INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI SUBDIRECCION DE ...

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI SUBDIRECCION DE AGROLOGIA

GIT PROYECTOS ESPECIALES PROYECTO: TIEMPOS Y MOVIMIENTOS DE LOS PROCESOS EDAFOLOGICOS

INFORME GENERAL DE PROYECTO

Analistas:

YULIANA PAOLA VILLAMIZAR PINZON ALEXANDER PIRA LEMUS

Fecha Inicio: 20 de Febrero Fecha Finalización: 19 de Diciembre Objeto: Prestación de servicios para realizar la medición de tiempos y

movimientos de los procesos agrologicos requeridos en la sede central como apoyo al mejoramiento de la gestión.

Obligaciones de los Contratistas:

1. Revisar e identificar la metodología utilizada para cada uno de los procedimientos definidos a medir en los grupos internos de trabajo (GIT) requeridos.

¿Qué se va a medir, cuales procedimientos?

La medición de tiempos y movimientos de procesos agrologicos, está enfocada, en primer lugar, a analizar los procesos correspondientes al GIT de Geomatica, para la parte de producción cartográfica digital de procesos edafológicos (cartografía temática digital de levantamiento de suelos), en marco del diagrama de flujo de proceso para el GIT Geomatica, elaborado por funcionarios del GIT Geomatica durante el año 2011 y aprobado por la Subdirección de agrología. El objetivo es poder medir cada uno de los procedimientos indicados en el diagrama de flujo, individualizando cada actividad para establecer tiempos, y verificar la aplicación de los procedimientos documentados en las siguientes guías e instructivos vigentes para la subdirección de agrología:

Instructivo para escaneo de planchas y fotos aéreas con información de suelos.

Guía de elaboración de cartografía temática de levantamiento de suelos.

Instructivo de salidas finales de cartografía temática. Con el fin de acompañar el proceso y poder generar propuestas de mejora y optimización de tiempo y recursos si hay lugar a ello, y generar indicadores que permitan medir y mejorar la gestión. En segundo lugar, se involucra en este proceso de medición el GIT de Levantamiento de suelos, para hacer un acompañamiento a las revisiones temáticas incluidas en el diagrama de flujo de proceso del GIT Geomatica, por parte de los profesionales edafólogos, revisando de igual manera los procedimientos documentados en la Guía de elaboración de cartografía temática de levantamiento de suelos, en lo referente a las revisiones sobre cartografía de la información de levantamiento de suelos.

Cabe resaltar, que el alcance para medir procesos tanto en el GIT Geomatica y el GIT de Levantamiento de Suelos, se definió en conjunto con los coordinadores de los mismos GIT, y el acompañamiento y aprobación del coordinador del GIT de Proyectos Especiales, dejando por sentado lo anterior, en las diferentes presentaciones realizadas en comités de coordinación. GIT GEOMATICA – DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO (Anexo 1)

2. Revisar las experiencias llevadas a cabo con la medición de tiempos de dichos procedimientos al interior del IGAC.

Para establecer un marco de referencia inicial para el proceso de medición de tiempos y movimientos, se revisaron algunos procesos relacionados y adelantados en el interior del IGAC, donde se encontró lo siguiente:

- SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA Se realizo una visita a la subdirección acompañada por el coordinador del área, encontrando que en relación al tema de medición y control de ejecución de labores por parte de sus funcionarios, ellos manejan un sistema de Login, que les permite establecer a qué hora prende la maquina el funcionario y a qué hora la apaga, pero es poco eficiente ya que no es posible determinar qué actividad está realizando en el computador, llegando incluso a ser permisiva con el ausentismo del funcionario, al encender su equipo y retirarse del lugar de trabajo, ya que este sistema solamente registra el tiempo que permanece encendida la maquina, sin importar que se esta haciendo o si la persona se encuentra presente o no, por esta razón este sistema se complementa con un acompañamiento directo por parte del supervisor de área y verificación de ocupación de puestos de trabajo a través del sistema de cámaras de seguridad.

- SUBDIRECCIÓN DE CATASTRO

Con respecto a la subdirección de catastro, se encontró que ellos para determinar los tiempos de ejecución de la labor de generación de cartografía y ejercer un control sobre las actividades de sus funcionarios, manejan unas tablas de rendimiento construidas previamente con base en

la experiencia que la subdirección y su mismos funcionarios han tenido en el tema, estableciendo rendimientos de producción por funcionario en un periodo de tiempo determinado. Esta revisión de experiencia se realizo mediante entrevista directa a funcionarios del área de digitalización de la subdirección de catastro.

- MEDICIÓN DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS EN LA SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA EN EL GIT DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRA Y GIT LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS (Año 2011).

En el año inmediatamente anterior se llevo a cabo un proceso similar de medición de procesos al interior de la subdirección para algunos grupos internos de trabajo, donde básicamente se empleo una metodología de acompañamiento directo por parte de analistas, para determinar tiempos y realizar proyecciones incluso de contratación de personal. Para este año, la subdirección tiene la fortuna de contar con uno de los analistas que participo en el proceso del año anterior, para alimentar el proceso actual con su experiencia y las lecciones aprendidas en el proceso citado. La revisión de este proceso se realizo a través de charlas directas con el analista y la revisión de los informes periódicos y finales presentados, revisión de insumos y metodologías empleadas, formatos utilizados, y resultados obtenidos como la contratación de personal con base en las proyecciones obtenidas.

3. Proponer el cronograma para llevar a cabo las actividades a realizar para el cumplimiento del objeto del contrato y la propuesta metodológica.

Cronograma de Actividades (Anexo 2)

A continuación se presenta el cronograma de actividades establecido para el desarrollo del proyecto, socializado, discutido y ajustado junto con los coordinadores de los GIT Geomatica, Levantamiento de suelos y Proyectos especiales, previo a la presentación en comité de coordinación:

4. Coordinar con la oficina de informática y telecomunicaciones el seguimiento a los procedimientos elegidos, acorde al sistema de información de la gestión agrologica (SIGA) y verificar su funcionalidad.

Oficina de Informática y Telecomunicaciones

Se realizo una solicitud formal, al señor Jorge Enrique Torres, coordinador de Desarrollo del

Área de Informática del IGAC, para que se nos informe por escrito el estado actual del proceso

de consecución e instalación a Geomatica del software requerido, (Work Flow Manager,

extensión de ArcGIS) para tener claridad al respecto y establecer procedimientos posteriores

en función de la disponibilidad o no del work flow manager, de vital importancia para

complementar la labor realizada a la fecha.

En respuesta a dicha solicitud, se recibió comunicación donde se informaba que la

subdirección cuenta con la extensión instalada para 13 equipos del GIT de Geomatica,

información verificada directamente en los equipos, en cuanto al tema de disponibilidad de

licencias, estas se asignaran cuando inicien las pruebas para producción cartográfica.

Adicionalmente, ya se encuentra disponible un visor geográfico que permitiría hacer

seguimiento y control a las actividades asignadas, a través de la IGACNET y el SIGA.

Cabe resaltar que el tema pendiente para dar inicio a estas pruebas, es estructurar y configurar

los flujos de trabajo, definiendo los “jobs” o actividades dependiendo del rol y la tarea

asignada, labor que debe realizar el soporte técnico por parte del área de informática, y que

esta programada para realizarse con el proyecto de Puerto Gaitán.

5. Realizar la Medición de los tiempos de los procesos seleccionados, en cada GIT.

Medición de Tiempos y Movimientos

Toma de Tiempos: el acompañamiento y captura de información, toma de tiempos, se hace todos los días, lunes a viernes, a mañana y tarde, teniendo en cuenta que el proyecto cuenta con dos analistas, y siguiendo lo indicado por la literatura en el tema, se busca alternar la medición por parte de estos, de esta manera, se realiza la medición de uno y otro en diferentes horarios, y también se realizan mediciones conjuntas por los dos analistas, esto con el fin de evitar sesgos en la información capturada, evitar fatiga e indisposición por parte de los funcionarios a quienes se les mide y aclarar conceptos y procedimientos, tanto en el tema de tiempos y movimientos, como en el tema de generación de cartográfica digital.

Evidencias: para evidenciar el proceso, se cuenta con una carpeta en la que se archivan los formatos diligenciados, como registros de la toma de tiempos, desde el comienzo del proceso, diligenciados a diario y siguiendo las normas establecidas para el control de documentos y control de registros NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000:2009, de acuerdo a las directrices establecidas por la subdirección y el Instituto. Disponible para consulta: Proyectos Especiales – Proyecto Tiempos y Movimientos.

Base de Datos: adicionalmente, y con el fin de facilitar el procesamiento de la información, hacer cálculos, sacar estadísticas, etc., toda la información capturada y registrada de forma análoga en los formatos de toma de tiempos, es almacenada en un archivo digital, que se va actualizando a diario y del cual se generan copias de seguridad con las actualizaciones anteriores para salvaguardar la información, realizar análisis y validar el proceso. Disponible para consulta: Proyectos Especiales – Proyecto Tiempos y Movimientos.

6. Aplicar su conocimiento y experiencia a la solución de problemas técnicos que resulten del proceso.

Problemas y soluciones GIT Geomatica

Dentro del proceso preliminar de estructuración del proceso, se realizo una caracterización de recursos, espacios y personal, que fue presentado en comité de coordinación, durante esta etapa se encontró que los equipos con los que contaba el GIT Geomatica de la Subdirección de Agrología no se encontraban estandarizados en cuanto a configuración interna, diferencia en procesadores, en memoria, en RAM, etc., y también se encontraron diferentes versiones del software ArcGIS, lo que repercute en distintas respuestas en tiempo de las maquinas a la hora de ejecutar procesos de edición o validación de topología, lo que dificulta la medición de procesos y la comparación de labores desarrolladas. Como respuesta a lo anterior, desde el mes de junio y concretando una gestión que se venía realizando desde el año anterior al interior de la subdirección de Agrologia y el GIT de Geomatica, se cambiaron los equipos existentes por equipos nuevos con la misma configuración, y adicionalmente se instalo la versión 10.0 del software ArcGIS a todos los equipos, lo que va a garantizar estandarizar recursos y respuestas similares en la ejecución de actividades, facilitando la medición de tiempos y fortaleciendo los recursos de la subdirección en pro de los procesos internos a desarrollar.

Adicionalmente, en el acompañamiento realizado a los funcionarios encargados de cada proceso, se han validado los procesos documentados para el GIT de Geomatica, Guías e instructivos, verificando procedimientos; ArcGIS es una herramienta muy versátil que permite realizar un mismo proceso de diferentes formas; solo en una ocasión se encontró una actividad sobredimensionada para el registro del tiempo empleado, para lo cual con el funcionario encargado, se reviso el proceso de manera detallada y se verifico el procedimiento de acuerdo a los documentos establecidos, normalizando nuevamente el tiempo empleado. 7. Propuestas de Mejora e Indicadores.

Indicadores Actualmente para los estudios de suelos de Guajira semidetallado 1:25000 y Cesar general 1:100000, se estableció un índice de cobertura de unidades de suelos a nivel de plancha, según la escala de trabajo, calculando porcentajes de cobertura por plancha, para especificar densidad de información, definiendo área de la plancha, área de unidades de suelos, numero de polígonos por plancha, para posteriormente definir y caracterizar la plancha como unidad de trabajo. Por otro lado, se esta haciendo seguimiento al diagrama de flujo de proceso del GIT Geomatica para los proyectos que se están ejecutando en la actualidad, tiempos y movimientos se encuentra en una etapa de captura de información y análisis preliminar de información para obtener un indicador de rendimiento cuando se finalice cada actividad, y adicionalmente generar indicadores de eficiencia y eficacia que permitan mejorar la gestión del GIT Geomatica y la subdirección.

Propuestas de Mejora Como se ha venido mencionando, el proyecto de tiempos y movimientos s encuentra en una etapa inicial de captura de información; los procesos de generación de información

edafológica son largos, y aunque se han identificado de manera preliminar algunas posibles alternativas de mejora, la información obtenida con las mediciones a la fecha, no permiten emitir conceptos concretos, porque aun no se ha finalizado un proceso de manera completa, y lo ideal sería realizar el análisis de la integración de cada actividad, de acuerdo al diagrama de flujo del proceso del GIT Geomatica. Finalizado el proyecto Guajira, se tiene programada una reunión para analizar el desarrollo del proceso de acuerdo al diagrama de flujo de Geomatica, considerando las condiciones especiales para la entrega de productos y finalización del proyecto, con el fin de revisar y evaluar actividades, flujos y porcentajes previamente definidos. Sin embargo de manera preliminar me permito presentar algunos de los casos de mayor relevancia que serán objeto de profundización y estructuración de una propuesta solida y sustentada de mejora como resultado final de los servicios prestados como analista de tiempos y movimientos de los procesos internos de la subdirección:

Actividades que se encuentran por fuera del diagrama de flujo de proceso del GIT Geomatica, pero que se convierten en insumo fundamental para apoyar la gestión de los GIT de la subdirección, realizando labores de apoyo preliminar a los trabajos de campo y oficina de los diferentes procesos desarrollados, que no se encuentran enmarcados dentro del flujograma y que si representan un significativo consumo de tiempo, recursos y personal.

Evaluar porcentajes de avance sobre el flujograma y redefinirlos en función de las actividades desarrolladas dentro de los procesos de generación de cartografía digital, estableciendo de manera coherente el estado de avance de los procesos desarrollados.

Revisar los lineamientos de asignación de trabajo, del GIT Geomatica, de igual manera la planificación de proyectos, recursos, personal y tiempo para cumplir objetivos y programación de entrega de productos, en función de indicadores generados al final del proyecto.

Revisar el diagrama de flujo de procesos del GIT Geomatica, y organizar de manera paralela la información documentada en las guías e instructivos de acuerdo a la secuencia de actividades definidas por el mismo, para garantizar estandarización de flujos de trabajo y procedimientos realizados.

PROPUESTA METODOLÓGICA: El estudio de tiempos es una actividad que pretende establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales, los retrasos inevitables y las condiciones generales de los funcionarios que realizan una determinada labor.

El estudio de movimientos hace un análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo, buscando eliminar o reducir los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes.

El Objetivo de estos estudios, es minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos, conservar y optimizar los recursos y minimizar los costos, proporcionando un producto más confiable y de alta calidad.

Para el estudio de tiempos y movimientos de los GIT de Geomatica y Levantamiento de Suelos, enmarcando las tareas a medir dentro del diagrama de flujo de proceso del GIT Geomatica, se definieron dos componentes metodológicos que permitirían realizar dicho trabajo para realizar la captura de información y los análisis posteriores:

1) Toma de Tiempos por analista:

Se realiza mediante un acompañamiento directo al desarrollo de las actividades realizadas por cada funcionario de acuerdo al diagrama de flujo de proceso, donde primero se individualizan las actividades, se le asigna un numero a cada una, facilitando el posterior procesamiento de la información, luego se definieron unos formatos para la toma de tiempos, con base en el proceso de medición realizado el año pasado en la subdirección, conservando la misma estructura. De esta manera, se registra el inicio de la actividad, se verifica que el procedimiento realizado por el funcionario se haga de acuerdo a lo documentado en el Instructivo para escaneo de planchas y fotos aéreas con información de suelos, la Guía de elaboración de cartografía temática de levantamiento de suelos y el instructivo de salidas finales de cartografía temática, según corresponda, luego se registra también la hora de finalización de la actividad o de la jornada de trabajo, para establecer el tiempo empleado para ejecutar cada actividad.

Para este proceso de toma de tiempos, se definieron cuatro escenarios, correspondientes a los diferentes funcionarios que realizan ciertas labores especificas, de esta manera empleando un formato para cada uno de estos escenarios se registra la información de la actividad realizada para cada rol: encargado de escaneo (Escaneo), digitalizadores (Edición, digitalización y correcciones), profesionales edafólogos (Revisiones Temáticas) y supervisores de cartografía (Revisiones cartográficas).

VERIFICAR PROCEDIMIENTOS GUIAS – INSRUCTIVOS - MANUALES

SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES

TOMA DE TIEMPO: INICIO/FINAL

FORMATOS DE MEDICION DE TIEMPOS

ESCANEO

FUNCIONARIO ENCARGADO

INSTRUCTIVO DE ESCANEO

DIGITALIZACION Y EDICION GENERAL

DIGITALIZADORES

GUIA CARTOGRAFIA – INSTRUCTIVO SALIDAS

REVISIONES TEMATICAS

PROFESIONAL EDAFOLOGO

GUIA CARTOGRAFIA – FORMATO LISTA CHEQUEO

REVISIONES CARTOGRAFICAS

SUPERVISOR CARTOGRAFIA


Formatos: para el proceso de toma de tiempos se generaron formatos para cada escenario, con el objetivo de establecer tiempos por actividad para cada plancha, si el proceso lo permite, dependiendo de la escala de trabajo, general 1:100000 o semi detallado 1:25000.

Formato para toma de tiempos de escaneo. (Anexo 3) Formato para toma de tiempos de Digitalizadores. (Anexo 4) Formato para toma de tiempos de Revisiones Temáticas. (Anexo 5) Formato para toma de tiempos de Revisiones Cartográficas. (Anexo 6)

2) Toma de Tiempos Asistida por sistema:

Como segundo componente, se busca complementar la toma directa de tiempos con una

herramienta informática que nos permita hacer un seguimiento más detallado, incluso cuando

no esté presente el analista, identificando que actividad se está realizando en la maquina,

indicando hora de inicio y finalización de una actividad específica, previamente asignada por el

coordinador del área. Para esto, el Instituto Geográfico cuenta con software ArcGIS para

generar cartografía digital, y adicionalmente, ArcGIS tiene una extensión denominada Work

Flow Manager, que permite mediante la estructura de flujos de trabajo, ejercer administración

y control sobre las actividades realizadas a lo largo de todo el proceso definido, garantizando

que el trabajo se realice correctamente, y permitiendo establecer con exactitud que se está

haciendo y en qué estado se encuentra la ejecución de la actividad medida, esto con el fin de

mejorar la eficiencia de las operaciones y la productividad de los equipos, incluidos los

contratistas. Al organizar y automatizar las relaciones entre las actividades del GIT Geomatica,

se reducen los errores y se optimiza el tiempo del personal.

Esta toma de tiempos asistida requiere la instalación de la extensión sobre los equipos del área

de Geomatica, y adicionalmente la instalación de un visor de administrador, que permita tanto

a los analistas de tiempos y movimientos, como a los coordinadores de GIT, hacer un

seguimiento a las actividades realizadas por cada uno de los funcionarios.

En este momento, no se cuenta con esta herramienta, ya que la oficina de informática y

comunicaciones del Instituto y el mismo GIT de Geomatica de la subdirección de Agrología,

han manifestado problemas presupuestales y de disponibilidad de licencias. Para esta toma de tiempos, se individualizan todas las actividades del diagrama de flujo de procesos del GIT Geomatica, asignándole un número a cada actividad para facilitar el posterior análisis y procesamiento de información:

De esta manera, se hace un seguimiento por proyecto y por actividad, individualizando incluso el funcionario responsable y el tiempo empleado en el desarrollo de cada una, y con base en el

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alcance definido para el proyecto de tiempos y movimientos 2012, los estudios a los cuales se les realizaran seguimiento y acompañamiento para la toma de tiempos son:

Guajira Cesar Puerto Gaitán Huila

GUAJIRA: Al proyecto de guajira se le hizo acompañamiento y medición de tiempos completa a los procesos, hasta la actividad 14 (Introducción de Polígonos de Cuerpos de Agua, Zonas Urbanos y Límites), teniendo en cuanta lo siguiente: Debido a la fecha de presentación del estudio ante el congreso de suelos, se presento la

necesidad de implementar un Plan de Contingencia para cumplir con la entrega a imprenta para publicación. Se determino reforzar y apoyar el grupo de digitalización para garantizar el proceso de producción cartográfica se culmine en las fechas establecidas.

Los digitalizadores del Proyecto Guajira adelantaron labores de edición general, extracción de cuerpos de agua y cascos urbanos, edición cajetillas y edición leyendas, cortes de información digital por plancha, para facilitar el trabajo del grupo de refuerzo y apoyo, y agilizar la edición final para cumplir con la fecha de entrega a imprenta.

El GIT de Geomatica genero inicialmente 45 planchas de suelos y 45 planchas de capacidad de uso, por que no había cartografía básica disponible para las planchas faltantes. Se Trabajo con base en una leyenda preliminar No definitiva. Levantamiento de Suelos entrego la leyenda definitiva posteriormente lo que obligo a replicar el proceso de salidas finales ya que se identificaron cambios. (Reprocesos)

En total el proyecto Guajira, Estudio semidetallado a escala 1:25000, entrego como productos finales: 69 planchas de suelos y 69 planchas de capacidad de uso.

En cuanto a las revisiones temáticas correspondiente a las actividades posteriores a la No. 14 dentro de la clasificación de procesos del Flujo grama de Geomatica presentado anteriormente, cabe destacar que las entregas realizadas por Geomatica a Levantamiento de suelos fueron realizadas los viernes, como consta en las actas de entrega de información cartográfica análoga o digital, que se encuentran en los archivos de Geomatica, Levantamientos de Suelos y en la carpeta de formatos de medición de Tiempos y movimientos (disponible para consulta), la revisión temática realizada por parte de los edafólogos fueron realizadas durante los fines de semana posteriores a la entrega de la cartografía y con devolución a Geomatica al siguiente día hábil, razón por la cual no fue objeto de medición.

El coordinador GIT Geomatica (E) solicito no realizar mediciones a esta parte final del proceso, argumentando que por el factor tiempo y con el fin de realizar las entregas correspondientes en las fechas establecidas, no se seguirían los protocolos establecidos de acuerdo al flujo grama de Geomatica, lo que desvirtuaría el proceso de medición final, y que adicionalmente, la medición de procesos le quitaría tiempo a los digitalizadores. En reunión con Coordinadores GIT Geomatica y GIT Proyectos Especiales, se definió realizar un acompañamiento a esta etapa final de edición de salidas finales, haciendo un Seguimiento a hora de inicio y finalización de esta actividad, individualizando por plancha.

NO SE REALIZO SEGUIMIENTO DETALLADO POR ACTIVIDAD DEL FLUJOGRAMA DESPUÉS DE LA ACTIVIDAD No. 14.

Con base en lo anterior, me permito presentar un cuadro resumen con tiempos consolidados por actividad, indicando que todos los procesos posteriores a la actividad No. 14 fueron enmarcados en una sola actividad que se definió como edición de salidas finales (No. 19); adicionalmente se incluye otra actividad que corresponde a actividades preliminares y de

apoyo durante el proceso que no son consideradas dentro del diagrama de flujo de proceso, y por otro lado se incluyen los tiempos de espera tomados por inactividad de los responsables de proceso (Digitalizadores):

Actividad 50: Actividades Preliminares y de Apoyo (No incluidas en Flujo grama) Actividad 0: Tiempos de Espera. Inactividad

No. Actividad Tiempo (Horas)

Tiempo (días)

1 ESCANEO 86 4.643

2 GEOREFERENCIACION 66 8.25

3 PERFILES 13 1.62

4 DIGITALIZACION/CORRELACION 202.33 28.9

5 TOPOLOGIA 30.33 3.79 6 REVISION TEMATICA 1 127 18.14

7 CORRECCION 1 DIGITALIZACION 172.16 24.58

8 CORRELACION VALIDACION PERFILES 1.75 0.25

9 REVISION TEMATICA 2 35.5 5.05

10 CORRECCION 2 PERFILES 23 3.29

11 EDICION UNIDADES ADYACENTES = SIMBOLOGIA 8 1

12 REVISION TEMATICA 3 12 1.71

13 CORRECCION 3 UNIDADES ADYACENTES - -

14 INTRODUCCION CARTOGRAFIA BASICA (1 Plancha) 5 0.7

19 SALIDAS FINALES 330 47.14

50 ACTIVIDADES PRELIMINARES Y DE APOYO 139 19.85

0 TIEMPO EN ESPERA 189 27

Adicionalmente, y teniendo en cuenta que el producto final entregable son 69 planchas de

suelos y 69 planchas de capacidad de uso, se hizo el siguiente ejercicio para clasificar y poder

estandarizar las mediciones de acuerdo a características similares de cobertura para cada

plancha, de la siguiente manera:

Para el proyecto guajira y de acuerdo a la clasificación anterior se estableció que se encontraba

estructurado de la siguiente manera:

10% 7%

16%

67%

ESTUDIO SEMIDETALLADO DE SUELOS PLANCHAS POR INDICE DE COBERTURA

COBERTURA I < 25%:7 PLANCHAS

COBERTURA II 25 -50 %: 5 PLANCHAS

COBERTURA III 50 -75 %: 11 PLANCHAS

COBERTURA IV 75 -100 %: 46PLANCHAS

Como se había mencionado anteriormente, las actividades finales posteriores a la No. 14 se

enmarcaron dentro de una sola, como actividad No. 19 (Salidas Finales), y con base en lo

establecido para la medición de esta etapa final del proceso se obtuvieron los siguientes

resultados: (Se presentan las primeras 10 planchas a manera de ejemplo pero la información

esta disponible para las 69 planchas)

Posteriormente se realiza un análisis estadístico básico, para establecer un tiempo promedio

por actividad, que para este caso y dadas las condiciones especiales del proyecto Guajira, se

presenta a manera de ejemplo como propuesta para estandarizar este análisis para los

proyectos actuales adelantados por los GIT objeto de medición y en los procesos definidos:

Por último y para completar el análisis se presenta una tabla de tiempos caracterizada por el

responsable de cada actividad, es decir los tiempos para cada rol dentro del proceso:

Se tiene programada una reunión con los digitalizadores encargados del proyecto Guajira, el

coordinador del GIT Geomatica, y el apoyo a coordinación del GIT Geomatica, para hacer una

evaluación del proceso en general, haciendo énfasis en el diagrama de flujo de proceso, los

flujos de trabajo, las actividades realizadas, los porcentajes de avance definidos; esto cuando

finalice en su totalidad, que ne la actualidad se encuentra en el alistamiento final de

información para entrega total y definitiva de productos a coordinación de Geomatica

(Actividad No. 29).

Cesar: El estudio de cesar se realiza a escala 1:100000, y como resultado del seguimiento y toma de tiempos se presenta el siguiente cuadro resumen:

No. Actividad Tiempo (Horas)

Tiempo (días)

1 ESCANEO 1.16 0.16

2 GEOREFERENCIACION 22.25 2.78

3 PERFILES - -

4 DIGITALIZACION/CORRELACION 44.41 6.34

5 TOPOLOGIA Y SIMBOLOGIA 55.25 7.89 6 REVISION TEMATICA 1 72 10

7 CORRECCION 1 DIGITALIZACION 399.22 57.31

8 CORRELACION VALIDACION PERFILES 13 1.85

Cabe resaltar que la actividad No. 7 (Corrección 1 Digitalización), presenta un mayor tiempo por que se evidencio que la actividad de digitalización se tomo como insumo para la

interpretación final de unidades de suelos, incorporando incluso otras capas para el análisis y la definición de líneas, polígonos y símbolos. Como ya se había ejecutado la labor de digitalización de los calcos de transferencia con unas unidades de suelos preliminares (Actividad 07) obteniendo líneas y polígonos (Actividad 4) e incluyendo la simbología correspondiente a cada una (Actividad 5), esta redefinición de polígonos y símbolos con base en otra información temática de apoyo se incluyo dentro de la actividad de correcciones. Diagrama de Flujo de Proceso: Estado Actual del Proyecto Cesar:

Huila: El estudio de Huila se realiza a escala 1:100000, y como resultado del seguimiento y toma de tiempos se presenta el siguiente cuadro resumen:

No. Actividad Tiempo Tiempo

GEOMATICA

LEVANTAMIENTO DE SUELOS

(Horas) (días)

1 ESCANEO 1.25

2 GEOREFERENCIACION 10.5 1.5 3 PERFILES - -

4 DIGITALIZACION/CORRELACION 116.66 16.65 5 TOPOLOGIA Y SIMBOLOGIA - - 6 REVISION TEMATICA 1 27 3.85

14 INCORPORACION CARTOGRAFIA BASICA 16.5 2.35

19 EDICION SALIDAS FINALES (CAJETILLAS) 40.75 5.82

GEOMATICA

LEVANTAMIENTO DE SUELOS

SEGUIMIENTO A OTROS PROYECTOS:

Desarrollo de Actividades de Apoyo al GIT de Geomántica, relacionada con proyectos

realizados previamente, pendientes de revisión o ediciones finales:

Aunque los proyectos de Sabana y Conflictos se están ejecutando actualmente, lo que se

pretende evidenciar con este cuadro, es que los recursos de personal del GIT de Geomatica,

específicamente los Digitalizadores, están siendo empleados en otros proyectos diferentes a

los inicialmente definidos, incluso desarrollando actividades sobre proyectos que en teoría ya

habían sido terminados en su totalidad.

En Archivo Digital adjunto, encontrara la base de datos donde se esta almacenando la

información capturada a diario al realizar la toma de tiempos con fecha de corte Octubre 23,

adicionalmente pondré a su disposición la carpeta original con formatos y registros de

medición, para que se verifiquen las actividades realizadas y el seguimiento sobre cada

proyecto y actividad.

DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO GIT GEOMATICA

Diagrama de Flujo de Procesos del GIT Geomatica, para la generación de cartografía digital

temática para procesos edafológicos, diseñado y definido en el año 2011, por el coordinador y

los funcionarios de mayor experiencia y conocimiento del GIT, establecido como “carta de

navegación” para el proceso cartográfico y el proyecto de tiempos y movimientos para el año

2012.

Se definieron procesos y flujos de trabajo donde intervienen diferentes roles de funcionarios,

involucrando diferentes áreas de trabajo al interior de la subdirección de agrología: Escaneo

(Áreas Homogéneas de Tierras), Proceso de digitalización, edición general y revisiones

cartográficas (Geomatica) y revisiones temáticas (Levantamiento de suelos).

A continuación una breve y sencilla descripción de cada proceso:

1. Escaneo

Proceso que permite tener en formato digital, mediante la utilización de un

programa de captura, información de tipo análoga, la cual puede ser luego editada

y transformada para procesos posteriores.

2. Georeferenciación

Proceso mediante el cual se le da a una imagen digital una referencia espacial de

acuerdo a un sistema de coordenadas específico.

3. Captura ó importación de perfiles

Subir los perfiles como capa de puntos georeferenciados a la plancha de trabajo.

4. Digitalización

Proceso mediante el cual se convierten las fotografías aéreas del formato análogo

(rollo de película negativo o diapositiva) a imágenes digitales. Expresión de una

información en dígitos para su tratamiento informático.

5. Generación Topología e introducción de Símbolos

Relaciones espaciales que describen las propiedades de continuidad y contenido de

entidades vectoriales.

6. 1ª Revisión Temática

Profesional edafólogo. Formato lista de chequeo revisión y aprobación salida

cartográfica temática. Revisión de líneas, polígonos y símbolos.

7. Correcciones 1ª Revisión Temática

Correcciones u complementaciones de información derivadas de la primera

revisión temática. Realizadas por digitalizador. Líneas, polígonos y símbolos.

8. Correlación y validación de Plancha con perfiles.

Revisión de concordancia entre los perfiles y los polígonos definidos para

representar las unidades de suelos, verificando su ubicación geográfica.



cartográfica temática. Revisión de Perfiles.


Correcciones u complementaciones de información derivadas de la segunda

revisión temática. Realizadas por digitalizador. Perfiles

11. Edición unidades adyacentes igual simbología

Revisión de polígonos vecinos verificando simbología para realizar o no unión o

supresión de líneas.



cartográfica temática. Revisión de Polígonos vecinos.


Correcciones u complementaciones de información derivadas de la tercera revisión

temática. Realizadas por digitalizador. Polígonos Vecinos

14. Introducción polígonos (cuerpos de agua, zonas urbanas, limites)

Digitalización de información geográfica con base en cartografía básica e

información complementaria. Cuerpos de agua, zonas urbanas, limites.

15. 1ª Edición topológica mínima unidad de mapeo

Según escala y concepto del profesional temático edafólogo se define el área

mínima para los polígonos existentes.



cartográfica temática. Mínima Unidad de Mapeo por escala.


Correcciones u complementaciones de información derivadas de la cuarta revisión

temática. Realizadas por digitalizador. Unidades Mínimas de Mapeo

18. Generación Capa Final de Suelos

Edición de mapa final de suelos. Importación y edición de leyenda de suelos.

Generación de salidas finales: simbología + colores.

19. Salidas Finales (Suelos, capacidad de uso y zonificación) Mapa Final

Generación de salidas finales aplicando simbología y paleta de colores. Edición de

cajetillas y leyendas. Mapa Final.

20. Revisión Cartográfica

Supervisor Cartografía. Formato lista de chequeo revisión y aprobación salida

cartográfica temática. Revisión general de cartografía: salida final.

21. Correcciones Revisión Cartográfica

Correcciones u complementaciones de información derivadas de la revisión

cartográfica. Realizadas por digitalizador.

22. Importar Matriz de Decisión

Subir la matriz de decisión generada por el profesional temático edafólogo a la

plancha de trabajo para definir unidades de capacidad de uso.

23. Generación Mapa capacidad de uso y zonificación

Edición de mapa final temático (uso y/o zonificación). Importación y edición de

leyenda según el tema. Generación de salidas finales: simbología + colores.



cartográfica temática. Capa temática (uso y/o zonificación).


Correcciones u complementaciones de información derivadas de la quinta revisión

temática. Realizadas por digitalizador. Capa temática (uso y/o zonificación).

26. 2ª Edición topológica mínima unidad de mapeo

Según escala y concepto del profesional temático edafólogo se define el área

mínima para los polígonos existentes.


Revisión final. Profesional edafólogo. Formato lista de chequeo revisión y

aprobación salida cartográfica temática.


Correcciones u complementaciones de información derivadas de la sexta revisión

temática. Realizadas por digitalizador. Revisión Temática Final.

29. Entrega de Productos finales por contratistas a Coordinador

Verificar que la base de datos generada en el proceso esté debidamente

almacenada en la carpeta digital de acuerdo con pautas de las TRD y entrega la

información al coordinador de Geomatica.

FORMATOS:

Para el proceso de toma de tiempos se generaron formatos facilitativos para cada escenario planteado en la metodología, con el objetivo de establecer tiempos por actividad para cada plancha, si el proceso lo permite, dependiendo de la escala de trabajo, general 1:100000 o semi detallado 1:25000.

En el proceso de Escaneo se captura información, en cuanto a la cantidad de información escaneada, dependiendo del insumo y el tiempo empleado.

Para los otros escenarios, la casilla “Actividades” que se encuentran en los diferentes formatos, corresponden a las actividades parametrizadas del Diagrama de Flujo de Proceso del GIT Geomatica, incluyendo numeración de 1 a 29, según actividad realizada.

Adicionalmente, se incluyeron los códigos 50 para actividades preliminares y de apoyo a otros proyectos, 60 para Reprocesos y código 0 para tiempo en espera.

1 – 29 Actividades Diagrama de Flujo de Procesos GIT Geomatica 50 Actividades Preliminares y de Apoyo a otros Proyectos 60 Actividades generadas por Reprocesos 0 Tiempo en Espera

Toma de Tiempos: el acompañamiento y captura de información, toma de tiempos, se realizo todos los días, lunes a viernes, a mañana y tarde, teniendo en cuenta que el proyecto cuenta con dos analistas, y siguiendo lo indicado por la literatura en el tema, se busca alternar la medición por parte de estos, de esta manera, se realiza la medición de uno y otro en diferentes horarios, y también se realizan mediciones conjuntas por los dos analistas, esto con el fin de evitar sesgos en la información capturada, evitar fatiga e indisposición por parte de los funcionarios a quienes se les mide y aclarar conceptos y procedimientos, tanto en el tema de tiempos y movimientos, como en el tema de generación de cartográfica digital.


Base de Datos: adicionalmente, y con el fin de facilitar el procesamiento de la información, hacer cálculos, sacar estadísticas, y procesar los datos, toda la información capturada y registrada de forma análoga en los formatos de toma de tiempos, es almacenada en un archivo digital, que se va actualizando a diario y del cual se generan copias de seguridad con las actualizaciones anteriores para salvaguardar la información, realizar análisis y validar el proceso. Disponible para consulta: Proyectos Especiales – Proyecto Tiempos y Movimientos.

Formato para toma de tiempos de escaneo.

Formato para toma de tiempos de Digitalizadores.

Formato para toma de tiempos de Revisiones Temáticas.

ACTIVIDADES PROYECTO FECHA DE INICIO HORA DE

INICIO HORA FINAL

DURACIÓN DE LA

ACTIVIDAD

ESCANEO DE FOTOS

NÚMERO DE FOTOS:

ESCANEO DE PLANCHAS

NÚMERO DE PLANCHAS:

ESCANEO DE CALCOS O ACETATOS

NÚMERO DE CALCOS O ACETATOS: 54

TEMA : SUR DE LA GUAJIRA

TIEMPO TOTAL :

ESCANEO DE FOTOS

NÚMERO DE FOTOS:

ESCANEO DE PLANCHAS

NÚMERO DE PLANCHAS:

ESCANEO DE CALCOS O ACETATOS

NÚMERO DE CALCOS O ACETATOS: 54

TEMA : SUR DE LA GUAJIRA

TIEMPO TOTAL :

ANALISTA: ALEXANDER PIRA LEMUS / YULIANA PAOLA VILLAMIZAR PINZON

OBSERVACIONES

INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI

SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA

FORMATO TOMA DE TIEMPOS

GIT: GEOMATICA

PROCESO: ESCANEO

NOMBRE DEL FUNCIONARIO: HERNAN GUILLERMO BENITEZ

No. PLANCHA PROCESO DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROYECTOFECHA DE

INICIO

HORA DE

INICIO

HORA

FINAL

DURACIÓN DE LA

ACTIVIDAD OBSERVACIONES

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:





GIT: GEOMATICA

Formato para toma de tiempos de Revisiones Cartográficas.

ACTIVIDADES PROYECTOFECHA DE

INICIO

HORA DE

INICIO HORA FINAL

DURACIÓN DE

LA ACTIVIDAD OBSERVACIONES





GIT: LEVANTAMIENTO DE SUELOS

PROCESO: REVISIÓN TÉMATICA

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:

No.

PLANCHA

PROCES

ODESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PROYECTO FECHA DE INICIO

HORA DE

INICIO HORA FINAL

DURACIÓN DE LA

ACTIVIDAD (Horas)OBSERVACIONES




GIT: GEOMATICA

PROYECTO: GUAJIRA - REVISIONES CARTOGRAFICAS

NOMBRE DEL FUNCIONARIO: ROBERT

.

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI SUBDIRECCION DE AGROLOGIA

GIT PROYECTOS ESPECIALES

.

. Proyecto:

. Medición de tiempos y movimientos del

proceso de Producción cartográfica digital - GIT Geomatica.

CARACTERIZACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL

PROCESO Geomatica para Procesos Edafológicos

OBJETIVO Elaboración de Cartografía Temática Digital de Levantamiento de Suelos

LIDER Coordinador GIT Geomatica

ACTIVIDAD

INICIAL

Escaneo de Información (Fotografías aéreas,

cartografía análoga, calcos)

ACTIVIDAD

FINAL

Entrega de Productos generados por contratistas a

Coordinador de Geomatica

CLIENTES

Internos: IGAC - Subdirección de Agrología – GIT

Levantamiento de Suelos.

Externos: Personas naturales y jurídicas como gremios,

universidades, entes gubernamentales, centros de investigación, etc.

PRODUCTOS

Mapa de Suelos

Mapa de Capacidad de Uso Mapa de Zonificación

SUBPROCESOS

Diagrama de Flujo de Proceso GIT Geomatica

INSUMOS

Fotografías Aéreas Cartografía Análoga y digital (Básica y Temática)

Calcos resultado de trabajo de campo (Transferencia)

DEM (Digital Elevation Model)

PROVEEDORES

Internos:

IGAC - Subdirección de Agrología – GIT Levantamiento de Suelos.

IGAC - Subdirección de Geografía y Cartografía. IGAC - Subdirección de Catastro.

Externos:

Empresas o entidades que adelantan procesos de gestión cartográfica, geográfica, catastral, del

conocimiento.

BASE

DOCUMENTAL

Instructivo para escaneo de planchas y fotos

aéreas con información de suelos y planchas con información temática.

Guía para la elaboración de cartografía temática de levantamiento de suelos.

Instructivo de salidas finales de cartografía temática.

CARACTERIZACION DE RECURSOS: RECURSO HUMANO

En cuanto al Recurso humano del GIT de Geomatica, inicialmente

estaba proyectado para contar con dos digitalizadores por proyecto, pero los problemas con la disponibilidad de información y el flujo de

trabajo correspondiente a otros proyectos, derivaron en la reasignación de actividades por digitalizador, realizando actividades

de apoyo y edición de cartografía temática para otros proyectos de la subdirección de agrología.

A comienzo de año, e inicio del proyecto de medición de tiempos, el

grupo de digitalizadores estaba conformado por 12 profesionales, asignados a los proyectos de Guajira, Cesar, Huila, Puerto Gaitán,

Sabana y conflictos (2 D.

Actualmente, para finalizar el mismo, el GIT de Geomatica cuenta con

14 profesionales, que desarrollan actividades para los diferentes

Proyectos de la subdirección: Cesar, Huila, Puerto Gaitán, Sabana 3,

Caquetá, Caldas, Vichada, Quindío y conflictos.

El perfil definido por la subdirección y el GIT de Geomatica para los

funcionarios que desempeñen labores de digitalización es el

siguiente:

Perfil Digitalizadores:

Formación académica: Pregrado

• Título Profesional en Ingeniería Catastral, Agrología, Agronomía,

Geografía e Ingenierías Forestal, Agronómica, Agrícola y Geográfica.

Experiencia: Quince (15) meses de experiencia profesional laboral

La estructura de organización de personal para el proceso de

generación de cartografía para procesos edafológicos al interior del

GIT Geomatica, es la siguiente:

CARACTERIZACION DE RECURSOS: SOFTWARE

La subdirección de Agrología contaba con licencias de Arc GIS en

diferentes versiones: 9. Y 10., lo que repercutía principalmente en

procesos de edición general y validación topológica.

Actualmente todos los equipos de trabajo del área de Geomatica con

que cuenta la subdirección, disponen del software Arc GIS en su

versión 10.

CARACTERIZACION DE RECURSOS: HARDWARE

Los equipos utilizados para los procesos de generación de cartografía

digital para procesos edafológicos de la subdirección en el área de

Geomatica, contaban con una configuración diferente, incluso dentro

de los mismos proyectos, diferencias en procesadores, memoria RAM,

memoria en disco duro y diferentes sistemas operativos, lo que

repercutía principalmente en procesos de edición general y validación

topológica, tal y como se evidencia a continuación:

En el mes de junio de el presente año, la subdirección de Agrología

cambio los equipos para el área de Geomatica, estandarizando

configuración de hardware y software, para garantizar un rendimiento

de maquina optimo e igual para todas las maquinas disponibles.

Los equipos actuales cuentan con la siguiente configuración:

Especificaciones Tecnicas:

Marca: Hewlett Packard HP-Z210 WORSTATION

Sistema Operativo: MICROSOFT WINDOWS 7 PROFESSIONAL,

SP1

Disco Duro: 2 TB

Memoria RAM: 16 GB

Procesador: INTEL CORE I7-2600 CPU DE 3.40 GHZ

CARACTERIZACION DE RECURSOS: ESPACIO FISICO

Como complemento al análisis preliminar de proceso se levanto la

siguiente información con el fin de verificar que se contaba con

espacio apropiado para ubicación y distribución de puestos de

trabajo.

Área Plotter =

15.75 m2

Área Almacén =

12.25 m2 AREA TOTAL

Área Digitalización =

72 m2 109 m2

Área Coordinación =

9 m2

METODOLOGIA: El estudio de tiempos es una actividad que pretende establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales, los retrasos inevitables y las condiciones generales de los funcionarios que realizan una determinada labor.

El estudio de movimientos hace un análisis cuidadoso de los diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un trabajo, buscando eliminar o reducir los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes.

El Objetivo de estos estudios, es minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos, conservar y optimizar los recursos y minimizar los costos, proporcionando un producto más confiable y de alta calidad.

Para el estudio de tiempos y movimientos de los GIT de Geomatica y Levantamiento de Suelos, enmarcando las tareas a medir dentro del diagrama de flujo de proceso del GIT Geomatica, se definieron dos componentes metodológicos que permitirían realizar dicho trabajo para realizar la captura de información y los análisis posteriores:

3) Toma de Tiempos por analista:

Se realizo mediante un acompañamiento directo al desarrollo de las actividades realizadas por cada funcionario de acuerdo al diagrama de flujo de proceso, donde primero se individualizaron las actividades, asignando un numero a cada una, facilitando el posterior procesamiento de la información, luego se definieron unos formatos para la toma de tiempos, con base en el proceso de medición realizado el año pasado en la subdirección, conservando la misma estructura.

De esta manera, se registra el inicio de la actividad, se verifica que el procedimiento realizado por el funcionario se haga de acuerdo a lo documentado en el Instructivo para escaneo de planchas y fotos aéreas con información de suelos, la Guía de elaboración de cartografía temática de levantamiento de suelos y el instructivo de salidas finales de cartografía temática, según corresponda, luego se registra también la hora de finalización de la actividad o de la jornada de trabajo, para establecer el tiempo empleado para ejecutar cada actividad.

Para este proceso de toma de tiempos, se definieron cuatro escenarios, correspondientes a los diferentes roles de funcionarios que realizan ciertas labores especificas, de esta manera empleando un formato para cada uno de estos escenarios se registra la información de la actividad realizada para cada rol: encargado de escaneo (Escaneo), digitalizadores (Edición, digitalización y correcciones), profesionales edafólogos (Revisiones Temáticas) y supervisores de cartografía (Revisiones cartográficas).

VERIFICAR PROCEDIMIENTOS GUIAS – INSRUCTIVOS - MANUALES

SEGUIMIENTO A ACTIVIDADES

TOMA DE TIEMPO: INICIO/FINAL

FORMATOS DE MEDICION DE TIEMPOS

Formatos: para el proceso de toma de tiempos se generaron formatos para cada escenario, con el objetivo de establecer tiempos por actividad para cada plancha, si el proceso lo permite, dependiendo de la escala de trabajo, general 1:100000 o semi detallado 1:25000.

Formato para toma de tiempos de escaneo. (Anexo 3) Formato para toma de tiempos de Digitalizadores. (Anexo 4) Formato para toma de tiempos de Revisiones Temáticas. (Anexo 5) Formato para toma de tiempos de Revisiones Cartográficas. (Anexo 6)

4) Toma de Tiempos Asistida por sistema:

Como segundo componente, se busco complementar la toma directa de tiempos con una

herramienta informática que permitiera hacer un seguimiento más detallado, incluso cuando

no esté presente el analista, identificando que actividad se está realizando en la maquina,

indicando hora de inicio y finalización de una actividad específica, previamente asignada por el

coordinador del área. Para esto, el Instituto Geográfico cuenta con software ArcGIS para

generar cartografía digital, y adicionalmente, ArcGIS tiene una extensión denominada Work

Flow Manager, que permite mediante la estructura de flujos de trabajo, ejercer administración

y control sobre las actividades realizadas a lo largo de todo el proceso definido, garantizando

que el trabajo se realice correctamente, y permitiendo establecer con exactitud que se está

haciendo y en qué estado se encuentra la ejecución de la actividad medida, esto con el fin de

mejorar la eficiencia de las operaciones y la productividad de los equipos, incluidos los

contratistas. Al organizar y automatizar las relaciones entre las actividades del GIT Geomatica,

se reducen los errores y se optimiza el tiempo del personal.

Esta toma de tiempos asistida requería la instalación de la extensión Work Flow Manager Arc

GIS sobre los equipos del área de Geomatica, y adicionalmente la instalación de un visor de

administrador, que permita tanto a los analistas de tiempos y movimientos, como a los

coordinadores de GIT, hacer un seguimiento a las actividades realizadas por cada uno de los

funcionarios.

ESCANEO

FUNCIONARIO ENCARGADO

INSTRUCTIVO DE ESCANEO

DIGITALIZACION Y EDICION GENERAL

DIGITALIZADORES


REVISIONES TEMATICAS

PROFESIONAL EDAFOLOGO

GUIA CARTOGRAFIA – FORMATO LISTA CHEQUEO

REVISIONES CARTOGRAFICAS

SUPERVISOR CARTOGRAFIA


En desarrollo de la labor de coordinar con la oficina de informática y telecomunicaciones el

seguimiento a los procedimientos elegidos, acorde al sistema de información de la gestión

agrologica (SIGA) y verificar su funcionalidad, se hizo seguimiento al proceso de consecución e

instalación de la herramienta en la subdirección de agrología, asistiendo incluso a

capacitaciones para el manejo del software y haciendo acompañamiento a las actividades

administrativas y de capacitación del personal de Geomatica, preparando la entrada en

funcionamiento tanto del programa como del visor de administrador para realizar

acompañamiento y control del flujo de trabajo. Teniendo en cuenta que la subdirección no

conto con la herramienta en el transcurso del año, se realizo una solicitud formal, al señor

Jorge Enrique Torres, coordinador de Desarrollo del Área de Informática del IGAC, para que se

nos informara sobreel estado actual del proceso de consecución e instalación a Geomatica del

software requerido, (Work Flow Manager, extensión de ArcGIS) para tener claridad al respecto

y establecer procedimientos posteriores en función de la disponibilidad o no del work flow

manager, de vital importancia para complementar la labor realizada a la fecha.

En respuesta a dicha solicitud, se recibió comunicación donde se informaba que la

subdirección cuenta con la extensión instalada para 13 equipos del GIT de Geomatica,

información verificada directamente en los equipos, en cuanto al tema de disponibilidad de

licencias, estas se asignaran cuando inicien las pruebas para producción cartográfica.

Adicionalmente, ya se encuentra disponible un visor geográfico que permitiría hacer

seguimiento y control a las actividades asignadas, a través de la IGACNET y el SIGA.

Cabe resaltar que el tema pendiente para dar inicio a estas pruebas, es estructurar y configurar

los flujos de trabajo, definiendo los “Jobs” o actividades dependiendo del rol y la tarea

asignada, labor que debe realizar el soporte técnico por parte del área de informática en

conjunto con la coordinación del GIT Geomatica, y que estaba programada para realizarse con

el proyecto de Puerto Gaitán.

Finalizado el proyecto no fue posible realizar mediciones con este programa por las razones

expuestas anteriormente. Para esta toma de tiempos, se individualizaron todas las actividades del diagrama de flujo de procesos del GIT Geomatica, asignándo un número a cada actividad para facilitar el posterior análisis y procesamiento de información:

De esta manera, se realizo un seguimiento por proyecto y por actividad, individualizando incluso el funcionario responsable y el tiempo empleado en el desarrollo de cada una, y con

1

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19 20

21

base en el alcance definido para el proyecto de tiempos y movimientos 2012, los estudios a los cuales se les realizo seguimiento y acompañamiento para la toma de tiempos fueron:

Guajira Cesar Puerto Gaitán Huila

Toma de Tiempos: el acompañamiento y captura de información, toma de tiempos, se realizo todos los días, lunes a viernes, a mañana y tarde, teniendo en cuenta que el proyecto cuenta con dos analistas, y siguiendo lo indicado por la literatura en el tema, se busca alternar la medición por parte de estos, de esta manera, se realiza la medición de uno y otro en diferentes horarios, y también se realizan mediciones conjuntas por los dos analistas, esto con el fin de evitar sesgos en la información capturada, evitar fatiga e indisposición por parte de los funcionarios a quienes se les mide y aclarar conceptos y procedimientos, tanto en el tema de tiempos y movimientos, como en el tema de generación de cartográfica digital.


Base de Datos: adicionalmente, y con el fin de facilitar el procesamiento de la información, hacer cálculos, sacar estadísticas, y procesar los datos, toda la información capturada y registrada de forma análoga en los formatos de toma de tiempos, es almacenada en un archivo digital, que se va actualizando a diario y del cual se generan copias de seguridad con las actualizaciones anteriores para salvaguardar la información, realizar análisis y validar el proceso. Disponible para consulta: Proyectos Especiales – Proyecto Tiempos y Movimientos.

YULIANA PAOLA VILLAMIZAR PINZON

ALEXANDER PIRA LEMUS

Analistas Tiempos & Movimientos GIT Proyectos Especiales

Subdirección de Agrología Instituto Geográfico Agustín Codazzi IGAC

INSTITUTO GEOGRAFICO AGUSTIN CODAZZI SUBDIRECCION DE ...

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