LIC. JOS LUIS GONZLEZ PREZ

Project 2010 2014

2

PROPSITO

Proporcionar a los participantes los conocimientos para el manejo de la aplicacin Project 2010 que permite la correcta planeacin de y

la teora para la realizacin de un proyecto.

OBJETIVO GENERAL

Al trmino del curso el participante conocer la teora para la realizacin de proyectos adems manejara el software Microsoft Project

para una correcta organizacin de las tareas, manejo de los recursos y los costos de un proyecto.

Project 2010 2014

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TABLA DE CONTENIDO

PROPSITO ............................................................................................................................................................................................................... 2

OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................................................................................. 2

Competencias a Desarrollar ................................................................................................................................................................................... 10

Introduccin .................................................................................................................................................................................................................. 10

CAPITULO I INTRODUCCIN A PROYECTOS ................................................................................................................................................................... 11

Proyecto ..................................................................................................................................................................................................................... 11

Ejemplos de proyectos ........................................................................................................................................................................................... 11

Definir antes del comienzo de un proyecto ........................................................................................................................................................... 12

Administracin de proyectos ..................................................................................................................................................................................... 13

Fases del proyecto ................................................................................................................................................................................................. 14

Herramientas para la administracin de proyectos ............................................................................................................................................... 15

CAPITULO II INTRODUCCIN A PROJECT 2010 .............................................................................................................................................................. 16

Microsoft project ....................................................................................................................................................................................................... 16

Iniciar MS Project ................................................................................................................................................................................................... 17

Iniciar MS Project desde plantilla ........................................................................................................................................................................... 19

Abrir un Proyecto Existente ................................................................................................................................................................................... 21

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4

Planificacin de un proyecto .................................................................................................................................................................................. 22

Definicin del calendario laboral ........................................................................................................................................................................... 23

Escala temporal ...................................................................................................................................................................................................... 24

Zoom ...................................................................................................................................................................................................................... 25

Ver los datos necesarios......................................................................................................................................................................................... 25

Tipos de vistas ........................................................................................................................................................................................................ 26

Ms vistas ............................................................................................................................................................................................................... 30

Tablas ..................................................................................................................................................................................................................... 31

Estilo de barras ....................................................................................................................................................................................................... 31

Diseo..................................................................................................................................................................................................................... 32

Cuadrcula .............................................................................................................................................................................................................. 32

Ordenar .................................................................................................................................................................................................................. 33

Filtros ...................................................................................................................................................................................................................... 34

CAPITULO III DEFINICIN DE PROYECTOS ..................................................................................................................................................................... 35

Creacin de un Plan de Proyecto ............................................................................................................................................................................... 35

Estadsticas de un proyecto ....................................................................................................................................................................................... 36

Definicin de Calendario de Trabajo ......................................................................................................................................................................... 37

Project 2010 2014

5

Diferentes tipos de calendarios ................................................................................................................................................................................. 38

CAPITULO IV TAREAS ..................................................................................................................................................................................................... 39

TAREAS ....................................................................................................................................................................................................................... 39

Planificacin de tareas ............................................................................................................................................................................................... 39

Tipos de tareas ........................................................................................................................................................................................................... 40

Declaracin de tareas ................................................................................................................................................................................................ 41

Ingresar una tarea ...................................................................................................................................................................................................... 42

Informacin de la tarea ............................................................................................................................................................................................. 42

Informacin adicional de una tarea ........................................................................................................................................................................... 43

Organizacin de las tareas ......................................................................................................................................................................................... 43

Asignacin de duracin a las tareas........................................................................................................................................................................... 44

Hitos ........................................................................................................................................................................................................................... 44

Tareas repetitivas ...................................................................................................................................................................................................... 45

Dependencias entre tareas ........................................................................................................................................................................................ 46

Vincular tareas ........................................................................................................................................................................................................... 46

Retrasos y superposiciones........................................................................................................................................................................................ 47

Divisin de tareas ....................................................................................................................................................................................................... 48

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6

Delimitaciones ........................................................................................................................................................................................................... 48

Fecha lmite ................................................................................................................................................................................................................ 49

Calendario Particular para una Tarea ........................................................................................................................................................................ 49

CAPITULO V RECURSOS ................................................................................................................................................................................................. 50

los recursos ................................................................................................................................................................................................................ 50

Planificacin de recursos ........................................................................................................................................................................................... 50

Tipos de recursos ....................................................................................................................................................................................................... 51

Declaracin de recursos ............................................................................................................................................................................................. 52

Ingresar un recurso .................................................................................................................................................................................................... 52

Informacin del recurso ............................................................................................................................................................................................. 53

Configuracin de recursos ......................................................................................................................................................................................... 54

Duracin, trabajo y capacidad ................................................................................................................................................................................... 54

Asignacin de recursos a las tareas ........................................................................................................................................................................... 55

Informacin de la asignacin ..................................................................................................................................................................................... 56

Calendario Particular para Recurso ........................................................................................................................................................................... 57

Formulario de recursos .............................................................................................................................................................................................. 58

CAPITULO VI COSTOS .................................................................................................................................................................................................... 58

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7

Los costos ................................................................................................................................................................................................................... 58

Tipos de costos .......................................................................................................................................................................................................... 59

Acumulacin de costos .............................................................................................................................................................................................. 59

Costos de los recursos ............................................................................................................................................................................................... 60

Asignar costos a las tareas ......................................................................................................................................................................................... 61

Tabla de Tasas de costos............................................................................................................................................................................................ 61

Asignar costos a los recursos ..................................................................................................................................................................................... 62

Costo del proyecto ..................................................................................................................................................................................................... 62

Ver los costos en un grfico ....................................................................................................................................................................................... 63

CAPITULO VII OPTIMIZACIN DEL PROYECTO ............................................................................................................................................................... 64

Optimizacin del plan ................................................................................................................................................................................................ 64

Diagrama de red ........................................................................................................................................................................................................ 64

Optimizacin de los recursos ..................................................................................................................................................................................... 65

Estado de distribucin de recursos ............................................................................................................................................................................ 66

Recursos sobre asignados .......................................................................................................................................................................................... 66

Recursos infra asignados ........................................................................................................................................................................................... 67

CAPITULO VIII OPTIMIZACIN DE LA PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO ..................................................................................................................... 67

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Optimizacin de la programacin .............................................................................................................................................................................. 67

Camino crtico ............................................................................................................................................................................................................ 68

Visualizar el Camino crtico ........................................................................................................................................................................................ 68

Optimizacin del Presupuesto ................................................................................................................................................................................... 69

CAPITULO IX SEGUIMIENTO .......................................................................................................................................................................................... 70

seguimiento ............................................................................................................................................................................................................... 70

Lnea de base ............................................................................................................................................................................................................. 70

Grabacin de la lnea de base .................................................................................................................................................................................... 71

Comparacin de resultados ....................................................................................................................................................................................... 72

Lneas de progreso ..................................................................................................................................................................................................... 73

Copiar Imgenes ........................................................................................................................................................................................................ 74

CAPITULO X INFORMES ................................................................................................................................................................................................. 74

Informar sobre el plan trazado .................................................................................................................................................................................. 74

Creacin de informes ................................................................................................................................................................................................. 75

Categoras de informes .............................................................................................................................................................................................. 76

Vista preliminar .......................................................................................................................................................................................................... 77

Estilos de Diagrama de Gantt .................................................................................................................................................................................... 78

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9

Configurar pgina ...................................................................................................................................................................................................... 78

Encabezado, pie de pgina y leyendas ...................................................................................................................................................................... 79

Imprimir ..................................................................................................................................................................................................................... 80

CAPITULO XI CIERRE DEL PROYECTO ............................................................................................................................................................................. 81

Cerrar el proyecto ...................................................................................................................................................................................................... 81

CONCLUSIN ................................................................................................................................................................................................................. 81

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COMPETENCIAS A DESARROLLAR

El participante tendr la capacidad de manejar el software para administrar proyectos sin importar la dificultad de estos teniendo una

estructura clara para organizar las tareas los recursos y los costos.

INTRODUCCIN

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,

generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. El presente manual se ha diseado para facilitar el uso de la herramienta

informtica Project 2010y la metodologa contemplada para su aplicacin es la de curso-taller, por lo que la instruccin se apoya con ejercicios y

ejemplos para afirmar el conocimiento.

Es recomendable que el participante sepa cmo encender y apagar una computadora y cuente con el conocimiento sobre el manejo de archivos

y carpetas en el entorno Windows.

Bienvenido a este curso, desarrolla tu talento y disfruta trabajando con Microsoft Project 2010.

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11

CAPITULO I INTRODUCCIN A PROYECTOS

PROYECTO

Un proyecto es un conjunto planificado de tareas que, combinando recursos humanos, materiales,

financieros y tcnicos, tienden a lograr un objetivo o producto determinado, con un comienzo y fin

definidos en el tiempo de acuerdo a requerimientos establecidos.

EJEMPLOS DE PROYECTOS

Traslado de las oficinas de una compaa a otro lugar.

Desarrollo de una nueva aplicacin informtica.

Creacin de un manual de uso.

Remodelacin de una habitacin en nuestra casa.

Confeccin de una Intranet.

Apertura de un nuevo negocio.

Construccin de una casa.

La planeacin de una fiesta de 15 aos.

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12

DEFINIR ANTES DEL COMIENZO DE UN PROYECTO

Antes del comienzo de un proyecto hay que definir:

Objetivo.

Tareas.

Quin se encarga?

Cundo comienzan?

Cunto tardan?

Costo.

Delimitaciones.

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13

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto,

generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo.

Plan de proyecto: Sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en

Word.

Complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dlares.

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14

FASES DEL PROYECTO

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15

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

CPM: Mtodo de camino crtico.

Diagrama de Gantt.

PERT: Diagrama de red.

EDT: Estructura de descomposicin del trabajo.

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16

CAPITULO II INTRODUCCIN A PROJECT 2010

MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project es una herramienta de

administracin de proyectos que permite:

Programar tareas y recursos.

Visualizar el plan del proyecto.

Realizar un seguimiento de toda la

informacin.

Intercambiar informacin de proyecto.

Comunicar la informacin a los recursos

y otros participantes.

De esta forma, Project permite que se

puedan respetar los plazos sin exceder el

presupuesto y conseguir as los objetivos

planteados.

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17

INICIAR MS PROJECT

Para iniciar Microsoft Project: En el men Inicio seleccionar Programas Microsoft Project

Abrir archivos de Project en el Explorador de Windows o en Mi PC

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18

A travs de la pestaa Archivo, el cual contiene los nombres de los archivos Project con los que ha trabajado recientemente

A travs de accesos directos a archivos Project

En Windows 8

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19

INICIAR MS PROJECT DESDE PLANTILLA

Si inicia Project con un proyecto o una plantilla

concreta, ver dicho proyecto o un nuevo proyecto

basado en dicha plantilla.

Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla

concreta ver un proyecto en blanco.

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20

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21

ABRIR UN PROYECTO EXISTENTE

Desde la pestaa de Archivo - Nuevo podr ver un conjunto de proyectos completos.

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22

Proyecto de Evaluacin Estratgica (ejemplo):

PLANIFICACIN DE UN PROYECTO

La fase de planificacin de un proyecto es la ms importante de toda la vida del mismo. Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la duracin de cada tarea. Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos. Se asignan estos recursos a las tareas. Microsoft Project crea una programacin. Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario. Antes de empezar a definir las tareas en Project debemos de realizar tres cosas: Introducir informacin del proyecto. Elegir los horarios de trabajo. Establecer las propiedades del archivo.

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23

DEFINICIN DEL CALENDARIO LABORAL

El calendario define el tiempo de trabajo para el proyecto completo, para los recursos individuales y para las tareas. Podemos variar el calendario para todo el proyecto, para grupos de recursos o para un recurso especfico, trabajando con calendarios diferentes para cada uno. Los tres calendarios base incluidos en Project son: Estndar. 24 horas. Turno de noche. Se activa desde la pestaa Proyecto: Cambiar tiempo de Trabajo.

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24

ESCALA TEMPORAL

La escala temporal permite cambiar la forma en que se presentan los nombres de los das, semanas y meses. En la pestaa de Vista grupo zoom Escala temporal

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25

ZOOM

El comando Zoom permite reducir o aumentar la presentacin activa para ver el proyecto completo o slo la parte que se especifique de la presentacin.

VER LOS DATOS NECESARIOS

Vistas: las vistas permiten trabajar y examinar distintos aspectos del proyecto, permitiendo centrarnos en cierta parte de la informacin en cada momento. Tablas: son el conjunto de columnas que muestra informacin especfica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja. Filtros: especifican la informacin de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista.

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26

TIPOS DE VISTAS

Diagrama de Gantt: Calendario. Diagrama de Gantt. Diagrama de red. Uso de tareas. Gantt de seguimiento. Vistas de recursos Grfico de recursos. Hoja de recursos. Uso de recursos.

CALENDARIO

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DIAGRAMA DE GANTT

DIAGRAMA DE RED

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GANTT DE SEGUIMIENTO

USO DE TAREAS

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29

GRFICO DE RECURSOS

HOJA DE RECURSOS

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30

USO DE RECURSOS

MS VISTAS

Todas y cada una de las distintas vistas pueden modificarse para mostrar diferente informacin, segn nos convenga. Las dems vistas son: Asignacin de recursos. Diagrama de red descriptivo. Diagrama de relaciones. Entrada de tarea. Formulario de recursos. Formulario de tareas. Formulario Detalles de tarea. Formulario Nombre de recurso. Formulario Nombre de tarea. Gantt de redistribucin.

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31

TABLAS

Cada vista dispone de una serie de tablas a mostrar que presentan distinto tipo de informacin.

ESTILO DE BARRAS

El estilo de barras permite cambiar la apariencia de las barras que representan las tareas. Esto se habilita desde la Cinta de opcin: Ah dentro la pestaa Formato.

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32

DISEO

La opcin Diseo permite cambiar el aspecto de las lneas de vnculo, el formato de fecha y la altura de las barras. Esto se habilita desde la cinta de opcin: Formato. Ah dentro la opcin Diseo.

CUADRCULA

La opcin Cuadrcula permite modificar el formato de la rejilla.

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33

ORDENAR

La mayor parte de las vistas pueden ordenarse, excepto el

Diagrama de red.

Es posible ordenar hasta por tres criterios.

Esto se habilita desde la cinta de Vista:

Ordenar.

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34

FILTROS

Un filtro permite mostrar los datos que ms nos importan en un

momento dado mientras oculta el resto.

Para cambiar la presentacin del proyecto mostrando slo

ciertas tareas usamos los filtros.

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35

CAPITULO III DEFINICIN DE PROYECTOS

CREACIN DE UN PLAN DE PROYECTO

La creacin de un plan de Proyecto consta de las siguientes etapas:

Enumerar una lista de tareas a realizar:

Podemos hacer una lista con tareas simples.

Podemos hacer una lista con tareas ms complejas.

Enumerar la lista de recursos que vamos a tener a disposicin para el desarrollo del proyecto.

Asignar a las tareas:

Tiempos de desarrollo.

Recursos a trabajar en las tareas.

Antes de comenzar se puede:

Ver los tiempos finales del desarrollo.

Ver los costos finales del desarrollo.

Ver la asignacin de tareas finales a cada recurso.

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36

ESTADSTICAS DE UN PROYECTO

Las estadsticas generales del proyecto se pueden

ver en la pestaa Proyecto, en el grupo

propiedades en el icono de Informacin de

Proyecto.

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37

DEFINICIN DE CALENDARIO DE TRABAJO

El calendario de trabajo es una herramienta fundamental, ya que una vez que se aplican los tiempos a las tareas, en forma automtica a travs

del calendario se dan los tiempos reales.

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38

DIFERENTES TIPOS DE CALENDARIOS

Existen diferentes tipos de calendarios para diferentes

opciones del Project:

A una tarea en particular:

Esto se aplica desde la opcin Informacin de la Tarea,

en la pestaa avanzado, calendario.

Ah se puede aplicar algn calendario antes definido.

A un recurso en particular:

Esto se aplica desde la hoja de Recursos, desde la pestaa Calendario

Estos cambios en los calendarios personalizados provocaran cambios en los tiempos finales del Proyecto.

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39

CAPITULO IV TAREAS

TAREAS

Un proyecto es una lista de tareas.

Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto, con una duracin definida, un

comienzo y un final.

Algunas tareas ocurren en secuencia, mientras que otras se llevan a cabo en forma paralela con otra.

Microsoft Project 2010 usa duraciones y relaciones entre tareas para determinar la duracin total del proyecto.

PLANIFICACIN DE TAREAS

Hay dos aproximaciones posibles a la planificacin de las actividades de una obra:

Mtodo analtico: se trabaja desde lo ms general a lo ms detallado.

Mtodo sinttico: se trabaja desde lo ms detallado a lo ms general.

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40

TIPOS DE TAREAS

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41

DECLARACIN DE TAREAS

Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra programacin a travs del Diagrama de Gantt.

El Diagrama de Gantt es un recurso para

visualizar las tareas de un programa, sus

tiempos y sus relaciones.

Los pasos a seguir para declarar las tareas

son los siguientes:

1) Introducir los nombres de las tareas.

2) Organizar las tareas asignndoles

jerarquas.

3) Aadir las duraciones.

4) Vincular las tareas.

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42

INGRESAR UNA TAREA

Hay varias formas de insertar una tarea:

Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura.

Escribiendo directamente sobre la columna Nombre de la Tarea.

INFORMACIN DE LA TAREA

La informacin relativa a la tarea que podemos indicar en la

vista Diagrama de Gantt es bastante limitada.

En la caja de dilogo Informacin de la tarea al dar clic

derecho del mouse, definimos los distintos aspectos de una

actividad.

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43

INFORMACIN ADICIONAL DE UNA TAREA

Puede almacenar informacin acerca de las tareas de Microsoft

Project escribiendo notas, adjuntando archivos o creando

hipervnculos a informacin relacionada en el archivo del

proyecto o en otras ubicaciones.

ORGANIZACIN DE LAS TAREAS

Para una mejor administracin del proyecto resulta conveniente organizar las tareas segn un esquema.

Al organizar las tareas en un esquema, se crean:

Tareas resumen.

Sub Tareas.

Es conveniente finalizar cada grupo de tareas con un

hito.

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44

ASIGNACIN DE DURACIN A LAS TAREAS

La duracin es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.

El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos disponibles as como de la cantidad de los mismos.

El nmero ingresado en la duracin, indicar la cantidad de unidades, seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:

Minutos: m., Horas: h., Das: d., Semanas: s., Meses: ms.

Duracin aproximada: si no est seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor.

Duracin transcurrida: duracin que se sale del horario de trabajo pero que no puede ser interrumpida.

HITOS

Un hito indica un objetivo que debe ser alcanzado en una de las etapas del proyecto.

Un hito se muestra en el diagrama de

Gantt como un rombo, con la fecha de la

tarea a su lado.

Los hitos son puntos de referencia y se

utilizan para controlar el progreso del

proyecto.

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45

TAREAS REPETITIVAS

Las tareas repetitivas son actividades que se desarrollan a intervalos regulares.

Project 2010 2014

46

DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Muchas veces, el comienzo o finalizacin de una

tarea depende del comienzo o finalizacin de

otra.

Al vincular tareas se establece una relacin de

dependencia entre dos o ms tareas.

Los tipos de relaciones entre las tareas son:

VINCULAR TAREAS

La vinculacin de tareas debe hacerse siempre antes que la asignacin de recursos y costes.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora afectarn a las fechas

de la sucesora.

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47

RETRASOS Y SUPERPOSICIONES

Las tareas pueden adelantarse o retrasarse a manera de reflejar con mayor exactitud cmo

va a funcionar su programacin.

Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposicin o adelantar tareas

especificando un tiempo.

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48

DIVISIN DE TAREAS

Al perfeccionar la programacin, tal vez

necesite interrumpir el trabajo en una tarea.

Si la programacin lo permite,

puede dividir una de las tareas

para que parte del trabajo se

realice antes de comenzar la otra tarea y se

vuelva a retomar cuando sta finalice.

DELIMITACIONES

Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que Project calcular las fechas de comienzo y de fin de las tareas.

Los tipos de delimitaciones son:

Debe comenzar el (DCE)

Debe finalizar el (DFE)

Lo antes posible (LAP)

Lo ms tarde posible (LMTP)

No comenzar antes del (NCAD)

No comenzar despus del (NCDD)

No finalizar antes del (NFAD)

No finalizar despus del (NFDD)

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49

FECHA LMITE

Cuando desea realizar el seguimiento de la

fecha lmite de una tarea especfica pero no

desea bloquear la programacin

estableciendo una delimitacin, puede fijar

una fecha lmite para la tarea.

Microsoft Project realiza un seguimiento de

las fechas lmite y muestra un indicador si

una tarea finaliza despus de su fecha lmite.

CALENDARIO PARTICULAR PARA UNA TAREA

Adems del calendario general que se puede establecer, podemos establecer calendarios particulares para cada tarea.

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50

CAPITULO V RECURSOS

LOS RECURSOS

Llamamos recursos al personal, equipos, materiales, suministros, mquinas, herramientas y el

equipamiento asignado a una cierta actividad y necesarios para completar las tareas del proyecto.

A partir de los objetivos del proyecto y de la lista de tareas determinamos los recursos necesarios.

Tras decidir quin y qu usaremos en el proyecto, hay que estimar la cantidad necesaria de cada recurso que empleemos.

PLANIFICACIN DE RECURSOS

Despus de establecer el mbito y los objetivos, y configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede planear los recursos.

Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:

Revisar el mbito del proyecto y la lista de tareas.

Obtener informacin histrica sobre duraciones y recursos.

Considerar cmo afecta a las duraciones la cantidad de recursos.

Considerar cmo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.

Revisar y perfeccionar las estimaciones de duracin.

Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.

Confiar a un experto la revisin de los requisitos de los recursos.

Project 2010 2014

51

TIPOS DE RECURSOS

Recursos de trabajo:

Son el personal y el equipamiento usado en la obra.

Realizan un trabajo consumiendo trabajo y/o tiempo.

Recursos materiales:

Son artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del proyecto.

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52

DECLARACIN DE RECURSOS

Una vez definidos los recursos, los introducimos en nuestra programacin a travs de la Hoja de recursos.

INGRESAR UN RECURSO

Hay varias formas de ingresar un recurso.

Project 2010 2014

53

INFORMACIN DEL RECURSO

La informacin relativa al recurso que podemos indicar en la vista Hoja de recursos es bastante limitada.

En la caja de dilogo Informacin del recurso, definimos los distintos aspectos de un recurso.

Project 2010 2014

54

CONFIGURACIN DE RECURSOS

Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de tiempo, o capacidad mxima, que el recurso va a dedicar al proyecto en

conjunto:

Tiempo completo (100%).

Tiempo parcial (50%, por ejemplo).

Mltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).

En un recurso material, se define la etiqueta de material, o unidad de medida, para el material.

Ejemplos de etiquetas son:

Metros cbicos.

Toneladas.

Cajas.

DURACIN, TRABAJO Y CAPACIDAD

El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearn para completar una tarea.

Al asignar recursos a tareas, Project calcula el trabajo de una tarea.

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55

ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS

Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo.

Puedo asignar:

Un recurso a una tarea

Varios recursos a una tarea

Un recurso a varias tareas

Existen varias formas de asignar recursos a las tareas:

Botn Asignar recursos de la barra de herramienta Standard.

Informacin de la Tarea

Recursos.

Opcin Herramienta, asignar Recursos.

Desde el Diagrama de Gantt, en la columna Nombre de los Recursos.

Project 2010 2014

56

INFORMACIN DE LA ASIGNACIN

La caja de dilogo Informacin de la asignacin permite acceder o modificar los datos de la asignacin de un recurso a una tarea.

Project 2010 2014

57

CALENDARIO PARTICULAR PARA RECURSO

A los recursos se les puede asignar calendarios de trabajos particulares, distinto al calendario general.

Esto se realiza en la vista hoja de Recursos, sobre el recurso que se quiere cambiar:

Botn derecho

Informacin del recurso.

Cambiar Calendario Laboral.

Project 2010 2014

58

FORMULARIO DE RECURSOS

El formulario de recursos permite especificar y modificar informacin acerca de un recurso especfico.

Las posibles vistas del Formulario de

recursos son:

Programacin.

Costo.

Trabajo.

Notas.

Objetos.

CAPITULO VI COSTOS

LOS COSTOS

El costo o presupuesto es uno de los lados del tringulo del proyecto.

Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programacin y del control del proyecto.

En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales

del proyecto y los costos presupuestados o previstos.

En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo cubren la mayor parte de los costos.

Project 2010 2014

59

TIPOS DE COSTOS

Hay dos tipos de costos

asociados a un proyecto:

Costos variables.

Costos fijos.

ACUMULACIN DE COSTOS

Hay tres mtodos de acumulacin de costos:

Inicio: el costo se acumula al momento de inicio de la tarea.

Fin: el costo se acumula al finalizar la tarea.

Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la realizacin de la

tarea.

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COSTOS DE LOS RECURSOS

Los costos de los recursos son:

Costo por unidad de tiempo: es el costo del recurso por la unidad de tiempo previamente determinada, puede ser costo por mes, da,

hora, etc.

Costo por uso: es el costo que tiene la utilizacin del recurso por su uso, independientemente del tiempo.

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ASIGNAR COSTOS A LAS TAREAS

Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la

vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo.

TABLA DE TASAS DE COSTOS

El Project permite ver la informacin desde

diferentes puntos de vistas.

Una vista interesante es ver el Diagrama de

Gantt la tabla de Tasas de Costo.

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ASIGNAR COSTOS A LOS RECURSOS

Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos o en el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

COSTO DEL PROYECTO

Es posible ver los costos actuales, previstos, reales y restantes

del proyecto para determinar si se ajustan al presupuesto

global.

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VER LOS COSTOS EN UN GRFICO

La presentacin de los costos en un grfico de Microsoft Excel permite ver la informacin y mostrarla a otras personas en un formato de fcil

comprensin.

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CAPITULO VII OPTIMIZACIN DEL PROYECTO

OPTIMIZACIN DEL PLAN

Por optimizacin entendemos ajustar el plan de trabajo de manera que se mantengan los objetivos de calidad de la obra pero

mejorando la relacin existente entre los recursos empleados y los resultados obtenidos.

La reduccin o aumento en el nmero de recursos que asignamos a las tareas, es una opcin a tomar en cuenta para modificar

los plazos de las mismas.

DIAGRAMA DE RED

El diagrama PERT o de red es una herramienta para analizar la secuencia relativa a otras tareas en la programacin.

Cada nodo representa una tarea. Cada lnea corresponde a una relacin uno a uno:

Nodos Rojos: Tareas crticas.

Nodos Azules: Tareas no crticas.

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OPTIMIZACIN DE LOS RECURSOS

Podemos ver cmo hemos distribuido la carga de recursos a travs de las vistas:

Uso de recursos.

Grfico de recursos.

Este grafico permite ver los recursos sobre

asignados en color rojo y los recursos

asignados en color azul.

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ESTADO DE DISTRIBUCIN DE RECURSOS

El modo en que es gestionado el tiempo de un recurso es lo que se denomina distribucin.

Existen tres estados de distribucin:

Infra asignado.

Totalmente asignado.

Sobre asignado.

El objetivo de cada administrador de proyecto es conseguir la distribucin completa de todos los recursos durante el transcurso del proyecto.

Existen herramientas que ayudan a buscar que los recursos estn totalmente asignados.

Existen la vista uso de tareas que permite ver el estado de asignacin de los recursos.

RECURSOS SOBRE ASIGNADOS

La sobreasignacin de recursos se produce como resultado de asignar a un recurso ms tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible.

Si la programacin tiene recursos sobre asignados, necesitamos redistribuir nuestros recursos.

Hay dos tipos de redistribucin de recursos:

Redistribucin automtica:

Cada vez que se asigna un recurso que esta sobre asignado el sistema no lo permite o en el peor de los casos avisa del conflicto.

Redistribucin manual.

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RECURSOS INFRA ASIGNADOS

Los recursos infra asignados son aquellos que estn trabajando en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar.

Es posible:

Ver las infra asignaciones de recursos en un grfico de barras.

Ver las infra asignaciones de recursos en una vista de escala temporal, en la vista Uso de Tareas.

CAPITULO VIII OPTIMIZACIN DE LA PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO

OPTIMIZACIN DE LA PROGRAMACIN

La optimizacin de la programacin tiene por objeto asegurar que la obra se realiza dentro de un margen de tiempo aceptable.

Si necesita ajustar la programacin para terminar en el momento previsto puede seguir alguna de las siguientes estrategias:

Empezar con antelacin.

Modifique las jornadas de trabajo.

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Reduzca la obra.

Reduzca la calidad final.

CAMINO CRTICO

El camino crtico es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo para que el proyecto entero finalice a tiempo.

Un retraso entre las tareas del camino crtico provocar el retraso de la finalizacin de todo el proyecto.

Las tareas que componen el camino crtico se denominan tareas crticas.

En el caso de que la duracin total del proyecto no concuerde con lo establecido por los requerimientos podemos ajustar la duracin actuando

sobre el camino crtico de distintas formas:

Cambiar las relaciones entre las tareas.

Agregar das u horas de trabajo al calendario.

Reducir la duracin de algunas tareas agregando ms recursos.

VISUALIZAR EL CAMINO CRTICO

Hay varias formas de poder visualizar el camino crtico de un

proyecto.

Opcin Ms visto, Gantt Detallado.

El Gantt de seguimiento tambin muestra tareas crticas.

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OPTIMIZACIN DEL PRESUPUESTO

El presupuesto o costo del Proyecto es una de las partes principales del armado del proyecto.

Muchas veces los proyectos fallan o no se llevan a cabo ya que se excede el presupuesto que se tena en un inicio en la planificacin del mismo.

Existe una forma visual rpida de poder establecer si nos excedimos en el presupuesto del proyecto.

Esta se encuentra en la opcin Proyecto de la cinta de opciones, y luego elegir la opcin Informacin del Proyecto.

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CAPITULO IX SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO

Se basa en la introduccin de informacin de ejecucin real del proyecto.

Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede comenzar el seguimiento.

Objetivos:

Controlar el progreso actual de las tareas.

Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea.

Comparar datos de la lnea de base con la informacin actual y real.

LNEA DE BASE

La Lnea de base es una copia del proyecto que mantiene la planificacin original de la obra y que, por tanto, sirve para comparar el desarrollo

efectivo de la misma.

A partir de la lnea de base analizamos las variaciones entre lo que esperbamos que sucediera y lo que realmente sucede.

Estas diferencias nos permiten identificar riesgos latentes y problemas potenciales del desarrollo de la obra

adems de suponer una fuente de aprendizaje para futuros proyectos.

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GRABACIN DE LA LNEA DE BASE

El momento oportuno para crear la lnea de base es tras haber terminado de declarar

todas las tareas y haber realizado todas las asignaciones finales del proyecto pero antes

de empezar la obra.

Cuando guardamos un proyecto por primera vez, el programa nos pregunta si queremos

guardar la lnea base.

Estas opciones se establecen y se editan desde la opcin de Cinta Proyecto, en la

opcin Establecer Lnea Base.

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COMPARACIN DE RESULTADOS

Microsoft Project ofrece diversos procedimientos para comparar la informacin actual con la lnea de base.

Diferencia

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LNEAS DE PROGRESO

Las lneas de progreso son una representacin visual del progreso de un proyecto.

Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y Gantt de Seguimiento.

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COPIAR IMGENES

La nueva versin permite copiar imgenes para diferentes salidas de datos:

Para pantalla.

Para impresora.

Para archivo de imagen GIF .

Permite copiar:

Filas en pantalla.

Filas seleccionadas.

Manejo de la escala temporal:

Como se ve en pantalla.

Desde / Hasta.

CAPITULO X INFORMES

INFORMAR SOBRE EL PLAN TRAZADO

La presentacin de informes tipificados, que se produzcan peridicamente, es fundamental para que el equipo de proyecto optimice su trabajo.

Una vez que hemos reajustado toda la programacin para que no haya sobrexplotaciones, y la obra se realice dentro de los lmites de tiempo y presupuesto establecidos, es hora de distribuir el texto del proyecto a los interesados.

Los informes a crear son:

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Informes para el equipo de proyecto.

Informes para otros directivos.

Informes para otros agentes.

CREACIN DE INFORMES

Project permite realizar informes de cada aspecto del proyecto.

Podemos aplicar filtros y tablas para mostrar slo lo que nos interesa.

Encontramos la opcin de informes en la cinta de opciones Proyecto Botn Informes.

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CATEGORAS DE INFORMES

Generales:

Resumen del proyecto.

Tareas de nivel superior.

Tareas crticas.

Hitos.

Das laborables.

Actividades actuales:

Tareas sin comenzar.

Tareas que comienzan pronto.

Tareas en curso.

Tareas completadas.

Tareas que deberan haber comenzado.

Tareas pospuestas.

Costos:

Flujo de caja.

Presupuesto.

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Tareas con presupuesto sobrepasado.

Recursos con presupuesto sobrepasado.

Valor acumulado.

Asignaciones:

Tareas y recursos humanos.

Tareas, recursos humanos y fechas.

Lista de tareas pendientes.

Recursos sobre asignados.

Carga de trabajo:

Uso de tareas.

Uso de recursos.

VISTA PRELIMINAR

En esta opcin ser posible observar como quedara la impresin del informe o el diagrama de Gantt, segn se est trabajando.

Se activa desde el botn Vista preliminar de la barra de inicio Rpido.

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ESTILOS DE DIAGRAMA DE GANTT

El Asistente para diagramas de Gantt permite dar formato a un diagrama de barras de Gantt.

Esta opcin se habilita desde la cinta de opcin Formato y ah opcin Estilo de Diagrama de Gantt.

CONFIGURAR PGINA

En el cuadro de dilogo Configurar pgina se puede especificar la orientacin de la

pgina, los mrgenes, los encabezados, los pies de pgina y las leyendas.

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ENCABEZADO, PIE DE PGINA Y LEYENDAS

Se pueden agregar encabezados y pies de pgina a todas las vistas e informes.

Las leyendas slo se pueden agregar a las vistas Calendario, Diagrama de Gantt y Diagrama de red.

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IMPRIMIR

Es posible imprimir tanto los informes como las vistas.

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CAPITULO XI CIERRE DEL PROYECTO

CERRAR EL PROYECTO

La etapa de conclusin de un proyecto supone la revisin y evaluacin de todas las decisiones adoptadas, los trabajos realizados y los resultados

que se han obtenido; tambin el anlisis de los esfuerzos realizados y las razones del xito o fracaso del proyecto.

Los pasos para el cierre del proyecto son los siguientes:

Decidir si el proyecto alcanz o no los objetivos.

Llevar a cabo una revisin del proyecto, incluso los procesos involucrados en el mismo.

Evaluar los resultados del proyecto.

Informar de los resultados a todos los interesados.

Prepararse para los futuros proyectos.

CONCLUSIN

Como podrs observar Project es una herramienta de gran utilidad para la planeacin de un proyecto de cualquier tipo, podemos agregar recursos humanos (personas que trabajan en el proyecto), podemos dividir las tareas que deben realizarse y asignar quin las hace, incluir horarios de trabajo y lo que las personas se tardaran en las actividades. Poner las metas, marcar el porcentaje que se lleva completado de las tareas, asignar presupuestos de pagos al personal. Con todo esto puedes generar reportes del calendario de actividades, actividades crticas, actividades atrasadas, revisar los presupuestos, los tiempos. Te permite llevar muy bien el control de tu proyecto cuando eres el lder tambin puedes agregar notas y comentarios, generar el diagrama de Gantt, ruta crtica del proyecto, si los recursos estn sobrecargados (demasiado trabajo). Este programa tiene un sinfn de opciones que podemos aprender te invito a que explores este software.