Instructivo de Compras y Almacén en Factusol

INSTRUCTIVO DE COMPRAS Y ALMACN EN FACTUSOLAA-24062011

OBJETIVO Este instructivo pretende orientar al usuario para realizar el ingreso de la entrada y salida de los insumos comprados a travs de Factusol y la gestin del almacn. COMPRAS Para el ingreso de la informacin de entrada de las compras se debe realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar en el programa Factusol. Seleccionar la etiqueta Compras y dar clic en el botn Entradas para abrir la ventana de entradas.

2. Dar clic en el botn Nueva para abrir el formulario para la creacin de la nueva entrada.


3. Verificar la fecha de la compra. Modificarla si es necesario. 4. Ingresar el centro de costos en la casilla Su ref. Los centros de costos que deben ser aplicados son: Administracin. Contratos. Personal (Salarios, prestaciones, honorarios). Laboratorio (insumos utilizados en ensayos o servicios de laboratorio). Plvora (plvora, accesorios, escolta y transporte). Socavn (insumos, maquinaria, repuestos). Superficie (insumos, maquinaria, repuestos). Volqueta. Camioneta. Infraestructura. 5. En Estado seleccionar: Pendiente: Si no hay la factura de compra o respaldo de la compra o si la compra se hizo a crdito. Facturado: Si existe el respaldo de la compra. 6. Ingresar el proveedor, seleccionndolo del listado de proveedores que se encuentra dando clic en el botn Buscar. Seleccionar el proveedor y dar clic al botn Aplicar.

Si no existe el proveedor, crearlo oprimiendo el botn Nuevo. Ingresar los datos del proveedor: NIT. Nombre fiscal. Nombre comercial. Informacin del domicilio: Direccin, ciudad, departamento, pas. Informacin de contacto: Telfono, fax, celular, persona de contacto. Datos bancarios (opcional): nmero de cuenta, banco.


Al finalizar dar clic al botn Guardar y cerrar para volver a la ventana de proveedores. Seleccionar el nuevo proveedor y dar clic al botn Aplicar.


7. Seleccionar el almacn al cual ser entregado el insumo: GEN Mina (insumos ingresados al almacn de la mina). ENT Entable (insumos ingresados al almacn del pueblo). DIR Entrega Directa (insumos entregados directamente al solicitante). MED Medelln (compras realizadas por Medelln). SER Servicios (compra de un servicio). 8. Ingresar el nombre del solicitante y la destinacin del pedido en el espacio Albarn de Entrada.

9. Ingresar el primer artculo a comprar, seleccionndolo del listado de artculos que se encuentra dando clic en el botn Bsqueda rpida de artculos.


En la ventana Buscar, ingresar el cdigo del artculo, una parte del cdigo o dejarla en blanco y dar clic al botn Buscar para que aparezcan los artculos que contengan el nmero de referencia especificada. Si se deja en blanco aparecern todos los artculos.

Seleccionar el artculo y dar clic al botn Aplicar.


Si no existe el artculo, crearlo oprimiendo el botn Nuevo. Ingresar los datos del artculo: Cdigo: 5 dgitos (2 dgitos familia 3 dgitos consecutivo artculo). Familia: Dar clic al botn Buscar y seleccionar la familia segn el tipo de artculo: 01 Personal. 10 Insumos Operativos. 20 Servicios Operativos. 30 Herramientas y Equipos. 40 Viticos y Representacin. 50 Insumos Administrativos. 60 Servicios Administrativos. 70 Equipo Administrativo. 80 Salud y Seguridad. 90 Financieros y Legales. 95 Contratos. Descripcin general: Nombre del artculo. Proveedor habitual: Seleccionarlo dando clic al botn Buscar. Imagen del artculo: Dar clic al botn Agregar imagen de artculo y seleccionar el archivo que contiene la imagen. Almacn: Seleccionar el almacn donde se depositar predeterminadamente el artculo. Stock mnimo y stock mximo: Definir los mnimos y mximos de almacenamiento dando clic al botn Modificar e ingresar los valores correspondientes. Al finalizar dar clic al botn Guardar y cerrar para volver a la ventana de artculos. Seleccionar el nuevo artculo y dar clic al botn Aplicar.


10. Ingresar la cantidad del insumo solicitado. 11. Seleccionar si el artculo paga IVA o es exento. 12. Para ingresar ms artculos dar clic al botn Nueva y repetir el procedimiento de los pasos 9 y 11. 13. Dar clic al botn Totales para acceder a la segunda pgina de la entrada.

14. Ingresar el valor de los porcentajes correspondientes a la retencin, el reteIVA o la suma de ambos en el espacio RET. Ejemplo: Si el reteIVA es el 12% y la retencin el 3,5% se coloca 15,5. 15. En el primer campo de Observaciones colocar el detalle del artculo que aparecer en el informe de reembolso.


16. En el segundo campo de Observaciones colocar el nmero del documento de soporte de la factura. 17. Colocar el porcentaje correspondiente a la retencin en la fuente en el campo Gasto proporcional 1. 18. Colocar el porcentaje correspondiente al reteIVA en el campo Gasto proporcional 2. 19. Al finalizar, dar clic al botn Guardar y cerrar para terminar la creacin de la entrada. SALIDA DE MERCANCAS Para la salida de las mercancas de los almacenes se debe realizar los siguientes pasos: 1. Ingresar en el programa Factusol. Seleccionar la etiqueta Almacn y dar clic en el botn Salidas internas para abrir la ventana de salidas.

2. Dar clic en el botn Nuevo para abrir el formulario para la creacin de la nueva salida.


3. Verificar la fecha de salida. Modificarlas si es necesario. 4. Seleccionar el almacn del cual saldr el insumo: GEN Mina. ENT Entable. 5. Ingresar el nombre del encargado y la destinacin de la mercanca en el espacio Observaciones. 6. Dar clic al botn Nueva para abrir la ventana de salida del artculo.

7. Seleccionar el artculo dando clic al botn


8. En la ventana Buscar, ingresar el cdigo del artculo, una parte del cdigo o dejarla en blanco y dar clic al botn Buscar para que aparezcan los artculos que contengan el nmero de referencia especificada. Si se deja en blanco aparecern todos los artculos.

9. Seleccionar el artculo y dar clic al botn Aplicar.


10. Ingresar la cantidad que sale. 11. Dar clic al botn Aceptar.

12. Si se desea ingresar la salida de otro artculo repetir los pasos 6 al 11. 13. Al finalizar la salida dar clic en los botones Aceptar y Cerrar.


TRASPASO ENTRE ALMACENES Cuando sea trasladen insumos entre los almacenes se deben seguir las siguientes instrucciones: 1. Ingresar en el programa Factusol. Seleccionar la etiqueta Almacn y dar clic en el botn Salidas internas para abrir la ventana de salidas.

2. Dar clic en el botn Nuevo para abrir el formulario para la creacin del nuevo traspaso de almacenes.


3. Verificar la fecha del traspaso. Modificarlas si es necesario. 4. Seleccionar el almacn de origen y el de destino de los insumos: GEN Mina. ENT Entable. 5. Dar clic al botn Nueva para abrir la ventana de traspaso del artculo.

6. Seleccionar el artculo dando clic al botn


7. En la ventana Buscar, ingresar el cdigo del artculo, una parte del cdigo o dejarla en blanco y dar clic al botn Buscar para que aparezcan los artculos que contengan el nmero de referencia especificada. Si se deja en blanco aparecern todos los artculos.

8. Seleccionar el artculo y dar clic al botn Aplicar.


9. Ingresar la cantidad que sale. 10. Dar clic al botn Aceptar.

11. Si se desea ingresar el traspaso de otro artculo repetir los pasos 5 al 10. 12. Al finalizar la salida dar clic en los botones Aceptar y Cerrar.

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