PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código: GD-F-01

emINTRABAJO TABLA DE

Versión: 2.0

Fecha: Julio de 2016

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OFICINA PRODUCTORA: INSPECCIONES DE TRABAJO

CÓDIGO SERIES, Subse ries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTEMDS

001 ACTAS

2 8 1

2 8

i

2 8

x

x

x

1 x

x

x

i

I

l

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

001-21

001-25

001-27

0 Actas de Comités DistritallMunicipal de Erradicación del Trabajo Infantil Citación

Acta (ASIG-F-05)

Informe de Seguimiento

Anexos Actas de Comités Local de Seguridad y Salud

O en el Trabajo Citación

Acta (asig-f-05)

Informe de Seguimiento

Anexos

D Actas de Consejos Distrital/Municipal de Seguridad Social en Salud Citación

Acta (asig-f-05)

Informe de Seguimiento

.Anexos

Estos documentos contienen las actuaciones del comité encargado de proponer la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo; vigilar el desarrollo de actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad indushial debe realizar el Ministerio de acuerdo con las normas vigentes se debe promover su divulgación y observancia. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

.

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

094

ACOMPAÑAMIENTO, VERIFICACIÓN, HUELGA O TRIBUNAL DE ARBITRAMIENTO

Auto Comisorio

Acta de Acompañamiento Informe

i Soportes

1 4 x x i

Estos documentos registran las actuaciones del comité de los tribunales de arbitraje que es un mecanismo altemativo de solución de conflictos mediante el cual las partes defieren a árbitros la solución de una controversia relativa a asuntos de libre disposición o aquellos que las normas autoricen, según los parámetros establecidos en la Ley 1563 de 2012. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

088 ACUERDOS DE FORMALIZACIÓN LABORAL

•

Solicitud (iyc-pd-164-02)

.Acuerdo posteriores

2 3 x x

i I

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para

consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

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00 m INTRABAJO TABLA DE

V 2in: 2.0

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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTEMD S

091 IN ASISTENCIAS PREVENTIVAS Auto Comisorio Acta de Visita

lAcuerdo de Mejora Bitácora de Seguimiento Informe 1 Foros Seminarios 1

--. Capacitaciones Actas Listado de Asistencia Anexos

i

1 4

1

i

1

1 x

1

Estos documentos reflejan el cumplimiento de las funciones relacionadas con capacitar a empleadores y trabajadores sobre las disposiciones legales en materia laboral, empleo, seguridad social en pensiones y riesgos laborales. Se digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

005 E AUTORIZACIONES

005-02

005-07

Autorizaciones para Trabajar a Niños, Niñas O

o Adolescentes Formato único nacional de autorización de trabajo para niños, niñas o adolescentes (nna) (Ivc-pd-034-01) Certificado de escolaridad Acta de visita (ivc-pd-03-f-02) Anexos Autorizaciones para la Terminación del

O Contrato de Trabajo de Trabajadoras en Estado de Embarazo Solicitud Auto Comisorio Auto de Avóquese Auto de Pruebas Resolución o Auto de Archivo Anexos

1 2 5

l 2 5

consultas.

x 1

i x 1

, ,

1

i

i

i

l

1

1

l

Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.

Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores

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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTEMDS

005-08

005-09

Autorizaciones de Terminación Vinculo E Laboral o de Trabajo Asociativo a

Trabajadores con Discapacidad

Auto Comisorio

Auto de Avóquese

Auto de Pruebas Resolución o Auto de Archivo

Anexos

E Autorizaciones para Laborar Horas Extras Solicitud

Requisitos

Resolución o Auto de Archivo

Anexos

Solicitud las 2 5

2 5

l

X

1 1

x

i

i

Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de funciones asignadas al área. Documentos de conservación total. dando

cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Documentos de carácter misional que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.

107 E AUTOS

Consecutivo de autos

Antecedentes

1 10

l

x x l 1

Documentos de carácter administrativo y legal. Reflejan las decisiones administráivas del Ministerio del Trabajo En cuanto al cierre de una investigación, al no considerar precedente la formulación de cargos. conlleva a su archivo. Se trata de un acto definitivo en el sentido del articulo 43 del CPACA. Forman parte de la memoria institucional de la entidad. Son documentos de conservación total y se miaofilman para el aseguramiento de la información y garantizar la conservación del papel.

009

009-02

CERTIFICACIONES Certificados a Empleadores sobre el

0 Porcentaje de Trabajadores en Condiciones

Solicitud

Anexos

Certificación

de Discapacidad ¡expide 2 x l

i conservación

1 l

Documentos que respaldan las certificaciones que el Ministerio del Trabajo en cumplimiento de la misión de la entidad. Documentos de

total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

009-06 Certificaciones de no reclamaciones,

0 Investigaciones y Sanciones Laborales de Empresas Solicitud

Anexos

Certificación

1 2 x

Documentos que respaldan las certificaciones que el Ministerio del Trabajo expide en cumplimiento de la misión de la entidad. Documentes de conservación total, dando cumplimiento a la circular extema 003 de 2015. numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

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OID MINTRABAJO Versión: 2.0

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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTE MD S

015 E CONCILIACIONES Y CONCERTACIONES Solicitud

Citación Acta

Anexos

1 4 x x

Documentos que respaldan las conciliaciones en materia laboral resolviendo las diferencias entre patronos y trabajadores en cumplimiento con la misión de la entidad. Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se microfilman garantizando la reproducción de estos documentos, para ser transferido al archivo histerias.

095 CONMINACIÓN AL EMPLEADOR PARA QUE COLOQUE EN MARCHA LOS MECANISMOS DE PREVENCIÓN DE ACOSO LABORAL

. • Denuncia

Pruebas Reparto o Asignación

i Acta de Diligencia 'Anexos

'Oficio remisorio

1 4

1

x 1

1

Documentos que respaldan la labor del Ministerio del Trabajo en cuanto a la vigilancia que se debe realizar a las empresas para prevenir el acoso laboral. Son de conservación total, dando cumplimiento a la drcular extema 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. .

017

017-01

017-02

017-03

E CONSTATACIONES Comprobación de Circunstancias de Fuerza

El Mayor o Caso Fortuito Solicitud

Acta de Constatación

Anexos

. Comprobación sobre Turnos de Trabajo

Solicitud

Acta de Constatación '

Anexos

Constataciones de Cese de Actividades en las Empresas '

Acta de Constatación

Auto de Comisión

2 5

-

2 5

2 5

x i

i

— - c -- - -- i

l x 1

- - -1 1

i

x i

i

Documentos que respaldan la fundón del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleados. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

- - — — _

Documentos que respaldan la fondón del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleadas. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

Documentos que respaldan la función del Ministerio del Trabajo de constatar el cumplimiento de las obligaciones del empleador de forma permanente ante los empleados. Son de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas.

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RETENCIÓN DOCUMENTAL

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010 MINTRABAJO Versión: 2.0

Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página: 1 de 1

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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales i

RETENcioN DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO Archivo de

Gestión Archivo Central

CTEMDS

026 E DERECHOS DE PETICIÓN

Solicitud

Antecedentes

Respuesta

1 5 X

Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los derechos de petición que por la importancia de su contenido puedan servir como testimonio del trámite. En cumplimiento con la Ley 1755 de 2015. (La estadistica para la selección está dispuesta en la introducción de las TRD).

031 E ESTUDIOS

1 4 x x

031-03 0 Estudios de Retlasificación de Empresas Oíd a o remiso de l ARL

Estudio técnico de la reclasificación

Anexos

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan y se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas, (garantizando la reproducción de esta documentación)

089 g EXIGIBILIDAD DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES PACTADAS DE LOS PRÉSTAMOS Sollcitud

Antecedentes

Respuesta

2 8

i i

x x

Estos documentos reflejan las directrices para exigir al empleador el cumplimiento de las condiciones pactadas con el trabajador para el otorgamiento de créditos. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

039 E INFORMES

4 1

4

x

x x

039-05

039-08

0 Informes a otras Entidades Solicitud i

Informe

Oficié remisorio

E Informes de Análisis de Riesgo Laboral y Diagnóstico Actualizado Solicitud 1

Informe

I Oficio remisorio

Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestión de la entidad por parte de los organismos de control. Se conservan por considerarse parle de la memoria institucional. Se microfilman garantizando la reproducción de estos documentos, para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas,

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

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2.0m e Versión: Código: GD-F-01

I NTRABAJO Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página:1 de 1

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PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTE MD S

039-10 II Informes de Gestión

Solicitud

Informe 10ficio remisorio

4 1 x 1

i

Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la infamación y para posteriores consultas.

040 S INSTRUMENTOS DE CONTROL Planillas de entrega y recepción de Correspondencia (gd-f-08) (gd-f-09)

1 2 i

x

,

Cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión se elimina porque ya no tiene valor administrativo.

043 E INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVO LABORALES

Denuncia

Pruebas

Asignación

Autos

Citaciones

Resolución primera instancia

Notificaciones

Recursos de reposición

Recursos de apelación

Recurso de queja

'Revocatoria directa

Ejecutoria

Auto de archivo 1Requerimientos

Comunicaciones Oficiales

1

' 2 8

1

I

I I I

1

x x i

I

i i i

i I

I I

i

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcdones territoriales en cumplimiento de la Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se miaofilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

RETENCIÓN DOCUMENTAL DE

Código: GD-F-01

(411 M INTRABAJO TABLA

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Fedia: Julio de 2016

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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CTEMDS

058 INVESTIGACIONES PRELIMINARES Denuncia

Pruebas

'Asignación

Autos

Citaciones

Auto de archivo

2 8

I

1

x x I

i

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

090 1 LEVANTAMIENTO DE ACREENCIAS LABORALES Solicitud ,

Citación

Acta de acreencia

Soportes .

1 4

1

x x i

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

051 E PLANES

1 4 x

051-01 O Planes de Acción (DE-PD-01-F-02)

Plan formulado

Comunicaciones

Informes de evaluación y seguimiento al plan

Estos documentos reflejan los objetivos numéricos de la entidad, especifica las politicas y lineas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del plan sea exitosa. N cumplir el tiempo de retención en archivo central se realiza una selección del plan de acción consolidado por la oficina de planeación, el cual se digitaliza y se conserva cinco (5) años más.

059 REQUERIMIENTOS JUDICIALES Solicitud

Respuesta

1 4 x Pasados los cinco (5) arios de emitida la sentencia se eliminan, El expediente es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Código Contencioso Administrativo. Ley 1437 de 2011 Art.25

024 SOLICITUDES DECLARACIÓN DE UNIDAD

• DE EMPRESA Petición '

Auto Comisorio

Visita Administrativa

Estudio Económico

Anexos

Resolución

2 3 x x

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son trámites realizados por las direcciones tenitodales en cumplimiento de la resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL

RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código: GD-F-01

MINTRABAJO Versión: 2.0

(§) Fecha: Julio de 2016 TABLA DE Página: 1 de 1

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CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales RETENCIÓN DISPOSICION FINAL

PROCEDIMIENTO Archivo de Gestión

Archivo Central

CT E M D S

092 SOLICITUDES PARA ORDENAR AL EMPLEADOR O FONDO PRIVADO DE CESANTÍAS EL PAGO PARCIAL DE CESANTÍAS PARA LA FINANCIACIÓN DE VIVIENDA EN CASO DE NO SER ATENDIDA

1 LA SOLICITUD DEL TRABAJADOR

, Solicitud

Antecedentes

Oficio remisorio al Fondo o al Empleador

i

4

i 1

x 1 i

x i

1 1 1

1

Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que son tramites realizados por las direcciones tenitodales en cumplimiento de la Ley 1429 de 2010, art 21 y la resolución interna 2143 de 2014 art 2 numeral 10. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se microfilman para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas. (garantizando la reproducción de esta documentación).

067 SOLICITUDES DE REGISTROS DE •

TELETRABAJO

'Solicitud de Registro

Oficio remisorio

1

2 5 x

i

Estos documentos reflejan las solicitudes de los ciudadanos para desempeñar actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación — TIC para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la presencia fisica del trabajador en un sitio especifico de trabajo» (Decreto 884 de 2012). Cumplido su tiempo de retención en archivo central se elimina porque ya no tiene valor administrativo,

CONVENCIONES: E Sede Documental CT Conservación Total D Digitalización E Subserie Documental E Eliminación S Selección

Tipo Documental M Microfilmadón

Aprobada según Resolución No. 2262 de 22 de Junio de 2015 Fecha aprobación última actualización:

FIRMA SECRETARÍA 1

GENERAL: a„,,,(......,1 FIRMA DEL RESPONSABLE: FIRMA COORDINADOR