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Instituto UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS Nacional dE JEFATURA Aprendizaje EXTENSIONES 2210-6231 FAx:2231-2002

CORREO ELECTRóNICO:FINANCIEROURUCA@INA.AC.CR

2 de diciembre de 2013 URF-1170-2013

Licenciado Timoteo Fallas García Proceso de Dotación Jefe

Estimado señor :

Para lo que corresponda, remito Informe Final de Gestión, según lo dispuesto en la Directriz N° 8 emitida por la Contraloría General de la República, en el diario oficial La Gaceta N° 131 del 7 de julio del 2005.

Así como el inciso e) del Artículo 12, de la Ley de Control Interno.

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ci. Lic. Norberth García Céspedes. Gestor de Normalización y Servicios de Apoyo

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Instituto Nacional dE AprEndizaje

INFORME DE FIN DE GESTIÓN INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Se elabora el presente Informe de Fin de Gestión, de conformidad con la normativa interna vigente en el Instituto Nacional de Aprendizaje, las Directrices N° D-1-2005- CO-DFOE emitidas por la Contraloría General de la República aplicables a la Institución y la Ley N° 8292 "Ley General de Control Interno".

Nota: Si requiere más espacio, puede utilizar hojas adicionales identificándolas bajo una numeración consecutiva y con una referencia hacia al item.

Dirigido a: Lic. Carlos Chacón Retana

Fecha del Informe: 29 de noviembre del 2013

Nombre del Funcionario: Lic. Sergio Jiménez Céspedes

Nombre del Puesto: Encargado de la Unidad Financiera Unidad Ejecutora: Unidad de Recursos Financieros Periodo de Gestión: 2004-2013

Informe recibido en la Unidad de Recursos Humanos:

Recibido por :

Fecha

1-Presentación: En el siguiente espacio realice un resumen ejecutivo sobre el contenido del informe.

El presente informe es para presentar las gestiones realizadas en la Unidad de Recursos Financieros y a los Procesos que pertenecen a la misma como son Contabilidad Tesorería, Presupuesto e Inspección y Cobros. En este sentido se detalla la labor sustantiva desarrollada en la Unidad durante el período en mención, como son los cambios en infraestructura de los Procesos, cambios y emisión de Reglamentos procedimientos, instrucciones y formularios, establecimiento de un área de seguridad en el Proceso de Inspección y Cobros, contratación de abogados externos para llevar el Cobro Judicial, establecer una conciliación del gasto presupuestario con el contable, control de las Inversiones Financieras, establecimientos de medidas de Control Interno, elaboración para la contratación de un nuevo sistema y la contratación de auditorías externas así como la ejecución del presupuesto asignado a la Unidad

2-Refiérase a la labor sustantiva de la institución o unidad ejecutora a su cargo según corresponda.

Administrar, planificar, controlar e informar sobre la administración de los recursos a nivel financiero de la institución, en este sentido se puede indicar de los Estados Financieros, los controles de Ejecución Presupuestaria, los Pagos y el control de las Inversiones Financieras así como la planeación y control de los Ingresos institucionales como son el cobro administrativo y judicial de las deudas de los patrones de la ley 6868.

3-Indique los cambios habidos en el entorno durante el periodo de su gestión, incluyendo los principales cambios en el ordenamiento jurídico que afectan el quehacer institucional o de la unidad ejecutora a su cargo.

1. Remodelación de las oficinas en los diferentes Procesos

2. Reubicación del Proceso de Inspección y Cobros en el edificio de Factorex

3. Cambios en el Proceso de Tesorería estableciendo un área de Seguridad y la atención en el Servicio al Cliente en el área de cajas.

4. Implementación del sistema de vales por sistema y el depósito de los montos en cuentas individualizadas de los funcionarios.

5. Revisión y cambios en Reglamentos de Fondos Rotativos y Cajas Chicas porque existía uno y se emitieron dos Reglamentos los cuales fueron aprobados pero se encuentran pendientes de aplicar, también cambio en el Reglamento de Cauciones en el diseño del formulario que se utiliza.

6. Revisión y flexibilización de los Procedimientos, Instrucciones y Formularios que se utilizan en los diferentes Procesos pertenecientes a la Unidad.

4-Refiérase al estado de la autoevaluación del sistema de control interno de la Institución o de la unidad ejecutora a su cargo al inicio y al final de su gestión.

Durante el transcurso de mi función, podría expresar la gestión en control interno en dos fases: I Antes de la Ley de Control Interno: La Unidad contaba con controles escritos plasmados en procedimientos, instructivos y formularios. Existían controles plasmados en áreas operativas de cada Proceso custodiados por el Encargado directo del Proceso respectivo. Dependíamos de los auditorías que realizan tanto la Auditoría Interna como los entes Auditores Externos que año con año se contratan. El control se analizaba en la retroalimentación constante que se la brinda a los procedimientos, instructivo y formularios.

II A partir de la implementación de la Ley y los sistemas de control y autoevaluación por parte de la Asesoría de Control Interno

A partir del nacimiento de la Ley General de Control Interno, según artículo 8, se da un compromiso formal para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.

c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.

d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Para ellos se inició con la aplicación del primer instrumento de Evaluación de Control Interno y Riesgos el cual se viene analizando año a año y perfeccionando por parte de la Asesoría de Control Interno.

Para dicha labor, siempre se ha integrado al grupo de Encargados de Proceso dentro del análisis y determinación de las actividades sustantivas para la evaluación de cada área.

No se ha presentado problema alguno respecto al cumplimiento de las medidas de Control Interno y de Riesgos propuestas año con año, una vez que se valora en conjunto todo lo referente a la Unidad de Recursos Financieros.

De esta forma, se ha logrado mantener y demostrar integridad y valores éticos en el ejercicio de sus deberes y obligaciones, de cada colaborador de la Unidad. Así mismo, año con año, a la luz del mejoramiento continuo de los aspecto de control y riesgos, se ha podido cumplir con el desarrollo y mantenimiento de la filosofia y estilo de gestión que han permitido administrar un nivel de riesgo determinado, orientados al logro de resultados y a la medición del desempeño, y que han promovido una actitud abierta hacia mecanismos y procesos que mejoren el sistema. Todo ello con la evaluación continua del funcionamiento de la estructura organizativa de la Unidad, donde se han ido tomando las medidas pertinentes para garantizar el cumplimiento de los fines institucionales; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Respecto a las relaciones de jerarquía, asignación de la autoridad y responsabilidad de los funcionarios, se han logrado determinar con claridad, mediantes los procedimientos y directrices emitidas; incluso, se han proporcionado los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

5-Indique las acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno de la Institución o de la unidad ejecutora a su cargo, al menos durante el último año, o por el periodo de su gestión, en caso de que este sea menor a un año.

Como se deja claro en la pregunta anterior, se sigue mes a mes el cumplimiento de las acciones establecidas para el control interno y riesgos, de la mano al sistema establecido para tal —SICOI- de manera que cada vez que están por vencer acciones, se emiten reportes de cumplimiento y estado de la acción. Se coordina con la revisión por parte de la Gestión de Apoyo y Normalización, quien a su vez ejerce control sobre la Unidad, y es quien avala tanto la propuesta de nuevas acciones como el cumplimiento y evidencias que se muestran.

Actualmente todas las medidas establecidas para este año, se han cumplido de conformidad a las fechas estimadas para cada accionar.

6- Refiérase a los principales logros alcanzados durante su gestión de conformidad con la planificación institucional o de la unidad ejecutora a su cargo.

a) Incremento en las tasas de recaudación del Cobro Administrativo b) Desarrollo e implementación de un nuevo Sistema Integrado de Cobros

c) Elaboración de una Conciliación de los gastos e ingresos a Nivel Contable y de Presupuesto lo cual había sido una solicitud de la Contraloría General de la República.

d) Elaboración de vales de caja chica por sistema e) Coordinación del desarrollo de un nuevo Sistema de Bienes e Inventarios I) Elaboración de procedimientos e instrucciones. g) Pago de proveedores en un máximo de tres de días una vez recibida la factura y

demás documentos h) Se realizó la Auditoría Externa de los Estados Financieros en los períodos del

2007-2008-2009 y 2010 i) Se presentó la información Contable y Presupuestaria a los entes internos y

externos.

7- Indique el estado de los proyectos más relevantes en el ámbito institucional o de la unidad ejecutora a su cargo, existentes al inicio de su gestión y de los que deja pendientes de concluir.

1. Desarrollo del Sistema de Integración Financiera el cual se realizó la contratación de la empresa que lo ejecutaría y se hicieron tres módulos los cuales fueron aceptados por esta Unidad, sin embargo por problemas en la calidad del producto por parte de la empresa desarrolladora en los módulos de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería se dieron muchas versiones y no se recibieron por lo tanto este contrato se dió por finiquitado sin haberse concluido.

2. Implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad aplicables al Sector Público las cuales se encuentran en Proceso porque deben estar listas para ejecutarlas a partir de enero del 2016, para lo cual es de suma importancia para su implementación el desarrollo de un nuevo sistema (SIF).

3. Contratación de una Auditoría Externa para que realicen una auditoría sobre la Ejecución Presupuestaria del 2013.

8- Refiérase a la administración de los recursos financieros asignados a la institución o a la unidad ejecutora a su cargo durante su gestión.

El presupuesto se ha administrado según las directrices emitidas por las Autoridades Superiores de la Institución. La ejecución anual de la Unidad ha sido satisfactoria porque en promedio se ha ejecutado un 90 % del monto asignado y aplicado en las necesidades planteadas en los diferentes presupuestos anuales, con lo cual se ha fortalecido el equipamiento de los diferentes Procesos de la Unidad a los cuales se les ha cambiado el equipo de cómputo en su totalidad este año y se les ha dotado de fax, impresoras y otras necesidades para una mayor eficiencia en su labor.

9- Si lo estima necesario, brinde algunas sugerencias para la buena marcha de la institución o de la unidad ejecutora a su cargo.

Para la Unidad es imprescindible que se inicie en el 2014 la contratación de una empresa que desarrolle un nuevo sistema financiero porque actualmente se realizan muchas labores manuales como por ejemplo las conciliaciones bancarias, la conciliación de los gastos contables versus los presupuestarios, las modificaciones presupuestarias y muchos reportes que actualmente hay que hacerlos en Browser para poderlos emitir- Por otro lado, es importante contar con un nuevo edificio en el cual se pueda tener los cuatro Procesos que conforman la Unidad porque actualmente el Proceso de Inspección y Cobros se encuentra ubicado en un edificio alquilado fuera de las Instalaciones del

Firma del funcionario: Serbio Número de cédula:

INA lo que a dificultado algunos de los servicios que brinda el Proceso como por ejemplo el recibir los dineros de los patronos que llegan a cancelar a sus oficinas. También es importante que se inicie una campaña y que sea una obligación el cancelar por parte de los patronos sus deudas con la Institución por medio de los Bancos estatales.

10-Refiérase al estado actual del cumplimiento de las disposiciones que durante su gestión le hubiera girado la Contraloría General de la República.

Se acataron las recomendaciones y disposiciones emitidas por el ente Contralor, para lo cual se indica en el anexo No 1 la única disposición pendiente y que quedaría cumplida el 2 de diciembre del 2013 cuando se presente a la Junta Directiva del Ina y posteriormente se haga del conocimiento del ente contralor.

11-Refiérase al estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones que durante su gestión le hubiera girado algún otro órgano de control externo.

En el anexo No 2 se adjuntan las recomendaciones emitidas por los Despachos de Contadores Públicos que han realizado sobre los Estados Financieros de la Institución.

12-Refiérase al estado actual de cumplimiento de las recomendaciones que durante su gestión le hubiera formulado la respectiva Auditoria Interna.

Debido a que las recomendaciones de la Auditoría Interna tienen plazo se ha cumplido con las mismas, en el anexo No 3 se presentas las recomendaciones pendientes de cumplir y las fechas de las mismas.

El funcionario saliente da fe de que lo expuesto en el presente informe de fin de gestión corresponde a la realidad de los hechos y es consciente de que la responsabilidad administrativa de los funcionarios del Instituto Nacional de Aprendizaje, INA prescribirá según se indica en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428, del 7 de setiembre de 1994, y sus reformas.

cc: Norbert García Céspedes. Gestión Normalización y Servicios de Apoyo.

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