Innovación en la Infraestructura Escolar PN-L0172siproy.mef.gob.pa/tab/20160_2011_11394_MO-2734 OC...

Innovación en la

Infraestructura Escolar PN-L0172

Manual Operativo

DIRECCIÓN NACIONAL DE PROYECTOS

Diciembre de 2012

PN-L1070 MEDUCAInnovación en la Infraestructura EscolarManual Operativo

TABLA DE CONTENIDO

SIGLAS BÁSICAS.........................................................................................41.1. PROPÓSITO Y ALCANCE.................................................................................................................................51.2. USUARIOS DEL MANUAL................................................................................................................................61.3. APROBACIÓN Y ENTRADA EN VIGENCIA.............................................................................................................61.4. MODIFICACIONES AL MANUAL OPERATIVO.......................................................................................................6

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO...................................................................72.1. OBJETIVO GENERAL......................................................................................................................................72.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................................................72.3. INDICADORES CLAVE DE LA MATRIZ DE RESULTADOS............................................................................................72.4. COMPONENTES...........................................................................................................................................8

2.4.1. Componente 1: Infraestructura escolar innovadora (US$70 millones).............................................82.4.2. Componente 2: Actualización y validación curricular y de gestión escolar (US$10 M).....................8

2.5. DURACIÓN.................................................................................................................................................82.6. COSTO Y FINANCIAMIENTO............................................................................................................................8

3. MECANISMOS DE EJECUCIÓN DE LOS COMPONENTES...............................103.1. COMPONENTE 1: INFRAESTRUCTURA ESCOLAR INNOVADORA.........................................................................10

3.1.1. Descripción.....................................................................................................................................103.1.2. Objetivo del componente:..............................................................................................................113.1.3. Metas del componente:.................................................................................................................113.1.4. Estructura organizativa para la implementación de las actividades..............................................113.1.5. Supervisión de las obras.................................................................................................................123.1.6. Focalización....................................................................................................................................12

3.2. COMPONENTE 2: ACTUALIZACIÓN Y VALIDACIÓN CURRICULAR Y DE GESTIÓN ESCOLAR............................................133.2.1. Descripción.....................................................................................................................................133.2.2. Objetivo del componente...............................................................................................................143.2.3. Metas del componente..................................................................................................................143.2.4. Estructura organizativa para la implementación de las actividades..............................................14

3.3. MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN....................................................................................................144. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.................................................................15

4.1. ORGANISMO EJECUTOR..............................................................................................................................154.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA...................................................................................................................174.3. COMITÉ DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA.............................................................................................................194.4. DIRECCIÓN NACIONAL DE PROYECTOS...........................................................................................................20

4.4.1. Coordinación Técnica - Pedagógica..........................................................................................224.4.2. Coordinación de Infraestructura...............................................................................................234.4.3. Coordinación de Finanzas y Presupuestos................................................................................244.4.4. Coordinación de Adquisiciones.................................................................................................254.4.5. Coordinación de Programación, Seguimiento y Evaluación......................................................26

4.5. DIRECCIONES DEL MEDUCA Y OTRAS INSTANCIAS QUE APOYARÁN EL PROYECTO..................................................274.5.1. Secretaría General.........................................................................................................................274.5.2. Dirección Nacional de Planeamiento Educativo.............................................................................274.5.3. Dirección Nacional de Finanzas y Desarrollo Institucional..............................................................274.5.4. Dirección Nacional de Asesoría Legal.............................................................................................284.5.5. Dirección Nacional de Administración............................................................................................284.5.6. Dirección Nacional de Recursos Humanos......................................................................................284.5.7. Dirección Nacional de Informática.................................................................................................284.5.8. Contraloría General de la República...............................................................................................28

5. ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO..............................................29

1


5.1. SELECCIÓN DE PERSONAL............................................................................................................................295.2. MECANISMO DE CONTRATACIÓN..................................................................................................................295.3. EVALUACIÓN DE PERSONAL.........................................................................................................................30

5.3.1. Evaluación del Director Nacional....................................................................................................305.3.2. Coordinadores y Personal de Apoyo de la DNP..............................................................................305.3.3. Evaluación del Personal Técnico y Administrativo..........................................................................30

5.4. PRÁCTICAS CORRUPTIVAS............................................................................................................................306. CONDICIONES OPERATIVAS....................................................................30

Especiales.................................................................................................................................................30Generales.................................................................................................................................................30

6.1. ADQUISICIONES.........................................................................................................................................316.2. FINANZAS Y PRESUPUESTO...........................................................................................................................316.3. ASPECTOS A SER CONSIDERADOS EN LAS ESTIPULACIONES ESPECIALES DE LOS CONTRATOS........................................316.4. CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES..............................................................................................326.5. FIRMAS AUTORIZADAS................................................................................................................................32

6.5.1. Ante el BID.....................................................................................................................................326.5.2. Ante el Banco Nacional de Panamá...............................................................................................32

7. PLAN OPERATIVO ANUAL Y ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO.................327.1. FORMULACIÓN.....................................................................................................................................327.2. APROBACIÓN.......................................................................................................................................337.3. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES....................................................................................................................337.4. INFORMES DE EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO Y DE ACTIVIDADES.................................................337.5. TRASLADOS DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS...............................................................................................347.6. SOLICITUD DE CRÉDITO EXTRAORDINARIO...................................................................................................34

8. GESTIÓN FINANCIERA Y DE CONTABILIDAD.............................................358.1. FUENTES RECURSOS FINANCIEROS Y SU MANEJO..........................................................................................35

8.1.1. Aporte externo o del BID..........................................................................................................358.1.2. Aporte local..............................................................................................................................37

8.2. PAGOS DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS CONEXOS.........................................................................................388.3. PAGOS DE CONSULTORÍAS...........................................................................................................................398.4. ANTICIPO DE FONDOS PARA CAPACITACIONES Y GIRAS TÉCNICAS.........................................................................418.5. PAGO DE VIÁTICOS.....................................................................................................................................428.6. PAGOS DIRECTOS A TRAVÉS DEL BID.............................................................................................................438.7. REGISTROS CONTABLES...............................................................................................................................448.8. ESTADOS FINANCIEROS...............................................................................................................................448.9. AUDITORÍA...............................................................................................................................................45

9. GESTIÓN DE ADQUISICIONES..................................................................459.1. FORMULACIÓN..........................................................................................................................................459.2. TEMAS GENERALES DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES......................................................................................45

9.2.1. Contratación de obras y adquisición de bienes y servicios diferentes de consultoría.....................479.2.2 Selección y contratación de consultores:.........................................................................................489.2.3. Selección de consultores individuales:............................................................................................489.2.4. Gastos operativos:.........................................................................................................................489.2.5. Selecciones directas:......................................................................................................................489.2.6. Preferencia nacional:.....................................................................................................................48

9.3. OBRAS: MAYORES A US$250.000 Y MENORES DE US$3.000.000 BIENES: MAYORES A US$50.000 Y MENORES DE US$250.000.................................................................................................................................................489.4. OBRAS: MONTOS MENORES A US$250.000.00.............................................................................................50BIENES: MONTOS MENORES A US$50.000.00......................................................................................................509.5. OBRAS POR MONTOS IGUALES O SUPERIORES A US$3,000.000.00...................................................................50BIENES POR MONTOS IGUALES O SUPERIORES A US$250.000.00.............................................................................509.6. SUPERVISIÓN DE ADQUISICIONES...................................................................................................................509.7. CONTRATOS..............................................................................................................................................51

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9.7.1. Elaboración de Contratos...............................................................................................................519.7.2. Monitoreo de Contratos en Ejecución............................................................................................529.7.3. Adendas.........................................................................................................................................529.7.4. Órdenes de Compra........................................................................................................................53

9.8. REGISTROS Y ARCHIVOS...............................................................................................................................5510. GESTIÓN TÉCNICO-PEDAGÓGICA...........................................................55

10.1. FORMULACIÓN........................................................................................................................................5510.2. CAPACITACIONES.....................................................................................................................................55

10.2.1. Solicitud de Viáticos.................................................................................................................5710.2.2. Planilla de Movilización................................................................................................................5710.2.3. Justificación de los Gastos............................................................................................................58

10.3. GIRAS TÉCNICAS...............................................................................................................................5810.3.1. Justificación de la Gira Técnica.................................................................................................5910.3.2. Justificación de los Gastos........................................................................................................59

10.4. INFORMES SEMESTRALES DE AVANCE.........................................................................................5911. RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓN....................................................5912. ANEXOS………………………..……………………………………………………………….63

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SIGLAS BÁSICAS

SIGLA SIGNIFICADOBID Banco Interamericano de DesarrolloCDE Comité de Dirección EstratégicaCGR Contraloría General de la RepúblicaDNIADNCTEDNEEDNFPPDNALDNEEDNEIDNEBGDNMADNCTAF

DNFDIDNPDNPEDNA

Dirección Nacional de Ingeniería y ArquitecturaDirección Nacional de Currículo y Tecnología EducativaDirección Nacional de Educación EspecialDirección Nacional de Formación y Perfeccionamiento ProfesionalDirección Nacional de Asesoría LegalDirección Nacional de Evaluación EducativaDirección Nacional de Educación InicialDirección Nacional de Educación Básica GeneralDirección Nacional de Educación Media AcadémicaDirección Nacional de Cumplimiento de Trámites Administrativos y FinancierosDirección Nacional de Finanzas y Desarrollo InstitucionalDirección Nacional de ProyectosDirección Nacional de Planeamiento EducativoDirección Nacional de Adminstración

FDP Flujo de Pagos y Desembolsos AnualGdPIPP

Gobierno de PanamáInforme de Progreso del Proyecto

ISDP Informes de Seguimiento del ProyectoMEDUCA Ministerio de EducaciónMEF Ministerio de Economía y FinanzasMO Manual OperativoMP Manual de ProcesoONG Organización No GubernamentalPAq Plan de AdquisicionesPE Plan de EjecuciónPEP Plan de Ejecución del ProyectoPOA Plan Operativo AnualRO Reglamento OperativoRRHH Recursos HumanosSIAFPA Sistema Integrado de Administración Financiera de PanamáTDR Términos de Referencia

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Propósito y alcanceEl presente Manual Operativo (MO) sirve de referencia al personal del Ministerio de Educación de Panamá (MEDUCA) que tiene bajo su responsabilidad la planeación, ejecución, seguimiento, supervisión y evaluación de actividades del Proyecto Innovación en la Infraestructura Escolar (2734 OC-PN), como resultado de los compromisos del préstamo de desarrollo firmado entre la República de Panamá y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) el día 3/09/2012, y que se debe declarar efectivo el día 12 de junio de 2012 , una vez que se hayan cumplido con las condiciones previas al primer desembolso.

Los compromisos adquiridos a través del Contrato de Préstamo son de carácter legal y asumen el estatus de Ley en Panamá, una vez que el Contrato ha sido refrendado por la Contraloría General de la República. Los acuerdos establecidos en el Contrato de Préstamo establecen las condiciones que deberán observarse por las partes, para garantizar la apropiada y eficiente asignación de recursos al MEDUCA, entidad responsable de la ejecución del Proyecto.

El Contrato de Préstamo, el Manual Operativo (MO) y los Planes de Adquisiciones y Compras (PAq), constituyen documentos legales que guían la ejecución del Proyecto. El Plan de Ejecución del Proyecto (PEP) se constituye en la base técnica y debe utilizarse de manera indicativa para conocer la orientación de las intervenciones financiadas por el Proyecto, y en su momento, servir de insumo clave para la preparación de los Planes Anuales de Operación del Proyecto (POA´s). El Plan Financiero se constituye en el instrumento para planificar los desembolsos requeridos del proyecto.

El Proyecto se rige por los siguientes documentos:

El Contrato de Préstamo y sus anexos, suscrito entre el Gobierno de Panamá y el BID, que entró en vigencia el 12 de octubre de 2012.

EI presente Manual Operativo.

En caso de discrepancias o conflictos entre los documentos señalados anteriormente, prevalecerá lo establecido en el Contrato, el Manual Operativo, y el documento de Proyecto, en ese orden.

Consecuentemente, el objeto del presente Manual es detallar y especificar las condiciones generales establecidas en el Contrato de Préstamo a nivel operativo, para que cualquier funcionario encargado de la ejecución del Proyecto pueda orientar sus acciones y lograr su implementación exitosa y transparente.

El Manual está organizado de la siguiente manera:

En la primera sección se presentan el propósito, el alcance y los usuarios del presente Manual Operativo;

En la segunda se hace una presentación general del Proyecto en cuanto a objetivos, Componentes, beneficiarios y duración;

La tercera sección describe los mecanismos de ejecución de los dos Componentes, así como las actividades, resultados esperados y gastos elegibles.

En la cuarta sección se presenta la organización para la ejecución del Proyecto e incluye las relaciones interinstitucionales.

En la quinta sección se expresan las principales actividades relativas a la administración del recurso humano de la DNP.

La sexta sección presenta las condiciones operativas generales, cumplimiento de las cláusulas contractuales y firmas autorizadas.

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En la séptima sección se describe lo relativo al plan operativo anual y la gestión prespuestaria. En el octavo apartado se presenta lo relativo a la gestión financiera y contable del Proyecto, pagos,

registros, estados financieros y auditorías. En la novena sección se detalla lo relativo a la gestión de adquisiciones y los procedimientos y

normas que se deben observar. La décima sección presenta lo más relevante de la gestión técnico pedagógica y las principales

actividades que realizará la coordinación técnico – pedagógica. La undécima sección trata sobre los riesgos y su mitigación. Anexos.

1.2. Usuarios del manualEste Manual Operativo es una guía práctica que está disponible para la consulta de todas las instituciones y personas que participan, directa o indirectamente, en la ejecución, financiamiento o administración del Proyecto: Ministerio de Educación (MEDUCA), incluyendo a las Direcciones Regionales, Dirección Nacional de Proyectos (DNP), Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), la Contraloría General de la República (CGR) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

1.3. Aprobación y entrada en vigenciaEl Manual Operativo entrará en vigencia una vez sea aprobado por el MEDUCA y reciba la no objeción del BID.

1.4. Modificaciones al Manual OperativoEl presente Manual contiene la reglamentación sobre los procedimientos aprobados por el BID para la construcción de nueva infraestructura física educativa, adecuación de la infraestructura física educativa existente, adquisiciones de bienes y servicios, contrataciones y flujo y manejo de recursos, los cuales son de cumplimiento obligatorio. Sin embargo, pueden ser modificados y/o actualizados, en consonancia con nuevas disposiciones legales que entren en vigencia durante el plazo de ejecución del Proyecto, o ante las necesidades de cualificación de los mismos. Todas las modificaciones y/o actualizaciones al MO requieren de la aprobación previa del BID y deberán cumplir los siguientes pasos:

Las instituciones que participan en el Proyecto, incluyendo el BID, proponen por escrito los cambios o actualizaciones al MO al Director Nacional de Proyectos, quien los tramitará ante el Comité de Dirección Estratégica (CDE).

Los cambios o actualizaciones son evaluados por el CDE, quien los puede aprobar total o parcialmente, o rechazarlos total o parcialmente.

La decisión del CDE es entregada al Director Nacional de Proyectos, quien hace los ajustes pertinentes y somete nuevamente los cambios o actualizaciones al CDE para su evaluación final. El CDE entrega los resultados finales al Director Nacional del Proyecto para el trámite correspondiente ante el BID.

El BID aprueba los cambios o actualizaciones, y/o realiza nuevas sugerencias y recomendaciones. En ambos casos serán comunicados por escrito al Director Nacional de Proyectos, quien los trasladará al CDE.

Con la no objeción por escrito del BID, el Director Nacional de Proyectos introduce las modificaciones o actualizaciones aprobadas al MO, reemplazando las secciones o capítulos correspondientes y las da a conocer a todos los usuarios del documento. De no contar con la no objeción del BID, será necesario repetir el procedimiento correspondiente hasta que sea otorgada.

Los usuarios del MO deberán seguir los procedimientos ajustados o modificados.

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2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTOFrente a los desafíos que plantea el Sistema Educativo panameño, el Gobierno de Panamá (GdP) aprobó el Plan Estratégico de Gobierno 2009-2014, en donde uno de sus objetivos específicos es garantizar una educación de calidad e igualdad que incluye: (i) la universalización de la educación inicial; (ii) la mejora del acceso a la Educación Básica; (iii) el desarrollo de escuelas modelo1; (iv) una transformación curricular; y (v) monitoreo y evaluación continua.

Para implementar el Plan Estratégico, el MEDUCA ha iniciado varias actividades, entre ellas la rehabilitación y ampliación de escuelas de Educación Básica; la construcción de 15 escuelas modelo con espacios y servicios adecuados para el aprendizaje de los alumnos; un proceso de modernización de la carrera docente, específicamente (en cooperación con el sector privado, la Universidad de Panamá y otras instancias de formación docente), se están actualizando los planes y programas de estudio de la Educación Media y los Programas de estudio de la Educación Básica; un proceso de actualización de las habilidades pedagógicas y manejo de contenidos para los docentes que están actualmente en servicio, incluyendo la capacitación de 33,000 docentes, esta transformación busca incentivar las capacidades de resolución de problemas, el pensamiento crítico y el uso de nuevas tecnologías. Dentro del marco del Plan Estratégico, el BID está contribuyendo a la implementación de algunas de estas iniciativas a través de la operación en ejecución (Préstamo 2462/OC-PN), específicamente en las comarcas indígenas.

Sin embargo, aún quedan muchos retos por resolver en Panamá, es por ello que el GdP ha solicitado el apoyo del BID para desarrollar intervenciones orientadas al aumento de la cobertura y la mejora de la calidad de la Educación Básica, especialmente a nivel de Premedia y Media en áreas focalizadas2, a través de dos áreas de apoyo: (i) el diseño y construcción de infraestructura escolar innovadora; y (ii) la actualización y validación de la gestión escolar y el currículo de la Educación Básica y Media.

2.1. Objetivo GeneralContribuir a aumentar el acceso a la educación mediante infraestructura escolar innovadora y mejoras en la gestión escolar y curricular.

2.2. Objetivos específicosContribuir a facilitar el aprendizaje de los alumnos a través de:

1. Mejoras y ampliación de los espacios escolares con infraestructura innovadora.

2. Creación de un ambiente escolar que fomente el uso de prácticas pedagógicas centradas en los estudiantes, utilizando espacios escolares innovadores y una gestión escolar que articule las áreas curricular, pedagógica y administrativa.

2.3. Indicadores clave de la matriz de resultadosEl proyecto propuesto promoverá aumentos en la cobertura y mejoras en la eficiencia interna por medio de inversiones en infraestructura innovadora y mejoramiento de la gestión escolar y pertinencia curricular. Una parte fundamental de esta estrategia, lo constituye el mejoramiento del acceso, eficiencia y pertinencia de la educación en las áreas focalizadas que actualmente tienen las tasas más desfavorables de cobertura, repitencia y abandono escolar. Se espera que estas inversiones contribuyan a mejorar los aprendizajes de los alumnos.

Una vez finalizado el proyecto, se esperan alcanzar los siguientes resultados asociados con los dos componentes: (i) aumentar la tasa neta de cobertura en la educación Premedia en las regiones incluidas en

1 Las escuelas modelo ofrecerán a los alumnos una educación integral, que incluye el uso de gimnasios, laboratorios de ciencias naturales, tecnología y conectividad.

2 Las áreas focalizadas comprenden áreas urbanas y rurales, incluyendo las comarcas indígenas, con niveles altos de deserción escolar.

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el proyecto; y (ii) aumentar la tasa de retención escolar en la Premedia en las regiones donde se encuentran los centros educativos del proyecto.

Bajo el Componente 1 de infraestructura escolar innovadora se espera que 10,000 alumnos nuevos sean matriculados en la educación Inicial, Premedia y Media en las regiones y comarcas seleccionadas. Los nuevos alumnos matriculados incluyen: los alumnos que se matriculan en la Premedia en las 20 escuelas de ampliación; y los alumnos matriculados en las escuelas modelo en los niveles Preescolar hasta la Media. Además se espera, que en total 38,000 estudiantes se beneficien directamente de las innovaciones y ampliaciones en infraestructura escolar.

En el Componente 2 de actualización curricular y gestión escolar, se espera que las 47 escuelas que pertenecen al proyecto estén utilizando el currículo actualizado, validado y basado en competencias. El número de beneficiarios serán los 38,000 estudiantes matriculados en las 47 escuelas intervenidas en el Componente 1.

2.4. Componentes

2.4.1. Componente 1: Infraestructura escolar innovadora (US$70 millones)Las actividades de este componente están encaminadas a garantizar el acceso a la Educación Básica y Media en áreas focalizadas, mediante la construcción de escuelas modelo, aulas de apoyo y la ampliación de la oferta educativa en centros existentes. Específicamente se financiará: (i) la ampliación, rehabilitación y equipamiento de 20 centros escolares de Primaria para incluir la etapa Premedia, y así completar la Educación Básica General; (ii) la construcción y equipamiento de dos escuelas modelo, con un enfoque curricular basado en competencias con espacios educativos innovadores; (iii) construcción y equipamiento de 47 aulas de apoyo para brindar un espacio que facilite el aprendizaje de los alumnos y complemente los esfuerzos de los maestros a través de consultas, demostraciones y procesos didácticos.

2.4.2. Componente 2: Actualización y validación curricular y de gestión escolar (US$10 M) En este componente, se brindará apoyo al proceso de actualización curricular desde la Educación Inicial hasta la Educación Media, especialmente para uso en los espacios educativos innovadores. Específicamente, se financiará: (i) la actualización y validación de instrumentos curriculares para los docentes en las escuelas beneficiadas con la operación, incluyendo guías didácticas de matemática, español, inglés, ciencias naturales y valores; (ii) la impresión y distribución de materiales educativos, incluyendo instrumentos curriculares, guías y otros insumos didácticos para los docentes en estas escuelas; (iii) la capacitación y supervisión al personal administrativo y docente en temas de gestión escolar, prácticas pedagógicas y contenidos curriculares, mediante el desarrollo de 10 talleres de cinco días para 60 docentes, 24 talleres de dos días para 14 administradores, y 12 capacitaciones de cinco días para 500 docentes; (iv) el diseño y la dotación de los insumos didácticos necesarios para el desempeño de los docentes y para poner en práctica los nuevos programas; y (v) asistencia técnica para el desarrollo de proyectos educativos de los centros escolares, la supervisión y evaluación del desempeño docente e institucional.

2.5. DuraciónEl Proyecto tiene un periodo de ejecución de cuatro años, contados a partir de la vigencia del contrato y un periodo de desembolsos de cuatro años.

2.6. Costo y financiamientoEl costo total del Proyecto es de US$80 millones, de los cuales US$70 millones serán financiados por el BID con cargo a los recursos del capital ordinario del Banco. La contrapartida local es de US$10 millones.

Cuadro 1

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Presupuesto detallado (US$ miles)Actividades BID Local Total %

Componente 1: Infraestructura escolar innovadora 67.200 - 67.200 84.001.1 Ampliación para incluir la Premedia 37.800 - 37.800 47.251.2 Escuelas Modelo 26.200 - 26.200 32.751.3 Aulas de Apoyo 3.200 - 3.200 4.00Componente 2: Actualización y validación curricular y de gestión escolar - 10.000 10.000 12.502.1 Actualización y validación de programas para docentes - 1.400 1.400 1.752.2 Impresión y distribución de materiales educativos - 2.100 2.100 2.632.3 Capacitación y acompañamiento a los docentes y

administradores- 3.300 3.300 4.12

2.4 Diseño y dotación de insumos didácticos - 3.000 3.000 3.752.5 Asistencia técnica para proyectos educativos - 200 200 0.253. Administración 500 - 500 0.634. Auditoría 200 - 200 0.255. Monitoreo 75 - 75 0.096. Imprevistos 2.025 - 2.025 2.53Total 70,000 10,000 80,000 100.00

Porcentaje 87.50% 12.50% 100%

Cuadro 2 Presupuesto por año y fuente de financiamiento (US$)

COMPONENTE/CATEGORÍA DE GASTO

2013 2014 2015 2016 TOTALBID LOCAL BID LOCAL BID LOCAL BID LOCAL BID LOCAL

Componente 1: Infraestructura Escolar Innovadora $14,914,358 $19,820,980 $24,673,787 $7,790,875

$67,200,000

Componente 2: Actualización y validación curricular y de gestión escolar.

$5,257,50

0 $1,892,500

$1,425,000

$1,425,000

$10,000,000

Administración $ 19,642 $ 121,545 $ 134,813 $ 224,000 $500,000 -

Auditoría $ 20,000 $ 40,000 $ 59,875 $80,125 $200,000

Monitoreo $ 46,000 $ 17,475 $ 11,525 $ 75,000

Imprevistos - $120,000 $1,905,000 $ 2,025,000

TOTAL $15,000,000 $5,257,5

00 $20,000,000$1,892,500 $ 25,000,000

$1,425,000

$10,000,000

$1,425,000

$70,000,000

$10,000,000

Cuadro 3Consolidado del Plan de desembolsos (US$)

AÑO 2013 2014 2015 2016 TOTAL

BID y contrapartid

a local$ 20,257,500 $ 21,892,500 $ 26,425.000 $ 11,425,000 $ 80,000,000

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3. MECANISMOS DE EJECUCIÓN DE LOS COMPONENTES

3.1. Componente 1: Infraestructura escolar innovadora

3.1.1. DescripciónDiversos estudios demuestran que la calidad de los espacios escolares incide directamente en la motivación, el comportamiento de los docentes y en los logros de aprendizaje, disciplina, interés y atención por parte de los alumnos3.

En Panamá, hay un porcentaje importante de alumnos que abandonan la escuela por falta de oferta de Premedia y Media en las zonas donde residen. Análisis de la Encuesta de Hogares de Panamá muestran que el 12% de los jóvenes de 13 a 15 años abandona la escuela por problemas de acceso 4. En las áreas donde se focalizará el proyecto, se observa que hay un gran número de escuelas que ofrecen educación Primaria y no Premedia, la infraestructura está en mal estado y es insuficiente. Las condiciones de infraestructura escolar en Panamá son bajas comparadas con la mayoría de los países centroamericanos y con el promedio en América Latina y el Caribe (ALC). Sólo 62% de las escuelas tienen agua potable, comparado con 77% en ALC; 50% tienen baños suficientes, comparado con 65% en ALC; y 38% tienen una biblioteca, comparado con 52% en la región.

La infraestructura escolar puede facilitar los procesos de enseñanza cuando los siguientes principios en sus diseños son tomados en consideración: (i) áreas para el movimiento, deporte, recreación y comunicación durante el tiempo de descanso; (ii) espacios abiertos para actividades educativas individuales y grupales; (iii) estrategias de uso renovable y de conservación de recursos naturales; (iv) aulas flexibles para usos múltiples; y (v) consideraciones de género y diversidad. Según el estudio del SERCE, la infraestructura escolar es uno de los factores principales que influye en el aprendizaje de los alumnos.

Con base en lo anterior, el GdP ha definido un nuevo modelo de escuela que utilizará la infraestructura como un instrumento para aumentar la cobertura escolar de Premedia y Media y apoyar la implementación del nuevo enfoque curricular. Los nuevos espacios físicos permitirán a los alumnos contar con escuelas que ofrecen la Educación Básica General, desde Preescolar hasta la Premedia y la Educación Media, además son espacios diseñados para fomentar procesos de aprendizaje colaborativos, experimentación científica, habilidades tecnológicas y lingüísticas.

Asimismo, contarán con áreas para actividades extracurriculares que promuevan la asistencia y el desarrollo integral de los alumnos. El Plan Estratégico del gobierno es construir escuelas modelo, esta operación financiará dos en áreas con altas tasas de deserción.

Se propone además, ampliar 20 escuelas de Primaria para ofrecer la Educación Básica completa, desde Preescolar hasta la Premedia. Estas escuelas están ubicadas en comunidades con elevadas tasas de deserción escolar. Como parte de la expansión de la infraestructura y basado en los principios de las escuelas modelo, se dotarán de aulas necesarias para expandir la oferta a todos las etapas de la Educación Básica, incluyendo laboratorios de ciencias naturales, informática e idiomas.

Para proporcionar recursos especializados a los estudiantes, docentes, padres, madres y comunidad educativa, el MEDUCA planea construir 47 aulas de apoyo: 2 (dos) en las escuelas modelo, 20 en las escuelas de ampliación y otras 25 en escuelas de Educación Básica. El aula de apoyo es un espacio físico que

3 Schneider, M. (2002). Do School facilities affect academic outcomes. National Clearinghouse for Education Facilities, Washington D.C.; Earthman, G. (2002). School Facility Conditions and Student Academic Achievement, UCLA/IDEA, Los Angeles; Duarte, J., Gargiulo, C. y Moreno, M. (2011). Infraestructura Escolar y Aprendizajes en la Educación Básica Latinoamericana: Un análisis a partir del SERCE. Washington, D.C.: IDB.

4 Análisis propios de la Encuesta de Hogares de Panamá (EH2008).

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posee recursos especializados para el aprendizaje funcional de todos los estudiantes, el servicio será itinerante y responderá a las necesidades de la escuela y la familia.

En este Componente se financiará:

(i) la ampliación, rehabilitación y equipamiento de 20 centros escolares de Primaria para incluir la etapa Premedia y así completar la Educación Básica General;

(ii) la construcción y equipamiento de dos escuelas modelo con un enfoque curricular basado en competencias y espacios educativos innovadores y

(iii) la construcción y equipamiento de 47 aulas de apoyo para brindar un espacio que facilite el aprendizaje de los alumnos y complemente los esfuerzos de los maestros a través de consultas, demostraciones y procesos didácticos.

Con la ampliación de los 20 centros escolares se busca abrir la oferta educativa hasta la Premedia, de manera que estas escuelas completen la Educación Básica General. En algunos casos la expansión incluye desde Preescolar hasta la etapa de Premedia, en otros casos se limita a incluir la etapa de Premedia y cubre como mínimo una jornada de clase de cinco horas diarias y 800 horas anuales. Estos centros se dotarán con laboratorios de informática, ciencias naturales, idiomas y áreas para actividades extracurriculares que promuevan la asistencia y el desarrollo integral de los alumnos.

Los espacios educativos físicos de las dos escuelas modelo están diseñados para fomentar procesos de aprendizaje colaborativos, experimentación científica, habilidades tecnológicas y lingüísticas.

3.1.2. Objetivo del componente:Ampliar, a través de infraestructura escolar innovadora, la oferta educativa en centros de educación ya existentes, construir escuelas modelo y aulas de apoyo para garantizar el acceso a la Educación Básica en áreas focalizadas.

3.1.3. Metas del componente:1. Dos escuelas modelo construidas y equipadas, funcionando con procesos de aprendizaje

colaborativos, experimentación científica, habilidades tecnológicas y lingüísticas.2. 20 centros escolares de Primaria ampliados, rehabilitados y equipados desde Preescolar hasta

Premedia.3. 47 aulas de apoyo construidas y equipadas para atender las necesidades de aprendizaje de los

estudiantes.

3.1.4. Estructura organizativa para la implementación de las actividadesLa responsabilidad de ejecución de este Componente es de la Dirección Nacional de Proyectos (DNP) con el apoyo de la Dirección Nacional de Ingeniería y Arquitectura (DNIA) del MEDUCA.

Con base en la experiencia obtenida en la administración y ejecución de préstamos anteriores, se mantendrá la contratación de terceros para la ejecución física de las obras civiles del Proyecto bajo las normas establecidas por la DNIA y la DNPE para el planeamiento, diseño físico-espacial y constructivo, orientado a mejorar la calidad del servicio educativo, en armonía con las condiciones ambientales locales, regionales y nacionales.

Para garantizar la eficiencia en el proceso de inversiones del Proyecto, se implementarán estrategias que aseguren el buen uso y racionalización de los recursos, así como el cumplimiento de las programaciones en el tiempo y las metas acordadas. Se contratará la supervisión externa de las obras.

La Coordinación de Infraestructura de la DNP participará en: (i) la elaboración del POA anual, (ii) elaboración de los informes de avances y de resultados que le sean solicitados; (ii) el seguimiento y supervisión del proceso de ejecución y recepción de obras, equipos y mobiliario escolar.

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Hay actividades en las que la Coordinación de Infraestructura con la colaboración de la Coordinación Técnico Pedagógico y Adquisiciones de la DNP tendrán que apoyarse en las Direcciones Nacionales involucradas en la ejecución del Proyecto; Currículo y Tecnología Educativa (DNCTE), Educación Especial (DNEE), Básica General (DNEBG), Educación Inicial (DNEI), Educación Media Académica (DNEM), entre ellas la adquisición del mobiliario y equipo para las escuelas y las aulas de apoyo.

Para velar por el mantenimiento preventivo de las obras que se ejecuten, se ha incluido en los pliegos de licitación para los contratistas la elaboración de un manual de mantenimiento, el cual deberá entregarse junto con la obra finalizada al Director del centro educativo.

Dado que la mayor inversión se hará mediante la contratación de las obras de infraestructura, se indican las principales etapas del procedimiento:

1. Visita de los técnicos del MEDUCA, (Planeamiento Educativo-DNPE y la DNP) al terreno, para la validación de la información de cada uno de los centros a intervenir, sus necesidades y programa arquitectónico, cuando corresponda.

2. Definición de los requisitos de las obras.3. Elaboración de pliegos con los antecedentes y requerimientos de cada uno de los Proyectos de los

centros educativos por parte de la DNP con el apoyo de la DNIA. 4. Formulación de los paquetes/lotes de obras a ejecutar, de acuerdo a la conveniencia geográfica,

complejidad de las obras y/o monto de las inversiones por parte de las ejecutoras. 5. Revisión ex ante de parte del BID cuando corresponda.6. Contratación de las empresas constructoras, mediante procesos de licitación nacional e

internacional, de acuerdo a las normativas establecidas por el BID y el MEDUCA y los alcances que para cada Proyecto determina la DNP.

7. Ajustes por parte de los contratistas con base en la información entregada por la DNP, que verifica su cumplimiento en visitas conjuntas a terreno.

8. En el caso del mobiliario, esta actividad será coordinada con las Direcciones Nacionales involucradas en el Proyecto y la DNP.

9. Contratación de la supervisión externa de obras civiles, cuando aplique.10. Monitoreo de la DNP para la buena ejecución y calidad de los Proyectos. 11. Recepción final de las obras por la DNP y velar por la llegada oportuna del mobiliario al centro

educativo.12. Seguimiento al cumplimiento de la garantía de las obras.

3.1.5. Supervisión de las obrasSe contratará la supervisión externa (firma especializada) que llevará a cabo la supervisión y aprobación al avance de las obras, su contraparte será la DNP (Coordinación de Infraestructura), que realizará el monitoreo y seguimiento.

3.1.6. FocalizaciónPara ambos componentes, la focalización se basó en el criterio general de que las escuelas se localizan en áreas con altas tasas de deserción y altas tasas de pobreza. Por ejemplo, las tasas de pobreza extrema en las Comarcas Ngäbe-Buglé y Kuna Yala es 91.7% y 64.6% respectivamente, comparado al promedio del país de 14.2%. Estas incluyen áreas urbanas y rurales, y comarcas indígenas5. Otros criterios adicionales para la selección de las escuelas incluyeron: (i) centros educativos con capacidad de abastecer su propia matrícula; y (ii) escuelas que cuenten con terreno disponible y condiciones para la ampliación.

5 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD. (2010). Atlas de Desarrollo Humano y Objetivos del Milenio: Atlas Panamá 2010. Los datos de pobreza en la Provincia de Panamá en general no reflejan la realidad de las áreas en las zonas urbanas en donde se implementará el proyecto.

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3.2. Componente 2: Actualización y validación curricular y de gestión escolar

3.2.1. Descripción Durante los últimos años, el MEDUCA ha realizado diversos estudios que señalan la existencia de varios problemas con el currículo. De los alumnos ingresados en la educación Media, 40% piensan que no desarrollan las habilidades necesarias para una vida productiva. El currículo no refleja los avances en las ciencias, tecnología o las demandas sociales y productivas. El estilo de enseñanza se caracteriza por la repetición mecánica, práctica y memorización de conceptos. Los alumnos son pasivos y receptores de información. Estudios relacionados que analizan formas de mejorar los aprendizajes en la Educación Básica General en Panamá, recomiendan principalmente: (i) la actualización de los contenidos curriculares; (ii) el fortalecimiento del sistema de capacitación a docentes en las asignaturas básicas y con un seguimiento real que permita evaluar su ejecución; y (iii) la mejora de la supervisión escolar. Además, recomienda un currículo centrado en los estudiantes y focalizado en competencias para lograr mejores aprendizajes6.

Por otra parte, los centros escolares carecen de una articulación entre la gestión administrativa, la gestión curricular y la gestión pedagógica. También se observa muchas veces la falta de liderazgos al interior de estos tres niveles de gestión. Las deficiencias en la gestión escolar producen una serie de problemas a lo interno de los centros educativos, desde procesos de toma de decisiones lentos y falta de espacios para discusión entre docentes, hasta relaciones interpersonales y ambientes de aprendizaje deteriorados. Frente a este tipo de problemática, algunos estudios resaltan la importancia de desarrollar proyectos educativos en los centros escolares para establecer objetivos, guiar y orientar el trabajo administrativo, curricular y pedagógico del personal del centro educativo7. Además, la literatura indica que la gestión escolar puede contribuir a mejoras en aprendizajes cuando hay una colaboración cercana entre la administración, docentes y comunidad educativa que incluye la participación de los padres de familia8.

En este Componente, se brindará apoyo al proceso de actualización curricular desde la Educación Inicial hasta la Educación Media, especialmente en los espacios educativos innovadores. Específicamente, se financiará: (i) la actualización y validación de instrumentos curriculares para los docentes en las escuelas incluidas en la operación, incluyendo guías didácticas de matemática, español, inglés, ciencias naturales y valores; (ii) la impresión y distribución de materiales educativos, incluyendo instrumentos curriculares, guías y otros insumos didácticos para los docentes en estas escuelas; (iii) la capacitación y acompañamiento al personal administrativo y docente en temas de gestión escolar, prácticas pedagógicas y contenidos curriculares, incluyendo 10 talleres de cinco días para 60 docentes; (iv) el diseño y la dotación de los insumos didácticos necesarios para el desempeño de los docentes y para poner en práctica los nuevos programas; (v) asistencia técnica en el desarrollo de proyectos educativos de los centros escolares, incluyendo asistencia técnica en la supervisión y la evaluación del desempeño docente e institucional.

Como parte de su objetivo de mejorar los aprendizajes de los estudiantes, el MEDUCA ha definido a la nueva escuela modelo como una institución con servicios educativos desde la Educación Inicial hasta la Educación Media, que desarrolla una gestión administrativa y pedagógica con las siguientes características: (i) cuenta con una dirección que lidera y desarrolla una propuesta de planificación estratégica y organizacional al servicio del aprendizaje; (ii) cubre una jornada de clase de hasta ocho horas diarias y hasta 1,400 horas anuales; (iii) desarrolla un programa curricular con enfoque de competencias, incluyendo algunos cursos bilingües (inglés–español); (iv) docentes reciben tutoría y apoyo en el aula y capacitación y desarrollo profesional permanente; y (v) un proceso de evaluación formativa para dar seguimiento individualizado a los

6 Echeverría, E. MEDUCA (2010). http://www.slideshare.net/milanyis/transformacion-curricular1.

7 Antúnez, S. (2006). Principios Generales de la Asesoría a los Centros Escolares. En: La asesoría a las escuelas. En Bonilla, R.O., Reflexiones para la mejora educativa y la formación continua de los maestros. México, SEP, pp. 57-73.

8 World Bank. (2011). Learning for All: Investing in People’s Knowledge and Skills to Promote Development: World Bank Group Education Strategy 2020.

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avances de los estudiantes y el desempeño docente. El proyecto contribuirá al desarrollo de estas características. Específicamente, se actualizará y validará el currículo basado en competencias y en cursos básicos como español, matemática, e inglés; se realizarán capacitaciones para docentes y administradores de la escuela modelo; y se diseñará y distribuirá insumos didácticos.

3.2.2. Objetivo del componenteBrindar apoyo al proceso de actualización curricular desde la Educación Inicial hasta la Educación Media, especialmente para uso en los espacios educativos innovadores.

3.2.3. Metas del componente1. 25 guías curriculares revisadas y/o reformuladas para Primaria. 2. Programas actualizados para los docentes, impresos y distribuidos en las escuelas beneficiarias.3. Docentes y personal directivo capacitados y acompañados en el aula.4. Insumos didácticos necesarios para el desempeño de los docentes y para poner en práctica los

programas actualizados, diseñados y entregados.

3.2.4. Estructura organizativa para la implementación de las actividadesLa responsabilidad de ejecución de este Componente es de la Dirección Nacional de Currículo y Tecnología Educativa DNCTE en coordinación con la DNEBG, DNEMA, DNEI, DNEE, y la Coordinación Técnico Pedagógica de la DNP.

Las actividades de este Componente le darán continuidad al desarrollo de la actualización y validación curricular desde la Educación Inicial hasta la Educación Media, así como el mejoramiento de los aprendizajes en español, matemática, ciencias naturales, valores e inglés en el nivel de Educación Básica.

Entre las principales actividades se contemplan talleres de actualización, validación, elaboración y uso de guías, adquisición de materiales didácticos, etc.

La DNCTE cuenta con un equipo de especialistas que ha elaborado guías de español y matemática desde Inicial hasta el 3º para el Proyecto Espacios Educativas y Calidad de los Aprendizajes 2462 OC/PN. La capacidad y experiencia de este equipo será aprovechado y fortalecido para elaborar las guías contempladas en este componente.

Los recursos para la ejecución de este componente son de fuente local y el proceso de contratación de las actividades se realizará bajo la Ley 22 de Contrataciones Públicas.

3.3. Monitoreo, seguimiento y evaluaciónEl objetivo de esta actividad es hacer un seguimiento cercano a la ejecución del proyecto, monitoreando el cumplimiento de las metas tanto en términos de eficacia (que las acciones del proyecto lleguen a los beneficiarios con una calidad acorde a las necesidades) como en términos de oportunidad (que las acciones lleguen en los momentos en que efectivamente se necesitan). La información necesaria para las actividades de monitoreo se obtendrá principalmente de: (i) fuentes administrativas, entre ellas los informes bianuales a nivel de centro escolar que recaba el Departamento de Estadística de la DNPE; (ii) reportes específicos para el proyecto que producirá la DNP y la DNCTE y (iii) informe de firmas supervisoras externas. Para contribuir al incremento de la eficiencia en la producción de datos educativos a nivel de centro escolar, el proyecto financiará la adquisición de equipamiento y capacitación para el personal del Departamento de Estadística de la DNPE. El monitoreo y seguimiento estará compuesto de actividades de periodicidad semestral y anual que incluye la actualización de la base de datos e informes de productos y resultados. La DNP deberá presentar informes relativos a la ejecución del proyecto, incluyendo los productos, resultados, costos, riesgos, retos y soluciones, dentro de los 60 días siguientes a la finalización de cada semestre.

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Se monitoreará el cumplimiento de los resultados del programa en cuanto a aumento de cobertura y retención y se evaluarán las siguientes dimensiones: (i) evaluación retrospectiva/reflexiva (antes y después) de la relación entre los nuevos espacios generados a partir del proyecto y la práctica pedagógica en aula, para determinar si el nuevo modelo de espacios escolares incide directamente en el comportamiento de los docentes y alumnos, así como en los aprendizajes de los alumnos. Para ello, se utilizarán instrumentos de observación en el aula, considerando Stallings method, Classroom Assestment Scoring System (CLASS), entre otros. También se utilizará una encuesta para directores, docentes y alumnos para recolectar información sobre factores asociados. Se aplicarán las escalas de medición a principio del proyecto en el universo actual de los centros a ser intervenidos, para establecer una línea base, y de nuevo al terminar el proyecto para entender las diferencias generadas por la inversión del proyecto; y (ii) evaluación económica ex post del proyecto (análisis costo-beneficio ex post), para determinar si la conversión de centros educativos de Primaria a centros que ofrecen la Educación Básica completa fue más costo-efectivo que el modelo actual basado en el traslado de alumnos a centros educativos Premedia. El estudio será basado en un cálculo estándar de la relación costo/beneficio generado a partir del proyecto. Las evaluaciones serán financiadas con fondos de la Cooperación Técnica (PN-T1083).

4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

4.1. Organismo EjecutorEl MEDUCA será el ejecutor del Proyecto a través de la DNP y las Direcciones Nacionales de: Finanzas y Desarrollo Institucional, Currículo y Tecnología Educativa, Básica General, Inicial, Educación Especial, Ingeniería y Arquitectura, Evaluación Educativa y Planeamiento Educativo.

La DNP creada Mediante Decreto Ejecutivo No. 552 de 18 de julio de 2011, está ejecutando el Proyecto de Espacios Educativos y Calidad de los Aprendizajes EECA (Préstamo 2462/OC-PN) y gran parte de su personal, en su momento, ejecutó el Proyecto de Desarrollo Educativo PRODE (Préstamo 1013/OC-PN), ambos financiados con fondos BID y el Proyecto de Educación Básica financiado por el Banco Mundial.

La DNP está adscrita al Despacho Superior del MEDUCA y está integrada por un Director, un Subdirector, un Coordinador por cada área: Técnico-Pedagógico, Infraestructura, Finanzas/Presupuesto, Programación/Seguimiento y Adquisiciones, así como asistentes en cada una de las áreas.

El personal técnico de la DNP, junto a los equipos de las Direcciones Nacionales de MEDUCA, Administración DNA-(Almacén-Servicios Generales-Compras), Finanzas-DNFDI (Presupuesto-Contabilidad), Cumplimiento de Trámites-DNCTAF, Asesoría Legal-DNAL (Unidad de Contrataciones) e Ingeniería y Arquitectura-DNIA, atenderá e impulsará los procesos administrativos y financieros que requiere cada componente para el desarrollo de sus actividades. Asimismo, para los procesos técnico pedagógicos coordinará con las Direcciones de Currículo y Tecnología Educativa, Educación Especial, Formación y Perfeccionamiento Profesional, Evaluación Educativa y Básica General.

El MEDUCA está exento del control previo de la CGR, desde marzo de 2010, sin embargo, para garantizar el control interno, se creó la Dirección Nacional de Cumplimiento de Trámites Administrativos y Financieros, para verificar que la documentación que sustenta los actos de manejo de fondos, recursos y bienes públicos cumplan con los procesos y requisitos administrativos y financieros establecidos en las disposiciones legales y reglamentarios vigentes (Decreto Ejecutivo N° 312 de mayo de 2011).

La DNP se vinculará con las unidades técnicas del MEDUCA antes mencionadas, para la ejecución de las actividades, adquisiciones, manejo de fondos, cumplimiento de compromisos contractuales, administrativos y financieros, seguimiento contable y seguimiento del Proyecto.

Entre las funciones de la DNP se encuentran las siguientes:

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1. Ejecutar, coordinar, orientar y dar seguimiento a las actividades de los diferentes planes operativos previstos para cada proyecto especial que se le asigne.

2. Adecuar su estructura interna de acuerdo a cada proyecto para garantizar su eficiente funcionamiento.

3. Elaborar el Manual Operativo para cada proyecto y remitirlo a la Dirección correspondiente para su aprobación.

4. Implantar un sistema contable, presupuestario y financiero para el registro y la contabilización de los recursos, de acuerdo con las normas del Gobierno Central y directrices del Banco Interamericano de Desarrollo, o el aplicable según la fuente de financiamiento.

5. Elaborar las solicitudes de desembolsos al Banco Interamericano de Desarrollo u otras fuentes de financiamiento, con el propósito de asegurar de manera oportuna los recursos financieros que se requieren para atender las actividades previstas.

6. Mantener cuentas bancarias específicas para el manejo de los recursos de cada proyecto especial que se le asigne.

7. Elaborar y ejecutar el plan maestro de adquisiciones de los proyectos especiales que se le asignen y de los planes anuales de adquisiciones.

8. Brindar apoyo técnico, administrativo y financiero a las Direcciones ejecutoras de los proyectos especiales que se le asignen.

9. Recibir y consolidar los reportes que preparen las Direcciones ejecutoras del avance técnico de los proyectos especiales que se le asignen.

10. Controlar la ejecución de los proyectos especiales que se le asignen, mediante la implementación de una estructura de control interno que aplique los procedimientos acordados en el Manual Operativo correspondiente, para verificar el cumplimiento de las metas.

11. Implementar un sistema de monitoreo, seguimiento y evaluación de los proyectos, informando el grado de cumplimiento de las metas acordadas y/o alertando sobre posibles atrasos, riesgos o desviaciones en las mismas.

12. Realizar visitas periódicas a las obras y actividades de los proyectos especiales que se le asignen (talleres, capacitaciones, jornadas, entrega de mobiliario y materiales, etc.).

13. Asegurar el cumplimiento de las obligaciones contractuales con las fuentes de financiamiento y con el Gobierno Central, incluyendo la preparación de los informes escritos y estados financieros.

14. Atender las consultas de los auditores de los proyectos y los auditores de los organismos financieros.

15. Revisar las dificultades en la ejecución de los diferentes proyectos especiales que se le asignen y proponer estrategias y mecanismos para subsanarlas oportunamente.

16. Elaborar informes técnicos de avance de los proyectos especiales que se le asignen, para el Despacho Superior, Banco Interamericano de Desarrollo, organismos financieros y otras instancias del Gobierno Central.

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17. Desempeñar la Secretaría del Comité de Dirección Estratégica y de otras instancias similares creadas para la ejecución de los proyectos especiales que se le asignen.

18. Ejercer otras funciones que se le deleguen, relacionadas con los proyectos especiales que se le asignen.

4.2. Estructura organizativaLa DNP contará al menos con los siguientes funcionarios:

Un Director Un Subdirector Un Coordinador por cada área según estructura interna Asistentes en cada una de las coordinaciones Personal de apoyo

Los cargos que no estén definidos en el Manual de Clases Ocupacionales de la institución, serán creados e incorporados en el mismo.

La posición de la DNP, dentro del organigrama del MEDUCA es la que se señala a continuación:

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La estructura organizativa de la DNP se presenta a continuación:

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Dirección de

Auditoría

Dir. Nacional de

Información y

Dirección General de Educación

Ministro Vicemini

stros

Secretaría General

Dirección Nacional de

Asesoría

Dirección Nacional de Cumplimiento

de Trámites Administrativos y

Dir. Nac. de

Finanzas y Desarrollo

Dir. Nac De

Planeamiento

Dir. Nac. de

Currículo y Tec.

Dir. Nac. de

Informátic

Dir. Nac. de

Administra

Dir. Nac. de Recursos Humanos

Dir. Nac. de Ingeniería y Arquitectura

Dir. Nac de

Evaluación Educativa

Direcciones

Regionales de

Centros Educativos

Dirección Nacional de Proyectos

Nivel Político y Directivo

Nivel de Coordinación, Asesoría y Control

Nivel Técnico y de Apoyo

Nivel Operativo

Nivel Ejecutor


La DNP está adscrita al Despacho Superior del MEDUCA y está integrada por personal seleccionado según los criterios aceptados por el BID y de acuerdo a los perfiles definidos en este Manual.

La DNP realiza funciones técnicas y administrativas en coordinación con las Direcciones Ejecutoras y Administrativas y Financieras del MEDUCA.

4.3. Comité de Dirección EstratégicaEl Comité de Dirección Estratégica facilitará el desarrollo de los procesos relacionados con la ejecución del Proyecto, el mismo estará presidido por el Ministro de Educación y estará integrado por los Viceministros Académico y Administrativo, el Director General de Educación y los Directores Nacionales de: Ingeniería y Arquitectura, Planeamiento Educativo, Currículo y Tecnología Educativa, Evaluación Educativa, Educación Especial, Básica General, Inicial y el Director Nacional de Proyectos.

Entre las funciones del Comité de Dirección Estratégica se encuentran:

1. Evaluar y revisar el Manual Operativo para cada proyecto, a fin de que se remita a la Dirección correspondiente para su aprobación.

2. Definir los lineamientos estratégicos para la ejecución de cada proyecto especial que se le asigne.

3. Garantizar la administración eficiente de los proyectos, atendiendo los objetivos, metas y cronogramas establecidos.

4. Orientar la ejecución de los Componentes y velar por su articulación interna.

5. Coordinar, de manera oportuna, los recursos necesarios para las actividades de los proyectos especiales que se le asignen.

6. Estudiar, aprobar, revisar periódicamente y proponer ajustes a los contenidos y la ejecución de los Planes Operativos Anuales, Plan de Adquisiciones y Plan Anual de Actividades de Capacitación.

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Coordinación de Finanzas y

Presupuesto

Dirección Nacional de Proyectos

Sub Dirección Nacional de Proyectos

Coordinación de

Adquisiciones

Coordinación Técnica

Pedagógica

Coordinación de Infraestructura

Coordinación de Programación y

Seguimiento

Ministro y Viceministros


7. Revisar periódicamente las responsabilidades de cada Dirección en la ejecución de los proyectos especiales que se le asignen.

8. Monitorear las diferentes líneas de acción planificadas en el proyecto, atendiendo sus actividades de acuerdo con las políticas establecidas por el MEDUCA.

9. Establecer los mecanismos de retroalimentación permanente entre el desarrollo de los Componentes y la institucionalización de los productos y resultados.

10. Convocar y realizar reuniones periódicas de seguimiento a los indicadores de productos y resultados anuales, en las que participarán además las dependencias requeridas para el desarrollo de los proyectos especiales que se le asignen.

11. Revisar y aprobar los informes anuales de ejecución de los proyectos especiales que se le asignen.

4.4. Dirección Nacional de ProyectosA la DNP se le adscriben, mediante Resuelto Ministerial, los proyectos especiales de carácter nacional o internacional, que estén en ejecución y todos aquellos programados en el MEDUCA. Para proceder con la ejecución y desarrollo de los objetivos de cada proyecto especial que se le asigne, la DNP coordinará con la unidad administrativa que corresponda.

El equipo de la DNP se constituye en el nivel ejecutivo, siendo el responsable del cumplimiento de las metas y objetivos, así como del estricto cumplimiento, tanto de las normas nacionales como las políticas y procedimientos del BID, y otros procedimientos aplicables para la ejecución del Proyecto.

El nombramiento del Director de la DNP requiere de la no objeción previa del BID. El cargo de Director es de tiempo completo y su perfil profesional debe cumplir con los siguientes requisitos:

Profesional con título universitario, de preferencia con estudios de maestría en economía, derecho, administración de empresas, administración pública, contabilidad, finanzas, ingeniería, administrativa u otra disciplina afín.

Tener como mínimo cinco años de experiencia en el ejercicio de posiciones de dirección, ejecución, gerencia y supervisión de actividades relacionadas con Proyectos de inversión o Proyectos de desarrollo en sectores sociales, con financiamiento nacional e internacional.

Con conocimientos de finanzas, administración de personal y administración presupuestaria. Tener conocimientos de los procedimientos de adquisición y contratación de bienes y servicios en

el sector público en general, y de organismos financieros internacionales en particular. Con conocimiento de los manuales de procedimientos administrativos del MEDUCA. Conocimiento de los procedimientos administrativos y financieros del BID. Con capacidad para dirigir y relacionarse con equipos interdisciplinarios.

Las principales funciones del Director Nacional de Proyectos son:

Planificar, coordinar, supervisar y controlar las operaciones del Proyecto, garantizando el cumplimiento de los aspectos financieros, legales y administrativos.

Coordinar la ejecución del Proyecto, conjuntamente con las unidades ejecutoras. Realizar las funciones administrativas para la tramitación de los contratos con las firmas

consultoras, consultores individuales, constructoras, proveedores de bienes y servicios. Presentar ante el despacho del Ministro de Educación y al BID los informes requeridos por el

Contrato de Préstamo y los que se soliciten en relación con las responsabilidades derivadas de la ejecución del Proyecto.

Presentar los informes semestrales de avance del Proyecto, según los términos del Contrato de Préstamo.

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Contratar, mediante concursos de méritos, evaluar, promover o remover al personal de la DNP, previa autorización del Ministro de Educación y la no objeción del BID, en el caso de los especialistas.

Presentar al BID las solicitudes de desembolso, cumpliendo con las exigencias estipuladas en el Contrato de Préstamo.

Presentar a la DNFI del MEDUCA las solicitudes de desembolsos de la contrapartida local del Proyecto.

Verificar los procesos de selección de contratistas nacionales e internacionales, tomando en cuenta las disposiciones contenidas en el Contrato de Préstamo y las Políticas y Procedimientos de Adquisiciones del BID.

Someter a la no objeción del BID los procedimientos de selección de contratistas previstos en el Contrato de Préstamo para la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, y consultorías, cuando son financiadas total o parcialmente por el BID.

Mantener un sistema adecuado de información y registro de todas las operaciones del Proyecto, que permitan producir datos e informes correctos, seguros y oportunos del progreso de las actividades, el estatus de la programación física y financiera del Proyecto, el cumplimiento de los compromisos contractuales de los contratistas, organismos financieros y de las contrapartes nacionales, así como del funcionamiento de la DNP.

Coordinar la elaboración del Plan Operativo Anual, que consolide las actividades que se realizarán en cada uno de los Componentes del Proyecto.

Servir de enlace entre el MEDUCA y la Representación del BID en el país para todos los efectos contractuales de la ejecución del Proyecto.

Proporcionar apoyo administrativo a las consultorías y cumplir con las actividades de coordinación, vigilancia y evaluación de sus labores.

Colaborar en las evaluaciones de los Proyectos. Coordinar la preparación del anteproyecto de presupuesto del Proyecto de acuerdo al Plan

Financiero y los respectivos informes de ejecución presupuestaria y financiera. Coordinar las acciones y relaciones con las diferentes unidades del MEDUCA, tanto a nivel central

como regional y local, para la ejecución del Proyecto. Implementar las medidas de control interno con el objeto de verificar que las operaciones

efectuadas por la DNP cumplen con las leyes y reglamentos, así como con los procedimientos establecidos en el Proyecto.

Convocar y participar en las reuniones periódicas del Comité de Dirección Estratégica, y elaborar las actas respectivas.

Administrar los riesgos de ejecución financiera del Proyecto. Cumplir con lo establecido en este Manual Operativo. Realizar otras actividades para una eficiente, completa e ininterrumpida ejecución del Proyecto, y

velar por la observación de disposiciones legales y compromisos que surjan de los Contratos de Préstamos.

Como parte del equipo de apoyo al Director del Proyecto, se podrá vincular personal en los siguientes cargos:

Sub Director, cuyo perfil y funciones deben ser similar a las del Director Nacional de Proyectos, para que le apoye en la ejecución de sus funciones y/o reemplazarlo en caso de ausencia. El nombramiento del Sub Director del Proyecto requiere de la no objeción previa del BID. El cargo de Sub Director es de tiempo completo.

Asistente administrativo, que lleve los archivos del Proyecto, desarrolle las actividades de recepcionista y otras funciones. La cantidad de personas para ocupar esta posición podrá variar en función del Plan de Ejecución del Proyecto.

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Conductor, para realizar la mensajería externa y otras funciones. La cantidad de personas para ocupar esta posición podrá variar en función del Plan de Ejecución del Proyecto.

Para los cargos de asistente administrativo y conductor, se podrá utilizar como perfil el que indique el manual de cargos del Ministerio de Educación.

La DNP se organizará en las siguientes áreas de apoyo:

4.4.1. Coordinación Técnica - PedagógicaDeberá facilitar a los equipos del MEDUCA la ejecución de las actividades del Proyecto y ser la contraparte de los equipos coordinadores de los Componentes, velando por su articulación, así como por el cumplimiento de los procedimientos y de los Planes Operativos Anuales. Su función será de enlace entre las diferentes dependencias del MEDUCA encargadas de la ejecución técnica de los Componentes del Proyecto.

Apoyará las acciones de programación, elaboración de planes operativos anuales, informes de seguimiento y actividades a ser presentadas al MEDUCA, al BID y a las instancias del Gobierno Central. También procesará todas las solicitudes de requerimiento técnico de los Componentes (giras, capacitaciones, solicitud de materiales y otras vinculadas).

Revisará términos de referencia, especificaciones técnicas, las propuestas de talleres de capacitación y giras de supervisión y verificar en campo el cumplimiento de las actividades, entre otras.

Para realizar estas funciones se requerirá que el Coordinador Técnico del Proyecto cumpla con el siguiente perfil:

Acreditación de estudios superiores, preferiblemente a nivel de maestría en educación, planificación educativa, evaluación educativa, currículo, o disciplinas afines a la educación, las ciencias sociales o la administración.

Conocimiento del sector educativo panameño. Experiencia de al menos tres años en la Coordinación Técnica de Proyectos. Experiencia de al menos diez años de trabajo en el sector educativo. Conocimiento de los mecanismos de ejecución, seguimiento y control de Programas y Proyectos

gubernamentales, especialmente del sector educativo. Liderazgo para convocar y coordinar diferentes instancias de trabajo. Capacidad para organizar, analizar y relacionar información cuantitativa y cualitativa y elaborar

informes. Capacidad para conducir reuniones de trabajo y elaborar las actas respectivas. Manejo de las herramientas básicas de informática.

Coordinador Técnico del Proyecto (debe contar con la no objeción del BID). El equipo de trabajo debe estar conformado por al menos un Coordinador Técnico-Pedagógico y dos asistentes.

Serán funciones del Coordinador Técnico:

Realizar la coordinación técnica de la ejecución de todas las actividades del Proyecto, velando por su articulación y coordinación, así como por el cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Manual Operativo.

Facilitar la coordinación e interacción operativa entre los equipos encargados de la ejecución técnica de los componentes, conjuntamente con la Coordinación de Programación y Seguimiento, a fin de lograr el cumplimiento de los programas operativos.

Ofrecer asistencia técnica y académica a las Direcciones Nacionales de: Educación Inicial, Básica General, Evaluación Educativa y Currículo y Tecnología Educativa para la realización de sus diferentes tareas, con miras a alcanzar los objetivos planteados los Componentes.

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Servir de enlace e interlocución entre las diferentes dependencias del MEDUCA encargadas de la ejecución de los Componentes del Proyecto.

Facilitar la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA). Apoyar la elaboración del Plan Anual de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas para todo

procedimiento de capacitación, talleres y giras. Apoyar en la revisión y validación de los términos de referencia para consultorías relacionadas con

los temas pedagógicos. Revisar el material impreso (módulos, guías, informes, unidades, cuadros, etc.) que se utilicen para

el desarrollo de los programas. Apoyar en la revisión de las especificaciones técnicas de los materiales, equipos y mobiliarios

requeridos para los centros educativos intervenidos con el Proyecto. Facilitar y asesorar la ejecución de las actividades establecidas en los Planes Operativos Anuales

(POA), garantizando su articulación y coordinación. Colaborar en la elaboración de los informes escritos semestrales de avances del Proyecto. Participar en la elaboración de los informes anuales, de medio término y final del Proyecto al BID. Realizar todas las actividades técnicas y de asesoría requeridas para una eficiente, completa e

ininterrumpida ejecución del Proyecto.

Son funciones de los asistentes:

Llevar control de los datos estadísticos de estudiantes beneficiados, docentes capacitados, pagos de incentivos a personal que participa en el desarrollo de los programas.

Apoyar en la elaboración de los informes técnicos, mensuales, semestrales y anuales del Proyecto. Colaborar con la Coordinación Técnica en el seguimiento y supervisión de las actividades de

capacitación, desenvolvimiento académico y apoyo logístico de las diferentes actividades establecidas en el POA.

Verificar las programaciones de giras y tramitar las solicitudes de gastos de movilización de las actividades de capacitación.

Transcribir notas, informes, agendas y actas de reuniones. Otras que le designe la Coordinación Técnica Pedagógica.

4.4.2. Coordinación de Infraestructura El Coordinador de Infraestructura, cuya contratación debe contar con la no objeción del BID, tendrá que llenar los siguientes requisitos:

Profesional en ingeniería o arquitectura. Experiencia en proyectos públicos de similar tamaño (al menos USD 1 MM). Experiencia en la formulación y manejo de proyectos con múltiples Componentes y en la utilización

de herramientas administrativas. Habilidad para coordinar equipos de trabajo. Experiencia en elaboración de informes gerenciales.

Son sus funciones:

Revisar el alcance y las especificaciones técnicas de los proyectos de construcción a realizar. Apoyar los procesos de adquisiciones relacionados con la contratación de obras, así como las

revisiones de solicitudes de adendas de tiempo y costo. Asegurar la ejecución y seguimiento de las actividades del componente de infraestructura,

mediante la inspección de las obras de construcción y sus evaluaciones finales. Revisar los informes técnicos presentados por los inspectores asignados a las obras. Coordinar y participar en reuniones con los contratistas, inspectores y demás personal de la DNP. Revisar y aprobar las adendas en tiempo y costo.

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Coordinar reuniones con los contratistas, inspectores y demás personal de la Dirección Nacional de Ingeniería y Arquitectura sobre los proyectos que se ejecutan.

Participar en el proceso de adquisiciones de mobiliario y equipo para los centros educativos que se construyan.

Para operativizar su trabajo en el campo, la Coordinación de Infraestructura requerirá de un cuerpo de inspectores de obra, profesionales idóneos en ingeniería o arquitectura y con experiencia, que tendrán las siguientes funciones:

Inspeccionar las obras de construcción y realizar las evaluaciones finales de las mismas. Elaborar informes técnicos de las inspecciones realizadas a las obras asignadas con sus respectivos

soportes. Monitorear las pruebas de control, materiales, concreto, mezcla para que cumplan con las

especificaciones técnicas del pliego de cargo. Participar en reuniones con los contratistas de las obras para solucionar problemas presentes en la

ejecución de las mismas. Velar que el contratista cumpla con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral

establecidos por las normas de construcción. Firmar cuentas de avance de obra presentadas por los contratistas. Mantener informado a su superior inmediato sobre las tareas realizadas periódicamente. Firmar el acta de aceptación final de obras. Justificar técnicamente las adendas de tiempo y costo que se requieran. Otras funciones con las condiciones listadas en su contrato de servicios profesionales.

En el caso de las obras que requieran supervisión externa, le corresponderá a la firma o al inspector contratado llevar a cabo el monitoreo, la presentación de informes técnicos y la firma de los siguientes documentos:

1. Cuadro de avance de las obras2. Acta de aceptación final3. Adendas de tiempo y costo

La cantidad de inspectores se normará de acuerdo a la cantidad de obras a ejecutar.

4.4.3. Coordinación de Finanzas y PresupuestosGarantizará el control interno por medio de la aplicación de los procedimientos correspondientes y la dirección y ejecución del sistema contable, financiero y presupuestario para el control de las operaciones y el plan de inversiones del Proyecto, así como el funcionamiento de un sistema de información y registro de todas las operaciones que incorpore lo relacionado con tesorería, contabilidad, gestión presupuestaria y control de bienes y fungirá como enlace con las instancias respectivas dentro de las Direcciones Ejecutoras del MEDUCA.

Para realizar estas funciones se requerirá de un Coordinador con el siguiente perfil:

Profesional con título académico en Contabilidad y/o Finanzas. Preferiblemente con grado de maestría, en alguna de las siguientes disciplinas: Contabilidad, Economía, Administración, Banca, Finanzas o carreras afines.

Experiencia mínima de cinco años en tareas asociadas con la contabilidad y la auditoría. Manejo de los principales programas de cómputo asociados a la contabilidad. Experiencia en trámites y ejecución de proyectos con financiamiento de Organismos

Internacionales. Capacidad para trabajo en equipo.

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El nombramiento del Coordinador de Finanzas y Presupuesto requiere de la no objeción previa del BID, y su dedicación es de tiempo completo.

Entre las principales funciones del Coordinador de Finanzas y Presupuesto están:

Realizar y controlar la planificación financiera de los proyectos, y en el caso del BID, coordinar la elaboración del Plan Financiero del Proyecto, el cual es la base para realizar las solicitudes de desembolso.

Administrar la ejecución financiera y presupuestaria del Proyecto. Mantener un sistema de información financiero eficiente, que permita la presentación de los

informes requeridos tanto por el BID, MEDUCA, MEF, CGR, la Dirección del Proyecto y otras instancias interesadas.

Coordinar con los responsables de la ejecución de los Componentes del Proyecto, DNFDI, DGE, y DNPE, los aspectos fiduciarios, contables, presupuestarios y desembolsos.

Revisar los informes financieros periódicos de la ejecución del Proyecto, para seguimiento y coordinación.

Participar en la preparación del Plan de Capacitación, junto con la Coordinación Técnica y Adquisiciones.

Coordinar con Adquisiciones los aspectos financieros y presupuestarios de las adquisiciones. Coordinar la consolidación del Proyecto de presupuesto anual y sus respectivas asignaciones, así

como su puesta en ejecución. Participar en la elaboración de los POA e Informes de Avance. Preparación anual del Plan de Desembolsos del Proyecto en coordinación con la DNFDI. Verificar la tramitación oportuna de los desembolsos externos y locales que garanticen la ejecución

del Proyecto. Revisar la elaboración de los informes contables y presupuestarios internos y periódicos de la

ejecución financiera y presupuestaria del Proyecto para MEDUCA, MEF, CGR y BID. Analizar periódicamente los informes financieros del Proyecto para recomendar a los

Coordinadores de los Componentes las acciones que garanticen el flujo de desembolsos acordes con los POA.

Preparar informes financieros varios a solicitud de la DNP, BID, MEF, MEDUCA y CGR. Coadyuvar en el diseño e implementación de medidas de control interno.

Coordinar la elaboración de los informes de seguimiento físico y financiero de la ejecución presupuestaria del Proyecto.

Coordinar las auditorías anuales del Proyecto. Suministrar la información necesaria para el seguimiento y evaluación del Proyecto. Preparar informes periódicos y especiales sobre la gestión administrativa y financiera del Proyecto.

4.4.4. Coordinación de AdquisicionesLa responsabilidad de esta área es dirigir los procesos de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios (incluyendo servicios de consultoría) financiados con los recursos asignados para la ejecución del Proyecto, de acuerdo con los documentos GN 2349-9, Políticas para las Adquisiciones de Obra y Bienes Financiadas por el BID y GN 2350-9 Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID.

El siguiente es el perfil para el Coordinador de Adquisiciones:

Poseer título de licenciatura, preferiblemente con maestría en Administración Pública, Derecho, o carrera similar.

Tener como mínimo cinco años de experiencia profesional en cualquiera de estas carreras. Tener como mínimo tres años de experiencia como oficial de adquisiciones en Unidades Ejecutoras

o proyectos del BID o del Banco Mundial.

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Tener al menos dos años de experiencia en el área de contrataciones, procesos de adquisiciones y procedimientos administrativos en el sector público.

Poseer conocimientos sobre los aspectos fiscales y legales de los procesos de contratación pública en la República de Panamá.

Con habilidad para planificar, organizar, coordinar y dirigir los actos de licitación pública que se desarrollen en el Proyecto.

Poseer capacidad para dirigir y relacionarse con equipos interdisciplinarios. Con habilidad para manejar las herramientas informáticas básicas. Poseer habilidad para la elaboración y sustentación de informes. Capacidad para establecer y mantener buenas relaciones interpersonales. Con dominio completo del idioma Español y facilidad de expresión.

El nombramiento del Coordinador de Adquisiciones requiere de la no objeción del BID, y su dedicación es de tiempo completo.

Las funciones del Coordinador de Adquisiciones son las siguientes:

Elaborar el PAC del Proyecto. Asesorar a las unidades ejecutoras en la elaboración de las Especificaciones Técnicas y Términos de

Referencia. Coordinar con los directores de línea del MEDUCA encargados de la ejecución de los Componentes

del Proyecto, los procesos de adquisición y contratación pública, teniendo en cuenta las disposiciones del Contrato y las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID.

Elaborar, con las unidades ejecutoras del MEDUCA, los documentos de licitaciones, de conformidad con las especificaciones técnicas, sociales y ambientales requeridas, los presupuestos y demás documentos requeridos para la adquisición.

Dirigir los actos públicos de licitaciones y contrataciones del Proyecto. Dar seguimiento a la firma de contratos y órdenes de compra. Coordinar el trabajo del equipo de adquisiciones de la DNP. Apoyar y trabajar coordinadamente con la DNP y los demás especialistas y personal de la misma, así

como con los directores de línea del MEDUCA involucrados en la ejecución del Proyecto. Dar seguimiento a la ejecución de los Contratos suscritos en el marco del Proyecto.

El personal mínimo para realizar estas funciones es un Coordinador de Adquisiciones y dos asistentes.

4.4.5. Coordinación de Programación, Seguimiento y EvaluaciónLa principal función de esta área es coordinar la elaboración del cronograma anual de actividades del Proyecto y darle seguimiento.

Para realizar estas funciones se requerirá de una persona que cumpla con los siguientes requisitos:

Poseer formación académica, preferiblemente con grado de maestría en Ingeniería, Derecho, Administración, Evaluación, Educación o carreras afines.

Poseer como mínimo cinco años de experiencia en alguna de las carreras citadas anteriormente. Con al menos dos años de experiencia en programas de seguimiento y evaluación de Proyectos,

preferiblemente financiados con recursos internacionales. Poseer experiencia en el manejo de sistemas de monitoreo y seguimiento de información. Tener habilidad en el uso de aplicaciones informáticas básicas y experiencia en la planificación del

trabajo. Con habilidad para la elaboración y sustentación de informes. Tener capacidad para establecer y mantener buenas relaciones interpersonales. Poseer dominio completo del idioma Español y facilidad de expresión.

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Las funciones del Coordinador de Programación y Seguimiento son las siguientes:

Colaborar en la elaboración al cronograma anual de actividades del proyecto. Realizar el seguimiento a través de un sistema de monitoreo de las actividades establecidas en

cada uno de los Componentes del Proyecto. Participar en la elaboración de informes de seguimiento mensual, trimestral, semestral y anual a

ser presentados al Despacho Ministerial, al BID y otras instancias del Gobierno Central, con base a los insumos de las áreas técnica-pedagógica e infraestructura.

Registrar periódicamente en el sistema de seguimiento, monitoreo y evaluación los datos entregados por las Direcciones Ejecutoras del MEDUCA a través de los Coordinadores Técnico-Pedagógico y de Infraestructura.

Apoyar en la revisión y validación de los términos de referencia para consultorías relacionadas con los temas pedagógicos.

Colaborar en todas las actividades que realicen las áreas de coordinación de la DNP. Participar en las actividades afines, necesarias para el cumplimiento cabal de los objetivos y

condiciones contractuales del Proyecto.

4.5. Direcciones del MEDUCA y otras instancias que apoyarán el Proyecto

4.5.1. Secretaría GeneralFunge como enlace y da seguimiento y controla la gestión institucional Mediante la revisión de informes periódicos, además de ser el regente de la comunicación formal del MEDUCA.

4.5.2. Dirección Nacional de Planeamiento EducativoSu función es la recopilación de la información para la elaboración del anteproyecto de presupuesto anual que sustenta el gasto según Componente y POA, evaluación y seguimiento del Proyecto.

Es tarea de Planeamiento Educativo presentar al Ministro de Educación el presupuesto anual como anteproyecto para que se presente a la revisión y comentarios del MEF, que lo presentará al Consejo de Gabinete para su aprobación y posterior remisión a la Asamblea Nacional.

Una vez aprobado por la Asamblea Nacional, el MEF comunicará a MEDUCA la asignación presupuestaria. La Dirección de Planeamiento informará a las Direcciones y unidades participantes la aprobación del presupuesto.

Es responsable de establecer, monitorear y dar seguimiento a los indicadores del Proyecto.

4.5.3. Dirección Nacional de Finanzas y Desarrollo InstitucionalEsta Dirección aprueba y registra en la contabilidad estatal la parte fiduciaria del Proyecto, la aprobación de pagos, registro presupuestario y financiero, firma, etc. También participará en los ajustes de los procedimientos y procesos institucionales para la administración del Préstamo y del presente Manual Operativo.

4.5.4. Dirección Nacional de Asesoría LegalSe requerirá su participación para la suscripción de contratos, aclaración de criterios y demás documentos que requieran la firma del Despacho Superior.

4.5.5. Dirección Nacional de AdministraciónAsegurará la adecuada ejecución de los servicios administrativos, materiales, equipos, útiles, transporte, seguridad, y otros, a fin de lograr el oportuno y eficiente cumplimiento de las acciones programadas.

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Apoyará con servicios de correspondencia, almacenaje de bienes y materiales adquiridos, taller mecánico, seguridad, telefonía, limpieza y servicios generales. Además, garantizará el cumplimiento de los procesos vinculados con los bienes patrimoniales.

4.5.6. Dirección Nacional de Recursos HumanosProvee del personal necesario para la ejecución del Proyecto y orienta y asegura el cumplimiento de las acciones de personal y de las políticas apropiadas y normas aplicables.

4.5.7. Dirección Nacional de InformáticaColabora en la aplicación de la tecnología y los parámetros para la adquisición de bienes de su competencia.

4.5.8. Contraloría General de la RepúblicaOrganismo estatal independiente, de carácter técnico, cuya misión es fiscalizar, regular y controlar los movimientos de los fondos y bienes públicos, y examinar, intervenir, fenecer y juzgar las cuentas relativas a los mismos. La Contraloría llevará, además, la contabilidad pública nacional; prescribirá los métodos y sistemas de contabilidad de las dependencias públicas; dirigirá y formará la estadística nacional.

La acción de la Contraloría General se ejerce sobre todas las personas y organismos que tengan a su cargo la custodia o el manejo de fondos o bienes del Estado, de los Municipios, Juntas Comunales, Empresas Estatales, Entidades Autónomas y Semi-Autónomas, en el país o en el extranjero. También se ejerce esta acción sobre las personas u organismos en los que tenga participación económica el Estado o las entidades públicas y sobre las personas que reciban subsidio o ayuda económica de dichas entidades y sobre aquellas que realicen colectas públicas, para fines públicos, pero tal será proporcional al grado de participación de dichos entes públicos.

En el caso específico del Proyecto PN-L1072, que fue aprobado por el Banco el 6 de junio 2012, y con base en la Resolución Núm. 21-DFG Panamá, 17 de enero de 2012, por la cual se exceptúa del Control Previo los actos de manejo de fondos, recursos y bienes del Ministerio de Educación, a partir del 1 de abril del 2010 hasta el 13 de marzo del 2013, durante el periodo de vigencia de la Resolución no se requerirá que los contratos, órdenes de compra, cheques y solicitudes de transferencia sean aprobados o suscritos por la CGR, mas en caso de que luego del 13 de marzo del 2013 sea restituido el control previo, una vez los contratos y órdenes de compra sean aprobados por el Ministro de Educación deberán ser refrendados por la Contraloría; así como los cheques o solicitudes de transferencia tendrán que, luego de la suscripción por la autoridad competente, pasar a la oficina de la Contraloría General de la República para su suscripción.La Contraloría General de la República podrá ejercer el Control Posterior, las veces que lo estime pertinente, sobre los actos de manejo de fondos, recursos y bienes públicos del Ministerio de Educación. De igual forma, de darse alguna situación que en efecto lo amerite, podrá restablecer el Control Previo antes de que concluya el período de excepción.

5. ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANOEl recurso humano de la DNP debe estar enfocado en los objetivos, ser proactivo, con capacidad para organizar y practicar el trabajo en equipo. Para constituir el equipo de trabajo se utilizarán dos alternativas:

1. Cuando se trate de las Coordinaciones, y de personal que para su vinculación requiera la no objeción del BID, se realizará conforme a lo indicado anteriormente.

2. Cuando se trate de personal de apoyo y/o personal a ser pagado con fondos de aporte local, se procurará vincular al personal del Ministerio de Educación que cumpla con el perfil o términos de referencia del puesto y se solicitará al Ministro su asignación a la DNP.

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La selección de personal se hará teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. No se requiere publicación9 y los consultores no necesitan presentar propuestas.

Se pueden seleccionar de la comparación de las calificaciones de por lo menos tres (3) candidatos que hayan expresado interés en el trabajo, o que hayan sido contactados directamente por el Prestatario. Las personas consideradas deben cumplir con las calificaciones mínimas y los que se seleccionen para ser contratados deben ser los mejor calificados y plenamente capaces de realizar el trabajo.

La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organización del gobierno.

Existe la posibilidad de que para asegurar la institucionalización de las iniciativas desarrolladas en el marco del Proyecto, el personal del que trata este punto, sea contratado por el MEDUCA dentro de su planilla, lo cual no constituirá ninguna incompatibilidad con los procedimientos establecidos anteriormente. Sólo cambiaría el Contrato a firmar, y que en lugar de remitir a la DNAL para su gestión a partir de una propuesta de contrato, se tendrá que remitir al Ministro de Educación para su aprobación, para luego ser gestionado por la Dirección Nacional de Recursos Humanos del MEDUCA, de conformidad con los procedimientos institucionales y nacionales vigentes.

5.1. Selección de PersonalLa selección y contratación de personal de la DNP se realizará de conformidad con las disposiciones establecidas en el Documento GN-2350-9 “Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo”, de julio de 2006, el Contrato de Préstamo y con las Políticas Básicas y Procedimientos de Adquisiciones del BID.

El procedimiento para selección de personal de la DNP es responsabilidad del Ministro de Educación y de la DNP que solicitará al BID su no objeción para la contratación del personal seleccionado. El BID entrevistará al candidato si lo considera pertinente.

5.2. Mecanismo de ContrataciónLa contratación del personal de la DNP se realizará una vez se remita el contrato de servicios profesionales, mediante una solicitud de contrato firmada por el Ministro de Educación o por quien delegue.

Los contratos serán por un periodo máximo de un (1) año renovable anualmente durante el periodo de ejecución del Proyecto. La renovación de los contratos estará sujeta a la evaluación del personal.

Los pagos por servicios profesionales al personal de la DNP se efectuarán de forma mensual, previa autorización del informe mensual por parte del Director de la DNP. El personal de la DNP deberá presentar informes mensuales de las asignaciones efectuadas. El atraso en la presentación de los informes ocasionará la suspensión de los pagos.

5.3. Evaluación de PersonalSe realizará anualmente la evaluación de todo el personalde la DNP, la cual no reemplaza las evaluaciones que sean realizadas por el MEDUCA. El resultado de la evaluación del desempeño debe adjuntarse para la renovación de los contratos del personal, para asegurar los mejores recursos dentro de la DNP.

El procedimiento será el siguiente:

9 En algunos casos los Prestatarios podrán considerar, a su propio criterio, las ventajas de efectuar una invitación pública a participar.

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5.3.1. Evaluación del Director NacionalEl Ministro de Educación evaluará al Director Nacional del Proyecto de acuerdo con lo establecido en la Evaluación del Desempeño (Anexo 1). El Ministro de Educación enviará al BID la evaluación y las recomendaciones para su consideración.

5.3.2. Coordinadores y Personal de Apoyo de la DNPEl Director de la DNP los evalúa de acuerdo con lo establecido en la Evaluación del Desempeño (Anexo 1).

5.3.3. Evaluación del Personal Técnico y AdministrativoEl Director y los Coordinadores evaluarán al personal técnico y administrativo de sus áreas, de acuerdo con lo establecido en la Evaluación del Desempeño (Anexo 1).

5.4. Prácticas CorruptivasEl BID exige a todos los prestatarios, al igual que a todas las firmas, entidades o personas oferentes que participen en Proyectos financiados por el Banco, incluyendo solicitantes, oferentes, contratistas, consultores (con sus respectivos funcionarios, empleados y representantes), observar los más altos niveles éticos y denunciar al BID10 todo acto sospechoso de fraude o corrupción del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección y las negociaciones o la ejecución de un contrato.

Observar lo dispuesto en numeral 1.21 del Documento GN-2350-9.

6. CONDICIONES OPERATIVAS

EspecialesLas condiciones especiales previas al primer desembolso son los siguientes: (i) que se haya dotado a la Dirección Nacional de Proyectos del personal necesario y de las capacidades apropiadas para la ejecución del proyecto11; y (ii) que haya entrado en vigencia el MO del Proyecto.

GeneralesPara la ejecución del Proyecto, se establecen los siguientes criterios generales:

Se deben cumplir las cláusulas contractuales del Contrato de Préstamo No. 2734 OC/PN celebrado entre el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y la República de Panamá.

Se deben cumplir las estipulaciones del presente Manual Operativo. Se deben cumplir las leyes y disposiciones de la República de Panamá.

En caso de discrepancias entre los documentos y reglamentaciones señaladas anteriormente, prevalece lo establecido en el contrato de préstamo, MO y las leyes y disposiciones de la República de Panamá, en ese orden de prelación.

6.1. AdquisicionesLa adquisición de bienes/servicios, la contratación de obras, y la selección/contratación de servicios de consultoría, se realizarán de conformidad con las Políticas del Banco (GN-2349-9 para licitaciones y GN-

10 Denuncias de Fraude y Corrupción. El Banco ha establecido un procedimiento administrativo para los casos de denuncias de fraude y corrupción dentro del proceso de selección y contratación o la ejecución de un contrato financiado por el Banco, el cual está disponible en el sitio de Internet del Banco (www.iadb.org), que se actualiza periódicamente. Para tales propósitos cualquier denuncia deberá ser presentada al Banco para la realización de la correspondiente investigación. Las denuncias deberán ser presentadas ante la Oficina de Integridad Institucional (OII) confidencial o anónimamente.

11 Capacidades apropiadas se refieren a una unidad de ejecución que tiene como mínimo las cinco posiciones del MO en función: director; especialista en adquisiciones, especialista en pedagogía, especialista en finanzas, y especialista en seguimiento y evaluación.

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2350-9 para firmas consultoras, ambas de abril 2011). Las adquisiciones de bienes y obras objeto de revisión ex post serán aquellas para las que se utilicen los métodos de comparación de precios. La selección y contratación de consultores serán objeto de revisión ex post cuando la contratación de firmas de consultores sea inferior a US$50.000 y la contratación de consultores individuales sea inferior a US$20.000.

6.2. Finanzas y presupuestoLos procedimientos financieros y contables se realizarán de conformidad con las Normas Generales del Contrato de Préstamo y con las Normas de Contabilidad Gubernamental de la República de Panamá.

En caso de discrepancias entre los documentos y reglamentaciones señaladas anteriormente prevalece lo establecido en el Contrato de Préstamo, el MO, y las leyes y disposiciones de la República de Panamá, en ese orden de prelación.

6.3. Aspectos a ser considerados en las estipulaciones especiales de los contratosA fin de agilizar la negociación del contrato por parte del equipo de proyecto y principalmente del Departamento Legal, se incluyen a continuación aquellos acuerdos y requisitos que deberán ser considerados en las estipulaciones especiales:

1. Se aplicarán las Políticas para la Adquisición de Obras y Bienes Financiados por el BID (GN-2349-9) y las Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID (GN-2350-9).

2. No se prevé excepciones al uso de las políticas del Banco.

3. Límites para publicidad internacional en obras, bienes, servicios diferentes de consultoría y servicios de consultoría congruentes con los límites país establecidos por FMP (Unidad de Finanzas y Adquisiciones del BID).

4. Supervisión de adquisiciones en un esquema mixto ex ante y ex post definido de acuerdo a una evaluación de capacidad institucional en materia de adquisiciones realizada al ejecutor y ajustable a criterio del Banco con base a resultados observados.

5. Plan de Adquisiciones inicial elaborado en forma conjunta con el Banco y una vez aprobada la operación, el primer Plan de Adquisiciones será elaborado utilizando el Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (SEPA).

6. Se solicitarán estados financieros auditados del proyecto en forma anual y por una firma auditora independiente. Adicionalmente se solicitará como servicios de aseguramiento, una opinión de los auditores sobre la efectividad de los controles internos aplicados en la ejecución del proyecto, con corte a junio 30 de cada año y durante el período de desembolsos.

7. Existe paridad cambiaria en Panamá entre el dólar de los Estados Unidos y el Balboa, por lo cual el tipo de cambio es irrelevante.

6.4. Cumplimiento de cláusulas contractualesLa DNP es responsable del cumplimiento de las Cláusulas Contractuales establecidas en el Contrato de Préstamo con el BID, de conformidad con la programación establecida del Proyecto.

6.5. Firmas autorizadasLa DNP deberá registrar las firmas autorizadas ante las distintas instancias relacionadas con la ejecución del Proyecto.

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6.5.1. Ante el BIDLa firma autorizada para solicitar no objeciones, desembolsos y otras acciones para asegurar el cumplimiento del Proyecto, es la del MEDUCA quien delegará esta función en el Director de la DNP y/o los Viceministros. Para la autorización de las firmas, el MEDUCA deberá enviar una nota oficial al BID con los nombres y firmas, las cuales deben ser autenticadas por la Secretaría General del MEDUCA una sola vez o si cambian los dignatarios.

6.5.2. Ante el Banco Nacional de PanamáLa firma autorizada para cheques y transferencias para pagos de la DNP es la del MEDUCA, quien delegará esta función de acuerdo a sus procedimientos. Para la autorización de las firmas, el MEDUCA, a través de la DNFDI hará el trámite ante las instancias correspondientes.

7. PLAN OPERATIVO ANUAL Y ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

La gestión administrativa del Proyecto se realizará coordinadamente entre la DNP y sus diferentes áreas. La planificación de la ejecución del Proyecto se realizará teniendo como base el Contrato de Préstamo y sus documentos, y siguiendo los lineamientos del CDE.

La planificación anual se reflejará en el POA, el PAq, el Plan de Desembolsos y/o Plan de Financiamiento y en el anteproyecto de presupuesto anual. El PAq debe tener una vigencia de 18 meses y actualizarse por lo menos una vez al año. La gestión de adquisiciones, financiera y contable estará ligada a políticas y procedimientos que se describen en los siguientes puntos.

7.1. FormulaciónLas Direcciones Ejecutoras de los dos Componentes son responsables de elaborar una Propuesta del POA y de Presupuesto de acuerdo con el PEP.

La DNP suministrará la información financiera y presupuestaria necesaria para su elaboración. Para cada Componente, los POA deben ser presentados de acuerdo a lo establecido en la legislación presupuestaria vigente. La DNP será responsable de su revisión.

Con base en la información preparada por las Direcciones Ejecutoras, la DNP preparará el POA y el Anteproyecto de Presupuesto Anual Consolidado del año subsiguiente, tomando como base el POA del Proyecto, el Plan Financiero y los avances realizados a la fecha. Los documentos serán presentados al CDE en su primera reunión anual en el primer trimestre. Luego de su aprobación, serán remitidos a las instancias correspondientes para que sean incluidos en el Anteproyecto de Presupuesto del MEDUCA que a su vez lo presenta para aprobación al MEF.

7.2. AprobaciónEl Anteproyecto de Presupuesto se somete a la consideración del MEF a través del MEDUCA. El MEF podrá realizar las modificaciones que estime convenientes. El presupuesto final es aprobado mediante la Ley de Presupuesto de la Nación. Una vez publicado el presupuesto en la Gaceta Oficial deberá comunicarse al BID.

Luego de la aprobación por parte de la Asamblea Legislativa del presupuesto nacional, la DNP tendrá la responsabilidad de aplicar los ajustes para adecuarlos al presupuesto aprobado.

Es responsabilidad de la DNP enviar al BID, para su aprobación, el POA con base en el presupuesto actualizado.

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7.3. Ejecución de actividadesUna vez que el presupuesto de la Nación esté en línea en el SIAFPA (Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá), se procede a pre-comprometer los Contratos y Órdenes de Compra del aporte BID correspondientes al periodo fiscal y a las reservas aprobadas de periodos anteriores, con el objetivo de evidenciar las reservas en el presupuesto de la Nación.

Se registra la ejecución en el SIAFPA a partir de los cheques emitidos ya sea por pagos directos o de contratos y órdenes de compra previamente comprometidos.

En la DNP se emitirán los cheques para el pago de los contratos, órdenes de compra y otros servicios, los cuales serán remitidos al MEDUCA para su registro en el SIAFPA y revisión en la Dirección de Cumplimiento de Trámites Administrativos y Financieros, finalmente deberán pasar para firma a la DNFDI (menos de US$50,000) y/o al Despacho Superior (más de US $50,000).

La Programación de la Ejecución Presupuestaria del aporte local se hace mensualmente para cada rubro de gasto, y se ejecuta a partir de las gestiones de cobro.

7.4. Informes de ejecución y seguimiento presupuestario y de actividades

La responsabilidad de los informes de ejecución y seguimiento del presupuesto del aporte BID y de la contrapartida local es de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP. Este informe será elaborado mensualmente con base en los pagos y desembolsos realizados durante el periodo.

El seguimiento del POA se hará a través de las Coordinaciones Técnico – Pedagógica y la de Programación y Seguimiento, ésta última tendrá la responsabilidad de elaborar el Informe Mensual de Ejecución y Seguimiento Consolidado.

Este informe mensual contemplará la materia presupuestaria y financiera y el avance del POA, e incluirá un análisis comparativo entre los avances y los documentos del Contrato de Préstamo, para establecer el avance real del Proyecto.

Las Direcciones Ejecutoras de los Componentes, tendrán que revisar la ejecución del POA e incluirá un análisis comparativo entre los avances y los documentos del Contrato de Préstamo, para establecer el avance real del Proyecto.

Las Direcciones Ejecutoras de los Componentes tendrán que revisar la ejecución del POA al menos bimestralmente. De acuerdo con los resultados de las revisiones, las direcciones ejecutoras y/o la DNP podrán proponer cambios a los POAs y al presupuesto, los cuales deberán ser presentados al CDE para su aprobación. Una vez aprobados los cambios, la DNP es responsable de enviarlos al BID para la no objeción.

La DNP entregará cada dos meses, a la Coordinación Técnico - Pedagógica y a las Direcciones Ejecutoras de los Componentes, copia de los Informes de Ejecución Financiera para el seguimiento de la ejecución del Proyecto.

En las reuniones del CDE, se realizará una revisión técnica, financiera y presupuestaria del Proyecto, con el fin de analizar el estado de avance de éste y lograr acuerdos sobre los ajustes que sean necesarios.

7.5. Traslados de partidas presupuestariasLa responsabilidad de los traslados de partidas presupuestarias es de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP.

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Si se determina que se requiere una mayor asignación en una partida presupuestaria, y se cuenta con saldo excedente en otra u otras, se procede a completar una solicitud de traslado de partida presupuestaria. Esta solicitud debe ser debidamente justificada y autorizada por el Director de la DNP y entregada a la Dirección de Finanzas y Desarrollo Institucional del MEDUCA para el trámite correspondiente ante el MEF.

En coordinación con el Departamento de Presupuesto del MEDUCA, el Coordinador de Finanzas y Presupuesto de la DNP dará el seguimiento necesario a la solicitud de traslado de partidas ante el Ministerio de Economía y Finanzas y las instancias gubernamentales que intervengan, según los procedimientos presupuestarios vigentes.

En caso de que por el monto se requiera de la aprobación por parte de la Asamblea Nacional, corresponderá a la DNFDI y a la DNP acompañar al Despacho Superior para sustentar el traslado de partidas.

7.6. Solicitud de crédito extraordinarioSi se determina que se requiere una mayor asignación en una partida presupuestaria, y no se cuenta con saldo excedente en otra u otras partidas, se procede a completar una solicitud de crédito extraordinario. Esta solicitud debe ser debidamente justificada.

Las Direcciones encargadas de los Componentes son responsables de elaborar la justificación para la Solicitud de Crédito Extraordinario, la cual debe contener como mínimo lo siguiente:

Descripción del Componente Justificación (motivos por los cuales se requiere el crédito extraordinario) Beneficiarios Programación de la actividad y avances alcanzados Monto solicitado Fuente de financiamiento.

Esta solicitud debe ser remitida por la DNP para la autorización y firma del Ministro de Educación. La solicitud se entrega a la DNFDI del MEDUCA para el trámite correspondiente ante el MEF.

En coordinación con el Departamento de Presupuesto del MEDUCA, el Coordinador de Finanzas y Presupuesto de la DNP dará el seguimiento necesario a la solicitud de crédito extraordinario ante el MEF y las instancias gubernamentales que intervengan, según los procedimientos presupuestarios vigentes.

Corresponderá a la DNFDI y a la DNP, acompañar al Despacho Superior para sustentar el crédito extraordinario ante la Comisión de Presupuesto de la Asamblea Nacional.

La aprobación del Crédito Extraordinario se formalizará mediante Resolución de la Asamblea Nacional y será publicado en la Gaceta Oficial.

8. GESTIÓN FINANCIERA Y DE CONTABILIDADLa gestión financiera del Proyecto se realizará mediante la participación de dos instancias:

1. La DNP como: (i) emisora de pagos, preparación de contratos para la contratación de obras, la adquisición de bienes y servicios conexos y la contratación de consultorías financiados con fondos del Proyecto; (ii) tramitación y pago de contratos para obras, bienes y servicios conexos y consultorías; (iii) registro contable de las operaciones del Proyecto; (iv) elaboración de estados financieros, informes financieros e informes sobre el avance de los anticipos de fondos; (v) preparación de anticipo de desembolsos, justificaciones y/o pagos directos; y (vi) organización y mantenimiento de toda la documentación de soporte de las contrataciones y pagos realizados con recursos del Proyecto.

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2. El Ministerio de Educación, según escala de autorizaciones vigente, suscribirá los cheques, transferencias y contratos emitidos en el marco del Proyecto.

En este contexto, le corresponde a la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP:

Administrar la ejecución financiera y presupuestaria del Proyecto Llevar el registro de las operaciones del Proyecto Establecer y operar un sistema contable estándar implantado en la DNP.

La gestión financiera y de contabilidad deberá cumplir con lo establecido en el Contrato de Préstamo con el BID y en sus Anexos, el Manual General de Contabilidad Gubernamental, las Normas de Contabilidad de la CGR de Panamá, la Ley General de Presupuesto, así como en las leyes y regulaciones aplicables a la ejecución de recursos públicos de la República de Panamá.

8.1. Fuentes recursos financieros y su manejoLos recursos financieros del Proyecto proceden de dos fuentes de financiamiento: del Contrato de Préstamo 2734 OC/PN con el BID por un monto de USD 70,000,000.00 y aportes de contrapartida local por un monto de USD 10,000,000.00

La DNP tendrá cuentas corrientes separadas en el Banco Nacional de Panamá para las dos (2) fuentes de financiamiento. Las transferencias de fondos correspondientes al aporte local efectuadas por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) serán depositadas en la cuenta corriente respectiva del Banco Nacional. Igualmente las transferencias de fuentes BID serán depositadas en la cuenta corriente correspondiente en el BNP.

8.1.1. Aporte externo o del BIDLos aportes del BID serán depositados en la cuenta del Banco Nacional de Panamá. El BID podrá realizar pagos directos a proveedores a solicitud de la DNP.

8.1.1.1. Anticipo de fondosEl Proyecto preparará semestralmente una solicitud de anticipo de fondos, en base a las necesidades reales de las actividades consignadas en las Categorías de Inversión del Préstamo, los POA´s, Plan Financiero de Desembolsos y PAq, para los siguientes seis meses. Esta solicitud debe estar sustentada, preferiblemente, en los contratos refrendados y/o gastos con un alto grado de certeza de que se ejecutarán en los plazos establecidos en la solicitud de anticipo, con el fin de contar con el efectivo requerido para hacerle frente a los compromisos pactados. La primera solicitud de anticipo debe prepararse al entrar en vigencia el préstamo.

A las solicitudes de anticipo no será necesario incluirles documentos sustentadores de los gastos efectuados. Es responsabilidad de la DNP llevar los registros contables adecuados para identificar claramente los gastos solicitados en las rendiciones de cuenta y mantener el archivo de los documentos originales disponibles para las auditorías y revisiones posteriores del BID.

Los montos de las solicitudes de anticipo, deben igualmente, estar consignados en el Presupuesto General del Estado para la vigencia correspondiente, aprobado al Proyecto y/o solicitados para la siguiente vigencia presupuestaria, y se debe brindar información relacionada con los aportes de la contrapartida local para estas mismas actividades.

Este método, además de contribuir a una adecuada administración y control con respecto al uso de los fondos del proyecto, facilita la rendición de cuentas y el seguimiento del avance físico-financiero relacionado con las metas establecidas en los POA´s.

En la solicitud de anticipo se debe indicar claramente el periodo (los meses específicos) que cubre la solicitud del anticipo, lo cual no necesariamente coincide con los meses de un mismo año calendario, listar

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las actividades que requerirán desembolso de efectivo y el mes donde se necesitarán. (Anexos desde el 11 al 18).

La siguiente solicitud de anticipo debe prepararse al sexto mes o al agotar el 80% del anticipo recibido y se debe hacer una conciliación del Fondo y anotar el saldo disponible del anticipo anterior:

Total de Recursos Requeridos $

Menos: Desembolsos por Pagos Directos $

Menos: Reembolsos al Proyecto $

Menos: Otro tipo de desembolsos $

Menos: Saldo disponible del anticipo anterior $

Total de Anticipo de Fondos Requerido $

El Proyecto deberá presentar la última solicitud de anticipo a más tardar treinta (30) días antes de la fecha del último desembolso, en el entendimiento de que las justificaciones correspondientes a ese anticipo serán presentadas al Banco durante el período de cierre. El BID no desembolsará recursos con posterioridad a la fecha del último desembolso.

El Proyecto dispondrá de un plazo de no más de noventa (90) días, contados desde la fecha del último desembolso (original o prorrogada), para presentar la rendición de cuentas final del anticipo, devolver fondos no justificados y llevar a cabo cualquier otra actividad necesaria para completar la adecuada y oportuna rendición de cuentas de la operación.

8.1.1.2. Transferencias entre sub-categorías de inversiónEl monto de cada categoría de inversión de aporte BID está establecido en el Contrato de Préstamo. Durante la ejecución del Proyecto, el Coordinador de Finanzas y Presupuesto deberá verificar periódicamente el saldo disponible en cada categoría y subcategoría de inversión del aporte BID, para determinar si las mismas son suficientes para cubrir el costo de las actividades en ejecución, más las programadas.

Si el saldo de alguna sub-categoría de aporte BID no es suficiente para cubrir el costo de las actividades en ejecución, más las programadas, se permite realizar transferencias entre subcategorías a fin de incrementar el monto de la sub-categoría afectada, siempre y cuando las mismas no afecten los objetivos del Proyecto.

La DNP enviará al BID la solicitud de transferencia entre subcategorías de aporte BID para su aprobación.

8.1.2. Aporte localEl aporte local del Préstamo será depositado en una cuenta a nombre del Proyecto “Innovación en la Infraestructura Escolar PNL-1072”, administrada por la DNP Mediante cheque o depósito bancario a la

cuenta del BNP. El procedimiento para solicitar los Fondos de aporte local es responsabilidad de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP.

Los pasos a seguir son:

1) Verificar la asignación mensual del presupuesto de inversiones del MEDUCA, asignado al Proyecto.

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2) Preparar la Gestión de Cobro al Tesoro Nacional (publicada en www.mef.gob.pa), de acuerdo con la asignación mensual previamente verificada, indicando que el desembolso debe realizarse a nombre del proyecto PN-L1072.

3) Enviar nota junto con los documentos de la gestión de cobros a la DNFDI del MEDUCA para que realice los trámites necesarios. Es responsabilidad de la DNP darle el debido seguimiento a la gestión de cobro que efectúa la DNFDI del MEDUCA, el MEF hará el desembolso a la cuenta de aporte local del proyecto, acordada para tal efecto.

4) Conciliar mensualmente los saldos del aporte local depositados en la cuenta corriente, según los registros de la DNP.

8.1.2.1. Caja menudaSe constituirá un fondo de caja menuda para la DNP, con fondos del aporte local del Préstamo, para cubrir gastos imprevistos de funcionamiento de menor cuantía. Los procedimientos de desembolso, control interno y cierre, se realizarán de conformidad con el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas de la Contraloría General de la República de Panamá.

El Fondo de caja menuda será de US$2,000.00. La DNP podrá solicitar al Ministro de Educación el incremento o disminución de este fondo, con la debida justificación.

Para la apertura del fondo de caja menuda de la DNP, se emitirá un cheque de la cuenta corriente de aporte local del BNP, a nombre del funcionario responsable.

El procedimiento para la reposición del fondo de caja menuda de la DNP es responsabilidad del Contador.


1. El Responsable de caja menuda prepara el formulario de solicitud de reembolso del fondo de caja menuda, y lo remite al Contador.

2. El Contador verifica que cada uno de los pagos presentados para el reembolso cumple con los procedimientos establecidos, también verifica que el formulario comprobante de caja menuda esté debidamente autorizado y firmado por el solicitante y por el responsable del monto recibido. Será responsabilidad del Contador verificar la documentación sustentatoria (original de: factura, recibo, formulario de solicitud y rendimiento de viáticos por misión oficial) de cada uno de los pagos y envía al Coordinador de Finanzas y Presupuesto.

3. El Coordinador de Finanzas y Presupuesto, revisa y aprueba el formulario de reembolso del fondo de caja menuda y remite a tesorería. Los funcionarios autorizados, cuyas firmas estén previamente registradas, suscriben la solicitud de reembolso del fondo de caja menuda.

4. El Tesorero elabora el cheque para el reembolso de caja menuda el cual debe remitirse a la Dirección Nacional de Cumplimiento de Trámites Administrativos y Financieros (DNCTAF), previa autorización del Director de la DNP.

5. El Fiscalizador de la DNCTAF revisa y coloca sello de verificado (en el cheque y a la documentación sustentatoria), si está bien lo pasa al Director para su firma, y se envía a la DNFDI para su suscripción. En caso de encontrar alguna inconsistencia se llena el formulario de corrección para la firma del Director y devuelve a la Unidad solicitante.

6. La DNFDI lo revisa, firma y envía a la DNP.

8.2. Pagos de obras, bienes y servicios conexosLos procedimientos de adquisición de obras, bienes y servicios conexos se realizarán de conformidad con el

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Contrato de Préstamo y con los Documentos GN 2349-9 “Políticas para las Adquisiciones de Obras y Bienes Financiados por el BID y GN 2350-9 “Políticas para Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID”. Una vez perfeccionados los contratos, órdenes de compras y demás, se podrá proceder con los pagos pactados.Los pagos de obras, bienes y servicios conexos se harán efectivos cuando el contratista o proveedor hayan cumplido a satisfacción con las cláusulas contractuales indicadas en el documento de contrato u orden de compra.

El procedimiento para el pago de obras, bienes y servicios es responsabilidad de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP.


1) El Contratista presenta a la DNP la siguiente documentación sustentatoria:

a) Gestión de cobro, debidamente completada con la información solicitada.

b) Factura fiscal en donde se detallan las obras, bienes o servicios.

c) Copia de la Orden de Compra o Contrato.

d) Acta de Entrega de Bienes, Obras y/o Servicios debidamente suscrita por el Contratista y la Dirección ejecutora y/o DNP (Anexo 2). En el caso de pagos parciales, se presentará una nota de aceptación conforme del bien o servicio por parte de Unidad que recibe con el sello de goma. El detalle de los documentos requeridos en Anexo 4.

e) Acta de Inspección Final de Obras, debidamente suscrita por el Contratista, el Coordinador de Infraestructura, los dos inspectores (residente y de la supervisión externa, si aplica) y el Director del Centro Educativo (Anexo 3). Los documentos requeridos para el pago de la cuenta se detallan en el Anexo 4.

f) Copia de la Fianza de Cumplimiento de Contrato, si aplica.

g) Cuadro de avance de obra para presentación de cuentas, firmada por el Contratista, el Inspector de DNP, el Director de la DNP y el Inspector externo si aplica.

2) El Coordinador de Infraestructura, en caso de obras civiles, verificará la documentación sustentatoria presentada por el Contratista, verificará también que se hayan cumplido con todos los procedimientos establecidos, legales, técnicos y contractuales y lo remite al Director de la DNP.

3) El Director de la DNP revisa la documentación y si no hay ningún inconveniente lo remite al encargado de Presupuesto.

4) El encargado de Presupuesto de la DNP revisa la documentación de manera que se garantice que las partidas tengan la disponibilidad presupuestaria requerida y que el cheque o transferencia que emita la DNP tenga los fondos reservados, esto es aplicable cuando se trate de aporte externo. Paralelamente, registra el compromiso y envía los documentos al Contador.

5) El Contador revisa, valida y asigna la cuenta contable del monto reservado en el sistema contable de la DNP. Para ambos casos (aporte local y externo) el contador verificará la existencia de los recursos y remite al Tesorero.

6) El Tesorero elabora el cheque o solicitud de transferencia, de acuerdo con los montos establecidos en el contrato, orden de compra o factura y lo envía al Coordinador de Finanzas y Presupuesto.

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7) El Coordinador de Finanzas y Presupuesto remite el cheque o solicitud de transferencia y la documentación sustentatoria para la firma del Director de la DNP. La Coordinación de Finanzas y Presupuesto mantendrá un registro de los consecutivos de cheque o solicitud de transferencia por orden de fecha y numerando en forma secuencial los pagos correspondientes a cada Contrato.

8) El Director de la DNP revisa, firma y envía a la DNFDI el cheque o solicitud de transferencia y la documentación sustentatoria.

9) El Departamento de Presupuesto - DNFDI recibe el cheque, si es fondo externo, la registra en SIAFPA y lo remite a la DNCTAF.

10) El Fiscalizador de la DNCTAF revisa y coloca el sello de verificado, si está bien lo pasa al Director para su firma y se envía a la DNFDI para su suscripción. En caso de encontrar alguna inconsistencia, se llena el formulario de corrección para la firma del Director y lo devuelve a la DNP.

11) La DNFDI suscribe el cheque, o transferencia bancaria a nombre del contratista y/o proveedor y lo remite al Coordinador de Finanzas y Presupuesto de la DNP.

12) El Coordinador de Finanzas y Presupuesto de la DNP recibe el cheque o transferencia e informa al proveedor y/o contratista para que retire el cheque en las oficinas de la DNP. Para esta entrega, el proveedor/contratista debe presentar la siguiente documentación:

a) Paz y salvo del MEF y de la Caja del Seguro Socialb) Recibo de pagoc) Registrar el nombre, firma y número de cédula de identidad personal de quien retira el cheque yd) Presentar autorización por escrito para retirar el cheque en caso de que no sea el representante legal de la empresa.

8.3. Pagos de consultoríasLos pagos elegibles con el aporte del BID por servicios de consultoría, son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales, de conformidad con el Contrato de Préstamo y con los Documentos GN 2349-9 “Políticas para las adquisiciones adquisiciones de Obras y Bienes financiados por el BID y GN 2350-9 “Políticas para Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID”.

Los pagos elegibles con el aporte local por servicios de consultoría, son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de selección y contratación de firmas consultoras o expertos individuales de conformidad con el presente MO.

En ambos casos, los pagos por consultoría se harán efectivos cuando el consultor haya cumplido a satisfacción con las cláusulas contractuales indicadas en el documento de contrato.

El procedimiento para el pago de servicios de consultoría es responsabilidad de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto.

Los pasos a seguir son:1) La firma consultora o experto individual presenta en la DNP la siguiente documentación

sustentatoria:

a) Copia del Contrato.

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b) Informe o producto objeto de la cuenta, de acuerdo con lo estipulado en los Términos de Referencia (original impreso y dos copias y una copia en medio magnético) con Visto Bueno de la Unidad Ejecutora correspondiente.

2) El Director de la DNP verifica la documentación sustentatoria presentada por la firma consultora o experto individual, en conjunto con el Coordinador Técnico, y la remite a la Coordinación de Finanzas y Presupuesto.

3) La Coordinación de Finanzas y Presupuesto verifica que se hayan cumplido con todos los procedimientos establecidos legales, técnicos y contractuales y lo remite al encargado de Presupuesto.

Para los casos de contratos con aporte BID se debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) El informe de consultoría presentado se envía al BID para su no objeción.

b) En caso de que la presentación se refiera al informe final de consultoría, es necesario enviar al BID el formulario de evaluación de firmas consultoras o expertos individuales. Este formulario debe ser preparado y firmado por el funcionario encargado de la supervisión de dicha contratación, tal como se establece en el Contrato.

4) El Encargado de Presupuesto recibe la documentación sustentatoria, verifica la existencia de la partida presupuestaria, así como la disponibilidad requerida para emitir el cheque o transferencia y remite al Contador.

5) El Contador revisa, valida y asigna la partida contable del monto reservado en el sistema contable de la DNP y remite al Tesorero.

6) El Tesorero elabora el cheque o solicitud de transferencia de acuerdo con los montos establecidos en la documentación presentada y remite al Coordinador de Finanzas y Presupuesto.

7) El Coordinador de Finanzas y Presupuesto revisa y envía el cheque o solicitud de transferencia, junto con la documentación sustentatoria para la firma del Director de la DNP.

8) El Director de la DNP revisa, firma y envía a la DNFDI el cheque o solicitud de transferencia y la documentación sustentatoria necesaria.

9) El Departamento de Presupuesto de la DNFDI recibe el cheque o solicitud de transferencia, si son fondos externos, lo registra en SIAFPA y lo remite a la DNCTAF.

10) El Fiscalizador de la DNCTAF revisa y coloca el sello de verificado, si está bien, lo pasa al Director para su firma y se envía a la DNFDI para su suscripción. En caso de encontrar alguna inconsistencia, se llena el formulario de corrección para la firma del Director y se devuelve a la Unidad solicitante.

11) La DNFDI suscribe el cheque, o transferencia bancaria a nombre del consultor12 y lo envía a la DNP.

12 Aplica en caso de estar vigente la Resolución Núm. 225 DFG del 16 de marzo de 2010 (G.O. 26,497) y sus‐modificaciones. En caso contrario, una vez suscrito el cheque o solicitud de transferencia por parte del Ministro deEducación o autoridad competente, la DNFDI remitirá a la oficina de la CGR los mismos para su suscripción. Si la CGRencontrase alguna inconsistencia o documentos a subsanar, esto tendrá que ser corregido a la brevedad posible por laDNP.

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12) El Director de la DNP recibe el cheque o transferencia bancaria lo entrega al Coordinador de Finanzas y Presupuesto, quien informa al Consultor para que retire el cheque. Para la entrega de cheques, el consultor debe presentar la siguiente documentación:

a) Paz y salvo de la MEF y de la Caja del Seguro Social

b) Recibo de pago

c) Registrar el nombre, firma y número de cédula de identidad personal de quien retira el cheque; y

d) Presentar autorización por escrito para retirar el cheque, en caso de que no sea el representante legal de la empresa consultora o el consultor.

8.4. Anticipo de fondos para capacitaciones y giras técnicasLos pagos elegibles con el aporte BID para capacitaciones y giras técnicas, son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de adquisición de bienes y servicios de conformidad con el Contrato de Préstamo y con los Documentos GN 2349-9 “Políticas para Adquisiciones de Obras y Bienes Financiados por el BID y GN 2350-9 “Políticas para Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID” y con lo establecido en el presente Manual y con la Ley de Presupuesto de la Nación.

Los pagos elegibles con el aporte local para capacitaciones y giras técnicas son aquellos que hayan cumplido con los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, de conformidad con el presente Manual Operativo.

Los recursos financieros de las movilizaciones y viáticos para las capacitaciones, se remitirán a la DNFDI para la entrega al funcionario (os). Los viáticos para las giras técnicas se tramitarán en la DNP y se entregarán a cada uno de los responsables.

Concluidas las actividades de capacitación y giras técnicas, las Direcciones Ejecutoras deberán presentar el Informe Técnico y el Informe Financiero con los comprobantes de justificación del gasto, cumpliendo con las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual.

Es responsabilidad del Coordinador de Finanzas y Presupuesto la verificación y aprobación del Informe Financiero. Una vez aprobado el Informe Financiero, la Dirección Ejecutora, encargada de la actividad, podrá solicitar fondos para nuevas actividades de capacitación y giras técnicas programadas.

8.5. Pago de viáticosLos pagos elegibles de viáticos, con aporte BID y aporte local, son aquellos necesarios para la ejecución del Proyecto de acuerdo con los objetivos y Componentes del Contrato de Préstamo. La escala de viáticos aplicable es la establecida en la Gaceta Oficial, según Ley de Presupuesto de la Nación.

El procedimiento para el pago de viáticos es responsabilidad de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto.


1) La Dirección Ejecutora del Componente presenta a la DNP el formulario de solicitud de viáticos (Anexo 5), debidamente autorizado mediante firma del Director de la Dirección Ejecutora, con veinte (20) días hábiles de anticipación a la fecha programada para la Gira Técnica o Capacitación.

2) El Director de la DNP recibe el formulario de solicitud y la remite al Coordinador de Finanzas y Presupuesto.

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3) El Coordinador de Finanzas y Presupuesto verifica que el formulario de solicitud de viáticos esté debidamente completado y autorizado, y que se hayan cumplido con todos los procedimientos establecidos legales, técnicos y contractuales y lo remite al Encargado de Presupuesto.

Para los casos de pago de viáticos con aporte BID, se debe verificar que la actividad esté incluida en el POA y en el Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas aprobado por el BID.

4) El Encargado de Presupuesto recibe la solicitud de viático y verifica la existencia de la partida presupuestaria, así como la disponibilidad requerida para emitir el cheque o transferencia y lo pasa al Contador.

5) El Contador revisa, valida y asigna la partida contable del monto reservado en el sistema contable de la DNP. En el caso de fondos de aporte local, verificará la disponibilidad de fondos y lo remite al Tesorero.

6) El Tesorero emite el cheque o solicitud de transferencia y lo envía al Coordinador de Finanzas y Presupuesto, quien lo remite al Director de la DNP para su aprobación.

7) El Director de la DNP revisa, firma y envía a la DNFDI el cheque o solicitud de transferencia y la documentación sustentatoria necesaria.

La Coordinación de Finanzas y Presupuesto mantendrá un registro de los consecutivos de cheque o solicitud de viáticos por orden de fecha y numerando en forma secuencial los pagos correspondientes a cada capacitación o gira técnica.

8) El Departamento de Presupuesto de la DNFDI recibe el cheque o solicitud de transferencia, si es con fondos externos la registra en SIAFPA y lo remite a la DNCTAF.

9) El Fiscalizador de la DNCTAF revisa y coloca el sello de verificado, si está bien, lo pasa al Director para su firma y se envía a la DNFDI para su suscripción. En caso de encontrar alguna inconsistencia, se llena el formulario de corrección para la firma del Director y se devuelve a la Unidad solicitante.

10) La DNFDI suscribe el cheque o transferencia bancaria a nombre del funcionario y lo devuelve a la DNP.

11) El Director de la DNP recibe el cheque y lo entrega al Coordinador de Finanzas y Presupuesto, quien informa al funcionario de la Dirección Ejecutora para que retire el cheque.

Para la entrega de cheques, el funcionario debe presentar la siguiente documentación:

a) Cédula de identidad personal.

b) Registrar el nombre, firma y número de cédula de identidad personal de quien retira el cheque; y

c) Presentar autorización por escrito para retirar el cheque, en caso de que no sea el funcionario designado.

Concluida la Gira Técnica, los funcionarios deberán remitir a la DNP, a más tardar en los quince (15) días hábiles siguientes, el Informe de Gira Técnica (Anexo 6).

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Es responsabilidad de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto la verificación y aprobación del Informe de Gira Técnica. Una vez aprobado el Informe, la Dirección Ejecutora podrá solicitar fondos para otras giras técnicas.

8.6. Pagos directos a través del BIDLa DNP podrá solicitar al BID el pago directo a proveedores, cuando lo considere conveniente. El monto de la solicitud de pago directo presentada al BID no deberá ser inferior a la suma de US$100,000.00.

El procedimiento para la solicitud de pago directo es responsabilidad del Coordinador de Finanzas y Presupuesto.

Se debe cumplir con los pasos siguientes:

1) La Coordinación de Finanzas y Presupuesto recibe la documentación del proveedor y verifica que se cumpla con la documentación sustentatoria (ver detalle de la sección 8.2) para el pago directo y con las condiciones del Convenio de Préstamo, que se detallan a continuación:

a) Datos necesarios para realizar la transferencia bancaria (nombre del banco, número de cuenta bancaria, nombre de la persona o empresa a cuyo nombre está la cuenta, dirección del banco, SWIFT, etc.)

b) Factura que muestre que se recibieron a satisfacción los bienes o servicios.

c) Contrato u Orden de Compra

Además, verifica la disponibilidad en las categorías de inversión afectadas por los pagos presentados, de acuerdo al último presupuesto aprobado por el BID. Prepara el formulario de solicitud de desembolsos de acuerdo con la Guía de Desembolsos para Proyectos del BID y asigna un número secuencial a cada solicitud de desembolso. La secuencia numérica debe empezar con el número uno (1) y se remite al Director de la DNP.

2) El Director de la DNP firma la solicitud de desembolso, siempre que su firma esté previamente registrada en el BID (ver procedimiento de registro de firmas) y lo envía al MEF.

3) El MEF, después de un trámite interno, revisa, aprueba y firma la solicitud de desembolsos y lo devuelve a la DNP.

4) La DNP envía al BID la solicitud de desembolsos aprobada por el MEF.

5) El BID, después de un trámite interno, hará el pago directo a nombre del proveedor, mediante un depósito a una cuenta bancaria ya acordada para tal efecto y notifica al Director de la DNP.

6) El Director de la DNP recibirá notificación del desembolso de parte del BID y lo comunica al encargado de presupuesto.

7) El Encargado de Presupuesto lo remite a la DNFDI para el registro del comprobante de transferencia bancaria en el SIAFPA.

8.7. Registros contablesLa DNP mantendrá un adecuado sistema de controles internos, contables y administrativos. El sistema contable estará organizado de manera que provea la información necesaria para verificar las transacciones y facilitar la preparación oportuna de los estados financieros e informes.

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Los registros del Proyecto se llevarán de manera que:

1. Permitan identificar las sumas recibidas por fuente de financiamiento.

2. Consignen, de conformidad con el catálogo de cuentas las inversiones en el Proyecto, tanto con los recursos del Préstamo como con los recursos de contrapartida.

3. Incluyan el detalle necesario para identificar los bienes adquiridos y los servicios contratados, así como la utilización de dichos bienes y servicios.

4. Demuestren el costo de las inversiones en cada categoría y Componente, así como el progreso de las obras y actividades.

El manejo de la Contabilidad del Proyecto será responsabilidad del Coordinador de Finanzas y Presupuesto y del Contador, quienes deben ser contadores idóneos y con amplia experiencia.

La DNP contará con un sistema de información, en el cual se llevarán los registros contables y se emitirán los Informes Financieros y de Ejecución. El Sistema brindará información financiera de acuerdo a los requisitos del BID y del Estado panameño (Manual de Contabilidad Gubernamental). Adicionalmente, se utilizará para el control de la ejecución presupuestaria, registro de los bienes patrimoniales, administración de los procesos de adquisiciones y la emisión de cheques y órdenes de compra.

8.8. Estados FinancierosLa DNP presentará al BID, dentro de los ciento veinte (120) días posteriores al cierre del ejercicio fiscal, tres (3) ejemplares de los estados financieros del Proyecto auditados por una firma independiente de auditores aceptados por el BID, de acuerdo con los requisitos del Banco.

Estos informes se soportarán en la información suministrada por el sistema de información de la DNP, que generará los reportes que permitan conocer al instante el nivel de ejecución de los recursos financieros, tanto de los fondos del Préstamo como de los fondos de aporte local.

El Contador es el responsable de elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales del Proyecto.

Los Estados Financieros anuales incluirán, entre otros:

1) Estado de Flujo de Fondos 2) Estado de Inversiones Acumuladas con sus respectivas notas.

Los mismos deben elaborarse de acuerdo a las Guías de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el BID. Además de los informes anteriores, la DNP presentará a solicitud del BID los demás informes relacionados con la inversión de los recursos del crédito, la utilización de los bienes del Proyecto y sobre el avance general del Proyecto.

Estos informes servirán como instrumentos para la toma de decisiones en la definición de estrategias que aceleren el ritmo de ejecución, o bien la reestructuración de los planes operativos.

Es responsabilidad del Contador de la DNP la elaboración de los Estados Financieros del mismo. Adicionalmente, la DNP remitirá mensualmente a la DNFDI un Balance de Prueba con los documentos sustentatorios requeridos para su registro en la contabilidad del MEDUCA.

8.9. AuditoríaSe requerirán estados financieros auditados del proyecto anualmente y serán presentados dentro de los 120 días de finalizado el año fiscal y los de cierre dentro de los 120 días del último desembolso. La auditoría será realizada por una firma de auditores independientes aceptable al Banco y de conformidad con lo establecido en la Política OP-273-2 y el documento Guías de Informes Financieros y Auditoría Externa de las Operaciones

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Financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo. Los costos de la auditoría forman parte del costo del proyecto y serán financiados con recursos del préstamo.

9. GESTIÓN DE ADQUISICIONESEl PAq se constituye en una herramienta de planificación y gestión de adquisiciones , el mismo permite una adecuada elaboración presupuestaria así como el control de los procesos más importantes del proyecto, su actualización debe hacerse por lo menos una vez al año y debe realizarse por los siguientes 18 meses.

9.1. FormulaciónUna vez obtenida la no objeción del BID al POA y al Presupuesto Anual, el Coordinador de Adquisiciones es responsable de elaborar el Plan de Adquisiciones (PAq), el cual debe registrarse electrónicamente en el Sistema de Ejecución del Plan de Adquisiciones – SEPA del BID, en cuanto a la planificación, esta debe ser actualizada semestralmente. Las versiones actualizadas para la ejecución y seguimiento deben ser sometidas a la aprobación del BID.

El PAq deberá elaborarse de conformidad con el documento GN 2349-9 “Políticas para las Adquisiciones de Obras y Bienes Financiadas por el BID” y GN 2350-9 “Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados por el BID”. El Director de la DNP es responsable de enviar el PAq al BID, por medio del sistema (SEPA) para su no objeción.

La DNP suministrará a las Direcciones a cargo de los Componentes copia del PAq para el seguimiento de la ejecución del Proyecto.

De realizarse cambios al POA durante la ejecución del Proyecto, que afecten el PAq, será necesario readecuarlo. Una vez realizados los cambios, la DNP es responsable de enviarlo al BID para su no objeción.

9.2. Temas generales de la gestión de adquisicionesLos procedimientos de adquisición de obras, bienes y servicios, con fondos del aporte externo del BID, se realizarán de conformidad con lo establecido en el Documento GN- 2349-9 y el Documento GN-2350-9 ambos de abril 2011.

En caso de discrepancias entre los documentos y reglamentaciones señaladas anteriormente, prevalece lo establecido en el Contrato de Préstamo, el MO y las leyes y disposiciones de la República de Panamá, en ese orden de prelación.

El proceso típico de adquisiciones se ilustra a continuación:Cuadro No. 4

Contratación de obras y adquisición de bienes

OBRAS BIENES CONSULTORÍASLICITACIÓN

PÚBLICA INTERNACIONAL

LICITACIÓNPÚBLICA

NACIONAL

COMPARACIÓNDE PRECIOS

LICITACIÓNPÚBLICA

INTERNACIONAL

LICITACIÓNPÚBLICA

NACIONAL

COMPARACIÓNDE PRECIOS

PUBLICIDAD INTERNACIONAL CONSULTORÍA

LISTA CORTA 100%

NACIONAL

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Unidad ejecutora elabora

TdR o ET y solicita con base

en el POA

DNP verifica POA y

prepara documentos

para proceso

DNP publica

invitación según

proceso

DNP hace recepción

de las propuestas

y evalúa

DNP hace solicitud

de no objeción

(si procede)

DNP solicita a MEDUCA

adjudicación,

DNP hace trámite en MEDUCA Contrato u

O/C

Ejecución

Bien, obra o servicio

recibido a satisfacción

DNP da Seguimiento a la garantía


Mayores o iguales a

US$3.000.000

Mayores a US$250.000 y

menores a US$3.000.000

Menores a US$250.000

Mayores o iguales a

US$250.000

Mayores a US$50.000 y

menores a US$250.000

Menores a US$50.000

Mayores a US$200.000

Menores o iguales a

US$200.000

Cuadro No. 5Adquisiciones principales para la operación

ACTIVIDAD TIPO DE LICITACIÓN

FECHA ESTIMADA

MONTO ESTIMADO (Miles US$)

BienesDotación de mobiliario y equipo para los centros educativos a construirse (20 centros escolares, dos escuelas modelo, y 25 aulas de apoyo)

LPI/LPNNov./2013 4,259

Equipo de cocina (20 centros escolares, dos escuelas modelo) LPN/CP Nov./2013 350

Equipo de laboratorio (20 centros escolares, dos escuelas modelo)

LPN Nov./2013 2,400

Equipo tecnológico (20 centros escolares, dos escuelas modelo) LPN Dic./2013 1,159

Material metodológico (20 centros escolares, dos escuelas modelo, y 25 aulas de apoyo)

LPI/CP Dic./2013 955

ObrasAmpliación, rehabilitación y equipamiento de 20 centros escolares para incluir el nivel de Premedia, y completar la Educación Básica general

LPIEne.2013 29,175

Diseño y construcción de dos escuelas modelo LPI Jul./2012 23,000Construcción de 25 aulas de apoyo LPI Ago./2012 2,450FirmasSupervisión de obras (ampliación de 20 centros escolares) SBCC Feb/2013 2,135Supervisión de obras (2 escuelas modelo) SBCC Ago./2012 1,150Supervisión de obras (aulas de apoyo) SCC Nov./2012 168

9.2.1. Contratación de obras y adquisición de bienes y servicios diferentes de consultoríaLas Licitaciones Públicas Internacionales (LPI), se ejecutarán utilizando los Documentos Estándar de Licitaciones (DELs) emitidos por el Banco. Las licitaciones sujetas a Licitación Pública Nacional (LPN) y de comparación de precios se ejecutarán utilizando los modelos definidos para esta operación por el Banco. Asimismo, se habilita el uso facultativo de los convenios marco hasta US$250.000. (Ley 22 de Contrataciones Públicas).

En el caso de obras, es responsabilidad de la DNP que antes de convocar a Licitación Pública Nacional o Internacional presente a consideración del BID: (i) los planos generales, las especificaciones técnicas, sociales y ambientales, los presupuestos y los demás documentos requeridos para la adquisición o la construcción y en su caso, las bases específicas y demás documentos necesarios para la convocatoria; y (ii) prueba de la posesión legal, las servidumbres u otros derechos necesarios del inmueble donde se construirán las obras. Esto con el objeto de garantizar que al momento de suscribir el contrato se cumpla con los requisitos, tal como lo dice el contrato de préstamo.

Los fondos de financiamiento del BID pueden ser usados sólo para el pago de obras y bienes suministrados por individuos o firmas originarios de países miembros del BID. Los individuos o firmas de países no miembros del BID serán descalificados para participar, ya sea en contratos con financiamiento total o

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parcial. Las condiciones para participar deben ser únicamente aquellas que sean esenciales para asegurar que la firma tenga capacidad para llevar a cabo los servicios del contrato de que se trate.

En lo que respecta a cualquier contrato que se haya de financiar total o parcialmente con un préstamo del BID, éste no permite a ningún Prestatario denegar la pre- o postcalificación a una empresa por razones no relacionadas con su capacidad y recursos para cumplir el contrato satisfactoriamente, ni permite que el Prestatario descalifique a ningún oferente por tales razones. En consecuencia, los Prestatarios deben llevar a cabo, de manera diligente la evaluación técnica y de precio de los oferentes, de tal manera que se asegure la capacidad para ejecutar el contrato específico.

Como excepciones a lo antedicho:

a) Las firmas de un país o los bienes producidos en un país pueden ser excluidos si, i) las leyes o las reglamentaciones oficiales del país del Prestatario prohíben las relaciones comerciales con aquel país, a condición de que se demuestre satisfactoriamente al BID que esa exclusión no impedirá la competencia efectiva respecto al suministro de los bienes o la construcción de las obras de que se trate, o ii) en cumplimiento de una decisión del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas adoptada en virtud del Capítulo VII de la Carta de las Naciones Unidas del país Prestatario que prohíbe la importación de bienes del país en cuestión o pagos de cualquier naturaleza a ese país, a una persona o una entidad. Cuando se trate de que el país del Prestatario, en cumplimiento de este mandato, prohíba pagos a una firma o compras de bienes en particular, esta firma puede ser excluida.

b) Toda firma contratada por el Prestatario para proveer servicios de consultoría respecto de la preparación o ejecución de un Proyecto, al igual que su matriz y todas sus filiales, quedará descalificada para suministrar bienes o construir obras o servicios que resulten directamente relacionados con los servicios de consultoría para la preparación o ejecución. Esta disposición no se aplica a las diversas firmas (consultores, contratistas o proveedores) que conjuntamente estén cumpliendo las obligaciones del contratista en virtud de un contrato llave en mano o de un contrato de diseño y construcción.

c) Las empresas estatales del país Prestatario podrán participar solamente si pueden demostrar que: i) tienen autonomía legal y financiera; ii) funcionan conforme a las leyes comerciales; y iii) no dependen de entidades del Prestatario o Subprestatario.

d) Toda firma que el BID declare inelegible de conformidad con lo dispuesto en el subpárrafo (b) (v) del párrafo 1.14 de las Políticas de Adquisiciones será inelegible para la adjudicación de contratos financiados por el BID durante el período que el BID determine.

9.2.2 Selección y contratación de consultores: Los contratos de Servicios de Consultoría generados bajo el proyecto se ejecutarán utilizando la Solicitud Estándar de Propuestas (SEPs) emitida por el Banco.

9.2.3. Selección de consultores individuales: Se hará teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo, sobre la base de comparación de calificaciones de por lo menos tres (3) candidatos.

9.2.4. Gastos operativos: Serán financiados con el aporte externo y local.

9.2.5. Selecciones directas: No se prevén selecciones directas.

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9.2.6. Preferencia nacional: No aplica.

9.3. Obras: mayores a US$250.000 y menores de US$3.000.000 Bienes: mayores a US$50.000 y menores de US$250.000

La adquisición de obras cuyo valor estimado fluctúe entre un monto igual o mayor a US$250.000 y menor de US$3.000.000.00 (equivalentes), se realizará mediante el procedimiento de Licitación Pública Nacional previsto en la cláusula 4.01 de las estipulaciones especiales del Contrato de Préstamo.

La adquisición de bienes y servicios conexos cuyo valor estimado fluctúe entre un monto igual o mayor a US$50.000 y menor de US$250.000 (equivalentes), se realizará mediante Licitación Pública Nacional, según la cláusula 4.01 de las estipulaciones especiales del contrato de préstamo.

La ejecución del procedimiento de Licitación Pública Nacional es responsabilidad del Coordinador de Adquisiciones y se detalla a continuación:

a) No se establecerán restricciones a la participación de personas físicas o jurídicas ni a la adquisición de obras y bienes provenientes de países miembros del BID. Tampoco se establecerán (i) porcentajes de bienes o servicios de origen local que deban ser incluidos como requisito obligatorio en los documentos de licitación; (ii) ni márgenes de preferencia nacional.

b) No será necesario llevar a cabo precalificación, salvo que se requiera esta modalidad por tratarse de obras grandes o complejas, o en cualquier otra circunstancia en que el alto costo de la preparación de las ofertas detalladas pudiera desalentar la competencia, de conformidad con lo establecido en el párrafo 2.9 de las Políticas de Adquisiciones del BID.

c) Se utilizarán los documentos de licitación uniformes acordados entre la DNP y el BID.

d) La publicidad nacional para las convocatorias a las licitaciones se llevará a cabo en los sitios de Internet oficiales del país dedicados a la publicación de avisos de licitación del sector público.

e) Los documentos de licitación deben especificar, de ser el caso, que los precios de las ofertas deberán ser fijos o ajustables de conformidad con lo establecido en los párrafos 2.24 y 2.25 de las Políticas de Adquisiciones del BID.

f) Con relación a las observaciones o aclaraciones que efectúen o solicitasen por escrito los interesados acerca del documento o de los documentos de licitación, la DNP se compromete a indicar en las disposiciones pertinentes de las bases, que la entidad encargada de contestar dichas consultas deberá hacerlo enviando la respuesta a todos los interesados. Esta respuesta incluiría una descripción de las observaciones o solicitudes de aclaraciones que se hubiesen efectuado y la entidad mantendrá en reserva el nombre del o de los interesados que formularon las observaciones o aclaraciones. De existir modificaciones a los documentos, deberá notificarse a todos los interesados. Si fuese necesario, se ampliará el plazo para la presentación de ofertas.

g) Los documentos de licitación deberán distinguir entre errores u omisiones subsanables y los que no lo son, con relación a cualquier aspecto de las ofertas. No deberá descalificarse automáticamente a un oferente por no haber presentado la información completa, ya sea por omisión involuntaria o porque el requisito no estaba establecido con claridad en las bases. Siempre que se trate de errores u omisiones de naturaleza subsanable – generalmente por tratarse de cuestiones relacionadas con constatación de datos, información de tipo histórico o aspectos que no afecten el principio de que las ofertas deben ajustarse substancialmente a lo establecido en las bases de licitación, la DNP deberá permitir que, en un plazo razonable, el interesado proporcione la información faltante o corrija el error subsanable. El no firmar una oferta o la no presentación de una garantía requerida,

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serán consideradas omisiones no subsanables. Tampoco se permitirá que la corrección de errores u omisiones sea utilizada para alterar la sustancia de una oferta o para mejorarla.

h) La DNP podrá dar a conocer a los oferentes el precio de base o presupuesto oficial de las adquisiciones.

i) La DNP se compromete a aceptar, con relación a los tipos de las garantías de fianza de propuesta, fianza de cumplimiento de contrato, los siguientes: garantía pagadera a la vista, carta de crédito irrevocable y cheque de caja o certificado. En cuanto a los porcentajes de las garantías, no podrán exceder en ningún caso los siguientes porcentajes máximos:

Para bienes, la garantía de sostenimiento de la oferta será entre el 2% y el 5% del valor estimado en el presupuesto oficial; y la garantía de cumplimiento del contrato, será de entre el 5% y el 10% del valor del contrato.

Para obras, la garantía de sostenimiento de la oferta no excederá del 3% del valor del contrato; y la garantía de cumplimiento del contrato, en el caso de garantías bancarias será de entre el 5% y el 10% del valor del contrato; y en el caso de fianza de cumplimiento emitida por una compañía de seguros será de hasta el 30% del valor del contrato.13

Las garantías deberán ser emitidas por una entidad de prestigio de un país elegible. Cuando sean emitidas por bancos o instituciones extranjeras, a elección del oferente: (A) podrá ser emitida por un banco con sede en la República de Panamá o; (B) con el consentimiento de la DNP, directamente por un banco extranjero de país miembro del BID aceptable a la DNP. En todos los casos las garantías deberán ser aceptables a la DNP, quien no podrá negar irrazonablemente su aceptación.

j) La DNP se compromete a que en el acto de apertura no se podrá rechazar ninguna oferta, excepto las tardías.

k) El proceso de evaluación de las ofertas, sus etapas, los factores a evaluarse, y la adjudicación se regirán, en principio, por lo indicado en los párrafos 2.48 al 2.54 y 2.58 al 2.60 de las Políticas de Adquisiciones.

l) La DNP se compromete a que si en un proceso de adquisición se presentase una sola propuesta, ésta podrá ser aceptada en la medida que cumpla con todos los requisitos del documento o documentos de licitación. No será causal de rechazo automático el hecho de que dicha propuesta sobrepase el presupuesto oficial.

m) La DNP se compromete a que, una vez llevada a cabo la apertura pública de las ofertas, y hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato al adjudicatario, no dará a conocer a los oferentes ni a personas que no tengan un vínculo oficial con los procedimientos de la adquisición de que se trate, información alguna con relación al análisis, aclaración y evaluación de las ofertas, ni sobre las recomendaciones relativas a la adjudicación.

n) El informe relativo a la adjudicación, una vez aprobados por el Comité de Evaluación, serán enviados para la aprobación del BID. Una vez cumplidos estos requisitos y obtenida la aprobación formal del BID, se procederá a la notificación de la adjudicación definitiva y posterior firma de contrato con la entidad adjudicataria.

o) En caso de que después de haber abierto los sobres con las ofertas o propuestas, todas ellas son rechazadas, la DNP se compromete a incluir una justificación clara que deberá ser aceptable al BID.

13Cláusula 4.01, literal (i), inciso (7) Contrato de Préstamo.

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9.4. Obras: montos menores a US$250.000.00Bienes: montos menores a US$50.000.00

La adquisición de obras cuyo valor estimado sea menor del equivalente a US$250.000 y la adquisición de bienes y servicios conexos, cuyo valor estimado sea menor del equivalente a US$50.000, se realizará Mediante el procedimiento de Comparación de Precios.

La ejecución del procedimiento de Comparación de Precios es responsabilidad del Coordinador de Adquisiciones y se realizará de conformidad con lo dispuesto en el Párrafo 3.5 de las Políticas de Adquisiciones, ver Anexo 7.

9.5. Obras por montos iguales o superiores a US$3,000.000.00 Bienes por montos iguales o superiores a US$250.000.00La adquisición de obras cuyo valor estimado fluctúe entre un monto igual o mayor a US$3.000.000.00 (equivalentes), se realizará mediante el procedimiento de Licitación Pública Internacional, de conformidad con las disposiciones de la Sección II de las Políticas de Adquisiciones.

La adquisición de bienes y servicios conexos cuyo valor estimado fluctúe entre un monto igual o mayor US$250.000.00 (equivalentes), se realizará mediante el procedimiento de Licitación Pública Internacional de conformidad con las disposiciones de la Sección II de las Políticas de Adquisiciones.

Es responsabilidad de la DNP que antes de convocar a cada licitación pública presente a la consideración del BID: (i) los planos generales, las especificaciones técnicas, sociales y ambientales, los presupuestos y los demás documentos requeridos para la adquisición o la construcción y en su caso, las bases específicas y demás documentos necesarios para la convocatoria; y (ii) en el caso de obras, prueba de que se tiene la posesión legal, las servidumbres u otros derechos necesarios de los inmuebles donde se construirán las obras. Esto con el objeto de garantizar que al momento de suscribir el contrato se cumpla con los requisitos, tal como lo dice el contrato de préstamo.

9.6. Supervisión de adquisicionesLos montos límites establecidos para revisión ex post se aplican en función de la capacidad fiduciaria de ejecución del Organismo Ejecutor y pueden ser modificados por el Banco en la medida que tal capacidad varíe. Sólo pueden ser objeto de revisión posterior los procesos previstos en el Plan de Adquisiciones. Las Contrataciones Directas siempre se revisan de manera ex ante. Las revisiones ex post serán cada 12 meses de acuerdo con el Plan de Supervisión del proyecto. Los reportes de revisión ex post incluirán al menos una visita de inspección física, escogida de los procesos de adquisiciones sujetos a la revisión ex post.

Cuadro No. 6Límites de revisión expost

OBRAS Y BIENES SERVICIOS DE CONSULTORÍAComparaciones de Precios Firmas Consultoras con un monto

inferior a US$50.000.Consultorías Individuales con un monto inferior a US$20.000.

9.7. ContratosLos contratos de obras, bienes y servicios y consultorías del Proyecto serán elaborados por la DNP, previa no objeción del BID, luego de lo cual serán remitidos a la DNAL para su revisión y suscripción. Los contratos de

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obras, bienes y servicios y consultorías del Proyecto serán firmados por el Ministro de Educación y el contratista seleccionado14 y refrendado por la DNCTAF.

9.7.1. Elaboración de ContratosEl procedimiento para la elaboración de contratos de bienes y servicios, obras y consultorías es responsabilidad del Coordinador de Adquisiciones.


1) El adjudicatario presenta a la Coordinación de Adquisiciones los documentos legales correspondientes:

a) Para persona jurídicas constituidas en la República de Panamá15:(i) Fianza de Cumplimiento y Póliza de Responsabilidad Civil (de requerirse)(ii) Certificado de Registro Público que acredite la existencia y representación

legal (validez 90 días)(iii) Copia de la Licencia o Registro Comercial(iv) Número de Registro Único de Contribuyente y Dígito Verificador(v) Fotocopia de la Cédula del Representante Legal(vi) Certificado de No Contribuyente del ITBMS(si aplica)(vii) Timbres (si aplica)

b) Para personas naturales de nacionalidad panameña:(i) Fotocopia de la cédula de identidad personal:(ii) Número de Registro Único de Contribuyente y Dígito Verificador(iii) Certificado de No Contribuyente del ITBMS.

2) La Coordinación de Adquisiciones elabora la Propuesta de Contrato, asigna número de contrato y solicita al Encargado de Presupuesto el pre-compromiso presupuestario (solamente aplica para el aporte BID, en el caso de aporte local se requerirá de la comprobación de fondos disponibles por parte de la Coordinación de Finanzas y Presupuesto.

3) La DNP remite nota a la DNAL con el Borrador de Contrato para su revisión y los documentos originales de la licitación.

4) La DNAL emite el formato final de Contrato y gestiona la firma del Contratista y el Ministro de Educación.

5) La DNAL remite el expediente del Contrato a la DNFDI, para su registro presupuestario y remite a la DNCTA.

6) La DNCTA revisa, refrenda y devuelve a la DNP.

7) La Coordinación de Adquisiciones publica el Contrato en Panamacompra.

8) La Coordinación de Adquisiciones elabora la orden de proceder y la DNP la remite al Despacho Superior para su firma.

9) La Coordinación de Adquisiciones remite digitalmente el Contrato al BID para su registro.

14Aplica en caso de estar vigente la Resolución Núm. 21-DFG del 17 de enero de 2012 (G.O. 26,497). En caso contrario, una vez suscrito el cheque o solicitud de transferencia por parte del Ministro de Educación o autoridad competente, la Dirección Nacional de Finanzas y Desarrollo Institucional remitirá a la oficina de la CGR los mismos para su suscripción.

15 Cuando se trate de personas jurídicas constituidas en el extranjero, se reemplaza por los documentos homólogos emitidos en el país de origen.

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10) La Coordinación de Adquisiciones remite copia del expediente a la Coordinación de Finanzas y Presupuesto para realizar el registro contable, a la Coordinación correspondiente para su seguimiento.

11) La DNP remite los originales de las fianzas y pólizas a la DNFDI para su custodia.

9.7.2. Monitoreo de Contratos en EjecuciónEl monitoreo de contratos de bienes y servicios, obras y consultorías en ejecución es responsabilidad de las Direcciones Ejecutoras encargadas de los Componentes, según corresponda y de la DNP, quien actuará formalmente como contraparte para los Contratistas.

Cada Dirección Ejecutora deberá coordinar: (i) con la Coordinación de Finanzas y Presupuesto de la DNP la entrega de bienes y servicios16; (ii) con la Coordinación Técnica la entrega de informes de consultoría; y (iii) con la Coordinación de Infraestructura de la DNP.

La Coordinación de Finanzas y Presupuesto coadyuvará brindando información actualizada y oportuna a los Unidades Ejecutoras de los Componentes encargados de supervisar la ejecución de los Contratos.

Es responsabilidad de la Coordinación de Adquisiciones, Infraestructura y Finanzas y Presupuesto, llevar el control de las fechas de entrega de las cuentas, fechas de vencimiento de los contratos y sus respectivas fianzas para la toma de decisiones técnicas, administrativas y legales.

9.7.3. AdendasLas Direcciones Ejecutoras del MEDUCA encargadas de supervisar los contratos del Proyecto, en cumplimiento con las decisiones técnicas y administrativas acordadas por los Componentes y los Contratistas, solicitará a la Dirección de la DNP la tramitación de Adendas cuando sea necesario.

El procedimiento para la tramitación de Adendas a contratos de bienes y servicios, obras y consultorías es responsabilidad de la Coordinación de Adquisiciones y se debe realizar con al menos 30 días de anticipación al vencimiento del contrato y debe estar de acuerdo a los lineamientos dispuestos en los numerales 3 de los Apéndices de las Políticas GN 2349-9 y 2350-9.


1) La Coordinación de Adquisiciones recopila la siguiente documentación:a) Carta de Solicitud de Adenda por parte del Contratista debidamente justificadab) Justificación técnica de la Dirección Ejecutorac) Justificación técnica de la Firma Supervisora (en caso de obras)d) Fianzas y pólizas

2) La DNP tramitará la solicitud de no objeción del BID a la Adenda de tiempo o costo. (de requerirse).

3) La Coordinación de Adquisiciones elabora la Propuesta de Adenda al Contrato. Si la adenda modifica el monto del contrato deberá: Si es aporte externo enviar al Encargado de Presupuesto para el pre-compromiso presupuestario. Si es aporte local se requerirá de la comprobación de fondos disponibles a la Coordinación de Finanzas y Presupuesto.

4) La DNP remite nota a la DNAL con el Borrador de Adenda para su revisión y los documentos originales de la licitación.

16Sobre todo en lo relativo a la asignación de Placas de Bienes Patrimoniales del MEDUCA y de la entrega formal de los bienes. Indicando a su vez que no se podrán trasladar los mismos sin notificación expresa a la DNP.

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5) La DNAL emite el formato final de Adenda y gestiona la firma del Contratista y el Ministro de Educación.

6) La DNAL remite el expediente del Contrato y Adenda a la DNFDI, para su registro presupuestario y remite a la DNCTA.

7) La DNCTA revisa, refrenda y devuelve a la DNP.

8) La Coordinación de Adquisiciones publica la Adenda en Panamacompra.

9) La Coordinación de Adquisiciones remite digitalmente la Adenda al BID para su registro.

10) La Coordinación de Adquisiciones remite copia de la Adenda a la Coordinación de Finanzas y Presupuesto para realizar el registro contable, a la Coordinación correspondiente para su seguimiento.

9.7.4. Órdenes de CompraLas Órdenes de Compra de adquisiciones de bienes o servicios por montos iguales o menores a cincuenta mil dólares (USD% 50,000.00), serán elaboradas por la DNP. La selección del proveedor se realizará de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Convenio de Préstamo y en las Políticas de Adquisiciones del BID y/o Ley 22 de Contrataciones Públicas.

1) La Dirección Ejecutora presenta la solicitud de bienes o servicios, la cual debe contener: especificaciones técnicas, cantidades, lista de distribución (si aplica), precio de referencia, lugar de entrega (si aplica) y persona de contacto. En todos los casos se requerirá que la adquisición sea parte del Plan de Adquisiciones del Proyecto y contenido en el POA.

2) La DNP verifica la solicitud de bienes o servicios, de encontrar alguna inconsistencia podrá devolver a la Dirección Ejecutora solicitante.

3) La DNP procede a preparar el Formulario de Solicitud de Cotización (siempre se requieren al menos tres cotizaciones).

4) La DNP remite a los proveedores el Formulario de Solicitud de Cotización

5) La DNP recibe las cotizaciones firmadas por cada proveedor.

6) El Director de la DNP designa Comisión Evaluadora mediante nota con el visto bueno del Despacho Superior.

7) El Comité Evaluador realiza el análisis de las ofertas y selecciona al proveedor con el precio más bajo y que cumpla con lo solicitado.

8) La DNP comunica al proveedor que ha sido seleccionado y le solicita los siguientes documentos:

Si es Persona Jurídica:a) Certificado del Registro Público que acredite la existencia del Representante Legal

(vigencia de 90 días), en original o copia autenticadab) Copia de Cédula del Representante Legalc) Aviso de Operaciónd) Paz y Salvo de Rentase) Paz y Salvo del Seguro Socialf) Garantía y/o fianza

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g) Otros documentos solicitados de acuerdo a la naturaleza de los bienes o servicios solicitados.

Si es Persona Natural:a) Propuesta de bienes o serviciosb) Copia de Cédulac) Aviso de Operaciónd) Paz y Salvo de Rentase) Paz y Salvo del Seguro Social f) Otros documentos solicitados de acuerdo a la naturaleza de los bienes o servicios

solicitados.

9) La Coordinación de Adquisiciones elabora la Orden de Compra y prepara el expediente, el cual debe contener lo siguiente:

Cuadro de Análisis de Ofertas Ofertas y documentos presentados por cada uno de los proveedores. Formulario de Solicitud de Cotización, solicitud de parte de la Dirección Ejecutora

y otros documentos, de acuerdo a la naturaleza de la adquisición.

10) La DNP remite el expediente de la Orden de Compra para su firma al Despacho del Viceministro y/o al Departamento de Compra.

11) El Despacho del Viceministro y/o el Departamento de Compra remite el expediente de la Orden de Compra a la DNFDI, para su registro presupuestario.

12) Luego pasa a la DNCTAF para su revisión y refrendo, quienes deben devolverlo a la DNP.

13) El proveedor suscribe la Orden de Compra.

14) La DNP debe publicar en Panamacompra.

El monitoreo de las órdenes de compra de bienes y servicios es responsabilidad de las Direcciones Ejecutoras encargadas de los Componentes y de la DNP, quien actuará formalmente como contraparte para los Contratistas.

La DNP deberá coordinar con cada Dirección Ejecutora la entrega de bienes y servicios17.

La Coordinación de Finanzas y Presupuesto ayudará brindando información actualizada y oportuna a las Direcciones Ejecutoras de los Componentes de supervisar la ejecución de las órdenes de compra.

Es responsabilidad de la Coordinación de Adquisiciones, en conjunto con la Coordinación de Finanzas y Presupuesto, llevar el control de las fechas de entrega de las cuentas, fechas de vencimiento de las órdenes de compra y sus respectivas fianzas para la toma de decisiones técnicas, administrativas y legales.

9.8. Registros y archivosLa custodia y manejo de expedientes de contratación es responsabilidad de la DNP del MEDUCA.

17Sobre todo en lo relativo a la asignación de Placas de Bienes Patrimoniales del MEDUCA y de la entrega formal de los bienes. Indicando que no se podrán trasladar sin notificación expresa a la DNP.

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10. GESTIÓN TÉCNICO-PEDAGÓGICA

10.1. FormulaciónLa ejecución del Proyecto contempla capacitaciones y giras técnicas para el desarrollo de los dos Componentes.

Con la no objeción del BID al POA, el Coordinador Técnico-Pedagógico de la DNP, junto con las Direcciones Ejecutoras y la Coordinación de Infraestructura (para lo relativo al Componente 1), elabora el Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas para cada año, el cual debe ser presentado a más tardar el 30 de noviembre del año anterior y responder a los objetivos específicos de cada Componente, de conformidad con las Políticas Básicas y Procedimientos del BID.

Una vez aprobado este Plan por el CDE, la DNP lo enviará al BID para su no objeción. Posteriormente, la DNP enviará una copia del Plan a las Direcciones a cargo de los Componentes para el seguimiento.

De realizarse cambios al POA, que afecten el Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas, será necesario readecuarlo y ser enviado por la DNP al BID para su no objeción.

El Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas deberá contener al menos la siguiente información: (i) Componente; (ii) actividad; (iii) objetivos; (iv) monto estimado; y (v) fecha del evento.

La DNP, por medio de la Coordinación de Adquisiciones, realizará el proceso de adquisición de bienes y servicios y la Coordinación de Finanzas y Presupuesto hará el trámite de viáticos y los pagos correspondientes.

10.2. CapacitacionesDeben responder al Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas Semestral aprobado y cumplir con las prioridades, requisitos y trámites establecidos. En este rubro se incluyen seminarios, talleres, jornadas, encuentros, reuniones y otros.

Las Direcciones Ejecutoras deberán remitir las solicitudes para capacitaciones y/o giras con un mínimo de veinte (20) días hábiles de anticipación a la ejecución de las actividades.

Esta solicitud deberá contener los siguientes documentos:

1) Programación Analítica de la Capacitación2) Solicitud de Viáticos, si aplica3) Planilla de movilización, si aplica4) Listado de materiales, con sus respectivas especificaciones.

La DNP verificará la elegibilidad de la Solicitud de Fondos en la programación aprobada. Si no cumple con los tiempos mínimos establecidos o con la presentación de la documentación necesaria, será devuelta a la Dirección Ejecutora para subsanar las observaciones y su reprogramación. Si la solicitud cumple con los tiempos mínimos establecidos y con la presentación de la documentación necesaria, será tramitada por la DNP.

La Dirección ejecutora de la actividad deberá presentar las especificaciones técnicas con la información necesaria sobre los bienes y servicios a adquirir. En caso de material a reproducir, deberán señalar el nombre del documento, la cantidad de páginas y la cantidad de ejemplares.

Concluida la capacitación, las Direcciones ejecutoras deberán remitir a la DNP un Informe Técnico y Financiero con los comprobantes de justificación del gasto (Ver anexo 6).

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10.2.1. Programación Analítica de la CapacitaciónDebe indicar la justificación y objetivos de la capacitación, temáticas, metodología y recursos a utilizar.

10.2.1.1. JustificaciónDebe definirse: ¿Qué se va a hacer? ¿A quién va dirigida? y ¿Para qué se efectúa?, todo esto considerando los objetivos de los Componentes del Proyecto, el Contrato de Préstamo y las actividades aprobadas en el POA.

10.2.1.2. Objetivos Específicos EducativosDeben permitir traducirse en metas que se puedan cumplir durante el proceso de capacitación, deben ser funcionales y operativos y estar dirigidos a los participantes.

10.2.1.3. TemáticasDebe detallarse el conjunto o serie de tópicos que están relacionados entre sí y que se abordarán en la capacitación.

10.2.1.4. MetodologíaComprende el método, las técnicas y actividades que se aplicarán en la capacitación. Debe procurarse el uso de técnicas innovadoras y las actividades deben conducir a obtener experiencia y reforzamiento en la capacitación.

10.2.1.5.RecursosIndicar los necesarios para la realización del evento:

(1) Humanos: Número de facilitadores Número de participantes Coordinadores Personal de Apoyo (Secretarias, conductores, otros)

(2) Equipos: Computador Proyector de diapositivas Proyector Multimedia Equipos de sonido, entre otros

(3) Materiales: Transparencias Marcadores Papel Bond Libretas Guías Lápices Otros

10.1.2.6. BibliografíaDescripción del material bibliográfico a utilizar.

10.1.2.7. Evaluación

Debe contener al menos: Diagnóstico inicial y final (escrito u oral, pretest y postest) a los participantes Evaluación final del evento.

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10.1.2.8.Lista de ParticipantesDeberá registrarse la asistencia de los participantes diariamente, indicando el nombre de la actividad, Dirección ejecutora, Componente, lugar, fecha, nombre del participante, lugar de trabajo, cargo que ocupa, número de cédula y firma.

10.2.2. Solicitud de Viáticos La escala de viáticos aplicable para funcionarios es la establecida en la Gaceta Oficial, según Ley de Presupuesto de la Nación. En el caso de compras de pasajes aéreos, se deben aplicar las legislaciones antes mencionadas. La DNP verificará si de acuerdo a la programación se justifican todos los viáticos asignados.

10.2.3. Planilla de MovilizaciónEn caso de que la actividad lo requiera, se presentará una planilla de movilización que detallará lo siguiente:

Nombre de la actividad Dirección Ejecutora Fecha y lugar del evento Nombre y cédula de los participantes (copia de la cédula) Procedencia Detalle de los costos de movilización por tramo y participante (caballo, lancha

autobús, taxi, avión, entre otros) Monto asignado a imprevistos (lista de asistencia, otros) Costo total Espacio para la firma de cada participante, una vez recibido el monto para

movilización Firma de la persona que preparó la planilla. Autorización del Director Regional o del Director ejecutor.

Además debe adjuntarse la nota mediante la cual el Director designa al funcionario que entregará a cada participante los fondos para la movilización. Este funcionario designado aceptará Mediante una nota la designación y la responsabilidad de recibir los fondos de movilización, a través del cheque o transferencia a su favor y será el responsable de preparar el informe financiero del evento y de garantizar que en la planilla de movilización se consignen las firmas de los participantes. También velará porque se adjunten a la planilla las copias de las cédulas de identidad personal de cada participante, asegurándose de que la firma coincida con la de la cédula.

En el caso de que se incluyan imprevistos, estos no deben exceder del 10% del monto total de la movilización y deben ser justificados con facturas o comprobantes.

Los fondos no utilizados tendrán que ser devueltos dentro de los 15 días posteriores a la fecha de terminación de la actividad.

10.2.4. Justificación de los GastosDentro de los quince (15) días hábiles después de la fecha de ejecución de la actividad, la Dirección que realizó el evento deberá enviar a la DNP los documentos que sustenten la erogación de la inversión. Esto incluye el Informe Técnico y Financiero.

Los documentos a remitir son los siguientes:

a) Informe Técnico y Financiero b) Evaluación de la Capacitación (Anexo 8)c) Registro de la asistencia diaria de los participantesd) Planilla de pago de movilizacióne) Nota de recibo, actas o copia de facturas de los servicios y/o productos recibidos durante

la capacitación.

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De no cumplirse el plazo indicado, la Dirección encargada de la actividad no podrá solicitar recursos financieros para otras actividades de capacitación.

10.3. Giras TécnicasUna gira técnica es el desplazamiento de personal de MEDUCA a otras áreas de trabajo para realizar actividades de focalización, supervisión, monitoreo, seguimiento, evaluación y cualquier otra actividad necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

Las giras técnicas deben responder al Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas y cumplir con las prioridades, requisitos y trámites establecidos. Se justificará la realización de giras no programadas únicamente cuando se trate de casos de urgencia o de fuerza mayor18.

Para el financiamiento de cada gira técnica, las Direcciones Ejecutoras del MEDUCA deberán remitir las solicitudes a la DNP para su revisión y aprobación, con un mínimo de veinte (20) días hábiles de anticipación a la ejecución de la gira, de manera que se puedan tramitar a tiempo.

La Solicitud de Fondos debe contener los siguientes documentos:

1) Justificación de la Gira Técnica 2) Formulario de Solicitud de Viáticos (Anexo 5)

La DNP verificará la elegibilidad de la solicitud en función de la programación aprobada. Si no cumple con los tiempos mínimos establecidos o con la presentación de la documentación necesaria, será devuelta a la Dirección Ejecutora para subsanar las observaciones y hacer la reprogramación.

Si la solicitud de gira cumple con los tiempos mínimos establecidos y con la presentación de la documentación necesaria, será tramitada por la DNP.

La Dirección Ejecutora de la gira técnica deberá presentar la programación con la mayor cantidad de información posible para poder validar el cálculo de los viáticos.

Concluidas las giras técnicas, las Direcciones Ejecutoras de la actividad deberán remitir a la DNP los comprobantes de justificación del gasto, cumpliendo con las normas y procedimientos establecidos en el presente Manual Operativo.

10.3.1. Justificación de la Gira TécnicaDebe indicarse el propósito y objetivos de la gira:

1) Propósito: Debe responder a las preguntas ¿Qué se va a hacer? ¿A quién va dirigida la actividad? y ¿Para qué se efectúa la acción?, considerando los objetivos de los Componentes del Proyecto, el Contrato de Préstamo y las actividades aprobadas en el POA y en el Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas.

2) Objetivos Específicos: Deben expresarse en verbos que denoten acción, que permitan traducirse en metas que se puedan cumplir durante la gira. Deben ser funcionales y operativos.

3) Formulario de Solicitud de Viáticos: La escala de viáticos aplicable para funcionarios es la establecida en la Gaceta Oficial según Ley de Presupuesto de la Nación. La DNP verificará si de acuerdo a la programación se justifican todos los viáticos asignados.

18 Se entenderá como urgencia todo aquello que pueda redundar en el aplazamiento de plazos o en el riesgo de bienes materiales o de personas. Por fuerza mayor se entenderá lo tipificado en las leyes de la República de Panamá, según el Código Civil.

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4) Combustible y gastos de movilización (lanchas, piraguas, guías, entre otros), se incluirá en el formulario de solicitud de viáticos el monto programado, para estos menesteres.

10.3.2. Justificación de los GastosAl finalizar la gira técnica, la Dirección Ejecutora del Componente deberá enviar a la DNP los documentos que sustenten la erogación de la inversión, dentro de los quince (15) días hábiles posteriores a la fecha de ejecución de la actividad. Esto incluye el Informe Técnico y Financiero.

Los documentos a remitir son los siguientes:

1) Informe Técnico y Financiero19 2) Facturas y comprobantes del combustible.

Las Direcciones del MEDUCA deberán cumplir con la entrega del Informe Técnico y Financiero en el tiempo estipulado, si no lo hacen, no podrán solicitar recursos financieros para otras giras técnicas.

10.4. INFORMES SEMESTRALES DE AVANCELa DNP es responsable de elaborar los Informes Semestrales de Avance del Proyecto. Este informe debe cumplir con lo estipulado en la Cláusula 7.03 de las Normas Generales del Contrato de Préstamo.

Los informes relativos a la ejecución del Proyecto deberán presentarse al BID dentro de los sesenta (60) días siguientes a la finalización de cada semestre calendario o en otro plazo que las partes acuerden, y deben prepararse de conformidad con las normas que se acuerden con el BID. Los autores primarios serán los Coordinadores de las áreas de la DNP y será revisado por la Coordinación de Programación y Seguimiento.

El formato del informe semestral de avance se muestra en el Anexo 9.

11. RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓNSe han analizado algunos posibles riesgos específicos al proyecto sobre los que la administración del proyecto ha considerado algunas medidas para mitigarlos.

1. La ejecución del proyecto institucionalizado y las diversas responsabilidades de las Direcciones involucradas, podría causar retrasos en el desarrollo de todas las actividades del proyecto, especialmente los procesos de adquisiciones y en la ejecución de los contratos. A fin de subsanar esta debilidad, se propone realizar reuniones de sensibilización entre las Direcciones de Finanzas, Asesoría Legal y la de Cumplimiento, Administración, también se ha considerado realizar un taller de difusión del proyecto. Otra medida, será el presente MO que contribuirá a la aclaración de los roles y responsabilidades en los procesos de contratación y financieros.

2. Se requiere mayor coordinación y participación entre las Direcciones ejecutoras para conocer el avance y/o dificultades en la ejecución de las actividades del proyecto podría retrasarlo. Para ello, se ha propuesto la realización de reuniones periódicas donde participen los Directores de las Direcciones ejecutoras, su equipo técnico, el Director de la DNP y su equipo técnico, de manera que se conozca la situación del proyecto y en caso de retrasos consensuar estrategias para su agilización.

19En caso de que se le hayan entregado fondos para combustible y gastos adicionales de movilización.

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12. Anexos


ANEXO 1. Evaluación del desempeñoNombre y Apellido: Período evaluado:

Desde: ……../……./……… al ……../……./………

Posición: Coordinación:

Supervisor InMediato:

Sistema de Calificación

A Desempeño excepcional, muy por encima de lo requerido.

B Desempeño por lo general superior a lo requerido por el puesto.

C El desempeño cumple con lo requerido por el puesto.

D El desempeño en algunos aspectos se encuentra por debajo de lo requerido.

E El desempeño se encuentra por lo general debajo de lo requerido.

Objetivos del Período

Objetivos(EJEMPLOS)

Ponderación Resultados Esperados Autoevaluación Evaluación

Cumplimiento del Flujo de Desembolsos 50% 100% A B C D E A B C D E

Informes en tiempo y en forma 25% 100% A B C D E A B C D E

Cumplimiento de procedimientos y normas 20% 100% A B C D E A B C D E

Puntualidad y asistencia 5% 100% A B C D E A B C D E

Total 100%

Observaciones del Evaluador:

Competencias Clave

Competencia (EJEMPLOS) Comportamientos Autoevaluación Evaluación

Resolución de problemas Detecta los problemas oportunamente y realiza un análisis de los mismos.

A B C D E A B C D E

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Evalúa las propuestas con una perspectiva costos-beneficios. A B C D E A B C D E

Aplica las propuestas de manera consistente. A B C D E A B C D E

Trabajo en equipo

Brinda apoyo a los miembros del equipo para que logren sus resultados. A B C D E A B C D E

Desarrolla relaciones de trabajo efectivas con sus pares y colegas. A B C D E A B C D E

Toma en cuenta las necesidades de los demás al realizar su trabajo. A B C D E A B C D E

Observaciones del Evaluador:

Evaluación Global del Desempeño

A Desempeño excepcional, muy por encima de lo requerido.

B Desempeño por lo general superior a lo requerido por el puesto.

C El desempeño cumple con lo requerido por el puesto.

D El desempeño en algunos aspectos se encuentra por debajo de lo requerido.

E El desempeño se encuentra por lo general debajo de lo requerido.

Expectativas Personales

Me interesa ocupar los siguientes puestos:

1)

2)

Comentarios del Funcionario Evaluado:

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Síntesis del Desempeño

Fortalezas Aspectos a Mejorar

Comentarios del Funcionario Evaluado:

Planeamiento y Objetivos de Carrera

Planeamiento a 1 año Especifique la posición o posiciones a ocupar en 12 meses.

Planeamiento a 2 años Especifique la posición o posiciones a ocupar en 24 meses.

Potencial

Alto PotencialPersonas que poseen una capacidad que implica que pueden crecer por lo menos dos (2) puestos en la estructura organizativa. Incluye también a aquellas personas con potencial para ser reemplazo de coordinadores del Proyecto.

Posible PotencialPersonas de reciente incorporación o promoción, jóvenes profesionales o mandos medios, que se presume poseen una capacidad que les permita crecer dentro de la organización pero que no han tenido el tiempo suficiente para demostrar todo su potencial.

Persona Clave Personas que ocupan puestos claves y que por su capacidad no pueden crecer dentro de la organización, pero que por su desempeño y dedicación es necesario retener. También involucra a aquellos que ocupan un puesto clave y que no poseen un reemplazo identificado dentro de un período de 2 años.

Capacitación y Desarrollo Propuestos

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Año 20___

Año 20___

Comentarios del Evaluador:

Nombre del Funcionario: Firma: Fecha:

Nombre del Evaluador: Firma: Fecha:

ANEXO 2. Acta de entrega de bienes y servicios

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DNPProyecto PN-L0172

ACTA DE ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS

Fecha

Estimado(a) Señor(a):

De conformidad con lo establecido en la Orden de Compra o Contrato No. , por la presente certificamos que el <Contratista>hace entrega de los siguientes bienes adquiridos con recursos del Contrato de Préstamo No. ______/OC-PN. Los bienes entregados deberán ser utilizados únicamente para fines del Programa y ser mantenidos de acuerdo con las normas y procedimientos del Estado.

Actividad del POA:Código:

La lista de los bienes entregados son los siguientes:

DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES

PAÍS DE ORIGEN

NÚMERO DE

INVENTARIO

UNIDAD CANTIDAD COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

ANEXO 3 ACTA DE INSPECCIÓN FINAL DE OBRA Centro educativo ________________________________________________________

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________________________________AUDITORÍA INTERNA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

_______________________________Contratista

No. De Cédula

________________________________MINISTERIO DE EDUCACIÓN

(Dirección Encargada


Contratista:_____________________________________________________________

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Contrato:_______________________________________________________________Proyecto:_______________________________________________________________Ubicación:______________________________________________________________

Aseguradora:_________________________________________________________________Fianza de cumplimiento:_____________________________________________________

Vencimiento de fianza de cumplimiento:________________________________________

Vencimiento de reclamos por defectos de construcción:____________________________

Valor original del contrato:_________________________________________________

Adiciones al valor original del contrato:_______________________________________

Valor final del contrato:________________________________________________________

Orden de proceder:___________________________________________________________

Duración contractual original:_______________________________________________

Vencimiento del contrato original:__________________________________________

Prórroga bajo adenda no. 1:_________________________________________________



Duración contractual final:__________________________________________________

Vencimiento del contrato (final):_____________________________________________

Multa:____________________________________________________________

Mediante esta síntesis técnica y posterior a los procesos de verificación efectuados en pleno cumplimiento de las disposiciones legales, el Pliego de Cargos, Especificaciones Técnicas, Planos, Adendas y demás documentos contemplados contractualmente, el Proyecto ______________________ del Ministerio de Educación, recibe la obra objeto del presente Contrato, consignando la firma correspondiente para establecer la fecha original de terminación de la obra: el día _________________________. En fe de lo anterior se firma la presente Acta de Inspección Final de Obra: el día____________. En fe de lo anterior se firma la presente Acta de Inspección Final de Obra a los ________________________________.

EL CONTRATISTA COORDINADOR INSTITUCIONAL DEL PROYECTO

Representante Legal

Inspector Residente del Proyecto(Nombre, firma)

Supervisión externa (cuando aplique)(Nombre y firma)

Inspector del ProyectoDNP

(Nombre, firma)

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POR EL CENTRO EDUCATIVO:______________________________________Director(Nombre, firma y sello)

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ANEXO 4: Documentos Requeridos para Presentación de Cuentas de Obras de Construcción

Cuentas por Avance de Obra

□ Factura original (sellada y firmada por la Dirección de Ingeniería)

□ Copia del Contrato (sellado y firmado de Refrendo de la Contraloría).

□ Copia de la orden de proceder

□ Cuadro de presentación de cuentas (Debidamente firmada por el inspector de MEDUCA, el contratista y el Fiscalizador de la Contraloría General de la Republica).

□ Fotos del Proyecto Según Avance de la Obra: Deberá tener un pie que refleje la actividad ejecutada).

□ Copia de la Fianza de Cumplimiento y Endoso: si está vencida.

□ Copia del Acta de Aceptación Final: si es el 100% de la obra.

□ Permiso de Construcción: Copia del recibo de pago del permiso de construcción si en el renglón de preliminares está reflejado el 100% de la actividad.

Documentos Requeridos para Presentación de Cuentas de Bienes y Servicios

□ Factura Original recibida por la Unidad responsable

□ Copia del Contrato y Orden de compra

□ Copia de la Fianza (si aplica)

ANEXO 5: Formulario de solicitud de viáticos

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MINISTERIO DE EDUCACIONSOLICITUD DE VIATICOS

FECHA:_________________________

Departamento o Sección: ___________________________________________________________________Nombre del Funcionario: ___________________________________________________________________Cargo desempeñado: _______________________ Cedula _______________________________________No. Planilla: _______________________________ No. Empleado:_____________ Sueldo: _____________Lugares de Trabajo: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Objetivo de la Misión (Breve Descripción):______________________________________________________________________________________________________________________________________________Fecha de Salida de la Misión: ________________________ Hora: _________________________________Fecha de Terminación de la Misión: ___________________ Hora: _________________________________Fecha de Regreso de la Misión: ______________________ Hora: _________________________________

TRANSPORTE REQUERIDO:

□ AEREO □ CARRO OFICIAL □ TRANSPORTE COLECTIVO

Misión

Realizada por:________________________________ Jefe de Departamento:_________________________

Autorizado por: ___________________________________________________________________________Director Dirección Nacional de Fiscalización

DETALLE DE VIATICOS SOLICITADOS

FECHA DESAYUNO ALMUERZO CENA HOSPEDAJE TRANSPORTE MOVILIZACION

TOTAL

VALOR A PAGAR

CHEQUE N°__________________

VERIFICADO POR________________________PREPARADO POR___________________________ (FIRMA)

NOTA:

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TODO FUNCIONARIO QUE SOLICITE VIATICO, DEBE PRESENTAR COPIA DEL INFORME DE LA MISION REALIZADA AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION FINANCIERA.

CUANDO SE UTILICE TRANSPORTE AEREO SE REMITIRA COPIA DEL BOLETO AL DEPARTAMENTO DE ADMNISTRACION FINANCIERA.

SOLICITUD DE VIATICO NO COMPLETADA NO SERA PROCESADA

OBSERVACIONES:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

ANEXO 6: Informe de capacitación y gira técnica

REPUBLICA DE PANAMAMEDUCA

INFORME DE CAPACITACION / GIRA TECNICA

COMPONENTE:__________________________________________________________________________

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Actividad del POA: ________________________________________________________________________Actividad del Plan de Actividades de Capacitación y Giras Técnicas: _________________________________Dirección ejecutora: _______________________________________________________________________

I. OBJETIVOS(Establecer el nivel de cumplimiento de los objetivos de la actividad, cuando se trate de objetivos cualificativos)

II. TEMATICAS

(Establecer el nivel de cumplimiento de los contenidos programáticos).

III. METODOLOGIA(Descripción detallada de la metodología y su aplicación durante la capacitación/ gira)

IV. RECURSOS(Detallar los todos los recursos y materiales utilizados para la realización del evento, agrupados):

A. Humanos: Número de facilitadores Número de participantes Coordinadores Personal de Apoyo (secretaria, conductores y otros).

B. Equipos:

Computador Proyector de diapositivas Proyector MultiMedia Equipos de sonido, entre otros

C. Materiales.

Transparencias Marcadores Papel Bond Lápices, entre otros

V. Evaluación(Debe contener el resultado y los análisis de las evaluaciones realizadas durante el evento; pretest, postest y evaluación final).

VI. Lista de participantes(Listas de asistencia de los participantes en original).

VII. Informe económico (Debe ser preparado por la persona designada por la Dirección ejecutora para coordinar el evento y recibir el fondo para movilización y debe ser remitido formalmente por el Director de la misma).

VIII. Logros(Breve resumen de los resultados obtenidos en el desarrollo de la actividad)

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IX. Recomendaciones(Presentar las consideraciones que desde el punto de vista de la Dirección ejecutora o participantes, mejoraría la efectividad de eventos de la misma naturaleza: Debe incluir los detalles necesarios para la comprensión de lo sucedido durante la actividad).

ANEXO 7. Comparación de Precios

Es el proceso de selección Mediante el cual se solicitan, reciben y comparan ofertas para la adquisición de obras, bienes, servicios conexos.

Bajo el principio de competencia efectiva, se evalúa si las cotizaciones cumplen con las especificaciones, precio, plazos de entrega, garantías etc. La adjudicación se da a la oferta habilitada y calificada de menor precio propuesto. Si existiere un empate en el menor precio de los proponentes, la Comisión Evaluadora decidirá tomando en cuenta la calidad y/o experiencia del proveedor. Si no puede contarse con elementos que permitan que prevalezca una propuesta sobre la(s) otra(s), se procederá a decidir por un método de azar, como por ejemplo el lanzamiento de una moneda, lo cual se hará constar en el informe de la Comisión Evaluadora. Este método de selección no requiere de ninguna publicación en ningún tipo de medios de comunicación.

Este proceso de selección se utiliza en los siguientes eventos:

Cuando se requiere cotización de precios de obras, bienes, servicios conexos que se encuentran disponibles en el mercado con base en especificaciones técnicas genéricas e imparciales y cuyo valor no exceda de: (i) Cincuenta Mil Dólares (US$ 50,000) para Bienes y Servicios, (ii) Doscientos cincuenta mil

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dólares (US$250,000) para Obras. Se podrá realizar el procedimiento de comparación de ofertas en adquisiciones de montos superiores a los señalados si se dan circunstancias y previamente acordado con el BID.

La solicitud de las cotizaciones a los Proveedores, Contratistas (mínimo 3) la realiza la DNP por escrito, vía e‐mail, fax u otro medio tecnológico que se considere adecuado. La presentación de la cotización a la DNP, se hará constar por escrito, aceptándose las cotizaciones entregadas personalmente y las remitidas por vía e‐mail o fax.

La DNP enviará a la DNAL, la propuesta de la orden de compra o el contrato respectivo, anexando los siguientes documentos:

Cuadro comparativo de ofertas Criterio de selección Persona natural o jurídica seleccionada Valor de la contratación

Estos documentos constituyen el material de soporte del proceso adelantado por la DNP.

ANEXO 8. Evaluación de la capacitación

REPÚBLICA DE PANAMÁMEDUCA

EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN

1. ¿Cómo contribuyó esta actividad a lograr los objetivos del Componente?________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.1 ¿En qué porcentaje se cumplió con los objetivos establecidos y qué obstaculizó su cumplimiento?__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿En qué grado se logró la coherencia entre contenidos programáticos, productos y objetivos?

a. 70% a 80% ________ b. 81% a 90% __________

c. 91% a 100% ________ d. Otros _______________

Explique su respuesta:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. ¿Qué métodos y técnicas se utilizaron en el proceso de capacitación?

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Métodos: a. Presencial ( )b. Horizontal ( )c. Participativo ( )d. Interactivo ( )e. Otros ( )

Técnicas: a. Expositiva ( )b. Grupal ( )c. Plenaria ( )d. Investigación-Acción ( )e. Etnográficas ( )f. Demostración y/o Práctica ( )

g. Otras

Tareas o Productos:

a. Diseñar lineamientos de un Sistema de Información ( )b. Plan de Trabajo ( )c. Evaluar Programa ( )d. Cronograma de Actividades ( )e. Documento (Guía Técnica) ( )f. Manual ( )g. Diagnóstico ( )h. Otros:

4. ¿En qué cantidad y calidad fueron utilizados los recursos?

a. Adecuados ( ) b. Limitados ( ) c. Deficientes ( )

Explique su respuesta:_______ __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Señale en qué forma contribuye la capacitación a mejorar el desempeño de los participantes.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Indique qué elementos del lugar donde se desarrolló la capacitación ocasionaron limitaciones.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. En qué porcentaje el facilitador logró cumplir con los términos de referencia programados en la actividad:

a. 100% a 91% ________ b. 90% a 81% __________

c. 80% a 71% ________ d Menos del 70% __________

Explique su respuesta:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Señale los compromisos y responsabilidades adquiridos por los participantes:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

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ANEXO 9. Informe de Avance Semestral

Deberá contener al menos los siguientes apartados:

Descripción de Abreviaturas

I. Resumen ejecutivo (debe incluir los datos generales del proyecto)II. Avances y Resultados por Componente (se presenta los avances físicos y financieros por producto)

III. Resultados de Desarrollo (al final del primer año, se presentan los avances en cuanto a la línea base de los indicadores de resultado)

IV. Acciones FuturasV. Ejecución Financiera (detalla el avance de los desembolsos, categoría de gastos)

VI. Comentarios al Informe de Avance SemestralVII. Resumen por componente

VIII. Contribución del MEDUCAIX. Sobre los Recursos AdicionalesX. Disponibilidad de los Recursos Adicionales

XI. Resumen del Anticipo FondosXII. Auditoría

ANEXOS:Informe Semestral del Estado del Anticipo de Fondos Estado de CuentasDepósitos en tránsito y cargo en concepto de TransferenciaIntereses Generados por las cuentasFondos utilizados pendientes de justificación ante elBIDGastos realizados con recursos del Anticipo de Fondos aun no remitidos al BancoEstado de Efectivo Recibido y Desembolsos EfectuadosEstado de Inversiones AcumuladasPresupuesto VS. Inversiones Acumuladas y Balance DisponibleInversiones Acumuladas al Semestre Anterior, Inversiones en el SemestreInforme de Avance Semestral PorcentualAporte BID Resumen FinancieroPlan Operativo Anual

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Guía para la elaboración de Informes de Progreso de Proyectos (BID)

(Esta guía es para la elaboración de los Informes Semestrales. Las tablas y anexos resumen plasmado en las siguientes secciones, se encuentran anexados en el documento del BID “Guía para la Elaboración de Informes Semestrales de Progreso”).

Sección I – DATOS BÁSICOS.

El Informe de Progreso del Proyecto (IPP) describe los avances realizados en su ejecución, los desafíos pendientes y las acciones a seguir en el corto plazo, generando datos relevantes para el diálogo entre el país y el Banco, a nivel de proyecto y sector. La estructura del IPP debe ser consistente con la información presentada en el Marco de Resultados, el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP), el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Adquisiciones (PA). En Anexo I se incluye un resumen de los principales indicadores que se sugieren para el IPP, basado en información detallada que figura en las Tablas del Anexo II.

El IPP debería iniciarse con una breve descripción narrativa del proyecto que incluya la estructura de componentes y sus objetivos, en base a la información incluida en el anexo único del Contrato de Préstamo y/o en la Propuesta de Préstamo.

Objetivo: …….

Componente 1: ……….

Componente 2: ………

Componente 3: ……..

Como complemento se incluye la Tabla I-1 que resume información general del proyecto, fechas principales (aprobación, vigencia, elegibilidad, plazo de desembolsos), y datos de costo del proyecto, financiamiento y desembolsos acumulados.

Sección II – PRODUCTOS Y RESULTADOS INTERMEDIOS.

Productos. En la Sección II se describe el avance en la “entrega” de los productos previstos en el proyecto, y su comparación con la programación total y anual. La presentación debería contener información cuantitativa (Anexo II) y un análisis cualitativo, lo suficientemente claro y preciso como para comprender los procesos desarrollados y los productos generados, así como los problemas que se pudieran haber presentado, a fin de identificar estrategias y acciones a seguir. Se recomienda profundizar el análisis cualitativo cuando los contenidos y procesos refieren a productos que contribuyen sustantivamente a los resultados intermedios y finales del proyecto e integran su “ruta crítica”.

Los datos cuantitativos se presentarán bajo la forma de: (i) productos logrados y planeados, a la fecha de cierre del informe (Tabla II-1); y (ii) costo incurrido y planeado, para generar los productos esperados (Tabla II-2).

El análisis de los procesos de adquisiciones complementará la información anterior, facilitando la comprensión de los rezagos en la ejecución de las actividades y finalmente, en la obtención de los productos. Con frecuencia, los procesos de licitación insumen más tiempo del previsto por demoras en la preparación de los pliegos, la evaluación de las ofertas, la firma del contrato o, el proceso administrativo de aprobación. También se producen variaciones de costos por motivos de imperfecciones en los mercados o, diferencias respecto de las especificaciones técnicas o presupuestos oficiales. Estas situaciones afectan a las actividades a las que contribuyen las compras o contrataciones, y por tanto a los productos. La Tabla II-3 procura identificar este tipo de información para su análisis posterior, en particular para las adquisiciones que tienen una incidencia sustantiva en el logro de los productos esperados. Cuando las diferencias en costos y/o plazos de adquisición sean superiores a un X%, se deberá analizar los motivos en el IPP, incluyendo medidas correctivas a instrumentar. Se describirá también, en forma narrativa, los cambios principales realizados en el método de adquisición o, en el objeto del gasto (altas o bajas de adquisiciones), cuando los hubiere. Al concluir este análisis, se debería tener evidencia que los productos obtenidos son de la calidad esperada (contenidos) y que se entregaron en plazo y al costo estipulado. Asimismo, se debería poder confirmar si la cadena de generación de “insumos, actividades y productos” se implementó según lo previsto. Cualquier diferencia respecto de lo esperado, deberá estar identificada, fundamentada y con propuestas de solución a futuro.

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Resultados intermedios. Para cada componente, el IPP brindará un informe cualitativo y cuantitativo, de los resultados intermedios que se lograron y de aquellos que deberían haberse alcanzado, a la fecha de cierre del informe, tal y como se definió en el diseño del proyecto (Tabla II-4).

Los proyectos pueden presentar desvíos en sus resultados intermedios que se deben, en particular, a tres situaciones específicas o, una combinación de ellas: (i) los resultados intermedios se alcanzarán, pero en un plazo diferente al previsto; (ii) los resultados intermedios no se alcanzarán como se esperaba debido a que los productos que contribuyen a dichos resultados, difieren en contenido y/o calidad; o, (iii) los productos vinculados a dichos resultados se obtuvieron según lo programado pero no tienen los efectos esperados, lo cual podría deberse a fallas en la conceptualización original del proyecto (cadena lógica de “productos y resultados”) o, en factores externos al proyecto que han afectado su ejecución.

El IPP analizará las causas de los desvíos a nivel de cada componente, para identificar los problemas técnicos y operativos que impactaron negativamente en el proyecto durante el semestre, y/o desde el comienzo de la ejecución, y que afectan su capacidad para lograr sus objetivos de desarrollo y completar sus componentes.

Sección III. RESULTADOS FINALES.

En la Sección III se describen los avances en el logro de los resultados finales vinculados al objetivo (“propósito”) del proyecto (Tabla III-1), acorde a su valor anual esperado. Al final del proyecto, se evaluará el cumplimiento de las metas, según su valor inicial (línea de base) y final.

Durante el monitoreo del proyecto, es muy importante poder confirmar que, los avances en los resultados intermedios se traducen en mejoras en los valores anuales de los indicadores de resultados finales. De no ser así, podría ser que se estén sumando factores ajenos al proyecto que lo afectan negativamente o que, la conceptualización del proyecto debe ser revisada para garantizar una asociación positiva entre “productos, resultados intermedios y finales”.

En esta sección también se incluirán los resultados de evaluaciones de medio término, en caso de aplicar.

Sección IV. PRESUPUESTO Y SU EJECUCIÓN.

La Sección IV describe la situación financiera del proyecto. La Tabla IV-1 presenta, por categoría de inversión y fuente de financiamiento, la siguiente información: (i) el presupuesto original y el presupuesto vigente (el cual difiere del original si hubiera habido cancelaciones parciales o transferencias entre categorías); (ii) el monto de desembolsos acumulados; (iii) el saldo disponible; y (iv) la inversión comprometida (pagos a realizar por contratos o documentos firmados que generan un compromiso legal de pago, que aún no se ha realizado o que, habiéndose efectuado, no ha sido presentado al Banco en las rendiciones de gastos y solicitudes de desembolso).

La Tabla IV-2 presenta el cronograma de desembolsos del proyecto, a nivel de componente, productos y fuente de financiamiento, y por año de ejecución prevista.

Sección V- RIESGOS.

La Sección V identifica los factores de riesgo que podrían afectar el desarrollo futuro del proyecto, y que están vinculados tanto al contexto externo como a factores técnicos, operativos, fiduciarios, de salvaguardia ambiental y social, legales y presupuestales, entre otros. Incluye también las medidas paliativas que se considera instrumentar, en forma preventiva, en el marco de una Matriz de Mitigación de Riesgos (Tabla V-1). Los factores de riesgo surgen de aplicar la metodología de Gestión de Riesgos en Proyectos (GRP).

Sección VI – GESTIÓN OPERATIVA.

Gestión Administrativa. Se analizará la calidad de la gestión administrativa del proyecto y el buen funcionamiento de su esquema de ejecución.

Aspectos Financieros. Se describirán brevemente los aspectos financieros vinculados al control interno del proyecto, incluyendo la presentación de sus Estados Financieros Auditados – EFAs (Tabla VI-1). En caso que los auditores externos hayan emitido una "opinión calificada" se indicará la naturaleza del problema y las medidas que se debe tomar para resolver las dificultades. Asimismo, se informará sobre el grado de cumplimiento de las recomendaciones sobre

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control interno y procedimientos contables que pudieran haber sido presentadas por el Banco, en adición a la auditoría externa.

Se informará sobre la aprobación y disponibilidad de crédito presupuestal para permitir la ejecución del POA y el cumplimiento del “pari passu” del préstamo, así como las acciones seguidas para regularizar los desvíos que se hayan producido. Temas Legales. Se analizará el cumplimiento de los compromisos contractuales del contrato de préstamo (Tabla VI-2). El IPP identificará los compromisos contractuales vencidos y pendientes de cumplimiento, así como los motivos y acciones correctivas.

Otros Temas. El IPP informará, en particular, acerca de cambios realizados al proyecto, en acuerdo con el Banco, por motivos de reformulación de su objetivo o, debido a una reestructuración sustantiva en sus componentes. Asimismo, el IPP describirá, si los hubiera, cambios en el esquema de ejecución, en la estructura y tamaño de la plantilla de personal afectada al proyecto o, en cualquier otro aspecto de naturaleza organizacional e institucional.

Sección VII – LECCIONES APRENDIDAS Y ACCIONES A IMPLEMENTAR.

La Sección VII incluye, por una parte, las lecciones aprendidas, en el período que se informa, para mejorar la ejecución del proyecto y/o el diseño de nuevas operaciones.

Por otra parte, incluye las acciones más relevantes a implementar para continuar y consolidar una buena ejecución del proyecto (Tabla VII-1). Para cada problema, el IPP planteará una acción para mejorar la situación y dejar el proyecto nuevamente en su senda de ejecución proyectada. En cada acción propuesta se identificará el/los responsable(s) de las acciones y la fecha esperada de su cumplimiento.

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ANEXO 10. Planilla de Movilización

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIRECCIÓN _________________________________________PROYECTO: _________________________________________PLANILLA DE MOVILIZACIÓN DE CAPACITACIÓN _______________________________________DEL ______________ AL ______________ DE ______________________CAPACITACIÓN _____________________ LUGAR _________________________

PARTICIPANTE CÉDULA DISTRITO CORREGIMIENTO COMUNIDADDESCRIPCIÓN

DELTRANSPORTE

COSTO FIRMA

12345

PREPARADO POR AUTORIZADO PORFIRMA _______________________________ FIRMA _______________________________

NOMBRE Y NOMBRE Y CARGO _______________________________ CARGO _______________________________

ANEXO 11. Solicitud de Desembolso

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SOLICITUD DE DESEMBOLSOANTICIPOS, PAGOS DIRECTOS, REEMBOLSOS

A: Banco Interamericano de DesarrolloRef.: Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica

Nº de Solicitud:Fecha:

A quien corresponda:

Conforme a las condiciones del Contrato (Convenio) de la referencia mutuamente celebrado por (Nombre del Prestatario o del Beneficiario) ___________________________________________y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), ejecutado por (Nombre del Organismo Ejecutor), ____________________________por el presente:

SOLICITAMOS PRESENTAMOS

Reembolso de pagos efectuados Rendición de Cuentas (Justificación)Pago directo al proveedor o contratistaAnticipo de fondos

Moneda Solicitada Monto expresado en la moneda solicitad (Números y letras)

Monto expresado en la moneda del Financiamiento o Contribución (Números y letras)

INSTRUCCIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS

BANCO INTERMEDIARIO BANCO DEPOSITARIO

Nombre del Banco: Nombre del Banco:Dirección: Dirección:

Ciudad: País: Ciudad: País:

Código SWIFT: ABA Nº: Código SWIFT: ABA Nº:

Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no) Cuenta en el "Federal Reserve Bank (FED)" (si/no)

Nº de Cuenta en el Banco InterMediario:

Instrucciones Especiales: Instrucciones Especiales:

DESTINATARIO DEL DESEMBOLSO

Nombre del Titular de la Cuenta:

Nº de Cuenta del Destinatario en el Banco Depositario:

Instrucciones Especiales:

Firma(s) Autorizada(s) Nombre(s) y Título(s)

(1) Si el Prestatario/Beneficiario u Organismo Ejecutor solicita el desembolso de un monto fijo en una moneda diferente a la moneda del Financiamiento o de la Contribución, el monto definitivo expresado en la moneda del Financiamiento o de la Contribución a ser desembolsado puede ser distinto al consignado en esta solicitud.

CATEGORÍAS Y SUBCATEGORÍAS DE INVERSIÓN IMPUTADAS EN ESTA SOLICITUD (2)

Número de la Categoría oSubcategoría de Inversión

Nombre de la CategoríaSubcategoría de Inversión

Paísde Origen

Monto Justificado/Pagadoen la Moneda delFinanciamiento o

________________________ ________________________ ________________________ ________________________

81


________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________ ________________________ ________________________ ________________________________________________ ________________________ ________________________ ________________________

TOTA:

Acordamos y certificamos lo siguiente:

I. Que no estamos en omisión de ninguna de las obligaciones establecidas en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento, incluyendo aquellas relacionadas con la suspensión de desembolsos.

II. Que los pagos provenientes de esos recursos se efectúan o se efectuarán exclusivamente para los fines especificados en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento y conforme con sus términos y condiciones. Los bienes y servicios financiados con esos pagos son/fueron apropiados para esos fines y el costo así como las condiciones de la compra son/fueron razonables.

III. Que el uso de los anticipos de fondos del Financiamiento/Contribución (rendición de cuentas) será presentado según los acuerdos realizados entre el Banco y el ejecutor/prestatario/beneficiario y la rendición de cuentas final será presentada a más tardar 30 días antes de la fecha del último desembolso.

IV. Que en caso de que no se presente oportunamente la utilización de los recursos de los anticipos de fondos (el que no deberá exceder 180 días), el BID está facultado para: (a) exigir la devolución de los fondos del saldo no justificado; o (b) para aplicar el monto de cualquier solicitud de Reembolso de pagos efectuados al saldo no justificado.

V. Que en el uso de los anticipos de fondos, las sumas indicadas en esta solicitud y en su respectiva documentación de respaldo, constituyen, en cada caso, las sumas exactas pagadas por los conceptos respectivos y reflejan todos los descuentos, devoluciones, reducciones y otros créditos recibidos o que hayan de recibirse en conexión con las adquisiciones indicadas en el detalle de pagos y de las cuales se derivan los pagos.

VI. Que no hemos recibido ninguna suma como reembolso de ninguno de los pagos que se incluyen como parte de esta solicitud o documentación de respaldo, ni hemos obtenido fondos para financiar los mismos de ningún otro préstamo, crédito o donación que nos haya sido efectuada, excepto para préstamos (eventuales) a corto plazo obtenidos antes de esta solicitud y que reembolsaremos con el producto de este desembolso .

VII. Que el BID está facultado para disponer lo necesario a fin de que la(s) moneda(s) asignadas(s) para efectuar este desembolso sea(n) convertida(s) por nuestra orden y cuenta a la moneda solicitada y esta sea depositada en la cuenta arriba especificada. Las sumas de una o más monedas que el BID desembolse y convierta constituirán las sumas adeudadas al Banco, en el caso de Contratos de Préstamo.

VIII. Que estamos obligados a mantener toda la documentación que respalda esta solicitud con adecuadas referencias cruzadas con los registros contables del proyecto y las adquisiciones de las que se derivan. También estamos obligados a disponer lo necesario para que los recursos del Financiamiento/Contribución desembolsados por el BID se identifiquen adecuadamente en nuestros registros contables y se depositen en cuentas específicas. Mas allá de la aceptación de esta solicitud, el Banco o terceros autorizados, podrán revisar en cualquier momento o instancia los documentos que respalden estos gastos presentados.

IX. Que, de acuerdo a los registros contables del proyecto, la sumatoria del Aporte Local acumulado a esta fecha, expresado en la moneda del Financiamiento/Contribución, asciende al equivalente de: _________________

Firma(s) Autorizada(s) Nombre(s) y Título(s)

(2) No se requiere para solicitar anticipos de fondos.

82


ANEXO 12. Solicitud de Anticipos

Nombre del Organismo Ejecutor:Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:Nº de Solicitud:Fecha:

PLAN FINANCIERO: MODELO PARA SOLICITAR ANTICIPOS1(en miles, moneda de la operación)

Categorías de InversiónFINANCIAMIENTO DEL BANCO Contra

partida local

Otras fuentes

Total ProyectoEnero Febrero Marzo Abril Mayo ….etc Nov. Dic. Total

BID

83


Categoría 1 0.00 0.00Actividad 1 0.00 0.00Actividad 2 0.00 0.00Actividad 3 0.00 0.00

Categoría 2 0.00Actividad 1 0.00Actividad 2Actividad 3

Categoría 3Actividad 1Actividad 2Actividad 3

Total Recursos Requeridos 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00Conciliación …………………………………………………………………………………………………………………….Menos: desembolsos por Pagos Directos ………………………………………………………………………………… 0.00Menos: Reembolsos al OE …………………………………………………………………………………………………. 0.00Menos: Otro tipo de desembolso ……………………………………………………………………………………………. 0.00

= Monto de la Solicitud de →Desembolso (Anticipo)

Menos: Saldo disponible del Anticipo Anterior (ver Nota 2) ……………………………………………………………… 0.00Total Anticipo de Fondos Requerido 0.00

Nota 1: Se debe claramente indicar el periodo (los meses específicos) que cubre la solicitud del anticipo lo cual no necesariamente coincide con los meses de un mismo año calendario.

Nota 2: En esta línea solamente debe incluir el saldo de anticipo de fondos anterior para el financiamiento requerido y presentado en esta solicitud.

84

PN-L1070MEDUCA Innovación en la Infraestructura EscolarManual Operativo

ANEXO 13. Detalle de Compromisos – Anticipo de Fondos Requeridos

DETALLE DE COMPROMISOS CON CARGO AL FINANCIAMIENTO DEL BID ANTICIPO DE FONDOS REQUERIDO Periodo que cubre la solicitud (ej. de enero 2010 a junio 2010 Modelo sugerido

NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica:Nº de Solicitud: Página No. ____x____ de ____x____Fecha

ItemActividad según P.A.

Nº de Registro Financiamiento

del Contratootorgado por el

BID*

Fecha delContrato o

Compromiso

Nombre del Proveedor oContratista

Monto Total delContrato o

Compromiso

Monto por Pagardel Contrato oCompromiso

Monto de los Pagos

a realizarsedurante los

próximos 120 días

Tasa deCambio

(1)

Monto Equivalenteen la Moneda del

Contrato/Convenio

Financiamiento

Código Descripción BID Aporte Local

123456789

1011121314151617181920 Total de esta 0.00 0.00 0.00

Viene de la pagina anterior Total - - -De esta solicitud 0.00 0.00 0.00

(1) Se debe estimar la Tasa de Cambio a ser aplicada según lo estipulado en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento.

*Corresponde a código de Prism, Sepa o el Sistema que se utilize para control de contratos

__________________________________ ____________________________________Firma(s) autorizada(s) Nombre(s) Titulo(s)

85

ANEXO 14. Estado de Ejecución del Proyecto

ESTADO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTOModelo sugerido

NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación Técnica: Nº de Solicitud:Fecha:

Categorías y Subcategorías de Inversión según Contrato/Convenio Presupuesto

BID VigentePresupuestoAporte Local

Imputación Acumulada en las Categorías y Subcategorías de

Inversión hasta la Solicitud Anterior

Imputación en las Categorías y Subcategorías de Inversión en esta

Solicitud

Ejecución Acumulada por Categorías y Subcategorías de

Inversión

Saldo Disponible por Categorías y Subcategorías de Inversión

(LMS1) (LMS 1) Vigente BID Aporte Local BID Aporte Local BID Aporte Local BID Aporte Local

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (8)=(3)+(5) (9)=(4)+(6) (10) = (1) - (8) (11) = (2) - (9)

A. SUBTOTAL POR FUENTE

B. TOTAL BID + APORTE LOCAL

C. PARI-PASSU

_____________________________________________ ___________________________________________________Firma(s) Autorizada(s) Nombre(s) y Título(s)

Innovación en la Infraestructura Escolar PN-L0172 Manual Operativo

ANEXO 15. Conciliación de los Recursos del Banco

CONCILIACIÓN DE LOS RECURSOS DEL BANCO

NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUTOR:Nº de l Contra to de Pré sta mo o Conve nio de Coope ra ción Técnica : Nº de Solicitud:

Fecha :

I. SALDO DISPONIBLE FONDO ROT AT ORIO O ANT ICIPOS (2)

De talle MontoT asa deCambio

Monto e n la Mone da de l Contrato/Conv e nio

Saldo Disponible en la Cuenta en la Moneda de la Operación al: Banco:Nº Cuenta:

Saldo Disponible en la Cuenta en Moneda Local al: Banco:Nº Cuenta:

II. GAST OS O PAGOS PENDIENT ES DE PRESENT AR AL BID /3

Gastos o Pagos Pendientes de Presentar al Banco incluidos en esta Solicitud

Gastos o Pagos Pendientes de Presentar al Banco no incluidos en esta Solicitud según registros contables del proyecto

III. T OT AL DEL FONDO ROT AT ORIO O DE ANT ICIPOS PENDIENT E DE PRESENT AR AL BID (I+II)

IV. SALDO DEL FONDO ROT AT ORIO O ANT ICIPOS SEGÚN LA CONT ABILIDAD DEL BID (REPORT E LMS 1)

Porcentaje Justificado ante el Banco

V. DIFERENCIAS (IV-III) /4

De talle Monto T asa deCambio

T otal e n la Mone da de lContrato/Conve nio

Diferencia identificada por diferencial cambiario

Otras diferencias

Certificamos que: a) los gastos especificados en el numeral II se realizaron a los efectos estipulados en el Contrato/Convenio; y b) la documentación que respalda los gastos efectuados con los recursos provenientes del Fondo Rotatorio o Anticipos aún no justificados está disponible a los efectos de la inspección del BID.

_____________________________________________ ___________________________________________________Firma(s) Autorizada(s) Nombre(s) y Título(s)

NOTA:1) ¿La c uenta c orriente es exclusiva para el Fondo Rotatorio o Anticipos ? SI NO2) Adjuntar copia de los extractos banc arios de las cuentas bancarias en las que están depositados los recursos del Fondo Rotatorio o Anticipos, sus respectivas conciliaciones y el saldo del disponible del Aporte Local si utiliza la misma cuenta corriente del Fondo Rotatorio o Anticipos.

3) Adjuntar el detalle de los gas tos o pagos efectuados con recursos del Fondo Rotatorio o Anticipos aún no pres entados/justificados. 4) En caso de diferencia, anexar conciliación y explicación.

ANEXO 16. Estado de gastos o pagos

1


ESTADO DE GASTOS O PAGOSPRÉSTAMOS DE INVERSIÓN Y COOPERACIONES TÉCNICAS

NOMBRE DEL ORGANISMO EJECUT OR:Nº del Contrato de Préstamo o Convenio de Cooperación técnica: Página No. ____x____ de ____xNº de Solicitud: Fecha:

Categoría/Subcategoría de Inversión: (1)

País de Origen (2)

Código de la Actividad

según Paq

Nº de Registro del Contrato otorgado

por el BID*

Concepto del Gasto o Pago y

Nombre del Receptor (3)

Nº del Comprobante Contable del Gasto o Pago

Fecha de Pago (4)

Monto y Moneda

del Gasto

T asa de Cambio (5)

Monto Equivalente en la M oneda del

Contrato

Financiamiento

BIDA

porteLocal

T otal de esta página

Viene de la página anterior

T otal de esta solicitud

(1) Debe utilizarse una página del Estado de Gastos separada por cada Categoría o Subcategoría de Inversión. (2) Se deben agrupar los gastos por País de Origen(3) Se debe incluir un resumen de la glosa de cada gasto o pago individual según el registro contable(4) Fecha en la que se ha realizado el pago al contratista o proveedor(5) La Tasa de Cambio aplicada debe ser la indicada en el Contrato de Préstamo o Convenio de Financiamiento

*Corresponde a código de Prism, Sepa o el Sistema que se utilize para control de contratos

______________________________________ _____________________________________________Firma(s) Autorizada(s) Nombre(s) y Título(s)

ANEXO 17. Plan Financiero Consolidado

PLAN FINANCIERO CONSOLIDADO Modelo

sugerido

2


Categoría de inversión

(1)

Año 1 Año 2. etc. TOTAL PROYECTO

BIDC

ontrapartida

Otros Total BIDC

ontrapartida

Otros Total BIDC

ontrapartida

Otros Total

Categoría 1 0 0 0Actividad 1 0 0 0Actividad 2 0 0 0Actividad 3 0 0 0



Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

(1) La estructura de las categorías de inversión debe tener consistencia con las categorías de proyecto ingresadas en el WLMS.

ANEXO 18. Plan Financiero Detallado

PLAN FINANCIERO DETALLADO: PROYECTO INTEGRAL1

Modelo sugerido

3


Categoría de inversión(1) ENE FEB MAR APR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DEC Total




Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 01 Consolida los PF Detallados por Fuente de Financimiento (e.g. Recursos del BID + Contrapartida Local + Otros Cooperantes).

PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DEL BID1

Modelo sugerido





Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 01 Esta información debe ser consistente (la misma) que se utiliza para preparar la proyección de desembolsos descrita en el Anexo 1 de esta Guía.

PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE CONTRAPARTIDA LOCAL Modelo sugerido



Categoría 2

4


Actividad 1

Actividad 2Actividad 3

Categoría 3Actividad 1Actividad 2

Actividad 3Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

PLAN FINANCIERO DETALLADO: RECURSOS DE OTROS COOPERANTES Modelo sugerido



Categoría 2Actividad 1Actividad 2

Actividad 3Categoría 3

Actividad 1

Actividad 2Actividad 3

Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

ANEXO 19. Plan de Adquisiciones

AÑO

Cate

goría

G

asto

Cate

goría

ad

quisi

cion

esId

entif

icaci

ón

Descripción del contrato de

Adquisiciones Cost

o es

timad

o

Revis

ión

(ex

ante

o

post

erio

r) Fuente de Financia miento

(en US $)

Prec

alific

a

Fechas estimadas Statu s 4(pendiente, en

Com

enta

rios

Com

pone

nte

5


ción

(S

i/No)

proceso,adjudicado, cancelado)BI D Loca l

/ Otro

Publ

icació

n de

An

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6

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