solar, la contaminación, uso y manejode materiales inadecuados (tintas) se podría concluir que la conservación del documento inicia desdeel mismo momento de su producción.

Necesitamos desarrollar conciencia para conservar nuestros acervos documentales y tratar decomprender la trascendencia que tienen los documentos en nuestro devenir como parte de lamemoria institucional y como testimonio de hechos que con el pasar de los tiempos formaran partedel desarrollo histórico sin importar que estos se encuentren adscritos en las áreas administrativas,jurídicas y legales.



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Normas de Procedimiento



Autoridad: AYGAR

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La Armada Nacional adopta las siguientes directrices como marco de actuación para laimplementación del Sistema Integrado de Conservación-SIC, así:

./ La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información bajo la norma ISO27000, considera los elementos de protección, prevención y salvaguarda de la información deconformidad con el Sistema Integrado de Conservación .

./ El Plan de Atención de Emergencias del Ministerio vincula al Sistema Integrado de Conservacióncomo un mecanismo de salvamento y protección de los archivos luego de un siniestro .

./ Los archivos históricos constituyen parte fundamental del patrimonio documental de la Nación, porlo que deben estar administrados y custodiados con las medidas de conservación, gestión,seguridad y preservación adecuadas .

./ Administrar y preservar la información de la Armada Nacional, basado en los principios de respetoal original, mínima intervención, compatibilidad y estabilidad de materiales, reversibilidad demateriales, integridad del original, y conservación integral.

REQUISITOS A TENER EN CUENTA PARA LA CONSERVACION

La Ayudantía General del Comando de la Armada Nacional como responsable del proceso, debevelar por que en el Programa de Gestión Documental, se dicten pautas que se ajusten con las normasestablecidas para la adecuada conservación de los documentos que aseguren no solo la integridádfísica desde el momento de su producción, sino la permanencia y durabilidad de los soportes.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado se hace necesario adoptar actividades cotidianasque deben ser desempeñadas por la totalidad de los funcionarios que conforman la Armada Nacionalen aras de ayudar a preservar los acervos documentales. Dentro de los tantos aspectos que sedeben tener en cuenta están:

./ Diagnóstico Integral

./ Sensibilización y toma de conciencia

./ Prevención y atención de desastres

./ Inspección y mantenimiento de instalaciones

./ Monitoreo y control de condiciones ambientales

./ Limpieza de áreas y documentos

./ Control de Plagas

./ Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.

./ Almacenamiento, realmacenamiento y empaste

./ Determinación de espacios áreas locativas .

./ Determinación de unidades de conservación y almacenamiento .

./ Apoyo a la reproducción .

./ Intervenciones de primeros auxilios para documentos .

./ Establecimiento de medidas preventivas .

./ Implantación de planes de contingencia .

./ Aseguramiento de información.



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• Diagnóstico Integral



Autoridad: AYGAR

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Un diagnóstico integral debe permitir la comprensión y el análisis de la información que conforma elacervo documental de la institución, con el fin de implementar y aplicar políticas que permitan laorganización, conservación y preservación de la memoria institucional.

Un diagnostico al ser integral permite evaluar el máximo de variables involucradas en la preservación,mantenimiento y control documental; así se divide en tres partes:

1. Identificación: La identificación consiste en determinar la estructura administrativa del archivodentro de la entidad, al igual de los servicios internos y externos que presta, así mismo como elpresupuesto y recurso humano con el que se cuenta para desarrollo de las funciones propias de losarchivos.

2. Infraestructura física del archivo: Consiste en verificar y/o inspeccionar el estado físico de lasinstalaciones del archivo, con el fin de determinar los factores de riesgo, así como las fortalezas queeste posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas. Esconveniente abordar sobre las diferentes medidas que se adopten en materia de prevención dedesastres y mantenimiento tanto de la documentación como de las áreas de depósito.

3. Características de la documentación: Se basa en conocer tanto las características físicas ytécnicas de la documentación sea cual fuere el tipo de soporte, así como aspectos sobre laorganización de los archivos.

• Sensibilización v toma de conciencia.

Es por ello que el Archivo Central, debe tener como objetivo el desarrollo de una conciencia críticaque nos permita adoptar técnicas que ayuden a la conservación de los documentos, esta se puedeliderar a través de campañas, seminarios, o talleres que fortalezcan el tratamiento que se le debe dara los documentos.

Uno de los principales factores con el que se debe luchar es con la manipulación o el trato que se leda al documento, ejercida por el funcionario desde su producción hasta su disposición final, en esteúltimo observándose más dicho deterioro, en la mayoría por el servicio de consulta que se presta. Espor ello que el Archivo General del Comando de la Armada debe plantear la posibilidad de trabajarcon las demás áreas administrativas, jornadas de capacitación y sensibilización que permita regular ycontrolar los graves deterioros al que se ve expuesto el documento.

• Prevención y atención de desastres.

Para combatir los posibles efectos de todos estos problemas potenciales; causados en la mayoría delos casos por fenómenos naturales es necesario que se estudien una serie de medidas deemergencia para poner en marcha estrategias que nos permitan identificar y prever estos posiblesdesastres. Es recomendable, siempre y cuando sea posible, realizar copias de seguridad a aquellosacervos documentales que por su valor requieran conservase como parte de nuestra historia.

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• Inspección v mantenimiento de instalaciones.

Se requiere planear inspecciones y operaciones de rantenimiento en cada una de las instalacionesque integran la Armada Nacional. Esto, con el fin de prever incendios y demás accidentes que


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Proceso: SERVICIOS DE APOYOARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-IT-

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Tipos de mantenimiento:

Mantenimiento: definido como el conjunto de operaciones para que un equipamiento reúna lascondiciones para el propósito para el que fue construido.

1. Mantenimiento de conservación: es el destinado a compensar el deterioro sufrido por el uso, losagentes meteorológicos u otras causas. En el mantenimiento de conservación pueden diferenciarse:

Mantenimiento correctivo: que corrige los defectos o averías observados.

• Mantenimiento correctivo inmediato: es el que se realiza inmediatamente de percibir laavería y defecto, con los medios disponibles, destinados a ese fin.

• Mantenimiento correctivo diferido: al producirse la avería o defecto, se produce un paro dela instalación o equipamiento de que se trate, para posteriormente afrontar la reparación,solicitándose los medios para ese fin.


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2. Mantenimiento de actualización: Debe tene~ como propósito compensar la obsolescenciatecnológica, o las nuevas exigencias, que en el momento de adquirirlas no existían o no fuerontenidas en cuenta pero que en la actualidad si tienen que serlo.

Mantenimiento preventivo: como el destinado a garantizar la fiabilidad de equipos enfuncionamiento antes de que pueda producirse ún accidente o avería por deterioro. En elmantenimiento preventivo podemos ver:

• Mantenimiento programado: como el que se realiza por programa de revisiones, por tiempode funcionamiento, kilometraje, etc.

• Mantenimiento de oportunidad: es el que aprovecha las paradas o periodos de no uso delos equipos para realizar las operaciones de mantenimiento, realizando las revisiones oreparaciones necesarias para garantizar el buen funcionamiento de los equipos en el nuevoperiodo de utilización.

• Mantenimiento predictivo: es el que realiza las intervenciones prediciendo el momento queel equipo quedara fuera de servicio mediante un seguimiento de su funcionamientodeterminando su evolución, y por tanto el Imomento en el que las reparaciones debenefectuarse.

• Monitoreo y control de condiciones ambientales

Por su carácter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a factores y mecanismos dealteración, los documentos en soporte de papel sufren constantes cambios en su composición física yfuncional, lo cual pone en peligro la información consignada en ellos. En países de clima tropicalcomo el nuestro, este riesgo es mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propiciah laaparición más frecuente de agentes adversos a la estructura molecular del papel mismo.

Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la producción, organización y facilitación de documentospúblicos y privados, así como quienes conservan materiales de índole particular, tienen laresponsabilidad de crear condiciones ambientales, estructurales y administrativas propicias, con elobjeto de garantizar la perdurabilidad de sus acervos documentales para las futuras generaciones.

El monitoreo y control de las condiciones ambientales y biológicas como; la iluminación, loscontaminantes atmosféricos, los factores micro climáticos y otros aspectos relacionados con losprocesos de deterioro, deben estar a cargo del personal responsable del mantenimiento y la custodiade la documentación y del personal del área de servicios generales.

En la mayoría de los casos el daño o deterioro a los documentos se produce por la exposición atemperaturas incorrectas, las que podríamos clasificarlas en tres categorías.

a) Temperatura alta: Acelera la oxidación de la celulosa y favorece la apanclon demicroorganismos, esto implica la descompo:sición de la celulosa y el debilitamiento delsoporte (produce tazas aceleradas de deterionoen compuestos químicamente inestables).

b) Temperatura baja: Es la que produce la condensación del papel, este se humedece yaparecen manchas de humedad y de formación en el soporte, lo que puede hacer queciertos materiales se tornen quebradizos.


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c) Temperatura que fluctúa: Puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se delaminen.

• Limpieza de áreas y documentos

Se puede decir que es una de las principales estrategias a desarrollar en materia de ConservaciónPreventiva. Debe incluir tanto el control de la carga del polvo y el control de factores que puedanocasionar la aparición de contaminantes de tipo biológico. La polución esta, en gran medida, asociadaa las ciudades y a la industria y produce daños en el papel y en los demás materiales orgánicos. Laúnica forma de control es la instalación de filtros de aire en el sistema general de aire acondicionado.

La limpieza de las instalaciones y estantería se debe realizar con productos que no incrementen lahumedad ambiental. Para las unidades de conservación se requiere de un programa de limpieza enseco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

• Control de Plagas

El control integrado de plagas es una combinación de procedimientos en la cual se utilizanconjuntamente todo los medios a nuestro alcance, ya sean físicos, químicos o biológicos paracombatir una plaga o una estrategia de control capaz de mantener especies nocivas por debajo delumbral de tolerancia, explotando en primer lugar los factores naturales de mortalidad y utilizandoposteriormente métodos integrados de lucha (biológicos, físicos, quimicos, etc.) compatibles con elmedio ambiente y la salud pública.

• Apoyo a la producción documental v manejo de correspondencia.

Este consiste en normalizar y regular el manejo físico de la documentación desde su mismaproducción, a través de las Unidades de Correspondencia, de esta manera el programa debe estarenfocado a todo el personal que de una u otra manera genera o manipula documentos acorde a lasfunciones que le hayan sido asignadas.

• Almacenamiento, realmacenamiento y empaste

Es necesario contar con unidades de conservación que sean acordes con la cantidad, formato,técnica y uso de los documentos en cualquier etapa del Ciclo Vital. Para ello se debe involucrarpersonal del área de compras de la Institución el cual debe estar consciente de la importancia quereviste en el tema de archivos el uso de materiales de calidad en el archivo.

• Determinación de espacios áreas locativas.

Las áreas de archivo deben ser ubicadas preferiblemente en los primeros pisos para garantizar laestabilidad estructural en las construcciones, a excepción de las construcciones de carácter históricasque se proyectan y planean con especificaciones técnicas donde se definen claramente lascondiciones que se deben cumplir.


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Las condiciones climáticas del lugar donde está ubicada serán determinantes para poder establecerparámetros de control ambiental de las áreas locativas.

• Determinación de unidades de conservación y almacenamiento.

Poco a poco cobra más importancia el desarrollo de la;conservación de los documentos, teniendo encuenta que son uno de los recursos fundamentales que la Institución necesita para poder realizar susoperaciones eficazmente. Cabe recordar que para el su'ministro de dicho material, es importante teneren cuenta las especificaciones que nos brinda la Norma Técnica Colombiana 5397 "Materiales paradocumentos de archivo con soporte en papel. Características en calidad".

• Apoyo a la reproducción.

El servicio de reproducción de documentos está concebido y organizado como apoyo a lasconsultas. El Archivo puede autorizar reproducciones de documentos, quedando éstas supeditadasal estado de conservación de los documentos. Atendiendo a las necesidades de conservación de losdocumentos, el Archivo se reserva la facultad de decidir qué modalidad de reproducción se emplearáen cada caso. Las reproducciones se solicitarán por escrito mediante los formularios disponibles en laSala de Consulta o por correo postal o electrónico.

• Intervenciones de primeros auxilios para documentos.

Se puede decir que los Primeros Auxilios son acciones de emergencia que nos permiten reducir losefectos de deterioro en los documentos, como: proteger, alertar y socorrer.

Dentro de los primeros auxilios para documentos, podemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

,/ Limpieza mecánica o supeñicial: Consiste en retirar elementos mecánicos, eliminar el polvo ysuciedad superficial con cepillos o brochas de cerda suave.

,/ Eliminación de cintas, etiquetas y adhesivos: Para esta técnica se requiere un análisis previo alos documentos, solo se pueden retirar mediante el empleo de solventes químicos.

,/ Eliminación de pliegues y dobleces: Esta técnica se aplica a las hojas que presentan doblecesleves y no muy marcados.

,/ Unión de roturas y rasgaduras: Cuando existan documentos que presenten rotura y/orasgaduras se recomienda utilizar cinta mágica enlcortes pequeños de forma que cubra la rotura.

• Establecimiento de medidas preventivas.

Hablar de medidas preventivas hace referencia no sólo a las medidas que se toman con antelaciónpara asegurar el mantenimiento del acervo documental existente, sino a todas las actividadeseconómicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales; la formacióndel personal, los planes de acción, los métodos y t$cnicas de preservación de los materiales y lainformación contenida en ellos, etc. Es decir, es la organización y programación de todos los aspectosy actividades relacionadas con la conservación de I~s colecciones en el sentido más amplio; todosestos elementos se pueden plasmar en el Plan de con'servación de materiales documentales.






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• Implantación de planes de contingencia.

Se refiere a las medidas tomadas con la finalidad de preservar los datos o información que en formano autorizada, sea accidental o intencionalmente, puedan ser modificados, destruidos o simplementedivulgados.

• Aseguramiento de información.

Definimos Aseguramiento de la Información como la utilización de información y de diferentesactividades operativas, con el fin de proteger la información, los sistemas de información y las redes,de forma de preservar la disponibilidad, la integridad, la confidencialidad, la autenticación y el norepudio, ante el riesgo de impacto de amenazas locales, o remotas a través de comunicaciones eInternet.

Para documentos de conservación histórica, las unidades de conservación deben ser elaboradas encartón desacidificado (libre de ácido) o neutro; para documentos de conservación temporal, se podráutilizar materiales que permitan la adecuada protección de los documentos durante el tiempoestablecido para su conservación.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rolloscinematográficos, fotografía entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entreotros, se tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

,/ Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pHneutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, nodesprender vapores nocivos, ser permeables vapor de agua, estos se podrán emplearsiempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangosestablecidos para cada tipo de soporte.

,/ Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados enmaterial estable y químicamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteríasdiseñadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar supreservación.

,/ Las cintas magnéticas de audio, video o de datos como DAT, entre otros, deberánalmacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de camposmagnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinadoperiódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las condicionesde humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia enel proceso.

,/ Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de conservación plásticaen polipropileno químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos o conte'ngamoléculas acidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá soló undisquete o CD.

LIMPIEZA EN AREAS DE ARCHIVO COMO PARTE DE LA CONSERVACION DOCUMENTAL

La Ayudantía General del Comando de la Armada Nacional a través del Sistema Integrado deConservación, adopta programas que garanticen la conservación documental y la seguridad de losfuncionarios que tienen a su cargo las áreas de archivo.

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Teniendo en cuenta la naturaleza orgánica del papel, su disposición fibrosa y porosa, así como suestructura delgada y .flexible que compa~e con la Im~yor parte ~e los .ma~eriales hace d~ losexpedientes, tomos y libros, entre otros; objetos susceptibles de sufrir cambIos Importantes debido asu interacción con el medio que los rodea. Es por ello que se hace preponderante aplicar políticas yprocedimientos que permitan mantener en buen estado tanto las áreas locativas como losdocumentos.

El Archivo General de la Nación, mediante su instructivo de limpieza nos brinda la oportunidad dedesarrollar dos principales estrategias; como son la limpieza y el saneamiento básico, dentro de lasacciones que se deben implementar en el campo de la conservación y sobre todo en la conservaciónpreventiva.

El programa de limpieza para documentos, áreas de trabajo y de depósito debe ser permanente yperiódico. En las áreas de depósito, se debe procurar la realización de una limpieza en seco y. enhúmedo y un control de eficiencia por lo menos una vez al mes. Las áreas de trabajo y de limpiezadocumental deberán ser programadas diariamente. T~nto la programación como los controles debenquedar consignados en formatos (cronogramas) diseñados con este propósito. La limpieza es laeliminación de polvo y suciedad de pisos, paredes, techos, mobiliario, documentación y diversosobjetos. Estos se pueden clasificar en dos grandes grupos:

• Limpieza General• Limpieza Profunda

La Limpieza General abarca la limpieza de los pisos, lámparas, vidrios (en su caso), mesas, sillas obancos, basureros estantería, sin mover la documentación. Debe hacerse con regularidad, los pisos ymuebles diariamente; la estantería, semanalmente; las lámparas y vidrios, quincenalmente, los murosy techos, bimestralmente.

La Limpieza Profunda se refiere a la limpieza dé las repisas de la estantería que incluye "elmovimiento de la documentación y la limpieza de los legajos o libros y/o cajas, debe hacersetrimestralmente, o como mínimo dos veces al año.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA:

• Medidas de Seguridad para Limpieza y Desinfección de Archivos (Gestión, Central eHistórico).

• Limpieza y Desinfección de Documentos.• Limpieza y Desinfección de Documentos en Pbpel Atacado por Hongos.• Limpieza y desinfección de Áreas de Trabajo.• Saneamiento Ambiental de Áreas de Archivo.• Fumigación en Espacios de Oficina.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LIMPIEZA Y DES}NFECCION DE ARCHIVOS

Dentro de las medidas de seguridad que se deben tener en cuenta, cabe destacar las medidas deprotección personal que deben seguir los funcionarios que trabajan en los archivos, con el fin deevitar posibles traumas o lesiones producidas por rriícroorganismos u otros tipos de contaminantescomo; insectos, roedores y/o la proliferación de plagas, etc.






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El personal a cuyo cargo estén los archivos debe contar con un equipo básico de elementos deseguridad laboral como batas, guantes, gorros, lentes protectores, cubre bocas entre otros. Asímismo se deben implementar hábitos de aseo, como la utilización de desinfectante líquido o elquitarse los elementos de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir algún tipo dealimento.

Dichas actividades se pueden desarrollar en conjunto con el Comité Paritario de Salud Ocupacional,teniendo en cuenta que la Ley 562 de 2012, redefine el papel del programa de salud ocupacionaldándole una mayor importancia dentro del modelo de mejora continua de los sistemas de gestión.Uno de los pilares fundamentales en este aspecto, es el Comité Paritario de Salud Ocupacional

.(COPASO) ya que de este grupo de personas depende el buen funcionamiento de dicho sistema.

Dentro de las tantas funciones del Comité Paritario de Salud, como; investigar, capacitar, coordinar yvigilar, se puede resaltar la función de inspeccionar. La cual consiste en detectar causas y posibilitarla reducción o eliminación de riesgos. Con lo anteriormente descrito se consigue establecerrequerimientos de dotación y a su vez reglamentar prácticas de trabajo que beneficien no solo, laconservación de los documentos, sino la salud de los funcionarios que trabajen con los archivos.

Dotación para funcionarios y rutinas para trabajo documental

La oficina que por delegación en la institución, tenga la función de suministrar los materiales deSeguridad, deberán asegurar que estos cumplan con las especificaciones técnicas mínimasrequeridas, para que los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos puedan desempeñarsatisfactoriamente su labor sin colocar en riesgo su vida. Dentro de estos elementos se encuentran:

• Overoles o batas(preferiblemente con cierre de cremallera y puño ajustado)• Tapabocas o respiradores desechables• Gorros desechables• Guantes desechables (de látex o de nitrilo)• Gafas protectoras plásticas transparentes• Jabón antibacterial liquido• Suero Fisiológico• Gel Antibacterial

LIMPIEZA Y DESINFECCION DE DOCUMENTOS

La "limpieza" es la eliminación de polvo u otras partículas que afecten la conservación de losdocumentos y/o la salud de las personas, las cuales en la mayoría de los casos se almacenan sobrelas estanterías, cajas, carpetas u otros diferentes tipos de soportes documentales. Aunque la"desinfección" da lugar a la reducción del número de microorganismos vivos, generalmente no matalas esporas bacterianas. La desinfección de documentos es necesaria para evitar su degradación porhongos, mohos y evitar la propagación de microorganismos a otros documentos sanos que estánalmacenados junto a ellos.

La limpieza se constituye como uno de los programas más importantes para la conservaCiónpreventiva del material documental, con ella se disminuye en gran manera la posibilidad de ataquesbiológicos y la incidencia de la contaminación atmosférica sobre los documentos.

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Materiales



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./ Aspiradora con cepillo redondo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o liencillo blanco .

./ Brocha ancha comercial de cerda suave

./ Alcohol antiséptico al 70%

./ Clips plásticos i

./ Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o cartulina blanca)

./ Cinta de faya de poliéster-algodón

./ Caja de archivo (comercialmente cajas para archivo central o histórico según el caso) .

./ Cabina de limpieza (si se tiene)

Procedimiento

./ La limpieza se deberá ejecutar en un sitio diferente al lugar de trabajo de oficina o del depósito dearchivo en una área aislada y ventilada, que, dependiendo de la cantidad de trabajo y del gradode deterioro del material a tratar, deberá a su vez limpiarse y desinfectarse periódicamente .

./ El proceso de limpieza documental SIEMPRE se debe hacer en seco. NUNCA aplicar ningún tipode producto sobre los documentos.

I./ Dentro del desarrollo del proceso, la documentació'n se debe ubicar en un sitio alejado de la caída

de polvo. Sería preferible dejarla fuera del área de limpieza e ir ingresándola y retirándola amedida que hace el trabajo, así no solo se evita que se acumule más polvo sobre ésta, sinoademás, que se mezcle la documentación limpia con la sucia.

I

./ Hacer la limpieza exterior de cada unidad con la aspiradora y luego manualmente con bayetilla. Sise trata de un expediente que viene amarrado conservarlo así mientras procede con la limpiezaexterna.

I

./ Limpiar puntualmente cada folio o grupo de folios dependiendo del grado de suciedad, deslizandola brocha del centro hacia los extremos arrastrando el polvo hacia el exterior de la unidad .

./ Eliminar material metálico como clips y grapas presentes en la unidad. De ser necesario, sustituirel material eliminado por clips con recubrimiento plástico .

./ Una vez terminado el proceso de limpieza, proceder al almacenamiento de la documentación.Colocar los folios limpios entre una carpeta de cartulina y si es necesario hacer amarre se debesustituir la pita o la piola por cinta de faya. :

./ Ubicar las carpetas dentro de las cajas de archivo conservando el orden estrictamente .

./ Una vez finalizada cada jornada de limpieza, se debe limpiar la mesa de trabajo con una mezclade alcohol yagua en proporción 70.30 1

•,LIMPIEZA Y DESINFECCION DE DOCUMENTOS EN PAPEL ATACADOS POR HONGOS

Los hongos que crecen en el papel, en la mayoría dellOS casos son por altos niveles de humedad. Espor ello que la forma más rápida y eficaz de detener, su crecimiento y acción dañina es erradicar lascondiciones de humedad alta.




Materiales



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./ Aspiradora con cepillo de cerda suave o boquilla recubierta en bayetilla o Iiencillo blanco .

./ Brocha angosta o pincel grueso de cerda suave

./ Mini-aspiradora (bomba al vacío provista de una cánula-usada en hospitales para el sumínistro delsuero por goteo y un Erlenmeyer con alcohol)

./ Material plástico: Clips - ganchos

./ Carpetas de cartulina de material neutro (cartulina desacidificada o común blanca)

./ Cinta de faya de poliéster-algodón

./ Hojas de papel periódico blanco

./ Ventiladores de pie

./ Alcohol antiséptico al 70%

./ Aplicadores o hisopos de algodón

./ Papel absorbente o secante

./ Pesas de mármol o de vidrio

./ Detergente

./ Cámara de aislamiento

Procedimiento

./ El manejo de documentación atacada por hongos debe hacerse utilizando el equipo personal deseguridad ya antes mencionado. Para el caso de documentos atacados por hongos serecomienda usar un respirador de cara completa, ya que estas esporas flotan en el aire y sonmuy fáciles de respirar .

./ Separar del resto de documentos el material contaminado, con el fin de evitar la propagación dedichos contaminantes .

./ Secar los documentos durante un periodo de 48 horas. Para ello se deben dejar los foliosextendidos sobre hojas de papel periódico blanco .

./ Una vez seco, el material puede exponerse al sol durante 15 minutos por lado o frente laradiación UV del sol inhibe también su crecimiento .

./ El material contaminado, ya seco y expuesto al sol como se indica, deberá aislarse dentro de unacartulina blanca con los datos de identificación para aislarlo del resto de la documentación .

./ Una vez aislado se puede comenzar con la limpieza. La cual se realizara mecánicamente conbrocha o con miniaspiradora, siempre y cuando la resistencia del papel o soporte lo permita .

./ Para realizar la limpieza puntual folio a folio, se debe deslizar cuidadosamente la brocha desde elcentro del folio hacia afuera. Conviene tener como mínimo dos brochas y usar unaexclusivamente para limpiar el material afectado por hongos; ésta se debe lavar con detergente,desinfectar con alcohol luego de cada jornada de trabajo y dejar secar bien antes de usarla denuevo .

./ Para el desecho de los hisopos, los guantes y los tapabocas empleados, sumergirlos en unasolución comercial de hipoclorito de sodio al 1%, siguiendo las precauciones escritas en lasetiquetas y luego desechar el líquido por el sifón y los sólidos a la basura de no reciclables nibiodegradables.

INSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DEI DOCUEMENTOSI


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Proceso: SERVICI<DS DE APOYOI

!Rige a partir de: 12/12/2014

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I,/ Una vez finalizados los procesos, reintegrar la doc~mentación a las unidades originales de donde

fue extraída, retirando los testigos dejados.

LIMPIEZA Y DESINFECCION DE AREAS DE TRABAJO

Se puede decir que un área de trabajo es un luga;r donde se pueden desarrollar una o variasactividades que van sujetadas a una funciones prop:ias, el cual implica compartir un espacio portiempo prolongado, por ello la distribución y ambientación del área se convierte en un aspectofundamental para que el personal se sienta motivado yisea más productivo.

Aspectos a tener en cuenta:

se levante o retire todo tipo deno solo con la conservación del

I,/ Procurar porque una vez terminada la jornada laboral,

documentos del sitio o puesto de trabajo, est6 aporta;documento; sino que evita la fuga de información. ,

Materiales

I

,/ Lo idóneo es que se cuente con personal especializ~do para el desarrollo de dicha función.

,/ El personal debe contar con las herramientas neceJarias para poder cumplir con sus labores.,/ Se debe cuidar la manera de manipular la documentación, a fin de no provocar daños al realizar

su trabajo. I

,/ Recordar a los funcionarios de no dejar alimentbs en sus escritorios u objetos que no seanacordes al área de trabajo, esto con el fin de e*itar algún malestar general o daños a dichoselementos.

,/ Guantes

,/ Baldes Plásticos

,/ Elementos como bayetillas blancas y traperos.

,/ Productos Desinfectantes

,/ Nebulizador o Aspersor

II,

,/ Alcohol Antiséptico al 70% dispuesto en aspersore$

,/ Implementos de Seguridad I,

I

IL__. ~~~


ARMADA NACIONALREPUBLlCA DE COLOMBIACódigo: SERVAP-fT-

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LIMPIEZA EN AREAS DE TRABAJOLugares Herramientas Materiales Cuidados Periodicidad

Tratar de noEscoba Trapero salpicar los

Brilladora documentos,Pisos Baldes Plásticos Agua no usar exceso Diariamente

de agua .

. No usarEscritorios Aspiradora o Agua exceso de Diariamente

Áreas deSillas Bayetilla agua.

Trabajo Cubrir losdocumentos,

Bayetilla Trapo, quitar y limpiarLámparas base para En seco los difusores Quincenalmente

limpiador de en otro sitioatrapa-polvo con agua y

jabón.Cuidar que la

Trapo o Bayetilla Agua o documentaciónVidrios en húmedo Limpia que este cerca Quincenalmente

Vidrios no se moje.

Mantener lacesta o caneca

Cestas de Guantes Agua seca, con DiariamenteBasura Trapos bolsa. Evitar

Bolsas tirar residuosde alimentos

La limpieza y desinfección de las áreas de trabajo debe efectuarse antes y después de cada jornadalaboral, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

./ Para que cualquier tratamiento desinfección tenga mejor resultado es necesario que primero seaspire o limpie minuciosamente el polvo y la suciedad de todos los espacios, rincones ymobiliarios .

./ Los escritorios, mesones, sillas de trabajo y demás mobiliario, deben ser desinfectados conalcohol antiséptico al 70%, usando una bayetilla blanca .

./ El piso se debe desinfectar con un desinfectante de baja toxicidad o en su defecto se puedeemplear una solución de agua con hipoclorito de sodio dependiendo del tipo de piso .

./ Al finalizar la labor es recomendable dejar ventilar el área controlando la entrada de polvo .

./ Todos los elementos, traperos, bayetillas o trapos, empleados en esta rutina deben sercuidadosamente lavados y desinfectados al finalizar la jornada de trabajo.



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SANEAMIENTO AMBIENTAL DE AREAS DE ARCHIVOI

Este proceso tiene como finalidad no solo garantizar un ambiente de salubridad para el personal queallí labora, sino contribuir con la conservación preventiva del patrimonio documental de la institución.

Se puede decir que el saneamiento ambiental! es un conjunto de acciones técnicas ysocioeconómicas que se integran con la salud pública y cuyo objetivo es alcanzar niveles crecientesde salubridad ambiental.

J

Es necesario recalcar que un procedimiento completb de saneamiento de los espacios de archivodebe incluir tres aspectos: la desinfección encaminada a reducir y controlar microorganismos, ladesinsectación para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo y que en el caso determitas y gorgojos pueden llegar a ocasionar daños considerables y finalmente la desratización quegarantizará que ratas y ratones no empleen los matériales como nidos. En algunas circunstanciastambién hay que incluir medidas como la instalación de rejillas o anjeos para cerrar el acceso a aves ymurciélagos que con sus excretas pueden introducir una serie de problemas a la documentación.

I

DESINFECCiÓN

Este tratamiento está encaminado a reducir la carga microbiana y de ácaros del aire y reforzar elprocedimiento en mobiliarios, tanto de los depósitos! de documentos como de cualquier otra áreaanexa al archivo, por ello previo al tratamiento deberá realizarse una rutina completa de limpieza,además de la desinfección manual de estanterías y demás mobiliario, lo que garantizará un mejorresultado. Toda el área se fumigará completamente por medio de un proceso de nebulización contamaño de gota a 50 micras, con un producto cuyo [principio activo sea un amonio cuaternario deradicales alquílicos y estabilizado con una concentración que puede estar entre 400 y 800ppm o conalcohol antiséptico al 70%. Este tratamiento se realiza en las áreas de depósito SIN RETIRAR LOSDOCUMENTOS. Es recomendable que esta desinfec~ión se lleve a cabo una vez por semestre, conequipos adecuados, por personal capacitado y protegido con los implementos de seguridad industrialnecesarios para ello y que además las personas asociadas al archivo hallan evacuado las áreas atratar.

DESINSECTACiÓN

Este proceso está encaminado a erradicar cualquier tipo de invertebrado y ácaros no deseados en losarchivos, en las regiones geográficas con clima templado o cálido, especialmente al control determitas, las cuales son responsables de grandes dañbs en los documentos. La fumigación se llevaráa cabo en toda la infraestructura física del archivo, teniendo cuidado de que en los depósitos dematerial documental solo se aplicará UNA VEZ RETIRADOS LOS DOCUMENTOS, siempre y cuandohaya un lugar disponible a donde trasladarlos temporalmente, si no, no se puede realizar en sutotalidad y el tratamiento parcial será aplicado solamente por los bordes de pisos, techos y paredessin que tenga contacto con materiales de almacenamiento (cajas, carpetas) o documentos.

El procedimiento se realiza por medio de una fumig~ción por aspersión con un producto y las dosiscertificados en el mercado por la secretaría de saludlde cada región. Por lo general estos productosson elaborados a base de piretrinas, bromuro de m~tilo, óxido de etileno, óxido de propileno o decualquier otro que resulta tóxico para el ser humano y cuando estos son aplicados en papel, cartóri ocualquier material higroscópico, se concentran allí Ipor mucho tiempo y al ser manipulados sonabsorbidos por la piel, es por ello que nunca deben ser aplicados sobre ellos, además porque no seconoce su efecto sobre estos materiales. '






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El procedimiento debe ser realizado con equipos adecuados, por personal especializado y protegidoadecuadamente con los implementos de seguridad industrial, además es necesario que el personalvinculado al archivo haya evacuado las instalaciones.

En lo posible este tratamiento se debe aplicar un viernes para que durante el fin de semana el lugartenga espacio para ventilarse. La desinsectación debe realizarse una vez por semestre dependiendode las características bio-climáticas de cada región.

Además del archivo, es importante llevar a cabo la fumigación contra insectos en toda lainfraestructura de la entidad tanto interna como externa. Si en la estructura física de la edificaciónexisten terminados en madera, es recomendable planear acciones de inmunización, empleandoproductos específicos para tal fin, que conlleven a la prevención de termitas o de coleópteros comolos gorgojos.

DESRATIZACiÓN

Con este proceso se busca erradicar ratas y ratones, por lo que se hace necesario aplicar eltratamiento tanto en interiores como en exteriores, de las áreas de depósito de archivo como de latotalidad de la infraestructura de la entidad. Para esto se empleará un agente rodenticida que seaeficaz, de fácil aplicación, que no emita olores, ni genere descomposición en los animales que loconsuman. Los productos y dosis deben ser certificados en el mercado por la secretaría de salud ylos procedimientos de aplicación realizados por personal capacitado para ello. La frecuencia de estetratamiento estará determinada según las necesidades, la situación geográfica y bioclimática de laentidad y puede variar entre una vez por trimestre a mínimo una vez por año.

OTRAS RECOMENDACIONES PARA EL SANEAMIENTO AMBIENTAL DE ARCHIVOS

Al diseñar el programa de saneamiento por desinfección, desinsectación y desratización de espacios,los responsables de la custodia del archivo deberán tener en cuenta aspectos como:

./ Es necesario generar un proyecto en el plan de acción o en el plan de inversión, según sea ,elcaso de la entidad con una programación o cronograma anual del mismo .

./ Documentarse sobre la ficha técnica de los diversos productos a utilizar y que son ofrecidos p()r laempresa que se contrate para realizar esta tarea .

./ Que los productos a emplear sean de baja toxicidad, no afecten la salud de las personas y queestén certificados por las autoridades sanitarias y ambientales de la región .

./ Tener y dar a conocer, al resto del personal, las normas de seguridad y procedimientos a tener encuenta antes, durante y después de los tratamientos. .

./ No contratar los servicios de fumigación con empresas que no estén autorizadas para llevar acabo los procesos. Además es necesario darles las instrucciones debido al manejo especial delos documentos. Contratar preferiblemente los servicios de fumigación con empresas que tenganprofesionales con experiencia en el campo de la conservación de bienes documentales.

INSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DEi DOCUEMENTOS


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ICONSERVACION DE DOCUMENTOS ELECTRONIC<pS

La ISO 15801 aborda la conservación de documentos electrónicos estrictamente desde el punto devista del "almacenamiento", con el objetivo de defender intereses organizativos, y para documentosde los que se pueden pensar que tienen un análogo ~n papel es decir, documentos que se puedencongelar o de los que se puede obtener una imagen, mientras que la ISO 18492 va mucho más allá,al concebir, desde su propia introducción un modelo ,de documento que responde al criterio de serinformación registrada, sin especificar el tipo o sopqrte de documento, que tiene necesidades derecuperación y acceso, igualmente no necesariamente,dependientes de los intereses organizativos.

Cuando hablamos de conservación de los documentos electrónicos es importante entender que esdifícil establecer un periodo de tiempo fijo en el que se!tenga la absoluta certeza de que el documentopueda ser leído o recuperado para leerse.

En el proceso de conservación de los documentos es ~ecesario tener en cuenta aspectos como:

• La obsolescencia tecnológica y,• La selección de los formatos para la conservaCión.

IPara entender los problemas de conservación de la documentación electrónica, es necesarioobservar el documento desde una perspectiva archivística. Todo documento administrativo tiene unavida que de forma generalizada pasa por tres fases: una fase activa, que involucra su creación,

Idiseño y su uso es frecuente más conocido como Archivo de Gestión; otra fase semiactiva en la queese uso disminuye considerablemente; es lo que denominamos Archivo Central y en la que se aplicanprocedimientos tales como: Conservación Total, Microfilmación, Selección y Eliminación. Y unainactiva. Todo este recorrido es lo que se conoce como Ciclo Vital del Documento.

I

¿Cuándo un documento puede catalogarse que está en buen estado de conservación?

Por lo tanto, si un documento (electrónico o análogo) bonserva su integridad física, pero ha perdido ose ve amenazada su capacidad para transmitir la información, no podrá considerarse que esté enbuen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composición física sea frágil pese a .quesu contenido original puede ser fácilmente transmitido!

I

Ahora bien, para lograr una buena política de conservación documental, es preciso ocuparse de do'stareas: la preservación y la restauración. <

La preservación: la preservación involucra a todas a~uellas acciones preventivas que contribuyan albuen estado del acervo documental. Quiere esto deCir, que la preservación se anticipa al daño quepuede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuyamayoría son de carácter extrínseco, o sea que se ci~rnen en el medio que rodea al documento. Enconsecuencia, la preservación busca eliminar el daño iocasionable, no el ocasionado.

Algunos criterios de preservación a tener en cuenta: I1. Propiciar un medio ambiente idóneo a las necesidades de permanencia y durabilidad

de los documentos. Para ello, es necesario conocer:

I



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a) la composición física y química de los documentos almacenados en el área de depósito, así comosus reacciones ante factores y mecanismos de alteración;

b) las causas potenciales de su deterioro.

c) los documentos más valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una réplica ocopia de ellos para salvaguardar los originales.

2. Establecer políticas racionales de facilitación del acervo documental, con el objeto deproteger los documentos de la excesiva manipulación. Para ello, se recomienda:

a) Seleccionar los documentos de carácter histórico que se han dado por Tabla de RetenciónDocumental de todo el acervo documental y migrar la información a un medio técnico parasalvaguardar los originales.

• La restauración: Este concepto centra su atención en todas aquellas tareas que tienen porfin, intervenir directamente el documento con el objeto de devolverle su integridad física,aunque no precisamente original. En vista de que la intervención se lleva a cabo sobre elsoporte del documento, la persona responsable de hacer el trabajo debe tener el cuidado derespetar tanto su valor físico como el valor funcional (intelectual).

SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION

El Sistema Integrado de Conservación diseñado para las Fuerzas Militares debe tener cqmoobjetivo fundamental el de impulsar, proporcionar o reforzar la conservación preventiva en. losdocumentos, los cuales deben de estar enmarcados dentro de los parámetros establecidos por elArchivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 y el Reglamento General de Archivos, quien a suvez establece la responsabilidad que debe ser asumida por la Administración Pública yparticularmente por aquellos funcionarios que tienen a su cargo la producción, la organización y lafacilitación de documentos, con la conservación de los mismos, tanto los documentos que sonproducidos en soporte papel, como aquellos que son producidos en soporte digital.

Se podría decir que la Conservación Documental es un conjunto de medidas destinadas a protegeradecuadamente los documentos, con el único fin de prolongar su utilización en condiciones óptimasdurante el mayor tiempo posible. Para el Área de Gestión Documental se hace perentorio adoptarestrategias que nos permitan conservar el acervo documental enmarcado dentro del concepto dearchivo total.

El SIC no depende únicamente del Jefe de Archivo Central, secretarias, o del funcionario que hagasus veces. Están involucrados todos los funcionarios, desde jefes, coordinadores, supervisores con elfin de mantener constantemente un proceso de sensibilización a todo nivel, para concientizar demodo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es'unaresponsabilidad inherente a todos los miembros de una institución.

Todas las acciones directas e indirectas en conservación preventiva que se plantean en el SIC, tienencomo propósito regular, controlar, monitorear y minimizar los factores de deterioro teniendo en cuentael ciclo vital del documento (desde la fase de producción del documento hasta su disposición final) ysu entorno medio ambiental, para lo cual se requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

IINSTRUCTIVO PARA LA CONSERVACION y PRESERVACION DE

!DOCUEMENTOS


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Proceso: SERVICI<DS DE APOYO

IRige a partir de: 12/12/2014

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Manejos Administrativos y de Gestión Docume~tal.Uso de materiales adecuados .Adopción de medidas específicas en edificios y locales .Sistemas de almacenamiento y depósito. I

Unidades de conservación .Manipulación y mantenimiento periódico .

•

••

••

• I

Por lo que los procedimientos de conservación preven,tiva, se formulan a partir de las especificidadesen cuanto al manejo institucional de los aspectos anteriormente mencionados y a la optimización de laintegridad física y funcional de los documentos, limitándose exclusivamente a la implementación deacciones enmarcadas en criterios de conservación preventiva, evitando las intervenciones complejasde conservación o restauración, ya que estas son co~petencia exclusiva de profesionales en el área,sin embargo, es necesario contar con personal capacitado que pueda llevar a cabo todas lasactividades, coordinando los cronogramas y el seguimiento, con el fin de dar continuidad a lasmejoras y avances que propone la implementación del SIC.

•

I

De acuerdo con lo anteriormente expuesto se deben tener en cuenta los siguientes programas para laaplicación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Conservación:

PROGRAMA SENSIBILlZACION Y TOMA D~ CONCIENCIAi

Este programa parte del reconocimiento y valoración de las características que definen a las fuentesdocumentales como parte fundamental del patrimohio cultural bien sea de una institución o unanación, y se constituye sin lugar a dudas, en la ¡columna vertebral del Sistema Integrado deConservación.

• PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

Está enfocado a los espacios asignados para áreas de depósito, son por lo general la zona másolvidada por las administraciones, carentes de los 'más mínimos requerimientos en infraestructura,dotación, limpieza y mantenimiento y, por lo común, les la zona a donde van a reposar todos aquellosinsumos, elementos y materiales que han sido dados de baja por la Institución

Es importante que la institución tome conciencia sobre los requerimientos básicos para la selecciónde áreas de depósito; las especificaciones de amplitud, seguridad, funcionalidad, infraestructura ydignidad deben orientar la decisión de un área de depósito.

Su implementación requiere de dos momentos principales:I

1. Identificación de las principales fuentes de polvo y suciedad.2. Aplicación de mecanismos de evaluación que controlen el acceso, recurso de personal y

material empleado para la limpieza de docufnentos.i

• PROGRAMAS DE ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTOI

Es paralelo o consecutivo al Programa de Mantenimiento y Limpieza, se hace necesario re-almacenar las unidades que presenten debilitamiehtos estructurales. Esta tarea se debe desarrollarteniendo presente los fundamentos expuestos dentro de "La Organización de Documentos deArchivo" •¡






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• PROGRAMA DE CONSERVACION PREVENTIVA

Está orientado a todas las medias de seguridad y controles de Conservación que procuran evitarpérdidas y daños por el uso y almacenaje de los documentos en sus distintas fases, "Archivo deGestión, Archivo Central y Archivo Histórico". Uno de los factores más importantes en laConservación Preventiva es el control de aquellos agentes cuya simple presencia o cantidadproporcionada pueda resultar perjudicial como la contaminación atmosférica, temperatura/humedad,polución en el medio ambiente, contaminación biológica, luz y fuego.

• PROGRAMA DE APOYO A LA REPRODUCCION

Este programa consiste en la implementación de registros tipo reprográfico con el fin de normalizarprocesos específicos en Conservación Preventiva que nos garantice la salvaguarda, tanto de losdocumentos mismos como de sus duplicados o copias. A nivel de archivos se pueden identificar:

.:. El Microfilme

.:. Las Fotografías

.:. Las Fotocopias,

.:. Y ultimamente el disco óptico.

• PROGRAMA Y ATENCION DE DESASTRE

Está orientado a la identificación de los factores de riesgo, estos pueden ser tanto internos comoexternos a las colecciones y depósitos, por lo tanto, esta estrategia debe ser cuidadosamenteplaneada y divulgada para que todo el personal sepa cómo actuar en caso de desastre.

• PROGRAMA DE APOYO A LA PRODUCCION DOCUMENTAL Y MANEJO DECORRESPONDENCIA

Debe estar enfocado a la generación de documentos basados en los estándares y políticas de calidadde la Institución, con el fin de garantizar una producción normalizada en los documentos.Contribuyendo así de una forma más ágil y oportuna en el manejo de las Comunicaciones Oficiales alinterior de la Institución.

Para la puesta en marcha de los programas, es de vital importancia que el Comité de Archivo de laArmada Nacional se concientice sobre el valor que representa el conservar y preservar la memoriainstitucional como parte de la historia.

La Política de Conservación específica de la Institución debe reflejar los siguientes elementos:

• La identificación de los fines de la conservación de información autentica;• La descripción del tipo de custodia que el Archivo General lleva a cabo sobre la información;• La descripción de las buenas prácticas a las que el depósito se adhiere,• La identificación de las circunstancias, métodos y fundamentación de las actividades que se

realizan a la hora de migrar la información.• La explicación de los tipos de auditoría a ejecutar; y• La aclaración de los roles del personal del Archivo Central y del personal externo.



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La creación de un archivo en la institución, requiere de un compromiso constante para conservar lainformación. Es necesario disponer no solo de polfticas para su correcta organización sino deespacios adecuados que permitan no solo el almacenamiento sino que a su vez contribuyan con lapreservación de los documentos.

Conservar los documentos en la institución, implica que los documentos estarán disponibles para laconsulta teniendo en cuenta las condiciones de acceso de las categorías de documentos que puedanser más susceptibles.

II

l_-




5. REGISTROS



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NO REGISTRA

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

./ PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL-PGD PARA LA UNIDAD DE GESTIONGENERAL, COMANDO GENERAL, FUERZAS MILITARES Y POLlCIA NACIONAL.

./ INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCiÓN DE ÁREAS Y DE DOCUMENTOS DEARCHIVO "Archivo General de la Nación" "Grupo de Conservación y Restauración" .

./ MANUAL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL. Editado por el Ministerio de laProtección Social.

7. NORMATIVIDAD

./ CONSTITUCION POLlTICA

./ ARTICULOS 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212 .

./ ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996). "Por el cual se establecen criterios deconservación y organización de documentos" .

./ ACUERDO No. 047 (5 de mayo) de 2000). Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del capítuloV "Acceso a los Documentos de Archivo", del AGN del Reglamento General de Archivossobre "Restricciones por razones de conservación" .

./ ACUERDO No. 048 (5 de mayo de 2000). "Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del Título 7"Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre conservaciónpreventiva, conservación y restauración .

./ ACUERDO No. 049 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artículo 61 del Título 7"Conservación de Documentos" del Reglamento General de Archivos sobre "condiciones deedificios y locales destinados a archivos" .

./ ACUERDO No. 050 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el Artículo 64 del título VII"Conservación de Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención dedeterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo .

./ LEY 562 DE 2012. "Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otrasdisposiciones en materia de salud ocupacional" .

./ RESOLUCiÓN 2013 DE 1986. Por la cual se reglamenta la organización de los comités demedicina higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo. Promulgada por losMinisterios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud.

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