8/9/2019 InstruccionesLibreria

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Prctica de Bases de datos (Access) y Clculos y funciones aritmticas (Excel)Autor: Lic. Dolores Lankenau C.

Bases de datos. Access

Accede a la base de datos Librera-datos y revisa las bases de datos que se han creado Libros. Carreras, Editorial-, as como los formularios para introducir los datos (Ya estn incluidos los datos en

las tablas. Crea una consulta utilizando el asistente, en la que se muestren los datos de los libros:

Nombre de la editorial, Nombre del libro, Cantidad, Precio, y el Total si se venden todos los libros. Crea un informe de todos los libros que venden las editoriales,

Consulta: Venta de los libros por editorial Informe de existencias por carrera

Abre el asistente para consultas

Selecciona la tabla de Libros y los campos: Nombredel libro, Editorial, Cantidad y Precio

Selecciona la Tabla Editorial y el campo: Nombre dela editorial

Indica que deseas una consulta de Detalle

Nombra la consulta: Consulta por Editorial y terminala consulta

Abre la consulta en la vista diseo

Mueve la columna Nombre de la Editorial a laprimera columna

En la fila Orden, en la columna Nombre de laEditorial, indica que se realizar en orden ascendente

Desmarca la columna Editorial (Que es el nmerode la editorial y no se mostrar)

En la ltima columna, en el primer rengln, coloca laexpresin: Total:=[Cantidad]*[Precio]

Cierra la vista diseo y abre la consulta paramostrar la lista de las editoriales y libros.

Si deseas solo ver alguna condicin, en la vistadiseo, se coloca en la columna deseada, en el rengln Criterio, lacondicin. Por ejemplo, Coloca >300 en la columna precio, cierra la

consulta y abre su contenido para que muestre la lista de las editoriales conlos libros que cuestan ms que $300.

Realiza ahora una consulta de todos los libros de la carrera de ITC quetengan en existencia menos de 40 libros.

Abre el asistente paraInformes

De la tabla Libros,selecciona el ISBN, el nombre del libro lacantidad en existencia y el precio

De la tabla de laEditorial, selecciona el nombre

De la tabla de carreras,selecciona la carrera.

Ordena el informe porCarrera

Dentro de carrera,ordena por Editorial

En el ltimo nivel,ordena por Nmero de libro (ISBN)

Selecciona lasindicaciones de:

o Distribucin/Orientacin de

la hoja (Horizontal)o Estilo

o Coloca un nombre alinforme.

En la vista diseo,utilizando el cuadro de herramientas, coloca un

ttulo en el rea de Encabezado de Pgina Coloca una frmula en

el rea de Detalle =([Cantidad]*[Precio])

Haz coincidir lacolumna del total (Encabezado) con la columnade la frmula).

Termina la aplicacin Access

Excel

Inicia la aplicacin en Excel e importa las tablas creadas en Access, tanto las tablas comolas consultas que hayas realizado:o En el men Datos, selecciona Obtener datos externos y, a continuacin, haz clic en Importar datos.

o Busca la base de datos de la que exportars los datoso Selecciona la tabla o consulta que importars y termina el procesoo Repite este proceso para todas las tablas y consultas disponibles. (Recuerda colocar cada uno en una hoja nueva)

Para todos los procesos, es conveniente nombrar el rango de datos que se va a manejar: (2) Selecciona el rango de datos y (2) Escribe unnombre en el rea de definicin:

Filtros

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o Autofiltro: En la hoja de los libros, seala el rengln de los ttulos y selecciona: Datos-Filtro-Autofiltro. Consulta varios

filtros, por ejemplo los libros de la editorial Iberoamericano.

o Filtros Avanzados: los criterios para obtener los libros de la carrera de ITC que haya menos de 40 en existencia y que

sean ofrecidos por Mc Graw Hill: (Esto va en un espacio de la hoja)

En este caso recuerda colocar los criterios en renglones que no pertenezcan al rango que se va a filtrar, ya que en el momento de hacer elfiltrado se esconden los renglones que no cumplen con los criterios.

Selecciona Datos-Filtro-Autofiltro y marca los rangos (1) Es el rango de los datos que filtrar, selecciona desde elttulo inicial (ISBN) hasta el ltimo campo del ltimo registro, (2) es el rango de los criterios, en este caso, desde la celda Cantidadhasta la celda ITC.

Termina las definiciones y observars los datos filtrados de acuerdo a los criterios.

Si deseas volver a mostrar todos los datos, selecciona Datos-Filtro-Mostrar todo

Repite el proceso para listar los libros de arquitectura que venden las editoriales Prentice Hall e Iberoamericana.

Frecuencia: Cuenta el nmero de veces que se repite un valor. Calcula la frecuencia de veces que se repitecada editorial.o Colcate en la hoja de Libros en un espacio en el que colocars la lista de los valores de las frecuencias e introduce la

lista de valores a los que les calculars la frecuencia (del 1 al 7):

o Ingresa la frmula que utilizars: En una celda,escribe: =Frecuencia( y en ese momento seleccionars losdatos de los rangos: datos=rango de datos donde revisar lafrecuencia. En este caso, es toda la l ista de libros

o En grupos, seleccionars la lista de frecuenciasque buscars, en este caso los valores del 1 al 7)

o Con esto, obtienes la frecuencia para el primer

valor

Para calcular la frecuencia para el resto de los valores:o Selecciona el rango en donde se colocarn los

resultados de la frecuenciao Colcate en la barra de frmulas y tecleas

CTRL-SHIFT-ENTERo

Subtotales: Realiza clculos aritmticos que resumen totales. En este caso, se requiere que haya unordenamiento de los datos de acuerdo a criterios:

Ordena los datos

o Copia los datos de los libros en una hoja nueva, y ordnalos por

Editorial (ascendente), Carrera (Ascendente) y Precio (Descendente)o Para hacerlo selecciona el rango de datos, incluyendo los

encabezados y selecciona Datos-Ordenar para introducir los criteriosPara calcular los subtotales:o Selecciona el rango al que se agregarn los subtotales. Para cada

editorial, sumars la cantidad de libros que se tienen en existencia.

Utiliza: Datos-Subtotales y define lo que se muestra en la imagen.

Si deseas agregar otro subtotal, puedes utilizar nuevamente la opcin: Recuerda que lacasilla Reemplazar subtotales actuales no debe estar sealada.

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Escenarios: Representaciones diferentes de clculos a travs de valores.

o Los escenarios requieren de un conjunto de clculos y valores que sern cambiados para probar diferentes situaciones.

o En una hoja nueva, copia los datosnecesarios para calcular cuanto se obtendra de laventa de los libros de la editorial Iberoamericana,incluyendo el descuento.

Calcula cuanto ganara la librera si se vendieran todoslos libros con un bono de descuento de $50 del preciode lista

o Seala los datos de las columnas

Precio y Cantidad

o Selecciona Herramientas-

Escenario y agrega el nuevo escenario con sunombre correspondienteo Buscaremos dos escenarios: (a) Si se venden todos los libros con un bono de $50 de su precio original, (b) Si se vendenla mitad de los libros al precio con descuentoEsto nos permitir hacer la mejor promocin a los estudiantes.o Para la venta de la mitad de los libros al precio con descuento:

Selecciona Herramientas-Escenario y define como rango los datos de la columna cantidad.

Ingresa el nuevo valor para la cantidad y al terminar revisa el Resumen (Automticamente el cursor se colocaren la celda de Total)

o Para el escenario en el que se venden todos los libros con un bono de 50, repite los datos pero ahora selecciona el rangode datos del Precio.o Al final analiza los resultados para saber que es lo que mas conviene al negocio:

Tablas dinmicasEn esta tabla, buscaremos cuntos libros hay por cada editorial para cada carrera y cual es el promedio delprecio de los libros por carrera/editorial.

o En una hoja nueva, coloca los datos ordenados de los l ibros (Editorial-Carrera-isbn)o Inicia la tabla en Datos-Informes de tablas y grficos dinmicos Proporciona los datos hasta llegar al diseo:

o Con lo que obtendrs los siguientes datos:

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Qu decisiones podran tomarse? Para que te serviran estos datos?