El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002146

Inmagic: sistema de gestión de bases de datosdocumentales, o las razones del líder

Por Lluís Codina

INMAGIC ES EL PROGRA-MA de gestión de bases de datosdocumentales (Sgbdd) que, segúninforman sus distribuidores, go-za de mayor cuota de mercadoen EUA. También cuenta conuna amplia base instalada en Es-paña, seguramente una de lasmayores en lo que podríamos de-nominar el sector “especializa-do” (ver recuadro).

Ayuda a esta posición predo-minante su ya larga presencia ennuestro mercado (alrededor de unadécada) de la mano de un distribui-dor (Doc6) que nunca se ha limita-do a la simple operación de “movercajas”, expresión con la que se co-noce a aquellos distribuidores queno realizan ninguna inversión enlos programas que tienen en carte-ra. Los usuarios de Inmagic ennuestro país cuentan siempre conversiones y manuales traducidos,con personal experto al que poderdirigir consultas y con algo quesiempre es importante, un club deusuarios.

Pero veamos cuáles son los ar-gumentos intrínsecos del programa.

...- Economía de la información - Sistemas de navegación- Evaluación de recursos digitales- Arquitectura de la información...

Un registro de Inmagic en el modo visualización. En este caso, corresponde a la vista por defecto

Un diseño sencillo de formulario de interrogación. Un campo puede enviar consultas a variosde ellos de la base de datos. El texto de ayuda lo hemos añadido nosotros a título de ejemplo.Figura 1. Títulos documentos

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Lluís Codina

En primer lugar, cabe señalarla flexibilidad y la potencia comodos de sus mejores bazas.

FlexibilidadSe pone de manifiesto a la ho-

ra de permitir dos formas distintasy al mismo tiempo compatibles deindización: palabra a palabra y porfrases (indización por palabras ypor términos, en lenguaje Inma-gic). Cada una de ellas genera, co-mo es lógico, dos índices diferen-tes; pero lo más importante es queambas clases son necesarias por-que responden a necesidades de in-formación distintas. Veamos unejemplo. Supongamos que el resul-tado de indizar unos cuantos docu-mentos produce, entre otros, losdescriptores (títulos) de la figura 1.

En la indización palabra a pala-bra el índice resultante se verá talcomo se observa en la figura 2 (ca-

da palabra aparecerá, como es lógi-co, entremezclada con otras de lamisma letra inicial, cosa que sesimboliza con “...”). En cambio, enun índice por frases o descriptoresse vería como se muestra en la fi-gura 3.

Es evidente que algunas vecesnos bastará con una entrada como“información”, pero otras, necesi-taremos discriminar entre “econo-mía de la información” y “arqui-tectura de la información”, etc.Con la indización palabra a pala-bra, se perdería esta posibilidad decontexto cuando examinamos elíndice de una base de datos. Almismo tiempo, la indización pala-bra a palabra es necesaria, porque aveces necesitamos la máxima fle-xibilidad para realizar operacionesde recuperación y queremos, porejemplo, cualquier documento quetenga “digital” e “información” en-

tre sus características de indiza-ción. Lo que resulta ejemplar en elcaso de Inmagic es que podemosoptar por tres tipos de indización:palabra a palabra; frases y ambas ala vez.

Otra dimensión de su flexibili-dad es su manera de tratar los cam-

...arquitectura...búsqueda...digitales...economía...evaluación...información

...navegación...recursos...sedes...sistemas...web...

1. Por el tipo de contexto, podemos definirdos subsectores:

—Especializado o profesional: lo conformancentros de documentación, bibliotecas y archivosasí como empresas que en su organigrama cuentancon un departamento de documentación (o similar)formalmente constituido. Se caracteriza, entreotras cosas, por contar en su plantilla (staff) conprofesionales de la documentación. Está lideradopor productos como Inmagic (Doc6), Knosys (Micro-net), BRS (Baratz) y BasisPlus (Centrisa).

—Sector ofimático o generalista: formado porempresas que no tienen un departamento de docu-mentación constituido como tal en su estructuraorganizativa, pero tienen la necesidad de gestionarinformación documental (informes, manuales, publi-caciones, fotografías, etc.). No siempre cuentan conprofesionales con formación específica en bibliote-conomía y documentación. En este sector, los líde-res suelen ser productos como Notes (IBM) o Do-cumentum (Documentum), aunque Inmagic y Knosystambién tiene una significativa presencia en estemercado.

2. Por la dimensión del contexto, podemosestablecer tres subsectores:

—Personal: son las aplicaciones destinadas a unuso individual, por ejemplo: periodistas, abogados,

ingenieros, estudiantes, profesores de universidad,etc. Inmagic, por su facilidad de uso y su precio re-lativamente bajo puede ubicarse en parte en estesector. De cualquier forma no es su nicho especia-lizado ya que tiene una curva de aprendizaje un po-co más alta de lo habitual en esta clase de progra-mas, a causa de sus numerosas funciones. Formanparte de esta parcela: FileMaker (FileMaker) askSam(askSam) Knosys (Micronet) e Idealist (Bekon) entreotros.

—Departamental y pyme: para departamentosde grandes compañías y para medianas y pequeñasempresas, lo que incluye también el 80 o el 90% delos centros de documentación, archivos y bibliote-cas de nuestro país. En nuestra opinión es el sectormás característico de Inmagic, compartido con pro-ductos como Knosys y BRS.

—Corporativo y grandes empresas: para orga-nizaciones medianas y grandes y para medianos,grandes e incluso muy grandes centros de docu-mentación, archivos y bibliotecas. A nuestro pare-cer, no es el sector más adecuado de Inmagic, aun-que tiene presencia en el mismo como demuestra elhecho de que empresas de la dimensión de Aena oRenfe sean usuarias de Inmagic. Este es el nicho “na-tural” de productos como BasisPlus, BRS, Notes, Ex-calibur (Excalibur), entre otros.

Para segmentar el mercado de los Sgbdd

Figura 2. Índice palabra a palabra(obviamos las palabras vacías)

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pos cuyos valores son múltiples ocompuestos (subcampos). Es esteun problema tradicional de los siste-mas de gestión de bases de datos ysu solución siempre ha sido difícil.

Los sistemas no documentales,como los relacionales, resuelveneste problema manu militari, o seaprohibiendo directamente la posi-bilidad de que exista tal tipo decampo. En las bases de datos docu-mentales se “solventa” el problemapor ignorancia, es decir, no se pre-vé ninguna solución: se yuxtapo-nen los valores y punto. La solu-ción manu militari obliga a multi-plicar los campos, los registros ylas tablas. La segunda opción, porignorancia, simplifica la vida al di-señador pero restringe el rango deoperaciones lógicas que luego sepueden hacer con las bases de da-tos, muy especialmente el estable-cimiento de relaciones entre ellas yla generación de informes.

Inmagic opta por una terceravía que caracteriza al programa yadesde los tiempos del Ms-dos (paralos menores de treinta años: el an-tecesor de Windows), a saber: eluso de múltiples instancias de unmismo campo que pueden serviren el caso de Autor, por ejemplo,para entrar los n autores de un mis-mo documento, sin que cada unade las entradas deje de formar par-te del mismo campo, o para intro-ducir los n descriptores del campoTema, etc. Lo mejor es que no re-sulta necesario prever cuántas ins-tancias necesitaremos en cadacampo, de modo que el diseñadorno debe preocuparse por la cues-tión. Simplemente, se invoca una

nueva cuando hace falta haciendoclic en un botón del programa oapretando una tecla de control.

Por otro lado, los campos des-criptivos, con abundante texto, co-mo el típico que contiene un resu-men o el texto completo del docu-mento, no necesitan recurrir al usode múltiples instancias para ser in-dizados en su totalidad (a diferen-cia de los famosos campos “me-mo” de los sistemas relacionales,que no se pueden indizar).

Potencia

¿Cuáles son las bazas más ca-racterísticas de la dimensión de po-tencia en Inmagic? Creemos quepueden señalarse las siguientes: lascapacidades de sus parámetros bá-sicos (campos, registros) y las fun-ciones que proporciona.

En cuanto a capacidades Inma-gic declara por ejemplo no presen-tar ningún límite ni al número deentradas por campo, ni al tamañode éstos ni al de los registros. Porotro lado admite hasta 250 camposdistintos en cada modelo de regis-tro y cada base de datos puede con-tener hasta 2 billones de registros(suponemos que son billones a loanglosajón, es decir, 2 mil millo-nes de registros en cada base de da-tos). Por último, no es necesariopredefinir la extensión de cadacampo: pueden contener un núme-ro ilimitado de caracteres y su ex-tensión y su uso del espacio de al-macenamiento se ajusta al espacioconcreto utilizado en cada caso.

En cuanto a sus funciones cre-emos importante señalar las si-guientes:

—establecimiento de enlacesentre distintas bases de datos (enun estilo casi relacional);

—diseño y modificación deprácticamente cualquier aspecto dela interfaz del programa incluyen-do el diseño de vistas y de formu-larios de consultas, y

—establecimiento de controlesterminológicos que van desde eluso de descriptores y de procedi-mientos de validación de datoshasta la utilización de tesauros enlínea.

«La versión que per-mite la publicación

en web es un produc-to independiente que,a su vez, incluye a In-magic (DB/Text Web-

Publisher)»

A estas tres muy potentes fun-ciones habría que añadir una últi-ma relativa a la posibilidad de pu-blicar y hacer accesibles bases dedatos a través de internet, aunque,todo hay que decirlo, la versiónque permite la publicación en webes un producto independiente que,a su vez, incluye a Inmagic(DB/Text WebPublisher).

Relaciones y controlesde validación

En esta reseña vamos a limitar-nos a considerar con un cierto de-tenimiento dos de las funciones in-dicadas antes por ser probablemen-te no solamente las más caracterís-ticas del programa, sino tambiénaquellas en las que más puntos fla-cos suelen presentar aplicacionessimilares.

Inmagic permite establecer re-laciones (enlaces, en su terminolo-gía) entre distintas bases de datos.

...Arquitectura de la información ...Economía de la información...Evaluación de recursos digitales...Sedes web...Sistemas de navegación...

Inmagic

Sistema de gestión de bases dedatos documentales. Para orde-nadores con Windows (DB/Text-Works) y Windows NT (DB/Text

WebPublisher).

Distribuidor: Doc6.

http://www.doc6.es

Figura 3. Índice por descriptores

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Lluís Codina

Se generan entre uno o más cam-pos de una base de datos, que In-magic denomina primaria, y uno ovarios de otra que llama secunda-ria. Para realizarlas deben cumplir-se dos características: los camposde las dos bases de datos deben te-ner el mismo dominio y debencompartir, por tanto, las principa-les características de validación(por ejemplo, deben ser textuales,o numéricos, o deben de consistiren valores únicos, etc.).

Cuando dos o más registros delas bases enlazadas contienen cam-pos con valores comunes, es posi-ble consultar y editar los datos dela secundaria desde la primaria, asícomo pueden diseñarse vistas queincluyen informaciones resultantesde cruzar datos de ambas bases.

En cuanto a los controles devalidación contempla el uso inten-sivo de medidas terminológicas,desde el nivel más básico con-sistente en la utilización de un dic-cionario de palabras vacías, hastael uso de campos con listas prede-finidas de valores. También se pue-den definir y alimentar tesauros,así como utilizarlos para realizar laindización y las consultas.

Otros controles de este tipo in-cluyen ajuste a rangos de valores, atipos de datos (numéricos, fechas,textuales, enlaces), etc. El sistemaproporciona de ese modo una am-plia batería de instrumentos de di-seño y de mantenimiento al admi-nistrador de la base de datos.

Para completar el panorama delas funciones de Inmagic debemoshacer referencia a que integra laposibilidad de capturar y asociarimágenes a los registros; la admi-nistración de usuarios, con distin-

tos passwords y niveles de privile-gio; corrección ortográfica; entreotros aspectos no precisamentemenores.

La verdad es que hacía tiempoque este cronista no se lo pasabatan bien analizando un programade gestión documental ya que, a lavista de todas sus posibilidades, desu flexibilidad y sus facilidades deadaptación, no es extrañar quemantenga durante tantos años unaposición prominente en un merca-do tan difícil como el de EUA ni laexcelente posición de que goza ennuestro país.

En el apartado de las críticasdebemos señalar un pequeño aleja-miento de algunos estándares muybien definidos a estas alturas en losprogramas que corren bajo Win-dows. Esto se manifiesta en uncomportamiento poco intuitivo delas ventanas (aunque se aprende rá-pido) y en el estilo de los iconosutilizados en las barras de menús.Es un tema menor, pero sus pro-ductores deberían pensar en corre-girlo en las próximas versiones.

Lluís Codina, Universidad PompeuFabra.

lluis.codina@cpis.upf.es

Una muestra de las posibilidades de control y de validación de la información con el editor decampos de Inmagic.

Un ejemplo de registro con una imagen asociada. Obsérvese también que Inmagic interpretaadecuadamente las direcciones web como enlaces.